Na putu digitalne transformacije Igor Javor
Poslovne potrebe rastu
Digitalni paket
Digitalizacija
Arhiviranje
EDI
eRačun
WorkFlow
Digit(al)izacija = konverzija papirnate dokumentacije u njezin digitalni oblik
= prvi korak na putu digitalne transformacije
= brža dostupnost i pretraživost dokumenata
= ubrzani i poboljšani poslovni procesi
= pojednostavljen svakodnevni rad sa dokumentima. p j
Preuzimanje •Preuzimanje
dokumentacije na lokaciji klijenta
Digitalizacija •Priprema,
skeniranje i indeksiranje
Pohrana •Dugotrajna
pohrana u arhivski sustav
Mikrofilm •Pohrana na
mikrofilm i/ili DTD disk
Uništavanje • Po odobrenju
Državnog arhiva moguće je uništiti papirnatu dokumentaciju
Čuvanje papira •Čuvanje fizičke
arhive na zahtjev klijenta
„Spool” obrada originalnih ispisa (spool, PDF)
generiranje PDF/A formata i XML datoteke (meta podaci)
import podataka u repozitorij eArhive
Pregled i dohvat sadržaja ERP sustav - Računalno
generirani ispisi Centralni repozitorij sadržaja
ASR obrada
Dnevno • dokumentacija generirana na dnevnoj razini • izlazne fakture, narudžbenice, primke, otpremnice
Periodično
• mjesečno generirane liste • porezne knjige, bruto bilanca, prijava i obračun poreza
Godišnje
• dokumentacija generirana na kraju poslovne godine • konto kartice, kartice kupaca, otvorene stavke
kupaca, kartice dobavljača, otvorene stavke dobavljača
eArhiva – DELL EMC Centera Arhiviranje dokumenata u sustavu eArhiva obuhvaća pohranu poslovnih dokumenata i čuvanje dokumenata na jedinstvenom mjestu prema zakonskim propisima i rokovima čuvanja.
Arhivski sustav na 2 različite lokacije Osigurava autentičnost dugotrajne arhivske građe Sigurna pohrana dokumenata Trenutni pristup dokumentima Kontrola i nadzor distribucije
EDI (Electronic Data Interchange)
• Najčešći dokument koji se razmjenjuje, ispod 5% u RH
eRačun
• Narudžba, potvrda narudžbe, otpremnica, primka, povratnica, stanje zaliha, cjenik, ...
Dokumenti u lancu opskrbe
• Poklon kartice, bonovi, tramvajske karte, parking karte, bankovni izvodi
eDobra i transakcije
EDI – dokumenti u lancu opskrbe
EDI XML
EDI - okruženje
Posrednik SW koncentrator SW koncentrator
Posrednik Posrednik Posrednik Posrednik....
Arhiva
Korisnički portal - mEDI
eRačun – izlazni računi
•klasični papirnati račun koji se šalje kupcima
Opcija 1 - Papirnati račun
•papirnati račun koji se šalje kupcima, uz njega se kreira i XML za slanje kupcima. • XML se šalje kupcima preko EDI posrednika
Opcija 2 - Papirnati račun + EDI XML
•kupcima se šalje bespaprinati račun koji se potpisuje aplikativnim certifikatom i ovjerava vremenskim žigom
•kompanija prethodno sa svakim kupcem dogovara početak razmjene eRačuna
Opcija 3 - Bespapirnati račun – elektronički potpis + vremenski žig
•kupcima se šalje bespapirnati račun pomoću tzv. EDI metode •EDI metoda zahtijeva prethodno potpisan EDI sporazum između Kompanije i Kupca •kod ovog načina razmjene eRačuna nije potrebno potpisivati eRačun
Opcija 4 - Bespapirnati račun – EDI metoda
eRačun – ulazni računi
Papirnati računi Postupak obrade ulaznih računa se ne mijenja
Elektronički računi - jednostavna obrada Download PDF-a s korisničkog portala i ispis
Ručno odlaganje u ERP
Odobravanje računa pomoću „mapa” (bez WF softvera)
Nakon odobravanja se potpisane fakture odlažu u poseban registrator
Likvidirani račun se scanira i arhivira uz izvornik
Urudžbeni broj ima drugačiju numeraciju od papirnatih
Elektronički računi – naprednija obrada Djelomična automatizacija XML se automatski odlaže u ERP sustav
Račun se ispisuje i odobrava pomoću „mapa”
Nakon odobravanja se potpisane fakture odlažu u poseban registrator
Likvidirani račun se scanira i arhivira uz izvornik
Urudžbeni broj ima drugačiju numeraciju od papirnatih
Elektronički računi – napredna obrada Potpuna automatizacija Automatsko prosljeđivanje u sustav odobravanja (WF) i / ili ERP
Likvidatura se provodi u WF softveru
Nije potrebno arhiviranje jer je dokument već arhiviran
Trag o odobravanju potrebno je čuvati koliko i račun
eRačun – ugovori
Pošiljatelj Primatelj
Posrednik Posrednik
Ugovor klijenta i posrednika (o razmjeni i/ili
arhivi)
Ugovor klijenta i posrednika (o razmjeni i/ili
arhivi)
Ugovor za interoperabilnost između posrednika
Ugovor ili suglasnost poslovnih partnera o elektroničkoj razmjeni računa
eA eA
Workflow i digitalna kolaboracija rad s različitim tipovima dokumenata (računi, ponude, ugovori, kompenzacije) rad s dokumentima između korisnika u različitim tvrtkama odobravanje dokumenata na više razina u striktnom i slobodnom workflowu likvidatura i knjiženje ulaznih računa mogućnost korištenja Naprednog elektroničkog potpisa uvoz dokumenata iz različitih sustava za digitalizaciju i indeksiranje automatsko arhiviranje u eArhivu ili mogućnost izvoza u druge arhivske sustave API za razmjenu dokumenata i podataka s drugim sustavima (ERP, BI alati)
Tehnologija
Moderne aplikacije
• prilagođene prikazu na svim uređajima (smartphone, tablet, laptop, desktop) • pregledavanje i preuzimanje dokumenata bez potrebe instaliranja preglednika na
strani klijenta
Funkcionalnosti
• jedinstvena kontrola pristupa svih aplikacija • statistika i izvještavanje • API za integraciju s drugim sustavima • podrška za različite arhivske sustave
Općenito
• Cloud ili On premise implementacija • vlastiti proizvodi
Podrška
Podrška je jedinstvena za sve korisnike portala
mEDI, mArhiva i mProces
24 x 7 - [email protected] [email protected]
Zašto mStart
Digitalno poslovanje
Hvala na pažnji