Upravljanje projektima
Vršac 2015
Uvod- Savremeno društvo karakteriše intenzivan
razvoj, jačanje tržišta i međunarodne trgovine, oštra konkurencija, intenzivan tehničko tehnološki napredak i potreba za naučno istraživačkim radom.
- Kao posledica nastaje potreba za upravljanjem procesima- menadžment.
- Dinamično okruženje zahteva dobro prosuđivanje u vođenju organizacija i strateški pristup.
- Nekada je čovek sebi mogao da priušti da živi u sadašnjosti,danas on neprestano mora da gleda u budućnost.
EU, Fonovi EU i projektni princip
- Nešto malo o EU nastanak, osnivanje, proširivanje, organi, budžet i politike
- Evropska ekonomska zajednica 1957,Rimski ugovor. Važne institucije EU - Evropski savet - Savet Evropske Unije - Evropski parlament - Evropska komisija - Evropski sud pravde - Evropska centralna banka
Mastriht, Lisabon
- Projektni princip u sprovođenju politika EU (šta su ciljevi, standardizovane i koherente strukture dokumenata, kvalitet, jedinstven i integrisani pristup,ciljevi iz Mastrihta)
- održivi razvoj, posebno kroz unapređnje ujednačenog razvoja, investicija,zaposlenosti, društvenog i ljudskog razvoja i zaštite životne sredine;
- integracija u svetsku privredu, i kroz podršku regionalnoj saradnji i integraciji; borba protiv siromaštva;
- demokratija, ljudska prava, vladavina zakona i kada je nephodno borba za miri spreavanje konflikata.
- IPA instrument pretpristupne pomoći.Zamenio PHARE,ISPARD,CARDS.11,5 mjSrbija 1,1 mj.
2.Projektno upravljanje
2.1.Definicija,Šta je projekat- Projekat je privremeni napor koji se preduzima kako bi se stvorio jedinstveni proizvod ili usluga.
Skup aktivnosti koje se realizuju da bi se postigli ciljevi u okviru predviđenog budžeta i planira nog vremena.
Kada se govori o projektu misli se na upravljanje troškvima (resursima), kvalitetom i vremenom da bi se postigao određeni cilj
Osnovne karakteristike:
- Ima životni ciklus (ima definisan početak i kraj)- Jedinstven je po svojoj prirodi- Ima cilj, ciljeve (podrazumeva rokove)- Podrazumeva rizike- Skup je različitih aktivnosti- Projekat je jedinstven entitet- Uključuje rad podizvođača- Projekat je zajednički napor- Odvija se u fazama
Projekti se međusobno razlikuju:Po brzini,lokaciji,obimu,tehnologiji i sl.Projekat spašavanja ugoženih,gasna turbina
Tipovi projekata: Građevinski, istraživački, projekt reinženjeringa, nabavke ,proj.softvera, događaja, instaliranje, filma, cd
2.2.Ciljevi projekta
Cilj su krajnja stanja, tačke rešenja kojima težimo u rešavanju problema.Problem-Cilj
Možemo imati više ciljeva u projektu
Po hijerarhijskom nivou razlikujemo Vertikalne i horizontalne ciljeveVertikalni: Opšti i posebni,cilj projekta
Opšti cilj: koji ne možemo da realizujemo na nivou projekta ali možemo značajno da doprinesemo njegovom ostvarenju (unapređenje poslovanja firme)Poseban cilj: operatini,konkretan cilj koji doprinosi ostvarenju opšteg cilja.(rast prodaje 15 %)
Horizontalni ciljevi: ciljevi koje postavljamo iz drugih vertikala,sadržaja od značaja(polna ravnopravnost, tolerantnost, ekologija)
Karakteristike efikasnih ciljeva: - merljivi - određeni - adekvatni - realni - vremenski određeni
Cilj projekta: određuje svrhu projekta angažovanja resursa i vremena za njegovu realizaciju.
Za svaki cilj moramo odrediti pokazatelje( indikatore) koji se koriste za merenje kako bismo mogli znati i da li smo i koliko uspeli da realizujemo ciljeve.
I sami ciljevi imaju različitu važnost,zato treba odrediti prioritete pojedinih ciljeva
2.3.Faze projektnog ciklusa,
Svaki projekat se realizuje kroz 5 faza:
1. Inicijacija-definisanje2.Planiranje3.Izvođenje4.Kontrola5.Zatvaranje
Slika 1.Faze projektnog ciklusa
1. Inicijacija-definisanje Početna faza ciklusa u kojoj se identifikuje problematika koja se želi rešiti, postavljaju ciljevi i donose odluke o početku projekta , donatorima, timu i sl. Pristup ODOZGO NA DOLE,ODOZDO NA GORE
2. Planiranje Najvažnija faza ciklusa u kojoj se : - definišu obim i ciljevi projekta - planira sastav i veličina projektnog tima - planiraja i utvrđuje redosled aktivnosti - utvrđuje budžet - planiraju nabavke - identifikuju rizici u projektu
Planiranje podrazumeva i izradu projktne dokumentacije, sažimanje svih projektnih ideja u odgovarajuću ,aplikacionu formu kojiu postavlja donator i ispunjavanje konkursnih uslova za podnošenje projekta.
3. Izvođenje projekta Da bi projekat bio uspešan,nakon što smo ga projektno uobličili i donator ga prihvatio moramo biti sposobni i da ga uspešno izvedemo.Izvođenje projekta podrazumeva da su svi planirani elementi realni i sprovodivi,da imamo tim i energiju za sprovođenje i da znamo i poštujemo pravila koja se zasnivaju na domaćem zakonodavstvu i PRAG-u.
4.Kontrola Praćenje i kontrola realizacije projekta se odvija u skladu sa vremenom i ciljevima.Efikasan sistem praćenja omogućava realizaciju, sprečava zastoje i identifikuje probleme u napretku projekta.Praćenje podrazumeva i sistem redovnog izveštavanja i informisanja u kome se utvrđuje napredak i ostvareni rezultati u realizaciji projekta a kod IPA programa od ovoga zavisi i finansiranje.Ova faza traje od starta projekta i njena suština je : - da se mere performanse projekta - vrši se poređenje ostvarenog i planiranog - u slučaju neslaganja i zastoja predlažu se i pronalaze rešenja za nastavak i uspešnu realizaciju projekta
5.Zatvaranje Faza u kojoj se zvanično završava projekat i ’’osim kokteka’’ podrazumeva: -reviziju i audit projekta - održavanje završnih sastanaka - kompletiranje dokumentacije - pripremu i podnošenje izveštaja,prezentacija i usvajanje završnog izveštaja
2.4 Šta je potrebno da bi projekat uspeo1. Jasni ciljevi2.Odanost3.Planiranje i komunikacija4.Fleksibilnost1.Jasni ciljevi Ciljevi moraju biti jasno definisani, prihvaćeni, ostvarivi, merljivi.2.Odanost bez obzira na koji način su angažovani,članovi tima moraju biti posvećeni realizaciji projekta.Menadžer je najodgovorniji za izbor tima ,njegovu obuku i angažovanje kao i za komunikaciju sa donatorom i okruženjem 3.Planiranje i komunikacija Za realizaciju projekta neophodno je obezbediti resurse ,vreme i uskladiti aktivnosti.Dobar plan je osnova uspeha.4. Fleksibilnost Tokom realizacije dešavaju se promene u okruženju tako da je neophodna fleksibilnost i prilagođavanje plana kao i pravovremeno reagovanje.
3.Planiranje i priprema projekta
Planiranje projektaje proces koji za rezultat ima izradu plana koji omogućuje da se projekat uspešno definiše ,vodi i završi.Planiranjem dolazimo do odgovora na pitanja’’šta treba uraditi,kada i kako’’Proces obugvata sledeće faze:
- definisanje obima i ciljevi projekta - planira sastav i veličina projektnog tima - planiranj i utvrđuje redosled aktivnosti - utvrđuje budžet (planiranje resursa i troškova) - planiraju nabavke ( tenderske procedure) - identifikuju rizici u projektu
Planiranje počinje fazom iniciranja projekta putem:- Dokumenta kojim se inicira(odluke o pokretanju,protokoli i sl)- Predlog projekta- Specifikacija zahteva
3.1.Definisanje obima i ciljevi projekta
3.1.1 Analiza problema ’’Problem’’ koji smo identifikovali prilikom iniciranja projekta je polazna tačka za planiranje projekta.
Problem je stvarna situacija,činjenično stanje i on je definisan kao negativno stanje (loša putna infrastruktura, nedovoljno smeštajnih kapaciteta, nizak nivo obrazovanja i veština preduzetnika)
Važno je da problem bude stvaran, postojeći ne zamišljen ili budući.Izrada problemskog stabla Izrada problemskog stabla je analitička tehnika koja nam pomaže da nađemo rešenja kroz kreiranje anatomske strukture uzroka i posledica problemaOvaj metod donosi nekoliko prednosti:- Problem se razbija na manje delove kojima se može upravljati i za koje je
lakše pronaći rešenje - Omogućava podelu na prioritete i fokus na ciljeve- Lakše razumevanje problema koji na prvi pogled imaju ukrštene i
kontradiktorne uzroke- To je prvi korak u pronalaženju win -win rešenja
Preporučuje se da se analiza ’’Problemsko stablo’’ izvodi u manjim fokus grupama (6 do 8 članova) zainteresovanih strana, u formi brainstoriming-aKako bi se čulo što više različitih mišljenja u pogledu problema. Određuje se glavni problem koji se postavlja u centar i on postaje stablo,a zatim se u obliku korenja razvijaju uzroci tog problema ,svaki koren se dalje grana dok god grupa uspeva da definiše jasne uzroke problema. Od stabla se na gore razvijaju grane koje predstavljaju posledice uzroka koje imo definisali.I oni se razvijaju u manje grane. U ovom procesu važan je dijalog unutar grupe koji doprinosi razjašnjavanju uzroka i posledica odreženog problema, doprinosi njegovom razumevanju i mogućnosti uspostavljanja hijerarhije uzroka i posledica.Slika 2 Stablo problema
Kreativni sastanak brainstorimingPravila:- Sve što svakom padnena pamet se beleži- Nema glupih ideja- Kreativnost bez kritičnosti- Diskusija o svakom upisanom predlogu
3.1.2. Analiza ciljevaSuština je da se negativno formulisani iskazi o problemu, problemu uzrocima i problemu-posledicama preformulišu i iskažu u pozitivnomobliku. Svi problemi u stablu postaju ciljevi projekta:
- Posledice u stablu Problema- opšti cilj projekta- Glavni problem – cilj projekta- Uzroci u stablu problema- rezultati
Ovo je opšti prikaz u zavisnosti od kompleksnosti svakog projekta ciljevi mogu biti i drugačije definisani.Ali je bitno da grupa jasno definiše ciljeve i obrati pažnje na njihove karakteristike SMART:- Specific: specifičan ili određen- Measurable: merljiv- Achievable: dostižan- Relevant: relevantan- Time- bounded: ostvarivanje cilja vremenski je određeno
Slika 3: stablo ciljeva
3.1.3.Zainteresovane strane
Stakeholder – ’’socijalni akteri’’- Jedna ili više organizacija, institucija, udruženja ili osoba koje su uključene u projekat, imaju uticaj na njega i,ili imaju direktan ili indirektan interes za rezultate i ostvarivanje ciljeva projekta.Projekat će biti uspešan ako uspemo da zadovoljimo očekivanja svih zainteresovanih strana .Postoje različite varijacije u zavisnosti od projekta ali svaki projekat ima bar ove zainteresovane strane:- Organizaciju ili instituciju koja implementira projekat- Menadžer projekta- Klijenti (krajnji korisnici ),zbog kojih se teži ostvarenju rezultata- Sponzori projekta,koji mogu da obezbede fondove ali i druge oblike podrške
(političku,tehničku,organizacionu)- Kao zainteresovane strane javljaju se i : Dobavljači,članovi tima.organi uprave i
sl.(prevencija nasilja) Zainteresovane strane treba uključitvati u rad od samog početka i tačno treba utvrditi koji stepen značaja mogu imati u projektu i u kojim aktivnostima mogu i trebaju da uzmu učešće.
Postoji više različitih tehnika za analizu zainteresovanih strana(SWOT,mrežni dijagram.Vennov dijagram),najjednostavniji je izrada matrice zainteresovanih strana .Kroz nju je potrebno sagledati:- Kako računati na zainteresovane- Koje korake preduzeti- Kako se odnositi prema njimaTabela 1. Matrica zainteresovanih stana ’Rad šalterskih službi’’
3.1.4 Pretpostavke i indikatori
Svaki projekat se odvija u nekom konkretnom okruženju i mi uvek imamo pretpostavke u kojima ćemo projekat realizovati.Treba imati na umu :- Nema nepromenjivog okruženja- Treba biti svestan pretpostavki pod kojima se projekat realizuju- Pretpostavke treba da se dese da bi projekat bio uspešan- Rizici ne treba da se dese da bi projekat bio uspešan- Rizici imaju negativnu a pretpostavke pozitivnu formulaciju: Npr: Pretpo.: Uspešno sprovedena izmena kaznene politike Rizik: Reforma kaznene politike nije sprovedena
Indikatori ili kriterijumi uspeha, najjednostavnije rečeno daju odgovor na pitanje:„Zašto želimo da sprovedemo ovaj projekat?“Kriterijumi uspeha treba da budu definisani tako da budu lako merljivi,kvantifikovani i vremenski određeni.
Na primer: -uticaj na efikasnost i efektivnost: „efikasnost pogona prerade poveć ana za 20% u odnosu na jun 2007” „smanjeni troškovi pružanja usluge za 15% u perioduod 6 meseci“ - uticaj na kvalitet proizvoda/ usluge „smanjen broj primedbi kupaca na kvalitet proizvoda na 5 primedbi mesečno“
3.1.5.Rizici
Rizici su sastavni deo upravljanja projektima i nemoguće ih je izbeći. Da bi se eliminisao njihov negativan uticaj treba ih analizirati planirati i upravljati njima. Oblasti iz kojih mogu proizaći rizici su :- Tehnološki -nove tehnologije,zahtevi donatora- Okruženje- Nestabilno okruženje može da poremeti realizaciju projekta- Odnosi između članova projektnog tima- Kulturološke razlike, može postojati kurtulrološka razlika između
korisnika rezultata i organizacije koja implementira projekat
3.2. Planiranje , utvrđuje i redosled aktivnosti
3.2.1.Određivanje aktivnosti- Akcioni plan
Kada smo postavili i razmotrili ciljeve projekta možemo početi sa razmišljanjem o aktvnostima koje je neophodno preduzeti da bismo ostvarili postavljene ciljeve.
Za svaki cilj potrebno je odrediti listu aktivnosti, podeliti odgovornost, i utvrditi vremenske rokove. Potrebno je uključiti sve potencijalne zainteresovane strane i razmotriti ranije aktivnosti koje su sprovođene , ako ih je bilo u cilju realizacije postavljenih ciljeva. Sve aktivnosti potrebno je grupisati i utvrditi neophodne resurse
Potrebno je sastaviti listu aktivnosti i još jednom proveriti da li su sve aktivnosti ukomponovane tako da omogućuju realizaciju .Ukoliko nešto ispustimo kasnije će se javiti problemi oko realizacije koje će stvoriti probleme i u realizaciji i u finansiranju projekta. Primeri aktivnosti koje doprinose realizaciji cilja.Miletićevo
3.2.2 Logički okvir
3.2.2 Logički okvir
3.2.3.Održivost projekta
Održivost projekta je verovatnoća da će nastaviti da traju osnovni rezultati do kojih je projekat doveo, a nakon okončanja perioda spoljne pomoći.Donator želi da cilj i rezultati imaju trajan uticaj na zajednicu ,zadržavanje i razvoj postignuto novog stanja.Održivost rezultata projekta je mera uspeha projekta.Održivost projekta se meri određenim pokazateljima:- Postojanjem dovoljne količine vremena za realizaciju projekta- Identifikacija pokretačkih sila- Identifikacija onih koji pružaju otpor Uspeh se može predvideti dijagramomSlika 3.
Slika 4. Održivost projekta
Neophodno je utvrditi prioritete u koliko ima više projekataUvek treba grubo isplanirati sve resurse koji su potrebni da bi se videlo kakve su mogućnosti za realizaciju projekta
Svi projekti imaju potencijalne probleme u smislu ograničenosti resursa,najpre vremena i novca .Većina projekata odvija se u uslovima ograničenih resursa.
3.3.Utvrđuje budžeta projekta(planiranje resursa i troškova)
3.3.1.Planiranje resursaU procesu planiranja projekta neophodno je utvrditi potrebne resurse i budžete za svaku aktivnostKljučni resursi koje treba utvrditi su:
Ljudi – kakvi kadrovi i koliko vremena trebaju biti angažovani za realizaciju odreženih aktivnosti.
Koliko ljudi je potrebno? Ko će šta da radiKoje veštine trebaju da imaju? Identifikovati nivo stručnosti
Materijal i oprema šta je od materijala i opreme potrebno za sve aktivnosti
Informaciona tehnologija da li je i kakva informaciona tehnologija potrebna za realizaciju projekta.
Prostor za rad da li su potrebni posebni uslovi vezani za prostor gde će se projekat realizovati,za projktni tim kao i za ostale projektne aktivnosti.
Novac Koliko je novca potrebno za realizaciju aktivnosti - razmotriti sve troškove
Izvori sredstava iz kojih izvora će se finansirati troškovi,sa kojih pozicija sopstvenog budžeta,da li se može računati na neka dodatna sredstva.
Ako se pažljivo uradi planiranje aktivnosti i potrebnih resursa značajno je olakšana priprema projktne dokumentacije i kasnija implementacija projekta.Da bi se pribavili svi resursi moguće je napraviti i Listu potrebnih resursa po aktivnostima,tako možemo sistematizovati i uvek kontrolisati resurse i planirane troškove za realizaciju
Tabela 2. Lista plana resursa Lista plana resursa
Analiza dobit-troškovi (Cost-Benefit Analysis)
3.4.Redosled aktivnosti
Sve aktivnosti u projektu ne započinju niti se odvijaju istovremeno.Sve se moraju logičkim redom složiti i treba proračunati vreme trajanja svake od planiranih aktivnosti.Prvo se određuje sa kojom aktivnošću projekat započinje a zatim se u zavisnosti od uslovljenosti i međusobne povezanosti uklapaju ostale aktivnosti
Slika 6.Primer raspoređenih aktivnosti uz pomoć „Arrow Diagram“
Najbolje je da planiranje vremena rade oni koji će konkretnu aktivnost i realizovati.(Mogu se koristiti PERT metod ili Kritični put)
3.5. Sastavljanje projektnog tima
Tim koji radi na projektu mora biti sastavljen od pojedinaca koji poseduju određene veštine i znanja.Pored toga što imaju sposobnosti moraju imati i vremena i želju da rade na određenom projektu.Osim o pojedincima koje smo izabrali moramo voditi računa i o timu kao celini,da pojedinci mogu međusobno da sarađuju.U svakom timu potrebno je da postoje timske uloge tj. da neko bude kritičar, implementator, neko zadužen za kontakte sa okruženjem, koordinator, tvorac ideja, čovek tima i inspektor, finsnsijski stručnjak i sl.Koordinator-Vodi rad celog timaKontakt osoba-radi na kontaktima sa spoljnim okruženjemKritičar – Analizira i utiče na efekte projektaInspektor- Brine da je sve u skladu sa standardimaTvorac ideja- inovatorČovek tima- razvija timski duh
Projektni tim se sastoji iz tri glavne „komponente“:• menadžer Projekta• jezgro projektnog tima• eksterni projektni tim (angažovani izvođači za pojedine aktivnosti)
Uspostavljanje pravila funkcionisanja tima :Za uspešan rad tima neophodno je utvrditi pravila funkcionisanja tima.Najvažnije tačke za koje treba uspostaviti pravila su: a) Donošenje odluka - direktno,- participativno,- konsultativno b) Rešavanje konflikata- izbegavanje,- agresija,- saradnja
3.5.1.Menadžer projekta
Uspeh projekta najviše zavisi od projektnog tima i onoga koji vodi tim menadžera projekta.Menadžer projekta je dužan da plan pretvori u akciju.To podrazumeva da odabere dobar tim,fokusira aktivnosti i motiviše na rad.On izgrađuje odnose sa svim zainteresovanim stranama i okruženjem,vodi sastanke tima,brine o administriranju,koordinira i komunicira na svim nivoima.Uspešan menadžer je i menadžer i lider, on:- Upravlja promenama,- Dobar je komunikator- Ima odgovarajuće tehničku ekspertizu- Poseduje veštine timskog rada i pregovaranja- Korisnici su mu na prvom mestu
3.6 Ocena plana izvodljivosti
Bez obzira koliko je dobro izrađen plan treba uraditi procenu njegove izvodljivosti i potencijalnih smetnji.
Ljudi van projekta mogu biti od pomoći u ovoj proceni.
Pozitivan kriticizam je poželjan
Kada se utvrde potencijalni problemi, treba odgovorit na pitanje:’’ Šta može da se uradi da se umanji mogućnost da se taj problem pojavi?
Može se izraditi i izmena plana aktivnosti kako bi se predupredile negativni uticaji.
Projektna dokumentacija
Predlog projekta: Primer MSP
Recommended
