PROCES PRODAJEU ovim uputama bit će objašnjen proces prodaje artikla određenom kupcu pod pretpostavkom da se artikl prodaje novom kupcu te u tom slučaju proces prodaje kreće od izrade ponude kupcu, za razliku od prodaje stalnim, poznatim kupcima gdje proces započinje dokumentom narudžba, odnosno prodajni nalog.

Najčešće funkcijske tipke u MS Dynamics NAV: F3 – novo (artikl, kontakt, upit, ponuda...) F5 – popis (artikala, dobavljača, kupaca, faktura...) F9 – statistika (artikla, nabavnog naloga, dobavljača...) F11 – knjiženje (zaprimanje, fakturiranje)

Prije samog procesa prodaje, bitno je provjeriti stanje zaliha artikla klikom na modul Prodaja i marketing Zalihe i određivanje cijena Artikli.

Artikli

Tipkom F5 (popis) potrebno je pronaći željeni artikl te kliknuti na Artikl Raspoloživost artikla po... Lokaciji.

Raspoloživost artikala po lokaciji

Otvara se prozor koji prikazuje stanje artikla na skladištu, odnosno na određenoj lokaciji.

Stanje zaliha artikla

Na ovom je primjeru vidljivo da je raspoloživost „Artikla 3“ na zalihama – 14 komada.

Određivanje popusta na fakturu za kupca

Ukoliko je potrebno, određenom kupcu može se odobriti popust na ukupan iznos fakture, ovisno o postavljenim uvjetima. Npr. želimo dati popust od 10% kupcu „XY“ ukoliko vrijednost prodaje iznosi više od 5.000,00 kuna.U tom slučaju potrebno je otići na karticu kupca: Prodaja i marketing Prodaja Kupci.

Kupci

Na popisu odaberemo željenog kupca te klikom na Prodaja Popust na fakture otvorimo prozor u kojem će se upisati željeni parametri.

Kartica kupca

U polju „Najmanji iznos“ upiše se minimalni iznos fakture na koji će kupac dobiti popust, a u polje „% popusta“ upisuje se postotak popusta koji će se odobriti na ukupunu vrijednost fakture.

Popust na fakture

1. PONUDA KUPCU

Budući da se prodaje artikl novom kupcu, kojemu nije poznata cijena, uvjeti plaćanja i način plaćanja, poduzeće šalje kupcu ponudu za robu.

Ponuda se kreira putem modula Prodaja i marketing Obrada naloga Ponuda.

Ponude

Izrada nove ponude

Nakon što se otvorio prozor za kreiranje nove ponude, potrebno je kliknuti na polje Br. te pritisnuti funkcijsku tipku F3 te Enter za dodjeljivanje nove šifre. U zaglavlju se nalaze podaci o kupcu, uvjetima plaćanja i načinu plaćanja.U stavkama dokumenta nalaze se podaci o artiklima koji se prodaju, odnosno nude, količinama, cijenama i rabatu.

Potrebno je ispuniti sljedeća polja:

Tab OpćeBr. kupca primatelja ponude Odabrati s popisa kupaca (F5)Datum naloga Datum izrade ponudeDatum dokumenta Datum ponudeŠifra uvjeta plaćanja Navesti uvjet plaćanjaŠifra načina plaćanja Odabrati virman

Šifra referenta prodaje Unijeti referenta koji je obradila postupak prodaje robe

Šifra prodavača Osoba koja je izdala ponuduTab Otprema

Šifra lokacije 01 – Centralno skladišteTab Fakturiranje

Mt Šifra Šifra mjesta troška - 1001Nt Šifra Šifra nositelja troška – odabrati neku od osoba

Nakon popunjenog zaglavlja dokumenta potrebno je ispuniti stavke, odnosno dodati artikle koje želimo ponuditi:

Vrsta – obavezno polje – odabrati ARTIKL Br. – odabrati artikl Količina – unijeti količinu za prodaju Šifra lokacije – ukoliko je prethodno unesena u tabu Otprema, ista će se prikazati i u ovom

polju Jedinična cijena bez PDV-a – povlači se iz prethodno kreiranog prodajnog cjenika.

% popusta na redak – odobreni rabat na artikl. Povlači se iz tablice Popusti na redak ovisno o postavljenom uvjetu

Uvid u raspoloživost artikla, prodajni cjenik te popuste na redak moguć je i iz izbornika s desne strane:

Podaci o artiklu

Nakon unosa svih potrebnih podataka, mijenja se Status dokumenta u „Izdano kupcu“.

Status dokumenta „Izdano kupcu“

Za vrijeme izrade Ponude u svakom trenutku moguće je vidjeti vrijednost dokumenta i na taj način izbjeći pogreške. Uvid u statistiku poziva se pritiskom na tipku F9:

Statistika ponude

Ovdje je vidljiva vrijednost ponude i to: Iznos bez PDV-a – vrijednost ponude bez popusta i PDV-a Iznos popusta na fakturu (ukoliko je za kupca postavljen popust na fakturu) % popusta na fakturu

25% PDV – vrijednost PDV-a na ponudi Ukupno s PDV-om – ukupna vrijednost ponude Izvorni RUC i % izvornog RUC-a – marža odnosno zarada prilikom prodaje iskazana

vrijednosno i postotno (računa se kao razlika između prodajne cijene i nabavne cijene)

Ponuda se nakon toga ispisuje i šalje kupcu. Ispis se poziva na gumb Ispiši/Pregled na dnu prozora. Dobiva se pregled ispisa:

Ispis ponude

Kupac, nakon što je dobio našu ponudu, istu: prihvaća ili odbija

Ukoliko je kupac prihvatio ponudu i poslao nam svoju narudžbenicu, upisujemo datum naloga (datum kada je ponuda prihvaćena/narudžbenica poslana) te mijenjamo status dokumenta u „Prihvaćeno“.

Status dokumenta „Prihvaćeno“

Samo se ponuda sa statusom „Prihvaćeno“ može pretvoriti u Prodajni nalog.

Nakon što je Ponuda prihvaćena, potrebno ju je i arhivirati klikom na gumb Funkcije Arhiviraj dokument. Arhivirana ponuda se sprema u modul Prodaja Povijest Arhivirane prodajne ponude.

Arhiviranje ponude

Budući da je kupac prihvatio našu ponudu, može se na temelju nje kreirati Prodajni nalog, tj. Narudžbenica klikom na gumb Napravi nalog.

Kreiranje prodajnog naloga na temelju ponude

Dobiva se poruka kao na slici:

Obavijest o kreiranju prodajnog naloga

2. NARUDŽBENICA (PRODAJNI NALOG)

Prodajni nalog je temeljni dokument procesa prodaje. Na temelju njega kreiramo potvrdu naloga, na temelju narudžbenice kupca, koju šaljemo kupcu te mu isporučujemo i fakturiramo robu.

Prodajni nalog je u prethodnom koraku kreiran na temelju ponude te ga je sada moguće pronaći u izborniku pod Nalozi po statusima Nalozi (Pripremi za otpremu) budući još uvijek nije izrađena otpremnica.

Nalozi za otpremiti

Pozivanjem Popisa pomoću funkcijske tipke F5 odabiremo željeni nalog:

Odabir Prodajnog naloga sa popisa (F5)

Kako je dokument Prodajni nalog nastao iz dokumenta Ponuda tada su zaglavlje i stavke već popunjeni podacima čiji smo unos napravili prethodno u dokumentu Prodaja. Potrebno je izmijeniti Datum knjiženja, datum dokumenta i datum PDV-a, odnosno unijeti ih sa narudžbenice kupca.

Status dokumenta je „Pripremi za otpremu“ što znači da najprije treba ispisati potvrdu naloga i poslati ju kupcu, a potom otpremiti (otpremnica) i fakturirati (izlazna faktura) robu.

Referent prodaje šalje potvrdu naloga o naručenoj robi kupcu te ju printa klikom na gumb Ispiši Potvrda naloga.

Ispis potvrde naloga

Odabirom „Pregled“ dobiva se sljedeći ispis:

Narudžbenica

Referent prodaje mora obavijestiti i skladišnu službu da je kupac naručio robu te da se očekuje isporuka. U tu svrhu referent prodaje će ispisati dokument „Nalog za otpremanje robe“ na pisač skladišne službe.

Ispis naloga za otpremanje robe

Odabirom „Pregled“ dobiva se sljedeći ispis:

Nalog za otpremanje robe

3. OTPREMANJE ROBE

Nakon što smo kupcu prodali robu, za otpremanje robe zadužena je skladišna služba. Skladištar kao osoba zadužena za otpremanje priprema robu za isporuku – vizualno pregledava robu te priprema naručenu količinu. Po završetku tog postupka slijedi unos i obrada otpremanje robe kroz postupke poslovnog sustava.

Nalog za prodaju sa statusom Pripremi za otpremu

U dokumentu Nalog za prodaju sa statusom „Pripremi za otpremu“ skladištar će u stupac „količina za otpremanje“ upisati podatak o količini koja se zaprima. Poslovni sustav će automatski ponuditi cjelokupnu naručenu količinu kao količinu za zaprimanje.

Unos količine za otpremanje

Pod Datum knjiženja, datum dokumenta i datum PDV-a potrebno je upisati datum kada je roba isporučena.

Datum knjiženja

Na kraju se treba kliknuti na gumb Knjiženje Proknjiži Otpremi!

Otpremanje robe

Klikom na „Otpremi“ se: kreira otpremnica razdužuje skladište količinom „za otpremiti“ ažurira Prodajni nalog statusom „Otpremljeno“

Do proknjižene otpremnice dolazi se putem izbornika Prodaja i marketing Povijest Proknjižene otpremnice.

Proknjižene otpremnice

Tipkom F5 – popis pronalazimo željenu primku:

Proknjižene otpremnice

...te ju ispisujemo klikom na gumb Ispiši/Ispiši/Pregled.

Dobiva se sljedeći pregled:

Otpremnica

4. FAKTURIRANJE ROBE

U prethodnom koraku naručeni artikli od kupca su otpremljeni, sada ih je potrebno fakturirati. Budući da je prilikom otpremanja robe, Prodajni nalog dobio status dokumenta „Otpremljeno“, možemo ga

pronaći u izborniku Prodaja i marketing Obrada naloga Nalozi po statusima Nalozi (Otpremljeno).

Otpremljeni nalozi

Sa F5 dolazimo do popisa prodajnog naloga, odabiremo nalog koji trebamo fakturirati.

Izlaznu fakturu je sada potrebno proknjižiti klikom na gumb Knjiženje Proknjiži Fakturiraj.

Fakturiranje izlaznog računa

Svi proknjiženi računi dostupni su pozivom iz izbornika Prodaja i marketing Povijest Proknjižene fakture.

Proknjižene izlazne fakture

Tipkom F5 – popis pronalazimo proknjiženi izlazni račun.

Proknjižene izlazne fakture

Račun se ispisuje klikom na gumb Ispiši Pregled:

Izlazna faktura

Ovime je proces prodaje završen. Izlazni račun za kupca je proknjižen, roba je otpremnicom otpremljena sa skladišta, a samim time je smanjena i količina tog artikla na zalihama.

Ukoliko se žele pogledati stavke knjiženja izlaznog računa u glavnoj knjizi, potrebno je u prozoru „Proknjižene izlazne fakture“ odabrati: Otiđi do Stavka GK te kliknuti na „Prikaži“.

Pregled stavki glavne knjige

Na ekranu se pojavljuje prozor sa prikazanim kontima glavne knjige i iznosima na kojima je proknjižena izlazna faktura kupcu.

Stavke glavne knjige