ORGANIZACIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJAorganizacija.fon.bg.ac.rs/wp-content/uploads/2018/11/OSD-2018-Skripta.pdf · fakultet organizacionih nauka, beograd organizacija specijalnih dogaĐaja

FAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA, BEOGRAD

ORGANIZACIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA

- skripta –

novembar 2018.

Organizacija specijalnih događaja – skripta ________________________________________________________________________

- 1 -

SADRŽAJ

1 UVOD ......................................................................... 3

2 POJAVA SPECIJALNIH DOGAĐAJA ....................................... 5

3 POTREBA ZA SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA .............................. 7

4 POJAM SPECIJALNOG DOGAĐAJA ....................................... 9

5 CILJEVI SPECIJALNOG DOGAĐAJA ..................................... 13

6 DEFINISANJE CILJNE GRUPE I „RAĐANJE" IDEJE .................... 16

7 PLANIRANJE SPECIJALNOG DOGAĐAJA ............................... 18

7.1 Tehnike i sredstva za planiranje SD .............................................. 18

7.1.1 Mape i makete .................................................................. 18

7.1.2 Gantogram ...................................................................... 19

7.1.3 Raspored ......................................................................... 20

7.1.4 Organizacione šeme ........................................................... 20

7.1.5 Kontrolne liste .................................................................. 20

7.2 Protokol .............................................................................. 21

7.2.1 Oslovljavanje ................................................................... 21

7.2.2 Oblačenje za specijalne događaje ........................................... 22

7.2.3 Protokol za govornike ......................................................... 22

7.2.4 Protokol sedenja ............................................................... 22

7.2.5 Verski i kulturni protokol ..................................................... 22

7.2.6 Protokol za sportska događanja .............................................. 23

8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAĐAJA ......... 24

9 POTREBNA SREDSTVA I ZAVISNOST OD SPONZORA ................. 27

10 BUDŽETIRANJE SPECIJALNOG DOGAĐAJA .......................... 30

11 KLASIFIKACIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA ............................ 32

11.1 Kriterijumi klasifikacije specijalnih događaja ................................ 32

11.2 Vrste specijalnih događaja ...................................................... 33

12 STAKEHOLDERI U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA ..................... 38

13 UPRAVLJANJE DOŽIVLJAJEM ......................................... 41

14 PSIHOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA I UTICAJ MEDIJA ........ 43

15 KREATIVNOST U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA ....................... 46

15.1 Faktori uticaja na kreativnost .................................................. 46

15.2 Faze kreativnog procesa ......................................................... 47

15.3 Okruženje koje podstiče kreativnost .......................................... 48

15.4 Tehnike podsticanja kreativnosti ............................................... 49

16 KONTIGENTNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE RIZIKOM SPECIJALNOG DOGAĐAJA .................................................... 52


- 2 -

16.1 Definicija pojma i ključne faze ................................................. 52

16.2 Identifikacija rizika ............................................................... 52

16.3 Procena rizika ..................................................................... 53

16.4 Bavljenje rizicima ................................................................ 54

16.5 Praćenje rizika .................................................................... 56

16.6 Master plan upravljanja rizicima ............................................... 57

17 ORGANIZACIJA I PODELA RADA U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA .. 59

17.1 Analiza poslova i opisi poslova .................................................. 59

17.2 Ključne pozicije u organizaciji specijalnih događaja ........................ 60

17.3 Organizaciona šema i RACI matrica specijalnog događaja .................. 63


- 3 -

1 UVOD Sintagma "specijalni događaj" zvuči kao još jedan pokušaj da se dodeli pomodarski izraz nečemu sasvim običnom i uobičajenom, a sa ciljem da bi se na tome profitiralo. Pa, u stvari, tako i jeste. Da li ste skoro bili na nekom koncertu, posetili izložbu, pili na nekom slavlju, učestvovali na nekom seminaru, pobedili na nekom takmičenju? Da li ste razmišljali o tome da sve te stvari imaju nešto zajedničko? Možda i niste, ali kada biste morali da kažete, rekli biste da su sve to stvari koje se organizuju da bi vam ispunile slobodno vreme... Rekli biste i da su to stvari mimo redovnog posla, koje se, eto, dešavaju, nezavisno od bilo čega drugog. Sa druge strane, verovatno ste i sami priređivali slavlja poput rođendana, slave, godišnjice... Tome već niste pokušavali da nađete zajednički imenilac: slava je slava, godišnjica je godišnjica i kakve to veze ima. Opet, i za jedno i za drugo, morate da imate ideju kako će to izgledati, da spremite novac, kupite piće, hranu, obezbedite prostor, dekorišete ga, pozovete ljude. U stvari, maltene bi mogao da se napiše redosled radnji koje treba obaviti da bi se nešto slično priredilo. Specijalni događaji jesu nešto što je uobičajeno i svuda oko nas, šta više, očigledno je da ste i sami bili u prilici da ih organizujete. Naravno, pojedinac može potpuno bezbrižno ovo da shvati i da definiše pomenute faze, bez potrebe da nađe neki opšti naziv ili definiciju za takvu vrstu događaja ili se zamara oko bilo kakvog oblika formalizacije. Mnogo veći „konzumenti“ specijalnih događaja od pojedinaca jesu preduzeća (firme, agencije, sportski klubovi, neprofitne organizacije, humanitarne organizacije, verske i političke organizacije) i država. Oni, istovremeno, raspolažu i značajnijim finansijskim sredstvima koja bi uložili u iste. Najčešće su to promocije, mitinzi, koncerti, reklamne kampanje i sl. U početku, firme su najčešće same organizovale specijalne događaje, čak su oni bili organizovani kao nešto „usputno“, bez prave logistike. Vremenom, obim i sredstva koja se ulažu postajala su sve veća. Rasla je i svest o promotivnom značaju specijalnog događaja za jednu firmu, a sami događaji postajali su sve kompleksniji i obimniji, prohtevi su se povećavali. Ono što je dugo sprečavalo specijalne događaje da budu definisani je to da je za svaki njihov deo već postojala oblast koja bi ga pokrivala i profesionalci koji bi radili posao, a obično ih je okupljao onaj za koga se događaj radio. Izgledalo je nepotrebno uvoditi još jednu kariku koja bi poskupljivala lanac. U skladu sa svetskom tendencijom da se podela rada sve više produbljuje i detaljiše, a zahvaljujući mogućnosti da se dobro zaradi, javile su se firme koje pružaju usluge organizacije specijalnih događaja. Ove firme nude kvalitetniju i efikasniju organizaciju nego što bi sama firma bila to u stanju, a kao važan aspekat javlja se i ušteda vremena firme - naručioca. Tu dolazimo do dela sa profitiranjem. Da bi se na nečemu moglo profitirati, to nešto mora imati formalni okvir. Treba naglasiti da u domen definicije specijalnih događaja mogu ući i događaji koji nisu tolike složenosti da bi se za njih morala praviti posebna organizacija, tj. može ih sa lakoćom organizovati i pojedinac ili manja firma. Da bi se utvrdili zašto su specijalni događaji specijalni i po čemu se razlikuju od ostalih događaja koji su slične prirode, biće reči i o karakteristikama ove vrste događaja. Ono što je značajno napomenuti je da ovi događaji predstavljaju neku vrstu projekta, pa samim tim poseduju i karakteristike projekta. Bez obzira na osobenosti pojedinih specijalnih događaja, ipak se mogu uočiti određene karakteristike koje su svojstvene svakom od njih. Pošto organizacija specijalnih događaja predstavlja proces to znači da taj proces mora imati svoje faze. Kao što je napomenuto, specijalni događaji se mogu organizovati u bilo kojoj sferi života i rada, međutim, bez obzira na njihove specifičnosti mogu se utvrditi događaji koji međusobno imaju određene sličnosti. Takvi događaji se mogu svrstati u isti tip događaja na


- 4 -

osnovu određenog kriterijuma. Iako ne postoji jedinstvena klasifikacija specijalnih događaja, postoje određeni uopšteni kriterijumi za klasifikaciju. Pored tih podela, biće izložen grubi pregled svih vrsta specijalnih događaja do kojih se putem istraživanja došlo. Specijalni događaji su deo kulturnog i zabavnog života ljudi jedne zajednice. Zbog svoje zastupljenosti i masovnosti neophodno je da su u skladu sa moralnim i pravnim normama. O ovom aspektu specijalnog događaja biće više reči.Sredstva masovne komunikacije su usko povezana i neodvojiva od specijalnih događaja. Različiti vidovi medija stupaju u funkciju promocije i podrške specijalnim događajima. Tu nastaje neka vrsta konkurencije među medijskim kućama u pogledu praćenja događaja, pogotovu onih koji su od izuzetne važnosti za državu i uticajne ljude.


- 5 -

2 POJAVA SPECIJALNIH DOGAĐAJA Specijalni događaji su se pojavili praktično sa prvim organizovanim ljudskim zajednicama, od igara oko vatre, prizivanja kiše, preko magijskih i religijskih rituala, komemoracija, svetkovina, raznih manifestacija i političkih skupova, sportskih i umetničkih takmičenja do savremenih revija, naučnih skupova i promocija. To nam jasno govori da su specijalni događajioduvek bili zastupljeni, u većoj ili manjoj meri u ljudskim životima. Oblasti i načini njihovog organizovanja razlikovali su se od naroda do naroda, od jedne društvene klase do druge, od perioda do perioda društvenog razvoja. Ali, ono što je svima njima bilo svojstveno je da su, uvek služili za učvršćivanje važećih ili ustanovljavanje novih pravila u svojoj oblasti uticaja. Bili su kontrolori i pokretači zbivanja u društvu i kao takvi odigrali ključnu ulogu u razvoju civilizacije. Gledajući kroz istoriju možemo uočiti faze u razvoju specijalnih događaja. Još krajem srednjeg doba kada je čovek živeo u stalnim naseljima, gradeći zemunice i sojenice u epohi matrijarhata, ljudi su priređivali neki vid specijalnih događaja. Članovi roda verovali su u etničko poreklo, simbol zajedničkog pretka je bio totem koji se obično prikazivao u liku životinje ili u obliku biljke. Ljudi su u vreme velike suše, ili nepogoda priređivali slavlja u čast totema kao praoca plemenske zajednice. Prilikom dobrog ulova ili dobre berbe uz razne vrste plesa i uz prinošenje žrtvi veličan je zaštitnik. Ovi događaji imali su verski karakter i bili su usmereni na molitve, veličanje, pokoravanje, poštovanje i žrtvovanje u čast duhovnog vođe. Cilj je bio da se umiloste duhovi, da se ljudi drže u slozi, da se poštuju određene vrednosti i usadi osećaj pripadnosti zajednici. Sa pojavom plemena pojavila se i patrijahalna vlast na čelu sa plemenskim starešinama, a javljaju se i prvi oblici razmene i trgovine. Osnovu plemenskog načina života činili su kolektivna svojina nad sredstvima rada i ravnomerna raspodela na sve članove plemena. Između srodnih plemena obrazovali su se i plemenski savezi, a samim tim javili su se i sukobi između njih. Pored događaja koji su imali versku konotaciju, sve popularniji postaju događaji priređivani u čast poglavice kao vrhovnog ratnog vođe plemena. Razne vrste fešta slavile su vođu i odražavale privrženost, vernost i pokornost istom. S druge strane vođe bi priređivale razne vrste mitinga na kojima bi se obraćale masi i širile osećaj pripadnosti, kolektivne odgovornosti, jačale postojeće i usađivale nove vrednosti. Ovo su prvi oblici političkih manifestacija. Posebno je značajno da se u ovim zajednicama razvila magija, pa samim tim se razvija i čitav spektar događaja magijskog karaktera. Događaji kojima su se prizivali duhovi, razne moći, bacale i skidale čini i slično, bili su nesvakidašnji i specijalne namene, a imali su za cilj da ljudima usade određene vrednosti, strahopoštovanje prema magiji i njenim sledbenicima, kao i pridobijanje novih sledbenika. Produbljivanjem odnosa i veza između pojedinih plemena nastaje narod. Narod je nastao pod uticajem teritorijalnih, ekonomskih i kulturnih faktora koji su omogućili ujedinjenje više plemena. Novi oblici društvene podele rada tražili su novu razmenu tj. novo tržište, drugačije odnose i kontakte među ljudima, kao i promenu unutrašnje organizacije tih grupa. Sve ove promene dovele su do nastanka države. Država odlučuje o vođenju ratova i ostalim društvenim pitanjima. Kao takva, država organizuje čitav niz događaja koji imaju ekspanzionističke i solidarističke motive. Ciljevi su da se razvija svest o zajedničkom poreklu i zajedničkoj sudbini. Država na taj način održava celovitost naroda predstavljajući njenog zaštitnika i faktora njegovog razvoja, čuvara ali i zaštitnika opštih interesa. Ništa manje nisu zastupljeni ni događaji verskog karaktera, jer crkva u državi vidi zaleđinu i podršku, tako da država i crkva idu „ruku pod ruku“ i stvaraju moćnu simbiozu. Kao takva celina, putem raznih vrsta okupljanja, mitinga, i drugih manifestacija deluju na psihu mase usađujući joj strahopoštovanje, poslušnost i privrženost njenim ciljevima. Jasno je da su ovde verski i politički događaji nerazdvojivi i kao takvi bili su, a i još uvek su moćno sredstvo


- 6 -

u rukama države.Zbog razvoja trgovine i zanatstva i produbljivanja i proširivanja odnosa na tržištu, iako još nije postojalo zajedničko tržište, javljaju se događaji promotivnog karaktera, koji su imali za cilj da upoznaju kupce sa postojećim inovim proizvodima i uslugama i da ih podstaknu na kupovinu. Organizovane su promocije i licitacije za kupovinu. Ovde leže koreni prvih vidova reklamiranja.Kulturni život se uzdiže na viši nivo. Organizuju se priredbe, slavlja, svetkovine i slično. Sve sa ciljem podizanja kulturne svesti. Najviši stupanj u istorijskom razvoju društvenih zajednica predstavlja nacija. Nastanak nacija prouzrokovali su brojni faktori poput formiranja jedinstvenog tržišta, apsolutističkih monarhija i dinastija, kulturno-psiholoških faktora i religije kao faktora homogenizacije naroda u naciji. Svaki od ovih faktora aktivno je delovao i još uvek deluje u društvu. Treba pomenuti i druge učesnike na političkoj sceni, a to su političke partije, koje organizuju specijalne događaje sa istom namerom kao i država samo u svoju korist. Cilj je pridobijanje sledbenika, usvajanje određenih normi i vrednosti, promena određenih stavova i sl. Sve veći broj subjekata koji se pojavljuju na tržištu, sve zamršeniji odnosi, razvoj tehnike i tehnologije, stvaraju žestoku konkurenciju. U takvoj tržišnoj utakmici, poslovni subjekti pribegavaju različitim radnjama, sredstvima i događajima u cilju sticanja konkurentske prednosti. Naročiti značaj dobijaju specijalni događaji, pored tradicionalnih vidova reklame i promocije. Oni zapravo postaju moćno oruđe u rukama poslovnih subjekata.Kultura postaje sve značajnija u životima ljudi. Rastom životnog standarda ljudi dobijaju nove mogućnosti za sopstveni razvoj i zadovoljavanje određenih duhovnih potreba, tako da se milje kulturnih događaja sve više širi, a ponuda ovih događaja postaje sve veća. Često se ovi događaji prepliću ili su sastavni deo događaja koji nemaju za cilj kulturno uzdizanje čoveka. Religija kao vrlo važan element života ne gubi značaj, nego ga produbljuje i prilagođava savremenom društvu. Događaji ovog tipa su uvek prisutni u većoj ili manjoj meri, na ovaj ili onaj način, s tim što se cilj ovih događaja menjao od davnina, pa do danas. Naravno, glavni ciljevi uvek ostaju (privrženost, pokoravanje, poštovanje, pridobijanje novih sledbenika i jedinstvo), dok su se neki sporedni ciljevi menjali u skladu sa prilikama i podrškom od strane države.Na osnovu ovog pregleda kroz istoriju pa do danas, možemo uočiti da su uvek na sceni bili događaji verskog karaktera. To je i logično, jer je vera uvek bila ta koja je objedinjavala i držala ljude u jedinstvu. Uticaji i delovanje vladajuće klase (bilo da je to poglavica, kralj ili država) uvek je bio dominantan. Ne zaostaju ni kulturni sadržaji koji su se produbljivali sa razvojem društva i rastom životnog standarda. Događaji promotivnog karaktera postoje od kada postoji i trgovina, s tim što u savremenom načinu poslovanja postaju značajan izvor konkurentske prednosti. Na kraju se može izvesti zaključak da je, bez obzira na vreme, mesto i oblast delovanja, specijalni događaj negovao osećaj pripadnosti i zajedništva, kao preduslov za prihvatanje zajedničkog ciljaod strane učesnika. Insistira se na posebnosti, ekskluzivnosti ili elitizmu da bi učesnici trajno zadržali stečen osećaj pripadnosti, a uvek je sa dozom senzacije (uzvišeno, tajanstveno, mistično, čudno, izuzetno) radi ostavljanja uticaja na ostatak populacije. Isti elementi su i u funkciji povećanja broja zainteresovanih učesnika. U kojim razmerama će koji element biti zastupljen zavisi od koncepcije organizatora i karakteristika učesnika.


- 7 -

3 POTREBA ZA SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA Savremeni način života nam postavlja jedno veliko pitanje – Kako ispuniti slobodno vreme?Svakodnevno,a naročito u toku godišnjih odmora, praznika, školskih raspusta, ogroman broj ljudi, pogotovu omladine i školaraca ima pred sobom neobavezno vreme. Kakvim sadržajem će ga ispuniti? To podstiče na razmišljanje o problemu slobodnog vremena i razbijanju svakodnevne monotonije. U poimanju slobodnog vremena postoje različita mišljenja. Jedni ga vide kao široku mogućnost ostvarivanja čovekove slobode i bogatim potencijalom za odmor, zabavu i sopstveni razvoj. Drugi, pak, u slobodnom vremenu vide veliku opasnost, posebno u razvijenim društvima u kojima se primećuje tendencija da se slobodno vreme svede na čisti hedonizam i konzumerizam. Za neke je slobodno vreme samo ono vreme koje pojedinac ima naraspolaganju bez ikakve obaveze.No, danas se taj pojam proširuje na „izvanškolsko“ i „neradno“ vreme u kojem pojedinac ima dodatnu priliku da se posveti nečemu što spada u razvojno-kulturni domen, bavljenje sportom, umetnošću, posećivanjem kulturnih događaja, koncerata, sportskih manifestacija i sličnim aktivnostima. Teško je postaviti granice rada i korisnog provođenja vremena i nerada. Da dokolica nije savremen društveni fenomen govore i istorijske činjenice.Savremen način života donosi nove radne navike, novo radno vreme, nove zdravstvene probleme i nove vidove zabave.Kako upozoravaju naučnici, danas se slobodno vreme u odnosu na XIX stoleće povećalo za šest do sedam puta i postalo jedno od bitnih stavki u privatnom i društvenom životu. Više nije problem kako doći do slobodnog vremena, već kako ga ispuniti i sadržajno osmisliti. U nekim zapadnim zemljama već postoji ministarstvo slobodnog vremena čiji je zadatak osmišljavanje kulturnih i rekreativnih sadržaja. U tome posebnu ulogu ima savremeni reklamni inženjering koji igra na iluziju prividnog, idealnog, a pred sobom ima uznemirenog, znatiželjnog i opčinjenog potrošača. Iako raširena industrijska mreža zabavne ponude nudi mnoštvo sadržaja kojim želi ispuniti neradno vreme, postoji velika opasnost da to vreme postane „prazno“ vreme, vreme koje ne odmara već umara, koje ne obogaćuje već osiromašuje. Ono preti posebno mlađoj populaciji.Spontano nam se nameću pitanja - Šta društvo u celini čini na osmišljavanju toga vremena, kako ono ne bi postalo „izgubljeno“? Gde, kako i s kim ljudi provode svoje slobodno vreme? Da bi to vreme bilo kulturno dobro mora biti orijentisano prema razvoju osobe u celini, da slobodno vreme zaista bude obogaćeno humanim, kulturnim vrednostima. Neophodno je to vreme učiniti korisnim i pre svega neuobičajenim i nesvakidašnjim. Mali je broj onih koji planiraju i organizuju svoje slobodno vreme učešćem u kulturno-duhovnim događajima, humanitarnim događajima, radom unutar raznih projekata... To je zato što ljudi konzumiraju ono što im se nudi i koliko im se nudi: dnevne novine, časopise, restorane, turističke agencije, cybersex, komercijalnu kinematografiju, književne žanrove s kioska, igre na sreću, igraonice... spisak je beskrajan. Sve ove stvari imaju jednu poruku – „Zabavljajte se, život je jedan, život je kratak, ne smete propustiti najnoviji hit!“, pa se dolazi do zaključka da je problem u ponudi sadržaja koji su namenjeni ispunjavanju neradnog vremena. Eto, tu industrija specijalnih događaja nalazi svoje mesto i ulogu u društvu. To je nova grana namenjena organizovanju novih, neobičnih, nesvakidašnjih, specijalnih događaja koji iskaču iz stereotipa i nude potpuno novo iskustvo.Ono što izdvaja specijalne događaje od ostalih konzumerističkih sadržaja, je to što izvlače ljude iz monotonije i pružaju im mogućnost da obične stvari učine neobičnim. Specijalni događaji mogu biti namenjeni bilo kom delu populacije (ne samo imućnima umetnicima,ili naučnicima), i mogu se organizovati u bilo kojoj sferi života i rada. Njih možemo okarakterisati kao događaje koji su planirani unapred


- 8 -

osmišljeni sa dobrom organizacijom i moralno i pravno podobni. Motivacija i finansijske mogućnosti glavni su faktori koji osmišljavaju čovekovo slobodno vreme, jer od njih zavisi i kvalitet i izbor sadržaja. Osim ekonomskog statusa, veliku ulogu igra i kulturno-socijalni okvir života i rada. Ovo nisu ograničavajuće okolnosti kada je u pitanju veći broj specijalnih događaja, jer ih ima u svim oblastima, dostupni su svima (izuzev kada su događaji zatvorenog tipa). Naravno ima ih i onih koji nisu namenjeni širokom auditorijumu i koji su iz nekih drugih razloga ili finansijski nepristupačni. Gledano iz ugla firme, specijalni događaji su njena nužnost. Firme teže da svojim korisnicima, potrošačima i klijentima prezentuju nešto spektakularno, novo i originalno kako bi se diferencirale u odnosu na ostale konkurente. U moru propagandnih sredstava teško je predstaviti nešto na sasvim nov i nesvakidašnji način, stereotipni načini postaju monotoni, a „publika“ prezasićena. Tu stupa na scenu industrija specijalnih događaja, gde specijalni događaji odražavaju veličinu, originalnost, kreativnost i kvalitet onoga što predstavljaju.Dakle, intenzivna potreba zaorganizovanjem specijalnih događaja nije nastala slučajno, već usled prezasićenja već postojećim vidovima reklame i promocije i iz potrebe da se firma izdvoji, da se prikaže u novom svetlu, da se ostavi jak utisak na publiku i javno mnjenje.Odgovor na ljudsku potrebu za nečim novim, originalnim, kvalitetnim, sadržajnim i specijalnim daju baš specijalni događaji, a oni mogu imati kulturni, naučni, istraživački, humanitarno-socijalni i zabavni karakter.


- 9 -

4 POJAM SPECIJALNOG DOGAĐAJA Termin „specijalni događaj“ je u početku bio korišćen kako bi opisao „najsrećnije mesto na planeti“. Godine 1955. kada je Volt Dizni otvorio Diznilend u Kaliforniji, zatražio je pomoć od Roberta Džejnija, tadašnjeg PR menadžera Diznilenda, suočivši se sa velikim problemom. Svakog dana u 17h na hiljade ljudi, oko 90% svih posetilaca, napuštalo je park. Problem sa tim masovnim odlaskom je bio u tome što je Voltovo najsrećnije mesto na svetu bilo otvoreno do 22h, svakog dana. To je značilo da park svakog dana po pet sati posluje sa gubitkom, zbog troškova, kao što su plate radnika, komunalne usluge i drugi izdaci. Za rešavanje ovog problema, Džejni je predložio da naprave noćnu paradu, koja bi se zvala „Main street electric parade“. Gomila splavova osvetljenahiljadama malih sijalica, plovila bi noću niz Glavnu ulicu, oduševljavajući hiljade posetilaca, koji bi ostajali da uživaju u spektaklu. Ova tehnika se i danas koristi u svim Dizni parkovima. Prema rečima producenata, ovaj spektakl za rezultat ima milione dolara sa tendencijom povećanja svake godine. Kada su novinari pitali Džejnija kako se zove taj program, odgovorio je: „Specijalni događaj.“ Na pitanje: „Šta je to specijalni događaj?“, dao je možda najjednostavniju i najbolju definiciju specijalnog događaja: „Specijalni događaj je nešto što je drugačije od normalnog dana u životu.“ S obzirom na to da ovaj naziv u sebi ne sadrži stare, latinske ili nazive potekle iz stranog jezika, već dve reči razumljive običnom čoveku, nećemo govoriti o poreklu, već o razlogu upotrebe ovog naziva. Glavna reč u sintagmi je događaj. U Kolinsovom rečniku postoji više definicija za reč događaj, najopštija je:

„Događaj je nešto što se desi ili dešava, pogotovo kada je neobično ili važno.“

Neke definicije kažu da je događaj neki niz dešavanja koji ima početak, trajanje i kraj, dok druge tvrde da se događaj odigrava u trenutku vremena. Ono što možemo zaključiti je da postoji vremenska odrednica. Prema Donaldu Getzu, događaji čine jedan od najuzbudljivijih i najbrže rastućih oblika fenomena koji su zasnovani na dokolici, biznisu i turizmu. Njihova posebna privlačnost potiče iz delimično ograničenog trajanja i prirodne jedinstvenosti, koja ih čini različitim od stalnih aktivnosti i izgrađenih atrakcija. On ih deli na mega, „hallmark“ i glavne događaje. Mega događaj prema veličini i značaju predstavlja onaj događaj koji proizvodi vrlo veliku posećenost, medijsko pokrivanje, prestiž ili ekonomski uticaj za domaću zajednicu ili destinaciju (Olimpijske igre, FIFA WorldCup, svetske izložbe). Njegova reputacija treba da je takva da se taj događaj „mora videti“.„Hallmark“ predstavlja simbol kvaliteta i autentičnosti koji stvara razliku između nekih roba ili se odnosi na upečatljivu karakteristiku. U tom slučaju događaj može da bude „oznaka“ (Hallmark) njegove destinacije, objekta ili organizacije. Izraz „Hallmark Events“ odnosi se na događaje koji postaju poistovećeni sa dušom i etosom grada ili regiona (Wimbledon, Guča). Takvi događaji imaju poseban značaj u smislu tradicije, atraktivnosti, imidža ili publiciteta, koji omogućuju domaćinu, zajednici ili destinaciji ostvarenje konkurentske prednosti. Sve više zajednice ili destinacije uočavaju potrebu za organizovanjem jednog ili više ovakvih događaja, kako bi se obezbedili viši nivoi medijske izloženosti i slikovitog prikazivanja koji pomažu ostvarenju i kreiranju konkurentske prednosti.Na kraju, glavni događaj je po svom obimu i medijskom


- 10 -

interesusposoban da privuče značajan broj posetilaca, veću medijsku pokrivenost i stvori značajnu ekonomsku korist. Adekvatna reč u engleskom jeziku je event. Ta reč, doduše, može da se definiše i na sledeći način:

„Događaj je planirana i organizovana prilika, na primer društveno okupljanje ili sportski meč.“

Ovo je već približnije onome što se podrazumeva pod specijalnim događajem, a akcenat treba staviti na organizaciju koja se spominje u ovoj definiciji.U stvari, jedna od karakteristika koja izdvaja ovu vrstu događaja je neophodno prisustvo organizacije.

„Organizacija predstavlja svrsishodnu zavisnost i povezanost čovekovog rada, sredstava za rad i predmeta rada u procesu stvaranja materijalnih dobara, usluga i obavljanja određenih aktivnosti u službi ostvarenja određenih ciljeva i zadovoljenja određenih društvenih potreba.“

Ovi događaji su specijalni zato što se dešavaju sa namerom, imaju precizno određenu namenu, cilj, organizaciju, zato što su jedinstveni i neponovljivi, a ponajviše zato što imaju poseban (specijalan) značaj za naručioca, odnosno organizatora, koji proizilazi iz očekivanog efekta (poboljšanje prodaje, podizanje ugleda, kulturno prosvetljenje, ...). Specijalni su, zapravo, zato što uz pomoć njih učesnici zadovoljavaju neuobičajene potrebe. Da bi se dala dobra definicija, potrebno je prvo uočiti neke karakteristike ovih događaja:

• postoji cilj koji se može definisati u širokoj oblasti;

• uvek se planira (nikako to nije slučajan događaj);

• definisano je mesto i vreme odvijanja događaja (tačno se zna početak i kraj događaja);

• postoji tim koji je zadužen za organizaciju;

• za realizaciju su potrebna određena sredstva;

• mogu ga organizovati pojedinci i preduzeća;

• neophodna je velika fleksibilnost organizacije;

• mora biti pravno prihvatljiv;

• može biti namenjen bilo kom delu populacije (radnicima, političarima, omladini, deci, starima, muškarcima, ženama, medijskim ličnostima, ...);

• izražena je zavisnost od sponzora;

• veliko je učešće medija;

• doza rizika je povezana sa svakim ovakvim događajem;

• postoji visok nivo kreativnosti;

• postoji multidisciplinarnost u pogledu kadrova neophodnih za realizaciju događaja;

• postoji značajna marketinška podrška;

• imaju relativno kratko trajanje (iako sama organizacija može trajati dugo, sam događaj često ne traje duže od jednog ili dva do tri dana);

• vezan je za industriju slobodnog vremena i industriju zabave (stvari koje su ozbiljne i rizične ne smatraju se specijalnim događajem - na primer, lansiranje spejs-šatla ima gotovo sve odgovarajuće karakteristike ali bi bilo neozbiljno organizovati ga kao specijalni događaj);

• za ovakav događaj je obično vezana doza glamura i spektakularnosti(na primer, izgradnja auto-puta, iako je jedinstvena i neponovljiva, nije specijalni događaj, dok Olimpijske igre jesu).


- 11 -

Na osnovu navedenih karakteristika specijalnog događaja može se dati definicija:

„Specijalni događaj predstavlja skup projektovanih radnji i aktivnosti, da bi se u projektovanom vremenu i mestu, oko zajedničkog razloga okupio projektovani profil i broj učesnika radi ostvarenja zadatih ciljeva.“

Specijalni događaji su značajni deo naših života, iako mi možda ne razmišljamo o njima na taj način. Dodela Oskara, Izbor za pesmu Evrovizije, Tournament of Roses Parade, Mardi Gras, Bostonski Maraton, Kentaki derbi – to su sve događaji koji se organizuju jednom godišnje, a toliko su organizacijski napredovali da su postali deo nacionalne tradicije i poznati su kao spektakli „teški“ više miliona dolara. Neki specijalni događaji jednostavno moraju da budu za pamćenje. Teško je zaboraviti mega uspeh Olimpijskih igara u Pekingu 2008. ili Live Aid koncert posvećen prikupljanju sredstava za siromašne. Ovakvi događaji mogu da privuku pažnju cele zemlje i čitavog sveta, što i čine. Naravno, nisu svi specijalni događaji osmišljeni da privuku tako veliku publiku. Većina njih je osmišljena da zadovolji specifičnu svrhu promocije- za poslovanja koja prodaju proizvode ili usluge, političare koji predstavljaju i nude sebe, asocijacije koje pridobijaju nove članove i institucije koje se nameću u potrazi sa finansijskim sredstvima. Postoji mnogo tipova specijalnih događaja. Sledi lista onih koji su najpopularniji:

• grand openings - velika, svečana otvaranja;

• open houses - otvorene kuće, vrsta udruženja;

• conventions – konvencije;

• sales meetings - sastanci prodaje, ili prodajni sastanci;

• fund raisers - prikupljanje sredstava, prikupljači sredstava;

• holiday events - praznični događaji;

• festivals – festivali;

• celebration banquets – proslave;

• parades – parade;

• charity balls - humanitarni koncerti, balovi;

• picnics – piknici;

• dinner dances - večernje igranke;

• coctail events – kokteli;

• anniversary celebrations - proslave godišnjica;

• theatrical opening events - pozorišne premijere;

• kick-off/opening events - premijerni događaji;

• sporting events and tournaments - sportski događaji i turniri;

• seminars – seminari;

• corporate events - korporativni događaji;

• political events - politički događaji;

• groundbreakings - veliki događaji, ekskluzivni;

• stockholder meetings - sastanci deoničara;

• product presentations - predstavljanje proizvoda;

• concerts – koncerti;

• fairs – sajmovi;

• trade shows - trejd šou, izložbena prodaja;

• spouse programs - bračni programi, venčanja;

• themed galas - tematske večeri;

• hospitality suites - prihvatni centri;

• rallies – okupljanja;

• fashion shows - modni događaji;


- 12 -

• community events - društveni događaji;

• sales events - prodajni događaji;

• employee holiday events - praznične svečanosti za radnike;

• motivational meetings - motivaconi sastanci;

• različite vrste putovanja bilo komercijalnih bilo korporativnih i koncertnih. Statistički pokazatelji govore o tome da se mnogo novcatroši od strane koproracija za promotivne aktivnosti. Zapravo, specijalni događaji su postali važan segment sveukupnog svetskog korporativnog tržišta u smislu poverenja i ulaganja u promotivne aktivnosti kompanije. To se dešava zbog toga što specijalni događaji donose jedinstvenu prednost, onu koju standardne forme advertajzinga i odnosa s javnošću ne mogu da izmere - okupljanje kupca i prodavca u opuštenoj atmosferi koja ukazuje na kvalitete prodavca. Ova, jedan na jedan, direktna komunikacija prodavac-kupac predstavlja događaj od velikog značaja. Ovo omogućava prodavcu da ispriča svoju priču baš onako kako želi da bude ispričana, saslušana i da direktno odgovori na potrebe svojih kupaca. Omogućava mu da usmeri svoja sredstva promocije pravo ka ciljnoj grupaciji. Ljudi koji dođu, ako ništa drugo, tu su zbog toga što su zainteresovani i učinili su određeni napor da budu prisutni. Oni su znatiželjni, odabrani i motivisani. Neki od benefita koji se mogu očekivati od specijalnog događaja su:

• napredovanje poslovanja- bilo da je mereno u procentima porasta prodaje, profitu, broju članova, ili prikupljanju sredstava. Na kraju, prikazaće se u najboljem svetlu visoko motivisanoj i kvalifikovanoj publici;

• prepoznatljivost na tržištu - prepoznavanje omiljenog brenda, na taj način što će se povezati organizacija sa profilisanim i prijatnim događajem;

• publicitet – kada je suština specijalnog događaja medijska pažnja, iz pouzdanih izvora odabrati objektivne vesti;

• lojalnost-kada ciljna publika prihvati gostoprimstvo, prepozna i oseti jedinstveni pristup poslovanju;

• produktivnost zaposlenih – kroz ovakav događaj se povećava kroz sastanke motivacije, a isto tako i kroz dobro poznate društvene i porodično orijentisane događaje, kao što su piknici i proslave u vidu odmora;

• rešavanje problema – problemi se lakše i uočavaju i rešavaju kada je donosilac odluke u opuštenijoj atmosferi i kada su sve linije komunikacije otvorene;

• edukacija i samoaktualizacija –ključna je za mnoge specijalne događaje uključujući sastanke prodaje, prodajne izložbe i seminare;

• profesionalno umrežavanje – prilika za razvijanje poslovnih kontakata sa vršnjacima, kolegama i čak konkurentima.

Specijalni događaj treba da bude neobičan i skup. Događaji kao što su Olimpijske igre ili pak različite vrste muzičkih događaja su za investitore sa dubokim džepom koji su već izračunali svoj povraćaj investicije i koji su obezbedili budžete namenjene promociji koji se mere u milionima dolara. Manje kompanije sa manjim budžetima i skromnijim ciljevima mogu da i sa smanjenim investicijama utiču na stvaranje efektivnog događaja za pamćenje, pogotovo ukoliko se prepuste originalnim idejama i resursima kreativnog profesionalnog organizatora specijalnih događaja.


- 13 -

5 CILJEVI SPECIJALNOG DOGAĐAJA Iako na prvi pogled nije obično jasan, cilj uvek stoji iza specijalnog događaja. Naručilac odnosno organizator bi trebalo da ima (mada često i nije tako) preciznu ideju o efektu koji želi da postigne organizacijom specijalnom događaja. Taj efekat, naravno, nije onaj očigledan, koji dobijaju posetioci-učesnici (zabava, druženje, uzbuđenje), već je često marketinško-ekonomske prirode (povećanje prodaje, rast ugleda firme). Cilj predstavlja željeno stanje koje naručilac događaja želi da dostigne. On odražava aspiracije preduzeća u budućnosti. Formulisani ciljevi nisu isključivo namere ili želje, oni su usmerenje i bitno utiču na budućnost naručioca.Specijalnim događajem mogu se ostvariti poslovni ciljevi, ali je češći slučaj da se njime ostvaruju marketinški ciljevi koji proizilaze iz poslovnih ciljeva.Ciljevi koji se žele potići određenim specijalnim događajem mogu biti strateški ili operativni. Oni su veoma različiti od slučaja do slučaja i zavise od toga šta naručilac želi događajem da postigne. Neki od ciljeva su: da se nešto promoviše, da se posetioci druže i sklapaju prijateljstva, da se ostavi utisak na javno mnjenje, da se poboljša profit, zabava, sticanje ugleda, usade određene vrednosti i stavovi...Koji god od ovih ciljeva da se ostvaruje, najvažnije je da se on jasno i precizno definiše, jer samo takav predstavlja dobru osnovu za organizaciju događaja.Okvir za definisanje je širok, takoreći bez ograničenja. Ne postoji oblast u kojoj se specijalni događaj ne može organizovati. Prilikom naručivanja, odnosno planiranja, cilj se često ostavlja u kvalitativnoj formi ili se određuje „otprilike“ (npr. reklama, da firma bude poznatija, da se čuje za nas) odnosno na visokom nivou apstrakcije.Za većinu naručilaca je to nepotreban zamor, 99% i ne zna šta se podrazumeva pod ciljem, a ipak njegovo precizno definisanje u velikome smanjuje lutanja i neodređenosti u organizaciji. Prema jednoj definiciji, kaže se da:

„Cilj predstavlja nameravano stanje ili situaciju koja se želi dostići u budućnosti na osnovu preduzete planske akcije.“

Mešanje zadatka i cilja je vrlo česta pojava prilikom definisanja. Obično se, pogrešno, cilj poistovećuje sa zadatkom, jer naručilac nije u stanju da razgraniči šta je cilj, a šta su aktivnosti vezane za njegovo ostvarivanje, odnosno zadaci. Tu na scenu stupa organizator koji u ulozi konsultanta pomaže da se napravi ta razlika. Recimo, prilikom organizacije promocije nekog proizvoda, zadatak je predstaviti proizvod i upoznati auditorijum sa njegovim karakteristikama, dok je cilj povećanje tržišnog učešća putem povećanja tražnje za istim. Zadaci proizilaze iz utvrđenih ciljeva. Ciljevi, prema tome, predstavljaju ono što želimo kao konačni rezultat cele akcije, dok su zadaci niz aktivnosti koje treba obaviti da bi se to postiglo. Naručilac specijalnog događaja najpre sebi mora postaviti pitanje, šta želi da postigne tim događajem. Neophodno je da naručilac od polaznih, apstraktnih i nepreciznih ciljeva konkretizuje svoj zahtev.Kada se da odgovor na postavljeno pitanje i kada naručilac konkretizuje ono što želi, tada se stvara osnova od koje se kreće sa organizacijom događaja. Primer – organizacija koktela prilikom otvaranja novog lokala:

zadatak: učiniti da se ljudi osećaju prijatno


- 14 -

i dati im informacije o novom lokalu

podcilj: ljudi se pozitivno izjašnjavaju o koktelu

podcilj: ljudi stiču pozitivno mišljenje o lokalu

podcilj: veći broj ljudi dolazi u lokal

CILJ: ukupan profit se povećava Dakle, nije cilj da se ljudi osećaju prijatno, koliko god to okrutno zvučalo, to je samo sredstvo da se dođe do većeg profita. Zapravo, to je gledište naručioca, ali ako je profit veći i naručilac je zadovoljan. Sada se govori o profitno orijentisanim specijalnim događajima. Postoje, na primer, humanitarne akcije gde nije taj slučaj, što će se videti kod podele ciljeva. Ova podela može pomoći i naručiocu da se pronađe u njoj. Cilj, dakle, može biti:

1) ekonomski (povećanje tržišnog udela, profita, snižavanje troškova); 2) političko-socijalni (poboljšanje političke pozicije, poboljšanje životnog

standarda, smanjenje nezadovoljstva, poboljšanje zaposlenosti); 3) etički (podizanje kulturne svesti naroda, davanje pomoći ugroženima, svi ciljevi

ekološke prirode); 4) lična satisfakcija naručioca (slavlja, okupljanja, jubileji) - ovde često dolazi do

mešanja zadatka i cilja. Kada je preduzeće na strani naručioca, onda je pitanje određivanja cilja nešto jednostavnije. Taj cilj mora da odgovara nekom od ciljeva definisanih njihovom poslovnom politikom, pa onda samo ostaje da se izaberu sredstva za njegovu realizaciju, i to pod uslovom da firma uopšte i ima precizno definisane ciljeve, što na žalost nije situacija u našoj praksi, pogotovo kod malih i srednjih preduzeća. Postoji nekoliko situacija koje se pojavljuju u praksi, a vezane su za definisanje cilja. U svakoj od njih odnos naručilac-organizator je različit, pa zahteva određeno vreme, dodatne troškove i povećani napor. Prva i najbolja situacija je da kad naručilac dođe saunapred definisanim ciljem i insistira na njegovom sprovođenju. Tada se odmah prelazi na razmatranje ideje za realizaciju. Ta situacija je prisutna onda kada specijalni događaji pređu u naviku nekoj firmi, onda kada firma svojim planovima predvidi ovakve događaje i unapred izdvoji sredstva koja namerava da uloži u njih. U ovom slučaju firma svoje ciljeve definisane u strateškom i operativnim planovima samo realizuje kroz specijalne događaje. Ovakve firme imaju najbolji odnos prema specijalnim događajima, jer shvataju koliki značaj oni imaju za njih. Sledeća situacija je da naručilac samo okvirno zna šta želi da postigne specijalnim događajem. Ovde organizator mora pažljivo da ispita naručioca kako bi utvrdio šta ovaj zaista želi. Nije tako jednostavno da se apstraktna misao kao što je „da se čuje za nas“ svede na nešto konkretno. Zato je neophodna uska saradnja obe strane da bi se cilj jasno i precizno definisao. Uobičajena je i situacija da se firma prvi put usuđuje da naruči ovakav događaj, pa još nije sigurna u njegovu dobrobit i shodno tome nezna šta hoće njime da postigne.


- 15 -

Često firme ne uviđaju značaj ovakvih događaja, smatraju da su oni bacanje novca u prazno, pa se odluče za njih tek kad ih konkurenti primoraju da uvedu neku novinu. Ova situacija zahteva dodatni napor i vreme organizatora,te shodno tome povećava i troškove. Organizator tada dodatno naplaćuje savete i konsultacije u vezi sa ciljem. Zato je najbolje najpre definisati želju, pa tek onda obratiti se firmi koja će to organizovati. Najteža je situacija kada naručilac želi događaj kako bi odgovorio na događaj konkurentske firme. Slična situacija je kada naručilac dođe i traži od organizatora čudo, tj. da ovaj izvede nešto što još niko nije video. Naravno, pritom nema pojma šta želi time da postigne. Ovo je najviši nivo apstrakcije, pa je i najteže doći do srži. Tada se pristupa analizi poslovanja naručioca, njegovih postignutih rezultata, marketinških poteza u bliskoj budućnosti, kao i u prošlosti, kako njega, tako i njegovih konkurenata. Nije neophodno sprovesti sve ove analize, već izabrati one koje će najbolje iskristalisati odgovor na pitanje: „Kakvo je to unapređenje potrebno firmi?“ Drugim rečima, nakon tih analiza postaje jasno šta treba preduzeti da bi se pozicija firme popravila, da bi se pridobili novi kupci/korisnici, da bi se zadržala privrženost firmi, da bi se uveo novi proizvod na tržište ili povećala tražnja. Sve ovo su mogući ciljevi koje firma želi da ostvari, ali ne ume da ih uvidi ili iskaže. Ovde organizator u saradnji sa naručiocem definiše cilj, koji je na početku bio „u vazduhu“. Ovakve situacije zahtevaju veliko angažovanje organizatora i pre same organizacije i oduzimaju dodatno vreme te samim tim i dodatno povećanje cene događaja.


- 16 -

6 DEFINISANJE CILJNE GRUPE I „RAĐANJE" IDEJE Definisanje ciljne grupe usko je povezano sa definisanjem cilja. Utvrđivanje ciljne grupe predstavlja utvrđivanje segmenta populacije kome je događaj namenjen. To može biti bilo koji segment tržišta (npr. omladina, žene, naučnici iz određene oblasti, umetnici, ...). Definisanjem cilja specijalnog događaja faktički je definisana i ciljna grupa na koju treba događaj usmeriti. Kada se naručilac pojavljuje sa nepreciznim ili nedefinisanim ciljem, onda ni on ne zna koja je njegova ciljna grupa. Međutim, postoji i obrnuta situacija, kada on ne zna šta mu je cilj, ali zna kojoj grupi će nameniti događaj. Postoji nekoliko uticajnih faktora prilikom određivanja ciljne grupe, a to su:

• veličina i tip događaja;

• namena događaja;

• zahtevi naručioca.

To što je utvrđena ciljna grupa, ne znači da je posao završen. Zapravo, tada je tek utvrđen objekat posmatranja. Sledeće što treba preduzeti je prikupljanje odgovarajućih informacija o „meti“. Specifičnosti događaja definišu spektar informacija koje treba pribaviti. Na ovom mestu kreativnost najviše dolazi do izražaja. Kada je cilj poznat, javlja se pitanje kako ga ostvariti. Za ovaj deo organizator najčešće angažuje saradnike sa strane. Jedino firme kojima je osnovna delatnost organizacija specijalnih događaja, imaju u stalnom radnom odnosu odgovarajuće kadrove za efikasnu ralizaciju ideje. Na scenu stupaju psiholozi, umetnici, istraživači tržišta i sl. Ovde je uska saradnja između naručioca i ovih kadrova kako bi se usvojili predlozi i ispoštvala volja naručioca, a ideja prošla kroz filter stručnjaka. Najbitnija je originalnost i da je u pitanju nešto novo. Naravno, prilikom definisanja ideje neophodno je prethodno izvršiti ispitivanje određenih faktora, koji mogu biti odlučujući za uspešnost događaja, a treba imati na umu naročito:

• želje naručioca;

• karakteristike ciljne grupe (kojoj je događaj namenjen);

• mentalitet sredine u kojoj se organizuje;

• moralne i pravne aspekte ideje;

• veličinu budžeta;

• vrednosti koje vladaju u društvu;

• mogućnosti organizatora;

• prethodno iskustvo (sopstveno i tuđe).

Ovo su, dakle, uticajni faktori koje treba razmotriti i koji predstavljaju okvir u kome se ideja može razviti. I pored ovih, uslovno rečeno, ograničenja, sloboda u razvoju ideja je i dalje velika. Analizirajući proces pripreme realizacije jednog specijalnog događaja, pre svega sa stanovišta izrade potrebnih studija, može se konstatovati da ovaj proces obuhvata:

• izradu prethodne studije opravdanosti;

• izradu studije opravdanosti;

• pribavljanje neophodne dokumentacije. Početna istraživanja i analize treba da imaju globalni karakter, u njima ne treba zalaziti u detalje, već uočiti samo najvažnije karakteristike svakog elementa. Takva analiza naziva se prethodnom studijom opravdanosti. U literaturi se kao sinonim može naći i izraz predinvesticiona studija, ali on ovde nije prikladan, jer specijalni događaj nije obavezno i investicija, pre svega zbog toga što investicija obično podrazumeva profit kao krajnji efekat, a to ovde nije uvek slučaj.


- 17 -

Izrada prethodne studije opravdanosti se obavlja radi prethodnog sagledavanja i ocene opravdanosti daljeg ulaženja u proces realizacije projekta, tj. izradu plana projekta, koji omogućava donošenje konačne odluke o realizaciji. Ova vrsta analize sadrži sve neophodne elemente koji bi ušli u ocenu opravdanosti investiranja u neki projekat. To su pre svega tržišna analiza, zatim analiza mogućih idejnih rešenja, organizaciono-kadrovska i ekonomsko-finansijska analiza. U određenim slučajevima, zavisno od vrste specijalnog događaja, moguće je prethodno navedeni spisak osnovnih elemenata znatno proširiti. U tom slučaju prethodna studija opravdanosti, pored navedenih faktora, može obuhvatiti i analizu lokacije, ekološke aspekte i sl. Prethodna studija opravdanosti treba da sadrži osnovne delove koji su slični onima koji će se kasnije pojaviti u glavnoj studiji opravdanosti. To su, dakle:

• analiza tržišta;

• analiza mogućnosti organizatora;

• organizaciono-kadrovska analiza;

• ocena studije. Ako prethodna studija opravdanosti pokaže da je projekat opravdan, ide se na detaljnu razradu svih njenih elemenata u vidu studije opravdanosti događaja. Detaljno razmatranje procesa pripreme realizacije jednog specijalnog događaja i iznalaženje odgovarajućih rešenja je od ključnog značaja za valjano upravljanje i efikasnu realizaciju događaja. Dobra priprema je prvi garant efikasne realizacije specijalnog događaja. Jedna od najznačajnijih aktivnosti, u okviru pripreme realizacije specijalnog događaja je upravo izrada studije opravdanosti. Izrada studije opravdanosti vrši se u fazi planiranja i pripreme realizacije projekta i na osnovu ove studije vrši se donošenje odluke, što predstavlja ključan momenat u pripremi realizacije događaja. Ona je veoma složena jer obrađuje sve aspekte projekta i obuhvata značajan broj istraživanja, analiza, posebnih studija i idejnih rešenja. Što se tiče sadržine ove studije, ona ima određenu strukturu koja odgovara svakom tipu specijalnog događaja. Studijom se obuhvataju, analiziraju i razrađuju: ekonomski, moralni, marketinški, pravni, društveni, ekološki i drugi faktori od značaja. Da bi se pristupilo konkretnoj izradi studije opravdanosti, koja predstavlja dosta složen i što se tiče obuhvaćenih područja raznovrsna, potrebno je prikupiti i obraditi veliki broj podataka, odnosno izvršiti određeni broj istraživanja i analiza, čiji će rezultati biti podloga. U najznačajnije analize koje će ovde biti posebno obuhvaćene, spadaju svi oni elementi kao i kod prethodne studije opravdanosti, samo detaljno razrađeni. Za događaje koji su manje složeni i koji se ne sastoje iz velikog broja manjih događaja ili događaje za koje preduzeće ima već standardnu proceduru realizacije nije potrebno raditi prethodnu studiju opravdanosti, već se odmah prelazi na izradu studije opravdanosti. Ovim se štede vreme, energija i sredstva.


- 18 -

7 PLANIRANJE SPECIJALNOG DOGAĐAJA Specijalni događaj se nikada ne odvija slučajno, već uvek planski i sa unapred definisanim ciljem i idejom za njegovo dostizanje.Planiranje predstavlja proces donošenja odluka o tome šta će se raditi u budućnosti, a na bazi temeljne procene odgovarajućih parametara. Proces planiranja znači postavljanje jasnog, razumljivog, merljivog cilja, osmišljavanje i izbor pravca delovanja i načina ostvarenja postavljenog cilja, i uvek je praćeno rizikom i nesigurnošću, jer se odluke donose na osnovu raspoloživih podataka danas, za događaj koji će se odigrati u budućnosti.Kada se konkretizuje i precizno definiše cilj, tada se prelazina sastavljanje plana za organizaciju i realizaciju događaja.Moćna preduzeća koja drže do sebe, specijalne događaje učvršćuju u godišnje planove. Da specijalni događaji imaju važno mesto u poslovanju firme dokazuje i to da su ti događaji unapred predviđeni i isplanirani i da su za njih izdvojena sredstva.Firma na ove događaje gleda kao na sredstvo za postizanje visoke reputacije na tržištu i usađivanje privrženosti kod potrošača/korisnika. Ona ih učvršćuje u operativne i tekuće planove, kao stavku koja je sastavni deo poslovanja.Pošto su događaji okvirno planom predviđeni samo se pre njihove realizacije detaljnije definišu određena pitanja i kreće se sa organizacijom i realizacijom.Pored ovih događaja za koje se okvirno zna da će nastupiti u toku poslovne godine, postoje i oni koji nisu predviđeni planovima, već nastaju ad hoc, kao odgovor na određena dešavanja na tržištu. Ovi se događaji planiraju, takoreći, danas za sutra i tu je situacija složenija, jer se mora brzo i efikasno reagovati. Planom specijalnog događaja kao i svakim drugim planom definisane su sledeće stavke:

• cilj koji se želi postići;

• ciljna grupa kojoj je događaj namenjen;

• osnovni podaci o događaju (datum, mikro i makro lokacija);

• specifikacija potrebnih finansijskih i materijalnih sredstava;

• kvalitet i kvantitet potrebnih kadrova;

• sadržaj i redosled odigravanja događaja;

• potrebne dozvole i odobrenja za odvijanje događaja;

• vid marketinške podrške događaju;

• mogući sponzori događaja;

• moguće medijske kuće koje bi eventualno pratile događaj;

• ostalo.

7.1 Tehnike i sredstva za planiranje SD

U fazi planiranja SD mogu se koristiti razne tehnike i sredstva za prezentaciju informacija: klijentima, zaposlenim, publici, sponzorima i sl. Sredstva koja se u tu svrhu koriste su univerzalna sredstva koja se koriste i u raznim drugim prilikama i aktivnostima. Prilikom planiranja SD najčešće se koriste: mape i makete, Gantogram, organizacione šeme, rasporedi i kontrolne liste.

7.1.1 Mape i makete

Mape su praktičan način predstavljanja događaja, posebno ljudima koji su zaduženi za uređenje lokacije. Među onima koji su uključeni u događaj mogu biti:


- 19 -

• građevinski radnici ili dizajneri

• kooperanti za telekomunikacije i struju

• ekipe za hitne slučajeve

• voditelj programa

• umetnici, zabavljači i izlagači

• publika na događaju. Za crtanje mapa, danas su na raspolaganju mnogi specijalizovani softveri, ali se isto tako mogu koristiti i opšti softveri za generisanje slika.

Makete su

takođe vrlo korisne, jer je za neke učesnike važno da stvari budu prikazane u trodimenzionalnom prostoru. Maketa može pomoći u mnogim aspektima organizacije događaja, kao što je na primer kontrola masa. Pomoću trodimenzionalnog modela lakše je uočiti uska grla i druge potencijalne probleme. Većina računarskih programa takođe može prezentovati informacije na takav način, što organizatoru omogućava anticipiranje svih problema vezanih za dizajn i implementaciju.

7.1.2 Gantogram

Gantov dijagram se najčešće koristi u ranoj fazi planiranja i u razdoblju pre samog događaja. Na ovoj vrsti grafikona u gornjem zaglavlju tabele se nalaze datumi, dok se po redovima nalaze aktivnosti koje treba izvršiti. Trajanje svakog zadatka se obeležava blokovima čija veličina zavisi od dužine aktivnosti. Prednost ove vrste grafikona je u tome što jasno pokazuje međuzavisnost zadatka. Na primer, nakon što se u tabelu unese proces regrutovanja, uvođenja, edukacije i rasporeda zaposlenih potrebnih za određen događaj, može se uvideti da proces regrutovanja mora početi ranije nego što je planirano, kako bi zaposleni bili spremni za „veliki dan“. Identifikacija kritičnog puta, odnosno onih delova plana koji su neophodni za uspešan ishod i stoga imaju visoki prioritet, predstavlja dodatni aspekt planiranja. Ako na primer postoji dogovor sa sponzorima, on se mora finalizirati pre nego što se započne rad na štampanim ili promotivnim materijalima, budući da sponzori moraju odobriti korišćenje svog logotipa. Ako se jedan sponzor povuče iz dogovora, ta će promena imati uticaj na štampanje materijala, što će uticati i na promotivne aktivnosti i prodaju ulaznica. Za izradu Gantovog dijagrama takođe postoje mnogi računarski softveri. Gantov dijagram treba ići u detalje onoliko koliko je to potrebno za korisnike kojima je namenjen. Treba uzeti u obzir i činjenicu da su promene sastavni deo planiranja događaja i da ćemo morati napraviti značajne promene koje će sve grafikone učiniti neupotrebljivima. Iskusni organizator promena će znati da nivo detaljnosti planiranja prilagodi korisnicima, kako bi svima bile jasne njihove uloge i zaduženja, a da istovremeno u određenoj meri budu spremni na promene.


- 20 -

7.1.3 Raspored

Raspored je neizostavno sredstvo za većinu organizatora događaja. To je program, odnosno popis redosleda događanja. U preliminarnim fazama planiranja raspored je vrlo jednostavan, pa se tačno vreme određuje samo za određene elemente događaja. Ovaj pregled postupka sastavni je deo informisanja o konceptu događaja. Međutim, kako planiranje napreduje, raspored postaje još detaljniji sa još više elemenata, na primer definisanim vremenima za tehničko osoblje, zabavljače i sl. Najdetaljniji raspored aktivnosti u kome se nalaze informacije koje svima određuju uloge i trenutak akcije naziva se scenario. Rasporedi su važan instrument za sve interesne grupe i učesnike, od tima koji upravlja objektom do kooperanata.

7.1.4 Organizacione šeme

Organizacione šeme su još jedno važno sredstvo koje se koristi prilikom planiranja događaja. Nakon što su svi zadaci izdiferencirani i logički grupisani, potrebe za ljudima koji će realizovati te zadatke postaju mnogo jasnije. Grupe zadataka i pozicije pojedinaca se mogu prikazati na organizacionoj šemi.

7.1.5 Kontrolne liste

Kontrolne liste su nezamenljive na najdetaljnijem nivou planiranja. To su kontrolna sredstva koja osiguravaju da osoba koja izvršava određene zadatke ne zaboravi ni jedan detalj. Na primer, prilikom provere opreme za gašenje požara i izlaza u slučaju opasnosti, posebno je važno držati se zadatog popisa i nakon izvršenja ga potpisati. To je deo procesa vođenja evidencija, čiji cilj nije samo sprečavanje potencijalnih problema, već i smanjenje rizika od pravnih problema, ako nešto krene po zlu. Detaljni i pravilno implementirani planovi posetiocima pružaju sigurnost, organizacionom timu omogućavaju efikasnije obavljanje poslova i povećavaju verovatnoću ostvarivanja ciljeva događaja. Ime Današnji datum i vreme

Zadatak Provereno

Komentar Potreba za dodatom proverom

Opremljenost pribora za prvu pomoć Ispravne oznake na zapaljivim materijalima Aparat za gašenje požara je na vidljivom mestu, bez prepreka Proizvodi za čišćenje su ispravno označeni i skladišteni Svi električni aparati su ispitani i označeni u poslednjih 6 meseci Produžni kablovi su provereni i označeni u poslednjih 3 meseca Produžni kablovi preko prolaza ne predstavljaju opasnost Kutije, otpad itd ne zaklanjaju pristup izlazima niti opremi za gašenje požara Ventil za plin je vidljiv i dostupan


- 21 -

7.2 Protokol

Izraz „protokol“ je reč grčkog porekla i znači lepak (grč. protos). Protokol je uobičajena praksa koja je davno prihvaćena i dugo je u primeni prilikom rada i susreta s ljudima. Protokol odražava međusobno poštovanje i obzir zbog čega je posebno važan prilikom susreta zvaničnika iz različitih zemalja. Pored toga, protokol obuhvata verske i kulturne običaje. Protokolom je obuhvaćen i ispravan način oslovljavanja zvaničnika i način odevanja za određeno događanje. Njime je određen i raspored sedenja gostiju na večeri i način isticanja državne zastave.

7.2.1 Oslovljavanje

Kako ćemo nekoga oslovljavati zavisi od doba starosti, relacije muškarac-žena, hijerarhijskih i drugih odnosa. Pravila su sledeća:

• Prilikom upoznavanja, obraćanje ide sledećim redosledom: "Gospodin Petrović...", "Gospođa Tomić...", pri čemu je prvo predstavljena muška osoba ženskoj, kao i mlađa starijoj. U slučaju da starija osoba (po hijerarhiji, godinama ili osoba ženskog pola) predloži, može se preći na oslovljavanje ličnim imenom, npr. "Gospođa Jelena...", ili s posebnom dozvolom, samo ličnim imenom.

• U profesionalnim institucijama, sa jasno izraženom hijerarhijom, za oslovljavanje koristi se zanimanje ili funkcija, npr. "Gospodine direktore...", ili ukoliko je osoba mlađa, samo sa "Direktore...".

• Etikecija i protokol nalažu da se diplomate i članovi vlade oslovljavaju na sledeći način: "Gospodine ministre...", "Gospodine ambasadore..." ili "Vaša ekselencijo...".

• Za obraćanje crkvenim velikodostojnicima može se obratiti sa "Oče..." ili "Vaša svetosti...".

• Članovima kraljevske porodice obraća se sa: "Vaše veličanstvo..." ili "Vaše visočanstvo...".

• U zemljama u kojima postoje plemićke titule, one se koriste za oslovljavanje, npr. "Grofice Volkanovska...".

• Pri obraćanju velikom skupu koristi se "Dame i gospodo" ili "Gospođe i gospodo".

• Na skupovima posvećenim jednoj profesiji prisutnima se obraća sa "Poštovane koleginice i kolege" ili pojedincu "Kolega..."

• Poslovni partneri se oslovljavaju po prezimenu uz navođenje gospodin (gospođa, gospođica).

• Koristi se zamenica VI.

• U poslovnoj korespondenciji, ukoliko se pismo upućuje nekom licu prvi put, počinje sa "Poštovani gospodine / gospođo, ili "Poštovana gospođo Milić,". U slučaju obraćanja instituciji ili osobi čije ime se ne zna koristi se samo "Poštovani,". Kada se radi o već vođenoj prepisci, može se pisati: "Poštovani gospodine Petroviću..." ili "Gospodine Petroviću...". U cirkularnom pismu može se koristiti "Poštovane kolege..." ili "Poštovani prijatelji...".

• Tituliranje se može vršiti po funkciji koju neko obavlja ili stepenu stručne spreme. Način oslovljavanja titulom često je u upotrebi, posebno kada se obraća osobama sa specifičnim znanjem, tako da se često njima i obraća sa "Profesore" ili "Doktore" iako se zna lično ime.

Ako događaju prisustvuju visoko rangirane osobe iz inostranstva, organizator događaja mora stupiti u kontakt s njihovom ambasadom kako bi se obavestio o redu najavljivanja i titulama koje valja koristiti.


- 22 -

7.2.2 Oblačenje za specijalne događaje

Odgovarajuća odeća za posebna događanja bi trebala biti navedena na pozivnicama. Službena dnevna događanja podrazumevaju poslovnu odeću ili smoking ili ponekad frak za formalna večernja događanja. Kartice sa imenima bi trebalo nositi na desnoj strani, kako bi bile vidljive prilikom rukovanja.

7.2.3 Protokol za govornike

Govornici bi morali unapred biti obavešteni i imati popis svih gostiju koje moraju pozdraviti i to redom prvenstva. Vreme i trajanje govora mora se dogovoriti sa govornicima pre događanja i uskladiti sa ostalim aktivnostima (na primer sa kuvarom, kako bi jelo bilo spremno na vreme i kako ne bi govornike ometalo sa serviranjem hrane).

7.2.4 Protokol sedenja

Organizator mora poštovati pravila za raspored sedenja na događajima kao što su dodele nagrada i gala večere. Nije lako odrediti ko bi gde trebalo sedeti. Prvenstvo za stolom može uvrediti i ako se radi o porodičnoj večeri i večeri za diplomate. U određivanju rasporeda sedenja od pomoći može biti priručnik za raspored sedenja i protokol. Prvi korak je određivanje ranga položaja. Nakon toga preostaje raspoređivanje ljudi oko stolova. Postoji nekoliko jednostavnih pravila koje se mogu primeniti u većini slučajeva:

1. Ako postoji samo jedan sto, domaćin i domaćica obično sede na suprotnim krajevima

ili na sredini stola jedan naspram drugog. Ako je potrebno više stolova, domaćin i

domaćica mogu sedeti za različitim stolovima, kada možemo imati i „pomoćnog“

domaćina i domaćicu.

2. Muškarac sa najvišim rangom po pravilu sedi desno od domaćice. Supruga muškarca

sa najvišim rangom ili sama žena sa najvišim rangom sedi domaćinu sa desne strane.

Drugi muškarac po rangu sedi domaćici sa leve strane. Raspored bi trebao biti takav

da ni dve žene ni dva muškarca ne sede jedan do drugoga.

3. Pravilo koje ima zanimljive psihološke implikacije glasi da bračni parovi nikada ne

smeju da sede jedan do drugoga, dok verenici trebaju sedeti jedan do drugoga, kad

god je to moguće.

Gosti trebaju da budu smešteni tako da budu podstaknuti prijatni razgovori i da se olakša hranjenje manje dece. To znači da roditelji ne smeju biti smešteni u ugao iz kojeg će teško izaći ako bude trebalo rešavati probleme koje su prouzrokovali njivi klinci. Iako se pravila sedenja čine malo uštogljena, ona obično omogućavaju ljudima da se osećaju ugodnije. Ljudi vole znati gde domaćin želi da oni sede i vrlo često pitaju da li je mesto koje su odabrali u redu. Kako god odlučili, prilikom izrade rasporeda sedenja budite pažljivi, budući da to na većim večerama može biti prilično važno.

7.2.5 Verski i kulturni protokol

Većina verskih i kulturnih obreda podrazumeva određene formalnosti, iako ih klijenti nekada poštuju, a nekada ne. Zbog toga će se od organizatora događaja nekada tražiti pomoć u vezi sa protokolom za takvo događanje ili savet ukoliko klijent želi nešto opušteniji pristup. U nastavku su navedeni primeri običaja povezanih sa obredima venčanja iz različitih delova sveta.


- 23 -

Venčanja u Srbiji možemo različito da okarakterišemo, ali najveći procenat je onih tradicionalnih okupljanja tim povodom, uz pregršt najčešće pravoslavnih običaja. Toj prilici se neretko posvećuje i čitava 3 dana za sam događaj, a pripreme za isti traju mesecima. Običaji koji su u velikoj meri prisutni se razlikuju od područja i često se kaže da svako selo ima svoje običaje. Neki od običaja i rituala u Srbiji su: bacanje sita, bidermajer, gađanje jabuke, kupovina mlade itd. Etiopija. Procedura venčanja počinje tako što mladoženje pošalju predstavnika koji predlaže brak između zainteresovanih. Potom zakazuju sastanak i donose odluku o braku koji je predložen. Na dan venčanja, mladoženja i tri ili četiri kuma odlaze do mladine kuće. U kući, mladina porodica i prijatelji imaju običaj da blokiraju ulaz u kuću. Prijatelji moraju da pevaju glasno i jako kako bi ih primorali da ih puste u kuću. Prvi kum drži parfeme i prska celu unutrašnjost kuće. Mladina porodica peva pesme iz njihovih krajeva. Kenija. Na venčanju, mladin otac pljune u mladinu kosu i grudi kao znak blagoslova i tek potom ona odlazi peške sa svojim mužem u novi dom ne okrećući se, jer postoji verovanje da će, ukoliko se okrene da se pretvori u kamen. Ovo može da bude veoma tužno iskustvo za mladu koja sa svojih 13-16 godina može da dugo hoda do svoj nove kuće. Ponekad žena iz mladoženjine porodice će čak napasti i vređati mladu jer je to običaj koji tera malere i lošu sreću. Namibija. Narod Himba u Namibiji kidnapuju mladu pre venčanja, oblače je u kožnu venčanicu. Posle ovoga je dovode u kuću gde joj porodica govori koje će biti njene dužnosti kao žene i tada je namažu mašću. Na ovaj način se pokazuje da je prihvaćena u porodici. Niger. Narod Wodabee u Nigeru privlače svoje rođake za brak. Rođak nosi snažne amajlije koje predstavljaju njihovu izražajnu atraktivnost za devojke. Oni često imaju poligamne brakove koje im ugovaraju roditelji kada je par još u dobu detinjstva, ili takođe mogu da se venčaju iz ljubavi i privlačnosti. Mladoženjina porodica daje cenu za mladu mladinoj porodici i onda se oni venčaju. Mlada ostaje kod svog muža dok ne zatrudni, nakon čega se vraća u roditeljsku kuću gde ostaje naredne tri ili četiri godine. Bebu na svet donosi u roditeljskoj kući. Nigerija. U Nigeriji na zapadnom delu Afrike, muž nikada ne koristi ime žene. Samo rođacima i sopstvenoj deci je dozvoljeno da koriste ime koje joj je otac dao i to mogu samo nevenčane devojke. Umesto svog imena, u tom slučaju mladoženja mora da koristi ime mladinog oca kada oslovljava mladu. Uoči venčanja igra se i peva i na taj način to obično kombinuju sa velikom gozbom. Mladu čuvaju u posebnoj prostoriji u kojoj ostaje dok je ne puste unutra. Ali prvo svaki gost mora da dobije pile i duvan i tek onda izlazi mlada i proglašava zaključen brak. Naredni dan kolje se koza za mladu i njena krv se poliva na prag kuće i mladina majka pita svoju ćerku da li je zadovoljna mladoženjom. Nakon ovog plesa, ponovo se oglašavaju bubnjevi koji zovu goste da dođu i daju mladi novčić da bi joj videli lice i još jedan novčić da bi dotakli njeno telo.

7.2.6 Protokol za sportska događanja

Za sportska događanja postoje brojne formalnosti, među kojima su dodela trofeja ili medalja na ceremoniji koja se održava odmah nakon završetka takmičenja. Kod timskih sportova, uobičajeno je da novinari intervjuišu kapitena koja je osvojila drugo mesto, dok se čeka najava pobednika. Međutim, različiti sportovi imaju različite običaje. Na primer, na automobilsitičkim trkama pobednik šampanjcem prska gledaoce, nakon čega se organizuje konferencija za medije na kojoj su prisutni i sede prvo plasirani vozači. Kod brojnih drugih sportova intervjui se održavaju u svlačionicama.


- 24 -

8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAĐAJA Tim predstavlja odabran sastav ljudi koji međusobnom saradnjom obavljaju aktivnosti na organizaciji i realizaciji zajedničkog cilja, na čelu sa vođom tima.Postojanje posebnog tima za organizaciju specijalnog događaja ukazuje na njegovu složenost.Ovi događaji baš zbog svoje kreativnosti, spektakularnosti iskaču iz svakidašnje šeme organizacije. Zbog karakterističnosti ove vrste događaja stalni tim koji postoji u preduzeću i koji je zadužen za marketing nije u mogućnosti da organizuje događaj ovog tipa. Njihova jedinstvenost ukazuje na neophodnost formiranja posebnog tima koji će se baviti organizacijom, jer svaki događaj zahteva posebnu kadrovskustrukturu i posebne akcije koje treba preduzeti. Ono što je svojstveno timu za bilo koji događaj je da ima svog vođu, dok sastav ostalih članova nije definisan, već se tim sastavlja od stručnjaka koje sam događaj iziskuje. Naravno, za specijalne događaje istog tipa timovi su relativno iste strukture uz dodatak članova koji će udovoljiti specifičnim zahtevima događaja.Broj članova nije određen. Odnosi i veze u timu zavise od više faktora, a to su:

• specifičnost događaja;

• veličina događaja;

• činjenica da organizator ima u svojoj firmi stalni kadar za pojedine poslove, ili ga mora angažovati sa strane;

• složenost događaja. Ako događaj zahteva specifičan kadar do koga je teško doći, tada se najpre raspiše konkurs sa određenim performansama koje kadar treba da poseduje i vrši izbor najkvalitetnijeg stručnjaka. U ovoj situaciji tim je sastavljen od članova koji se međusobno ne poznaju, po prvi put rade zajedno. Na početku saradnje uvek je potreban period upoznavanja i uspostavljanja stavova. Odgovornost za svoj rad snose sami članovi, a dužni su da rukovodiocu projekta podnose izveštaje i da se dogovaraju sa njim. Oni ovde imaju veliku slobodu u svom radu. Članovi tima imaju samo jednog nadređenog. Svi komuniciraju sa rukovodiocem, dok je međusobna komunikacija zastupljena samo po potrebi.Kada je događaj složen, obiman i sastavljen od više manjih događaja tada je već neophodna složenija organizaciona struktura. Posebnu pažnju treba obratiti na povezanost izbora rukovodioca specijalnog događaja i opredeljivanje za određenu formu organizacije, pošto od ovlašćenja i odgovornosti rukovodioca događaja često zavisi i organizacija za upravljanje događajem. Generalno gledano rukovodilac projekta (događaja) je čovek zadužen da događaj dovede do završetka. On ne radi na izvođenju događaja, već vodi računa da se sve odvija kako treba, rukovodi timom i ima zadatak da koordinacijom učesnika i vođenjem poslova sprovede događaj na najbolji način.Rukovodilac projekta je centralna figura događaja, osoba koja je zadužena i odgovorna za efikasnu realizaciju zadataka ipostizanje planiranih ciljeva. Ontreba da radi na povezivanju i koordinaciji svih učesnika u projektu, kao i povezivanju učesnika i rešavanju odnosa između naručioca, članova projektnog tima i pojedinih kadrova angažovanih sa strane, i zadužen je za održavanje opšteg cilja događaja, odnosno da povezuje pojedinačne ciljeve pojedinih učesnika u realizaciji. Za efikasno upravljanje organizacijom specijalnog događaja od izuzetne je važnosti pored rukovodioca i sastav, način rada i zadaci projektnog tima, kao ekipe ljudi koja zajedno sa rukovodiocem neposredno radi na upravljanju projektom. Projektni tim čini grupa eksperata, specijalista za određene oblasti. To su pojedinci koji su već ranije stekli potrebna znanja i iskustva i koji sa stečenim statusom ulaze u tim.


- 25 -

Izbor članova tima je veoma složen zadatak koji zavisi od mnogih faktora i to: 1) izabranog organizacionog modela–time se zapravo bira stepen krutosti

organizacije, a samim tim i fleksibilnost prilikom izbora tima. Ukoliko je uspostavljena linijska organizacija, tim će biti poprilično stalan, dok se kod projektne organizacije pravi novi tim za svaki događaj;

2) veličina događaja -ako se radi o događaju koji se pravi za privatne krugove i očekuje se mala poseta, velika je verovatnoća da neće biti ni potrebe za sastavljanjem posebnog tima. Eventualno može biti angažovan stručnjak sa strane. Za masovne događaje mora se angažovati veliki broj ljudi različitih struka kako bi se zamišljeni sadržaj u potpunosti realizovao;

3) važnosti događaja -događaju može prisustvovati i troje ljudi, ali on može biti od državnog značaja. Postoje masovne manifestacije koje ne izazivaju velike posledice. Skala važnosti je ipak obično u skladu sa veličinom događaja. Ovaj aspekat se ne odražava toliko na brojnost koliko na zahtevanu stručnost članova tima;

4) vrste događaja - iz kojih će oblasti biti angažovani stručnjaci zavisi najviše upravo od ovog faktora;

5) složenosti događaja - zavisi direktno od prethodne karakteristike i određena je količinom elemenata koji čine sadržaj događaja;

6) zahtevnosti naručioca–„veži konja gde gazda kaže“. Naravno, veću zahtevnost mora obavezno pratiti i veća materijalna nadoknada.

Prvo što se treba uraditi je napraviti specifikaciju ljudi koji bi ušli u sastav tima, u kvalitativnom i kvantitativnom smislu. Pritom valja krenuti od ideje. Naručilac često nema jasnu predstavu o ideji. Zato organizator mora uvek da ima tim kreativnih ljudi koji će, uz stalne konsultacije sa naručiocem doći do idejnog projekta. Profil ovih ljudi nije striktno definisan i to mogu biti menadžeri opšteg usmerenja, kao i marketing stručnjaci, a ako je u pitanju veći tim, poželjno je da tu bude bar jedan umetnik – dizajner, koreograf ili slično.Potrebno je napomenuti da u svim fazama procesa formiranja tima postoje jake povratne sprege i često je potrebno više iteracija da bi se došlo do zadovoljavajućeg rezultata. Tako, idejni projektanti daju skicu tima, ali se ona mora prilagoditi mogućnostima, kadrovskim i finansijskim koje će zavisiti od faktora koji će kasnije biti definisani. Kada je u pitanju veliki i složen specijalni događaj, onda se obično formira projektna ili matrična organizacija koja pretpostavlja formiranje snažnog tima, koji čine grupe raznovrsnih specijalista kojim rukovodi rukovodilac projekta. U ovom slučaju projektni tim predstavlja jednu snažnu privremenu organizacionu jedinicu, koja ima svoju unutrašnju organizacionu strukturu. Kada se opredelimo za veličinu i sastav projektnog tima, odnosno za ukupan broj kadrova po pojedinim specijalnostima, nastaju problemi oko pribavljanja, posebno zbog toga što specijalni događaji zahtevaju specifične kadrove. Gledajući tip organizacije, može se zaključiti koliko ljudi će biti angažovano iz organizacije, a koliko sa strane. U opštem slučaju, najbolja je varijanta da u firmi postoji stalni kadar za opšte poslove, a da se ostali zapošljavanju po potrebi. Postoji mnogo načina i pristupa prilikom formiranja projektnog tima. Odabiranje pristupa u formiranju tima zavisi od vrste i veličine događaja, specifičnosti menadžerskog stila rukovođenja i samog događaja. Jedan pristup u formiranju tima sastoji se iz sledećih faza :

• izrada plana za formiranje tima;

• pregovori sa članovima tima;

• organizovanje tima;

• održavanje prvog sastanka;

• postizanje lojalnosti;


- 26 -

• izgradnja kanala komunikacije;

• usmeravanje aktivnosti;

• uključivanje aktivnosti formiranja tima u aktivnosti vezane za događaj. U upravljanjuprojektom, rukovodilac bi trebalo da koristi sve izvore moći izuzev prinude i delom moći autoriteta. Položaj u organizaciji određuje upotrebu moći nagrade. Iskustvo, znanje i ugled određuju upotrebu moći stručnosti. Atmosfera u organizaciji pojačava ili smanjuje domet raznih osnova moći. Motivisanje članova tima ka ciljevima projekta je neophodno za efikasan završetak projekta. Koju će metodu uticaja rukovodilac koristiti, zavisi i od osnova njegove moći i to kako formalne, tako i one koju sam sebi izgrađuje i dodeljuje svojim ličnim osobinama, znanjem i iskustvom.


- 27 -

9 POTREBNA SREDSTVA I ZAVISNOST OD SPONZORA I kada postoji dobra ideja za ostvarivanje događaja, opet su raspoloživa sredstva presudna za efikasnu realizaciju događaja. Na prvom mestu neophodna su finansijska sredstva. Do njih se može doći putem sponzora, što je i najbolji slučaj. Drugi način pribavljanja sredstava je kreditiranje od strane banaka. Naravno, ovo se odnosi na slučajeve kada naručilac ne poseduje dovoljno sredstava da bi podmirio potrebe događaja. Kada su u ulozi naručioca firme, tada one već u finansijski plan na nivou poslovne godine izdvajaju sredstva za ovakve događaje, pa ih samo dopune sredstvima koja daju sponzori.Ovde su najvažnija finansijska sredstva zbog toga što se za svaki događaj angažuje čitav spektar posebnih stručnjaka iz raznih oblasti. Za ove događaje neophodne su često usluge tako specifične i neuobičajene da im je teško odrediti vrednost, i zbog toga imaju i specifične cene. Spisak materijalnih sredstava, koja se mogu upotrebiti prilikom realizacije događaja je beskonačan. U pitanju su originalna sredstva koja će događaj učiniti spektakularnim. Često su ona delo izrade po narudžbini što im značajno uvećava vrednost. Naravno, tu su prisutna i određena standardna sredstva za pojedine vrste specijalnih događaja kao što su piće i hrana za slavlja i sl. U okviru specijalnog događaja zastupljene su specifične kadrovske strukture, sastavljene najčešće od stručnjaka iz različitih oblasti. Ovi se kadrovi angažuju po događaju, dakle nisu stalno u radnom odnosu kod dotične firme. Njihova dela spadaju u domen umetnosti pa su im i cene u skladu sa tim. Da bi obezbedio potrebna finansijska sredstva naručilac-investitor, je najčešće prinuđen da pored sopstvenih, obezbeđuje finansijska sredstva na različite načine i od različitih izvora.Preduzeće koje se bavi organizacijom specijalnih događaja imanekoliko mogućnosti prilikom pribavljanja finansijskih sredstava za organizaciju događaja i to:

• neposredno finansiranje;

• posredno finansiranje;

• kreditiranje;

• avansnoulaganje;

• donacije.

Neposredno finansiranje je jedan od osnovnih i dosta korišćenih načina finansiranja organizacije specijalnog događaja. Ovakav način finansiranja događaja je i najstariji, a i danas se koristi. U ovom slučaju naručilac-investitor sam u potpunosti obezbeđuje iz sopstvenih izvora finansijska sredstva za organizaciju specijalnog događaja. On se pojavljuje sa određenim zahtevima i željama o tome kakav događaj želi i koje efekte očekuje, a zatim prenosi svoje ideje i zahteve organizatoru koji može dati primedbe i sugestije. Kada naručilac i organizator definišu sve parametre događaja, tada nastaje osnova na kojoj se bazira finansijska konstrukcija. Naručilac daje pravo organizatoru da ovaj izvede događaj onako kako su ga definisali i da na kraju ispostavi račun. Dakle, ovde organizator o svom trošku sprovodi organizaciju i realizaciju događaja i na kraju podnosi račun o nastalim troškovima naručiocu. Ova situacija je jednostavna - organizator finansira čitav događaj, na nastale troškove nadograđuje svoju uslugu i to je cena koju naručilac plaća. Značajno je napomenuti da ovde naručilac nema nikakve obaveze, osim da na kraju izmiri troškove događaja i usluge. Ovakav sistem je još poznat i kao „ključ u ruke“. Ovde je izražena velika stručnosti i profesionalizam, jer organizator nabavlja najkvalitetnija sredstva i kadrove, koristi sopstvene poslovne veze i pogodnosti koje uživa. Ovakav vid finansiranja je pogodan


- 28 -

i za jednu i za drugu stranu, jer naručilac dobija kompletnu uslugu, a organizator ima prostora da snizi troškove, a samim tim nadogradi višu cenu same usluge. Češća je situacija da naručilac nema dovoljno sredstava za ono što želi da izvede, a ne želi nikakve kompromise. U tom slučaju on pravi dogovor sa organizatorom, da ovaj uzme kredit od banke i isfinansira događaj, a da nakon događaja u određenom periodu naručilac izmiri obaveze prema banci, uz određenu kamatu. Ovaj način je pogodan iza jednu i za drugu stranu. S jedne strane naručilac nema dovoljno sredstava za određeni poduhvat, a ne želi da nedostatak sredstava utiče na kvalitetdogađaja. Posredno finansiranje mu omogućuje sigurna sredstva, jer će organizator sigurno dobiti sredstva od banke, pošto uživa određeni kredibilitet i ugled. Sa druge strane, organizator dobija klijenta, iako on nije platežno sposoban u tom trenutku, a samim tim omogućuje dodatnu uslugu pronalaženja najbolje banke i stiče reputaciju u svojoj branši. Način finansiranja specijalnih događaja putem kreditiranja je naročito zastupljen kada su u pitanju veliki i složeni događaji, pa naručilac nije u stanju da ih sam iz svojih izvora finansira. U ovom slučaju za određeni deo troškova investitor poseduje sredstva i izmiruje ih onako kako oni realno nastaju. On sklapa ugovor sa organizatorom koji će da podmiri nedostatak sredstava. Ovakav način finansiranja omogućuje investitoru da sprovede događaj iako nema dovoljno sredstava u datom periodu, drugim rečima omogućuje mu se na neki način odloženo plaćanje.Organizator ulaže deo sopstvenih sredstava davanjem kredita na određeni period i uz određenu kamatu. Pri tome, organizator može dati povoljnije uslove, nego što bi to učinila banka. Za realizaciju ovakvih poduhvata mogu se koristiti i bankarski krediti koje uzima investitor i prebacuje na račun organizatora, a po isteku određenog vremena investitor je dužan da vrati sredstva uz određenu kamatu. Za ovakve investicije obično se odobravaju dugoročni krediti, ali opet period kreditiranja zavisi od veličine potrebnih sredstava, kao i veličine i složenosti dogaćaja. Krediti mogu biti finansijski i komercijalni. Finansijski krediti su krediti koji se dobijaju u novcu uz određene uslove u pogledu kamate, roka otplate i dr. Komercijalni krediti su krediti koji se dobijaju u vidu određenih roba ili usluga (oprema, radovi, određeni proizvodi, ...). Taj način kreditiranja omogućuje organizatoru kompletniju uslugu i dobar glas. S druge strane, organizator mora biti finansijski sposoban za takav poduhvat. Na taj način organizator ne zarađuje samo redovne prihode od usluga, već i prihode od kamate na pozajmljena sredstva. Ovo je način da se investiraju slobodna sredstva koje organizator u određenom periodu poseduje. Treba reći dafinansiranje avansnim ulaganjem nije popularno, ali je ipak dovoljno zastupljeno da bi se o tome govorilo. Avansno ulaganje podrazumeva situaciju u kojoj naručilac događaja, odnosno investitor, određena sredstva uplati unapred na račun organizatora, za organizaciju datog specijalnog događaja.Ovde se zapravo radi o tome da organizator i investitor naprave dogovor po kome investitor unapred stavlja određena sredstva na raspolaganje organizatoru, kako bi ovaj nesmetano obavljao aktivnosti vezane za organizaciju događaja, a nakon završetka događaja investitor je dužan da uplati ostatak troškova i cenu usluge organizacije. Ovakav način finansiranja je pogodan za organizatora, jer mu se određena sredstva stavljaju odmah na raspolaganje, i njima se omogućuje blagovremena nabavka odgovarajućih kadrova, opreme i sl. Međutim, sa gledišta investitora je ovo manje povoljno jer on mora imati određena sredstava na raspolaganju u datom trenutku. Investitoru najviše odgovara kreditiranje ili neka vrsta posrednog finansiranja. Specifičan vid finansiranja specijalnih događaja predstavljaju donacije. Kod događaja koji se finansiraju iz donacija naručilac događaja ne snosi troškove događaja, već se sredstva


- 29 -

pribavljaju iz različitih izvora sponzorisanja.Tipovi događaja koji se finansiraju na ovaj način najčešće su humanitarne akcije, za koje se sredstva prikupljaju od različitih sponzora, koji su spremni da iz određenih razloga ulažu u dati događaj.Kod ovog tipa događaja je najteže animirati sponzora, tako da se ovoj aktivnosti pridaje najveći značaj. Čak i sam organizator može biti istovremeno i sponzor, tako što neće svoju uslugu naplatiti, već će je obaviti bez nadoknade kao donator. Veći deodogađaja je zapravo ovog tipa – zavisi od finansiranja sa strane.Zapravo, možda najveća umetnost u organizaciji specijalnih događaja leži upravo u animiranju sponzora. Od toga koliko se sredstava sakupi, direktno zavisi i kvalitet i način organizacije celog događaja. A bolji događaj znači poene za organizatore. Pre upuštanja u lov na sponzore, treba napraviti okvir firmi koje bi bile zainteresovane za takav vid učešća. Krajnje bi bilo neumesno i loše po ugled naručioca kada bi zahtev za sponzorstvo slao redom firmama za koje se misli da bi mogle da „odreše kesu“ – biće shvaćen neozbiljno, što može ugroziti kredibilitet nekom sledećom prilikom.Najpre se određuje kriterijum izbora. Ono što sponzor traži je u skoro 100% slučajeva reklama. Prvenstvo prilikom izbora treba da imaju firme koje su već uzimale učešća u finansiranju sličnih događaja. Možda se na prvi pogled ne čini da je u redu uzimati sredstva uvek od istog, ali firma koja shvati isplativost sponzorstva nastojaće da joj to bude poslovna praksa. Valja imati na umu da mnoge velike firme imaju unapred određen deo budžeta koji moraju da potroše na sponzorstva. Ovde je glavno da sponzor misli da se njemu čini uslugu, a ne obrnuto. Stvari u koje treba ubediti sponzora su:

• značaj specijalnog događaja za društvo i za njega samog;

• opravdanost svrhe;

• broj i značaj posetilaca;

• ozbiljnost manifestacije;

• ugled organizatora. Na bilo koji od ovih aduta staviće se naglasak, logično, samo ako on stvarno postoji. Može se i blefirati sa sponzorima, ali je to rizično po ugled organizatora. Sredstva obično obezbeđuje organizacija, ali je u najvećem broju slučajeva jedan čovek od koga to zavisi. Mali gest poštovanja u vidu poklona za firmu, ili čak njega lično može značajno da doprinese dobrom utisku.Firme, odnosno njihovi rukovodioci, su često na klackalici - shvataju da bi sponzorstvo moglo da bude dobro za njih, ali nemaju sredstva ili se ne odlučuju lako da ih alociraju za tako nešto. U tom slučaju, uvek im se može ponuditi da umesto novca daju svoj proizvod ili uslugu. Ovo je još jedan od kriterijuma po kojima se biraju sponzori - da njihov proizvod/usluga može da bude od bilo kakve koristi.


- 30 -

10 BUDŽETIRANJE SPECIJALNOG DOGAĐAJA Budžet je živi dokument koji poredi planirane prihode sa ostvarenim prihodima, odnosno planirane troškove sa ostvarenim troškovima. On pomaže event manageru da iskontroliše finansijsku stranu specijalnog događaja, kroz obezbeđenje dodatnih sredstava, ukoliko je neophodno, a da se pritom održi integritet celog događaja. S obzirom na to da u najvećem broju slučajeva organizator događaja radi za event managera, on najčešće dobija budžet kog mora da se pridržava. Naravno, ograničenja se odnose na troškovnu stranu budžeta, i nemaju mnogo veze sa prihodom. Drugim rečima, organizator mora da vodi računa o tome da dodeljena sredstva iskoristi na najefikasniji način, kako bi se realizovali ciljevi događaja. Međutim, nisu svi specijalni događaji usmereni na profit, i to treba uvek imati na umu. Na primer, promocija novog proizvoda često podrazumeva snažnu marketinšku inicijativu od koje se očekuje dugoročni povraćaj novca putem prodaje. Ako agencija koja organizuje događaj dobro upravlja finansijama događaja, pokriće sve troškove i ostvariti određeni profit. Početni korak planiranja čini priprema proračuna. Taj proračun obuhvata procenu prihoda i rashoda, pomoću kojih se izračunava očekivana neto dobit (ponekad i svesni gubitak) predloženog događaja. Radi se zapravo o planu koji se temelji na tačnim cenama svih kooperanata i dobavljača, kao i na detaljnom istraživanju, kako ne bi došlo do previda nekih troškova. On daje i smernice za odobravanje troškova i zadržavanje finansijskih aspekata događanja unutar zadanih okvira. Proračun je deo predloga događaja i osnova za cenu koju organizator događaja iskazuje naručiocu. Proračuni za većinu događaja uglavnom obuhvataju i stavku sa sredstvima za nepredviđene troškove. Ova sredstva se obično kreću u rasponu od 5% (ako je organizator siguran u mogućnost obuzdavanja troškova) do 10% troškova (ukoliko postoji veliki broj nepoznatih varijabli, ili su troškovi neodređeni). U skladu sa prethodno navedenim mogu se izdvojiti faze u izradi i održavanju budžeta. To su:

1) razvijanje sistema za praćenje prihoda i troškova 2) definisanje kategorija prihoda i troškova 3) navođenje svih prihoda i troškova i svrstavanje u definisane kategorije 4) praćenje i ažuriranje podataka 5) upravljanje nepredviđenim troškovima

Svaka od ovih faza treba da omogući lakšu kalkulaciju i praćenje finansijskih pokazatelja specijalnog događaja, i na taj način obezbedi da se deluje na vreme ukoliko dođe do bilo kakvog odstupanja. U tom kontekstu, posebnu pažnju treba posvetiti analizi novčanog toka. Nije retko da troškovi nastaju i moraju biti pokriveni puno pre nego što je uopšte moguće ostvariti bilo kakav priliv novca. Na primer, nakon godinu dana planiranja i pripreme specijalnog događaja, može se dogoditi da će sve ulaznice biti prodate na ulazu i da će sav prihod biti ostvaren u jednom danu. Ovakav se ishod razlikuje od uobičajenih poslova kod kojih je novčani tok mnogo ujednačeniji. Stoga bi trebalo napraviti tabelu sa mesečnim odlivima i očekivanim prilivima, kako bi se videlo na koji način je najbolje upravljati novčanim tokom. Sledeći grafikon ilustruje primer događaja koji će se održati na proleće:


- 31 -

U fazi planiranja, tokom oktobra, novembra i decembra su ostvareni samo manji prilivi novca, u vidu potpora i sponzorstava. Istovremeno, odlivi su nastajali od samog početka procesa planiranja, i bili su najviši u januaru i februaru, kada su dobavljači postali vrlo nestrpljivi. Troškovi koje je trebalo isplatiti su obuhvatali plate zaposlenih, plaćanja unapred za catering, najam opreme i slično. Razlika između odliva i priliva je manjak gotovine, koji je u ovom primeru predstavljao veliki problem, naročito u januaru i februaru. Konačno, treba pomenuti i račun dobiti i gubitka. To je zapravo popis prihoda, rashoda i neto dobiti (ili gubitka). U mnogim slučajevima se on izrađuje nakon događaja. Naravno, u savršenom poslovnom modelu bi ovaj račun bio isti kao proračun. Međutim, proračun je plan koji u realnosti može značajno da odstupa od stvarnog stanja. Zato se proračun obično pravi pre, a račun dobiti i gubitka nakon događaja, i on treba da pokaže koliko su zaista ispunjeni postavljeni finansijski ciljevi.

0

10000

20000

30000

Septembar Oktobar Novembar Decembar Januar Februar

Analiza novčanog toka

Odlivi Prilivi


- 32 -

11 KLASIFIKACIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA

11.1 Kriterijumi klasifikacije specijalnih događaja

Svaki pokušaj preciznog određenja neke oblasti neminovno vodi nekoj vrsti klasifikacije, ili bar pokušaju. Uopšteno govoreći, specijalni događaji mogu da se grupišu po nekoliko kriterijuma:

1. Prema načinu finansiranja događaji se dijele na: a. samofinansirane (naručilac plaća sve); b. organizovane putem sponzorstva; c. sa učešćem ciljne grupe (učesnici plaćaju cenu učestvovanja); d. projekte sa nultim budžetom (zero-budget projects).

2. Prema izvođaču-organizatoru mogu biti događaji: a. koje organizuje pojedinac za svoje potrebe; b. koje organizuje firma za svoje potrebe; c. koje organizuje specijalizovana firma za potrebe klijenta.

3. Prema ciljnoj grupi oni su: a. otvorenog tipa (masovne manifestacije); b. zatvorenog tipa; c. obavezujući.

4. Prema vrsti događaja obuhvataju: a. sve vrste slavlja, proslava i komemoracija; b. kulturne manifestacije; c. sportske manifestacije; d. revije; e. promocije i to:

• proizvoda;

• usluge;

• ličnosti;

• firme;

• brenda; f. religijske manifestacije; g. političke manifestacije; h. edukativne manifestacije.

5. Prema veličini i području događaji su: a. privatni; b. lokalni; c. regionalni; d. globalni.

6. Prema učestanosti postoje: a. redovni; b. periodični događaji; c. jedinstveni (neponovljivi).


- 33 -

Što se tiče načina finansiranja, najčešće se dešava da je finansiranje projekta u stvari neka kombinacija prva tri načina. Čak i onda kada je naručilac odnosno organizator voljan da plati kompletnu organizaciju, ili se ona može pokriti od ulaznica, kotizacije i sl, pozivaju se ugledni sponzori da bi se privukla medijska pažnja i dobilo na atraktivnosti događaja. Projekti sa nultim budžetomsu događaji kod kojih je za organizovanje presudna dobra volja. Najčešće su to humanitarne akcije. Izvođači ulažu svoj rad ne tražeći bilo kakvu materijalnu nadoknadu, premda obično imaju neki vid satisfakcije (moralnu, reklamnu, statusnu). Takođe,događa se to da postoji mini-sponzor koji ne daje novac, već uslugu, a satisfakcija organizatora je da i on uzme deo te usluge. Najčešće se radi o studentskim aktivnostima, kao što su ekskurzije, putovanja i sl. Imajući u vidu nameru i karakteristike, Getz razlikuje 8 kategorija događaja:

1. kulturne; 2. umetničke/zabavne; 3. poslovne/trgovinske; 4. sportska takmičenja; 5. obrazovne i naučne; 6. rekreativne; 7. političke/državne; 8. privatne.

Svaki od ovih događaja se može smatrati specijalnim, dok se mega i Hallmark prefiksi mogu dodati samo javnim događajima. Takođe, svaki može postati „vest“, u zavisnosti od medijske pokrivenosti.

11.2 Vrste specijalnih događaja

Pored podele događaja koja je napred navedena ovde je dat globalni pregled većeg broja specijalnih događaja, gde se podrazumeva da postoje varijacije na temu.Ova podela je uzeta sa sajtawww.specialeventnetwork.net i data je u originalnom redosledu koji ne sledi neku posebnu logiku. Podele koje se mogu sresti kod drugih izvora su uglavnom slične i ne postoji jedinstvena klasifikacija. Godišnjice

➢ Opis događaja: Često zastupljen, zbog svoje namene. Sreće se na svim nivoima važnosti i veličine. Može biti otvorenog ili zatvorenog tipa;

➢ Specifičnosti: Ne postoje rigidni zahtevi u vezi protokola, osim kada su u pitanju duge tradicije. Često se može ugledati na prošlogodišnji primer (osim prve godine), bilo da naručilac želi da godišnjica bude slična ili različita od prethodne. Naručilac često lako definiše ciljeve i ima određene ideje, a ako ih nema daje potpuno odrešene ruke;

➢ Primer: Godišnjice braka, dan firme, dan države; ➢ Poželjni članovi tima: Dekorater, protokol-majstor, kuvari, muzika, animatori,

Dodele nagrada

http://www.specialeventnetwork.net/


- 34 -

➢ Opis događaja:Događaj srednje i velike važnosti, najčešće u oblasti sporta i umetnosti. Otvorenog je tipa. Masovnost varira, ali je obično masovan događaj koji zahteva veliku medijsku pažnju;

➢ Specifičnosti: Glamuroznost i veličanje trenutka je ono na šta treba posebno obratiti pažnju, te stoga treba upotrebiti specijalne efekte (rasvetu i pirotehniku) do maksimuma. Prostor je jako bitan, kao i njegovo uređenje. Karakteriše ga i prisustvo važnih ličnosti, kojima treba posvetiti posebnu pažnju (smeštaj, priprema, nastup). Sva pažnja mora biti upravljena prevashodno na dobitnika, ali i ličnost koja nagradu uručuje. Voditelj programa je jako bitan. Izražena je protokolarnost, tako da postoje izvesna ograničenja u vezi sa tim. Odobrena sredstva su velika;

➢ Primer:Dodela Oskara, Nobelove nagrade, sportskih medalja; ➢ Poželjni članovi tima:Dekorater, voditelj, stručnjaci za specijalne efekte,

stručnjak za odnose sa medijima, protokol-majstor, obezbeđenje, fotograf. Religiozni događaji

➢ Opis događaja: Obično privatni događaji. Organizacija ovih događaja naručuje se samo kada se odnose na poznate ličnosti ili u situacijama kada se radi o masovnim događajima. Kod Katolika često ima događaja koji se organizuju na ovaj način, u Pravoslavlju nešto ređe;

➢ Specifičnosti: Velika osetljivost naručioca na organizaciju. Ovde se mora strogo paziti na protokol i pravila. Sadržaji nikako ne smeju biti u neskladu sa religioznim običajima. Određen je i okvir ljudi koji smeju da prisustvuju. Prisustvo medija je ograničeno, nekad i nepoželjno;

➢ Primer:Krštenja, venčanja, sahrane, pomeni, okupljanja povodom religijskih praznika;

➢ Poželjni članovi tima:Poznavaoci religija (sveštenik, istoričar religije). Momačke i devojačke večeri

➢ Opis događaja: Izdvojeni u posebnu grupu, jer predstavljaju jedan vid ekstravagancije, za razliku od svadbe koja je sa njima usko povezana. Događaji zatvorenog tipa, sa malim brojem posetilaca;

➢ Specifičnosti:Naručilac najčešće ima ideju. To je individualac, ili grupa individualaca (mladoženja ili njegovi prijatelji), te je stoga budžet obično ograničen. Strogo se prate zahtevi naručioca. Etičke i moralne norme su ovde nešto labavije. Tajnost i poverljivost organizatora se često zahteva;

➢ Poželjni članovi tima:Koreograf, animatori, DJ, fotograf. Izleti

➢ Opis događaja: Naručioci žele neformalan put i piknik na određenom mestu;


- 35 -

➢ Specifičnosti:Naručioci imaju ideju, ili žele da im organizator da više opcija. Radi se najčešće o privatnim licima ili sindikalnim organizacijama. Obično vezani za prirodu, neko znamenito mesto ili slično. Naručioci su srednjih platežnih sposobnosti. Ono što ih najviše zanima je bezbrižnost. U organizaciju ulazi i organizacija putovanja. Specijalnost turističkih organizacija;

➢ Poželjni članovi tima: Turistički radnik, vozač/prevoznik. Rođendani

➢ Opis događaja: Roditelji žele da se organizuje proslava za njihovo dete ili porodica organizuje za svog člana, ređe društvo za prijatelja;

➢ Specifičnosti: naručioci imaju okvirnu ideju, najčešće nisu previše zahtevni oko detalja, glavno im je da se opuste i budu bezbrižni. Budžet je srednje veličine;

➢ Poželjni članovi tima: Dekorater, animator, poslastičar, kuvar, fotograf.

Godišnjice matura

➢ Opis događaja: Ova vrsta godišnjica je zbog svoje učestalosti izdvojena u posebnu klasu;

➢ Specifičnosti:Naručioci su ili sami bivši učenici ili škola u kojoj su bili. Sadržaj je gotovo standardizovan, proslava u sali, ćaskanje uz dobru muziku i koji zalogaj. Naglasak je, znači, na kvalitetu muzike i hrane. I ovde se zahteva bezbrižnost. Važan je i izvestan nivo obezbeđenja, jer je namera da događaj bude zatvorenog tipa. Često ga je lako organizovati i predvidiv je, jer se može računati u sezonski posao, te se ponuda i organizacija mogu uraditi unapred;

➢ Poželjni članovi tima:Stručnjak za muziku, deokorater, kuvar, obezbeđenje, fotograf.

Kokteli

➢ Opis događaja: Odabrana grupa ljudi se okuplja da bi se družila u prijatnom ambijentu. Obično prati neki poslovni događaj ili događaj iz oblasti kulture i sporta i uglavnom se uklapa u njegovu organizaciju;

➢ Specifičnosti:Bez obzira kojom prilikom je organizovan, koktel zahteva izvestan nivo glamura i svečanosti, održava se u ekskluzivnim lokalima ili na licu mesta gde se zbiva glavni događaj, s tim što se prostor specijalno preuređuje za ovu priliku. Naručioci su posebno važni gosti i njima mora da bude posvećena posebna pažnja;

➢ Poželjni članovi tima:Stručnjak za muziku, dekorater, kuvar, poslužitelj obezbeđenje, koktel-majstor.

Događaji koje organizuju razne vrste zajednica


- 36 -

➢ Opis događaja: Ljudi iz određene zajednice (zgrada, komšiluk, mesna zajednica, zadruga) se sreću da bi se bolje upoznali i zbližili i pobegli od svakodnevnih obaveza i problema;

➢ Specifičnosti: Ovo su skromni događaji, uz malo jela ili pića i muzike (obično je u pitanju švedski sto). Uključuju relaksirane vidove zabave kao što su društvene igre (šah, bilijar, kartanje). Odvijaju se na različitim mestima, na otvorenom i na zatvorenom. Poziva se zatvoren krug ljudi, mada obično veliki broj. U odnosu na broj učesnika, budžet je relativno skroman. Posebna vrsta ovakvih događaja su akcije u kojima treba animirati zajednicu na nešto, ali su oni mahom pokriveni ostalim stavkama ove podele;

➢ Primer:Proslava godišnjice mesne zajednice; zajednička proslava praznika; ➢ Poželjni članovi tima: Aranžer, DJ.

Radnički izleti

➢ Opis događaja: Organizuje firma za svoj kolektiv kako bi omogućila da se ljudi i van posla druže i povezuju. Cilj je da se stekne osećaj pripadnosti firmi i motivacija na bolje rezultate rada;

➢ Specifičnosti:Naručioci žele da se radnicima pruži odmor i razonoda bez incidenata. Ovde imamo jedan od slučajeva da se želi dobiti što više za što manje pare. Lokacija je neko mirno mesto u prirodi (banja, jezero). Nema ekskluzivan karakter;

➢ Poželjni članovi tima: Turistički radnik, prevoznik. Konferencije

➢ Opis događaja: Javni događaji na kojima naručilac želi nešto da saopšti određenoj ciljnoj grupi;

➢ Specifičnosti: Ovi događaji variraju u svim veličinama i mogu biti i otvorenog i zatvorenog tipa. Naručilac je obično važna ličnost ili firma, te se obezbeđenju mora posvetiti posebna pažnja. Uz ovakav događaj često ide i koktel. Takođe varira i nivo glamura. Karakteristično je visoko prisustvo medija. Naručilac se mora prikazati u najboljem svetlu, te greške u organizaciji mogu nositi velike posledice. Budžet je često velik, daleko iznad troškova i zarada može biti velika, ali je takva i odgovornost;

➢ Primer:Konferencije za štampu, predstavljanje novog proizvoda; ➢ Poželjni članovi tima: Voditelj, stručnjak za odnose sa medijima, stručnjak za

odnose sa javnošću, DJ, obezbeđenje.

Kongresi i konvencije

➢ Opis događaja: Slično konferencijama, samo što je u pitanju masovni događaj, daleko veće skale (otvorenog tipa) i gotovo uvek vezan za politiku;

➢ Specifičnosti: Obraćanje masi. Naručilac se mora prikazati u najboljem svetlu. Obezbeđenje još jače, greške se manje praštaju nego na konferencijama;

➢ Poželjni članovi tima: Voditelj, stručnjak za odnose sa medijima, stručnjak za odnose sa javnošću, stručnjak za komunikaciju sa masom, obezbeđenje, ton-majstor.


- 37 -

Događaji u okviru firme

➢ Opis događaja: Postoje događaji koji se organizuju u okviru firme i spadaju u neku od ostalih kategorija, ali imaju svoje specifičnosti;

➢ Specifičnosti: Naručilac je uvek firma, učesnici su radnici. Ponekad postoje i specijalni gosti. Budžet je srednje veličine i naglasak je na veličanju firme i njene brige za radnike;

➢ Poželjni članovi tima: Zavisno od vrste događaja. Veridbe

➢ Opis događaja: Momak veri devojku i prilikom toga se organizuje slavlje uz sijaset običaja;

➢ Specifičnosti: Događaj zatvorenog tipa – porodica i prijatelji. Naglasak na poštovanju običaja. Važno je imati dobru muziku, fotografa i kamermana i paziti na protokol;

➢ Poželjni članovi tima:stručnjak za muziku, fotograf, kamerman, dekorater, ceremonijal-majstor, kuvar.


- 38 -

12 STAKEHOLDERI U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA U organizaciji specijalnog događaja postoji trougao odnosa, čija temena čine osnovne grupe učesnika u specijalnom događaju: naručilac-inicijator, organizator i posetioci. Odnosi i relacije između njih su vrlo složeni. Da bismo se pozabavili ovim odnosima neophodno je prvo da utvrdimo šta se pod tim stranama podrazumeva i ko se može pojaviti na kojoj strani. Počnimo prvo od fundamentalne strane, odnosno naručioca-inicijatora. Kao što sama reč kaže, to je strana od koje počinje sama ideja tj. inicijativa za određenim događajem. Bez ove strane specijalni događaj ne postoji. Dakle, na prvom mestu postoji naručilac, koji ima određene ciljeve, koje teži da ostvari putem određenog specijalnog događaja. To može biti firma ili pojedinac kao i određeno udruženje ili grupa. Kao naručilac može se javiti i država, ili neka njena institucija. Postoji specijalan slučaj kada je naručilac istovremeno i organizator, u kom slučaju se smatra da naručilac ne postoji. U praksi se javljaju i situacije kada ne postoji naručilac, već određene okolnosti iniciraju neki specijalni događaj. Primer takvog događaja je recimo, kada reprezentacija donese zlato sa prvenstva u fudbalu, pa država shodno tome organizuje doček i prijem za šampione. Naručilac-inicijator ima za cilj da animira određen segment populacije na određeno ponašanje. Inicijator neguje osećaj pripadnosti i zajedništva, kao preduslov za prihvatanje zajedničkog cilja od strane učesnika. Insistira na posebnosti, ekskluzivnosti ili elitizmu da bi učesnici trajno zadržali stečen osećaj pripadnosti. Naručilac i ako zna šta želi, često ne zna kako to da dostigne. Ovo iziskuje neminovnost postojanja organizatora i organizacije događaja. Odnosi naručilac-organizator veoma su složeni, a vrlo često i konfliktni. Problem leži u tome što naručilac nije u mogućnosti da sagleda sve aspekte događaja i sve ograničavajuće faktore. Sa druge strane, i finansijski aspekti mogu biti presudni. Ukoliko naručilac nema dovoljno sredstava i nije u mogućnosti da ih pribavi, samim tim on gubi na kvalitetu događaja. Shodno tome organizator dela u skladu sa raspoloživim sredstvima. Kada se govori o željama naručilaca, postoji nekoliko slučajeva.Prvi je kada naručilac ima tačnu i preciznu zamisao o svim pojedinostima događaja i traži da one budu ispoštovane doslovno. Ovo se može nazvati krutom saradnjom, jer se od organizatora traži samo izvršenje, tako da su isključeni elementi kreativnosti. Teoretski, ovo je najlakša situacija jer organizator može sa sebe da skine veći deo odgovornosti za uspešnost događaja i ne mora da se zamara oko neodređenosti. U praksi pak naručioci samo misle da znaju šta hoće, a kada to na kraju ne ispadne kako su zamislili, krive za to organizatora. Ovde je najbolje zaključiti ugovor sa preciznim odrednicama o organizaciji. U drugom slučaju, naručilac zna samo okvirno šta bi hteo da postigne, dok ne ume precizno da se izrazi. Ovo zahteva tesnu saradnju u vidu stalnih konsultacija između dve strane. Dobro je što se za ovaj tip saradnje može zahtevati veća nadoknada, loše je što se mora utrošiti dosta vremena na kreativan rad i predloge, od kojih većina mora da prođe kontrolu naručioca, sa šansama da ih on odbaci. Ova situacija je najčešća u praksi. Najlakši slučaj je kada naručilac daje potpunu slobodu organizatoru, dajući mu samo okvirno cilj i zadatak; za ovaj tip posla može se uzeti i najveća nadoknada. Tu kreativnost najviše dolazi do izražaja, dajući najveće šanse da organizacija događaja bude uspešna. U nekim situacijama naručilac nije svestan korisnosti događaja, pa samim tim i ne izdvaja značajna sredstva za isti. Ukoliko je situacija takva da je naručilac svestan dobrobiti, tada on još u svojim planovima definiše stavke koje su namenjene ovakvim događajima i oni postaju sastavni deo poslovanja.


- 39 -

Za naručioca, organizator je najčešće nužno zlo. Naručilac zna šta hoće i najlakše bi mu bilo da to sam i izvede, bez posrednika, za koga mora da izdvoji i dodatnu sumu novca. Osećaj je isti kao kad vam dolazi majstor u kuću: znate šta hoćete kao rezultat, svesni ste da sami ne umete, kao što ste i svesni da će vam on verovatno naplatiti to neznanje. Još pritom može i da ne uradi stvar kako treba, a vi ne možete da prigovorite, jer jednostavno ne govorite njegovim jezikom. Da ne bi bilo tako, organizator mora da ima pristup pun ljubaznosti i poštovanja prema drugoj strani. Naručioca treba ubediti da je za njega mnogo bolje što je organizaciju prepustio nekom drugom, jer tako štedi sebi vreme, napor, nerve, a velika je verovatnoća da ne bi umeo tako dobro da izvede stvar sa istim sredstvima. Ako jednom to shvati, svaki sledeći put će saradnja biti lakša. Odnos naručilac-organizator mora biti zasnovan na razumevanju, poštovanju i saradnji, jedino tako događaj može ostvariti željene efekte. Naručilac-inicijator događaja u posetiocima vidi potencijalne pristalice i određenim elementima događaja ima za cilj da ih animira, za kupovinu, prihvatanje određenih stavova, ideja i sl. Tip događaja u mnogome određuje pristup od strane naručioca. Ako je događaj privatan, posetioci su obično prijatelji i tom prilikom je neophodno staviti veći akcenat na odnos prema njima i pokloniti mu posebnu pažnju. Masovni događaji shodno svojim karakteristikama iziskuju drugačiji pristup. Naručilac događajem nastoji da posetiocima-učesnicima usadi osećaj pripadnosti, posebnosti (oni su imali čast da prisustvuju određenom događaju, dakle oni su posebni). Kada se govori o masovnoj manifestaciji, naručilac obično posmatra posetioce kao sredstvo za ostvarenje svog cilja, a tada se i propusti prema njima lakše praštaju (što ne znači da bi trebalo da ih bude). U svakom slučaju naručilac ima za cilj da posetiocima usadi ili prenese određene vrednosti, da ih podstakne na razmišljanje o određenoj stvari. Organizator je firma koja je uzela na sebe organizaciju specijalnog događaja. U ulozi organizatora najčešće su marketinške kuće, ali postoje i firme specijalizovane za samo ovu vrstu događaja- Agencije za organizovanja specijalnih događaja. Firme, organizatori ne moraju biti registrovane za ove poslove, izuzev ako im to nije osnovna delatnost. Najčešći organizatori specijalnih događaja su agencije za marketing, koje se pored ostalog bave i organizacijom specijalnih događaja. Većina marketinških agencija na meniju svojih usluga ima i organizaciju specijalnih događaja. Koliko će se one usavršavati u toj oblasti, naravno, zavisi od prakse. Ukoliko postoji potražnja za ovim događajima, utoliko će one imati više prilike za organizaciju. Samim time, imaće prilike da stiču praksu i nova iskustva. Koliko je zapravo neka firma uspešna u organizaciji, pokazuju rezultati koji ostaju iza nje. Pošto je ovo nova oblast, (što ne znači da se događaji ovog tipa ranije nisu održavali, već da nisu bili toliko složeni i zahtevni kao ovi danas), još uvek se ispituju najpogodniji pristupi, metode i oblici organizovanja. Drugim rečima, osnovne postavkei procedure su u fazi ispitivanja, još uvek se traga za „savršenom organizacijom“. Naravno, priroda ovih događaja je takva da je teško napraviti proceduru za njihovu organizaciju. Pošto je svaki novi događaj novo iskustvo, ostaje na organizatoru da ih prikuplja i beleži. Organizator je onaj koji je odgovoran za uspešnost događaja. Njegova uloga sastoji se u tome da želje naručioca koji ima cilj, ostvari kroz kreativnost, novine, dobru organizaciju i profesionalnost. Pitanje je samo koliku slobodu organizator ima i u kojim okvirima to mora da sprovede. Često je problem u praksi naći zajednički jezik sa naručiocem, koji ima ideju, ali ne i sve podatke o mogućnostima ostvarenja zamišljenog. Nekada je teško uspostaviti istu talasnu dužinu sa naručiocem. Sve ovo su stvari koje prate organizatorai sa kojima on mora da se izbori. Najpovoljnije su situacije kada organizator ima odrešene ruke i kada uliva


- 40 -

poverenje kod naručioca. Organizatoru i jeste cilj da ostavi utisak poverljive, profesionalnei ozbiljne kuće, koja svoj posao radi sa maksimalnim angažovanjem. Kada se jednom ostave pozitivni utisci, to ostaje. Na taj način organizator dobija privrženog korisnika usluge, koji zna kome da se obrati. Dobar glas daleko se čuje, iskustva naručioca se prenose dalje i na taj način stiče širok krug klijenata. Neizbežni i ograničavajući faktor svakog posla su raspoloživa finansijska sredstva. Naručilac ima određene zahteve, a uvek je tvrd na davanju. Tu je važna umešnost organizatora, da sa novcem koji mu stoji na raspolaganju izvuče maksimum. Ako naručilac sam ne uviđa dobrobiti događaja, ne treba forsirati, nego primeniti princip „koliko para toliko muzike“. Na raspolaganju je uvek i mogućnost nalaženja sponzora, koji mogu dobro da doprinesu budžetiranju projekta. Umešnost organizatora je i animiranje sponzora da uloži u projekat. Na osnovu svega rečenog, uloga organizatora jeste teška i odgovorna, ali isto tako predstavlja i izazov. Naravno, izuzetnu ulogu imaju i posetioci. Uopšteno gledano to su svi oni ljudi koji se pojavljuju na samom događaju, bilo u ulozi aktivnog ili pasivnog posetioca. Posetioci predstavljaju ciljnu grupu kojoj je događaj namenjen. Bitno je napraviti razliku između ljudi koji su angažovani od strane organizatora i učestvuju u izvođenju događaja i posetilaca kojima se događaj prezentira. Recimo ako na nekom seminaru organizator angažuje muzičku grupu da svira u pauzama, tada ta grupa ne predstavlja posetioca nego učesnika događaja. Posetioci su ljudi koji dolaze na događaj zato što imaju određena interesovanja, želje i težnje, za koje smatraju da se mogu zadovoljiti posetom takvog događaja. Drugim rečima to su duhovne potrebe koje želi pojedinac da zadovolji. Bilo da se radi o koncertu, modnoj reviji, promociji novog proizvoda, sportskoj manifestaciji, posetilac ima određenu duhovnu potrebu, ili za dobrom muzikom, dobrim društvom, zabavom, prestižom u odnosu na druge i slično. Postoji specifična situacija kada su posetioci delom i učesnici događaja. Takva situacija je kada se organizuju određena takmičenja, pa su takmičari istovremeno i izvođači i posmatrači. Slična je situacija kada je u pitanju seminar ili edukativni skup, pa su ljudi sa prijavljenim radovima za izlaganje istovremeno i učesnici i posetioci. Naravno, ovakve situacije ne isključuju postojanje i čistih posetilaca, već je to čest slučaj.


- 41 -

13 UPRAVLJANJE DOŽIVLJAJEM Doživljaj sadrži opipljive elemente kao što su hrana, piće i drugi proizvodi koji se prodaju ili poklanjaju u toku događaja, ali suštinske usluge se ogledaju u neopipljivim događajima konačnog trajanja u okviru prolazne i upravljane atmosfere. Kao što je slučaj sa svim uslugama, ovaj doživljeni „proizvod“ je proizveden i trošen simultano (u isto vreme se proizvodi i troši), veoma je heterogen i težak za skladištenje i kontrolu. U tom smislu, događaji mogu biti opisani kao nestandardizovane usluge u kojima su od presudnog značaja znanje, ponašanje i privrženost davalaca usluge. Uživanje i zadovoljstvo posetilaca, kada je u pitanju događaj, može se ostvariti kroz složene interakcije potrošača i programa, okruženja, menadžment sistema, osoblja i drugih posetilaca koji procenjuju kvalitet ovog složenog zadatka. Ranije su ekonomisti obično povezivali doživljaj sa uslugama, mada je doživljaj posebna ekonomska ponuda, toliko drugačija od usluge, kao što su usluge drugačije od proizvoda. Doživljaj je fenomen koji nastaje, rezultat participacije niza aktivnosti u okviru socijalnog konteksta, stoga mora biti shvaćen i izučavan u odnosu na te aktivnosti i socijalni sklop u kome se događa.Pre nego što kompanija počne da naplaćuje doživljaj, mora ga kreirati tako da potrošači uoče da dobijaju adekvatnu vrednost za cenu koju plaćaju. Savršen dizajn, marketing i isporuka predstavljaju ključne elemente za stvaranje doživljaja. Međutim, prema Pineu i Gilmoru doživljaji imaju specifične karakteristike čije kreiranje upravo predstavlja svojevrstan izazov. Tako se doživljaji najpre mogu posmatrati kroz dve dimenzije:

1. Nivo participacije potrošača – Na jednom kraju nalazi se pasivno učešće gde potrošači uopšte ne utiču na izvođenje (pozorišna predstava, koncert). Na drugom kraju je aktivno učešće gde potrošači imaju ključnu ulogu u kreiranju događaja koji određuju doživljaj (zabavni park);

2. Povezanost ili odnosi sa okruženjem koji sjedinjuju potrošače sa događajem – Na jednom kraju nalazi se apsorpcija (navijači na fudbalskoj utakmici), a na drugom višestruka povezanost (ljudi koji se nalaze pored terena u mogućnosti su da opažaju drugačije znake, zvuke i mirise koje ih okružuju).

Prema ovim kriterijumima, doživljaji se mogu podeliti na:

• zabavne – vrsta doživljaja koju većina ljudi smatra zabavom ili razonodom (koncerti, zabavni parkovi, sportski događaji). U procesu odvijanja ovih, potrošači učestvuju više pasivno nego aktivno, tako da njihovo učešće više liči na apsorpciju nego na neku čvrstu vezu sa događajem;

• obrazovne – potrošači moraju aktivnije učestvovati, iako se i dalje nalaze više van događaja, nego što su u njega upleteni (kursevi za menadžere, škole skijanja);

• estetski – potrošači su uključeni u aktivnost ili okruženje, mada imaju mali ili gotovo nikakav uticaj na isto (posetioci muzeja ili galerije);

• „escapist“ – to su doživljaji koji se karakterišu bežanjem od stvarnosti. Po pravilu, zahtevaju čvrste veze sa potrošačima (učestvovanje u predstavi, sviranje u orkestru ili osvajanje planinskog vrha).

Iz svega ovoga se može zaključiti da se najbogatiji doživljaj, kao što je poseta Diznijevom zabavnom parku ili kockanju u Las Vegasu, sastoje od sva četiri navedena aspekta događaja. Doživljaji, kao što su to činili proizvodi ili usluge, treba da zadovolje potrebe potrošača. Međutim, za razliku od proizvoda ili usluga koje su predstavljale rezultat procesa istraživanja, dizajniranja i razvoja, doživljaji nastaju kao rezultat traganja, izrade scenarija, izvođenja – sposobnosti koje omogućavaju usavršavanje ovih doživljaja.Doživljaj je širok


- 42 -

termin koji se može odnositi na senzaciju ili sticanje znanja koji proizilaze iz lične participacije u dnevnim aktivnostima. Karbone i Hikel definišu doživljaj kao take-away impresiju koja je formirana kod ljudskih susreta sa proizvodima, uslugama i poslovima – percepcija koja je proizvedena kada ljudi utvrde osetljive informacije. Prema Pine i Gilmoru doživljaj je stvoren kada kompanija namerno koristi usluge kao pozornicu, a robu kao pribor, te angažuje pojedinačne potrošače na taj način da stvore događaje koje će pamtiti. Ključni aspekt kreiranja uspešnog događaja je dizajniranje okoline (fizičko okruženje, sredstva i objekti, raspored i tok saobraćaja, ...), koji omogućava aktivnosti i obuku „lidera“ da upoznaju pravila i norme, ohrabre socijalnu interakciju i pomognu potrošačima da pronađu sebe u datom ambijentu. Kada se radi o doživljajima potrošača, dva čoveka ne mogu imati iste doživljaje, zato što svaki doživljaj potiče od interakcije između pruženog događaja i pojedinačnog stanja uma. Doživljaji su uvek bili u žiži zabave, što su Volt Dizni i njegova kompanija kreativno koristili. Međutim, danas koncept prodaje doživljaja zabave ima korene u firmama koje su izvan pozorišta i salona zabave. Nova tehnologija stvara novu vrstu doživljaja kao što su interaktivne igra, razgovori na Internetu i igrice za više igrača. Za dizajniranje doživljaja koje potrošači pamte, prema Pineu i Gilmoru, neophodno je uvažiti pet ključnih principa:

1. Dati ime doživljaju – Presudan je korak u kreiranju imena doživljaja, jer ukoliko je loše izražen, potrošači nemaju na osnovu čega da klasifikuju svoje utiske, a doživljaji nisu predmet pamćenja;

2. Harmonizovati impresije sa pozitivnim znakovima – Za kreiranje želje i impresije, kompanija treba da uvede znakove koji će afirmisati prirodu događaja za potrošača;

3. Eliminisati negativne znakove – Obezbeđivanje integriteta doživljaja potrošača zahteva više od nagomilavanja pozitivnih znakova. Neophodno je eliminisati znakove koji mogu da umanjuju, protivreče ili odvrate od teme;

4. Napraviti miks koji se pamti – Neki se proizvodi ne kupuju samo zato što zadovoljavaju potrebe, nego zato što pokreću uspomene. Svaka kompanija koja poveže svoj doživljaj sa pozitivnim znacima, stvoriće šansu da prodaje sve ono što pokreće uspomene;

5. Uključiti svih pet čula – Kako bi se iskustva podstakla, kod ljudi je potrebno pokrenuti sva čula.

Korišćenje ovih principa ne garantuje automatski uspeh, oni predstavljaju samo faktore koji upozoravaju da se ne sme preceniti proizvod koji toliko ne vredi.


- 43 -

14 PSIHOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA I UTICAJ MEDIJA Ono što se nalazi u biti svakog specijalnog događaja, jeste uticaj na svest posetilaca Različiti tipovi događaja ostvaruju različita delovanja na psihu pojedinca. Jasno je da od karakteristika događaja i njegove namene zavisi sadržaj koji treba da se usadi posetiocima. Tri su osnovna psihološka elementa na kojima se gradi strategija specijalnog događaja: pripadnost grupi, elitizam (ekskluzivnost – osećam se posebnim zato što sam bio na koncertu) i senzacionalizam.Inicijator neguje osećaj pripadnosti i zajedništva, kao preduslov za prihvatanje zajedničkog cilja od strane učesnika, insistira na posebnosti, ekskluzivnosti ili elitizmu da bi učesnici trajno zadržali stečen osećaj pripadnosti. Na kraju, specijalan događaj mora da ima i dozu senzacije (uzvišeno, tajanstveno, mistično, čudno, izuzetno) radi ostavljanja uticaja na ostatak populacije. Isti elementi su i u funkciji povećanja broja zainteresovanih i učesnika. U kojim razmerama će koji element biti zastupljen zavisi od koncepcije organizatora i karakteristika učesnika. Specijalni događaji su gotovo uvek namenjeni određenoj grupi, masi, a retko pojedincu. Kao takvi čine složenu i slojevitu mrežu psiholoških i kulturnih mehanizama i okolnosti koji proizvode masu kao posebnu kategoriju, a zatim i masovno ponašanje kao ono koje je svojstveno toj društvenoj kategoriji. Jedna od definicija mase je: „Masa je grupa individua posmatrana izvan njihove socijalne organizacije.“ Ova definicija obuhvata sve oblike okupljanja velikog broja ljudi, psihološku usmerenost istom cilju ili izvoru interesa, što se može preneti i na ciljnu grupu kojoj je događaj namenjen. Ono što karakteriše mase je da u njima pojedinac postaje primitivniji, infantilniji, manje inteligentan, manje vođen razumom, manje uračunljiv. S obzirom na ove karakteristike, dejstvo specijalnih događaja je usmereno na masu (grupu od interesa) a ne na pojedinca u njoj, jer on očigledno ne reaguje na uobičajen način kada je deo mase. Poznavanje psihologije mase je od ključnog značaja za organizatore ovih događaja. Mase se razlikuju prema broju prisutnih ljudi, gustoći, emocionalnom uzbuđenju, usmerenosti pažnje, spremnosti na zajedničku akciju. Shodno ovim razlikama različiti su i pristupi masi. Masovno ponašanje jače će doći do izražaja ako je broj pripadnika masi veći. Tada dolazi do difuzije odgovornosti. S većim brojem pripadnika mase raste i individualni osećaj anonimnosti i nekažnjivosti. Pojedinac se oseća slobodnije te može dati odušak porivima koje inače potiskuje i kontroliše. Iako ljudi inače izbegavaju fizički kontakt s nepoznatim (slučajni dodir, narušavanje intimnog prostora i sl.), u masi im taj fizički dodir neće biti na smetnji. Kroz te fizičke dodire stapaju se sa ostalim pripadnicima mase. Što su pripadnici mase fizički i prostorno bliži (što je masa gušća) delovanje raznih mehanizama psihosocijalne interakcije će biti snažnije. Emocionalno uzbuđenje javlja se pod uticajem već pomenutih činilaca (broja prisutnih ljudi, blizine i gustine) i pod uticajem raznih psihosocijalnih mehanizama (sugestije, imitacije). Nakon što je emocionalno uzbuđenje već jednom stvoreno ono počinje i samo delovati kao glavni činilac u stvaranju mase.Spektakularnost, novost, originalnost kao glavne karakteristike specijalnog događaja uvek izazivaju jako emocionalno uzbuđenje. U takvom stanju povećava se sugestivnost svakog posetioca i smanjuje sposobnost kritičkog mišljenja. Usmerenost pažnje svih pripadnika u isti fokus (događaj, osobu i sl.) vrlo je važno za svaki specijalni događaj, kao i zajednička akcija kojom se formira i učvršćuje masovni duh. Sadržaj specijalnog događaja mora biti pažljivo odabran i u skladu sa ciljem i karakteristikama ciljne grupe. Ukoliko je sadržaj neprimeren, a i kada je odgovarajući mora


- 44 -

se proceniti unapred da li će posetioci delovati konstruktivno, destruktivno ili neutralno. Neutralno ponašanje nema određeno društveno značenje, a destruktivno može da ugrožava ili ruši neke društvene norme. Faktori koji deluju na mišljenja, verovanja i delovanje posetilaca su:

• udaljeni faktori - oni koji čine masu podobnom da prihvati određena uverenja. Usađivanje nekih od tih uverenja i ideja kod posetilaca događa se iznenadno, spontano, silovito i brzo, ali takav razvoj događaja samo je prividan. Naime, udaljeni faktori dugotrajnim delovanjem pripremaju tlo za takav razvoj događaja;

• neposredni faktori - slede nakon tog dugotrajnog delovanja udaljenih faktora, te aktiviraju uverenja (oblikuju ideju i razvijaju je sa svim njenim posledicama).

Sami posetioci se mogu klasifikovati na heterogene i homogene.Heterogeni posetioci se sastoje od bilo kojih pojedinaca, bez obzira na sociodemografska obeležja, zanimanje, status i slično. Oni su karakteristični za događaje otvorenogtipa. Heterogenostmase obuhvata različito vaspitanje, obrazovanje, zanimanje i sredine iz kojih potiču njeni članovi, međusobno ih ne veže ništa drugo osim njihovog verovanja ili cilja. Homogeni posetioci su oni čijim pripadnicima je zajedničko neko obeležje (zanimanje, srodstvo, socioekonomski status). Posetioci ovog tipa zastupljeni su kod događaja zatvorenog tipa.

Takođe, treba razlikovati demonstracije od različitih manifestacija. Osnovna razlika je u tome što su demonstracije uvek uperene protiv nečega ili nekoga, a manifestacije su za nešto. Demonstracije su uglavnom organizovane i racionalne i to ih čini specifičnim tipom masovnog delovanja. Za učesnike demonstracija karakteristično je da razumejusvrhu i ciljeve svoje akcije, pa ovde mehanizam sugestije nema toliku ulogu. U svakoj masi demonstranata deluju psihisocijalni mehanizmi koji podižu „emocionalnu temperaturu“ učesnika,ali je najvažnija svest o određenom cilju. Kod ostalih oblika masovnog ponašanja svako gleda i čuva samo sebe, a ne brine se mnogo za sudbinu drugih. U demonstracijama se često dolazi do solidarnosti među učesnicima. Bitno je razmotriti i pitanje uloge medija u savremenom društvu, jer se ono nameće kao ključno za razumevanje procesa koji karakterišu samo društvo. Tehnološki napredak je doveo do usavršavanja postojećih i stvaranja novih medija, koji dovode ljudsku komunikaciju na jedan novi nivo. Savremeni čovek ima mogućnost da putem različitih medija ima uvid u sva moguća dešavanja. To ukazuje da su veze između bilo kakvih događanja, pa i specijalnih događaja sa medijima neraskidive. Drugim rečima, specijalni događaji su u jednoj simbiozi sa medijima.

Glavna karakteristika savremene publike je upravo njena heterogenost. Javnom mnjenju je teže nego ikad da se oformi i afirmiše: to mora učiniti iz neuređenog skupa raspoloženja, nejasnih mišljenja i popularnih shvatanja, kakva šire sredstva javne komunikacije.

Specijalni događaji masovnog karaktera omogućuju okupljanje tako raslojene publike na jednom mestu, predstavljajući im isti sadržaj, čime mogu uticati na uspostavljanje zajedničkih stavova i komunikacije među posetiocima. S druge strane, može doći i do sukoba. Ako je događaj namenjen heterogenoj publici, među kojom vlada međusobna netrpeljivost, može doći do incidenata. Da se ovo ne bi događalo neophodno je pre samog događaja proanalizirati psihologiju mase koja će posetiti događaj. U toj situaciji neophodno je preduzeti korektivne akcije, kako bi se događaj prilagodio publici.

Ono što je za specijalne događaje karakteristično je da se za njihovu promociju koristi čitav spektar medijskih izvora. Tip specijalnog događaja određuje koji će se promotivni medijum koristiti. Ovi događaji često zahtevaju potpuno nove i neobične vidove medijske promocije, iz razloga štone žele da se utope u svakodnevne događaje i što žele staviti akcenat na sebe.


- 45 -

Mediji su uvek zainteresovani za promociju nečeg spektakularnog i glamuroznog poput specijalnih događaja. Zato uvode čitavu paletu novih usluga za organizatore specijalnih događaja kako bi ih pridobili za sebe. U njihovom je interesu da baš oni budu medijski sponzor ili bar da prate nesvakidašnji događaj, tako da među medijskim kućama postoji velika trka: ko uspe da animira organizatora dobiće događaj. Veliki broj promovisanih i otpraćenih specijalnih događaja povećava njihov rejting među ostalim konkurentima.

Organizator specijalnog događaja želi da angažuje najbolju medijsku kuću koja će uspeti da izazove najveći talas interesovanja publike, koja će svoj posao uraditi profesionalno i kvalitetno. O kakvom god spektakularnom događaju da se radi, ako on nije adekvatno medijski propraćen neće ostvariti željeni efekat.


- 46 -

15 KREATIVNOST U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA Talentovani pogađaju metu koju drugi ne mogu da pogode. Genijalni pogađaju metu koju drugi ne mogu da vide.

Arthur Schopenhauer, nemački filozof (1788 - 1860)

Kreativnost se kao opšti pojam može definisati kao iskustvo razmišljanja, reagovanja i rada na maštovit i individualan način koji karakteriše visok stepen inovacija. Nacionalna asocijacija Amerike za nadarenu decu kreativnost definiše kreativnost kao sposobnost razvoja novih, neuobičajenih i jedinstvenih ideja.

Važnost kreativnosti u industriji specijalnih događaja može se opisati činjenicom da organizacija specijalnih događaja nije repetitivan posao. Stalno postoji izazov da se napravi veće, bolje, maštovitije, “potpuno drugačije i uzbudljivo”. Pravi primer za to je organizacija otvaranja olimpijskih igara, pri čemu se svaka zemlja bori da nadmaši prethodnu. Čak i ukoliko se organizuju specijalnih događaji istog tipa, svaki od njih je posebna priča, sa svojim praktičnim problemima, ograničenjima i ciljevima. Zbog toga je kreativnost, više od kapitala ili jeftine radne snage, jedan od ključnih elemenata uspeha organizacije specijalnih događaja. Kapital i dostupna sredstva se mogu posmatrati kao ograničavajući faktor, čija pitanja moramo rešiti i budžetirati da bismo uopšte počeli da se krećemo ka organizaciji uspešnog specijalnog događaja, ali suštinski uspeh više zavisi od inicijative, kreativnosti i rešavanja nepredviđenih problema. Svaka od faza organizacije specijalnih događaju zahteva makar minimalnu dozu kreativnosti da bi se lakše ostvarila.

15.1 Faktori uticaja na kreativnost

Sintezom postojećih istraživanja, može se pretpostaviti da na kreativnost utiču sledeći faktori:

• Inteligencija

• Ličnost

• Društveno okruženje

• Motivacija

Povezanost kreativnosti i inteligencije je polje u kom psiolozi nisu dali odgovore na većinu pitanja. Brojna istraživanja ne nalaze korelaciju između ova dva pojma, i ne uočavaju da su kreativnost i genijalnost nasledne osobine. Istraživanje koje je sproveo Mackinon (1962) nije našlo vezu IQ i kreativnosti za IQ>120. To praktično znači da ukoliko imate IQ višu od 120, ne postoji povezanost između toga koliko ste kreativni, i toga koliko ste inteligentni. Novija istraživanja uočavaju više tipova inteligencije. Tako Danijel Goleman opisu emocionalnu inteligenciju, a Gardner razvija koncept višedimenzionalne inteligencije (1993). Možemo pretpostaviti stoga da se inteligencija u različitim formama manifestuje u različitim oblastima, i da pojedinci ne moraju imati podjednako razvijene sve forme inteligencije. Jedna od tih formi može biti i kreativna inteligencija, odnosno sposobnost sposobnost razvoja novih, neuobičajenih i jedinstvenih ideja.

Sa druge strane, ličnost se često povezuje sa kreativnošću. Kreativne osobe često poseduju karakteristične osobine, i mogu se opisati kao nezavisni, nekonformisti, nekonvencionalni, sa širokim interesima, veoma otvoreni za nova iskustva, veoma otvoreni za prihvatanje rizika. Takođe, važna osobina je i kognitivna fleksibilnost, koja omogućuje da odustanu od klasičnih pristupa razmišljanju i razmišljaju o problemu na potpuno novi, nekonvencionalni


- 47 -

način. Sa druge strane, ove osobine su verovatno u korelaciji sa kreativnošću, ali se ne može tvrditi da postoji kauzalnost, to jest da uzrokuju kreativnost. Biti poseban, nekonvencionalnan i otvoren, čak do mere koja izaziva podsmeh je velika hrabrost u današnjem društvu, ali ne mora da bude uslov za kreativnost. Ukoliko intervjuišete osobu koja ima te osobine da biste je uključili u svoj specijalni događaj, ne podležite halo efektu pretpostavljajući da je kreativna. Većina populacije se podsmevala Kristiforu Kolumbu, pa je on otkrio Ameriku, podsmevali su se Ajnštajnu, pa kroz teoriju relativiteta promenio koncept fizike, ali su se podsmevali i hiljadama lokalnih egzibicionista i čudaka, od kojih niko nije ostavio trag ni na opštinskom nivou. Egzibicionizam i nekonvencionalnost može, ali ne mora biti povezana sa sa kreativnošću, može je indikovati, ali nikako uslovljavati.

Društveno okruženje takođe utiče na kreativnost. Sloboda govora, podsticajno okruženje, ispunjene osnovne fiziološke potrebe i relaksiranost društvenih normi mogu podstaći razvoj kreativnih ideja. Interesantna ilustracija ovih okolnosti mogu biti Firenca, Venecija, i ostali italijanski gradovi u vreme procvata kreativnosti tokom Renesansnog perioda. Sa druge strane, izuzetak ovog šireg pravila može se naći u vremenima koja ne ispunjavaju ni jedan od pretpostavljenih uslova, kao što su globalni ratni sukobi. Iako tada nisu postojali ni sloboda govora, podsticajno okruženje, ispunjenje osnovnih fizioloških potreba niti relaksiranost društvenih normi, inovacije, tehnološki progres i kreativna rešenja su na primer tokom Drugog svetskog rata bili neuporedivo zastupljeniji nego na primer u periodu između dva svetska rata. To nas dovodi do sledećeg faktora kreativnosti.

Motivacija, kao faktor kreativnosti ima značajan uticaj i može nadomestiti nedostatke drugih do određenog nivoa. Opipljivi instrumenti motivacije (na primer novčane nagrade), a još bitnije neopipljivi instrumenti motivacije (priznanja, pohvale, sloboda za preuzimanje inicijative, odgovornost i sl.) pokreću pojedince na kreativna rešenja. Vodeće svetske kreativne kompanije, kao što su 3M, Google ili IBM imaju programe nagrađivanja kreativnosti. Neke od njih nagrađuju i neuspešne kreativne inicijative. Na primer, Stenford Univerzitet ima nagradu za preduzetnički neuspeh godine, jer „failure sucks but instructs“ (neuspeh je loš, ali podučava). Takva praksa ohrabruje zaposlene da pokušaju, a jedna uspešna kreativna inicijativa može otplatiti desetine neuspešnih. Jedna od glavnih prepreka kreativnosti u našem okruženju je nedostatak motivacije. Veoma je poražavajuća činjenica da se u mnogim kompanijama ovi instrumenti zanemaruju i za operativne poslove, a posebno za kreativne. To dovodi do letargije, fatalizma i osećaja nemoći kod zaposlenih. Indikativno je da mnogi menadžeri više hvale i nagrađuju svoje kućne ljubimce nego svoje podređene. Ukoliko hoćete da motivišete osoblje u realizaciji specijalnog događaja na kreativnost, vodite računa o navedenim faktorima.

15.2 Faze kreativnog procesa

Osnovne faze kreativnog procesa mogu se podeliti hronološki na sledeće četiri:

1. Priprema 2. Inkubacija 3. Iluminacija 4. Prevođenje

U fazi pripreme percipiramo sve bitne informacije za rešavanje problema. Ovde je bitna analitičnost, organizovanost i doslednost. Informacije treba prikupiti što objektivnije, vodeći računa o problemima percepcije. Subjektivno tumačenje objektivnih činjenica je različito, a prave informacije su veoma bitne za kreativno rešavanje problema. Predstavljanje informacija tokom ove faze je tehnika koja ne odgovara svima na isti način. Ipak, korisno je imati informacije stalno pred očima, pa se preporučuje da se najbitniji aspekti problema


- 48 -

nalepe kao posteri u radnom okruženju. Veoma često je i korišćenje samolepljivih „sticker“ podsetnika na kojima su jezgrovito napisane bitne informacije o problemu.

Faza inkubacije je druga faza u procesu kreativnosti. To je faza u kojoj se činjenice i informacije obrađuju, uz razvoj novih ideja. Ovaj proces ne mora biti vidljiv, i često se dešava u podsvesti, gde se ideje kombinuju na različit način. Potrebno je stvoriti okruženje koje stimuliše kreativnost. Iako nije u potpunosti objašnjen, proces kreativnosti se po istraživanju koje je sproveo Smith sa saradnicima (1995) sastoji iz normalnih kognitivnih aktivnosti. To pretpostavlja da kreativnost nije misteriozni proces nadahnuća, već da se sastoji iz normalnih aktivnosti razmišljanja koje se mogu uvežbati i unaprediti.

Iluminacija je kratka faza u kojoj se podsvesno ili svesno generisane ideje u veoma kratkom roku ukažu kao rešenje problema. Primer ovog može biti uzvik „Eureka“ (našao sam, pronašao sam) grčkog pronalazača Arhimeda, kada je kupajući se u kadi otkrio rešenja merenja sastava zlatne (ili pozlaćene?) statue koju je njegov patron dobio na poklon. Goleman i Kaufman (1992) opisuju ovu fazu kao stanje u kom svi aspekti problema izgledaju harmonizovani, integrisani i jednostavni. Često ovo nije potpuno tačno, i surove činjenice uništavaju prelepe hipoteze iluminacije, što se može nazvati tragedijom nauke.

Da bi se ovi problemi prevazišli, veoma je važno doći do faze prevođenja. Ovde se rešavaju praktični problemi koji, koliko god da nisu suštinski, praktično mogu sprečiti implementaciju kreativne ideje. Menadžerima specijalnih događaja ova faza treba biti posebno važna, i motivaciju treba da usmere na nju. Sam kreativni proces nije u potpunosti objašnjen ni merljiv, pa samim tim ni upravljiv. Sa druge strane, fazu prevođenja i njenu uspešnost možemo uzeti u obzir kod razvoja instrumenata motivacije zaposlenih na realizaciji specijalnog događaja. U suprotnom će mnoge kreativne i genijalne ideje ostati samo to, a implementacija i rezultati će izostati.

15.3 Okruženje koje podstiče kreativnost

Da bi se stvorilo okruženje koje podstiče kreativnost, posebno u fazama prikupljanja podataka i inkubacije, potrebno je razviti kulturu i strukturu organizacije koje stvaraju okruženje podsticajno za kreativnost. Neke od karakteristika takvog okruženja su:

• Sloboda iznošenja ideja

• Smanjivanje kritike

• Sloboda da se fokus usmeri na drugu stranu

• Opuštenost, zabava

Sloboda iznošenja ideja je prvi preduslov podsticajnog okruženja za kreativnost. Kvantitet generisanja stvara kvalitet ideja, to jest ukoliko generišemo stotinu ideja, veće su šanse da će jedna biti genijalna. Odličan primer je generisanje ideje i jednoj kanadskoj elektrodistibucionoj kompaniji, koje je trajalo danima, i trebalo da reši problem ledenica koje su kidale električne vodove. Razmatrane su bez predrasuda veoma ekstremne ideje (dresiranje medveda da se penju uz bandere kako bi drmanjem stresli ledenice). Samo zahvaljujući pristupu bez osuđivanja, došli su do ekonomičnog i praktičnog rešenja, koje je iznela radnica dok je razmatrala kako da postave kantice sa medom na bandere, ne bi li privukli medvede. Samo rešenje je opisano na nastavi iz predmeta, pa ćemo kolege i koleginice koje nisu prisustvovali istoj nažalost ostaviti u nedoumici i iščekivanju.

Smanjenje kritike je usko povezano sa prvom stavkom, i neophodna je da bismo razlučili operativne koristi povećanja produktivnosti, od strateških koristi kreativnih rešenja. Potrebno je shvatiti da se produktivnost i kreativnost veoma teško mogu zajedno ostvariti, i


- 49 -

ukoliko nemamo operativne rezultate ljudi koje smo zadužili za kreativna rešenja, ne treba ih kritikovati bez jasno definisanih razloga ili jasno uočenih propusta. Problemi kreativnosti i produktivnosti se mogu ilustrovati zamerkama koju je analitičar produktivnosti uputio na „Nedovršenu simfoniju“ Franca Šuberta:

• Duže vreme, oboisti (4 izvršioca) nisu ništa svirali. Treba im smanjiti honorar, a ostatak dati kao podsticaj drugim članovima orkestra

• Četrdeset violina sviraju iste note. Nepotrebno rasipanje, odeljenje treba drastično srezati. Ako je potreban jači zvuk, to se uz manje para može postići električnim pojačalom

• Uloženo je previše truda na polušesnaestine. Smatram da je reč o prekomernom detaljisanju, preporučio bih da se sve note zaokruže na najbližu šesnaestinu, što bi mogli da sviraju i studenti ili operateri nižih kvalifikacija

• Nema potrebe ponavljati istu deonicu duvačkim instrumentima, ako su je gudači već odsvirali. Izbacivanjem takvih izlišnih deonica, koncert bi se skratio za dvadeset minuta.

• Da je Šubert bio stručnjak za analizu produktivnosti, verovatno bi završio simfoniju. (prim. stručnjaka)

• Da su stručnjaci za analizu produktivnosti kreativni, verovatno bi bar neko slušao njihove simfonije (prim. Predavača)

Sloboda da se fokus usmeri na drugu stranu može biti veliki problem. Menadžment definiše pravce rada koji se spuštaju od strateškog do izvršnog nivoa, i odstupanje od tih pravaca se tumači kao nedisciplina i neposlušnost. Ružna poslovica „Veži konja gde ti gazda kaže“ stvara okruženje koje uništava kreativnost. Menadžment, posebno u kreativnim delatnostima kao što je organizacija specijalnih događaja, treba da prihvati da usvajanje ideja podređenih koje nisu u pravcu koje su menadžeri propisali ne znači slabost planova menadžmenta, već naprotiv, veliku prednost menadžerskog stila. Ilustrativna je studija slučaja rata cena između IKEA fabrike i konkurenata. On se nije završio snižavanjem cena, već kada je jedan od radnika predložio da se stolovi pakuju sa sklopljenim nogama.

Opuštenost i zabava su takođe važni aspekti okruženja koje podstiče kreativne ideje. One mogu doći tokom sna, masaže, kupanja, vežbanja ili bilo koje aktivnosti, koja možda i nema veze sa poslovanjem. To ne znači da zaposlenim u organizaciji specijalnih događaja treba obezbediti ležaje, masažu i bazene, ali barem poslovno okruženje može biti nerestriktivno i oslobođeno nepotrebnih administrativnih procedura, hijerarhijske discipline i kulture senioriteta i distance moći. Ukoliko je kreativnost imperativ, a finansijska sredstva raspoloživa, čak i ekstremni koraci poput sale za vežbanje, masažu ili bazena ne mogu škoditi, na šta nam ukazuju primeri Google-a i sličnih kompanija koje to praktikuju.

15.4 Tehnike podsticanja kreativnosti

Tehnike podsticanja kreativnosti su brojne i uključuju procedure individualnog ili grupnog razmišljanja koje ne moraju biti podržane skupom tehnologijom, i najčešće su ostvarive korišćenjem raspoloživog kancelarijskog inventara. Literatura u oblasti je široka, a jedan od primera je „Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers“ - Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo http://books.google.com/books?id=_-xnEDNPxwYC&printsec=frontcover&dq=gamestorming&hl=en&ei=IO67TuauD-WD4gTFz4SdCA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CC0Q6AEwAA#v=onepage&q&f=false .

http://books.google.com/books?id=_-xnEDNPxwYC&printsec=frontcover&dq=gamestorming&hl=en&ei=IO67TuauD-WD4gTFz4SdCA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CC0Q6AEwAA#v=onepage&q&f=false





- 50 -

U skripti će biti predstavljene sledeće tehnike: Scamper, dobro loše interesantno i kombinovanje ideja.

Scamper je tehnika koja postavlja sedam grupa pitanja o problemu za koji je potrebno kreativno rešenje:

• S = (Substitute) Smeniti – kako mogu da zamenim materijal, mesto, vreme, izvršioce, procese...

• C = (Combine) isCkombinovati ;) – koje faktore mogu da kombinujem

• A = (Adapt) Adaptirati - šta mogu da prilagodim

• M = (Modify/Magnify) Menjati – šta od faktora problema mogu ključno izmenim/uvećam/iskrivim

• P = (Put to other uses) uPotrebiti drugačije – šta od faktora problema mogu da upotrebim drugačije

• E = (Eliminate or minify) Eliminisati – šta od ovih faktora mogu da eliminišem, ili da redukujem na minimalnu meru

• R = (Reverse/Rearrange) obRnuti – šta od ovih faktora mogu da obrnem ili da promenim redosled

Tehniku „dobro – loše - interesantno“ razvio je dr Edward de Bono. Ona omogućuje da se problemu pristupi iz različitih perspektiva. Funkcioniše na sledeći način:

1. Tema se predstavi 2. Iznese se nešto loše 3. Iznese se nešto dobro 4. Iznese se nešto interesantno

Primeri razmatranja dobrog, lošeg i interesantnog u problemima su: Bolesti

• Dobro – medicinska i farmaceutska industrija kreiraju velike profite, zapošljavaju ljude i ojačavaju ekonomiju.

• Loše – Ljudi trpe bolove, teškoće, umiru.

• Interesantno – ukoliko se engleska reč Dis-ease razdvoji pokazuje da postoji jaka mentalna komponenta.

Ubistva

• Fimovi i knjige su interesantniji

• Ljudi ginu

• Ubice smanjuju populaciju čije povećanje postaje globalni problem

Globalno zagrevanje

• Obezbeđuje globalne ciljeve i ujedinjuje politički vrh i populaciju

• Uništavanje habitata, elementarne nepogode, smanjenje prirodnih resursa

• Postoji sajt http://www.beseenasgreen.com/ koji pomaže organizacijama da budu percipirane kao “zelene”

Sledeća tehnika je tehnika kombinovanja koncepata. Ovo je jedna od fundamentalnih vežbi kreativnog razmišljanja. Neophodno je prvo odabrati dva pojma i zatim pokušati njihovu


- 51 -

kombinaciju. Pojmovi se mogu birati tako da budu direktno ili indirektno povezani sa problemom koji treba da ima kreativno rešenje, ali barem jedan pojam mora biti direktno povezan sa problemom. Kao ilustraciju dajemo primer kombinovanja pojma kamere i kamena. Prvo pažljivo razmislite o karakteristikama:

o Kamen – mineral, tvrd, tekstura, oružje, dekoracija, građevinski materijal, igračka...

o Kamera (foto aparat) – digitalni, okular, fokus, objektiv

Nakon toga mogu se postaviti pitanja kombinovanja:

1. Da li je moguće napraviti kameru koja izgleda kao kamen? 2. Da li je moguće odbraniti se uz pomoć kamere bacajući je kao kamen? 3. Da li je moguće napraviti zid od kamera kao što se pravi od kamena? 4. Da li je moguće napraviti kuću od starih foto aparata koji su otpad? 5. Da li je moguće prekriti kamen nekom vrstom filma koji će beležiti svetlost?

Iako izgleda neozbiljno, ovaj pristup može rešiti probleme. Tako je pitanje 1 primenljivo prilikom snimanja divljih životinja, 5 u svemirskim i geološkim istraživanjima, a 3 je rezultovalo tehnikama snimanja specijalnih efekata, poput onih korišćenih u serijalu filmova „Matrix“ http://www.youtube.com/watch?v=_KtghA0rkDY

http://www.youtube.com/watch?v=_KtghA0rkDY


- 52 -

16 KONTIGENTNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE RIZIKOM SPECIJALNOG DOGAĐAJA

16.1 Definicija pojma i ključne faze

Upravo zbog posebnosti kreativne i lukrativne, ali i rizične industrije specijalnih događaja upravljanje rizicima i kontigentno planiranje je neophodno u organizaciji specijalnih događaja više nego u repetitivnim delatnostima.

Kontigentni događaj je događaj koji se može desiti, ali se generalno ne očekuje zbog male verovatnoće.

Kontigentno planiranje predstavlja proces planiranja scenarija u slučaju kontigentnih događaja.

Rizik u kontekstu specijalnog događaja je nepoželjni slučajni događaj koji može uticati na nepoželjni izlaz nekog specijalnog događaja

Upravljanje rizikom je proces identifikacije, analize, kontrole i izveštavanja o rizicima. (Project Management Practitioner's Handbook - Ralph L. Kleim and Irwin S. Ludin) ili proces identifikacije, ocene i određivanja prioriteta rizika koju prati koordinisana i ekonomična primena resursa da bi se minimizirala, pratila i kontrolisala mogućnosti i uticaj nepoželjnih događaja (rizika). (Douglas Hubbard "The Failure of Risk Management: Why It's Broken and How to Fix It" pg. 46, John Wiley & Sons, 2009)

Upravljajući rizikom, mi pokušavamo da smanjimo verovatnoću ostvarivanja nepoželjnog događaja, ili ukoliko dođe do ostvarivanja nepoželjnog događaja, smanjimo negativne posledice po naš specijalni događaj. Ovo su dva osnovna cilja upravljanja rizikom u specijalnim događajima. Ključne faze su:

• Identifikacija rizika

• Procena rizika

• Bavljenje rizicima

• Praćenje rizika

16.2 Identifikacija rizika

Ova faza je bitna jer je neophodno razmotriti rizike koji prate specijalni događaj pre nego što se specijalni događaj uopšte ostvari. Ovde možemo koristiti:

• Lično iskustvo

• Prikupljanje podataka o prošlim događajima istog ili sličnog tipa

• Analizu vrsta rizika u specijalnim događajima uopšte

Lično iskustvo predstavlja najbolji, ali i najskuplji način učenja i upravljanja rizicima u specijalnim događajima. Mnogo je bolje učiti na tuđim greškama, i tu pretraga Interneta može otkriti mnogo potencijalnih rizika. Kao parametar pretrage može se uneti: vrsta specijalnog događaja + disaster ili mistakes, na primer „corporate anniversary disaster“. Najbolje je kombinovati ovo sa razmišljanje o tome koji rizici, vezani za određene oblasti, postoje. Vrste rizika koje mogu pratiti specijalne događaje su:


- 53 -

• Finansijski rizici (nepredviđeni troškovi, promena kursa i cena aktivnosti događaja, pronevere, kazne, kašnjenja u naplati)

• Pravni rizici (sporovi izmešu organizatora i klijenata, kooperanata, posetilaca, gubitak dozvola, kazne)

• Tehnološki rizici (pouzdanost tehničkih sistema)

• Rizici vezani za organizaciju (konflikti, nedostatak koordinacije)

• Rizici vezani za sigurnost (upravljanje masama)

• Rizici vezani za okruženje (prirodne nepogode, promene okruženja)

Takođe, postoji i podela na rizike i hazarde. Po ovom pristupu, rizici nisu isključivo vezani za ugrožavanje ljudskih života i zdravlja, dok hazardi jesu. Hazardi se dalje dele na ti A, B i C, na sledeći način:

• Rizici (Svi nepoželjni događaji)

• Hazardi (rizici vezani za ljudsko zdravlje i sigurnost) o Tipa A (Postoji vrlo verovatan rizik smrti, teške povrede ili bolesti) o Tipa B (nije verovatan rizik smrti, teške ozlede ili bolesti ali je moguć, vrlo

verovatne umerene povrede ili bolesti) o Tipa C (rizici ozbiljne ili umerene povrede ili boleste nisu verovatni, ali su

mogući)

Opšta preporuka je da se prilikom upravljanja hazardima što manje improvizuje. Poštovanjem usmerenja koja propisuje Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu http://www.parlament.gov.rs/content/lat/akta/akta_detalji.asp?Id=302&t=Z i Zakon o radu Republike Srbije (deo VII, članovi 80-103) organizator se oslobađa bitne odgovornosti, dok praktična pravila, regulacije i brošure koja su dostupna na sajtu www.osha.gov mogu značajno umanjiti hazarde.

16.3 Procena rizika

U organizaciji specijalnih događaja, a i u mnogim drugim kontekstima, rizici se ne mogu posmatrati jednodimenzionalno. Ovo se može ilustrovati pitanjem: „Da li je veći rizik prilikom organizacije specijalnog događaja proslave godišnjice preduzeća požar u sali ili kašnjenje govornika?“ Požar u sali ima neuporedivo ozbiljnije posledice, ali je bitniji rizični događaj može biti kašnjenje govornika, jer je hiljadama puta češće. Da bismo ovo formalizovali, možemo posmatrati rizik u sspecijalnim događajima kao funkciju koja zavisi od verovatnoće ostvarivanje događaja i negativnog uticaja na poduhvat, tj:

Rizik = Funkcija (Verovatnoća ostvarivanja, uticaj na poduhvat. Ovo se može predstaviti u matrici sledećeg tipa:

Posledice/verovatnoća A B C D E

A Katastrofalne Visok Visok Visok Visok Visok

B Kritične Visok Visok Visok Srednji Nizak

C Marginalne Visok Srednji Srednji Nizak Nizak

D Malo značajne Srednji Nizak Nizak Nizak Nizak

Verovatnoća događaja se može klasifikovati u sledećih pet kategorija:

A Dešava se svakodnevno

http://www.parlament.gov.rs/content/lat/akta/akta_detalji.asp?Id=302&t=Z

http://www.osha.gov/


- 54 -

B Dešava se na često

C Desi se s vremena na vreme

D Dešava se vrlo retko

E Veoma je mala verovatnoća dešavanja

Ukoliko su kategorije i posledica nejasne, može se koristiti kvantitativniji pristup:

Šteta po SD / Verovatnoća 50% 25% 10% 5% 2% 1% 0,10%

100% 50,00% 25,00% 10,00% 5,00% 2,00% 1,00% 0,10%

50% 25,00% 12,50% 5,00% 2,50% 1,00% 0,50% 0,05%

25% 12,50% 6,25% 2,50% 1,25% 0,50% 0,25% 0,03%

10% 5,00% 2,50% 1,00% 0,50% 0,20% 0,10% 0,01%

5% 2,50% 1,25% 0,50% 0,25% 0,10% 0,05% 0,01%

2% 1,00% 0,50% 0,20% 0,10% 0,04% 0,02% 0,0020%

1% 0,50% 0,25% 0,10% 0,05% 0,02% 0,01% 0,0010%

0,10% 0,05% 0,03% 0,01% 0,01% 0,0020% 0,0010% 0,0001%

I pri jednom i pri drugom pristupu bavljenje rizicima se ograničava na rizike bliže gornjem levom uglu tabela, koji imaju veće verovatnoće ili veće posledice.

16.4 Bavljenje rizicima

Bavljenje rizicima se usmerava na to da smanjimo verovatnoću ostvarivanja nepoželjnog događaja, ili ukoliko dođe do ostvarivanja nepoželjnog događaja, smanjimo negativne posledice po naš specijalni događaj. U ovome mogu pomoći forme izveštaja popu sledeće tabele:

Kada se bavimo rizicima, svoje aktivnosti možemo usmeriti na sledeće:

• Obezbeđenje rezervnih tehničkih opcija

• Obezbeđenje rezervnih učesnika koji bi pokrili rizična mesta

• Nabavka dozvola za rad

• Izjave učesnika o odricanju od prava na tužbu

• Osiguranje imovine i lica

• Fizičko i tehničko obezbeđenje imovine i lica

Potencijalni riziciDatum

provere

Koji su

problemi

uočeni

Verovatnoća

(A,B,C,D,E)

Uticaj

(A,B,C,D)

Rizik (Visok,

Srednji,

Nizak)

Ko će da reši

problem

Kada će

problem biti

rešen

Završeno (potpis

odgovornog lica)

1. Da li postoje potrebne dozvole?

2. Da li je moguće da se u to vreme

zaustavi saobraćaj?

3. Da li treba nabavljati specijalne

dozvole za saobraćaj?

...


- 55 -

Rešenje problema rizika može biti u sledećem domenu:

• Eliminacija rizika

• Zamena rizika

• Izolacija rizika

• Tehnička rešenja za smanjenje/eliminaciju

• Administrativna rešenja za smanjenje/eliminaciju

• Korišćenje lične zaštitne opreme

U bavljenju rizicima takođe, veoma korisno može biti skiciranje sistema, i računanje pouzdanosti rednih, paralelnih, redno-paralelnih ili ne redno-paralelnih sistema.

Redni sistemi su predstavljeni na sledećoj slici. U praksi, to su sistemi koji da bi radili moraju ispuniti uslove da sve komponente istovremeno rade. Ilustracija ovakvog sistema je npr. pojednostavljeni model štampača. Da bi on radio mora imati i tonera (A) i papira (B). U kontekstu specijalnog događaja, mogu posmatrati da će se specijalni događaj organizacije svadbe prihvatljivo ostvariti samo ukoliko je kvalitetna muzika (A) i piće (B), a ukoliko bar jedna od tih komponenti ne odgovara, događaj će biti loš. Pouzdanost sistema se računa kao proizvod verovatnoća da komponente rade ispravno (Ra i Rb), to jest

Pouzdanost sistema = Ra*Rb.

Ukoliko je pouzdanost komponente A (verovatnoća da ima tonera) 90% a pouzdanost komponente B (verovatnoća da ima tonera) 80%, Ra=0.9, Rb=0.8,tada je pouzdanost sistema = 0.72.

Slika: Redni sistem

Paralelni sistemi su oni kod kojih barem jedna od povezanih komponenti mora raditi da bi sistem pouzdano radio. Primer ovakvog sistema je model kobinovanog grejanja na tri energenta. Ukoliko imate kombinovani kotao na gas ili čvrsto gorivo, kuća vam neće biti hlada ukoliko imate bar jedno – ili gas ili čvrsto gorivo. U kontekstu specijalnog događaja, primer može biti zabava gostiju. Postoje program A sportske aktivnosti i program B – društvene igre. Ukoliko bar jedan od ta dva programa (nebitno koji) radi, onda možemo pouzdano pretpostaviti da će se gosti na specijalnom događaju zabaviti, jer npr. svi gosti vole podjednako i sport i društvene igre. Pouzdanost sistema se računa po formuli:

Pouzdanost sistema = 1-(1-Ra)*(1-Rb) Npr ukoliko je Ra = 0.9, Rb = 0.8 Pouzdanost sistema je = 1-(1-0.9)*(1-0.8)=0.98.

Slika: Paralelni sistem


- 56 -

U praksi, sistemi se retko mogu apstrakovati na redne i paralelne, već predstavljaju njihovu kombinaciju. Primer je predstavljen na sledećoj slici, a pouzdanost se računa tako što se sistem razloži na podsisteme koji su redni ili paralelni. Tako je za dati primer CD= paralelni sistem sa komponentama C i D, ABCD redni sistem sa komponentama A, B i CD. Dalje, EFG je redni sistem sa komponentama EFG. Sledeći podsistem, Y, je paralelni sistem koji ima komponente ABCD i EFG. Na kraju, kada smo ceo levi deo sveli na jedan sistem Y, posmatramo sistem X, koji ima dve redno vezane komponente – Y i H.

Slika: Redno-paralelni sistem

Ne redno paralelni sistemi su često manje apstraktna predstava realnih sistema, ali je računanje njihove pouzdanosti jako teško. Objašnjavanje ovog pristupa izlazi van okvira gradiva za predmet, ali na sreću tu su nove tehnologije, pa studenti ne moraju da uče složene pristupe. Sistem je predstavljen na sledećoj slici, a računanje je moguće preko online kalkulatora koji je dat na linku http://www.ecs.umass.edu/ece/koren/FaultTolerantSystems/simulator/NonSerPar/nsnpframe.html .

Slika: Ne redno-paralelni sistem

16.5 Praćenje rizika

Praćenje rizika zahteva dodeljivanje odgovornosti osoblju za praćenje rizika po jednom od sledećih kriterijuma:

• Procesu

• Teritoriji

• Osobama

• Grupi rizika

• Području odgovornosti po drugom kriterijumu

Organizaciono, od nosilaca odgovornosti za određenu grupu rizika, očekujete izveštavanje o rizicima. Ovo je veoma bitno za pravljenje baze znanja koja je osnov za upravljanje rizicima u budućim događajima. Rizici se prate kroz individualne izveštaje o incidentima ili forme prijave incidenta, koje mogu biti dat u unapred propisanom obliku. Iako su se rizici

http://www.ecs.umass.edu/ece/koren/FaultTolerantSystems/simulator/NonSerPar/nsnpframe.html

http://www.ecs.umass.edu/ece/koren/FaultTolerantSystems/simulator/NonSerPar/nsnpframe.html


- 57 -

ostvarili, i neka šteta je napravljena, iskustvo koje se stiče može biti dobra kompenzacija ukoliko se praćenje rizika odvija organizovano i sistematski.

16.6 Master plan upravljanja rizicima

Finalni dokument vezan za upravljanje rizicima u specijalnom događaju može biti master plan upravljanja rizicima. On se oslanja na sve četiri faze procesa, i predstavlja formalni dokument koji obrađuje akcije sprečavanja dešavanja događaja ili smanjenje njegovih štetnih posledica. Može se razložiti na pojedinačne rizike i dopuniti akcionim planovima za hitne slučajeve, kolonama koje predviđaju odgovorna lica za svaki od rizika itd, a primer izgleda je dat u sledećoj tabeli.

Pri

ori

tet

Identi

fi-

kacij

a :

pri

roda r

izik

a

Pro

cena:

Uti

caj

rizik

a

Upra

vlj

anje

i

kontr

ola

Akcij

e u

slučaju

ost

vari

vanja

1 Vreme – Kiša ili velika vrućina

Kiša će smanjiti posećenost i prodaju na mestu događaja, uzrokovati probleme sa dugim redovima; potencijalni hazardi i rizici vezani za električnu i drugu tehničku opremu

Provera vremenske prognoze. Osigurati zaklon za gledaoce. Mora se napomenuti u promotivnim materijalnima. Hazardi od električnih kvarova mogu se izbeći pažljivim planiranjem, izborom izvođača i sistemima kontrole i zaštite.

Zaposleni će obilaziti prostor i prodavati kabanice ako bude padala kiša i hladne napitk ako budu prevelike vrućine. Svim zaposlenima će se osigurati besplatna zaštitna odeća za kišu. Posebna grupa će se uputiti na nadgledanje strujnog sistema i rezervnog sistema napajanja.

2 Požar i evakuacija

Moguće jako ozbiljne posledice, ali je verovatnoća jako mala zbog prirode terena

Napraviti plan akcije za hitne slučajeve. Stalno nadzirati PPZ opremu i koristiti kontrolne liste. Organizovati edukaciju zaposlenih na specijalnom događaju

Ukoliko dođe do požara, odmah uspostaviti vezu sa javnim službama. Ukoliko fiksne veze ne rade, koristiti mobilnu mrežu. Rasporediti osoblje po planu.

Plan akcije za hitne slučajeve je formalni, pisani dokument koji pokriva situacije u kojima je izuzetno bitno brzo i tačno reagovanje. Skup takvih planova može dopuniti master plan upravljanja rizicima. Plan akcije za hitne slučajeve se pravi za događaje kao što su vatra / eksplozija, toksična i hemijska opasnost, hitni medicinski slučaj, pretnje bombama/ napadima, nasilje, pljačka i slično, i mora biti:

• jednostavan,

• fleksibilan,

• u pisanoj formi

• testiran

• odobren od nadležnih.

Primer akcionog plana za hitne slučajeve je dat u nastavku:


- 58 -


- 59 -

17 ORGANIZACIJA I PODELA RADA U SPECIJALNIM DOGAĐAJIMA

Organizacija specijalnih događaja je delatnost koja zavisi od izvršilaca i znanja, veština i koordinacije više nego od tehnologije ili kapitala. Sa druge strane, različita priroda aktivnosti prilikom organizacije specijalnih događaja ne dopušta konstantu primenu klasičnih organizacionih modela, uz izuzetak matrične organizacije. Stoga je veoma bitno razviti osnove za rad, makar kroz opise poslova i organizacione šeme koji će se menjati dinamično sa promenom aktivnosti.

17.1 Analiza poslova i opisi poslova

Podela rada bi trebalo da se zasniva na analizi poslova, koja je proces utvrđivanja i prezentovanja bitnih informacija za određeni posao. Ona daje sledeće izlaze:

• Opisivanje poslova daje dužnosti, odgovornosti i osnovne uslove rada – opisuju prirodu i zahteve posla

• Specificiranje poslova se fokusira na karakteristike koje su potrebne da bi se on obavljao – lične osobine, obrazovanje, veštine, iskustvo.

Izlazi, informacije koje daje analize posla mogu se predstaviti sledećom tabelom:

Informacija Sadržaj

Naziv posla i lokacija Ime posla i organizaciona pozicija

Organizacione veze Objašnjenje broja ljudi i pozicija kojima je ovaj posao nadređen, opis nadzora koji se vrši nad ovom pozicijom

Povezanost sa ostalim poslovima

Objašnjenje koordinacije potrebne sa drugim poslovima

Sadržaj posla Objašnjenje aktivnosti koje se obavljaju na toj poziciji

Zahtevi posla Fizički, mentalni, tehnički i ostali preduslovi koji treba da budu ispunjeni da bi se posao obavljao

Metodi analize poslova su sledeći:

• Posmatranje o Studija pokreta o Studija vremena o Uzorkovanje rada

• Intervjuisanje o Strukturirano o Nestrukturirano

• Upitnik o Upitnik za analizu pozicije (Position analysis questionnaire) o Upitnik za analizu menadžerske pozicije (Management position description

questionnaire)

• Funkcionalna analiza posla (korišćenje standardizovanih delova od kojih se sklapa posao


- 60 -

• Poređenje (Federal Dictionary of Occupational Titles, ONET Dictionary of Occupational Titles, nomenklatura poslova SFRJ)

Opisivanje i specificiranje poslova kombinovano daje formalni dokument – opis posla. Opis posla je formalni, pisani dokument, koji je obično dugačak od jedne do tri strane. Može da uključuje:

• Datum pisanja/odobravanja

• Status posla (na određeno ili neodređeno vreme; plata ili naknada)

• Naziv pozicije

• Sumarni prikaz posla (skraćeni prikaz dužnosti)

• Detaljnu listu dužnosti i odgovornosti

• Podređenost (naziv pozicije koju ova pozicija izveštava)

• Nadređenost (naziv pozicija koje izveštavaju ovu poziciju)

• Glavne kontakte (u i van organizacije)

• Obavezne sastanke kojima prisustvuje i obavezne izveštaje koje podnosi

• Zahteve neophodne za ovu poziciju (lične osobine, obrazovanje, veštine, iskustvo...)

• Spisak pozicija na koje se može napredovati u okviru razvoja karijere

17.2 Ključne pozicije u organizaciji specijalnih događaja

Ključne menadžerske pozicije u organizaciji specijalnih događaja mogu biti:

• Menadžer specijalnog događaja (Event manager)

• Planer specijalnog događaja (Event Planner)

• Koordinator specijalnog događaja (Event coordinator)

• Kreator specijalnog događaja (Event producer)

• Operativni menadžer (Production manager)

Odgovornosti i autoritet ovih pozicija se često preklapaju, i to se može prestaviti sledećom slikom. U organizaciji je vrlo retko neophodno prisustvo svih ovih funkcija. Najčešća pozicija je menadžer specijalnog događaja, ali nekada se i uz prisustvo te pozicije organizacija dopunjava ostalim navedenim funkcijama. Slučajeve u kojima je to potrebno procenićete na osnovu poznavanja rada ovih pozicija, čiji je opis dat u nastavku.

Menadžer specijalnog događaja ima osnovnu odgovornost za specijalni događaj. To je pojedinac koji dalje delegira i angažuje podizvođače u oblastima koje su neophodne. Najčešće je prisutan ukoliko je specijalni događaj velikog obima, i ukoliko radi u preduzeću koje ima drugu delatnost (ne organizovanje specijalnih događaja), obično je podređen direktoru marketinga u firmi. Spisak njegovih dužnosti i odgovornosti može uključiti sledeće:

Kreator

Planer

Koordinator

Menadžer

Op. Op.

Op. Op.


- 61 -

• Komunicira sa učesnicima pre i tokom specijalnog događaja

• Razvija odnose sa ključnim stejkholderima

• Razvija plan putovanja

• Razvija plan zaduženja osoblja i alokacije opreme koji je neophodan da se ostvari specijalni događaj

• Razvija i stvara nivo kvaliteta specijalnog događaja koji odgovara brendu entiteta

• Sarađuje sa internim eksternim timovima i grupama klijenata da bi utvrdio ciljeve događaja i razvio planove za njihovo ostvarivanje u skladu sa planom promocije organizacionog brenda

• U saradnji sa osobljem marketing radi na razvoju slogana koji će pratiti događaj

• Utvrđuje komunikacione protokole i procedure rada za interne i eksterne izvršioce specijalnog događaja

• U saradnji sa kreatorom specijalnog događaja i timovima u organizaciji radi na promociji događaja da bi se dobio adekvatni odgovor klijenata

• Istražuje i radi studije izvodljivosti da bi utvrdio šanse i pretnje za organizaciju

• U saradnji sa komunikacionim timovima u organizaciji traži potencijalne sponzore i specificira tokove prihoda za specijalne događaje

• Nadgleda i usmerava proces registracije specijalnog događaja

• Nadgleda nabavku materijala, opreme i usluga potrebnih za specijalni događaj

• Priprema program događaja i prati neophodne pripreme za njegovo ostvarivanje

• Identifikuje sve aspekte potrebnog upravljanja rizicima i prati razvoj kontigentnih planova za slučaj krize

• Nadgleda, usmerava i koordiniše osoblje, agenciju i podizvođače na dan događaja u cilju optimalnog ostvarenja postavljenih ciljeva

• Proverava da li su svi govornici na dan specijalnog događaja pripremljeni i da li imaju potrebne materijale

• Rešava i ublažava probleme koji se događaju na dan specijalnog događaja

• Radi sa osobljem zaduženim za komunikaciju da bi obezbedio maksimalnu medijsku pokrivenost događaja

• Vodi sastanke posle događaja

• U saradnji sa podizvođačima razvija prateći materijal za klijente, sponzore i publiku nakon specijalnog događaja

• Radi na oceni izvršenja, budžeta i izlaza specijalnog događaja i uključuje nalaze u buduće planove

• Priprema izveštaje o specijalnom događaju i distribuira ih adekvatnim stejkholderima

Uslovi koji su neophodni za takvu poziciju mogu uključiti:

• Diplomu trogodišnjih ili četvorogodišnjih studija iz polja poslovanja ili marketinga

• 7 godina iskustva u polju specijalnih događaja

• Dokazane veštine pregovaranja sa sponzorima i podizvođačima specijalnih događaja

• Sposobnost razvoja stabilne, uljudne i pouzdane komunikacije sa organizacijama koje se uključuju u specijalni događaj

• Organizacione sposobnosti (praćenje velikog broja detalja, ljudi, rokova, planova i aktivnosti)

• Kreativne sposobnosti (mogućnosti da kreativnim idejama pretvori zacrtane planove u izvedene akcije)

• Tehnička znanja (znanje o tehničkim aspektima rada podizvođača)

• Finansijska znanja (osnovno poznavanje finansijskih dokumenata, budžetiranja i računovodstva)


- 62 -





• Sposobnost autonomnog rada i rešavanja problema u dinamičnom okruženju sa puno rokova

• Nadprosečne organizacione, veštine i veštine u planiranju i upravljanju projektima

• Sposobnost prihvatanja ulaznih informacija u razvoju planova za dostizanje ciljeva specijalnog događaja

• Sposobnost motivacije i koordinacije članova tima

• Sposobnost pripreme odgovarajućeg budžeta i upravljanja troškovima

Planer specijalnog događaja je osoba koja je zadužena za planiranje manjih specijalnih događaja (venčanja, godišnjice). Nekad je potpuno preklapanje sa poslom menadžera specijalnog događaja. U saradnji sa klijentom razvija ciljeve specijalnog događaja, planira, organizuje i koordiniše pripreme za događaj, koordiniše aktivnosti tokom događaja, rešava probleme i izvršava aktivnosti neophodne nakon specijalnog događaja. Koordinator specijalnog događaja je pojedinac koga entitet koji organizuje specijalni događaj zapošljava radi usklađivanja napora svih učesnika u smeru postavljenih ciljeva. Nema velikih angažovanja u planiranju pre i posle specijalnog događaja, nije zadužen za kreativne zadatke i odgovoran je za koordinaciju, ali ne i za rezultate podizvođača Kreator specijalnog događaja je osoba zadužena za koordinaciju i izvršenje, a povremeno i planiranje specijalnog događaja i svih njegovih aspekata, a posebno tehničke strane. Zadužen je za dizajn u uređenje prostora, vremenski raspored, pozornicu, smeštaj, zvuk, video, osvetljenje, zabavu i slično. Često je unajmljen od strane menadžera specijalnog događaja, i radi posao posrednika između menadžera specijalnog događaja i podizvođača. Uobičajene dužnosti i odgovornosti su da:

• Prati aktivnosti događaja da bi se uverio da su u skladu sa primenjenim pravilnicima i zakonima, postavljenim ciljevima i planovima rešavanja mogućih problema

• Komunicira sa podizvođačima u cilju koordinacije napora

• Kontroliše opremu i podizvođače da bi se uverio da su u skladu sa postavljenim ciljevima i standardima

• Koordiniše usluge u specijalnom događaju, kao što su smeštaj i prevoz učesnika, oprema, ketering, obeležavanje, specijalne potrebe i sigurnost specijalnog događaja

• Komunicira sa klijentima da bi odredio ciljeve i zahteve za delove specijalnog događaja

• Sastaje se sa sponzorima i organizacionim odborima da bi planirao opseg događaja, uspostavio i pratio budžete ili pratio administrativne procedure.

• Prati fakture podizvođača i odobrava plaćanje

• Ocenjuje i bira podizvođače u skladu sa zahtevima klijenta

• Usklađuje dostupnost audio-vizuelne i ostale opreme, transporta i specijalnih usluga

• Planira i razvija programe, budžete i planove usluga u skladu sa zahtevima klijenta.


- 63 -

Zahtevi koji se postavljaju pred kreatora specijalnog događaja su:





• Nadprosečne veštine govorne i pisane komunikacije

• IT veštine, posebno MS office paket

• Lične osobine o Otvorena priroda o Pozitivan i prijateljski stav čak i u stresnim situacijama o Sposobnost sakrivanja i upravljanja stresom, sposobnost da stres ne shvati

i oseti lično o Fleksibilnost za promene u planovima i idejama o Čvrst i pravedan stil menadžmenta

Operativni menadžer je u velikim specijalnim događajima pozicija kojoj menadžer ili kreator događaja prepuštaju deo aktivnosti oko planiranja, organizacije, koordinacije i kontrole proizvođača. Može biti specijalizovan po podizvođačima, tehničkim delovima ili opremi.

17.3 Organizaciona šema i RACI matrica specijalnog događaja

Organizaciona šema kao grafički prikaz specijalnog događaja ne neophodan alat organizacije ukoliko imamo specijalne događaje većeg obima, koji zahtevaju da se autoritet i odgovornosti jasno predstave.

Kreator dogadaja

Tehnicki direktorAdministrator

ugovora

Menadžeri lokacija

Podizvodac za

osvetljenje

Podizvodac za

higijenu

Podizvodac za

štandove/šatore

Podizvodac za

ozvucenje

Koordinator

zabave

Podizvodac za

saobracaj

Podizvodac za

instalacije

Podizvodac za

audio/videoDizajner dekora

Podizvodac za

hranu

Podizvodac za

specijalne efekte

Podizvodac za

bine

...

U velikim specijalnim događajima u kojoj menadžer ili kreator događaja prepuštaju deo aktivnosti oko planiranja, organizacije, koordinacije i kontrole može biti korisno formirati RAM ili RACI matricu. To je matrica u kojoj se u zaglavlju redova unose aktivnosti a u zaglavlju kolona unose učesnici u realizaciji. U samoj matrici, u odgovarajućem polju upisuju se slova R, A, C odnosno I, u zavisnosti od toga koju ulogu u aktivnosti ima određeni učesnik. Slova znače:


- 64 -

• Responsible – ZADUŽEN (osoba koja operativno ima zaduženje za obavljanje posla)

• Accountable (ili Approver)– ODGOVORAN (osoba koja je lično odgovorna, i koja daje finalna odobrenja)

• Consulted – KONSULTOVAN (osoba koja daje podršku u vidu mišljenja, saveta i objašnjenja, dvosmerna komunikacija)

• Informed – INFORMISAN (osoba koja se izveštava o događanjima, jednosmerna komunikacija)

Documents

ORGANIZACIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJAorganizacija.fon.bg.ac.rs/wp-content/uploads/2018/11/OSD-2018-Skripta.pdf · fakultet organizacionih nauka, beograd organizacija specijalnih dogaĐaja