Kontroling SKRIPTA 2. Kolokvij EFZG

  • View
    347

  • Download
    6

Embed Size (px)

DESCRIPTION

skripta 2. kolokvij

Text of Kontroling SKRIPTA 2. Kolokvij EFZG

KONTROLING 2

KONTROLING 2. KOLOKVIJSUSTAV KONTROLE Zaokruena cjelina meusobno povezanih aktivnosti kontrole Jami izvoenje planskih zadataka Nadzor je, nakon planiranja i izvrenja, trea faza poslovnog dogaanja, njime se usporeuju ostvarene vrijednosti sa zadanim ili drugim usporednim vrijednostima Za ostvarivanje zadatka nadzora koriste se instrumenti kontrole i revizije. Razlikovanje kontrole i revizije mogue je s obzirom na: vremensku dimenziju (kontrola se smatra stalnom aktivnou, usmjerenom na sadanjost, a revizija povremenom aktivnou, usmjerenom na prolost) pripadnost organizaciji osobe koja nadzire (osoba koja kontrolira lan je organizacije, a reviziju najee provodi osoba koja je izvan organizacije) ovisnost o procesu i podruju odgovornosti (revizijom se smatra nadzor koji provodi osoba koja ni izravno ni neizravno ne ovisi niti o procesu niti o podruju odgovovrnosti koje nadzire, a kontrolu provodi osoba koja jest ovisna o procesu ili podruju odgovornosti)

KONTROLA je sustavan, trajan proces obrade informacija radi spoznaje odstupanja izmeu dviju veliina. Jedna od dviju usporedivih veliina ima ulogu mjerila ili norme (to moe biti zadana, ostvarena ili prognozirana veliina). Druga usporedna veliina je veliina koje se ispituje. Kontrola je dio aktivnosti upravljanja, a odnosi se na proces izvoenja. SVRHA KONTROLE vidi se u osiguranju postizanja zadanih ciljeva i provoenju planova, to se postie utjecanjem na ponaanje ljudi te usmjeravanjem procesa. Dokumentacijska kontrola utvrivanje razlika izmeu 2 usporednih veliina i njihovu pohranjivanju. Sredinja svrha kontrole je dobivanje informacija za odluivanje. PROCES KONTROLE se moe promatrati kao proces otkrivanja problema koji treba kontrolirati (definiranje objekta kontrole), utvrivanje naina usporeivanja, usporeivanje, ocjena odstupanja te razvoj mjera prilagoavanja. Proces kontrole u uem smislu se ralanjuje na: Zadavanje potrebnih vrijednosti- zadavanjem potrebne vrijednosti tei se njezinom ostvarenju. Hoe li se ostvarenjem plana dosegnuti potrebna veliina, tj. koliki je stupanj ostvarenja cilja/plana, utvruje se usporedbom cilj/rezultat, odnosno kontrolom. Priopavanje ostvarenih vrijednosti- drugi korak, kod kojeg se mjeri rezultat izvrenja plana te utvruje je li i kako ostvaren planski cilj. Usporedba potrebnoga i ostvarenoga- tu se sueljavaju potrebne vrijednosti iz plana i ostvarene vrijednosti izvrenja, te se priopuju odstupanja. Tako se dolazi do informacije o stupnju ispunjenja plana. Analiza odstupanja- tu se pronalaze uzroci odstupanja. U kontrolnom izvjeu se pojanjavaju uzroci i i vrste odstupanja. Kontrolne informacije se sustavom povratne veze vraaju, odnosno dolaze do odgovornih suradnika te potiu odgovarajue mjere za prilagoavanje i korekciju dosadanjeg ponaanja.

CILJ KONTROLE uvijek je spoznaja. Ona moe biti orijentirana na JEST i na TREBA: u prvom sluaju se kontrolom osigurava izvrenje plana odnosno norme, a u drugom se sluaju radi o prilagoavanju ili novom oblikovanju zadanih vrijednosti. Kontrola orijentirana na JEST naziva se kontolom unazad (feed-back), a kontrola orijentirana na TREBA naziva se kontrolom unaprijed (feed-forward). Svrha ili funkcije kontrole moe se tumaiti aktivnostima: Promatranja- dolazi se do informacija Prosuivanja- utjee se na ponaanje suradnika Preventive- ele se unaprijed izbjei neeljena ponaanja suradnika.

Kriterij ralanjivanja objekata kontrole na: Kontrolu procesa- njome se ponajprije otkrivaju odstupanja od pravila. Problemi oblikovanja kontrole procesa odnose se vie na intenzitet i opseg kontrole, a manje na oblikovanje sadraja. Kontrola procesa ima primarnu vanost za sustav organiziranja, upravljanja zaposlenima te za sustav informiranja. Kontrolu rezultata- temeljni problemi kontrole rezultata odnose se na analizu uzroka odstupanja. Dominantno pitanje je zato ima odstupanja? Kontrole rezultata omoguuju nositelju aktivnosti odreen slobodan prostor u izvoenju i izboru koritenih sredstava, a razliku od kontrola procesa koje ograniavaju slobodu aktivnosti i primjenjuju se u sluajevima kada bi decentralizacija procesa odluivanja uzrokovala gubitak efikasnosti. Kontrola rezultata izuzetno je vana za sustav planiranja.

Kontrola s obzirom na nositelje: Vlastita- prednosti: nii trokovi kontrole, vea kvaliteta kontrole od tue (jer osoba koja izvodi odreenu aktivnost zna najvie o njoj), pridonosi procesu uenja. Nedotatak: ostaju nepoznate objektivne i subjektivne pogreke i nedostaci. Kontrole rezultata se ee provode kao vlastiti nadzor, a tue kontrole se organiziraju povremeno (godinji obraun). Tua- ima vii stupanj objektivnosti, neutralnosti, vie trokove i negativan utjecaj na ponaanje. Osnovni problem je utvrivanje stupnja specijalizacije zadataka. Kontrole procesa provode se ee kao tui nadzor (unutarnja ili vanjska revizija). Kontrola s obzirom na kriterij razlikovanja plana: Vremenski horizont (kratkorona, srednjorona i dugorona kontrola) Funkcionalno podruje (kontrola prometa, proizvodnje, skladitenja i sl.) Hijerarhija upravljanja (strategijska, operativna i taktika kontrola)

OPERATIVNA KONTROLA- odnosi se na usporeivanje dviju veliina u sklopu operativnog upravljanja, dakle koritenja potencijala. U sklopu operativne kontrole usporeuju se preteito kvantitativne veliine kao signali sadanjeg uspjeha ili neuspjeha. STRATEGIJSKA KONTROLA- odnosi se na usporedbu dviju veliina u sklopu stategijskog upravljanja, dakle izgradnju potencijala. U sklopu strategijske kontrole usporeuju se uglavnom kvalitativne veliine kao signali budueg uspjeha/neuspjeha.

KONTROLA KVALITETE odnosi se na kontrolu poslovnog procesa, nastavlja se na proces proizvodnje i utvruje odstupanja izmeu zadane i ostvarene kvalitete proizvoda i usluga. Rezultat shvaanja kvalitete i kontrole kvalitete jest Total Quality Management (TQM)- to naelo postaje dio sustava vrednota poduzea, utjee na sustav ciljeva poduzea i na sve ostale podsustave mendmenta, vodi poveanju odgovornosti za ciljeve i rezultate te potie motivaciju suradnika.

Za utvrivanje odstupanja od plana potrebna je usporedba izmeu jedne planske veliine i jedne usporedne veliine ili vie njih. Planska veliina je najee cilj (ono to treba), a usporedna veliina neki rezultat (ono to jest), tako da se kontrola temelji na usporedbi TREBA-JEST. Pri nekim e se usporedbama koristiti i prognostike veliine tako da se moe govoriti o sljedeim vrstama usporedbe ili kontrole:

USPOREDNA VELIINAPLANSKAVELIINA

TREBA

BIT E

JEST

TREBAUsporedbaTREBA-TREBA(kontrola ciljeva)UsporedbaTREBA-BIT Ekontrola napredovanja planaUsporedbaTREBA-JEST(kontrola rezultata)

BIT E_

UsporedbaBIT E-BIT E(kontrola prognoze)UsporedbaBIT E-JEST(kontrola premisa)

INSTRUMENTI KONTROLE- najee koriteni su: Analiza odstupanja- instrument kontrole rezultata pri emu se odreena veliina (planska, normirana, itd.) koristi kao usporedna veliina. Svrha analize odstupanja je ispunjena tek onda kada postoji usporedivost planiranih i ostvarenih veliina te kad je osigurana njihova kvantifikacija. Analiza odstupanja je centralni element povezivanja kontrole i sustava informiranja. Usmjerena je na spoznaju uzroka odstupanja i predlaganje mjera prilagoavanja. Ona se koristi kad su posrijedi odstupanja u vrijednosti prometa, prihoda, trokova, doprinosa pokriu fiksnih trokova i sl. Analiza uzorka- odnosi se na kontrolu procesa. Polazi od injenice da je cijeli zadatak kontrole suvie opsean da bi se tekue provjeravao svaki pojedini detalj te bi takva kontrola bila neefikasna. Stoga se izabiru aktivnosti koje e se kontrolirati. Postoje: analiza uzorka na temelju znanja i iskustva kontrolora i analiza uzorka na temelju statistikih spoznaja. Pri izboru uzorka na temelju znanja i iskustva kontrolora teite je na procesima kritinim s obzirom na pogreke, ope aktivnosti izvoenja, te takve aktivnosti pri kojima greke uzrokuju bitne posljedice.Analiza uzorka na temelju statistikih spoznaja koristi se pri repetitivnim aktivnostima koje se provode na jednak nain i pri kojima se moe ustanociti uspjeh ili neuspjeh. Prednost: objektivnost i kvaliteta iskaza. Nedostatak: pretpostavlja se visoka razina poznavanja cjeline koja se kontrolira. UNUTARNJA KOORDINACIJA- tei se meusobnom strukturalnom i procesnom usklaivanju pojedinih aktivnosti unutar sustava kontrole.Kod stvaranja strukturalnog reda pozornost je usmjerena pridruivanju zadataka kontrole nositeljima kontrole te oblikovanju instancija kontrole i uvoenju instrumenata kontrole.Procesno usklaivanje u sklopu sustava kontrole podrazumijeva pitanja termina kontrole, sekvencija kontrole, objekata kontrole i slijeda kontrole.

VANJSKA KOORDINACIJA- usklaivanje kontrole sa sustavom vrednota i sustavom planiranja.Kod koordinacije izmeu sustava vrednota i kontrole naglasak je na spoznaji i prilagoavanju sustava kontrole utjecaju vrednota i normi te njihovih promjena. U tom segmntu usklaivanja je vrlo vana strategijska kontrola.Sustav planiranja i sustav kontrole su usko uzajamno povezani. Tek uz dopunu kontrolom plan postaje uinkovit instrument poslovnog upravljanja. Pojedinano gledano, svrha kontrole moe se definirati u analogiji sa svrhom planiranja, a to je: Usmjerenje na cilj Rano upozorenje Koordinacija parcijalnih planova Priprema odluka Informiranje suradnika Motiviranje suradnika. Odnos planiranja i kontrole se prikazuje kao povratna veza. Odnos kontrole prema procesu realizacije naziva se povratnom kontrolom i predmetom je operativne kontrole, a odnos kontrole prema planiranju naziva se kontrolom unaprijed i predmetom je strategijske kontrole. Operativna kontrola slui primarno poboljanju procesa realizacije, a strategijska kontrola slui primarno poticanju i poboljavanju procesa planiranja (strategijskog i operativnog).

INTEGRACIJA- odnosi se na povezivanje i usklaivanje razliitih hijerarhijskih razina unutar sustava kontrole. To znai usklaivanje strategijske, ta