qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl

Arhivistika 2

Skripta studenata 3.godine

2009/2010

Bibliotekari

2

АРХИВИСТИКА II Испитна питања 1. Архивска зграда 2. Техничка опрема у архивима 3. Архивски кадар: стварање, едукација и кадровско стање у нашим архивима 4. Неоргански узрочници оштећења архивске грађе и заштита од њих 5. Органски узрочници оштећења архивске грађе и заштита од њих 6. Комплетирање архивске грађе у архивима 7. Посебна грађа 8. Документарна грађа 9. Мемоарска грађа 10. Системи архивирања 11. Принцип целовитости 12. Принцип провенијенције 13. Критеријуми за формирање фонда 14. Методологија сређивања архивске грађе 15. Лични и породични фондови 16. Архивске збирке: појам и врсте 17. Збирка плаката и збирка географских карата 18. Збирка фотографија и varia 19. Информативна средства: појам и врсте 20. Општа информативна средства 21. Научноинформативна средства 22. Сумарни инвентар 23. Аналитички инвентар 24. Регест 25. Каталог 26. Индекси 27. Општи међународни стандард за опис архивске грађе 28. Коришћење архвиске грађе у науци, култури и образовању 29. Коришћење архивске грађе за оперативне потребе 30. Архивска читаоница 31. Архивска библиотека 32. Сврха публиковања докумената 33. Врсте публикација 34. Зборник докумената 35. Припрема докумената за публиковање 36. Научни апарат

3

37. Архивско законодавство у свету 38. Архивско законодавство Србије ЛИТЕРАТУРА 1. Богдан Лекић, Архивистика, Београд, 2006. 2. Ј. Мачек, Како градити модерну архивску зграду, Архивист, 2, 1954. 3. Љубодраг Поповић, Нерешени проблеми из стручног рада српских архива, Архив, VIII, 1-2, 2007. 4. Ј. Милић-Грчић, Архивски депо и читаоница, Архивист, 2, 1960. 5. Милош Милошевић, Научнообавјештајна средства и научна дјелатност архива; у: Милош Милошевић, Поморски трговци, ратници и мецене, Београд, Подгорица, 2003.

6. Светлана Перовић-Ивовић, Превентивна заштита писаног културног наслеђа, Архив, V, 2, 2004.

4

Arhivekonomija

Arhivekonomija je vrlo važna disciplina i podrazumeva nekoliko uslova koja

moraju da budu zadovoljena da bi se mogla formirati arhivska zgrada. Mora da se formira arhivska građa, da se obezbedi tehnička oprema, tehnička i fizička zaštita građe i arhivski kadrovi.

Arhivekonomija utvrđuje metode za najefikasnije utvrđivanje arhiva kao institucija, Arhivi su dužni da obezbede uslove za smeštaj, zaštitu (o čemu računa vodi arhivekonomija), obradu i korišćenje građe (o čemu brine arhivistika u širem smislu). Pod zaštitiom se podrazumeva i lečenje obolele građe.

Pitanje arhivske zgrade je najvažnije pitanje. Još uvek se za arhive koriste stare napuštene i restaurirane zgrade – dvorci, manastiri, zatvori, kasarne. Npr. Dubrovački arhiv se najpre nalazio na kneževom dvorcu, a onda je u XVIII veku prenet u sponzu – zgradu koja je služila za skupljanje kišnice. Dubrovački arhiv se i danas nalazi u toj zgradi.

Osnovni preduslov za zaštitu građe je odabiranje mesta za zgradu. Pri tom treba da budu zadovoljena dva osnovna uslova – da zgrada bude što pristupačnija svima, ali da bude što dalje od buke.

Arhivska zgrada treba da bude u više delova. Depoi bi trebalo da se nalaze van grada (Depo Arhiva Srbije nalazi se u Železniku).

Ako se gradi arhiv ili se traži zgrada za njega, treba dobro proučiti zemljište. Dve stvari su ovde najvažnije: zemljište mora da bude suvo i ne sme da bude rastresito, već kompaktno. Arhivska zgrada ne sme da bude u kotlinama, pod brdom, pored fabrika, vojnih objekata, kasarni. Arhivska zgrada bi trebalo da se nalazi na nekom uzvišenju, npr. brdu (zato su kao zgrade za arhiv korišćeni manastiri).

Svaka zgrada mora da bude zaštićena od zemljotresa. Zgrada mora da ima betonski temelj na svakom spratu i ne sme da bude viša od dva sprata. Zgrada mora da ima dvorište i treba predvideti prostor da se zgrada dogradi. Oko zgrade mora da bude prazan prostor, ona ne sme da se naslanja na drugu zgradu.

Princip zaštite i čuvanja građe je uvek isti. Arhivski spisi imaju potrebu za svetlošću i vazduhom, a opet oni se plaše svetlosti i vazduha i vlage (Euđenio Kazanova).

Svaki arhiv treba da ima šest vrsta prostorija. One treba da budu smišljeno poređane i povezane.

1. prostorija za prijem arhivske građe – Mora da ispunjava sve standarde koje ispunjava i sam depo. Nekada građa ostaje i po nekoliko meseci ili godinu dana u ovoj prostoriji. Nalaze se u prizemlju.

2. prostorija za dezinsekciju – Ovo je prostorija za lečenje, za uništavanje bakterija, gljivica, i mora da bude dobro odvojena od ostalih prostorija da se ne bi razbolela i druga građa. Nakon što prođe kroz ovu prostoriju, građa se ponovo vraća u prostoriju za prijem gde je čeka ostala građa iz tog fonda, zbog toga da se ne bi narušio princip celovitosti. Nalaze se u prizemlju.

3. prostorije za obradu i sređivanje građe – Tu se vrši još i restauracija. Građa u ovu prostoriju dolazi iz prostorije za prijem. Ovde se radi ojačavanje i kompletiranje zdravih dokumenata. Nalaze se u prizemlju.

5

4. depoi – Ulaz u depoe je dozvoljen samo službenicima i odgovornim licima (načelniku depoa i direktoru arhiva). Depoi se nalaze pod zemljom.

5. radne prostorije za službenike arhiva (kancelarije) – Nalaze se uglavnom na spratu.

6. prostorije za javnost (korisničke prostorije) – To je čitaonica, arhivska biblioteka, izložbene sale, prostorije za skupove, garderoba, bifei, toaleti itd.

Fizička i tehnička zaštita arhivske građe Fizičko oštećenje građe

Sedam je faktora koji utiču na oštećenje dokumenata.

1. korišćenje dokumenata – Građu može da uništi gužvanje, cepanje, nesvesno oštećenje dokumenta, takođe građa može da se izmasti. Građa se može sačuvati ako se prenese na mikrofilm ili na cd, ako se ona koristi u operativne svrhe. Najvažnija zaštita je smeštaj arhivske građe u knjige, kartonske omote, kutije, fascikle i na same police.

2. svetlost – Dokumenta trebaju svetlost, ali ona može i da ih uništi. Svetlost utiče na to da hartija postane suva i krta, a naročito pergament i papirus. Svetlost utiče i na to da hartija bledi, jer ultraljubičasti zraci smetaju građi. Pergametn je najneotporniji na svetlost. Pored sunčane svetlosti, za građu su štetne i sijalice, i klasične, a naročito neonske. Princip zaštite je sledeći: svi prozori na arhivu imaju zavese, a stolovi u čitaonicama su udaljeni od prozora.

3. temperatura – Mora biti prilagođena materijalu dokumenta. Neodgovarajuća temperatura izaziva oboljenja , ako je prevelika mogu da izblede slova, a ako je niska može da izazove vlagu. U arhivu je uvek hladnjikavo. Najvažnija je temperatura u depoima. U čitaonicama je temperatura do 20° C . Temperatura za hartiju i pergament je pre bila 14-16° C, a danas je za pergament 14-16° C , a za hartiju 14-19° C, jer se koristi centralno grejanje. Fotografije se čuvaju na temperaturi 16-18° C. Za mikrofilmove temperatura je 25-32° C, a za filmove 2-3° C. Za cd-ove je 19-22° C.

4. vlaga – Vlaga dvostruko oštećuje građu, jer izaziva fizičko oštećenje hartije i predstavlja uslov za razvoj bakterija. Od vlage se nikad ne može potpuno zaštititi. Potrebna je redovna kontrola vlažnosti. Optimalna vlaga je 53-63% vlažnosti vazduha. Fotografije ne smeju stajati na preko 35% vlage. Tamo gde ima arhivske građe prozori moraju da dobro dihtuju i da u blizini nema cevi za vodu, a toaleti se uvek nalaze daleko od čitaonice.

5. vatra – Kroz istoriju je vatra pravila najviše oštećenja. Police i vrata moraju da budu gvozdeni, da bi se zaštitili od požara. Ne sme da bude drvenih polica u depou. Ako dođe do požara, ne gasi se vodom, već isključivo penom.

6. prašina – Prašina utiče na razvoj mikroorganizama. Ipak, nije tako invazivna kao vlaga. Prašina izaziva gljivice i grinje. Mora da se obezbedi stalno strujanje vazduha, promaja i povremeno čišćenje dokumenata, naročito onih koji se ređe koriste. Strujanje vazduha je veštačko i sprovodi se u depou. Klima uređaji se čiste veoma pažljivo, četiri puta godišnje. Čim se uoči da je bar jedan papir

6

zaražen gljivicama, proveravaju se svi ostali dokumenti iz tog fonda, obustavi se strujanje vazduha da se ne bi gljivice prenosile dalje, a obolela građa se nosi u prostoriju za dezinsekciju. Depoi u arhivu uvek se nalaze pod zemljom, a prostorije za smeštaj su okrenute ka istoku, jer tamo nema toliko valge, prašine i sunčeve svetlosti.

7. štetni gasovi – To su izduvni gasovi automobila koji sadrže ugljen-dioksid i ugljen-monoksid. U štetne gasove spada i sumporna kiselina, koja je najopasnija i koje najviše ima u plinu. Zbog toga u arhivima nema plinskog grejanja.

8. prirodne katastrofe – Građu mogu da unište zemljotresi, poplave, ratovi. Prva zgrada koja je gađana u bombardovanju 1999. godine bio je Vojni arhiv. Arhivi manje stradaju od biblioteka u ratovima, jer se tokom rata iz arhiva obično krade, ne uništava se. U Kelnu je 2009. godine srušena zgrada arhiva zbog podrhtavanja tla zbog tramvaja, kada je poginulo 12 ljudi i uništeno 75% građe.

7

Konzervacija i restauracija građe Konzervacija (conservare - čuvanje) je proces očuvanja dokumenata u prvobitnom stanju i sprečavanje daljeg oštećenja. Restauracija predstavlja mere za obnovu oštećenih i obolelih dokumenata. Da bi se došlo do konzervacije i restauracije, najpre se mora proći kroz niz postupaka, mera zaštite dokumenta. Svaki arhiv bi trebalo da ima laboratoriju u kojoj bi se ove faze sprovodile. Proba izlečenja dokumenata se uvek vrši nad izlučenom građom, koja se prethodno proverava, da li je obolela ili ne. Kada građa stigne u arhiv počinje ozbiljan posao koji se odvija u 2 faze sa po nekoliko postupaka: Prva faza

1. Izrađuje se spisak prioritetnih dokumenata za izlučenje, tako što su prioriteti uvek važniji dokumenti ali i oni manje važni sa velikim stepenom oštećenja.

:

2. Hemijsko i mikrobiološko ispitivanje - Obično vidimo fizičko oštećenje dokumenta tako što jedan deo njega nedostaje ili je tekst na dokumentu izbledeo, ali sva druga oštećenja ne vidimo. Čak i ta oštećenja koja vidimo moramo proveriti zbog čega su nastala, da li su uzrok miševi koji prenose bakterije ili su masne mrlje, dok su uništenja od vatre vidljiva. Radi toga moramo izvršiti hemijska i mikrobiološka ispitivanja.

3. Utvrđivanje metode lečenja 4. Priprema dokumenta za lečenje 5. Uklanjanje uzročnika oštećenja (ako je potrebno) - ukoliko je vatra uzrok nema

razloga za brigu, ali ako su miševi koji prenose bakterije, hitno ih moramo ukloniti. Bar 85% je oštećeno na teži način (mikroorganizmi, masnoća i voda). Druga faza

1. Neutralizacija (raskišeljenje) - ono je važno za hartiju zbog toga što kiselina najviše uzrokuje raspadanje celulozne mase u hartiji. Kiseline, između ostalog, ima i u vazduhu, ali je opasno kada se ona taloži u dokumentu. Kiseline se ubijaju čistim bikarbonatom i amonijakom, koji ulaze u hartiju i brane je od kiseline. Ovakvim tretiranjem hartije smatra se da je zaštićena oko 50 godina. U 90% slučajeva tekst bledi zbog oštećenja celuloze u hartiji, ali ne bledi tekst, već mastilo koje tone dublje u hartiju.

:

2. Oživljavanje izbledelog teksta - vrši se pomoću svetlosti, tj. pomoću infracrvenih zraka. Uz njihovu pomoć tekst se ponovo vraća.

3. Čišćenje mrlja (ako postoje) - tu moramo paziti na izbeljenje da ne bismo uništili mastilo. Neorganski uzročnici mrlja su voda, vosak i masnoća. Organski uzročnoci mrlja su gljivice i bakterije. Najbrže se razmnožavaju u dodiru sa glodarima, pa se u arhivima najčešće vrši dezinsekcija i deratizacija. Mrlje su postojane i čiste se jedino hemijskim sredstvima, što predstavlja opasnost da se ne napravi veća šteta. Za uklanjanje mrlja koriste se hlor-dioksid i natrijum-hlorid. Sastav mastila je veoma važan, jer ako ne znamo sastav mastila, a upotrebimo natrijum-hlorid, tekst će izbledeti nepovratno. Anilinsko mastilo koristilo se do kraja XVIII veka, ono je jako osetljivo i može se čistiti samo čistim

8

benzinom. Iz tog razloga je važno koje se mastilo koristilo na dokumentu i kako ga je najbolje zaštititi. Najznačajniji ukazi, kao i svedočanstva između dva rata pisana su anilinskim mastilom.

4. Ojačavanje podloge dokumanta - dokument će sam po sebi da se iskrivi od dugotrajnog stajanja ili upotrebe. To je zato što papir vremenom gubi celulozu, postaje neelastičan i počinje da se cepa, jer ne može da se gužva. Stepen elastičnosti hartije se proverava savijanjem, pa se tako vrše ispitivanja koja savijaju papir i do 100 puta. Ubrizgavanjem želatina vraća se elastičnost iz tog razloga što se želatin sastoji od 40% celuloze.

5. Konzervacija i/ili restauracija Kada sve ovo navedeno uradimo dešava se da nisu potrebni ni konzervacija ni restauracija. Dokument ne treba tretirati kada to nije potrebno, jer na taj način slabi. Dakle, konzervacija i restauracije se vrše samo u iodređenim slučajevima. Kada podlogu ne možemo ojačati nikako, čak ni želatinom, kada je jako oštećen gljivicama, kada nedostaje deo podloge ili kada je tekst razliven. Konzervacija i restauracija može biti i ručna i mašinska. Ručno se jako oštećeni dokumenti tretiraju, tako što se umeću delovi tamo gde je dokument jako oboleo, pa se isisava oboleli deo, tačnije celuloza, a tekst ostaje na novoj zdravoj podlozi koju smo dodali, malo bleđe. Taj posao rade hemičari i mikrobiolozi. Mašinska obrada (laminacija) je oblaganje lista folijom. Ona je toliko tanka da se ni pod prstima ne oseti. Prvo se termoplastičnom folijom obloži dokument, što se i vidi. Stavlja se u laminator, pritiska pod određenom temperaturom i folija više nije vidljiva, pa kada pipamo rukom dokument osetimo hartiju, a ne foliju. Tada je dokument potpuno zaštićen od vlage, masnoće, svetlosti (4-5 puta duže) i mikroorganizama. Jedino nije zaštićen od glodara. Laminacija se vrši i na zdravim dokumentima, pogotovu na jako važnim. Kada se folija skine dobija se hartija koja je potpuno čista.

6. Knjigovezački poslovi Skoro svaki arhiv ima knjigoveznicu. Ona izrađuje fascikle i kutije koje moraju biti posebno izrađene za dokumente koji su različite veličine. Takođe, koriče arhivske knjige koji se inače vode na papirima, zatim se izrađuju kataloški listići koji su specifični za arhiv. Ovo su sve poslovi koji se rade pre nego što se dokumenta stave u fond. Neki od ovih poslova mogu da tarju veoma dugo. Kada prvi put papir stigne u arhiv, najpre se ispita. Javnosti se nikadxa ne daje neobrađena građa. Tek kada se završe ovi poslovi formira se fond, ili ako je već formiran, ulaže se u isti. Podsećanje - dve osnovne jedinice arhivske građe su fond (građa nastala organskim procesom rada pravnih i fizičkih lica) i zbirka. Pri preuzimanju fonda bitniji su arhivski principi. Što je činilo celinu čini i u fondu. Princip celovitosti i provenijencije. Svaki fond ima svojj naziv - poslednji naziv ustanove. Prvobitni poredak se može promeniti ako je naki drugi element zalutao tu, on se vraća gde mu je mesto, ali se to naglasi da bi se znalo da je bio tu i da je sada gde treba da bude. Posebno značajni dokumenti čuvaju se samostalno, dakle to nije ni fond ni zbirka. Oni imaju posebnu signaturu, u fondu iz kojeg su postoji uputnica gde se taj važan dokument nalazi.

9

Kriterijumi za formiranje fonda

Da bi se neki fond formirao potrebno je znati da je zakonske kriterijume za formiranje fonda. Veliki problemi su nastali posle II svetskog rata, dugo je trebalo da se fondovi usaglase. Bila je izmešana građa razne provenijencije (porekla). I dan-danas arhivisti se služe kriterijumima za formiranje fonda koje je donelo Veće_________ 1968. godine. Veće je tada dalo definiciju fonda – fond čine sva dokumenta nastala poslovanjem nekog organa vlasti, ustanove, preduzeća, organizacije, ličnosti ili porodice. Sama definicija nije definicija šta je fond, već šta ga čini.

Postoje tri grupe kriterijuma. 1. status pravnog lica

Znači da neka ustanova ima stauts pravnog lica i ovo se ne odnosi na lične i porodične fondove. Tu postoje tri vrste akta: - akt o osnivanju (Građa u fondu može da bude starija od akta o osnivanju, ali ako ovog akta nema neće biti ni fonda.) - akt odvajanju ili pripajanju - akt o gašenju institucije (tj. akt o likvidaciji) Ove tri vrste akta predstavljaju značajne tačke fonda.

Institucije koje su obustavile rad, pa ga posle nekog vremena nastavile trebalo bi da čine jedan fond, što kod nas nije slučaj (primer: beogradske gimnazije).

Organizacione jedinice koje nemaju status pravnog lica (odnosno da imaju vlasnika koji nad njima upravlja), a koje vode posebne arhivske knjige, posebno finansijsko poslovanje i ako se sele iz institucije u instituciju, to može biti matični fond (npr. sportski centar Pionir). To se radi da se ne bi građa rasparčavala po raznim fondovima.

2. promene funkcija usled izmene političkog i državnog uređenja Kada su u pitanju organi vlasti, formiraju se posebni fondovi bez obzira na

kontinuitet. Tako u arhivu Srbije ima dva kompleksa fondova – Kraljevine Jugoslavije i SFRJ.

Kod privatna preduzeća i akcionarskih društava, takođe postoje dva fonda sa graničnim datumom 1.2.1948. kada je donet Zakon o konfiskovanju. Tako npr. preduzeće Merima Kruševac ima jedan fond do 1948. a drugi od 1948. godine.

3. promene nadležnosti Uglavnom su vezane za teritoriju na kojoj se nalazi jedna ustanova. To važi

uglavnom za organe vlasti i oni su vezani za teritoriju države. Mi u Srbiji trenutno imamo podelu na okruge.

Ne otvara se uvek novi fond, već samo ako je u pitanju organ vlasti (opština, policija, sudstvo) i to samo ako se bitno proširuje ili sužava nadležnost. Javne ustanove, bez obzira na bilo kakvu promenu, ne dobijaju novi fond.

Uvek treba razlikovati granične godine fonda i granične godine građe. Uglavnom se

granične godine fonda i granične godine građe ne poklapaju. Granične godine fonda su uže od graničnih godina građe. Granične godine fonda su godina osnivanja i godina

10

gašenja, tj. akt o prestanku rada. Granične godine građe su šire (npr. u ličnom fondu postoje smrtovnice, telegrami saučešća, in memoriam...)

Fond je nedeljiva celina i ne može se ni pod kojim uslovima deliti sam po sebi i mora se u arhivu čuvati ceo fond.

Dokumenta koja su zavedena u instituciji koja je ukinuta, a koja su preneta u drugu instituciju pripadaju toj drugoj instituiji koja je i pravni naslednik. Otvara se novi fond u toj drugoj instituciji u kome se naglasi odakle je građa preuzeta. Naziv fonda je uvek poslednji naziv institucije, ali kod ustanova koje su menjale naziv, on se u arhivu menja tek kada u arhiv dođe građa iz perioda kada je promenjen naziv.

11

Pored fondova koji se prirodno stvaraju postoje posebni fondovi. Posebna građa u arhivima je značajna, često nepotpuna i najčešće tako nepotpuna stiže u fondove, ali ume da bude oštećena ili uništena (više građe je odnošeno u I svetskom ratu nego u II). Svaki arhiv u svetu kompletira svoje fondove i zbirke i tu se arhivistika najviše dodiruje sa istorijom i istorijom književnosti, jer se bez istoričara i istoričara književnosti ne može kompletirati arhivska građa. Arhivska građa trpi malverzacije i samovoljna uništenja, kao što je posle 5. oktobra 2000. godine uništeno 15000 dokumenata državne bezbednosti. Često se dešavalo da su ambasade uništavale dokumente i to najčešće pred rat sa nekom zemljom. Dokumenti izgubljeni na ovaj način mogu se dopuniti kopijama (ako su originali uništeni) ili originalima (ako su kopije uništene), ili naručivanjem (fotokopijom) dokumenata iz inostranstva. Što se tiče Srbije jasno se zna gde se može naći građa velikih državnih institucija. Gradovi Niš i Pirot izgubljenu arhivsku građu najčešće potražuju u Sofiji. Značajniji arhivi za nas su u Istambulu, u Austriji (Bečki nacionalni arhiv, koji do 1868. godine čuva građu za Vojvodinu), u Budimpešti (posle 1868.). Bugari su odneli celu arhivu Nikole Pašića koja je vraćena kasnije. Nemci nisu bili mnogo zainteresovani za arhivsku građu, već su uzimali muzejske eksponate, ali su za nas značajni arhivi u Berlinu i Minhenu. Za našu srednjovekovnu istoriju građu potražujemo u Rimu, italijanskim arhivima, Veneciji i Dubrovniku. Građa koja se tako prikupi da bi se njome dopunio fond zove se dokumentarna građa. Dakle, to je ona građa koja je iz bilo kog razloga izdvojena iz fonda i zadatak arhiva je da za njom traga i da je snima. Nema povratka ove građe osim ako se ne dokaže da je oteta tokom rata i okupacije, kada ona spada, u tzv. ratnu odštetu (reparaciju). Najčešće se ne vrati sva građa i taj proces zna dugo da traje. Od svesti države zavisi koliko će se građa vraćati ili snimati. Bogatije zemlje sistematično istražuju. Angažuju se istoričari, ali se najpre istražuju domaći arhivi. Stvara se lista prioriteta i obično se istražuje državna građa. Prvo se istraži fond da bi se videlo šta fali. Mora se utvrditi dotadašnje istraživanje naučnika da li je nešto snimljeno, npr. u SANU se neki naučnik možda bavio periodom koji nas interesuje i već je snimio građu u inostranstvu, pa je ne moramo ponovo snimati. Često građe ima i u bibliotekama. Znači, prvo utvrđujemo šta nedostaje, pa u matičnoj zemlji proveravamo da li ima te građe, pa tek onda istražujemo arhiv koje zemlje bi mogao da ima građu koja nama treba. Odabir građe je selektivan, što znači da se popunjavaju celine koje će što pre upotpuniti fond. Sve se radi uz jasan plan i učešće države. Kod nas je najviše u tome napredovao arhiv Beograda, jer je Beograd u II svetskom ratu trebalo da bude grad prince Eugena, centar Gestapoa (Beč bi bio centar za zapad, a Beograd za istok) i iz njega je u to vreme uzeto dosta građe. Zato se veoma sitematski snima građa za Beograd. Drugi vid dokumentarne građe nije usmeren na popunjavanje fonda, to je snimanje one građe koja se tiče našeg naroda, a nalazi se u drugim arhivima. To se radi samo do 1804. godine kada je formirana srpska država. Najvažniji arhivi su Dubrovnik i Istanbul. Oko 70% procenata građe dubrovačkog arhiva je snimljeno pred rat koji je prekinuo rad. Sledeći vid građe kojim se popunjavaju fondovi su memoari. Tu spadaju sećanja (memoari), svedene utobiografije, dnevnici (oficirski iz rata), beleške, zapisi. I memoari dnevnici mogu biti književna građa, kao npr. Kazanovini dnevnici koji pored toga što je bio veliki zavodnik, bio je i špijun. Nas zanima memoarska građa, kao arhicvska građa, a to su sva sećanja i svedočenja o nekom vremenu, događaju ili ličnosti. Ona najčešće nisu

12

literarna, ponekad se snimaju, mogu to biti intervjui. Najbolji fono arhiv ima radio Beograd (emisije poput Svedoci vremena koje prate život ili rekapituliraju nešto). Memoarska građa spada u sekundarnu građu, dok su dokumenta primarna građa. Da bi nešto bilo memoarska građa mora sadržati faktografske podatke (to rade lokalni arhivi, zavičajni fondovi biblioteka). Osobine faktografske građe su neselektivni podaci, a to znači da čovek koji daje intervju nije vešt literarno, mada to zavisi od obrazovanja i opšte kulture i onoga koji pita i onoga koji priča. Sledeća osobina memoarske građe (one koja je već prikupljena) je da bi građa trebalo da bude prikupljena iz više izvora. Sećanja sem što su iz više izvora, moraju biti raznorodna, a to znači da moraju biti od ljudi koji su bili različitog položaja, različitog statusa. To je rađeno sa Prvim srpskim ustankom, kada je oko hajduk Veljka bilo 800 do 1000 stalnih vojnika (1804-1808), a ostali vojnici su radili njive pa su uskakali kada je bilo potrebno. Memoarska građa se sakuplja u naučne svrhe, a prvi put je počela da se sakuplja u XVIII veku u doba prosvetiteljstva. Mi smo vrlo rano počeli da sakupljamo tu grđu. Studenti iz društva srpske slovesnosti leti bi išli na selo i sakupljali memoarsku građu od starijih seljaka, kako bi mogli da upišu narednu godinu studija. Memoarska građa je značajna kao arhivski izvor iako je subjektivna i uvek ograničena (jer se niko ne seća baš svega). Ona je treća po hijerarhiji, prvo su dokumenti, a drugo je štampa. Rukopisna sećanja su verodostojnija kada čovek nema literarne anbicije. Važno je da se dobro prouči građa pre intervjua. Od obrazovanja onog koji postavlja pitanja zavisi uspeh memoarske građe, objektivnost, kao i način priređivanja. Važno je i kako je on na kraju napravio tu priču. Oko 80% memoarske građe koja se nalazi u arhivima je ciljano sakupljana građa. Kako se ciljano prikuplja građa? Prva faza – priprema samog intervjuera. Opšta znanja o dobu koje se prikuplja (istorijsko i kulturološko). Proučavanje svih dokumenata i sve štampe iz tog vremena. Mora se prikupiti i poznavati sva prethodno prikupljena građa. Druga faza – počinje pronalaženjem ličnosti. Najčešće je to jedna ili više ličnosti, a ne sve. Prioritet imaju neposredni akteri. Ponekad su potrebni očevici, zavisno od toga šta želimo da saznamo. Konačno intervjuer treba da poznaje život čoveka kojeg intervjuiše i pre i posle tog događaja, zato pravila nema. Intervjuer mora da vodi razgovor, a ne onaj koji se seća. On mora da izbegna najveću opasnost, a to je da ne sluša nečiju autobiografiju. Ako se radi sa više izvora moraju se proveriti faktografski podaci (druga divizija umesto treće, datumi). Oni se mogu ispraviti samo upoređivanjem sa dokumentarnom građom. Memoarska građa služi da dopuni dokumentarnu građu. Sva sećanja delimo na opšta (period vremena, npr. I svteski rat) i pojedinačna (sećanja Živojina Mišića na određenu bitku). Rukopisna sećanja se ređe rade, jer su manje objektivna.

13

Klasifikacija arhivske građe Najbolje bi bilo da se građa klasifikuje već u registraturi, ali to najčešće nije

urađeno. po prijemu arhivske građe arhivista mora prvo da izdvoji građu po fondovima, što je veoma velik posao; zatim se pravi popis bezvredne građe ako ona nije već uništena u registraturi; potom treba utvrditi načela klasifikacije; ako ga nema treba napraviti istorijat tvorca građe. Onda se radi unutrašnji opis građe na osnovu čega će se načiniti informativna sredstva. Potom treba napraviti plan za smeštaj i zaštitu građe. To se sve radi da bi se omogućilo što lakše pronalaženje dokumenata i da bi ona bila što dostupnija.

Postoje dve vrste obrade arhivske građe. I naučna obrada arhivske građe

1. proučavanje arhivske građe – neko je mora pročitati

– ovaj posao se poverava istoričarima koji su zaposleni u arhivu. Obrađuje se građa, materijal, tvorac. Svodi se na:

2. proučavanje literature vezane za građu i tvorca građe 3. utvrđivanje principa klasifikacije 4. izrada unutrašnjeg opisa građe – to radi onaj ko je pročitao građu. Na

osovu unutrašnjeg opisa prave se informativna sredstva, katalozi...

II stručna (arhivistička) obrada građe

1. razvrstavanje građe po fondovima i potfondovima

– radi se istovremeno sa naučnom obradom. Podrazumeva:

2. izdvajanje bezvredne građe 3. smeštaj i zaštita građe

Klasifikacija podrazumeva da se poštuju princip provenijencije i princip celovitosti. Arhivistika se u početku teško odvajala od bibliotekarstva. Do kraja XVIII veka sređivanje arhivske građe je rađeno po metodu slobodnih ili lutajućih dosijea. Svako je formirao dosije kako je hteo.

Austrijanci su početkom druge polovine XVIII veka uveli prvi put u registrature delovodni protokol koji je omogućavao da se arhivska građa sređuje po godinama. U XIX veku počinje stvaranje predmetnih dosijea. Kada je formiran Nacionalni arhiv Francuske direktori svih odseka su bili bibliotekari i oni su stvarali grupe građe po nekim tematskim oblastima. Godine 1937. postojalo je 46 grupa sa 818 potgrupa i 3 sekcije (sekcija za stare spise, sekretarske spise i upravne spise). Celovitost fonda se uopšte nije poštovala.

Francuski arhivisti su još 1841. godine uočili i rekli: „Opšta klasifikacija akata po fondovima, a unutar fondova prema materijalu (predmetu) jedino može da osigura jedinstven postupak sa građom“.

U Srbiji su još u XIX veku počeli da se stvaraju predmetni dosijei. Ipak, više se poštovalo poreklo (provenijenicija). U Srbiji su kao dosijei korišćene fascikle obeležene rimskim brojevima. To je najpre rađeno u Vladi Srbije i ministarstvima. U samoj fascikli dokumenta se arhiviraju po tekućim brojevima.

Tek 1931. godine u Kraljevini Jugoslaviji propisan je sistem arhiviranja po delovodnom protokolu. Na početku godine se rezervisao delovodni protokol i sva građa je išla pod tim brojem. Predmeti se ne upisuju u odmah u delovodni protokol, već predmet dobija poseban broj i na kraju godine se predmeti zajedno sa tim spiskom

14

upisuju pod slobodni broj u delovodnom protokolu. Ceo predmet stoji pod jednim brojem u delovodnom protokolu.

45/1927 1-23/1932 - predmet broj 1, dokument broj 23, godina 1932 Osnovni problem je što je 1931. godine regulisana ovakva obrada samo za organe

državne uprave. Sve do negde 1970. godine time nisu regulisana privatna preduzeća.

Načela klasifikacije

U svetu su najjednostavnija bila dva načela klasifikacije: 1. hronološki upisnik – to je sada zadržano samo za zemljišne i matične knjige 2. predmeti – tako se radi danas U XIX veku tvorci građe su klasifikovali građu po sadržaju i unutar toga

hronološki. Kombinovana su ova dva načela. Ponekad je građa klasifikovana alfabetski. Postoje dva sistema klasifikacije: 1. filing sistem – To je modifikovani nemački sistem, koji se danas koristi u celom

svetu. Filing sistem može biti abecedni, takav se koristio isključivo za personalna dosijea. Može biti i numerički

2. UDK sistem – Osmislio ga je Melvil Djui 1876. godine. U arhivistiku je uveden 1898. godine. U Americi se koristi isključivo UDK, jer postoji decentralizovani sistem arhiva; u Americi nema arhiva već se arhivska građa čuva u bibliotekama. Građa se čuva po serijama za svaku organizacionu jedinicu, a organizacione jedinice se formiraju na osnovu grupa UDK. Prema UDK osnovna jedinica nije fond, već serija dokumenata. Pošto se u Evropi građa ne vodi po serijama, primena UDK ne bi bila efikasna.

– fond dobija svoju oznaku, pa ako postoji piše se i potfond, predmet dobija svoj broj prema delovodnom protokolu, a spisi u predmetu dobijaju svoje brojeve.

Srbija je 1970. godine počela da eksperimentiše sa UDK. Primena je bila obavezna,

vodila se za upravne vlasti i sudove, koji su bili u obavezi da vode i filing sistem i UDK. I danas državni organi građu sređuju prema oba ova sistema. Svaka institucija mora Arhivu Srbije da prijavi da li radi po UDK sistemu o mora doslovno da se drži tpg sistema rokom cele kalendarske godine ili dok ne završi obradu nekog starog predmeta. Skupština Srbije i Vlada danas rade oba sistema. Mi Srbi smo imali sreće što smo kasnili. Glavni problem kod naprednih zemalja bio je što su razbijani fondovi i sređivalo se po bibliotečkim principima. U Srbiji nije razbijen nijedan fond. Svi sem Francuza moraju ponovoda uspostavljaju fondove državnih institucija. Što se tiče samog Arhiva Srbije, on poštuje moderne principe – princip provenijencije i celovitosti. To primenjuje od samog svog nastanka, od 1900. godine.

15

Načela sređivanja arhivske građe – nastavak Pominjali smo princip celovitosti arhivske građe po kojem se građa ne sme izdvajati iz fonda. Godine 1841. u Francuskoj se poštovao ovaj princip celovitosti fonda, a 1881. godine u Nemačkoj se pominje princip provenijencije, po kojem se poštuje redosled građe u fondu. Arhivska građa mora da odražava organizaciju ustanove iz koje spisi potiču. Fond se smatra nedeljivom celinom i može se čuvati samo u jednom arhivu, što ponekad zna da dovede do problema šta je u čijoj nadležnosti. Godine 1968. je to kod nas rešeno uputstvom o razgraničenju nadležnosti nad arhivskom građom i registraturskim materijalom. Po tom uputstvu glavna ustanova je nacionalni arhiv, koja ima nadležnost nad istorijskim arhivima. U principu je nadležnost nacionalnog arhiva manja od nadležnosti Narodne biblioteke nad javnim bibliotekama. Nacionalni arhiv ima nadležnost nad državnim organima i ustanovama čiji je osnivač država, tačnije onih koje se finansiraju iz budžeta (javne, kulturne, obrazovne...). Istorijski arhivi (opštinski) imaju nadležnost nad regionalnim i opštinskim organima vlasti i nad državnim ustanovama koje su ispod države. Izuzetak su škole koje iako se finansiraju iz budžeta nadležnost nad njima imaju opštinski arhivi. Neke nadležnosti koje bi pripale nacionalnom arhivu se prebacuju na opštinske arhive, kao što je slučaj sa školama. Drugi izuzetak su univerziteti (u Beogradu, Novom Sadu, Nišu, Kragujevcu i Novom Pazaru). Arhiv Srbije je preneo nadležnosti u ovom slučaju na opštinske arhive (Novosadski univerzitet pripada pokrajunskom arhivu). Privredne ustanove pripadaju istorijskim arhivima, u mestima gde se nalaze. Banke pripadaju tamo gde su registrovane, sve filijale i sva građa iz filijala ide tamo gde je centrala. Vezano za privredne ustanove, do 1993. godine kod nas su vojne fabrike pripadale arhivu vojno-istorijskog instituta. Građa biblioteka i muzeja koja je nastala radom ovih institucija (upis članova...) ide u nadležni (regionalni) arhiv. Problem je sa neknjižnom građom, koja se prebacuje u zavičane fondove kod nas, a u svetu u arhiv. Jedino što bi moglo da ostane su plakati, a sve ostalo bi po zakonu, kao što je u Italiji i Nemačkoj, moralo da bude predato arhivima. Ako postoji specijalizovani arhiv (SANU), građa može da ostane u njemu ako nacionalni arhiv to odobri. To znači da građa koja nastaje radom SANU ostaje tamo, jer oni imaju obučen arhivski kadar.

Sređivanje arhivske građe Ovaj postupak sledi nakon lečenja i konzervacije. Obavlja se u tri faze. 1. faza – u prvoj fazi su pripreme za obradu i sređivanje. Ova faza zavisi od toga kako je građa vođena, kako je stigla u arhiv i kako je sređena u registraturi. Najvažnije je kako izabrati fond. Arhiv pravi

Kada se izabere građa, treba je pregledati i moraju se prikupiti osnovne informacije o tvorcu građe. Ovde se određuje stepen fonda, granične godine fonda (kada je počela i kada je završena građa), jer građa stigne tek 30 godina nakon početka rada neke institucije ili firme koja može i da ne postoji više. Znači, sada govorimo o fondu koji prvi put vidimo. Tu se približno ustanovljuje količina građe (po kutijama i fasciklama, kasnije se meri u metrima), gleda se koja je osnovna delatnost tvorca fonda, kao i sporedne

1) listu prioritetnih registratura - značaj građe (opšti značaj građe za društva) – prvo se sređuje građa koja je najvažnija, a to je građa vlade, skupštine, opština. - naučna intersovanja - stepen sređenosti građe u registraturi – prvo se sređuje ona očuvanija građa. Obično je to ona građa koja je i najvažnija, jer se ona najbolje čuva.

16

delatnosti, bar sada na početku. Takođe se u ovoj fazi vrši priprema za izlučenje bezvrednog materijala. Ono što se sada ne izluči ne sme se više nikada izlučiti. U ovoj fazi se otvara 2) dosije fonda. On će se dopunjavati u drugim fazama. Ako je u pitanju ugašen fond uzima se dosije registratura. Tu nema šta da stigne osim nekih dokumenata dodatnih o gašenju ustanove ili dokumenata sa suda. Proveravaju se manjkavosti i to je sve. Kod otvorenog fonda se ne zna šta će sve stići. Dosije fonda može da sadrži overene kopije, koncepte, čak i kada imamo originale. Dakle, dosije fonda sadrži dosije registrature i dokumentaciju nastalu obradom građe. Osnovni princip u toj pripremi je da se građa što bolje pripremi za neposrednu obradu, da se ustanovi da ništa ne nedostaje, da se uskladi sa dosijeom registrature. 2. faza – Istraživačka faza – pravi se cilj, a to je preliminarna istorijska beleška, to je krajnji rezultat. Da bi se ovo uradilo arhivist mora da zna sve o fondu. Prvi stepen ove faze je 1) istorijat tvorca fonda (institucije). On mora biti što detaljniji. Iz prve faze već znamo naziv fonda, već znamo granične godine fonda, znamo i promenu unutrašnje strukture tvorca građe (Velika škola, fakultet, odvajanje od Filozofskog fakulteta, katedre). Mora se tačno videti hijerarhijska shema univerziteta, i po godinama i po unutrašnjoj organizaciji. 2) unutrašnja organizaciona shema – tu će stajati ono iz lista kategorija. 3) sistem arhiviranja – ako je arhiv imao kontrolu nad građom, neće biti problema, ali ako arhivističari nisu vodili računa o građi koju je neko prikupljao u nekoj ustanovi, moraće ponovo da je slažu. Mora se na kraju utvrditi 4) stanje građe, ali ne fizičko. Ustanovljava se na osnovu arjivske knjige (kada je preuzeta, od koga je preuzeta, da li je građa preuzeta u celini, da li je bilo izdvajanja građe). 5) izrada klasifikacionog plana predstavlja konačnu osnovu za obradu arhivske građe, po kom principu i po kom redosledu će se sređivati arhivska građa. Važno je znati sistem kancelarijskog poslovanja jednog tipa (samo osnovne škole) i to poznavanje rada dotične registrature, a bilo bi dobro da građu obrađuje onaj koji sastavlja registrature. Princip provenijencije se u ovom delu primanjuje u potpunosti. Kada se potpiše klasifikacioni plan koji odobrava direktor arhiva može doći do nekakvih izmena, ali samo uz komisiju. Tu svaki dokument mora biti doveden u pravi poredak i to moraju arhivisti da srede. Princip provenijencije potpuno poštuje sistem kancelarijske registrature. Princip slobodne provenijencije – kada je građa fragmentarno sačuvana ili kada je bilo puno unutrašnjih promena, iako ne postoji sistem arhiviranja građe, arhivista sam utvrđuje prvobitni poredak, jer ne može sa sigurnošću znati princip provenijencije kada ta građa nije u celosti sačuvana.

17

Sređivanje arhivske građe (nastavak) III faza sređivanja arhivske građe u kojoj postoje dve etape: klasifikacija i

sistematizacija. Prvo treba pristupiti klasifikaciji

1. razvrstavanje registarskih knjiga po organizacionim jedinicama – na osnovu njih se dalje prati razvrstavanje

, tj. razvrstavanju građe. Ona ima šest etapa.

2. klasifikacija na razne vrste u okviru organizacione jedinice 3. izdvajanje grupa dokumenata i to onih koji nisu nužno u okviru jednog

predmeta ali su iste vrste (npr. platni spiskovi, bilansi) 4. klasifikovanje građe po godinama 5. smeštaj građe u fascikle i kutije 6. izrada privremenog spoljnog opisa građe Jedino se klasifikacija skupštinske građe obavlja hronološki, zato što skupština

stalno postoji ali ne u istom sastavu. Građa se hronološki deli na izborni period (kod nas je to npr. 4 godine). Građa se nekad može klasifikovati i po organizacionim jedinicama, ali obavezno hronološki.

Sistematizacija

1. obrada knjiga – To je najbrži i najjednostavniji posao. Prvo treba utvrditi vrstu knige, zatim ustanoviti naziv fonda, pa naziv organizacione jedinice (uvek poslednji naziv). Zatim se daje naziv knjige u kojoj stoji, potom se upisuje i godina. Npr. u školama su validni dokumeni upisnice, pa se pišu dve godine, koliko traje školska godina 2009/10. U delovodni protokol se upisuje samo jedna godina. Onda se pravi spisak knjiga po svakoj organizacionoj jedinici. Potom se radi izdrada popisa finansijskih knjiga. Ako neke knjige nisu sačuvane, pravi se zabeleška o tome da ih nema.

je važan posao koji ima najbolja pravila. Za sistematizaciju je najvažnija sređenost građe. Prvo treba obaviti tri glavna posla.

2. sređivanje spisa – To bi trebalo da bude urađeno već u registraturi, ali to arhivista mora da proveri. Prvo i najosnovnije je sređivanje po delovodnim brojevima, prateći knigu delovodnog protokola. Zatim se vrši sređivanje po registraturskim oznakama, a onda i po fasciklama. Spisi se mogu sređivati i po sadržaju dokumenata i to se radi samo sa izuzetno važnim spisima. Mogu se sređivati i po teritorijalnom osnovu.

3. formiranje predmeta – To je najjednostavnija stvar ako je predmet već formiran u registraturi. A i ako predmet već nije formiran u registraturi, ovo je lako uraditi ako su sačuvane knjige. Tamo gde nije formiran predmet, obično nedostaju i knjige. U sudovima se predmeti najbolje formiraju u registraturama. Predmet se formira prema delovodnim brojevima, sređivanjem prema registraturskim oznakama i po fasciklama. Kada knjige nisu sačuvane predmet se formira prema kartotečkim listićima i koje se upisuje datum i kratak sadržaj, a svaki listić se povezuje sa sokumentom. Ako se radi sa kartotečkim listićima, to je jako zamoran i složen posao. Privremene signature koje se daju kartotečkim listićima kasnije ne važe.

18

Predmeti se smeštaju najčešće u fascikle. Posebni prilozi koji idu uz predmete (crteži, grafikoni, cd, mikrofilm) smeštaju se u posebne kutije o čemu postoji napomena u samom predmetu. Sav bibliotečki materijal se izdvaja i predaje biblioteci arhiva.

Uporedo sa formiranjem predmeta, vrši se i razvrstavanje građe. Važno je izdvojiti dokumenta koja nemaju sojstvo arhivske građe a koja ranije nisu uništena. Ako takva dokumenta postoje, ona se izdvajaju i stavljaju sa strane i daje se napomena odakle su preuzeta. Ništa se ne sme uništiti, jer se poslednje uništavanje radi u prvoj fazi, sada to više nije dozvoljeno. 4. popis predmeta za lečenje i restauraciju – Popisuje se i stavlja signatura

fascikle u kojoj se nalazi predmet, kaže se da u toj fascikli fali jedan dokument koji je odnet na restauraciju. Ovde se konačno leče sva dokumenta i osposobljavaju se za upotrebu.

5. uspostavljanje konačnog redosleda dokumenata u jednom predmetu – U registraturi su dokumenta poređena tako da na početku stoji dokument najnovijega datuma, a na kraju najstariji dokument. U arhivu se dokumenta slažu obrnuto – tako da se prvo vidi najstariji dokument, a onda iza ili ispod njega slažu se ostala dokumenta do najnovijeg.

6. numerisanje dokumenata u okviru predmeta, tj. folijacija – Numeriše se svaki list. Prvo će brojeve dobiti oni listići sa tekstom. Ne obeležavaju se posebni dokumenti u predmetu, već se numeriše ceo predmet tako što se čita kao knjiga. Brojevi se pišu u gornjem desnom uglu i to isključivo grafitnom olovkom. Kada završimo sa numeracijom na predmetu mora da se napiše koliko ima listova. Postoji tri vrste listova:

- pun list – koji je ispisan sa obe strane - prazan list – koji je ispisan samo sa jedne strane - čist list – neipisan list

Numeracija izgleda ovako: 123 + (42) + [12] - pun + prazan + čist ili 123 + 42 + (12) Kada se numeracija jednom uradi, ona se više ne sme menjati. Ovako se citira:

AS, SN 1020, 108’ - ovo ’ znači da je to 108. list ispisan sa druge strane

19

Sređivanje arhivske građe – III faza (nastavak)

Nakon što se obave prethodni poslovi radi se pečatiranje. Pečat označavanje pripadanje dokumenta nekom arhivu. Pečat se stavlja u prvu prazninu u samom tekstu dokumenta.

Potom se pristupa signiranju. Signatura služi kao oznaka arhivske jedinice i mora biti utvrđena na osnovu strukture građe. Signatura se uvek izražava kombinacijom brojeva i slova i ispisuje se na svakom listu jednog predmeta, čak i na čistom listu (tj. onom koji je neispisan).

Signatura sadrži: - naziv arhiva (najčešće skraćen) - naziv fonda - broj organizacione jedinice - godina iz koje je taj predmet - broj fascikle - redni broj predmeta u okviru te fascikle

Primer jedne signature za jedan predmet u Istorijskom arhivu u Nišu: IAN, EI 9, 1976/IV/28 ili IAN, EI 9, 1976-IV-28 Objašnjenje: IAN – Istorijski arhiv Niš

EI – fond Elektronska industrija 9 – broj organizacione jedinice 1976 – godina IV – broj fascikle 28 – broj predmeta

To se zove šifra organizacione jedinice. Ona nikada nije ista kao i registraturi.

Arhivista najčešće hronološki daje brojeve, iako se osniva kao organiaciona jedinica. Za državne organe se broj nekad daje hijerarhijski.

Poseban broj dobija strogo poverljiva građa, kao da je posebna organizaciona jedinica. Takva građa se ne izdvaja fizički iz predmeta, već joj se dodeljuje poseban broj. Personalni dosijei su kao deo organizacione jedinice.

Na osnovu signature izrađuje se unutrašnja lista. Određuje se mesto pojedinih predmeta. Izrada unutrašnje liste se vrši nakon signiranja, jer je tada ustanovljen pravi poredak dokumenata. Unutrašnja lista definitivno označava strukturu predmeta i fondova.

Unutrašnja lista sadrži: - naziv arhiva: Istorijski arhiv Niš (IAN) - naziv fonda: Elektronska industrija (EI) - naziv i broj organizacione jedinice: Proizvodno odeljenje (9) - godina: 1976 - broj fascikli: I-XI - raspon brojeva predmeta: 1-906 - brojevi predmeta koji nedostaju: 23, 44 - ukupan broj listova: 14712

20

- signature predmeta koji su na „lečenju“: (nekad se piše a nekad ne) - potpis arhiviste - datum završetka obrade

Izradom unutrašnje liste završava se obrada jednog predmeta. U listi se uvek ostavlja prazno mesto kod dela za unos brojeva predmeta koji su na lečenju. Ne menja se broj organizacione jedinice ako se promenio naziv.

Izrada spoljašnje liste – ista je kao i unutrašnja lista do dela za unos raspona brojeva predmeta. Izrađuje se samo za najvažnije fondove.

Poslednji posao je revizija sređene građe. Nad građom koja se češće traži, češće se vrši i revizija. Revizija se vrši da bi se proverilo da li se korišćenjem građe poremetio njen poredak, da bi se utvrdilo da li je bilo grške prilikom sređivanja građe. Kada u fond dođe makar samo jedan novi dokument, vrši se revizija celog fonda.

Kada se pronađe neki predmet koji je nedostajao u nekom fodnu, ako je on manjeg obima može se ubaciti na određeno mesti na sledeći način: mora se napisati 76, 76a, 77. Tada se u rasponu brojeva piše: 1-906 (76a). Mora se poštovati princip provenijencije.

Postoje dve vrste fondova koji se obrađuju na druge načine – to su fondovi sa specifičnom arhivskom građom, kakvi su fondovi društvenih organizacija, pratija, nevladinih organizacija, sportskih klubova... Građa se u njima grupiše po organima rukovođenja, a ne po organizacionim jedinicama, i to hijerarhijski i hronološki. Većina građe predstavlja materijal sa sednica. Ova građa je retko kad sređena u registraturi, već se sređuje tek u arhivu. Gomila tih dokumenata nemaju spoljašnja obeležja (potpis, pečat...).

Lični i porodični fondovi

Spadaju u sređivanje specifičnih fondova. Oni imaju određeni tempo i određeni sistem sređivanja. Prolaze kroz tri faze. Dokumenta se dele prema vrsti dokumenta. Lični fond je zbirka organski povezanih dokumenata nastalih tokom života i radom neke osobe značajne po svom delovanju. Porodični fondovi su zbirka organski povezanih dokumenata nastalih tokom života i rada osoba koje pripadaju istoj porodici. Porodični fondovi su prirodan nastavak ličnog fonda.

Kada se formiraju lični i porodični fondovi postoje strogi kriterijumi za valorizaciju. Manje građe se izlučuje; uzima se sve što je nastalo tokom života neke osobe.

U fondu se vrlo često nalazi građa koju nije proizveo tvorac fonda. Npr. ako je čovek čuvao isečke iz novina o nekoj drugoj osobi, to se neće čuvati jer to nije on proizveo svojim radom. Obavezno se izdvajaju dokumenta za koja postoje posebne zbirke, npr. razglednice. Razglednice koje su stizale toj osobi ostaju u njegovom ličnom fondu, a ako ih je on kupovao i sakupljao idu u zbirku razglednica.

Dokumenta koja se tiču institucije u kojoj je čovek radio – u njegovom ličnom fodnu će se zadržati ona dokumenta koja se odnose na njega, a ostala će ići u fond te institucije.

Odmah se moraju odrediti tri stvar:

21

1. naziv ličnog ili porodičnog fonda – To su ime i prezime ličnosti, npr. fond Ivo Andrić (IA). Ako neko ima pseudonim, uzima se ono ime pod kojim je poznatiji, pod kojim je stekao zaslugu da mu se fond otvori. Kod porodičnog fonda naziv je prezime porodice, a ako ima dve porodice koje su rodbinski povezane kao naziv fonda uzimaju se dva prezimena sa crticom.

2. granične godine ličnog ili porodičnog fonda – To su godine rođenja i godine smrti. Granična godina fonda je nepomeriva. Kod porodičnog fonda to su granična godina rođenja najstarijeg člana i godina smrti poslednjeg od tih poznatih članova porodice.

3. granične godine građe u fondu – Početna godina je godina rođenja, a prvi dokument je najčešće krštenica. Druga granična godina je nekoliko godina posle smrti. Tu dolaze telegrami saučešća, čitulje, umrlice. Čuvaju se dokumenta nekog starijeg člana, ako je on bio poznat.

22

Sređivanje ličnog fonda

Najređe se dešava da je građa sređena već kod tvorca fonda. Sređivanje građe podrazumeva proučavanje istorijata tvorca građe i istorijata samog fonda. Na osnovu toga sačinjava se preliminarna istorijska beleška sa planom sređivanja.

Problem je što lični fond često sadrži raznorodne dokumente. Građa se mora opisati i po diplomatičkim principima, jer su dokumenti raznorodni i po materijalu i po vrsti. Svaki pojedinačni dokument se mora opisati prema sadržaju.

Osnovni podaci koji se moraju utvrditi su: - bibliogreafija tvorca fonda - detaljni podaci o delatnosti tvorca fonda (ako je reč o nekom književniku ili

naučniku dodaje se ovde i bibliografija) - podaci o fondu (kako je dospeo u arhiv, koliko otprilike dokumenata sadrži) - podaci o stanju građe (da li je građa sređena, da li je oštećena) - podaci o značaju građe (mišljenje arhiviste)

Na osnovu toga se mogu sastaviti privremeni kartotečki listići za svaki dokument gde će se napisati privremeni kartotečki broj i kratak sadržaj svakog pojedinačnog dokumenta. Lična dokumenta su značajna ako predstavljaju dnevnike, pisma, rukopise.

Postoji sedam vrsta dokumenata: 1. lična dokumenta – Tu će stajati dokumenta o životnom i bračnom statusu

(krštenica, izvod iz knjige rođenih, venčani list, izvod iz knjige umrlih), lične isprave (pasoš, zdravstvena knjižica, vojna knjižica), dokumenta o napredovanju u službi (diploma o završenoj školi, akt o unapređenju), diplome, priznanja i kazne, članske karte (partijske, iz raznih udruženja).

2. imovinsko-pravna dokumenta – U imovinska dokumenta spadaju ugovori za stan, o kupoprodaji, vlasnički list nad zemljom, tapije, testamenti... U pravna dokumenta ubrajaju se molbe, žalbe sudu, računi... I kod ličnih i kod imovinsko-pravnih dokumenata sređivanje se vrši prema vrsti dokumenata i unutar toga hronološki (uzmu se sve lične karte te osobe i sređuju se hronološki). U principu se lični fond naknadno ne popunjava, osim ako se ne pronađe neki veoma važan dokument koji je nedostajao.

3. dokumenta o delatnosti tvorca fonda – Sređuje se prema vrsti delatnosti. To je najkomplikovanije srediti jer predstavlja najraznovrsniju građu, zavisno od toga koliko je čovek radio i koliko toga je sačuvao. Prvo se ozdvoje ona dokumenta zbog kojih je čovek zaslužio da mu se napravi lični fond. U ovu grupu spadaju dokumenta o humanitarnoj delatnosti i rukopisi, jer oni predstavljaju svedočanstvo o delatnosti tvorca fonda. Građa se sređuje prema vrsti građe i hronološki.

4. prepiska – Ima pet vrsta prepiski pisma koja je tvorac fonda pisao nekoj instituciji pisma koja je tvorac fonda primao od institucije pisma koja je tvorac fonda pisao pojedincima pisma koja je tvorac fonda primao od pojedinaca porodična prepiska – ona se posebno izdvaja

23

Za prepisku se obavezno pravi indeks imena, sa osnovnim podacima (čime se ta osoba bavila, godina rođenja i smrti). Pored hronološkog, koristi se i azbučno sređivanje, a retko i tematsko. U okviru prepiske posebno se stavlja raznorodna prepiska (telegrami, čestitke), a razglednice se tretiraju kao pisma.

Porodična prepiska se sređuje hronološki i hijerarhijski prema stepenu srodstva: majka, otac, braća, sestre, muž/žena i deca; bliži rođaci; dalji rođaci. 5. dokumenta srodnika tvorca fonda – Najčešće ih nema mnogo, to su

obično lična i imovinsko-pravna dokumenta. To su dokumenta srodnika koji nisu značajni, a koje je tvorac fonda sačuvao i od njih se ne može formirati porodični fond.

6. dokumenta o tvorcu fonda – Skuplja ih ili tvorac fonda ili njegova porodica. To su najčešće novinski isečci, recenzije, kritike u časopisima, nekrolozi, čitulje iz novina, in memoriam. Sređuju se prema vrsti dokumenata.

7. ilustrativni materijal – Najvažniji je zbog jedne stvari, zato što se u njemu nalaze fotografije, koje se uvek izdvajaju. Tu spadaju još i posetnice, vizit-karte, plakati, umrlice... Sređuju se prema vrsti građe.

Za lični fond izrađuje se sumarni i analitički inventar i imenski registar. Rade se

selektivni predmetni registri za određene delove fonda. Porodični fond se sređuje na isti način kao i lični, ali se pre sređivanja mora izraditi

detaljna genealogija porodice. Porodični fond se sastoji iz 2-3 lična fonda koja se stavljaju pod jedno prezime. Jedina razlika je u tome što se pisma kod porodične prepiske stavljaju kod primaoca.

24

Sređivanje posebnih zbirki

Svaki arhiv ima građu koja se ne može svrstati u neke fondove, zbog toga što se ne zna njeno poreklo i zbog toga što se radi o posebnom materijalu, odnosno podlozi na kojoj je sačuvana. Svaka zbrika je veštačka celina sa dokumentima različite provenijencije ili različite vrste (podloge). Postoje dve vrste zbirki:

• klasične zbirke – čine ih klasična dokumenta, na papiru ili na pergamentu • karakteristične zbirke – to su tzv. zbirke na savremenim podlogama (nastalih

tokom poslednjih 50 godina). Ove zbirke se izdvajaju zbog podloge da bi se obezbedili posebni uslovi čuvanja i tehničke zaštite. To su zbirke zvučnih (gramofonske ploče, audio kasete, cd) i vizuelnih zapisa (video kasete, filmske trake, tv snimci).

I. zbirka plakata – To je jedna od najvažnijih zbirki i ima je skoro svaki arhiv.

Plakati su štampani materijal i predstavljaju zvanična dokumenta. Između bibliotekara i arhivista se javlja spor da li je u pitanju neknjižna ili arhivska građa. Plakati se dele prema vrsti i prema tome ko ih izdaje. Po vrstama plakati su: leci, objave, obznane (to su najvažniji plakati sa potpunim pravnim dejstvom), proglasi i oglasi. Obznana uvek ima pečat, a proglas nema potpis i pečat, to je osnovna razlika među njima.

Prema poreklu plakati se dele na 8 vrsta i prema tim grupama se i sređuju: 1. plakati koje su izdali organi vlasti 2. plakati vojnih organa 3. plakati sudskih organa 4. plakati političkih i društvenih organa – ova grupa ima najviše podgrupa,

npr. po organizaciji. 5. plakati ilegalinih partija i pokreta – ovo su plakati nastali samo u

određenom periodu 6. plakati verskih organizacija 7. plakati zdravstvenih organa 8. plakati kulturnih organizacija – npr. pozorišni plakati

Sređivanje se vrši po ovim grupama. Plakati se podele na podgrupe i onda se u okviru njih sređuju hronološki. Ponekad se sređuje i tematski, npr. sve što se odnosi na rat.

II. zbirka geografskih karata – Nekada su karte crtane rukom, a nekad su

štampane. Najdragocenije su stare geografske karte. Geografske karte su planimetrijski dokumenti i multidisciplinarni dokumenti, važne su kao istorijski izvor, za saobraćaj, za vojsku, za zemljište...

Često su prilog nekom aktu ili predmetu, ali se uvek izdvajaju iz fonda, a u fondu ostaje uputni listić u kome se beleži gde se ta karta nalazi.Postoje dve vrste geografskih karata:

a) opšte karte – ne dele se se na podgrupe, osim što se izdvajaju stare karte koje se sređuju hronološki, a ostale se sređuju prema teritoriji.

25

b) specijalne karte – dele se na podgrupe i u okviru njih se dele prema teritoriji. Mogu biti katastarske, karte šuma, rečne karte, topografske karte, drumske, železničke...

III. zbirka memoarske građe – Skoro svaki arhiv ima memoarsku građu (to su

intervjui, sećanja, dnevnici...). Memoarska građa se preuzima komisijski i zavodi se prema datumu kada je ušla u arhiv, a ne prema datumu njenog nastanka. To je jedina zbirka koja ima posebnu knjigu prijema i od samog starta se smatra vrlo vrednom. U knjizi prijema postoji 7 obaveznih podataka:

1. datum preuzimanja građe 2. prezime i ime tvorca građe 3. datum i mesto nastanka građe 4. kratak sadržaj – može da bude i na 10-20 stranica 5. obim građe – broj stranica pisanog dokumenta ili broj minuta ako je

snimano 6. način preuzimanja građe – otkup, poklon, depozit ili ciljano prikupljena

građa 7. napomena o dostupnosti – da li je građa dostupna odmah ili postoji neki

rok. Iako građa nije odmah dostupna arhivista je dužan da je sredi.

Memoarska građa ima jedinstven oblik signature. ROMS, MJS – 144 – II/1-11 ROMS – naziv arhiva (Rukopisno odeljenje Matice srpske) MJS – naziv zbirke (Milan Jovanović Stojimirović) 144 – broj pod kojim je građa evidentirana II – broj kutije 1-11 – broj svezaka

Kako se sređuje memoarska građa? Sređuje se prema knjizi prijema. Sećanja se nikad ne grupišu, nego se sređuju

prema redosledu dolaska u arhiv. Memoarska građa se smatra apsolutno važnom građom i za svaku zbirku se radi regest, tj. precizan sadržaj svakog dokumenta. Regest je naučno-informativno sredstvo. U njega se upisuju sledeći podaci:

1. signatura 2. raspon godina na koje se odnosi sećanje 3. datum i mesto nastanka sećanja 4. vrsta memoarske građe – da li je rukopis, dnevnik, intervju 5. autor sećanja 6. kratak precizan sadržaj – samo se naznače najvažnije stvari 7. broj strana / vreme trajanja reprodukcije 8. spoljne karakteristike

26

Regest se izrađuje u obliku kartotečkih listića, koji su veći od bibliotečkih. Jedini princip kod sastavljanja sadržaja je da je precizan i da ukaže na geografske, hronološke i imenske odrednice.

Za memoarsku građu se izrađuju četiri kataloga: autorski, predmetni, topografski i hronološki. Hronološki je veoma važan jer u njemu onaj ko ga pretražuje može da nađe neku godinu koja ga zanima, zapiše signaturu i na taj način pronađe građu koju traži.

datum i mesto autor sećanja signatura nastanka sećanja sadržaj spoljašnje karakteristike i oznaka dostupnosti vrsta građe

27

Sređivanje zbirki – nastavak

IV. zbirka snimljene arhivske građe – To je građa koja već postoji u arhivu, a koja se snima radi zađtite, radi čuvanja u više primeraka, radi zamene građe i za naučno-istraživačke potrebe. To je građa na mikrofilmovima ili digitalizovana građa.

Snima se po tri kriterijuma: - dragoceni dokumenti – zbog opasnosti od krađe - građa koja je oštećena i koju bi dalje korišćenje oštetilo - građa koja se najčešće koristi Kada se izvrši snimanje građe iz nekog fonda, ne drži se više u tom fondu, već se

formira zbirka snimljene građe iz tog arhiva. Vode se precizni podaci o tome koja građa se snima, koliko je snimljeno itd. Snimanje arhivske građe je skupa i pipava stvar. Često se snima građa koja je oštećena, te pre toga treba uraditi konzervaciju, ispravljanje zgužvanih listova, a sve to zahteva posebne tehničke pripreme. Zato se snima samo oštećena građa i izuzetno vredna građa.

Zbirka snimljene građe ima svoju knjigu (koja se još zove list ili naslov) sa sledećim podacima:

1. naziv arhiva – Arhiv Srbije 2. naziv fonda – Ministarstvo prosvete 3. naziv organizacione jedinice – Univerzitet u Beogradu 4. broj fascikle ili kutije 5. broj mikrofilma Podaci će biti zapisani ovako: AS, Mpr, U, 42, I-2

Mikrofilm je jedino što je trajni materijal danas. Ako se dogodi da originalni dokument nestane, on se može skinuti sa mikrofilma i odšampati i taj dokument će imati vrednost kao original. Mikrofilmovana građa se obrađuje po svim pravilima koja važe za svaki fond. Zbirka snimljene građe formirana je iz više fondova.

V. zbirka zvučnih (tonskih zapisa) – Ova zbirka se pravi od nosača zvuka. Obično se sređuje prema vrsti nosača, koji mogu biti: gramofonske ploče, magnetofonske trake, audio trake (kasete), cd... Sve to zajedno čini jednu zbirku. U knjizi prijema moraju da stoje posebni podaci, a to su:

1. datum i mesto snimanja 2. vrsta dokumenta 3. autor 4. sadržaj 5. trajanje reprodukcije – vremensko trajanje 6. brzina reprodukcije 7. način preuzimanja građe – da li je poklonjena, preuzeta ili nastala u arhivu Zvučni zapisi ponekad mogu biti deo nekog fonda. Tada se zapisi prenose u ovu

zbirku, a u fondu ostaje uputni listić o tome.

28

Kao naučno-informativno sredstvo izrađuje se analitički inventar u kome stoje svi prethodni podaci, a dodaje se još podatak o tome da li je snimak original ili kopija i to se beleži pre načina preuzimanja građe.

VI. zbirka filmskih zapisa – tu spadaju dve vrste zapisa: film i televizijski snimci.

VII. zbirka fotografija – Osnovni razlog zašto se formira zbirka fotografija je specifičnost građe, tj. podloga. U ovoj zbirci se čuvaju ne samo fotografije, već i negativi. Zbirku fotografija čine: pojedinačne fotografije i albumi fotografija, negativi i reprodukcije fotografija.

Kada fotografije stignu u arhiv, sačivanja se zapisnik o primopredaji i zapisuju se sledeći podaci: datum, mesto, od koga je preuzeta, ako je moguće vrši se identifikacija fotografije – kada je snimljena, ko je snimio i ko ili šta je na fotografiji. Ako postoje negativi, može da se odrediti kada je nastala fotografija.

Zbirka se sređuje tako što se izvrši tehnička podela prema kojoj se zbirka fotografija deli na četiri vrste:

1) fotografije ličnosti – To su najbrojnije fotografije u svakom arhivu. Ove fotografije ličnosti se sređuju po azbučnom redu prezimena, pa onda hronološki po ličnosti ako je moguće. Ako ima više ličnosti opisuje se svaka od njih i sređuje se hronološki, a svaka od njih imaće istu signaturu.

2) fotografije objekata i stvari – One se prvo razvrstavaju po vrstama (npr. fotografije muzeja, crkvi...) Potom se razvrstavaju hronološki.

3) fotografije mesta – Uglavnom su to fotografije gradova, sela i pejzaža... Sređuju se azbučno i hronološki.

4) fotografije događaja – To su ratne fotografije najčešće. Podela se vrši prema događaju, a unutar toga hronološki. Sređuju se ne po vrsti događaja, već po konkretnom događaju.

Za zbirku fotografija se izrađuje analitički inventar u kome stoji:

1. redni broj fotografije 2. datum upisa 3. sadržaj fotografije – ko ili šta je na njoj 4. autor fotografije 5. način nabavke i od koga je nabavljena 6. vrsta fotografije u tehničkom smislu – da li je pozitiv, negativ,

reprodukcija 7. napomene 8. signatura – pozitivi se označavaju sa A, negativi sa B, reprodukcija sa

P. Signatura se piše u levom gornjem (?) uglu i izgleda ovako: AS-A-I-728.

IX. Varia (miscellanea) – Ovu zbirku čine međusobno nepovezana dokumenta

različitog sadržaja i različite provenijencije. Provenijencija ovih dokumenata je najčešće neustanovljiva. Građa u variji je građa koja ne pripada nijednom fondu koji

29

poseduje taj arhiv. Ta građa se po osobinama i vrsti ne može svrstati u neki fond. Često su to pisma bez početka i kraja i to na klasičnom materijalu – papiru. Ova građa se teško sređuje. Treba je grupisati ako je to moguće. Grupisanje se vrši prema temu ili po ličnosti, a ako postoji datum vrši se i grupisanje po hronologiji. Za variu se radi analitički inventar. Svaka zbirka varia je otvorena zbirka i u nju uvek može da dođe novi dokument. Zbirke se uvek otvorene, za razliku od fondova koji se zatvaraju kada se ugasi institucija ili kada umre tvorac fonda. Zbirka je uvek jedna jedina i može da sadrži mnogo dokumenata. Ponekad se može dogoditi da se izvadi dokument i stavi se u fond, ako se sazna odakle je i gde pripada.

30

Informativna sredstva u arhivima

Od početka XIX veka u arhivistici počinje da se primenjuje načelo celovitosti i dostupnosti arhivske građe. Time se povećao broj korisnika, ali su oni bili naviknuti na tematski pristup građi, pa su se suočili sa problemima kada se počeo primenjivati princip provenijencije i celovitosti. To je razlog zbog koga su od polovine XIX veka počela da se izrađuju informativna sredstva. Ona su važna jer omogućavaju lakši pristup građi i što manju manipulaciju građe. Rešenje za to su što bolja i potpunija informativna sredstva.

Na početku su informativna sredstva bila samo običan popis, sa inventarnim brojevima. Kasnije su to postala prava naučno-informativna sredstva i ona predstavljaju osnovni izvor informacije o sadržaju arhivske građe.

Informativna sredstva dele se na dve opšte grupe: - osnovna informativna sredstva – Ona mogu biti sumarna i analitička. Pored toga

mogu biti opšta (npr. vodič kroz arhiv) i posebna (npr. vodič kroz pojedine fondove ili zbirke)

- specijalizovana informativna sredstva – Mogu biti tematska (npr. tema industrija)

Prema drugoj podeli informativna sredstva se dele u tri grupe:

I. Informativna sredstva evidencije – Ona su usmerena na građu koja je u registraturama i u arhivu. Postoji 5 vrsta ovih sredstava:

1. informativna sredstva evidencije o zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva

2.

– To su: kartoteke registratura, registar aktivnih registratura, registar registratura koje su prestale sa radom i dosijei registratura. Ovo su evidencije koje arhiv vodi o građi. informativna sredstva evidencije o smeštaju arhivske građe, tj. fondova i zbirki u arhivu

3.

– Ova sredstva se izrađuju kada građa stigne u arhiv. U Srbiji je 1959. godine počela da se primenjuje evropska praksa da se vodi ovih 7 vrsta informativnih sredstava. To su sredstva internog karaktera. To su: topografski pokazivač, vodič kroz depoe, pregled fondova, pregled zbirki, popis fondova koji se trenutno nalaze u arhivu, popis zbirki koje se trenutno nalaze u arhivu i registar arhivske građe od izuzetnog značaja koji se vodi na centralizovanom nivou i koji postoji u svakoj državi a odnosi se na građu iz nekog arhiva u zemlji ili u inostranstvu. informativna sredstva evidencije o snimljenoj arhivskoj građi

- gde je vršeno snimanje

– Odnose se i na građu snimljenu iz drugih arhiva i iz sopstvenog arhiva. Arhiv Srbije je tek 1971. godine inicirao donošenje uputstva o mikrofilmovanju građe. Dve su vrste ove evidencije: o građi koju treba snimiti i o već snimljenoj građi. Oba se vode uporedo i treba da sadrže sedeće podatke:

- koji su fondovi snimljeni - raspon godina građe koja je snimljena - broj snimljenih inventarskih jedinica - količina snimljene građe – u metrima mikrofilma - topografske oznake depoa u gde se u njima nalazi mikrofilm - ime i prezime ovlašćenog lica

31

4. informativna sredstva evidencije o korišćenj arhivske građe

podaci o korisniku – ime, prezime, zanimanje, adresa

– Ovi podaci se prikupljaju u čitaonici. Kada korisnik prvi put u jednoj godini uđe u arhiv, mora da popuni karton sa sledećim podacima:

podaci o temi istraživanja – to najčešće popunjuju istraživači podaci o korišćenim fondovima i zbirkama datum korišćenja građe

5. informativna sredstva evidencije o tehničkoj zaštiti građe

• naziv fonda iz koga je uzeta građa na lečenje

– Građa se iz fonda može jedino vaditi kada se daje na korišćenje i na lećenje. Ova informativna sredstva su o stanju arhivske građe, tj. o reviziji. Drugo su evidencije o građi koja je na lečenju, restauriranju. Sadrži sledeće podatke:

• brojevi inventarnih jedinica • signatura dokumenata • vrsta oštećenja – bolestan ili oštećen • vrste lečenja

II. Opšta informativa sredstva – Cilj im je da obezbede arhivsku građu od uništenja, gubljenja i krađe. Ona prate građu od registrature do arhiva. Ima tri vrste ovih sredstava. Oni zajedno moraju da daju sledeće podatke koji su važni za stručni nadzor nad građom:

- podaci o prijemu arhivske građe – da li je građa stigla, u kojoj količini, ko ju je primio i kada

- podaci o provenijenciji – odakle je stigla građa - podaci o količini građe – koliko ima građe - podaci o strukturi građe – šta sadrži, koliko fondova, vrsta građe - podaci o rasponu godina građe - podaci o stanju građe – da li je treba lečiti - podaci o smeštaju građe – u koji depo je smeštena - podaci o valorizaciji – da li je izlučen bezvredni materijal i u kojoj

meri Postoje četiri vrste ovih sredstava:

1. knjiga prijema arhivske građe

• datum prijema građe

– Zasniva se na arhivskoj knjizi i u njoj pored podataka iz arhivske knjige stoje sledeći podaci:

• količina građe • struktura građe • stanje građe • tvorac građe • smeštaj građe

32

Opšta informativna sredstva - nastavak

2. opšti inventar

• fondove pravnih lica (institucija) A

– Iz njega se formiraju sva druga informativna sredstva. Njegov zadatak je da odražava raspored fondova i zbirki u arhivu. Prema opštem inventaru arhivska građa se deli na:

• fondove fizičkih lica (lični i porodični fondovi) Б • zbirke В

Upis u opšti inventar se vrši po redosledu prijema arhivske građe. Redosled prijema se utvrđuje na osnovu knjige prijema. Opšti inventar daje najopštije podatke za sve fondove i zbirke.

Opšti inventar ima 4 globalna dela: a) opšti podaci o fondu ili zbirci – Ovi podaci su uglavnom već sadržani u knjizi

prijema, a to su podaci: kome građa pripada, ko je tvorac, raspon godina... b) podaci o građi u fondu ili zbirci – To su osnovni podaci:

- datum prijema - naziv (promene naziva) - raspon godina fonda - nazivi organizacionih jedinica i raspon godina - inventarni broj Obim građe: broj fascikli i kutija; metraža.

c) podaci o stanju građe u fondu ili zbirci – Ovi podaci se stalno dopunjavaju. d) beleška o fondu ili zbirci – Stavlja se beleška da li su fond ili zbirka popunjavani,

da li postoji neka praznina, da li postoji snimljena građa, kako je građa dospela u arhiv.

3. dosije fonda ili zbirke

- naziv fonda/zbirke

– Izrađuje se zajedno sa opštim inventarom. Mora da sadrži sledeće delove:

- inventarski broj - zapisnik o prijemu građe u arhiv - preliminarna istorijska beleška o fondu - izveštaji o sređivanju građe pre dolaska u arhiv - izveštaji o izlučivanju građe - podaci o kompletiranju građe - podaci o obradi građe

4. popis rariteta

- provenijenicja – iz kojeg je fonda dokument došao i koji mu je inventarski broj u tom fondu. U fondu se ostavlja uputni listić koji govori gde je dokument premešten.

– Ovaj popis je važan da bi se rariteti sačuvali i zaštitili. Rariteti su dokumenti, a ne predmeti. Popis rariteta će biti osnova za izradu regesta. Pišu se sledeći podaci:

- zvanični naziv dokumenta - vrsta dokumenta

33

- autor dokumenta - broj strana dokumenta - jezik dokumenta - materijal ili podloga dokumenta - kratak sadržaj – 1-2 rečenice Ovaj popis rariteta se pravi po dva osnova:

• po redosledu ulaska u arhiv • po sadržaju, odnosno po značaju sadržaja dokumenta

III. naučnoinformativna sredstva – Postoji 4 vrste ovih dokumenata: 1) sumarni inventar 2) analitički inventar 3) regest 4) katalog

Naučnoinformativna sredstva nisu interna, već su namenjena korisnicima za

naučne i operativne svrhe. Treba da pruže osnovne informacije o istorijatu fonda ili zbirke i istorijatu tvorca fonda ili zbirke. Važan je status i hijerarhija tvorca građe. Ova sredstva izrađuju posebno za to školovani arhivisti. Bilo bi poželjno da arhivista koji je pratio građu u registraturi izrađuje i naučnoinformativna sredstva, jer on najbolje poznaje unutrašnju organizacionu strukturu tvorca građe.

Cilj naučnoinformativnih sredstava je da korisnicima pruže celovite podatke o sadržaju građe jednog fonda ili zbirke. Naučnoinformativna sredstva se uvek sređuju malo kasnije, jer uvid u sadržaj građe mora da se pruži na tri načina:

• objektivno – da nema nikakvih ličnih zaključaka • sveobuhvatno (celovito) – ništa važno se ne sme izostaviti • sažeto – ne sme da bude nepotrebnih podataka

Izrada naučnoinformativnih sredstava se ne radi dok nisu urađena opšta informativna sredstva. Naučnoinformativno sredstvo mora da sledi organizacionu strukturu fonda. Osnovno je poštovati princip celovitosti i provenijenicije. Redosled ne sme da bude subjektivan, već da prati redosled inventarskih brojeva dokumenata i predmeta.

Prvo se izrađuje sumarni inventar, zatim analitički inventar, pa regest, i na kraju katalog.

34

Naučnoinformativna sredstva – nastavak

-Sumarni inventar- To je osnovno naučnoinformativno sredstvo koje se izrađuje posle sređivanja fonda

i trebalo bi da ga ima svaki arhiv. Njegov zadatak je da informiše korisnika o sadržaju građe. Predmet obrade sumarnog inventara je ceo fond ili zbirka. Osnovna jedinica opisa je inventarska jedinica (a to je fascikla, kutija, knjiga).

Prilikom izrade sumarnog inventara mora se poštovati princip provenijenicije. Inventarske jedinice se obrađuju onim redosledom kojim su sređene i ništa se ne sme preskakati. Brojevi inventarskih jedinica idu u kontinuitetu bez obzira kojoj organizacionoj jedinici pripadaju.

Nije propisano kolika treba da bude veličina opisa, već to zavisi od količine, sadržaja i starosti građe. Zakonom je propisano da sumarni katalog izrađuje samo jedan čovek, osim u slučaju duže bolesti ili smrti. Time se poštuje princip jednoobraznosti. Jedan čovek može da obrađuje više fondova.

Svaki sumarni inventar sastoji se iz 5 delova:

1. naslovna strana

- pun naziv arhiva (skraćen naziv arhiva) – Arhiv Srbije (AS)

– Ovde je zastupljena jednoobraznost i tačno se zna šta naslovna strana mora da sadrži:

- osnovni broj fonda ili zbirke (skraćeni naziv) – uvek se piše poslednji naziv

- granična godina građe u fondu ili zbirci - sumarni broj inventarskih jedinica u fondu ili zbirci – koliko ima

kutija, fascikli, ali to ne govori koliko tačno ima dokumenata Primer jedne naslovne strane:

Arhiv Srbije (AS) 423

Stojan Novaković (SN) 1842-1915

1019

Primer još jedne naslovne strane: Arhiv Jugoslavije (AJ)

fondovi Kraljevine Jugoslavije (KJ)1

2.

343

Nova Evropa (NE) 1920-1946

15

predgovor

3.

– Piše se vrlo kratko i u njemu treba opisati strukturu sumarnog inventara (šta čini fond) i ukazati na praznine (šta nedostaje). istorijska beleška

1 Pošto je u Arhivu Jugoslavije građa podeljena na tri dela, a fondovi Kraljevine Jugoslavije su jedan od njih, ovo se uzima kao podnaslov.

– Sastoji se iz tri dela:

35

- istorijat tvorca fonda – to je bibliografija institucije - beleška o hijerarhijskoj organizaciji fonda – obično se sastavlja u

obliku grafikona - beleška o unutrašnjoj strukturi fonda – treba da prikaže međusobnu

zavisnost organizacionih jedinica 4. inventarski opis

- redni broj iz naslovne strane – To je najvažniji deo i sastoji se iz sledećih delova:

- naziv tvorca fonda i naziv organizacione jedinice - raspon godina građe u fondu - „naziv“ svake inventarske jedinice – npr. broj 78 je fascikla, broj 95

je kutija... - ukupan broj dokumenata i ukupan broj listova (punih, praznih i

čistih) u svakoj inventarskoj jedinici - sumarni sadržaj građe – Ovaj sadržaj ne sme da bude prepričavanje,

već opis sadržaja. Npr. ako se radi o nekom pismu, treba napisati samo: pismo sadrži: -privatne stvari, - o knjizi... Ovaj sadržaj treba da bude precizan i pregledan i treba da ukaže na najvažnije činjenice u dokumentu. Sadržaj se daje na maternjem jeziku arhivu, bez obzira kojim je jezikom pisan dokument.

- Primedbe – Tu će se pisati da li je dokument oštećen i da li je pronađen i naknadno ubačen neki novi dokument.

5. indeksia) imenski indeks – Može da bude dvostruki: opšti indeks (u njega

se upisuju sva imena u toj inventarskoj jedinici) i specijalizovan indeks (u njega se upusuju samo određena imena). Može još da bude i uži (sa samo godinom rođenja i smrti) i razvijeni (sa kratkom biografskim opisom). Lice se u indeksi opisuje onako kako se javlja u tekstu dokumenta.

– U principu se izrađuju tri indeksa:

b) geografski indeks – Izrađuje se ako ima više pomenutih geografskih mesta. Geografski indeks zavisi od fonda i može da se vodi abecedno ili po teritorijalnoj osnovi.

c) predmetni indeks – Uopšteno, to je indeks pojmova ili događaja, a u arhivima se predmetni indeks izrađuje prema događajima.

36

Naučnoinformativna sredstva – nastavak

- Analitički inventar - Analitički inventar se ne izrađuje za cele fondove i zbirke, već samo za izuzetno

značajne i radi se tek nakon završenog sumarnog inventara. Dok je kod sumarnog inventara osnovna jedinica opisa fond ili zbirka, kod analitičkog je to predmet.

Redosled obrade prati redosled predmeta. Ako se radi o više predmeta u jednom fondu, mora se pratiti redosled predmeta.

Sadržaj je mnogo detaljniji i mora da bude precizan i objektivan. Vrsta dokumenta se mora jasno naznačiti, npr. da li je pismo, da li je službeno, prijateljsko itd. To se u sumarnom inventaru ne radi.

Analitički inventar se danas obično izrađuje i vidu knjige (u zavisnosti od toga za koliko predmeta se radi, izrađuje se jedna ili više knjiga). Analitički inventar ukazuje na strukturu određenog predmeta. Važno je da iz njega može da se vidi struktura tog predmeta za koji se izrađuje.

Struktura analitičkog inventara prati strukturu sumarnog inventara, pa će tako i kod analitičkog postojati naslovna strana a na njoj još dodatno naziv predmeta.

- Regest - Izrađuje se samo za posebno važna dokumenta. Osnovna jedinica opisa sadržaja je

dokument. Npr. u fondu dvora Kraljevine Jugoslavije postoji dokument o proglašenju ujedinjenja Kraljevine SHS, taj dokument ćemo opisati regestom.

Regest je prvo naučnoinformativno sredstvo u istoriji i potiče još iz srednjeg veka. Regest se u 19. veku sve više prilagođavao potrebama nauke, i sve ređe i ređe su izrađivani samo za posebno važna dokumenta sa naučnog stanovišta. Od 1958. godine američke države ne izrađuju regest za nova dokumenta.

Kod nas postoji zakon koji kaže da se regest izrađuje za sva dokumenta do 1804. godine (do I srpskog ustanka). Posle toga vremena, regest se izrađuje samo za posebno važna dokumenta.

Reč regenere znači ukratko ponoviti. Regest zapravo ponavlja sadržaj i regest se sastoji od 6 delova.

1. signatura jednog dokumenta – time se utvrđuje tačno mesto dokumenta u fondu

2. datum i mesto nastanka dokumenta – godina, mesec, dan, mesto (1878, mart, 23, Beograd). Ako na dokumentu stoji zapisan datum, onda ga pišemo unutar (), a ako smo ga doznali iz nekog drugog izvora, onda pišemo [].

3. ime i prezime autora dokumenta, tj. adresanta (pošiljaoca) i adresata (primaoca), npr. Ivo Andrić Milošu Crnjanskom. Uz ime se ispisuju i titule ako stoje u dokumentu.

4. sadržaj dokumenta – to je glavni deo regesta. On treba da bude kratak, ali ne mora uvek da bude, zavisi od toga koji dokument je u pitanju.

5. anotacija (beleška) – to je veoma važan deo. Tu se objašnjava i dopunjava, npr. objasniti kako se do dokumenta došlo, da li je original ili kopija, itd.

6. spoljna obeležja dokumenta – predstavlja se značajan i/ili stari dokument i zato je ovo bitan deo u kome se daju 4 podataka:

37

- vrsta dokumenta – da li je povelja, ukaz, pismo, ugovor, tužba - oblik dokumenta – da li je original, kopija, koncept, prepis - materijal ili podloga dokumenta – da li je hartija, mikrofilm - broj listova i format dokumenta – pun, prazan, čist list i format koji

se uvek beleži u centimetrima

Arhivisti su često pod pritiskom da rade regest. Prilikom izrade regesta mora se biti kranje restriktivan. Regesti se sve više manje i manje rade. Uz regest kao dokument mora da se prepiše ceo sumarni inventar, Za ceo taj predmet se mora napraviti i analitički inventar, ako radimo regest za jedan predmet.

- Katalog – Najznačajnije sredstvo koje se mora uraditi pored sumarnog inventara je katalog, i

to je pored sumarnog inventara osnovno naučnoinformativno sredstvo. Naziv potiče iz grčke reči katalogos, što znači popis, spisak. Ako istraživač dođe u arhiv, najčešće će prvo potražiti katalog, jer on daje podatke o tome šta ima od građe i podatke o samom dokumentu.

Predmet obrade kataloga je predmet ili dokument. Prilikom izrade kataloga ne poštuje se princip provenijencije. Katalog se radi ako postoji regest, tj. katalog se izrađuje na osnovu regesta.

Da bi se izradio katalog, postoje neki principi koji se moraju poštovati. Katalog treba da bude sistematičan – nikad se ne pravi jedan katalog, već više vrsta. Katalog se radi naporedo sa sumarnim inventarom.

Katalog se mora sintetizovati, jer se ne poštuje princip provenijencije, pa se na neki način mora srediti. Od načina grupisanja podataka, postoje sledeći:

a. logički katalozi – u njima se podaci mogu inventarisati po temama, po delatnostima... U okviru toga se uglavnom prave po hronološkom redu.

b. formalni katalozi – podaci se grupišu azbučno ili abecedno, pa onda prema imenima, geografskim odrednicama, itd.

Različiti katalozi imaju različitu strukturu podataka. Katalog se pravi namenski.

Postoje 4 vrste kataloga: 1. sistematski katalog – podaci su dati prema oblastima i delatnostima. Retko

se izrađuje, teško ga je izraditi. 2. predmetni katalog – pravi se obavezno, podaci se u njemu grupišu prema

predmetima, npr. dela, ličnost, nazivi mesta... Obavezno se radi po azbučnom, odnosno abecednom redu. U njemu uvek postoje rubrike i podrubrike. Npr. ako je rubrika ime, podrubrika je najčešće zanimanje. Ako je rubrika geografski pojam, podrubrika može da bude svašta, npr. istorija, teritorija, demografija, privreda, arhitektura, kanalizacija... Rubrika može da bude pojam, a podrubrika disciplina ili deo pojma. Rubrika može da bude hronološka (jedan period ili godina, npr. 1941), a podrubrika može da bude recimo aprilski rat, trojni pakt, okupacija, dva ustanka, odmazde... U okviru rubrike, podrubrike se sređuju azbučno, a ne hronološki.

38

3. predmetno-tematski katalog – tu je uvek rubrika delatnost. Npr. ako je rubrika informacione nauke, podrubrika može da bude: arhivistika, teme: prijem građe, obrada građe, itd. Vrlo se retko izrađuje ova vrsta kataloga.

4. hronološki katalog – podaci su u njemu grupisani po godinama i datumima. Radi se samo ako u dokumentima postoje čvrste veze između ljudi i događaja u dokumentima.

Katalozi se prave u vidu kataloških listića ili u vidu knjiga. Moraju da pruže 5 vrsta podataka.

39

Katalog – nastavak

Izrada kataloga je važna za korisnike zato što ne poštuje princip provenijencije (npr. izrađuju se katalozi za neku ličnost ili za neki događaj). Izrada kataloga je težak posao jer treba sistematizovati sve podatke. Arhivista prvo mora da prođe kroz fonodve i da sistematizuje podakte.

Bilo koji katalog da se izrađuje, obavezno je 5 vrsta podataka u njemu: 1. klasifikacioni podaci – Kataloge pravimo za dokument ili predmet, ali

moramo znati kojem predmetu taj dokument pripada. Tu se upisuju sledeći podaci:

- rubrika i podrubrika – npr. industrija:elektronska industrija - vreme, tj. godina dokumenta –1976 - mesto – Niš

2. informativni podaci – označavaju mesto dokumenta u fondu. Oni informišu o dokumentu, ko su adresanti i adresati, šta osnovno sadrži taj dokument, To su sledeći podaci:

- oznaka dokumenta, tj. kom fondu pripada – npr . EIN2

- vrsta dokumenta – godišnji izveštaj

- materijal dokumenta – papir - adresant (autor dokumenta) – računovodstvo - adresat (kome je dokument upućen) - kolegijum - sažet prikaz sadržaja – prihodi i rashodi - bibliografski podaci – uglavnom se piše za pisma

3. upitni podaci – označavaju kako pronaći dokument ili predmet, oni lociraju dokument ili predmet u fondu ili taj fond u arhivu. To su sledeći podaci:

- naziv arhiva – Istorijski arhiv Niš - IAN - naziv fonda – EIN - naziv organizacione jedinice – 9 - signatura – IAN 9,1976/IV/28

4. spoljni podaci: - prezime i ime arhiviste koji je izradio katalog - datum kada je sastavljen katalog

5. kontrolni podaci – koriste se posle revizije dokumenta Postoje 4 vrste kataloga:

1. univerzalni klasifikacioni plan – najređi je i radi se za najvažnije stvari, to je klasifikacija raznih zemalja po delatnostima

2. nacionalni klasifikacioni plan – klasifikacija građe iz raznih delatnosti u zemlji

3. specijalizovani klasifikacioni plan – građa u okviru jedne delatnosti, sve grane te delatnosti

4. individualni klasifikacioni plan . katalogizovanje građe jedne institucije, ovaj katalog se najčešće izrađuje

2 Elektronska industrija Niš

40

Izrada naučnoinformativnih sredstava

Izrada naučnoinformativnih sredstava predstavlja završni deo obrade arhivske građe. Time fond postaje dostupan. Radi se sumarni inventar i katalog kao obavezni, a kada se to uradi omogućeno je korišćenje arhivske građe.

Omogučavanje korišćenja arhivske građe je najvažniji posao arhiva, pored zaštite arhivske građe. Odnos arhiva prema javnosti zasnovan je na dva principa:

• princip javnosti • princip dostupnosti

Ovi principi podrazumevaju pravo bilo kog istraživača, pojedinca, ustanove, itd. da koristi arhivsku građu bez bilo kakvih ograničenja osim propisanih zakonom, a to su:

- kada je dokument zaštićen zakonom kao dokument od državnog interesa - ako tvorac građe naloži drugačije, npr. kod ličnog fonda

Građa se može koristiti u više svrha, u osnovne i naučne svrhe, kulturne, obrazovne, operativne svrhe, umetničke svrhe, itd.

41

Korišćenje arhivske građe

Među glavnim uslugama koje arhiv nudi nalazi se korišćenje arhivske građe, najviše u naučne svrhe. Arhviska građa predstavlja primaran istorijski izvor, pa se može koristiti za istoriju školstva, književnosti, kulture... Arhivi su nacionalne institucije i zato si značajni za proučvanje nacionalne istorije, a istorijski arhivi značajnji su za proučavanje lokalne istorije.

Sa druge strane, radi naučnog korišćenja građe važno je imati naučnoinformativna sredstva i publikovati ih. Ako bi se ona publikovala, istraživač bi znao šta je to što postoji u arhivu i kako je arhivistički obrađeno.

Arhivi su značajni i sa aspekta arhivistike kao nauke, važna je međusobna koordinacija arhiva, organizovanje kongresa arhiva, itd. Arhivska građa koristi se i za kulturne potrebe, jer je ona svedočanstvo o kulturnoj istoriji; bez arhivske građe ne bi bila napisana neka književna dela. Arhivi omogućavaju i popularizaciju kulture, jer oni mogu da izdaju određene publikcaije, koje će imati popularan karakter.

Izložbe se najčešće organizuju u prostorijama arhiva. Tematske izložbe se prave od građe koju poseduje arhiv. Izložbe su vid popularizacije arhiva u malim sredinama, a one mogu da bude obogaćena isečcima i snimcima iz štampe. Izložbe su u suštini tematske i dokumentarne, a mogu da budu i interdisciplinarne, a najčešće su privremene u arhivu.Priprema izložbe ide kao i u svakom muzeju, prave se katalozi sa reprodukcijama najvažnijih dokumenata.

Arhivi neizostavno pomažu pri izradi turističkih vodiča. Arhiv je dućan da stavi na raspolaganje građu onome ko izrađuje turistički vodič, a na korišćenje daje geografske karte, stare fotografije, i druga potrebna dokumenta.

Arhivska građa koristi se i za nastavne potrebe, najčešće za nastavu istorije, radi se i izrada istorijskih čitanki (hrestomatija – izbor originalnih dokumenata npr. iz I svetskog rata). Arhiv ima ulogu i u učestvovanju u školskim programima, emisijama, koje se rade na osnovu arhivske građe.

Arhiv je važan i za operativne potrebe. Ne može se znati kada će neki dokument biti potreban. Arhivskom građom se služe državni i sudski organi. Koriste se da bi se videla organizaciona struktura neke firme, omogućavaju uvid u zemljišne knjige, itd. Za operatvine potrebe u arhiv dolaze i pojedinci, najviše u istorijske lokalne arhive. Operativno korišćenje dokumenata nije dozvoljeno za ona dokumenta koja se smatraju državnom ili službenom tajnom.

Strani državljani mogu takođe da koriste arhvie. Srbija ima potpisan sporazum o bilateralnoj saradnji sa mnogim državama. Strani državljanin mora da dobije odobrenje naležnog organa (Skupštine Srbije) da bi koristio arhivsku građu. Naučnici-stranci moraju da dokažu da su naučnici i da pokažu koja ih tema interesuje, i ne moraju da traže odobrenje od nadležnog organa.

Da bi se koristila arhivska gađa, arhiv mora da poseduje još dve službe: arhivsku čitaonicu i arhivsku biblioteku. Arhivska čitaonica je posebno mesto gde se isključivo može koristiti arhivska građ, nigde više. Ona mora da bude posebno opremljena, da ima priručna sredstva (enciklopedije, leksikone, rečnike, priručnike, bibliografije, atlase) i naučnoinformativna sredstva (sumarni inventar). U svakoj arhivskoj čitaonici postoje upitnici, koji se popunjavaju kada korisnik dođe u arhiv prvi put u jednoj godini. Taj upitnik je statističkog tipa (podaci: broj lične karte, matični broj, broj telefona, tema

42

kojom se bavi, koji fond je korišćen). Gleda se koji arhivi su najposećeniji, koji fondovi se najčešće koriste. Kada se popuni upitnik, korisnik naručuje dokument koji želi. U evidenciju se unosi i zanimanje korisnika, da li je stranac, kojom temom se bavi.

Arhivska biblioteka spada u specijalizovane biblioteke i ima fond prilagođen delatnosti arhiva. Spada u naučne biblioteke, ima veliku zbirku periodike, ostvaruje međubibliotečku pozajmicu. Ima 5 vrsta publikacija koje se nalaze u arhivskoj biblioteci:

1. arhivistička literatura – njome se služe sami arhivisti, ali i korisnici. To su vodiči kroz arhiv, inventari, itd.

2. literatura iz pomoćnih istorijskih nauka 3. naučna literatura – arhivi imaju građu iz kulurne istorije, književne istorije,

itd. Takva literatura se nabavlja namenski prateći strukturu fondova i zbirki. 4. publikacije opšteg značaja – to su rečnici koji se nabavljaju prema jeziku

dokumenata koje arhiv poseduje 5. stručna bibliotečka literatura – to su bibliografije

Arhivska biblioteka ima i knjige koje nisu planski sakupljane, koje stoje u odeljku neplanski sakupljenih knjiga i koje se obično izdvajaju iz nekih fondova. Dug je proces otpisa tih knjiga, a arhivske biblitoteke ih uglavnom poklanjaju narodnim bibliotekama. Kada stignu lični fondovi, porodica često želi da se sve čuva na jednom mesto. Arhiv ne može da utiče na strukturu poklona i zaveštanosti, ali ima zakonsko pravo da zadrži samo dokumenta koja su važna.

Arhiv građu nabavlja kupovinom i međuarhivskom pozajmicom.

43

Publikovanje arhivske građe Publikovanje informativnih sredstava

Publikovanje informativnih sredstava je obaveza arhiva, posebno nacionalnih.

Osnovni cilj publikovanja informativnih sredstava je da se javnost informiše o građi koju poseduje arhiv i da se ukaže na značaj te građe za nauku, kulturu... Obaveštava se javnost i o sređenosti arhivske građe.

Prvo treba publikovati ona sredstva koa daju opštu informaciju o arhivu (tzv. interna sredstva), pa onda pojedinačna dokumenta. Opšta sredstva sadrže opšte podatke o fondu ili zbirci pojedinačno. U Evropi se praktikuje da se publikuju informativna sredstva i da obuhvate građu iz svih arhiva u državi.

Svaki arhiv obavezno publikuje vodič istorijskog arhiva. Vodič je osnovno naučnoinformativno sredstvo koje se donosi i stručno i tematski. Uvek se u vodiču prvo daju podaci o arhivu. Potom se govori uopšteno o arhivskoj građi i strukturi samih fondova, kako su oni podeljeni u arhivu. Svaki vodič ima svoj spisak skraćenica. Potom se daje pregled građe po fondovima. Uz naziv fonda piše se i skraćenica i granične godine fonda (godina kada je nastala institucija, iako se može dogoditi da fali deo fonda), piše se i signatura u arhivu. Zatim se daje istorijat fonda i pregled građe u fondu. Mora se obavezno naglasiti šta fali, na kojim jezicima su dokumenti i da li ima snimljenih dokumenata. Kaže se da li postoje i koja su informativna sredstva u arhivu.

Signature su specifične za svaki arhiv. Svi vodiči moraju da navedu izdvojene dokumente (dokumente od psebnog značaja, za koje je urađen regest). Vodiči najčešće imaju ilustracije, fotografije... Mogu ali ne moraju da imaju registar imena.

U Arhivu Jugoslavije postoje dva fonda – fond Kraljevine Jugoslavije (1918-1945) i novi fond koji nije do kraja sređen. Vodič mora da odražava strukturu fondova. Opis jednog fonda u vodiču piše se ispod naziva fonda i sastoji se od sledećih delova:

- signatura fonda - promena naziva građe fonda - granične godine građe u fondu - količina građe u dužnim metrima, broj fascikli i knjiga - oznaka sređenosti građe - da li postoji informativno sredstvo i koje

Nakon opisa fonda piše se istorijat i struktura fonda. Kod pojedinačnih fondova i zbirki prednost se daje publikovanju analitičkog i

sumarnog inventara. To se radi za posebna dokumenta.Npr. u inventaru dvora Kraljevine Jugoslavije na početku se daje istorijat tvorca fonda i organizaciona struktura tvorca fonda. U drugom delu se govori o samoj građi u fondu. Potom se opisuje svaka jedinica u fondu.

Prilikom izrade inventara mora se preslikati kako fond izgleda, ali se mogu unutar fonda svrstati dokumenta po logičkim sredinama. Na kraju se daje popis inventarnih knjiga i knjiga delovodnih protokola.

Još jedan primer je inventar zbirke Milana Stojadinovića. Tu se nalaze i njegova privatna dokumenta. Ipak, to nije njegov lični fond, već zbirka u kojoj se 95% dokumenata tiče njega kao političara. Tu se ušla pisma koja su njemu stizala i koja je on slao kao predsednik Vlade. Na kraju stoji indeks imena.

44

Inventari se štampaju za posebne fondove i zbirke. Koje god informativno sredstvo da se štampa, ono mora da zadovolji određene

uslove: 1. podaci moraju da budu tačni 2. podaci moraju da budu potpuni 3. opis mora da odražava sadržaj fonda i dokumenata, podaci se svuda moraju

navoditi istim redom trebalo bi da imaju priloge, npr. fotografije najvažnijih dokumenata iz fonda

45

Publikovanje samih dokumenata

To bi trebalo da bude vrhunski posao arhiva, koje on radi sa institucijama čija dokumenta se objavljuju. Osnovno pravilo je da se mogu publikovati isključivo dokumenta iz sređenih zbirki i fondova. Arhivska građa se ni ne daje na korišćenje naučnicima ako nije sređena. Ne radi se objavljivanje iz nekoliko razloga: zbog naučne proverljivosti.

Dokumenta se publikuju zbog dostupnosti, publikuju se značajna dokumenta i publikacijom se ta dokumenta štite, jer se više ne daje na korišćenje originalni dokument, već publikovani. Publikovanje se vrši i zbog promocije arhivske građe u javnosti.

Od kada su arhivi postali moderne institucije počinju da shvataju važnost publikovanja dokumenata. Od 19. veka se i školuju ljudi koji rade samo na publikovanju. U drugoj polovini 19. veka arhiv u Madeni publikovao je sva dokumenta iz 18. veka koja je posedovao i napravio je 18 tomova. Arhiv u Hanoveru izdao je 115 tomova dokumenata do 19. veka. U Engleskoj je izdat 251 tom građe do 1750. godine. To su počeci modernog publikovanja arhivske građe.

Zbog tih izdanja arhivi u Rusiji i Engleskoj vode se kao naučne institucije, potpadaju pod ministarstvo kulture ili nauke. Do 1945. godine arhivi nisu imali udela u publikovanju, već su samo davali dokumenta, a publikovali su ih SANU i Akademija znanosti u Hrvatskoj (?). Dubrovački arhiv se prvi angažovao u publikovanju građe. Zakonom o arhivima iz 1951. godine propisano je da su arhivi obavezni da publikuju dokumenta u SFRJ do 1898. Ali to se i dalje radi sporadično, zavisno od ljudi i sredstava.

Postoji nekoliko primera za sistematično prikupljanje i publikovanje građe u Srbiji. Prvi je to počeo Arhiv vojnoistorijskog instituta, koji od 1949. do danas objavljuje građu o II svetskom ratu i objavljuje dokumenta iz celog sveta koja su vezana za Jugoslaviju. Do sada je objavljeno 13 tomova (164 knjige). U taj posao su uključeni i Arhiv Srbije i drugi arhivi.

Arhiv saveza komunista Jugoslavije jedno vreme je objavljivao svoju građu. Ideja je bila objaviti građu vezanu za komunističku partiju. Arhiv Jugoslavije je izdao u 4 toma sva dokumenta od 17.10.1941. do novembra 1945. godine. Arhiv Srbije je izdavao prepiske, npr. prepisku Đure Jakšića; takođe je izdavao i zapisnike sa sednice Vlade pd 1858. do 1898. godine. Istorijski arhiv Vojvodine izdavao je građu o Sremu od 1858. (?), za ceo 19. vek.

Trenutno jedini sistematski projekat u Srbiji je zapisnik iz Uprave grada Beograda i policije pod nazivom “Kako živeti u Beogradu”.

Postoje dve vrste publikacije dokumenata: 1. višetomne serije – Prva publikovana dokumenta bila su višetomne serije,

koje su rađene po određenim vremenskim periodima i po određenoj vrsti građe. Najveće su i najskuplje, imajući u vidu broj ljudi koji se angažuje na njihovoj izradi. Višetomne serije se ne zaustavljaju samo na građi arhiva kome pripadaju, već koriste i građu iz drugih arhiva. Tu se uključuju i već objavljena dokumenta, pri čemu se mora dati naznaka da taj dokument već postoji. Često se kao višetomne publikacije objavljuju zakoni. Jovan Radonjić napisao je “Dubrovačka akta i povelje”, koje imaju 5 tomova u 18 knjiga.

46

2. jednotomni zbornici – Ne uzimaju ceo fond, već imaju uži oblik istraživanja. Koncentrišu se na određeni deo fonda, određenu temu (npr. o Beogradu iz 18, 19. i 20. veka, za svaki vek po jedna knjiga). Miroslav Pantić napravio je zbornik o dubrovačkim Jevrejima u 18. veku. Jednotomni zbornici mogu da sadrže određenu vrstu dokumenata (npr. zapisnici sa sednica). U Evropi se štampaju tzv. kumulativna dokumenta, odnosno svi završni godišnji izveštaji svih državnih i privatnih preduzeća. Takođe, jednotomni zbornici se štampaju iz dokumenata iz važnih državnih institucija, npr. štampana je sva građa koja u Arhivu Srbije postoji o Narodnoj biblioteci Srbije do 1945 godine. Zbornici se tretiraju kao naučni rad.

Svaki višetomni ili jednotomni zbornik ima svoju strukturu. Naučni aparat može

biti uži ili širi. U širi naučni aparat spadaju hronološki popis dokumenta, rečnik manje poznatih reči, itd.

Osnovna struktura zbornika dokumenata: I. uvod ili predgovor – u njemu postoje tri dela:

1) istorijski deo – To je naučni deo i obično ga piše istoričar. To je istorijski prikaz perioda iz kog su dokumenta, a potom se piše istorijat tvorca građe. Na kraju se ukazuje značaj tih dokumenata, da li su sva dokumenta ista, itd.

2) arheografski deo – Govori se o samoj građi, kakva je struktura fonda, koliki je obim, granične godine građe koju smo uzeli u razmatranje, kako je i kada građa dospela u arhiv, u kojoj je meri očuvana. Mora se dati što celovitija slika fonda, bez obzira na to šta smo iz njega uzeli. Ovde spada i paleografski opis.

3) skraćenice – Ovde se pišu skraćenice koje su najviše upotrebljavane u dokumentu. Za svaki dokument se moraju razrešiti skraćenice pre štampanja. U skraćenice se ubrajaju i tzv. nepotpune reči. Sve se to radi u cilju utvrđivanja kompletnog teksta.

Kada se biraju dokumenti za publikovanje, uvek se bira originalni dokument. Ako je dokument od posebnog značaja, objavljuje se i original ako postoje razlike. Kod prepiski, ako je moguće objavljuje se pismo koje je primljeno, a ako nema originala uzima se koncept od onoga koji je poslao.

47

Publikovanje samih dokumenata – nastavak

II. tekst – Izrada teksta publikacije obuhvata sve poslove vezane za publikovanje: priprema i istraživanje za publikovanje. Odabere se prvo tema istraživanja. Publikovanje je naučni posao i nije samo sebi svrha. Prouče se sva naučnoinformativna sredstva u celom arhivu gde očekujemo da se mogu naći dokumenta vezana za neku temu. Publikacija mora da ima neki plan, da li će se objavljivati hronološki, prema nekim temama, i slično. Plan publikacije se sastavlja tek nakon što se pregledaju fondovi i zbirke. Zatim se vrši odabir dokumenata. Mora se videti da li su neki dokumenti već ranije bili publikovani, ako jesu mi ih možemo ponovo publikovati ali moramo naglasiti da su već publikovani. Dokumenta se moraju složiti po hronološkom redu. Za svaki dokument mora da se uradi hronološki listić, u kome stoji: naziv arhiva, naziv fonda ili zbirke, inventarski broj, broj predmeta, broj tog dokumenta u predmetu, broj listova, oznaka da li je original/kopija/koncept.

Prilikom odabira dokumenata urađeni su poslovi obeležavanja, označavanja i potom se priprema tekst dokumenta za objavljivanje. Priprema teksta dokumenta ima 4 faze:

1. spoljna arheografska kritička analiza dokumenta – To je spoljna analiza, koja treba da utvrdi autentičnost dokumenta (potpis, pečat, zaglavlje). Utvrđuje i vrstu i oblik dokumenta (pismo, molba, zapisnik). U ovoj fazi se utvrđuje ko je tvorac dokumenta, ako je to moguće. Na ovom stepenu se poslednji put vrši vrednovanje dokumenta, u smislu da li ga vredi publikovati ili ne. Najveći problem je kada nedostaju spoljna obeležja, jer se bez njih ne može utvrditi autentičnost dokumenta. Naročito je važno razrešiti pitanje autorstva privatnih dokumenata. unutrašnja arheografska kritička analiza dokumenta

Zatim se radi reprodukcija teksta, koja mora da bude tačna – mora se dobro pročitati tekst sa svim njegovim manama, nepravilnostima, netačnostima i dobro ga prekucati, tačno onako kako piše u dokumentu. Mora se potpuno sačuvati stil teksta, jezička konstrukcija i grafički stil. Ne sme se ispravljati i prilagođavati današnjoj gramatici i stilu. Potom treba utvrditi greške u tekstu (pogrešno napisanu reč, materijalnu grešku...) i njih kasnije treba ispraviti. Ako se uoče ispušteni i nedostajući delovi teksta, treba pokušati njihovo razrešavanje i tumačenje šta je to što nedostaje. To se stavlja unutar {} ili [] u samoj publikaciji.

– Zahteva prikupljanje svih postojećih oblika jednog dokumenta (original, kopija). Potom se odabira koji od njih će se publikovati. Oroginal se uglavnom uvek objavljuje, ali može se objaviti i koncept kao dodatak originalu. Najvažnije je sve oblike dokumenta pažljivo uporediti, jer je ovo poslednja prilika da se utvrdi autentičnost dokumenta.

Rekonstrukcija delova teksta ima svoja pravila. Radi se tako što se pokušava rekonstruisati neki deo teksta, što je lako utvrditi ako fali jedna reč, i stavlja se u [], kao što se stavljaju i skraćenice.

48

Književna redakcija teksta se takođe ne sme vršiti. Tekst se ne sme proizvoljno skraćivati, već se mogu skratiti samo određene formule koje onda treba definisati u prvom dokumentu. Svako skraćivanje se mora obrazložiti u napomeni. Sve se ovo radi zbog reprodukovanja dokumenta i naučne proverljivosti.

2. uočavanje grešaka

U tekstu se ispravljaju gramatičke greške, npr. veliko slovo. To se prekuca ispravno u tekstu. Ispravlja se takođe sastavljeno i rastavljeno pisanje reči, ako se vidi da je slučajno pogrešno napisano.Interpunkciju treba ispraviti prema sadašnjim pravopisnim pravilima. Ispuštena slova se uvek ubacuj uunutar []. Gramatičke greške u rodu, broju i padežu ispravljaju se u zvaničnim dokumentima. Fonetska transkripcija ispravlja se u skladu sa tadašnjim pravopisom. Zatim se radi redakcija teksta.

– Greške su najčešće pravopisne i gramatičke. Neke greške se ne ispravljaju već se na njih ukazuje u napomeni. Druge greške se ne ispravljaju u samom tekstu dokumenta. Sve što je sam autor posebno obeležio ostaje u tekstu (npr. ako je nešto podvukao ili stavio pod navodnike).

49

Publikovanje samih dokumenata – nastavak

3. izrada redakcijskog zaglavlja

- mesto i datum izdavanja dokumenta – može da se piše na dva načina: mesto, d/m/g ili mesto, g/m/d. Ako smo sami utvrdili neki deo datuma stavljamo ga unutar [].

– Ovo pravi sam priređivač dokumenta. Pišu se sledeći podaci:

- naziv sastavljača dokumenta - naziv primaoca dokumenta - naziv dokumenta - kratak sadržaj dokumenta

4. legenda

Zbornici dokumetna mogu da imaju priloge, ilustracije... Prilozi mogu da budu izvorni – dokumenta koja već postoje u fondu, a i priređivač može sam da napravi priloge. Ako su fotografije sastavni deo dokumenta, onda se one stavljaju, a inače se izbegavaju ilustracije, pa će se obično stavljati na kraj knjige. Prilozi i ilustracije nisu obavezni, ali mogu da pomognu prilikom čitanja.

Iza knjiga i ilustracija piše se naučni aparat koji je obavezan i koji ima sledeće delove:

– Ispisuje se u donjem desnom uglu, a u levom donjem uglu ispisuje se signatura. U legendi se daju podaci o samom dokumentu, signatura, da li je original, način reprodukcije (rukopis, autograf – rukopis samog tvorca), mašinopis, štampani dokument, da li je oštećen, podloga (ovaj podatak se piše za stara dokumenta), vrsta pečata. pismo (glagoljica, karolina...), veličina dokumenta u cm, broj listova sa oznakom F, ako je dokument već negde objavljen tu se stavi gde je objavljen.

- napomene – pišu se najnužnije napomene i ličnostima, nekom podatku iz dokumenta. Ukazuje se i na faktografske greške (npr. pogrešan datum). Napomena se mora stavljati kod svake redakcijske greške.

- spisak skraćenice – ponekad se daje u legendi - popis dokumenata – obavezan deo - bibliografija i indeks – imenski indeks, geografski indeks - sadržaj – piše se na početku ili na kraju

Na kraju se piše rečnik manje poznatih reči i izraza.

50

Arhivsko zakonodavstvo

Godine 1891. počelo se raditi na donošenju zakona o državnoj arhivi, taj predlog su izneli SANU i Stojan Novaković. Vladan Đorđević je 1898. godine izdejstvovao da se izdvoji novac za Zakon o državnoj arhivi, koji je donet u decembru 1898. godine, a stupio na snagu 1900. godine. Ovim zakonom regulisanja su neka pitanja i problemi, kao što su: objavljivanje dokumenata, za koje upravnik daje dozvolu. ZAtim, formiran je Odbor državne arhive, koji su činili 1 akademik, 1 profesor Velike škole, 8 činovnika iz svih 8 ministarstava. Odbor je odlučivao o kupovini i preuzimanju ličnih i porodičnih fondova. Odmah je počelo da važi pravo preče kupovine. Upravnika Državnog arhiva je postavljao kralj, a njegova plata je bila kao plata redovnog prfesora u Velikoj školi. Prvi upravnik arhiva bio je Mihailo Gavrilović. Sekretar arhiva je imao rang i platu kao prefesor gimnazije 7. kategorije. Pisari u arhivu iali su kategoriju pisara 1. klase i rang i platu pisara Vlade. Prvi pisar aarhiva od 1900. godine bio je Radoje Domanović. Ovim zakonom odmah je regulisana zaštita građe i propisane su kazne za oštećenja i falsifikovanje.

Ovaj zakon iz 1900. godine bio je zakon o Državnoj arhivi, tj. o Arhivu Srbije. To nije bio zakon o arhivskoj građi, i nije regulisao pitanje zaštite građe pre dolaska u arhiv. To je regulisano tek zakonom iz 1951. godine.

Zakon iz 1900. godine važio je sve do 1951. godine, kada je donet novi Zakon o državnim arhivama. Ovaj zakon je stvorio osnovu za stvaranje mreže arhiva. Nadležnost nad arhivima od tada ima Ministarstvo za nauku i kulturu, a nadležnost nad pokrajinskim arhivima ima pokrajinski sekretarijat.

Godine 1967. donet je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj službi. Tada si dati rokovi predaje gađe. To je poslednji zakon o arhivskoj građi. Ostalo je regulisano Zakonom o kulturnim dobrima.

Godine 1990. donet je Zakon o kulturnim dobrima. Godine 1994. donet je novi Zakon o kulturnim dobrima koji je i danas na snazi.

KRAJ