Author
hamien
View
225
Download
0
Embed Size (px)
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini membawa pengaruh
terhadap kemajuan suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya. Penerapan
teknologi informasi sudah dapat ditemukan hampir di semua organisasi, baik
organisasi yang berorientasi pada laba maupun organisasi nirlaba (Sutabri, 2004:
6). Sistem informasi adalah salah satu contoh perkembangan teknologi yang
berguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan suatu organisasi. Dalam
sebuah perusahaan atau organisasi diperlukan suatu sistem yang mengatur arus
dan pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan
yang dibutuhkan (Sutabri, 2004: 6). Dengan adanya sistem informasi maka
diharapkan dapat lebih meningkat kinerja perusahaan atau organisasi tersebut.
Dalam perancangan sistem informasi, setiap organisasi atau perusahaan
harus mengeluarkan biaya untuk membuat sistem tersebut. Organisasi nirlaba
bertujuan tidak untuk mencari laba dan hanya mendapatkan dana dari penyandang
dana (Wilson dan Kattelus, 2004: 530). Hal ini membuat organisasi nirlaba
menganggap pembuatan sistem informasi yang memerlukan biaya kurang begitu
penting karena dana yang diberikan oleh penyandang dana pada umumnya hanya
digunakan untuk aktivitas utama organisasi tersebut. Padahal sistem informasi
yang dirancang dengan baik dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan
dengan tepat dan cepat serta mengurangi terjadinya kesalahan yang terjadi akibat
human error (Diana dan Setiawati, 2010: 23). Wijaya (2004: 49) juga mengatakan
bahwa jika sistem informasi yang baik, maka kesalahan dan keterlambatan
pencatatan informasi bisa diminimalkan.
Perancangan sistem informasi yang berbasis komputer merupakan salah
satu cara yang bisa dimanfaatkan oleh organisasi yang berorientasi pada laba
ataupun organisasi nirlaba. Menurut Nugroho (2007: 5), perancangan sistem
informasi di dalam sebuah organisasi terbukti lebih meningkatkan kinerja dalam
organisasi tersebut karena dapat mempermudah pencatatan laporan laporan yang
2
ada. Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer yang baik maka
dibutuhkan adanya perancangan database yang baik juga.
Pada penelitian sebelumnya, Nugroho (2007: 3) telah melakukan
perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada
sebuah organisasi profit dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access. Setelah
mempelajari penelitian sebelumnya, penulis mencoba untuk melakukan penelitian
yang berbeda dengan membuat sistem informasi keuangan untuk sebuah
organisasi non profit yaitu Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) Salatiga dengan
menggunakan aplikasi MySQL dan JavaNetbeans. SKB merupakan sebuah
organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pendidikan (Program Kejar Paket) dan
pelatihan untuk masyarakat.
SKB Salatiga memiliki sistem informasi keuangan yang terdiri dari sistem
penerimaan kas dan sistem pengeluaran kas. Dalam sistem informasi keuangan
SKB Salatiga terdapat dua data yaitu data keuangan sebagai data utama dan data
non keuangan sebagai penjelas dari data keuangan. Data non keuangan yang
dimaksudkan sebagai penjelas dari data keuangan adalah data peserta didik yang
berkaitan dengan pembayaran uang sekolah dan data tutor serta staf Tata Usaha
(TU) SKB Salatiga yang berkaitan dengan pembayaran gaji.
Sistem informasi keuangan yang ada di SKB Salatiga saat ini menyimpan
semua data keuangan dan data non keuangan dalam file Microsoft Excel.
Banyaknya jumlah data yang harus disimpan membuat staf TU membutuhkan
waktu yang lama untuk mengakses informasi dari file file tersebut. Jumlah
peserta didik yang semakin meningkat dari tahun ke tahun membuat staf TU juga
mengalami kesulitan untuk mengkaitkan antara satu data ke data yang lain karena
data tersebut disimpan dalam beberapa file Microsoft Excel. Staf TU harus
membuka beberapa file Microsoft Excel dalam waktu yang bersamaan untuk
mengkaitkan antara satu data ke data yang lain. Salah satunya seperti pada saat
melakukan transaski pembayaran gaji. Staf TU harus membuka file pegawai dan
3
file gaji dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membuat staf TU rentan
melakukan kesalahan dalam pencatatan data.
Pengarsipan dokumen dokumen yang berupa kumpulan kertas juga tidak
dilakukan dengan baik. Dokumen dokumen tersebut hanya disimpan begitu saja
tanpa memperhatikan urutan pada dokumen tersebut. Hal ini menyebabkan staf
TU membutuhkan waktu yang lama jika ingin mencari informasi dari dokumen
tersebut. Selain itu dilihat dari fasilitas komputer dan perangkatnya yang ada di
SKB Salatiga, seharusnya pengarsipan dokumen bisa dilakukan dengan sebuah
aplikasi database sehingga bisa mengurangi penyimpanan dokumen dalam bentuk
kumpulan kertas.
Dari masalah tersebut penulis merasa perlu adanya sebuah aplikasi untuk
menyimpan data data SKB Salatiga. Dengan adanya aplikasi, staf TU SKB
Salatiga dapat menyimpan semua data data yang ada baik data keuangan dan
data non keuangan dalam satu database. Database akan menggabungkan data
data yang sebelumnya terpisah dari beberapa file ke dalam satu tempat
pengumpulan data sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk mengakses
informasi yang dibutuhkan (Romney dan Steinbart, 2009: 127).
Dari kaitannya dengan pernyataan di atas persoalan dari penelitian ini
adalah (1) Bagaimana proses sistem informasi keuangan di SKB Salatiga (2)
Bagaimana rancangan aplikasi database sistem informasi keuangan untuk SKB
Salatiga. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang aplikasi database sistem
informasi keuangan yang terkomputerisasi untuk SKB Salatiga. Dengan adanya
aplikasi database sistem informasi keuangan tersebut diharapkan dapat membantu
staf TU SKB Salatiga dalam mengarsipkan, memproses, dan mengakses informasi
informasi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas. Selain itu
untuk peneliti dan pembaca, penelitian ini diharapkan dapat memberikan
pengetahuan tentang perancangan sistem informasi keuangan.
Manfaat penelitian ini adalah (1) Sebagai bahan evaluasi bagi dan
masukan terhadap sistem informasi yang ada pada SKB Salatiga. (2) Memberikan
4
rancangan dan membuatkan aplikasi database sistem informasi baru untuk SKB
Salatiga untuk pencatatan data keuangan maupun data non keuangan. (3)
Memberikan hasil berupa laporan keuangan bulanan maupun tahunan bagi SKB
Salatiga yang akan digunakan Kepala SKB Salatiga untuk pengambilan keputusan
dan penetapan kebijakan di SKB Salatiga.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Keuangan pada Organisasi Non profit
Menurut Wilson dan Kattelus (2004: 530) Definition of a not-for-profit
organization is an entity that possesses the following characteristics that
distinguish it from a business enterprise 1) Contribution of significant amounts of
resource providers who do not expect commensurate or proportionate pecuniary
return 2) Operating purposes other than to provide goods or services at a profit
3) Absence of ownership interests like those of business enterprise. Dari
pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa organisasi nirlaba memiliki
tiga karakteristik yang membedakannya dengan perusahaan bisnis, 1) Penyandang
dana dari organisasi nirlaba tidak mengharapkan adanya pengembalian dana yang
sepadan sebagai timbal balik dari dana yang sudah diberikan, 2) Operasional
organisasi nirlaba dalam menyediakan barang atau jasa tidak bertujuan untuk
mencari laba, 3) Tidak adanya kepentingan pemilik seperti pada perusahaan
bisnis.
Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang memberikan
informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan
atau organisasi mengenai masalah keuangan (Diana dan Setiawati, 2003: 16).
Sistem informasi keuangan yang terdapat pada organisasi non profit terdiri dari
dua sistem penting yaitu sistem penerimaan kas dan sistem pengeluaran kas
(Wilson dan Kattelus, 2004: 530). Menurut Romney dan Steinbart (2004: 5)
sistem penerimaan kas adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
5
pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang
dan jasa kepada pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-
penjualan tersebut. Akan tetapi pada organisasi non profit tidak melakukan
aktivitas bisnis yang menyediakan barang dan jasa untuk mendapatkan
keuntungan.
Menurut Romney dan Steinbart (2004: 5) sistem pengeluaran kas adalah
suatu rangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Sistem pengeluaran kas pada organisasi non profit berisi tentang catatan catatan
pengeluaran kas untuk berbagai kegiatan.
Perancangan Sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 26) System is a set two or more
interrelated components that interact to achieve a goal. Kemudian menurut
Romney dan Steinbart (2009: 27) Information is data that have been organized
and processed to provide meaning to a user. Jika dikaitkan dengan pengertian
sistem dan informasi menurut Romney dan Steinbart (2009: 26) maka pengertian
dari sistem informasi adalah dua atau lebih komponen yang telah diatur dan
diproses yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut
Sutabri (2004: 36) Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari
suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan laporan yang diperlukan.
Perancangan sistem informasi diartikan sebagai berbagai tugas yang
berfokus pada spesifikasi dari detail solusi pekerjaan yang berbasis komputer
(Whitten dan Bentley, 2007: 36). Sedangkan menurut Romney dan Steinbart
(2009: 27) desain sistem adalah proses mempersiapkan spesifikasi terinci untuk
pengembangan sistem informasi baru. Menurut Whitten dan Bentley (2007: 38)
dalam perancangan sistem informasi dilakukan dalam lima tahap yang terdiri dari
6
tahap perencanaan sistem informasi yang akan dirancang, tahap analisis terhadap
kebutuhan informasi pada sistem informasi tersebut, tahap perancangan sistem
informasi, tahap penerapan sistem informasi yang telah dirancang, dan tahap
evaluasi setelah penerapan sistem informasi tersebut.
Database
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 65) database is a set of
interrelated, centrally coordinated files. Dari kesimpulan tersebut dapat
disimpulkan bahwa database merupakan serangkaian arsip (file) data yang saling
berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Database memperlakukan data
sebagai sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh
organisasi. Sistem database adalah kombinasi dari database, sistem manajemen
database, dan program aplikasi yang memasukkan database melalui sistem
manajemen database (Romney dan Steinbart, 2009: 127).
Untuk menggambarkan skema database dapat digunakan sebuah teknik
grafis yang disebut Entity Relationship Diagram (ERD) (Romney dan Steinbart,
2009: 134). Menurut Whitten dan Bentley (2007: 207) Entity Relationship
Diagram (ERD) merupakan sebuah teknik untuk mengorganisasikan dan
mendokumentasikan data dari suatu sistem. Salah satu cara untuk
menggambarkan ERD adalah dengan model data REA (Resource, Event, Agent).
Menurut Romney dan Steinbart (2004: 68), model data REA memberikan
petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa yang
seharusnya dimasukkan ke dalam database sistem informasi akuntansi.
Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga kategori yang
tediri dari resource (sumber daya), event (kegiatan), dan agent (pelaku). Resource
(sumber daya) didefinisikan sebagai segala sesuatu yang memiliki nilai ekonomi
terhadap organisasi. Event (kegiatan) merupakan aktivitas bisnis yang
informasinya ingin dikumpulkan organisasi untuk tujuan perencanaan dan
pengendalian. Agent (pelaku) adalah orang - orang dan organisasi yang terlibat
7
dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi.
Setiap entitas pada model data REA memiliki atribut. Atribut adalah
karakteristik yang dimiliki oleh sebuah entitas. Terdapat tiga jenis atribut dalam
model data REA yang terdiri dari primary key, foiregn key, dan non key atributte.
Primary Key merupakan atribut yang unik dan dapat membedakan satu entitas
dengan entitas yang lain. Foreign Key merupakan primary key entitas lain yang
menjadi atribut pada sebuah entitas. Non Key Atributte merupakan atribut
pelengkap yang bukan merupakan primary key ataupun foreign key dari sebuah
entitas.
Dalam model data REA terdapat tiga jenis hubungan antar entitas yaitu
one-to-one, one-to-many, dan many-to-many. Hubungan one-to-one menunjukan
bahwa setiap satu entitas dengan entitas yang lain maksimal hanya memiliki satu
hubungan saja. Hubungan one-to-many menunjukan bahwa setiap satu entitas
dengan entitas yang lain maksimal memiliki hubungan masing masing
maksimal satu dan maksimal banyak. Sedangkan Hubungan many-to-many
menunjukan bahwa setiap satu entitas dengan entitas yang lain dapat memiliki
banyak hubungan.
Proses Desain Sistem Database
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 178), proses desain sistem
database memiliki enam tahapan, yaitu perencanaan, menganalisis, merancang
atau mendesain, pengkodean (coding), implementasi, serta operasional dan
pemeliharaan. Perencanaan dilakukan untuk menetapkan kebutuhan dan
kelayakan pengembangan sistem baru. Analisis merupakan identifikasi kebutuhan
informasi para pemakai yang akan dimasukan ke dalam sistem baru. Desain
dimaksudkan untuk merancangkan poin poin penting yang akan dimasukkan ke
dalam sistem baru.
Pengkodean (coding) merupakan pembuatan sistem baru sesuai desain
yang sudah dibuat sebelumnya. Implementasi merupakan pengujian sistem baru
tersebut dengan mencoba memasukkan data dan melatih para pengguna mengenai
8
cara penggunaannya. Operasional dan pemeliharaan merupakan penggunaan
sistem baru pengawasan untuk kehati hatian atas kinerja sistem baru.
METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian, Objek Penelitian dan Metode Pengumpulan Data
Jenis penelitian pada penelitian ini adalah research and development.
Sedangkan objek penelitiannya adalah salah satu Sanggar Kegiatan Belajar (SKB)
yang terletak di Kota Salatiga yaitu SKB Salatiga. Satuan analisis dalam
penelitian ini adalah SKB Salatiga dan satuan pengamatannya adalah sistem
informasi yang ada di SKB tersebut. Data primer dalam penelitian ini adalah hasil
dari wawancara dan observasi. Wawancara dilakukan dengan Kepala, Bendahara,
dan staf TU SKB Salatiga untuk memperoleh informasi tentang proses dan
prosedur dari sistem penerimaan dan pengeluaran kas untuk membantu
pembuatan database sistem informasi. Sedangkan observasi dilakukan dengan
mengamati proses dan prosedur sistem penerimaan dan pengeluaran kas di SKB
Salatiga.
Data sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen yang terkait dengan
sistem informasi SKB Salatiga. Dokumen tersebut terdiri dari dokumen
penerimaan dan pengeluaran kas, laporan keuangan bulanan dan tahunan, serta
dokumen non keuangan yang berisi tentang data peserta didik, tutor, dan staf TU
di SKB Salatiga. Dokumen penerimaan kas terdiri dari data penerimaan kas dari
pemerintah baik pemerintah pusat maupun daerah, data penerimaan kas dari
pembayaran SPP oleh peserta didik, dan data penerimaan kas dari sumbangan
orang tua peserta didik. Untuk dokumen pengeluaran kas terdiri dari data
pembayaran gaji tutor dan staf TU, data pembelian/perawatan sarana, serta data
pembayaran utilitas yang meliputi pembayaran listrik, air, dan telepon. Dokumen
dokumen yang digunakan pada penelitian ini meliputi nota nota sebagai bukti
transaksi yang dilakukan oleh SKB Salatiga, kartu pembayaran sekolah peserta
didik, dan struk gaji tutor dan staf TU SKB Salatiga. Dalam penelitian ini sumber
data didapat dari Kepala ,Bendahara dan staf TU SKB Salatiga.
9
Teknik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif
kualitatif, sedangkan langkah analisis yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Menganalisis sistem informasi keuangan yang dimiliki oleh SKB Salatiga.
2. Mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi keuangan SKB Salatiga.
3. Merancang database sistem informasi yang baru dengan menggunakan
JavaNetbeans sebagai aplikasinya dan MySQL sebagai databasenya
dengan langkah langkah sebagai berikut.
a) Langkah pertama adalah pembuatan form application, lalu mengisi
atau menambahkan sebuah tools seperti menubar, toolbar, tabel
dan button.
b) Langkah kedua membuat perintah-perintah dari langkah pertama
diatas.
c) Langkah berikutnya melakukan uji coba memasukan atau
menginput data. Setelah proses semuanya selesai dan uji coba
berhasil.
d) Langkah terakhir melakukan encapsulation berbentuk software
installer.
4. Mengimplementasikan sistem informasi yang baru dengan memasukkan
data-data dari SKB Salatiga untuk menguji kelayakan database sistem
informasi yang baru.
10
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
ANALISIS SISTEM INFORMASI KEUANGAN SKB SALATIGA
Dalam perancangan sistem informasi keuangan pada SKB Salatiga, hal
yang pertama kali harus dilakukan adalah menganalisis sistem informasi
keuangan yang ada pada tempat tersebut. Proses analisis ini dilakukan untuk
mengetahui struktur organisasi, pembagian tugas, hak akses data, dan sistem
informasi keuangan yang ada pada SKB Salatiga. Dalam melakukan proses
analisis sistem informasi keuangan SKB Salatiga digunakan flowchart untuk
menggambarkan sistem informasi keuangan yang ada pada SKB Salatiga.
Sekilas tentang SKB Salatiga
Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) adalah unit pelayanan teknis daerah
pendidikan nonformal yang memberikan pelayanan kepada warga masyarakat
kurang beruntung yang disebabkan adanya beberapa faktor yaitu keadaan sosial
ekonomi, tidak tertampungnya di sekolah formal maupun terbatasnya kemampuan
intelektual. SKB Salatiga dibentuk berdasarkan PERDA No. 22 Tahun 2002,
Tanggal 10 Oktober 2002. SKB Salatiga memiliki struktur organisasi sebagai
berikut :
KEPALA SKB
BENDAHARA
TUTOR
STAF TU
Gambar 4.1 Struktur Organisasi SKB Salatiga
11
Dalam SKB Salatiga, setiap pegawai memiliki tugasnya masing masing.
Berikut ini adalah pembagian tugas pada SKB Salatiga berdasarkan hasil
wawancara dengan Kepala SKB :
a. Kepala SKB
Menerima segala laporan yang ada di SKB Salatiga
Menetapkan kebijakan kebijakan untuk SKB Salatiga
b. Bendahara
Membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh kepala SKB
Merekap transaksi transaksi yang telah dilakukan oleh staff TU
Mencocokkan transaksi transaksi yang telah dicatat oleh staff TU
dengan bukti bukti yang telah diterima
Mencatat transaksi pembayaran gaji pegawai SKB Salatiga
c. Staff TU
Mencatat transaksi transaksi yang ada di SKB Salatiga
Menerima pembayaran SPP dari peserta didik
Melakukan cek persediaan sarana pembelajaran setiap 1 minggu
d. Tutor
Melaksanakan kegiatan belajar mengajar
Menjadi wali kelas untuk peserta didik
Dalam sistem informasi akuntansi, pembagian tugas tersebut jika dikaitkan
dengan hak akses data sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing -
masing dapat digambarkan dengan tabel sebagai berikut :
Tabel 4.1 Hak Akses Data SIK SKB Salatiga
Kepala Bendahara Staf TU Tutor
Data C R U D C R U D C R U D C R U D
Peserta Didik - - - - - - - - -
Staf TU - - - - - - - - -
Tutor - - - - - - - - -
Penerimaan SPP - - - - - - -
Sumbangan Orang
Tua
- - - - - - -
Sumbangan Dana
Pemerintah
- - - - - - -
Pembayaran Gaji - - - - - - - - -
Pembayaran Utilitas - - - - - - - - - -
12
Pembelian Sarana
Pembelajaran
- - - - - - -
Kas - - - - - - - - - -
Persediaan Sarana
Pembelajaran
- - - - - -
Keterangan : C = Create, R = Read, U = Update, D = Delete
Untuk mendukung sistem informasi keuangannya, SKB Salatiga memiliki
empat komputer yang terdiri dari dua komputer berada di ruang staf TU, satu
komputer untuk bendahara, dan satu komputer untuk kepala SKB Salatiga.
Keempat komputer tersebut memiliki spesifikasi yang sama yaitu Intel Dual Core
1.6Ghz, RAM 2 GB ddr 3, dan harddisk sata 500 GB. Masing masing komputer
telah terhubung dengan UPS (Uninterruptible Power Supply) Micropack 650 VA.
Komputer komputer tersebut juga terkoneksi dengan dua buah printer yaitu
Epson TX 110 dan Epson L 110.
Dalam sistem informasi keuangan SKB Salatiga terdiri dari dua sistem
yaitu sistem penerimaan kas dan sistem pengeluaran. Sistem penerimaan kas
terdiri dari transaksi penerimaan SPP, penerimaan sumbangan dari orang tua, dan
penerimaan dana dari pemerintah. Sedangkan sistem pengeluaran kas terdiri dari
pembayaran gaji pegawai, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana
pembelajaran.
Sistem Penerimaan Kas SKB Salatiga
Sumber penerimaan kas SKB Salatiga berasal dari pembayaran SPP,
sumbangan orang tua, dan dana dari pemerintah. Akan tetapi dari ketiga sumber
penerimaan tersebut yang menjadi sumber penerimaan utama adalah pembayaran
SPP. Pembayaran SPP diawali dengan peserta didik akan menyerahkan uang
pembayaran SPP kepada staf TU. Staf TU akan mencatat data pembayaran SPP
pada kartu pembayaran SPP yang disimpan oleh staf TU. Kemudian staf TU akan
membuat bukti pembayaran SPP rangkap dua. Bukti pembayaran SPP rangkap
pertama akan diberikan kepada peserta didik yang melakukan pembayaran SPP.
Sedangkan bukti pembayaran SPP rangkap kedua akan disimpan oleh staf TU urut
13
tanggal penerimaan dan uang pembayaran SPP akan diserahkan kepada
bendahara.
Untuk proses penerimaan kas yang diperoleh dari sumbangan orang tua
diawali dengan penyerahan sumbangan kepada staf TU. Staf TU akan membuat
bukti penerimaan sumbangan rangkap dua. Kemudian staf TU akan memberikan
bukti penerimaan sumbangan rangkap pertama kepada orang tua peserta didik
yang memberikan sumbangan. Sedangkan bukti penerimaan sumbangan rangkap
kedua akan disimpan oleh staf TU urut tanggal penerimaan dan uang sumbangan
akan diserahkan kepada bendahara.
Proses penerimaan kas yang berasal dari dana pemerintah diawali dengan
pemberian dana kepada staf TU. Selanjutnya staf TU akan membuat bukti
penerimaan dana rangkap dua. Staf TU akan memberikan bukti penerimaan dana
rangkap pertama kepada pemerintah. Kemudian bukti penerimaan rangkap kedua
akan disimpan oleh staf TU urut tanggal dan dana dari pemerintah akan
diserahkan kepada bendahara.
Uang yang telah diserahkan kepada bendahara akan digunakan untuk
membuat laporan penerimaan kas oleh bendahara. Laporan penerimaan kas akan
diberikan kepada Kepala SKB. Uang yang diterima oleh bendahara sebagian akan
dimasukan ke dalam bank dan sebagian akan dibawa oleh bendahara. Berikut
merupakan gambar flowchart penerimaan kas SKB Salatiga :
14
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penerimaan Kas
15
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Lanjutan
Gambar 4.2 dan gambar 4.3 menunjukan flowchart sistem penerimaan kas
yang ada saat ini. Berikut ini adalah temuan dan rekomendasi dari sistem
penerimaan kas pada SKB Salatiga :
Tabel 4.2 Temuan dan Rekomendasi Sistem Penerimaan Kas
No. Temuan Rekomendasi
1. Pada aktivitas penerimaan kas yang
berasal dari penerimaan SPP,
penerimaan sumbangan dari orang
tua, dan penerimaan dana dari
pemerintah masih dicatat secara
manual dan tidak disimpan pada
database yang tidak
terkomputerisasi sehingga akan
terjadi kesulitan untuk melakukan
pencarian data penerimaan kas
dalam waktu yang cepat.
Sebaiknya data penerimaan SPP,
sumbangan orang tua, dan penerimaaan
dana pemerintah disimpan pada database
yang komputerisasi sehingga dapat diakses
oleh aplikasi yang dibuat secara cepat.
2. Pada bukti penerimaan yang dibuat
berdasarkan penerimaan SPP,
penerimaan sumbangan orang tua,
dan penerimaan dana pemerintah
hanya dibuat rangkap dua yang
diberikan kepada pemberi uang dan
Sebaiknya bukti penerimaan tersebut
diberikan kepada bendahara sehingga
bendahara dapat mencocokan bukti
penerimaan kas dengan uang yang telah
diterima sehingga akan mencegah
terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh
16
staf TU saja. Bendahara yang
membuat laporan penerimaan kas
hanya menerima uang yang menjadi
dasar pembuatan laporan penerimaan
kas. Hal ini berpotensi terjadinya
kecurangan dalam pencatatan
penerimaan kas.
staf TU.
3. Pada aktivitas penerimaan SPP,
bukti penerimaan SPP disimpan urut
tanggal. Padahal dalam satu hari bisa
ada lebih dari satu penerimaan SPP
sehingga akan sulit mencari data
penerimaan SPP jika bukti
penerimaan SPP disimpan urut
tanggal penerimaan
Sebaiknya bukti penerimaan SPP disimpan
menurut nomor bukti penerimaan SPP
sehingga lebih mudah dalam melakukan
pencarian data penerimaan SPP.
Berdasarkan temuan diatas, berikut gambar rekomendasi flowchart sistem
penerimaan kas SKB Salatiga :
Gambar 4.4 Rekomendasi Flowchart Sistem Penerimaan Kas
17
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Sistem Penerimaan Kas Lanjutan
Sistem Pengeluaran Kas SKB Salatiga
Dalam sistem pengeluaran kas SKB Salatiga terdapat tiga kegiatan yang
terdiri dari pembelian sarana pembelajaran, pembayaran utilitas, dan pembayaran
gaji. Staf TU yang melakukan pembelian dan perawatan sarana atau pembayaran
utilitas dapat meminta uang terlebih dahulu kepada bendahara atau menggunakan
uang staf TU terlebih dahulu yang nantinya akan diganti oleh bendahara dengan
memberikan bukti pembelian atau bukti pembayaran kepada bendahara.
Staff TU akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembelian dua
rangkap berdasarkan nota pembelian dan nota pembayaran. Kemudian akan
menyerahkan bukti pembayaran rangkap pertama dan bukti pembelian rangkap
pertama kepada bendahara. Sedangkan nota pembelian, nota pembayaran, bukti
pembelian rangkap kedua, dan bukti pembayaran rangkap kedua.
Bukti pembelian rangkap pertama dan bukti pembayaran rangkap pertama
yang diterima bendahara akan digunakan bendahara untuk mengeluarkan kas dan
membuat laporan pengeluaran kas. Selain itu bendahara juga akan mengunakan
18
daftar gaji untuk melakukan pembayaran gaji para pegawai. Laporan pengeluaran
kas akan diberikan kepada Kepala SKB. Bendahara akan menyimpan bukti
pembelian rangkap pertama, bukti pembayaran rangkap pertama, serta daftar gaji
berdasarkan tanggal pembuatannya dan akan memberikan uang untuk pembelian
sarana pembelajaran, pembayaran utilitas, dan pembayaran gaji. Berikut ini adalah
gambar flowchart pengeluaran kas :
Gambar 4.6 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas
19
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan
Gambar 4.6 dan gambar 4.7 flowchart menunjukan sistem pengeluaran kas
yang ada saat ini. Berikut ini adalah temuan dan rekomendasi dari sistem
pengeluaran kas pada SKB Salatiga :
Tabel 4.3 Temuan dan Rekomendasi Sistem Pengeluaran Kas
No. Temuan Rekomendasi
1. Pada aktivitas pengeluaran kas SKB
masih dicatat secara manual dan
tidak disimpan pada database yang
terkomputerisasi sama seperti
aktivitas penerimaan kas SKB
Salatiga sehingga dibutuhkan waktu
yang lama untuk mencari transaksi
pengeluaran kas yang telah dicatat.
Sebaiknya aktivitas pengeluaran kas
tersebut disimpan pada database yang
terkomputerisasi sehingga dapat diakses
dengan lebih cepat.
2. Pada aktivitas pembelian sarana
pembelajaran dan pembayaran
utilitas, nota pembelian dan nota
pembayaran disimpan oleh staf TU
Sebaiknya nota pembelian dan nota
pembayaran diberikan terlebih dahulu
kepada bendahara sebelum disimpan oleh
staf TU sehingga bendahara dapat
20
sehingga bendahara tidak bisa
mencocokkan antara nota pembelian
dan nota pembayaran dengan bukti
pembelian dan bukti pembayaran.
Hal ini berpotensi terjadinya
kecurangan yang dilakukan oleh staf
TU.
mencocokkan antara nota pembelian dan
nota pembayaran dengan bukti pembelian
dan bukti pembayaran.
3. Pada aktivitas pengeluaran kas SKB
semua bukti pengeluaran baik yang
disimpan oleh staf TU ataupun
bendahara disimpan urut tanggal.
Padahal dalam satu hari bisa terjadi
beberapa transaksi pengeluaran kas
terutama transakasi pembayaran gaji
pegawai yang semua transaksinya
dilakukan pada hari yang sama.
Sehingga akan sulit mencari data
pengeluaran kas jika disimpan urut
tanggal.
Sebaiknya bukti bukti pengeluaran kas
disimpan urut nomor bukti pengeluaran
tersebut sehingga akan memudahkan
pengguna dalam mencari data pengeluaran.
Berikut gambar rekomendasi flowchart sistem penerimaan kas SKB
Salatiga :
Gambar 4.8 Rekomendasi Flowchart Sistem Pengeluaran Kas
21
Gambar 4.9 Rekomendasi Flowchart Sistem Pengeluaran Kas Lanjutan
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN INFORMASI PADA SISTEM INFORMASI
KEUANGAN SKB SALATIGA
Sebelum melakukan perancangan database dibutuhkan analisis tentang
kebutuhan informasi pada sistem informasi keuangan SKB Salatiga. Dengan
analisis kebutuhan informasi dapat diketahui informasi apa yang dibutuhkan,
digunakan untuk apa informasi tersebut, dan siapa yang menggunakan informasi
tersebut. Analisis kebutuhan informasi pada SKB Salatiga dapat dilihat pada tabel
di bawah ini :
22
Tabel 4.4 Analisis Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Keuangan SKB
No. Kebutuhan
informasi
Untuk pengambilan
keputusan
Pengguna Periodisasi
1. Laporan kas dan
daftar pembayaran
gaji
Pembayaran gaji Kepala,
bendahara,
tutor, staf TU
Setiap bulan
2. Laporan kas dan
ketersediaan sarana
pembelajaran
Pembelian/perawatan
sarana pembelajaran
Kepala,
bendahara, staf
TU
Setiap bulan
3. Laporan kas Pembayaran utilitas Kepala,
bendahara, staf
TU
Setiap bulan
4. Laporan kas dan
daftar penerimaan
SPP
Penetepan biaya SPP Kepala,
bendahara
Setiap tahun
5. Laporan kas, daftar
penerimaan SPP,
daftar sumbangan
orang tua, dan daftar
dana pemerintah
Alokasi dana dan
perencanaan anggaran
tahun selanjutnya
Kepala,
bendahara
Setiap tahun
6. Laporan kas dan
daftar dana
pemerintah
Pengajuan proposal
untuk dana pemerintah
Kepala,
bendahara
Setiap tahun
7. Daftar peserta didik
dan daftar
penerimaan SPP
Pengajuan bantuan
pendidikan
Kepala,
bendahara,
tutor
Setiap tahun
8. Laporan kas, daftar
pembayaran gaji,
daftar tutor, dan
daftar peserta didik
Penambahan tutor Kepala,
bendahara
Setiap tahun
Identifikasi Entitas dan Analisis Kardinalitas
Dalam pembuatan sebuah database, model data REA dapat memberikan
petunjuk dalam merancang database dengan cara mengidentifikasikan entitas apa
yang seharusnya dimasukkan ke dalam database sistem informasi. Model data
REA sistem informasi keuangan SKB Salatiga mempunyai beberapa entitas yaitu:
1. Resource (Sumber) yang terdiri dari Kas dan Persediaan Sarana.
2. Event (Kejadian) yang terdiri dari Penerimaan SPP, Sumbangan Orang
Tua, Sumbangan Dana Pemerintah, Pembayaran Utilitas, Pembelian
Sarana Pembelajaran, dan Pembayaran Gaji
23
3. Agent (Pelaku) yang terdiri dari Peserta Didik, Staf TU, Tutor, dan
Bendahara.
Berikut akan dijelaskan atribut atribut dari entitas sistem penerimaan
kas:
Tabel 4.5 Entitas dan Atribut REA SKB Salatiga
Entitas Atribut
Kas PK : Kode kas
NK : Tanggal dan jumlah uang
Entitas Persediaan
Sarana Pembelajaran
PK : Kode Sarana Pembelajaran (KSP)
NK : Nama persediaan sarana, tanggal, dan jumlah persediaan.
Penerimaan SPP PK : Nomor Bukti Penerimaan SPP (NBPSPP)
FK : Nomor Induk Siswa (NIS), Nomor Induk Pegawai (NIP),
dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, nama peserta didik, jumlah
penerimaan, dan nama staf TU.
Sumbangan Orang
Tua Peserta Didik
PK : Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan Orang Tua
(NBPSOT)
FK : Nomor Induk Siswa (NIS), Nomor Induk Pegawai (NIP),
dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, nama peserta didik, jumlah
penerimaan, dan nama staf TU.
Sumbangan Dana
Pemerintah
PK : Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah
(NBPSDP)
FK : Nomor Induk Pegawai (NIP) dan kode kas
NK : Tanggal penerimaan, jumlah dana, dan nama staf TU.
Pembayaran Gaji PK : Nomor Struk Gaji (NSG)
FK : Nomor Induk Pegawai (Tutor atau Staf TU) dan Nomor
Induk Pegawai (Bendahara)
NK : Tanggal penyerahan gaji, nama pegawai, jumlah gaji, dan
nama bendahara.
Pembayaran Utilitas PK : Nomor Bukti Pembayaran Utilitas (NBPU)
FK : Nomor Induk Pegawai (NIP) dan kode kas
NK : Tanggal pembayaran, keperluan pembayaran, jumlah
pembayaran, dan nama staf TU.
Pembelian Sarana
Pembelajaran
PK : Nomor Bukti Pembelian (NBP)
FK : Nomor Induk Pegawai (NIP), Kode Sarana Pembelajaran
(KSP), dan kode kas
NK : Tanggal pembelian, nama barang, jumlah barang, harga
barang, total, dan nama staf TU.
Peserta Didik PK : Nomor Induk Siswa (NIS)
NK : Nama peserta didik, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat
peserta didik, kelas, dan nama orang tua peserta didik.
Tutor PK : Nomor Induk Pegawai (NIP)
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat
pegawai, golongan, dan jabatan.
Staf TU PK : Nomor Induk Pegawai (NIP)
24
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat
pegawai, golongan, dan jabatan.
Bendahara PK : Nomor Induk Pegawai (NIP)
NK : Nama pegawai, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat
pegawai, golongan, dan jabatan. Keterangan : PK = Primary Key, FK = Foreign Key, NK = Non Key Atributte
Berdasarkan atribut di atas, berikut gambar model REA dari sistem
informasi keuangan SKB Salatiga :
Gambar 4.10 Gambar REA Sistem informasi Keuangan SKB Salatiga
25
Berikut akan dijelaskan kardinalitas tiap entitas dari sistem penerimaan
kas SKB Salatiga :
a) Hubungan entitas Penerimaan SPP dengan Peserta Didik
Event Penerimaan_SPP terhubung dengan minimal satu dan maksimal satu
dengan agent Peserta_ Didik. Sedangkan agent Peserta_Didik terhubung
dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event
Penerimaan_SPP.
b) Hubungan entitas Sumbangan_Orang_Tua dengan Peserta_Didik
Event Sumbangan_Orang_Tua terhubung minimal satu dan maksimal satu
dengan agent Peserta_Didik. Sedangkan agent Peserta_Didik terhubung
minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event
Sumbangan_Orang_Tua.
c) Hubungan entitas Penerimaan_SPP dengan Staf_TU
Event Penerimaan_SPP terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan
agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal tidak ada
dan maksimal banyak dengan event Penerimaan_SPP.
d) Hubungan entitas Sumbangan_Orang_Tua dengan Staf_TU
Event Sumbangan_Orang_Tua terhubung minimal satu dan maksimal satu
dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal
tidak ada dan maksimal banyak dengan event Sumbangan_Orang_Tua.
e) Hubungan entitas Dana_Pemerintah dengan Staf_TU
Event Dana_Pemerintah terhubung minimal satu dan maksimal satu
dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal
tidak ada dan maksimal banyak dengan event Dana_Pemerintah.
f) Hubungan entitas Pembayaran_Utilitas dengan Staf_TU
Event Pembayaran_Utilitas terhubung minimal satu dan maksimal satu
dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung minimal
tidak ada dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Utilitas.
26
g) Hubungan entitas Pembelian_Sarana_Pembelajaran dengan Staf_TU
Event Pembelian_Sarana_Pembelajaran terhubung minimal satu dan
maksimal satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU
terhubung minimal tidak ada dan maksimal banyak dengan event
Pembelian_Sarana_Pembelajaran.
h) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Staf_TU
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal
satu dengan agent Staf_TU. Sedangkan agent Staf_TU terhubung dengan
minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Gaji.
i) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Tutor
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal
satu dengan agent Tutor. Sedangkan agent Tutor terhubung dengan
minimal satu dan maksimal banyak dengan event Pembayaran_Gaji.
j) Hubungan entitas Pembayaran_Gaji dengan Bendahara
Event Pembayaran_Gaji terhubung dengan minimal satu dan maksimal
satu dengan agent Bendahara. Sedangkan agent Bendahara terhubung
dengan minimal satu dan maksimal banyak dengan event
Pembayaran_Gaji.
k) Hubungan entitas Kas dengan Penerimaan_SPP, Sumbangan_Orang_Tua,
dan Dana_Pemerintah
Entitas Kas terhubung dengan minimal tidak ada dan maksimal banyak
dengan event Penerimaan_SPP, Sumbangan_Orang_Tua, dan
Dana_Pemerintah. Sedangkan ketiga event penerimaan kas tersebut
terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan entitas Kas.
l) Hubungan entitas Kas dengan Pembayaran_Utilitas,
Pembelian_Sarana_Pembelajaran, dan Pembayaran_Gaji
Entitas Kas terhubung dengan minimal tidak ada dan maksimal banyak
dengan event Pembayaran_Utilitas, Pembelian_Sarana_Pembelajaran, dan
Pembayaran_Gaji. Sedangkan ketiga event pengeluaran kas tersebut
terhubung minimal satu dan maksimal satu dengan entitas Kas.
27
m) Hubungan Entitas Persediaan_Sarana dengan
Pembelian_Sarana_Pembelajaran
Entitas Persediaan_Sarana terhubung minimal satu dan maksimal banyak
dengan event Pembelian_Sarana_Pembelajaran. Sedangkan event
Pembelian_Sarana_Pembelajaran terhubung minimal satu dan maksimal
banyak dengan entitas Persediaan_Sarana.
Dalam perancangan database, entitas yang memiliki hubungan many to
many harus dipisah menjadi one to many. Dengan adanya pemisahan entitas
tersebut akan menimbulkan entitas baru. Pada sistem informasi keuangan SKB
Salatiga terdapat satu hubungan many to many yaitu hubungan antara entitas
Pembelian_Sarana_Pembelajaran dengan Persediaan_Sarana. Pemisahan
entitas Pembelian_Sarana_Pembelajaran dengan Persediaan_Sarana menimbulkan
entitas baru yaitu entitas Detail_Pembelian. Entitas Detail_Pembelian memiliki
atribut nomor bukti pembelian, kode persediaan sarana, nama barang, jumlah
barang tersedia, jumlah barang yang dibeli, harga, dan jumlah total. Pemisahan
hubungan many to many dapat dilihat pada gambar 4.11.
28
Gambar 4.11 REA Detail Sistem Informasi Keuangan SKB Salatiga
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM INFORMASI
KEUANGAN SKB SALATIGA
Dalam perancangan database sistem informasi keuangan SKB Salatiga
dilakukan dalam beberapa tahap yaitu :
29
1. Membuat tabel data dan menentukan query yang akan dibuat dari tabel
data tersebut.
2. Membuat form form yang digunakan untuk mengakses data yang ada
dalam database.
3. Membuat laporan yang dibutuhkan dari data yang ada dalam database.
4. Membuat tampilan menu untuk aplikasi tersebut serta melengkapinya
dengan menu log in.
Tabel
Tabel merupakan kumpulan data dari suatu entitas. Ada dua bagian pada
tabel yaitu kolom (bagian yang menurun) yang biasa disebut field dan baris
(bagian yang mendatar) yang biasa disebut record. Berikut ini adalah tabel dari
masing masing entitas yang ada pada sistem informasi keuangan SKB Salatiga :
1. Tabel Peserta Didik
Tabel ini berisi data data peserta didik di SKB Salatiga yang terdiri dari
nomor induk siswa (NIS), nama peserta didik, tempat dan tanggal lahir,
jenis kelamin, alamat, kelas, dan nama orang tua. Nomor induk siswa
terdiri dari lima digit angka dengan dua digit pertama sebagai urutan
angkatan dan tiga digit berikutnya merupakan nomor urut pendaftaran.
Berikut ini adalah tabel peserta didik :
Tabel 4.6 Peserta Didik
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Induk Siswa Number 5 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Kelas Text 2 (button
combobox)
Nama Orang tua Text 50
30
2. Tabel Tutor
Tabel ini berisi data data tutor atau pengajar yang ada di SKB Salatiga
yang terdiri dari nomor induk pegawai (NIP), nama tutor, tempat dan
tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, golongan, dan jabatan. Nomor induk
pegawai terdiri dari empat digit angka dengan digit pertama sebagai kode
yang membedakan antara tutor dengan staf TU dan tiga digit berikutnya
merupakan nomor urut tutor tersebut bekerja di SKB. Jika digit pertama
1 berarti NIP tersebut milik tutor, jika digit pertama 2 berarti NIP
tersebut milik staf TU. Berikut ini adalah tabel tutor :
Tabel 4.7 Tutor
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Induk Pegawai Number 4 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Golongan Text 2
Jabatan Text 10 (button
combobox)
3. Tabel Staf TU
Tabel ini berisi data data staf TU yang ada di SKB Salatiga yang terdiri
dari nomor induk pegawai (NIP), nama staf TU, tempat dan tanggal lahir,
jenis kelamin, alamat, golongan, dan jabatan. Nomor induk pegawai terdiri
dari empat digit angka dengan digit pertama sebagai kode yang
membedakan antara tutor dengan staf TU dan tiga digit berikutnya
merupakan nomor urut staf TU tersebut bekerja di SKB. Jika digit pertama
1 berarti NIP tersebut milik tutor, jika digit pertama 2 berarti NIP
tersebut milik staf TU. Berikut ini adalah tabel staf TU :
31
Tabel 4.8 Staf TU
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Induk Pegawai Number 4 Primary Key
Nama Text 50
Tempat Lahir Text 14
Tanggal Lahir Date/Time (button
calendar)
Jenis Kelamin Text 9 (button option)
Alamat Text 20
RT Text 2
RW Text 2
Kota/Kabupaten Text 14
Kode Pos Text 5
Golongan Text 2
Jabatan Text 10 (button
combobox)
4. Tabel Kas
Tabel ini menyimpan data kas yang ada di SKB Salatiga terdiri dari kode kas,
tanggal, dan jumlah saldo kas. Kode kas terdiri dari dua angka yang
menunjukan kas tersebut berada di bank atau dibawa oleh bendahara. Jika
kode kas 1 kas tersebut berada di bank, jika kode kas 2 kas tersebut
dibawa oleh bendahara.
Tabel 4.9 Kas
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode Kas Number 1 Primary Key
(button option)
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Jumlah Saldo Kas Currency 12
5. Tabel Persediaan Sarana
Tabel ini menyimpan data persediaan sarana pembelajaran SKB Salatiga
yang tediri dari kode sarana pembelajaran (KSP), tanggal, nama
persediaan, dan jumlah persediaan yang tersedia. Kode sarana
pembelajaran tediri dari tiga digit. Digit pertama untuk membedakan
sarana tersebut termasuk sarana jangka panjang atau yang biasa disebut
dengan peralatan seperti kursi, meja, dan papan tulis atau sarana jangka
32
pendek atau yang biasa disebut perlengkapan seperti kertas, kapur, dan
bolpoin. Untuk sarana jangka panjang akan diberi kode 1 dan untuk
sarana jangka pendek akan diberi kode 2. Dua digit berikutnya dari kode
sarana pembelajaran merupakan nomor urut sarana pembelajaran.
Tabel 4.10 Persediaan Sarana
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Kode Sarana Pembelajaran Number 3 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nama Persediaan Text 15
Jumlah persediaan yang tersedia Number 3
Satuan Text 6 (button
combobox)
6. Tabel Penerimaan SPP
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data penerimaan SPP dari peserta
didik yang terdiri dari nomor bukti penerimaan SPP (NBPSPP), tanggal
penerimaan, nomor induk siswa (NIS), nama peserta didik, nomor induk pegawai
(NIP), nama staf TU, jumlah penerimaan, dan kode kas. Nomor bukti penerimaan
SPP (NBPSPP) terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi
tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama
1 berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit
pertama 2 berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit
kedua menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP
menggunakan digit 1, penerimaan sumbangan orang tua menggunakan digit
2, dan sumbangan dana pemerintah menggunakan digit 3. Tiga digit terakhir
merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.11 Penerimaan SPP
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Penerimaan SPP Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calender)
Nomor Induk Siswa Number 5 Foreign Key
Nama Peserta Didik Text 50
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
33
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
7. Tabel Penerimaan Sumbangan Orang tua
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data penerimaan sumbangan orang
tua dari orang tua peserta didik yang terdiri dari nomor bukti penerimaan
sumbangan orang tua, tanggal, nomor induk siswa, nama perserta didik, nomor
induk pegawai, nama staf TU, jumlah penerimaan, dan kode kas. Nomor bukti
penerimaan sumbangan orang tua (NBPSOT) terdiri dari lima digit angka. Digit
pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau
pengeluaran kas. Jika digit pertama 1 berarti transaksi tersebut merupakan
transaksi penerimaan kas, jika digit pertama 2 berarti transaksi tersebut
merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal
transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP menggunakan digit 1, penerimaan
sumbangan orang tua menggunakan digit 2, dan sumbangan dana pemerintah
menggunakan digit 3. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi
tersebut.
Tabel 4.12 Penerimaan Sumbangan Orang tua
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan
Orang tua
Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calender)
Nomor Induk Siswa Number 5 Foreign Key
Nama Siswa Text 50
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
8. Tabel Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data penerimaan dana dari
pemerintah yang terdiri dari nomor bukti penerimaan sumbangan dana pemerintah
(NBPSDP), tanggal, nomor induk pegawai, nama staf TU, jumlah penerimaan,
dan kode kas. Nomor bukti penerimaan sumbangan dana pemerintah (NBPSDP)
34
terdiri dari lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut
merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama 1
berarti transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama
2 berarti transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua
menunjukan darimana asal transaksi tersebut. Untuk penerimaan SPP
menggunakan digit 1, penerimaan sumbangan orang tua menggunakan digit
2, dan sumbangan dana pemerintah menggunakan digit 3. Tiga digit terakhir
merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.13 Penerimaan Sumbangan Dana Pemerintah
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Penerimaan Sumbangan
Dana Pemerintah
Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time -
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Jumlah Penerimaan Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
9. Tabel Pembayaran Gaji
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pembayaran gaji pegawai SKB
Salatiga yang terdiri dari nomor struk gaji (NSG), tanggal, nomor induk pegawai
tutor atau staf TU, nama pegawai, nomor induk pegawai bendahara, nama
bendahara, jumlah pembayaran, dan kode kas. Nomor struk gaji (NSG) terdiri dari
lima digit angka. Digit pertama menunjukan transaksi tersebut merupakan
transaksi penerimaan atau pengeluaran kas. Jika digit pertama 1 berarti transaksi
tersebut merupakan transaksi penerimaan kas, jika digit pertama 2 berarti
transaksi tersebut merupakan transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan
darimana asal transaksi tersebut. Untuk pembayaran gaji menggunakan digit 1,
pembayaran utilitas menggunakan digit 2, dan pembelian sarana pembelajaran
menggunakan digit 3. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi
tersebut.
35
Tabel 4.14 Pembayaran Gaji
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Struk Gaji Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nomor Induk Pegawai Tutor/Staf TU Number 4 Foreign Key
Nama Pegawai Text 50
Nomor Induk Pegawai Bendahara Number 4 Foreign Key
Nama Bendahara Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
10. Tabel Pembayaran Utilitas
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pembayaran utilitas SKB
Salatiga yang terdiri dari nomor bukti pembayaran utilitas (NBPU), tanggal,
nomor induk pegawai, nama staf TU, keterangan, jumlah pembayaran, dan kode
kas. Nomor bukti pembayaran utilitas terdiri dari lima digit angka. Digit pertama
menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran
kas. Jika digit pertama 1 berarti transaksi tersebut merupakan transaksi
penerimaan kas, jika digit pertama 2 berarti transaksi tersebut merupakan
transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi
tersebut. Untuk pembayaran gaji menggunakan digit 1, pembayaran utilitas
menggunakan digit 2, dan pembelian sarana pembelajaran menggunakan digit
3. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.15 Pembayaran Utilitas
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Pembayaran Utilitas Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Keterangan Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
36
11. Tabel Pembelian Sarana Pembelajaran
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pembelian sarana
pembelajaran SKB Salatiga yang terdiri dari nomor bukti pembelian (NBP),
tanggal, nomor induk pegawai, nama staf TU, keterangan, jumlah pembayaran
dan kode kas. Nomor bukti pembelian terdiri dari lima digit angka. Digit pertama
menunjukan transaksi tersebut merupakan transaksi penerimaan atau pengeluaran
kas. Jika digit pertama 1 berarti transaksi tersebut merupakan transaksi
penerimaan kas, jika digit pertama 2 berarti transaksi tersebut merupakan
transaksi pengeluaran kas. Digit kedua menunjukan darimana asal transaksi
tersebut. Untuk pembayaran gaji menggunakan digit 1, pembayaran utilitas
menggunakan digit 2, dan pembelian sarana pembelajaran menggunakan digit
3. Tiga digit terakhir merupakan nomor urut transaksi tersebut.
Tabel 4.16 Pembelian Sarana Pembelajaran
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Pembelian Number 5 Primary Key
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nomor Induk Pegawai Number 4 Foreign Key
Nama Staf TU Text 50
Keterangan Text 50
Jumlah Pembayaran Currency 12
Kode Kas Number 1 Foreign Key
12. Tabel Detail Pembelian
Tabel ini muncul karena adanya hubungan many to many antara entitas
pembelian sarana pembelajaran dengan persediaan sarana. Tabel ini terdiri dari
nomor bukti pembelian (NBP), kode sarana pembelajaran (KSP), tanggal, nama
persediaan, jumlah persediaan yang tersedia, jumlah persediaan yang dibeli, harga
persediaan, dan total. Kolom total merupakan perkalian dari jumlah persediaan
yang dibeli dengan harga persediaan.
Tabel 4.17 Detail Pembelian
Field Name Data Type Field Size Keterangan
Nomor Bukti Pembelajaran Number 5 Foreign Key
Kode Sarana Pembelajaran Number 3 Foreign Key
37
Tanggal Date/Time - (button
calendar)
Nama Persediaan Text 15
Jumlah yang tersedia Integer 3
Jumlah yang dibeli Integer 3
Satuan Text 6 (button
combobox)
Harga Currency 12
Total Currency 12
Query
Query merupakan tabel yang dibuat dengan menggabungkan data dari
tabel lain dengan tujuan untuk mengelompokan data baru berupa tabel dengan
sumber yang berasal dari tabel tabel yang sudah ada. Berikut ini adalah query
yang ada pada aplikasi keuangan SKB Salatiga :
Query Total Penerimaan Kas
Query ini dibuat untuk mengetahui semua penerimaan kas yang
berasal dari transakasi penerimaan SPP, penerimaan sumbangan orang tua,
dan penerimaan dana pemerintah. Query ini mengambil data dari tabel
penerimaan SPP, tabel sumbangan orang tua, dan tabel sumbangan dana
pemerintah. Query ini terdiri dari tanggal pemasukan, kode penerimaan
kas yang diambil dari primary key tabel penerimaan SPP, penerimaan
sumbangan orang tua, dan penerimaan dana pemerintah, nomor induk
pegawai yang melakukan transaksi, nama pegawai, jumlah transaksi, dan
kode kas yang dipilih. Berikut ini adalah query total penerimaan kas :
Gambar 4.12 Gambar Query Total Penerimaan Kas
38
Query Total Pengeluaran Kas
Query ini dibuat untuk menampilkan semua transaksi pengeluaran
kas yang ada di SKB Salatiga. Query total pengeluaran kas mengambil
data dari tabel pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan tabel pembelian
sarana pembelajaran. Query ini nantinya akan menjadi dasar untuk
pembuatan laporan pengeluaran kas. Query ini terdiri dari tanggal
pengeluaran, kode pengeluaran kas yang diambil dari primary key tabel
pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana pembelajaran,
nomor induk pegawai yang melakukan transaksi, nama pegawai, jumlah
transaksi, dan kode kas yang dipilih. Berikut ini adalah query total
pengeluaran kas :
Gambar 4.13 Gambar Query Total Pengeluaran Kas
Query Pemindahan kas
Query ini digunakan untuk mengetahui pemindahan kas yang
dilakukan bendahara dari kas yang ada di bank ke kas yang dibawa oleh
bendahara atau sebaliknya. Query ini terdiri dari tanggal, asal akun yang
akan dipindahkan, tujuan akun, jumlah, saldo akun pengirim kas, dan saldo
akun penerima kas. Untuk kolom saldo akun pengirim menggunakan
rumus ([saldo kas akun asal] [jumlah yang dipindahkan]). Untuk kolom
saldo akun penerima kas menggunakan rumus ([saldo kas akun tujuan] +
[jumlah yang dipindahkan]). Berikut ini adalah query pemindahan kas :
Gambar 4.14 Gambar Query Pemindahan Kas
39
Query Pemakaian Sarana Pembelajaran
Query ini digunakan untuk mengetahui jumlah pemakaian sarana
pembelajaran dan mengetahui jumlah yang tersedia setelah pemakaian.
Query ini terdiri dari tanggal, kode sarana pembelajaran (KSP), nama
sarana, jumlah terpakai, dan saldo akhir setelah pemakaian. Pada kolom
saldo akhir setelah pemakaian menggunakan rumus ([jumlah persediaan
tersedia] [jumlah pemakaian sarana pembelajaran]). Berikut ini adalah
query pemakaian sarana pembelajaran.
Gambar 4.15 Gambar Query Pemakaian Sarana Pembelajaran
Form
Form merupakan salah satu objek pada aplikasi keuangan yang digunakan
pengguna untuk mempermudah pengguna melakukan pengisian, penghapusan,
pencarian, dan pengeditan data. Berikut ini adalah form - form yang ada di
aplikasi keuangan yang ada di SKB Salatiga :
1. Form Peserta Didik
Form peserta didik digunakan untuk menambahkan, menghapus,
mengedit, dan mencari data peserta didik. Informasi yang ada pada data
peserta didik akan digunakan untuk mengisi data penerimaan SPP dan
penerimaan sumbangan orang tua. Data ini terdiri dari nomor induk siswa
(NIS), nama peserta didik, tempat dan tanggal lahir peserta didik, jenis
kelamin, alamat peserta didik, kelas, dan nama orang tua peserta didik.
Untuk menambahkan data peserta didik, staf TU harus mengisikan
NIS terlebih dahulu dilanjutkan mengisi nama peserta didik, tempat dan
tanggal lahir peserta didik, jenis kelamin, alamat peserta didik, kelas, dan
nama orang tua peserta didik. Setelah data data diinput klik button
simpan untuk menyimpan data. Untuk melakukan penyimpan data
40
berikutnya klik button clean untuk membersihkan textfield pada form
tersebut dari pengisian data sebelumnya.
Untuk menghapus data peserta didik, staf TU harus mengisi NIS
kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah
data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.16 Form Peserta Didik
2. Form Tutor
Form tutor digunakan untuk menambahkan, menghapus, mengedit,
dan mencari data tutor. Informasi yang ada pada data tutor akan
digunakan untuk mengisi data pembayaran gaji. Data ini terdiri dari nomor
induk pegawai (NIP), nama tutor, tempat dan tanggal lahir tutor, jenis
kelamin, alamat tutor, golongan, dan jabatan.
Untuk menambahkan data tutor, staf TU harus mengisikan NIP
terlebih dahulu dilanjutkan mengisi nama tutor, tempat dan tanggal lahir
tutor, jenis kelamin, alamat tutor, golongan, dan jabatan. Setelah data
data diinput klik button simpan untuk menyimpan data. Untuk melakukan
41
penyimpan data berikutnya klik button clean untuk membersihkan textfield
pada form tersebut dari pengisian data sebelumnya.
Untuk menghapus data tutor, staf TU harus mengisi NIP kemudian
klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah data
ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.17 Form Tutor
3. Form Staf TU
Form staf TU digunakan untuk menambahkan, menghapus,
mengedit, dan mencari data staf TU. Informasi yang ada pada data staf TU
akan digunakan untuk mengisi data penerimaan dan pengeluaran kas. Data
ini terdiri dari nomor induk pegawai (NIP), nama staf TU, tempat dan
tanggal lahir staf TU, jenis kelamin, alamat staf TU, golongan, dan
jabatan.
Untuk menambahkan data staf TU, staf TU harus mengisikan NIP
terlebih dahulu dilanjutkan mengisi nama staf TU, tempat dan tanggal
42
lahir staf TU, jenis kelamin, alamat staf TU, golongan, dan jabatan.
Setelah data data diinput klik button simpan untuk menyimpan data.
Untuk melakukan penyimpan data berikutnya klik button clean untuk
membersihkan textfield pada form tersebut dari pengisian data
sebelumnya.
Untuk menghapus data staf TU, staf TU harus mengisi NIP
kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus. Setelah
data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.18 Form Staf TU
4. Form Penerimaan SPP
Form penerimaan SPP ini digunakan untuk menambahkan
transaksi penerimaan SPP di SKB Salatiga. Informasi yang ada pada data
penerimaan SPP akan digunakan untuk mengisi query total penerimaan
kas. Data penerimaan SPP terdiri dari nomor bukti penerimaan SPP
(NBPSPP), NIS, nama peserta didik, NIP, nama staf TU, jumlah uang,
kode kas yang dituju untuk menambahkan penerimaan tersebut ke kas.
43
Untuk menambahkan data penerimaan SPP, staf TU terlebih
dahulu menuliskan NBPSPP dan memilih tanggal pada saat penerimaan
terjadi. Kemudian memasukan NIS peserta didik yang melakukan
pembayaran SPP dan NIP staf TU yang menerima pembayaran SPP.
Setelah itu klik button cari pada NIS dan NIP, maka secara otomatis akan
muncul nama peserta didik dan nama staf TU yang diambil dari data
peserta didik dan data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan
SPP dan pilih kode kas untuk menempatkan penerimaan kas tersebut di
akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas
untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data
terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data penerimaan SPP, staf TU harus mengisi
NBPSPP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus.
Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.19 Form Penerimaan SPP
5. Form Sumbangan Orang tua
44
Form sumbangan orang tua ini digunakan untuk menambahkan
transaksi penerimaan sumbangan orang tua di SKB Salatiga. Informasi
yang ada pada data sumbangan orang tua akan digunakan untuk mengisi
query total penerimaan kas. Data penerimaan sumbangan terdiri dari
nomor bukti penerimaan sumbangan orang tua (NBPSOT), NIS, nama
peserta didik, NIP, nama staf TU, jumlah uang, kode kas yang dituju untuk
menambahkan penerimaan tersebut ke kas.
Untuk menambahkan data penerimaan sumbangan orang tua, staf
TU terlebih dahulu menuliskan NBPSOT dan memilih tanggal pada saat
penerimaan terjadi. Kemudian memasukan NIS peserta didik yang orang
tuannya telah memberikan sumbangan dan NIP staf TU yang menerima
sumbangan orang tua. Setelah itu klik button cari pada NIS dan NIP, maka
secara otomatis akan muncul nama peserta didik dan nama staf TU yang
diambil dari data peserta didik dan data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan
sumbangan orang tua dan pilih kode kas untuk menempatkan penerimaan
kas tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek disamping
kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua
data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data penerimaan sumbangan orang tua, staf TU
harus mengisi NBPSOT kemudian klik button cari untuk mencari data
yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus untuk
menghapus data tersebut.
45
Gambar 4.20 Form Sumbangan Orang Tua
6. Form Sumbangan Dana Pemerintah
Form sumbangan dana pemerintah ini digunakan untuk
menambahkan transaksi penerimaan dana pemerintah di SKB Salatiga.
Informasi yang ada pada data sumbangan dana pemerintah akan digunakan
untuk mengisi query total penerimaan kas. Data penerimaan sumbangan
pemerintah terdiri dari nomor bukti penerimaan sumbangan dana
pemerintah (NBPSDP), NIP, nama staf TU, jumlah uang, kode kas yang
dituju untuk menambahkan penerimaan tersebut ke kas.
Untuk menambahkan data penerimaan sumbangan dana
pemerintah, staf TU terlebih dahulu menuliskan NBPSDP dan memilih
tanggal pada saat penerimaan terjadi. Kemudian memasukan NIP staf TU
yang menerima sumbangan dana pemerintah. Setelah itu klik button cari
pada NIP, maka secara otomatis akan muncul nama staf TU yang diambil
dari data staf TU.
46
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang diterima dari penerimaan
sumbangan dana pemerintah dan pilih kode kas untuk menempatkan
penerimaan kas tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button
cek disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut.
Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data penerimaan sumbangan dana pemerintah,
pengguna harus mengisi NBPSDP kemudian klik button cari untuk
mencari data yang akan dihapus. Setelah data ditemukan klik button hapus
untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.21 Form Sumbangan Dana Pemerintah
7. Form Pembayaran Gaji
Form pembayaran gaji ini digunakan untuk menambahkan
transaksi pembayaran gaji pegawai ke dalam data pembayaran gaji.
Informasi yang ada pada data pembayaran gaji akan digunakan untuk
mengisi query total pengeluaran kas. Data pembayaran gaji terdiri dari
nomor struk gaji (NSG), NIP pegawai, nama pegawai, NIP bendahara,
nama bendahara, jumlah uang, kode kas yang dituju.
47
Untuk menambahkan data pembayaran gaji, bendahara terlebih
dahulu menuliskan NSG dan memilih tanggal pada saat pengeluaran
terjadi. Kemudian memasukan NIP pegawai yang mendapatkan gaji dan
NIP bendahara yang mengvalidasi pembayaran gaji. Setelah itu klik button
cari pada NIP pegawai dan NIP bendahara, maka secara otomatis akan
muncul nama pegawai yang diambil dari data staf TU atau data tutor dan
nama bendahara yang diambil dari data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang akan dibayarkan dan pilih
kode kas untuk menempatkan pembayaran tersebut di akun kas yang
dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek
saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button
simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data pembayaran gaji, bendahara harus mengisi
NSG kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus.
Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
48
Gambar 4.22 Form Pembayaran Gaji
8. Form Pembayaran Utilitas
Form pembayaran utilitas ini digunakan untuk menambahkan
transaksi pembayaran utilitas pada data pembayaran utilitas. Informasi
yang ada pada data pembayaran utilitas akan digunakan untuk mengisi
query total pengeluaran kas. Data pembayaran utilitas terdiri dari nomor
bukti pembayaran utilitas (NBPU), NIP staf TU, nama staf TU, jumlah
uang, kode kas yang dituju.
Untuk menambahkan data pembayaran utilitas, staf TU terlebih
dahulu menuliskan NBPU dan memilih tanggal pada saat pengeluaran
terjadi. Kemudian memasukan NIP staf TU yang melakukan transaksi
tersebut. Setelah itu klik button cari pada NIP staf TU, maka secara
otomatis akan muncul nama staf TU yang diambil dari data staf TU.
Selanjutnya mengisi jumlah uang yang akan dibayarkan dan pilih
kode kas untuk menempatkan pembayaran tersebut di akun kas yang
49
dipilih. Kemudian klik button cek disamping kode kas untuk mengecek
saldo kas pada akun kas tersebut. Setelah semua data terisi klik button
simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data pembayaran utilitas, staf TU harus mengisi
NBPU kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus.
Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Gambar 4.23 Form Pembayaran Utilitas
9. Form Pembelian Sarana Pembelajaran
Form Pembelian Sarana Pembelajaran ini terdiri dari dua form
yaitu form transaksi pembelian dan form detail pembelian. Form transaksi
pembelian digunakan untuk memasukan data pembelian sarana
pembelajaran secara umum sedangkan form detail pembelian digunakan
untuk memasukkan data barang apa saja yang dibeli dalam satu nota. Data
50
dari pembelian sarana pembelajaran akan digunakan untuk membuat query
total pengeluaran kas. Data tersebut terdiri dari nomor bukti pembelian
(NBP), tanggal pembelian, NIP staf TU, nama staf TU, keterangan
pembelian, jumlah pembayaran, kode kas yang dituju.
Penambahan data pembelian sarana dimulai dengan mengisi NBP
dan tanggal pembelian. Kemudian memasukan NIP staf TU yang
melakukan transaksi pembelian dan klik button cari kolom NIP staf TU
sehingga nama staf TU akan muncul secara otomatis pada kolom
berikutnya. Setelah itu pengguna mengisi keterangan pembelian dan
jumlah pembayaran. Selanjutnya pilih kode kas untuk menempatkan
pembayaran tersebut di akun kas yang dipilih. Kemudian klik button cek
disamping kode kas untuk mengecek saldo kas pada akun kas tersebut.
Setelah semua data terisi klik button simpan untuk menyimpan.
Untuk menghapus data pembelian sarana, staf TU harus mengisi
NBP kemudian klik button cari untuk mencari data yang akan dihapus.
Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
Pada form detail pembelian pengguna harus mengisi detail apa saja yang
telah dibeli. Pertama pengguna harus mengisi NBP, kode sarana
pembelajaran (KSP), dan tanggal pembelian. Kemudian klik button cek
pada kolom KSP untuk menampilkan nama persediaan dan jumlah
persediaan tersedia dari data persediaan sarana. Setelah itu pengguna
memasukan jumlah persediaan yang dibeli dan harga barang tersebut.
Untuk mengetahui total pengeluaran dari persediaan tersebut klik button
cek pada kolom total sehingga jumlah persediaan yang dibeli secara
otomatis dikalikan dengan harga barang.
Selanjutnya jika semua data telah terisi maka klik button simpan
agar data tersimpan di data detail pembelian. Untuk menghapus data detail
pembelian, pengguna harus mengisi NBP dan KSP kemudian klik button
cari yang ada dibawah tabel untuk mencari data yang akan dihapus.
Setelah data ditemukan klik button hapus untuk menghapus data tersebut.
51
Gambar 4.24 Form Pembelian Sarana Pembelajaran (Transaksi Pembelian)
Gambar 4.25 Form Pembelian Sarana Pembelajaran (Detail Pembelian)
52
10. Form Kas
Form kas ini digunakan untuk mengecek saldo kas yang ada di
akun kas dan untuk memindakan kas dari akun kas di bendahara ke akun
kas di bank atau sebaliknya. Untuk mengecek saldo kas, pengguna harus
memilih dulu akun kas yang akan dilihat saldonya. Kemudian klik button
cek untuk melihat saldo akun kas tersebut.
Untuk memindahkan kas, pengguna harus memilih akun kas mana
yang akan dipindahkan dan akun kas mana yang akan menerima kas
tersebut. Setelah itu klik button cek untuk menampilkan saldo dari kedua
akun kas tersebut. Kemudian pengguna mengisi jumlah kas yang akan
dipindahkan dan klik button pindah kas sehingga kas terpindah dan data
pemindahan kas dapat disimpan.
Gambar 4.26 Form Kas
11. Form Persediaan Sarana Pembelajaran
Form persediaan sarana pembelajaran digunakan untuk mengetahui
jumlah persediaan sarana pembelajaran yang ada dan untuk memasukkan
data pemakaian sarana pembelajaran yang akan dilakukan oleh staf TU
53
setiap satu minggu sekali. Untuk mengecek persediaan sarana
pembelajaran pengguna mengisi kolom KSP terlebih dahulu kemudian klik
button cek maka nama persediaan dan jumlah yang tersedia akan
ditampilkan. Jika terdapat sarana pembelajaran baru yang belum memilik
KSP, maka staf TU bisa menambahkannya dengan klik button tambah.
Staf TU juga dapat menghapus persediaan sarana pembelajaran tersebut
dengan klik button hapus.
Form persediaan sarana pembelajaran juga digunakan staf TU
untuk melakukan pencatatan pemakaian sarana pembelajaran selama satu
minggu. Staf TU mengisi kolom KSP terlebih dahulu dan klik button cek
sehingga nama persediaan dan jumlah sarana yang tersedia dapat
ditampilkan. Kemudian staf TU mengisi jumlah sarana yang dipakai dan
klik button simpan sehingga data pemakaian sarana pembelajaran akan
tersimpan dan jumlah sarana pembelajaran yang tersedia akan diperbarui.
Gambar 4.27 Form Sarana Pembelajaran (Persediaan Sarana)
54
Gambar 4.28 Form Sarana Pembelajaran (Pemakaian Sarana)
Report
Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data yang telah
disimpan pada database. Berikut ini adalah report yang ada dalam aplikasi
keuangan SKB Salatiga :
1. Report Data Peserta Didik
Report data peserta didik digunakan untuk mengetahui data data
peserta didik yang ada pada SKB Salatiga. Report ini diambil dari tabel
data peserta didik. Berikut ini adalah report data peserta didik :
55
Gambar 4.29 Report Data Peserta Didik
2. Report Data Tutor
Report data tutor digunakan untuk mengetahui data data tutor
yang ada pada SKB Salatiga. Report ini diambil dari tabel data tutor.
Berikut ini adalah report data tutor :
Gambar 4.30 Report Data Tutor
56
3. Report Data Staf TU
Report data staf TU digunakan untuk mengetahui data data staf
TU yang ada pada SKB Salatiga. Report ini diambil dari tabel data staf
TU. Berikut ini adalah report data staf TU :
Gambar 4.31 Report Data Staf TU
4. Report Penerimaan SPP
Report penerimaan SPP digunakan untuk menampilkan data data
penerimaan SPP dari peserta didik. Report ini mengambil data dari tabel
penerimaan SPP. Berikut ini adalah report penerimaan SPP :
57
Gambar 4.32 Report Penerimaan SPP
5. Report Sumbangan Orang Tua
Report sumbangan orang tua digunakan untuk menampilkan data
data penerimaan sumbangan dari orang tua peserta didik. Report ini
mengambil data dari tabel sumbangan orang tua. Berikut ini adalah report
sumbangan orang tua :
Gambar 4.33 Report Sumbangan Orang Tua
58
6. Report Dana Pemerintah
Report dana pemerintah digunakan untuk menampilkan data data
penerimaan sumbangan dari pemerintah untuk SKB Salatiga. Report ini
mengambil data dari tabel sumbangan dana pemerintah. Berikut ini adalah
report dana pemerintah :
Gambar 4.34 Report Dana Pemerintah
7. Report Pembayaran Gaji
Report pembayaran gaji digunakan untuk menampilkan data data
pembayaran gaji pegawai pegawai yang ada di SKB Salatiga. Report ini
mengambil data dari tabel pembayaran gaji. Berikut ini adalah report
pembayaran gaji :
59
Gambar 4.35 Report Pembayaran Gaji
8. Report Pembayaran Utilitas
Report pembayaran utilitas digunakan untuk menampilkan data
data pembayaran utilitas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil
data dari tabel pembayaran utilitas. Berikut ini adalah report pembayaran
utilitas :
Gambar 4.36 Report Pembayaran Utilitas
60
9. Report Pembelian Sarana Pembelajaran
Report pembelian sarana pembelajaran digunakan untuk
menampilkan data data pembelian sarana pembelajaran yang dilakukan
oleh SKB Salatiga. Report ini mengambil data dari tabel pembelian sarana
pembelajaran. Berikut ini adalah report pembelian sarana pembelajaran :
Gambar 4.37 Report Pembelian Sarana Pembelajaran
10. Report Detail Pembelian Sarana Pembelajaran
Report detail pembelian sarana pembelajaran digunakan untuk
menampilkan data pembelian sarana pembelajaran dengan lebih rinci.
Report ini mengambil data dari tabel detail pembelian sarana
pembelajaran. Berikut ini adalah report detail pembelian sarana
pembelajaran :
61
Gambar 4.38 Report Detail Pembelian Sarana Pembelajaran
11. Report Total Penerimaan Kas
Report total penerimaan kas digunakan untuk menampilkan semua
data penerimaan kas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil data
dari query total penerimaan kas. Berikut ini adalah report total penerimaan
kas :
Gambar 4.39 Report Total Penerimaan Kas
62
12. Report Total Pengeluaran Kas
Report total pengeluaran kas digunakan untuk menampilkan semua
data pengeluaran kas yang ada di SKB Salatiga. Report ini mengambil
data dari query total pengeluaran kas. Berikut ini adalah report total
pengeluaran kas :
Gambar 4.40 Report Total Pengeluaran Kas
13. Report Kas
Report kas digunakan untuk mengetahui saldo kas yang ada pada
SKB Salatiga. Report ini melengkapi data dari query total penerimaan dan
pengeluaran kas sehingga dapat menjadi sebuah laporan kas. Berikut ini
adalah report kas :
63
Gambar 4.41 Report Kas
14. Report Pemindahan Kas
Report pemindahan kas digunakan untuk mengetahui data data
pemindahan kas yang dilakukan oleh bendahara SKB Salatiga. Report ini
mengambil data dari query pemindahan kas. Berikut ini adalah report
pemindahan kas :
Gambar 4.42 Report Pemindahan Kas
64
15. Report Ketersediaan Sarana Pembelajaran
Report ketersediaan sarana pembelajaran digunakan untuk
menampilkan data data pemakaian yang telah dicatat oleh staf TU.
Report ini mengambil data dari query pemakaian sarana pembelajaran.
Berikut ini adalah report ketersediaan sarana pembelajaran :
Gambar 4.43 Report Pemakaian Sarana Pembelajaran
Menuboard
Menuboard digunakan untuk menjalankan aplikasi keuangan SKB
Salatiga. Berikut ini akan dijelaskan hierarki dari menuboard aplikasi ini :
Menu Log In
Menu Utama Kepala
Database
- Peserta didik
- Tutor
- Staf TU
Laporan
- Laporan penerimaan SPP
- Laporan sumbangan orang tua
65
- Laporan dana pemerintah
- Laporan pembayaran gaji
- Laporan pembayaran utilitas
- Laporan pembelian sarana
- Laporan detail pembelian
- Laporan kas
- Laporan pemindahan kas
- Laporan ketersediaan sarana
- Laporan total penerimaan
- Laporan total pengeluaran
Menu Utama Bendahara
Database
- Peserta didik
- Tutor
- Staf TU
Input Data
- Peserta didik
- Tutor
- Staf TU
Transaksi Pemasukan
- Penerimaan SPP
- Sumbangan Orang Tua
- Sumbangan Dana Pemerintah
Transaksi Pengeluaran
- Pembayaran Utilitas
- Pembelian Sarana Pembelajaran
- Pembayaran Gaji
Cek Saldo
- Kas
- Persediaan Sarana Pembelajaran
Laporan
66
- Laporan penerimaan SPP
- Laporan sumbangan orang tua
- Laporan dana pemerintah
- Laporan pembayaran gaji
- Laporan pembayaran utilitas
- Laporan pembelian sarana
- Laporan detail pembelian
- Laporan kas
- Laporan pemindahan kas
- Laporan ketersediaan sarana
- Laporan total penerimaan
- Laporan total pengeluaran
Menu Utama Staf TU
Input Data
- Peserta didik
- Tutor
- Staf TU
Transaksi Pemasukan
- Penerimaan SPP
- Sumbangan Orang Tua
- Sumbangan Dana Pemerintah
Transaksi Pengeluaran
- Pembayaran Utilitas
- Pembelian Sarana Pembelajaran
Cek Saldo
- Persediaan Sarana Pembelajaran
Menu log in berguna agar aplikasi keuangan ini hanya bisa diakses oleh
pengguna yang telah dimasukan ke dalam data user. Untuk masuk ke menu utama
pengguna harus memasukan user id dengan password yang telah ditentukan. Staf
67
TU, bendahara, dan kepala SKB Salatiga telah memiliki user id dan password
yang berbeda beda. Berikut ini adalah menu log in :
Gambar 4.44 Menu Log in
Menu utama digunakan untuk menampilkan form dan report yang ada
pada aplikasi keuangan SKB Salatiga. Pada aplikasi keuangan SKB Salatiga
terdapat tiga menu utama yaitu menu utama bendahara, menu utama staf TU, dan
menu utama kepala SKB Salatiga.
1. Menu Utama Bendahara
Menu utama bendahara ini hanya bisa digunakan oleh bendahara.
Menu utama ini akan terbuka jika pada menu log in diisi dengan user id
dari bendahara dengan password yang telah ditentukan. Menu utama ini
dapat menampilkan semua form dan report yang ada dalam aplikasi
keuangan SKB Salatiga. Berikut ini adalah menu utama bendahara :
68
Gambar 4.45 Menu Utama Bendahara
Menu utama bendahara ini terdiri dari enam menu item yaitu menu
database, menu input data, menu transaksi pemasukan, menu transaksi
pengeluaran, menu cek saldo, dan menu laporan.
Menu Database
Menu database terdiri dari tiga sub menu yaitu peserta
didik, tutor, dan staf TU. Menu ini digunakan untuk melihat data
peserta didik, tutor, dan staf TU. Berikut ini adalah menu database:
Gambar 4.46 Menu Database
Menu Input Data
Menu input data terdiri dari tiga sub menu yaitu peserta
didik, tutor, dan staf TU. Menu ini digunakan untuk menampilkan
form peserta didik, tutor, dan staf TU. Berikut ini adalah menu
input data :
69
Gambar 4.47 Menu Input Data
Menu Transaksi Pemasukan
Menu transaksi pemasukan ini terdiri dari tiga sub menu
yaitu penerimaan SPP, sumbangan orang tua, dan sumbangan dana
pemerintah. Menu ini digunakan untuk menampilkan form
penerimaan SPP, sumbangan orang tua, dan sumbangan dana
pemerintah. Berikut ini adalah menu transaksi pemasukan :
Gambar 4.48 Menu Transaksi Pemasukan
Menu Transaksi Pengeluaran
Menu transaksi pengeluaran ini terdiri dari tiga sub menu
yaitu pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana
pembelajaran. Menu ini digunakan untuk menampilkan form
pembayaran gaji, pembayaran utilitas, dan pembelian sarana
pembelajaran. Berikut ini adalah menu transaksi pengeluaran :
70
Gambar 4.49 Menu Transaksi Pengeluaran
Menu Cek Saldo
Menu cek saldo terdiri dari dua sub menu yaitu kas dan
persediaan sarana pembelajaran. Menu ini digunakan untuk
menampilkan form kas dan pembelian sarana pembelajaran.
Berikut ini adalah menu cek saldo :
Gambar 4.50 Menu Cek Saldo
Menu Laporan
Menu laporan ini terdiri dari sebelas sub menu yaitu laporan
penerimaan SPP, laporan sumbangan orang tua, laporan dana
pemerintah, laporan pembayaran gaji, laporan pembayaran utilitas,
laporan pembelian sarana, laporan detail pembelian, laporan
pemindahan kas, laporan pemakaian sarana, laporan total
penerimaan, dan laporan total pengeluaran. Menu ini digunakan
untuk menampilkan semua report yang ada pada aplikasi keuangan
ini. Berikut ini adalah menu cek saldo :
71
Gambar 4.51 Menu Laporan
2. Menu Utama Staf TU
Menu utama staf TU ini digunakan oleh staf TU yang ada di SKB
Salatiga. Menu utama ini akan terbuka jika pada menu log in diisi dengan
user id dari staf TU dengan password yang telah ditentukan. Menu utama
ini dapat menampilkan semua form yang ada dalam aplikasi keuangan
SKB Salatiga. Berikut ini adalah menu utama staf TU :
Gambar 4.52 Menu Utama Staf TU
Menu item pada menu utama staf TU memiliki fungsi yang sama
seperti pada emnu utama bendahara. Hanya ada dua perbedaan pada menu
item transaksi pengeluaran dan cek saldo. Staf TU tidak bisa menampilkan
form pembayaran gaji dan form kas. Berikut ini adalah gambar menu
transaksi pengeluaran dan menu cek saldo pada menu utama staf TU :
72
Gambar 4.53 Menu Transaksi Pengeluaran Staf TU
Gambar 4.54 Menu Cek Saldo Staf TU
3. Menu Utama Kepala
Menu utama kepala ini digunakan oleh kepala SKB Salatiga untuk
menampilkan semua data dan report yang ada di SKB Salatiga. Menu
utama ini akan terbuka jika pada menu log in diisi dengan user id dari
kepala SKB Salatiga dengan password yang telah ditentukan. Menu utama
ini dapat menampilkan semua report yang ada dalam aplikasi keuangan
SKB Salatiga. Berikut ini adalah menu utama kepala :
73
Gambar 4.55 Menu Utama Kepala
Button
Pada aplikasi keuangan SKB Salatiga terdapat empat button utama yaitu
simpan, hapus, cari, dan edit. Button simpan digunakan untuk menyimpan data ke
dalam database. Button ini dilengkapi dengan pesan konfirmasi untuk
meyakinkan pengguna apakah ingin benar benar menyimpan data tersebut.
Setelah data tersimpan maka akan muncul pemberitahuan bahwa data berhasil
disimpan. Berikut ini adalah gambar pesan konfirmasi dan pemberitahuan button
