› doc › duanghathai_pongsri_manual_2561.pdf · คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)2018-11-09 · คู่มือการปฏิบัติงานนี้

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

กระบวนการ ...การขอสรางขอมลหลกผขาย.....

ของ งานคลงและพสด คณะอกษรศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย

โดย นางสาวดวงหทย ธรรมสอน

นางสาวผองศร ศรไพศาลเลศ

(หนวยงานรบผดชอบ) งานคลงและพสด 1 พฤษภาคม 2561

2

สารบญ

หนา

1. วตถประสงคของการจดท าคมอ 3

2. ขอบเขต 3

3. ค าจ ากดความ 4

4. หนาทความรบผดชอบ 4

5. การตรวจเอกสาร 5

6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 6-11

7. ขนตอนการปฏบตงาน 12-16

8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร 16

9. มาตรฐานคณภาพงาน 16-17

10. เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน 17

11. แบบฟอรมทใช 17 12. ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 18-19

13. บรรณานกรม 20

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม ข. ขนตอนและวธการท างานในระบบ CU-ERP ... N. รายชอผจดท า

3

คมอการปฏบตงาน กระบวนการ.....การขอสรางขอมลหลกผขาย......

1. วตถประสงค

1.1 เพอใหสวนราชการมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอขอการรบบรการทตรงกบความตองการ 1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการสามารถสรางขอมลหลกผขายส าหรบผมสทธรบเงนโดยการโอนเขาบญช บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย ใหเสรจทนกอนสงบนทกขอเบกเงนภายใน 1 วนท าการ 2. ขอบเขต คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการขอสรางขอมลหลกผขายในระบบ CU-ERP (ส าหรบผมสทธรบเงนโดยการโอนเงนเขาบญช บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย ) ตงแต งานคลงและพสดรบแจงความประสงคขอรบเงนผานธนาคาร ขนตอนการกรอกแบบฟอรม รวมถงการบนทกขอมลตามเอกสารลงในระบบ CU-ERP และการน าสงเอกสารไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลยเพอปลดลอค และเมอสถานะ การขอสรางขอมลเจาหนเสรจสนแลว เจาหนาทการเงน/บญชจงมหนาทพมพส าเนา จดเกบเขาแฟมอยางเปนระบบแยกตามประเภท กอนน าสงส าเนาหนาสมดบญชธนาคารฯ ไปยงผทเกยวของ เพอน าไปประกอบการบนทกขอสงเบกตอไป

4

3. ค าจ ากดความ CU-ERP หมายถง ศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย จฬาลงกรณมหาวทยาลย ระบบ CU-ERP หมายถง ระบบการจดการทรพยากรมหาวทยาลย(Enterprise Resource Planning) ของจฬาลงกรณมหาวทยาลย ดวยโปรแกรม SAP เพอเปนระบบงานอเลกทรอนกสกลาง ทรองรบการปฏบตงานดานการงบประมาณ การพสด การเงนและบญช และการบรหารงานบคคล ทงในสวนของงบประมาณแผนดนและงบประมาณเงนรายไดของมหาวทยาลย ขอมลหลกผขาย หมายถง รายละเอยดทเกยวกบผขาย เชน ชอ ทอย เลขประจ าตวประชาชน เลขทผเสยภาษ ชอและเลขบญชธนาคาร รวมถงขอมล เงอนไขการช าระเงน หรอขอมลอนใดทจ าเปนแลวแตกรณ เพอใชส าหรบการรบเงน การสรางขอมลหลกผขาย หมายถง การน ารายละเอยดทเกยวกบผขาย ตามเอกสารหลกฐานทหนวยงานจดสงใหฝายพสดด าเนนการบนทกในระบบ CU-ERP แบบ คพ. 002 หมายถง แบบค าขอรบเงนผานธนาคาร ส าหรบ Vendor ผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา นตบคคล ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย vendor หมายถง ผขาย ผมสทธรบเงน รวมถงบคคลธรรมดาและนตบคคล 4. หนาทความรบผดชอบ

ศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย มหนาท ตรวจสอบเอกสาร/ หลกฐานทเกยวของ พรอมทงด าเนนการปลดลอคค าขอสราง ขอมลหลกผขาย เจาหนาทการเงน/บญช มหนาท ตรวจสอบเอกสาร/ หลกฐานทเกยวของ พรอมทงด าเนนการสรางขอมลหลก ผขาย สงศนยการจดการทรพยากรของ มหาวทยาลย รวมทงจดพมพและจดเกบ ส าเนาขอมลแลวน าสงหนวยงานท เกยวของ เจาหนาทสงเอกสาร มหนาท น าสงเอกสารจากหนวยงานคลงและ พสด ไปยงศนยการจดการทรพยากร ของมหาวทยาลย เจาหนาทภาควชา/หนวยงาน มหนาท จดเกบส าเนาหนาสมดบญชเงนฝาก ธนาคาร เพอน าสงแนบเอกสารเบก

5

5. การตรวจเอกสาร

แนวคดในการปฏบตงาน การขอสรางขอมลหลกผขายในระบบ CU-ERP ซงผเขยนตความวาผปฏบตงานใหมควรรบทราบ เปนการเสรมสมรรถนะองคความรตามสายงาน/ ต าแหนงน ดงแนวคดเกยวกบ การบรการและคณภาพการใหบรการของ (Barry,1996) กลาวไววา บรการทประสบผลส าเรจจะตองประกอบดวยคณสมบตตางๆ เหลานคอ (1) ความเชอถอได (Reliability) ไดแก ความสม าเสมอ และความพงพาได (2) การ ตอบสนอง (Responsiveness) ไดแก ความเตมใจทจะใหบรการ ความพรอมทจะใหบรการและอทศ เวลา มการตดตออยางตอเนอง และ การปฏบตตอผใชบรการเปนอยางด (3) ความสามารถ (Competence) ไดแก ความสามารถในการใหบรการ ความสามารถในการสอสาร และความสามารถ ในความรทจะใหบรการ (4) การเขาถงบรการ (Access) ผใชบรการเขาใชหรอรบบรการไดสะดวก ระเบยบขนตอนไมซบซอน ผใชบรการใชเวลารอคอยนอย เวลาทใหบรการสะดวกส าหรบผรบบรการ และอยในสถานททผใชบรการตดตอไดสะดวก (5) ความสภาพออนโยน (Courtesy) ไดแก การแสดง ความสภาพตอผใชบรการ ใหการตอนรบทเหมาะสม และผใหบรการมบคลกภาพทด (6) การสอสาร (Communication) ไดแก มการสอสารชแจงขอบเขตงานบรการ และการอธบายขนตอนการใช บรการ (7) ความซอสตย (Credibility) มความเทยงตรง นาเชอถอ (8) ความมนคง (Security) ไดแก ความปลอดภยทางกายภาพ เชนเครองมอ อปกรณ (9) ความเขาใจ (Understanding) ไดแก การ เรยนรผใชบรการ การใหค าแนะน าและเอาใจใสผรบบรการ และการใหความสนใจตอผรบบรการ (10) การสรางสงทจบตองได (Tangibility) ไดแก การเตรยมวสด อปกรณ ใหพรอมส าหรบใหบรการ การเตรยมอปกรณเพออ านวยความสะดวกแกผมาใชบรการ และการจดสถานทใหบรการสวยงาม สะอาด 6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)

6

เจาหนาทการเงน/บญช บนทกขอมลตามเอกสาร ลงในระบบ CU-ERP

เจาหนาทการเงน/บญช จดสงเอกสารไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลยเพอปลดลอค

6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)

ไมผาน

ผาน

เจาหนาทการเงน/บญช ตรวจสอบเอกสารและรายละเอยดทเกยวของ

เจาหนาทการเงน/บญช รบแจงความประสงคขอรบเงนผานธนาคารธนาคาร

เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ปลดลอค

เจาหนาทการเงน/บญช จดเกบเขาแฟม/ น าสงจดหมายทางอเลกทรอนกคไปยงหนวยงานทเกยวของ

เจาหนาทการเงน/บญช พมพใบรายงานสถานะ

การขอขอมลเจาหน

เจาหนาทการเงน/บญช สงส าเนาหนาสมดบญชเงนฝากธนาคารฯ ผเกยวของ

ผงกระบวนการ/งาน (Work Flow) ชอกระบวนการ การขอสรางขอมลหลกผขาย ในระบบ CU-ERP (ส าหรบผมสทธรบเงนโดยการโอนเขาบญช บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย ขอก าหนดทส าคญ การขอสรางขอมลหลกผขายส าหรบผมสทธรบเงนโดยการ โอนเงนเขาบญช บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย สรางเสรจ กอนการสงบนทกขอเบกเงน ภายใน 1 วนท าการ ตวชวดทส าคญของกระบวนการ รอยละของผเขยนค ารองขอรบเงนโดยการโอนเขาบญช บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (รอยละ 100)

ท

ผงกระบวนการ

ระยะเวลา

รายละเอยดงาน

มาตรฐานคณภาพงาน

เอกสารทเกยวของ

ผรบผดชอบ

1 เจาหนาทการเงน/บญชรบแจงความประสงค และรบแบบค าขอรบเงนผานธนาคารส าหรบผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (แบบ คพ.002)

15 นาท เจาหนาทการเงน/บญชรบแจงความประสงค การขอรบเงนผานธนาคารฯ และใหผยนเขยนค าขอรบเงนผานธนาคารฯ (แบบ คพ.002) พรอมแนบเอกสารประกอบ

เจาหนาทการเงน/บญช รบรายละเอยดการเขยนค าขอรบเงนผานธนาคาร พรอมเอกสารประกอบ ระยะเวลามาตรฐาน(15นาท)

1.แบบฟอรม ค าขอเงนผานธนาคาร Vendor ผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา นตบคคล ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย(แบบ คพ.002) 2. ส าเนา หนาสมดเงนฝากธนาคารประเภทออมทรพย พรอมลงลายมอชอรบรองส าเนาถกตอง 3. ส าเนา บตรประจ าตวประชาชน พรอมลงลายมอชอรบรองส าเนาถกตอง

เจาหนาทการเงน/บญช

8

ผงกระบวนการ/งาน (Work Flow) (ตอ)

ท







2 เจาหนาทการเงน/บญช ตรวจสอบเอกสารและรายละเอยดทเกยวของ

10 นาท 1.เจาหนาทการเงน/บญชตรวจสอบเอกสาร ความถกตองและครบถวน 2. ตรวจสอบการลงนามในส าเนาเอกสาร ทง3เอกสาร

เจาหนาทการเงน/บญชไดรบเอกสาร และรายละเอยดในแบบฟอรม(แบบ คพ.002) กบส าเนาเอกสารทแนบมา สอดคลองกน ระยะเวลามาตรฐาน(10นาท)

1.เอกสารหมายเลข 1-3 เจาหนาทการเงน/บญช

3 เจาหนาทการเงน/บญชบนทกขอมลตามเอกสาร ลงในระบบ CU-ERP ผานโปรแกรมการรองขอสรางขอมลเจาหน

15 นาท 1.เจาหนาทการเงน/บญชจดท าการบนทกรายละเอยดการขอสรางขอมลหลกผขายในระบบCU-ERP 2. ตรวจสอบความถกตอง และสงค ารองขอในระบบ CU-ERP และยนยนขอมลเพอรอรบเลขการขอสรางขอมลเจาหน

เจาหนาทการเงน/บญชจดท าการบนทกรายละเอยดการขอสรางขอมลหลกผขายในระบบCU-ERP ผานโปรแกรมรองขอสรางขอมลเจาหน ถกตองครบถวนเปนไปตามเอกสารทแนบมาตามระยะเวลามาตรฐาน (15 นาท)


9


ท







4 เจาหนาทการเงน/บญชจดสงเอกสารไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) เพอปลดลอค

30 นาท

1.เจาหนาทการเงน/บญชน าเอกสารใสซอง แยกเปนชดเอกสารตามเลขขอสรางขอมลเจาหน 2.เจาหนาทการเงน/บญช ลงทะเบยนสมดบนทกสงเรองออกหนวยงานภายนอกเพอไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP)

เอกสารสงถงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ภายใน 30นาท หลงจากเจาหนาทสงเอกสารภายนอกหนวยงานรบเรอง

1.เอกสารหมายเลข 2-3 1.เจาหนาทการเงน/บญช 2.เจาหนาทสงเอกสารภายนอกหนวยงาน

5 เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ปลดลอค การขอสรางขอมลหลกผขาย

1 วน ท าการ

เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ตรวจสอบเอกสาร พรอมปลดลอคเอกสาร และใหเจาหนาทการเงน/บญช ด าเนนการพมพขอมลในระบบ (CU-ERP)

เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ปลดลอคเอกสาร เพอสงตอใหเจาหนาทการเงน/บญชด าเนนการโดยระบบCU-ERP ตามระยะเวลามาตรฐาน (1วนท าการ) หลงจากไดรบเอกสาร

1.เอกสารหมายเลข 2-3 เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP)

10


ท







6

เจาหนาทการเงน/บญช พมพใบรายงานสถานะ การขอขอมลเจาหน

10 นาท 1.เจาหนาทการเงน/บญชเขาระบบ CU-ERP ตรวจสอบงานทไดรบการสรางขอมลเจาหนแลว จากศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) 2.พมพสถานะ การขอขอมลเจาหน อางตามเลขทเอกสาร พรอมสงส าเนาเอกสารไปยงผทเกยวของ

สถานะ การขอสรางขอมล เจาหน แสดงค าวา “เสรจสน” พรอมกบรหส เจาหนทไดรบ

1.ใบรายงานแสดงสถานะการขอขอมลเจาหน (เอกสารหมายเลข4)

เจาหนาทการเงน/บญช

7 เจาหนาทการเงน/บญช จดเกบขอมลการขอสรางขอมลผขายเขาแฟมอยางเปนระบบแยกตามประเภทของผเขารบบรการ

20 นาท 1.เจาหนาทการเงน/บญช ตรวจสอบความถกตองและความครบถวนของเอกสาร พรอมสงจดหมายอเลกทรอนกส(E-mail) ไปยง เจาหนาทภาควชา/หนวยงาน ทเกยวของกบขอมลเจาหน

เจาหนาทการเงน/บญช น า สงหนาสมดเงนฝากธนาคารฯ พรอมลงลายมอชอ สงใหผ เกยวของตามระยะเวลา มาตรฐาน 20 นาท


11


ท







8 เจาหนาทการเงน/บญชสงส าเนาหนาสมดบญชเงนฝากธนาคารฯไปยงผเกยวของ(ภาควชา/หนวยงาน)

15 นาท เจาหนาทภาควชา/หนวยงานไดรบส าเนาทางจดหมายอเลกทรอนกส(E-mail)เพอน าไปประกอบบนทกขอสงเบกตอไป

เจาหนาทภาควชา/หนวยงานไดรบส าเนาทางจดหมายอเลกทรอนกส(E-mail)เพอน าไปประกอบบนทกขอสงเบกตอไปภายในระยะเวลาทก าหนด (15 นาท)

1.ส าเนาอเลกทรอนกสหนาสมดเงนฝากธนาคารฯ (เอกสารหมายเลข5 )

เจาหนาทภาควชา/หนวยงาน

7. ขนตอนการปฏบตงาน

7.1 บนทกขอมลลงในแบบฟอรมตามรายละเอยดตอไปน

13

ล าดบท ชอง รายละเอยด

1 วน เดอน ป ระบ วนท เดอน ปพ.ศ. ณ วนทลงรายละเอยด

2 บคคลธรรมดา ระบ เครองหมาย ถก √ หรอ × กากบาท

3 ชอ (ภาษาไทย) /ทอย /เบอรโทรฯ ระบ ชอผขายเปนภาษาไทย โดยตองระบค าน าหนาชอ เชน นาย นาง นางสาว ระบ ทอย บานเลขท อาคาร ถนน ต าบล/แขวง อ าเภอ/เขต จงหวด รหสไปรษณย เบอรโทรศพท โทรสาร(ถาม)

4 เลขทบตรประจ าตวประชาชน ระบ เลขทประจ าตวตามบตรประชาชน 13 หลก

5 เลขท บ ต รประจ าต วผ เส ยภาษอากร/ หมายเลขหนงสอเดนทาง

ระบ รหสประจ าตวผ เสยภาษ 13 หลก / เลขหนงสอเดนทาง

6 เขาบญชเงนฝากธนาคาร /สาขา / ประเภทบญช

ระบ ชอธนาคาร / สาขา / ประเภทบญช

7 ชอบญช

ระบ ชอบญชเจาของบญช ทเปดกบธนาคาร

8 เลขทบญช

ระบ หมายเลขบญชธนาคาร

9 ลงชอ ระบ ชอของผขอสรางหลกผขาย ลงรายมอชอ

10 เอกสารประกอบส าหรบบคคลธรรมดา

ระบ เครองหมาย ถก √ หรอ × กากบาท หนาชอง พรอมส าเนาเอกสารทแนบมาดวย

หมายเหต 1 ขอมลทางธนาคารของผขายสามารถระบไดมากกวา 1 บญช โดยเปนบญชทจะท าการจายตรง ใหผขาย 2 เมอท าการ Unload ขอมลเขาระบบแลวไดรบรหสผขายแลว เมอจะท าการเพมขอมลหรอ แกไขขอมลผขาย จะตองยนแบบฟอรมขอเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย พรอมแนบเอกสารท เกยวของใหมทกครง เมอบนทกขอมลเรยบรอยแลว ใหด าเนนการ ในระบบ CU-ERP ตอไป

14

7.2 เขาสระบบ CU-ERP 7.1 เขาสระบบ VPN Access Manager โดยใสรหสผใช และรหสผาน แลวกด Connect 7.2 เขาสระบบ SAP Logon 730 โดยใสรหสผใช และรหสผาน แลวกดปม Enter

ท าการคนหาผขาย วามอยในรหสหนวยงานหรอไม จากการคนหาในระบบ CU-ERP ดวยเมน รหสผานรายการ (ZFAPEN019) ขอสรางขอมลเจาหน

เลอก “การรองขอเกยวกบ เจาหน” เลอก “ขอเปลยนแปลงขอมล” กด “ขอสรางขอมล” บนหนาจอ “โปรแกรมรองขอสรางขอมลเจาหน” กรอกขอมลตางๆ - ชอผขอ /เบอรโทรศพท (ชอ/เบอร ของเจาหนาทผขอสรางขอมลหลกเจาหน)

- กด เพอขอสรางขอมลหลกเจาหน ระบบจะแสดงขอความ กด “ยนยน” บนหนาจอ “โปรแกรมรองขอสรางขอมลเจาหน” เลอกแทบ “ชอเจาหน” ระบชอเจาหน *ถาไมมตองท าการสรางในขนตอนท 7.2 ตอไป สรางขอมลหลกผขายในแบบฟอรม (แบบ คพ.002) หากยงไมมแบบฟอรม ใหท าการ

Download จากเวบคณะฯ กลมภารกจงานคลงฯ หรอขอรบไดทหองงานคลงและพสด

15

เมอคนหาแลวไมพบขอมลหลกผขาย ใหกดปมสรางเพอสรางขอมลหลกผขายรายใหม แลวกรอกรายละเอยด ดงน

ชอฟลด ค าอธบาย R/O/C สงทตองท าและคาทตองใช

ค าน าหนาชอ ค าน าหนาชอของเจาหน O ระบค าน าหนาชอของเจาหน ชอเจาหน ชอของเจาหน R ระบชอของเจาหน ค าทใชคนหา1 ค าจ ากดความ C บคคลธรรมดา หม หมบาน ซอย ถนน ทอยของเจาหน R ระบทอยของเจาหน บานเลขท เลขทบาน R ระบเลขทบานของเจาหน ต าบล/แขวง ต าบล/แขวง R ระบต าบล/แขวงของเจาหน อาคาร ชน หอง อาคาร ชน หอง R ระบอาคาร ชน หอง ของเจาหน อ าเภอ/เขต อ าเภอ/เขต R ระบอ าเภอ/เขต ของเจาหน รหสไปรษณย รหสไปรษณย R ระบรหสไปรษณย ของเจาหน จงหวด จงหวด C ระบจงหวด ของเจาหน หมายเลขโทรศพท หมายเลขโทรศพท R ระบหมายเลขโทรศพท ของเจาหน เลขทบตรประจ าตวประชาชน

เลขทบตรประจ าตวประชาชน

R ระบเลขทบตรประจ าตวประชาชนของเจาหน

เลขทประจ าตวผเสยภาษ เลขทประจ าตวผเสยภาษ R ระบเลขทประจ าตวผเสยภาษ ของเจาหน

*ขอมลธนาคาร ขอมลธนาคาร R ระบขอมลธนาคาร ของเจาหน

หมายเหต จากตารางขางตน ทคอลมน R/O/C “R”=ตองระบเสมอ, “O”=สามารถเลอกได, “C”=ระบตามเงอนไข ขอมลธนาคาร - เลอกชอธนาคาร - รหสธนาคาร (ใหกดปมแวนขยายเพอคนหา) โดยดจากรหสสาขาธนาคาร เชน ธนาคารทหาร

ไทย สาขา จามจรสแควร เลขทบญช 238-2-21502-4 ใหคนหาโดยใชเลข 0238 เมอคนหาเจอแลวใหกดปมเลอก

- กรอกหมายเลขบญชธนาคาร เมอท าการกรอกขอมลธนาคารและตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลว ใหกดปมจดเกบรายการนลงตาราง แลวจะปรากฎขอมลของธนาคาร

กด เพอสงค าขอสราง กด “ยนยน” เพอยนยนการขอสราง จดบนทก รหสเลขท ค าขอทสรางเสรจเรยบรอยแลว จะถกแสดงพรอมกบ รหสเจาททไดรบ

16

เมอไดรหสค าขอฯแลว รวบรวมเอกสาร ตามรายละเอยดขอ 10 ตรวจสอบความถกตองเรยบรอย เพอน าสงเรองออกหนวยงานภายนอกเพอไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย (CU-ERP) โดยส าเนาทางจดหมายอเลกทรอนกส(E-Mail) -รอเจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย (CU-ERP) ปลดลอคเอกสาร (ภายใน 1 วนท าการ) -เจาหนาทการเงน/บญช พมพใบรายงานสถานะ การขอขอมลเจาหน -เจาหนาทการเงน/บญช สงส าเนาหนาสมดบญช เงนฝากธนาคารฯ ไปยงผทเกยวของดวยวธจดหมายอเลกทอรนส (E-mail) /เกบเอกสารเขาแฟม 8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร ความรความสามารถและคณลกษณะทตองใชในการปฏบตงาน

1. มความรความสามารถในวชาการเงนและการบญช อยางเหมาะสมแกการปฏบตงานในหนาท 2. มความรทวไป และความรบผดชอบสง ความระเอยดรอบคอบ ตรวจสอบตวอกษร 3. มความสามารถในการศกษาหาขอมล วเคราะหปญหาและสรปเหตผล 4. มความรเกยวกบกฎ ระเบยบ และขอบงคบตางๆ ของคณะอกษรศาสตร/มหาวทยาลย เปนอยางด 5. มความสามารถในการตดตอประสานงานและการปฏบตงานรวมกบผอนไดด

9. มาตรฐานคณภาพงาน มาตรฐานคณภาพงานของกระบวนการในคมอน เปนไปตามขอก าหนดทส าคญและตวชวดทส าคญของกระบวนการทปรากฏในหวขอท 6 นอกจากน มาตรฐานคณภาพงานยงไดจ าแนกเปนขนตอน รวมทงสน 8 ขนตอนดงน 1. เจาหนาทการเงน/บญช รบรายละเอยดการเขยนค าขอรบเงนผานธนาคาร พรอมเอกสารประกอบ ระยะเวลามาตรฐาน (15นาท) 2. เจาหนาทการเงน/บญช ไดรบเอกสาร และรายละเอยดใน(แบบ คพ.002) กบส าเนาเอกสารทแนบมา สอดคลองกน ระยะเวลามาตรฐาน (10นาท) 3. เจาหนาทการเงน/บญช จดท าการบนทกรายละเอยดการขอสรางขอมลหลกผขายในระบบCU-ERP ผานโปรแกรมรองขอสรางขอมลเจาหน ถกตองครบถวนเปนไปตามเอกสารทแนบมาตามระยะเวลามาตรฐาน (15 นาท) 4. เอกสารสงถงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ภายใน 30นาท หลงจากเจาหนาทสงเอกสารภายนอกหนวยงานรบเรอง

17

5. เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ปลดลอคเอกสาร เพอสงตอใหเจาหนาทการเงน/บญชด าเนนการโดยระบบCU-ERP ตามระยะเวลามาตรฐาน (1วนท าการ) หลงจากไดรบเอกสาร 6. สถานะ การขอสรางขอมลเจาหน แสดงค าวา “เสรจสน” พรอมกบรหสเจาหนทไดรบ 7. เจาหนาทการเงน/บญช น าสงหนาสมดเงนฝากธนาคารฯ พรอมลงลายมอชอ สงใหผเกยวของตามระยะเวลามาตรฐาน (20 นาท) 8. เจาหนาทภาควชา/หนวยงาน ไดรบส าเนาทางจดหมายอเลกทรอนกส(E-mail)เพอน าไปประกอบบนทกขอสงเบกตอไปภายในระยะเวลาทก าหนด (15 นาท) 10. เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน (กรณบคคลธรรมดา ภายนอกหนวยงานฯ) 1. คมอการบรหารขอมลหลกผขาย : โครงการปรบปรงระบบการจดการทรพยากรมหาวทยาลย(CU-ERP) (ภาคผนวก ข)

2. แบบฟอรม ค าขอเงนผานธนาคารVendor ผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา นตบคคล ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (แบบ คพ.002) (ภาคผนวก ก) 3. ส าเนา หนาสมดเงนฝากธนาคารประเภทออมทรพย พรอมลงลายมอชอ 4. ส าเนา บตรประจ าตวประชาชน พรอมลงลายมอชอ 5. ใบรายงานแสดงสถานะ การขอขอมลเจาหน หมายเหต ผมอ านาจลงนาม รบรองส าเนาถกตอง บนเอกสารทกฉบบ เพอใชประกอบการจดท าขอมลผขายในระบบ CU-ERP เทานน 11. แบบฟอรมทใช

1. แบบฟอรม ค าขอเงนผานธนาคารVendor ผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา นตบคคล ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (แบบ คพ.002) (ภาคผนวก ก)

12. ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง 1 เจาหนาทการเงน/บญช รบแจงความประสงค และ

รบแบบค าขอรบเงนผานธนาคารส าหรบผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (แบบ คพ.002)

1.เจาหนาทการเงน/บญช รบแจงความประสงคเปนกระดาษโนตแผนเลกๆ ท าใหขอมลทไดไมครอบคลมรายละเอยดตามแบบฟอรม 2.เจาหนาทการเงน/บญช รบแจงความประสงคแบบเรงดวนโดยการแจงทางโทรศพท

1.เขยนขนตอนการแจงความประสงคการขอรบเงนผานธนาคารส าหรบผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย (แบบ คพ.002) 2..ใหผแจงความประสงคด าเนนการกรอกเอกสารดวยตนเองหรอมเอกสารแสดงรายละเอยดครบถวน เชน ส าเนาบตรประชาชน /หนาสมดเงนฝากธนาคารฯ

2 เจาหนาทการเงน/บญช ตรวจสอบเอกสารและรายละเอยดทเกยวของ

เจาหนาทการเงน/บญช รบเอกสารทเกยวของไมครบถวน หรอบางครงไมมให ซงท าใหไมสามารถท างานตอได

แจงใหผแจงความประสงคทราบโดยละเอยด วาตองมเอกสารประกอบอะไรบาง -ส าเนาสมดบญชเงนฝากธนาคารฯ -ส าเนาบตรประจ าตวประชาชน

3 เจาหนาทการเงน/บญชบนทกขอมลตามเอกสาร ลงในระบบ CU-ERP ผานโปรแกรมการรองขอสรางขอมลเจาหน

ระบบ CU-ERP มความซบซอน และรายละเอยดเยอะ ท าใหผปฏบตงานเกดความสบสนในการเขาใชระบบ

ศกษาคมอการใชงานโดยละเอยด (ภาคผนวก ข.)

19

ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง 4

เจาหนาทการเงน/บญช จดสงเอกสารไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) เพอปลดลอค

1.เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ไมไดรบเอกสารตามเสนทางทสรางไวเนองจากระบบ CU-ERP เกดความผดพลาด 2.เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ไมสามารถเปดเอกสารภายในระยะเวลาทก าหนดได เนองจากตดภารกจ หรอไมสามารถเขาใชงาน ระบบ CU-ERP ได

1.เจาหนาทการเงน/บญช ตดตามเอกสารอยางตอเนองโดยระบบ CU-ERP หากพบวาเอกสารไมสงไปยงศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ตามเสนทางทสรางไว เนองจากเกดความผดพลาดใดๆกตาม ใหสรางขอมลไปใหม หรอสงเอกสารไปใหม 2.แจงใหเจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) เปดเอกสารโดยเรงดวนโดยใชโทรศพทแจงอกครง

5 ศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP) ปลดลอค -ผาน เพอเจาหนาทการเงน/บญช ด าเนนการพมพขอมลในระบบ -ไมผาน ตกลบ เจาหนาทการเงน/บญช

ตกลบเนองจาก การบนทกรายละเอยดในระบบ CU-ERP ไมตรงกบในเอกสาร เชน ชอ –นามสกล ทอย เลขทบญช เลขทธนาคาร ฯลฯ

1.เจาหนาทการเงน/บญช ด าเนนการแกไขขอผดพลาดตามท เจาหนาทศนยการจดการทรพยากรของมหาวทยาลย(CU-ERP)แจงไว 2. ตรวจสอบใหถกตองครบถวนกอนสงด าเนนการตามขนตอน

20

ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง 6

เจาหนาทการเงน/บญช พมพใบรายงานสถานะ การขอขอมลเจาหน

เจาหนาทการเงน/บญช จ าเลขทเอกสารใบรายงานแสดงสถานะ การขอขอมลเจาหนทขอสรางไปไมได

เจาหนาทการเงน/บญช จดเลขทเอกสารใบรายงานแสดงสถานะ การขอขอมลเจาหนทขอสราง ทกครงหลงจากทสงค าขอยนยนการขอสรางฯ

7 เจาหนาทการเงน/บญช จดเกบขอมลการขอสรางขอมลผขายเขาแฟมอยางเปนระบบแยกตามประเภทของผเขารบบรการ

- -

8 เจาหนาทการเงน/บญชสงส าเนาหนาสมดบญชเงนฝากธนาคารฯไปยงผเกยวของ(ภาควชา/หนวยงาน)

เจาหนาทการเงน/บญช ไมมขอมล E-mail ของผขอสราง หรอภาควชา/หนวยงาน

เจาหนาทการเงน/บญช ดทแบบฟอรมค าขอรบเงนผานธนาคาร vendor ผมสทธรบเงน บคคลธรรมดา นตบคคล ภายนอกจฬาลงกรณมหาวทยาลย(แบบ คพ.002) หรอหากไมไดเขยนไว ใหตดตอไปยงภาควชา/หนวยงานทเกยวของโดยตรง

13. บรรณานกรม

อดลย จาตรงคกล. (2539). พฤตกรรมผบรโภค. กรงเทพมหานคร: มหาวทยาลยธรรมศาสตร. Barry. (1986) สมถวล สรยะเรองรศม. (2559). รางคมอการปฏบตงาน. กรงเทพมหานคร: มหาวทยาลยสวนดสต. พรภทร อนทรวรพฒน. (2558). รางคมอการปฏบตงาน. กรงเทพมหานคร: มหาวทยาลยสวนดสต.

22

ภาคผนวก

23

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม

24

ภาคผนวก ข. ขนตอนและวธการท างานในระบบ CU-ERP การซอสนคา/บรการ คาตอบแทน คาสอน ฯลฯ คณะอกษรศาสตร จฬาฯ จะท าการช าระเงนดวยวธโอนเงนเขาบญชเงนฝากธนาคารของผขาย โดยคณะอกษรศาสตร จฬาฯ จะตองผกขอมลหลกผขาย(Vendor Code) ในขนตอนการขออนมตจาย และขนตอนการจดท าใบส าคญจาย จงตองสรางขอมลหลกผขายในระบบกอนท าใบอนมตจาย และใบส าคญจาย และสงใหผบรหารฯ ด าเนนการอนมตรายการดงกลาวตอไป

การคนหาขอมลหลกผขาย มวธคนหา ม 2 วธดงน 1. คนหาตามรหสผขายในระบบ CU-ERP (กรณทราบรหสผขายในระบบ CU-ERP) 2. คนหาตามเงอนอน (กรณไมทราบรหสผขายในระบบ CU-ERP โดยคนหาจาก ชอ –

นามสกล) โดยมวธการสรางรหสผขายในระบบ CU-ERP เขา VPN Access Manager และเขา SAP Logon 730

1. เขาสระบบ VPN Access Manager โดยใสรหสผใช และรหสผาน แลวกด Connect

25

ภาคผนวก ข. ขนตอนและวธการท างานในระบบ CU-ERP

2. เขาสระบบ SAP Logon 730 โดยใสรหสผใช และรหสผาน แลวกดปม Enter

26


27


28


29


30


31


32


33


34


35


36


37


38

ทปรกษา วาท ร.ต.หญงทองสข จตวมลประเสรฐ ผอ านวยการฝายบรหาร นางวภา หอมศร ผอ านวยการฝายสนบสนนวชาการ นางจฑามาศ จนทรแกว หวหนางานคลงและพสด

คณะท างานจดท าคมอ

1. นางสาวผองศร ศรไพศาลเลศ ฝายบญช 2. นางสาวดวงหทย ธรรมสอน ฝายบญช

รายชอผจดท า

Documents

› doc › duanghathai_pongsri_manual_2561.pdf · คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)2018-11-09 · คู่มือการปฏิบัติงานนี้