Obveze iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

Autorica:

Marijana Šperanda, dipl.oec.

Voditeljica Službe za javnu nabavu u Središnjem državnom uredu za

obnovu i stambeno zbrinjavanje

Zagreb, studeni / 2018

„Uspostavom cjelovitog procesa elektroničke javne nabave, očekujemo ostvarenje ušteda od 6 do 13

% s obzirom na volumen ukupne javne nabave, koja iznosi oko 44 milijarde kuna, procjenjujemo

uštedu na više od dvije milijarde kuna.“

Vlada RH

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (u daljnjem tekstu: Zakon) objavljen je u

Narodnim novinama pod brojem 94/2018, sa stupanjem na snagu 1. studenoga 2018. godine.

Ovim zakonom je u nacionalno zakonodavstvo Republike Hrvatske prenesena Direktiva 2014/55/EU

Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. g. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj

nabavi.

Predmetni zakon u biti zaokružuje u jednu cjelinu procedure i postupanja u javnoj nabavi na način da

papirnato poslovanje prebacuje na potpuno elektroničko s jednim glavnim ciljem – URED BEZ

PAPIRA.

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi uređuje upravo to o čemu i govori – obvezu i

način elektroničkog zaprimanja, obrade, plaćanja, izdavanja i arhiviranja računa proizašlih iz

postupaka javne nabave. S tim u vezi, važno je naglasiti da su ovime uređena postupanja sa svim

Postupak prije dodjele ugovora (pre-Awarding)

IPostupak nakon dodjele

ugovora (post-Awarding)II

e-objave

e-nadmetanje

e-dostava ponuda

e-ocjena i odabir

ponuditelja

e-dodjela ugovora

e-račun

e-plaćanje

e-arhiviranje

POTPUNA AUTOMATIZACIJA I DIGITALIZACIJA POSLOVNIH PROCESA!

1

računima obveznika javne nabave, dakle iz postupaka velikih i malih vrijednosti, te iz postupaka

jednostavne nabave, pa čak i onih od tek nekoliko kuna. (Ovaj zakon ne postavlja granicu od 20.000 kn

procijenjene vrijednosti nabave). Međutim, zakon se ne primjenjuje na ugovore pod oznakom tajnosti.

S obzirom da se ovime propisuje i izdavanje i zaprimanje računa, razvidno je da su obveze prema istome

nastupile i za izdavatelje i za primatelje računa, dakle zahvaćeni su javni i sektorski naručitelji, kao i svi

ponuditelji u postupcima javne nabave.

Bitno je da se svi sudionici u ovom procesu na vrijeme pripreme na novi način postupanja s računima:

Ponuditelji – pripremiti se na slanje ispravnih e-računa

Naručitelji – pripremiti se na zaprimanje, obradu, plaćanje i arhiviranje e-računa.

Iako su tvrtke koje posluju na tržištu RH donekle i spremne na elektroničko poslovanje, pa shodno tome

svi već posjeduju neku vrstu digitalnog certifikata, ipak nisu svi spremni i za elektroničko slanje računa.

Međutim, sve tvrtke koje posluju s državnim tijelima i imaju ugovore s javnim ili sektorskim

naručiteljima morati će se pripremiti sukladno zakonskim odredbama, jer jednostavno više neće moći

naručiteljima slati papirnate račune, a isto tako neće biti prihvatljivo slanje računa mailom s obzriom da

se ne radi o načinu koji omogućuje automatsku i elektroničku obradu računa usklađenu s europskom

normom.

No, krenimo od početka! Zašto elektronički račun?

Ubrzanje poslovnih procesa javne nabave

Uštede u poslovanju javne uprave i gospodarskih subjekata

Smanjenje administrativnih troškova pripreme, ispisa i kuvertiranja računa, eliminiranje troška

poštarine, račun se dostavlja u puno kraćem vremenu i pohranjuje u sigurnu

i nadziranu elektroničku arhivu

Povećana transparentnost

Uspostava cjelovitog procesa integrirane elektroničke javne nabave od objave nadmetanja,

preko elektroničkog podnošenja ponuda, nadzora izvršenja ugovora, e-Računa i e-Plaćanja

Uklanjanje prepreka u prekograničnoj trgovini

Uzevši u obzir sve prednosti prelaska s papirnatih na elektroničke račune, sasvim je jasan odgovor na

pitanje – zašto – i to za obje strane!

Iako naša država tek sada istinski kreće s uspostavom i ostvarivanjem svih koristi od e-računa, ako

pogledamo države koje već duže vrijeme imaju praksu s e-računima, možemo se osvjedočiti o svim

dobrim stranama i svim uštedama ostvarenim u tim državama. U tome prednjače posebno skandinavske

zemlje s dužom praksom. Na primjer, Finska i Estonija su došle do takve razine digitalizacije da su

skoro u potpunosti izbacile papirnati način poslovanja. Isto tako, Danska već dugo godina radi upravo s

elektroničkim računima i nikakvi papirnati računi nisu dopušteni. Neke zemlje su već prešle na

elektroničke račune i u realnom sektoru, ne samo u javnom.

Što je elektronički račun?

Sukladno članku 80. stavku 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost računom se smatra račun izdan i

poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.

2

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi elektronički račun definira kao račun izdan,

poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i

elektroničku obradu.

Kad se govori o elektroničkom računu, treba imati na umu da se uvijek uz račun podrazumijevaju i

prateće isprave koje su prilog samom računu, bez obzira na vrstu i veličinu (količinu) tih isprava.

Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa1, među ostalim, su:

1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan te sat i minuta)

2. razdoblje koje račun obuhvaća

3. podaci o prodavatelju

4. podaci o kupcu

5. podaci o primatelju plaćanja

6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja

7. upućivanje na ugovor

8. detalji o isporuci

9. upute za plaćanje

10. podaci o naknadama ili davanjima

11. podaci o stavkama na računu

12. ukupni iznos računa

13. raščlanjeni prikaz PDV-a.

Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni

porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.

Obveze i rokovi

Zakon jasno nalaže naručiteljima da su od 1. prosinca 2018. godine obvezni zaprimati i obrađivati kao

i izvršiti plaćanje elektroničkih računa i pratećih isprava izdanih sukladno europskoj normi.

Kako bi se naručiteljima dalo određeno vrijeme prilagodbe, u drugoj fazi, od 1. srpnja 2019. godine,

obvezni su isto tako i izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave sukladno europskoj normi.

Kad je riječ o naručiteljima, obveze po zakonu proizlaze za javne i sektorske naručitelje, uključivo i

jedinice lokalne i regionalne samouprave sa svojim pravnim osobama.

Elektronički računi i prateće isprave čuvaju se na način i u roku utvrđenima u propisima iz područja

računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje (11 godina).

Pri tome, kada je riječ o elektroničkim računima, pravilan način njihova čuvanja je isto tako u

elektroničkom obliku, dakle unutar e-arhiva.

Europska norma

EU je još kroz naprijed navedenu Direktivu o e-računu predvidjela donošenje europske norme za e-

račun kao podloge za stvarnu realizaciju projekta elektroničkog računa unutar i između zemalja Euroske

unije. Obvezu uspostave i načina korištenja norme preuzelo je Europsko odbor za standardizaciju

1 osnovni elementi elektroničkog računa su niz ključnih podatkovnih elemenata koje elektronički račun mora sadržavati kako

bi se omogućila prekogranična interoperabilnost, uključujući potrebne informacije kako bi se zajamčila sukladnost sa zakonom

3

(normizaciju) - European Committee for Standardization (CEN) te je uslijedilo osnivanje niza odbora

međunarodnog karaktera s ciljem usuglašavanja i uspostave elemenata norme prilagođenih za sve

zemelje članice EU. Nastavno na održane radionice (CEN Workshop o e-računu) kroz sadržaj,

preporuke, kodove, ankete, digitalne potpise, arhiviranje, posrednike, model specifikacija, itd.,

dogovoreno je korištenje standarda - OASIS standard UBL 2.1, odnosno donesena je europska norma

EN 16931-1:2017 (CEN) (u RH - HRN EN 16931-1:2017).

Glavna odlika i misao vodilja europske norme za e-račun je interoperabilnost, kako unutar pojedine

zemlje, tako i između država članica.

Informacijski posrednici

Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima.

Zakon definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s uropskom normom,

pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja

elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge

upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.

Pri tome, ulogu centralnog informacijskog posrednika na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-

računa dužni povezati ostali informacijski posrednici (koji djeluju slobodno na tržištu), te koji obavlja

elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i javnih naručitelja, ima FINA (Financijska agencija),

čiji je djelokrug uređen posebnim zakonom. Drugim riječima, javni naručitelji obvezni su usluge

informacijskog posredništva zaprimanja i slanja e-računa povjeriti FINI.

S druge strane, sektorski naručitelji te jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela

javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave

ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili

je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica

lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja

elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na

području Republike Hrvatske ili druge države članice.

Napomenimo da informacijski posrednici, kao što i sama riječ kaže, djeluju kao posrednici te shodno

tome nisu odgovorni za sam sadržaj elektroničkih računa, niti su zaduženi ili odgovorno za sistemsku

integraciju izdavatelja i primatelja računa (međusobno povezivanje informacijskih sustava).

Osim samog posredništva, informacijski posrednici mogu obavljati i druge usluge kao što je upravljanje

cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.

Inače, odabir informacijskog posrednika je prva stvar koju izdavatelj i primatelj e-računa moraju

napraviti. Pri tome sklapaju ugovor s posrednikom u kojem će se, među ostalim, definirati i opseg usluga

koje će informacijski posrednik obavljati za korisnika.

Za usluge informacijskog posredništva, odnosno za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za

javne naručitelje koji to povjeravaju Financijskoj agenciji, čelnik središnjeg tijela državne uprave

nadležnog za poslove gospodarstva će pravilnikom propisati visinu naknade.

4

Zakonski preduvjeti i sigurnost

Osnovi preduvjeti koje je potrebno osigurati u svrhu korištenja elektroničkih računa, na primjeru

FINE, odnosno kontrole koje elektronički račun prolazi, su sljedeći:

suglasnost primatelja za primanje računa u elektroničkom obliku

suglasnost se daje informacijskog posredniku (FINI) putem Pristupnice i registracije

vjerodostojnost podrijetla

upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa

cjelovitost sadržaja

upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa

čitljivost

osigurano prezentacijom računa u .pdf formatu na kojem se nalazi potpis pošiljatelja

te potpis sustava u koji je ugrađen napredan vremenski žig

Digitalnim certifikatom se postiže najveći stupanj pouzdanja u autentičnost samog korisnika odnosno

onoga koji zaista šalje i prima račun. Svaki e-račun je elektronički potpisan od strane pošiljatelja, čime

se nedvojbeno zaštitio integritet podataka u računu, što znači da ako se sadržaj računa nakon potpisivanja

promijeni, potpis se narušava i takav račun neće biti prihvatljiv u sustavu.

Vrlo bitna komponenta sigurnog sustava je napredan vremenski žig koji je odgovoran za točno vrijeme

ulaska nekog računa u sustav i garantira da je prilikom ovjere račun prošao sve naprijed navedene

kontrole.

Kada se e-račun pošalje u sustav, sustav provjerava sljedeće:

odgovara li struktura e-računa zadanoj formi (ne ulazi u sam sadržaj računa),

ima li osoba koja je račun potpisala prava na to,

je li digitalni certifikat važeći i

je li elektronički potpis ispravan i nenarušen.

Ako je sve u redu, svaki se račun prije isporuke primatelju ovjerava potpisom servisa e-Račun (servis

FINE za državu) u koji je ugrađen napredan vremenski žig.

Zaprimanje i izdavanje računa - Kako?

Za zaprimanje i izdavanje elektroničkih računa naručitelji mogu prilagoditi svoje postojeće ERP sustave

za upravljanje što bi moglo biti optimalno rješenje. Za ovaj dio je odgovoran sam naručitelj, kao i za

način na koji će posložiti svoj vlastiti put kolanja računa, unutar svoje organizacije (urudžbiranje,

ovjeravanje, likvidatura, arhiviranje).

Naručitelji imaju izbog odabrati način zaprimanja računa putem FINE:

1) Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju

sustava sa servisom e-Račun za državu (za integraciju i prilagodbu naručitelji su odgovorni

sami – informatička služba ili održavatelj)

Ovaj način je bolji za velike naručitelje, s većim brojem računa

2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se zaprimaju kroz web aplikaciju

– naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – ovaj način ne zahtijeva prilagodbu i

integraciju

Ovaj način je bolji za naručitelje s manjim brojem računa

5

Web aplikacija se koristi na sljedeći način:

1. izdavatelj šalje račun naručitelju kroz sustav e-Račun za državu

2. sustav zaprima račun te prosljeđuje naručitelju

3. naručitelj putem web aplikacije zaprima račun te postupa na sljedeći način:

a. prihvaća ili odbija zaprimljeni račun ili

b. šalje račun u likvidaturu (ako je odabrana ova mogućnost kroz aplikaciju)

4. izdavatelj zaprima status računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen).

Obveze naručitelja:

Nabava digitalnog poslovnog certifikata Fine na kripto uređaju (USB token / FINA e-

kartica)

Registrirati se na servis e-Račun za državu

Kod izdavanja računa, izdavatelj računa može odabrati između sljedećih rješenja:

1) Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju

sustava sa servisom e-Račun za državu

pogodno za one koji šalju veliki broj računa prema državi

2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se kreiraju i šalju kroz web

aplikaciju – naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – registracija se vrši online

za one koji šalju manji broj računa prema državi

3) Putem bilo kojeg informacijskog posrednika (koji će posredovati između izdavatelja i servisa e-

Račun za državu odnosno naručitelja (komercijalnog karaktera)

informirati se o prilagodbama i naknadama kod posrednika

Obveza donošenja Pravilnika i prijelazno razdoblje

Čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove gospodarstva ima obvezu donošenja

pravilnika iz članka 5. stavka 3. (propisati tehničku specifikaciju, semantički podatkovni model2,

sintaksu3 i sintaktička pravila4 elemenata elektroničkog računa) i članka 6. stavka 8. Zakona (visina

naknade za poslove informacijskog posredištva za FINU), i to u roku od tri mjeseca od dana stupanja

na snagu ovoga Zakona, dakle najkasnije do 1. veljače 2019. godine.

U prijelaznom razdoblju, do stupanja na snagu članka 6 stavka 1. (obveza naručitelja za zaprimanje,

obradu i plaćanje e-računa) i članka 7. Zakona (obveza naručitelja za izdavanje e-računa proizašlih iz

postupaka javne nabave), zaprimanje i izdavanje računa dovršit će se sukladno ugovorenim načinima

plaćanja računa sukladno ugovorima koji su proizašli iz postupaka javne nabave.

E-račun u javnoj nabavi i EOJN

Što se tiče obveza naručitelja glede postupaka javne nabave, nakon ostvarenja svih preduvjeta za

nesmetani rad s elektroničkim računima, naručitelj mora prilagoditi i tekst dokumentacije o nabavi u

relevatnim dijelovima. Znači, potrebno je u dokumentaciji navesti da će naručitelj, od datuma kojega

2 semantički podatkovni model je strukturirani i logički uzajamno povezan niz pojmova i njihovih značenja koji definiraju

osnovne elemente elektroničkog računa 3 sintaksa je strojno čitljiv jezik ili narječje koji se upotrebljavaju za prikazivanje podatkovnih elemenata sadržanih u

elektroničkom računu 4 sintaktička pravila su smjernice o tome kako bi semantički podatkovni model za elektronički račun mogao biti zastupljen u

različitim sintaksama

6

odredi (na početku primjene), zaprimati isključivo elektroničke račune te dati relevatne informacije

gospodarskim subjektima u svezi navedenog.

S obzirom da naručitelji imaju i postojeće ugovore važenja i u idućem razdoblju, npr. sklopljenih na

razdoblje jedne ili više godina, potrebno je obavijestiti ugovorne ponuditelje o načinu i vremenu prelaska

s papirnatih na elektroničke račune.

Isto tako, prilikom pripreme poziva na nadmetanje kod svakog postupka nabave unutar EOJN, u dijelu

„Priprema postupka i obavijesti o nadmetanju“, potrebno je označiti „Da“ na upit o elektroničkim

računima, kao što je vidljivo na priloženoj slici.

Nadzor i prekršajne odredbe

Članak 12. Zakona propisuje da inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u području porezne

ispravnosti elektroničkih računa provode inspektori i drugi ovlašteni državni službenici Ministarstva

financija prema odredbama posebnog zakona, dok inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u

području usklađenosti elektroničkih računa s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i

dopunama provode ovlašteni državni službenici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta.

S obzirom da su sudionici u slanju i zaprimanju elektroničkih računa obvezni postupati u skladu sa

Zakonom i Normom, člankom 14. Zakona predviđene su i prekršajne odredbe za naručitelje kao pravne

osobe kao i za odgovorne osobe naručitelja.

Na primjer, ako naručitelj kao prekršajno odgovorna pravna osoba ne izdaje elektroničke račune, a po

zakonu ima obvezu za to kao izdavatelj, kaznit će se za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od

10.000,00 do 100.000,00 kn.

Ili na primjer, ako javni naručitelj u izvršenju ugovora o javnoj nabavi ne zaprima ili ne obrađuje

elektroničke račune i prateće isprave u skladu s člankom 6. stavkom 1. Zakona, kaznit će se za prekršaj

i odgovorna osoba javnog naručitelja, i to novčanom kaznom u iznosu od 5.000,00 do 20.000,00 kn.

7

Obveze iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi Dodatak br. II stručnom članku

Autorica: Marijana Šperanda, dipl.oec. Voditeljica Službe za javnu nabavu u Središnjem državnom uredu za obnovu i stambeno zbrinjavanje Zagreb, travanj / 2019

Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (u daljnjem tekstu: Zakon), objavljen u Narodnim novinama pod brojem 94/2018, a stupio na snagu 1. studenoga 2018. godine, u članku 5. stavku 3. te u članku 6. stavku 8. određeno je donošenje dvaju pravilnika kao podzakonskih akata.

Ovaj Dodatak br. II stručnom članku donosi novine vezane upravo uz navedene pravilnike te obveze odnosno mogućnosti koje proizlaze iz njih.

Riječ je o pravilnicima pod nazivom i brojem objave:

1. Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi, Narodne novine br. 32/2019 od 29.03.2019.

2. Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi, Narodne novine br. 32/2019 od 29.03.2019.

Oba Pravilnika stupila su na snagu 01. travnja 2019. godine.

8

I. Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi

Člankom 5. stavkom 3. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi predviđena je obveza čelnika središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove gospodarstva, uz prethodnu suglasnost čelnika središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove financija, da će pravilnikom propisati tehničku specifikaciju, semantički podatkovni model, sintaksu i sintaktička pravila elemenata iz stavaka 1. i 2. istog članka.

Radi se o obveznim osnovnim elementima elektroničkog računa kako su propisani zakonom, odnosno sastavnim dijelovima računa, kako slijedi:

1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan te sat i minuta) 2. razdoblje koje račun obuhvaća 3. podaci o prodavatelju 4. podaci o kupcu 5. podaci o primatelju plaćanja 6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja 7. upućivanje na ugovor 8. detalji o isporuci 9. upute za plaćanje

10. podaci o naknadama ili davanjima 11. podaci o stavkama na računu 12. ukupni iznos računa 13. raščlanjeni prikaz PDV-a.

te, osim toga, i o drugim podacima koje elektronički račun mora sadržavati, a koje zahtijevaju posebni porezni propisi kojima se uređuje izdavanje određene vrste računa te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.

Ovim Pravilnikom se propisuju: tehnički elementi elektroničkog računa, dužnosti korisnika centralne platforme, registracija izdavatelja elektroničkog računa, naručitelja i informacijskih posrednika, izdavanje i razmjena elektroničkog računa i pratećih isprava, poruke o zaprimanju i slanju elektroničkog računa i nemogućnost izdavanja i razmjene elektroničkog računa.

Ono što je najbitnije je to da elektronički račun, da bi bio ispravno izdan, bez obzira tko ga izdavao, mora biti u skladu s europskom normom, izdana od strane Europskog odbora za normizaciju (CEN) 28. lipnja 2017. EN 16931-1:2017 i koja je prihvaćena od strane Hrvatskog zavoda za norme. Shodno tome, i svi informacijski posrednici te programi / aplikacije u doticaju s e-računima moraju biti prilagođeni ovoj normi, i to na području cijele EU.

Pravilnikom se detaljnije propisuje sadržaj i model e-računa, te obvezu preuzimanja semantičkog modela i liste sintaksi iz europske norme.

I.1. Dužnosti korisnika

Osim navedenog, pravilnik obvezuje korisnike centralne platforme (FINA kao centralni informacijski posrednik, izdavatelj e-računa, informacijski posrednik i naručitelji) na povezivanje s centralnom platformom dok je FINA kao centralni informacijski posrednik nadležna za korištenje i upravljanje centralnom platformom. Korisnici centralne platforme su dužni, u pružanju svojih usluga i u

9

komunikaciji s drugim korisnicima, jedni drugima staviti na raspolaganje relevantne informacije kojima raspolažu, poštivati važeće propise o zaštiti podataka, a osobito one kojima se štite osobni podaci te za tu svrhu primjenjivati odgovarajuće tehnološke postupke i opremu.

Pristup korisnika Centralnoj platformi i njihova međusobna razmjena podataka putem Centralne platforme odvija se putem SOAP web-servisa (serverska aplikacija za pristup centralnoj platformi koja služi za razmjenu informacija s drugim računalnim sustavima korištenjem SOAP poruka. SOAP je protokol temeljen na XML porukama namijenjen za razmjenu strukturiranih informacija između računalnih sustava), korištenjem poruka ili putem portalske aplikacije (putem web sučelja).

Da bi korisnici mogli aktivno raditi i razmjenjivati podatke na Centralnoj platformi, prethodno moraju proći testiranja i verifikaciju programskih rješenja.

Još jedan preduvjet korištenja Centralne platforme, odnosno same razmjene e-računa je korištenje digitalnih certifikata. Digitalni certifikati koriste se za uspostavu sigurne veze prema centralnoj platformi i elektroničko potpisivanje poruka u komunikaciji korisnika centralne platforme ukoliko je isto propisano sukladno tehničkoj specifikaciji.

I.2. Registracija korisnika i pristupnica

Za pristup centralnoj platformi provodi se postupak registracije svih sudionika u tom lancu: izdavatelja e-računa, naručitelja i informacijskog posrednika.

Naručitelji koji imaju organizacijske jedinice dužni su obaviti registraciju posebno za svaku organizacijsku jedinicu.

Registracija se provodi dostavom Zahtjeva za registraciju, koji se može preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e. Svaka promjenua podataka obvezno se dostavlja putem Zahtjeva za promjenu podataka, koji se može preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e. Popunjeni obrasci Zahtjeva predaju se u registracijskom uredu FINA-e ili se dostavljaju elektroničkom poštom na adresu eracun.obveznici@fina.hr. Ako se Zahtjevi dostavljaju putem elektroničke pošte podnositelj ih je dužan potpisati najmanje naprednim elektroničkim potpisom podržanim kvalificiranim certifikatom izdanim od kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja. Izdavatelj e-računa koji centralnoj platformi pristupaju putem portalske aplikacije registraciju obavljaju online sukladno uputama objavljenim na mrežnim stranicama FINA-e.

Javni naručitelj je za usluge zaprimanja i slanja e-računa i pratećih isprava putem FINA-e kao informacijskog posrednika dužan podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

Naručitelj (sektorski) je za usluge izdavanja e-računa, zaprimanja, slanja i pohrane e-računa i pratećih isprava putem FINA-e kao informacijskog posrednika dužan podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

Ako naručitelj ima organizacijske jedinice, dužan je za organizacijske jedinice podnijeti ispunjenu i potpisanu pristupnicu.

Obrazac pristupnice može se preuzeti na mrežnim stranicama FINA-e.

10

Popunjeni obrazac pristupnice naručitelji, odnosno organizacijska jedinica naručitelja, predaje u registracijski ured FINA-e ili dostavlja elektroničkom poštom na adresu eracun.obveznici@fina.hr. Ako se pristupnice dostavljaju putem elektroničke pošte podnositelj ih je dužan potpisati najmanje naprednim elektroničkim potpisom podržanim kvalificiranim certifikatom izdanim od kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja. Naručitelji koji dostave FINA-i pristupnice ne obavljaju postupak registracije, već za njih registraciju obavlja FINA.

I.3. Izdavanje i razmjena e-računa s pratećim ispravama

E-račun se izdaje u strukturiranom elektroničkom obliku sukladno odredbama Zakona i Pravilnika.

Međutim, ako izdavatelj e-računa izdaje račun u obliku isprave koja ne može podržati strukturirani elektronički oblik sukladno odredbama Zakona i Pravilnika, dužan je takvu ispravu izdati i poslati sukladno pravilima koja su određena za prateće isprave u članku 17. Pravilnika. Naime, ako prateće isprave zbog pravnih ili stvarnih razloga ne mogu biti dio strukture e-računa izdavatelj e-računa ili njegov informacijski posrednik dužan je na e-računu navesti poveznicu na prateće isprave i dostaviti ih kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način. U ovom slučaju nije isključena obveza izdavatelja e-računa na izdavanje i slanje e-račun u strukturiranom elektroničkom obliku sukladno odredbama Zakona i Pravilnika, a temeljem podataka s isprave.

Izdavatelj e-računa ili njegov informacijski posrednik dužni su e-račun poslati, a javni naručitelji te sektorski naručitelji i ostali javni naručitelji kojima FINA nije obvezni informacijski posrednik ili njihov informacijski posrednik, zaprimiti i slati e-račun putem centralne platforme.

FINA kao centralni informacijski posrednik dužna je obaviti razmjenu e-računa od izdavatelja ili njegovog informacijskog posrednika prema naručiteljima ili njihovim informacijskim posrednicima.

Naručitelj ili njegov informacijski posrednik dužan je osigurati preuzimanje e-računa iz centralne platforme na načine koji su propisani u Tehničkoj specifikaciji iz članka 9. stavka 3. Pravilnika. Preuzimanje e-računa iz centralne platforme od strane informacijskog posrednika naručitelja smatra se preuzimanjem od strane naručitelja.

Poruku o statusu e-računa naručitelji mogu poslati putem centralne platforme, a izdavatelj e-računa ili njegov informacijski posrednik e-računa može tu poruku preuzeti.

FINA kao centralni informacijski posrednik ne odgovara za dostavu e-računa naručitelju od strane njegovog informacijskog posrednika te ne odgovara za istinitost i točnost poruke o statusu e-računa.

S poslanim e-računima koji nisu u vezi s izvršenjem ugovora o javnoj nabavi, FINA će postupati na isti način kao i s računima koji jesu iz ugovora o javnoj nabavi, pa time i naplatiti takvu naknadu.

11

I.4. Poruke o zaprimanju e-računa

FINA kao centralni informacijski posrednik dužna je porukom obavijestiti izdavatelja e-računa ili njegovog informacijskog posrednika o zaprimanju e-računa u centralnu platformu. Pri tome je informacijski posrednik izdavatelja e-računa dužan tu poruku bez odgode proslijediti izdavatelju e-računa u ime kojeg je poruku zaprimio.

Predmetnu poruku koju je FINA kao centralni informacijski posrednik poslala informacijskom posredniku izdavatelja e-računa smatra se porukom koja je poslana samom izdavatelju e-računa.

Navedena poruka sadrži podatak o vremenu (sat, minuta i sekunda) koji se smatra trenutkom slanja e-računa od strane izdavatelja e-računa.

Naručitelj ili informacijski posrednik naručitelja je dužan, bez odgode, preuzeti e-račun iz centralne platforme i poslati FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku poruku da je zaprimio e-račun i prateće isprave. Informacijski posrednik naručitelja dužan je poruku o zaprimanju e-računa i pratećih isprava bez odgode proslijediti FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku.

Pri tome, „bez odgode“ ne znači nužnost poduzimanja neke radnje odmah već to znači da je adresat dužan svoju obvezu ispuniti u najkraćem mogućem roku, bez odgode, obzirom na prije iznesene okolnosti.

Dostava poruke o zaprimanju e-računa naručitelja svom informacijskom posredniku ne smatra se dostavom FINA-i kao centralnom informacijskom posredniku.

FINA kao centralni informacijski posrednik nije dužna naprijed navedene poruke o zaprimanju e-računa i pratećih isprava dostaviti izdavatelju e-računa ili njegovom informacijskom posredniku, ali će im poruku na njihov zahtjev dostaviti.

Poruka obvezno sadrži podatak o vremenu (sat, minuta i sekunda) koji se smatra trenutkom zaprimanja e-računa od strane naručitelja.

U slučajevima kada se traži potvrda slanja e-računa i pratećih isprava, vrijeme slanja e-računa smatra se vrijeme koje je navedeno u poruci iz članka 18. stavka 4. Pravilnika koju je FINA kao centralni informacijski posrednik poslala izdavatelju ili njegovom informacijskom posredniku (kada je FINA dužna obavijestiti izdavatelja o zaprimanju e-računa).

U slučajevima kada se traži potvrda zaprimanja e-računa i pratećih isprava, vrijeme zaprimanja e-računa smatra se vrijeme koje je navedeno u poruci iz članka 19. stavka 5. Pravilnika koju je naručitelj ili informacijski posrednik naručitelja poslao FINI kao centralnom informacijskom posredniku.

Stvarno vrijeme koje bilježi informacijski sustav centralne platforme mora biti usklađeno s vremenom koje objavljuje tijelo ovlašteno za službeno mjerenje točnog vremena u Republici Hrvatskoj.

12

Oblik i način slanja poruke iz članaka 15., 18. i 19. Pravilnika moraju biti u skladu s pravilima propisanima u Tehničkim specifikacijama iz članak 9. stavka 3. Pravilnika (Ministarstvo nadležno za poslove gospodarstva u suradnji s FINA-om izrađuje i objavljuje javno na svojim mrežnim stranicama Tehničku specifikaciju razmjene podataka, Specifikaciju osnovne upotrebe eRačuna i drugu dokumentaciju te sve njihove izmjene i dopune).

I.5. Nemogućnost izdavanja i razmjene e-računa

Ako izdavatelj e-računa i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik utvrde da ne mogu zaprimiti ili poslati ili preuzeti e-račun zbog tehničkih poteškoća o tome su dužni bez odgode obavijestiti FINA-u kao centralnog informacijskog posrednika, a FINA je dužna obavijest objaviti na svojim mrežnim stranicama.

Izdavatelj e-računa i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik je dužan u roku od dva dana, računajući od dana kada su nastupile tehničke poteškoće, otkloniti nastale tehničke poteškoće i poslati obavijest FINA-i da je tehnička poteškoća otklonjena, koja je dužna obavijest objaviti na svojim mrežnim stranicama.

Obavijest je izdavatelj e-računa i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik dužan poslati FINA-i elektroničkom poštom na eracun.itpodrska@fina.hr.

Ako izdavatelj e-računa i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik zbog nemogućnosti pristupa internetskoj vezi nije u mogućnosti poslati naprijed navedene obavijesti elektroničkom poštom, dužan je FINA-u obavijestiti putem telefonskog kontakta za korisničku podršku.

Ako FINA kao informacijski posrednik ili kao centralni informacijski posrednik utvrdi da ne može obaviti razmjenu e-računa i pratećih isprava zbog tehničkih poteškoća dužna je na svojim mrežnim stranicama objaviti obavijest o nemogućnosti razmjene e-računa i pratećih isprava zbog tehničkih poteškoća te u roku od dva dana, računajući od dana kada su nastupile tehničke poteškoće, iste otkloniti i objaviti obavijest da je tehnička poteškoća otklonjena.

Ako je e-račun u centralnoj platformi, a naručitelj ili njegov informacijski posrednik zbog tehničkih poteškoća nije u mogućnosti preuzeti e-račun iz centralne platforme i poslati poruku o zaprimanju, poruku je bez odgode dužan poslati nakon što FINA-i pošalje obavijest o otklanjanju tehničkih poteškoća, odnosno nakon obavijesti o otklanjanju tehničkih poteškoća od strane FINA-e.

U slučaju objave obavijesti iz stavka 1., 2. i 5. ovog članka (ako izdavatelj eRačuna i/ili naručitelj i/ili informacijski posrednik utvrde da ne mogu zaprimiti ili poslati ili preuzeti eRačun zbog tehničkih poteškoća, ili kada izdavatelj mora poslati poruku da je poteškoća otklonjena ili kada FINA mora obavijestiti da je nastala poteškoća) izdavatelj e-računa može račun i prateće isprave poslati naručitelju u papirnatom obliku kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način.

13

II. Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi

Člankom 6. stavkom 8. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi predviđena je obveza čelnika središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove gospodarstva, da će pravilnikom propisati visinu naknade za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje, koji su obvezni usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa povjeriti Financijskoj agenciji te ostalih naručitelja koji to dobrovoljno odredili.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se vrsta i visina naknada koju Financijska agencija naplaćuje za usluge informacijskog posredništva i korištenja centralne platforme za javne naručitelje propisanih u članku 3. st. 6. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (javni naručitelji i decentralizirani javni naručitelji kako su definirani u Zakonu o javnoj nabavi) te način plaćanja naknada.

II.1. Vrste naknada

Za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje te za uslugu korištenja centralne platforme od strane javnih naručitelja propisanih Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, naplaćuju se naknade. Naknada za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje sadrži naknadu FINE za sljedeće: provjeru prava pristupa javnog naručitelja centralnoj platformi; provjeru naručitelja u evidenciji naručitelja; provjeru mogućnosti isporuke e-računa do naručitelja (dostupnost naručitelja); potpisivanje e-računa od strane javnog naručitelja putem portalske aplikacije centralne

platforme; potpisno rješenje za elektroničko potpisivanje podataka od strane javnog naručitelja pri

razmjeni SOAP web servisom (serverska aplikacija za pristup centralnoj platformi koja služi za razmjenu informacija s drugim računalnim sustavima korištenjem SOAP poruka. SOAP je protokol temeljen na XML porukama namijenjen za razmjenu strukturiranih informacija između računalnih sustava);

integracijski modul za kreiranje i potpisivanje SOAP poruka te autentikaciju i slanje SOAP poruka javnog naručitelja na centralnu platformu;

slanje e-računa i pratećih isprava javnog naručitelja prema naručitelju; provjera usklađenosti elemenata e-računa s europskom normom i njezinim ispravcima,

izmjenama i dopunama; slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti zaprimanja e-računa i pratećih isprava na

centralnu platformu; slanje poruke javnom naručitelju o potrebnim ispravcima elemenata e-računa; slanje poruke javnom naručitelju o nemogućnosti isporuke e-računa i pratećih isprava

naručitelju; slanje poruke javnom naručitelju o neevidentiranom naručitelju kojem javni naručitelj šalje e-

račun i prateće isprave;

14

potpisivanje e-računa javnog naručitelja certifikatom centralne platforme pri zaprimanju e-računa u centralnu platformu;

ovjera e-računa javnog naručitelja vremenskim žigom pri zaprimanju e-računa u centralnu platformu;

razmjena e-računa i pratećih isprava javnog naručitelja prema naručitelju unutar centralne platforme;

razmjena e-računa i pratećih isprava javnog naručitelja prema informacijskom posredniku naručitelja;

slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti slanja e-računa i pratećih isprava naručitelju putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti slanja e-računa i pratećih isprava informacijskom posredniku naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o potvrdi zaprimanja e-računa i pratećih isprava od strane naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o korištenoj metodi izdavatelja e-računa pri izdavanju e-računa u svrhu osiguranja vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti e-računa putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o prihvaćanju e-računa od strane naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o odbijanju e-računa od strane naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o razlogu odbijanja e-računa od strane naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o plaćanju e-računa od strane naručitelja putem centralne platforme.

Naknada za uslugu korištenja centralne platforme od strane javnih naručitelja sadrži naknadu FINE za sljedeće: pristup i korištenje web aplikacije centralne platforme za pojedinačno slanje i zaprimanje e-

računa; mogućnost ovjere zaprimljenih računa putem web aplikacije centralne platforme; spajanje putem SOAP web servisa na centralnu platformu, integracija informatičko-

tehnološkog sustava izdavatelja e-računa s centralnom platformom; spajanje putem SOAP web servisa na centralnu platformu, integracija informatičko-

tehnološkog sustava naručitelja s centralnom platformom; registraciju javnih naručitelja na centralnu platformu; registraciju organizacijskih jedinica javnog naručitelja na centralnu platformu; registraciju certifikata i djelatnika javnog naručitelja koji je nositelj certifikata za pristup

centralnoj platformi; dodjela prava certifikatu javnog naručitelja za pristup i rad u centralnoj platformi; promjena podataka o javnom naručitelju u centralnoj platformi; promjena podataka o organizacijskim jedinicama javnog naručitelja u centralnoj platformi; promjena podataka o djelatniku javnog naručitelja koji je nositelj certifikata u centralnoj

platformi; promjene prava za pristup i rad registriranim certifikatima javnog naručitelja u centralnoj

platformi; automatska dodjela prava obnovljenom certifikatu javnog naručitelja a za pristup i rad u

centralnoj platformi;

15

ukidanje prava registriranim certifikatima javnog naručitelja za rad u centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja;

deaktivacija organizacijskih jedinica javnog naručitelja u centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja;

deaktivacija javnog naručitelja u centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja; provjera prava pristupa certifikata javnog naručitelja centralnoj platformi; provjera prava pristupa certifikata javnog naručitelja centralnoj platformi za organizacijsku

jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za zaprimanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za zaprimanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za potvrdu zaprimanja e-računa i pratećih

isprava u centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za potvrdu zaprimanja e-računa i pratećih

isprava u centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za prihvaćanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za prihvaćanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za odbijanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za odbijanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za dostavu razloga odbijanja e-računa i

pratećih isprava u centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za dostavu razloga odbijanja e-računa i

pratećih isprava u centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja u centralnoj platformi za slanje poruke o

plaćenom e-računu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja u centralnoj platformi za slanje poruke o

plaćenom e-računu za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za kreiranje e-računa u centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za kreiranje e-računa u centralnoj platformi

za organizacijsku jedinicu; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za slanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi; provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za slanje e-računa i pratećih isprava u

centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu; dodjela prava certifikatu javnog naručitelja za pristup i rad u centralnoj platformi za jednu ili

više organizacijskih jedinica; mogućnost dodjele različitih prava certifikatu javnog naručitelja za rad u centralnoj platformi

za javnog naručitelja i za svaku pojedinu organizacijsku jedinicu; zaprimanje e-računa i pratećih isprava od izdavatelja e-računa putem centralne platforme; slanje poruke izdavatelju e-računa o potvrdi zaprimanja e-računu od strane javnog naručitelja; slanje poruke izdavatelju e-računa i pratećih isprava o odbijanju e-računa od strane javnog

naručitelja;

16

slanje poruke izdavatelju e-računa i pratećih isprava o razlogu odbijanja e-računa od strane javnog naručitelja;

slanje poruke izdavatelju e-računa o plaćenom e-računu od strane javnog naručitelja; kratkoročna pohrana i dohvat zaprimljenih i poslanih e-računa i pratećih isprava javnog

naručitelja tokom cijele poslovne godine zaključno s 30. 4. iduće kalendarske godine u centralnoj platformi;

dugoročna pohrana zaprimljenih i poslanih e-računa i pratećih isprava javnog naručitelja u roku utvrđenom sukladno propisima iz područja računovodstva i poreza, koji uređuju knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje. Dohvat dugoročno pohranjenih zaprimljenih i poslanih e-računa i pratećih isprava nije sastavni dio navedene naknade.

II.2. Određivanje visine naknada i obveznici plaćanja naknada

Visina naknade za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje određuje se prema broju poslanih e-računa javnog naručitelja. Visina naknade za uslugu korištenja centralne platforme određuje se prema dodijeljenom identifikatoru javnog naručitelja, odnosno njegove organizacijske jedinice. Obveznici plaćanja naknade za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa i pratećih isprava su javni naručitelji iz Zakona osim javnih naručitelja koji su izuzeti u članku 6. stavku 3. Zakona (jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50 % financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave). Obveznici plaćanja nakade za uslugu korištenja centralne platforme su javni naručitelji iz Zakona, odnosno njihove organizacijske jedinice osim javnih naručitelja koji su izuzeti u članku 6. stavku 3. Zakona. II.3. Način plaćanja naknada

Naknada za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa i pratećih isprava plaća se mjesečno na temelju ukupnog broja poslanih e-računa tijekom obračunskog razdoblja (koje je jedan mjesec). Naknada za uslugu korištenja centralne platforme plaća se mjesečno prema ukupnom broju dodijeljenih identifikatora javnog naručitelja, odnosno njegove organizacijske jedinice. Naprijed navedene nakade plaćaju se na račun FINE na temelju izdanog e-računa. Za obavljanje usluge informacijskog posredništva slanja e-računa koje nisu plaćene do roka dospijeća, FINA zaračunava zakonske zatezne kamate.

17

II.3. Cjenik naknada FINE

Tarifna stavka

Opis posla Osnovica za obračun (e-račun i prateće isprave)

Cijena u kn (bez PDV-a)

1. Naknada za slanje e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje

1.1. Do 1000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 1,50 kn 1.2. 1001 do 2000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 1,40 kn 1.3. 2001 do 3000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 1,30 kn 1.4. 3001 do 4000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 1,20 kn 1.5. 4001 do 5000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 1,10 kn 1.6. Više od 5000 e-računa i pratećih isprava 1 kom 0,90 kn 2. Mjesečna naknada za uslugu korištenja

centralne platforme od strane javnih naručitelja, odnosno organizacijske jedinice javnih naručitelja

naručitelj/organizacijska jedinica

10,00 kn

Na naknade se obračunava porez na dodanu vrijednost.

Obračun se vrši na temelju navedenih platnih razreda na način da viši platni razred uključuje niži platni razred.

Primjerice: Ako javni naručitelj u vremenskom periodu od jednog mjeseca pošalje ukupno 2500 računa, naknada će se obračunati na sljedeći način:

- 1000 računa x 1,50 kn (1.500,00 kn), - 1000 računa x 1,40 kn (1.400,00 kn) i - 500 računa x 1,30 kn (650,00 kn) - što sveukupno iznosi 3.550,00 kn za ovaj mjesec - uz uključenu naknadu za uslugu korištenja centralne platforme u iznosu od 10,00 kn mjesečno

za svaku organizacijsku jedinicu.

18

Na sljedećim poveznicama su dostupni zathjevi za servis e-Račun za državu (zahtjev za izdavanje integracijskog modula, zahtjev za registraciju ili izmjenu podataka korisnika drugog informacijskog posrednika, zahtjev za registraciju ili izmjenu podataka informacijskog posrednika):

- https://www.fina.hr/documents/52450/242619/ZahtjevZaIntegracijskiModul.pdf/1316aebc-

9752-e7b4-faf3-c41175a41f8f - https://www.fina.hr/documents/52450/242932/ZahtjevZaRegistracijuIzmjenuPodatakaNaServi

seRacunZaDrzavuKorisnikaInformacijskogPosrednika.pdf/d84ced6a-731e-5154-ee74- f5540828aeaa

- https://www.fina.hr/documents/52450/242932/ZahtjevZaRegistracijuIzmjenuPodatakaNaServi seRacunZaDrzavuInformacijskogPosrednika.pdf/91357776-62ee-e09c-4425-3726a2fe2c09

V. Upute i smjernice Financijske agencije (FINA-e) vezane uz elektroničke račune5 - zaprimanje e-računa

Servis e-Račun za državu centralno je mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju

obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi. Javnoj

Zaprimanje e-Računa

Računi se mogu zaprimati na jedan od sljedećih načina:

1. Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) - zahtjeva prilagodbu i integraciju sustava sa servisom e-Račun za državu

a. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-

Račun za državu Da biste mogli tehnički povezati servis e-Račun za državu i svoj ERP sustav, potrebno je ERP sustav prilagoditi za obradu zaprimljenog računa. Prilagodbu vršite po ovim dokumentima:

i. Tehnička specifikacija – razmjena podataka web servisima sinkronom obradom ii. Tehnička specifikacija – razmjena podataka web servisima asinkronom obradom iii. Specifikacija osnovne upotrebe e-računa (UBL 2.1. i CII) iv. Zahtjev za integracijski modul (opcionalno)

b. Nakon prilagodbe ERP sustava, slijedi testiranje sa servisom e-Račun za državu na demo okolini Kako bi započeli s testiranjem, potrebno je registrirati se na demo okolinu servisa. Za registraciju je potrebno popuniti sljedeću dokumentaciju:6

5 https://www.fina.hr/e-racun-u-javnoj-nabavi 6 Napomena: Ako već posjedujete demo certifikate, možete ih koristiti i za potrebe testiranja na demo okolini

19

i. Zahtjev za izdavanje Fina Demo certifikata za aplikaciju - 1 primjerak ii. Zahtjev za izdavanje Fina Demo certifikata za poslužitelj** - 1 primjerak

iii. Priložiti presliku osobne iskaznice osobe koja će biti skrbnik certifikata iv. Pristupnicu za servis e-Račun za državu (Povezivanje web servisom sa sustavom

e-Račun za državu) - na pristupnici ručno naznačiti "Demo" v. Pristupnicu za registraciju obveznika s organizacijskim jedinicama za servis e-

Račun za državu – navesti jedinice koje će sudjelovati u testiranju te ručno naznačiti "Demo"

c. Nakon uspješnog testiranja na demo okolini slijedi registracija i integracija na

produkcijsku okolinu servisa Za svakodnevnu primjenu servisa e-Račun za državu trebate se registrirati i popuniti sljedeću dokumentaciju te dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu:7

i. Zahtjev za izdavanje certifikata za aplikaciju - 1 primjerak

ii. Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte – aplikacijski certifikat - 2 primjerka

iii. Zahtjev za izdavanje SSL certifikata za poslužitelj** - 1 primjerak iv. Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte – certifikati za

autentikaciju mrežnih stranica** - 2 primjerka v. Priložiti presliku osobne iskaznice osobe koja će biti skrbnik certifikata

vi. Pristupnicu za servis e-Račun za državu (Povezivanje web servisom sa sustavom e-Račun za državu)

vii. Pristupnicu za registraciju obveznika s organizacijskim jedinicama na servis e- Račun za državu

viii. Opći uvjeti korištenja servisa e-Račun za državu - povezivanje web servisima8

7 Napomena: Ako već posjedujete bilo koji od navedenih certifikata, možete ih koristiti i za pristup servisu e- Račun za državu 8Napomena: Dokumentaciju za izdavanje certifikata mora osobno predati osoba koja će biti skrbnik certifikata zbog fizičke identifikacije.

11 20

d. Hodogram prikaz Integracija naručitelja sa servisom e-Račun za državu

2. Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu - računi se zaprimaju kroz web aplikaciju (naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu). Ovaj način zaprimanja računa ne zahtijeva integraciju sa sustavom. Servis e-Račun za državu također omogućuje i slanje e-računa kroz sustav.

a. Web aplikacija se koristi na sljedeći način:

i. izdavatelj šalje račun naručitelju kroz sustav e-Račun za državu ii. sustav zaprima račun te prosljeđuje naručitelju

iii. naručitelj putem web aplikacije zaprima račun te postupa na sljedeći način: a. prihvaća ili odbija zaprimljeni račun ili b. šalje račun u likvidaturu (ako je odabrana mogućnost likvidature kroz web aplikaciju)

iv. izdavatelj zaprima status računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen).

12 21

b. Za korištenje web aplikacije potrebno je slijediti ove korake: i. Nabava digitalnog poslovnog certifikata Fine na kripto uređaju (USB

token/FINA e-kartica).9

(Za izdavanje poslovnog certifikata potrebno je popuniti sljedeću dokumentaciju i dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu: Zahtjev za izdavanje digitalnih poslovnih certifikata - 1 primjerak Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte - 3 primjerka Preslika osobne iskaznice osobe koja će biti korisnik certifikata.

ii. Za izdavanje digitalnih certifikata za TDU za državne dužnosnike i zaposlenike tijela državne uprave, potrebno je popuniti sljedeću dokumentaciju i dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu: Zahtjev za izdavanje certifikata za TDU - 1 primjerak, Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za zaposlenike TDU - 3 primjerka, Presliku osobne iskaznice osobe koja će biti korisnik certifikata.

c. Nakon nabave certifikata potrebno je registrirati se na servis e-Račun za državu Za registraciju je potrebno popuniti sljedeću dokumentaciju i dostaviti u najbližu

Fininu poslovnicu: Pristupnicu za web aplikaciju servisa e-Račun za državu Pristupnicu za registraciju obveznika s organizacijskim jedinicama na servis

e-Račun za državu

Registracija na servis e-Račun za državu temeljem Punomoći

Za obveznike javne nabave koji neće sami pristupati servisu, već prava žele dodijeliti drugom pravnom subjektu ili obvezniku, potrebno je ispuniti obrazac Punomoći. Uz Punomoć je potrebno priložiti kopiju osobne iskaznice osobe ovlaštene za zastupanje Opunomoćitelja.

Opunomoćeni pravni subjekt ili obveznik uz dobivenu Punomoć treba dostaviti i ispunjenu i ovjerenu Pristupnicu za svoj pravni subjekt na kojem označava Prava u ime obveznika javne nabave. • Punomoć za korištenje servisa e-Račun za državu

9 Napomena: Ako već posjedujete digitalni poslovni certifikat na FINA e-kartici/USB tokenu ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovorenu suradnju za izdavanje certifikata, možete preskočiti ovaj korak i prijeći na korak dva.

13 22

VII. Upute i smjernice Financijske agencije (FINA-e) vezane uz elektroničke račune10 - izdavanje e-računa

Izdavanje e-Računa

Poslujete li ponuditelj s pravnim subjektima koji su obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi (naručitelji) na sljedeće načine može se pripremiti za prelazak na novi način poslovanja i slanje strukturiranih elektroničkih računa (e-računa):

1. Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav) Zahtjeva prilagodbu i integraciju internog računovodstvenog sustava sa servisom e-Račun za državu. Pogodna je za one koji prema naručiteljima šalju veliki broj računa ili su veliki sustavi te za informacijske posrednike. Način povezivanja ovisi o metodi razmjene računa koju izdavatelj ili informacijski posrednik izabere ili već koristi (PKI, EDI ili metodu procesnih kontrola).

Da bi direktno slali račune iz postojećeg računovodstvenog sustava (ERP sustav) potrebno je slijediti ove korake:

a. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-Račun za

državu Da biste mogli tehnički povezati servis e-Račun za državu i svoj ERP sustav, potrebno je ERP sustav prilagoditi za kreiranje i slanje računa sukladno novoj europskoj normi za e-Račun EN 16931. Prilagodbu vršite po ovim dokumentima:

i. Tehnička specifikacija - Razmjena podataka web servisima -– e-Račun B2G - PKI /EDI

/Ostale metode ii. Specifikacija osnovne upotrebe e-računa(UBL 2.1 i CII) iii. Zahtjev za integracijski modul (opcionalno)

10 https://www.fina.hr/e-racun-u-javnoj-nabavi

18

23

b. Nakon prilagodbe ERP sustava slijedi testiranje sa servisom e-Račun za državu na demo okolini Kako bi započeli s testiranjem, potrebno je registrirati se na demo okolinu servisa

c. Nakon uspješnog testiranja na demo okolini slijedi registracija i integracija na

produkcijsku okolinu servisa Za svakodnevnu primjenu servisa e-Račun za državu trebate se registrirati i popuniti dokumentaciju te dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu:

Poslužiteljski certifikat (SSL certifikat za poslužitelj), izdavatelj ili informacijski posrednik mogu nabaviti od Fine ili nekog drugog povjerljivog izdavatelja certifikata. Ako za spajanje na produkcijski sustav koristite poslužiteljski certifikat nekog drugog izdavatelja, certifikat mora imati naveden točan i provjeren naziv poslovnog subjekta kojem je izdan te mora zadovoljiti zahtjeve navedene u dokumentu "Baseline Requirements Certificate Policy for the Issuance and Management of Publicly-Trusted Certificates" kojeg izdaje CA/Browser Forum, ili zahtjeve više razine (kao npr. zahtjeve propisane za EV certifikat).

Hodogram prikaz - Integracija izdavatelja sa servisom e-Račun za državu – PKI metoda

24

Hodogram prikaz - Integracija izdavatelja sa servisom e-Račun za državu – EDI metoda/ostale metode

19

25

2. Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu

Računi se kreiraju i šalju kroz web aplikaciju, registracija se vrši on-line bez potrebe dolaska u Finu. Ovaj način slanja računa ne zahtijeva integraciju vašeg internog računovodstvenog sustava sa servisom e-Račun za državu. Pogodan je za one koji prema naručiteljima šalju mali broj računa.

Podrazumijeva kreiranje i slanje računa putem web aplikacije. Ovaj način slanja računa ne zahtijeva integraciju sa sustavom, cijeli proces odvija se kroz web aplikaciju, a registracija se vrši on-line bez potrebe dolaska u Finu. Pogodna je za izdavatelje računa koji prema naručiteljima šalju mali broj računa i ne žele svoje sustave povezivati sa servisom e-Račun za državu ili ne žele koristiti usluge informacijskog posrednika.

Web aplikaciju možete koristiti samo u svoje ime i za svoje potrebe odnosno istu ne možete koristiti u ime i za račun drugog poslovnog subjekta. Nakon jednostavne registracije možete:

• kreirati i poslati e-račun naručitelju, • slati priloge uz e-račun, • zaprimiti status o e-računu (zaprimljen, odbijen, prihvaćen ili plaćen), • pregledati poslane račune.

Putem ove aplikacije račune možete slati samo javnim i sektorskim naručiteljima odnosno obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

Za korištenje web aplikacije potrebno je slijediti ove korake:

20

a. Nabava digitalnog certifikata Fine na kripto uređaju (USB token/FINA e-kartica) koji će vam služiti za autentikaciju na servis, kreiranje, potpisivanje i slanje računa. Ako ste poslovni korisnik potrebno je nabaviti digitalni poslovni certifikat na kripto uređaju, ako ste fizička osoba potrebno je nabaviti digitalni osobni certifikat na kripto uređaju.

b. Nakon nabave certifikata potrebno je registrirati se na servis e-Račun za državu Registracija na servis vrši se on-line putem digitalnog certifikata unosom podataka u registracijsku formu. Prilikom registracije na web aplikaciju servis e-Račun za državu izdavatelj prihvaća Opće uvjete.

26

Hodogram prikaz - Pojedinačno slanje računa putem web aplikacije e-Račun za državu

Prikaz rada web aplikacije:

Forma za registraciju U ovom videu je prikazano ispunjavanje forme za registraciju. Prijavom na web aplikaciju e-Račun za državu, neregistrirani korisnik pristupa samoregistraciji. Navedena forma sadrži podatke o pravnom subjektu, kao i podatke o korisniku certifikata. Nakon uspješne registracije na servis korisnik može započeti s kreiranjem dokumenta.

21 / 31 21 27

Kreiranje dokumenta U ovom videu je prikazano kreiranje računa ili odobrenja prema jednom od ponuđenih procesa. Nakon ispunjenih podataka o dokumentu, referenci, specifikacija – stavke i ostalih potrebnih podataka kreira se potpis XML podatka i račun se uspješno šalje prema primatelju.

Kreiranje novog dokumenta iz postojećeg U ovom videu je prikazano kreiranje novog dokumenta iz postojećeg. U izborniku za kreiranje dokumenta korisnik može pretražiti već kreirane dokumente po odabranom kriteriju. Nakon odabira željenog dokumenta korisnik može izraditi novi dokument iz postojećeg.

Pregled dokumenta U ovom videu je prikazan pregled dokumenta. Ulaskom u web aplikaciju e-Račun za državu korisnik može pregledati ulazne i izlazne dokumente. Također može provjeriti valjanost elektroničkog potpisa i vremenskog žiga koji dokazuju vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja. Istovremeno dokazuju da dokument nije mijenjan nakon vremena navedenog u vremenskom žigu i da je dokument zaprimljen u vrijeme navedeno u vremenskom žigu.

3. Putem informacijskog posrednika

Informacijski posrednik je treća strana koja posreduje između izdavatelja i servisa e-Račun za državu, odnosno naručitelja. Korištenje informacijskog posrednika je uglavnom komercijalnog karaktera, na tržištu ih postoji veliki broj, a izdavatelji računa proizvoljno odabiru informacijskog posrednika.

Ako već koristite usluge nekog informacijskog posrednika za elektroničko slanje računa, potrebno je obratiti se tom informacijskom posredniku kako bi se informirali o potrebnim prilagodbama.

Za korisnike Fininog servisa e-Račun Ako račune šaljete pojedinačno putem web aplikacije servisa, nastaviti ćete koristiti postojeće rješenje kakvo jest, a sve potrebne izmjene prema HRN EN 16931 izvršiti će Fina.

Ako račune šaljete direktno, potrebno je napraviti prilagodbe vašeg internog računovodstvenog sustava prema HRN EN 16931. Potrebne prilagodbe radi vaša tehnička podrška koja održava računovodstveni sustav. Fina će osigurati tehničku podršku pri testiranju usklađenog rješenja sa servisom.

Fina je za korisnike koji integriraju svoj interni računovodstveni sustav sa servisom e-Račun za državu izradila integracijski modul. Svrha modula je olakšati integraciju korisnika s servisom e-Račun za državu.

S ciljem lakše integracije na sustav e-Račun, Fina je izradila Integracijski modul čija je svrha olakšati integraciju Fininih korisnika s Fininim web servisima.

Modul se pokreće na strani korisnika, korisnik prema modulu šalje REST zahtjev, a modul zatim kreira SOAP poruku s UBL računom, potpisuje račun i poruku certifikatom korisnika te je šalje prema web servisu Fine.

22 / 31 22 28

Podaci koji se šalju u REST zahtjevu su u JSON formatu, dok sâm dokument koji se šalje može biti u XML ili JSON formatu, ovisno o preferencijama korisnika.

Integracijski modul je besplatan i može ga se dobiti ispunjavanjem Zahtjeva za integracijski modul.

Zahtjev je potrebno poslati na mail adresu eracun.itpodrska@fina.hr ili dostaviti u bilo koju poslovnicu Fine.

29