Na putu digitalne transformacije Igor Javor

Poslovne potrebe rastu

Digitalni paket

Digitalizacija

Arhiviranje

EDI

eRačun

WorkFlow

Digit(al)izacija = konverzija papirnate dokumentacije u njezin digitalni oblik

= prvi korak na putu digitalne transformacije

= brža dostupnost i pretraživost dokumenata

= ubrzani i poboljšani poslovni procesi

= pojednostavljen svakodnevni rad sa dokumentima. p j

Preuzimanje •Preuzimanje

dokumentacije na lokaciji klijenta

Digitalizacija •Priprema,

skeniranje i indeksiranje

Pohrana •Dugotrajna

pohrana u arhivski sustav

Mikrofilm •Pohrana na

mikrofilm i/ili DTD disk

Uništavanje • Po odobrenju

Državnog arhiva moguće je uništiti papirnatu dokumentaciju

Čuvanje papira •Čuvanje fizičke

arhive na zahtjev klijenta

„Spool” obrada originalnih ispisa (spool, PDF)

generiranje PDF/A formata i XML datoteke (meta podaci)

import podataka u repozitorij eArhive

Pregled i dohvat sadržaja ERP sustav - Računalno

generirani ispisi Centralni repozitorij sadržaja

ASR obrada

Dnevno • dokumentacija generirana na dnevnoj razini • izlazne fakture, narudžbenice, primke, otpremnice

Periodično

• mjesečno generirane liste • porezne knjige, bruto bilanca, prijava i obračun poreza

Godišnje

• dokumentacija generirana na kraju poslovne godine • konto kartice, kartice kupaca, otvorene stavke

kupaca, kartice dobavljača, otvorene stavke dobavljača

eArhiva – DELL EMC Centera Arhiviranje dokumenata u sustavu eArhiva obuhvaća pohranu poslovnih dokumenata i čuvanje dokumenata na jedinstvenom mjestu prema zakonskim propisima i rokovima čuvanja.

Arhivski sustav na 2 različite lokacije Osigurava autentičnost dugotrajne arhivske građe Sigurna pohrana dokumenata Trenutni pristup dokumentima Kontrola i nadzor distribucije

EDI (Electronic Data Interchange)

• Najčešći dokument koji se razmjenjuje, ispod 5% u RH

eRačun

• Narudžba, potvrda narudžbe, otpremnica, primka, povratnica, stanje zaliha, cjenik, ...

Dokumenti u lancu opskrbe

• Poklon kartice, bonovi, tramvajske karte, parking karte, bankovni izvodi

eDobra i transakcije

EDI – dokumenti u lancu opskrbe

EDI XML

EDI - okruženje

Posrednik SW koncentrator SW koncentrator

Posrednik Posrednik Posrednik Posrednik....

Arhiva

Korisnički portal - mEDI

eRačun – izlazni računi

•klasični papirnati račun koji se šalje kupcima

Opcija 1 - Papirnati račun

•papirnati račun koji se šalje kupcima, uz njega se kreira i XML za slanje kupcima. • XML se šalje kupcima preko EDI posrednika

Opcija 2 - Papirnati račun + EDI XML

•kupcima se šalje bespaprinati račun koji se potpisuje aplikativnim certifikatom i ovjerava vremenskim žigom

•kompanija prethodno sa svakim kupcem dogovara početak razmjene eRačuna

Opcija 3 - Bespapirnati račun – elektronički potpis + vremenski žig

•kupcima se šalje bespapirnati račun pomoću tzv. EDI metode •EDI metoda zahtijeva prethodno potpisan EDI sporazum između Kompanije i Kupca •kod ovog načina razmjene eRačuna nije potrebno potpisivati eRačun

Opcija 4 - Bespapirnati račun – EDI metoda

eRačun – ulazni računi

Papirnati računi Postupak obrade ulaznih računa se ne mijenja

Elektronički računi - jednostavna obrada Download PDF-a s korisničkog portala i ispis

Ručno odlaganje u ERP

Odobravanje računa pomoću „mapa” (bez WF softvera)

Nakon odobravanja se potpisane fakture odlažu u poseban registrator

Likvidirani račun se scanira i arhivira uz izvornik

Urudžbeni broj ima drugačiju numeraciju od papirnatih

Elektronički računi – naprednija obrada Djelomična automatizacija XML se automatski odlaže u ERP sustav

Račun se ispisuje i odobrava pomoću „mapa”

Nakon odobravanja se potpisane fakture odlažu u poseban registrator

Likvidirani račun se scanira i arhivira uz izvornik

Urudžbeni broj ima drugačiju numeraciju od papirnatih

Elektronički računi – napredna obrada Potpuna automatizacija Automatsko prosljeđivanje u sustav odobravanja (WF) i / ili ERP

Likvidatura se provodi u WF softveru

Nije potrebno arhiviranje jer je dokument već arhiviran

Trag o odobravanju potrebno je čuvati koliko i račun

eRačun – ugovori

Pošiljatelj Primatelj

Posrednik Posrednik

Ugovor klijenta i posrednika (o razmjeni i/ili

arhivi)

Ugovor klijenta i posrednika (o razmjeni i/ili

arhivi)

Ugovor za interoperabilnost između posrednika

Ugovor ili suglasnost poslovnih partnera o elektroničkoj razmjeni računa

eA eA

Workflow i digitalna kolaboracija rad s različitim tipovima dokumenata (računi, ponude, ugovori, kompenzacije) rad s dokumentima između korisnika u različitim tvrtkama odobravanje dokumenata na više razina u striktnom i slobodnom workflowu likvidatura i knjiženje ulaznih računa mogućnost korištenja Naprednog elektroničkog potpisa uvoz dokumenata iz različitih sustava za digitalizaciju i indeksiranje automatsko arhiviranje u eArhivu ili mogućnost izvoza u druge arhivske sustave API za razmjenu dokumenata i podataka s drugim sustavima (ERP, BI alati)

Tehnologija

Moderne aplikacije

• prilagođene prikazu na svim uređajima (smartphone, tablet, laptop, desktop) • pregledavanje i preuzimanje dokumenata bez potrebe instaliranja preglednika na

strani klijenta

Funkcionalnosti

• jedinstvena kontrola pristupa svih aplikacija • statistika i izvještavanje • API za integraciju s drugim sustavima • podrška za različite arhivske sustave

Općenito

• Cloud ili On premise implementacija • vlastiti proizvodi

Podrška

Podrška je jedinstvena za sve korisnike portala

mEDI, mArhiva i mProces

24 x 7 - servicedesk@mstart.hr b2b.support@mstart.hr

Zašto mStart

Digitalno poslovanje

Hvala na pažnji