คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

กระบวนการ การผลตและเผยแพรขาวประชาสมพนธ ของงานประชาสมพนธ กลมอ านวยการ

ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษายะลา เขต 1

ภายใตกระบวนการ การประชาสมพนธ

ของส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษายะลา เขต 1

คมอ การปฏบตงานประชาสมพนธ

การเขยนขาวและการประชาสมพนธขาวสารทางอนเทอรเนต งานประชาสมพนธ เปนภารกจและบทบาทหนาทของหนวยงานทจะตองใชบคคลมองคความร ความสามารถหลายดาน เพราะเปนงานทผปฏบตตองมวสยทศน มความรความสามารถทกดาน และตองใชหลกวชาการทางทฤษฎในการก าหนดหลกการท างาน โดยเนนการประชาสมพนธเชงรก เพอใชในการแกปญหา สวนการปฏบตเชงรบตองมระบบ ขนตอนทมศกยภาพทสามารถสรางความเขาใจใหกลมเปาหมายไดทนเหตการณ การสรางมนษยสมพนธกบทกฝายทเกยวของและเปนสอในการสรางความสมพนธทดตอหนวยงาน การประชาสมพนธองคกรในอนเทอรเนต เปนการเสรมสรางความ เขาใจอนดระหวางองคการกบกลมเปาหมาย ดงนน นกประชาสมพนธจ าเปนอยางยงทจะตองเลอกสรรสอประชาสมพนธ ทเขาถงกลมเปาหมาย และมประสทธภาพทสด เนนการสอสารแบบสองทาง (Two way communication) เพอทราบความคดเหนของกลมเปาหมาย เพอทจะน ามาปรบปรงแกไขในการสอสารตอไป ดวยเทคโนโลยทเจรญกาวหนา อนเทอรเนตจงเปนเครองมอส าคญของการประชาสมพนธไปในตว โดยอนเทอรเนตเขามามบทบาทดานการสอสารการประชาสมพนธ ยงหนวยงานของรฐแลวยงจ าเปนตองใหขอมล ขาวสารเบองตนกบประชาชน ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. 2540 มาตรา 4 "บคคลไมวาจะมสวนไดเสยเกยวของ หรอไมกตาม ยอมมสทธเขาตรวจด ขอส าเนาหรอขอส าเนาทมค ารบรองถกตองของขอมลขาวสารได" นอกจากนเหตผลในการประกาศ ใช พระราชบญญตฉบบดงกลาวคอ เพอใหประชาชนมโอกาสกวางขวางในการไดรบขอมลขาวสารเกยวกบการ ด าเนนการตาง ๆ ของรฐ จากประเดนดงกลาว จะเหนไดวาการประชาสมพนธทางอนเทอรเนตเปนการใหขอมลขาวสารเบองตนไดเปนอยางด และจากจ านวน ผใชอนเทอรเนตเรมมมากขน การใชขอมลขาวสารผานอนเทอรเนตจงถอเปนการประชาสมพนธองคการไดเปนอยางด และหนวยงานของรฐเองกไดปฏบตตามพระราชบญญตขอมลขาวสารอกดวย

สรปสาระและขนตอนการด าเนนการ

1. การเขยนขาว ขาว คอการรายงานขอเทจจรงของเหตการณทเกดขน ตลอดจนความคดเหนของบคคลส าคญ ซงเปนเรองราวทนาสนใจ ซงประชาชนใหความส าคญและสนใจ รวมทงมผลกระทบตอผคนจ านวนมาก ส าหรบนกประชาสมพนธ ขาวกคอหวใจของงานประชาสมพนธ ทจะรายงานภารกจ ความกาวหนาของหนวยงานใหสาธารณชนทราบ การเขยนขาวเปนทงศาสตร และศลป และตองมเทคนคในการสรางความเขาใจและความสนใจแกประชาชน ความส าเรจหรอความลมเหลวของการประชาสมพนธ ยงขนอยกบความถของผลงานขาว ทน าเสนอในสอตางๆ

แหลงทมาของขาว ขาวเกดจากเหตการณและกจกรรมดงตอไปน

1) เหตการณทเกดขนเองตามธรรมชาต 2) กจกรรมทวางแผนไว

ขาวประชาสมพนธ เปนขาวเชงบวกและสรางสรรคบนพนฐานของความจรงทเกดจากกจกรรมของหนวยงาน องคประกอบของขาว

การเขยนขาวสารทจะประชาสมพนธ หรอสารทจะสอออกไป ควรมสาระส าคญหรอองคประกอบ ทเรยกวา “5 W 1 H ” ดงตอไปน

1) ใคร (Who) ใครคอบคคลส าคญทเกยวของกบขาว 2) ท าอะไร (What) เกดอะไรขน การกระท าหรอเหตการณใดทส าคญ 3) ทไหน (Where) การกระท าหรอเหตการณนนๆ เกดขนทไหน 4) เมอไร (When) การกระท าหรอเหตการณนนๆ เกดขนวน เวลาใด 5) ท าไมและอยางไร ( Why and How) ท าไมเหตการณนนจงเกด และเกดขนไดอยางไร 6) ขอมลประกอบอนๆ เชน ความเปนมา

ขนตอนในการเขยนขาว การเขยนขาว มขนตอนดงตอไปน 1) หาขอมล โดยการคนควา รวบรวมขอมล และสมภาษณ 2) วางแผนการเขยน ศกษากลมเปาหมายและนโยบายของสอทจะสงเผยแพร 3) รางเนอหา รปแบบ ภาษา ทบทวน 4) ประเมนผล โดยการอานทบทวนดวยตนเอง หรอผทเกยวของชวยอาน

รปแบบการเขยนขาว

โดยทวไปการเขยนขาวจะมเพยง 3 สวน ไดแก พาดหวขาวหรอโปรยหวขาว (headline) วรรคน า เปนการสรปเรองราว (lead) เนอขาว เปนรายละเอยดของเหตการณและเรองราว (detail) นอกจากนรปแบบการเขยนขาวทวๆ ไป ม 3 รปแบบ ไดแก ปรามดหวกลบ ปรามดหวตง และสเหลยมผนผาทรงยนแบบผสม ซงใชในรปแบบของขาวทแตกตางกนดงน

1) แบบปรามดหวกลบ (Inverted pyramid) เปนการน าเสนอขาวโดยล าดบประเดนส าคญจากมากไปหานอย ซงสอดคลองกบธรรมชาตของมนษยในการอยากรอยากเหนสงส าคญกอน สวนรายละเอยดไวทหลง ประกอบดวย ขาวพาดหว วรรคน า สวนเชอม และสวนของเนอเรอง เรยงตามล าดบความส าคญ เปนการเขยนขาว โดยเรมดวยความน าทเปนประเดนส าคญของเรอง และสวนเชอมทโยงความสมพนธระหวางความน ากบเนอหา ทมความส าคญรองลงมา สวนเนอหา จะเปนสวนประกอบทใหรายละเอยดของเหตการณหรอเรองราวทเกดขนทงหมด

รปแบบโครงสรางของขาวในหนากระดาษ

............................................................พาดหว...................................................................... วรรคน า ................................................................................................................................. ค าเชอม .................................................................................................................................. เนอขาวส าคญ ........................................................................................................................ เนอขาว .................................................................................................................................. เนอขาวส าคญนอย ..................................................................................................................

พาดหว วรรคน า

รายละเอยดละเอยดด

2) แบบประมดหวตง (Upright pyramid) จะเรยงล าดบขอมลทมความส าคญนอยไปหามากทสด (climax) เพอใหผอานมความอยากร เรมจากประเดนทไมมความส าคญมากนก แลวคอยๆ เพมประเดนทส าคญขนเรอยๆ จนกระทงถงประเดนส าคญทสด มกจะใชในเรองทมเงอนง า เชงสบสวน สอบสวน ปจจบนไมนยมใช

3) แบบสเหลยมผนผาทรงยนแบบผสม (Combination) มกใชเขยนขาวทไมคอยส าคญ เปนขาว

สนๆ เรมจากสวนเชอม หรอจากเนอเรองขาว หลงจากพาดหวขาวแลว ไมมความน า ความส าคญของขาวเทาเทยมกน ตงแตตนจนจบเนอเรองของขาว มกจะเขยนแบบเสนอขอเทจจรง ขอควรระวงในการเขยนขาวประชาสมพนธ

1) ชอและนามสกลตองสะกดใหถกตอง เพราะวาถาผดพลาดอาจกลายเปนคนละบคคล หรอเกดความเสยหายได

2) ยศ ต าแห น ง ตองระบ ให ตรงกบความ เปนจรงขณ ะน น เชน อ ดต รฐมนตรวาการกระทรวงศกษาธการ

3) ค าน าหนาชอ และบรรดาศกดตองระบเรยงล าดบใหถกตอง 4) การใชอกษรยอ หรอตวยอตางๆ ควรตรวจสอบใหด 5) ไมสอดแทรกความคดเหนสวนตวเขาไป 6) การเขยนตวเลขถามจ านวนมากอาจใชตวอกษรแทน ถาไมใชตวเลขทแนนอน ควรใชค าวาประมาณ 7) หลกเลยงการใชศพทเทคนคทเขาใจยาก

ขอมล รายละเอยด

ประเดนส าคญ

ภาพขาวเพอการประชาสมพนธ ภาพถายชวยใหขาวมความสมบรณยงขน เพราะชวยใหผอานเขาใจเนอหา รายละเอยดของเรอง รวมท งนยมชมชอบตอบคคลและหนวยงานไดดยงขน ภาพถายจงเปนสอทมบทบาทส าคญในการประชาสมพนธ

ประเภทของภาพขาวเพอการประชาสมพนธ ประเภทของภาพขาวเพอการประชาสมพนธ แบงเปน 4 ประเภท ไดแก 1) ภาพบคคล เนนบคคล

ส าคญในเหตการณ 2) ภาพกจกรรม เนนกจกรรมทนาสนใจ 3) ภาพสถานท เนนสถานทส าคญในขาว 4) ภาพเหตการณ เนนเหตการณตามธรรมชาต

2. การปรบภาพถายเพอประกอบการเขยนขาว โดยใชโปรแกรม Photoshop

เนองจาก Web site จะโหลดชา สาเหตหนงคอภาพขาวทสงประกอบขาว ฉะนนผสง ขาวจะตองท าการปรบขนาดโดยการยอท งขนาดและลดความจของภาพ ใหเทากบขนาดท Webmaster ก าหนดไว

• web ส านกงานเขตพนทการศกษายะลา เขต 1 www.yala1.go.th ปรบภาพทกภาพ 500x350 ความจไมเกน 50 K

• web ส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน www.obec.go.th ภาพแรก ขนาด 200x130 ความจไมเกน 20 k ภาพประกอบขนาด 320x240 ความจไมควรเกน 25 k

• web ส านกงานประชาสมพนธ เขต 6 http://region6.prd.go.th/ ปรบภาพทกภาพ 200x150 ความจไมเกน 20 K

ขนตอนการยอและลดความจของภาพ โดยใชโปรแกรม Adobe Photoshop

1. เปดโปรแกรม Adobe Photoshop

2. เปด file ทตองการปรบขนาด

3. ปรบขนาดภาพ (Image size) ตามทweb site ก าหนด

4. ลดความจของภาพ เลอก File Save for web

5. กอน save ตองตรวจด ขนาดความจของภาพ

** ถาความจของภาพเกนความจท web site ก าหนดจะตองท าการลดขนาดลงโดยการปรบท Quality ใหนอยลง**

6. Save optimized as เปน file .jpg

3. ขนตอนการลงขาว บน web site ระบบจดการเนอหา Content Management System (CMS) คอระบบซอฟตแวรคอมพวเตอรทใชเพอจดระเบยบ และสงเสรมการท างานในหมคณะใหสามารถสรางเอกสาร หรอเนอหาสาระอนๆ โดยมากแลว ระบบจดการเนอหา มกจะเปนเวบแอปพลเคชน ซงใชจดการเวบไซตและเนอหาบนเวบ และมไมนอยทระบบจดการเนอหาตองใชซอฟแวรพเศษบนเครองเครองลกขาย เพอใชแกไขและสรางบทความตางๆ โครงสรางการจดเกบเนอหา/ขาว (Content) กอนทจะเรมสรางเนอหาภายในเวบไซตนน ควรท าความเขาใจเรองความสมพนธระหวาง Section หมวดหมหลก Category หมวดหมยอย Content item เนอหา ขอมลหรอบทความ เราอาจเปรยบ Section เปน Folder ใหญ ซงภายในจะเกบ Folder ยอยในทนกคอ Category และภายใน Category จะเปนทเกบ Content Item หรอไฟลเอกสารและไฟลขอมลตาง ๆ ดงรป

การจดการผใช การจดการผใชตองทราบวาผใชงานใน Joomla มกระดบ แตละระดบมหนาทและแตกตาง กนอยางไร โดยผใชงานจะแบงเปน2 กลมใหญ ดงน 1. Front End User 1.1 Registered คอ ผทลงทะเบยน ทสามารถมองเหนเนอหาบางสวนทมากกวาปกต 1.2 Author คอ สามารถสงประกาศขาว และแกไขขาวทตวเองไดสงเขามาได 1.3 Editor คอ สามารถสงประกาศขาว และแกไขขาวของตวเองและคนอนได 1.4 Publisher คอ เปนคนทสามารถอนญาตใหขาว สามารถแสดงขาวตอสาธารณขนได 2. Back End User 2.1 Manager สามารถจดการเกยวกบผใช Module และ Component บางตวได 2.2 Administrator ท าไดทกอยาง ยกเวนเปลยนคาทส าคญบางอยาง และเปลยนรปแบบไมได 2.3 Super Administrator ท าไดทกอยาง และไมสามารถลบออกได

ขนตอนการ เขยนขาวในเวปไซต

1) เตรยมเอกสารขอมลขาว (ควรอยในรปไฟล) 2) เตรยมไฟลรปภาพ 3) Font ทใช ตองเปนไปตามท Administrator ก าหนด

ส านกงานเขตพนทการศกษาประถมศกษายะลา เขต 1 www.yala1.go.th

ส านกงานประชาสมพนธ เขต 6 http://region6.prd.go.th/

• สมครสมาชก (ลงทะเบยน- Register)

NAME: ชอเปนภาษาไทย Username: ใหใสอกษรภาษาองกฤษเทานน Email: XXXXXX@gamil.com Password: xxxxxxxxx ( อยางนอย 6 ตวอกษร A-Z 0-9 ) Verify Password: (ใสใหเหมอนขางบน)

เมอท าการสมครแลวใหกดท Register

รอ จะม E-mail จาก Admin ไปถงผสมคร เมอไดรบแลว จะสามารถ login เขาสระบบได

การเขาสระบบ Login คลกท เขาสระบบ

ใส Username และ Password ถาขนดงรป แสดงวา Admin ยง ลงทะเบยน

เมอเขาสระบบไดแลว จะไดดงรป

การ Login เขาสระบบ ถา login ไมผานจะมการแสดง Error บอกวา Username หรอ Password ผด ดงรป

เมอไดท าการ Login แลว ใหสงเกตท เมน member จะมหวขอเพมขนมาอก 2 หวขอ คอ

Upload: ส าหรบสงไฟลภาพ เพมขาวใหม : ส าหรบเพมขาวใหม

ขนตอนท 1 ท าการสง ไฟลรปภาพขนไปท website กอน โดยกดท Upload จะไดดงรป

กดท เมน Upload

เมอไดไฟลเรยบรอยแลว กดท Upload ไฟลทสงเขาไป จะแสดงดงรป จงจะสามารถมองเหนไฟล

เฉพาะของตวเองไมสามารถมองเหนของสมาชกทานอน กลบไปท เพมหวขอขาวใหม

Title: ใหใสหวขอขาว

Body: ใหใสเนอหาขาว Image: ใสรปภาพ Page Break: คนหนา More…: รายละเอยดเพมเตม ในสวน Publishing (เผยแพร) Section : แสดงหมวดขาว Category: แสดงหมวดยอย Show on Front Page: จะใหแสดงหนาเวบหรอไม Author Alias : ใสชอผเขยนขาว Start Publishing: วนทเรมเผยแพร Finish Publishing: วนสนสดเผยแพร Access Level: ใหก าหนด Public Ordering : ล าดบทตองการใหแสดง Metadata Description : รายละเอยดทวไปใสไมใสกได Keywords: ใสเมอตองการให search engine ใช google yahoo เมอท าการเขยนขาวเรยบรอยแลว ใหท าการกด SAVE

จะมขอความแสดงออกมาดงรป แตสมาชกจะยงไมสามารถมองเหนนอกจากไดรบ บก.ขาวไดตรวจทานและจะเผยแพรใหตอไป

การแกไขขาว เมอท าการ login เขามาสมาชกจะมองเหนรปกระดาษและดนสอ เฉพาะขาวทตนเองสงเขามาในระบบเทานนไมสามารถมองเหนของสมาชกทานอนหรอท าการแกไขขาวสมาชกทานอนได

ใหท าการ คลกทรปดนสอ จะท าการแกไขขาว การจดวางใหดนาสนใจยงขน ถาตองการแบงเนอหาเปนสองตอน

ในสวนแรกใหใสขอความทไมยาวมาก เพอใหผอานสนใจและตดตามอานตอ เราจะใช More.. คน เสรจแลวคอยเพมเนอหาเขาไปใหม