Årsberetning 2007 for Statens Arkiver

Årsberetning

2007

Forsidefoto

Fundamentet til det nye Rigsarkivpå Kalvebod Brygge.

Udgiver Statens Arkiver • Design e-TypesTryk Centertryk • Oplag 1.200ISBN 978-87-7497-220-4

Statens Arkiver

Årsberetning 2007

2007

Forord

Årtiets vigtigste udfordring – se under digital bevaring. Statens Arkiver har taget bemær-kelsesværdige skridt til at levere varen efter den strategi, som har været fulgt siden 1970’erne.I beretningen her fortælles i få og nøgterne ord bl.a. om de projekter, der er ved at føre os sålangt.

Men i vores tidehverv er udfordringen dobbelt. Samtidig med, at Statens Arkiver udviklermetoder til beherskelse af digital bevaring og formidling, skal vi videreføre arbejdet på hele detkonventionelle område. Det betyder et hårdt pres på alle ressourcer.

Varige betryggende magasiner – sådan har det lydt fra os, siden der i slutningen af 1994 blevåbnet for en byggesag for Rigsarkivet. Om noget udgør derfor undertegningen af kontrakterfor opførelse og lejemål på Kalvebod Brygge årets vigtigste begivenhed. 370 hyldekilometervarige betryggende magasiner bliver det til, når statens første offentligt-private partnerskabi sommeren 2009 kan notere et synligt resultat. Statens Arkiver glæder sig til dette storefremskridt for bevaringen af den arkivalske kulturarv.

Johan Peter NoackRigsarkivar

side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2007

Det nye Rigsarkiv

29. juni passerede projektet en afgørendemilepæl: Kontrakterne om opførelse og lejeblev indgået. Forud var gået et stort arbejde ide konsortier, som indgik i den valgte ud-budsform: Konkurrencepræget dialog. Ogsideløbende i Slots- og Ejendomsstyrelsen,Kulturministeriet og Statens Arkiver, somhavde lagt sig i selen for at virkeliggøre rege-ringsbeslutningen fra 2003 om at bygge påKalvebod Brygge og afgørelsen fra 2004 om,at projektet skulle være et offentligt privatpartnerskab.

Dialogmøderne med tilbudsgiverne strakte siggennem det meste af andet halvår 2006. Detkunne her lade sig gøre at nå en mere præcisforståelse af de funktionsbaserede krav, vel atmærke før nogen endegyldigt besluttede sigfor, hvilke løsninger de ville tilbyde.

Men da processen var bragt til ende, blevreviderede udbudsdokumenter fastfrosset,og et endeligt udbud udskrevet. Konsortiernehavde så et par måneder til at gøre deres til-bud færdige. Og i begyndelsen af maj kunnebestillerorganisationen træffe afgørelsen.Vinder af udbuddet blev konsortiet OPP PihlArkivet A/S, der i forsædet har entreprenør-virksomheden Pihl & Søn.

Endnu stod dog én hurdle tilbage. Folketingetsfinansudvalg skulle godkende, at bevillingenblev endegyldigt frigivet til formålet. Det villenæppe have været værd at nævne, hvis ikkedet forudsatte, at den oprindelige finanslovs-bevilling blev konverteret til en 30-årig driftsbe-villing. Det var en sag for finansielle eksperter,som mestrer den teknik.

Men der fandtes en komplikation. Hvor skullegrænsen drages til Statens Arkivers ordinæredriftsbevilling, som tilgodeser ikke blot leje,men også andre udgifter til brug af bygninger?Kulturministeriet forhandlede med Finans-ministeriet. Alle holdt vejret, fordi øjeblikketogså var afgørende for, hvilken økonomi heleStatens Arkiver ville få de næste 30 år.

Heldigvis gik det godt. Finansudvalget vedtog21. juni, at bevillingen skulle frigives og kon-verteres til et niveau, der også i fremtidengiver Statens Arkiver en sund økonomi. Så29. juni kunne papirerne underskrives.Statens Arkiver indgik lejeaftaler med Slots-og Ejendomsstyrelsen, der på sin side under-tegnede selve OPP-kontrakten med Pihl-gruppen, som nu er forpligtet til at opføre, ejeog drive bygningerne.

Byggeteknisk set var det udbudsrundens storeudfordring at få skabt et vellykket samspilmellem lokalplanens krav til byggeområdetshovedstruktur og arkivkravene til hyldemeter-kapacitet, funktionalitet og omkostningseffektivarkivdrift.

Rent konstruktivt udformes dette samspilved, at der indbygges to store højlagermaga-siner i lokalplanens gennemgående landska-

Primo marts 2008 er deførste betonelementer rejst,og højlagrerne begynder attage form.

Under en sammenkomst iSlots- og Ejendomsstyrelsenunderskrev rigsarkivarJohan Peter Noack og direk-tør Carsten Jarlov 30-åriglejekontrakt for de nyemagasiner på KalvebodBrygge til Rigsarkivet ogLandsarkivet for Sjælland.

Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 4

belige grønne strøg. Under dette grønnestrøg indrettes andre magasiner, der stræk-ker sig ind i den nyindrettede stueetage iDSB’s bygning.

I højlagrene monteres mobilreoler, der er 12,5meter høje og over 2,8 meter brede.Reolernes hylder består af skuffer, der træk-kes ud på særligt indrettede plukketruck ogsom muliggør let og effektiv fremtagning afarkivalier dybt inde i reolen. Højlagrene kanindeholde lidt over 300.000 hyldemeter.

I magasinerne under det grønne strøg opstillesmobilreoler, op mod seks meter høje og forsy-net med ristegulve. Tre af disse magasiner kanindeholde op mod 50.000 hyldemeter.Desuden indrettes der fire magasiner til særligtklassificerede arkivalier samt separate special-magasiner til henholdsvis pergamenter, segl,brugsfilm, it-arkivalier og kort/tegninger.

Alle magasiner i bygningskomplekset er sam-let omkring og tilgås fra én transportgang,der muliggør enkel og klar logistik- og sikker-hedsstyring, og som samtidig fungerer sombuffer til sikring af korrekte klimatiske beva-ringsmiljøer i samtlige arkiver.

Omsider er så opførelsen begyndt af 370 hyl-dekilometer varige betryggende magasiner,beliggende i det centrale København. Med etperspektiv intakt, der hedder en samlet løs-

ning, hvor de arkivfaglige arbejdspladserkommer til at befinde sig i samme bygnings-kompleks som magasinerne.

Nyt magasin i brug i Skejby

Fra årets begyndelse kunne 60.000 hylde-meter varige betryggende magasiner tages ibrug. Den nye bygning i Skejby uden forÅrhus skal tjene så vel Erhvervsarkivet somStatsbiblioteket. Der forestod nu en megetstor flytteopgave, som omfattede 16.000hyldemeter erhvervsarkivalier og 30.000 hylde-meter bøger og aviser. Der var i løbet af 2006gennemført EU-udbud, idet den samlede flyt-teudgift beløb sig til ca. 4,5 mio kr.

Erhvervsarkivet tog fat på sine flytninger islutningen af februar. Forberedelserne havdeomfattet nummerering, som skulle sikre enkorrekt opstilling. Arkivalierne måtte hentesdels fra hovedsædet i Vester Allé, dels frafjernmagasiner i Brabrand, Odense ogViborg. Efter en måned var størstedelen afarkivalierne anbragt på de nye reoler i Skejby,men først i juli måned kunne de sidste hylde-kilometer hentes på Skæring skole, fordi risi-koen for børnene var mindst i skoleferien.Hele flytteoperationen forløb uden problemer.

Indvielsen blev fejret 3. maj under overværelseaf mere end 100 gæster. I sin velkomsthilsen

3. maj fandt den festligeindvielse sted af

Erhvervsarkivets ogStatsbibliotekets nye maga-sin i Skejby uden for Århus.Gæsterne blev underholdtog beværtet i teltet foran

nybygningen.

fremhævede direktør Svend Larsen, Stats-biblioteket, hvor gnidningsløst samarbejdet ombyggeriet var forløbet. Og i sin indvielsestaleskildrede medlem af Folketingets KulturudvalgOle Sohn levende, hvor vigtigt det er, at kultur-arven bevares.

Aftale om datalagring hosStatsbiblioteket

Magasinering af elektroniske arkivalier byderpå andre udfordringer end magasinering afpapirarkivalier. Ved årets begyndelse blev derindgået en treårig aftale med Statsbiblioteketom lagring af elektroniske arkivalier, der erafleveret til Statens Arkiver fra den offentligeforvaltning. Statsbiblioteket var klar til at mod-tage de første data i forsommeren, og lagring-en er efterfølgende foregået problemfrit.Data overføres på forsvarlig vis og lagres iStatsbibliotekets system, der består af mag-netiske medier, dvs. harddiske og bånd.I Statsbiblioteket lagres kun de rå data, deenkelte bit, hvorfor løsningen også kaldes bit-bevaring.

De elektroniske arkivalier lagres også iRigsarkivet, her på optisk medie, dsv. DVD.Her finder også den funktionelle bevaringsted, dvs. den løbende, aktive bevaringsind-sats bl.a. i form af format- og strukturkon-vertering.

Rigsarkivet på Slotsholmen – endeligbrandsikret

Ved finanslovaftalen for 2004 om etableringaf nye magasiner mv. på Kalvebod Bryggelykkedes det at få afsat midler til brandsikringaf Rigsarkivets lokaler i Rigsdagsgården.

Under det efterfølgende arbejde i foråret 2005viste eksperimenter, at sprinkling med enblanding af vandtåge og kvælstof (gasspray)var både meget effektiv til brandslukning samtmeget nænsom over for arkivalierne.

I 2007 gik håndværkerne omsider i gang, ogder er nu installeret gasspray-anlæg i samtligemagasiner samt automatisk brandalarmerings-(ABA) og automatisk branddørslukningsanlæg


Gæsterne til indvielsen nydersolen foran Erhvervsarkivetsog Statsbibliotekets nyemagasin i Skejby.Midt i billedet, med frontmod kameraet, sesErhvervsarkivets leder,landsarkivar Chr. R. Jansen.

Flasker med gasspraytil Rigsarkivets nye brand-beredskab ankommertil buegangen ind tilRigsdagsgården.


(ABDL) mv. Hermed er det arbejde for forbe-dret brandsikring af arkiverne, der er pågåetsiden Provianthusets brand i 1992, omsiderafsluttet.

Klimaovervågning i Statens Arkiver

Det vigtigste middel til at sikre langsigtetbevaring af arkivalier er styring af klimaet imagasinerne. Så vidt muligt skal temperaturog luftfugtighed holde sig inden for de græn-ser, som Kulturarvsstyrelsen anbefaler.

Opbevaringsklimaet i Statens Arkivers maga-siner bliver overvåget ved hjælp af 55 data-loggere, som måler temperatur og relativfugtighed hver halve time og gemmer måling-erne. Dataloggerne bliver tømt for data ca. 1gang om måneden, hvorefter data samles oganalyseres. Ledelsen får efterfølgende enrapport, der påpeger problemområder ogforeslår løsninger.

I hovedparten af magasinerne er det ikkemuligt konstant at holde temperatur og relativfugtighed inden for de anbefalede grænsevær-dier. I de fleste tilfælde har overskridelserneværet på et acceptabelt niveau. I enkelte situa-

tioner udviklede opbevaringsklimaet sig kritisk,men hurtig indgriben forhindrede skade påarkivalierne. Den løbende overvågning afopbevaringsklimaet har ikke overraskendepåvist en nøje sammenhæng mellem årstid ogindeklima. Flere af magasinerne er ikke til-strækkeligt isolerede, hvilket især betyder forhøje temperaturer om sommeren.

Konservering af arkivalier afenestående national betydning

Den håndværksmæssige konservering af arki-valier af enestående national betydning blevafsluttet i 2007. Konserveringen blev udført afDet Kgl. Biblioteks Bevarings-afdeling. Detoverordnede formål har været at rense og sta-bilisere arkivalierne, så de i fornødent omfangkan stilles til rådighed på Statens Arkiverslæsesale og udlånes til udstillinger eller foto-graferes til illustrationer. Der er desuden frem-stillet helt ny emballage i syrefrit pap til deenkelte konserverede arkivalier.

De overordnede principper har været i videstmuligt omfang at bevare arkivaliernes origina-le udseende samt at koncentrere indsatsenpå informationsbærende papir og perga-ment. Konserveringen af bind har kun fundetsted i de tilfælde, bindet har særlig værdi.

Revision af arkivloven

I forbindelse med gennemførelse af arkivlo-ven af 2002 besluttedes, at lovens bestem-melser om tilgængelighed skulle omfattes aflovovervågningsprogrammet med henblik påeventuel revision. Ved lov nr. 532 af 6. juni2007 ændredes lovens tilgængelighedsbe-stemmelser. Arkivlovsændringen blev fulgt afen lovbekendtgørelse, der opsamler deændringer, der har fundet sted siden 2002.

Vigtigst er, at den særlige 75 års tilgængelig-hedsfrist, der gjaldt for sager inden for straf-feretsplejen, blev ophævet og afløst af dealmindelige frister på 20 og 75 år efter lovens§§ 22-23. For sager, der er under 50 årgamle, gælder dog, at den afleverende myn-

Blandt de konserveredearkivalier af enestående

national betydning er ogsåRoskilde SmedelavsLavsskrå fra 1623.


Nytegnet våbentil Kronprinsesse Mary.En beskrivelse indgåri faktaboksen pånæste side.

dighed skal høres. Myndigheden skalbedømme, om der er væsentlige hensyn, dergør, at en anmodning om adgang må afslås.Det drejer sig om hensyn til politiets efterfors-kningsmetoder, beskyttelse af vidner og ofreog af kilder og meddelere samt hensyn tilsamarbejde med andre landes myndigheder.

Typisk vil sager inden for strafferetsplejenindeholde oplysninger om enkeltpersonersprivate, herunder økonomiske forhold, ogdermed være omfattet af en tilgængeligheds-frist på 75 år efter § 23. Er sagen mellem 50og 75 år gammel, kan rigsarkivaren selvmeddele dispensation. Den ny bestemmelsehar derfor medført en kortere sagsbehand-lingstid, som især de, der forsker i besættel-sestidens og retsopgørets historie, nydergodt af.

Endelig forsvandt med lovændringen degamle bestemmelser fra 1750 og 1764 omsåkaldt hemmeligt fødende. Ugifte mødre,der fødte på de frie jordemoderhuse eller fød-selsstiftelser, kunne efter de gamle bestem-melser være forsikret om, at deres identitetikke røbedes. Da synet på ugifte mødre numå siges at have ændret sig afgørende, erder ingen grund til at længere at opretholdehemmeligheden.

Tilgængelighedssager

Statens Arkiver behandlede 3734 anmodning-er om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligearkivalier. Til de 2517 anmodninger, der blevrealitetsbehandlet, medgik der til sagsbehand-lingen gennemsnitligt ca. 1½ time.

Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiversåvidt muligt bør afgøre tilgængelighedssagerinden 15 dage efter modtagelsen. Den gen-nemsnitlige sagsbehandlingstid var 5 dage.Skal en afleverende myndighed høres, børsagsbehandlingstiden ikke overskride 45 dage.Her gik i gennemsnit 40 dage, før ansøgerenhavde svar.

Langt størsteparten af ansøgninger blev imø-dekommet, således at ansøgeren fik den

ønskede adgang, som regel på vilkår fastsat imedfør af arkivlovens § 41.

For Statens Arkivers administration af til-gængelighedsbestemmelserne gøres hvert årrede i rigsarkivarens rapport om praksis påtilgængelighedsområdet. Rapporten afgivestil kulturministeren, der forelægger den fordet særlige Tilgængelighedsudvalg, der ernedsat ifølge arkivlovens § 39. Udvalget afgi-ver på grundlag af rapporten en beretningom udvikling og praksis på tilgængelig-hedsområdet. Rigsarkivarens rapport publi-ceres på Statens Arkivers hjemmesidewww.sa.dk.

Våbener for Kronprinsesse Mary oghendes far

Efter arkivlovens § 5 løser Rigsarkivet enrække heraldiske opgaver. Hertil hører ogsårådgivning om våbener og kroner forKongehuset.

I 2004 indgik Kronprins Frederik ægteskabmed frk. Mary Elizabeth Donaldson, som der-for skulle have et våben som kronprinsesse.Da hun samtidig blev ridder af Elefant-ordenen, skulle det synliggøres for offentlig-heden, fordi det ophænges i FrederiksborgSlotskirke. Hendes far, professor John D.Donaldson, blev i anledning af brylluppethædret med storkors af Danne-brogordenenog skulle ligeledes have våben. Familienkommer fra Australien, men er af skotsk

oprindelse. Da den ikke havde et våben iforvejen, måtte der skabes et, og det varnaturligt at følge de særlige traditioner forskotsk heraldik. Professor Peter Kurrild-Klitgaard, ekspert i skotsk heraldik, udførteet stort forberedende arbejde, og kgl. våben-maler Ronny Andersen holdt Rigsarkivetløbende underrettet om drøftelserne medprofessor Donaldson.

Rigsarkivet har beskrevet (blasoneret) de tovåbener efter den heraldiske terminologisnormer. Desuden har Rigsarkivet sikret sig, atprofessor Donaldsons våben ville kunneanerkendes af den officielle heraldiske myn-dighed i Skotland, The Court of the LordLyon, for det tilfælde, at han skulle ønske atindregistrere det. Det er dog ikke obligatoriskfor ham som australsk statsborger.


SPE-projektet på sikker kurs

SPE-projektet (Stregkodning, Pakning ogEtikettering) udfører det flytteforberedendearbejde på Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland. Arbejdet har været i gang sidenefteråret 2000, og der er nu i alt behandlet182.188 hyldemeter arkivalier. Projektetafsluttes i 2008 med behandling af de reste-rende ca. 10.500 hyldemeter.

En særlig mærkedag var 19. september, hvorrigsarkivaren og arkivchef August Eriksen veden reception pålimede de sidste to stregko-der i Landsarkivet for Sjælland. Hermedafsluttedes SPE-projektet på Landsarkivet,hvor dygtige og engagerede medarbejdereigennem årene har ydet en forbilledlig indsatsmed ompakning, nyregistrering, etikettering,stregkodning og pladsregistrering af næsten47.000 hyldemeter arkivalier. Ved åretsudgang afsluttedes også behandlingen afkort og tegninger på Slotsholmen, hvorefteralt resterende flytteforberedende arbejde kanforegå i Rigsarkivets magasin i Glostrup.

Der er tryg forventning til, at alle arkivalier iogså Rigsarkivet er ompakket, stregkodeeti-ketteret og pladsregistreret i god tid indenudflytning til nye, varige betryggende maga-siner på Kalvebod Brygge.

DIP

DIP står for Daisy-Indtastning i Provinsen,dvs. indtastning af arkivalieoplysninger iStatens Arkivers database, Daisy, med tilhø-rende ompakning og stregkodning. Projektetdækker enhederne vest for Storebælt, og detmodsvarer dermed det store SPE-projekt vedRigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland.Målet er, at brugerne ligesom for de køben-havnske arkivers vedkommende skal kunneorientere sig i og bestille fra samlingerne vianettet.

Hidtil har det været målet, at 40 % af sam-lingerne skulle være indtastet på arkivserieni-veau inden udgangen af 2008. Dette mål ernu opfyldt, og meget peger på, at det vil lyk-

I Skotland regner man principielt med, atalle personer med et identisk eller beslæg-tet navn tilhører samme klan og derfor skalføre et våben, der minder om stamvåbe-net. Samtidig er det tradition, at ethvertskotsk våben i princippet kun tilhører énperson. Det betyder, at to personer ikkefører helt ens våbener.

John D. Donaldson viste ved brylluppet,at han anser sig for at tilhøre Macdonald-klanen, idet han bar klanens kilt.Macdonald-klanens egentlige stamvåbener et skib, en galej. Det kendes fra 1200-tallet og hænger sammen med titlen ”Lordof the Isles”. Den føres i dag af PrinsCharles, der i sit skotske våben bl. a. harMacdonald-klanens skib. Klanen brugerdesuden en ørn med et eller to hoveder.

Den forbindes med titlen jarl af Ross, som Macdonald’erne erhvervede i1430’erne. Et skib lagt på en ørn med to hoveder blev hovedbestanddelen i devåbener, der skabtes for far og datter. En differentiering fra stamvåbenet blev opnå-et ved, at der foroven indsattes et såkaldt skjoldhoved med to syvtakkede stjerner.De hentyder til det australske forbundsstatsvåben og Australiens nationalflag. PåJohn D. Donaldsons hjelm ses en afledning af den løve, der bl. a. forekommer ivåbenerne for Tasmanien og den tasmanske by Hobart. I hans skjoldhoved er detmatematiske tegn for uendelighed gengivet mellem stjernerne.

I Kronprinsessens tilfælde er der en rose som symbol på skønhed. Hendes våbener i øvrigt et alliancevåben, idet skjoldet er sammenstillet med Kronprins Frederiksunder en kronprinskrone.


kes at nå op på 60-65 % i løbet af 2008.Indtastning af oplysninger om de enkeltemagasinenheder, dvs. protokoller og pakker,med tilhørende stregkodning er ikke målsatvest for Storebælt, men også her er arbejdetnået et betydeligt stykke. I alt blev godt 22hyldekilometer arkivalier gennemgået ogbeskrevet på serieniveau. Knap 15 hyldekilo-meter blev desuden indtastet på magasin-enhedsniveau og dermed forberedt til streg-kodning. En stor del heraf er desuden blevetompakket, således at arkivalierne også pådette område er sikret bedst muligt.

Det er håbet, at projektet kan afsluttes medudgangen af 2012, men en forudsætning vilvære tilførsel af ekstra ressourcer.

Forberedelse af bevarings- ogkassationsbeslutninger

I henhold til aktivitetsplan for årene 2006-2010 foretages der en systematisk beva-ringsvurdering af de arkivalier, som forventesafleveret i perioden. Bevaringsvurderingengælder såvel arkivalier, der endnu ikke eromfattet af bestemmelser om bevaring ogkassation, som revurdering af tidligere ud-stedte bestemmelser. Behovet for revurderinger ikke mindst begrundet i myndighederneshastige implementering af digital forvaltning.

Bevaringsvurderingen skal være gennemført,før der rettes henvendelse til myndighederneom aflevering af arkivalier, og indebærer etbetydeligt pres i aktivitetsplanens første år. Ihenhold til planen for 2007 blev der såledesudstedt bevarings- og kassationsbestem-melser på Finansministeriets, Sundheds-ministeriets, Velfærdsministeriets samtØkonomi- og Erhvervsministeriets områder.Bestemmelserne for Justitsministeriets ogDomstolsstyrelsens områder samt for under-visningssektoren var næsten færdige ogudstedes i begyndelsen af 2008.

Afleveringer, herunder følgeraf statslige strukturændringer

Der blev modtaget 6 hyldekilometer statsligepapirarkivalier i 2007. Det er 2,6 hyldekilo-meter mindre end planlagt, hvilket især skyl-des, at arkivalierne fra 6 af de tidligerestatsamter ikke er færdigafleverede endnu.Det skyldes manglende ressourcer hos myn-dighederne og manglende magasinkapacitethos Statens Arkiver.

Der er planlagt aflevering i 2008 af 10-12hyldekilometer statslige arkivalier. I forhold tilforudgående år bliver der tale om en stig-ning, som skyldes et sammenfald af flereomstændigheder: Strukturreformerne affødteet betydeligt pres for aflevering af arkivalierfra de sammenlagte domstole, statsamterog politikredse. Tilnærmelsen af afleverings-tidspunktet til tilgængelighedsfristen på 20 årindebærer aflevering af flere årgange af arki-valier. Og de nyere årgange rummer flerearkivalier, som skal bevares end de ældre.

Da Statens Arkiver 2006havde gennemført et tiårigtstrategisk program ogindhentet afleveringsefter-slæbet, skrev arkivarerne enbog, hvori de giver appetit-vækkere til historier,som kan dokumenteres iarkivalierne.


Følger af kommunalreformen,IT-afleveringer og forberedelser af2. tilsynsrunde

I 2005 og 2006 blev der gennemført et tilsynmed primærkommunernes arkivforhold. Allekommuner skulle bl.a. meddele omfanget afderes papirarkivalier samt angive, hvilke IT-systemer med bevaringsværdige data deanvendte. Endvidere skulle de oplyse, hvilkenstrategi de havde valgt for bevaring af dearkivalier, som gik ud af administrativ brugved kommunalreformen.

I 2007 igangsattes forberedelserne til et fornyettilsyn med landets kommuner, som gennemfø-res i 2008. Formålet er primært at kortlægge,hvad der er sket med de papirarkivalier og IT-systemer, som kommunerne i 2005 og 2006angav at have i deres varetægt.

Kommunalreformen medførte afleveringer afen større mængde elektroniske arkivalier,bl.a. af data fra systemer som gik ud af admi-nistrativ brug.

Foreløbig er der igangsat aflevering af elek-troniske arkivalier fra 120 af de tidligere kom-muner, alle amter samt HovedstadensUdviklingsråd og HovedstadensSygehusfællesskab. Aflevering af kommunalefagsystemer, der har været anvendt i flerekommuner, er i samarbejde med IT-leveran-dører og en række kommunale arkiver søgtstandardiseret, så den kan ske så effektivtsom muligt.

Det kommende tilsyn vil sikre, at alle de data,som skulle arkiveres i forbindelse med reformen,også er blevet afleveret til et offentligt arkiv.

Følger af kommunalreformen, fær-diggørelse af amternes afleveringer

Der blev modtaget 4,8 hyldekilometer kom-munale papirarkivalier. Hermed harStrukturreformen affødt en aflevering af 17,7hyldekilometer arkivalier, fortrinsvis fra tidenindtil 1992 fra de nedlagte amtskommuner.Den samlede mængde vil i 2008 vokse til

omkring 18,5 hyldekilometer. Herefter ventesvæsentlig mindre mængder, indtil de amts-kommunale arkivalier fra tiden efter 1992afleveres senere.

Tilgængeliggørelse af IT-arkivalier

Statens Arkiver har i resultatkontraktperioden2005-2008 fået midler til at udvikle metodertil at stille elektroniske arkivalier til rådighed.De vigtigste resultater i 2007 var etablering afen IT-platform for det videre arbejde ogudviklingen af en standardiseret brugergræn-seflade til alle de elektroniske journaler, somStatens Arkiver har modtaget.Brugergrænsefladen gør det muligt at tilgådokumentation samt overordnede beskri-velser af indholdet af Statens Arkivers sam-ling af elektroniske arkivalier (metadata).Programmet, kaldet SOFIA, vil i 2008 blivetaget i brug internt i Statens Arkiver og påStatens Arkivers læsesale. Projektet har end-videre færdiggjort rapporten ”Arkivskabtebeskrivelser og administrationshistoriskdokumentation af IT-arkivalier”, som skalbruges i det videre arbejde.

Format- og strukturkonverterings-projektet

Centralt i strategien for digital bevaring stårformat- og strukturkonvertering. En sådankonvertering åbnede resultatkontrakten for2005-08 mulighed for at gennemføre.Formålet er at bringe alle elektroniske arkivali-er op til den nuværende bevaringsstandard.Det er i dette projekt arkivalier i perioden fra1960’erne til ca. 2000, som skal konverteres.Endvidere skal der ske digitalisering af lakpla-der og lyd- og videomedier, som harbegrænset holdbarhed. Denne samling er fraperioden fra ca. 1915 frem til i dag. Ved atbringe arkivalierne op til den samme beva-ringsstandard gør projektet både bevaring ogstandardiseret tilgængeliggørelse mulig.

Ved årets begyndelse var alt klar til, at projek-tet for alvor kunne gå i produktion. Der skullekonverteres 1295 arkiveringsversioner, hvoraf


en tredjedel er elektroniske journaler og totredjedele offentlige registre. Journalerne erfærdigkonverterede. Samlingen af audiovisu-elt materiale omfatter 1396 lydbånd, 217videobånd og 290 lakplader. Af lydmaterialetvar ved årets udgang ca. 60 % digitaliseret.Videomaterialet var næsten færdigdigitaliseretog klippet.

DDA Sundhed – tættere samarbejdemed forskere

DDA Sundhed blev efter anbefaling fraDanmarks Grundforskningsfond etableretsom en enhed under Dansk Data Arkiv i2005. Enhedens vision er at blive det naturli-ge valg i danske forskningsmiljøer for beva-ring og formidling af danske forskningsdatapå sundhedsområdet.

I løbet af året indkom data på adskillige storeog værdifulde undersøgelser. I projektets tre-årige levetid er i alt identificeret godt 200bevaringsværdige undersøgelser, hvoraf defleste forventes afleveret i projektperioden.

Blandt de allerede afleverede undersøgelserkan nævnes den store nationale fødselsko-horte, Bedre Sundhed for Mor og Barn.Formålet med undersøgelsen er at indhenteviden om fosterperiodens betydning forudvikling af sygdomme senere i livet. Vedundersøgelsens start indgik over 100.000kvinder. Undersøgelsen har på både kort oglangt sigt et meget stort forskningspotentiale.

I efteråret gennemførtes desuden en størrebrugerundersøgelse med henblik på at kort-lægge forskernes adfærd og holdninger tilarkivering og genbrug af datamaterialer.Undersøgelsen viste bl.a., at der fortsat erbehov for at øge synligheden.

Endelig tilrettelagdes på baggrund af de førstetre års arbejde et større materiale til brug foret skandinavisk evalueringspanel, der skal sepå indsats og resultater. Evalueringen skallægges til grund, når der skal tages stilling til,om DDA Sundhed skal fortsætte efter 2008,hvortil bevillingen p.t. rækker.

Daisy

Der er blevet udviklet en version 4 af arkivda-tabasen Daisy, der blandt andet indeholdermulighed for online bestilling af arkivalier til enlæsesal. Online bestillingen forventes at blivetil stor gavn for brugerne så vel som forStatens Arkiver selv. Brugerne får mulighedfor at bestille hjemmefra, sådan at arkivalier-ne kan ligge klar ved fremmødet på læse-salen. For Statens Arkiver betyder det, atbestillinger altid vil indeholde de informatio-ner, som er nødvendige for at gennemføreekspeditionen. Det har det ikke sjældentskortet på med bestillingsblanketter udfyldt ihånden eller via den elektroniske bestillings-blanket, som hidtil har været til rådighed påStatens Arkivers hjemmeside.

Bestillingsfunktionen i version 4 af Daisy erkun et første forsigtigt skridt frem imod etpermanent bestillings- og ekspeditionsmoduli Daisy, som forventes lanceret i en førsteudgave i løbet af 2009.

Ud over mulighed for online bestilling af arki-valier indeholder den nye version af Daisy enlang række større og mindre forbedringer.Væsentligst er nok et ændret og mere bruger-venligt design og en bedre integration mellemDaisy og Staten Arkivers hjemmeside.

Statens Arkivers nyehjemmeside tilbyder enbredere vifte af forbedredenetservices.


Version 4 af Daisy lanceres på internettetsamtidig med de nye publikumsvendte hjem-mesider i starten af 2008. Det er i øvrigt værdat bemærke, at der i Daisy ved årets udgangvar registreret oplysninger om ca. 2,7 millio-ner pakker og bind, svarende til 70 % afStatens Arkivers samlinger.

Arkivalieronline

Brugen af Arkivalieronline stiger fortsat. Vedudgangen af 2007 havde knap 100.000 bru-gere tilmeldt sig, og mellem 2.000 og 4.000søger døgnet rundt i kirkebøgerne og folke-tællingerne, ja i perioden mellem jul og nytårvar det daglige antal besøgende oppe på over4.400 med et forbrug på over en ½ mio. sider.

Der bliver også stadig mere at søge på. I okto-ber 2006 var alle kirkebøger lagt ud på inter-nettet frem til 1892 sammen med en rækkefolketællinger. I det forløbne år er kirkebøger fraSønderjylland og Fyn kommet til frem tilomkring 1925. I januar 2008 bliver de born-holmske bøger sammen med bøgerne fra degamle Maribo og Præstø amter tilgængelige.Inden udgangen af 2008 vil alle kirkebøger optil 1925 ligge på Arkivalieronline. Af folketæl-linger blev 1906-tællingen stillet til rådighed, og1925-tællingen vil komme på i løbet af 2008.

Det endelige mål er, at kirkebøgerne op tilomkring 1950 kan benyttes af slægtsforskereog andre interesserede, og digitaliseringen afmaterialet efter 1925 er allerede godt i gang.

Dansk Demografisk Database

Projektet med at indtaste folketællinger nyderstadig stor bevågenhed. Nye frivillige indtas-tere kommer til, og andre holder op. Det mådog konstateres, at der er en svag nedgang iaktiviteterne, idet der er blevet afleveret lidtunder 1 mio. poster i 2007. Interessen for atse og søge i databasen med folketællinger erimidlertid stadig meget stor. Der er dagligtnæsten 5.000 brugere. På nuværende tids-punkt er der over 12 mio. poster i databasenwww.ddd.dda.dk.

På internettet kan man holde sig ajour med,hvor meget der er indtastet af hver folketæl-lingsårgang. I løbet af året blev folketælling-en for 1840 gjort færdig, således at fem heletællinger nu er helt indtastede og søgbare.Det blev markeret med en reception i DanskData Arkiv. Folketællingen blev som de tidli-gere hele tællinger udgivet på en cd-rom,denne gang i samarbejde med Max Planck-instituttet i Rostock. Sidst på året blev en cd-rom med alle de uafsluttede folketællingerogså udgivet.

Ved årets begyndelse fik Dansk DemografiskDatabase nyt layout, og der blev også intro-duceret forbedrede søgemuligheder.Sammen med Arkivalieronline er DanskDemografisk Database et stærkt bud påfremtidens digitale tilbud til arkivbenyttere ogden demografiske forskning.

Sydslesvigske kirkebøgerpå læsesalene

I 2004 blev der indgået en aftale medNordelbische Kirche i Kiel, efter hvilkenStatens Arkiver måtte kopiere kirkens mikro-kort af sydslesvigske kirkebøger frem til 1876og stille dem til rådighed for danske brugere.Kopieringen sker på Statens ArkiversFilmningscenter; ved udgangen af året mang-lede kun tilgængeliggørelsen af kirkebøgernefra et af de provstier, som tyskerne har filmet.En opgørelse viser, at der er brugt 1.228bøger i 2007, flest på Landsarkivet forSønderjylland.

Læsesalene

Gennem de sidste seks til syv år er antallet afbesøg på læsesalene faldet med en tredjedel,fra ca. 96.000 i 2001 til omkring 62.000 i detforløbne år. Faldet på Erhvervsarkivet er størstmed en tilbagegang 53 %, og derefter følgerRigsarkivet og Landsarkivet for Sønderjylland,hvor besøgstallet er reduceret med lidt over37 % i samme periode. Nedgangen har med16 % været mindst for Landsarkivet forSjælland. Læsesalen her er nu den mest


besøgte og har overhalet Rigsarkivets. Det ersket, selv om servicen for brugerne er udvidet.

Forklaringerne på udviklingen er flere.Efterveer fra mandagslukningen og ændring-er i studieordninger kan have betydning. Denvæsentligste er dog uden tvivl slægtsforsker-nes stigende internetbrug. Specielt DanskDemografisk Database og Arkivalieronlinespiller en afgørende rolle. Faldet i besøg pålæsesalene opvejes flerfold af de mange dag-lige brugere af Statens Arkivers internettje-nester. Med sine mange besøgende erArkivalieronline blevet arkivernes størstelæsesal.

Forberedelse af nyt SA-web

Ved årets begyndelse blev der udarbejdet ensamlet webstrategi for Statens Arkivers hjem-meside. Her slås det fast, at www.sa.dk skaludvikles til at være den fælles indgang tilStatens Arkiver på nettet. Blandt de primæremål er øget brugerservice og flere mulighederfor digital selvbetjening via hjemmesiden.

Samtidig med at et separat projekt –e-læsesalsprojektet – stod for nye websidermed indhold henvendt til læsesalsgæster,blev der forberedt en omlægning af det reste-rende indhold på hjemmesiden. Denneomlægning vil blive afsluttet i 2008.

Forberedelserne bestod i at udstikke ram-merne for et nyt website, der dækker heleorganisationen. Som konsekvens heraf blevdet redaktionelle arbejde omorganiseret, ogder blev nedsat en samlet webredaktion, derfik til opgave at stå for driften af hjemmesideni fremtiden.

For brugere betyder det, at 2008 vil byde påyderligere forbedringer af hjemmesiden i taktmed at det resterende indhold omlægges.

E-læsesalen – En ny hjemmeside

Målsætningen for e-læsesalsprojektet er delsat skabe en fælles, samlet indgang til allepublikumsvendte informationer og webtje-nester, dels at udvikle nye webtjenester.

I løbet af året blev der indkøbt og implemente-ret et nyt websystem, et såkaldt ContentManagement System, der vil gøre det lettereat vedligeholde hjemmesiden. Der er blevetskabt et nyt webdesign og en grundlæggendeanderledes strukturering af informationerne,der tager udgangspunkt i brugernes behov.Endelig er der blevet udarbejdet et omfattendenyt og fælles vejledningsmateriale.

Som noget nyt henvender hjemmesiden sigdirekte til flere målgrupper særskilt, idet derer udarbejdet særlige introduktioner til første-gangsbrugere, slægtsforskere, studerende,

Blik gennem Rigsarkivetslæsesal i Provianthuset påSlotsholmen.


forskere og brugere, der blot kommer enenkelt gang på arkivet fx for at få oplysningerom deres ejendom.

Med den nye hjemmeside, der i en første ver-sion var klar til lancering ved årets udgang, harbrugerne fået langt bedre muligheder for at for-berede et besøg på arkivernes læsesale.

Spørg Arkivaren

På Rigsarkivets og Landsarkivet forSjællands hjemmesider kunne brugerne somet forsøg hen over sommeren elektronisk stil-le spørgsmål om arkivbrug og få svar indenfor 24 timer.

Mange benyttede sig af den nye service, somkaldtes ”Spørg Arkivaren”. Der blev spurgtom alt fra slægtsforskning, til bestemte arki-valier eller hvordan man kommer i gang medarkivstudierne.

Spørgsmål og svar har dannet basis for etab-leringen af en FAQ (Frequently AskedQuestions) på hjemmesiden, til glæde forandre brugere. Og de opsamlede erfaringerhar ført til en beslutning om i 2008 at etablereen fælles ”Spørg Arkivaren”-service for alleenheder i Statens Arkiver, foreløbig i enforsøgsperiode på ¾ år.

Nyt på læsesalene

Ikke bare den digitale læsesal, e-læsesalen,er der blevet arbejdet på. Også de traditionellelæsesale har fået deres. Såvel det østligstesom det sydligste landsarkiv har i 2007 afslut-tet en række forbedringsarbejder: I Køben-havn er der kommet nyt gulv og nye borde, ogi Aabenraa har læsesalen generelt fået enopfriskning, herunder ny skranke, reoler, gulv-tæppe m.m.

I brugerundersøgelserne har ønsket om atkunne arbejde i grupper været fremført fleregange. Som et forsøg har Landsarkivet forSønderjylland derfor på den første mandag imåneden budt muligheden til. Tilbuddet, der

især rettede sig til lokal- og slægtshistoriskeforeninger og arkiver, blev modtaget med storentusiasme. I gennemsnit ankom på dissemandage tre til seks grupper hver med tre tilseks personer som deltagere, der typiskbestilte væsentligt flere arkivalier end normalt.Det er besluttet at fortsætte forsøget i 2008.

Kurser, foredrag og andrearrangementer

Kontakt og dialog med brugerne er centralfor Statens Arkiver. På alle enheder er ræk-ken af årlige brugermøder fortsat, ligesomder er blevet afholdt et større antal bruger-rådsmøder. På møderne er bl.a. StatensArkivers brugerundersøgelser og konkreteforhold på de enkelte læsesale blevet drøftet.Samtidig er der orienteret om de mange nyeinitiativer, der tages i disse år, ikke mindst pådet digitale område. Ud over brugerråds- ogbrugermøder er der desuden afholdt 95 fore-drag og kurser m.m.

Der er således gennemført introduktionskur-ser til Statens Arkivers nye e-læsesal og tilnye moduler i DAISY.dk – den elektroniskearkivregistratur. Dertil kommer kurser i skrift-læsning og kurser for helt nye læsesalsbru-gere. Ikke mindst de sidstnævnte har væretmeget populære, og bl.a. på Landsarkivet forFyn har kurserne derfor måttet dubleres.

Foredrag og kurser er også blevet holdt for atintroducere til særlige emner af interesse forarkivbenyttere. Det gælder bl.a. ejendomshis-torie, fremfinding og brug af faderskabssager,patientjournalens historie og indholdet i demange nye amtsarkiver, der gennem de sid-ste år er afleveret til landsarkiverne.Deltagerantallet har været betydeligt, og etemne som slægtshistorie på nettet trak såle-des hele 60 brugere til Landsarkivet forSønderjylland en dag i efteråret.

Videre er der blevet udbudt en rækkeforskningsbaserede foredrag typisk medudgangspunkt i det enkelte arkivs samlinger.Især er der blevet lagt vægt på emner, somenten arkivernes forskere eller læsesalens


brugere har gjort sig til specialister i. Someksempler kan nævnes franske emigranter iKøbenhavn 1789-1814, rejser på beggesider af jerntæppet i 1950’erne og heksepro-cesser på Fyn.

Endelig har Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland som sædvanlig deltaget i denkøbenhavnske kulturnat, hvor temaet var ”Påkant med loven”.

Fra kort til arkivalier– om DigDag-projektet

Mange historiske informationer er knyttet tilsteder, der er del af forskellige forvaltningsen-heder og administrative strukturer. En lands-by hører fx til under et sogn, og hvis man ikkeved, hvilket sogn det drejer sig om, er detumuligt at finde frem til de kirkebøger, derrummer oplysninger om landsbyens beboere.Det er blot ét eksempel ud af mange på, atdet kan være nødvendigt at kende til deadministrative opdelinger af landet gennemtiderne, når man søger historiske eller aktuel-le informationer.

Derfor er et konsortium under ledelse afStatens Arkiver gået sammen om projektDigDag (Digitalt Atlas over Danmarks histo-risk-administrative inddeling) for at undersøgemulighederne for at skabe et fælles søgered-skab, som de store kulturinstitutioner kanknytte deres geografisk relaterbare samlingertil.

Projektet fik i august 1 mio. kr. til projektmod-ning af Forsknings- og Innovationsstyrelsenspulje til styrkelse af forskningsinfrastrukturen.På grundlag af resultaterne fra dette forpro-jekt planlægger konsortiet i 2008 at søgestøtte samme sted til et fuldt udfoldet projekt.

Konsortiet består foruden Statens Arkiver afdet Kongelige Bibliotek, Kort &Matrikelstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen,Københavns Universitet, afdelingerne forHistorie, Navneforskning samt Skov ogLandskab, Nationalmuseet og SyddanskUniversitet.

Forskning

I serien ”Kilder til dansk forvaltningshistorie”udkom to bind: Vor Gunst Tilforn om perio-den 1500-1750 samt Nordatlanten ogTroperne, der omhandler Færøerne,Grønland, Island og tropekolonierne. Nils G.Bartholdy fra Rigsarkivet udgav Adels- ogvåbenbreve udsendt af danske (unions-)konger indtil 1536. De tre kildepublikationerudkom alle hos Selskabet til Udgivelse afKilder til Dansk Historie.

Leif Hansen Nielsen fra Landsarkivet forSønderjylland fik hos Historisk Samfund forSønderjylland trykt sin ph.d. afhandling AdIndustriens Vej. Studier i den slesvig-holsten-ske industri 1864-1914 med særlig henblikpå Nordslesvig, ligesom MuseumTusculanum Forlag udsendte Merete BøgePedersens ph.d. afhandling Prostitutionen ogGrundloven. Regulering af og debat om pro-stitution i Danmark i perioden ca. 1860-1906.Hendes kollega ved Landsarkivet forNørrejylland, Annette Østergaard Schultz,publicerede på landsarkivets forlag I én ogsamme båd. Lokal og regional kriseforvalt-ning under 1. verdenskrig. Birgitte Possing fraRigsarkivet udgav hos Gyldendal ”Udenomsvøb”. Et portræt af Bodil Koch, der høs-tede mange anmelderroser.

I Baltic Connections. Archival Guide to theMaritime Relations of the Countries aroundthe Baltic Sea skrev Erik Gøbel fra Rigsarkivetartiklen om Danmark. Christian Larsen ligele-

Statens Arkivers forskningtjener også kulturen, hvorinstitutionen hører til.Historisk Samfund forSønderjylland udgav dennebog om industrien i Slesvig-Holsten 1864-1914 vedarkivar, seniorforskerLeif Hansen-Nielsen vedLandsarkivet forSønderjylland.


des fra Rigsarkivet udarbejdede Registre tilKirkehistoriske Samlinger 1849-2006.Den 1. oktober holdtes i Aabenraa et åbentforskerseminar om forbrydelse, efterforskningog straf med indlæg fra fem arkivarer.Asbjørn R. Thomsen fra Rigsarkivet fik ph.d.stipendium ved Statens Arkiver.

Michael H. Gelting, Rigsarkivet, blev 1. augustudnævnt til deltidsprofessor i EarlyScandinavian Studies ved University ofAberdeen. Tillige blev han den 20. oktober pro-moveret som æresdoktor ved GöteborgsUniversitet. Hans Schultz Hansen, Landsarkivetfor Sønderjylland, fik 1. september tillagt titelsom adjungeret professor i erhvervs- og politiskhistorie i den dansk-tyske grænseregion vedSyddansk Universitet. Han holdt 6. novembertiltrædelsesforelæsning om økonomiske ogsociale interessers betydning for slesvigernesvalg af national identitet 1840-1848.

Nordisk samarbejde

Der er mange årtiers tradition for frugtbartsamarbejde mellem nordiske arkiver.Rammerne lægges på rigsarkivarmøder, somi 2007 blev holdt i Island. Under islandskhovedredaktion er det nu i flere år opnået, atNordisk Arkivnyts fire numre leveres til tiden.Bladet er i fortsat udvikling og bringer godeorienteringer om udviklingen i hvert af lande-ne. Under fælles betingelser med navnetNordisk Arkivakademi blev der også i 2007holdt ekspertseminarer for indbudte nordiskearkivarer. Endelig blev der på finsk forslaggennemført en benchmarking af de nordiskelandes indsatser for digitalisering af arkiv-materiale.

Færøernes Landsarkiv 75 år

Den dansk-norske arkivaftale fra 1991 med-førte, at arkivalier, der udgør kilder tilFærøernes historie, overførtes fra det dansketil det norske rigsarkiv. I den anledning bleven dansk-færøsk embedsmandgruppe ned-sat for at overveje, hvorledes færøske inter-esser bedst kunne tilgodeses. Gruppenafsluttede sit arbejde så betids, at der i for-bindelse med fejringen af Færøernes Lands-arkivs 75 års fødselsdag dertil fra Rigsarkivetkunne overføres arkivalier fra Den Kgl.Færøske Handels afdelinger i Færøerne.Samtidig deponeredes arkivalier af særlig

Under nordisk rigsarkivar-møde ses fra venstre

Jussi Nuorteva, Finland,Olafur Asgeirsson, Island,Tomas Lidman, Sverige,og Ivar Fonnes, Norge.Billedet er taget foran

forfatteren GunnarGunnarssons hus i

Skriduklastur i Fljótsdal.

Til højre:Det færøske landsarliv

fejrede sit 75-års jubilæum.De færøske arkivalier er

i vid udstrækning blevet til iadministrationens centrum

på Tinganes i Tórshavn.

Sammen med værten,landsarkivar

Sámal Johanesen,kigger kontorchef

Jane Johansen Pade,Kulturministeriet,

på udstillingen, somvar arrangeret ved detfærøske landsarkivs

75 års jubilæum.


betydning for Færøernes historie i FærøernesLandsarkiv, bl.a. J. Chr. Svabos Indberetningfra en Reise i Færø, 1781-82.

Internationalt samarbejde

Johan Peter Noack har deltaget i de såkaldteEBNA-møder, som er halvårlige mødermellem EUs rigsarkivarer. Møderne afholdes idet land, der besidder formandsskabet i EU.Chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltaget imøderne i European Archives Group, der ernedsat af EU-kommissionen til opfølgning afde anbefalinger, der fremgår af EU-publikatio-nen ”Report on Archives in the enlargedEuropean Union”. Statens Arkiver har ligele-des været repræsenteret i NATOs ArchivesCommittee, der bl.a. drøfter tilgængeliggø-relse, herunder af- og nedklassificering, afNATOs arkiver i Bruxelles.

Baltic Connections

I tre år har Rigsarkivet samarbejdet med uden-landske kolleger om at lave en guide over arkiva-lier til belysning af forbindelserne mellem landenerundt om Østersøen, inklusive initiativtagerlandetHolland, 1450-1800. Efter at have aftalt retnings-linjerne udarbejdede de enkelte lande hver sitbidrag – Danmark, Estland, Finland, Letland,Litauen, Holland, Polen, Rusland, Sverige ogTyskland. Det danske bidrag blev forfattet af

seniorforsker Erik Gøbel og historiestuderendeUlrich Flaskager Hansen. Den endelige redaktionblev foretaget i nationalarkivet i Haag.Resultatet af anstrengelserne foreligger i form aftre imponerende og særdeles nyttige bind – BalticConnections; Archival Guide to the MaritimeRelations of the Countries around the Baltic Sea(including the Netherlands) 1450-1800, redigeret

Den hollandske rigsarkivarMarten van Bovenoverrækker registratur i 3bind til ambassadør drs.Gerard J.H.C. Kramer, deraftenen før var vært ved enmiddagsbuffet.

Europæiske rigsarkivarersamlet til møde i Lissabon idecember. For Danmarkdeltog ved denne lejlighedchefkonsulent Poul ErikOlsen.

Arkivar, seniorforskerErik Gøbel arrangeredemed succes afslutnings-konferencen for dethollandsk initierede projektBaltic Connections.


af Lennart Bes, Edda Frankot og Hanno Brand,og udgivet af Brill i Leiden i 2007. Sammen medforskelligt supplerende materiale som fx en udstil-ling er guidens tekst frit tilgængelig på hjemmesi-den www.balticconnections.net. Det succesrigeprojekts afslutning blev fejret ved en konferencepå Kronborg Slot med deltagelse af 40 personer.

Memory of the World– Sundtoldregnskaberne

Unesco’s Memory of the World Register blevden 20. juni forøget med 38 nye umisteligedokumenter af unik global betydning. Heriblandtbefinder sig Sundtoldregnskaberne, der ube-

stridt er det almenhistoriske danske kildemateri-ale, der har størst international bevågenhed. ISundtoldregnskaberne findes oplysninger omhvert et skib, der passerede de danske stræderi 300 år, indtil Sundtolden i 1857 blev ophævet.Med optagelsen på Memory of the World-registret har Sundtoldregnskaberne fået pladsmellem andre umistelige kulturskatte som fxBayeux-tapetet og filmen The Wizard of Oz.

Privatarkivudvalget

For fjerde gang har privatarkivudvalget nu afgi-vet rapport til kulturministeren. Centralt 2004-07 har stået en udredning om bevaring af

Danmark kontrolleredeindsejlingen til Øresund, derher ses hen over Kronborgstage. I århundreder kunnekongen opkræve told, nårskibene passerede. I told-regnskaberne er hvert skib

registreret.

Opslag iØresundstoldregnskaberne

for 1734 med opgørelseover de hollandske skibe,

som havde passeretHelsingør på vej fra

Østersøen, og den told,de havde betalt.


Unescos diplom,der fastslår, at Øresunds-toldregnskaberne er optagetpå listen Memory of theWorld.

private digitale arkivalier, som blev udarbejdetaf et udvalg, der til formand havde seniorfor-sker Kenn Tarbensen, Erhvervsarkivet.Resultaterne satte deres præg på de anbefa-linger, som indgår i rapporten til ministeren,nemlig at der iværksættes udvalgte strategis-ke projekter, og at arbejdet fortsættes på atudrede de særlige problemer, som bevaringenaf private digitale arkivalier rejser. Blandt andreanbefalinger kan nævnes, at der nu bør fore-tages en revision af den fordeling af indsam-lingsopgaver, som blev vedtaget af privat-arkivudvalget i midten af 1990’erne.

Danmarks nationale privatarkiv-database

Det er i privatarkivudvalgets regi, Danpa erblevet til. Det er derfor også udvalget, dersøgte og fik bevilling til den opdatering nr. 2,som for tiden er under udførelse. Det sker iden oprindelige projektgruppe, der stadigledes af stadsarkivar Asbjørn Hellum, Vejle.Indsatsen har været afhængig af færdiggø-relsen af lokalarkivernes registraturværktøj,Arkibas4, under Sammenslutningen af LokalArkiver. Opdateringen forventes afsluttet iløbet af foråret. Det er på længere sigt målet,at stadig flere museer eksporterer registre-ringsdata om deres arkivalske samlinger, og atDanpa gradvis overgår til en platform baseretpå samsøgning i institutionernes databasereller i regelmæssigt høstede udtræk herfra.

ABM-standarder for dataoverførsel

Et godt resultat af flere års indsats er nu sik-ret. Den er foregået i et samarbejde mellemBiblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen ogStatens Arkiver. På et afsluttende styregrup-pemøde forelagde den nedsatte arbejdsgrup-pe sin endelige indstilling. Efter bred høringgodkendtes hele standarden med specifika-tionssæt omffattende mapningstabeller ogXML-skema. Hele materialet er lagt op påKulturarvsstyrelsens hjemmeside.Arbejdsgruppen fortsætter som et sektor-stan-dardiseringsudvalg, der skal vedligeholde stan-darden med ansvar over for styregruppen.

Rådet for udvikling af nationaltABM-samarbejde

Også i 2007 har Rådet stået sin prøve, nårdet drejer sig om at udvikle konkrete samar-bejder. På tre områder har det givet vigtigeresultater. Der er for det første fra centraleinstitutioner indgivet fællesansøgninger omstøtte fra den pulje, som fordeles efter indstil-ling fra Kulturministeriets Udvalg for digitalbevaring. Det er for det andet – gennemSektorforskningsinstitutionernes direktørkolle-gium – opnået, at Kulturministerietsforskningsinstitutioner repræsenteres i defaglige udvalg, som for Videnskabsministerietskal foreslå indikatorer til vurdering afforskningen. Og der er for det tredje foretagetkoordination af ansøgninger til de betydeligemidler, som regeringen har afsat til styrkelseaf forskningens infrastruktur. Der blev såledesopnået støtte til at modne et projekt omDigitalt Atlas over Danmarks historiske admi-nistrative inddeling.

Strategi for digitalisering afkulturarven

Kulturministeriet har gennem hele året fortsatindsatsen for at udarbejde en regeringsstra-tegi for digitalisering af kulturarven. En langrække sider af problemstillingerne er blevetbelyst, herunder gennemgås en række meretekniske aspekter ved konsulentrapporter.Det er forudset, at arbejdet skal afsluttes iløbet af 2008. Rådet for udvikling af nationaltABM-samarbejde har på sin side som ledheri fortsat bestræbelserne på at koordinere

institutionernes samarbejde med DanmarksRadio om etablering af en fælles hjemmesidefor kulturarven.

Statens Arkiver 2015

Strategi er vilje til at handle i et bestemt per-spektiv. Den er særlig vigtig, når man tænkerpå, at hverdagens myriader af beslutningerkunne føre hvor som helst hen. I 1999udsendtes Statens Arkiver 2010, der har gjortgod fyldest, men nu er overhalet. Ledelsenskrev derfor et udkast, som medarbejderneblev opfordret til at kommentere. Af proces-sen fremstod Statens Arkiver 2015. Pågrundlag af en revideret analyse af samfunds-udviklingen er de strategiske mål nu samlet itre hovedgrupper, nemlig 1. bredspektretdigital formidling, 2. sikker digital bevaring og3. udvikling som videnscenter.

Trivselsundersøgelse

Efter års modning fandt Statens Arkiver udvejfor at gennemføre en trivselsundersøgelse.En arbejdsgruppe under hovedsamarbejd-sudvalget samvirkede med firmaet Aspektom et spørgeskema. Som resultat af under-søgelsen fremstod dels en række positiveiagttagelser, dels en række områder, hvor dermå gøres en behjertet indsats. De blev opstil-


let i en handlingsplan, som hovedsamarbejds-udvalget vedtog i november. De vigtigsteområder heri er større fokus på personale-politikken, opstilling af individuelle kompeten-ceudviklingsplaner for alle medarbejdere,gennemsigtiggørelse af mellemlederstruktu-ren og mindre udstrakt brug af midlertidigeansættelser.

Medarbejderseminar påNyborg Strand

Statens Arkiver udgør én samlet institution.Det er derfor vigtigt, at medarbejderne medmellemrum på nogle år kan samles til fællesdrøftelser. Det skete denne gang på NyborgStrand, efter buskørsel fra Viborg, Århus,Aabenraa, Odense og København. På pro-grammet stod udvalgte fællesprojekter vedmedarbejderne selv, pejlemærker for fremti-den på Kulturministeriets område ved depar-tementschef Karoline Prien Kjeldsen, udkasttil Statens Arkiver 2015 samt fremlæggelse afresultaterne af trivselsundersøgelse ved TueFreltoft, Aspekt.

Forberedelse af ny kontrakt medKulturministeriet

Der vil altid være store forventninger, når derskal indgås ny kontrakt. Ledelsen indbødderfor i foråret medarbejderne til at bidragemed deres bedste ideer, da kontrakten for2009-12 skulle overvejes. Der indkom mangegode og fantasifulde forslag, som stort setdækker alle sider af virksomheden. På etseminar 3. oktober drøftede ledelsen demindgående, selvsagt i lyset af, hvordan bevil-lingsmulighederne kunne vurderes. Somresultat fremstod en række projekter, dernærmere skal beskrives og ressourcebereg-nes, før forhandlingerne med ministeriet kanbegynde.

Fra medarbejderkonferencenpå Nyborg Strand 15. maj.

Landsarkivetfor

Sjælland

Rigsarkivet LandsarkivetforFyn

Landsarkivetfor

Nørrejylland

Landsarkivetfor

Sønderjylland

Erhvervs-arkivet

*)5.163Modtagelse af arkivalieropgjort i hyldemeter

Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2007

1.310 4.441 7 1.874

StatensArkiveri alt

12.795

17.91616.930Besøgende på læse-salene 8.877 11.445 3.655 3.410 62.233

22.53851.614Ekspederede enhederpå læsesalene 8.468 89.471 5.240 9.286 186.617

1.1801.491Besvarelse af skriftligeforespørgsler 471 730 318 132 4.322

Produktion

Statens Arkiver leverer mange forskelligeserviceydelser til myndigheder og borgere.De spænder lige fra vejledning af de mangebesøgende gæster på læsesalene overkonservering og sikkerhedsfilmning til ordningog modtagelse af arkivalier fra myndighederog private personer. Et udsnit af disse service-ydelser er præsenteret i tabel 1.

*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.


Statens Arkiver i tal

2007

Tabel 2. Udgifter i 2007 fordelt på hovedaktivitetsområder


Økonomi

Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2007190,7 mio. kr. opgjort som udgifter ekskl.moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivi-tetsområder er vist i tabel 2.

Indtægtsgivendeforsknings-virksomhed

Indtægts-dækket

virksomhed

OrdinærvirksomhedMio. kr.

Andre tilskuds-finansieredeaktiviteter

Bygge- ogflytte-

planlægningI alt

1,072,0Løn 2,5 13,7 103,3

0,176,5Øvrig drift 0,8 0,6 87,4

1,1

14,1

5,7

19,8148,5Udgifteri alt

3,3 14,3

Leje og driftaf midlertidigemagasiner

0,0

3,7

3,7 190,7

Personaleressourcer

Statens Arkivers samlede personaleforbrugudgjorde i 2007 330 årsværk eller 103,3 mio. kr.opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af dissepersonaleressourcer anvendes i tilknytning tilStatens Arkivers primære aktiviteter, dvs. beva-ring og kassation, konservering og sikkerheds-filmning, formidling samt forskning. Figur 1 viser,hvordan personaleressourcerne til disse formålprocentvis er fordelt på de nævnte formål.

Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2007

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 8,1

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 13,4

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 11,7

Formidlingsopgaver 37,3

Forskning 6,5

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 10,0

Generel ledelse 13,0

I alt 100,0

Øvrige driftsudgifter

Et karakteristisk træk ved Statens Arkiversudgiftssammensætning er den betydeligeandel af driftsudgifterne, der anvendes tilhjælpefunktioner, herunder bygningsdrift(husleje, vedligeholdelse, rengøring, varmeo.lign.). 83,2 % af de øvrige driftsudgifter(dvs. de samlede driftsudgifter fratrukket løn-udgifter) anvendes således til dette formål(se figur 2).

Da denne udgiftspost kun i begrænsetomfang kan påvirkes, er Statens Arkiversomdisponeringsmuligheder på øvrig drift-området yderst beskedne.

Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2007

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 1,6

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 2,9

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 3,1

Formidlingsopgaver 4,6

Forskning 0,6

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 83,2

Generel ledelse 4,1

I alt 100,0

Indtægtsdækket virksomhed

Statens Arkivers indtægtsdækkede virk-somhed beskæftigede 52 årsværk i 2007.Indtægterne udgjorde 23,7 mio. kr., mensudgifterne var 19,8 mio. kr. De leveredeydelser bestod især af ordning og pakningfor arkivskabende myndigheder indenaflevering af deres arkiver, samt i mindreomfang dokumentationsydelser for borgereog myndigheder.


Statens Arkiver

RigsarkivarJohan Peter Noack

SekretariatetØkonomi- og administrationschef

Klaus Kulmbach

Bygge- og flyttesekretariatetArkivchef

August Eriksen

ErhvervsarkivetOverarkivar

Chr. R. JansenRigsarkivet

Dansk Data ArkivArkivchef

Steen Ousager

PublikumsafdelingenArkivchef

Inge Bundsgaard

Bevarings- og Kassationsafd.Konst. arkivchef

Kirsten Villadsen Kristmar

Landsarkivet for NørrejyllandLandsarkivarChr. R. Jansen

Landsarkivet for SønderjyllandArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for FynArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for SjællandLandsarkivar

Inge Bundsgaard

RigsarkivetRigsdagsgården 91218 København KTelefon 33 92 33 10Telefax 33 15 32 39E-mail: [email protected]

Landsarkivet for SjællandJagtvej 10Postboks 6612200 København NTelefon 35 24 82 00Telefax 72 26 53 48E-mail: [email protected]

Landsarkivet for FynJernbanegade 36 A5000 Odense CTelefon 66 12 58 85Telefax 66 14 70 71E-mail: [email protected]

Landsarkivet for NørrejyllandLl. Sct. Hans Gade 58800 ViborgTelefon 86 62 17 88Telefax 86 60 10 06E-mail: [email protected]

Landsarkivet for SønderjyllandHaderslevvej 456200 AabenraaTelefon 74 62 58 58Telefax 74 62 32 88E-mail: [email protected]

ErhvervsarkivetVester Allé 128000 Århus CTelefon 86 12 85 33Telefax 86 12 85 60E-mail: [email protected]

Dansk Data ArkivIslandsgade 105000 Odense CTelefon 66 11 30 10Telefax 66 11 30 60E-mail: [email protected]

Adresser, telefoner og åbningstider

Aal

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.-fre. 9-16

ma.-to. 9-16fre. 9-15

Statens ArkiverRigsdagsgården 91218 København K

2007

Documents

Årsberetning 2007 for Statens Arkiver