Priručnik Za Izradu i Upravljanje Prekograničnim Projektima

PRIRUČNIK ZA IZRADU I UPRAVLJANJE PREKOGRANIČNIM

PROJEKTIMA

U SKLADU S PROGRAMOM ZA SUSJEDSTVO SLOVENIJA-MAĐARSKA-HRVATSKA

2004.-2006.

studeni 2005. godine

Priručnik za izradu i upravljanje prekograničnim projektima u skladu s Programom za susjedstvo 2004.-2006.

Program EU: Program PHARE 2003, Gospodarska i socijalna kohezija

Projekt EU: "Tehnička pomoć u pripremi projekata na slovensko-

hrvatskom prekograničnom području" Autori: Kristina Tratar, BBJ Consult Inc., Podružnica u Sloveniji

Vesna Silič, Tanja Rener, Nacionalna agencija za regionalni razvoj

Izdavač: Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije Lektura: Barbara Brodigan, Suzana Saptefrati Dizajn: Jernej Markič Tisak: Infokart d.o.o. Naklada: 300 primjeraka

Ljubljana, studeni 2005. godine © Copyright Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije Ovaj je dokument izrađen uz financijsku pomoć Europske unije. Sadržaj ovog dokumenta je u isključivoj nadležnosti izvođača projekta, BBJ Consult Inc., Podružnice u Sloveniji i ne može se ni na koji način smatrati da odražava stajališta Europske unije.

2


SADRŽAJ

UVOD................................................................................................................................................ 4

1. PROGRAM ZA SUSJEDSTVO SLOVENIJA-MAĐARSKA-HRVATSKA 2004.-2006........... 5

1.1 Prihvatljivo područje .......................................................................................................... 5 1.2 Prioriteti i mjere ................................................................................................................. 6 1.3 Upravljačka struktura......................................................................................................... 6 1.4 Pojedinosti programa ........................................................................................................ 7

2. IZRADA PROJEKTA.................................................................................................................... 9 2.1 Analiza projekta................................................................................................................. 9 2.2 Planiranje projekta s logičkom matricom.......................................................................... 13 2.3 Projektno partnerstvo ....................................................................................................... 17 2.4 Vrste prekograničnih projekata ........................................................................................ 19 2.5 Investicijski prekogranični projekti.................................................................................... 20

3. PRIJAVA PROJEKTA............................................................................................................ 21 3.1 Kontrolna lista zahtjeva ................................................................................................... 22 3.2 Prijavnica za projekt ........................................................................................................ 22

3.2.1 Osnovne informacije o projektu............................................................................... 22 3.2.2 Opis projekta ........................................................................................................... 23 3.2.3 Prekogranični učinak i održivost .............................................................................. 28 3.2.4 Sufinanciranje projekta............................................................................................ 28 3.2.5 Planiranje vremena i financije u sklopu projektnih aktivnosti................................... 29

3.3 Interna procjena i podnošenje prijave projekta................................................................ 32 4. UPRAVLJANJE PROJEKTOM .......................................................................................... 34

4.1 Upravljanje projektnim timom.......................................................................................... 34 4.2 Upravljanje i izvješćivanje ............................................................................................... 36 4.3 Financijsko upravljanje .................................................................................................... 37

4.3.1 Izmjene proračuna projekta..................................................................................... 38 4.3.2 Isplata dodijeljenih sredstava .................................................................................. 39

4.4 Vidljivost projekta ............................................................................................................ 39 5. LINKOVI.................................................................................................................................. 41

6. POJMOVNIK........................................................................................................................... 42

7. BIBLIOGRAFIJA .................................................................................................................... 44

8. PRILOZI .................................................................................................................................. 46 8.1 Logička matrica ............................................................................................................... 46 8.2 Info točke......................................................................................................................... 47

3


UVOD Svrha ovog Priručnika je pomoći potencijalnim podnositeljima prijava i provoditeljima prekograničnih projekata u sklopu Programa za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska 2004.-2006. (u daljnjem tekstu Program) u izradi i upravljanju projektima, te tako dugoročno osigurati kvalitetne projekte koji mogu postići strateške ciljeve Programa. Priručnik je pripremljen u sklopu projekta "Tehnička pomoć u pripremi projekata na slovensko-hrvatskom prekograničnom području" koji je sufinanciran iz pretpristupnog programa PHARE 2003 – Gospodarska i socijalna kohezija, a čiji je osnovni cilj podići sposobnost lokalnih/regionalnih organizacija za izradu i upravljanje kvalitetnim prekograničnim projektima u suradnji s partnerima s druge strane granice, i tako stimulirati gospodarski i socijalni razvoj slovenskih pograničnih regija, kao i prekograničnu suradnju s partnerima iz Hrvatske. Priručnik su priredili Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije kao Upravna direkcija Programa i konzultant BBJ Consult Inc., Podružnica u Sloveniji u sklopu gore spomenutog projekta (PHARE 2003) u suradnji s programskim partnerima iz Mađarske i Hrvatske. Program za susjedstvo je novi prekogranični program u sklopu inicijative Zajednice INTERREG IIIA, a Europska ga je komisija odobrila 18. listopada 2004. godine. Program se ubraja u novu generaciju tzv. programa za susjedstvo koje je EU inicirala na svojim vanjskim granicama 2004. godine. Posebna karakteristika tih programa je činjenica da jedan program kombinira provedbu zajedničkog poziva na dostavu prijedloga projekata na temelju dvije različite pravne osnove i dva financijska instrumenta (strukturni fondovi i CARDS/Phare). Vezano uz pripremu i provedbu prekograničnih projekata, takav program predstavlja novi izazov za podnositelje prijava. Pristup za susjedstvo predstavlja važan korak prema suradnji na vanjskih granicama EU, a susjedna je Hrvatska – s kojom Slovenija dijeli najdužu granicu – također uključena u program. Vanjska granica Slovenije kao države članice EU, prema Hrvatskoj u Programu predstavlja novi izazov i nove razvojne mogućnosti za lokalno stanovništvo i njihov napredak. Temeljeni na lokalnim i regionalnim potrebama, projekti će predstavljati solidan temelj za prekograničnu suradnju u sklopu Programa, dovesti do pozitivnih rezultata u prekograničnom području kao cjelini i pospješiti održivost uspostavljenih mreža suradnje. U prvom ćete dijelu Priručnika moći pronaći ključne informacije o upravljanju i provedbi Programa. Drugi dio nudi smjernice i praktične upute za razvoj projektne ideje, pripremu prijave i provedbu prekograničnog projekta u skladu s posebnim zahtjevima Programa. Priručnik također uključuje objašnjenje specifične terminologije koja se koristi u Priručniku, linkove na internetske stranice koje sadrže najrelevantnije dokumente i nacionalne info točke pri kojima također možete dobiti dodatne informacije. Nadamo se da će vam ovaj Priručnik pomoći da se suočite s novim izazovima i pripremite kvalitetne i inovativne prekogranične projekte. Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije Upravna direkcija za Program za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska 2004.-2006.

4


1. PROGRAM ZA SUSJEDSTVO SLOVENIJA-MAĐARSKA-HRVATSKA 2004.-2006.

Program je pripremljen u suradnji tri zemlje u cilju sudjelovanja u Inicijativi Zajednice (EU) INTERREG IIIA i postizanja sljedećih strateških ciljeva:

Razvoj gospodarskih i socijalnih uvjeta za stvaranje integriranog regionalnog gospodarskog područja;

Jačanje prekograničnih veza između ljudi, organizacija i institucija u svakom strukturnom području.

Strateški ciljevi Programa postići će se kroz provedbu zajedničkih projekata prekograničnim učinkom na prihvatljivo područje Programa. Glavni zahtjevi Programa, kojih svaka organizacija zainteresirana za projektnu suradnju u okviru Programa mora biti svjesna, navedeni su u sljedećim potpoglavljima. Više informacija možete pronaći u Programu za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska 2004.-2006.i Dopuni Programa za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska 2004.-2006. koji su dostupni na zajedničkim internetskim stranicama: www.interreg-slohucro.com.

1.1 Prihvatljivo područje

Program pokriva zemljopisno područje uz slovensko-mađarsko-hrvatsku granicu. Prihvatljivo područje programa pokriva 7 statističkih regija u Sloveniji, 4 županije u Mađarskoj i 10 županija u Hrvatskoj na razini NUTS III, kao što je naznačeno na sljedećoj karti. Projekti u sklopu Programa moraju se provoditi u jednoj ili više prihvatljivih regija/županija.

5


1.2 Prioriteti i mjere

Program u programskom razdoblju 2004.-2006. podupire projekte u prioritetnim područjima "Gospodarske i socijalne kohezije i razvoja ljudskih potencijala" te "Održivog razvoja", koji su definirani sljedećim mjerama:

PRIORITETNO PODRUČJE MJERE

1. Gospodarska i socijalna kohezija i razvoj ljudskih potencijala

1.1. - Zajednički gospodarski prostor 1.2. - Zajednički razvoj ljudskih potencijala 1.3. - Zajednički turistički i kulturni prostor

2. Održivi razvoj 2.1. - Održivo korištenje prirodnih izvora i zaštita okoliša 2.2. - Zaštita prirode 2.3. - Dostupnost

Da bi neki projekt dobio potporu iz Programa, on mora biti u skladu sa samo jednom mjerom iz prioriteta Programa i pokazati jasan prekogranični učinak. Nadalje, također mora biti u skladu s relevantnim nacionalnim, regionalnim i lokalnim razvojnim strategijama.

1.3 Upravljačka struktura

Programom upravlja Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije kao Upravna direkcija koja snosi cjelokupnu odgovornost za upravljanje za komponentu EFRR-a i za koordinaciju cijelog programa. U svakodnevnom radu Upravnoj direkciji pomažu Zajedničko tehničko tajništvo i partneri na programu koji potpomažu provedbu zajedničkog programa u sudjelujućim zemljama. Programom upravljaju:

UPRAVNA DIREKCIJA u Sloveniji: Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije (ARR) odgovorna za cjelokupno upravljanje Programom, uključujući pripremu i objavu zajedničkih poziva za podnošenje prijedloga projekata; osim toga ARR vrši funkcije posredničkog tijela u Sloveniji i pruža dodatnu podršku podnositeljima prijava u Sloveniji, te sklapa ugovore o subvencioniranju sa slovenskim krajnjim korisnicima;

NACIONALNA DIREKCIJA I POSREDNIČKO TIJELO u Mađarskoj: Nacionalni ured za regionalni razvoj (NURR) kao Nacionalna direkcija i Mađarsko javno neprofitno poduzeće za regionalni razvoj i urbanizam (VATI) kao posredničko tijelo; NURR i VATI su u svoje ime odgovorni za operativno upravljanje Programom u Mađarskoj i kroz info točke pružaju dodatnu podršku mađarskim podnositeljima prijava, te sklapaju ugovore o subvencioniranju s mađarskim krajnjim korisnicima;

NACIONALNA DIREKCIJA I POSREDNIČKO TIJELO u Hrvatskoj: U centraliziranom sustavu provedbe Delegacija Europske komisije (DEK) snosi cjelokupnu odgovornost za provedbu Programa u Hrvatskoj, dok u decentraliziranom sustavu provedbe Ministarstvo financija, Središnja jedinica za ugovaranje i financiranje (SJFU) ima ulogu ugovaratelja, u suradnji s Ministarstvom vanjskih poslova i europskih integracija (MVPEI) kao Jedinicom za koordinaciju programa, dok DEK zadržava pravo ex-ante kontrole; MF-SJFU i MVPEI su odgovorni za operativno upravljanje Programom u Hrvatskoj, pružanje dodatne podrške hrvatskim podnositeljima prijava kroz info točke i potpisivanje ugovora o bespovratnoj pomoći s hrvatskim krajnjim korisnicima.

Svaka zemlja također surađuje u sljedećim upravljačkim tijelima:

Zajednički odbor za praćenje strateški nadzire provedbu programa,

6


Zajednički odbor za odabir projekata, odgovoran je za odobravanje i praćenje projekata, Zajedničko tehničko tajništvo, smješteno u središnjici Upravne direkcije, odgovorno je za

pružanje administrativne podrške u upravljanju programom Upravnoj direkciji i drugim programskim tijelima.

1.4 Pojedinosti programa

Program za susjedstvo je poseban program koji je definiran zajednički u suradnji sve tri susjedne zemlje na vanjskim granicama EU i koji kombinira proceduralne zahtjeve internog (za Sloveniju i Mađarsku kao države članice) i eksternog financiranja (za Hrvatsku kao državu kandidatkinju). Glavne razlike u provedbi proizlaze iz činjenice da se program financira iz dva različita financijska instrumenta (internog/eksternog). Projekti koji se provode u Mađarskoj i Sloveniji dobivaju subvencije iz Europskog fonda za regionalni razvoj (EFRR), dok se projektima koji se provode u Hrvatskoj dodjeljuje bespovratna pomoć iz instrumenata pomoći trećim zemljama CARDS (alokacija za 2004. godinu) ili PHARE (alokacije za 2005. i 2006. godinu). Glavne razlike između zemalja na razini programa i projekata su sljedeće:

Razlike HRVATSKA MAĐARSKA SLOVENIJA Financijski instrument Sredstva CARDS-

a/PHARE-a i vlastita sredstva podnositelja prijave/partnera

Sredstva EFRR-a, središnje nacionalno sufinanciranje i vlastita sredstva podnositelja prijave/partnera

Sredstva EFRR-a, središnje nacionalno sufinanciranje i vlastita sredstva podnositelja prijave/partnera

Pravna osnova za financiranje i provedbu

Regulative i pravila EU za programe pomoći trećim zemljama (CARDS, PHARE), a glavni je Praktični vodič kroz procedure ugovaranja koje se financiraju iz općeg proračuna Europskih zajednica u sklopu pomoći trećim zemljama (PRAG) Provedbene smjernice za Programe za susjedstvo 2004.-2006. Hrvatsko resorno zakonodavstvo

Regulative i pravila EU o provedbi strukturnih fondova i INTERREG-a Provedbene smjernice za Programe za susjedstvo 2004.-2006. Mađarsko proračunsko i resorno zakonodavstvo

Regulative i pravila EU o provedbi strukturnih fondova i INTERREG-a Provedbene smjernice za Programe za susjedstvo 2004.-2006. Slovensko proračunsko i resorno zakonodavstvo

Javne nabave PRAG Mađarski Zakon o javnim nabavama

Slovenski Zakon o javnim nabavama

Ugovaratelj CARDS: Delegacija EK u Republici Hrvatskoj Phare: Ministarstvo financija – SJFU

VATI (u ime NURR-a) Nacionalna agencija za regionalni razvoj (ARR)

Plaćanja Djelomično avansno plaćanje na početku projekta, djelomično isplata ostatka nakon završetka projekta

Općenito povrat sredstava za već nastale i plaćene izdatke, mogućnost djelomičnog avansnog plaćanja

Općenito povrat sredstava za već nastale i plaćene izdatke, mogućnost djelomičnog avansnog plaćanja

Vrijednost bespovratne pomoći ili subvencije dostupna po projektu

Definira se u individualnim pozivima na dostavu prijedloga projekata



Udio sufinanciranja sredstvima EU-a

Ovisi o vrijednosti projekta (između 75% i 90%)

75% 75%

7


Traženi postotak lokalnog i regionalnog sufinanciranja

Sufinanciranje iz vlastitih izvora podnositelja prijave i/ili partnera je obavezno. Obavezni postotak ovisi o vrijednosti projekta (nema nacionalnog sufinanciranja na središnjoj državnoj razini)

Sufinanciranje u iznosu od 5% iz vlastitih izvora podnositelja prijave i/ili partnera je obavezno. Veći postotak vlastitog sufinanciranja rezultira većim brojem bodova prilikom vrednovanja projekta.

Sufinanciranje iz vlastitih izvora podnositelja prijave i/ili partnera nije obavezno. Postotak vlastitog sufinanciranja rezultira većim brojem bodova prilikom vrednovanja projekta.

Prihvatljiva lokacija podnositelja prijave i njegovih partnera

Podnositelji prijave i partneri mogu biti iz cijele Hrvatske, ali aktivnosti koje se provode moraju dokazati učinak na prihvatljivo područje.

Podnositelj prijave mora biti smješten u prihvatljivom području. Nacionalni partner iznimno može biti smješten izvan prihvatljivog područja.

Podnositelj prijave mora biti smješten u prihvatljivom području. Nacionalni partner iznimno može biti smješten izvan prihvatljivog područja.

Trajanje projekta Definira se u pojedinim pozivima na dostavu prijedloga projekata

Definira se u pojedinim pozivima na dostavu prijedloga projekata

Definira se u pojedinim pozivima na dostavu prijedloga projekata

Razdoblje prihvatljivosti projektnih izdataka

Od datuma potpisivanja ugovora o bespovratnoj pomoći do njegovog isteka.

Od datuma primitka prijave projekta od strane nadležnog tijela do isteka ugovora o subvencioniranju.

Od datuma primitka prijave projekta od strane nadležnog tijela do isteka ugovora o subvencioniranju.

Razdoblje prihvatljivosti izdataka za pripremu projekta

Neprihvatljivi Prihvatljivi (razdoblje, % i vrsta definirani u individualnim pozivima na dostavu prijedloga projekata)

Prihvatljivi (razdoblje, % i vrsta definirani u individualnim pozivima na dostavu prijedloga projekata)

Prihvatljiv postotak općih troškova

Do 7% ukupnih direktnih troškova

Do 5% ukupnih direktnih izdataka

Do 5% ukupnih direktnih izdataka

Dinamika izvješćivanja Izvješća o tijeku provedbe (polovina trajanja projekta) Završno izvješće (nakon završetka projekta)

Izvješća o tijeku provedbe (tromjesečno izvješćivanje) Završno izvješće (nakon završetka projekta)

Izvješća o tijeku provedbe (tromjesečno izvješćivanje) Završno izvješće (nakon završetka projekta)

Program definira i različite vrste projekata – zajedničke, zrcalne i projekte suradnje, koji navode različite razine prekogranične suradnje i prekograničnog učinka. Detaljan opis svake od vrsta projekata nalazi su u potpoglavlju 2.4.

8


2. IZRADA PROJEKTA

Cilj Programa je pružiti podršku prekograničnim projektima koji su usmjereni na stvarne potrebe šireg prihvatljivog prekograničnog područja i imaju dugoročni prekogranični učinak. Projekti se moraju izraditi u sklopu prekograničnog partnerstva između lokalnih i regionalnih javnih organizacija prihvatljivih za suradnju na Programu. Vrste prihvatljivih organizacija su navedene u pozivima na dostavu prijedloga projekata. Odgovarajuća izrada projekta je početna i najvažnija faza projekta, koja za rezultat mora imati propisno planiran i za financiranje iz Programa prihvatljiv projekt. Kada i kako izraditi prekogranični projekt?

Izrada prekograničnog projekta mora početi dovoljno rano (ovisno o vrsti projekta) prije njegove prijave na poziv za podnošenje prijedloga projekata, kako bi bilo dovoljno vremena za pravilno planiranje projekta i ispunjavanje svih zahtjeva Programa. Važno je u proces izrade aktivno uključiti nacionalne i prekogranične projektne partnere, i to koliko je to god više moguće i koliko god je ranije moguće, kako bi se stekla njihova predanost i osigurala održivost projekta. Možete koristiti različite metode i pristupe za izradu projekta, ali najrelevantniji je pristup logičke matrice budući da je prijavnica za projekt u sklopu Programa izrađena prema toj metodi. Pristup logičke matrice će vam pomoći izraditi logičan i dobro strukturirani projekt o kojem je lako raspravljati s potencijalnim projektnim partnerima već u ranoj fazi pripreme projekta i kojega je lako evaluirati tijekom njegovog trajanja. Krajnji rezultat procesa definiranja je logička matrica koja na jednoj stranici sažimlje projekt i predstavlja obavezni dio prijavnice za sufinanciranje iz Programa. Opis faza izrade projekta prema pristupu logičke matrice može se pronaći u mnogim priručnicima i smjernicama o upravljanju projektnim ciklusom na internetu. Neki od njih su navedeni kao izvori za ovaj Priručnik u Poglavlju 7. Međutim, naredna potpoglavlja predstavljaju izradu projekta, važan dio u upravljanju projektnim ciklusom, na praktičniji način i uključuju također i one korake u metodi logičke matrice koji su se pokazali kao nužni, te naglašavaju posebne zahtjeve ovog Programa.

2.1 Analiza projekta

Faza analize projekta prvi je i neizbježan korak u izradi projekta koji dovodi do projekta koji je relevantan za društvo i koji doprinosi postignućima Programa i drugih relevantnih nacionalnih i regionalnih razvojnih strategija. Analiza projekta je dugotrajan proces koji je potrebno stalno poboljšavati s novim nalazima i prilagođavati novim situacijama tijekom faze izrade projekta. Međutim, ona je preduvjet koji se mora zadovoljiti u cilju osiguravanja relevantnosti projekta. Najvažniji koraci tijekom faze analize su sljedeći: 1. korak: Identifikacija projektne ideje (analiza problema/prilika) Svrha faze identifikacije je definirati projektnu ideju koja proizlazi iz problema ili prilike nekog zemljopisnog područja, skupine ljudi ili sektora, i koja je konzistentna s nacionalnim i regionalnim razvojnim prioritetima, a prvenstveno s mjerama Programa.

9


Glavne zadaće koje treba poduzeti:

Analiza postojeće situacije koju će projekt poboljšati (što su uzroci i posljedice te situacije); Prikupljanje svih relevantnih i dostupnih informacija i podatka (npr. studija, analiza, zakona,

rezultata prethodnih projekata, statističkih podataka, itd.); Procjena potencijalnog dupliciranja i komplementarnosti s postojećim i završenim

projektima; Analiza prednosti, slabosti, prilika i prijetnji (SWOT analiza) Identifikacija relevantnosti za Program.

Potrebno je pozabaviti se samo jednim ograničenim brojem problema i prilika. Previše problema projekt čine teškim za upravljanje, te je teško postići ciljeve projekta.

PRIMJER

Istraživanje koje je provela nacionalna turistička zajednica u 2003. godini u suradnji s hrvatskim poduzećem XY, pokazalo je da prekogranično područje ima dobar potencijal za turizam zbog izvanrednih prirodnih resursa i već postojeće infrastrukture za rekreacijski turizam. Međutim, zajednički problem prekograničnog područja je da postojeće biciklističke staze, kao najvažniji dio rekreacijskog turizma u području, ne privlače dovoljan broj turista i biciklista, što rezultira u slaboj kvaliteti rekreacijskog turizma na obje strane granice. Kao najvažniji uzroci ovog problema prepoznati su neodgovarajuće održavanje infrastrukture i parcijalna umjesto zajednička promocija biciklističkih staza kao turističkog proizvoda prekograničnog područja.

Identificirani prekogranični projekt mora:

se baviti problemom ili prilikom koja je percipirana i s druge strane granice; se odnositi na šire zemljopisno prekogranično područje koje je prihvatljivo u sklopu

Programa (za prihvatljivo područje vidi potpoglavlje 1.1.) biti u skladu s ciljevima samo jedne od mjera Programa (za mjere Programa vidi

potpoglavlje 1.2. i Dopunu Programa); doprinijeti jednom ili više horizontalnih ciljeva EU kao što su jednake mogućnosti,

informacijsko društvo i ekološka održivost.

Analiza postojeće situacije i dostupne informacije trebaju se razraditi za svaku od uključenih država. Proces treba rezultirati zajedničkim nalazima i zaključcima analize i identifikacije.

2. korak: Analiza dionika Glavni cilj analize dionika je identificirati pojedince, skupine ljudi ili organizacije koje mogu imati (negativan ili pozitivan) interes za projekt i prepoznati njihove potrebe i ograničenja s obzirom na projekt. Rezultat analize dionika su identificirane ciljne skupine, (in)direktni primatelji (za objašnjenje vidi potpoglavlje 3.2.2.) i potencijalni partneri na projektu. Glavne faze analize dionika su:

Identifikacija skupina ljudi (npr. učitelja, poljoprivrednika, nezaposlenih) i organizacija (npr. ministarstva, općine, komore, udruge, agencije, mala i srednja poduzeća) koje su povezane s projektom;

Analiza interesa identificiranih dionika (pozitivnih ili negativnih) i razina sposobnosti i motivacije da se bave identificiranim problemom/prilikom;

Identifikacija opsega suradnje ili konflikta u odnosu između dionika.

10


Kvaliteta prikupljenih informacija je odgovarajuća samo ako se uzme u obzir perspektiva dionika. Stoga je najbolja metoda za odgovarajuću analizu i identifikaciju interesa i motivacije svakog identificiranog dionika organizirati sastanke i intervjue.

Organizacije koje imaju pozitivan interes i motivaciju baviti se problemom ili prilikom kao i odgovarajuće resurse za suradnju na projektu mogu biti potencijalni projektni partneri, te mogu biti uključeni u fazu daljnje izrade projekta.

Potrebno je izravno se baviti s dionicima s negativnim interesom ili konfliktom u odnosu s drugim dionicima.

Skupine ljudi ili organizacije koje će izravno i pozitivno imati koristi od projekta su ciljne skupine projekta. Detaljnu procjenu načina na koji će ciljne skupine percipirati, koristiti i održavati rezultate projekta potrebno je napraviti prije sljedećih koraka u izradi u cilju maksimalizacije koristi od projekta u odnosu na potrebe.

Rezultati analize dionika osigurat će odgovarajuće upravljanje i koordinaciju, te odgovarajuću upotrebu resursa.

Pri izradi prekograničnog projekta potrebno je identificirati i analizirati dionike u vlastitoj i susjednoj zemlji. Suradnja barem jednog prihvatljivog prekograničnog partnera je obavezna. Najvažnije razlike između nacionalnih i prekograničnih partnera mogu se pronaći u potpoglavlju 2.3. Pri procjeni potreba ciljnih skupina potrebno je staviti poseban naglasak na kulturne i gospodarske razlike u svakoj zemlji.

3. korak: Analiza ciljeva Svrha analize ciljeva je prezentirati željenu buduću situaciju koju bi projekt postigao. Analiza ciljeva je proces brainstorminga u tijesnoj konzultaciji s ključnim dionicima (potencijalnim projektnim partnerima) koja identificira moguća postignuća projekta na hijerarhijski način. Glavne zadaće su:

Transformirati uzroke i posljedice postojeće situacije u rješenja ili poboljšanja koja bi projekt želio postići;

Posložiti željena postignuća (ciljeve) projekta od općih, dugoročnih do specifičnijih, kratkoročnih i prezentirati ih u tablici u hijerarhijskom redu s općim ciljem na vrhu;

Provjeriti da li su specifični ciljevi na dnu (prethodno izrađene) tablice sredstva koja mogu postići željenu situaciju navedenu u općim ciljevima na vrhu;

Ako nema logičke veze između ciljeva, revidirati izjave ili dodati nove; Procijeniti da li su ciljevi realistični i zajednički za sve uključene dionike (potencijalne

projektne partnere); Odabrati za projektne partnere one dionike na koje problem/prilika ima jak utjecaj, koji su

predani projektu i prihvatljivi za suradnju na Programu (za prihvatljivost vidi Dopunu Programa).

Rezultati analize ciljeva su mogući i željeni ciljevi projekta. Oni se vjerojatno ne mogu svi postići jednim projektom te tako treba odabrati one najvažnije koje je moguće postići (vidi sljedeći korak).

11


PRIMJER

Ako je ključni problem (postojanje negativne situacije) prekograničnog područja da biciklističke staze ne privlače dovoljan broj turista i biciklista, tada je željeno (pozitivno) rješenje ovog problema ili specifični cilj projekta poboljšati infrastrukturu i promociju biciklističkih staza kao zajedničkog turističkog proizvoda prekograničnog područja, kako bi ono postalo atraktivnije i prepoznatljivo za turiste i bicikliste. Ako je (negativan) učinak identificiranog ključnog problema niska razina rekreacijskog turizma u prekograničnom području, tada je željeni kraj situacije i specifični dugoročni cilj projekta povećana kvaliteta rekreacijskog turizma, što je također jedan od najvažnijih prioriteta na regionalnoj i nacionalnoj razini, te je sukladan s mjerom Programa.

Ciljevi prekograničnog projekta moraju imati prekogranični učinak, biti zajednički razrađeni i o njima se mora raspravljati s nacionalnim i prekograničnim dionicima, te moraju biti u skladu sa ciljevima samo jedne mjere Programa (za ciljeve vidi Dopunu Programa).

4. korak: Analiza strategije Svrha ovog posljednjeg koraka je ograničiti opseg projekta i odrediti njegovu intervenciju (konačne ciljeve). Konačni rezultat ove faze je realističan i relevantan projekt. Ova je faza najteža i najkompleksnija s obzirom da uključuje sljedeće:

Reviziju svih informacija iz prethodnih koraka; Donošenje odluka o tome koji su ciljevi relevantni za potrebe ciljnih skupina i koje od njih je

moguće postići u određenom vremenu (npr. tijekom godine dana) uz razumne materijalne, financijske i ljudske resurse;

Procjena identificiranih ciljeva s obzirom na glavne kriterije koje svaki projekt mora zadovoljiti (popis kriterija za procjenu u daljnjem tekstu);

Postizanje ravnoteže između različitih interesa projektnih partnera. Na kraju treba izabrati samo nekoliko dugoročnih i kratkoročnih ciljeva. Međutim, broj ciljeva ovisi o vrsti i složenosti projekta. Glavni kriteriji procjene koji moraju biti uzeti u obzir pri odabiru ciljeva projekta su sljedeći:

Sukladnost prije svega s Programom, ali i s regionalnim, nacionalnim i drugim relevantnim razvojnim strategijama;

Povezanost s problemom ili prilikom kojom se bavi projekt; Relevantnost za stvarne potrebe ili prilike ciljnih skupina i područja; Predanost i podrška ključnih dionika, posebno projektnih partnera i lokalne zajednice; Inovativnost i dodatna vrijednost u pogledu tekućih i završenih projekata.

Prilikom procjene i odabira ciljeva prekograničnog projekta, potrebno je najozbiljnije u obzir uzeti sljedeće kriterije:

Sukladnost sa samo jednom mjerom iz prioriteta Programa (vidi potpoglavlje 1.2.); Usmjerenost na potrebu ili priliku koju se percipira na barem dvije strane granice; Naznaka jasnog prekograničnog učinka na šire zemljopisno prihvatljivo područje (vidi

potpoglavlje 1.1.) Predanost i podrška dionika iz svake od uključenih zemalja.

12


2.2 Planiranje projekta pomoću logičke matrice Planiranje projekta mora se temeljiti na logičkoj matrici koja osigurava interno koherentnu strukturu projekta i pruža osnovne informacije za popunjavanje prijavnice. Logička matrica također služi voditelju projekta kao dobar alat za praćenje i evaluaciju, te pruža osnovu za procjenu izvodljivosti projekta. Logički se okvir prezentira u tablici sa četiri reda i četiri stupca, koja mora biti okomito i vodoravno povezana. Primjer logičke matrice prekograničnog projekta priložen je ovom Priručniku u Poglavlju 8.

Logika intervencije Objektivno provjerljivi indikatori Izvori verifikacije Rizici i pretpostavke

Opći ciljevi Indikatori učinka

Specifični ciljevi / svrha projekta

Indikatori rezultata

Rezultati/neposredni rezultati

Indikatori neposrednih

rezultata

Aktivnosti Sredstva Troškovi

Preduvjeti

Okomita logika

Vodoravna logika

(Izrada i upravljanje projektima orijentirana na ciljeve, 1999:17) Logička je matrica dinamičan alat koji se mora procjenjivati i dorađivati kroz cijeli proces izrade projekta u bliskoj suradnji s projektnim partnerima. Kakav je slijed izrade logičke matrice?

Logička matrica se mora izraditi prema sljedećem slijedu: 1. Formulacija logike intervencije (prvi stupac) od općih ciljeva do aktivnosti (odozgo prema

dolje); 2. Identifikacija pretpostavki i rizika (četvrti stupac) za svaku razinu ciljeva (odozdo prema

gore); 3. Vertikalna identifikacija indikatora (drugi stupac) i izvora njihove verifikacije (treći stupac) za

svaku razinu ciljeva (odozgo prema dolje); 4. Identifikacija sredstava i troškova projekta.

Kako ispuniti logičku matricu?

Potrebno je poduzeti sljedeće korak u cilju izrade logičke matrice koja vodi to izvedivog projekta kojim je moguće upravljati.

1. korak: Formulacija logike intervencije Logika intervencije projekta je postavljena u prvom stupcu logičke matrice u kojem se po hijerarhijskom redoslijedu opisuju ciljevi projekta. Osnova za intervenciju projekta u smislu općih i specifičnih ciljeva projekta je već je određena tijekom analize strategije (vidi 4. korak u prethodnom poglavlju). Međutim, pri popunjavanju logičke matrice, ciljevi moraju biti definirati preciznije i prema dolje navedenoj terminologiji.

13


Opći cilj predstavlja razinu programa. On mora pokazati dugoročnu važnost projekta za ciljne skupine i doprinos određenom prioritetu Programa. Dotični projekt može doprinijeti općim ciljevima, a oni se mogu postići samo kroz niz projekata koji se u okviru Programa provode. Preporučljivo je da jedan projekt ima najviše dva opća cilja. Specifični ciljevi moraju biti povezani s općim ciljevima i pokazati poboljšanu situaciju ciljnih skupina, do koje se dolazi kroz projekt, sve do njegovog završetka. Preporučljivo je da jedan projekt ima najviše 3-4 specifična cilja. Rezultati su glavni proizvodi projekta, koji dovode do specifičnih ciljeva i temelje se na zahtjevima ciljnih skupina i područja. Ne treba planirati više od dva rezultata po specifičnom cilju. Aktivnosti opisuju usluge koje treba pružiti kako bi se postigli rezultati projekta. Jedna aktivnost mora voditi do jednog od identificiranih rezultata. U ovoj fazi treba navesti samo najvažnije aktivnosti. Ciljevi moraju biti okomito povezani odozdo prema gore. Logika je sljedeća:

“Ako su na raspolaganju odgovarajuća sredstva i troškovi, moguće je poduzeti aktivnosti, Ako su aktivnosti poduzete, postižu se rezultati, Ako su rezultati postignuti, ostvaruju se specifični ciljevi, i Ako su ostvareni specifični ciljevi, oni mogu doprinijeti općem cilju."

(Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom, 2004: 74)

Opći ciljevi prekograničnog projekta moraju jasno naznačiti važnost projekta za prekogranično prihvatljivo područje i njegov doprinos jednoj od mjera Programa. Rezultati i aktivnosti prekograničnog projekta moraju se predstaviti u obliku jedne logičke matrice a ne odvojeno na svakoj strani granice.

2. korak: Identifikacija rizika i pretpostavki Rizici i pretpostavke su vanjski (negativni) faktori koji mogu imati utjecaja na uspjeh projekta i koji su izvan kontrole voditelja projekta. Važno je biti svjestan njihovog postojanja, stalno ih pratiti tijekom provedbe projekta i poduzimati promptne aktivnosti u slučaju da se pojave. Oni se unose u četvrti stupac za prve tri razine ciljeva. Mogu biti povezani s rizicima koji proizlaze iz društva, zakonodavstva, prirodnih uvjeta, lokalnog interesa, zaposlenih, itd. Pretpostavke su dio okomite logike u logičkoj matrici. Logika je sljedeća:

“Nakon što se aktivnosti provedu, pod uvjetom da su pretpostavke istinite, rezultati se mogu ostvariti" (Smjernice za upravljanje projektnim ciklusom, 2004: 78);

Nakon što se ostvare rezultati i pretpostavke na ovoj razini, može se ostvariti specifični cilj; Nakon što se ostvare specifični ciljevi i pod uvjetom da su zadovoljene pretpostavke na

ovoj razini, moguće je ostvariti opće ciljeve projekta. Nakon što identificirate rizike za svaki cilj, morate procijeniti njihovu važnost za projekt. Na kraju će samo oni kritični biti uključeni u logičku matricu. Rizici i pretpostavke su različiti od preduvjeta, koji se moraju naznačiti u posljednjem redu četvrtog stupca. Preduvjeti moraju biti zadovoljeni prije početka projekta, tj. prije nego što se izdvoje resursi i počnu aktivnosti.

14


Ako je vjerojatno da će rizici i pretpostavke znatno ugroziti provedbu projekta, potrebno je predvidjeti korektivne mjere za upravljanje tim rizicima i spašavanje provedbe projekta.

PRIMJER

Rizici uspješne rekonstrukcije biciklističkih staza mogu biti: Neuspjeh u pronalasku (kroz natječaj) odgovarajućeg građevinskog poduzeća; Loše vremenske prilike koje će onemogućiti pravovremene rekonstrukcijske radove.

Preduvjet može biti pravovremeno pribavljanje dozvola za rekonstrukciju biciklističkih staza.

Rizici i pretpostavke, kao i preduvjeti prekograničnog projekta moraju biti identificirani i procijenjeni na obje strane granice.

3. korak: Identifikacija objektivno provjerljivih indikatora Objektivno provjerljivi indikatori na mjerljiv način opisuju postignuća projekta i napredak i stoga su osnova za kvalitetno praćenje i evaluaciju sustava projekta. Oni se unose u drugi stupac logičke matrice. Indikatori moraju imati sljedeće karakteristike (tzv. SMART):

Identificirani posebno svaki pojedini cilj i rezultat (Specific) Mjerljivi u odnosu na količinu i kakvoću (Measurable) Dostupni uz prihvatljive troškove i u prihvatljivom vremenu (Available) Relevantni u pogledu informacija potrebnih za mjerenje napretka (Relevant) Vezani uz vremenski okvir tako da je očito kad će tijekom trajanja projekta neki cilj biti

postignut (Time bound) Vrsta indikatora ovisi o razini ciljeva projekta, i to:

Indikatori na razini općih ciljeva moraju pokazati učinak projekta (da li je postignuti napredak doprinio realizaciji ciljeva projekata);

Indikatori na razini specifičnih ciljeva moraju pokazati rezultat projekta do njegovog završetka; Indikatori na razini rezultata moraju pokazati neposredne rezultate projekta (konkretne

proizvode projekta koji nastaju kroz poduzete projektne aktivnosti). Na kraju treba uključiti samo glavne ključne indikatore kako bi se osiguralo učinkovito praćenje i evaluacija sustava.

PRIMJER

Predviđeni rezultat projekta su poboljšane biciklističke staze. Posebno za svaki cilj i rezultat (indikator neposrednog rezultata): renovirane biciklističke staze. Mjerljivi indikator: 15 km renoviranih biciklističkih staza. Indikator vezan na vremenski okvir: u razdoblju od mjeseca x 2005. godine do mjeseca y 2006. godine Lokacija: od mjesta A do mjesta B Stoga indikator mora biti: 15 km biciklističkih staza renoviranih od mjesta A do mjesta B u razdoblju od mjeseca x 2005. do mjeseca y 2006. godine. Ovaj indikator je relevantan za mjerenje rezultata i njegovu provjeru i dostupan je u razumnom vremenu i uz razumne troškove, tj. može ga se provjeriti u izvješću poduzeća podizvođača za renoviranje biciklističkih staza.

Indikatori prekograničnog projekta u sklopu Programa moraju biti identificirani na razini projekta, kao što je gore opisano, i na razini Programa. Indikatore na razini Programa izrađuje Upravna direkcija u cilju praćenja doprinosa projekta prioritetu i mjeri Programa. Vidi potpoglavlje 3.2.1.

15


4. korak: Navod izvora provjere Izvori provjere mogu biti različite informacije, kao što su npr. izvješća o napretku i evaluaciji projekta, statistički podaci, studije, praćenja i slični dokumenti koji su na raspolaganju voditelju projekta i u kojima se nalazi informacija za provjeru da li je indikator postignut. Oni se upisuju u treći stupac logičke matrice. Izvori provjere moraju biti naznačeni zajedno s indikatorima kako bi se moglo provjeriti da li se indikatori mogu mjeriti pomoću informacija koje su dostupne u razumnom vremenu, uz razumne troškove i napore. Izvori provjere moraju se odnositi samo na jedan indikator i specificirati tko će i kako prikupiti informacije, te koliko redovito.

PRIMJER

Indikator neposrednog rezultata je 15 km biciklističkih staza renoviranih od mjesta A do mjesta B u razdoblju od mjeseca x 2005. do mjeseca y 2006. godine Izvori provjere mogu biti:

Završna izvješća slovenskih i mađarskih građevinskih poduzeća podizvođača, Mjesečna izvješća o napretku od slovenskog partnera A i mađarskog partnera B.

5. korak: Identifikacija sredstava i troškova Sredstva su materijalni, ljudski i financijski resursi koji su potrebni za provedbu projektnih aktivnosti. Troškovi pokazuju ukupnu vrijednost projekta. Sredstva i troškovi projekta mogu se identificirati na temelju rasporeda projektnih aktivnosti, što je u ovoj fazi izrade projekta samo preliminarna procjena. Raspored aktivnosti treba popuniti u sljedećim koracima:

Popisati najvažnije aktivnosti povezane sa sadržajem i potrebne za realizaciju rezultata projekta;

Razlomiti identificirane aktivnosti u zadaće i podaktivnosti koje je moguće organizirati i kojima je moguće upravljati;

Identificirati redoslijed kojim treba poduzimati identificirane podaktivnosti; Identificirati koja podaktivnost treba biti završena prva kako bi se omogućila provedba neke

druge podaktivnosti; Navesti trajanje svake od podaktivnosti i definirati početak i završetak svake podaktivnosti; Procijeniti troškove provođenja svake aktivnosti; Definirati ključne točke ili datume do kojih ključne aktivnosti moraju biti provedene da bi se

postigao napredak na projektu; Definirati ekspertizu ili ljudske resurse potrebne za provođenje identificiranih aktivnosti; Dodijeliti zadaće ljudima uključenim u projekt.

Konačni raspored aktivnosti može se izraditi tek nakon objavljivanja odgovarajućih poziva za podnošenje prijedloga projekata (ili drugih financijskih izvora) što omogućava sufinanciranje aktivnosti. Raspored aktivnosti mora se podesiti prema kriterijima prihvatljivosti poziva na dostavu prijedlog projekata, tj. prihvatljivim vrstama partnera i aktivnosti, dozvoljenom trajanju i vrijednosti dostupne subvencije ili bespovratne pomoći. Prihvatljive vrste aktivnosti u sklopu svake mjere Programa su općenito već navedene u Dopuni Programa.

16


Raspored aktivnosti prekograničnog projekta mora naznačiti gdje (na kojoj strani granice ili na obje strane) će se provoditi neka aktivnost. Troškovi identificirani u logičkoj matrici moraju pokazati vrijednost projekta na obje strane granice. Više o tome kako pripremiti raspored aktivnosti i izračunati troškove prilikom prijave na poziv na dostavu prijedlog projekata u sklopu Programa možete pronaći u potpoglavlju 3.2.5.

2.3 Projektno partnerstvo Odgovarajuće snažno projektno partnerstvo je od vitalne važnosti za uspjeh i održivost projekta. Projektno partnerstvo je sastavljeno od različitih organizacija koje su direktno povezane s projektom i imaju dugoročne interese za zajedničku realizaciju ciljeva projekta. Projektno partnerstvo vodi organizacija koja je na početku inicirala projektu ideju i/ili ona koju su partneri odabrali kao odgovarajuću za upravljanje (financijski i operativno) cijelim projektom. Za vrijeme pripreme projekta i prilikom podnošenja prijave prijedloga projekta ta organizacija ima ulogu podnositelja prijave i u slučaju da projekt bude odabran postaje krajnji korisnik. Kada i kako identificirati odgovarajućeg partnera?

Podnositelj prijave identificira organizacije partnere već u prijavnici, te ih ne odabire prema postupcima javne nabave. Glavni projektni partneri moraju biti identificirani već tijekom analize dionika (vidi potpoglavlje 2.1.) i aktivno uključeni u izradu projekta. Međutim, priprema rasporeda projektnih aktivnosti može vam pokazati potrebu za uključivanjem dodatnih partnera sa specifičnim znanjem ili strateški važnom pozicijom potrebnom za poduzimanje aktivnosti koje ste planirali. Potrebno je kao partnere uključiti samo one organizacije, koje su prihvatljive (prema pozivu na dostavu prijedloga!) i predane projektu, koje imaju relevantno znanje i iskustvo i koje su, u slučaju da doprinose vlastitim sufinanciranjem i/ili primaju bespovratnu pomoć/subvenciju preko podnositelja prijave, financijski sposobne sudjelovati u projektu. Iskusni partneri mogu biti prednost za podnositelja prijave bez iskustva koji se natječe u pozivu na dostavu prijedloga projekata. Partneri također moraju biti prihvatljivi za suradnju; stoga se konačni dogovor o partnerskoj suradnji može postići nakon objave odgovarajućih poziva na dostavu prijedloga projekata koji definiraju prihvatljive vrste organizacija.

Osnovni zahtjev za suradnju u pozivima na dostavu prijedloga projekata u okviru Programa je da projektni partner bude neprofitna pravna osoba osnovana na temelju javnog ili privatnog prava koja djeluje u javnom ili općem interesu i u pravilu, mora biti locirana u prihvatljivom području uz neke iznimke definirane u relevantnom pozivu za podnošenje prijedloga projekata.

17


Koja je razlika između nacionalnog i prekograničnog partnera u prekograničnom projektu?

Nacionalni partner dolazi iz iste države kao i podnositelj prijave i može imati aktivnu ili stratešku ulogu u projektu. Glavne karakteristike i razlike između obje vrste nacionalnih partnera navedene su u sljedećoj tablici:

NACIONALNI AKTIVNI PARTNER NACIONALNI STRATEŠKI PARTNER (PRIDRUŽENI PARTNER)

Identificiran i aktivno uključen u izradu projekta Identificiran i konzultiran tijekom izrade projekta

Nije odabran prema zakonu o javnim nabavama Nije odabran prema zakonu o javnim nabavama

Zadovoljava iste kriterije prihvatljivosti za suradnju u Programu kao i podnositelj prijave (iznimno može biti lociran izvan prihvatljivog područja)

Nacionalne vlasti koje su dijelovi središnjih državnih vlasti, koje mogu biti locirane izvan prihvatljivog područja

Aktivno uključen u provedbu projekta Nije aktivno uključen u provedbu projekta

Odgovoran za provedbu jednog dijela projektnih aktivnosti Odgovoran za nadzor projekta na višoj profesionalnoj razini

Prihvatljiv za povrat prihvatljivih troškova Nije prihvatljiv za dobivanje sredstava iz Programa Traži povrat izdataka preko podnositelja prijave Ne može tražiti povrat izdataka Može sufinancirati dio prihvatljivih troškova projekta Ne može sufinancirati projekt

Aktivno uključen u tim za upravljanje projektom Obično nije uključen u projektni tim, ali sudjeluje u sastancima projektnog partnerstva radi davanja smjernica za projekt

Upravlja svojim aktivnostima i čuva financijsku i drugu evidenciju Nije uključen u upravljanje projektom

Redovito izvješćuje o napretku na projektu vodećoj organizaciji projekta (krajnjem korisniku) Nije odgovoran za izvješćivanje krajnjem korisniku

Preporučljivo je imati manje od pet nacionalnih partnera na jednom projektu kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje i koordinacija projekta. Prekogranični partner dolazi iz susjedne zemlje. Njegova uloga ovisi o vrsti prekograničnog projekta (vidi potpoglavlje 2.4.). Glavne uloge prekograničnog partnera u svim vrstama projekata su navedene u sljedećoj tablici:

PREKOGRANIČNI PARTNER – PODNOSITELJ PRIJAVE U ZAJEDNIČKOM PROJEKTU

PREKOGRANIČNI PARTNER U ZRCALNOM PROJEKTU/PROJEKTU SURADNJE

Identificiran u prijavnici i aktivno uključen u izradu projekta Identificiran u prijavnici i aktivno uključen u izradu projekta Nije odabran prema zakonu o javnim nabavama Nije odabran prema zakonu o javnim nabavama

Podnositelj je prijave (vodeća organizacija) u susjednoj zemlji

Ima ulogu partnerske organizacije U slučaju zrcalnog projekta imao je ili ima sličan

projekt s već osiguranim financijskim resursima (komplementarne aktivnosti, zajednički cilj, itd.) u svojoj zemlji;

U slučaju projekta suradnje ima interes surađivati na projektu (većinom kroz razmjenu znanja i iskustava)

Zadovoljava kriterije prihvatljivosti za suradnju u okviru Programa

Zadovoljava iste kriterije prihvatljivosti za suradnju u okviru Programa kao i podnositelj prijave

18


Odgovoran za upravljanje projektom u svojoj zemlji i za koordinaciju svojih nacionalnih partnera (aktivnih i pridruženih)

Ima manje aktivnu ulogu u projektu, s obzirom da se projektne aktivnosti većinom provode u državi podnositelja prijave, ali je uključen u projektni tim

Ima svoj vlastiti proračun projekta (koji dobiva podršku iz Programa u okviru istog poziva na dostavu prijedloga projekata)

Može biti uključen u proračun projekta za susjedstvo u ograničenom opsegu (obično može samo dobiti povrat putnih troškova i troškova smještaja)

Traži povrat nastalih troškova u okviru projekta od svojeg nacionalnog Ugovaratelja Traži povrat izdataka na projektu od krajnjeg korisnika

Izvješćuje svojeg nacionalnog Ugovaratelja o projektu koji se provodi u njegovoj zemlji Izvješćuje krajnjeg korisnika o aktivnostima

Podnositelj prijave projekta (vodeća organizacija) u projekt mora uključiti barem jednog prekograničnog partnera iz prihvatljivog područja u susjednoj zemlju, dok suradnja s nekom nacionalnom partnerskom organizacijom nije obavezna, ali se preporučuje.

Što učiniti ako projektno partnerstvo nije sposobno provesti određenu projektnu aktivnost koja je ključna za realizaciju ciljeva projekta?

Možete određenu aktivnost prenijeti na vanjsku organizaciju (podizvođača), koji je kvalificiran i sposoban pružiti tražene usluge (npr. studiju, analizu, itd.), prema relevantnim procedurama javnih nabava. Ta organizacija nije uključena u projektno partnerstvo i nema isti status kao projektni partneri.

U slučaju podugovaranja prekograničnog projekta, slovenske i mađarske organizacije moraju slijediti nacionalne procedure javnih nabava. Procedura nabave može se provesti prije potpisivanja ugovora o subvencioniranju projekta. S druge strane, hrvatske organizacije moraju slijediti pravila i procedure iz PRAG-a, prema kojima podugovaranje može biti provedeno tek nakon potpisivanja ugovora o bespovratnoj pomoći.

Nacionalnost podizvođača koje može odabrati hrvatska organizacija je ograničena na države članice EU, države PHARE-a (Bugarska, Rumunjska, Hrvatska i Turska) i CARDS-a (Albanija, Hrvatska, Bosna i Hercegovina, Srbija i Crna Gora), dok nacionalnost organizacija koje mogu odabrati slovenske i mađarske organizacije nije ograničena.

2.4 Vrste prekograničnih projekata U okviru Programa moguće je izraditi tri vrste projekta: zajedničke projekte, zrcalne projekta i projekte suradnje. Vrsta projekta je važna za cjenu projekta, budući da viša razina prekogranične suradnje donosi veći broj bodova. Zajednički projekt predstavlja najvišu razinu prekogranične suradnje, dok projekt suradnje predstavlja najnižu razinu suradnje. Kako identificirati koja vrsta projekta se izrađuje u sklopu Programa?

Projekt je ZAJEDNIČKI ako se nacionalne komponente sufinanciraju iz istog poziva na dostavu prijedloga projekata u okviru Programa. Izrađuju ga zajednički organizacije iz barem dvije prihvatljive zemlje. Ciljevi projekta su zajednički i relevantni za obje strane granice, te će se postići djelomično s jedne i djelomično s druge strane granice u istom vremenskom razdoblju. Vodeće organizacije projekta (podnositelji prijave) iz svake zemlje moraju podnijeti prijavu projekta na iste pozive na dostavu prijedloga projekata, ali svaka posebno svojoj nacionalnoj direkciji. Provedbu cijelog projekta mora koordinirati samo jedan ukupni funkcionalno vodeći partner koji se određuje u prijavnici. Projekt je ZRCALNI ako je povezan i komplementaran s nekim projektom preko granice, koji je prekogranični partner proveo ili ga trenutno provodi. Mora biti izrađen i proveden u prekograničnom

19


partnerstvu. Samo vodeća organizacija projekta (podnositelj prijave) može tražiti sredstva iz Programa, budući da je prekogranični partner već osigurao sufinanciranje za svoj (zrcalni) projekt iz nekog drugog izvora financiranja. Projekt je projekt SURADNJE ako se projektni ciljevi i rezultati postižu samo na jednoj strani granice, ali će imati prekogranični učinak. Mora biti izrađen i proveden u prekograničnom partnerstvu. Prekogranični partner ne treba imati sličan projekt. 2.5 Investicijski prekogranični projekti Program zahtjeva da podnositelji prijava za investicijske projekte dostave dozvole i dokumente pripremljene u skladu s nacionalnim zakonodavstvom. Glavni kriteriji za prijavu investicijskih projekata su jednaki u sve tri zemlje, dok pojedine karakteristike investicijskih projekata i tražene dokumentacije ovise o nacionalnim zakonima u svakoj od zemalja. Glavne karakteristike i vrsta tražene dokumentacije za investicijski projekt koji se prijavljuje na poziv na dostavu prijedloga projekata u sklopu Programa predstavljeni su na dolje navedenom slovenskom primjeru. Što je investicija?

Investicija je bilo koji iznos novca uložen u poboljšanje ili očuvanje bogatstva države ili drugih investitora. Vrsta investicije ovisi o vrijednosti i predmetu. Predmet investicije može biti: Izgradnja zgrada (izgradnja nove zgrade, adaptacija ili proširenje postojeće zgrade); Nabava opreme; Nabava usluga; Očuvanje osnovnih resursa (zgrada, opreme, zemljišta, itd.)

Vrijednost neke investicije može se podijeliti u različite razrede o kojima ovisi procedura pripreme investicijske dokumentacije. Ti razredi i procedure određeni su nacionalnim zakonodavstvom. Koje su glavne faze investicijskog ciklusa?

Glavne faze investicijskog ciklusa su sljedeće: 1. Priprema investicije; 2. Realizacija investicije; 3. Stavljanje investicije u funkciju. Prvi korak u razvoju investicijskog projekta koji se prijavljuje na poziv na dostavu prijedloga projekata u sklopu Programa je definiranje predmeta/svrhe investicije. U slučaju da investicijski projekt cilja na izgradnju zgrade (u fazi realizacije investicije), prijava u sklopu Programa traži podnošenje pravno valjane građevinske dozvole. U tom je slučaju investicijska dokumentacija već razrađena. U slučaju da vaš investicijski projekt za cilj ima samo pripremu projektne i tehničke dokumentacije za investiciju (tj. projekt za dobivanje građevinske dozvole, itd.) projekt možete prijaviti ciljajući na realizaciju investicije (npr. izgradnju zgrade) istovremeno dok ste u fazi pripreme. Investicijska dokumentacija je identifikacijski dokument za investicijski projekt ili investicijski program ili neki drugi dokument izražen u skladu s nacionalnim zakonima. Identifikacijski dokument investicijskog projekta je osnovni dokument koji dokazuje cilj i potrebu za investicijom i na temelju opisa i analize investicije definira daljnju pripremu investicijske dokumentacije.

20


Prilikom razrade investicijske dokumentacije podnositelj prijave mora: Definirati ciljeve investicije; Pripremiti prijedloge za različite varijante; Definirati izdatke i troškove poduzimanja investicije i koristi tijekom trajanja investicijskog

projekta; Procijeniti pojedine varijante; Odabrati optimalnu varijantu.

U slučaju da je podnositelj prijave slovenska općina, koja je istovremeno investitor i odgovorno tijelo za realizaciju investicije, ona od Ministarstva financija za investicije mora pribaviti dozvolu za primanje dodatnih sredstava iz nacionalnog proračuna. Već pri planiranju investicijskog projekta općina mora uzeti u obzir da investicijska dokumentacija mora biti u skladu s lokalnim proračunom i planom razvojnih programa. Iznos investicije koji se mora uzeti u obzir prilikom pripreme investicijske dokumentacije mora uključivati troškove cijelog investicijskog projekta, a ne samo troškove investicije (npr. izgradnje, adaptacije). Više o tome koja je vrsta dokumenata potrebna za investicijske projekte možete pronaći u "Vodiču kroz analizu troškova i koristi kod investicijskih projekata", dostupnom na sljedećoj stranici: http://europa.eu.int/comm/regional_policy/sources/docgener/guides/guide_en.htm.

3. PRIJAVA PROJEKTA

Prijava projekata na odgovarajuće i dostupne pozive za podnošenje prijedloga projekata je sljedeći korak prema uspjehu projekta i omogućuje (potencijalnu) financijsku pomoć koja je potrebna za provedbu projekta. Projekt mora biti prijavljen na poziv na dostavu prijedloga projekata samo kad je pomno razrađen i raspravljen s projektnim partnerima, kad je prihvatljiv i sukladan prioritetima poziva. Gdje potražiti najave poziva na dostavu prijedloga projekata koji se sufinanciraju iz Programa? Poziv na dostavu prijedloga projekata bit će najavljen i objavljen na službenim internetskim stranicama Programa za susjedstvo INTERREG IIIA između Slovenije-Mađarske-Hrvatske: www.interreg-slohucro.com kao i preko linkova koji će se naznačiti na sljedećim službenim internetskim stranicama nacionalnih vlasti:

Mađarska: www.interreg.hu Hrvatska: www.mfin.hr www.mei.hr Slovenija: www.gov.si/arr

Preporučljivo je redovito konzultirati jednu od gore navedenih internetskih stranica, uključujući objavljivanje poziva u nacionalnim službenim listovima.

Kada i kako pripremiti projektnu prijavu?

Priprema projektne prijave mora započeti čim se poziv objavi. Podnositelj prijave mora preuzeti cjelokupnu odgovornost za pisanje i podnošenje projektne prijave, ali projektni partneri također moraju aktivno sudjelovati u pripremi procesa i što je moguće ažurnije pružati podatke i dokumente potrebne za prijavu. Glavni koraci pripreme projektne prijave su opisani u sljedećih nekoliko poglavlja. Savjeti se temelje na iskustvima iz prvog poziva na dostavu prijedloga projekata koji je objavljen u sklopu Programa.

21


3.1 Kontrolna lista zahtjeva Prvi korak u procesu prijave projekta je pažljivo čitanje smjernica za pripremu i podnošenje prijedloga projekata i pratećih dokumenata (npr. Programa i njegove Dopune) kako bi se sastavila lista svih zahtjeva poziva koje morate zadovoljiti. Za početak koristite kontrolnu listu koja je dio prijavnice i tablicu za procjenu administrativne usklađenosti i prihvatljivosti! Posebna se pozornost mora obratiti na sljedeće:

Ciljeve i prioritete poziva; Tko se može prijaviti na poziv; Koji partneri su prihvatljivi za suradnju; Koje vrste aktivnosti i troškova su prihvatljive; Koji je iznos sredstava dostupan i koje je dopušteno trajanje projekta; Koja je tražena razina sufinanciranja; Koje dokumente mora podnijeti podnositelj prijave, a koje partner; Koji se dodatni dokumenti moraju podnijeti ovisno o vrsti projekta.

Nakon izrade kontrolne liste zahtjeva treba poduzeti sljedeće korake:

Procjena da li projekt zadovoljava sve zahtjeve i da li je prihvatljiv za prijavu na poziv na dostavu prijedloga projekata;

Prilagođavanje projekta (ako je to potrebno) zahtjevima poziva, ali na način da je projekt i dalje relevantan za glavni identificirani problem;

Traženje odgovarajućih i prihvatljivih partnera (ako je to potrebno); Informiranje projektnih partnera o pozivu na dostavu prijedloga projekata, i traženje

dokumenata potrebnih za učinkovito i pravovremeno kompletiranje prijavnice. Ako projekt ne zadovoljava jedan ili više glavnih kriterija prihvatljivosti poziva na dostavu prijedloga projekata, projektna prijava će biti odbijena bez evaluacije sadržaja projekta. 3.2 Prijavnica za projekt Prijavnica za projekt pruža osnovne informacije o projektu i obavezni je dio prijave. Mora biti popunjena pomno i što je moguće jasnije, tako da može biti pravilno ocijenjena. Mora pružiti dovoljno detalja o tome kako će projekt postići ciljeve, koje su koristi za ciljne skupine i područje, te zašto je projekt relevantan za ciljeve poziva na dostavu prijedloga projekata. Prijavnica je sastavljena od nekoliko pitanja. Podnositelji prijava su smatrali da su neka od tih pitanja posebno teška. U nastavku teksta naći ćete savjete o tome kako ih pripremiti.

3.2.1 Osnovne informacije o projektu

Sažetak projekta

Sažetak projekta mora biti kratak i uključivati samo informacije o ciljevima projekta, ciljnim skupinama i/ili sektoru, zemljopisnom području i očekivanim rezultatima. Preporučljivo je pripremiti ga na kraju, kada je ostatak prijavnice već popunjen i rečenice potrebne za njegovu pripremu već formulirane.

22


PRIMJER DOBROG SAŽETKA PROJEKTA

Opći cilj projekta je povećati kvalitetu rekreacijskog turizma prekograničnog područja xy i tako doprinijeti postignućima Programa u sklopu mjere 1.3. Specifični cilj projekta je poboljšati sadašnje stanje biciklističkih staza i poboljšati kvalitetu promocije prekograničnog područja xy. Projekt će za rezultat imati 30 km renoviranih i označenih biciklističkih staza i uspostavljenu službu za promicanje turizma. Glavne ciljne skupine su turističke organizacije i njihovi zaposleni, kao i turisti koji će imati izravne koristi od projekta.

PRIMJER LOŠEG SAŽETKA PROJEKTA

Projekt će provesti organizacija x u suradnji s turističkom organizacijom i agencijom za regionalni razvitak. Analiza pokazuje da turizam može biti uspješan samo ako nudi dobre usluge u smislu infrastrukture i osposobljenih turističkih radnika. Projekt će promovirati renovirane biciklističke staze i turističku ponudu. Svaka organizacija u projektu će provesti nekoliko aktivnosti kako bi povećala prihod od turističke ponude koja će biti definirana u sklopu projekta.

Kontaktni podaci podnositelja prijave i partnera

Identifikacija kontaktnih detalja podnositelja prijave i partnera nije težak dio prijavnice, ali je jako važan. Odbor za evaluaciju može kontaktirati podnositelja prijave i tražiti od njega da pruži neke dodatne informacije u ograničenom roku, te su stoga ispravnost i točnost dostavljenih podataka vrlo važne. Kontaktni detalji pridruženih nacionalnih partnera (vidi potpoglavlje 2.3.), moraju također biti naznačeni u prijavnici, iako oni nisu odgovorni za provedbu projekta.

3.2.2 Opis projekta

Relevantnost projekta

Relevantnost projekta mora biti opisana na način da pruži informaciju o tome zašto je projekt relevantan za ciljno područje, ciljne skupine i sektor, te pokaže dodatnu vrijednost financiranja projekta iz Programa. Glavne informacije ovog dijela prijavnice trebalo je prikupiti i analizirati već tijekom izrade projekta (više o ovome vidi Poglavlje 2.) Vezano za pozadinu projekta, te povezane koristi i prilike potrebno je uključiti samo sljedeće glavne informacije:

Sadašnja situacija na svakoj strani granice, koju projekt želi poboljšati. Reference na rezultate analiza i studija koje ste vi, ili neka druga organizacija, moguće

izradili. Problemi i potrebe ciljanog područja, sektora i ciljnih skupina i način na koji će ih vaš

projekt riješiti na obje strane granice. Veza između vašeg projekta i ciljeva poziva na dostavu prijedloga projekata i mjere

Programa.

Ciljne skupine i (in)direktni primatelji projekta moraju se navesti, a potrebno je dati i kratko objašnjenje o tome na koji je način projekt s njima povezan i kako će biti uključeni. Treba naznačiti i predviđeni broj direktnih i indirektnih primatelja.

23


Koja je glavna razlika između ciljnih skupina i krajnjih korisnika?

Ciljna skupina je skupina ljudi ili organizacija na koju će projekt (pozitivno) djelovati kratkoročno ili dugoročno (npr. nezaposleni, poljoprivrednici). Krajnji korisnici (direktni ili indirektni) su organizacije i ljudi koji imaju koristi od subvencije ili bespovratne pomoći koja se dodjeljuje projektu (npr. 10 vlasnika turističkih farmi bit će osposobljeno tijekom projekta i na taj će način imati izravne koristi od njega).

Opći i specifični ciljevi

Opći i specifični ciljevi predstavljaju konačno postignuće projekta u određenom vremenskom razdoblju i uz određene materijalne, ljudske i financijske resurse. Njih treba formulirati tijekom faze izrade projekta. Ciljevi navedeni u prijavnici moraju biti isti kao oni navedeni u logičkoj matrici. Za formuliranje ciljeva i primjere vidi potpoglavlje 2.2.

Opći opis radnih cjelina (RC)

Glavna svrha ovog dijela prijavnice je predstaviti projektne aktivnosti u strukturiranim i logički povezanim nizovima ili radnim cjelinama. Ovi nizovi aktivnosti su definirani već tijekom faze izrade projekta i stoga moraju biti isti kao i oni navedeni u logičkoj matrici. Da bi se osigurala učinkovitost i lakše praćenje projekta, preporučljivo je da jedan projekt nema više od pet radnih cjelina, ne brojeći upravljanje projektom i publicitet projekta. Kako radne cjeline moraju biti podijeljene?

Radne cjeline mogu se podijeliti prema sadržaju (npr. izgradnja biciklističkih staza, razvoj i provedba programa osposobljavanja za animatore, promicanju nove turističke ponude, itd.) ili prema kronološkom redu, i moraju uključivati samo one aktivnosti koje su zaista važne za postizanje rezultata i ciljeva projekta. U slučaju kad su radne cjeline podijeljene po sadržaju, moguće je vremensko preklapanje radnih cjelina projekta. Do koje razine detalja radna cjelina mora biti opisana?

Prilikom opisa radnih cjelina općenito treba uključiti samo glavne informacije kao što su: Glavni ciljevi i rezultati radne cjeline; Na koji ćete način postići rezultate (korištena metodologija); Tko će biti uključen u provedbu (npr. ciljne skupine, projektni partneri); Vremenski raspored provedbe radne cjeline; Koji je partner odgovoran za njezinu provedbu i financiranje.

24


PRIMJER

Radna cjelina: Osposobljavanje turističkih radnika (u slučaju zajedničkog projekta) Cilj radne cjeline je povećati znanje i vještine turističkih radnika u marketingu i promociji turističke ponude u prekograničnom području. Provedba radne cjeline je odgovornost podnositelja prijave u Sloveniji i podnositelja prijave u Hrvatskoj (svaki za svoj dio provedbe prema lokaciji). Predviđa se organizacija 2 radionice u regiji A (Slo) i barem 3 radionice u regiji B (HR), osposobljavanje 20 turističkih djelatnika na obje strane granice i izrada materijala za osposobljavanje. Radna cjelina će započeti u 2. mjesecu projekta i završiti dodjelom internih certifikata sudionicima u osposobljavanju u 5. mjesecu projekta.

Kako detaljnije opisati projekt – na razini podaktivnosti i povezano s planiranim troškovima i proračunom po stavkama – objašnjeno je u potpoglavlju 3.2.5.

Molimo obratiti pozornost na činjenicu da u slučaju kada definirate zajednički projekt, opis projekta u prijavnici mora se referirati na i uključivati sve aktivnosti zajedničkog projekta (koje se provode na obje strane granice), a detaljniji opis aktivnosti i troškova po nacionalnom partnerstvu treba uključiti u prilog prijavnici.

Kako uključiti upravljanje i publicitet projekta?

Upravljanje projektom i komunikacijski alati (uključujući publicitet) projekta su nezaobilazni dio svakog projekta, te se stoga mogu uključiti kao dvije odvojene horizontalne radne cjeline projekta kako bi se omogućilo nesmetano planiranje i praćenje njihove provedbe. U tom slučaju, aktivnosti i troškovi vezani za provedbu i publicitet projekta ne smiju biti uključeni u druge radne cjeline projekta.

Indikatori na razini projekta i razini programa

Indikatori na razini projekta moraju se identificirati za svaku podaktivnost pokazujući na koji će se način mjeriti i pratiti napredak i konačna postignuća. Indikatori moraju pružiti informacije o vrsti proizvoda i rezultata, u kojoj mjeri, kada i gdje (u kojoj zemlji) će ih projekt proizvesti ili postići. Indikatori na razini projekta moraju biti detaljniji nego indikatori navedeni u logičkoj matrici, ali moraju biti formulirani na isti način kao i ključni indikatori (vidi poglavlje 2.)

PRIMJER

Indikatori za radnu cjelinu osposobljavanja turističkih radnika Količina

Opis

Jedinica SIo HU HR

Vremenski okvir

Lokacija

Organizirane radionice osposobljavanja Radionica 2 Mjesec 1-2 Turnišče – Slo

Organizirane radionice osposobljavanja Radionica 3 Mjesec 1-2 Mursko središče - HR

Osposobljeni turistički radnici Polaznik 10 Mjesec 2-5 Lendava - Slo

Osposobljeni turistički radnici Polaznik 10 Mjesec 2-5 Pula - HR

Organizirana svečana dodjela certifikata Događaj 1 Mjesec 4-5 Osijek - HR

Dodijeljeni interni certifikati Certifikat 20 Mjesec 5 Varaždin - HR

25


Indikatore na razini programa unaprijed dostavlja Upravna direkcija kako bi pratila postignuća programa (prema prioritetima i prema mjerama). Projekt koji se podnosi je naime samo jedan od mnogih projekata u sklopu Programa, koji će doprinijeti realizaciji ciljeva Programa; stoga je potrebno naznačiti kojem će cilju i mjeri, čime i u kojoj mjeri projekt doprinijeti Programu. Nakon završetka projekta ti indikatori se moraju ponovo evaluirati (planirana vrijednost prilikom podnošenja prijavnice i konačna vrijednost po završetku projekta – u Završnom izvješću). Indikatori na razini projekta i programa moraju biti posebno povezani s postignućima projekta od početka do kraja (a ne s očekivanim postignućima projekta u dugoročnoj perspektivi nakon završetka projekta).

Upravljanje projektom

Opis upravljanja projektom mora jasno predstaviti glavne uloge i odgovornosti podnositelja prijave i svake partnerske organizacije uključene u projekt, posebno s obzirom na njihovu ulogu u projektnim aktivnostima, izvješćivanju, praćenju projekta i financijskom upravljanju. Ako je to relevantno, mora se priložiti i opis uloga podizvođača (odabranih prema proceduri javnih nabava). Ukupno upravljanje projektom mora biti u nadležnosti podnositelja prijave projekta. Podnositelj prijave mora biti odgovoran za sljedeće zadaće:

Imenovanje voditelja projekta; Vođenje i koordiniranje projektnog partnerstva; Ukupno praćenje i financijsko upravljanje projektom; Provedba jednog dijela projektnih aktivnosti; Doznaka partnerima odgovarajućih iznosa iz bespovratne pomoći/subvencije dobivene od

Ugovaratelja; Prikupljanje podataka/izvješća od partnera i priprema zajedničkog izvješća za Ugovaratelja, Čuvanje zasebnih računovodstvenih evidencija za cijeli projekt; Arhiviranje svih dokumenata povezanih s projektom tijekom vremenskog razdoblja traženog

u pozivu za podnošenje prijedloga projekata. Glavne odgovornosti partnera u upravljanju projektom su sljedeće:

Provedba i praćenje svog dijela projekta; Financijsko upravljanje svojim izdacima (uključujući držanje posebnog knjigovodstva za taj

projekt); Redovito izvješćivanje i pružanje drugih podataka podnositelju prijave.

Glavne osobe (voditelj projekta, koordinator projekta, glavni računovođa i stručnjaci na terenu) angažirane na projektu od strane podnositelja prijave i partnera moraju biti predstavljeni u zajedničkom projektnom timu, odgovornom za redovito praćenje napretka projekta. Projektni tim vodi voditelj projekta. Ako je to potrebno, mogu se osnovati i posebne projektne skupine za svaku radnu cjelinu. U cilju jačanja predanosti projektnih partnera i poboljšanja provedbe projekta, može se uspostaviti Upravljački odbor projekta sastavljen od predstavnika svih projektnih partnera. To je posebno preporučljivo u slučaju zajedničkih projekata ili projekata sa širokim partnerstvom. Ova upravljačka struktura i uloge partnerskih organizacija također ovise o vrsti prekograničnih projekata. Za glavne razlike vidi potpoglavlje 2.3.

26


PRIMJER

Upravljačka struktura u slučaju trilateralnog zajedničkog projekta u sklopu Programa

Kada i kako odrediti partnerske odnose u prekograničnom projektu?

Izrazito je preporučljivo jasno dogovoriti partnerske odnose (uloge, odgovornosti, postotak sufinanciranja i dinamiku plaćanja) kroz partnerski sporazum o kojem se raspravlja i dogovara već tijekom vremena pripreme projektne prijave i koji se potpisuje nakon što je projekt odabran i ugovor o subvencioniranju sklopljen. Primjerak partnerskog sporazuma koji potpisuje krajnji korisnik i njegovi partneri koji primaju subvenciju iz njegovog ugovora je obavezan za projekte koji se sufinanciraju iz EFRR-a. Cilj partnerskog sporazuma je unaprijed se usuglasiti o pravima i obvezama tijekom provedbe projekta i u upravljanju definirajući zadaće i jasna pravila i procedure kojih se projektni partneri moraju držati. Pročitajte pažljivo primjerak partnerskog sporazuma koji je dio kompleta prijavne dokumentacije. Raspravite o njemu sa svojim partnerima i identificirajte neke od specifičnih aspekata vašeg projekta kojima bi se takav sporazum morao baviti. Prilagodite partnerski sporazum svojim potrebama, ali budite sigurni da ste uključili obavezne dijelove. Jasno postavljene uloge i zadaće svakog partnera u projektu od samog početka su od ključne važnosti za nesmetanu provedbu projekta.

ZAJEDNIČKI ODBOR PROJEKTADonosi strateške odluke, prati cjelokupan napredak i

rješava probleme

HU – krajnji korisnik• Provedba, financijsko

upravljanje i praćenje projekta u Mađarskoj

• Koordinacija mađarskog partnerstva

• Izvješćivanje nacionalnom ugovaratelju i funkcionalno vodećem partneru

• Zastupljen u zajedničkom odboru projekta

HR – krajnji korisnik • Provedba, financijsko

upravljanje i praćenje projekta u Hrvatskoj

• Koordinacija hrvatskog partnerstva

• Izvješćivanje nacionalnom ugovaratelju i funkcionalno vodećem partneru

• Zastupljen u zajedničkom odboru projekta

SLO – krajnji korisnik (=funkcionalno vodeći partner)

• Provedba, financijsko upravljanje i praćenje projekta u Sloveniji

• Koordinacija slovenskog partnerstva • Izvješćivanje nacionalnom ugovaratelju • Uspostava redovitih kontakata s

prekograničnim partnerima • Koordinacija i pregled provedbe projekta

u svakoj od sudjelujućih zemalja • Harmonizacija aktivnosti i izvješćivanje

svake vodeće organizacije • Vođenje zajedničkog odbora projekta

HU – projektni tim Voditelj projekta,

4 nacionalna partnera

SLO – projektni tim Voditelj projekta,

5 nacionalnih partnera

HR – projektni tim

Voditelj projekta, 3 nacionalna

partnera

27


3.2.3 Prekogranični učinak i održivost

Jasan prekogranični učinak i održivost projekta, osim njegove relevantnosti i sukladnosti s ciljevima poziva za podnošenje prijedloga projekata, obavezni su elementi svakog projekta. Stoga je jasna naznaka ovih elemenata ključna za odabir projekta.

Što može biti prekogranični učinak?

Prekogranični učinak je bilo kakvo poboljšanje situacije ciljnih skupina, područja i sektora, na prekograničnoj razini, koje projekt postiže kratkoročno, srednjoročno ili dugoročno.

PRIMJER

Predviđen prekogranični učinak projekta na ciljno prekogranično područje može biti: Povećana svijest javnosti o prekograničnom području kao turističkoj destinaciji; Poboljšanje suradnje u području rekreacijskog turizma uz zajedničku promociju i marketing biciklističkih staza; Poboljšanje lokalne infrastrukture i kvalitete turizma na obje strane granice; Poboljšanje gospodarskog stanja prekograničnog područja kao posljedica povećanja prihoda od turizma.

Specifični kriteriji odabira prekograničnog učinka projekata u sklopu Programa mogu se naći u Dopuni Programu posebno za svaku mjeru.

Što je održivost?

Održivost znači da će vidljivost i nastavak projekta bilo na zakonodavnoj, financijskoj i/ili institucionalnoj razini, biti osigurana i nakon završetka projekta.

PRIMJER

Vidljivost projekta s ciljem renoviranja biciklističkih staza će se osigurati na sljedeći način: • Izrada promotivnih materijala (letaka, brošura) i njihova distribucija lokalnom stanovništvu i drugim

regionalnim turističkim organizacijama iz svake od sudjelujućih zemalja poštom i e-mailom; • Objavljivanje informacija i članaka na internetskoj stranici projekta i u lokalnim novinama; • Organizacija završne konferencije u cilju prezentiranja rezultata projekta lokalnim i nacionalnim vlastima, kao

i nacionalnim i lokalnim turističkim organizacijama svake od uključenih država.

Nastavak projekta osigurat će se na sljedeći način:

• Već dogovorenom financijskom podrškom za održavanje biciklističkih staza od strane općina i nacionalnih turističkih organizacija obje uključene države;

• Promocijom i marketingom biciklističkih staza lokalnom stanovništvu, školama i turistima od strane zajedničke turističke službe pravno uspostavljene tijekom projekta;

• Pripremom novog zajedničkog projekta u cilju širenja ponude u području rekreacijskog turizma i podnošenjem projektne prijave na odgovarajuće pozive na dostavu prijedloga projekata.

3.2.4 Sufinanciranje projekta

Financiranje projekta daje informacije o tome u kojoj visini sredstava i kako (iz kojeg izvora) će projekt biti financiran. Proračun naveden u prijavi mora biti temeljen na realističnim troškovima prema trenutačnim tržišnim cijenama. Konačni proračun, i visina dobivene bespovratne pomoći/subvencije, ovisi o stvarno nastalim troškovima koje Ugovaratelj mora provjeriti i odobriti kao prihvatljive. U sklopu Programa moguće je financiranje iz sljedećih pet izvora:

INTERREG – subvencija koju podnositelj prijave (i njegovi partneri) iz Slovenije ili Mađarske traže iz Programa (EFRR-a i nacionalnog sufinanciranja sa središnje državne razine);

28


Phare (CARDS u prvom pozivu za podnošenje prijedloga projekata) – bespovratna pomoć koju podnositelj prijave (i njegovi partneri) iz Hrvatske traže iz Programa;

Regionalno/lokalno javno sufinanciranje – sufinanciranje iz županija (regionalnu sufinanciranje u slučaju Mađarske, Hrvatske) ili iz Slovenskih općina – lokalno sufinanciranje;

Drugo javno sufinanciranje – sufinanciranje iz drugih organizacija osnovanih na temelju javnog prava (škole, muzeji, regionalne istraživačke organizacije, etc.);

Privatno sufinanciranje – sufinanciranje iz organizacija osnovanih na temelju privatnog prava u cilju javnog ili općeg interesa (nevladine organizacije, udruge) koje preuzimaju ulogu podnositelja prijave ili partnera na projektu.

Maksimalni mogući postotak subvencije/bespovratne pomoći i minimalni postotak vlastitog sufinanciranja (javnog ili privatnog) ovise o zahtjevima pojedinog poziva za podnošenje prijedloga projekata i različiti su za svaku uključenu zemlju. Vlastito sufinanciranje moraju osigurati organizacije koje su u prijavnici definirane kao podnositelj prijave ili partner.

3.2.5 Planiranje vremena i financije u sklopu projektnih aktivnosti

Detaljno planiranje projektnih aktivnosti i njihovih troškova je temelj za učinkovito upravljanje i praćenje projekta. To je najzahtjevniji dio prijavnice koji uzima najviše vremena (Prilog 2. prijavnice projekta u sklopu Programa). To je najvažniji dio prijavnice prema kojem će se mjeriti napredak vašeg projekta u izvješćima o tijeku provedbe. Prvo planiranje aktivnosti i procjena troškova mora se pripremiti već tijekom faze izrade projekta (vidi Poglavlje 2.) i mora se dalje razraditi u skladu sa zahtjevima poziva na dostavu prijedloga projekata (npr. prihvatljivost troškova i aktivnosti, dozvoljeno trajanje projekta, itd.). Aktivnosti se moraju planirati u što je moguće više detalja (do razine podaktivnosti i zadaća), s obzirom da se samo na taj način mogu procijeniti i osigurati vrijeme i izdaci. Prilikom planiranja i opisivanja podaktivnosti svake radne cjeline, treba uključiti sljedeće informacije:

Što su ciljevi i rezultati te aktivnosti? Ako će se proizvesti konkretan proizvod (npr. priručnik), koliko će se kopija izraditi, kako i

na koji ćete ga način distribuirati? Ako vam je potrebna konferencijska dvorana ili oprema, zašto vam je potrebna? Kakva

vrsta dvorane i opreme vam je potrebna? Gdje i na koji način ćete ju dobiti? Da li je isplativije iznajmiti ili kupiti opremu? Tko će ju kupiti? Da li morate predvidjeti troškove za aktivnosti nabave?

Koji je partner odgovoran za provedbu ove (pod)aktivnosti? Opis mora sadržavati dovoljno informacija o svrsi i sadržaju te pojasniti kakvi će troškovi nastati prilikom provođenja svake podaktivnosti. Potrebno je naglasiti zajedničke (pod)aktivnosti i odvojiti ih od aktivnosti na jednoj strani granice.

29


PRIMJER

Radna cjelina: osposobljavanje turističkih radnika, Aktivnost 1.1.: organizacija radionica za osposobljavanje

Lokacija: Turnišče (SLO), Mursko središče (HR),

Glavni cilj ove podaktivnosti je organizirati 3 radionice za 10 zaposlenih u slovenskim turističkim organizacijama i 2 radionice za 10 zaposlenih u hrvatskim turističkim organizacijama. Aktivnost će početi u drugom mjesecu provedbe projekta i završiti u petom mjesecu.

Aktivnost će realizirati slovenski partner A i hrvatski partner B, poduzimajući sljedeće zadaće: Kontaktirati 5 turističkih organizacija; Analiziranje potreba za osposobljavanjem turističkih radnika na području marketinga; Prilagodba postojećih programa osposobljavanja i priprema materijala; Odabir i pozivanje 10 zaposlenih iz turističkih agencija na radionice; Iznajmljivanje i priprema dvorana u kojima će se radionice održati.

Procjena vremena potrebna za provedbu svake podaktivnosti mora biti koliko god je moguće realnija budući da kašnjenje u provedbi projekta može rezultirati gubitkom ugovorene subvencije u okviru EFRR-a (na osnovu pravila n+2). Prilikom izračuna troškova za koje će se tražiti povrat sredstava iz INTERREG/Phare-a u obzir treba uzeti sljedeće:

Samo prihvatljivi izdaci se mogu uzeti kao osnovica za povrat sredstava (očekivani prihodi se moraju izuzeti);

Povrat sredstava će se izvršiti množenjem osnovice za povrat sredstava sa stopom sufinanciranja iz programa;

Troškovi koji se ne spomenu i ne opravdaju u opisu podaktivnosti (kao što je nabava opreme i podugovaranje) nisu prihvatljivi za financiranje;

Paušalne svote nisu prihvatljive, za svaki trošak mora biti naznačen iznos i objašnjenje; Procjene moraju biti realistične i treba ih usporediti s tržišnim cijenama (na temelju pro-

forma faktura) budući da će se vršiti povrat sredstava samo za realistične izdatke koji nastanu kod podnositelja prijave ili partnera;

PDV nije prihvatljiv, osim u slučaju kada krajnji korisnik (i njegovi partneri) nisu u sustavu PDV-a, što znači da PDV za krajnjeg korisnika ili njegove partnere predstavlja trošak. a) Ako se PDV u potpunosti refundira ne smijete ga uključiti u planirane prihvatljive

izdatke (to znači da je neprihvatljiv i da ga morate naznačiti pod neprihvatljivim izdacima kako bi ga podnositelj prijave ili partneri mogli platiti iz vlastitih sredstava);

b) Ako se PDV ne refundira, možete ga uključiti u planirane prihvatljive izdatke (to znači da je ukupni iznos PDV-a prihvatljiv) i

c) Ako se PDV djelomično refundira, možete ga uključiti u planirane prihvatljive izdatke koristeći odgovarajuću stopu odbitka (PDV je djelomično prihvatljiv i djelomično neprihvatljiv), dok preostali dio mora biti naznačen kao neprihvatljivi izdatak.

Pri planiranju radnih cjelina molimo obratiti pozornost na činjenicu da sve aktivnosti povezane s upravljanjem projektom ili s komunikacijskim alatima moraju biti sakupljene u te dvije cjeline, ili će biti oduzete kao neprihvatljivi izdaci (vidi potpoglavlje 3.2.2.).

30


PRIMJER

Financijski plan projekta mora se pripremiti za izdatke koji će nastati kod podnositelja prijave i njegovih partnera (navedeno u prijavnici). NEMOJTE uključiti izdatke za koje će se povrat sredstava tražiti u drugoj zemlji (u slučaju zajedničkog projekta).

RC 3/ Naslov radne cjeline: Osposobljavanje turističkih radnika (na slovenskoj strani)

Podijeliti radnu cjelinu na aktivnosti, napisati organizaciju odgovornu za provedbu (podnositelj prijave/nacionalni partner 1/2/3 itd.), naznačiti od kojeg do kojeg datuma će se aktivnost provoditi i gdje, te opisati aktivnost.

1. Troškovi zaposlenih Bruto plaća asistenta na projektu zaposlenog u slovenskoj partnerskoj organizaciji A i odgovornog za ovu RC iznosi 524.300 SIT. Ova RC će trajati 4 mjeseca i predviđa se (uključujući sve individualne zadaće) da će joj/mu trebati 15 dana mjesečno za ovu RC. Njezina/njegova satnica je 3.276,88 SIT (524.300 SIT/20 radnih dana mjesečno/8 sati po radnom danu). Proračunska stavka – asistent na projektu br. 1 Jedinica - Sat Br. jedinica – 448 (8x15x4) Satnica (SIT) - 3.276,88 Ukupno (SIT) - 1.468.042,20 (izračunava se automatski) Odgovoran za provedbu – Slovenska organizacija A (odabrati s ponuđenog menija)

2. Troškovi vanjskih suradnika Slovenska organizacija će zaposliti poduzeće sa stručnjacima za analizu potreba za osposobljavanjem turističkih radnika. Kao osnova se uzima ponuda usluge. Proračunska stavka – stručnjak za analizu potreba za osposobljavanjem Jedinica – ugovor o pružanju usluga Br. jedinica - 1 Jedinična vrijednost (SIT) - 625.000 Ukupno (SIT) - 625.000 (izračunava se automatski) Odgovoran za provedbu – Slovenska organizacija A (odabrati s ponuđenog menija)

3. Troškovi putovanja i smještaja

Asistent na projektu 1. (unutarnji suradnik) će morati posjetiti 5 turističkih agencija na različitim lokacijama, pripremiti dvoranu za radionice na lokaciji x i biti prisutan na svečanoj dodjeli certifikata u Hrvatskoj. Proračunska kategorija – destinacije A-B, A-C, A-D, itd. Jedinica - Km Br. jedinica - 500 Jedinična vrijednost (SIT) - 62 Ukupno (SIT) - 31.000 Odgovoran za provedbu – Slovenska organizacija A (odabrati s ponuđenog menija)

4. Izdaci za sastanke, konferencije i seminare

Dvorana za radionice s opremom (računalom LCD projektorom) će se iznajmiti za 3 radionice. Bruto cijena iznajmljivanja konferencijske dvorane na 1 dan je 37.500 SIT i uključuje 20% PDV-a (tj. 7.500 SIT). Organizacija je u prethodnom financijskom razdoblju bila porezni obveznik kojemu se ne refundira 70% PDV-a (tj. 5.250 SIT), što znači da je prihvatljiva cijena bruto iznos umanjen za 30% iznosa PDV-a (tj. 2.250 SIT). 70% PDV-a je prihvatljivi trošak, do 30% PDV-a nije prihvatljivo i mora se navesti u proračunu projekta kao neprihvatljivi trošak. Proračunska kategorija – iznajmljivanje dvorane Jedinica – dvorana za radionice Jedinična cijena (SIT) - 35.250 Ukupno (SIT) - 90.000 Odgovoran za provedbu – Slovenska organizacija A

5. Izdaci za opremu

Nije predviđena nabava opreme.

31


Opći i administrativni troškovi projekta (moraju biti definirani u zasebnom dijelu financijskog plana) Organizacija može uključiti troškove održavanja ureda asistenta na projektu.

Organizacija ima 5 ureda. Prosječni troškovi održavanja (grijanje, električna energija, itd.) mjesečno za svih 5 ureda iznose 50.000 SIT. Prosječni troškovi po uredu su stoga 10.000 SIT. Na projekt će se trošiti 15 dana mjesečno, što predstavlja 50% mjesečnih troškova po uredu (tj. 5.000 SIT). Mjesečni troškovi projekta podijeljeni s ukupnim mjesečnim troškovima za održavanje ureda organizacije iznose 10%. Taj postotak se mora koristiti za svaki projektni mjesec. Pomoć iz projekta će raditi 4 mjeseca na ovoj radnoj cjelini, stoga mjesečni uredski troškovi moraju biti pomnoženi s 4 (4x5.000 SIT).

UKUPNI PRIHVATLJIVI TROŠKOVI RC 2 na slovenskoj strani: 2.234.042,20 SIT

UKUPNI NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI RC 2 na slovenskoj strani: 2.250,00 SIT (30% of VAT)

Vrsta prihvatljivih troškova za hrvatske podnositelje prijave i njihove partnere razlikuje se od vrste prihvatljivih troškova za slovenske i mađarske podnositelje prijave, budući da oni moraju slijediti pravila iz PRAG-a.

Najvažnije razlike za hrvatske podnositelje prijave su sljedeće: Proračun projekta mora se izraziti u EUR; Pripremni troškovi (izdaci koji su nastali prije potpisa ugovora) nisu prihvatljivi; Za troškove unutarnjih suradnika u slučaju državnih službenika ne mogu se povratiti

sredstva (iz sredstava Programa), ali se oni mogu uračunati kao dio sufinanciranja od strane podnositelja prijave i njegovih partnera;

Opći troškovi ne smiju prelaziti 7% ukupnih prihvatljivih troškova projekta; Proračun projekta mora uključiti troškove revizije u slučaju da bespovratna pomoć koja se

traži od ugovaratelja prelazi 100.000 EUR.

3.3 Interna procjena i podnošenje prijave projekta

Posljednji korak prije podnošenja prijave je interna procjena kvalitete prijave projekta od strane podnositelja prijave (ili partnerske organizacije) s obzirom na kriterije odabira. Da bi ga se odabralo za potencijalno sufinanciranje projekt mora biti relevantan, konzistentan, izvediv i učinkovit. Projekt koji će se kandidirati za sufinanciranje iz Programa mora se procijeniti s obzirom na sljedeće aspekte:

RELEVANTNOST

Jasno predstavljanje problema ili prilika, potreba i ciljnih skupina Usklađenost sa ciljevima projekata i ciljevima mjera; Kako aktivnosti doprinose

rezultatima projekta? Doprinos rezultata projekta rješavanju problema ili iskorištavanju prednosti područja Usklađenost projekta s regionalnim programima razvoja i drugim razvojnim dokumentima

na državnoj razini IZVODLJIVOST

Logičke veze između problema, ciljeva, planiranih aktivnosti i očekivanih učinaka (neposrednih rezultata, rezultata, učinaka, provjerljivih indikatora); Da li je odabran optimalan način za postizanje ciljeva?

Realistična prezentacija vremenskog okvira i usklađenosti s planiranim aktivnostima (jasan i izvediv plan aktivnosti)

Povezivost projekta s drugim razvojnim inicijativama u području Programa

32


PRORAČUN I UČINKOVITOST TROŠKOVA

Podnositelj prijave i njegovi nacionalni partneri ulažu vlastita sredstva za pokrivanje prihvatljivih troškova projekta

Prikladnost iznosa troškova u usporedbi s očekivanim neposrednim rezultatima Prikladnost iznosa troškova u odnosu na vrstu i opseg aktivnosti, jasan i detaljan pregled

troškova po stavkama

ODRŽIVOST Suradnja nakon završetka projekta na institucionalnoj i financijskoj razini Mogućnost ponavljanja ili prijenosa rezultata projekta na druga područja Programa ili čak

šire i širenje rezultata projekta

OPERATIVNA SPOSOBNOST

Prikladnost partnerstva u odnosu na postavljene ciljeve i planirane projektne aktivnosti, jasno određena uloga podnositelja prijave i njegovih partnera uključenih u projekt

Iskustvo podnositelja prijave i partnera

Ako se procijeni da je vaša prijava nedostatna u bilo kojem od gore navedenih dijelova, poboljšajte ju prije podnošenja!

Tijekom finalizacije i dovršenja prijave morate provjeriti glavne administrativne uvjete poziva na dostavu prijedloga projekata, kao što su:

Da li imate jedan original i dovoljno kopija? Da li imate potpise i pečate? Označite koji je primjerak original, a koji su kopije!

Da li ste numerirali i spakirali sve dokumente (prijavnicu, priloge i dodatne dokumente od podnositelja prijave i partnera) ispravnim redoslijedom? Provjerite popis zahtjeva!

Da li imate elektronsku verziju prijave (tj. CD)? Da li ste provjerili da li funkcionira? Preporučljivo je ispravno osigurati podatke u dokumentima (npr. zaštititi datoteku u excel-u lozinkom).

Da li ste ispravno zapečatili i označili kovertu? Još jednom pažljivo provjerite zahtjeve prije nego što podnesete prijavu!

Podnesite prijavu na vrijeme i prije roka! Provjerite koliko je vremena potrebno za pravovremeno podnošenje prijave i uzmite u obzir nepredviđene situacije!

Ako prijava ne zadovoljava jedan od gore navedenih administrativnih zahtjeva, bit će odbijena i neće ju se dalje evaluirati. Naknadna dostava je moguća samo u slučaju kada nedostaju dodatni dokumenti uz prijavnicu, i prema uvjetima navedenima u pozivu za podnošenje prijedloga projekata.

33


4. UPRAVLJANJE PROJEKTOM

Upravljanje provedbom projekta je posljednji korak u projektnom ciklusu. Njegova uspješnost ovisi o mnogim internim i eksternim faktorima, kao što pokazuje sljedeći dijagram, ali su neki od najvažnijih dobro organiziran projektni tim i učinkovito praćenje provedbe projektnih aktivnosti i izdataka.

(Upravljanje projektnim ciklusom, Integrirani pristup i logička matrica, 1993: 15)

ISPRAVNO PLANIRANJE

PROJEKT SE BAVI STVARNIM

PROBLEMOM ILI PRILIKOM

KOMPETENTAN I MOTIVIRAN TIM

ZADOVOLJAVAJUĆI ORGANIZACIJSKI

KAPACITET

RAZLIČITE UKLJUČENE STRANE SE DRŽE SVOJIH OBAVEZA

USPJEH PROJEKTA

DRUGI FAKTORI

Prekogranični projekti koji se financiraju iz Programa su izuzetak s obzirom na procedure provedbe i upravljanja. Krajnji korisnici koji svoje projekte provode u Sloveniji i Mađarskoj moraju slijediti nacionalne zakone, dok krajnji korisnici koji svoje projekte provode u Hrvatskoj moraju slijediti PRAG.

Kada možemo započeti s provedbom prekograničnog projekta?

Datum početka prekograničnog projekta koji se sufinanciraju iz Programa ovisi o izvoru financijske pomoći u sklopu Programa.

Ako će projekt provoditi slovenski ili mađarski krajnji korisnik koji će dobivati sredstva iz EFRR-a, tada projekt može započeti na dan zaprimanja prijave kod relevantne institucije. Ako će projekt provoditi hrvatski krajnji korisnik koji će dobiti bespovratnu pomoći iz programa Phare, tada će projekt moći započeti tek nakon potpisivanja ugovora o bespovratnoj pomoći.

4.1 Upravljanje projektnim timom

Ukupno upravljanje mora preuzeti krajnji korisnik (vodeća organizacija projekta) i voditelj projekta koji je obično zaposlen kod ili angažiran od strane krajnjeg korisnika. Upravljanje projektom mora imati vrlo dobar kontrolni sustav i cijelo vrijeme mora biti fleksibilan prema tekućim potrebama i promjenama situacije, budući da je vrlo rijetko da se projekt provede točno prema inicijalnom planu. Glavne odgovornosti voditelja projekta su sljedeće:

Koordinacija i vođenje projektnog tima; Komunikacija s partnerskim organizacijama i Ugovarateljem;

34


Identifikacija i upravljanje rizicima; Praćenje i usmjeravanje napretka projekta; Kontrola izdataka projekta s obzirom na planirani proračun; Upravljanje postignućima svake osobe koja radi na projektu; Informiranje i izvješćivanje Ugovaratelja o statusu i napretku projekta; Rješavanje problema koji prijete ostvarivanju rezultata projekta.

Prve zadaće voditelja projekta na početku projekta moraju biti sljedeće:

Pažljivo čitanje i dobro razumijevanje ugovornih obaveza vezano na izvješćivanje, financijsko upravljanje i druge zahtjeve Ugovaratelja;

Organizacija prvog sastanka projektnog partnerstva kako bi se prezentirao projekt; detaljno definirale uloge i odgovornosti svakog partnera, te zahtjevi izvješćivanja i financijskog upravljanja u ime Ugovaratelja.

Preporučljive tehnike koje voditelj projekta treba koristiti u cilju upravljanja projektnim timom su sljedeće:

Organizacija redovitih sastanaka projektnog tima, stimuliranje timskog rada kroz brainstorming ideja i podjela nadležnosti između članova projektnog tima;

Podjela zadaća i odgovornosti svakoj osobi uključenoj u projektni tim, u detalje i na početku provedbe projekta;

Održavanje pozitivne atmosfere i predanosti članova projektnog tima projektu uzimajući u obzir kulturne i druge razlike između ljudi, posebno u slučaju prekograničnih projekata;

Čuvanje pisane evidencije (bilješki, e-mailova) sa sastanaka i drugih postignutih dogovora; Stimuliranje članova projektnog tima u donošenju odluka, te konstruktivnom i inovativnom

razmišljanju; Izrada plana komunikacije, definiranje potreba za informiranje o pojedinim temama, koliko često i kroz koje kanale (pošta, e-mail, itd.).

U slučaju zajedničkog projekta krajnji korisnik angažiran u svakoj zemlji mora imenovati svojeg vlastitog voditelja projekta, koji će biti odgovoran za gore navedene zadaće. Voditelj projekta kojeg imenuje krajnji korisnik, a koji je također funkcionalno vodeći partner, također je odgovoran za ukupnu koordinaciju i harmonizaciju provedbe projekta u svim uključenim državama.

Članovi projektnog tima predstavljaju krajnjeg korisnika i njegove partnerske organizacije (nacionalne i prekogranične). Oni moraju aktivno sudjelovati u provedbi projekta i izvršavati određene zadaće. Glavne odgovornosti članova projektnog tima su sljedeće:

Suradnja s drugim članovima tima; Provođenje ili organiziranje i koordinacija provedbe zadaća koje su im povjerene; Izvješćivanje o provedenim zadaćama i aktivnostima; Doprinos rješavanju problema i odlučivanju; Praćenje i usmjeravanje napretka vlastitog rada.

35


U slučaju zajedničkog projekta, svaka od uključenih zemalja ima svoj vlastiti projektni tim. Projektni timovi moraju biti zastupljeni u jednom zajedničkom projektnom tijelu (npr. upravljačkom odboru projekta), koje je odgovorno za ukupno usmjeravanje provedbe projekta. Primjer upravne strukture u slučaju zajedničkog projekta nalazi se u potpoglavlju 3.2.2.

4.2 Upravljanje i izvješćivanje

Praćenje projekta je ključni dio upravljanja projektom. Može se definirati kao kontrola nad provedbom projekta kako bi se projekt usmjeravao u ispravnom pravcu i postigli konačni rezultati projekta. Voditelj projekta je odgovoran za redovito praćenje projekta, ali (nacionalne i prekogranične) partnerske organizacije trebaju također aktivno doprinositi učinkovitom praćenju projekta. Osnovni alat za praćenje je logička matrica i detaljan plan aktivnosti i vremenskog rasporeda, koji će vam pomoći da poduzmete sljedeće glavne zadaće praćenja:

Svakodnevna kontrola da li određena partnerska organizacija aktivnosti provodi na vrijeme;

Kontrola izdataka s obzirom na financijski plan projekta; Mjerenje postignuća i krajnjih rezultata indikatorima navedenim u logičkoj matrici i u

prijavnici, te njihova provjera u dostupnim izvorima informacija, također definiranim u logičkoj matrici;

Trenutno rješavanje problema (ili nastalih rizika) i pronalaženje najadekvatnijeg rješenja.

PRIMJER

Planirali ste početi s građevinskim radovima u 3. mjesecu projekta, ali zbog nepovoljnih vremenskih uvjeta procjenjujete da ćete s ovom aktivnosti moći početi tek u 5. mjesecu projekta. Odmah morate napraviti sljedeće: Procijeniti da li još uvijek imate dovoljno vremena provesti tu aktivnost i postići rezultate; S izvođačem građevinskih radova s kojim ste potpisali ugovor dogovoriti odgađanje usluga; Aktivno prilagoditi vremensko planiranje i dinamiku izdataka, Ako je potrebno reorganizirati ljudske resurse na projektu, Informirati Ugovaratelja o situaciji, predložiti rješenje i tražiti odobrenje promjene.

Ako je odgađanje aktivnosti onemogućilo postizanje rezultata projekta u prihvatljivom razdoblju, morate biti svjesni činjenice da nećete moći ponovo tražiti dodijeljenu bespovratnu pomoć/subvenciju.

Praćenje projekta može biti uspješno samo uz redovito prikupljanje i analizu informacija koje omogućavaju procjenu napretka projekta, identifikaciju rizika i rješenje problema. Učinkovito praćenje je stoga usko povezano s izvješćivanjem o napretku projekta. Postoje dvije razine izvješćivanja – interna i eksterna. Protok informacija i razine izvješćivanja su prikazane u sljedećem dijagramu.

36


Ugovaratelj EKSTERNO IZVJEŠĆIVANJE

Voditelj projekta INTERNO IZVJEŠĆIVANJE

Projektni tim

Opseg informacija

Interno izvješćivanje uspostavlja i formulira krajnji korisnik u suradnji s partnerskim organizacijama na projektu, dok eksterno izvješćivanje određuje Ugovaratelj. Preporučljivo je redovito prikupljati podatke o provedenim aktivnostima i izdacima, uključujući račune od svake od partnerskih organizacija, ne samo u svrhu praćenja, nego isto da bi se propisno i pravovremeno moglo izvijestiti Ugovaratelja. Interni sustav izvješćivanja treba biti zamišljen na sličan način kao sustav izvješćivanja koji traži Ugovaratelj kako bi se za izvješća koja traži Ugovaratelj mogli koristiti interno prikupljeni podaci i na taj način uštedjeti vrijeme.

Protok

informacija

U slučaju projekata u sklopu Programa, traže se dvije vrste izviješća – izviješće o tijeku provedbe i završno izviješće. Mađarski i slovenski krajnji korisnici moraju podnositi izviješća o tijeku provedbe svaka tri mjeseca i konačno izviješće nakon datuma završetka projekta. Svako izviješće mora uključivati izviješće o provedenim aktivnostima i izdacima u skladu sa smjernicama o izvješćivanju i obrascima za izvješćivanje koje izdaje Ugovaratelj. Hrvatski krajnji korisnici moraju slijediti predloške za izvješćivanje koje propisuje Ugovaratelj odgovoran za sredstva iz PHARE-a. Oni moraju podnijeti jedno izviješće o tijeku provedbe za prvu polovicu trajanja projekta i završno izviješće nakon završetka projekta. Oba izviješća moraju uključiti detaljno izviješće o provedenim aktivnostima, ali se financijsko izviješće prilaže samo završnom izviješću.

Krajnji korisnici iz svake od uključenih zemalja imaju svojeg vlastitog nacionalnog Ugovaratelja (vidi potpoglavlje 2.4.) kojem moraju podnositi izviješća.

4.3 Financijsko upravljanje

Praćenje i izvješćivanje o projektu moraju imati podršku u odgovarajućem financijskom upravljanju. Krajnji korisnik mora imati cjelokupnu odgovornost za financijsko upravljanje, ali svaka partnerska organizacija mora čuvati svoju vlastitu evidenciju o izdacima za određeni projekt. Svaka partnerska organizacija mora angažirati vlastitog računovođu koji se brine za financijsko upravljanje, prikuplja i provjerava financijsku evidenciju i priprema financijska izviješća za krajnjeg korisnika. Ukupno financijsko upravljanje mora biti odgovornost računovođe projekta krajnjeg korisnika koji mora prikupiti financijsku evidenciju i izvješća od svake od partnerskih organizacija i za Ugovaratelja pripremiti zajedničko financijsko izviješće.

37


U slučaju zajedničkih projekata, svaki krajnji korisnik upravlja financijama za projekt u svojoj zemlji i priprema financijsko izviješće za svoj dio projekta. Funkcionalno vodeći partner mora usmjeravati trošenje u svakoj od zemalja i harmonizirati izvješćivanje u svakoj od uključenih zemalja.

Osoba odgovorna za financijsko upravljanje mora napraviti sljedeće: Redovito prikupljati sve račune i drugu financijsku evidenciju; Označiti svu evidenciju referentnim brojem projekta (u/ili kraticom projekta) i klasificirati je

prema odgovarajućoj kategoriji troškova (npr. ljudski resursi, oprema, itd.); Označiti postotak vrijednosti posvećen projektu u slučaju općih izdataka/troškova koristeći

isti izračun (npr. vidi potpoglavlje 4.2.5.); Sastaviti popis podataka o izdacima (prema zahtjevima Ugovaratelja vezano za financijsko

izvješćivanje), uključujući datum računa i plaćanja; Osigurati odgovarajući revizijski trag (čuvanje dokumenata i podataka koji opravdavaju

zahtjeve za isplatom prema Ugovaratelju, uz odgovarajuću evidenciju izdataka).

Slovenski i mađarski krajnji korisnici u sklopu Programa moraju poštovati nacionalne zakone i ugovorne obaveze prilikom upravljanja izdacima. Arhiv projekta mora se čuvati najmanje do kraja 2012. godine.

Hrvatski krajnji korisnici u sklopu Programa moraju poštovati zahtjeve PRAG-a za upravljanje izdacima projekta. Arhiv projekta mora se čuvati najmanje 7 godina nakon što se od Ugovaratelja primi posljednja uplata za projekt.

4.3.1 Izmjene proračuna projekta

Financijsko upravljanje također mora uspostaviti dobar i redovit sustav za praćenje izdataka s obzirom na dostupni proračun projekta. U slučaju preraspodjele bilo kojih sredstava, inicijalni proračun projekta mora biti izmijenjen nakon pismenog odobrenja Ugovaratelja. Izmjena proračuna projekta ne smije ni u kom slučaju promijeniti osnovnu svrhu projekta. Za prerspodjelu sredstava iz jedne proračunske kategorije u drugu primjenjuju se određeni postotni pragovi koji se razlikuju ovisno o financijskom izvoru i pozivu na dostavu prijedloga projekata, te stoga provjerite koje pravilo vrijedi za posljednji poziv na dostavu prijedloga projekata. Budite svjesni činjenice da se o promjeni, prije nego što se ona provede, mora obavijestiti Ugovaratelj, te on mora dati odobrenje. PRIMJER

Realociarno iz Realocirano u Realocirani iznos

Proračunsko poglavlje / iznos

Proračunska stavka / Iznos

Postotak promjene proračunskog poglavlja

Proračunsko poglavlje / Iznos

Proračunska stavka / Iznos

Postotak promjene proračunskog poglavlja

500 EUR 1. 36.000 EUR

1.1. 7.300 EUR

0,14 4. 3.900 EUR

4.2. 0

11,36

38


4.3.2 Isplata dodijeljenih sredstava

Vrijednost dodijeljenih sredstava (iz EFRR-a i PHARE-a) se određuje u ugovoru s Ugovarateljem. Ugovaratelj vrši plaćanja krajnjem korisniku samo ako su se izdaci zaista dogodili u skladu s ugovorom o subvencioniranju, i ako ih je krajnji korisnik ili njegovi nacionalni partneri zaista isplatio.

Slovenski i mađarski krajnji korisnici dobivaju uplate od svojih Ugovaratelja nakon podnesenih i odobrenih izviješća o tijeku projekta/završnih izviješća, zajedno sa zahtjevima za plaćanjem za tromjesečno razdoblje izvješćivanja. Zahtjeve za plaćanjem treba pripremiti u skladu sa Smjernicama za izvješćivanje koje priprema Ugovaratelj. Zahtjevi za plaćanjem moraju biti popraćeni originalnim računima i dokazom da su ih krajnji korisnik i partnerske organizacije platili. Uplate od Ugovaratelja se vrše u roku od 60 dana od odobrenja izviješća o tijeku provedbe/završnih izviješća.

Hrvatski krajnji korisnici primaju avans u iznosu od 80% dodijeljene bespovratne pomoći u roku od 45 dana od potpisivanja ugovora. Završna isplata bespovratne pomoći slijedi nakon odobrenja završnog izviješća od strane Ugovaratelja. Zahtjev za konačnom isplatom mora stoga biti popraćen završnim izviješćem, koje mora uključivati detaljno financijsko izviješće i kopije računa ili drugih istovrijednih dokaza izdataka nastalih kod krajnjeg korisnika ili partnerske organizacije. U slučaju zajedničkog projekta, svaki krajnji korisnik prima uplate od svojeg nacionalnog Ugovaratelja, i to samo za izdatke nastale kod njega ili njegovih nacionalnih partnera.

Krajnji je korisnik također odgovoran za financijsku doznaku subvencije/bespovratne pomoći koju prima od Ugovaratelja partnerskoj organizaciji u projektu. Pravila i procedure za doznaku sredstava moraju biti definirana u sporazumu o partnerstvu ili sličnom dokumentu u slučaju hrvatskih korisnika.

U slučaju zajedničkog projekta, svaki krajnji korisnik u pravilu vrši plaćanja samo svojim nacionalnim partnerima.

4.4 Vidljivost projekta

Krajnji korisnici (i njihovi projektni partneri) u sklopu Programa su dužni osigurati odgovarajuću vidljivost i publicitet s obzirom na činjenicu da Europska unija u sklopu Programa za susjedstvo sufinancira projekt. Potrebno je osigurati vizualne mjere prilikom bilo kakvih projektnih aktivnosti u cilju javne prezentacije i promocije projekta, kao što su;

Izrada promotivnog materijala (leci, izviješća, brošure, priručnici, itd.); Priprema internetskih stranica, priopćenja za javnost i audio-vizualnog materijala; Organizacija javnih događanja (radionice, prezentacije, konferencije, izložbe, itd.).

Obavezni elementi vizualnog identiteta su:

Logo EU, zajedno s logom Ugovaratelja i logom krajnjeg korisnika; Pisana izjava o tome da projekt sufinancira Europska unije u sklopu Programa.

39


Slovenski i mađarski krajnji korisnici mogu pronaći detaljne upute u smjernicama za informiranje i publicitet zajedno sa smjernicama za izvješćivanje i Praktičnim vodičem za komuniciranje o strukturnim fondovima 2004.-2006. na zajedničkoj internetskoj stranici Programa: www.interreg-slohucro.com. Hrvatski krajnji korisnici mogu pronaći detaljne upute u Smjernicama EU za vidljivost na stranici http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm i na zajedničkoj internetskoj stranici Programa: www.interreg-slohucro.com.

40


5. LINKOVI

Linkovi na relevantne dokumente OSNOVNI DOKUMENTI ZA SVE PROJEKTE Link Program za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatsk 2004.-2006.

www.interreg-slohucro.com, www.gov.si/arr/, www.interreg.hu/, www.delhrv.cec.eu.int, www.mei.hr/

Dopuna Programa za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska2004.-2006.

www.interreg-slohucro.com , www.gov.si/arr/, www.interreg.hu/, www.delhrv.cec.eu.int, www.mei.hr/

OSNOVNE REGULATIVE EU Link Za slovenske i mađarske podnositelje prijava/krajnje korisnike Uredba Vijeća i Europskog parlamenta (EZ) Br. 1783/1999 od 12. srpnja 1999. o Europskom fondu za regionalni razvoj Uredba Komisije (EZ) br. 1159/2000 od 30. svibnja 2000. o mjerama informiranja i publiciteta koje države članice provode vezano za pomoć iz strukturnih fondova Uredba Komisije (EZ) br. 448/2004 od 10. ožujka 2004. o izmjenama i dopunama pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1260/1999 vezano za prihvatljivost izdataka operacija sufinanciranih iz strukturnih fondova i o povlačenju Uredbe (EZ) br. 1145/2003

http://europa.eu.int/comm/regional_policy/index_en.htm

Za hrvatske podnositelje prijave/krajnje korisnike Uredba Vijeća (EZ) br. 2257/2004 o izmjenama i dopunama Uredbi (EEZ) br. 3906/89, (EZ) br. 1267/1999, (EZ) br. 1268/1999 i (EZ) br. 2666/2000, radi uzimanja u obzir kandidatskog statusa Hrvatske Uredba Komisije (EZ) br. 1822/03 o izmjenama i dopunama Uredbe br. 2760/98 o prekograničnoj suradnji. Uredba Vijeća (EZ) br. 1266/99 o koordinaciji pomoći državama podnositeljima zahtjeva za članstvom u EU u okviru pretpristupne strategije i o izmjenama i dopunama Uredbe (EEZ) br. 3908/89

http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/phare/publist.htm#legal_text

GLAVNI VODIČI ZA PROVEDBU PROJEKATA Link Za slovenske i mađarske podnositelje prijava/krajnje korisnike Smjernice o izvješćivanju i načinima izvješćivanja www.interreg-slohucro.com Smjernice za informiranje i publicitet www.interreg-slohucro.com Praktični vodič za komuniciranje o strukturnim fondovima 2004. – 2006. (vidljivost projekata)

http://europa.eu.int/comm/regional_policy/country/commu/guide_en.htm

Vodič kroz analizu troškova i koristi investicijskih projekata http://europa.eu.int/comm./regional_policy/sources/docgener/guides/guide_en.htm

Za hrvatske podnositelje prijave/krajnje korisnike Praktični vodič kroz procedure ugovaranja koje se financiraju iz općeg proračuna Europskih zajednica u sklopu pomoći trećim zemljama (PRAG)

http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

EU smjernice za vidljivost http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm

41


6. Pojmovnik

Pojam Definicija

Aktivnost Specifična zadaća koja se poduzima tijekom projekta u cilju postizanja rezultata. Ciljna skupina Skupina ljudi koja je direktno ili indirektno povezana i na koju projekt pozitivno utječe. Dionik Organizacija, ljudi ili skupina ljudi koji su zainteresirani za projekt. Europski fond za regionalni razvoj (EFRR)

Jedan od četiri strukturna fonda EU čiji je cilj promocija gospodarske i socijalne kohezije kroz ispravljanje najvažnijih regionalnih neravnoteža i sudjelovanje u razvoju i konverziji regija istodobno osiguravajući sinergiju s pomoći iz drugih strukturnih fondova.

IINTERREG IIIA Inicijativa Zajednice (EU) koja promovira prekograničnu suradnju i razvija prekogranične gospodarske i socijalne centre kroz zajedničke razvojne strategije. Financira se iz EFRR-a.

Indikator Specifična i mjerljiva jedinica kojom se mjeri napredak projekta prema postizanju ciljeva. Indirektni/direktni primatelj

Organizacija/institucija/specifična skupina ljudi koji imaju koristi od projekta.

Investicijski projekt

Niz aktivnosti u sklopu neke investicije koja se financira iz ograničenih sredstava u cilju postizanja neke koristi u budućnosti.

Izvori verifikacije Informacije putem kojih se indikatori mogu provjeriti i dostaviti voditelju projekta. Ključna točka (milestone)

Kratkoročni indikator koji pokazuje da li se aktivnosti provode u skladu s projektnim planom.

Krajnji korisnik Organizacija koja direktno prima sredstva iz Programa i s Ugovarateljem sklapa ugovor o subvencioniranju/bespovratnoj pomoći.

Održivost Nastavak koristi od projekta nakon završetka provedbe i primanja subvencije/bespovratne pomoći.Opći cilj Dugoročni cilj projekta koji doprinosi širem nacionalnom, regionalnom programu i Programu za

susjedstvo. Partner Organizacija s interesom u projektu, koja je uključena u njegovu izradu i provedbu. Partnerstvo Skupina od dvije ili više organizacija koje za suradnju u postizanju ciljeva projekta izričito odabiru

jedna drugu. Podizvođač Organizacija koja je uključena u projektno partnerstvo tijekom projekta kako bi izvršila specifičnu

projektnu zadaću ili aktivnost. Podnositelj prijave Vodeća organizacija projekta koja prijavljuje projekt u ime cijelog partnerstva. U slučaju da se

projekt odobri i potpiše ugovor o subvencioniranju/bespovratnoj pomoći, ta organizacija postaje krajnji korisnik.

Praćenje Kontinuirana i sustavna procjena provedbe projekta prema planu. Prekogranični projekt

Projekt koji ima prekograničnih implikacija, te se planira i provodi u sklopu prekograničnog partnerstva.

Pristup logičke matrice

Metodologija za izradu, planiranje, provedbu i evaluaciju projekta, usmjerena prema ciljevima i prezentirana u logičkoj matrici.

Program Phare Pretpristupni instrument koji Europska unija financira kao pomoć državama kandidatkinjama u njihovim pripremama za pristupanje Europskoj uniji.

Projekt

Niz aktivnosti koji se poduzimaju u okviru nekog proračuna i vremena radi poboljšanja situacije na nekom području ili položaja neke skupine ljudi.

Projekt prekogranične suradnje

Projekt koji se provodi i financira samo na jednoj strani granice, ali uključuje prekogranično partnerstvo ili učinak.

Projektni tim Ljudi koji su na projektu zaposleni puno ili djelomično radno vrijeme, i koji su odgovorni za izvršenje zadaća ili aktivnosti prema projektnom vremenskom rasporedu.

Razina NUTS III NUTS (Nomenclature des unités territoriales statistiques) podaci pokazuju sub-nacionalna administrativna područja u Europskoj zajednici. Svaka država članica EU ima različite razine administrativnih podjela koje se označavaju na razini NUTS I, NUTS II, NUTS III (prihvatljive regije u ovom Programu), NUTS IV i NUTS V.

Rezultat Proizvod izvršavanja nekog niza aktivnosti. Postići će se na kraju projekta. Rizik Vanjski negativni faktor koji može utjecati na provedbu projekta i izvan je kontrole voditelja

projekta. Specifični cilj Cilj projekta koji se ostvaruje na kraju projekta. Sredstva Resursi (materijalni, ljudski, financijski) koji se koriste za provedbu projekta.

42


Zajednički prekogranični projekt

Projekt koji se istodobno izrađuje i provodi na obje ili sve tri strane granice i sufinancira iz sredstava nekog poziva na dostavu prijedloga projekata.

Zrcalni prekogranični projekt

Projekt koji se provodi samo na jednoj strani granice, ali uključuje aktivnosti komplementarne s nekim projektom na drugoj strani granice, koji se sufinancira iz drugih izvora/poziva na dostavu prijedloga projekata.

43


44

7. BIBLIOGRAFIJA

Aid Delivery Methods Helpdesk etc. (2004): Project Cycle Management Guidelines. Brussels: Aid Delivery Methods Helpdesk.

Commission of the European Communities (1993): Project Cycle Management. Brussels: Commission of the European Communities.

Commission of the European Communities (2003): Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions. Brussels: Commission of the European Communities.

Danida (1995): Logical Framework Approach. Copenhagen: Danida.

Delegacija Europske komisije u Republici Hrvatskoj, Mađarski nacionalni ured za regonalni razvoj i VATI, Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija Republike Hrvatske i Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije (2004): Program za susjedstvo Slovenija-Mađarska-Hrvatska 2004.-2006. Ljubljana: Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije

Delegacija Europske komisije u Republici Hrvatskoj, Mađarski nacionalni ured za regionalni razvoj i VATI, Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija Republike Hrvatske i Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije (2004): Dopuna Programa za susjedstvo između Slovenije-Mađarske-Hrvatske Ljubljana: Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije

Delegacija Europske komisije u Republici Hrvatskoj, Mađarski nacionalni ured za regionalni razvoj i VATI, Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija Republike Hrvatske i Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije (2004): Smjernice za pripremu i podnošenje prijedloga projekata. Ljubljana: Nacionalna agencija za regionalni razvoj Republike Slovenije

European Commission, DG Regional Policy, Evaluation Unit (2004): Priročnik za izdelavo analize stroškov in koristi investicijskih projektov. Ljubljana: Služba Vlade RS za strukturno politiko in regionalni razvoj.

Fischer, M. (2005): Applications for EU Tenders and Grants. Berlin: BBJ Corvus GmbH.

Forsyth, P. (2003): Successful Time Management. London: Kogan Page Limited.

ITAD (1999): Objective Oriented Project Design & Management. Torino: ITAD.

ITAD etc. (2001): Project Cycle Management. Training Courses Handbook. West Sussex: ITAD.

McCarthy, S. (2003): How to Negotiate, Administer, Manage an EU R&D Contract. Country Cork: Hyperion.

The European Commission Humanitarian Aid Office etc. (2003): Project Cycle Management. Brussels: The European Commission Humanitarian Aid Office.

Young, T.L. (2000): Successful Project Management. London: Kogan Page Limited.


46

8. PRILOZI

8.1 Logička matrica

Primjer logičke matrice za prekogranični projekt Logika intervencije Objektivno provjerljivi indikatori Izvori provjere Rizici i pretpostavke Opći cilj(evi) Povećati kvalitetu rekreacijskog turizma u

prekograničnom području xy (Mjera 1.3. Programa)

Broj turističkih posjeta povećan za 5% na obje strane granice do kraja projekta

Podaci iz statističkog zavoda i turističkih organizacija

1. Poboljšati rekreacijsku infrastrukturu biciklističkih staza na obje strane granice

Biciklističke staze dostupne turistima na obje strane granice do 8. mjeseca provedbe projekta

Podaci iz lokalnih turističkih agencija i općina

Ekspertiza građevinskog poduzeća podizvođača

Specifični ciljevi

2. Povećati svijest javnosti o prekograničnom području xy

Upiti turista na obje strane granice povećani za 5% do završetka projekta

Podaci iz lokalnih turističkih agencija i zajednički internetski portal

Interes turista Dobra kvaliteta službe za odnose s javnošću

1.1. Renovirane biciklističke staze predstavljene na tržištu

15 km biciklističkih staza renovirano na obje strane granice do 6. mjeseca provedbe projekta Biciklističko područje označeno s 5 ploča na obje strane granice do 7. mjeseca provedbe projekta

Izvješća građevinskih poduzeća Podaci iz općina Završna izviješća o projektu

Pravovremeno potpisivanje ugovora s podizvođačem na obje strane granice Povoljni vremenski uvjeti

Rezultati

2.1. Uspostavljena zajednička promotivna služba

Uspostavljeno prekogranično partnerstvo između 5 turističkih organizacija do 3. mjeseca provedbe projekta Poboljšano znanje 10 turističkih radnika s obje strane granice do 5. mjeseca provedbe projekta Zajednički internetski portal operativan do 3. mjeseca projekta

Završna izviješća o projektu Promotivni materijal Zajednička marketinška strategija

Interes i motivacija turističkih radnika Održivost partnerstva

1.1.1. Ugovor s građevinskim poduzećem; 1.1.2. Renoviranje i označavanje

biciklističkih staza

Aktivnosti

2.1.1 Izrada zajedničke promotivne strategije

2.1.2. Izrada zajedničkog internetskog portala

2.1.3. Osposobljavanje turističkih radnika za marketing

2.1.4. Priprema promotivnih materijala

Sredstva Ljudska: 6 slovenskih stručnjaka i 4 hrvatska stručnjaka, 2 podizvođača (građevinska poduzeća); Materijal: 6 računala, građevinski materijal, promotivne ploče, uredski prostor za projekt i prostor za osposobljavanje, baza podataka postojeće turističke ponude, softver

Izvori provjere: Izviješća o napretku projekta i o provedbi Troškovi Ukupni: 245.000 EUR Vrijednost SLO: 125.000 EUR Vrijednost HR: 120.000 EUR

Preduvjeti Pribavljene dozvole za renoviranje i označavanje biciklističkih staza


8.2 Info točke

Regija/županija INSTITUCIJA KONTAKT Spodnjeposavska, Jugovzhodna Slovenija i Notranjsko-kraška

Nacionalna agencija za regionalni razvoj (ARR)

Osoba za kontakt: Vesna Silič E-mail: [email protected] Faks: (+386) 1 431 33 60

Pomurje, Podravje i Savinjska

ARR – Regionalni ured Maribor

Osoba za kontakt: Laura Lajh Rauter E-mail: [email protected] Faks: (+386) 2 333 13 24

SLOVENIJA

Obalno-kraška

ARR – Regionalni ured Štanjel

Osoba za kontakt: Olga Abram E-mail: [email protected] Faks: (+386) 5 731 85 31

MAĐARSKA

Baranya, Somogy, Vas i Zala

VATI – Uprava za INTERREG VATI – Regionalni ured Pécs

Osoba za kontakt: Diána Rózsa E-mail: [email protected] Faks: (+36) 1 224 3291 Osoba za kontakt: Szűcs Márton E-mail: [email protected] Faks: (+36) 72 51 34 59

HRVATSKA

Osječko-baranjska, Virovitičko-podravska, Koprivničko-križevačka, Međimurska, Varaždinska, Krapinsko-zagorska, Zagrebačka (bez Grada Zagreba), Karlovačka, Primorsko-goranska, Istarska županija

Ministarstvo financija - SJFU Ministarstvo vanjskih poslova i europskih integracija

Osoba za kontakt: Ivana Podhraški E-mail: [email protected] Osoba za kontakt: Ivan Pavušek E-mail: [email protected] Faks: (+385) 1 45 99 460

Zajedničko tehničko tajništvo

Za sve zainteresirane

Zajedničko tehničko tajništvo u Ljubljani Kotnikova 28 SI-1000 Ljubljana

Osoba za kontakt: Tea Pirih E-mail: [email protected]

Osoba za kontakt: Akos Szábo E-mail: [email protected]

Osoba za kontakt: Irena Đokić E-mail: [email protected] Faks: (+386) 1 431 33 60

Upravna agencija

Za sve zainteresirane na razini programa

Upravna direkcija smještena u Ljubljani Kotnikova 28 SI-1000 Ljubljana

Osoba za kontakt: Tanja Rener E-mail: [email protected] Faks: (+386) 1 431 33 60

47

Documents

Priručnik Za Izradu i Upravljanje Prekograničnim Projektima