Análisis costo beneficio dela operación del sistema

José Roberto Benítez Camacho

Objetivo

• El análisis costo-beneficio, permitir definir la factibilidad delas alternativas planteadas o del proyecto a ser desarrollado.La técnica de Análisis de Costo - Beneficio, tiene comoobjetivo fundamental proporcionar una medida de los costosen que se incurren en la realización de un proyectoinformático, y a su vez comparar dichos costos previstos conlos beneficios esperados de la realización de dicho proyecto.

Utilidad

• Para valorar la necesidad y oportunidad de acometer larealización del proyecto.

• Para seleccionar la alternativa m s beneficiosa para larealización del proyecto.

• Para estimar adecuadamente los recursos económicosnecesarios en el plazo de realización del proyecto.

Descripción

• Si queremos realizar un Análisis de Costo - Beneficio fiable,debemos de seguir los siguientes pasos:

• Producir estimaciones de costos-beneficios.

• Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptación.

Producir estimaciones de costos - beneficios

• Lo primero que debemos de realizar es elaborar dos tipos delistas, la primera con lo requerido para implantar el sistema yla segunda con los beneficios que traer consigo el nuevosistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presenteque los costos son tangibles, es decir se pueden medir enalguna unidad económica, mientras que los beneficios puedenser tangibles y no tangibles, es decir pueden darse en formaobjetiva o subjetiva.

• La primera lista (requerimiento para implantar el sistema)deber estar integrada por requerimientos necesarios paraejecutar el proyecto, el valor que tiene cada uno y sus posiblesvariaciones de acuerdo a la inflación, de esta forma, laDirección obtendrá información detallada de como sedistribuyen sus recursos. Para elaborar la lista se necesitacontar con experiencia en la participación de proyectossimilares, así como datos históricos que le permitan estimaradecuadamente los requerimientos necesarios para ejecutarel proyecto.

• Para mayor explicación proporcionaremos ejemplos dealgunos gastos necesarios para ejecutar un proyecto eninformática:

• Costos de equipo, donde se detallar el tipo de equiporequerido para el proyecto.

• Costos de infraestructura, donde se determinar el ambienteadecuado para el equipo, as¡ como el mobiliario requeridopara cada uno de ellos.

• Costo de personal, se determinar el número de personalrequerido tanto técnico como administrativo, suscaracterísticas y el tipo de capacitación que se le deber deproporcionar a cada empleado.

• Costo de materiales, se determinar n todos los materialesnecesarios para el desarrollo del proyecto.

• Costo de consultoría, se determinar el tipo de garantía aproporcionar a la Dirección luego de desarrollado el sistema.

Ejemplos de beneficios

• El aumento de las cuentas debido al mayor servicio de losclientes.

• La mejora en la toma de decisiones debido a un mejor soporteinformático.

• La optimización de los procedimientos administrativos.

Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptación• Para determinar si un proyecto es conveniente o no realizarlo

es necesario realizar un estudio de viabilidad, donde sedeterminar si el proyecto es factible o no; para lo cual nosbasaremos en uno de los métodos siguientes:

• Retorno de la inversión. Este método consiste en calcular elcosto y beneficio anual, sabiendo el costo total al iniciar elproyecto

• Este método nos permitir saber en que año se recuperar á el costo total inicialmente estimado en el proyecto, donde el año de recuperación de la inversión es cuando la sumatoria de los beneficios netos es igual al costo total del inicio del proyecto

Valor actual

• Este método nos permitir tener en cuenta que un gastoinvertido durante un cierto tiempo produce un beneficio. Coneste método podremos determinar la cantidad de dinero quees viable invertir inicialmente para que se recupere lainversión en un período de tiempo determinado por laDirección. Se deber calcular en primer lugar, el beneficio netoque se obtendrá cada año. Dicho beneficio no es real, ya quese debe estimar el valor real de dicha cantidad en el año.

• Para determinar la viabilidad del proyecto, se deber estudiaren cuantos años se recuperar la inversión realizadainicialmente y si esta inversión es retornada en un período deaño fijado previamente por la Dirección.

Mantención y soporte

• Una vez que el producto se encuentra operando, los costosestán asociados fundamentalmente a modificaciones en elsoftware, producto de cambios en los procesos de negocios,correcciones de errores y re-adopción de usuarios. En el casode los cambios en los procesos de negocios, el nivel deflexibilidad de productos comerciales es menor. Si laparametrización que se hizo a la hora de adaptarlo a losrequerimientos de la organización fue muy profunda, puederesultar muy complejo adoptar nuevas versiones del producto.

• La corrección de errores dependerá del tipo de relacióncontractual con la que se cuente con el proveedor delproducto. En el caso de un desarrollo a la medida esteesfuerzo está directamente relacionado con los conocimientosque la organización que opera el SIAF tenga. Para un productocomercial, la corrección de errores dependerá del contrato demantención que se establezca con el proveedor del mismo.

Consideraciones generales

• Software libre: es necesario analizar si es más convenienteponer en marcha un sistema de software libre antes decomprar un sistema.

• Impacto por etapa: pensar en las consideraciones económicas,de esfuerzo y tiempo que estarán involucradas en el análisis.

Variables de análisis•cumplimiento de estándares contables comúnmenteaceptados, son plataformas que buscan ayudar a los Estados consu gestión, los cuales deben cumplir con las siguientes

• estándares de reportabilidad

• operación centralizada en modalidad web (web-based),

• acceso a gran cantidad de usuarios del sector público en todoslos niveles,

• agregación de la data permitiendo realizar análisis deinteligencia de negocios del tipo sobre los datos,

• acceso a los ciudadanos, transparencia presupuestaria

• En términos generales estos sistemas ofrecen un granpotencial para mejorar el quehacer del Estado, su eficiencia,transparencia y rendición de cuentas (accountability).

• La implementación de estos sistemas han generado toda clasede discusiones respecto de su real impacto, esto producto deque el esfuerzo que debe realizar un Estado en su proceso dediseño e implementación es muy significativo.

Consideraciones cualitativas

• Existen algunas consideraciones adicionales al momento deevaluar los costos, que son más de carácter cualitativo y quepueden influir en los costos finales del proyecto. Ellas estánfundamentalmente asociadas a la calidad del mercadooferente en el país. Nos referimos a su madurez,competencias técnicas y de gestión de proyectos de este tipoy envergadura. En el caso que en el país no se cuente conprofesionales conocedores de la tecnología, esto incorpora

riesgos importantes, los cuales en el largo plazo se traducen_ en mayores costos.

• Otro elemento adicional a la hora de evaluar costos es laexperiencia de la empresa adjudicada para el desarrollo deeste proyecto en términos de cantidad de proyectos de similarenvergadura que hayan desarrollado en el pasado.

Modelo de evaluación

• El modelo de evaluación comprende los siguientes aspectos:

Período de evaluación

Vida útil

Costos de mantenimiento

Precios sombra