Oppgave 9 Kommunikasjon- Definer begrepet kommunikasjon. OK- Beskriv

o kommunikasjonsprosessens faser OKo kommunikasjonens komponenter. OK

- Drøft deretter forhold som fremmer og hemmer effektive kommunikasjonsprosesser i organisasjoner.

- Gi eksempler.

Definisjon:- ”en overføring eller utveksling av informasjon gjennom et felles symbolsystem”

- ”en prosess der en person, gruppe eller organisasjon (sender) overfører en type informasjon (budskap) til en annen person, gruppe eller organisasjon (mottaker), og der mottaker(ne) får en viss forståelse av budskapet”

Kommunikasjonsprosessens faser

Det finnes ingen overordnet kommunikasjonsteori, men det finnes mange forskjellige innfallsvinkler.

Den mest anvendte modellen av kommunikasjonsprosessen, er informasjonsteoretisk modell. Det er enkel og lineær teori om kommunikasjons som informasjonsutveksling mellom sender og mottaker på en felles kanal.

Denne modellen beskriver kommunikasjon fra en sender gjennom en kanal til en mottaker. Kommunikasjonsprosessen fremstår imidlertid som mer komplisert enn dette. Når vi skal ta utgangspunkt i psykologi og samspillet som foregår mellom mennesker. Det dreier seg i praksis mer om en toveisprosess enn en enveisprosess, og det foregår tilbakemeldinger og gjensidig tolkninger i et sosialt samspill.

Det vil være naturlig å stille følgende spørsmål for å gå nærmere inn på kommunikasjonsprosessen:

a) Hva ønsker senderen å formidle? b) Hva inneholder faktisk senderens budskap?

Sender Kanal Mottaker

Tilbakemelding

c) Hvilke signaler når frem til mottakeren? d) Hvilken mening legger mottakeren i de signalene som han/hun mottar?

Ut ifra disse spørsmålene kan vi se at vår kapasitet til å omsette informasjon blir en viktig faktor ved formidling av budskapet. I dette samspillet vil kognitive prosesser som oppmerksomhet og persepsjon være særlig sentrale.

Komponenter i kommunikasjon

Denne modellen, basert på informasjonsprosessteori, viser en mer utdypet versjon av hva som egentlig foregår i formidlingsprosessen mellom sendere og mottakere.

I kommunikasjonsprosessen kan vi skille mellom fire komponenter:

1. Innkoding handler om hva en person har til hensikt eller ønsker å formidle til en annen. For eksempel kan den hende at en ansatt vil formidle en idè eller tanke hun har om organisasjonens produkter, til en overordnet. Når hun velger ord, skriftlig eller muntlig, foregår det en koding i sine egne tanker, for i neste omgang å skrive et brev eller uttrykker tankene muntlig til mottakeren. I de tilfellene der det stiller særlig strenge krav til presis formidling av budskapet, er kodingen en svært viktig fase.

I kognitive prosesser kan det oppstå en rekke systematiske feil og fordreininger. Innkodingsproblemet kan bestå perseptuelle fordreininger slik som at vi ikke registrerer viktig informasjon, feilfokusering, vi setter informasjonen inn i feil sammenheng og vi kan legger til tolkninger som kan gjøre ”èn fjær blir til fem høns”.

Budskap

Sender

Avsening hos sender (nå

Innkoding

BudskapInnkoding

Kanal Avkoding hos mottaker

Mottaker

Kanal

Tilbakemeldingssløyfe Der overføringen begynner

Støy

2. Kommunikasjonskanalen er en konkret formidlingsvei, for eksempel muntlig samtale ansikt til ansikt, en telefonsamtale, et brev, en faks eller de mer moderne formene som sms og e-post. Andre kanaler kan være den visuelle informasjonen som gis gjennom bilder, fjernsyn, videokonferanse eller figurer i tidsskrifter.

3. Avkoding begynner når budskapet når frem til mottakeren. Mottakeren mp op en måte oversette budskapet til sin egen forståelige form. I denne prosessen vil det naturlig nok være mange muligheter for feiloppfatning av hva senderen mente med sitt budskap. Avkodingsprosessen består av flere delprosesser, som at mottakeren må kunne forstå både skriftlige og muntlige ord, i tillegg til de mer subtile holdepunktene som smil, blikk og gestikulering. Man skal kunne lese både det som står på, og det som står mellom linjene.

4. Tilbakemelding er viktig i en toveisprosess. Kommunikasjonsprosessen forsetter sirkulært med at mottakeren overfører nytt budskap til den opprinnelige senderen. Denne prosessen er kjent under betegnelsen tilbakemelding og gir den opprinnelige senderen en sjanse til å korrigere. Budskapet sendes frem og tilbake til man ideelt sett har en rimelig klar felles forståelse.

I tillegg til de fire grunnkomponentene, kan en alltid regne med ”støy”. Det kan være støy i bokstavelig forstand eller andre distraherende elementer som reduserer kvaliteten på kommunikasjonsevnen, som for eksempel språkforskjeller, svik i konsentrasjonsevnen, at flere personer snakker samtidig, eller at en er stresset.