ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVOold.epf.uni-mb.si/ediplome/pdfs/lavrinsek-darija.pdf · Elektronsko poslovanje je takšno poslovanje, ki presega meje ene organizacije in temelji na izmenjavi

UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA,

MARIBOR

DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA

ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO

(ELECTRONIC ACCOUNTING) Kandidat(ka): Darija Lavrinšek Študent(ka) rednega študija Številka indeksa: 81646603 Program: univerzitetni (bolonjski) Študijska usmeritev: Računovodstvo, revizija in davščine Mentor: mag, Robert Horvat Študijsko leto: 2008/09

Maribor, september, 2009

UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

IZJAVA O ISTOVETNOSTI TISKANE IN ELEKTRONSKE VERZIJE DELA DIPLOMSKEGA SEMINARJA IN OBJAVI OSEBNIH PODATKOV

DIPLOMANTOV

Ime in priimek diplomanta-tke: DARIJA LAVRINŠEK Vpisna številka: 81646603 Študijski program: RAČUNOVODSTVO, REVIZIJA IN DAVŠČINE Naslov dela diplomskega seminarja: ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO Mentor: mag. ROBERT HORVAT Podpisani-a DARIJA LAVRINŠEK izjavljam, da sem v Oddelek za študentske in študijske zadeve EPF oddal delo diplomskega seminarja. Delo diplomskega seminarja sem izdelal-a sam-a ob pomoči mentorja. V skladu s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. l. RS, št. 16/2007) dovoljujem, da se zgoraj navedeno zaključno delo javno objavi. Tiskana verzija dela diplomskega seminarja je istovetna elektronski verziji, ki sem jo oddal v Oddelku za študentske in študijske zadeve EPF. Podpisani izjavljam, da dovoljujem objavo osebnih podatkov vezanih na zaključek študija (ime, priimek, leto in kraj rojstva, datum diplomiranja, naslov dela diplomskega seminarja) na spletnih straneh in v publikacijah UM.

Datum in kraj: Podpis diplomanta-tke:

_____________ ______________________

Elektronsko računovodstvo 1

KAZALO 1 UVOD 3

1.1 Opredelitev problema in opis področja 3 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve 3 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave 3 1.4 Predvidene metode raziskovanja 4

2 ELEKTRONSKO POSLOVANJE 5

2.1 Opredelitev elektronskega poslovanja 5

2.1.1 Temeljne definicije elektronskega poslovanja 5 2.1.2 Model elektronskega poslovanja 7 2.1.3 Oblike elektronskega poslovanja 7

2.2 Varnost pri elektronskem poslovanju 8 2.2.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu 9

2.3 Sklepne ugotovitve o pojmu elektronsko poslovanje in varnosti pri elektronskem poslovanju 12

3 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO 13

3.1 Pojem računovodstva 13 3.2 Informacijski sistem 14

3.2.1 Opredelitev poslovnega in informacijskega sistema 14 3.2.2 Opredelitev računovodskega informacijskega sistema 15 3.2.3 Pojem elektronsko računovodstvo 17

3.3 Načini delovanja elektronskega računovodstva 19 3.3.1 Nepovezano (Off-line) delovanje 19 3.3.2 Povezano (On-line) delovanje 20

3.4 Prednosti in slabosti elektronskega računovodstva 21 3.5 Sklepne ugotovitve o elektronskem računovodstvu 22

4 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO S POMOČJO RAČUNALNIŠKE REŠITVE PANTHEON DATALAB – PRIMER RAČUNOVODSKEGA SERVISA APO-VIZIJA 23

4.1 Pantheon Datalab 24 4.2 Predstavitev računovodskega servisa Apo vizija d.o.o. 25

4.2.1 Potek računovodstva v računovodskem servisu Apo vizija d.o.o. 25 4.2.2 Brez lastnega informacijskega sistema 25 4.2.3 Z lastnim informacijskim sistemom 25 4.2.4 Brezpapirno računovodstvo 26 4.2.5 Računovodski servis na sedežu strankinega podjetja 26

4.3 Elektronsko računovodstvo v računovodskem servisu Apo vizija d.o.o. 27 4.3.1 Brezpapirno (eko) računovodstvo 29 4.3.2 Sklepne ugotovitve glede elektronskega računovodstva s pomočjo računalniške rešitve Pantheon Datlab, na primeru računovodskega servisa Apo vizija d.o.o. 30

5 SKLEP 31


6 POVZETEK 32 7 ZAHVALA 34 8 SEZNAM LITERATURE IN VIROV 36 9 PRILOGA 39


1 UVOD

1.1 Opredelitev problema in opis področja Moj diplomski seminar obravnava področje elektronskega računovodstva. Razvoj tehnologij je pripomogel k temu, da se v današnjem času pri nas in v svetu čedalje bolj uveljavlja poslovanje na daljavo. Ravno razvoj interneta je najbolj pripomogel k temu, saj obstajajo računalniške rešitve, ki potekajo preko njega. S tem je olajšano poslovanje med strankami in računovodji, saj lahko le-ti sedaj poslujejo kar iz svojih pisarn. Pri nas so nekatera podjetja že sprejela elektronsko računovodstvo, nekatera pa ga še uvajajo. Elektronsko računovodstvo se bo v prihodnosti še bolj utrjevalo, saj bo premagalo geografske in časovne omejitve poslovanja ter bo lahko s tem zagotavljajo dolgotrajno uspešnost in konkurenčnost.

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega seminarja je podrobneje spoznati elektronsko računovodstvo, saj se le-to v zadnjem času vse bolj širi. V današnjem času si več ne moremo predstavljati življenja brez sodobne tehnologije, ki se neverjetno hitro razvija. Posledično nas ravno ta razvoj sili, da se poslužujemo uporabe elektronskega računovodstva. V diplomskem seminarju so temeljni cilji proučiti pojem elektronsko računovodstvo, njegovo mesto v elektronskem poslovanju ter možnosti uporabe računovodskih rešitev. Prav tako pa je med najpomembnejšimi cilji raziskati kaj se pod elektronskim računovodstvom razume in ponuja v Slovenskem prostoru. Najpomembnejša osnovna trditev je, da je elektronsko računovodstvo vse bolj pomembno, tako za stranke kot tudi za računovodje.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Ob pisanju diplomskega seminarja bomo izhajali iz predpostavke, da je uporaba sodobnih tržnih poti v Sloveniji zelo visoka in je storitev kakovostno opravljena. Kar pritegne vedno več uporabnikov. Vendar lahko prav visoka uporaba takšnih storitev pripelje do zlorabe sistema oziroma tehnologije.

V diplomskem seminarju se bomo omejili na proučevanje elektronskega računovodstva v računovodskih servisih, in sicer na računovodske servise v Sloveniji. Proučevanje elektronskega računovodstva bomo omejili na uporabo v računovodskih servisih in samo na Pantheonu.


1.4 Predvidene metode raziskovanja Za izdelavo diplomskega seminarja bomo uporabili raziskovalne metode, in sicer:

• Mikroekonomsko raziskavo, ker se bomo osredotočili na elektronsko računovodstvo v Sloveniji.

• Dinamično raziskavo, ker bo raziskava proučevala proces nastajanja, uvajanja in razvoj elektronskega računovodstva v Sloveniji.

Pristop, ki ga bomo uporabili pri pisanju diplomskega seminarja bo deskriptiven, ki daje prednost opisu. S pomočjo metode kompilacije bomo nadgrajevali razlage in poskušali najti povezave, ki nam bodo vodilo pri delu. Z omenjeno metodo bomo prevzeli opazovanja, stališča, spoznanja, sklepe in rezultate drugih avtorjev. Podatki, ki jih bomo potrebovali pri raziskavi, bomo zbrali iz domače in tuje literature, strokovnih člankov in s pomočjo interneta.


2 ELEKTRONSKO POSLOVANJE V zadnjih nekaj letih, po vsem svetu, uspešno poslovanje podjetij več ni možno brez ustreznega informacijskega sistema. Elektronsko poslovanje je povsem nadomestilo tradicionalen način poslovanja. Podjetja se predvsem odločajo za takšen način poslovanja, ker želijo izboljšati učinkovitost poslovanja, ki je boljši tako za stranke kot za podjetje samo. Podjetja s prehodom na elektronsko poslovanje skrajšajo čas določenih del, posledično temu zmanjšajo stroške podjetju, ker imajo dostopnejše in natančnejše informacije o stanju podjetja že v računalniku in s pomočjo interneta zmanjšajo tudi porabo pisarniškega materiala, poštnih storitev in podobno. Hkrati tudi ni več potrebna njihova fizična prisotnost, če se podjetje odloči npr. za nakup ali najem poslovnih prostorov.

2.1 Opredelitev elektronskega poslovanja Izraz elektronsko poslovanje pogosto slišimo tako na poslovnih sestankih, kot na televiziji, v časopisu in nenazadnje tudi v politiki. Po prelomu tisočletja postaja eden najpogosteje omenjenih poslovnih izrazov (Klojčnik in drugi 2003, 68). Elektronsko poslovanje opredelimo kot uporabo internetnih tehnologij, ki povezujejo kupce, dobavitelje, poslovne partnerje in zaposlene preko spletnih stvari v podjetju, elektronske izmenjave podatkov, interneta, vrednostnih verig in ekstranetov. Elektronsko poslovanje pa se ne nanaša le na poslovanje podjetij, ampak tudi na poslovanje drugih organizacij in posameznikov, ki prav tako svoje dejavnosti opravljajo s pomočjo računalniških aplikacij in omrežij (Drobnič 2004).

2.1.1 Temeljne definicije elektronskega poslovanja Pojem elektronsko poslovanje ima veliko različnih opredelitev. Kljub temu pa si večina ljudi elektronsko poslovanje razlaga napačno oziroma preveč ozko. Največkrat ljudje mislijo, da je elektronsko poslovanje samo elektronska prodaja, vendar je pojem v resnici mnogo širši. Širša opredelitev elektronskega poslovanja pomeni, da obsega vse oblike elektronskih interakcij in vse poslovne aktivnosti, ki se odvijajo elektronsko, vključno s tehnologijo. Poglejmo si še nekaj različnih definicij elektronskega poslovanja iz različnih virov: V angleščini uporabljajo dve opredelitvi pojma elektronsko računovodstvo (Klojčnik in drugi 2003, 68):

• e- commerce, ki se je pojavil prvi in • e-business, ki se v zadnjem času vse bolj uveljavlja.

Greenstein in Feinman (2000,2) opredelita e-commerce kot: »Uporabo elektronskih prenosnih medijev (telekomunikacij) za menjavo izdelkov in storitev, ki terjajo fizični in digitalni transport z ene lokacije na drugo, vključujoč kupovanje in prodajo.«E-commerce ločita na dva dela. Pri enem gre za računalniško izmenjavo podatkov, vezano na nabavo in prodajo blaga oziroma storitev in ne obsega v celoti prave narave izmenjanih informacij s pomočjo telekomunikacijskih naprav.


E-business pa vključuje tudi izmenjevanje podatkov, ki niso neposredno vezani na določen nakup in prodajo blaga oziroma storitev, vendar kljub temu zagotavljajo distribucijo informacij in podporo strankam, npr. novice v elektronskih časopisih. Te aktivnosti imenujemo poslovne aktivnosti in zato je izraz e-business veliko širši od pojma e-commerce in bolj ustreza slovenskemu izrazu elektronsko poslovanje (Klojčnik in drugi 2003, 68). Elektronsko poslovanje je izmenjava poslovnih informacij preko omrežij s pomočjo računalniške izmenjave podatkov (RIP) in vseh podobnih sodobnih tehnologij (Klojčnik in drugi 2003, 68). Zadnja dva desetletja so se podjetja ukvarjala predvsem z informatizacijo svojega poslovanja. Povezava med poslovnimi procesi različnih partnerskih podjetij je večinoma ostala tradicionalna, saj še vedno temelji na papirnih dokumentih, ki jih pošiljatelj v s svojim informacijskim sitemu natisne, prejemnik pa podatke iz dokumenta ročno prenese v svoj informacijski sistem (Lesjak 2009). Elektronsko poslovanje je takšno poslovanje, ki presega meje ene organizacije in temelji na izmenjavi podatkov med dvema ali večjim številom računalnikov. Temelji na elektronskem procesiranju in prenašanju podatkov, vključno z besedilom, glasom in sliko. Prav tako elektronsko poslovanje pomeni sklepati posle elektronsko (E-uspeh 2009). Podjetja so s pomočjo računalnikov in informatizacije procesov posodobila del ali celotno poslovanje. Takšnemu poslovanju pravimo elektronsko poslovanje. Kot primer takšnega poslovanja lahko navedemo komunikacijo z dobavitelji in odjemalci, skladiščenje, distribucijo, trženje, prodajo in podobno. Elektronska trgovina je le del elektronskega poslovanja podjetja (E-uspeh 2009). (Lesjak 2009): V praksi elektronsko poslovanje pomeni predvsem odpiranje elektronskih tržnih poti do končnih uporabnikov ali manjših podjetij (takšen primer je elektronsko bančništvo) ali neposredno povezavo z informacijskim sistemom poslovnega partnerja (takšen primer je elektronska preskrbovalna veriga trgovskega podjetja). Elektronsko poslovanje doseže največji poslovni učinek, ko podjetje uspe elektronsko povezati večino svojih partnerjev, saj lahko le na ta način ukine ali vsaj minimizira količino tradicionalnih papirnih dokumentov. Povezovanje z Internetom, ki je povezovanje z uporabo odprtega, javnega, globalnega omrežja je zaradi tega nujna. Prav zaradi odprtosti komunikacijskega medija pa je potrebno posebno pozornost nameniti zagotavljanju ustreznega nivoja varnosti (Lesjak 2009).


2.1.2 Model elektronskega poslovanja Slika 1: Model elektronskega poslovanja

Vir: Turban 1999, 213

Infrastruktura predstavlja temelj elektronskega poslovanja, saj se brez nje elektronsko poslovanje ne bi moglo izvajati, kot se železniški promet ne bi mogel odvijati brez ustreznih železniških tirov, vagonov in lokomotiv ter seveda določenih predpisov in standardov. Podjetje, ki izvaja elektronsko poslovanje, mora priskrbeti ustrezno infrastrukturo ter uvesti potrebne in zahtevne standarde elektronskega poslovanja. Gospodarski subjekti se pri elektronskem poslovanju srečujejo preko omrežja Internet, ki je navidezen (virtualni) svet, kjer so njihovi medsebojni odnosi v marsičem drugačni od odnosov v stvarnem svetu (Turban 1999, 213).

2.1.3 Oblike elektronskega poslovanja Poznamo več različnih oblik elektronskega poslovanja (E-uspeh 2009):

• elektronsko poslovanje med podjetji in posamezniki (elektronska trgovina, elektronsko bančništvo),

• elektronsko poslovanje med podjetji (trgovanje), • elektronsko poslovanje med posameznikom in državnimi ustanovami (sodelovanje na

razpisih, napoved dohodnine in podobno). V različna področja elektronskega poslovanja se vključujejo različni udeleženci:

• posamezniki, potrošniki ali državljani – C (angl. Consumer, citizen), • podjetja, ustanove – B (angl. Business), • država oziroma državna uprava – A (angl. Administration).


Povezave med različnimi udeleženci elektronskega poslovanja (Klojčnik in drugi 2003, 77):

• B2B pomeni elektronsko poslovanje podjetje – podjetje (angl. Business to Business) in

• B2C elektronsko poslovanje med potrošniki in podjetji (angl. Business to Consumer). Slika 2: Oblike elektronskega poslovanja

Vir: Klojčnik in drugi 2003, 77

2.2 Varnost pri elektronskem poslovanju Pri vsakem poslovanju, ne glede ali poteka v klasični ali elektronski obliki, mora biti prisotna varnost. V fizičnem svetu poznamo fizične in pravne oblike varnosti. Vendar v svetu elektronskega poslovanja prežijo na uporabnike drugačne nevarnosti kot pri klasičnem poslovanju, zato je potrebno uvesti drugačne varnostne ukrepe. Za vzpostavitev varnega elektronskega poslovanja je pomembno, da udeleženi subjekti ureditvi elektronskega poslovanja zaupajo in se nanjo zanesejo. Zagotavljanje varnosti je takšen dejavnik, ki močno vpliva na širitev poslovanja. Raziskave kažejo, da varno vzpostavitev poslovanja ni namenjeno dovolj sredstev. Kadar govorimo o informacijski varnosti in zaščiti podatkov , pogosto uporabljamo oba izraza enopomensko. Vendar se izraza funkcionalno razlikujeta in nanašata na (Toplišek 1998, 103):

• tehnično varovanje podatkov in • pravno varovanje podatkov.


Z izjemnim napredkom informacijske tehnologije in spremenjenimi načini poslovanja se za Slovenijo in nasploh gospodarstvo ter vse poslovne subjekte; od največjega do najmanjšega odpirajo nove oblike tveganj in groženj, katere povzročajo sodobni kriminalci. V zadnjih desetih letih se je izjemno povečala rast števila računalnikov, katerih največja moč in pomen je predvsem v medsebojnih povezavah. Naša odvisnost od računalnikov in informacij v elektronski obliki je prevzela vse vidike našega življenja (elektronsko bančništvo, računovodstvo, zdravstvo, letalske prevoze, izobraževanje in podobno) (Berčič in drugi 2003, 7). Elektronski podpis je varen, če izpolnjuje naslednje zahteve (ZEPEP 2009):

• da je povezan izključno s podpisnikom, • da je iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika, • da je ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so izključno pod

podpisnikovim nadzorom, • da je povezan s podatki, na katere se nanaša, tako da je opazna vsaka kasnejša

sprememba teh podatkov ali povezave z njimi.

Za uspešno varno elektronsko poslovanje moramo zadostiti petim zahtevam (Klojčnik in drugi 2003, 89):

1. zagotovimo z elektronskim (digitalnim) podpisom: • s pomočjo avtentikacije z gotovostjo trdimo, da je oseba resnično tista, za

katero se izdaja, • s celovitostjo zagotovimo, da je dokument med prenosom ostal v

nespremenjeni obliki in povsem takšen, kot je bil poslan, • nezataljivost omogoča, da pošiljatelj in prejemnik ne moreta zanikati pošiljanja

ali prejema in sta prepričana drug o drugem.

2. zagotovimo s šifriranjem: • z zasebnostjo preprečujemo vpogled tretji in katerikoli osebi v naše podatke, • z nadzorom nad dostopom omogočimo vpogled samo določenim osebam.

2.2.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) je sprejel Državni zbor junija 2000. Zakon ureja splošne pojme o elektronskem poslovanju, elektronsko poročanje, podatke o elektronski obliki in elektronski podpis. Leta 2004 je Državni zbor Republike Slovenije uradno potrdil prečiščeno besedilo Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, ki obsega:

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu – ZEPEP, • Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o organizaciji in delovnem področju

ministrstev, • Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskem poslovanju in

elektronskem podpisu. ZEPEP-A (Zakon o elektronskem podpisu 2009).


2.2.1.1 Elektronski podpis ZPEP: »Elektronski podpis je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki (npr. z elektronskim dokumentom) in je namenjen preverjanju prisotnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika. Elektronski podpis je eden temeljnih mehanizmov računalniške varnosti. Vendar ne gre le za tehnični temveč tudi za pravni termin (Zakon o elektronskem podpisu 2009). a.) Elektronski podpis kot pravni termin Direktiva 1999/93/ES Članice Evropske unije morajo, prav tako kot za vsa druga področja, tudi za področje elektronskega poslovanja in elektronskega podpisa lokalno zakonodajo uskladiti s skupnimi priporočili. Smernice narekujejo ustrezne direktive Evropske unije in Združenih narodov. Najpomembnejša sta Evropska Direktiva 1999/93/ES na ravni skupnosti – direktiva o elektronskem podpisu, s pripadajočimi aneksi in podrejenimi tehničnimi standardi ETSI in CEN ter Modelni zakon Komisije OZN za mednarodno gospodarsko pravo (UNCITRAL) o elektronskem poslovanju (The European Directive 1999/93 EC on a Community Framework for Electronc Signature 2009). Zahteva po usklajenosti lokalne zakonodaje velja tudi za Slovenijo, kjer je Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) že usklajen z direktivo in modelnim zakonom (Lesjak 2009). b.) Elektronski podpis kot tehnični termin

• Tradicionalni podpis: Tradicionalen podpis bi poslovni partner moral overiti pri notarju. Notar preveri istovetnost podpisnika s počjo podpisnikovega osebnega dokumenta; osebne izkaznice. Podpis primerja na dokumentu s tistim na pogodbi ter sliko na dokumentu z lastnikom dokumenta. Notar na koncu s svojim žigom in podpisom potrdi obstoj pogodbe na datum overjanja. Pri tradicionalnem podpisu je osebna izkaznica tradicionalen mehanizem identifikacije podpisnika, ki ga izda pristojni občinski organ. Osebni dokument je zaščiten s številčnimi grafičnimi in tiskarskimi mehanizmi. Varnost tradicionalnega podpisa pa temelji na mehkih, grafoloških značilnostih človeške pisave.

• Elektronski podpis Elektronski podpis je ekvivalent lastnoročnega podpisa. Zagotavlja avtentikacijo podpisnika, vzpostavi elektronski podpis z imetnikovim elektronskim (digitalnim) potrdilom elektronsko avtenkticijo podpisnika. Dodatno zagotavlja tudi celovitost (nespremenljivost) sporočila, podpisnik pa ne more zanikati, da je prav on dokument podpisal (nezataljivost) (Lesjak 2009).


Slika 3: Poenostavljeni prikaz izvedbe elektronskega podpisa

Vir: Lesjak 2009

Izvorno sporočilo, ki se nahaja v levem delu slike, podpiše njegov pošiljatelj. Pri tem uporabi svoj zasebni ključ, elektronski podpis pa skupaj s svojim elektronskim potrdilom in izvornim sporočilom združi v podpisano sporočilo. Na desni polovici slike prejemnik s pomočjo javnega ključa, ki ga dobi od pošiljateljevega elektronskega potrdila, preveri veljavnost podpisa, s čimer potrdi njegovo celovitost (nespremenljivost). Iz podatkov v elektronskem potrdilu lahko identificira (avtenticira) podpisnika (Lesjak 2009).

2.2.1.2 Digitalno (elektronsko) potrdilo Pri poslovanju z državnimi organi, na elektronski način, je potrebno pridobiti digitalno potrdilo. Digitalno potrdilo je sodobni identifikator. Je sodobna alternativa klasičnem osebnem identifikatorju, kot so osebna in zdravstvena izkaznica, potni list, bančna kartica in podobno. Ravno digitalno potrdilo s specifičnem namenom zagotavlja varno in legitimno elektronsko poslovanje. Izdajajo ga overiterji. Digitalno potrdilo je računalniški zapis, v katerem so navedeni podatki o imetniku (ime, priimek e-naslov itd.) in njegov javni ključ. Vsebuje tudi podatke o overiterju oziroma izdajatelju digitalnega potrdila ter obdobje veljavnosti digitalnega potrdila. Zapis je digitalno podpisan z zasebnim ključem izdajatelja potrdila, in sicer zaradi tega, da se ga ne da ponarediti (E-uprava 2009).


Zakon ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki, poslovanje na daljavo, z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije ter uporabo elektronskega podpisa. Pri tem so podatki oblikovani in shranjeni v elektronski obliki, poslani in sprejeti v elektronski obliki (e-pošta) (Uradni list 2009). Digitalna potrdila so sestavni del tehnoloških rešitev, ki nudijo dve osnovni možnosti za zasebnost v elektronskem poslovanju in komuniciranju (E-uprava 2009):

• šifriranje podatkov, ki zagotavljajo zaupnost, • digitalni podpis, ki predstavlja sodobno alternativo klasičnemu podpisu, zagotavlja:

identiteto imetnika digitalnega potrdila, nezataljivost lastništva poslanih e-podatkov in celovitost (integriteto) sporočila – dela podatkov ni mogoče spremeniti

ali drugače popraviti brez (vednosti) podpisnika. Digitalno potrdilo se izda na Ministrstvu za javno upravo in njegova veljavnost je pet let. Če želi imetnik še naprej uporabljati elektronske storitve z digitalnim potrdilom, mora zopet pridobiti novo potrdilo (E-uprava 2009).

2.3 Sklepne ugotovitve o pojmu elektronsko poslovanje in varnosti pri elektronskem poslovanju

Celotno drugo poglavje smo namenili predstavitvi in opisu pojma elektronskega poslovanja, ki ga je pomembno poznati pred natančnejšo obravnavo elektronskega računovodstva. Pojem elektronsko poslovanje ima veliko različnih definicij. Nekatere med njimi so opredeljene ožje, nekatere širše, kar smo opisali v nekaj vrsticah. Če želijo podjetja v današnjem času postati oziroma ostati konkurenčna, ne smejo razmišljati o tem ali bi elektronsko poslovala ali ne, ker je to postalo nujno. Obravnavo smo posvetili tudi varnosti pri elektronskem poslovanju, saj mora biti le-ta prisotna pri vsakem poslovanju. Za zagotavljanje varnosti ločimo tehnično varovane podatke in pravno zaščito, ki jo zagotavljajo pravni organi.


3 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO V preteklosti so se vse računovodske operacije izvajale ročno, kar je predstavljalo veliko dela in težavno pripravo računovodskih poročil. Posledično je prihajalo do večjih in pogostejših napak. Postopoma so se razvili različni načini mehanske obdelave podatkov, ki so lajšali delo. Z razvojem tehnologije se na tržišču še vedno pojavlja zmogljivejša računalniška in programska oprema, ki omogoča hitrejše in učinkovitejše zbiranje, obdelovanje, shranjevanje ter pošiljanje podatkov in informacij za podporo odločitvam in kontroli v podjetju. Razvoj računalniške rešitve pozitivno vpliva na organiziranost dela v računovodstvu (Novak 2005, 62 povzeto po Boršnik 2007,17). Elektronsko oziroma spletno računovodstvo poteka med računovodjo in stranko preko informacijskega sistema, kateri je stranki dostopen sedem dni v tednu in štiriindvajset ur na dan. Pri tem gre za brezpapirno računovodstvo. Ravno razvoj sodobne tehnologije; natančneje računalniški napredek ter predvsem internetne komunikacije so ključnega pomena, da se dandanes vse bolj uveljavlja elektronsko računovodstvo, katerih obljuba traja že vrsto let, ki pa je imela le malo možnosti uresničitve cilja v praksi. Vendar se mora tudi računovodstvo kot vsaka oblika elektronskega poslovanja zavedati elektronskih mej in specifičnega tveganja.

3.1 Pojem računovodstva Ni odgovora na vprašanje »Kaj je računovodstvo?«, ki bi veljal splošno in vsepovsod. Računovodstvo je širok pojem, ki ga težko zajamemo v enem samem stavku. »Računovodenje je največkrat opredeljeno kot veščina in kot podporna dejavnost. Kot veščino je računovodenje opredelil odbor za terminologijo Ameriškega inštituta pooblaščenih javnih računovodskih strokovnjakov (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants): Računovodenje je veščina razvidovanja, razvrščanja in povzemanja na pomenljiv oziroma vsebinski način in denarno izraža posle in dogodke … ter pojasnjuje iz tega izhajajoče sklepe. Druga opredelitev, ki jo je pripravil odbor za računovodska načela (APB – Accounting Principles Board): računovodenje je podporna dejavnost, njegova naloga pa, da zagotavlja številčne, predvsem vrednostno izražene informacije o gospodarskih enotah, uporabljive za poslovne odločitve oziroma za pripravo utemeljenih izbir med možnimi smermi delovanja. Računovodenje je vzpostavljeno kot finančno računovodstvo, stroškovno računovodstvo, poslovodno računovodstvo pa tudi državno računovodstvo. « Računovodstvo je neke vrste servisna dejavnost v podjetju, saj pomaga sprejemati poslovne odločitve ter ugotavljati finančno stanje podjetja. Zaradi tega je računovodstvo opredeljeno kot jezik, s katerim prenašamo računovodske in druge informacije tistim, ki se zanje zanimajo. To so deležniki oziroma interesne skupine: poslovodstvo podjetja, lastniki, zaposlenci, posojilodajalci in država. Računovodstvo se mora osredotočiti le na takšne informacije, katere so za uporabnika koristne; informacije, ki lajšajo poslovne odločitve (Turk in drugi 2003, 20-22).


Turk (1995, 6) opredeli pojem računovodstvo zlasti kot ustroj računovodskega spremljanja in proučevanja sredstev, prihodkov in odhodkov, sestavljen iz knjigovodstva, računovodskega predračunavaja, računovodskega analiziranja in računovodskega nadziranja. Kodeks računovodskih načel (1998, 3-5) opredeljuje računovodstvo kot posebno celoto delov informacijskih dejavnosti, znotraj katerih se zbirajo, urejajo, obdelujejo, prikazujejo in shranjujejo podatki ter prikazujejo in shranjujejo informacije o preteklih in prihodnjih pojavih. Računovodstvo je temeljna informacijska dejavnost v poslovni celoti, ki obsega usklajeno celoto računovodskega informiranja na podlagi knjigovodstva, računovodskega predračunavanja, računovodskega nadziranja in računovodskega analiziranja, obveznosti do virov sredstev, prihodkov, stroškov, in odhodkov. Računovodstvo zajema vse gospodarske kategorije stanj in procesov, ki jih je mogoče izraziti v denarni merski enoti, pri tem pa upošteva kot dopolnitev vrednostnemu izražanju tudi naravne merske enote.

3.2 Informacijski sistem

3.2.1 Opredelitev poslovnega in informacijskega sistema Poslovni proces lahko opredelimo kot organizirano okolje, v katerem se opravlja neka dejavnost. Poslovni sistem je sestavljen iz elementov in vezi med elementi, ki tvorijo organizacijsko strukturo sistema. Sestavine poslovnega sistema so ljudje, delovna sredstva in predmeti dela. Organizacijsko struktura pa je sestavljena iz množice vseh povezav in odnosov med navedenimi sestavinami poslovnega sistema (Vintar 1996, 42). Belak (2002, 30): »Medtem, ko je upravljalno-vodstveni proces neposredno nadrejen temeljnemu, informacijski proces medsebojno povezuje oba«. Ne smemo zanemariti okolja posameznega poslovnega sistema, saj povezuje poslovne sisteme obojestransko z okoljem poleg snovi in energije še podatki, poslovne in druge informacije ter upravljalni ukrepi. Slika 4: Poslovni proces kot celota temeljnega, upravljano-vodstvenega in informacijskega (pod)procesa

Vir: Belak 2002, 30


Informacijski procesi tečejo v okviru informacijski sistemov, na tak način, kot temeljni vodstveni procesi oziroma temeljni izvedbeni procesi. Vsak od teh sistemov je zaključena celota različnih sestavin, ljudi, delovnih sredstev, predmetov dela in postopkov (Vintar 1996, 46). Informacijski sistemi poslovnih sistemov so organizirane in medsebojno povezane celote delavcev, ki opravljajo informacijske procese, delovnih sredstev, katere pri svojem delu uporabljajo delavci ter podatkov, sporočil, obvestil in poslovnih informacij, ki so predmet in rezultat delovanja takšnih procesov (Gottschalk 2002, 27). Poznamo več informacijskih sistemov iz vidika odločanja (Bobek 2009):

• proizvodni informacijski sistemi, • informacijski sistemi storitvene dejavnosti, • marketinški informacijski sistemi, • kadrovski informacijski sistemi, • finančni informacijski sistemi in • računovodski informacijski sistemi.

3.2.2 Opredelitev računovodskega informacijskega sistema Računovodstvo je ena izmed organiziranih enot v poslovnem sistemu, ki pomembno vpliva na ustreznost in tudi neustreznost poslovnih odločitev. Ima večji vpliv na vsakdanje odločitve kot mu nekateri pripisujejo. Tesno je povezano s knjigovodskimi podatki. Skupaj z računovodskem načrtovanjem, nadzorom in analizo sredstev, obveznostmi do virov sredstev, prihodkov in odhodkov ter tudi iz njih izvedenih ekonomskimi kategorijami predstavlja celoto v poslovnem sistemu (Hojak 2002, 8 povzeto po Boršnik 2007). Računovodski informacijski sistem je celostni sistem, ki preoblikuje denarno izražene podatke v informacije. Njihov namen je zadovoljevati potrebe notranjih uporabnikov po informacijah za nadzor, načrtovanje, ocenjevanje in koordiniranje ter potreb zunanjih uporabnikov po računovodskih poročilih (Wilkinskon in Cerullo 1997, 4). Računovodski informacijski sistem omogoča (Bobek, 2009):

• računalniško evidentiranje poslovnih dogodkov, • vodenje računalniških poslovnih evidenc in • računalniško pripravo poslovnih poročil.

Računovodski informacijski sistem pomeni:

• avtomatizacijo računovodske spremljave poslovanja, • informacijsko povezavo posameznih poslovnih področij v podjetjih, • računalniško arhiviranje podatkov o poslovnih dogodkih, • informacijsko podporo priprave računovodskih analiz in • uvedbo novih računovodskih konceptov.


Sestavine računovodskega informacijskega sistema so:

• računalniška glavna knjiga, • računalniški saldokonti, • razne druge analitične računalniške evidence in • računalniško obračunavanje plač.

Slika 5: Računalniška analitična evidenca

Vir: Bobek 2009

Računovodski sistem skrbi, da podjetje evidentira zapise posameznih poslovnih dogodkov, ki potekajo z njegovo dejavnostjo. Razvoj poslovnih evidenc je v tesni povezavi z razvojem same družbe. Knjigovodska evidenca je brez dvoma ena najpomembnejših oblik gospodarskih evidenc (Mayr 2000, 18). Računalniško izmenjevanje podatkov (RIP) je najoptimalnejši način izmenjave podatkov. Gre za izmenjevanje podatkov med računovodskim servisom in stranko brez papirnatih listin, saj si podatke izmenjujeta s pomočjo računalnikov, telekomunikacij in standardov listin (Škerjanc 2003, 33). Računovodski sistem, ki bi ustrezal vsem organizacijam v vseh okoliščinah, ne obstaja. Za zgraditev ustreznega računovodskega informacijskega sistema je potrebno preučiti in upoštevati naslednje dejavnike (Hočevar 2003, 21):

• cilje organizacije, • strateške načrte, • gospodarsko panogo, • organizacijsko sestavo, • poslovodni slog in • organizacijsko kulturo.


3.2.3 Pojem elektronsko računovodstvo Uvajanje elektronskega poslovanja določa načine poslovanja med podjetji in uvaja povsem nove možnosti za povezovanje s poslovnimi partnerji in vladnimi organizacijami. Elektronsko računovodstvo tako prinaša veliko sprememb, ki jih bodo prilagodljiva računovodstva lahko koristno izrabila. Če želi računovodski servis ali pa tudi računovodstvo kakšnega podjetja kakovostno opravljati računovodska opravila s pomočjo računalniških aplikacij, mora poskrbeti za nakup računalniške in programske opreme, ki bo omogočala prejem in izdajo podatkov v obliki elektronskih zapisov ter obdelavo in shranjevanje takšnih podatkov. Prav tako je potrebno tudi usposobiti kader v organizaciji oziroma podjetju za delo s takimi programi in jim zagotoviti redna izobraževanja ter literaturo s področja zakonodaje. Ravno to pa se manjšim in tudi srednje velikim podjetjem ter podjetnikom posameznikom ekonomsko ne izplača. Tu nastopi potreba po zunanjih izvajalcih računovodskih storitev; odločajo se za outsoursing računovodskih funkcij (Vitago 2009). Elektronsko računovodstvo je računovodstvo s perspektivo, saj omogoča konstantno povezavo med računovodskem servisom in stranko. Ko stranka vnese podatke, jih računovodja takoj obdela. Stranka pa ima neprestano online dostop do dnevno ažurnih podatkov (Tintaop 2009). Podjetja, ki želijo v sodobnih gospodarskih okoliščinah, ki jih zaznamujejo nenehne spremembe preživeti in se razvijati, morajo izboljševati poslovanje, organiziranost in način vodenja podjetij, hkrati pa tudi računovodsko spremljanje in preučevanje. Z novimi razmerami poslovanja sta se spremenila tudi vloga in pomen računovodstva v podjetju. V preteklosti je bilo računovodstvo usmerjeno predvsem v zagotavljanje informacij o preteklem poslovanju za zunanje uporabnike. Danes pa je glavna vloga računovodstva v oskrbovanju poslovodstva z relevantnimi, zanesljivimi in pravočasnimi informacijami, ki jih le-to potrebuje za sprejemanje pravilnih poslovnih odločitev. Od sodobnega računovodje se pričakuje velika dovzetnost za prilagajanje razmeram znotraj podjetja in zunaj njega, od katerih sta odvisna obstoj in razvoj. Zanj ne more veljati načelo: «Tu sem in povejte, kaj želite od mene«, temveč: «Tu sem in povem vam, kaj moramo storiti za obstoj in razvoj podjetja«. Pri managerjih, pa tudi pri samih računovodjih, je po raziskavah zastarelo mnenje o vlogi in pomenu računovodje v poslovnem sistemu današnjega dne. Zato je nujno potrebno ozaveščanje in dopolnilno usposabljanje računovodij, ki so že v praksi. K temu izboljšanju pa lahko veliko pripomorejo obstoječe strokovne inštitucije s področja izobraževanja z izpopolnitvijo obstoječih oblik izobraževanja računovodij. Naštete spremembe so že in še bodo vplivale tako na delo poslovodstev kot tudi na delo računovodij (Tintaop 2009).


V današnjem, informacijskem času se elektronsko računovodstvo vse bolj uveljavlja in izpodriva tradicionalne načine. Pri poslovanju sta najpomembnejša hitrost pretoka podatkov oziroma informacij in njihovo enostavnejše vključevanje v poslovne procese. Tako po celem svetu, kot tudi v Sloveniji se vse bolj uveljavlja elektronski način poslovanja podjetja. Uveljavljanje informacijske tehnologije in uvajanje elektronskega poslovanja omogočata podjetjem in prav tako celemu gospodarstvu zmanjševanje stroškov poslovanja, pridobivanje novih prihodkov in izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih procesov (Vitago 2009). V zadnjih nekaj letih je Slovenija zelo napredovala na področju svetovnega trenda elektronskega poslovanja. Sicer ne sodi v sam vrh Evropske unije po razvitosti in uporabi elektronskega poslovanja, vendar se zelo uspešno razvija na omenjenem področju. Prav tako v zadnjih nekaj letih pridobiva na pomenu tudi elektronsko računovodstvo. Na trgu obstaja veliko ponudnikov računalniških rešitev za elektronsko poslovanje. Ponudba je velika tako za mala, srednja kot tudi velika podjetja. Prav tako za podjetja različnih dejavnosti; trgovskih, storitvenih, proizvodnih itd. Elektronsko računovodstvo lahko uporabljajo podjetja, ki imajo lastno računovodstvo in tudi tista, ki računovodstvo zaupajo računovodskim servisom. Elektronsko računovodstvo je predvsem najpomembnejše za računovodske servise, saj želijo ostati konkurenčni na trgu. Dandanes že večina računovodskih servisov na trgu ponuja tudi elektronsko računovodstvo. Razlikujejo se le v tem kateri informacijski sistem oziroma katero računalniško storitev uporabljajo in koliko strmijo k razvoju v prihodnosti. Ravno konkurenčnost je med najpomembnejšimi dejavniki pri nadaljnjem razvoju. Korak k še bolj brezpapirnem poslovanju je skeniranje dokumentov in elektronsko arhiviranje (Boršnik 2007, 28). V prihodnosti je največji cilj na področju elektronskega računovodstva, da bo celotno sodelovanje med računovodji in njihovimi strankami potekalo izključno preko internetnih storitev. Saj bi le-ta njim in strankam omogočalo neposredno sodelovanje in boljšo oziroma kvalitetnejšo upravljanje z njihovim poslovanjem (Tintaop 2009). V računovodstvu se najbolj izrazijo vsake zakonske spremembe, zato je potrebno veliko prilagajanj računalniških sistemov, dodatnih izobraževanj in prepričevanj ter pojasnjevanj strankam, da se posamezna sprememba prenese iz zakonodaje v prakso. Pri opravljanju računovodskih dejavnosti, je postalo nenehno spremljanje sprememb redno, predvsem pa nujno, natančno in ažurno ter hkrati fleksibilno računovodstvo je pogoj za sprejemanje pravilnih poslovnih odločitev. Z uporabo moderne in napredne tehnologije, čas in razdalja nista več ovira za zagotavljanje kvalitetnih in učinkovitih računovodskih storitev (Vitago 2009). Računovodstvo se od drugih informacijskih dejavnosti loči po tem, da spremlja vse poslovne dogodke, ki kakorkoli vplivajo na sredstva, obveznosti do virov sredstev, stroške, prihodke, odhodke in poslovni izid. Računovodstvo je edino, ki celovito prikaže kako je bilo podjetje uspešno pri doseganju svojih gospodarskih, finančnih in drugih ciljev (Vitago 2009).


3.3 Načini delovanja elektronskega računovodstva Glede na potrebe in zmogljivosti opreme; komunikacijske povezave, ločimo dva glavna načina delovanja:

• nepovezano (Off-line) delovanje in • povezano (On-line) delovanje.

3.3.1 Nepovezano (Off-line) delovanje Pri nepovezanem delovanju gre za način dela, pri katerem aplikacija in podatkovna baza nista povezani. Podjetje uporablja svojo podatkovno bazo, računovodski servis pa svojo. Zaradi tega je potrebno poskrbeti za sinhronizacijo med njima. Slika 6: Shema Off-line delovanja

Vir: Asistent 2009 Stranka izdaja račune, ki se izpisujejo v podatkovno bazo, ki jo ima pri sebi. Takšni podatki se običajno preko noči izvozijo iz njene podatkovne baze in se uvozijo v podatkovno bazo računovodskega servisa. V računovodskem servisu se podatki poknjižijo in naslednjo noč pošljejo nazaj stranki (Asistent 2009).


Tabela 1:Prednosti in slabosti Off-line delovanja

Prednosti Slabosti

• ne potrebuje zmogljivih komunikacijskih vodov ,

• poceni implementacija (potreben le enostaven dostop do interneta in nakup licence OTOS),

• poceni delovanje (zaradi prenosa kompresiranih podatkov je internet zaseden le nekaj minut dnevno).

• podatki niso ažurni (za pridobitev podatkov je potrebno počakati na izvršitev celega cikla),

• oteženo popravljanje podatkov, • brisanje ni dovoljeno

(oz. samo hkrati na obeh straneh), • ob spremembi parametrov (npr. nova

vrsta dokumenta) je potrebno popraviti nastavitve.

Vir: Asistent 2009

3.3.2 Povezano (On-line) delovanje Povezano delovanje je način dela, kjer sta stranka in računovodski servis povezana na isto podatkovno bazo. Slika 7: On-line delovanje

Vir: Asistent 2009 Pri povezanem delovanju se vsi povezujejo na isto podatkovno bazo in gledajo iste podatke. S tem so odstranjene vse težave sinhronizacije (zaostanki, težave z brisanji, itd.). Program potrebuje precej podatkov, zato morajo biti komunikacijski kanali med uporabniškim računalnikom in strežnikom s podatkovno bazo zmogljivejši. Glede na število uporabnikov programskega paketa pri stranki mora biti vzpostavljena ustrezna rešitev računalniškega omrežja (Asistent 2009).


Tabela 2:Prednosti in slabosti On-line delovanja

Prednosti Slabosti

• ažurnost podatkov, • lažje delo (ni sinhronizacij, dovoljeno

brisanje in popravljanje podatkov brez omejitev),

• neobčutljivo na spreminjanje parametrov.

• potrebni zmogljivejši komunikacijski vodi (ADSL ali vsaj ISDN),

• dodatna strežniška programska oprema v načinu Terminal mode,

• višja cena infrastrutkture.

Vir: Asistent 2009

3.4 Prednosti in slabosti elektronskega računovodstva Elektronsko računovodstvo, tako kot elektronsko poslovanje, poteka skozi odprta omrežja, zahteva učinkovite mehanizme, ki zagotavljajo zasebnost in varnost. V podjetjih so najbolj zaskrbljeni glede finančnih podatkov in zasebnosti transakcij. Tako ima kot vsaka stvar tudi elektronsko računovodstvo določene prednosti in slabosti. Prednosti in slabosti obstajajo na eni strani za računovodski servis in na drugi strani za stranke: Prednosti, ki jih stranka izkoristi ob uporabi (Saop 2009):

• stranka lahko takoj pridobi razne podatke o poslovanju, • ima nenehen vpogled v gibanje zalog, v stanje terjatev in obveznosti, • ima na razpolago mesečni pregled računovodskih obračunov, • lahko izdela razna poročila, analize, • vsak trenutek si lahko izdela prvo analizo, brez računovodje, • izkoristi racionalizacijo pri preračunavanju valut, • ima manj papirne administracije, • uporablja program, ki je uporabniku prijazen, vnosi so enostavni, • zmanjša obiske v računovodskem servisu, • je vseskozi usklajen z računovodskim servisom, • pravilnost vnosov se še enkrat preveri v računovodskem servisu, zato ni potrebno

računovodsko znanje na podjetnikovi strani, • podjetje lahko racionalizira čas in se osredotoči na svojo dejavnost in • stranka nima težav s predstavitvijo podjetja v poslovnem in davčnem okolju.

Slabosti, s katerimi se sreča stranka:

• veliki začetni investicijski stroški, • potrebno šolanje uporabnikov, • pomisleki glede varnosti in • psihološke ovire.


Prednosti, ki so pomembne za računovodski servis:

• manj papirne dokumentacije in enostavnejši prenos, • hitrejše knjiženje, • sprotni podatki, • manj paketnega obdelovanja podatkov, • razdalja med računovodskim servisom in stranko ni več ovira, • manjša verjetnost izgube podatkov ali nepravočasnosti, • možnost dostopa od kjerkoli in kadarkoli, • dostop do informacij je boljši, • povečanje motivacije in zadovoljstva zaposlenih v računovodstvu in • možnost racionalizacije svojega časa (ta čas lahko zaposleni v računovodskem servisu

izkoristijo za kakšno drugo storitev in razvoj ter s tem širijo svojo ponudbo, ki je lahko davčna, podjetniška, svetovalna in podobo).

Slabosti, s katerimi se srečuje računovodski servis (Borštnik 2007, 27). :

• potrebno šolanje zaposlenih v računovodskem servisu za uporabo programa, • še vedno preverjanje vnosa podatkov, ki jih vnesejo stranke same in • čakanje na original dokument.

3.5 Sklepne ugotovitve o elektronskem računovodstvu Celotno tretje poglavje smo namenili predstavitvi in opisu pojma računovodstvo, saj le na podlagi tega lahko opredelimo elektronsko računovodstvo. Pojem računovodstvo ima veliko različnih definicij. Najpomembnejše smo opisali in se s skušali čim bolj približati razumevanju elektronskega računovodstva. Veliko poudarka smo namenili informacijskim sistemom, saj so v današnjem času zelo pomembni tako za računovodstvo kot tudi vse ostale dejavnosti. V nadaljevanju smo predstavili pojem elektronsko računovodstvo, ki ima kot vsaka druga stvar tako prednosti kot tudi slabosti, na eni strani za stranke in na drugi za računovodske servise. Prednosti, ki nam jih daje elektronsko računovodstvo odtehtajo vse slabosti, ki se lahko pojavijo kot stranski učinek. Pomembno je, da ljudje vedo v kaj se spuščajo, saj si računovodje s tem pridobijo večje zaupanje. Poznamo dva načina delovanja elektronskega poslovanja, in sicer nepovezano in povezano delovanje. V tem trenutku bi se težko odločili kateri način je boljši, ker ima tako eden kot drugi določene prednosti in slabosti.


4 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO S POMOČJO RAČUNALNIŠKE REŠITVE PANTHEON DATALAB – PRIMER RAČUNOVODSKEGA SERVISA APO-VIZIJA V Sloveniji deluje večje število računovodskih rešitev. Vsa so namenjena evidenci procesa podjetja in olajšanju računovodskih del, tako strankam kot tudi samim računovodskih servisom. Računovodski servisi ponujajo in izvajajo svoje storitve za več podjetij, ki pa se razlikujejo po dejavnosti, velikosti in njihovih zahtevah. Zaradi tega potrebujejo takšno rešitev, ki se lahko nastavlja in prilagaja različnim zahtevam. Programski paket mora omogočati ločeno vodenje evidenc po različnih kontnih načrtih, istočasno pa tudi različne načine vnosa podatkov. Vsaka stranka ima lahko bazo nameščeno pri sebi, s temeljnicami pa se podatki prenesejo v računovodski servis. Za delovanje elektronskega računovodstva je potrebno ustrezna računalniška in programska oprema. Vsebina računalniških programskih paketov različnih proizvajalcev se med seboj razlikujejo tako po obliki kot tudi po vsebini in obsegu informacij, ki jih nudi. Temeljni kriteriji na podlagi katerih se računovodski servisi odločijo za določeno računalniško rešitev so predvsem prijaznost do uporabnika, prilagodljivost in ne nazadnje tudi cena. Programski paketi običajno vsebujejo (Jerič Turk 2002, 110):

• glavno knjigo s saldokonti, • stroškovno računovodstvo, • izdelavo računov, • materialno skladiščno poslovanje, • knjigo prejetih računov, • obračun plač, obračun pogodb o delu in avtorskih pogodb z vsemi potrebnimi izpisi, • spremljanje osnovnih sredstev in • planiranje in pripravo različnih bilanc.

Posamezni programi morajo biti med seboj povezani zaradi preprostega razloga – poslovni dogodki vplivajo na različne ekonomske kategorije. V elektronskem poslovanju in tudi v elektronskem računovodstvu, je vsak poslovni dogodek vnesen v računalnik le enkrat, programi pa sami izvedejo spremembe v ustreznih ekonomskih kategorijah glede na vsebino nastalega poslovnega dogodka. Med seboj povezani računovodski računalniški programi torej niso le zamenjava za ročno vodeno računovodstvo. Premišljena izdelava sistema omogoča pridobivanje pomembnih informacij brez dodatnih stroškov, in sicer kot stranski izložek računalniškega programa (Jerič Turk 2002, 110, povzeto po Boršnik 2007, 28). Bistvenega pomena je, da so programske rešitve v skladu z zakonodajo, standardi in ostalimi pomembnimi predpisi (Hermes 2009). V nadaljevanju diplomskega seminarja bomo predstavili Datalabov Pantheon, ker smo se omejili le na njega, predvsem zato, ker smo se z njim že srečali, tako na fakulteti kot tudi na opravljanju obvezne prakse.


4.1 Pantheon Datalab1 Podjetje Datalab d.o.o. je bilo ustanovljeno leta 1997 z namenom razvoja integralnih poslovno informacijskih sistemov za mala in srednja podjetja. Njihov slogan, oblikovan ob nastanku podjetja: »Spremenite podatke v dobiček«, jasno izraža poslanstvo podjetja - s stalnimi inovacijami zagotoviti kakovostno poslovno informatiko vsem, tudi najmanjšim podjetjem. Želijo jim pomagati pri rasti uresničevanja strategij. Želijo, da prek optimizacije poslovnih procesov in avtomatizacije delovnih postopkov povečajo dobiček. Njihovo trdno prepričanje, da je informacijska tehnologija le nujen gradnik, ki naj pomaga podjetju pri oprijemljivih rezultatih (večanju dobička), ne pa da je sam sebi namen. Datalab d.d. je podjetje, ki malim, srednje velikim in velikim podjetjem že 10 let nudi vodilne poslovne programske pakete, ki se stalno dopolnjujejo z novimi funkcijami in podporami poslovnih procesov. Tudi kritične ali uporabno zahtevnejše funkcije sproti identificirajo in jih preoblikujejo v prijaznejše. Datalab Pantheon ERP je sistem, ki zagotavlja popolno kontrolo nad vsemi poslovnimi procesi (proizvodnja, nabava, prodaja, finance in računovodstvo, ...) v podjetju. Računalniške rešitve so prilagojene uporabnikom in jim omogočajo optimizacijo poslovanja v vsakem podjetju, ne glede na njegovo velikost in dejavnost. Torej je Pantheon računalniška rešitev, ki se uporablja v vseh dejavnostih: računovodstvo, trgovina, storitve, javne ustanove, proizvodnja in gradbeništvo. Stranke, ki se odločajo za sodelovanje s takšnimi računovodskimi servisi, kateri uporabljajo Pantheon lahko bistveno zmanjšajo svoje operativne stroške in ponudijo konkurenčnejšo ceno na trgu. Zaposleni v takšnem podjetju bodo bolj produktivni in bodo imeli več časa, kar lahko nadgradijo z drugimi storitvami. Računovodski servisi, opremljeni s Panthenom ponujajo poleg klasičnih računovodskih storitev največkrat tudi poslovno, davčno in finančno svetovanje. Do Pantheona ima stranka dostop preko spleta. Tako lahko stranka sama vnaša prejete račune, izdela naloge in jih uvaža v e-banko. Stranka dokument poskenira, slika dokumenta pa se samodejno pripne k zapisu v Pantheon. Vsi skenirani dokumenti se na tak način shranjujejo na strežniku v računovodskem servisu. V Sloveniji uporablja Pantheon 171 računovodskih podjetij.

1Povzeto po www.datalab.si, 2009.


4.2 Predstavitev računovodskega servisa Apo vizija d.o.o. Podjetje Apo vizija d.o.o. je partner v Pospeševalni mreži za malo gospodarstvo, z licenco za podjetniško svetovanje. Podjetje ime pridobljeno licenco za vodenje računovodskega servisa in je vključeno v vavčerski sistem svetovanja. Ima dragocene dolgoletne izkušnje in strokovno usposobljene zaposlene. Trenutno je zaposlenih 10 univerzitetnih in visoko strokovno izobraženih svetovalcev. Vsi zaposleni se nenehno izobražujejo s področja računovodstva in svetovanja, kajti potrebno je slediti novostim, ki jih prinašajo tako zakonodaja, kakor tudi novi načini dobrih praks. Delujejo na področju dvostavnega računovodstva, podjetniškega, davčnega in računovodskega svetovanja ter na področju izobraževanja pri uvajanju elektronskega računovodstva. Podjetje Apo vizija deluje že več kot 20 let, saj je bilo ustanovljeno leta 1988, s sedežem v Šoštanju. Poslovalnice Apo vizije se nahajajo v Ljubljani, Mariboru, Kopru, Celju, Velenju in Mozirju (Apo vizija 2009).

4.2.1 Potek računovodstva v računovodskem servisu Apo vizija d.o.o. V računovodskem servisu Apo vizija d.o.o. poteka več vrst računovodstva. In sicer, klasični in elektronski način poslovanja oziroma vodenja poslovnih knjig. V nadaljevanju bomo na kratko opisali vsakega od naštetih.

4.2.2 Brez lastnega informacijskega sistema Stranka pošlje originalne dokumente (po pošti, skenirane po elektronski pošti ali po faksu), lahko jih prinese tudi osebno ali pa jih zaposleni v računovodskem servisu prevzamejo pri stranki. Ti jih uredijo po sklopih ter vnesejo v informacijski sistem. Izvozijo potrebna poročila na AJPES, DURS… Pripravijo poročila, plačilne listine,… za podjetje. Prav tako izvedejo plačila v strankinem imenu in za njihov račun. Knjižijo prejeta in izvršena plačila. Slika 8: Potek računovodstva brez lastnega informacijskega sistema

Vir: Apo vizija 2009

4.2.3 Z lastnim informacijskim sistemom Originalne dokumente stranka vnese v informacijski sistem ali pa jih pošlje oziroma prinese na računovodski servis Apo vizija d.o.o. Računovodji prevzamejo dokumente, jih uredijo po sklopih in vnesejo v informacijski sistem, pripravijo poročila itd. Preko interneta se s pomočjo oddaljenega namizja varno priklopijo na strankino bazo, pregledajo in knjižijo vnesene podatke, popravijo poročila. Poslovne knjige stranke so posodobljene in na voljo za poslovne odločitve (Apo vizija 2009).


Slika 9: Potek računovodstva z lastnim informacijskim sistemom

Vir: Apo vizija 2009 Pri obeh omenjenih potekih računovodstva (brez lastnega informacijskega sistema in z lastnim informacijskem sistemom) ima stranka pri sebi računalnik in skener. Namesto, da dostavlja dokumentacijo v računovodski servis, jo skenira na svojem sedežu ter pošlje preko sistema elektronsko prejete pošte v računovodski informacijski sistem. Ne glede na to ali gre za prvo ali drugo varianto, s sedeža stranke ali računovodskega servisa poslovne enote, ima vsaka stranka svoje uporabniško ime in geslo, ki je hkrati elektronski registrator za prejeto dokumentacijo. Pri obeh variantah stranke nimajo svoje licence za Pantheon, razlika je samo v načinu skeniranja in evidentiranja prejete dokumentacije ali pri stranki ali v računovodskem servisu.

4.2.4 Brezpapirno računovodstvo Stranka dokumente, ki prispejo v podjetje skenira in jih preko elektronske pošte ali DMS sistema pošlje računovodskemu servisu. Vsak dokument se pri zajemanju označi s črtno kodo, ki služi za povezovanje originalnega dokumenta z vnosom v informacijski sistem. Skenirane dokumente računovodje vnesejo v sistem. Izvozijo potrebna poročila na AJPES, DURS,… Pripravijo poročila, plačilne liste in podobno za podjetje. Knjige stranke so posodobljene. Stranka pa ima hkrati vpogled tudi v originalne dokumente v digitalni oziroma elektronski obliki. Do njih dostopa v povezavi na informacijski sistem računovodskega servisa, samo z enim klikom (Apo vizija 2009). Slika 10: Potek računovodstva brezpapirnega računovodstva


4.2.5 Računovodski servis na sedežu strankinega podjetja Od klasičnega servisa, za razliko, v tem primeru računovodja delo opravi kar v strankinem podjetju. Računovodja uporabi strankino programsko opremo. Če ta ni na voljo, pa potrebuje samo računalnik in povezavo na splet, kjer se priklopi na programsko opremo računovodskega servisa, v katerem je zaposlen. Poleg tega potrebuje nekaj prostora, torej eno mizo in stol in delo se lahko začne. Vnos poslovnih dogodkov, DDV, odprte postavke, obračun plač in nasveti, ki jih stranke potrebujejo; vse je v strankinih poslovnih prostorih.


Dokumentacija ostaja na sedežu strankinega podjetja in je ni potrebno pošiljati ali prinašati v računovodski servis (Apo vizija 2009). Slika 11: Potek računovodstva kadar je računovodski servis na sedežu strankinega podjetja


Kadar računovodja opravlja svoje delo v strankinem podjetju, ima stranka svojo Pantheon licenco in sistem deluje drugače, saj prejeta pošta prihaja v njihov informacijski sistem in ne v sistem računovodskega servisa. Na te stranke se računovodski servis priklopi na daljavo, ker vršijo samo kontrolo in pripravljajo različne obračune in poročila. Stranke le prinašajo originalno dokumentacijo v kontrola ali pa se ta izvede na njihovem sedežu.

4.3 Elektronsko računovodstvo v računovodskem servisu Apo vizija d.o.o.

Že leta 2004 so v podjetje Apo vizija d.o.o. uvedli nov informacijski sistem Pantheon. Izbrali so ga zaradi tega, ker je omogočal elektronsko poslovanje. Od takrat je bila njihova največja želja, da bi čim prej poslovanje napravili tudi brezpapirno.

Preizkušali so več različnih sistemov digitalnega zajemanja dokumentov. Vse rešitve so bile v glavnem povezane z visokimi stroški programske in strojne opreme. Nesprejemljiva je bila slaba povezanost z informacijskim sistemom, ki ga uporabljajo v podjetju. Sedaj imajo rešitev, ki omogoča zajemanje in zbiranje dokumentov ter nadzor nad njimi, s čimer imajo zaposleni dostop do podatkov, ki jih potrebujejo. Ta rešitev jim omogoča skeniranje dokumentov v papirni obliki in njihovo evidentiranje, s čimer lahko podjetja hitro širijo informacije znotraj podjetja pa tudi do svojega računovodskega servisa. Elektronsko računovodstvo zahteva veliko izobraževanja iz strani računovodij. V zadnjem času vse več računovodskih servisov ponuja elektronsko računovodstvo. Vzrok za uvedbo elektronskega računovodstva je »biti konkurenčen pred konkurenco in zanimivejši za stranko«. Program za potrebe brezpapirnega računovodstva, so kupili od podjetja EBA d.o.o., Ljubljana. To je agencija za elektronsko poslovanje, ki je bila ustanovljeno zato, da bi vzpostavila infrastrukturo na hitro, varno, enostavno in cenovno ugodno izmenjavo poslovnih dokumentov med gospodarskimi subjekti. To omogoča elektronsko poslovanje, ki mora ob izmenjavi dokumentov zagotoviti, da bodo tudi v elektronski obliki ohranili veljavnost pred sodišči in drugimi organi, institucijami in podobno, tako da dodatno dokazovanje s papirnimi dokumenti ne bo potrebno. EBA d.o.o. je bila ustanovljena, ker si preko nje lahko vsi gospodarski subjekti elektronsko izmenjujejo dokumente enakovredno, ne glede na svojo velikost. Razvili so poslovni sistem, da bi zagotovili čim večjo učinkovitost elektronske izmenjave pravno veljavnih dokumentov med gospodarskimi subjekti, v katerem skupaj s strateškimi partnerji in institucijami podpornega okolja zagotavljajo potrebno infrastrukturo za elektronsko poslovanje.


Omenjena rešitev omogoča integracijo v vse poslovne informacijske sisteme, s čimer poleg elektronske izmenjave pravno veljavnih dokumentov odpravijo tudi potrebo po prepisovanju poslovnih dokumentov (npr. račun) v poslovne evidence. Takšna rešitev še omogoča skeniranje papirnih dokumentov, centraliziran nadzor nad dokumenti ter popolno elektronsko hrambo vseh poslovnih dokumentov v podjetju (Eba 2009). Poslovni model omogoča, da podjetjem ponudijo storitev brez investicij in po najnižjih cenah. Cenejše in varnejše poslovanje:

• brez nakupa strojne in programske opreme, • nizka letna članarina, ki vključuje programsko opremo, vse nadgradnje in pomoč

uporabnikom, • cena pošiljanja elektronskega dokumenta je bistveno nižja od cene pošiljanja

papirnega dokumenta, • možnost elektronskega plačevanja prejetih elektronskih računov in • enostavna programska oprema.

Hitro in varno poslovanje:

• 24 ur na dan, • pošta prispe k naslovniku v nekaj minutah, • pošiljatelj dobi elektronsko potrdilo o prejemu pošte pri naslovniku, • uporaba digitalnih /elektronskih) potrdil in podpisov:

o dokumenti so zaščiteni pred potvarjanjem, o dokumenti so zaščiteni pred vpogledom nepooblaščenih oseb.

Revizijsko varna hramba elektronske dokumentacije:

• prihranek pri prostoru in • lažja dostopnost v primeru velikih količin dokumentov ali dislociranih enot (Eba

2009).


4.3.1 Brezpapirno (eko) računovodstvo Računovodski servis Apo vizija d.o.o. je pričel z uvajanjem brezpapirnega elektronskega računovodstva, ki mu pravimo »eko računovodstvo«. Takšen način računovodenja je nadgradnja elektronskemu poslovanju in s tem tudi okolju, naravi in človeku bolj prijazno. Eko računovodstvo združuje vso potrebno programsko opremo za elektronsko računovodstvo in brezpapirno poslovanje med podjetjem, računovodstvom, e-banko in davčno upravo. Pooseblja ga vrhunska programska tehnologija, ki omogoča brezpapirno poslovanje med podjetji, računovodstvo, banko in davčno upravo. Je skupek povezave programske opreme, prirejene za elektronsko računovodstvo in brezpapirno poslovanje srednje velikih in malih podjetji. Sestavljajo ga poslovno informacijski sistem podjetja Datalab d.d.- Pantheon ME, dokumentni sistem Agencije za elektronsko poslovanje in po naročilu izdelan programski vmesnik EBAPAN, ki posreduje podatke iz prejete pošte v Pantheon. EBAPAN omogoča, da s pravno veljavnimi elektronskimi dokumenti, ki se jih elektronsko podpiše in časovno požigosa, poveže z drugimi poslovnimi informacijami ter poslovnimi procesi, da jih računovodski servis izvozi in uvozi ter medsebojno veljavno izmenjujejo. Samodejno nastaja poslovna korespodenca, ki omogoča nadzor za obvladovanje e-arhiva. Dokumentni sistem omogoča prepoznavanje vsebin dokumentov, kar v veliki meri izključuje človeški faktor zmote. Tako so vnosi podatkov v sistem hitrejši in enostavnejši, prenosi v informacijski sistem pa usklajeni. Vsi dokumenti, ki nastanejo v informacijskem sistemu (računi, potni nalogi, obračuni, plače, knjigovodske temeljnice, poslovne knjige itd.), se po predhodnih nastavitvah pojavijo v strukturiranem elektronskem dokumentnem sistemu. Programski vmesnik EBAPAN je uspešno povezal dva vrhunska programska sistema – poslovno informacijski sistem Pantheon ME in dokumentni sistem EBA, kar računovodskim servisu omogoča, da popolno brezpapirno obvladujejo nadzor nad prejetimi in izdanimi računi, odprtimi terjatvami in obveznostmi, tekoče spremljajo prihodke in stroške, imajo popolno kontrolo nad zalogami materiala in blaga, obvladujejo e-banko.


4.3.2 Sklepne ugotovitve glede elektronskega računovodstva s pomočjo računalniške rešitve Pantheon Datlab, na primeru računovodskega servisa Apo vizija d.o.o. V četrtem poglavju smo na kratko predstavili podjetje Datlab ter opisali njihovo računalniško rešitev Pantheon na področju računovodstva. V nadaljevanju smo se osredotočili na konkreten primer računovodskega servisa Apo vizija d.o.o., kjer smo se srečali z omenjeno računalniško rešitvijo na opravljanju obvezne prakse. Podjetje Apo vizija se ukvarja z elektronskim računovodstvom. Predstavili smo tudi potek računovodenja v računovodskem servisu Apo vizija d.o.o., ki poteka na 4. načine. Trenutno pa v računovodskem servisu uvajajo eko računovodstvo, kar predstavlja naslednjo stopnjo elektronskega računovodstva. Zato smo v našem diplomskem seminarju omenili podjetje EBA d.o.o., ki je uvedel program za brezpapirno računovodstvo ter EBAPAN, ki povezuje dva vrhunska programska sistema; Pantheon in Eba.


5 SKLEP Diplomski seminar smo pisali z namenom predstaviti elektronsko računovodstvo, saj se le ta v zadnjem času vse bolj širi ter opredeliti računalniške rešitve elektronskega računovodstva. Pri računalniških rešitvah smo se omejili na Pantheon, predvsem zaradi tega, ker smo se z njim že srečali na fakulteti in pri opravljanju obveze prakse. Namen smo izpolnili skozi doseganje posameznih ciljev:

1. cilj, proučiti pojem elektronsko računovodstvo, smo dosegli v tretjem in četrtem poglavju.

2. cilj, mesta elektronskega računovodstva v elektronskem poslovanju smo v celoti dosegli v prvem poglavju.

3. cilj, možnost uporabe računovodskih rešitev, smo v celoti dosegli v četrtem poglavju. 4. cilj, elektronsko računovodstvo v Sloveniji, smo dosegli v četrtem poglavju, ko smo

predstavili in opisali elektronsko računovodstvo v praktičnem delu, na primeru računovodskega servisa Apo vizija d.o.o.

S tem, ko smo dosegli postavljene cilje, smo pridobili podlago za potrjevanje trditve. Postavili smo si osnovno trditev, da je elektronsko računovodstvo čedalje pomembnejše tako za stranke kot tudi računovodje. Trditev smo na podlagi veliko dokazov potrdili, saj v današnjem času vse temelji na informacijskih tehnologijah, ki se neverjetno hitro razvijajo. Prav zaradi tega postaja elektronsko računovodstvo vse pomembnejše. Le s pomočjo njega lahko računovodje ostanejo konkurenčni in zanimivi za stranko. Sicer elektronsko računovodstvo v Sloveniji še ni najbolj razvito, vendar že sedaj dobiva na pomenu. Predvsem, ker gre pri elektronskem računovodstvu za brezpapirno poslovanje in posledično za ekološko čistejše okolje. Ključna ugotovitev diplomskega seminarja je, da je sodobna tehnologija že tako razvita, da se ji morajo podjetja prilagajati, če želijo ostati konkurenčna drugim na trgu. Temu pa se morajo prilagoditi tudi računovodski servisi, če želijo na trgu ponuditi konkurenčne storitve. Elektronsko poslovanje je v zadnjih nekaj letih doživelo neverjetno hiter razvoj. Računovodski servisi morajo za konkurenčnost na trgu izkoristi razvoj informacijske tehnologije. Ravno to je pripomoglo k lažjemu načinu dela ter manjšim stroškom. V Sloveniji obstaja več računalniških rešitev, vendar smo se mi omejili le na Datalabov Pantheon. Računalniška aplikacija vsekakor ni rešitev, ampak je nepogrešljiv pripomoček. Na področju elektronskega poslovanja in elektronskega računovodstva lahko v prihodnosti pričakujemo nadaljnji razvoj. Že sedaj je na trgu ponujenih veliko število računalniških rešitev, tako domačih ponudnikov kot tudi tujih. So pripomoček, ki zelo olajšajo dela v računovodskih servisih.


6 POVZETEK Čas je denar. Dandanes je potrebno biti čim bolj učinkovit v čim krajšem času. Zato je potrebno vedno iskati nove možnosti poslovanja. Z razvojem novih tehnologij pa se nam te možnosti tudi odpirajo. Elektronsko računovodstvo je ena od teh smeri prihodnosti in sedaj je le vprašanje časa kdaj bo to popolnoma izpodrinilo tradicionalen način računovodenja. Velika večina podjetij se že sedaj osredotočajo na takšen način računovodenja in že s tem pridobivajo na času in denarju, saj pri takšnem računovodstvu ni potrebna uporaba papirja in posledično arhivov, kar pa vodi v brezpapirno računovodstvo. Tudi elektronsko računovodstvo pa se že naprej razvija in med seboj združuje vso potrebno programsko opremo za elektronsko računovodstvo in brezpapirno poslovanje med podjetjem, računovodstvom, e-banko in davčno upravo, kar pa nas pripelje do nadgradnje elektronskega računovodstva. Temu pravimo eko računovodstvo. Pri vsem tem pa ne smemo pozabiti na informacijske sisteme, ker elektronsko računovodstvo poteka preko njih in je ravno zaradi tega posledično stranki dostopen štiriindvajset ur na dan. Razvoj sodobne tehnologije, predvsem računalniški napredek in internetne komunikacije, so ključnega pomena, da se dandanes vse bolj uveljavlja elektronsko računovodstvo. Pri elektronskem računovodstvu obstajajo tako za stranke kot tudi za računovodske servise slabosti, ki pa jih prednosti pretehtajo. Elektronsko računovodstvo je računovodstvo prihodnosti in kdorkoli bo nanj prej pripravljen, bo imel prednost pred konkurenco. Konec koncev nam pa prednost pred konkurenco omogoča bolje poslovanje in vse višji dobiček. KLJUČNE BESEDE: elektronsko računovodstvo, informacijski sistem, brezpapirno računovodstvo


ABSTRACT Time is money. Today it is important to be as efficient as possible in the shortest amount of time. That is why it is important to always search for new ways of doing business. And with the development of new technologies, those new ways have opened up. Electronic accounting is one of the new ways of the future and it is only a matter of time when it will completely replace traditional accounting. The majority of companies are already focused on such ways of accounting and with it they gain on time and money because. This kind of accounting does not require paper or archiving, which leads to paperless accounting. Electronic accounting is also developing and links together all the necessary software for electronic accounting and paperless commerce between the company, accounting, e-bank and tax administration, which leads us to upgrading electronic accounting. We call this eco accounting. But with all this we must not forget about information systems, because electronic accounting runs through them and consequentially it is available for costumers 24 hours a day. The development of modern technology, especially computerized progress and internet communications are the most important reasons why electronic accounting is more and more established. From the customer’s point of view, electronic accounting has some disadvantages but they are outweighed by the advantages. Electronic accounting is the future of accounting and whoever will be prepared for it sooner shall have an advantage before competition. In the end it is the advantage over the competition that allows us to do our business better and with higher profit. KEY WORDS: electronic accounting, information system, paperless accounting


7 ZAHVALA Svojega prvega dne na Ekonomsko-poslovni fakulteti, se spominjam kot, da bi se zgodil včeraj. Vendar so v tem času minila neverjetna 3 leta. Spoznala sem kaj vse me čaka v prihodnosti in se na to skušala tudi čim bolje pripraviti, a kljub temu se mi zdi, da bo moja pot še zelo dolga. Prišla sem do novih spoznanj, prijateljev, profesorjev. In vse to mi je pomagalo skozi to študijsko obdobje. Svoje pa so pripomogli še moji družinski člani. Če bi se hotela zahvaliti čisto vsem bi moj diplomski seminar obsegal preveč strani. Zato se bom zahvalila tistim bistvenim. Vsi ostali, ki pa so mi prav tako pomagali pa to tudi vedo in imajo mojo hvaležnost. Kot prvo bi se zahvalila svojemu mentorju mag. Horvatu za njegovo vztrajnost in spodbujanje pri ustvarjanju mojega diplomskega seminarja. Na naslednjem mestu bi se zahvalila podjetju Apo vizija d.o.o., ker so mi omogočili pobližje spoznanje računovodskega sveta, v obliki praktičnega dela. Največja zahvala pa gre moji družini (mami, očetu in sestri) ter fantu, ki so mi stali ob strani tako ob vseh dobrih kot tud slabih trenutkih ter mi bodo stali ob strani tudi v prihodnosti. Darija


SEZANAM SLIK Slika 1: Model elektronskega poslovanja................................................................................... 7 Slika 2: Oblike elektronskega poslovanja .................................................................................. 8 Slika 3: Poenostavljeni prikaz izvedbe elektronskega podpisa................................................ 11 Slika 4: Poslovni proces kot celota temeljnega, upravljano-vodstvenega in informacijskega (pod)procesa ............................................................................................................................. 14 Slika 5: Računalniška analitična evidenca ............................................................................... 16 Slika 6: Shema Off-line delovanja ........................................................................................... 19 Slika 7: On-line delovanje........................................................................................................ 20 Slika 8: Potek računovodstva brez lastnega informacijskega sistema ..................................... 25 Slika 9: Potek računovodstva z lastnim informacijskim sistemom.......................................... 26 Slika 10: Potek računovodstva brezpapirnega računovodstva ................................................. 26 Slika 11: Potek računovodstva kadar je računovodski servis na sedežu strankinega podjetja. 27 Slika 12: Postopek simetričnega šifriranja ............................................................................... 39 Slika 13: Postopek asimetričnega šifriranje ............................................................................. 40 Slika 14: Postopek hibridnega šifriranja .................................................................................. 40 SEZNAM TABEL Tabela 1:Prenosti in slabosti Off-line delovanja ...................................................................... 20 Tabela 2:Prednosti in slabosti On-line delovanja..................................................................... 21 SEZNAM PRILOG Priloga 1: Postopek simetričnega šifriranja.............................................................................. 39 Priloga 2: Postopek asimetričnega šifriranje ............................................................................ 40 Priloga 3: Postopek hibridnega šifriranja ................................................................................. 40


8 SEZNAM LITERATURE IN VIROV LITERATURA

1. Belak, Janko. 2002. Politika podjetja in strateški management. Maribor: Založba MER.

2. Berčič B., Bojanc A., Krkoč P., Mrhar P., Patru P., Šinigoj A. in Valenčič I. Ukrepi v primeru informacijskih nesreč. 2003. Šempeter pri Gorici: Inštitut Za Informacijsko Varnost.

3. D., Lesjak, Klojčnik T., Lesjak B., Lampe R. in Sulčič V. 2003. Pravna Informatika. Maribor: Pravna fakulteta.

4. Greenstein, Marilyn and Todd M. Feinman. 2000. Electronic Commerce: Security,

Risk Management and Control. Boston: Irwin McGraw-Hill.

5. Gottschalk, Petter. 2002. Management trough Information technology. Bergen: Fagbokforlaget.

6. Hočevar, Marko. 2003. Kako izboljšati računovodske informacije za poslovodno

odločanje. Ljubljana:Iks.

7. Hojak, Simona. 2002. Sprememba vloge računovodstva in oblike računovodskih informacij za poslovodstvo po uvedbi informacijskega sistema BAAN v družbi Talum. Magistrsko delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

8. Jerič Turk, Maja. 2002. Presojanje kakovosti računalniških rešitev za računovodje. Zbornik referatov 34. simpozija o sodobnih metodah v računovodstvu in poslovnih financah. Portorož: Koordinacijski odbor Zveze ekonomistov Slovenije in Zveze računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

9. Mayr, Branko. 2000. Računovodske informacije. Portorož: Visoka strokovna šola za

podjetištvo.

10. Škerjanc, Mojca. 2003. Kakovost računovodenja računovodskih servisov. Diplomsko delo. Ljubljanjska fakulteta.

11. Turban, E., E. McLean and J. Wetherbe. 1999. Information Technology for Management – Making Connections for Strategic Advantage. New Yourk: John Wiley & Sons Inc.

12. Turk I., S., Kavčič, M. Kokotec-Novak. 2003. Poslovodno računovodstvo. Ljubljana: Slovenski inštitut ta revizijo.

13. Vintar, Mirko. 1996. Informatika. Ljubljana: Paco.

14. Wilkinson Josepf J., Michael J. Cerullo. 1997. Accouting Information Systems,

Essential Concepcs and Applications. New York: John Wiley&Sons


VIRI

15. Apo vizija d.o.o. 2009 [Online] Avaliable: http://www.apo-vizija.si ˙[avgust 3, 2009].

16. Asistent 2009. [Online] Avaliable: http://www.asistent.si/nacini_delovanja_e_racunovodstva1 [avgust 1, 2009].

17. Bobek, Samo. 2007. Finančno-računovodski informacijski sistem. [Online]

Avaliable: http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/bobek/FI/FIN_RAC_IS.pdf [september 3, 2009].

18. Boršnik, V. (2007) Diplomsko delo – Elektronsko računovodstvo [Online] Avaliable: http://www.cek.ef.uni-lj.si/u_diplome/borstnik2685.pdf [februar 27, 2009].

19. Datalab. 2009. [Online] Avaliable: http://www.datalab.si/podjetje/pantheon [julij 22, 2009].

20. Drobnič, Sašo. 2004. Analiza spletne trgovine nakup Merkur.si v elektronskem okolju. [Online] Avaliable: http://www.merkur.eu/fileadmin/datoteke/kadri/dokumenti/e-valilnica/_2006/Analiza_spletne_trgovine_v_elektronskem_okolju.pdf [julij 15, 2009].

21. Eba 2009. [Online] Avaliable: http://www.eba.si/index.php?option=com_content&view=article&id=47&Itemid=28 [avgust 3, 2009].

22. E-uprava. 2009. [Online] Avaliable:

http://e-uprava.gov.si/e-uprava/dogodkiPrebivalci.euprava?zdid=780&sid=244 [julij 20, 2009].

23. E-uspeh. 2009. [Online] Avaliable: http://www.e-uspeh.com/pomoc/kaj-je-elektronsko-poslovanje.htm [julij 20, 2009].

24. E-uprava. 2009. [Online] Avaliable: http://e-uprava.gov.si/e-uprava/dogodkiPrebivalci.euprava?zdid=780&sid=244 [julij 20, 2009].

25. Hermes 2009. [Online] Avaliable: http://www.hermes2.net/ [julij 10, 2009].

26. Lesjak, Igor. 2009- Varen elektronksi podpis. [Online] Avaliable: http://www.ltfe.org/varen-elektronski-podpis-kot-temelj-elektronskega-poslovanja/ [julij 5, 2009].

27. Longerholc Žgeč, Mojca. 2009. Varstvo okolja se začne v oddelku računovodstva. [Online] Avaliable: http://www.ekolist.si/documents/s006_varstvo_okolja_se_ zacne_v_oddelku_racunovodstva_mojca_langerholc_zgec.pdf [avgust 3, 2009].


28. Revizija. 2009. [Online] Avaliable: http://www.si-revizija.si/racunovodje/dokumenti/Kodeks_racunovodskih_nacel.pdf [28.7.2009].

29. Saop. 2009. [Online] Avaliable: http://www.saop.si/site/produkti_minimax/406/minimax.aspx [julij 15, 2009].

30. The European Directive. 2009. [Online]. Avaliable: http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/publications/58The%20European%20Directive%201999.pdf?where= [julij 5, 2009].

31. Tintaop 2009. [Online] Avaliable:

http://www.tintaop.si/eracunovodstvo.htm [julij 3, 2009].

32. Uradni list Republike Slovenije. [Online] Avaliable: http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200498&stevilka=4284 [marec 21, 2009].

33. Vitago 2009. [Online] Avaliable: http:// www.vitago.si [marec 12, 2009].

34. Zakon o elektronskem podpisu. ZPEP. 2000. [Online] AvalFiable: http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_ZAKO1973.html [marec 2, 2009].


9 PRILOGA Šifriranje2 Šifriranje poteka s pomočjo ključev, ki predstavljajo zelo velike in zelo težko ugotovljive številke. Za vsakdanjo splošno uporabo je najbolj razširjeno asimetrično šifriranje, za katerega se uporablja par ključev. Zasebni ključ poseduje posameznik in ga ima shranjenega na disketi, CD-ju, trdem disku, pametni kartici in podobno. Na ta način je trenutno zagotovljena največja varnost pred zlorabo takšne vrste ključa. Javni ključ je dostopen vsakomur in je običajno zapisan v imeniku javnih ključev pri overitelju. Samo s kombinacijo zasebnega in javnega ključa je mogoče določeno vsebino, ki je šifrirana dešifrirati. Priloga 1: Postopek simetričnega šifriranja


Pri simetričnem šifriranju Vinko s lastnim ključem šifrira besedilo. Besedilo pošlje Tini, hkrati mora na enak varen način poslati Tini tudi ključ, s katerim je šifriral besedilo. Tina lahko s tem dobljenim ključem dešifrira besedilo.

2 Povzeto po Klojčnik in drugi 2003.


Priloga 2: Postopek asimetričnega šifriranje


Pri asimetričnem šifriranju se uporablja par ključev; javni in zasebni ključ. Vinko šifrira besedilo s Tininim javnim ključem. Tako šifrirano besedilo je mogoče dešifrirati samo z drugim delom para ključev; in sicer z zasebnim ključem. Prejeto šifrirano besedilo Tina dešifrira s svojim zasebnim ključem. Priloga 3: Postopek hibridnega šifriranja


Hibridno šifriranje je kombinacija simetričnega in asimetričnega šifriranja, pri katerem Vinko šifrira besedilo s simetričnem ključem za enkratno uporabo. Ta ključ šifrira s Tininim javnim ključem in ga takšnega pošlje Tini. Tina s svojim zasebnim ključem dešifrira ključ za enkratno uporabo in z njim dešifrira besedilo.

Documents

ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVOold.epf.uni-mb.si/ediplome/pdfs/lavrinsek-darija.pdf · Elektronsko poslovanje je takšno poslovanje, ki presega meje ene organizacije in temelji na izmenjavi