ADVIESRAPPORT
Windesheim Flevoland, AD Office Management WFADOM.V1A22 januari 2016
Janet
Bartelink
S1087198
Tanika
Bruinendael
S1097849
Denise
van den Hoek
S1092785
Madelon
Rademaker
S1042781
Alles in het teken van de Office manager
Janet Bartelink, S1087198
Tanika Bruinendael, S1097849
Denise van den Hoek, S1092785
Madelon Rademaker, S1042781
Windesheim Flevoland
AD Office Management WFADOM.V1A
Marianne Haas
ADVIESRAPPORT
VOORWOORDDit adviesrapport is geschreven naar aanleiding van het vak: project, in het kader van de opleiding AD Office
management. De projectgroep, Janet Bartelink, Tanika Bruinendael, Denise van den Hoek en Madelon
Rademaker, hebben een onderzoek verricht voor de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (in dit
adviesrapport als NVD). Er is onderzocht wat de trends en ontwikkelingen zijn binnen de financile
dienstverlening gefocust op de functie van de Office manager.
Hierbij worden de docenten Ancella Evers- de Boer en Marianne Haas, bedankt voor hun inzet, begeleiding en
positieve input. Ook worden de genterviewde van de ABN AMRO bank, de Rabobank, de Belastingdienst, de
Hypotheker, Hessels & Hessels Hypotheken en verzekeringen en PDZ uitzendbureau, bedankt voor hun inzet en
medewerking .
De projectgroep hoopt met dit adviesrapport een positieve bijdrage te leveren. Ingezoomd op het
toekomstperspectief van een Office manager binnen de financile dienstverlening. Dit adviesrapport zal worden
gepresenteerd aan de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD).
Almere, 22 januari 2016
INHOUDSOPGAVEInleiding
Aanpak
Bevindingen
Analyse DESTEP
Demografische factoren
Economische factoren
Sociaal - culturele factoren
Technologische factoren
Ecologische factoren
Politiek juridische factoren
SWOT-analyse
Conclusie
Aanbevelingen
Discussie
Literatuurlijst
INLEIDINGHet doel van dit adviesrapport is om de trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening te
onderzoeken en te kijken naar wat voor effect dit heeft op het toekomstperspectief van een Office manager. Dit
onderzoek is uitgevoerd met behulp van deskresearch en fieldresearch; het afnemen van interviews bij werknemers
van verschillende financile instellingen. Hierbij zijn Office managers, directeuren n managers van Office managers,
genterviewd.
De hoofdvraag die hierbij gesteld is, luidt: wat zijn de trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening,
en wat voor effect heeft dit op het toekomstperspectief van een Office manager?
Om antwoord te krijgen op deze hoofdvraag, zijn de volgende deelvragen opgesteld:
- Wat is de positie van de Office manager binnen het bedrijf?
- Hoe ziet het toekomstbeeld er uit van de Office manager binnen de financile dienstverlening?
- Hoe speelt de Office manager in op trends en veranderingen binnen de financile dienstverlening?
- Welke competenties worden er toegepast door de Office manager op de werkvloer?
- Wat zijn de taken die uitgevoerd worden door de Office manager binnen de financile dienstverlening?
- Wat verwacht de manager van de Office manager binnen de financile dienstverlening
Verder wordt er ingezoomd in dit rapport op de aanpak, de bevindingen en de analyse. Op basis hiervan wordt er een
conclusie getrokken, wordt er een aanbeveling gegeven en wordt er een discussiepunt aangesteld.
AANPAK
Het werkplanDeze heeft als richtlijn gediend voor het uitzetten van het onderzoek.
DeskresearchVerdieping in de financile branche door middel van het
invullen van een DESTEP analyse, verdieping in
de functie van de Office manager en verdieping in de NVD.
De topiclijstZijn topics die gelinkt zijn aan de deelvragen, deze moeten
uiteindelijk een antwoord vormen op de hoofdvraag. De topics
worden gebruikt als handvatten bij het afnemen van de interviews.
Fieldresearch - interviews afnemenDe interviews vormen een beeld van hoe de functie van de Office manager wordt uitgevoerd in de praktijk en geeft zicht op de
trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening. Deze interviews zijn n op n afgenomen. En zijn gesteld aan 8
verschillende personen die bij verschillende bedrijven werkzaam zijn.
Interviews coderenHet filteren van relevante informatie, die de hoofdvraag zal beantwoorden.
Het adviesrapportIn het adviesrapport worden de resultaten gepresenteerd. Ook is er een aanbeveling gedaan, en wordt er een punt der discussie
gesteld.
De wijze waarop het project is aangepakt, is door middel van deze activiteiten en de invulling daarvan:
Tijdens het onderzoek bleek dat de financile dienstverlening binnen een erg gesloten branche ligt, niet
elk bedrijf wilde zijn medewerking verlenen aan het onderzoek. Hierdoor zijn er ook andere bedrijven
benaderd dan dat er in het werkplan stonden beschreven. Dit heeft echter geen invloed gehad op de
hoofd of deelvragen, of andere onderdelen van het onderzoek.
AANPAK
BEVINDINGEN
Wat is de positie van de Office manager
binnen de organisatie / bedrijf?
Resultaat:
Een spin in het web; 7 van de 8 genterviewde gaven
voorstaande antwoorden aan.
De ogen en oren van het bedrijf;
De directe assistent van de manager(s).
1 van de genterviewde gaf aan dat dit
niet van toepassing was binnen het
desbetreffende bedrijf.
BEVINDINGENHoe ziet de toekomstbeeld eruit van een
Office manager binnen de financile
dienstverlening?
Resultaat:
Strategisch en tactisch denkvermogen; Bij de Belastingdienst werd dit antwoord als
zeer belangrijk aangegeven.
Operationeel uitvoeren; Een doenker
Breder inzetbaar;
Voldoen aan hogere eisen; 6 van de 8 genterviewde gaven voorstaande
antwoorden aan.
Inzetbaar voor meerdere managers.
Uit 1 interview bleek dat de functie van de
Office manager overbodig is binnen kleinere
bedrijven. Deze taken worden vaak verdeeld
onder de medewerkers. Dit heeft te maken met
het budget van het bedrijf.
BEVINDINGEN
Hoe speelt de Office manager in op
trends en veranderingen binnen de
financile dienstverlening?
Resultaat:
(Vaardigheids)trainingen/ bijscholing; Alle genterviewde gaven voorstaande
antwoorden.
Vakliteratuur bestuderen. Uit 1 interview bleek dat vakliteratuur
een belangrijke rol bij de functie kan
spelen. Hierdoor kan de Office manager
zijn/haar horizon verbreden.
Vaardigheden kun je aanleren, maar de kerneigenschappen om goed te zijn in je vak,
daar moet je mee geboren zijn!
BEVINDINGEN
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Flexibiliteit
Punctueel
Discretie
Representatief
Communicatief vaardig
Organisatie senstiviteit
Assertief
Stressbestendig
Zelfverzekerd
Aantal gegeven antwoorden
Co
mp
ete
nti
es
Welke competenties worden er toegepast door de Office manager op de werkvloer?
BEVINDINGEN
Wat zijn de taken die de Office manager
uitvoert binnen de financile
dienstverlening?
Resultaat:
Ontzorgen van de managers/
directeuren;
7 van de 8 genterviewde gaven
voorstaand antwoord aan.
Delegeren van taken;
Agendabeheer; 1 van de genterviewde gaf voorstaand
antwoord als zeer belangrijk aan.
Verslaglegging en uitwerking van
bijeenkomsten.
Alle genterviewde gaven voorstaand
antwoord aan.
1 van de genterviewde delegeert taken
onder andere medewerkers; adviseurs of
afdeling HRM.
BEVINDINGEN
Wat verwacht een manager van een Office manager binnen de financile
dienstverlening?
Het ontzorgen van de manager/directeuren;
Blindelings kunnen vertrouwen; gestructureerd te werk gaan, het juist uitvoeren
van taken zoals agendabeheer;
Juiste etiketten toepassen op de werkvloer;
Het visitekaartje van het bedrijf.
Het onmogelijke doen we meteen, wonderen duren iets
langer, en op verzoek kunnen we nog toveren ook
Het onmogelijke doen we meteen, wonderen duren iets
langer, en op verzoek kunnen we nog toveren ook
ANALYSE DESTEPDe DESTEP analyse is een middel die een beeld geeft van de externe factoren die invloed hebben op de
branche. Aan de hand van deze analyse kan er inzicht worden verkregen en effectief gebruik worden
gemaakt van de kansen en bedreigingen. De DESTEP stelt de projectgroep in staat om een succesvol
beeld te creren van de financile dienstverlening.
DEMOGRAFISCHE FACTOREN
38,5
39
39,5
40
40,5
41
41,5
42
42,5
43
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Le
eft
ijd
Jaartal
De gemiddelde leeftijd
van een werknemer
binnen de financile
dienstverlening was in
het jaar 2008, 39.9 jaar
en in 2013, 42.6 jaar.
In deze periode is de
leeftijd van de
werknemer gestegen
met 6.7%.
(bron: Centraal bureau
