Årsberetning 2005 for Statens Arkiver

Årsberetning

2005

Forsidefoto

Der var ingen fint klædte mennesker, der holdt højtideligetaler, da det første ”spadestik” til bygningen af et fælles-magasin for Statsbiblioteket og Erhvervsarkivet i Århusblev taget den 12. december. Til gengæld kan en gravkotage mange spadefulde på en gang.

Udgiver Statens Arkiver • Design e-TypesTryk Special-Trykkeriet Viborg • Oplag 900ISBN 87-7497-219-7

Statens Arkiver

Årsberetning 2005

2005

Forord

De fleste husker endnu Rigarkivets byggesag fra presserøret for nogle år siden. I denne års-beretning kan man forvisse sig om, at planlægningen for nye magasiner på Kalvebod Bryggeer i god gænge.

Der er fuld tryk på kedlerne, navnlig takket være en række midlertidige bevillinger. Glædeligstblev, at der kom beslutning om flere penge til publikumsservice fra 2006, så landsarkiverne vilkunne genåbne læsesalene om mandagen.

Værd at omtale er også, at vi kunne engagere os i at finde løsninger på amternes arkiv-spørgsmål. Det skete i et bredt samarbejde med Amtsrådsforeningen, KommunernesLandsforening og en række ministerier. Der er nu udsigt til at sikre, at der bliver taget håndom arkivalierne, når amterne er ophørt fra 2007.

God læsning.

Johan Peter NoackRigsarkivar

side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2005

Kontrakt og økonomi

Enhver institution drømmer om, at pengenestrækker til de basale funktioner. Under tilpas-ningerne 2002-2005 blev Statens Arkiver relativthårdt ramt, så følgerne blev tilsvarende dybe.Det ville have været urealistisk, om StatensArkiver havde forhandlet sin resultatkontrakt for2005-2008 i håbet om genopretning.

Betingelserne blev da også fortsat generelknaphed – men heldigvis kombineret medsærbevillinger til udvalgte projekter.Smerteligt føltes det navnlig at se bort framuligheden for, at landsarkivernes læsesalekunne åbnes igen om mandagen.

Ved årets begyndelse kom arbejdet på at nånye mål op i fart ved bevidstheden om, at detvar lykkedes at præstere fuld målopfyldelsepå kontrakten for 2001-2004. Især de nyestørre projekter blev åbnet med spænding.Som man kan læse andetsteds i denne beret-ning, er der øvet indsatser, hvis resultater lovergodt. Statens Arkiver ser derfor med fortrøst-ning fremad til de kommende års resultater.

Året sluttede med en finanslov, som rummerglædeligt nyt. Ved brede aftaler blev der sik-ret Statens Arkiver to nye særbevillinger. Vedudlodning af UMTS-provenuet tilkom derover hvert af de følgende tre år 1,5 mio. kr. tilen forstærket forskningsindsats.

Og virkelig bemærkelsesværdigt, for hvert afde følgende fire år blev der bevilget 3 mio. kr.til forbedret publikumsservice, herunder tillængere åbningstid og udvidet vejledning.Udmøntningen kræver grundig overvejelse ogskal drøftes nærmere med Kulturministeriet,men det kan allerede nu forudses, at lands-arkivernes læsesale i løbet af året igen vilåbne om mandagen.

Resultatkontraktprojekter om elektroniske arkivalier

Resultatkontrakten for perioden 2005-2008har givet Statens Arkiver mulighed for at gen-nemføre konvertering af sin samling af elek-

troniske arkivalier og påbegynde tilgængelig-gørelse af elektroniske arkivalier.

I 2005 blev der på begge områder, gennem-ført forprojekter, som havde til formål atopstille mål for resten af resultatkontrakt-perioden. Målene blev godkendt afKulturministeriet i november.

For tilgængeliggørelse af elektroniske arkiva-lier er det overordnede mål, at det skal væremuligt at bruge dem uden særlige IT-forud-sætninger. Det forudsætter, at der kan fore-tages søgninger efter sags- og dokument-oplysninger i elektroniske journaler og syste-mer til elektronisk sags- og dokumenthåndte-ring (ESDH), og at elektroniske dokumenterkan vises. Derudover skal der udvikles syste-mer, der understøtter identifikationen af elek-troniske arkivalier og muligheden for at indlæsedata i almindelig udbredte statistikprogrammerog databaseværktøjer. På basis af erfaringer iperioden skal der ved udgangen af 2008 væreetableret grundlag for det videre arbejde medtilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier.

Formålet med konvertering af StatensArkivers samling af elektroniske arkivalier erat bringe alle elektroniske arkivalier op til dennuværende bevaringsstandard. Endvidereskal der ske en digitalisering af de audiovisu-elle arkivalier, hvis medier har begrænsetholdbarhed. Konvertering til bevarings-standarden gør både tilgængeliggørelse ogbevaring mulig på længere sigt.

I forprojektet blev der foretaget undersøgelseog dybere registrering af arkivalierne. Desudenblev der programmeret prototyper af program-mer. I gang er nu udviklingen af programmer tilkonvertering og skanningsforberedelse samtanalyse af de mange arkivalier. Ligeledes erarbejdet med at fastslå, efter hvilke principperkonverteringen skal foregå, blevet indledt.

Kronjyllands Kommunesvåben. Udformningen afvåbener for en række nyekommuner har involveret Statens Arkivers heraldiskesagsbehandler, arkivar Nils G. Bartholdy, Rigsarkivet.

Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 4

Debat om kassation

Bevaringens politiske økonomi må være enhjørnesten i arkivernes virke. I en redegørelsetil Folketinget i november skrev StatensArkiver: ”Kassation er bevaringens forudsæt-ning… For at relevante dokumenter kanindgå i den arkivalske kulturarv, må mindrerelevante dokumenter kasseres.” Lykkeligviser dette bredt anerkendt i den politiske ver-den og den større offentlighed.

Det blev indtrykket, da røgen havde lagt sigefter sommerens debat. Den var i det storehele begrænset til Kristeligt Dagblads spalter.Over en uges tid i juni rettede bladet alt detskyts mod Statens Arkiver, som var at op-drive. Det blev taget hjem fra Norge ogSverige, og det blev fundet frem blandt lokal-arkivarer, som gerne ser, at staten tager etstørre ansvar for kommunernes bevaringer.Der blev spidset ører, og kulturministerenmåtte i samråd.

Kristeligt Dagblad rejste i junien debat om kassationens

omfang i Statens Arkiver. I den anledning blev kultur-

ministeren kaldt i samråd, ogder blev afgivet en rede-

gørelse til Folketinget.

Resultatet blev redegørelsen til Folketinget,hvis konklusion lyder: ”Der er ingen tvivl om,at kommende generationer af arkivbrugere,læg som lærd, vil finde relevant kildematerialeaf høj kvalitet til det sidste halve århundredesdanske historie. For denne epoke afDanmarkshistorien er der således, kvantitativtog kvalitativt, tilvejebragt et autentisk doku-mentationsbidrag til kulturarven, der næppeer overgået for nogen anden periode.” (Heleredegørelsen findes på www.sa.dk.)

Det nye Rigsarkiv

Havde det været billigere at skaffe nye varigebetryggende magasiner, ville det have væretlettere at forsvare en mere omfattende be-varing. I driften af Statens Arkiver sker der enafstemning af faglige standarder med nød-vendige politiske hensyn.

Nye varige betryggende magasiner har væretlænge undervejs, men de kommer. Det skertakket være regeringsbeslutningen 2003 omdet nye Rigsarkiv på Kalvebod Brygge – i tofaser. Den første drejer sig om magasinerne,mens de øvrige funktioners husning kommeri en fase 2, hvis gennemførelse der endnuikke er truffet politisk beslutning om. Menmålet er stadig et nyt samlet Rigsarkiv.

De nye varige betryggende magasiner påKalvebod Brygge blev i 2004 statens førsteprojekt for offentligt privat partnerskab (OPP).Det er forankret i Slots- og Ejendoms-

styrelsen, hvis direktør Carsten Jarlov er for-mand for styregruppen, hvori også afdelings-chef Steen Kyed og rigsarkivar Johan PeterNoack har sæde. Styregruppen har besluttet,at arkivfaglige funktioner ikke indgår i partner-skabet.

Gennem en omfattende udbudsforretning erder nu fundet en rådgiver for projektet. Detblev et konsortium, hvis vigtigste medlemmerer Birch & Krogboe og Grant Thornton.Bistået af andre eksperter gik ingeniører ogrevisorer i gang i august. Målet er at udarbejdehele det materiale, som skal ligge til grund foret omfattende udbud, der vil blive gennemførti 2006.

15. december vedtog Københavns borger-repræsentation lokalplan 403 Rigsarkivet – forhele det område ved godsbanen, som projek-tet indgår i. Det skete efter grundige drøftelsermed flere interessenter, herunder DSB ogBaneDanmark. Staten kan derfor nu købe denforudsete grund af DSB.


Skitser til Rigsarkivets ogLandsarkivet for Sjællandsmagasinbyggeri på KalvebodBrygge, statens første projekt for offentligt-privatpartnerskab (OPP).


Nyt magasinbyggeri tilErhvervsarkivet

Det første spadestik til bygningen af magasintil Erhvervsarkivet og Statsbiblioteket i Århusblev taget 12. december.

Det projekt, der blev valgt i foråret, fremstårsom en enkel bygning med en rolig og beher-sket arkitektur. Bygningen er fint indarbejdet iomgivelserne, idet den store magasindel erskåret lidt ned i terrænet. Prisen for bygningener knap 30 mio. kr. Hertil kommer så reoler tillidt under 20 mio. kr. for omkring 70 km hyldersamt grundkøb på 3,5 mio. kr. Der bliver net-kabling i alle magasiner. Erhvervsarkivet får ud over magasinerne to kontorer samt mod-tagelses- og ordningsrum, ligesom der indret-tes frokoststue, køkken etc. Indtrykket afdette interiør er lyst og luftigt.

Ifølge byggeplanen sker de første indflytningerallerede i november 2006. Et sted mellem 40-50 hyldekilometer aviser, bøger samt arkivalierskal flyttes.

Den officielle overdragelse sker 22. decem-ber 2006.

Kommunalreformen

Regeringens beslutning om at gennemføre enomfattende kommunalreform, hvor amternenedlægges og de 271 kommuner reducerestil 98, indebar også en række arkivmæssigeudfordringer.

Kulturministeriet bad derfor i marts StatensArkiver om at koordinere arbejdet i enarbejdsgruppe, som skulle anvise en praktisk

Første spadestik til bygningen af magasin

til Erhvervsarkivet ogStatsbiblioteket i Århus blev

taget den 12. december. Ved årsskiftet var

hjørnerne stukket.


Amtsgården i Aabenraa(Sønderjyllands amt). StatensArkiver koordinerede arbejdeti en arbejdsgruppe vedrørendeløsning af arkivspørgsmålet iforbindelse med amternesnedlæggelse.

Fra arkivkælderen i den sønderjyske amtsgård.Amternes arkivalier til og med 1992 vil blive afleveret til Statens Arkiver, mens arkivalier 1993-2006 vil blivemidlertidigt placeret i mellemarkiver til betjening afefterfølgermyndighederne.

løsning af arkivspørgsmålet i forbindelse medamternes nedlæggelse. Arbejdsgruppenbestod af medlemmer fra KL, Amtsrådsfor-eningen og Statens Arkiver samt en række afde ministerier, som berøres af amternes ned-læggelse. Gruppen afrapporterede i august tilKulturministeriet med en anbefaling af, atamternes arkivalier til og med 1992 afleverestil Statens Arkiver. Arkivalier fra perioden1993-2006, som fortsat vil være i hyppigadministrativ brug, placeres i midlertidigemellemarkiver, der sørger for, at sagerne stil-les til rådighed for de relevante efterfølger-myndigheder. Når der ikke længere eradministrativt behov for disse sager, skal deafleveres til Statens Arkiver. Endelig skal der iforbindelse med reformen afleveres arkive-ringsversioner af data fra amternes elektro-niske systemer med bevaringsværdige data.Det bliver første gang, at der i større omfangbliver overført amtslige elektroniske arkivaliertil opbevaring i arkiv.

Herudover gennemførte Statens Arkiver et til-syn med primærkommunernes arkivforhold.Hver kommune skulle i den forbindelse bl.a.meddele omfanget af sine papirarkivaliersamt, hvilken strategi kommunen har valgtfor bevaring af de arkivalier, som går ud afadministrativ brug ved kommunalreformen.Samtidig skulle kommunerne angive, hvilkeIT-systemer med bevaringsværdige data deanvender, samt om data planlægges afleve-ret til Statens Arkiver eller til et kommunaltarkiv, der er oprettet efter arkivlovens §7.

Oplysningerne om de elektroniske arkivalieranvendte Statens Arkiver til et opfølgende til-syn, der havde til formål at sikre, at hverkommune i god tid inden kommunalreformenikke bare har fået identificeret sine IT-syste-mer med bevaringsværdige data, men ogsåhar truffet beslutning om arkivering heraf.

Det er Statens Arkivers opfattelse, at kom-munalreformen og tilsynet med kommuner-nes arkivforhold i forbindelse hermed harværet med til at sætte arkivspørgsmålet pådagsordenen i landets kommuner og dervedbidraget til, at mange af de nye kommunerovervejer, om der skal oprettes et kommu-

nalt arkiv, som opbevarer og stiller de kom-munale arkivalier til rådighed for myndig-heder og borgere.

Det strategiske afleveringsprogramog forberedelse af et nyt

I 2006 afslutter Statens Arkiver det strategiskeafleveringsprogram, som blev indledt i 1997,og som indebærer, at der vil være tilvejebragten situation, hvor alle statslige myndighederhar afleveret bevaringsværdige papirarkivalier,som er mere end 30 år gamle. Hermed vilafleveringsefterslæbet i forhold til tilgængelig-hedsfristerne være elimineret. De afleveringer,der er blevet gennemført, også i 2005, tyderpå, at det strategiske mål vil blive nået.

For at forebygge, at der på ny opstår et afleveringsefterslæb af papirarkivalier, udar-bejdede Statens Arkiver i 2005 en plan fordet myndighedsvendte arbejde i perioden2006-2010. Planen har foreløbig resulteret icirkulære om bevaring, kassation og afleve-ring af statslige myndigheders arkivalier af19. januar 2006.

Planen indebærer, at for bevaring, kassationog aflevering vil arbejdet med papirarkivalierblive helt samordnet med indsatsen for elek-troniske arkivalier. Det sker dels for at ydeen bedre service over for de afleverendemyndigheder, dels for at effektivisereStatens Arkivers arbejde. Planen indebærerendvidere, at der i samarbejde med de over-ordnede myndigheder på de enkelte mini-sterieområder træffes aftale om en plan forudarbejdelse eller revision af bevarings- ogkassationsbestemmelser og for aflevering afbåde papirarkivalier og elektroniske arkiva-lier. Statslige myndigheder skal afleverepapirarkivalier, der er ældre end ca. 1990,og som er gået ud af administrativt brug, ogarkiveringsversioner af elektroniske arkivalier,som har været i drift i ca. fem år. De over-ordnede planer for de enkelte ministerieom-råder vil blive udarbejdet i 2006 og vil så vidtmuligt tilgodese de behov for aflevering, somvil opstå i forbindelse med omstruktureringenaf den statslige regionalforvaltning.

Afleveringer i 2005

I 2005 blev der afleveret godt seksogenhalv kilo-meter offentlige papirarkivalier til Statens Arkiver,mod godt otte kilometer i 2004. Nedgangenvedrører landsarkivernes modtagelser og skyl-des, at målene for 1997-2006 i vidt omfang varnået allerede i 2004. Der blev modtaget arkivalierfra mere end 150 myndigheder, og således at defem største afleveringer kom fra Økonomi- ogErhvervsministeriet med 780 hyldemeter,Indenrigs- og Sundheds-ministeriet med498, Forsvarskommandoen med 396, dettidligere By- og Boligministerium med 368 og Statsministeriet med 309.

Statens Arkiver godkendte i 2005 den førsteaflevering af et fuldt elektronisk arkiv fra en stats-lig myndighed. Det drejede sig om en arkive-ringsversion af Danmarks Jordbrugsforskningselektroniske sags- og dokumenthåndterings-system (ESDH-system) fra perioden 1998-2003.

Med godkendelsen af denne arkiveringsversionbegyndte Statens Arkiver for alvor at se effekterneaf digitaliseringen af den offentlige forvaltning ogovergangen fra papir- til digital sagsdannelse.Arkiveringsversionen af journalperioden fyldte118 CD-R, inkl. sikkerhedskopi. Dermed kanhele journalperioden være i fire CD-bokse meden samlet bredde på godt en halv meter. Hvisjournalperiodens sager og dokumenter i stedethavde været i papirform, således at arkivalierneskulle have været pakket i arkivæsker, ville deantagelig have fyldt omtrent 150 hyldemeter.

Yderligere fire arkiveringsversioner af fuldtelektroniske arkiver blev i årets løb godkendt,og der er i alt testet og godkendt 149 arkive-ringsversioner af elektroniske arkivsystemer.Data fra disse systemer, som dækker et over-ordentligt bredt spekter af information, indgårnu i samlingerne for i fremtiden at kunne stillestil rådighed for myndigheder og offentlighedog kunne anvendes til forskningsformål.

Høj produktion i SPE-projektet

SPE-projektet (Stregkodning, Pakning ogEtikettering) udfører det flytteforberedende



arbejde på Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland. I 2005 behandledes i alt 39.112hyldemeter arkivalier, hvilket var en rekordhøjproduktion. Siden projektets start i efteråret2000 er der i alt behandlet 124.215 hylde-meter. Dermed udestår behandling af ca.75.000 hyldemeter arkivalier. Alle arkivalierforventes ompakket, stregkodeetiketteret ogpladsregistreret inden udflytning til nye, varigemagasiner.

Målsætningen for 2005 var at SPE-behandlemindst 35.000 hyldemeter med en produkti-vitet på mindst 0,57 meter pr. medarbejder-time. Produktionen nåede målet og mere til,idet produktiviteten kom helt op på 0,91meter pr. time. Medvirkende til det høje pro-duktionsniveau er gennem flere år optimere-de arbejdsprocedurer og arbejdsforhold samttilknytningen af medarbejdere i ordinære,tidsbegrænsede stillinger.

Bygge- og flyttesekretariatet er ansvarligenhed for produktionen og styringen af arki-valiebeskrivelsen i Daisy (Dansk Arkivalie-InformationsSystem). Denne grundlæggendebeskivelse, arkivfond for arkivfond, har sikretpålidelige og kvalitetssikrede leverancer afmateriale klargjort til SPE-behandling. Der ersåledes opbygget en 20.000 hyldemeter storbuffer af klargjort materiale.

Arbejdet med elektronisk pladsregistrering afstregkodede arkivalier nåede langt frem i2005. Således blev 55.000 hyldemeterpladsregistreret i perioden, og hermed er i alt70.000 meter, svarede til en tredjedel af sam-lingerne på Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland, nu pladsregistrerede. Dette sikrerfuld elektronisk sporbarhed af de ompakkedearkivalier, og det letter arbejdet med fremfin-ding af arkivalier bestilt til læsesal. Dermed erder skabt en meget vigtig forudsætning for,at flytning til nye magasiner kan foregå sikkertog effektivt.

DIP

DIP står for Daisy-Indtastning i Provinsen,dvs. indtastning i Statens Arkivers database i

enhederne vest for Storebælt. I mangt ogmeget svarer det til det såkaldte SPE-projektpå Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland.Men de to projekter adskiller sig ved, at mensSPE-projektet er blevet realiseret ved en sær-lig bevilling, er DIP virkeliggjort inden for denordinære bevillings rammer ved omflytning afressourcer.

DIP fik efter forskellige tilløb for alvor fart på iløbet af 2005. Som et af målene i resultat-kontrakten for 2005-08 er det da også fast-sat, at 40 procent af samlingerne skal væreindtastet på arkivserieniveau vest forStorebælt. Indtastning af oplysninger om deenkelte magasinenheder i form af protokollerog pakker med tilhørende stregkodning erikke målsat vest for Storebælt, men også herer der taget nogle store skridt i 2005.

I alt er der således indtastet oplysninger iDaisy på serieniveau for mellem 12 og 22procent af samlingerne på de fire vestdanskeenheder: Erhvervsarkivet samt landsarkivernei Viborg, Aabenraa og Odense. Det svarer til,at godt 20 hyldekilometer arkivalier er gen-nemgået og beskrevet, så oplysningerneherom er tilgængelige via daisy.dk. Mere endsyv hyldekilometer er desuden beskrevet ogindtastet på magasinenhedsniveau. Desåkaldte magasinenheder er dermed forbe-redt til stregkodning eller er allerede streg-kodet. En stor del er blevet ompakket,således at arkivalierne også på dette områdeer sikret bedst muligt.

Endelig blev der i 2005 taget de første skridt tilstregkodning af reoler, fag og hylder. En elek-tronisk pladsregistrering for udvalgte delesvedkommende kan derfor tages i brug i 2006.

DIP-projektet er langt det største enkelt-projekt ved de vestdanske enheder. Det harderfor været nødvendigt at etablere en særlig projektorganisation i de enkelte en-heder og implementere en række styrings- ograpporteringsværktøjer. Organiseringen skalbidrage til at sikre en ensartet kvalitet, mensrapporteringsværktøjerne skal gøre det muligtmåned for måned at følge fremdriften og produktiviteten.


Resultatet er, at de fleste medarbejderejævnligt arbejder med Daisy. I dag streg-kodes alle nyordnede arkivalier, og som følgeaf dette projekt har en stor part af arkivernesmedarbejdere – samtidig med at de fasteopgaver udføres - i et eller andet omfangfået nye opgaver og arbejdsrutiner.

Ny forskrift for Arkivæske,Rigsarkivets Model.

I sidste halvdel af 1960’erne udvikledeStatens Arkiver i samarbejde med konsulenterfra emballageindustrien en standardmodel forarkivæsker, benævnt Rigsarkivets Model, tilbrug ved pakning af arkivalier, som afleverestil Statens Arkiver.

Erfaringerne med standardæsken har i de treårtier siden da været overordentlig positive.Æskerne har vist sig at have stor holdbarhedover lang tid, de yder i kraft af deres beskyt-telse af arkivalierne et afgørende bidrag tilden materielle arkivaliepleje, og de er lette at

håndtere i det daglige arkivarbejde. Dertilkommer, at de er billige.

I 2005 blev kravene til standardarkivæsken påny undersøgt. Der gennemførtes belastnings-tests af udvalgte produkter på markedet, ogder blev taget stilling til en række andre kravherunder anbefalinger i ISO-standarder vedr.papirs pH-mæssige neutralitet m.v.

Undersøgelserne har ført til, at StatensArkiver i medfør af bekg. nr. 925 af 6 sept.2004 § 2 og § 3 har udstedt en ny anvis-ning, hvori materialekvaliteter mv. for autori-serede arkivæsker, Rigsarkivets Model, erbeskrevet.

Konservering af arkivalier af enestående national betydning

På baggrund af Kulturministeriets udredningom bevaring af kulturarven blev den endeligeliste over arkivalier af enestående nationalbetydning lagt fast.

Arkivæskelåg før foldning.


En kontrol af arkivaliernes bevaringstilstandviste, at en del havde behov for konservering.Et udvalg heraf blev derfor konserveret, ogder er lagt planer for yderligere konservering i 2006. Målet for konserveringen er så vidtmuligt at bevare arkivaliernes ydre fremtrædensamt at stabilisere dem, således at de kanstilles til rådighed bl.a. til udstillinger.

Blandt de arkivalier, der blev konserveret i2005, er 79 valgplakater fra afstemningen i1920 om Nordslesvigs genforening medDanmark, ti bind af Varde Byfogeds arkiv framidten af 1600-tallet, Hjordkær kirkebog fra1573 (Danmarks ældste kirkebog) samt 108blade med korrespondance om CarstenNiebuhrs arabiske rejse 1756.

Ny enhed – DDA Sundhed

Først på året modtog Statens Arkiver ogDansk Data Arkiv en bevilling fra Ministerietfor Videnskab, Teknologi og Udvikling til atetablere DDA Sundhed som en central arki-veringsenhed for datamaterialer fra sund-

Fra korrespondancen omCarsten Niebuhrs arabiskerejse i 1756. 108 blade herfra er på listen over arkivalier af eneståendenational betydning. De blev konserveret i 2005.

Arkivæske (RigsarkivetsModel) anvendt til faldtestunder udviklingen af modelleni slutningen af 1960’erne.Arkivbetjentene var her i enperiode instrueret om at kasteden fyldte æske på gulvetmed stor kraft, når de passe-rede dens opstillingssted. Forhver gang sattes en streg påæskens låg, indtil det kunnekonkluderes, at æsken kunblev let stødt i hjørnerne vedden hårde behandling.


hedsforskningen i Danmark. Det blev dermedmuligt at videreføre det arbejde, som blevindledt tilbage i 1996 med projekt ERAS –Enheden for Registrering og Arkivering afSundhedsvidenskabelige data.

I mange forskningsmiljøer er bevaringen afforskningsdata ikke en systematiseret op-gave. Netop derfor er visionen, at enhedenbliver det naturlige valg i danske forsknings-miljøer for bevaring og formidling af danskeforskningsdata på sundhedsområdet. Blandtde helt basale mål er at øge forskningensfokus på nødvendigheden af datadokumen-tation og dataarkivering og understøtte for-skernes egen arkivering af datamaterialer.Datamaterialer fra sundhedsforskningen skaldesuden gøres let tilgængelige, og der skalmotiveres til, at datamaterialer fra forskningengenbruges til nye analyser.

Som noget af det første er der blevet udarbej-det en synlighedsstrategi. Den er blevetudmøntet i oprettelsen af en særlig hjemme-side (www.sundhed.dda.dk), hvor forskere,studerende og andre interesserede kan findeinformation om afleveringsproceduren ogaccessionen, bestille datamaterialer til udleve-ring m.v. Desuden arbejdes der på at nåforsknings- og uddannelsesmiljøerne gennembesøg og etablering af et kontaktnetværk.

Et nyt initiativ om tættere samarbejde mellemudvalgte forskere, som er i besiddelse af særligvigtige forskningsmaterialer, har vist sig frugt-bart. Samarbejdet har til formål, at forskerne ihøj grad selv klargør deres data, så de er klartil videreformidling blandt andre forskere ogstuderende. Enheden vil videre-føre det tættesamarbejde med forskerne om klargøring afforskningsmaterialer i de kommende år.

Enheden modtog i 2005 meget værdifuldematerialer, bl.a. Copenhagen Male Study,som er en stor kohorteundersøgelse, hvisformål var at undersøge sammenhængenmellem fysisk aktivitet, fysisk kondition ogiskæmisk hjertesygdom (IHS). Den fortsattedataindsamling har gjort det muligt også at teste hypoteser for at identificere nye risikofaktorer for IHS og andre velfærdssyg-

domme. Resultaterne er blevet offentliggjort iover 50 originalarbejder. Undersøgelsen harstadig et stort forskningspotentiale.

Enheden er blevet godt modtaget i forsknings-miljøerne, og meget tyder på, at strategien errigtig; der blev modtaget mange datamaterialeri 2005, og der er allerede indgået flere afleve-ringsaftaler til det nye år.

DDA Sundhed er bemandet med fem medar-bejdere hos Dansk Data Arkiv. Bevillingen fraministeriet løber i første omgang til udgangenaf 2008.

Statens Arkivers dokumentations-virksomhed

Arkiverne har igennem mange år foretagetforskellige former for arkivundersøgelser imodbetaling. Efterspørgslen retter sig især imodfire typer af undersøgelser, nemlig:

- bopælsundersøgelser- ejendomsdokumentation- slægtskabsundersøgelser og- undersøgelser af præcise

fødselstidspunkter.Rekvirenterne er typisk ejendomsmæglere,bobestyrere og offentlige myndigheder.Fødselstidspunktsundersøgelserne rekvireresdog som oftest af private, der ønsker at fålagt et horoskop hos en astrolog.

Virksomheden har igennem de seneste åroplevet en voldsom vækst. Det samledeantal rekvisitioner er således vokset med ca.40 procent fra 2003 til 2005, hvor der i altblev gennemført ca. 11.000 dokumentations-sager. Det var især ejendomsdokumenta-tionssagerne, der var efterspørgsel på i2005. Antallet af disse sager voksede fra2.246 i 2003 til 4.284 i 2004. Den samledeomsætning på området blev i 2005 på ca.5,25 mio. kroner.

Ca. 66 procent af dokumentationsopgaverneudføres på Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm, og det er også her manhar oplevet størst stigning i antallet af sager.Fra ca. 4.893 i 2003 til ca. 7.010 i 2005.


Udvikling af brugervendthed

For seks år siden udkom Statens Arkiver 2010.Det var det første omfattende strategiskedokument, som institutionen har udarbejdet.Ledelsen har nu besluttet at skrive en ny stra-tegi, fordi udfordringer og vilkår ikke nødven-digvis længere er de samme. Som første gangvil det ske i dialog med medarbejderne.

Til de fem strategiske mål i Statens Arkiver2010 hører udvikling af brugervendthed for-stået som et spørgsmål om adfærd og hold-ninger mere end om konkrete ydelser. Hvadog hvor meget vi kan levere, bestemmeshovedsagelig af bevillingsniveauet. Det sigersig selv, at bestræbelsen er at frembringe såmange og så tilfredsstillende ydelser sommuligt. Hvordan det gøres, afhænger i højgrad af adfærd og holdninger.

I det forløbne år blev dialogen systematiseret.Under sine besøg i enhederne holdt rigsarki-var Johan Peter Noack oplæg om, hvilke for-ventninger de vigtigste brugergrupper nærertil Statens Arkiver. Ikke som resultat af under-søgelser og målinger, men som nedfældningaf de indtryk, erfaringerne i ledelsen overårene har efterladt. Det åbnede for en drøf-telse, som han opfordrede medarbejderne tilat fortsætte med deres chefer.

Med sådanne diskussioner som afsæt vilbestræbelserne blive fortsat på at formeadfærd og holdninger. Vigtigst er den dagligekontakt med brugerne om helt konkreteydelser. Brugermøder har været holdt i henvedet årti, og efterhånden har alle enheder etable-ret brugerråd, hvor generelle og speciellespørgsmål kan vendes. Som støtte for alledisse dialoger og forhandlinger er for nogle årsiden arbejdet med at skrive servicedeklaratio-ner indledt. I de kommende år vil bestræbel-serne blive intensiveret, så brugerne på nettetkan gøre sig fortrolig med alle ydelserne.

Brugerråd

Siden 1999 er der blevet oprettet brugerrådpå alle landsarkiver, Erhvervsarkivet og på

Rigsarkivet. Rådene består af seks-otte medlemmer, hvoraf flertallet udpeges af brugerinstitutioner eller vælges på de årligebrugermøder.

Brugerrådenes rolle er at skabe gode ogfaste rammer for løbende dialog mellem arkiverne og brugerne. Her drøftes forslag og ideer til forbedringer på læsesalene, ogher konfronteres arkiverne med brugernesønsker, kritik og heldigvis også en gangimellem ros.

Brugerrådene har desuden spillet en aktivrolle i mange af de udadvendte aktiviteter,som arkiverne har stået for. Det gælder bl.a.medvirken ved kulturnatsarrangementer ogforedrag. Ikke mindst i kraft af det engage-ment, som mange medlemmer lægger fordagen, virker rådene inspirerende for beslut-ninger om drift og udvikling.

Særlige formidlingsinitiativer

H.C. Andersen-året satte sit præg på arki-vernes formidlingstiltag. I en webudstillingvistes et udsnit af de arkivalier om og af H.C. Andersen, som findes i Statens Arkiver.En række af arkivalierne blev desuden udstil-let på Landsarkivet for Sjælland og på

Brev fra H.C. Andersen tilSigne Læssøe skrevet iNapoli den 18. marts 1834.Fortrykt på brevpapiret sesruinerne af de græske templer ved Pæstum, og tilhøjre har Andersen påsat ”enanemone plukket paa Virgilsgrav ved Neapel”. I brevetbeskriver Andersen også sitbesøg i Herculaneum og denblå grotte på Capri, samthvordan han sammen medvennen Henrik Hertz bestegvulkanen Vesuv.

Rigsarkivet. I Odense bidrog Landsarkivet forFyn med fem artikler til Odensebogen 2005om H. C. Andersens barndomsby.

Rigsarkivet præsenterede i et samarbejdemed Folkeuniversitetet i København i foråreten forelæsningsrække med titlen ”Historierfra Kongehusets Arkiver”. Der var stor inter-esse for forelæsningsrækken – så stor, atden blev gentaget i efteråret med dobbelt-hold. Både på Landsarkivet for Sjælland ogLandsarkivet for Nørrejylland blev der arran-geret foredragsrækker. Emnerne strakte sigfra uægte børn, fattigvæsenet, lægdsruller oglatinskoler til præsentationer af den nye arkiv-site www.hovedstadsarkiver.dk, den elektro-niske registratur www.daisy.sa.dk ogArkivalieronline.


Kgl. våbenmaler Aage Wulffs nytegning

af rigsvåbenet og kongekronen til officiel

brug er et illustrativt eksempel på korrekt

farvelægning og proportionering af

statskendetegnet.

Statens Arkivers hjemmeside bød på flere premierer. I en virtuel webudstilling fortalteLandsarkivet for Sønderjylland, hvordan lands-delen som en del af Tyskland blev hvirvlet ind i1. verdenskrig. Desuden præsenteredes enintroduktionsvideo til arkivet. Det betyder, at dernu på hjemmesiderne findes introduktionsvide-oer til alle landsarkiverne og Rigsarkivet.

Kommunalreformen har betydet ekstra travl-hed for Rigsarkivets heraldiske sagsbehand-ler. Der er derfor blevet udarbejdet enomfattende webbaseret vejledning til kom-munerne om udformningen af kommune-våbener samt en vejledning om brug afstatskendetegnene.

Slutningen af året bød på et samarbejdemellem Statens Arkiver og tv-stationen DK4. Idecember fortalte arkivets ansatte i små tv-indslag spændende historier fra arkivetsgemmer, og hver dag blev der åbnet en nylåge med julerelevant dokumenter.

Daisy.sa.dk

Den 1. september blev 2. version af StatensArkivers e-registratur, daisy.sa.dk, publiceretpå internettet. I den nye version er der mulig-hed for at søge på ikke blot arkivskabernes,men nu også arkivseriernes betegnelser. Dervises desuden flere oplysninger, bl.a. får manoplyst omfanget af arkivserierne. Interessenfor den nye version kunne straks aflæses ibesøgsstatistikken. Det daglige besøgstalsteg med godt 50 procent i månederne efterpubliceringen. Det samlede besøgstal i 2005var 42.355.

Mængden af data i Daisy voksede kraftigt. Vedudgangen af 2005 var der registreret oplys-ninger ikke blot om samtlige arkivskabere, menogså om ca. 200.000 arkivserier. De enkeltearkivserier består af en lang række bind ogpakker. Der var ved årets udgang desudenregistreret oplysninger om indholdet af ca. 1,5mio. af disse bind og pakker. Oplysningerneom indholdet i de enkelte bind og pakker vilogså blive tilgængelige via daisy.sa.dk, antage-lig inden udgangen af 2006.

Statens Arkivers intranet fejrede

daisy.sa.dk’s jubilæummed denne side.


Kancelliets brevbøger

Den 11. oktober udkom det sidste bind iRigsarkivets udgivelsesrække, KancellietsBrevbøger vedrørende Danmarks IndreForhold 1551-1660. Hermed afsluttedeRigsarkivet et kildeudgivelsesprojekt, som harstrakt sig over 120 år. Indsatsen har gennemalle årene været støttet af Carlsbergfondet,og en række fremtrædende arkivarer har hverpå deres tid øst af deres viden.

Lige siden det første bind udkom i 1885-1886, har Kancelliets Brevbøger været enhovedkilde for så godt som enhver under-søgelse eller fremstilling af den periode iDanmarks historie, der kaldes Adelsvælden.Det gælder politisk, social og økonomisk historie, kulturhistorie, rets- og forvaltnings-historie – ja, ethvert tænkeligt emne, uansetom det rummer aspekter, som dækker hele samfundet, eller som er begrænset tilenkelte lokaliteter.

Afslutningen blev markeret ved et seminar,der beskæftigede sig både med principperfor kildeudgivelser og med Kancelliets brev-bøger som historisk kilde.

Originale arkivalier til selvbetjening

På Landsarkivet på Fyn blev der for ti år sidenved den nye læsesal åbnet et magasin, hvorgæsterne selv fra hylderne kan fremtage isærkirkebøger. Da Statens Arkiver fra 2002 ud-møntede omfattende besparelser, begyndteman andre steder at overveje noget tilsvarende.I 2003-04 blev der indført selvekspedition afkirkebøger i Aabenraa og København, og i2005 blev det også muligt for brugerne atbetjene sig selv i Rigsarkivets lægdsruller, somopstilledes i Landsarkivet for Sjællands publi-kumsmagasin. For tiden arbejdes der påRigsarkivet på at anbringe nyere folketællingeri et særligt afsnit til selvekspedition.

Indførelsen af selvekspedition har betydet etmarkant fald i antallet af ekspeditioner tillæsesalene, og dermed frigøres personale tilandre opgaver. Samtidig har brugerne fået

Arkivar, dr.phil. Ole Degn,Landsarkivet i Viborg, harforestået udgivelsen af desidste ti bind i rækken afKancelliets Brevbøger.

Rigsarkivets udgivelsesrækkeKancelliets Brevbøger ved-rørende Danmarks IndreForhold 1551-1660 er nuafsluttet efter 120 års arbejde.

Arkivar Leon Jespersen,Rigsarkivet, var blandtoplægsholderne ved seminaret i anledning af kildeudgivelsens afslutning.

Forelæsningsrækken Historierfra Kongehusets Arkiv påRigsarkivet trak fulde huse.Og der var stor interesse forat se de originale dokumenterefter hvert foredrag. Her erdet håndfæstninger og hyld-ninger, der beundres.

hurtig og direkte adgang til nogle af de mestbenyttede kildegrupper, især kirkebøgerne,og det har der været stor tilfredshed med.

Tilgængelighedssager

Statens Arkiver modtager årlig ca. 2000ansøgninger om adgang til ikke umiddelbarttilgængelige arkivalier. Langt størstepartenimødekommes, således at ansøgeren får denønskede adgang, eventuelt på vilkår fastsat imedfør af arkivlovens § 41.

For Statens Arkivers administration af tilgænge-lighedsbestemmelserne gøres hvert år rede irigsarkivarens rapport om praksis på tilgænge-lighedsområdet. Rapporten afgives til kultur-ministeren, der forelægger den for det særligeTilgængelighedsudvalg, der er nedsat ifølgearkivlovens § 39. Udvalget afgiver på grundlagaf rapporten en beretning, som af kulturmini-steren forelægges for Folketingets kulturudvalg.

Rigsarkivarens rapport publiceres på StatensArkivers hjemmeside www.sa.dk.

Holocaust og besættelsestidenFor arkivalier fra besættelsesårene gældersamme tilgængelighedsbestemmelser somfor arkivalier i øvrigt. Folketinget har imidlertidlagt særlig vægt på, at den politiske målsæt-ning om størst mulig åbenhed følges, når detdrejer sig om adgang til oplysninger om holo-caust eller besættelsen.

Et af de arkiver, der knytter sig særligt til dentyske besættelse af Danmark, er det såkaldteStockholmarkiv, som er arkivet efter den dan-ske efterretningstjeneste i Sverige 1943-45.For dette arkiv blev der i 1985 fastsat særligetilgængelighedsbestemmelser, hvorefter deleaf arkivet skulle være helt utilgængelige indtil2025. Disse regler er nu ændret, således atfristforlængelserne også i dette tilfælde følgerarkivlovens almindelige bestemmelser.

Hemmeligt fødendeFra 1750 og indtil 1938 kunne ugifte kvinder,der ventede barn, føde hemmeligt, dvs. atselve fødslen og de biologiske forældres


identitet hemmeligholdtes. De arkivalier fraDen Kongelige Fødselsstiftelse og senereRigshospitalet, der indeholder oplysningerom de hemmeligt fødendes identitet, harsiden 1750 været utilgængelige, idet senerelovgivning dog har betydet en mindre lem-pelse. Rigsarkivet har nu modtaget alle arki-valier, der drejer sig om hemmeligt fødende. Iden anledning søger Statens Arkiver at opnå,at også disse hidtil utilgængelige arkivalierfremtidigt skal behandles efter arkivlovensalmindelige regler.

Kildeindtastningsprojektet

Udbygningen af Dansk Demografisk Data-base fortsætter støt og roligt. Nye frivillige ind-tastere kommer til, og andre holder op. Det mådog konstateres, at der er en svag nedgang iaktiviteterne, idet der ’kun’ blev afleveret lidtover 1 mio. poster fra folketællingerne i 2005.

På Internettet www.ddd.dda.dk kan manløbende holde sig ajour med, hvor meget derer indtastet af hver folketællingsårgang, oghvem der har udført arbejdet. I løbet af åretblev folketællingen for 1834 færdig. Det blevmarkeret med en reception på LokalhistoriskArkiv i Ringsted. Folketællingen blev som detidligere hele årgange udgivet på cd-rom.Sidst på året blev en cd-rom med alle deafsluttede folketællinger udgivet.

Arbejdet med at beskrive et indtastnings-format til kirkebøger og med at udvikle et ind-tastningsprogram er kommet meget langt. Alle indtastninger er tilgængelige på Internettet,hvor et stort antal besøgende dukker op oghar mulighed for elektronisk søgning.

Arkivalieronline

Arkivalieronline – digitaliserede kirkebøger ogfolketællinger på internettet – er blevet ensucces med over 30.000 brugere ved års-skiftet. Fremgangen har været så stor, at dethar givet problemer, idet den uforudset højebelastning af den eksisterende båndbreddemedførte utilfredsstillende svartider. Det er


der blevet arbejdet en del på at gøre nogetved. I begyndelsen af 2006 vil materialetkomme til at ligge på en server i Rigsarkivet istedet for på Landsarkivet for Nørrejylland.Derved bliver det muligt at mangedoble hastigheden. Sideløbende tilstræbes det atnyttiggøre en af brugernes IT-ekspertise, sådet bliver muligt at downloade specielt helekirkebøger på en sådan måde, at det ikkegenerer andre brugere. Når disse forbedrin-ger er gennemført, vil udlægningen af kirke-bøgerne og folketællingerne kunne fortsætte.

I løbet af efteråret 2006 vil alle kirkebøgerfrem til 1892 samt en række folketællingervære tilgængelige på nettet. Og de kommendeår vil bringe yderligere udlægninger op tilomkring 1925.

Den store interesse har ført til, at der i 2005blev oprettet et brugerråd, som skal fungeresom forum for en dialog mellem brugerne ogArkivalieronline. Brugerrådet består af ottemedlemmer, heriblandt to repræsentanter forDatabehandling I Slægtsforskning (DISDanmark) og en repræsentant fra hver aforganisationerne Sammenslutningen afLokalarkiver, Sammenslutningen afSlægtshistoriske Foreninger, Samfundet forDansk Genealogi og Personalhistorie samtendelig en bruger, udpeget af rigsarkivarenefter indhentede forslag på internettet.Brugerrådet har holdt to møder i det forløbneår. Vedtægter og referater kan ses påwww.arkivalieronline.dk

Konserveringsfilmning og digitalisering

I midten af året bevilgede Kulturministerietfrem til 2008 6,9 mio. kr. til konserveringsfilm-ning og digitalisering af en række udvalgtearkiver. For digitaliseringens vedkommendedrejer det sig om kirkebøger fra 1892 tilomkring 1925 samt to folketællinger. Detdigitaliserede lægges på internettet. Dermedvil det over årene blive muligt at udbyggeArkivalieronline.

Projektet gennemføres på Statens Arkivers

To opslag på kildeindtastningsprojektetshjemmeside, der giver etoverblik over, hvor meget derer indtastet af de forskelligefolketællingsårgange.

Fra hjemmesiden forArkivalieronline, der læggerdigitaliserede kirkebøger ogfolketællinger på nettet tilglæde for en stor brugerskareaf slægtsforskere.


Filmningscenter (SAF), der er beliggende påLandsarkivet for Nørrejylland i Viborg. Arbejdet ligger i fortsættelse af det arbejde,der for konserveringsfilmningen er udført påFilmningscentret fra 2000 og for digitalise-ringens og udlægningens vedkommende ergennemført under det af Kulturministerietstøttede Digitaliseringsprojekt siden 2002.Dog vil udlægningen på Internettet af kirke-bøgerne 1892-1925 ske i gråtoner i stedetfor som hidtil i sort/hvid. Folketællingerne vilblive udlagt på Internettet i sort/hvid.

Forskning

I virkeligheden er et omfattende forsknings-arbejde blevet bragt til afslutning medRigsarkivets udgivelse af KancellietsBrevbøger 1551-1660. Dertil kom andre kilde-publikationer, nemlig Erik Gøbels JensMortensen Sveigaards ostindiske rejsebe-skrivelse 1665-1684 og Christian LarsensEske Brock medt egen handt. Eske Broksdagbøger 1604-1622; begge udgivere erarkivarer ved Rigsarkivet. Til bogen ”af yder-ste vigtighed for det hele BorgersamfundsTryghed”, der omhandler medicinalberetningerog deres anvendelse i historisk forskning ogbåde rummer afhandlinger og kilder, bidrogarkivarerne Jørgen Mikkelsen, Landsarkivetfor Sjælland, og Gerret Liebing Schlaber,Landsarkivet for Sønderjylland. Sidstnævnte

udgav desuden sin ph.d.-afhandling Sozialpolitik im Schleswiger Land1840-1880. Christian Larsen og arkivar Erik Nørr, Landsarkivet for Sjælland, bidrogbegge til bogen – for at blive en god lærer.Seminarier i to århundreder.

Arkivar Leif Hansen Nielsen, Landsarkivet forSønderjylland, forsvarede den 27. maj sinafhandling Ad industriens vej. Studier i den sles-vig-holstenske industri 1864-1914 med særlighenblik på udviklingen i Nordslesvig for ph.d.graden ved Syddansk Universitet Odense.

Arkivar/forskningsleder Hans Schultz Hansen fra samme arkiv udgav Hjemmetyskheden iNordslesvig 1840-1867 – den slesvig-holsten-ske bevægelse I-II, som den 18. novemberblev forsvaret for den filosofiske doktorgradved Syddansk Universitet Odense. ArkivarMargit Mogensens bog Tapet i Danmark i 200år. Fremstilling og anvendelse ca. 1730-1930blev posthumt udgivet af Erhvervsarkivet. Der blev afholdt forskningsseminarer om danskfiskeri i historisk perspektiv, Danmark i1950’erne, slesvigsk regionaløkonomi i det 19.og 20. århundrede samt om kvantitativ metode.

Privatarkivudvalget

Meget er i støbeskeen for det landsdækken-de arkivsamarbejde, som privatarkivudvalget

Arkivar ved Landsarkivet for Sønderjylland, Statens

Arkivers forskningsleder HansSchultz Hansen forsvarer ved Syddansk Universitet

Odense sin doktorafhandlingHjemmetyskheden i Nord-

slesvig1840-1867 – den slesvig-holstenske

bevægelse I-II.

27. januar blev der afholdt etseminar om fiskerihistorie på

Erhvervsarkivet, hvor forskerefra hele landet samledes for at

drøfte udviklingen i udbytte,skibe og redskaber gennemde sidste flere hundrede år.

Erhvervsarkivet og Center forErhvervshistorie søger at gøre

sådanne seminarer til entilbagevende årlig begiven-

hed, hvor også deltagere fraudlandet inddrages.


tilbyder en ramme om. Det har kunnet mær-kes, at lokale kræfter er optaget af at sikrefremtiden under den kommende kommune-struktur og spændt afventer udfaldet.

Også privatsfæren forvaltes i stigende graddigitalt. Virksomheds-, organisations- og per-sonarkiver dannes mere og mere på elektro-niske medier. Det er baggrunden for, atprivatarkivudvalget nu har nedsat en arbejds-gruppe, som skal analysere indsamling,bevaring og tilgængeliggørelse. Tanken er, aten særskilt redegørelse optages i privatarkiv-udvalgets næste rapport til kulturministeren.

Sammenslutningen af Lokal Arkiver (SLA)valgte i september til ny formand Jens ErikPedersen, Boes, som nu også har indtagetden ene af pladserne i udvalget. På denanden plads fortsætter Susanne Conradsenfra sekretariatet på stadsarkivet i Vejle.Sammenslutningens nu fratrådte formand,stadsarkivar Asbjørn Hellum, har over åreneøvet en betydelig indsats for udviklingen afsamarbejdet.

Navnlig har Asbjørn Hellum dannet omdrej-ningspunktet for udviklingen af Danpa,Danmarks Nationale Privatarkivdatabase. DaKulturministeriet efter ansøgning har afsat enbevilling til en ajourføring, er det lykkeligt, atAsbjørn Hellum sammen med MogensThøgersen, Hjørring, og Jens Topholm,Aalborg, har tilbudt at fortsætte på dennevigtige opgave.

ABM-samarbejde

Under tidehvervets bevillingsknaphed har sam-arbejde mellem arkiver, biblioteker og museermeldt sig som en af udvejene for fortsat udvik-ling. Det har skabt en begyndende bevægelig-hed, som mærkes tydeligt i mange lande.

Stød til nye overvejelser har det navnlig givet,at udnyttelsen af IT synes at åbne bedremuligheder, hvis virkeliggørelsen kan ske ifællesskab. Det vil naturligvis rumme sineudfordringer, fordi mange landvindinger skyl-des gældende specialiseringer, fordi spillerne

på banen bærer præg af, at det hidtil harværet en ulige udvikling, og fordi bevægelsen fralille til stor skala rummer sine egne problemer.Forslag til standarder for elektroniske regi-streringer, der muliggør samsøgning, synesnu på trapperne. For nogle år siden nedsatteBiblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen ogStatens Arkiver en arbejdsgruppe, som skullestå for udarbejdelsen. Opgaven er vanskelig,fordi det ikke er helt ligetil at bringe arkivali-ers, bøgers og museumsgenstandes regi-strerede karakteristika på en fællesnævner.

I juni tog Det Kongelige Bibliotek,Statsbiblioteket, Statens Museum for Kunst,Nationalmuseet og Statens Arkiver et nyt initia-tiv. Det skete med oprettelsen af Rådet forUdvikling af Nationalt ABM-samarbejde(RUNAS), der til formand fik direktør SvendLarsen, Statsbiblioteket, og til sekretær konsu-lent Søren Clausen, Det Kongelige Bibliotek.

Internationalt samarbejde

Rigsarkivar Johan Peter Noack og chefkonsu-lent Poul Erik Olsen deltog i de halvårlige mødermellem EU’s rigsarkivarer. Møderne afholdes idet land, der har formandskabet i EU.

Igennem de seneste år har en ekspertgruppeunder EU, hvori Johan Peter Noack og PoulOlsen er medlemmer, arbejdet på en nyudgave af EU’s hvidbog om arkiver.Hvidbogen blev sammen med en rækkeanbefalinger for arkivområdets fremtid fore-lagt for ministerrådet i efteråret.

Statens Arkiver har ligeledes været repræsen-teret i NATO’s Archives Committee, der bl.a.drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- ognedklassificering af NATO’s arkiver i Bruxelles.

Erhvervsarkivet deltog i arbejdet i Section ofBusiness and Labour Archives underInternational Council on Archives (ICA). Her harikke mindst arkiverne fra multinationale virk-somheder stået i centrum. Overtager et multi-nationalt firma et nationalt selskab, kan arkivetfra dette blive flyttet til udlandet, hvorved en delaf den nationale kulturarv forsvinder.


Overarkivar Chr. R. Jansen, Erhvervsarkivet,indtrådte som medlem af bestyrelsen for ICA’sSection of Business Archives.

I årets løb modtog Statens Arkiver en rækkestudiebesøg af udenlandske arkivarer, herunderfra Estland, Litauen, Slovenien og Thailand.Specielt var der interesse for Statens Arkiversarbejde med bevaring af IT-arkivalier.

Statens Arkiver var ligeledes vært for NordiskRigsarkivarmøde, der var henlagt til Sønder-jylland.

Nyt regnskabs- og bevillingssystem

Pr. 1. januar 2005 overgik Statens Arkiver tilat aflægge regnskab efter det omkostnings-baserede princip, som allerede kendes fradet private erhvervsliv. Overgangen har bl.a.medført, at Statens Arkiver for fremtiden skalforetage løbende afskrivninger på sine inve-steringer i løbet af aktivernes levetid.

Ændringen er første trin i regeringens moder-niseringsprogram, som indebærer, at øko-nomistyringen i alle statsinstitutioner kommertil at følge omkostningsprincippet.

Som næste trin i reformen skal finanslovsbe-villinger til alle statsinstitutioner udregnes efteromkostningsprincippet fra 2007. Forberedel-serne til denne ændring gik i gang i efteråret2005 og resulterede bl.a. i, at Statens Arkiveropstillede et investeringsbudget for perioden2006-2010.

Hele reformen er et brud med det regnskabs-princip (det udgiftsbaserede), som altid harligget til grund for statens økonomiforvalt-ning, og det vil derfor kræve en vis tilvæn-ning, før man kan høste de effektiviserings-gevinster, som er forudsat i reformen.

Ledelsesudvikling

Ved årets begyndelse tegnede det sig som denvigtigste opgave at virkeliggøre den handlings-plan, som forelå i december 2004. Den var kro-nen på et større program for ledelsesudvikling.Til prøverne på programmets berettigelse hørerhandlingsplanens virkeliggørelse.

I april vedtog ledelsen, hvordan planen skaludmøntes. Det gjaldt om at stimulere gen-sidig tillid, forebygge konflikter, fremme effek-tiviteten og udvikle den medledelse, som ernødvendig. Efter nærmere granskning blevresultatet, at de fleste ledelsesudvalg blevnedlagt, kompetencer delegeret til enkeltechefer eller medarbejdere, og selve ledelses-eller direktionsmødet revitaliseret.

Der er enighed om, at medledelse er et cen-tralt princip. Flere af initiativerne skulle frigørecheferne til indsats for hjemmebanens meremålbevidste udvikling i denne retning. Daudmøntningen ved årets udgang blev evalue-ret, var der enighed om, at ledelsen bør tageen række mere konkrete drøftelser af, hvor-dan disse intentioner kan virkeliggøres.

Slovenske arkivarer (yderst tilvenstre og nr. 2 fra højre)

samt en islandsk kollega (imidten) på rigsarkivarkontoret

sammen med rigsarkivarJohan Peter Noack (nr. 2 fra

venstre) og arkivar Jan Dalsten Sørensen

(yderst til højre). Rigarkivetmodtager jævnligt studie-

besøg af udenlandske arkivarer.

Landsarkivetfor

Sjælland

Rigsarkivet LandsarkivetforFyn

Landsarkivetfor

Nørrejylland

Landsarkivetfor

Sønderjylland

Erhvervs-arkivet

*)5.383Modtagelse af arkivalieropgjort i hyldemeter

Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2005

537 1.734 55 1.375

StatensArkiver

i alt

9.084

21.07621.666Besøgende på læse-salene 11.133 13.096 5.336 5.962 78.269

20.09566.368Ekspederede enhederpå læsesalene 8.749 81.613 4.221 10.077 191.123

7721.109Besvarelse af skriftligeforespørgsler 551 585 339 185 3.541

Produktion

Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mangebesøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordningog modtagelse af arkivalier fra myndighederog private personer. Et udsnit af disse service-ydelser er præsenteret i tabel 1.

*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.


Statens Arkiver i tal

2005

Tabel 2. Udgifter i 2005 fordelt på hovedaktivitetsområder


Økonomi

Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2005165,5 mio. kr. opgjort som udgifter excl.moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivi-tetsområder er vist i tabel 2.

Indtægtsgivendeforsknings-virksomhed

Indtægts-dækket

virksomhed

Ordinær virksomhedMio. kr.

Andre tilskuds-finansierede aktiviteter

Bygge- ogflytte-

planlægningI alt

1,461,9Løn 2,4 10,6 83,8

0,372,0Øvrig drift 2,5 0,7 81,7

1,7

7,5

3,0

10,5133,9Udgifteri alt

4,9 11,3

Leje og driftaf midlertidige

magasiner

–

3,2

3,2 165,5

Personaleressourcer

Statens Arkivers samlede personaleforbrugudgjorde i 2005 288 årsværk eller 83,8 mio. kr.opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af dissepersonaleressourcer anvendes i tilknytning tilStatens Arkivers primære aktiviteter, dvs. beva-ring og kassation, konservering og sikkerheds-filmning, formidling, samt forskning. Figur 1 viser,hvordan personaleressourcerne til disse formålprocentvis er fordelt på de nævnte formål.

Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2005

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 8,0

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 14,8

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 10,7

Formidlingsopgaver 32,9

Forskning 8,7

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 9,5

Generel ledelse 15,3

I alt 100,0

Øvrige driftsudgifter

Et karakteristisk træk ved Statens Arkiversudgiftssammensætning er den betydeligeandel af driftsudgifterne, der anvendes tilhjælpefunktioner, herunder bygningsdrift(husleje, vedligeholdelse, rengøring, varmeo.lign.). 84 % af de øvrige driftsudgifter (dvs.de samlede driftsudgifter fratrukket løn-udgifter) anvendes således til dette formål (se figur 2).

Da denne udgiftspost kun i begrænsetomfang kan påvirkes, er Statens Arkiversomdisponeringsmuligheder på øvrig drift-området yderst beskedne.

Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2005

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 0,5

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 1,4

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 2,3

Formidlingsopgaver 2,7

Forskning 0,4

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 87,8

Generel ledelse 4,9

I alt 100,0

Indtægtsdækket virksomhed

Statens Arkivers indtægtsdækkede virk-somhed beskæftigede 29 årsværk i 2005.Indtægterne udgjorde 12,5 mio. kr., mensudgifterne var 10,5 mio. kr. De leveredeydelser bestod især af ordning og pakningfor arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindreomfang dokumentationsydelser for borgereog myndigheder.


Statens Arkiver

RigsarkivarJohan Peter Noack

SekretariatetØkonomi- og administrationschef

Klaus Kulmbach

Bygge- og flyttesekretariatetArkivchef

August Eriksen

ErhvervsarkivetOverarkivar

Chr. R. JansenRigsarkivet

Dansk Data ArkivArkivchef

Steen Ousager

PublikumsafdelingenArkivchef

Inge Bundsgaard

Bevarings- og Kassationsafd.Konst. arkivchef

Kirsten Villadsen Kristmar

Landsarkivet for NørrejyllandLandsarkivar

Chr. R. Jansen

Landsarkivet for SønderjyllandArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for FynArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for SjællandLandsarkivar

Inge Bundsgaard

RRiiggssaarrkkiivveett Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10Telefax 33 15 32 39E-mail: [email protected]

LLaannddssaarrkkiivveett ffoorr SSjjæællllaannddJagtvej 10 Postboks 6612200 København NTelefon 35 24 82 00Telefax 72 26 53 48E-mail: [email protected]

LLaannddssaarrkkiivveett ffoorr FFyynnJernbanegade 36 A5000 Odense CTelefon 66 12 58 85Telefax 66 14 70 71E-mail: [email protected]

LLaannddssaarrkkiivveett ffoorr NNøørrrreejjyyllllaannddLl. Sct. Hans Gade 58800 ViborgTelefon 86 62 17 88Telefax 86 60 10 06E-mail: [email protected]

LLaannddssaarrkkiivveett ffoorr SSøønnddeerrjjyyllllaannddHaderslevvej 456200 AabenraaTelefon 74 62 58 58Telefax 74 62 32 88E-mail: [email protected]

EErrhhvveerrvvssaarrkkiivveett Vester Allé 128000 Århus CTelefon 86 12 85 33Telefax 86 12 85 60E-mail: [email protected]

DDaannsskk DDaattaa AArrkkiivvIslandsgade 105000 Odense CTelefon 66 11 30 10Telefax 66 11 30 60E-mail: [email protected]

Adresser, telefoner og åbningstider

Aal

ma.- lø. 9-162.5. - 31.8.: lø. lukket

ti.-lø. 9-162.5. - 31.8.: lø. lukket

ti.-lø. 9-162.5. - 31.8.: lø. lukket

ti.-lø. 9-162.5. - 31.8.: lø. lukket

ti.-lø. 9-162.5. - 31.8.: lø. lukket

ma.-fre. 9-16

ma.-to. 9-16fre. 9-15

Statens ArkiverRigsdagsgården 9

1218 København K

2005

Documents

Årsberetning 2005 for Statens Arkiver