Click here to load reader

Adviesrapport NVD Financiele Dienstverlening · PDF fileADVIESRAPPORT Windesheim Flevoland ... project,inhetkadervandeopleidingADOffice management. ... Geraadpleegd op, 9 en 12 november

  • View
    224

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Adviesrapport NVD Financiele Dienstverlening · PDF fileADVIESRAPPORT Windesheim Flevoland ......

ADVIESRAPPORT

Windesheim Flevoland, AD Office Management WFADOM.V1A22 januari 2016

Janet

Bartelink

S1087198

Tanika

Bruinendael

S1097849

Denise

van den Hoek

S1092785

Madelon

Rademaker

S1042781

Alles in het teken van de Office manager

Janet Bartelink, S1087198

Tanika Bruinendael, S1097849

Denise van den Hoek, S1092785

Madelon Rademaker, S1042781

Windesheim Flevoland

AD Office Management WFADOM.V1A

Marianne Haas

ADVIESRAPPORT

VOORWOORDDit adviesrapport is geschreven naar aanleiding van het vak: project, in het kader van de opleiding AD Office

management. De projectgroep, Janet Bartelink, Tanika Bruinendael, Denise van den Hoek en Madelon

Rademaker, hebben een onderzoek verricht voor de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (in dit

adviesrapport als NVD). Er is onderzocht wat de trends en ontwikkelingen zijn binnen de financile

dienstverlening gefocust op de functie van de Office manager.

Hierbij worden de docenten Ancella Evers- de Boer en Marianne Haas, bedankt voor hun inzet, begeleiding en

positieve input. Ook worden de genterviewde van de ABN AMRO bank, de Rabobank, de Belastingdienst, de

Hypotheker, Hessels & Hessels Hypotheken en verzekeringen en PDZ uitzendbureau, bedankt voor hun inzet en

medewerking .

De projectgroep hoopt met dit adviesrapport een positieve bijdrage te leveren. Ingezoomd op het

toekomstperspectief van een Office manager binnen de financile dienstverlening. Dit adviesrapport zal worden

gepresenteerd aan de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD).

Almere, 22 januari 2016

INHOUDSOPGAVEInleiding

Aanpak

Bevindingen

Analyse DESTEP

Demografische factoren

Economische factoren

Sociaal - culturele factoren

Technologische factoren

Ecologische factoren

Politiek juridische factoren

SWOT-analyse

Conclusie

Aanbevelingen

Discussie

Literatuurlijst

INLEIDINGHet doel van dit adviesrapport is om de trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening te

onderzoeken en te kijken naar wat voor effect dit heeft op het toekomstperspectief van een Office manager. Dit

onderzoek is uitgevoerd met behulp van deskresearch en fieldresearch; het afnemen van interviews bij werknemers

van verschillende financile instellingen. Hierbij zijn Office managers, directeuren n managers van Office managers,

genterviewd.

De hoofdvraag die hierbij gesteld is, luidt: wat zijn de trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening,

en wat voor effect heeft dit op het toekomstperspectief van een Office manager?

Om antwoord te krijgen op deze hoofdvraag, zijn de volgende deelvragen opgesteld:

- Wat is de positie van de Office manager binnen het bedrijf?

- Hoe ziet het toekomstbeeld er uit van de Office manager binnen de financile dienstverlening?

- Hoe speelt de Office manager in op trends en veranderingen binnen de financile dienstverlening?

- Welke competenties worden er toegepast door de Office manager op de werkvloer?

- Wat zijn de taken die uitgevoerd worden door de Office manager binnen de financile dienstverlening?

- Wat verwacht de manager van de Office manager binnen de financile dienstverlening

Verder wordt er ingezoomd in dit rapport op de aanpak, de bevindingen en de analyse. Op basis hiervan wordt er een

conclusie getrokken, wordt er een aanbeveling gegeven en wordt er een discussiepunt aangesteld.

AANPAK

Het werkplanDeze heeft als richtlijn gediend voor het uitzetten van het onderzoek.

DeskresearchVerdieping in de financile branche door middel van het

invullen van een DESTEP analyse, verdieping in

de functie van de Office manager en verdieping in de NVD.

De topiclijstZijn topics die gelinkt zijn aan de deelvragen, deze moeten

uiteindelijk een antwoord vormen op de hoofdvraag. De topics

worden gebruikt als handvatten bij het afnemen van de interviews.

Fieldresearch - interviews afnemenDe interviews vormen een beeld van hoe de functie van de Office manager wordt uitgevoerd in de praktijk en geeft zicht op de

trends en ontwikkelingen binnen de financile dienstverlening. Deze interviews zijn n op n afgenomen. En zijn gesteld aan 8

verschillende personen die bij verschillende bedrijven werkzaam zijn.

Interviews coderenHet filteren van relevante informatie, die de hoofdvraag zal beantwoorden.

Het adviesrapportIn het adviesrapport worden de resultaten gepresenteerd. Ook is er een aanbeveling gedaan, en wordt er een punt der discussie

gesteld.

De wijze waarop het project is aangepakt, is door middel van deze activiteiten en de invulling daarvan:

Tijdens het onderzoek bleek dat de financile dienstverlening binnen een erg gesloten branche ligt, niet

elk bedrijf wilde zijn medewerking verlenen aan het onderzoek. Hierdoor zijn er ook andere bedrijven

benaderd dan dat er in het werkplan stonden beschreven. Dit heeft echter geen invloed gehad op de

hoofd of deelvragen, of andere onderdelen van het onderzoek.

AANPAK

BEVINDINGEN

Wat is de positie van de Office manager

binnen de organisatie / bedrijf?

Resultaat:

Een spin in het web; 7 van de 8 genterviewde gaven

voorstaande antwoorden aan.

De ogen en oren van het bedrijf;

De directe assistent van de manager(s).

1 van de genterviewde gaf aan dat dit

niet van toepassing was binnen het

desbetreffende bedrijf.

BEVINDINGENHoe ziet de toekomstbeeld eruit van een

Office manager binnen de financile

dienstverlening?

Resultaat:

Strategisch en tactisch denkvermogen; Bij de Belastingdienst werd dit antwoord als

zeer belangrijk aangegeven.

Operationeel uitvoeren; Een doenker

Breder inzetbaar;

Voldoen aan hogere eisen; 6 van de 8 genterviewde gaven voorstaande

antwoorden aan.

Inzetbaar voor meerdere managers.

Uit 1 interview bleek dat de functie van de

Office manager overbodig is binnen kleinere

bedrijven. Deze taken worden vaak verdeeld

onder de medewerkers. Dit heeft te maken met

het budget van het bedrijf.

BEVINDINGEN

Hoe speelt de Office manager in op

trends en veranderingen binnen de

financile dienstverlening?

Resultaat:

(Vaardigheids)trainingen/ bijscholing; Alle genterviewde gaven voorstaande

antwoorden.

Vakliteratuur bestuderen. Uit 1 interview bleek dat vakliteratuur

een belangrijke rol bij de functie kan

spelen. Hierdoor kan de Office manager

zijn/haar horizon verbreden.

Vaardigheden kun je aanleren, maar de kerneigenschappen om goed te zijn in je vak,

daar moet je mee geboren zijn!

BEVINDINGEN

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Flexibiliteit

Punctueel

Discretie

Representatief

Communicatief vaardig

Organisatie senstiviteit

Assertief

Stressbestendig

Zelfverzekerd

Aantal gegeven antwoorden

Co

mp

ete

nti

es

Welke competenties worden er toegepast door de Office manager op de werkvloer?

BEVINDINGEN

Wat zijn de taken die de Office manager

uitvoert binnen de financile

dienstverlening?

Resultaat:

Ontzorgen van de managers/

directeuren;

7 van de 8 genterviewde gaven

voorstaand antwoord aan.

Delegeren van taken;

Agendabeheer; 1 van de genterviewde gaf voorstaand

antwoord als zeer belangrijk aan.

Verslaglegging en uitwerking van

bijeenkomsten.

Alle genterviewde gaven voorstaand

antwoord aan.

1 van de genterviewde delegeert taken

onder andere medewerkers; adviseurs of

afdeling HRM.

BEVINDINGEN

Wat verwacht een manager van een Office manager binnen de financile

dienstverlening?

Het ontzorgen van de manager/directeuren;

Blindelings kunnen vertrouwen; gestructureerd te werk gaan, het juist uitvoeren

van taken zoals agendabeheer;

Juiste etiketten toepassen op de werkvloer;

Het visitekaartje van het bedrijf.

Het onmogelijke doen we meteen, wonderen duren iets

langer, en op verzoek kunnen we nog toveren ook

Het onmogelijke doen we meteen, wonderen duren iets

langer, en op verzoek kunnen we nog toveren ook

ANALYSE DESTEPDe DESTEP analyse is een middel die een beeld geeft van de externe factoren die invloed hebben op de

branche. Aan de hand van deze analyse kan er inzicht worden verkregen en effectief gebruik worden

gemaakt van de kansen en bedreigingen. De DESTEP stelt de projectgroep in staat om een succesvol

beeld te creren van de financile dienstverlening.

DEMOGRAFISCHE FACTOREN

38,5

39

39,5

40

40,5

41

41,5

42

42,5

43

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Le

eft

ijd

Jaartal

De gemiddelde leeftijd

van een werknemer

binnen de financile

dienstverlening was in

het jaar 2008, 39.9 jaar

en in 2013, 42.6 jaar.

In deze periode is de

leeftijd van de

werknemer gestegen

met 6.7%.

(bron: Centraal bureau

Search related