Proje Yönetİmİ

PROJE YÖNETİMİ

1.Proje Yönetimine Giriş

Projenin TanımıProje Nedir?

Proje, bir ekip tarafından, belirli bir maliyet ve süre çerçevesinde, önceden belirlenmiş hedefler doğrultusunda, para, iş gücü, ekipman, kaynak ve teknoloji kullanılarak gerçekleştirilen faaliyetler bütünüdür.

Projenin, değişik bir çok anlamı olabilir. Proje, bir değişim sürecini veya yeni bir ürün ya da servisin piyasaya sürülmesini ifade edebilir.


Projenin Özel l ikleriProjenin Özellikleri

Projelerin yapısı kendine özgü özellikle taşır. Projelerde söz konusu olan bu özellikler proje yönetimini diğer yönetim faaliyetlerinden ayırır.

Zaman sınırlıTek ve kendine özgüKaynak gerektirirİnsanlar tarafından gerçekleştirilir.

Her projenin, bir başlangıç ya da bitiş tarihi vardır. Proje, hedeflerine ulaştığında veya hedeflerine ulaşamayacağı netleştiğinde sona erer.


Proje Yönetimi nedir?

Proje yönetimi, amaçların gerçekleştirilmesi için yapılması gereken faaliyetlerin planlanması, organizasyonu, uygulaması ve kontrol edilmesi sürecidir.

Proje yönetiminin temelini, genel yönetim bilgi ve becerileri oluşturmaktadır. Proje yönetimi, bütçe, zaman ve kaynakların olumlu, sistemli ve başarılı bir şekilde kullanılmasıyla ilgilidir.

Proje Yönetiminin Tanımı


Proje Yönetiminin Özellikleri

Proje yönetiminin temel özellikleri şunlardır;

Proje yönetimi kurumsal bir süreçtir.

Birden fazla kişiye ve gruba ihtiyaç vardır

Proje yönetimi, projede görev alan her insanın katkı ve katılımını gerekli kılar

Proje yönetimi, insan, bütçe ve zaman arasında uyum ve iş birliği gerektirir

Proje Yönetiminin Özel l ikleri ve Faydaları


Proje Yönetiminin Faydaları

Proje yönetimi sayesinde amaçlara ne zaman, nasıl ve hangi kaynaklar kullanılarak ulaşılacağı baştan belirlenir. Bu şekilde proje maliyetleri baştan hesaplanabilir.

Proje yönetimi, düzeltici tedbirlerin alınması için kontrol sisteminin kurulmasını sağlar.

Ayrıca proje yönetimi sayesinde ileriki projeler için proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin geliştirilmesi sağlanır.

Proje Yönetiminin Özel l ikleri ve Faydaları


Proje Yöneticisinin Rolü

Projenin sorumlusu olan kişidir. Proje yöneticisinin kişisel özellikleri, projenin başarısında önemli rol oynar.

Proje yöneticisinin rolü, kurumun yapısına ve projenin kurum içindeki değerlerine bağlı olarak değişebilir.

Teknik bilgiyi kontrol edip yönlendirmekten sorumludur ve projenin konusuyla ilgili teknik bilgiye sahip olması gerekir. Ancak proje yöneticisinin işi bizzat yapması gerekmez.

Proje Yöneticisi


Proje Yöneticisinin Rolü

Başarılı bir proje yönetimi, hem teknik hem de yönetsel becerileri verimli kullanmayı gerektirir.

Proje yöneticisi takımın güçlü yönlerinden maksimum faydayı sağlarken zayıf yönlerini de düzeltmeye çalışmalıdır.

Her bir takım üyesinin gösterdiği davranışların farkında olmalı ve bu davranışların takım çalışmalarına etkilerini saptamalıdır.

Proje Yöneticisi


Liderlik

Lider başkalarını belli amaçlar doğrultusunda davranışa sevk eden ve yönlendiren kişidir. Liderin başkalarını etkileme gücü onun söz ve davranışlarında yatmaktadır.

Lideri başarılı kılan en önemli özelliklerden biri çalışanlara rehberlik yapmasıdır.

Etkili bir lider; sahip olduğu teknik beceri, çalışanlarına önderlik etme yeteneği, bütünü görme ve kavrama becerisiyle ekibini motive eder ve amaçlara ulaşmasını sağlar.

Proje Yöneticisi


Liderlik Tarzları

Proje yöneticisinin liderlik tarzları, projenin başarısını önemli ölçüde etkiler.

Liderlik tarzları otokratikten demokratiğe kadar farklılık gösterebilir.

Proje yöneticisinin seçtiği liderlik tarzı alınacak kararlara ve kurum kültürüne bağlı olarak değişiklik gösterir.

Kurum kültürü projeyi doğrudan etkiler, örneğin otoriter bir liderlik tarzını benimseyen bir proje yöneticisi eğer paylaşımcı bir kurumda çalışıyorsa problemler yaşayabilir.

Proje Yöneticisi


Motivasyon

Motivasyon, amaçların gerçekleştirilmesi için tüm bilgi, yetenek ve enerjilerini isteyerek kullanmalarının sağlanmasıdır.

Bunu başarmak için proje yöneticisi, çalışanlarına gereken değeri vermeli, başarılı çalışanlara yükselme ve ilerleme şansı tanımalı ve onlarla ilgilenmeli, yetki vermeli ve onların kararlara katılımını sağlamalıdır.

Proje Yöneticisi


İletişim

İletişim, yönetim kademeleri ve insanlar arasında yapılan bilgi alış verişidir.

Proje yöneticisinin güçlü bir iletişim becerisi olması gereklidir. Bu, farklı tecrübelere sahip, farklı seviyelerdeki insanlarla doğru ilişkiler kurmayı gerektirir.

Proje Yöneticisi


Problem çözme

Bir Proje yöneticisinde bulunması gereken en önemli özelliklerden biri, problem çözme yeteneğidir.

Problem çözme, yanlış giden işleri ve anlaşmazlıkları çözmek için ne yapılması gerektiğinin saptanmasıdır.

Problemin tanınmasıProblemin tanımlanmasıMuhtemel sebeplerin belirlenmesiGerçek sebeplerin belirlenmesiMuhtemel çözümlerin belirlenmesiEn iyi çözümün seçilmesi

Proje Yöneticisi


Karar Verme

Karar verme, çeşitli amaçlar, bunlara ulaştıracak yollar, araçlar ve imkânlar arasından doğru seçim ve tercih yapma eğilimidir.

Karar verme, proje faaliyetlerinin temelini oluşturur

Karar verme eylemi genellikle bir sorunun varlığını bilme, o sorunun değişik çözüm yollarını, bu çözüm yollarının umulan sonuçlarını değerlendirme ve en olumlu çözümü seçme işlemlerini kapsar.

Proje Yöneticisi


Takım Çalışmasını Sağlamak

Takım çalışmasını sağlamanın yollarından bir tanesi, bütün takım üyelerini aynı fiziki ortamda toplamaktır. Böylelikle, takım ruhu güçlenir.

Takım çalışmasını sağlamanın bir diğer yolu da, çalışanların bu doğrultudaki davranışlarını takdir etmek ve ödüllendirmektir.

Eğitim de, takım çalışmasını sağlamada oldukça etkili bir yöntemdir.

Proje Üyeleri ve Takım Çal ışması

AYNI FİZİKİ ORTAM

TAKDİR VE ÖDÜLLENDİRME

EĞİTİM


Saf Proje Organizasyonu

Saf proje organizasyonunda, kurum tarafından üstlenilmiş projelere göre bölülmendirme yapılır.

Projenin amaçlarına yönelik olması bakımından saf proje organizasyonu en uygun seçenektir.

Bu tip organizasyonlarda proje yöneticisinin yetkisi ve bağımsızlığı en yüksek düzeydedir.

Proje Organizasyonlarının Türleri

Genel Müdür

Proje A Proje B Proje C

ÜretimKalite

kontrolPazarlam

a

Saf Proje Organizasyonu


Matris Organizasyon

Matris organizasyon yapısında proje kaynaklarının kullanım yetkisi birim yöneticilerinin elindedir; proje yöneticisinin doğrudan bir yetkisi yoktur.

Matris proje organizasyonunda alt konumda bulunan her kişi birden fazla yöneticiye karşı sorumludur. Matris organizasyon, her proje bittikten sonra oluşturulacak yeni projeler için yeniden kurulur.

Proje Organizasyonlarının Türleri

Genel Müdür

Projeler Müdürü

Üretim Pazarlama

Kalite kontrol

Proje A

Proje B

Proje C

Matris Organizasyon

3.Proje Yönetiminin Öğeleri

Proje Kapsamı

Proje yönetiminin ilk adımı, proje kapsamının belirtilmesidir. Bu, projenin süresinin belirlenmesi ve risk analizinin yapılabilmesi için gereklidir.

Kapsamın doğru belirlenmemesi ciddi bir zaman ve maliyet kaybına yol açar ve projenin riskini arttırır.

Kapsamı oluştururken projeyi aktivitelere bölmek ve her bir aktivite ile ilgili kişileri ve aktivitenin bitmesi gereken süreyi belirlemek gerekir. Bu, projedeki yetki ve sorumlulukların netleşmesini sağlar.

Kapsam Yönetimi


Kapsam Yönetimi Planı

Kapsam yönetimi planı, projenin kapsamını nasıl yöneteceğinizi gösteren bir plandır.

Bu planda kapsam ile ilgili değişiklikleri nasıl belirleyip değerlendireceğinizi ve bu değişiklikleri kapsamınıza nasıl dahil edeceğinizi planlamalısınız.

Kapsam Yönetimi


Kapsam Yönetimi

Kapsam yönetimi, projenin kapsamını tanımlamakla kalmaz, proje süresi boyunca devam eder; çünkü projenin kapsamı, zaman içinde değişikliğe uğrayabilir.

Potansiyel değişiklikleri belirleyinDeğişikliklerin etkilerini belirleyinDeğişikliklerin entegrasyonunu sağlayınDeğişiklikleri takıma bildirin.

Kapsam Yönetimi


Zaman Yönetimi Zaman yönetimi, kapsam yönetiminin doğal bir uzantısıdır.

Proje aktiviteleri, zamanı en etkili kullanabilecek şekilde belirlenmelidir.

Kapsam oluşturulurken, yapılacak işlerin süreleri de belirtilir; ancak işlerin sırası belirlenmeyebilir.

Birçok projede işler birbirini takip eder, yani ilerin biri bitmeden diğerine başlanamaz. Örneğin, yazılım projelerinde, test ancak program tamamlandıktan sonra yapılabilir.

Zaman Yönetimi


Proje Riski

Proje riski, proje planından muhtemel sapmaları ifade eder.

Proje riskinin olumlu veya olumsuz sonuçları olabilir. Olumsuz sonuçlar tehdit, olumlu sonuçlar da olarak adlandırılır.

Her projenin belirli bir riski vardır. Proje yöneticisi olarak, projeyi etkileyecek potansiyel riskleri belirlemeniz gerekir.

Risk Yönetimi


Proje Riskini Belirlemek

Proje riskini belirleyebilmek için, projenin kapsamını, proje takvimini, maliyet tahminleri ve kaynak ihtiyacını detaylı olarak incelemeniz gerekir.

Daha önce tanımlanmış benzer projeleri incelemek de bu konuda size yardımcı olacaktır.

Risk listesi oluşturulduktan sonra, bunların oluşma ihtimalini düşünebilirsiniz.

Risk Yönetimi


Fırsat ve Tehditler

Risk belirlemede hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, detaylı bir tehdit ve fırsatlar listesi oluşturmanız gerekir.

Tehditler, fırsatlardan daha büyük önem taşırlar; çünkü tehditlerin sonuçları proje açısından olumsuzdur.

Tehditlerden kaçınabilir veya onlara tepki vermeyebilirsiniz. Tehditlere vereceğiniz tepkiler; onların ortaya çıkma ihtimallerini düşürmek, sonuçlarını kabullenmek veya ortaya çıktıklarında bir plan yapmaktır.

Risk Yönetimi

Risk Sonuç

Proje bitimine yakın yeni eleman alınması

Proje ekibinin motivasyonunun düşmesi

Projede piyasaya yeni çıkan bir teknolojiyi kullanmak

Kalitenin artması

Aynı proje ekibine başka bir proje daha verilmesi

Projenin gecikmesi

Tehdit

Tehdit

Fırs

at


Risk Yönetim Planı

Risklerin tanımı, sonuçları ve tepkileri, projenin risk yönetimi planını oluşturur. Bu planı izleyerek riski yönetebilirsiniz.

Unutmayın ki hiçbir plan mükemmel değildir; bu yüzden değişik risklere de hazırlıklı olmalısınız.

Risk ortaya çıktığında, onu tanımlamalı, belirlemeli ve ona nasıl tepki vereceğinize karar vermelisiniz.

Risk YönetimiRisk Sonuç Tepki

Proje bitimine yakın yeni eleman alınması

Proje ekibinin motivasyonunun düşmesi

Eleman alımından vazgeçildi

Projede piyasaya yeni çıkan bir teknolojiyi kullanmak

Kalitenin artması

Yeni teknoloji kullanıldı

Aynı proje ekibine başka bir proje daha verilmesi

Projenin gecikmesi

Diğer proje, farklı bir ekibe verildi


Kalite

Kalite, projede teslim edilmesi gerekenlerin daha önce tanımlanan ihtiyaçları karşılar nitelikte olmasıdır.

Bu ihtiyaçlar genellikle müşteri tarafından belirlenir.

Kalite yönetimi bağımsız bir aktivite değil, bir süreçtir. Bu süreç, sürekli izlemeyi ve gelişmeyi kapsar.

Kalite Yönetimi


Kalitenin Önemi

Yöneticiler, proje planının gerisinde kaldıklarında, kaliteyi geri plana atma eğilimi gösterebilirler. Ancak, yöneticiler, düşük kaliteli işlerin yeniden yapılacağını ve bunun için ekstra zaman harcanacağını çoğu zaman göz zardı ederler.

Proje yöneticisi olarak ne kadar baskı altında olursanız olun, projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için kaliteden ödün vermemelisiniz.

Kalite Yönetimi

Yapılacak İşler

Yeniden

Yapılacak İşlerHata

Yüzdesi

Az Kontrol Çok


Kalite Yönetiminin Aşamaları

PlanlamaTeminatKontrol

Kalite Yönetimi


Kaynak

Kaynak, projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyabileceğiniz kişi veya araçtır.

Bu terim, çoğunlukla insan kaynağını, ekipmanları ve materyalleri ifade eder. Ancak bazen kaynak, proje sermayesi içinde kullanılır.

Kaynak Yönetimi


Kaynak Yönetimi

Kaynak yönetimi, planlama ve kontrolü gerektirir.

Kaynak planlarken, kaynak ihtiyaçlarını ve bu kaynakların ulaşılabilirliğini karşılamanız gereklidir.

Kaynak ihtiyaçlarını belirlemek için, projenin kapsamını ve takvimini detaylı bir şekilde inceleyip, hangi kalite standartlarını karşılamanız gerektiğini belirlemelisiniz.

Kaynak Yönetimi


Kaynak Yetersizliği

Kaynak yönetiminde ideal durum, proje için gerekli kaynakların ve bu kaynakların ulaşılabilirliğinin eşit olmasıdır.

Eğer kaynak ihtiyacı, bunların ulaşılabilirliğini aşıyorsa, ciddi bir probleminiz var demektir.

Böyle bir durumda, ihtiyaçlar ve ulaşılabilir kaynaklar arasında bir denge kurulmalıdır.

Kaynak yetersizliğini önlemenin yol, projede gecikmeye neden olmayacak bazı aktiviteleri ertelemektir.

Kaynak Yönetimi


Kaynak Fazlası

Kaynak yetersizliği, projenin akışını saptırdığı için, çok önemlidir. Ancak kaynak fazlası da bazen problem olabilir.

Örneğin, yapacak iş olmayan elemanlarınız olabilir. Böyle bir durumda, bu çalışanların geçici bir süre için başka projelerde görev almalarını sağlamak en akıllıca yöntem olacaktır.

Kaynak Yönetimi


Kaynak Kontrolü

Proje yöneticisi olarak, proje sırasında sürekli olarak kaynak izlemelisiniz. Buna kaynak kontrolü denir.

Kaynak kontrolü, projenin diğer öğelerindeki değişikliklere ayak uydurmanız için gereklidir.

Bu, aynı zamanda yaptığınız plandan sapmaları görebilmeniz ve gerekli düzeltmeleri yapabilmeniz açısından da önem taşır.

Kaynak Yönetimi

4.Proje Yönetiminin Aşamaları

Planlamanın Aşamaları

Hedefleri; yani ne yapılması gerektiğini tanımlayın,

Sorumluları; yani işi kimin yapacağını belirleyin,

İşin nasıl yapılacağını planlayın,

Bir zaman planı ve takvim çıkartın; yani işin ne zaman yapılacağını belirleyin,

Proje için bir maliyet ve bütçe planı çıkartın; yani ne kadar harcanacağını belirleyin

Planlama


Proje Planı

Çoğu zaman, bir proje birden fazla işin, birden fazla insan tarafından yapılması gerekir. Bu yüzden, rahatlıkla planlanıp yönetilebilmesi için projenin küçük parçalara ayrılması gerekir.

Öncelikle projede, teslim edilmesi gereken tüm başlıklar yazılmalıdır. Daha sonra, her bir başlığın tamamlanabilmesi için nelerin yapılması gerektiği tanımlanmalıdır.

Planlama

FaaliyetlerPerformans değerlendirme

formunun oluşturulması

Piyasadaki diğer örneklerin araştırılması

Kurumda daha önce kullanılan formların incelenmesi

Elde edilen verilerle yeni bir form tasarlanması

Ödül sisteminin oluşturulması

Ödül kriterinin belirlenmesi

Ödülün niteliğinin oluşturulması


Proje Planı

Projenin her parçasını takım üyelerine bölüştürmek, proje ve küçük parçaları üzerindeki kontrolünüzü artırır. Daha sonra her bir görevin ne kadar zaman içerisinde yapılacağının planlanması gerekir.

Ayrıca proje faaliyetlerini tamamlamak için gereken insan, ekipman, materyal ve diğer kaynakların maliyetlerinin de hesaplanması gerekir.

Planlama


Kontrol Nedir?

Projenin amaçlarını gerçekleştirmek için kaynakların, zamanın ve performansın uygun kullanılıp kullanılmadığını belirlemek, hata ve eksiklerin düzeltilmesini sağlamak için girişilen faaliyettir, aşamaları şu şekilde tanımlanabilir;

Denetim ölçütlerinin belirlenmesi,Gerçekleşen durumla, olması gereken durumun belirlenmesi,Bu iki durum arasındaki farklılığın ve nedenlerinin tanımlanması,Farklılığı azaltmak yada tümüyle ortadan kaldırmak için düzeltici tedbirlerin belirlenmesi.

Kontrol


Olumlu ve Olumsuz Belirtiler

Projenin gidişatını kontrol ederken, olumlu ve olumsuz belirtileri her zaman göz önünde bulundurmalısınız.

Olumlu belirtiler; ekibin neşeli olması, olumlu geri bildirimler, takım içerisindeki ortak vizyon, az sayıda kriz olarak sayılabilir.

Olumsuz belirtiler ise; iş bitiş sürelerine uyulmaması, takımda moral bozukluğu, kişilik çatışmaları, yapılan hatalar, çok sayıda kriz örnek olarak verilebilir.

Raporlama


Statü Raporları

Statü raporları, yönetimi, takım üyelerinin ve müşterileri projenin gidişatından haberdar etmek için kullanılır.

Statü raporlarındaki bilgiler daha sonra, proje hedeflerine ulaşmak için kaynakların ne şekilde kullanıldığı ile ilgili bilgi verecektir.

Statü raporları, projenin, genellikle gerçekleşen ve planlanan kapsam, takvim, maliyet bilgilerini karşılaştırır.

Kontrol


Değerlendirme Raporu

Proje tamamlandığı zaman, proje yöneticisinin değerlendirme raporu hazırlaması gerekir.

Değerlendirme raporu, projenin sonuçları ile ilgili bilgi verir; proje planında belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını gösterir.

Proje sürecinde hangi aşamaların düzgün yürüdüğü, nelerde problem yaşandığı değerlendirme raporu sayesinde belirginleşir. Değerlendirme raporunda aynı zamanda, proje yöneticisinin önerileri de bulunmalıdır.

Değerlendirme


Değerlendirme Raporu

Değerlendirme raporu, ileriki projeler için çok yararlı bir bilgidir. Bu yüzden, dikkatle saklanmalıdır.

Değerlendirme raporu;

Proje kayıtlarını,Projenin başarı ve verim analizlerini,Proje sonuçlarını içermelidir.

Değerlendirme

5.Proje Yönetirken Yanlış Yargılar

Karar Alma

Proje yönetimi, dört anahtar alanda karar almayı gerektirir; insan kaynağını yönetmek, riski ve ürünün kalitesini yönetmek, proje takvimini yönetmek.

Karar alma sürecinde en büyük zorluk, bu alanlar arasındaki karmaşık etkileşim sırasında ortaya çıkar. Bu kararların verilmesi sırasında birçok hata meydana gelir.

Yanlış Yargı ların Nedenleriİnsan

kaynağını

yönetmek

Müşteri ilişkilerini yönetme

k

Proje takvimini yönetme

k

Riski ve kaliteyi

yönetmek


Kaynak Tüketimi İle İlgili Yanlış Yargılar

Proje başlarken, proje yöneticileri genellikle tasarım aşamasında, ayrılacak kaynağın yüksek olacağını, ancak geliştirme aşamasına gelindiğinde kaynak tüketiminin ciddi bir şekilde azalacağını düşünürler.

Gerçek ise, geliştirme aşamasında kaynak kullanımının tahmin edildiği kadar ciddi bir azalma göstermediğidir.

Kaynak Tüketimi


Fazla Mesai Konusunda Yanlış Yargılar

Proje faaliyetleri, planlanan sürenin gerisinde kalmaya başladığı zaman, proje yöneticileri genellikle çalışanların çalışma sürelerini artırma eğiliminde olurlar. Ancak, fazla mesainin üretkenliği düşürdüğü göz ardı edilir.

Bu, çoğu zaman projenin, planlanan sürenin çok daha gerisine düşmesine neden olur.

Fazla Mesai


Takım Üretkenliği ile İlgili Yanlış Kanılar

Proje genellikleri genellikle, takımın üretkenliğinin proje başlarken düşük olacağını, ancak zaman içinde doğrusal olarak yükseleceğini düşünürler.

Proje yöneticileri çoğu zaman, proje başladıktan sonra projeye yeni insan kaynağı tahsisin olumsuz etkilerini göz ardı ederler.

Bu olumsuz etkinin nedeni, tecrübeli ekip üyelerinin yeni elemanların eğitimine zaman ayırmak zorunda kalmaları ve projeden uzak kalmalarıdır.

Takımın Üretkenl iği


Yeni Eleman Alımında Dikkat Edilecek Hususlar

Proje yöneticisi olarak ekibe yeni bir eleman almayı düşündüğünüzde, bu kararınızı ciddi olarak sorgulamalısınız.

Kendinize sormanız gereken sorulardan bazıları şunlardır;Yeni gelecek elemanı yetiştirmek ve eğitmek için yeterli kaynağımız var mı?Projenin kalan süresi için eleman alımı mantıklı mı?Yeni eleman alımı için bütçe müsait mi?

Takımın Üretkenl iği


Hataların Ortaya Çıkış Zamanı ile İlgili Yanlış Yargılar

Proje yöneticileri yapılan hataların düzeltilmesi için belirli bir zaman harcanması gerektiğinin bilincinde olmalarına rağmen, çoğu zaman, bu hataların ortaya çıkma zamanı ile ilgili yanlış bir kanıya sahiptirler.

Proje yöneticileri genellikle hataların projenin ilerleyen safhalarında ortaya çıkacağını düşünürler. Hâlbuki hatalar çok daha erken ortaya çıkar.

Hataların Ortaya Çıkış Zamanı


Projenin Tamamlanma Süreci ile İlgili Yanlış Yargılar

Proje yöneticileri genellikle projenin başından sonuna, doğrusal bir şekilde ilerleyeceğini düşünürler.

Oysa kişilerin görevlerine alışma evreleri nedeniyle projeler genellikle başlangıçta planlanandan daha yavaş ilerler. Daha sonra bu hız artar.

Projenin sonuna doğru hız, tekrar azalır.

Projenin Tamamlanması

Documents

Proje Yönetİmİ