Proje YöNetimi

PROJEDE DENGELEME: MALİYET, ZAMAN VE KALİTE

Chapter 9

Giriş : Tüm projelerde müşteri talepleri ile proje ekibinin

beklentileri zaman geçtikçe değişir ve artar. Eğer proje yöneticisi bu talep ve benlentilerin tamamına müsade ederse projenin zamanlaması yada maliyeti tahminlerin dışına taşar. Eğer aşağıdaki proje değişmezlerinden birinde değişiklik olursa proje dengelemeye gidilmesi gerekir.

Zaman Para Kaynaklar

İK Ekipman, materyal...

PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ

PROJE SEVİYESİ

İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ

KURUM SEVİYESİ

PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ PROJE SEVİYESİ

1. Projeyi yeniden hesaplamak 2. Görev tahsislerini değiştirmek 3. Projeye yeni insanlar eklemek 4. Şirket içi uzman kullanarak üretkenliği

arttırmak 5. Şirket dışı uzman kullanarak üretkenliği

arttırmak 6. Tüm projeyi taşerona vermek 7. Zamanlamayı parçalara ayırmak 8. Mesai yapmak


1. Projeyi yeniden hesaplamakPozitif : Projeyi yeniden gözden geçirdiğinizde maliyeti düşürebilir yada zamanlamayı esnetebilirsiniz.Negatif : Edinilen yeni bilgilerin projeyi hızlandırması yada ucuzlatması çok düşük ihtimaldir.En iyi uygulama : Proje süresince hesaplamaları sürekli gözden geçirmek yeni çıkan şartlar için projeyi dengelemeye gerek bırakmayacaktır.


2. Görev tahsislerini değiştirmekPozitif : Bu “numara”nın güzelliği toplam işçilik maliyeti değişmeden zamanlamayı öne çekebilmektir. Ek ekipman veya işçilik gerektiği durumlarda da toplam zamanlama öne çekilerek maliyet dengelenebilir.Negatif : Gereksiz işçilik maliyetleri eklenip projenin genel verimliliği azalabilir.En iyi uygulama : Kritik yolu mümkün olduğunca kısaltmalı ve daha çok insanın çalıştığı görevlere denk getirmeye özen göstermeli.


2. Görev tahsislerini değiştirmek


3. Projeye yeni insanlar eklemekPozitif : Zamanlama öne çekilecektir. Çünkü aynı işi yapabilen eleman sayısı artacaktır. Negatif : Zamanlamayı öne çekerken maliyet arttırılacaktır. Aynı zamanda koordinasyon ve iletişimde de sorunlar yaşanabilir.En iyi uygulama : Yazılım geliştirme gibi projeler de ne kadar çok eleman o kadar iyi proje söylemi geçeli değildir. Ancak inşaat projesinde duvar örme gibi bir görevde kullanılabilen en çok eleman seçilebilir.


4. Şirket içi uzman kullanarak üretkenliği arttırmakPozitif : Böyle bir durumda zamanlamadan kazanılabileceği gibi ortaya çıkan ürün daha cost-effective olacaktır.Negatif : Firmanın tüm “star” oyuncularını aynı projeye ataması diğer projelerin zorlanmasını yada gerçekleşmesini engeller.En iyi uygulama : Performansı daha yüksek olan elemanları projelere dengeli dağıtılmalı ve uzmanlıklarından faydalanmalıdır.


5. Şirket dışı uzman kullanarak üretkenliği arttırmakPozitif : Firma dışından getirilen uzmanın projeye sağlayacağı kalite ve zamanlamayı öne çekmesi maliyetinin üzerinde olacaktır.Negatif : Riskleri ikiye ayırabiliriz ;

a. Tedarikçi riskleri b. Bilgi kayıpları

En iyi uygulama : Dışarıdan uzman kiralamadan önce tedarikçi konusunda iyi araştırma yapılmalı ve sağlam anlaşmalar düzenlenmeli. Projenin bitiminde dökümantasyon ve bilgi iletimi sağlanmalı.


6. Tüm projeyi taşerona vermekPozitif : Tüm projeyi büyük uzmanlığı olan bir taşerona vermek ortaya çıkacak ürünün performasının yüksekliği ve zamanlamanın kısa olması nedeniyle çok avantajlıdır.Negatif : Bu seçenek çok büyük riskler ile birlikte gelir. Proje yöneticisinin bir çok yetkisi elinden gider. Firma uzmanlık kazanamaz. Projenin tamamı bitmeme riske altına girer.En iyi uygulama : Bu seçenek en yüksek getiri/risk oranına sahip seçenektir. Taşeron ile yapılacak anlaşma ile riskler azaltılmalıdır. Aynı zamanda çok iyi dökümantasyon ile bilgi kaybı engellenmelidir.


7. Zamanlamayı “sıkıştırmak” (crashing)


7. Zamanlamayı “sıkıştırmak” (crashing)Pozitif : Kritik yol üzerindeki görevleri sıkıştırıp daha kısa sürede yapmak toplam maliyeti düşürür.Negatif : Sıkıştırma işlemi tabloda belirtildiği kadar başarılı olmayabiliri. En iyi uygulama : Crash table iyi oluşturulmalı ve sadece kritik yol üzerinde yapılmalı.


8. Mesai yapmakPozitif : Yeni insan katıp koordinasyon ve kominikasyonu bozarak zamanlamayı öne çekmektense mesai yapmak çoğu zaman daha iyi bir seçenektir.Negatif : Mesai saatleri normal iş saatlerinden ortalam %50 dahaa pahalıdır. Bu nedenle masrafları arttırabilir. Aynı zamanda proje ekibinde moralsizliğe yol açar. En iyi uygulama : Burada rol proje yöneticisine düşer. Ekibin mesaiye vereeceği tepkiyi en iyi o bileceği için kararı onun vermesi sağlanmalıdır.

PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ İŞ GEREKLİLİKLERİ SEVİYESİ

1. Ürün kapsamını düşürmek 2. Sabitlennmiş teslim belirlemek 3. Hızlı izleme yapmak 4. Proje teslimini fazlara bölmek 5. İki kez yapma yöntemi 6. Kar beklentilerini değiştirmek


1. Ürün kapsamını düşürmekPozitif : Projeyi zaman ve paradan tasarruf sağlayarak kurtarabilir. Negatif : Bir ürünün fonksiyonelliğinin ve performansının düşmesi demek değerinin düşmesi demektir. En iyi uygulama : Genellikle IT projelerinde yüksek beklentiler nedeniyle gereksiz fonksiyonel ürünler ortaya çıkar. Beklentiler ile fonksiyonellik ortak oranda paylaştırılmalı.


1. Ürün kapsamını düşürmek


2. Sabitlenmiş teslim belirlemekPozitif : Teslim zamanı kesin olduğu için her görev sonunda ürün kapsamı yeniden gözden geçirilir. Bu şekilde o tarihe en kaliteli ürün çıkarılmış olur.Negatif : Her ürün yapım aşamasındayken fonksiyonellik değişime uygun değildir. Örneği ev inşaatı sırasında zamanı yetiştirmek için 3 odadan 1 inden fedakarlık edelim denemez.En iyi uygulama : IT projeleri bu metod için uygun ürünlerdir. Ürünler moduler dizayn edilerek rahatlıkla proje dengelenebilir.


3. Hızlı izleme yapmakPozitif : Bu yöntem ile proje zamanlamasında %40 a varan oranlarda kısaltma sağlanabilir. Negatif : Tasarım ve üretimin bir arada yürümesi çok riskli bir süreçtir. Tahminin dışında gelişen hataların çıkma olasılığı yüksektir. En iyi uygulama : Üretim modüler yapılmalı. %15-30 arasında bir zaman kazancı gözlenmelidir.


4. Proje teslimini fazlara bölmekPozitif : Faydası birden çoktur. Acil istenen bölümler hemen kullanılabilir. Üretime geri dönüş olacağı için üretim kalitesi artar. Parçalı teslimde ödemede parçalı alınacağı için nakit akışı rahatlar. Negatif : Tüm ürünler parçalı teslimat için uygun değildir. Aynı zamanda parçalı teslimatta aynı işleri tekrar yapmak gerekebilir buda artı maliyet demektir. En iyi uygulama : Farklı fazlarda teslim edilecek moduler parçalardaki işleri tekrar yapmamaya dikkat edilerek teslimat parçalara bölünmelidir.


5. İki kez yapma yöntemiPozitif : Bu yöntemde en büyük avantaj müşteri ürünü hemen alır, kullanmaya başlar. İkinci avantaj ise ilk üretimden öğrenilen hatalar ikincide tekrarlanmaz. Negatif : Çok pahalı bir seçenektir. En iyi uygulama : Sadece çok çok acil ve ilk üründeki hataların müşterinin hayatını zora sokmayacağı durumlarda kullanılmalıdır.


6. Kar beklentilerini değiştirmekPozitif : Bu yöntemde maliyetler düşeceği için zamanlama ve kaliteden ödün verilmesine gerek kalmaz.Negatif : Proje firmaya yarar sağlayacak düzeyinde altında bir karlılıkta kalabilir. En iyi uygulama : Sadece stratejik kararlar doğrultusunda kar indirimi düşünülmelidir.

PROJE DENGELEMENİN ÜÇ SEVİYESİ KURUM SEVİYESİ

Bu seviyedeki kararlar proje yöneticisi üzerindedir. Yönetim katının firmanın makro hedefleri doğrultusunda proje üzerinde etkili olmalarını ifade eder.

SORULARINIZ ?

Emre Çelik

Documents

Proje YöNetimi