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Metodologa para el desarrollo de Estudios OrganizacionalesADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN

LUISA LLANCCE MONDRAGNPropone facilitar el planteamiento y ejecucin de todo tipo de estudio o investigacin que se aplique a una organizacin de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio necesarios para ello.Para lograr este propsito, se requiere necesariamente de un marco general de referencia metodolgico que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar en forma racional, ordenada y sistemtica sus componentes mediante las tcnicas ms adecuadas.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. FranklinVISIN DEL ESTUDIOEsta etapa constituye el paso inicial de un estudio organizacional, a partir del cual se puede lograr una aproximacin a las competencias centrales de una organizacin para dimensionar las lneas de accin que orientan su desempeo, esto es, visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones que emprende.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. FranklinPLANEACIN DEL ESTUDIOEl segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.Determinacin del factor del estudio: Identificacin de los elementos que deben estudiarse para que la organizacin pueda cumplir con su cometido. Fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y completo.

Fuentes de estudioInternasExternas

Definicin del objetivo de estudio: Una vez que se han detectado los factores que requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy especfico en cuanto a los resultados que la organizacin espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interaccin con el medio.

Investigacin preliminar

Lineamientos para orientar la investigacin

Contenido de la Investigacin

Preparacin del proyecto de estudioPropuesta tcnicaPrograma de trabajo

Autorizacin para realizar el estudio

Integracin del equipo de estudio

Capacitacin del equipoRECOPILACIN DE DATOSLuego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin; de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la realidad, pues se incurrir en interpretaciones errneas y se aplicarn medidas de mejora inoperantes.Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Especficos.2. Completos.3. Correctos.4. Pertinentes.5. Congruentes.6. Susceptibles de validarse.

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, que tenga presente siempre el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.ANLISIS DE DATOSUna vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de anlisis o examen crtico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas de accin para su atencin eficaz.FORMULACIN DE RECOMENDACIONESComo resultado del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnstico, es posible elaborar propuestas de accin concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.Con la bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase constructiva del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, los elementos separados y desagregados se combinan por medio de una labor de sntesis para formar nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuestas adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigacin.IMPLEMENTACINLa implementacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organizacin, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir con el objetivo del estudio.La implementacin est conformada por las fases siguientes:1. Preparacin del programa.2. Integracin de recursos.3. Ejecucin del programa.

Fuente: Organizacin de Empresas, de Enrique B. FranklinEVALUACINUna vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.Con este propsito debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejora introducidas.Manejo de Formas en las OrganizacionesCONCEPTOEs la herramienta o medio de comunicacin escrito normalmente impreso a travs de un instrumento de reproduccin grfica, que por lo general contiene informacin fija escrita y espacio para informacin variable. En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento. De acuerdo con el tipo de informacin y grado de dificultad para su llenado, pueden integrar o acompaarse de un instructivo.FUENTES DE INFORMACINPor lo general, las fuentes empleadas por una organizacin suelen ser diversas. Entre las ms comunes se pueden mencionar las siguientes: Preparadas para su uso interno; ej.: control para pedidos de papelera. Diseadas para la presentacin de resultados; ej.: informe a rganos de gobierno. Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento. De uso comercial comn; ej.: forma para solicitud de empleo. Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos. Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo; ej.: encuesta de alguna cmara o confederacin. Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional; ej.: formas continuas para captura de informacin. REQUERIMIENTOS PARA SU USOLa existencia en mayor o menor medida de formas en una organizacin obedece a sus necesidades especficas de trabajo, en funcin de los siguientes factores:Internos: El instrumento jurdico que las crea. La desagregacin de funciones derivadas de su base legal. La determinacin de objetivos y programas. Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones. La traduccin en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades. La definicin de estrategias. El proceso de toma de decisiones.Externos: Por cambios en las condiciones del entorno. Por decisiones tendientes a la globalizacin. Por pactos o convenios nacionales o internacionales. En atencin a demandas de clientes, usuarios o proveedores. DISEOPreparacin de una forma considerando su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizar, nmero de copias, usuario(s) y resultados esperados.UTILIZACINUso normal:Las formas constituyen un elemento integrante de la dinmica administrativa de cualquier institucin. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automtico, por lo que una modificacin a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorizaciones mltiples o de estudios exhaustivos. Cambios Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso ms depurado y de mayor contenido tcnico para ajustar las formas. Implantacin Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el mtodo ms adecuado para implantarlas. Mtodo instantneo. Aprobacin para utilizar los nuevas formas en la institucin a partir de una fecha determinada. Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organizacin. En paralelo. Representa la utilizacin simultnea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas. Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de slo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual contina hasta finalizar el cambio propuesto. Combinacin de mtodos. Alternativa consistente en emplear ms de un mtodo para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido.

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROEn forma especializada: Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, estn las siguientes: Nivel directivo Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas. Unidades de apoyo tcnico reas especializadas con el anlisis, diseo y control de formas, en virtud de su especialidad y/o conocimientos tcnicos. Unidades encargadas de la administracin de los recursos reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de las reas usuarias, y resguardan archivos en trnsito y definitivos. Instrumentos de control Cuestionario para el anlisis de formas Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relacin de componentes de una forma, a travs del cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad. Catlogo de formasCompendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organizacin, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa especfico al que apoya.Unidades de almacenamientoDispositivos electromagnticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ej: disco ptico. Este tipo de recurso cumple no slo con la funcin de control, sino de back up, lo que permite la recuperacin de datos en forma precisa y oportuna.

CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DE FORMAS

CATALOGO DE FORMAS