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Departamento de Ciencias Administrativas Sección Organización de Empresas Organización y Administración Empresarial Guía didáctica 4 créditos Titulación Ciclo Ingeniero en Informática III Autora: Paulina Navas Reestructurada: María Verónica López Vargas Asesoría virtual: www.utpl.edu.ec Estimado estudiante recuerde que la presente guía didáctica está disponible en el EVA en formato PDF interactivo, lo que le permitirá acceder en línea a todos los recursos educativos.

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Departamento de Ciencias AdministrativasSección Organización de Empresas

Organización y Administración Empresarial

Guía didáctica

4 créditos

Titulación Ciclo

� Ingeniero en Informática III

Autora:Paulina Navas

Reestructurada:María Verónica López Vargas

Asesoría virtual:www.utpl.edu.ec

Estimado estudiante recuerde que la presente guía didáctica está disponible en el EVA en formato PDF interactivo, lo que le permitirá acceder en línea a todos los recursos educativos.

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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN EMPRESARIALGuía didácticaPaulina Navas

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

Diagramación, diseño e impresión:EDILOJA Cía. Ltda.Telefax: 593-7-2611418San Cayetano Alto s/[email protected]

Octubre, 2013

Page 3: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

2. Índice

2. Índice ...................................................................................................................................... 3

3. Introducción ......................................................................................................................... 5

4. Bibliografía. ......................................................................................................................... 6

4.1. Básica. ....................................................................................................................................... 6

4.2. Complementaria. ................................................................................................................... 6

5. Orientaciones generales para el estudio .................................................................. 8

6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencia................ 11

PRIMER BIMESTRE

6.1. Competencias genéricas de la UTPL ................................................................................. 11

6.2. Planificación para el trabajo del alumno ........................................................................ 12

6.3. Evaluación de competencias ............................................................................................... 14

6.4. Orientaciones específicas para el aprendizaje por competencias ........................... 15

UNIDAD 1. Fundamentos de la teoría y práctica de la administración global. .............. 15

1.1. Definición de la administración: su naturaleza y propósito. ................................ 15

1.2. Administrar: ¿ciencia o arte? .................................................................................. 17

1.3. Evolución del pensamiento administrativo. ......................................................... 17

1.4. Funciones de los gerentes. ..................................................................................... 18

Autoevaluación 1 ............................................................................................................... 20

UNIDAD 2. Administración y sociedad: ambiente externo, responsabilidad social y ética. ................................................................................................................................... 22

2.1. Ambiente externo .................................................................................................. 22

2.2. Responsabilidad social. .......................................................................................... 23

2.3. Ética en la administración ..................................................................................... 23

2.4. Administración global, comparada y de calidad. ................................................ 25

Autoevaluación 2 ............................................................................................................... 29

UNIDAD 3. Planeación ........................................................................................................ 30

3.1. Elementos esenciales de la planeación y administración por objetivos (APO). . 30

3.2. Objetivos .................................................................................................................. 32

3.3. Estrategias, políticas y premisas de planeación. .................................................. 33

Autoevaluación 3 ............................................................................................................... 37

Page 4: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

UNIDAD 4. Organización .................................................................................................... 39

4.1. Naturaleza de la organización, espíritu emprendedor y reingeniería. ............... 39

4.2. Autoridad de línea, personal de staff, delegación de poder de decisión y descentralización. ................................................................................................... 42

4.3. Organización efectiva y cultura organizacional .................................................... 45

Autoevaluación 4 .............................................................................................................. 48

SEGUNDO BIMESTRE

6.5. Competencias Genéricas ....................................................................................................... 51

6.6. Planificación para el trabajo del alumno ........................................................................ 52

6.7. Orientaciones específicas para el aprendizaje por competencias ........................... 54

UNIDAD 5. Integración del personal ................................................................................. 54

5.1. Administración y selección de recursos humanos ................................................ 54

5.2. Evaluación del desempeño y estrategia de carrera. ............................................ 57

5.3. Formulación de la estrategia de carrera. .............................................................. 58

5.4. Administrar el cambio mediante el desarrollo de los administradores y la organización. ........................................................................................................... 59

Autoevaluación 5 ............................................................................................................... 61

UNIDAD 6. Dirección ........................................................................................................... 63

6.1. actores humanos y motivación. ............................................................................. 63

6.2. Liderazgo. ................................................................................................................ 64

6.3. Comunicación. ......................................................................................................... 66

Autoevaluación 6 ............................................................................................................... 68

UNIDAD 7. Control .............................................................................................................. 70

7.1. Sistema y proceso de control .................................................................................. 70

7.2. Técnicas de control ................................................................................................. 71

7.3. Productividad, administración de operaciones y gestión de la calidad. ............ 72

Autoevaluación 7 ............................................................................................................... 73

7. Solucionario ......................................................................................................................... 75

8. Glosario .................................................................................................................................. 82

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5

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPreliminares

3. Introducción

El componente de Organización y Administración Empresarial, se encuentra ubicado en el plan formativo de créditos en el tercer ciclo de la titulación de Ingeniería en Informática de la Modalidad Abierta y a Distancia de la UTPL, forma parte de los componentes genéricos, y tiene una valoración de 4 créditos.

El perfil profesional del ingeniero en informática que formará la UTPL dice: “Nuestros ingenieros en informática son profesionales capaces de crear, gestionar, implementar, auditar e innovar soluciones tecnológicas de software, infraestructura de TI, redes y telecomunicaciones en empresas públicas, privadas o emprendimientos” (UTPL http://www.utpl.edu.ec/sites/default/files/carreras/distancia/tecnica/trip-informatica-distancia.pdf ) es precisamente en la gestión, creación, implementación de tecnología en el ámbito de las organizaciones y los emprendimientos que esta materia le servirá de soporte

La administración es antigua, como el hombre mismo, podemos observar rasgos de una incipiente organización cuando el ser humano se reunía en grupos para cazar, o de división de funciones cuando las tareas de recolección, caza, cuidado de los niños, lo hacían grupos diferentes. Desde ahí podemos notar que la administración es importante para conseguir un fin determinado.

En las empresas es imperativa la necesidad de aplicar conocimientos de administración, los gerentes saben que del diseño de un ambiente en el que los individuos, que trabajan juntos, cumplan las metas de manera eficiente, depende la supervivencia de la empresa.

El fin fundamental de esta asignatura es proveerle de los conocimientos, habilidades y capacidades que le permitan comprender y aportar desde el ejercicio profesional de la ingeniería informática al ámbito empresarial en el que se encuentre o incluso en la creación de su propio emprendimiento.

Los contenidos del componente se han distribuido de forma secuencial en el transcurso del primer bimestre se estudiarán 4 unidades, se inicia con los fundamentos de la teoría y práctica de la administración, continuando con el análisis del ambiente externo e interno de la empresa, proceso administrativo, reingeniería y espíritu emprendedor.

Dentro del segundo bimestre, se estudiarán temas importantes como: la integración de personal, evaluación de desempeño, todo lo relacionado a motivación y liderazgo, y se concluirá con el proceso de control.

Con estos temas, se pretende lograr que consiga aproximarse a la tarea cotidiana de la gestión administrativa y empresarial, para ello a lo largo del estudio se mezclan los conceptos básicos de la asignatura con los temas de la realidad.

Espero que disfrute del estudio.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

6

Preliminares

4. Bibliografía.

4.1. Básica.

• Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración una perspectiva global y empresarial. México: McGrawHill.

Harold Koontz, fue un activo administrador de empresas, profesor universitario, presidente y director de varios consejos de compañías importantes, desde 1950, se dedicó a la cátedra en administración y ha escrito innumerables libros y artículos, entre ellos el libro Administración una perspectiva global y empresarial; texto básico del componente Organización y Administración Empresarial. La obra está dirigida a todas las personas, especialmente los estudiantes universitarios, que se interesen por los negocios, la administración, la ingeniería y deseen aprender cómo aplicar su oficio o desenvolverse de la mejor manera posible en la organización de la cual son o quieren formar parte. El libro está organizado basándose en las 5 funciones gerenciales: planificar, organizar, integrar al personal, dirigir y controlar. Está enriquecido con varios auxiliares de aprendizaje: resúmenes, estudio de casos, puntos clave, ejercicios, actividades e investigaciones por internet. Por todo esto, sin duda alguna, este libro constituye un soporte completo para el desarrollo de las competencias administrativas del futuro Ingeniero en Informática.

• López, V. (2013). Guía didáctica de Organización y Admistración Empresarial. Loja-Ecuador: UTPL.

Dentro de la bibliografía básica se ha considerado a la guía didáctica de Organización y Administración Empresarial porque es un material que permite establecer contacto entre el alumno y el profesor, dado que en ella se orienta el manejo y utilización del texto básico y se proporcionan las pautas metodológicas necesarias para lograr que el aprendizaje tenga todo el éxito y de esta forma conseguir el cumplimiento de los indicadores de aprendizaje y el desarrollo de las competencias propuestas.

4.2. Complementaria.

• Freire, A, (2012). Pasión por emprender. De la idea a la cruda realidad: Editorial Santillana.

El autor desarrolla ampliamente el tema de “espíritu emprendedor” (que se analiza en el capítulo 4 de esta guía) muestra el proceso que la persona emprendedora debe transitar para llevar a “aterrizar” su idea o innovación, muy recomendado para aquellos que están pensando crear su propia empresa.

• Lussier, Robert, Achua, Christopher (2011) Liderazgo, teoría, aplicación y desarrollo de habilidades, México: Cengage.

Este libro estudia ampliamente el liderazgo, analiza la teoría, hace aplicación de la misma y busca el desarrollo de habilidades en el lector. Está didácticamente organizado con ejercicios de aplicación y modelos que fomentan el desarrollo del liderazgo. Se recomienda su lectura para profundizar el estudio de la Unidad 6 de esta guía didáctica correspondiente a Dirección.

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7

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPreliminares

• Stephen, R., Coulter, M. (2005). Administración. México: Prentice Hall.

La administración en el mundo de hoy, es un texto que le permitirá tener una idea muy clara de la nueva forma de administración. En un mundo que exige cambios, aspectos del ambiente externo que todas las áreas de la ciencia deben tomar en cuenta para mantenerse en el mercado. Este texto será de gran utilidad porque combina perfectamente la teoría con la práctica y aporta la experiencia de exitosos administradores, está enriquecido con varias actividades que permiten profundizar los temas expuestos. Este libro abarca los temas de: Planificación, Organización, Dirección y Control, que se estudian en el primero, segundo, quinto y sexto capítulo, por lo que resulta el complemento perfecto del texto básico.

• Stephen, R. y DeCenzo, D. (2002). Fundamentos de Administración: conceptos esenciales y aplicaciones, México: Prentice Hall.

Reconocido libro que está organizado basándose en las funciones de administración: planificar, organizar, dirigir y controlar. A lo largo de la obra, Stephen Robbins, presentan temas de actualidad como los negocios electrónicos, la búsqueda de empleo por Internet o el liderazgo visionario. Asimismo, ofrecen ejemplos tanto de compañías grandes como de pequeñas, en una forma que le ayudará a captar la realidad que enfrentan los gerentes en el siglo XXI. Cada capítulo concluye con un Taller de administración: una característica que ayuda a desarrollar habilidades analíticas, de diagnóstico, de trabajo en equipo, de investigación, de búsqueda en Internet y de escritura. En nuestro estudio concreto, nos serán útiles los temas para el segundo bimestre especialmente los relacionados a Equipos de trabajo, Comunicación y Control.

• Chiavenato, Idalberto (2002) Gestión del Talento Humano, Colombia: MwGraw-Hill Interamericana.

Obra en la que se plantea un tema de vital importancia para las organizaciones: la Gestión del Talento Humano. En todo el libro el autor propone dar un giro y no mirar a las personas como recursos organizacionales, sino como sujetos activos que provocan las decisiones, emprenden las acciones y crean la innovación en las organizaciones, de ahí la importancia de su estudio. Este texto será el complemento ideal del Capítulo 5 “Integración de Personal” de esta guía didáctica.

• Dávila, A., Martínez Nora (1999) Cultura en organizaciones latinas, México: Siglo XXI Editores.

La escritora hace un recorrido completo sobre la cultura organizacional en la empresa especialmente la latinoamericana, a partir del segundo capítulo presenta casos de investigación realizados en empresas latinoamericanas. Este libro es de gran aporte para profundizar el estudio del capítulo 4 sobre organización efectiva y cultura organizacional.

• Cea, José. (s/f ) Poder y autoridad. Recuperado el 21 de junio del 2013, de http://www7.uc.cl/icp/revista/pdf/rev111/ar6.pdf

En esta conferencia se exponen amplia y claramente las diferencias entre autoridad y poder, tema de estudio en el capítulo 4 de esta guía.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

8

Preliminares

5. Orientaciones generales para el estudio

Señor estudiante:

Estudiar a distancia es un reto que requiere esfuerzo, dedicación y sobre todo de organización, por ello debe hacer de esta actividad un trabajo continuo y sistemático, organice su tiempo de manera que pueda verdaderamente aprovechar los contenidos que se le están ofreciendo. Le sugiero hacer vida este refrán popular, que aunque le puede parecer trillado, es lo que más se adapta a la realidad de las personas que estudian a distancia:

“No deje para mañana lo que puede y debe hacer hoy“

Le propongo algunas orientaciones que le servirán en su proceso de aprendizaje:

Para su estudio usted dispondrá del texto básico, mencionado en la bibliografía y la guía didáctica. La guía didáctica será quien oriente su camino en el proceso de enseñanza-aprendizaje; por lo que, la debe tener siempre a la mano y seguir las pautas y sugerencias que se darán para todo el proceso educativo.

Esta guía cuenta con algunos recursos didácticos que le apoyarán en su aprendizaje como son: resúmenes, cuadros, ejemplos, actividades recomendadas, auto evaluaciones y solucionario, está enriquecida con algunos iconos, los cuales los encontrará durante su lectura y cuyo significado es importante que lo tenga presente. A continuación se exponen los iconos que se han usado y su respectivo significado:

Ideas y conceptos que debe recordar.

Actividades recomendadas.

Le sugiero dedicar por lo menos seis horas semanales, para la lectura y comprensión de la asignatura. Es importante que en su distribución del tiempo incluya la realización de repasos; al finalizar el estudio de cada uno de los bloques temáticos y que deje algún tiempo para el repaso general antes de presentarse a las pruebas presenciales, para preparar dichas evaluaciones puede tomar en consideración las siguientes recomendaciones:

ü Realice una lectura panorámica de la guía didáctica y de las orientaciones o explicaciones complementarias a ella, posteriormente de lectura al texto de estudio, detectar las líneas principales, que componen las ideas y conceptos, además puede realizar un esquema recordatorio que refleje la estructura del texto estudiado y tratar de retener la ideas principales.

ü Una vez realizada una primera lectura proceda a tomar nota de los puntos que considere fundamentales o ideas principales (conceptos, términos empresariales, políticas, etc.), luego compare sus notas con el contenido de la guía, allí podrá saber lo que pudo asimilar de la materia.

ü Otra recomendación importante es la revisión de la bibliografía complementaria, que se ha expuesto.

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9

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPreliminares

ü Dentro de la guía didáctica y por cada unidad, están incluidas actividades recomendadas y autoevaluaciones, los invito a realizarlas, ya que coadyuvarán a su aprendizaje.

ü Les recomiendo revisar la planificación para el trabajo del alumno en la que constan las competencias específicas que se anhelan alcanzar con la asignatura; los indicadores de aprendizaje a lograrse con cada unidad de estudio; el cronograma orientativo semanal y las actividades a desarrollarse.

ü La UTPL, ha implementado herramientas informáticas, que crean un vínculo entre el docente y compañeros. El Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA), es una plataforma enriquecida con herramientas y recursos que favorecerán su aprendizaje. Ingrese periódicamente. Es importante mencionar que dentro del EVA, se ha implantado el desarrollo de una actividad específica (Foros), la cual tendrá una valoración de un punto.

El desarrollo de las evaluaciones a distancia, además de ser requisito indispensable para presentarse a las evaluaciones presenciales, es importante porque le ayuda a asimilar, comprender y consolidar adecuadamente el aprendizaje en forma significativa.

La evaluación a distancia, que se envía a través del EVA, tiene una valoración del 30% de la calificación global (6/20), distribuido de la siguiente manera:

Primera parte (prueba objetiva). 2 puntos

Segunda parte (prueba de ensayo). 3 puntos

FORO. Dentro del Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA). 1 punto.

Suman: 6 puntos

Las evaluaciones presenciales tienen una valoración del 70% de la calificación global, en cada bimestre. Entre la evaluación a distancia y la evaluación presencial, para promoverse directamente debe reunir 14/20 puntos.

La evaluación presencial de la asignatura está diseñada bajo la modalidad de calificación automática, por ello deberá revisar las consideraciones que contempla este tipo de evaluación en el momento que usted se presente a rendirla.

Para finalizar recalcarle que cualquier inquietud con respecto a la materia estoy dispuesta a ayudarle, en el horario de tutoría que consta en el trabajo a distancia.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

6. Proceso de enseñanza-aprendizaje para el logro de competencia

PRIMER BIMESTRE

6.1. Competencias genéricas de la UTPL

m Capacidad de abstracción, análisis y síntesis.

m Capacidad para aplicar los conocimientos.

m Capacidad crítica y autocrítica.

m Capacidad creativa e innovadora.

m Capacidad de adaptación al cambio.

m Capacidad para la toma de decisiones.

m Capacidad para el trabajo en equipo.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

12

Primer bimestre

6.2.

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13

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

6.3. Evaluación de competencias

Formas de evaluación

Competencia: criterio

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TOTAL 20 puntos

Para aprobar la asignatura se requiere obtener un puntaje mínimo de 28/40 puntos, que equivale al 70%.

* Son estrategias de aprendizaje, no tienen calificación; pero debe responderlas con el fin de autocomprobar su proceso de aprendizaje.

** Recuerde que la evaluación a distancia consta de dos partes: una objetiva y otra de ensayo, debe desarrollarla y entregarla en su respectivo centro universitario.

*** Su tutor(a) le planteará una o más actividades en el EVA que serán calificadas por un punto en total. Este solo computará para complementar la nota del trabajo a distancia, es decir, si Ud. logra menos de seis puntos en el mismo podrá aumentar dicha nota (hasta completar los 6 puntos) con esas actividades en el EVA.

Señor estudiante:

Tenga presente que la finalidad de la valoración cualitativa es principalmente formativa.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

6.4. Orientaciones específicas para el aprendizaje por competencias

UNIDAD 1. Fundamentos de la teoría y práctica de la administración global.

1. Administración: ciencia, teoría y práctica

1.1. Definición de la administración: su naturaleza y propósito.

Bien, inicie con buen ánimo la revisión del primer tema, antes que nada señor estudiante, remontémonos a la historia de la administración, ésta aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad, nace precisamente, para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales.

Analicemos algunas definiciones, según el texto básico:

Administración es “el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos, cumplen metas específicas de manera eficaz” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

Podemos además decir que la administración “es una actividad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008)

Ampliemos un poco más estas definiciones:

• Como gerentes, las personas realizan funciones gerenciales de planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

• La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

• La aplican todos los gerentes de todos los niveles organizacionales.

• La meta propuesta es: crear valor agregado.

• La administración se ocupa de la productividad.

Por favor remítase al texto básico y analice este apartado.

Muy bien, ahora que usted ya leyó el texto y tiene una idea clara de la magnitud de la administración, revisemos ahora la definición de organización.

Según el texto básico, se define a la organización como:

“Grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas dicho valor agregado se traduce en utilidades; en organizaciones no lucrativas, como las caritativas puede ser la satisfacción de necesidades” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

Con esta concepción de organización y luego de realizadas todas las lecturas propuestas, entonces podrá desarrollar la primera actividad:

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

Actividad recomendada:

Explique cuál es el objetivo de las organizaciones lucrativas y de las sin fines de lucro.

En el estudio de este componente otro término importante y que se repetirá con frecuencia es el de empresa. Veamos que dice el texto básico al respecto.

“Empresa se refiere a un negocio, una dependencia gubernamental, un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de organización” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

Como vemos según la definición el término empresa es aplicable tanto en empresas lucrativas como en las sin fines de lucro.

Es necesario aclarar que a lo largo del texto básico se estudiarán las funciones de la administración esto es planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

Otra parte importante que debe tener claro es las funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales, lo invito a que revise la Figura 1.1 del texto básico ahí notará que todos los gerentes de los diferentes niveles realizan funciones gerenciales, lo único que varía es el tiempo dedicado a cada función.

Por favor vayamos al texto básico y analicemos la figura 1.2 ahí nos daremos cuenta de las habilidades gerenciales que son necesarias según la jerarquía organizacional.

Bien, recuerde que en la definición de organización dijimos que la meta es lograr valor agregado, revisemos el texto básico el apartado que dice las metas de todos los gerentes y las organizaciones para que sustente esta afirmación.

Muy bien, continuemos… el siglo XXI ha traído muchísimos cambios, ¿cómo adaptarse a ellos?, ¿cómo aprovecharlos? Estas interrogantes serán despejadas con la lectura del siguiente apartado, por favor remítase al texto básico y analice cómo las empresas pueden aprovecharse de las nuevas tecnologías, la globalización y el espíritu emprendedor.

Actividad recomendada:

A propósito de espíritu emprendedor la siguiente actividad sugerida es revisar dos casos donde se ha puesto en marcha el espíritu emprendedor: el primer caso de Perspectiva Empresarial Inmersión en Silicon Valley, lectura que está en el texto básico; y el otro caso, algo más cercano, que revela el espíritu emprendedor, desarrollado en la UTPL, el caso del valle de tecnología, disfrute el siguiente video: http://www.youtube.com/watch?v=OpgurGykk3I

Como recordarán, dijimos que la administración se encarga de la productividad, veamos qué abarca este concepto.

“Productividad es el cociente producción-insumos dentro de un período, considerando la calidad” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

De la mano de la productividad van términos como efectividad y eficiencia, veamos qué significa cada uno de ellos.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

“Efectividad logro de objetivos” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

“Eficiencia es alcanzar los fines con el mínimo de recursos” (Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M., 2008).

Les propongo un ejemplo para diferenciar estos conceptos: Una fábrica de vehículos es efectiva cuando entrega su producto terminado, pero no es eficiente si para elaborar este producto demora el triple de tiempo que su competencia.

Continuemos con el estudio de la Administración, nuevamente se nos plantea una interrogante: Administrar es ¿ciencia o arte? Dirijámonos al texto básico para despejar esta interrogante.

1.2. Administrar: ¿ciencia o arte?

Como habrán notado podemos decir que la administración es ciencia y arte a la vez, actuando en forma complementaria y no excluyente.

Para comprobar esta aseveración los invito a desarrollar la siguiente actividad

Actividad recomendada:

Entreviste a dos gerentes o empresarios locales y consúlteles cómo aprendieron a administrar y que bibliografía ellos han tomado como base para efectuar dicha actividad.

Bien, avancemos con el siguiente tema que se refiere a la evolución que tuvo el pensamiento administrativo.

1.3. Evolución del pensamiento administrativo.

Estimado estudiante, ahora iniciaremos con el análisis de la evolución del pensamiento administrativo y como se observa en la tabla 1.1 denominada “El surgimiento del pensamiento administrativo”, presentada en su texto básico, existieron aportes que hicieron diferentes autores como: Frederick W. Taylor, Henri Fayol, Hugo Münsterberg, Elton Mayo y F.J. Roethlisberger, Chester Barnard, etc.,

Es importante señalar que muchas contribuciones distintas se hicieron a la administración y han resultado aplicables en la práctica, por ejemplo Taylor, se enfocó a la administración científica, mientras que Fayol, hizo énfasis en la administración operacional moderna. Para ampliar la información a más de la tabla sugerida, lea todo lo referente a este tema.

Pues bien, luego de revisar la evolución de la administración, también es necesario analizar los enfoques que se dio a esta rama, dentro de este aspecto se puede decir que existieron gran variedad de orientaciones al análisis de la administración, cantidad de investigaciones y un gran número de puntos de vista divergentes como lo muestra el texto base en la Tabla 1.2 “Enfoques de la administración”, estos enfoques están agrupados en 14 categorías en las que se resumen sus características contribución, limitaciones y una ilustración, cada uno de estos enfoques presenta sus particularidades que los invito a revisar.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

Bien, nos vamos a detener para revisar un poco más dos tipos de enfoque el enfoque de funciones gerenciales, que consiste en observar lo que los gerentes hacen y a partir de esas observaciones llegar a conclusiones respecto de qué actividades o funciones gerenciales se trata y el otro enfoque a considerar es el proceso de administración o enfoque operacional, que reúne el conocimiento pertinente de la administración al relacionarlo con el puesto gerencial.

Espero que haya analizado detenidamente los cuadros sugeridos, siendo así, usted estará en condiciones de realizar la siguiente actividad:

Actividad recomendada:

• Elabore un cuadro sinóptico de las contribuciones de los administradores más importantes, esto le ayudará a comprender los diferentes patrones de análisis administrativo.

• Realice un breve análisis de los enfoques: funciones gerenciales y proceso de administración o enfoque operacional, cite un ejemplo de acuerdo a la ilustración para ampliar su conocimiento.

Muy bien, espero que la actividad sugerida haya sido un éxito y en el caso de no haber comprendido algo, por favor no dude en comunicarse conmigo…sigamos con el estudio del siguiente apartado.

1.4. Funciones de los gerentes.

Nos corresponde tratar un tema muy interesante: las funciones que deben cumplir los gerentes o administradores.

Hemos iniciado revisando un poco las aportaciones de diferentes autores en relación con la administración, se ha estudiado los diferentes enfoques que le han dado a esta disciplina, lo invito ahora a revisar la parte central de la Figura 1.5 “Enfoque sistemático de la administración”, podremos conocer que los gerentes cumplen entre otras cinco funciones esenciales así tenemos: planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar, a continuación encontrará un gráfico que le dará una idea más clara de cómo se vinculan cada una de las funciones administrativas y como éstas, se relacionan para cumplir con los objetivos establecidos por la organización, en el texto básico se resumen así.

Gráfico Nro. 1. Funciones de los Gerentes

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2008). Pág. 6Elaborado por: Paulina Navas E.

CONTROL

DIRECCION

ORGANIZACIÓN

Buscar los mecanismos para conducir a las personas alcanzar los objetivos.

Establecer una estructura de roles, para que las personas los

apliquen.

Selección de misiones y objetivos, así como las

acciones para alcanzarlos, se deben tomar decisiones.

Mantener cubiertas las posiciones en la organización.

INTEGRACIÓN

PLANIFICACIÓN

Medios para medir el avance de los trabajos que se realizan

dentro de la organización.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

Luego de revisado el Gráfico Nro. 1 y con la finalidad de analizar la información allí presentada, lo invito a leer detenidamente este tema en su texto básico.

Bien….estimado estudiante hemos finalizado la unidad 1, lo invito, una vez más a desarrollar las actividades recomendadas, estas le ayudarán a mejorar la comprensión de cada uno de los temas, finalmente le sugiero desarrollar la siguiente autoevaluación.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

Autoevaluación 1

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. Las funciones de los gerentes son

a. Administrar, organizar, contratar, capacitar y evaluar.

b. Planear, organizar, integrar el personal, dirigir y controlar.

c. Administrar, planear, organizar, dirigir y controlar.

2. Las fundaciones de ayuda social se pueden llamar empresa.

a. No, porque una empresa debe tener ingresos.

b. Sí, cualquier organización que busca crear valor agregado (aunque no sea económico) se llama empresa.

c. No, porque las empresas deben buscar el superávit y este siempre es en dinero.

3. El cambio al que la empresa se debe enfrentar para adaptarse al nuevo milenio es:

a. Productividad.

b. Calidad de productos extranjeros.

c. Globalización.

4. Existe productividad cuando:

a. Los insumos son superiores a la producción.

b. La producción es superior a los insumos invertidos.

c. La producción es menor o igual a los insumos.

5. Una empresa es eficiente cuando cumple su fin:

a. Utilizando todos los recursos disponibles.

b. Utilizando el mínimo de recursos.

c. Reciclando los recursos.

6. La planificación es:

a. La selección de misión y objetivos y la acciones para alcanzarlos.

b. Establecer una estructura de roles.

c. Buscar los mecanismos para conducir a las personas.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

7. La función de organización es:

a. Mantener cubiertas las posiciones de la organización.

b. Establecer una estructura de roles

c. Medir el avance de los trabajos que se realizan en la organización.

Espero que los resultados hayan sido exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revisar nuevamente los contenidos o

comuníquese conmigo.

Ánimo con la siguiente unidad….

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

UNIDAD 2. Administración y sociedad: ambiente externo, responsabilidad social y ética.

Las organizaciones se desenvuelven dentro de una sociedad con múltiples factores que se deben considerar, si bien se puede hacer poco o nada por cambiarlos, no hay más alternativa que responder ante ellos, identificar, evaluar y reaccionar ante las fuerzas externas que puedan afectar su funcionamiento.

En este capítulo se analizará el efecto que tiene el ambiente externo en la organización, se revisará la naturaleza de la sociedad plural, las responsabilidad social y comportamiento ético.

2.1. Ambiente externo

¿A qué nos referimos al hablar de entorno?

Al hablar de entorno nos estamos refiriendo a la influencia de una serie de factores económicos, políticos y legales, éticos, sociales, tecnológicos y ecológicos; que afectan a las empresas. Observe la Figura 2.1 del texto básico “La organización y su ambiente externo”.

A continuación encontrará un breve resumen sobre los entornos que afectan a la organización:

ü Entorno Tecnológico: La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa, tecnología se refiere a la suma total del conocimiento de los que disponemos de la manera de hacer las cosas, constituye además los avances que la sociedad proporciona o inventa para que se aplique en todo tipo de organizaciones.

ü Entorno Ecológico: Los gerentes deben estar muy atentos a las leyes y reglamentos que se han instaurado en sus países para prevenir la contaminación.

ü El ambiente político legal: Está constituido por el grupo de leyes, regulaciones y agencias gubernamentales y sus acciones, las cuales afectan a toda clase de empresas en grados variables. El concepto de la responsabilidad social requiere que las organizaciones consideran las repercusiones de sus acciones sobre la sociedad.

Actividad recomendada:

Le invito a analizar el apartado Perspectiva Internacional: “La tercera ola: la era del conocimiento” y “El movimiento azul de Volkswagen” para tener una mejor comprensión especialmente del entorno tecnológico y ecológico.

Finalmente señor estudiante, podemos decir que los administradores, normalmente operan en una sociedad pluralista en donde existen muchos grupos organizados con diversos intereses, cada grupo influye sobre otros, pero ninguno ejerce un poder excesivo. Revise por favor lo que dice el texto básico sobre “operar en una sociedad plural”.

Para verificar el avance del aprendizaje, le propongo realizar la siguiente actividad:

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

Actividad recomendada:

¿Qué es el entorno y cuáles son los factores que lo afectan?

Cite un ejemplo de cada uno de los factores que afectan a las empresas.

¿Qué entiende por sociedad plural?

Hemos culminado el presente tema, espero que no haya tenido ningún problema al desarrollar las actividades planteadas, ahora pasaremos a revisar un tema muy importante como es la responsabilidad social.

Continúe el estudio de la materia con mucho ánimo…

2.2. Responsabilidad social.

Analicemos este apartado, que en este último siglo ha tomado vigencia. Lea por favor lo que dice su texto básico sobre responsabilidad y sensibilidad social. También encontrará en el libro los argumentos a favor y en contra de la participación de las empresas en acciones sociales, disfrute la lectura.

Resumiendo podemos decir que la responsabilidad social empresarial requiere que las organizaciones consideren con seriedad el efecto de sus acciones en la sociedad. La sensibilidad social relaciona las operaciones y políticas corporativas con el ambiente social de manera que encuentren beneficio la compañía y la sociedad.

2.3. Ética en la administración

Si ha leído con atención todo lo relacionado a la influencia de los factores en las empresas, se podrá dar cuenta que este tema se vincula con lo que estudiaremos a continuación: la ética en la administración y los negocios.

Los intereses individuales de cada persona o empresa, deben enmarcarse en los límites de respeto a los intereses ajenos y de los principios éticos.

Como se indica en el texto básico, la ética es:

“La disciplina que trata de lo que es bueno y malo desde el punto de vista del deber y la obligación moral” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.49)

Ahora, lo que nos compete, la ética empresarial:

“Se refiere a la verdad y justicia relacionadas con aspectos como las expectativas de la sociedad, la competencia equitativa, la publicidad, las relaciones públicas, la responsabilidad social, la autonomía del consumidor y el comportamiento corporativo” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.49).

En el campo de la ética normativa se han desarrollado tres tipos de teorías morales: la teoría utilitaria, teoría basada en los derechos y teoría de la justicia, todas estas están citadas en el texto básico. Revise por favor su texto básico.

Para coadyuvar a su aprendizaje, a continuación encontrará un breve resumen de estas teorías:

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

ü Teoría Utilitaria: Sostiene que los planes y acciones deben evaluarse en función de sus consecuencias.

ü Teoría basada en los derechos: Aduce que todas las personas poseen derechos básicos.

ü Teoría de la justicia: Exige que quienes son responsables de tomar decisiones se guíen por la justicia y la equidad, así como por imparcialidad.

Concluida esta lectura, ahora revisaremos brevemente cómo se puede institucionalizar la ética en una empresa, el código de ética y cómo se aplica en un comité.

2.3.1. Institucionalización de la ética

¿Cómo se puede aplicar e integrar los conceptos éticos a las acciones diarias de las empresas? ¿Es esto posible? La respuesta es un sí categórico, la forma de hacerlo, según el texto básico, aplicando tres posibles opciones:

1. Establecer un código de ética, de este tema hablaremos ampliamente.

2. Instaurar comité de ética

3. Enseñar ética en programas de desarrollo administrativo.

Revise por favor su texto básico.

Bien, veamos ahora lo que es el código de ética y como implementarlo en la empresa.

2.3.2. Código de ética y su instrumentación en un comité.

En un mundo tan competitivo, como es el campo empresarial, los administradores se exponen a una serie de situaciones, en las cuales es necesario escoger alternativas y tomar decisiones, no siempre fáciles.

Es así que el autor del texto básico menciona que el código de ética

“es una declaración de políticas, principios o reglas que guían el comportamiento de las organizaciones y personas” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.51)

Es necesario señalar que elaborar un código de ética no es suficiente para institucionalizar la práctica de la ética en la empresa, se debe además nombrar un comité de ética integrado por directivos internos y externos. Revise por favor en el texto básico cuáles son las funciones que puede cumplir este comité.

Otro punto importante son los factores que elevan los estándares éticos diríjase al texto básico y entérese de cuáles son los dos factores que elevan los estándares éticos, según un estudio realizado.

No olvide que el eficaz cumplimiento del código implica un comportamiento ético consistente y el apoyo de la alta gerencia, afortunadamente ahora existe una gran teorización sobre el tema, y se está dando gran difusión al mismo, por lo que van en aumento las personas involucradas en esta nueva concepción del mundo, no solo a nivel de la gestión dentro de un cargo determinado, sino en su vida misma.

Otra forma de fomentar el comportamiento ético en las organizaciones es mediante la denuncias de irregularidades lo que quiere decir informar a empresas externas las prácticas no éticas de una compañía. En el texto básico encontrará la información relativa a este tema.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

Un tema muy importante tiene que ver con el comportamiento ético y no ético de los líderes en el desempeño de sus funciones administrativas en el texto básico se ha ilustrado una tabla con este contenido, favor revisarla.

Bien, una vez estudiado el presente tema, lo invito a realizar la siguiente actividad:

Actividad recomendada:

Señor estudiante, para comprender cada uno de los conceptos de ética empresarial y código de ética, lea y analice las Notas sobre Administración “Selección de aspectos generales del código de ética profesional del Colegio Nacional de Licenciados en administración (Conla), de México”; tema expuesto en su texto básico.

De lo leído, por favor realice las siguientes actividades:

¿Qué entendió por ética?

¿Por qué considera usted importante implantar el código de ética en un comité?

Indique cuatro funciones que debe cumplir el comité de ética.

¿Cómo le fue en la actividad planteada?...Espero que muy bien, lo invito a continuar su estudio con el mismo empeño, pasemos al siguiente tema.

2.4. Administración global, comparada y de calidad.

Ya hemos estudiado el entorno, los factores que afectan a las empresas, lo que es la ética; ahora entraremos al estudio de todo lo relacionado a empresas internacionales, como éstas se enfrentan a los cambios continuos, daremos especial consideración a la administración comparada.

Una empresa, en un punto dado de su desarrollo, decide expandirse fuera de los límites de su país buscando aprovechar el potencial mercado en otros sitios, para esto busca países anfitriones, haciéndolo bajo algunas modalidades, para comprender de mejor forma a lo que me estoy refiriendo le sugiero remitirse al texto básico y observar la tabla “Administración de empresas nacionales e internacionales”, en donde se vincula a estas empresas con cada una de las funciones gerenciales.

Una vez revisada esta tabla y analizada, nos enfocaremos a la administración internacional y corporaciones multinacionales.

2.4.1. Administración internacional y corporaciones multinacionales.

La administración internacional, gira en torno a la operación de las empresas internacionales en los países anfitriones, uno de los casos más atrayentes de éstas es el de Japón, no sólo por lo apasionante que resulta su historia de ascenso sino por la necesidad de comprender a esa nación que hoy está presente en todos los pueblos de occidente, del Asia y del África con sus manufacturas, su comercio, su tecnología, su capital y su gran influencia tecnológica, política y cultural.

Al analizar el entorno nos hemos podido dar cuenta que con el pasar de los años las empresas internacionales han adquirido mayor visión e importancia debido al crecimiento de corporaciones multinacionales, éstas incluyen transferencia de bienes, servicios, tecnología, conocimiento gerencia y capital a otros países.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

Revise el texto básico, en la tabla “Formas de empresas internacionales”, podrá comprender la interacción de una organización internacional con un país anfitrión y que ésta puede darse de muchas formas, los efectos unificadores se dan cuando la casa matriz proporciona todo tipo de conocimientos, ya sean estos administrativos o técnicos, que ayudan a la compañía local en el desarrollo de recursos, es ventajoso porque los socios pueden integrarse en una estructura mundial.

En contraparte a lo anteriormente indicado, también hay conflictos potenciales, los que se pueden dar por el interés nacionalista que pueda afectar los beneficios obtenidos mediante la cooperación, así mismo las diferencias socioculturales pueden ocasionar que no fluya la comunicación.

Excelente, hasta ahora hemos estudiado lo referente a empresas internacionales, le invito analizar lo relacionado a corporaciones multinacionales. Conoce ¿Qué es una corporación multinacional?, revisemos el concepto.

“Compañías que tienen su sede en un país determinado pero operan en muchos otros más” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.51)

Ejemplos de estas empresas son: Ford, General Electric, Wal-Mart Stores, Toyota. Todas estas empresas tienen su sede en Estados Unidos, la última en Japón, sin embargo realizan sus operaciones en muchos países más.

Las corporaciones multinacionales tienen una orientación geocéntrica, mantienen relación de colaboración y comunicación fluida entre la oficina principal y las subsidiarias.

Entre las ventajas que presentan las corporaciones multinacionales, podemos citar las siguientes:

ü Aprovechan oportunidades de negocios en muchos países.

ü Recaudan fondos para sus operaciones en todo el mundo.

ü Se benefician de su capacidad para establecer plantas de producción en países donde pueden producir bienes más eficaces.

ü Acceso a recursos y materiales naturales.

ü Reclutan gerentes y personal de la reserva mundial de mano de obra.

Así como existen ventajas en el mercado mundial, también existen desafíos a los que las multinacionales se deben enfrentar: el creciente nacionalismo, las políticas de los gobiernos, el desarrollo de compañías nacionales.

Le sugiero remitirse al texto básico y lea todo lo referente a este tema.

Excelente, ahora que ya sabe la diferencia entre empresas internacionales y corporaciones multinacionales, considero que está en capacidad de desarrollar la siguiente actividad, ponga mucha atención:

Actividad recomendada:

Diferencie una empresa internacional de una empresa multinacional.

¿Por qué considera usted importante, vincular las funciones administrativas con las empresas internacionales?

Muy bien, una vez realizada la actividad propuesta, continuemos con el estudio del siguiente tema:

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

2.4.2. Administración internacional: diferencias culturales y entre paises

Luego de haber leído sobre lo que son las empresas internacionales y corporaciones multinacionales, entraremos a realizar un breve análisis sobre los comportamientos en culturas distintas, revisaremos las cinco dimensiones del comportamiento identificadas por el investigador holandés Geert Hofstede, quien agrega que la cultura de un país tiene un efecto sobre el comportamiento de los empleados y estas son:

1. Individualismo frente al colectivismo.

2. Distanciamiento del poder contra acercamiento a éste.

3. Tolerancia a la incertidumbre frente a su evasión.

4. Masculinidad contra feminidad.

5. Orientación al corto frente al largo plazo.

Estos comportamientos se resumen en su texto básico en la tabla “Cinco dimensiones del comportamiento”, así mismo le sugiero leer los resultados de la investigación del Hofstede, dato que se encuentra luego de la tabla.

Ahora que usted conoce sobre las diferencias culturales y el comportamiento que presentan las empresas, desarrolle la siguiente actividad:

Actividad recomendada:

Analice por favor en el texto básico los estilos gerenciales que se practican en diferentes países, allí encontrará comportamientos que se aplican en Francia, Alemania, países occidentales, Corea y Japón.

¿Cómo le fue con esta actividad? Espero que le haya servido para ampliar su visión sobre las diferencias culturales de cada país, muy bien, ahora pasaremos al estudio del último tema de la unidad.

2.4.3. Lograr una ventaja competitiva mundial a través de la administración de la calidad.

Dentro de este apartado, revisaremos muy brevemente cómo se gana una ventaja competitiva a través de la administración de la calidad, iniciaremos con una ligera reseña histórica, una revisión por los gurús de las administración de la calidad y luego un análisis breve de cómo aplicando la calidad las empresas han alcanzado el éxito.

En la década de los años sesenta, la presencia japonesa se destacó en la construcción naval, en la tecnología aplicada a la construcción de máquinas fotográficas, relojes, industrial del acero, textiles, radio y televisión. Desde 1980 Japón ocupa el primer lugar en la fabricación de automóviles, bicicletas, motocicletas. Un 80% del mercado de automóviles, está cubierto por las marcas Toyota, Mitsubishi, Honda, Suzuki, Nissan, Daihatsu, etc.

Podemos además decir que el tema de la calidad y productividad de las empresas japonesas, ha llamado la atención del mundo occidental, periódicamente se están publicando estudios e investigaciones sobre el estilo de administración y de gerencia que se practica en la empresa japonesa.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

Como podemos darnos cuenta, la necesidad de una nueva filosofía es vital ya que la antigua filosofía de lo adecuado ya nos es aceptable, ahora la meta de las compañías debe ser la excelencia, y para alcanzarla, los gerentes tendrían que estar dispuestos a poner como lo más importante las necesidades de sus clientes, porque de los clientes depende la existencia del negocio.

Los tres llamados gurús de la calidad son Deming, Jurán y Crosby. Deming y Jurán revolucionaron la industria japonesa aplicando calidad en el decenio del 1950. Crosby formuló ideas prácticas de calidad en EEUU. Para Deming la calidad significaba proporcionar a los clientes productos o servicios satisfactorios a bajo costo con un compromiso de mejora continua. Para Jurán un elemento clave de la calidad es lo adecuado de un producto para su uso. Crosby tenía un lema: “Hazlo bien a la primera vez y logra cero defectos”.

En la actualidad existen varios premios que se entregan a las empresas que han demostrado excelencia en sus operaciones.

Estimado estudiante lo invito a investigar más sobre este interesante tema en su texto básico.

Felicitaciones señor estudiante, ha revisado y analizado lo esencial de cada uno de los temas y subtemas de la unidad, ahora conviene que compruebe lo aprendido, con la siguiente autoevaluación.

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Autoevaluación 2

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. ¿Cuáles son los factores que afectan a la empresa?

a. La crisis mundial, la globalización, la competencia.

b. La globalización, la calidad de las empresas competidoras.

c. Económicos, políticos, legales, éticos, ecológicos.

2. Sociedad plural es aquella en la que:

a. Viven personas de diferentes etnias.

b. Conviven personas de diferentes estratos sociales.

c. Muchos grupos organizados representan diferentes intereses.

3. El entorno ecológico afecta a una empresa porque:

a. Hay leyes impuestas sobre la ecología que hay que cumplir.

b. Las organizaciones son parte de una sociedad y deben responder socialmente ante ella

c. Se ha cambiado la forma de diseñar y producir bienes y servicios.

4. ¿Se puede considerar a la dirección autocrática como un comportamiento ético de un líder?

a. Sí, porque los líderes saben lo que deben hacer.

b. No, porque no existe respeto a las opiniones de los demás.

c. Sí, porque los líderes son los responsables y ellos deben decidir.

5. Una de las ventajas de las corporaciones multinacionales es:

a. Capacidad para establecer plantas de producción en países donde pueden producir eficientemente.

b. Creciente nacionalismo

c. Desarrollo de compañías nacionales.

6. ¿Cuáles son los tres llamados gurúes de la calidad?

a. Jurán, Crosby y Deming.

b. Taylor, Crosby y Jurán

c. Deming, Fayol y Jurán.

Espero que los resultados hayan sido exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revise nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Primer bimestre

UNIDAD 3. Planeación

3.1. Elementos esenciales de la planeación y administración por objetivos (APO).

Muy bien estimado estudiante, una vez que ya tiene una idea clara de lo que es la Administración y en el ambiente en que las empresas se desarrollan, ahora pasaremos al estudio del proceso administrativo en cada una de sus etapas, iniciaremos con la base de todas las funciones gerenciales: la planeación. Dentro del texto básico, se define a la planeación como:

“Selección de misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.67)

Detallemos este concepto: se señala la misión (quiénes somos y qué hacemos) se definen los objetivos (a dónde queremos llegar) eligiendo un acción entre varias alternativas decidiendo los cursos de acción que se van aplicar (cómo llegaremos).

Si observa la Figura 4.1 “Relaciones estrechas entre planeación y control” que se encuentra en el texto básico se dará cuenta que la planeación y el control son inseparables, son los llamados siameses del proceso administrativo, pues cualquier intento de ejercer control sin planes no tiene significado, no existe forma alguna para que las personas puedan saber si están dirigiéndose por el camino correcto.

En el texto básico, se hace énfasis en que los administradores puedan organizar, integrar, dirigir y controlar, además establecer planes y propósitos que decidan qué, cuándo y cómo debe hacerse y quién lo hará. De las cinco funciones del proceso administrativo, la planeación es la base de las otras, es el conocimiento por parte de las personas de los que se espera de ella, de los objetivos que se desean cumplir y de las acciones en las que hay que emprender para llegar a las metas. En otras palabras es dónde estamos y hacia dónde queremos llegar.

Existe una clasificación de los tipos de planes, a continuación encontrará la información resumida en la siguiente tabla:

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Tabla Nro.1 Tipos de Planes

Tipos de Planes

Misión o propósito La función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de cualquiera de sus partes.

Objetivos o metas Los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

Estrategias Los cursos de acción que se aplican para alcanzar los objetivos.

Políticas Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.

Procedimientos Secuencia cronológicas de acciones requeridas.

Reglas Se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

Programas Complejos de metas, políticas, procedimientos, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.

Presupuestos Informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012) Pág. 109-112Elaborado por: Verónica López Vargas.

Por favor diríjase al texto básico y lea lo referente a los tipos de planes. Continuemos con el siguiente tema que son los pasos de la planeación.

3.1.1. Pasos de la planeación.

En el texto básico en la figura 4.2 se encuentra representado los pasos de la planeación, por favor revise este ilustrativo esquema y para mejorar su comprensión respecto al tema lea la teoría ahí explicada.

Como podrá haber notado un gerente inicia reconociendo una oportunidad en el mercado externo o interno, planea con sensatez los objetivos, presupone el ambiente presente y futuro, encuentra y evalúa cursos de acción alternativos y elige un curso a seguir, luego debe hacer planes de soporte y elaborar un presupuesto.

Finalmente, estimado estudiante recuerde que los planes, pueden ser a corto plazo (un día, una semana, un mes), a mediano plazo (dos años y menores de 5 años) y a largo plazo (mayores a cinco años), otro aspecto a considerar es que los planes a corto y largo plazo deben estar integrados y tener una estrecha relación, los planes a corto plazo deben contribuir al logro de los de largo plazo.

Muy bien, luego de revisado este tema, lo invito a desarrollar la siguiente actividad, con el fin de ampliar la información sobre el tema.

Actividad recomendada:

Analice el apartado notas sobre administración: “Elaborar un plan de negocios de un nuevo proyecto”

Una vez comprendido lo que es la planeación, sus pasos y los tipos de planes existentes, continuemos con el estudio del siguiente tema de la unidad: los objetivos.

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Primer bimestre

3.2. Objetivos

En el apartado anterior, se definió lo que son los objetivos, se debe recalcar que éstos deben ser verificables, ¿qué quiere decir verificable? Quiere decir que al final de un cierto período debe ser posible conocer si éstos se cumplieron, es decir deben ser susceptibles de medición.

3.2.1. Cómo establecer objetivos

Es imprescindible, para una adecuada administración fijar objetivos claros, en los siguientes apartados analizaremos cómo se puede cumplir este enunciado.

Como habíamos mencionado, los objetivos deben ser verificables, podemos saber si un objetivo cumple este requisito haciéndonos la siguiente pregunta ¿cómo sé que al final del período se alcanzó este objetivo? Propongo un ejemplo: si el objetivo de una empresa es “tener buenas utilidades”, me hago la pregunta y pienso ¿qué es buenas utilidades? ¿100 usd, 1000 usd son buenas utilidades? ¿Luego de qué período revisaré las utilidades? Como podrá notar el objetivo es ambiguo y no susceptible de medición. Pero si en cambio digo “tener utilidades del 5% sobre la inversión en el 2013” al final del 2013 puedo saber si cumplí o no cumplí esta meta.

En el texto básico, en la tabla 4.1, constan varios ejemplos de objetivos verificables y no verificables revíselos. Además analice las “pautas para establecer objetivos” que se encuentran en el texto básico.

Muy bien, continuemos con otro tema muy difundido y que tiene relación con los objetivos: la administración por objetivos.

3.2.2. Administración por objetivos

Veamos una breve reseña… En el año 1954 aparece una obra denominada “La Práctica de la Administración de Empresas” escrita por Peter F. Drucker, señala este autor que “la administración por objetivos es un método mediante el cual, los gerentes, subgerentes, todos los jefes de una organización determinan qué objetivos generales y particulares se proponen alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, fijan metas que sirvan como guía para sus acciones” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.122).

La Administración por Objetivos en siglas (APO) se ha utilizado regularmente para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, sin embargo, se trata de un sistema de administración, como puede observar en la figura 4.4 Enfoque sistemático de la APO.

Según el texto básico se define la administración por objetivos como:

“Sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y, por tanto, eficaz, de objetivos organizacionales e individuales” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.123)

Según esta definición con la APO se pretende el logro de objetivos tanto organizacionales como individuales. ¿Cómo se logra esto? Mediante un proceso que lleva a bajar los objetivos en forma de cascada por toda la organización. Los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente (división, departamento). Como los gerentes de las unidades bajas participan en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona de la base hacia arriba y también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un nivel con los del siguiente.

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Como todo sistema tiene ventajas e inconvenientes. Entre sus ventajas está la de mejorar la administración, logra a menudo que los gerentes simplifiquen la estructura de sus organizaciones, alienta a las personas a comprometerse con sus metas y también ayuda a desarrollar controles efectivos. Entre sus debilidades está que en ocasiones los gerentes no explican la filosofía de la APO a sus subordinados, o bien no les dan las pautas para establecer sus metas. Además, las propias metas son difíciles de establecer, tienden a proyectarse a corto plazo y pueden volverse inflexibles a pesar de los cambios en el ambiente, además de que por buscar su verificación las personas pueden exagerar las metas cuantificables.

Lo invito a leer estos temas en el texto básico, además le propongo realizar la siguiente actividad.

Actividad recomendada:

En el texto básico se encuentra el Caso Internacional: “Desarrollo de metas verificables” tiene estrecha relación con lo que acabamos de estudiar, por favor revise el caso y analice las preguntas que ahí se exponen.

Perfecto, hemos concluido nuestro estudio sobre los objetivos, sigamos con el aprendizaje de los pasos de la planeación, ahora revisaremos las Estrategias, Políticas y Premisas de Planeación.

3.3. Estrategias, políticas y premisas de planeación.

Proseguimos con el estudio de la materia, ¿usted ha escuchado hablar de planeación estratégica? Imagino que sí, la planeación estratégica es analizar la situación actual y la que se espera a futuro, determinar la dirección de la empresa y desarrollar medios para lograr la misión. En los párrafos siguientes estudiaremos cómo se puede ejecutar lo mencionado.

Empecemos revisando algunos conceptos de estrategia y política.

“La estrategia de una empresa consiste en los esfuerzos competitivos y los enfoques de negocio que los administradores utilizan para satisfacer a los clientes, competir exitosamente y alcanzar los objetivos de la organización” (Thompson, Stricklan (2004) pág. 10)

Dentro del texto básico se define a la estrategia como:

“Determinación de la misión y los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, seguida de la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar las metas” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.130).

De estas conceptualizaciones podemos decir que “los objetivos son los “fines” y la estrategia es el “medio” para lograrlos.” (Thompson, Stricklan (2004), pág 10)

Por otra parte, dentro del texto básico se define a la política, como:

“Declaraciones o interpretaciones generales que orientan la reflexión de los gerentes para la toma de decisiones” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.130).

Conociendo la concepción de lo que es estrategia y política, vamos analizar el proceso de la planeación estratégica, esta utiliza muchas herramientas para su fin, nosotros analizaremos la matriz FODA y la matriz de portafolio.

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3.3.1. La matriz FODA

La matriz FODA, en inglés (TOWS), es una herramienta moderna, para el análisis de la situación, es una forma moderna para detectar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas será el punto central de estudio en este apartado, básicamente esta se fundamenta en:

Factores internos: Los que se generan dentro de la empresa, y constituyen sus fortalezas y debilidades.

Factores externos: Las condiciones externas que rodean a la empresa es decir el entorno de la empresa, sus amenazas y oportunidades

Revisemos unos breves conceptos:

“La esencia de cualquier esfuerzo de planificación estratégica es conocida como análisis FODA” (Robbins (1998) pág.137)

Entonces el análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

Analice la tabla que a continuación se expone en donde se resalta los factores internos, y los externos, así también los aspectos positivos y negativos.

Tabla Nro.2 Matriz FODA

Aspectos Positivos Aspectos Negativos

Factores internos

FORTALEZAS DEBILIDADES

¿Qué tiene de positivo mi empresa?

¿Cuáles son las flaquezas de mi empresa?

Factores externos

OPORTUNIDADES AMENAZAS

¿Qué elementos del entorno puedo aprovechar?

¿Qué peligros pueden afectar mi negocio?

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 136-139Elaborado por: Verónica López Vargas.

Recuerde que esta matriz, permite establecer las mejores estrategias que permitan reducir debilidades y enfrentar amenazas, potenciar fortalezas y aprovechar oportunidades. Observe la tabla 5.1 “Matriz FODA para la formulación de estrategias” del texto básico en donde encontrará las cuatro estrategias: (DA, DO, FA, FO) planteadas para este efecto. Examínelas con detenimiento.

Muy bien, señor estudiante, luego de haber leído el texto básico y revisado los gráficos, considero oportuno que realice la siguiente actividad recomendada.

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Actividad recomendada:

En el texto básico se encuentra las “Conclusiones de la Parte 2” revise el Análisis FODA de las ventajas y desventajas competitivas de la India”.

Con esta información y con lo estudiado puede realizar un análisis FODA de la institución donde labora o estudia además de plantear las estrategias respectivas.

¿Cómo le fue con la actividad recomendada?.....espero que muy bien, ahora pasaremos analizar otra herramienta importante dentro de la planeación estratégica: la Matriz de Portafolio.

3.3.2. Matriz de portafolio

La matriz de portafolio, es una herramienta para asignar recursos, que tiene como fin enlazar la tasa de crecimiento de la empresa con la posición competitiva relativa indicada por la participación de mercado.

En la figura 5.3 “Matriz de portafolio de negocios”, usted observará los enlaces entre la tasa de crecimiento y posición competitiva de la empresa, identificada por la participación en el mercado.

Para mejorar su comprensión, le sugiero revisar el gráfico que a continuación se expone y leer lo relacionado en su texto básico.

Gráfico Nro. 2 Matriz de portafolio de negocios

ESTRELLAS

(Empresas de alto crecimiento y competitivas)

INTERROGANTES

(Participación débil en el mercado inversión de efectivo para convertirse en

“estrellas”).

VACAS DE LIQUIDEZ

(Fuerte posición competitiva y baja tasa de crecimiento)

PERROS

(No tienen futuro deshacerse de estas empresas).

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 142.Elaborado por: Paulina Navas E.

3.3.3. Jerarquía de las estrategias de la compañía

Las empresas, dependiendo de su tamaño, aplican diferentes tipos de estrategia, éstas se plantean dependiendo de la jerarquía organizacional, existen por lo tanto: Estrategia a nivel corporativo, estrategia de negocio, estrategia funcional.

Las estrategias a nivel corporativo las plantean generalmente los altos ejecutivos de la empresa, tienen que ver con las metas a largo plazo de la empresa.

Las estrategias de negocio o tácticas las plantean el director general de una unidad, usualmente son a mediano plazo.

ALTA

BAJA

FUERTEDÉBIL

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Primer bimestre

Las estrategias funcionales o políticas son planteadas por los distintos departamentos de una empresa y pueden ser a corto plazo.

Para ilustrar su aprendizaje revise la Figura 5.4 Pirámide de jerarquías de estrategias en donde podrá notar los niveles jerárquicos de las estrategias.

Perfecto estimado estudiante, hemos finalizado el presente capítulo lo invito a que desarrolle la siguiente autoevaluación.

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Autoevaluación 3

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. La planeación es:

a. Seleccionar misiones y objetivos y las acciones para lograrlos.

b. Buscar el personal necesario para cumplir una actividad.

c. Instaurar una estructura funcional.

2. La misión o propósito de una empresa es:

a. El fin que persigue la empresa

b. La función básica de una empresa

c. La declaración que orienta la reflexión.

3. Se denomina presupuesto:

a. Al conjunto de metas, políticas y procedimientos.

b. A la Secuencia cronológica de acciones requeridas

c. Al informe de resultados expresados en términos numéricos.

4. Pasos de la planeación:

a. Definir objetivos, contratar al personal, capacitarlos y evaluarlos.

b. Reconocer oportunidad en el mercado, definir objetivos, elegir entre alternativas y elaborar un presupuesto.

c. Planear objetivos, definir las funciones del personal, motivarlo.

5. Los objetivos deben ser:

a. Subjetivos

b. Cuantificables

c. Verificables.

6. Un objetivo de la matriz FODA es:

a. Diagnósticar de la situación actual de la empresa.

b. Conocer el estado de la empresa para asignar recursos.

c. Evaluar el desempeño y la motivación de los empleados.

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7. Dentro de la matriz FODA, constituyen factores internos:

a. El Personal calificado y comprometido.

b. La Competencia desleal

c. Los Proveedores cumplidos.

8. En la matriz de portafolio se relacionan dos variables:

a. Tasa de crecimiento e inversión de retorno.

b. Productividad e insumos invertidos

c. Tasa de crecimiento y posición competitiva.

Estoy segura que los resultados fueron exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revise nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

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UNIDAD 4. Organización

4.1. Naturaleza de la organización, espíritu emprendedor y reingeniería.

Si usted ha asistido a un concierto de una orquesta sinfónica se habrá percatado de la sincronización, armonía y trabajo en equipo que demuestran todas las familias de la orquesta (percusión, cuerda, madera etc.) aunque son familias o podríamos decir equipos diferentes o departamentos diferentes, con características peculiares, todos trabajan bajo la dirección de una persona para conseguir un fin.

La forma cómo se organiza una empresa para que funcione es lo que estudiaremos a continuación.

El diccionario de la Real Academia Española dice que organizar es “Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”

Tenemos partes interesantes de esta definición: establecer algo, coordinando personas y medios para lograr un fin.

Introduzcámonos en nuestra materia repasando lo que dice el texto básico referente a la organización:

“Estructura intencional y formal de funciones o puestos” (Koontz, Weihrich y Cannice, (2012) Pág.200)

¿Qué significa estructura intencional de funciones? Significa dos cosas: la primera que las personas que trabajan juntas deben desempeñar ciertas funciones; segundo, los papeles a desempeñarse se deben diseñar intencionalmente para garantizar que quienes los desempeñen realicen las actividades requeridas y se coordinen entre sí para trabajar en grupo con armonía y eficacia. Por lo que, al establecer esta estructura se está organizando.

En las empresas a menudo se dan dos tipos de organizaciones: la formal y la informal. Revisemos cada una de ellas.

4.1.1. Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada la que está en el papel, es oficializada. Generalmente es aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales que orientan la organización, descripción de cargos, organigramas, reglas y procedimientos, etc.

4.1.2. Organización informal

Esta emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

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Primer bimestre

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes.

Para tener mayor claridad de lo estudiado revise la Figura 7.1 Organización formal e informal. En esta figura se ilustra y se diferencia claramente estos dos tipos de organización.

4.1.3. División organizacional: el departamento.

Sabemos ya lo qué es la organización. Una forma de organización en las empresas es mediante la creación de departamentos, a éstos los podemos definir según el texto básico como:

“Área, división o unidad específica de una organización, sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades establecidas” (Koontz, Weihrich y Cannice, (2012) Pág.202)

Como estudiaremos a continuación, la departamentalización no es un fin en sí, sino un método para asignar las actividades y facilitar por lo tanto el cumplimiento de los objetivos.

Agrupar actividades y personas en departamentos permite que la organización se pueda expandir. En una pequeña empresa no es necesario tener muchos departamentos ni niveles organizacionales; lo contrario ocurre en las medianas y grandes empresas que se debe recurrir a la creación de varios departamentos y niveles organizacionales pues, según el principio del ámbito de la administración, hay un límite a la cantidad de subordinados que un gerente puede supervisar con efectividad.

Observemos la Figura 7.2 Estructuras organizacionales de ámbitos de administración estrecho y amplio del texto básico, ahí comprenderemos cómo se organiza una empresa con ámbitos estrechos y con ámbitos amplios.

Existen diferentes modelos o formas de crear departamentos, a continuación encontrará una tabla resumen:

Tabla Nro.3 Modelos de Departamentalización

Modelos de Departamentalización

Por funciones de la empresa

Sistema muy usado para agrupar las actividades según las funciones que una empresa realiza típicamente. En una empresa manufacturera existirán, por ejemplo, departamentos de producción, ventas y finanzas.

Por territorio o geografía.

Se usa en empresas que operan en áreas geográficas amplias. Por ejemplo la empresa SOLCA tiene dividido por Núcleo de Quito, Cuenca, Loja y Portoviejo.

Por grupo de clientes

Es cuando la empresa ha decidido agrupar actividades que reflejen un interés primario en los clientes. Por ejemplos los bancos suelen tener departamentos diferentes para atender a la Banca Personal o Banca Empresarial.

Por Producto

Estas organizaciones, especialmente cuando son muy grandes o muy diferentes los productos o servicios que ofrecen, organizan las actividades por productos o líneas de productos. Por ejemplo la UTPL tiene dividido Educación Presencial, A distancia, Postgrado y Cursos de Educación Continua.

Organización matricial

Combinan dos modelos de departamentalización generalmente la funcional con la de proyectos. Se usa cuando es necesario emprender en algún proyecto en concreto por lo que se reúnen personas de la misma empresa con habilidades especializadas para trabajar en el proyecto. Por ejemplo una empresa de manufactura que está perdiendo cuota en el mercado, organiza un equipo de marketing para solucionar este problema.

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Unidades estratégicas de negocios

Las empresas grandes dividen en unidades específicas de negocios para promover algún producto, estas divisiones funcionan como empresas independientes con sus propios objetivos, misión, visión, planes, etc. Pongamos como ejemplo que la Empresa Toyota en Estados Unidos cada una de sus fábricas se dedica a fabricar un tipo de modelo de auto (prius, corolla, rav).

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 228-240Elaborado por: Verónica López Vargas.

Luego de este estudio, puede surgirle la incógnita: cuál de los tipos de departamentos es el más adecuado. Pues esto depende de la naturaleza de la organización, de los trabajos que se realizan, de los usuarios a atender y de muchas variables que el gerente debe ser capaz de observar; sin embargo si conoce los diversos patrones de departamentalización analiza sus ventajas y desventajas será capaz de diseñar el que más se adapte a sus necesidades particulares.

Muy bien señor estudiante, ya conoce lo que es la organización, los tipos de estructuras que se pueden emplear, ahora vamos a pasar a un tema muy importante como es el ambiente organizacional y como este actúa en el espíritu emprendedor e intraemprendedor.

4.1.4. Ambiente organizacional para el espíritu emprendedor e intraemprendedor.

¿Por qué es importante favorecer el espíritu emprendedor en las empresas? Porque las organizaciones necesitan de gerentes que sepan identificar nuevas oportunidades de mercado para sus compañías y desarrollar productos nuevos o mejores para aprovechar esas oportunidades, es decir que tengan orientación y compromiso con la innovación sistemática. Todos los productos existentes nacieron de la mente y del trabajo de una persona talentosa que desarrolló este espíritu y lo puso en práctica.

Existe una única diferencia de significado si a este concepto se lo aplica dentro o fuera de la empresa, veamos:

“Intraemprendedor es la persona que opera dentro de un ambiente organizacional establecido y se enfoca en la innovación y la creatividad para transformar un sueño o una idea en proyecto rentable”.

“Emprendedor es la persona que opera fuera del ámbito organizacional y se enfoca en la innovación y la creatividad para transformar un sueño o una idea en un proyecto rentable”

Como habrán notado estas personas se enfocan en la innovación y la creatividad, es responsabilidad del gerente crear un ambiente que promueva esto y evitar caer en la denominada la “inercia corporativa (cuando se pierde el espíritu emprendedor, los revolucionarios de ayer se convierten en los conservadores de hoy, más concentrados en resolver crisis que en buscar innovaciones)” (Flaherty, Druchker (2002) pág. 6).

Diríjase por favor al texto básico y lea lo referente a este tema, luego de ello le propongo realizar la actividad recomendada.

Actividad recomendada:

Analice el apartado de Notas sobre Administración: “Que hay en su futuro”.

Lea el caso de Perspectiva Internacional: “Blocs para notas Post-it” se dará cuenta cómo un idea creativa puede constituirse en el desarrollo de nuevos productos.

Bien, luego de concluir con esta actividad, continuaremos con el siguiente apartado la reingeniería.

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4.1.5. Reingeniería.

Si usted tiene una empresa ya establecida o si gerencia una, y mira en retrospectiva y se cuestiona ¿si volviera a crear esta compañía hoy (partiendo de la nada) sabiendo lo que ahora sé y dada la tecnología actual cómo sería?

Esta fue la interrogante que se plantearon Michael Hammer y James Champy antes de introducir y popularizar el término de reingeniería en el ámbito administrativo, veamos lo que estos autores dicen:

”… repetir el pensamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para obtener mejoras importantes en medidas decisivas de desempeño contemporáneas, como costos, calidad, servicio y rapidez”.

Según los autores lo fundamental es lo resaltado en negrita, lo invito a revisar el texto básico el apartado “Aspectos clave de la reingeniería” donde se explica ampliamente el tema.

Como usted leyó, podrá notar que la reingeniería es una herramienta poderosa para cambiar viejos esquemas, pero que como toda herramienta, tiene sus ventajas y también sus limitaciones.

Finalmente, lo invito a observar la Figura 7.5 “Procesos de organización” esta figura indica la lógica de organizar, notará que algunos aspectos ya los ha estudiado y advertirá los temas que nos corresponde estudiar en los próximos capítulos.

4.2. Autoridad de línea, personal de staff, delegación de poder de decisión y descentralización.

Continuemos con el estudio de la última sección del primer bimestre. En este apartado analizaremos importantes temas que tienen que ver con la naturaleza de la autoridad, la delegación del poder o su término más conocido en inglés “empowerment”, la centralización, la descentralización y delegación de autoridad, así como el adecuado equilibrio entre ellos.

Empecemos diciendo que no es lo mismo autoridad y poder, veamos que significa cada uno de ellos y su diferencia

“Autoridad. Derecho, inherente a un cargo, de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros” (Koontz, Weihrich, Cannice, (2012). Pág.236)

“Poder. Capacidad que tienen los individuos o grupos para inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos” (Koontz, Weihrich, Cannice, (2012). Pág.236)

Como revisaremos en el texto básico, la autoridad tiene que ver más con la potestad, la legitimidad o el derecho que le ha sido conferido a una persona para ejercer el poder, la autoridad está dada por un cargo o puesto. En cambio, el poder no sólo lo posee la autoridad, sino que a menudo surge espontáneamente en las empresas como aquel que tiene el “poder de la experiencia” que influye en las acciones de las personas porque es respetado por su conocimiento especializado.

El texto básico nos expone el “poder de referencia” que es el poder que ejerce una persona o grupo sobre otros, porque se cree en ellos o en sus ideas, ejemplos de personas con este poder son Rigoberta Menchú, premio Nobel de la Paz 1992, Martin Luther King, Mahatma Gandhi, Madre Teresa de Calcuta.

También se analizará el poder de recompensa y el poder coercitivo. Favor revise en el texto básico estos temas.

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Sigamos con otro tema, que ha cobrado vigencia en los últimos tiempos, la delegación del poder o dicho en inglés “empowerment”.

4.2.1. Delegación del poder de decisión

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua empoderar es “Hacer poderoso o fuerte a un individuo o grupo social desfavorecido”

Si aplicamos este concepto en el campo que nos atañe veremos que significa dar poder o delegar la autoridad a un subordinado.

Veamos lo que dice el texto básico:

“Delegación del poder de decisión. Los empleados de todos los niveles en la organización reciben el poder de decidir sin pedir autorización a sus superiores” (Koontz, Weihrich, Cannice, (2012). Pág.236)

El creciente interés de “empoderar” a los empleados surge para dar respuestas inmediatas a las demandas y expectativas de los clientes. En un mundo competitivo un estilo de liderazgo autocrático (que veremos más adelante) es a menudo inapropiado para las organizaciones del siglo XXI.

Revise por favor lo que dice el texto básico sobre este tema. Para acrecentar su conocimiento, lo invito a realizar la siguiente actividad, que corresponde a dos ejemplos concretos de empresas que aplican la delegación del poder de decisión.

Actividad recomendada:

Analice el espacio “perspectiva internacional” los dos casos que se exponen: Delegación del poder de decisión en Zappos y Delegación del poder de decisión en el Ritz-Carlton Hotel.

4.2.2. Autoridad de línea, personal de staff y autoridad funcional

Ahora, estudiaremos todo lo relacionado a la autoridad de línea, staff y funcional. En el siguiente cuadro se indican las características más importantes de cada una y se cita un ejemplo para mejorar su comprensión.

Page 44: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

44

Primer bimestre

Tabla Nro.4 Tipos de autoridad

Tipos de autoridad

Autoridad de línea.Relación en la que un superior supervisa directamente a un subordinado

Ejemplo: El Presidente de la República supervisa directamente a sus Ministros.

Autoridad staff

Es de asesorar, la función que cumple es la de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea. Ejemplo: El Secretario de la Presidencia de la República cumple roles de asesoría a la autoridad, pero no ejerce ninguna autoridad directa.

Autoridad funcional

Derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas, políticas específicas u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos. Ejemplo: Este tipo de autoridad es común cuando se está desarrollando un proyecto en concreto y se necesitan unir los esfuerzos de varias dependencias o departamentos por este tema puntual.

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 240-241Elaborado por: Verónica López Vargas.

Bien, espero que el cuadro anterior le haya dado una idea clara de cada uno de los tipos de autoridad, en todo caso en el texto básico, podrá encontrar más detalles acerca de este tema.

Ahora veamos la distribución de la autoridad en la organización.

4.2.3. Descentralización de la autoridad

¿Cuánto debe concentrarse o distribuirse la autoridad en la organización? ¿Puede ser la delegación absoluta? Si revisa el texto básico la figura 9.1 se dará cuenta que la centralización debe ser gradual, un gerente no puede ni concentrar toda la autoridad en él, ni puede delegarla toda a los subordinados.

Revisemos algunos conceptos necesarios:

“Descentralización. Grado en que se distribuye la autoridad para la toma de decisiones en una estructura organizada” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.241

“Delegación de autoridad. Se da cuando un superior otorga criterio a un subordinado para que tome decisiones” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.242

La delegación debe ser una filosofía y una política organizacional, requiere un análisis cuidadoso de saber qué decisiones se pueden descentralizar y cuáles son preferibles que las conserve el nivel superior.

Para delegar se necesita que el superior defina claramente al subordinado:

� Qué resultados se esperan

� Cuáles serán las actividades a cargo

� Delegarle la autoridad para cumplir estas actividades

� Y, hacerle responsable del cumplimiento de las actividades

Page 45: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

45

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

Si analiza detenidamente se dará cuenta que ninguno de estos procesos pueden actuar aislados. No se puede asignar actividades sin darle la autoridad para cumplirlas; tampoco puede ser alguien responsable de algo si no se le indica previamente qué resultados se esperan, etc.

Delegar es un arte y un proceso humano que es influido por las actitudes personales hacia la delegación, muchas veces los fracasos en delegar se deben precisamente a las actitudes de las personas, lo invito a analizar este apartado en su texto básico.

Muy bien, ahora le recomiendo comparar las “Ventajas y desventajas de la descentralización” que se encuentran en la tabla 9.1 del texto básico, luego de revisarla notará que el equilibrio adecuado es la clave para el éxito de la descentralización.

Para finalizar lo conmino a desarrollar la siguiente actividad:

Actividad recomendada:

En el texto básico se encuentra un apartado que dice Notas sobre Administración: analice los “Puntos importantes para delegar actividades”

Como habrá podido deducir, para delegar se necesitan considerar algunos puntos. Ahora continuaremos con otro tema muy interesante la organización efectiva y lo que es la cultura organizacional.

4.3. Organización efectiva y cultura organizacional

4.3.1. Organización efectiva

El organizar incluye el desarrollo de una estructura intencional de funciones para lograr un desempeño efectivo, debe ser flexible y ajustarse a los cambios que se dan en el entorno y así hacer frente a nuevas contingencias.

Muchos errores organizacionales se pueden evitar si primero se planifica la organización apropiada para alcanzar las metas y luego se modifica con base en el factor humano con el que se cuenta.

Con la planeación se puede:

� Identificar las necesidades de personal.

� Dotar del personal necesario.

� Descubrir si existe duplicidad de esfuerzos y de autoridad.

� Saber si las líneas de comunicación son las adecuadas, o resultan poco claras.

� Revelar si la organización es flexible, o es lo contrario.

Por favor diríjase al texto básico y analice lo ahí expuesto sobre esta temática.

Bien, ahora veremos que en la organización pueden surgir conflictos si las personas no tienen claro cuáles son sus funciones y cuáles las de sus compañeros. Para solventar este problema, las empresas pueden ayudarse de los organigramas, materia de estudio del próximo apartado.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

46

Primer bimestre

4.3.1.1. Organigramas

Es importante que dentro de las organizaciones se utilicen organigramas y descripciones de puestos, ya que estos medios permiten a todos los miembros de la misma, conocer la estructura y definir de forma correcta la función que cada uno tiene.

Según el texto básico un organigrama:

“Indica cómo se vinculan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.259)

Los organigramas cumplen doble finalidad:

a. Desempeñan un papel informativo, permite que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales y sus obligaciones.

b. Sirven de instrumento para el análisis estructural. Son representaciones gráficas que muestran las particularidades esenciales de la organización.

En el texto básico se mencionan cuáles son las ventajas y desventajas de usar organigramas remítase a estos títulos y analice lo ahí expuesto.

4.3.1.2. Descripciones del puesto

Otra herramienta muy práctica de la organización efectiva es la descripción de cargos o puestos. Este instrumento permite informar a todos cuál es la función básica del puesto, cuáles son las responsabilidades de quien ocupa ese puesto o cargo, a quién reporta; por lo tanto, aclara la autoridad del puesto y establece la serie de objetivos verificables para las áreas de resultados. Revisemos la definición que se expone en el texto básico:

“Descripción del puesto. Establece la función básica del puesto, las principales áreas de resultados finales de las que el individuo es responsable y las relaciones de reporte que supone” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.261)

Entre los beneficios de una adecuada descripción del puesto están:

� Definición de deberes y responsabilidades

� Se establece el perfil del candidato.

� Estándar de referencia para juzgar si un puesto es necesario.

Revise este tema en su texto básico.

Muy bien, hasta aquí hemos estudiado los tipos de organización efectiva, lo invito a desarrollar la siguiente actividad:

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47

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

Actividad recomendada:

Visite dos empresas de la localidad y consulte si manejan organigramas o descripción de puestos dentro de su estructura e identifique las ventajas de utilizar estas herramientas.

¡Listo!, ¿la actividad anterior fue un éxito? Espero que sí. Esto le ayudará a vincular la realidad con la teoría. Ahora vamos a continuar con el estudio de la materia, revisemos lo que es la cultura organizacional y su importancia.

4.3.2. Cultura organizacional

Estimado estudiante: El concepto de cultura en el ámbito empresarial se popularizó en la década de los ochenta, época de cambios vertiginosos, con el aumento de la competencia internacional y la apertura de las economías (Dávila, N, 1999). Las grandes pérdidas que sufrieron empresas estadounidenses y el florecimiento, por el contrario, de empresas asiáticas profundizaron el estudio de la cultura organizacional y se determinó que la cultura influye en la efectividad de las empresas.

Revise por favor lo que el texto básico dice sobre el concepto de cultura organizacional:

“Modelo general de comportamiento; creencias y valores compartidos entre los miembros de la organización” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.263)

La cultura puede inferirse a partir de lo que las personas dicen, hacen y piensan dentro de un ambiente organizacional, incluye el aprendizaje y la transmisión de conocimientos, creencias y modelos de comportamiento a lo largo de un período, lo que significa que es bastante estable y no cambia rápido.

¿Quiénes influyen en la cultura que adopta una empresa? Los líderes. Especialmente los de más elevado cargo, influyen decisivamente en la cultura que adopta la compañía, ellos desempeñan la función de modelos, establecen los estándares de desempeño, motivan al personal y son un símbolo para el ambiente externo.

A propósito del poder de influencia que ejercen los líderes sobre la cultura organizacional en una empresa, lo invito a desarrollar la siguiente actividad.

Actividad recomendada:

Busque en internet la historia de Jack Welch, ex gerente de la empresa General Electric, analice cómo a partir de reforzar la cultura organizacional logró que la empresa tuviera éxitos sin precedentes.

Felicitaciones señor estudiante, con esto hemos culminado el primer bimestre, no olvide leer el texto básico en todos los apartados que se indican y desarrollar las actividades recomendadas y autoevaluaciones, espero que los aportes presentados en esta guía, le hayan servido.

Como es habitual al final de cada capítulo, lo invito a desarrollar la siguiente autoevaluación y a verificar el nivel de asimilación.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

48

Primer bimestre

Autoevaluación 4

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. La organización formal se caracteriza por:

a. Estructura definida de funciones

b. Dispuesta por la autoridades

c. Surge espontáneamente.

2. Hablamos de reingeniería cuando se realiza:

a. Un rediseño radical de procesos.

b. Contratación de nuevos gerentes para hacer de nuevo las cosas.

c. Capacitación intensiva en todos los departamentos de la empresa.

3. Característica de una organización formal:

a. Se compone de los aspectos no planeados de la organización.

b. Consta de escalas jerárquicas.

c. No constan en los organigramas.

4. ¿Cuál es la importancia del espíritu emprendedor?

a. Crecimiento y desarrollo económico.

b. Nuevos productos.

c. Satisfacción de la demanda

5. ¿Qué es la autoridad?

a. Derecho propio de un puesto para la toma de decisiones

b. Capacidad para influir en las personas.

c. Capacidad para delegar a los subordinados.

6. Una ventaja de utilizar organigramas es que:

a. Permite a la organización ser flexible.

b. Refleja los diversos tipos de trabajo.

c. Informa las responsabilidades de cada ocupante.

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49

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialPrimer bimestre

7. En una descripción de cargos debe constar:

a. El salario que recibirá cada persona

b. La estructura jerárquica de la organización

c. Los deberes y responsabilidades del ocupante.

8. Característica de la cultura organizacional:

a. Siempre debe ser rígida y estática

b. Compartida y transmitida entre todos los miembros de una organización.

c. Es preferible que sea revisada y cambiada periódicamente.

Estoy segura que los resultados fueron exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revise nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

¡Mucho ánimo para el segundo bimestre!

Page 50: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf
Page 51: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

51

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSegundo bimeStre

SEGUNDO BIMESTRE

6.5. Competencias Genéricas

m Capacidad de abstracción, análisis y síntesis.

m Capacidad para aplicar los conocimientos.

m Capacidad crítica y autocrítica.

m Capacidad creativa e innovadora.

m Capacidad de adaptación al cambio.

m Capacidad para la toma de decisiones.

m Capacidad para el trabajo en equipo.

Page 52: Guía Organización y Administración Empresarial.pdf

Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

52

Segundo bimeStre

6.6.

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53

Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSegundo bimeStre

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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SEGUNDO BIMESTRE

6.7. Orientaciones específicas para el aprendizaje por competencias

UNIDAD 5. Integración del personal

5.1. Administración y selección de recursos humanos

Muy bien señor estudiante, hemos llegado al segundo bimestre de nuestro estudio, siga con el mismo ánimo y optimismo, recuerde que al final del camino, todo esfuerzo será recompensado.

El punto que nos compete estudiar es uno de los más interesantes e importantes de la Administración: la Integración del Personal. El éxito o el fracaso de cualquier organización dependen en gran parte del recurso humano que se integra a la empresa.

Empecemos revisando lo que el texto básico dice al respecto de la integración del personal:

“Integración de personal. Cubrir y mantener cubiertos los cargos en la estructura de la organización” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.284)

La integración del personal es un proceso, que empieza con la identificación de las necesidades de la fuerza de trabajo y culmina con la capacitación. A continuación encontrará un esquema que ilustra claramente este proceso.

Gráfico Nro.3 Proceso de Integración de Personal

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración una perspectiva global y empresarial. México: McGraw-Hill, Pág. 284Elaborado por: Verónica López Vargas.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSegundo bimeStre

Hay factores internos y externos que pueden influir y limitar el proceso de integración de personal, analice la siguiente tabla y revise el contenido en el texto básico.

Tabla Nro.5 Factores que afectan la integración de personal

Factores que afectan la integración de personal

Ambiente externo Ambiente interno

Restricciones u oportunidades educativas: Personal cualificado.

Promoción interna: favorece el compromiso de los empleados, aprovecha el potencial de los propios empleados, se limita el ingreso de nuevas ideas y nuevas prácticas de hacer las cosas.

Elementos socio – culturales: Igualdad de oportunidades, mujeres en la administración, diversidad en el centro de trabajo.

Política de competencia abierta: Los puestos vacantes se abren a la persona más calificada dentro o fuera de la empresa, asegura los servicios del candidato más adecuado, debe existir igualdad de oportunidades entre el personal interno como externo.

Principios políticos y legales: Cumplir las leyes y políticas emitidas por los gobiernos.

Responsabilidad en la integración de personal: Generalmente la decisión de cubrir las vacantes con la gente mejor evaluada recae en el director ejecutivo, apoyado en el equipo de recursos humanos.

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración. Pág. 240-241Elaborado por: Verónica López Vargas.

5.1.1. Selección: hacer coincidir a la persona con el puesto

El título avizora lo que es una adecuada selección, es la comparación de dos variables, por un lado están los requisitos del cargo y por el otro el perfil del candidato, veamos lo que el texto básico dice:

“Selección. Elegir entre candidatos, dentro o fuera de la organización, a la persona adecuada para un puesto” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.298)

Revise por favor la figura 11.4 “Enfoque sistémico de la selección”, citada en el texto básico, podrá darse cuenta que el plan de requisitos gerenciales se basa en los objetivos, los planes y estrategias de la empresa, este plan se traduce en los requisitos del cargo y el diseño del puesto, comparados con las características individuales. Para cumplir los requisitos organizacionales los gerentes reclutan, seleccionan, contratan, promueven personas, luego se induce al personal al nuevo puesto para que conozca la compañía, pasado un tiempo se evalúa el desempeño y se recompensa, se capacita o dependiendo del resultado se realiza actividades de promoción, descenso, remplazo o jubilación.

Esto es en resumen el proceso de selección, cada variable más representativa se detalla en el texto básico, a continuación un breve repaso de las mismas:

5.1.1.1. Requisitos del cargo y diseño del puesto

Estimado estudiante: recuerde que para seleccionar adecuadamente a un gerente se necesita conocer la naturaleza y propósito del puesto, se deben analizar las capacidades requeridas y las características personales deseadas en los gerentes.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

56

Segundo bimeStre

Identificar los requisitos de un puesto incluye listar tareas importantes, la responsabilidad de autoridad y la relación con otros puestos. Se responden interrogantes como ¿qué debe hacerse en este puesto?, ¿cómo se hace?, ¿cuáles son los nuevos requisitos?, etc.

Las siguientes son pautas que pueden ser útiles al momento de diseñar puestos gerenciales:

• Alcance apropiado del puesto

• Cumplir con las capacidades gerenciales requeridas por el diseño del puesto.

Para realizar un diseño de puesto se pueden realizar por individuos o equipos de trabajo y hay que considerar los requisitos de la empresa, las diferencias individuales, la tecnología involucrada, los costos de reestructuración, la estructura de la organización y el clima interno.

Muy bien, continuemos con otra variable: las habilidades y características personales que deben poseer los administradores.

5.1.1.2. Habilidades y características personales en los administradores

Otro tema importante que se debe resaltar es lo relacionado con las habilidades y características personales que deben poseer los administradores. A continuación me he permitido hacer un resumen muy corto del tema.

ü Habilidad técnica: Poseer conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos y procesos, ser diestro en el uso de instrumentos y técnicas específicas.

ü Habilidad humana: Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.  

ü Habilidad de conceptualización: Capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.  

ü Habilidad de diseño: Capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema.

ü Capacidades analíticas: Capacidad de identificar, analizar e instrumentar las soluciones a un problema determinado.

Entre las características personales requeridas están:

• Deseo de administrar

• Habilidades de comunicación y empatía

• Integridad y honestidad

5.1.1.3. Confrontar las aptitudes con los requisitos del puesto

Continuamos con el proceso de equiparar las aptitudes de una persona con los requisitos de un puesto. Lo siguiente es reclutar, seleccionar, colocar y promover, para esto hay dos fuentes de suministro de

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSegundo bimeStre

personal gerencial: promoción o transferencia de personas dentro de la empresa y contratación externa. Analicemos un poco esta temática.

“Reclutamiento. Atraer candidatos para cubrir puestos en la estructura de la organización” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.305)

“Promoción. Cambio dentro de una organización hacia un puesto más alto con mayores responsabilidades y que requiere habilidades más avanzadas; casi siempre incluye un aumento en estatus y sueldo” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.305)

Los errores en la promoción pueden producir el denominado Principio de Peter que dice: que todos los gerentes tienden a ser promovidos hasta alcanzar un nivel en que son incompetentes.

El proceso de selección puede incluir:

• Proceso de selección

• Entrevistas

• Exámenes

• Centros de evaluación

“Orientación. En ella se presenta a los nuevos empleados la empresa, sus funciones, tareas y personas” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.311)

En este nuevo paso del proceso de selección al nuevo empleado se lo familiariza con su entorno laboral, se le indica cuál es la misión, visión y la cultura organizacional que mantiene la empresa. Aquí se lo posiciona en sus labores en la organización y se clarifica el papel y los objetivos que debe alcanzar. (Chiavenato, I. 2002).

Correcto, ya hemos concluido la primera parte de la unidad, le recuerdo dirigirse al texto básico, revise las figuras expuestas, le servirán para mejorar su comprensión. Le propongo además realizar la siguiente actividad.

Actividad recomendada:

Luego de revisada la teoría sobre el proceso de selección. Entreviste a algún gerente que conozca sobre el proceso que usan en su empresa para contratar al personal, coméntele lo estudiado, compare la teoría con la práctica.

¿Cómo le fue con esta actividad?.... Espero que muy bien…. Avancemos con el siguiente tema.

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5.2. Evaluación del desempeño y estrategia de carrera.

Ahora vamos a revisar un tema de gran importancia para las organizaciones y las personas: la evaluación del desempeño y la estrategia de carrera. Analicemos la siguiente definición que propone el reconocido autor Idalberto Chiavenato:

“Evaluación de desempeño es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona, en función de las actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial de desarrollo” (Chiavenato, (2002) Pág. 198)

Hoy más que nunca, por el mundo competitivo en el que nos encontramos, las empresas deben evaluar el desempeño de sus gerentes para saber qué medidas tomar. Es importante que recuerde que una organización no puede adoptar cualquier sistema de evaluación desempeño, éste debe ser válido, confiable, efectivo, que permita medir el trabajo y proporcionar retroalimentación a los empleados y al departamento de personal.

Este sistema, como cualquier otro, tiene algunas ventajas y desventajas, en el texto básico capítulo 12 podrá analizarlas. Lo invito a revisar en su texto básico la figura 12.1 “El proceso de la evaluación”, ahí encontrará los tres tipos de valoraciones, que se resumen en el siguiente cuadro:

Gráfico Nro.4 Tipos de Revisiones

1. Revisión amplia.

(Anual)

2. Revisión de progreso o avance.

(Trimestral, mensual)

3. Monitoreo Continuo.

(Diario con importancia en autocontrol).

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012), Pág. 321Elaborado por: Paulina Navas E.

Espero que los gráficos y la lectura del texto básico le hayan dado una idea clara de lo que es la evaluación de desempeño, continuamos con la formulación de la estrategia de carrera.

5.3. Formulación de la estrategia de carrera.

Para este tema fundamentalmente revisaremos el texto básico, la figura 12.2 “formulación de una estrategia para desarrollar un plan de carrera”, citado en el capítulo 12 del texto básico, allí se especifica los pasos a seguir con la finalidad de utilizar fortalezas y superar debilidades, aprovechar las oportunidades de la carrera. Los pasos que se siguen para ello son 10, a continuación me permito mencionarlos:

ü Preparación de un perfil profesional.

ü Desarrollo de metas personales y profesionales a largo plazo.

ü Análisis del ambiente (amenazas y oportunidades)

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ü Análisis de fortalezas y debilidades personales.

ü Desarrollo de alternativas estratégicas en la carrera.

ü Pruebas de consistencia y elecciones de estrategias.

ü Desarrollo de objetivos y planes de acción en la carrera de corto plazo.

ü Desarrollo de planes de contingencia.

ü Instrumentación del plan de carrera profesional.

ü Monitorear el progreso.

La planeación en la carrera puede ser integrada con la evaluación de desempeño con efectividad, aun cuando los pasos específicos para desarrollar una estrategia para la carrera varíen, para ampliar sus conocimientos en cada una de estas etapas remítase al texto básico.

Excelente, ahora vamos a realizar una actividad que seguro le ayudará a comprender de mejor manera lo que es la evaluación de desempeño y la formulación de estrategias de una carrera.

Actividad recomendada:

Revise los casos que se plantean en Perspectiva Internacional: “Los jóvenes profesionales prefieren un plan de carrera. Y “Planeación de la carrera profesional en la nueva economía” Estos temas le permitirán adherir su conocimiento sobre el tema planteado.

Muy bien, espero que la actividad haya sido todo un éxito…continuamos con el siguiente tema.

5.4. Administrar el cambio mediante el desarrollo de los administradores y la organización.

Los ejecutivos exitosos deben prepararse para los retos que se enfrentan en el futuro, deben capacitarse y desarrollarse profesionalmente para luego contribuir al desarrollo organizacional. Veamos qué significa cada uno de estos conceptos:

“Desarrollo profesional del administrador. Empleo de programas a largo plazo para desarrollar la capacidad directiva de una persona” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.344).

“Capacitación gerencial. Uso de programas, en su mayoría de corto plazo, que facilitan el proceso de aprendizaje para ayudar a los administradores a hacer mejor su trabajo” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.344).

“Desarrollo organizacional. Enfoque sistemático, integrado y planeado para mejorar la efectividad de grupos de personas y de toda la organización, o de una unidad organizacional importante” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.344)

Para ampliar su comprensión, revise la figura 13.1 “proceso de desarrollo y capacitación del administrador” aquí notará cuáles son los pasos para llegar al ansiado desarrollo organizacional.

Muy bien…continuemos con el siguiente apartado.

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5.4.1. Aproximación al desarrollo del administrador: capacitación en el puesto.

En el trabajo, pueden encontrarse algunas oportunidades de desarrollo, mientras los empleados se están capacitando, al mismo tiempo aportan a las metas organizacionales. La capacitación en el puesto según lo indicado en el texto básico tiene algunos medios, así tenemos:

ü Avance planeado.

ü Rotación de puestos.

ü Creación de puestos de asistentes.

ü Promociones temporales

ü Comités y consejos directivos menores.

ü Asesoramiento y orientación (coaching).

Analice cada uno de estos medios de capacitación interna, leyendo el texto básico. A continuación revisaremos los enfoques de capacitación externa.

5.4.2. Enfoques del desarrollo de administradores: capacitación interna y externa.

Se revisó los enfoques para la capacitación en el puesto, ahora veremos qué medios se pueden utilizar para la capacitación externa, en el siguiente cuadro sinóptico los encontrará esquematizados.

Enfoque de desarrollo de administradores CAPACITACION INTERNA-EXTERNA

ü Programas de conferencias.

ü Programas universitarios de administración.

ü Universidades internas

ü Lecturas, televisión, instrucción por video y educación en línea.

ü Simulación de negocios y casos de estudio prácticos.

ü Capacitación electrónica.

ü Programas especiales de capacitación.

Dentro de este apartado y revisando el cuadro sinóptico, podemos darnos cuenta que se vinculan los tipos de capacitación interna y externa para lograr un desarrollo integral del empleado.

Diríjase al texto básico, para comprender la efectividad de los programas de capacitación y los pasos que este incluye. A continuación, le propongo, desarrollar la siguiente actividad sobre este tema.

Actividad recomendada:

Revise el texto básico el espacio Notas sobre Administración el caso: “Teatro coaching” aquí encontrará una técnica para trasmitir las metas y resolución de problemas que pudieran existir. Asimismo analice el caso “Trabajo en equipo exitoso” notará cuáles son las estrategias para logra el éxito en los equipos de trabajo.

Correcto…, hemos culminado la unidad. A continuación le propongo que revise el nivel de comprensión de la materia, realizando la siguiente autoevaluación

 

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Autoevaluación 5

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. Integración de personal es

a. Cubrir y mantener cubiertos los cargos en la organización.

b. Atraer el mayor número de candidatos para ocupar un puesto.

c. Elegir al candidato ideal para cumplir los requerimientos de un puesto.

2. ¿Cuáles son los factores que pueden influir y limitar la integración del personal?

a. Presupuesto limitado

b. Restricciones u oportunidades educativas.

c. Competencia desleal

3. Una característica personal que debe poseer un administrador es:

a. Integridad

b. Conocimiento de varios idiomas

c. Capacidad para resolver problemas

4. La evaluación de desempeño es:

a. Una estimación sobre el rendimiento del empleado

b. Vigilancia permanente al empleado

c. Revisión de la capacitación que ha recibido.

5. Si en una fábrica se está produciendo desperdicios de materia prima se debe aplicar el proceso de evaluación denominado:

a. Revisión anual

b. Revisión trimestral

c. Revisión diaria.

6. ¿Cuál es la ventaja de la capacitación en el puesto?

a. Se evitan los traslados del personal

b. Se ahorran recursos.

c. El empleado aprende mientras sigue contribuyendo en la organización.

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7. La capacitación gerencial se trata de programas que mejoran el trabajo de los administradores y generalmente duran:

a. 6 meses

b. 1 año

c. 2 semanas

Estoy segura que los resultados fueron exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revisar nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

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UNIDAD 6. Dirección

6.1. actores humanos y motivación.

Muy bien señor estudiante, prosigamos con nuestro estudio, en esta unidad veremos lo correspondiente a la función de dirección.

Empecemos haciendo una distinción entre dos términos, que a primera vista, nos pueden resultar sinónimos: dirigir y administrar.

“Dirigir Proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.386)

“Administrar Requiere la creación y el mantenimiento de un ambiente donde los individuos trabajen en grupos hacia la consecución de objetivos integrados” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.386)

Mediante la función de Dirección los gerentes pueden coadyuvar para que los trabajadores logren satisfacer sus necesidades y cumplir sus objetivos personales. Aunque hay excepciones, existe sustento para la creencia de que hacer más felices y sanos a los empleados aumenta su empeño, sus contribuciones y su productividad (Lussier, Achua, 2011). Por lo tanto, la dirección tiene la labor de motivar al empleado a trabajar con esmero, analicemos lo correspondiente a este tema:

“Motivación término general que aplica a todo tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.386)

Existen algunas teorías sobre la motivación, “éstas se enfocan en explicar y predecir el comportamiento basado en las necesidades de las personas. Las personas buscan satisfacción laboral y dejarán una organización para integrarse a otra a fin de satisfacer esta necesidad. La clave para un liderazgo exitoso es satisfacer las necesidades de los empleados a tiempo que se logran los objetivos organizacionales” (Lussier, Achua, 2011)

En la siguiente tabla encontrará las principales teorías que se exponen en el texto básico y un breve resumen de cada supuesto.

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Tabla Nro.6 Teorías de la motivación

Teorías Supuestos

X A los empleados les desagrada trabajar, son flojos, evitan la responsabilidad, quieren seguridad y se les debe obligar a laborar.

Y Los empleados son creativos, buscan la responsabilidad y pueden ejercer autodirección.

Jerarquía de las Necesidades de Maslow

Establece que los empleados son motivados por medio de cinco niveles de necesidades humanas: fisiológicas, de seguridad, asociación o aceptación, de estima y de autorrealización.

Dos factores de Herzberg

Explica la existencia de dos factores: de higiene y mantenimiento y contenido del trabajo. Manifiesta que las personas se ven impulsadas por los satisfactores que son: logro, reconocimiento, trabajo desafiante, avance y crecimiento en el trabajo.

De la expectativa

Indica que la motivación de las personas a hacer cualquier cosa estará determinada por el valor que dan al resultado de su esfuerzo multiplicado por la confianza que tienen en que su esfuerzo ayudará materialmente a alcanzar una meta.

De la equidadLa motivación está influida por el juicio subjetivo sobre lo justa que es la recompensa que recibe en términos de recursos y en comparación con las recompensas de otros.

Del establecimiento de metas

Propone el establecimiento de objetivos que sean significativos, claros, alcanzables y verificables para motivar a los empleados.

Del reforzamiento de Skinner

Se puede motivar a los individuos mediante el diseño apropiado de su ambiente de trabajo y el elogio a su desempeño, mientras que el castigo por un mal desempeño genera resultados negativos.

De las necesidades de McClelland

Las necesidades motivadoras básicas son: de poder, de afiliación y de logro.

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 389-401Elaborado por: Verónica López Vargas.

Por favor remítase al texto básico y analice las implicaciones que tienen en la práctica cada teoría.

6.2. Liderazgo.

Continuemos con el siguiente tema: el liderazgo, sus componentes, estilos y enfoques. Lo invito a reflexionar sobre las siguientes preguntas: ¿Qué entiende por liderazgo?, ¿Cree que un líder puede cambiar el rumbo de una empresa? ¿Por qué?

Luego de estudiar este apartado se dará cuenta si su percepción sobre estos temas era la correcta.

Revisemos lo que dice el texto básico sobre liderazgo:

“Arte o proceso de influir en las personas para que participen con disposición y entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.413)

Analicemos otra definición:

“El liderazgo es el proceso de influencia entre líderes y seguidores para lograr los objetivos organizacionales por medio del cambio” (Lussier, Achua (2011) Pág. 6)

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Note que los elementos clave y que se repiten en estas dos definiciones son: Influencia, personas, líderes y seguidores y objetivos o metas. Los líderes son aquellas personas que vislumbran un horizonte lo comparten a los miembros de la organización y caminan delante del grupo impulsando el progreso y el logro de las metas organizacionales.

Revisemos los componentes del liderazgo, estos son cuatro:

1. Poder

2. Entendimiento básico de las personas.

3. Capacidad de inspirar a los seguidores.

4. Capacidad de actuar para desarrollar un clima propicio

Remítase por favor al texto básico, concretamente al capítulo 15 y analice esta importante temática, luego de la lectura se percatará la importancia que tienen para las organizaciones tener verdaderos líderes. Luego lo invito a desarrollar la siguiente actividad recomendada.

Actividad recomendada:

Lea los casos que se exponen en perspectiva internacional: Jim Sinegal director ejecutivo de Costco: ¿un líder con corazón o inteligencia? Liderazgo en el río Hudson de Nueva York. El liderazgo emprendedor de Steve Jobs.

Continuemos con el siguiente tema, sobre el comportamiento y los estilos de liderazgo, existen varias teorías sobre este tema, nosotros nos enfocaremos en:

1. El liderazgo basado en el uso de la autoridad.

2. La cuadrícula gerencial y

3. El liderazgo que incluye diversos estilos que van desde un uso máximo hasta un mínimo del poder y la influencia.

Las primeras explicaciones para los estilos de liderazgo los clasificaban de acuerdo al uso de la autoridad, se consideraba que los líderes aplicaban tres estilos básicos:

“Líder Autocrático: Ordena y espera cumplimiento, es dogmático y positivo y dirige por la habilidad de negar u otorgar recompensas y castigos”.

“Líder democrático o participativo: Consulta con sus subordinados y fomenta su participación”.

“Líder liberal: Utiliza muy poco su poder (si es que lo hace) y otorga muy poco, si lo hace da a los subordinados un alto grado de independencia”.

Fuente: Koontz, H.; Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Pág. 418Elaborado por: Verónica López Vargas.

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Otro enfoque bien conocido para definir los estilos de liderazgo es la cuadrícula gerencial, esta se basa en investigaciones que mostraron que los gerentes se interesan por dos aspectos: la producción y las personas. Existen cuatros estilos extremos que se diferencian en esta rejilla:

1. Administración empobrecida

2. Gerentes de equipo

3. Club campestre

4. Déspotas del trabajo

Revise por favor la figura 15.2 La cuadrícula gerencial en el texto básico ahí diferenciará claramente los estilos extremos que hemos mencionado y sus particularidades.

Existe otra teoría denominada ruta-meta que sugiere que la principal función del líder es aclarar y establecer metas con los subordinados, ayudarlos a encontrar la mejor ruta para alcanzarlas y retirar los obstáculos. Esta teoría cataloga el comportamiento del líder en cuatro grupos:

1. Liderazgo de apoyo

2. Liderazgo participativo

3. Liderazgo instrumental

4. Liderazgo orientado

Por último analizaremos el liderazgo transaccional y transformacional. Los líderes transaccionales aclaran las funciones y tareas, establecen una estructura y ayudan a los seguidores a lograr los objetivos. Los líderes transformacionales expresan claramente una visión, inspiran a otros y transforman la organización, a éstos líderes también se les llama carismáticos.

Lo invito a analizar este interesante tema leyendo el texto básico. Luego pasaremos al siguiente tema, que está muy ligado con la función de dirección: la comunicación.

6.3. Comunicación.

La comunicación, que está presente en todas las fases del proceso administrativo, es muy importante para la función de dirección, a través de la comunicación el líder puede comunicar la visión y misión de la empresa, puede promover los valores institucionales, las políticas que se seguirán, los planes que se deben apoyar, puede conseguir el ansiado compromiso de los empleados con la institución.

Empecemos el estudio de este tema revisando la definición propuesta en el texto básico:

“Comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, siempre y cuando el receptor comprenda la información” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.456)

La comunicación en una empresa implica tener información disponible para actuar o facilitar procesos de cambios, influir la acción hacia el bienestar de la empresa, la comunicación es de vital importancia dentro de una organización. En la figura 17.1 “El propósito y función de la administración” citado en el texto básico, capítulo 17, le ayudará a comprender la finalidad de la comunicación en relación con el proceso administrativo y la vinculación con el ambiente externo.

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Revise además la Figura 17.2 “Modelo del proceso de comunicación” en donde se indica que existe un emisor que transmite un mensaje, a través de un canal elegido, al receptor. En el texto básico se examina con más detalle este proceso, revíselo por favor.

Analicemos ahora el flujo de la comunicación en la organización, si revisa la Fig. 17.3 ·”Flujo de información en una organización” notará que la comunicación fluye en varias direcciones: descendente, ascendente, horizontal y diagonal, las características de cada una se comentan claramente en el texto básico, remítase a él.

Existen diferente formas de comunicación: escrita, oral y no verbal, cada una presenta sus ventajas e inconvenientes; por lo que, es recomendable a menudo utilizarlas juntas para que las cualidades de la una puedan complementar las limitaciones de la otra. Por ejemplo, en una capacitación el expositor, que utiliza el lenguaje oral, puede apoyarse del material escrito para mejorar la comprensión de la temática.

Existen algunas barreras que entorpecen la comunicación, identificarlas y comprenderlas, facilita no sólo la comprensión del mensaje, sino también la tarea de administrar. Analicemos estas barreras:

ü Falta de planeación.

ü Supuestos no aclarados.

ü Distorsión semántica

ü Mensajes mal expresados.

ü Pérdidas por transmisión y mala retención.

ü Atención deficiente y evaluación prematura

ü Comunicación impersonal.

ü Desconfianza, amenaza y temor.

ü Periodo insuficiente para ajustarse al cambio.

ü Sobrecargar de información.

Así como existen barreras, también se pueden citar algunas pautas o sugerencias para mejorar la comunicación:

ü Aclarar el propósito del mensaje.

ü Utilizar una codificación inteligible.

ü Consultar los puntos de vista de los demás

ü Considerar las necesidades de los receptores.

ü Utilizar el tono y lenguaje apropiado para asegurar la credibilidad.

ü Obtener realimentación

ü Considerar las emociones y motivaciones de los receptores.

ü Escuchar

La tecnología puede constituirse en un aliado para optimizar la comunicación: las telecomunicaciones, las teleconferencias, el uso de computadores, el trabajo en redes, la mensajería instantánea facilitan enormemente la comunicación entre todos los miembros de la organización y con los clientes. Revise lo que se expone en el texto básico sobre este tema.

Muy bien, luego de la lectura, le propongo realizar la siguiente actividad recomendada.

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Actividad recomendada

Tomando como referencia una empresa de localidad o donde usted trabaja, mediante un flujograma explique el proceso de la comunicación.

Excelente…con este tema, culminamos la unidad……Lo invito a desarrollar la siguiente autoevaluación.

Autoevaluación 6

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. Uno de los supuestos de la teoría X de la motivación dice que la gente:

a. Le disgusta trabajar

b. Le agrada ejercer retos y nuevas responsabilidades.

c. Son creativos.

2. Es importante que una empresa haya gente motivada porque:

a. Se evita la rotación del personal

b. Contribuyen con entusiasmo a las metas organizacionales

c. Se evita el ausentismo laboral.

3. El líder autocrático es quien:

a. Consulta a sus subordinados para tomar decisiones

b. Toma las decisiones sin consultar.

c. Delega la toma de decisiones a sus subordinados.

4. El rasgo principal que caracteriza a un líder es su:

a. Disposición al orden.

b. Capacidad crítica.

c. Capacidad para influir en las personas

5. El líder democrático es aquel que:

a. Coerciona a los subordinados.

b. Promueve la participación del grupo.

c. Dirige sin consultar las opiniones del grupo.

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6. Existe comunicación cuando el:

a. Receptor transmite un mensaje al emisor.

b. Emisor transmite un mensaje al receptor.

c. Receptor entiende el mensaje que fue transmitido por el emisor.

7. Una de las barreras que impide la comunicación es la:

a. Falta de planeación

b. Utilización de códigos para transmitir el mensaje.

c. Delegación de la comunicación a los subordinados.

Estoy segura que los resultados fueron exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revise nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

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UNIDAD 7. Control

Muy bien, estimado estudiante, estamos ya en la última unidad de nuestro estudio, nos corresponde analizar la última función del proceso administrativo: el control. Empecemos revisando los sistemas y procesos de control que se pueden aplicar.

7.1. Sistema y proceso de control

Como habíamos mencionado anteriormente, el control y la planeación tienen estrecha relación, sin planes diseñados no existe una base sobre la cual se pueda controlar. Veamos cuál es la definición de control que se encuentra en el texto básico:

“Control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.496)

El proceso de control básico que es aplicable en cualquier lugar y para cualquier actividad, incluye tres pasos, estos son:

1. Establecer estándares, que son criterios de desempeño.

2. Medir el desempeño contra estos estándares.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Estimado estudiante: como se habrá percatado, el autor del texto básico hace referencia a una gran variedad de herramientas y técnicas que se han puesto a disponibilidad de los administradores para ayudarles al control, nos concentraremos en estudiar dos: los puntos de referencia o benchmarking y los controles financieros.

7.1.1. Puntos de referencia o benchmarking

Iniciemos el estudio de esta herramienta plantéandonos una pregunta ¿Qué es instaurar un benchmarking? Instaurar un benchmarking es establecer una referencia, es un modelo de comparación, en que se observa por un lado nuestro desempeño, comparado con el de otros. Por ejemplo una unidad comercial creció 1% con respecto al mes pasado, este crecimiento aunque poco puede resultar halagador; sin embargo, si comparamos que su competencia en el mismo mes creció 3% ya tenemos una referencia de que algo no está bien, que debemos investigar y emprender medidas correctivas.

El texto básico lo define como:

“Enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base a las mejores prácticas de la industria y el establecimiento de puntos de referencia” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.500).

Este procedimiento empieza con la identificación de lo que debe compararse, y luego se selecciona a quienes tienen un desempeño superior. Se requiere recopilar y analizar datos, que se convierten en la base de las metas de desempeño. Durante la instrumentación del nuevo enfoque, el desempeño se mide periódicamente y en ese momento se adoptan medidas. Para mayor información sobre este tema puede dirigirse al texto básico.

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7.1.2. Controles financieros

Los negocios deben la continuidad de su existencia a la obtención de utilidades, por lo que se puede aplicar como medidas de control a los registros financieros. Revisaremos el control basándose en el estado de pérdidas y ganancias y el rendimiento de la inversión

El control de pérdidas y ganancias el estado de pérdidas y ganancias constituye un resumen de los resultados de las operaciones del negocio muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, se puede determinar si la empresa financieramente va por buen camino si ha gastado menos de lo que ha ingresado o le está sucediendo lo contrario.

Control mediante el rendimiento de la inversión este es el índice de dinero ganado o perdido en una inversión respecto al monto de dinero invertido.

El rendimiento del activo total determina la eficiencia de la administración para generar utilidades con los activos total que dispone la organización, por lo tanto entre más altos sean los rendimiento sobre la inversión es más eficiente la organización.

El texto básico dice que:

“Rendimiento de la inversión. Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.510)

Lo invito a revisar el texto básico y analizar los contenidos mencionados. En el siguiente apartado continuaremos estudiando algunas técnicas de control.

7.2. Técnicas de control

Como hemos analizado, la función del control es hacer que los planes tengan éxito, hay varias técnicas y herramientas que se aplican para lograr este propósito, una de ellas es tomar el presupuesto como dispositivo de control.

7.2.1. Presupuesto como dispositivo de control

Señor estudiante: un dispositivo muy usado para el control gerencial es el presupuesto. Los presupuestos constituyen declaraciones anticipadas de resultados expresadas en términos financieros, facilita a los empresarios tener un control de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, que por lo general es un año.

Diríjase al texto básico y analice los peligros que se pueden suscitar en la asignación de presupuestos.

Muy bien, ahora que ya finalizó la lectura, vamos a desarrollar la siguiente actividad recomendada.

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Actividad recomendada:

Revise por favor el apartado Notas sobre Administración: “En nuevos proyectos, el efectivo es el rey”. Ahí notará como las empresas pequeñas aplican otro tipo de control que difiere de las empresas grandes.

Excelente, espero que la actividad anterior haya sido un éxito….En el texto básico se citan otras herramientas que facilitan el control entre ellas el desarrollo de las tecnologías de la información, compendio que vamos a obviar dada su preparación profesional en el tema. Continuemos con el siguiente apartado que tiene que ver con la productividad, administración de operaciones y gestión de la calidad.

7.3. Productividad, administración de operaciones y gestión de la calidad.

La productividad es una importante área de interés para los administradores, que supone la medición, paso esencial en el proceso de control. El texto básico define a la productividad como:

“El cociente producción-insumos dentro de un periodo, considerando la calidad” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012) Pág.510)

Esta fórmula puede resultar sencilla aplicar cuando se produce bienes, pero es más difícil cuando lo que se ofrecen son servicios. En el texto básico se menciona que la administración de la producción se ocupa de las actividades necesarias para fabricar productos y la administración de operaciones se encarga de las actividades para entregar un servicio o un producto físico. Remítase al caso perspectiva internacional “La transformación de GE de productos a servicios” para comprender mejor el tema.

Para hacer que las operaciones sean más productivas se dispone de una variedad de herramientas y técnicas, entre ellas la planeación y el control de inventarios, el sistema de inventarios justo a tiempo, la contratación externa, la investigación de operaciones, la ingeniería de valor, la simplificación del trabajo, los círculos de calidad, la administración esbelta y la administración de calidad total, todas estas se explican claramente en el texto básico, profundicemos un poco sobre la última herramienta: la administración de la calidad total:

7.3.1. Administración de la calidad total.

Estamos finalizando los temas de estudio, lo ha hecho muy bien, ahora vamos a revisar lo referente a la Administración de la calidad total, el autor del texto básico la define como:

“Compromiso a largo plazo de tender a la mejora continua de la calidad, en toda la organización y con la participación activa de los miembros de todos los niveles, para cumplir y exceder las expectativas de los clientes” (Koontz, Weihrich, y Cannice, (2012). Pág.564)

Los esfuerzos por mejorar la calidad necesitan ser monitoreados de manera continua mediante constante recolección de datos, evaluación, realimentación y programas de mejoría, esto debe ser un proceso a largo plazo que necesita ser reconocido, reforzado y recompensado.

Para comprender mejor sobre este tema, remítase al texto básico y realice la siguiente actividad recomendada.

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Actividad recomendada:

Analice el caso internacional 20.1 “La estrategia de producción global de Toyota”, podrá analizar cómo se aplica los conceptos de producción y calidad total que se han estudiado, en una empresa de éxito internacional.

Enhorabuena señor estudiante, hemos finalizado nuestro estudio, espero que estos conocimientos le sean de gran utilidad en el desempeño de sus funciones presentes o futuras.

Para que descubra el nivel de asimilación de esta unidad lo invito a desarrollar la siguiente autoevaluación.

Autoevaluación 7

Encierre en un círculo la respuesta correcta de los siguientes enunciados:

1. Los presupuestos constituyen:

a. Declaraciones anticipadas, expresadas en términos numéricos.

b. Mecanismo de control

c. Las opciones a y b

2. Ordene los pasos del proceso básico de control:

a. 1. Medición de estándares, 2. corrección de variaciones, 3. establecimiento de estándares.

b. 1. Establecimiento de estándares, 2. medición del desempeño, 3. corrección de las variaciones.

c. 1. Medición de estándares, 2. corrección de las variaciones, 3. Establecimiento de estándares.

3. Es útil aplicar los puntos de referencia o benchmarking porque:

a. No basta los resultados obtenidos, si no se comparan con la competencia

b. Se necesita comparar los presupuestos.

c. Facilita conocer los ingresos y gastos de un período.

4. El estado de pérdidas y ganancias se usa como instrumento de control porque:

a. Proyecta lo que se gastará en el futuro.

b. Es una declaración anticipada de los ingresos y gastos.

c. Muestra todos los ingresos y gastos de un período.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Segundo bimeStre

5. Administración de la calidad total es:

a. Cumplir con lo ofrecido al cliente.

b. Cumplir con los proveedores.

c. Exceder las expectativas de los clientes.

6. Inventario justo a tiempo significa que:

a. Se debe tener almacenado la materia prima, para evitar demoras

b. Los proveedores entregan la materia prima en el momento de la producción.

c. La empresa misma se provee su propia materia prima, sin proveedores.

Estoy segura que los resultados fueron exitosos; compruebe las respuestas en el SOLUCIONARIO que consta al final de la guía didáctica. Si tuvo algún problema le recomiendo revise nuevamente los contenidos o comuníquese conmigo.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSolucionario

7. Solucionario

Autoevaluación 1

Pregunta Respuesta

1. b

2. b

3. c

4. b

5. b

6. a

7. b

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Solucionario

Autoevaluación 2

Pregunta Respuesta

1. c

2. c

3. a

4. b

5. a

6. a

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSolucionario

Autoevaluación 3

Pregunta Respuesta

1. a

2. b

3. c

4. b

5. c

6. a

7. a

8. c

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Solucionario

Autoevaluación 4

Pregunta Respuesta

1. c

2. a

3. b

4. a

5. a

6. b

7. c

8. b

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSolucionario

Autoevaluación 5

Pregunta Respuesta

1. a

2. b

3. a

4. a

5. c

6. c

7. c

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Solucionario

Autoevaluación 6

Pregunta Respuesta

1. a

2. b

3. b

4. c

5. b

6. c

7. a

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialSolucionario

Autoevaluación 7

Pregunta Respuesta

1. c

2. b

3. a

4. c

5. c

6. b

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Glosario

8. Glosario

ACTIVIDAD: Términos sinónimos, aunque se acostumbra tratar a la tarea como una acción componente de la actividad. En general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas.

ANÁLISIS: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones objetivas del todo.

ASIGNACIÓN: Es el importe previsto en partidas, guiones, subguiones y/o incisos presupuestarios destinados a sufragar las erogaciones que según el objeto del gasto les corresponde.

COMPETENCIA: Término empleado para indicar rivalidad entre un agente económico (productor, comerciante o comprador) contra los demás, donde cada uno busca asegurar las condiciones más ventajosas para sí. Es el ejercicio de las libertades económicas. Facultad atribuida a un órgano para conocer determinados asuntos específicamente.

COMPETITIVIDAD: Expresión utilizada para comparar la estructura de costos del proceso de producción, principalmente mano de obra y materias primas, tecnología, diferenciación de productos y tamaño del mercado, entre otros factores, de un productor con respecto a otros productores internos o externos de productos con igual calidad.

CONSUMO: Gasto destinado a la compra de bienes y servicios.

CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realización del nivel de calidad previsto para la producción y sobre la reducción de los costos de la calidad.

CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la ejecución de las actividades.

CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados.

COORDINAR: Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo.

DEPARTAMENTALIZACIÓN: Fase del análisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente.

DIAGNÓSTICO: Identificación y explicación de las variables directas e indirectas inmersas en un problema, más sus antecedentes, medición y los efectos que se producen en su medio ambiente.

DICT

IONA

RY

THES

AUR

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialGlosario

DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados recursos.

DIVISIÓN DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y niveles de dificultad.

EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado.

EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados.

ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual.

EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, comprenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.

FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

FLUJOGRAMA: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería de sistemas y también se le conoce como algoritmo, lógica o diagrama de flujo. La ingeniería industrial emplea otro diagrama conocido como de “proceso, recorrido u hoja de ruta” con una simbología diferente a la de sistemas. Al igual que el primero, se aplica al diseño de procesos y procedimientos.

FODA: Técnica de valoración de potencialidades y riesgos organizacionales y personales, respecto a la toma de decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

FORMULARIO: Documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico.

FUNCIÓN: Mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto de trabajo.

GERENCIA: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual de Organización. Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son y descripción departamental, de funciones y de productos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

MANUAL DE POLÍTICAS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su contenido son políticas, normas e instrucciones.

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Guía didáctica: Organización y Administración Empresarial

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Glosario

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, flujo grama).

MANUAL DE PUESTOS: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de una determinada organización. Su contenido son los puestos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, valoración, la descripción de sus funciones y el perfil de los productos de salida.

MANUAL TÉCNICO: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y uno mayor a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y Sonido, CPU, vehículos, etc.

META: Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localización.

MÉTODO: Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado.

MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre sí e interactuantes, que en bloque dinámico conducen a obtener un resultado predeterminado o a solucionar un problema.

OBJETIVO ESPECÍFICO: Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos específicos logran el objetivo general.

OBJETIVO GENERAL: Se define como “un deseo a lograr”.

ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.

ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentes a un objetivo común. También conjunto armónico de actividades para lograr un resultado concreto.

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de recursos de las organizaciones, para que alcancen resultados en un tiempo y espacio dados.

PLANIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Proceso racional y continuo de previsión, organización y uso de recursos escasos, para alcanzar objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y espacio predeterminados.

PLANIFICACIÓN: Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

POLÍTICA: Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuación.

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Guía didáctica: Organización y Administración EmpresarialGlosario

PRECIO: Cantidad de dinero que se necesita para comprar un bien o servicio.

PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una organización, presentándose en determinadas clasificaciones.

PROBLEMA: Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados “normales” en un momento histórico determinado y un lugar dado.

PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio.

PROGRAMA: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son “servicios”.

PROYECTO: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son “bienes de capital”.

PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados requisitos y a cambio de remuneración.

RECURSOS: Medios empleados en la producción de bienes y servicios. Instrumentos que las organizaciones poseen para realizar sus tareas y lograr los objetivos. Habitualmente se clasifican en: físicos o materiales, financieros, humanos, y administrativos.

REINGENIERÍA: Trata de la reingeniería de procesos administrativos o de producción. Implica ingeniar con apoyo de las ciencias y la tecnología. Aplicada a las organizaciones significa rediseñar sus estructuras, procesos, métodos, formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y eficaz y acorde con las exigencias futuras de los mercados. Su primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas y empezar de nuevo, ingeniando nuevas alternativas. El segundo es lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del cliente.

SISTEMA: Proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí, capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados.

SUPERAVIT: Exceso de los ingresos respecto de los egresos. Diferencia positiva que existe entre el capital contable (exceso del activo sobre el pasivo) y el capital social pagado de una sociedad determinada.

SUPERVISAR: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.

TÁCTICA: Sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin.

TRABAJO: Acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención de un producto o a la prestación de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos.

VENTAJA COMPARATIVA: La capacidad de producir un bien o servicio a un costo de oportunidad menor que otro. Surge de la eficiencia relativa, la cual es producto de la escasez de recursos. Si una región tiene una ventaja comparativa en determinado producto, tiene -seguramente- una desventaja comparativa en otro.

MVLV/mcn/2013-08-06/85