Upravljanje projektima IPA fondova EU

Upravljanje projektima

Vrac 2015UvodSavremeno drutvo karakterie intenzivan razvoj, jaanje trita i meunarodne trgovine, otra konkurencija, intenzivan tehniko tehnoloki napredak i potreba za nauno istraivakim radom.Kao posledica nastaje potreba za upravljanjem procesima- menadment.Dinamino okruenje zahteva dobro prosuivanje u voenju organizacija i strateki pristup.Nekada je ovek sebi mogao da priuti da ivi u sadanjosti,danas on neprestano mora da gleda u budunost. EU, Fonovi EU i projektni princip

- Neto malo o EU nastanak, osnivanje, proirivanje, organi, budet i politike

- Evropska ekonomska zajednica 1957,Rimski ugovor. Vane institucije EU - Evropski savet - Savet Evropske Unije - Evropski parlament - Evropska komisija - Evropski sud pravde - Evropska centralna banka

Mastriht, Lisabon

- Projektni princip u sprovoenju politika EU (ta su ciljevi, standardizovane i koherente strukture dokumenata, kvalitet, jedinstven i integrisani pristup,ciljevi iz Mastrihta)

- odrivi razvoj, posebno kroz unaprenje ujednaenog razvoja, investicija,zaposlenosti, drutvenog i ljudskog razvoja i zatite ivotne sredine;

- integracija u svetsku privredu, i kroz podrku regionalnoj saradnji i integraciji; borba protiv siromatva;

- demokratija, ljudska prava, vladavina zakona i kada je nephodno borba za miri spreavanje konflikata.

- IPA instrument pretpristupne pomoi.Zamenio PHARE,ISPARD,CARDS.11,5 mjSrbija 1,1 mj.

42.Projektno upravljanje2.1.Definicija,ta je projekat- Projekat je privremeni napor koji se preduzima kako bi se stvorio jedinstveni proizvod ili usluga.

Skup aktivnosti koje se realizuju da bi se postigli ciljevi u okviru predvienog budeta i planira nog vremena.

Kada se govori o projektu misli se na upravljanje trokvima (resursima), kvalitetom i vremenom da bi se postigao odreeni cilj

Osnovne karakteristike:

Ima ivotni ciklus (ima definisan poetak i kraj)Jedinstven je po svojoj prirodiIma cilj, ciljeve (podrazumeva rokove)Podrazumeva rizikeSkup je razliitih aktivnostiProjekat je jedinstven entitetUkljuuje rad podizvoaaProjekat je zajedniki naporOdvija se u fazama

Projekti se meusobno razlikuju:Po brzini,lokaciji,obimu,tehnologiji i sl.Projekat spaavanja ugoenih,gasna turbina

Tipovi projekata: Graevinski, istraivaki, projekt reinenjeringa, nabavke ,proj.softvera, dogaaja, instaliranje, filma, cd

2.2.Ciljevi projekta

Cilj su krajnja stanja, take reenja kojima teimo u reavanju problema.Problem-Cilj

Moemo imati vie ciljeva u projektu

Po hijerarhijskom nivou razlikujemo Vertikalne i horizontalne ciljeveVertikalni: Opti i posebni,cilj projekta

Opti cilj: koji ne moemo da realizujemo na nivou projekta ali moemo znaajno da doprinesemo njegovom ostvarenju (unapreenje poslovanja firme)Poseban cilj: operatini,konkretan cilj koji doprinosi ostvarenju opteg cilja.(rast prodaje 15 %)

Horizontalni ciljevi: ciljevi koje postavljamo iz drugih vertikala,sadraja od znaaja(polna ravnopravnost, tolerantnost, ekologija)

Karakteristike efikasnih ciljeva: - merljivi - odreeni - adekvatni - realni - vremenski odreeni

Cilj projekta: odreuje svrhu projekta angaovanja resursa i vremena za njegovu realizaciju.

Za svaki cilj moramo odrediti pokazatelje( indikatore) koji se koriste za merenje kako bismo mogli znati i da li smo i koliko uspeli da realizujemo ciljeve.

I sami ciljevi imaju razliitu vanost,zato treba odrediti prioritete pojedinih ciljeva

2.3.Faze projektnog ciklusa,

Svaki projekat se realizuje kroz 5 faza:

1. Inicijacija-definisanje2.Planiranje3.Izvoenje4.Kontrola5.Zatvaranje

Slika 1.Faze projektnog ciklusa

Inicijacija-definisanje Poetna faza ciklusa u kojoj se identifikuje problematika koja se eli reiti, postavljaju ciljevi i donose odluke o poetku projekta , donatorima, timu i sl. Pristup ODOZGO NA DOLE,ODOZDO NA GORE

Planiranje Najvanija faza ciklusa u kojoj se : - definiu obim i ciljevi projekta - planira sastav i veliina projektnog tima - planiraja i utvruje redosled aktivnosti - utvruje budet - planiraju nabavke - identifikuju rizici u projektu

Planiranje podrazumeva i izradu projktne dokumentacije, saimanje svih projektnih ideja u odgovarajuu ,aplikacionu formu kojiu postavlja donator i ispunjavanje konkursnih uslova za podnoenje projekta.

3. Izvoenje projekta Da bi projekat bio uspean,nakon to smo ga projektno uobliili i donator ga prihvatio moramo biti sposobni i da ga uspeno izvedemo.Izvoenje projekta podrazumeva da su svi planirani elementi realni i sprovodivi,da imamo tim i energiju za sprovoenje i da znamo i potujemo pravila koja se zasnivaju na domaem zakonodavstvu i PRAG-u.

4.Kontrola Praenje i kontrola realizacije projekta se odvija u skladu sa vremenom i ciljevima.Efikasan sistem praenja omoguava realizaciju, spreava zastoje i identifikuje probleme u napretku projekta.Praenje podrazumeva i sistem redovnog izvetavanja i informisanja u kome se utvruje napredak i ostvareni rezultati u realizaciji projekta a kod IPA programa od ovoga zavisi i finansiranje.Ova faza traje od starta projekta i njena sutina je : - da se mere performanse projekta - vri se poreenje ostvarenog i planiranog - u sluaju neslaganja i zastoja predlau se i pronalaze reenja za nastavak i uspenu realizaciju projekta

5.Zatvaranje Faza u kojoj se zvanino zavrava projekat i osim kokteka podrazumeva: -reviziju i audit projekta - odravanje zavrnih sastanaka - kompletiranje dokumentacije - pripremu i podnoenje izvetaja,prezentacija i usvajanje zavrnog izvetaja

2.4 ta je potrebno da bi projekat uspeo1. Jasni ciljevi2.Odanost3.Planiranje i komunikacija4.Fleksibilnost1.Jasni ciljevi Ciljevi moraju biti jasno definisani, prihvaeni, ostvarivi, merljivi.2.Odanost bez obzira na koji nain su angaovani,lanovi tima moraju biti posveeni realizaciji projekta.Menader je najodgovorniji za izbor tima ,njegovu obuku i angaovanje kao i za komunikaciju sa donatorom i okruenjem 3.Planiranje i komunikacija Za realizaciju projekta neophodno je obezbediti resurse ,vreme i uskladiti aktivnosti.Dobar plan je osnova uspeha.4. Fleksibilnost Tokom realizacije deavaju se promene u okruenju tako da je neophodna fleksibilnost i prilagoavanje plana kao i pravovremeno reagovanje.

3.Planiranje i priprema projektaPlaniranje projektaje proces koji za rezultat ima izradu plana koji omoguuje da se projekat uspeno definie ,vodi i zavri.Planiranjem dolazimo do odgovora na pitanjata treba uraditi,kada i kakoProces obugvata sledee faze:

- definisanje obima i ciljevi projekta - planira sastav i veliina projektnog tima - planiranj i utvruje redosled aktivnosti - utvruje budet (planiranje resursa i trokova) - planiraju nabavke ( tenderske procedure) - identifikuju rizici u projektu

Planiranje poinje fazom iniciranja projekta putem:Dokumenta kojim se inicira(odluke o pokretanju,protokoli i sl)Predlog projektaSpecifikacija zahteva3.1.Definisanje obima i ciljevi projekta3.1.1 Analiza problema Problem koji smo identifikovali prilikom iniciranja projekta je polazna taka za planiranje projekta.

Problem je stvarna situacija,injenino stanje i on je definisan kao negativno stanje (loa putna infrastruktura, nedovoljno smetajnih kapaciteta, nizak nivo obrazovanja i vetina preduzetnika)

Vano je da problem bude stvaran, postojei ne zamiljen ili budui.Izrada problemskog stabla Izrada problemskog stabla je analitika tehnika koja nam pomae da naemo reenja kroz kreiranje anatomske strukture uzroka i posledica problemaOvaj metod donosi nekoliko prednosti:Problem se razbija na manje delove kojima se moe upravljati i za koje je lake pronai reenje Omoguava podelu na prioritete i fokus na ciljeveLake razumevanje problema koji na prvi pogled imaju ukrtene i kontradiktorne uzrokeTo je prvi korak u pronalaenju win -win reenjaPreporuuje se da se analiza Problemsko stablo izvodi u manjim fokus grupama (6 do 8 lanova) zainteresovanih strana, u formi brainstoriming-aKako bi se ulo to vie razliitih miljenja u pogledu problema. Odreuje se glavni problem koji se postavlja u centar i on postaje stablo,a zatim se u obliku korenja razvijaju uzroci tog problema ,svaki koren se dalje grana dok god grupa uspeva da definie jasne uzroke problema. Od stabla se na gore razvijaju grane koje predstavljaju posledice uzroka koje imo definisali.I oni se razvijaju u manje grane. U ovom procesu vaan je dijalog unutar grupe koji doprinosi razjanjavanju uzroka i posledica odreenog problema, doprinosi njegovom razumevanju i mogunosti uspostavljanja hijerarhije uzroka i posledica.Slika 2 Stablo problema

Kreativni sastanak brainstorimingPravila:Sve to svakom padnena pamet se beleiNema glupih idejaKreativnost bez kritinostiDiskusija o svakom upisanom predlogu

3.1.2. Analiza ciljevaSutina je da se negativno formulisani iskazi o problemu, problemu uzrocima i problemu-posledicama preformuliu i iskau u pozitivnomobliku. Svi problemi u stablu postaju ciljevi projekta:- Posledice u stablu Problema- opti cilj projektaGlavni problem cilj projektaUzroci u stablu problema- rezultati

Ovo je opti prikaz u zavisnosti od kompleksnosti svakog projekta ciljevi mogu biti i drugaije definisani.Ali je bitno da grupa jasno definie ciljeve i obrati panje na njihove karakteristike SMART:Specific: specifian ili odreenMeasurable: merljivAchievable: dostianRelevant: relevantanTime- bounded: ostvarivanje cilja vremenski je odreeno Slika 3: stablo ciljeva

3.1.3.Zainteresovane straneStakeholder socijalni akteri- Jedna ili vie organizacija, institucija, udruenja ili osoba koje su ukljuene u projekat, imaju uticaj na njega i,ili imaju direktan ili indirektan interes za rezultate i ostvarivanje ciljeva projekta.Projekat e biti uspean ako uspemo da zadovoljimo oekivanja svih zainteresovanih strana .Postoje razliite varijacije u zavisnosti od projekta ali svaki projekat ima bar ove zainteresovane strane:Organizaciju ili instituciju koja implementira projekatMenader projektaKlijenti (krajnji korisnici ),zbog kojih se tei ostvarenju rezultataSponzori projekta,koji mogu da obezbede fondove ali i druge oblike podrke (politiku,tehniku,organizacionu)Kao zainteresovane strane javljaju se i : Dobavljai,lanovi tima.organi uprave i sl.(prevencija nasilja) Zainteresovane strane treba ukljuitvati u rad od samog poetka i tano treba utvrditi koji stepen znaaja mogu imati u projektu i u kojim aktivnostima mogu i trebaju da uzmu uee.Postoji vie razliitih tehnika za analizu zainteresovanih strana(SWOT,mreni dijagram.Vennov dijagram),najjednostavniji je izrada matrice zainteresovanih strana .Kroz nju je potrebno sagledati:Kako raunati na zainteresovaneKoje korake preduzetiKako se odnositi prema njimaTabela 1. Matrica zainteresovanih stana Rad alterskih slubi

3.1.4 Pretpostavke i indikatori

Svaki projekat se odvija u nekom konkretnom okruenju i mi uvek imamo pretpostavke u kojima emo projekat realizovati.Treba imati na umu :Nema nepromenjivog okruenjaTreba biti svestan pretpostavki pod kojima se projekat realizujuPretpostavke treba da se dese da bi projekat bio uspeanRizici ne treba da se dese da bi projekat bio uspeanRizici imaju negativnu a pretpostavke pozitivnu formulaciju: Npr: Pretpo.: Uspeno sprovedena izmena kaznene politike Rizik: Reforma kaznene politike nije sprovedena

Indikatori ili kriterijumi uspeha, najjednostavnije reeno daju odgovor na pitanje:Zato elimo da sprovedemo ovaj projekat?Kriterijumi uspeha treba da budu definisani tako da budu lako merljivi,kvantifikovani i vremenski odreeni.

Na primer: -uticaj na efikasnost i efektivnost: efikasnost pogona prerade pove ana za 20% u odnosu na jun 2007 smanjeni trokovi pruanja usluge za 15% u perioduod 6 meseci - uticaj na kvalitet proizvoda/ usluge smanjen broj primedbi kupaca na kvalitet proizvoda na 5 primedbi meseno3.1.5.RiziciRizici su sastavni deo upravljanja projektima i nemogue ih je izbei. Da bi se eliminisao njihov negativan uticaj treba ih analizirati planirati i upravljati njima. Oblasti iz kojih mogu proizai rizici su :Tehnoloki -nove tehnologije,zahtevi donatoraOkruenje- Nestabilno okruenje moe da poremeti realizaciju projektaOdnosi izmeu lanova projektnog timaKulturoloke razlike, moe postojati kurtulroloka razlika izmeu korisnika rezultata i organizacije koja implementira projekat

3.2. Planiranje , utvruje i redosled aktivnosti

3.2.1.Odreivanje aktivnosti- Akcioni plan

Kada smo postavili i razmotrili ciljeve projekta moemo poeti sa razmiljanjem o aktvnostima koje je neophodno preduzeti da bismo ostvarili postavljene ciljeve.

Za svaki cilj potrebno je odrediti listu aktivnosti, podeliti odgovornost, i utvrditi vremenske rokove. Potrebno je ukljuiti sve potencijalne zainteresovane strane i razmotriti ranije aktivnosti koje su sprovoene , ako ih je bilo u cilju realizacije postavljenih ciljeva. Sve aktivnosti potrebno je grupisati i utvrditi neophodne resurse

Potrebno je sastaviti listu aktivnosti i jo jednom proveriti da li su sve aktivnosti ukomponovane tako da omoguuju realizaciju .Ukoliko neto ispustimo kasnije e se javiti problemi oko realizacije koje e stvoriti probleme i u realizaciji i u finansiranju projekta. Primeri aktivnosti koje doprinose realizaciji cilja.Miletievo3.2.2 Logiki okvir

3.2.2 Logiki okvir

3.2.3.Odrivost projekta Odrivost projekta je verovatnoa da e nastaviti da traju osnovni rezultati do kojih je projekat doveo, a nakon okonanja perioda spoljne pomoi.Donator eli da cilj i rezultati imaju trajan uticaj na zajednicu ,zadravanje i razvoj postignuto novog stanja.Odrivost rezultata projekta je mera uspeha projekta.Odrivost projekta se meri odreenim pokazateljima:Postojanjem dovoljne koliine vremena za realizaciju projektaIdentifikacija pokretakih silaIdentifikacija onih koji pruaju otpor Uspeh se moe predvideti dijagramomSlika 3.

Slika 4. Odrivost projekta

Neophodno je utvrditi prioritete u koliko ima vie projekataUvek treba grubo isplanirati sve resurse koji su potrebni da bi se videlo kakve su mogunosti za realizaciju projekta

Svi projekti imaju potencijalne probleme u smislu ogranienosti resursa,najpre vremena i novca .Veina projekata odvija se u uslovima ogranienih resursa.

3.3.Utvruje budeta projekta(planiranje resursa i trokova)

3.3.1.Planiranje resursaU procesu planiranja projekta neophodno je utvrditi potrebne resurse i budete za svaku aktivnostKljuni resursi koje treba utvrditi su:Ljudi kakvi kadrovi i koliko vremena trebaju biti angaovani za realizaciju odreenih aktivnosti.

Koliko ljudi je potrebno? Ko e ta da radiKoje vetine trebaju da imaju? Identifikovati nivo strunosti

Materijal i oprema ta je od materijala i opreme potrebno za sve aktivnosti

Informaciona tehnologija da li je i kakva informaciona tehnologija potrebna za realizaciju projekta.Prostor za rad da li su potrebni posebni uslovi vezani za prostor gde e se projekat realizovati,za projktni tim kao i za ostale projektne aktivnosti.Novac Koliko je novca potrebno za realizaciju aktivnosti - razmotriti sve trokove Izvori sredstava iz kojih izvora e se finansirati trokovi,sa kojih pozicija sopstvenog budeta,da li se moe raunati na neka dodatna sredstva.

Ako se paljivo uradi planiranje aktivnosti i potrebnih resursa znaajno je olakana priprema projktne dokumentacije i kasnija implementacija projekta.Da bi se pribavili svi resursi mogue je napraviti i Listu potrebnih resursa po aktivnostima,tako moemo sistematizovati i uvek kontrolisati resurse i planirane trokove za realizaciju

Tabela 2. Lista plana resursa Lista plana resursa

Analiza dobit-trokovi (Cost-Benefit Analysis)

3.4.Redosled aktivnostiSve aktivnosti u projektu ne zapoinju niti se odvijaju istovremeno.Sve se moraju logikim redom sloiti i treba proraunati vreme trajanja svake od planiranih aktivnosti.Prvo se odreuje sa kojom aktivnou projekat zapoinje a zatim se u zavisnosti od uslovljenosti i meusobne povezanosti uklapaju ostale aktivnostiSlika 6.Primer rasporeenih aktivnosti uz pomo Arrow Diagram

Najbolje je da planiranje vremena rade oni koji e konkretnu aktivnost i realizovati.(Mogu se koristiti PERT metod ili Kritini put)

3.5. Sastavljanje projektnog timaTim koji radi na projektu mora biti sastavljen od pojedinaca koji poseduju odreene vetine i znanja.Pored toga to imaju sposobnosti moraju imati i vremena i elju da rade na odreenom projektu.Osim o pojedincima koje smo izabrali moramo voditi rauna i o timu kao celini,da pojedinci mogu meusobno da sarauju.U svakom timu potrebno je da postoje timske uloge tj. da neko bude kritiar, implementator, neko zaduen za kontakte sa okruenjem, koordinator, tvorac ideja, ovek tima i inspektor, finsnsijski strunjak i sl.Koordinator-Vodi rad celog timaKontakt osoba-radi na kontaktima sa spoljnim okruenjemKritiar Analizira i utie na efekte projektaInspektor- Brine da je sve u skladu sa standardimaTvorac ideja- inovatorovek tima- razvija timski duhProjektni tim se sastoji iz tri glavne komponente: menader Projekta jezgro projektnog tima eksterni projektni tim (angaovani izvoai za pojedine aktivnosti)

Uspostavljanje pravila funkcionisanja tima :Za uspean rad tima neophodno je utvrditi pravila funkcionisanja tima.Najvanije take za koje treba uspostaviti pravila su: a) Donoenje odluka direktno,participativno,konsultativno b) Reavanje konflikataizbegavanje,agresija,saradnja3.5.1.Menader projektaUspeh projekta najvie zavisi od projektnog tima i onoga koji vodi tim menadera projekta.Menader projekta je duan da plan pretvori u akciju.To podrazumeva da odabere dobar tim,fokusira aktivnosti i motivie na rad.On izgrauje odnose sa svim zainteresovanim stranama i okruenjem,vodi sastanke tima,brine o administriranju,koordinira i komunicira na svim nivoima.Uspean menader je i menader i lider, on:Upravlja promenama,Dobar je komunikatorIma odgovarajue tehniku ekspertizuPoseduje vetine timskog rada i pregovaranjaKorisnici su mu na prvom mestu

3.6 Ocena plana izvodljivostiBez obzira koliko je dobro izraen plan treba uraditi procenu njegove izvodljivosti i potencijalnih smetnji.

Ljudi van projekta mogu biti od pomoi u ovoj proceni.

Pozitivan kriticizam je poeljan

Kada se utvrde potencijalni problemi, treba odgovorit na pitanje: ta moe da se uradi da se umanji mogunost da se taj problem pojavi?

Moe se izraditi i izmena plana aktivnosti kako bi se predupredile negativni uticaji.

Projektna dokumentacija

Predlog projekta: Primer MSP

Hvala na panji !

Mr. Miroslav Stuparmstupar@megatrend.edu.rsmondpro@gmail.com Tel.0640889580