Projektstyring og ledelse

Thomas Rosenberg

Har arbejdet som butikschef, undervist og været selvstændig erhvervsdrivende med www.hvidevarebutikken.dk i 6 år.

Thomas Rosenberg

• Uddannelsesmæssig baggrund: Cand. Merc. i styring og ledelse.

• Til daglig underviser jeg online på eBrock i Erhvervsøkonomi og SmartLearning.

• Tidligere har jeg undervist på HD-studiet på Handelshøjskolen i Strategi og Organisation.

• Jeg bor i Slangerup i Nordsjælland. Gift og har 2 børn.

Sofie

Jakob

Hvem er I?

• Ganske kort:• Navn• Uddannelse

Hvad er et projekt?

Begrebet projekt kommer fra det latinske ord projectum , som betyder noget i retning af et udkast eller en plan.

Kendetegn ved projekter• Projektet skal løse en engangsopgave og hvis det løses for en virksomhed,

er det en opgave der sædvanligvis ligger uden for dens almindelige arbejdsopgaver.

• Et projekt er unikt, således at hvert projekt på en række områder, har nogle helt specielle forhold, der adskiller sig fra andre projekter.

• Projektet har specifikke mål og formål.

• Projektet har nogle klare defineret budget- og tidsmæssige rammer.

• Projektet har en del ukendte faktorer.

• Projektet er ofte tværgående og kræver derfor også tværorganisatoriske ressourcer.

• Projektet kræver oftest intens menneskelig ydeevne.

Eksempler• Du laver mad hver dag, men hvis du skal holde rund fødselsdag og lave mad til

50 personer så er det et projekt. Projektet kræver at du har en plan, hvor der er en start, en slutning, et budget og en intens menneskelig ydeevne.

• Din virksomhed ønsker at få udviklet en hjemmeside, der nedsættes derfor et projekt, der skal afgøre, hvad der skal være på hjemmesiden og hvordan den skal designes.

• Dit firma får til opgave at stå for, at der bliver lavet en ny færgerute mellem Køge og Rønne.

• Din virksomhed producerer og sælger varer eller tjenesteydelser dagligt, men hvis I skal til at sælge varer over Internettet, kræver det et projekt til at få omlagt arbejdsrutinerne.

• Din virksomhed anvender et IT-system. I beslutter jer til at skifte det ud og købe et nyt. Det er et projekt, at få besluttet hvilket system I skal have i stedet, hvordan det skal udvikles og hvordan det skal indføres i virksomheden.

Så man nedsætter et projekt når…

……..der er nogle arbejdsopgaver, der ligger uden for det der er sædvanligt. Projektet kan bestå af en deltager, der arbejder på deltid i projektet en kort periode f.eks. at udvikle et nyt design til firmaets faktura

eller projektet kan bestå af mange mennesker, der arbejder over flere år på forskellige geografiske destinationer f.eks. at sende en ubemandet sonde til Mars.

Projektetlivscyklus

Projekttyper

Se omdelte oversigt over projekttyper

Projektorganisationer

Skal organisationen f.eks. have lavet en ny webstrategi med hjemmeside og senere e-handelsløsning kræver det en separat projektorganisation.

Ofte arbejdes der enten med en projektorganisation eller en matrixorganisation.

Projektorganisationen

Deltagerne hentes i basisorganisationen enten deltid eller fuldt ud, og når projektet er færdigt vender de tilbage til deres tidligere job.

Projektorganisationen

• Styregruppen sætter rammerne og sikre at de holdes. Ansætter projektleder.

• Projektlederen har ansvaret for at projektet gennemføres. Har det daglige ledelsesansvar.

• Projektgruppen har til opgave at løse den opgave som der er stillet til projektet.

Matrixorganisationen

I en matrixorganisationen er det at arbejde i projekter er den fremherskende måde at arbejde på. Der eksistere kun få stabile og gentagene opgaver, som f.eks. udbetaling af løn etc..

Projektorganisationens elementer

• Styregruppen• Projektlederen• Projektadministrator • Referencegruppen• Projektgruppen• Ledelse af projektdeltagerne• Projektlederens fejlhåndbog

Styregruppenskal sikre at projektet bliver gennemført og det gør de ved at:

• Definere det problem som projektgruppen skal løse.

• Opstille eller godkende de overordnede rammer for projektet.

• Godkende eller forkaste projektlederens planer for projektet.

• Skaffe de nødvendige ressourcer for at projektet, kan nå sine mål.

• Vurdere om projektlederen lever op til sit ansvar.

• Vurdere om rammerne for projektet skal ændres undervejs, hvis det viser sig, at der er behov herfor.

• Godkende afslutnings- og evalueringsrapporten.

• Sikre at der er sammenhæng mellem projektets ressourcer, indhold og leveringsdatoer.

Styregruppens sammensætning

Styregruppen kan bestå af repræsentanter for:

• Dem der køber det produkt som projektet skal levere.• Brugerne der skal anvende det produkt som projektet skal

levere.• Projektlederens chef.• Udvalgte interessenter.• Vigtige underleverandører til projektet.• Projektlederen.

Projektlederen

Som projektleder skal du være en ”Curling leder” idet din fornemmeste opgave er, at fjerne alle de barrierer, der kommer i vejen for projektet, således at det kan opfylde sin funktion og nå projektmålet. Du skal også:• Gøre interessenterne tilfredse. • Indgå aftaler om leverancer.• Etablere en projektkultur.

Projektlederens værktøjskasse

Projektadministratoren

Selvom projektadministrationen er en del af projektlederens job, kan det til tider være hensigtsmæssigt at udspalte den del af jobbet i en selvstændig organisatorisk enhed.

Herved aflastes projektlederen og en del af detailadministration bliver lagt ud til en person, som har erfaring inden for netop dendel af projektstyringen.

Projektadministratorens opgave er primært, at sikre, at der er styr på projektets fremdrift. Det omfatter opgaver som planlægning, opfølgning, afrapportering af status på de enkelte aktiviteter.

ReferencegruppenHar projektet behov for specialviden i visse dele af projektlivs-cyklus forløbet kan det være hensigtsmæssigt at tilknytte en referencegruppe. Denne kan bestå af:

• Arkitekter.• Jurister.• Ingeniører med specialviden.• Revisorer.• Eksperter inden for specifikke områder.• Læger.• Underleverandører.• Systemudviklere.• Andre projektledere.

Projektgruppen

Kernen i projektorganisationen er projektgruppen. Det er projektgruppen som skal hjælpe dig med at realisere projektets mål og det er projektgruppen, der er den vigtigste ressource for projektet.

Projektgruppen

Projektgruppedeltagerne er udvalgt til projektet på grund af deres faglige profil, hvilket gør projektlederens arbejde letter da:

• Specialisterne selv forstår at organisere deres arbejde.• Specialisterne selv kan identificere hvordan en given opgave skal løses.• Specialisterne har kendskab til hvilke hovedaktiviteter som en opgave skal

nedbrydes i.• Specialisterne ved hvem af de andre projektdeltagere, som de skal tale

med om et specifikt problem.• Specialisterne kender de værktøjer, der skal bruges for at løses deres lille

del af projektet.

Projektets image

Projektets image er vigtigt af flere årsager. For det første er det lettere at rekruttere projektdeltagere til et projekt, som folk har en positiv opfattelse af. Derudover er det lettere at motivere og bibeholde deltagernes interesse for projektet, såfremt det har et positivt image.

I forhold til basisorganisationen kan det gode image betyde større velvilje til at hjælpe projektdeltagerne og overfor ledelsen og interessenterne kan et godt image betyde, at projektet får lettere adgang til flere ressourcer, såfremt der skulle blive behov her for.

Ledelse af projektdeltagerne

Teoretisk set er der stort set ikke behov for en leder i et projekt, idet hver projektdeltager efter at have fået tildelt nogle opgaver ved hvordan de skal løses.

men……

Dette holder dog ikke i praksis, for:– Projektdeltagerne kan have bruge for en leders syn på sagen. – Der er brug for en overordnet dellegering. – Der er en der skal have overblikket, mens deltagerne fordyber sig.

Projektlederens fejlhåndbog

Typiske fejlgruber i for en projektleder er:• At glemme at etablere klare mål for projektet.• At tage parti i forholdet mellem medarbejdere og virksomhedens

ledelse.• At give større opgaver eller øget ansvar uden at motivere tilsvarende.• Kun at anvende en bestemt ledelsesstil. Opgaverne er forskellige og

det er menneskerne og situationerne også, så et projektforløb vil normal kræve situationsbestemt ledelse.

• At den langsigtet personaleledelse forsømmes.• At projektgruppen ikke involveres i kultur og imagepleje.• At ansvaret og kompetence ikke delegeres samtidig med opgaverne.

Projektstyringsdisciplinen

Formålet med projektstyring er at beskrive de aktiviteter, der foregår i hele projektforløbet:

1. Mål formulering.2. Valg af udviklingsstrategi.3. Planlægning af delaktiviteter.4. Estimering af tid.5. Ressourceallokering.6. Fysisk planlægning.7. Opfølgning og Regulering.8. Rapportering.9. Nedlukning.

Analyseredskaber

Meget tidligt i projektforløbet er der en række aktiviteter du bør gennemføre:

• SWOT-analyse• Risk-management / risikoledelse• Interessentanalyse• Informationsanalyse

Interessentanalyse

Interessenterne er:

”de personer eller persongrupper, som har en interesse i dit projekt, bliver påvirket af det eller som kan have indflydelse på dets resultat”

Interessenter - fremgangsmåde

• Identificere nøgleinteressenter.• Klarlægge interessenternes indflydelse.• Klarlægge interessenternes succeskriterier.

Hvem kan være interessenter

Opdragsgiver – kunden – leverandører – projektleder – slutbruger – ledelsen – styregruppen - controllere – referencegruppe – samarbejdspartnere – konsulenter – sælgere osv. osv.

Eksempel - Produktionschef

Gruppeopgave

I arbejder i en stor dansk virksomhed med 1.500 medarbejdere. Virksomheden har 50 års jubilæum om 6 mdr. og I er en del af en projektgruppe der skal arrangere jubilæumsfesten. Direktøren vil gerne have at festen afholdes i en nærliggende sportshal, der skal være spisning, et band, en stand up og en dj.

Lav en interessentanalyse af projektet. Digt gerne hvor I er i tvivl.