INFORME DISEÑO DE PROCESOS FACULTAD … · Web viewIngeniería de Procesos) y sus características graficas GESTOR DEL PROYECTO: “DIAGNÓSTICO DE PROCESOS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL”

2012

HUANCAYO

09/04/2012

GESTIÓNPOLÍTICA

OPERACION

GESTIÓNActividadprimaria omisional 2

Actividad primaria omisional 1

ENTORNO

INTELIGENCIA

OPTIMIZACIÓN

GESTIÓN

S2S3S3*

S4S5

S1

INFORME DISEÑO DE PROCESOS FACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP

CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL INGENIERÍA DE PROCESOS

Facultad de Educación - [Diseño Organizacional ] UNCP - 2012

Diseño de la estructura OrganizacionalFacultad de EducaciónUNCP

Prohibida la reproducción parcialo total del documento intitulado “Diseño de la estructura Organizacional Facultad de Educación UNCP” (Cibernética Organizacional – Ingeniería de Procesos)y sus características graficas

GESTOR DEL PROYECTO:

“DIAGNÓSTICO DE PROCESOS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL”

(Cibernética Organizacional - Ingeniería de Procesos)

ROBENSOY MARCO TAIPE CASTRO

ANALISTAS DE SISTEMAS:

ALFREDO JORGE HERRERA CHUPAN

JORGE LUIS ESCOBAR ESPINOZA

PAÚL VLADIMIR RUIZ CRISÓSTOMO

SAÚL GUSTAVO SALOMÉ SULLCA

1


INDICE DE CONTENIDOS

INDICE DE CONTENIDOS..............................................................................................................2

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES.........................................................................................................3

CAPITULO I.....................................................................................................................................7

DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN..............................................7

1.1. OBJETIVOS Y METAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL:............................................7

1.2. METODOLOGÍA Y TEORÍA DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL BASADO EN LA

CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS...................................................................8

1.3. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS 5 SISTEMAS...................................................9

1.4. LENGUAJE DE SISTEMAS............................................................................................16

a) Diseño De Autonomía.........................................................................................................16

b) Diseño de Balance Interno..................................................................................................16

c) Diseño del Balance con el Entorno.....................................................................................16

d) Diseño de mecanismos de Política.....................................................................................17

1.5. ENTORNO DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN – UNCP............................................17

a) Entorno Primario (Nivel Primario).......................................................................................18

b) Entorno Lejano (Secundario):.............................................................................................19

CAPITULO II..................................................................................................................................22

MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN.......................................22

2.1. Desdoblamiento de Complejidad....................................................................................22

2.2. Diseño de Autonomía y Viabilidad..................................................................................23

2.2.1. Formación Pregrado 23

2.2.2. Investigación 25

2.2.3. Extensión Universitaria y Proyección Social27

2.2.4. Prestación de Servicios 29

2.2.5. Formación Postgrado31

2


2.3. Diseño del Balance Interno: Cohesión: Coordinación y Monitoreo.................................33

2.4. Diseño del Balance con el Entorno: Adaptación e Inteligencia.......................................36

2.5. Diseño del Componente de Identidad y Política Organizacional....................................38

2.6. Diseño de discreción y Descentralización de procesos..................................................40

2.7. Análisis de Funciones Sistémicas...................................................................................44

CAPITULO III.............................................................................................................................46

DISEÑO DE PROCESOS, AGRUPADOS EN FUNCIONES SISTÉMICAS..............................46

3.1 PROCESOS DEL SISTEMA 1 – MISIONALES 50

3.1.1 Formación Pregrado..................................................................................................51

3.1.2 Investigación.........................................................................................................53

3.1.3 Extensión Universitaria y Proyección Social........................................................55

3.1.4 Prestación de Servicios........................................................................................57

3.1.5 Formación Postgrado...........................................................................................59

3.2 PROCESO DEL SISTEMA 2 - COORDINACIÓN 61

3.3 PROCESO DE SISTEMA 3 - COHESION 63

3.4 PROCESO DE SISTEMA 3* - MONITOREO 65

3.5 PROCESO DE SISTEMA 4 – ADAPTACIÓN E INTELIGENCIA 67

3.6 PROCESO DE SISTEMA 5 – IDENTIDAD Y POLÍTICA 69

3.7 MAPA DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN 71

CONCLUSIONES..........................................................................................................................72

RECOMENDACIONES..................................................................................................................72

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1Diseño de Autonomía Horizontal y Vertical...........................................................9Ilustración 2Diseño de Integración del Proceso Misional con el Sistema......................................10

Ilustración 3Diseño del Balance Interno, Cohesión y Coordinación..............................................12

Ilustración 4Balance con el Entorno, Adaptación y Política...........................................................13

Ilustración 5Mecanismo de Identidad y Política.............................................................................14

3


Ilustración 6Modelo de Sistema Viable..........................................................................................15

Ilustración 7 Representación gráfica del entorno de la Facultad de Educación – UNCP..............17

Ilustración 8 Desdoblamiento de complejidad...............................................................................23

Ilustración 9 Diseño autonomía Formación Pregrado...................................................................24

Ilustración 10 Diseño de autonomía Investigación........................................................................26

Ilustración 11 Diseño de autonomía Extensión Universitaria y Proyección Social........................28

Ilustración 12 Diseño de autonomía Prestación de Servicios........................................................30

Ilustración 13 Diseño del balance interno......................................................................................35

Ilustración 14 Diseño del Balance con el entorno..........................................................................37

Ilustración 15 Diseño del componente de Identidad y Política......................................................39

Ilustración 16 Mapa procesos A0 Facultad de Educación.............................................................47

Ilustración 17 Mapa de procesos Facultad de Educación.............................................................49

Ilustración 18 Mapa de procesos Misional.....................................................................................50

Ilustración 19 Mapa de procesos Formación Posgrado................................................................52

Ilustración 20 Mapa de procesos Investigación.............................................................................54

Ilustración 21 Mapa de procesos Proyección Social.....................................................................56

Ilustración 22 Mapa de procesos Prestación de servicios en Educación......................................58

Ilustración 23 Mapa de procesos Formación Postgrado...............................................................60

Ilustración 24 Mapa de procesos Coordinación.............................................................................62

Ilustración 25 Mapa de procesos Cohesión...................................................................................64

Ilustración 26 Mapa de procesos Monitoreo y auditoría................................................................66

Ilustración 27 Mapa de procesos Adaptación e Inteligencia..........................................................68

Ilustración 28 Mapa de procesos Identidad y Política...................................................................70

Ilustración 29 Mapa de procesos Facultad de Educación UNCP..................................................71

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz de discrecionalidad................................................................................................43

Tabla 2 Matriz de funciones sistémicas y procesos de apoyo.......................................................44

4


INTRODUCCIÓNEl presente informe contiene el Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación, para lo

cual se efectuó tareas correspondientes a la metodología de la Cibernética Organizacional. Se

comienza por internalizar el propósito de la Facultad de Educación, ello dentro de un contexto de

espacio y tiempo. Para describir el entorno de la facultad es necesario describir y declarar su

campo de acción y la relación existente entre estos, se considera los siguientes ámbitos: entorno

presente especifico, y entorno futuro de la Facultad de Educación. Se encuentra dentro del

entorno específico a: Formación Pregrado, Investigación, Extensión Universitaria y Proyección

Social, Prestación de Servicios, y Formación Postgrado, como entorno futuro se tiene la

Acreditación, Educación virtual a distancia regional e nacional, integración empresa-universidad-

estado. Para describir la complejidad de la facultad se utiliza el desdoblamiento de contención,

cascada y complejidad.

La Gestión de la Facultad de Educación está declarada por las siguientes actividades: cohesión

(coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo), inteligencia y política.

Para diseñar las funciones de coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo de la

facultad, es necesario establecer: ¿Qué tipo de información circula de manera ordenada dentro

de los niveles de gestión?, también declarar, la función de coordinación el cual satisface tres

necesidades: complementar la información que recibe el decisor, dar coherencia a la gestión en

su conjunto y armonizar los intereses de los grupos operativos en función del propósito de la

facultad. Así mismo, la función de monitoreo para llegar a la información en forma sorpresiva y

esporádica para garantizar su calidad. Se trata entonces de mecanismos de comunicación

esporádicos entre la alta gerencia y las personas que realizan las actividades primarias, y

contempla acciones tales como: auditorias específicas, entrevistas, reuniones, así como también

mecanismos para captar la percepción de contratistas y beneficiarios de la acción institucional.

El Decanato, El Concejo de Facultad, Control Interno local; son candidatos a realizar las

funciones de coordinación, intervención, negociación, control y monitoreo de la facultad.

La función de inteligencia: Planificación y Prospectiva, Acreditación (gestión de la calidad

académica); se ocupan de los cambios que debe realizar la facultad con el fin de garantizar, más

allá de su supervivencia, su viabilidad. El propósito es poder influir en el “afuera y el mañana” de

la facultad. Se ocupan de hacer el monitoreo al entorno. Es decir, es una función que da cuenta

de obtener información sobre el entorno, de construir algunos modelos, mapas, que le permitan

5


desarrollar capacidad predictiva y prospectiva, para anticiparse a los acontecimientos, generar

capacidad de respuesta dentro de la organización y crear su entorno.

La función de política: La Junta de Facultad y el Decanato, se encargan de definir la identidad de

la facultad. Después de recoger el reporte de indicadores de autonomía de los procesos y su

regulación (toda la información que le llega de la facultad), define sus políticas y estrategias.

Finalmente se presenta el Modelo de Procesos de la Facultad de Educación donde se muestra

los 6 procesos sistémicos, todos ellos con su ficha de caracterización.

6


CAPITULO IDISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN

En el presente capitulo comienza con un pequeño resumen sobre los objetivos y metas del

diseño de la Organización Viable, se aborda también la metodología de trabajo, los criterios

considerados para el diseño, el lenguaje que es utilizado para el análisis de la Facultad de

Educación como sistema Viable, y se termina con la descripción del entorno de la Facultad,

dicha descripción es importante tener en cuenta puesto que gran parte del diseño abarca la

atención a las demandas y requerimientos que presenta el Entorno de la Facultad de Educación

de la Universidad Nacional del Centro del Perú.

1.1. OBJETIVOS Y METAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL:El objetivo del diseño es plantear una forma adecuada del cómo debería funcionar una

organización para desarrollarse en su medio, pensando en un sistema viable que permita

obtener la flexibilidad que se necesita para sobrevivir en ecosistemas rápidamente cambiantes y

complejos. Para lo cual se ha considerado hacer un Diseño de Autonomía, que permita crear

esencialmente las condiciones estructurales necesarias y suficientes para todas las unidades

misionales. A partir de ello desarrollar un Equilibrio del Ambiente Interno que éste preocupado

por estas operaciones que se realizan en la organización, de tal forma que exista un mecanismo

mediante el cual la organización tome conciencia de lo que se esté realizando en las unidades

misionales, vigilar su desarrollo para que esté se enmarque dentro de las condiciones, pautas y

recursos disponibles. Otro Objetivo es el diseñar un Equilibrio con el Ambiente Externo que

permita a los futuros sistemas de planificación desarrollar estrategias de adaptación a los

cambios de los dominios (contexto en el que se ubica), en el cual se encuentra y desarrolla la

organización, sin dejar de lado el diseño de un mecanismo que brinde Identidad y Política de la

Institución.

7


1.2. METODOLOGÍA Y TEORÍA DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL BASADO EN LA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

El Diccionario de la Real academia de la Lengua Española ofrece como definición de

Cibernética la siguiente: “Estudio de las analogías entre los sistemas de control y comunicación

de los seres vivos y de las máquinas; y en particular, el de aplicaciones de los mecanismos de

regulación biológica a la tecnología”. Stafford Beer, en su obra “Cybernetics and Management”

(1959), da el primer paso en la Cibernética Organizacional, es decir en la aplicación de los

principios de la ciencia cibernética al estudio de las organizaciones. En el realiza una revisión

histórica sobre el origen de la cibernética como ciencia, y reivindica el concepto de sistema

como alternativa al enfoque reduccionista (el todo puede ser comprendido completamente si se

entiende sus partes y la naturaleza de la suma). La descripción de las situaciones complejas

como cajas negras y la noción de que los sistemas con una finalidad son definidos por el

producto saliente de la caja negra (y no por deseos o intenciones) dieron lugar a la conocida

afirmación de Beer de que “el propósito del sistema es lo que hace”. El libro constituye una

defensa del holismo (el todo es más que las suma de las partes). En el mismo libro Beer se

argumenta, por primera vez, la posibilidad de diseñar una organización para que constituya un

sistema dotado de capacidad de aprendizaje, de adaptación y evolución (Pérez Ríos, 2001).La

intención de la metodología del presente diseño es la aplicación de los principios de Stafford

Beer, en el diseño de procesos de la Facultad. Se pretende por tanto, diseñar desde el enfoque

cibernético-sistémico los procesos de la Facultad de Educación, como un sistema dotado de

capacidad de aprendizaje, de adaptación y de evolución, que le permitan enfrentarse a los

problemas que surjan en su estructura organizacional y a la complejidad de su entorno.

El Modelo de Sistema Viable (MSV) es un modelo puramente sistémico y formal, que

representa y describe a la organización en su complejidad subyacente y su interrelación con el

entorno. El modelo ayuda a: diagnosticar la estructura organizacional, en particular hacer

evidente sus debilidades estructurarles; diseñar nuevas estructuras organizacionales; y señalar

las debilidades estructurales que subyacen situaciones problemáticas específicas. Centra su

atención en la enorme complejidad que es inherente a las organizaciones.

Para lograr lo anterior se desarrolla las siguientes fases:

Fase 1: Diseño de autonomía y viabilidad de procesos.

8


Fase 2: Diseño de balance interno y coordinación de procesos.

Fase 3: Diseño del mecanismo de balance con el entorno.

Fase 4: Diseño del componente de política organizacional.

Fase 5: Documentación del informe de diseño de procesos.

1.3. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LOS 5 SISTEMASA continuación se establecen criterios primordiales para realizar el Diseño de los 5 sistemas

del Modelo de Sistema Viable.

a) Autonomía y viabilidadSe debe establecer y afinar el propósito de la actividad misional, es decir la definición del

sistema. (¿Qué hace?, ¿Cómo?, ¿Para qué? Definidos en una oración).Listar los componentes

de la unidad operacional acorde al propósito identificado. (Subsistemas). Identificar a que

suprasistema pertenece.Integración con el entorno. ¿Cómo se procede a integrar? Se establece

el requerimiento y el usuario, así como el resultado y el beneficiario.La actividad misional debe

contar con un plan de Operación, y debe estar sujeto a responsabilidad, negociación de recursos

y a reglas de intervención predefinidas. Además el plan debe estar alineado al propósito de la

actividad misional y este a su vez debe estar alineado al propósito general de la organización.

Es primordial que en el diseño se creen las condiciones correctas para que las unidades

misionales puedan tener la mayor autonomía posible.Se deben establecer límites de autonomía,

en caso de no cumplir el propósito, también la dependencia a la negociación de recursos (es

decir si se les provee los recursos necesarios a tiempo), la dependencia con otras unidades

operativas (es decir el intercambio de resultados y productos entre unidades operacionales)

provocan limites en la autonomía. (Ilustración 1).

Una vez contestadas las preguntas, se debe revisar en el diseño que se plantea de forma

horizontal comenzando en el entorno, para pasar con la operación, seguidamente se determina

la regulación local y finalmente la gestión.

9

RMTC 2009

1.Lista de componentes

2.Integración con el entorno

3.Plan de operación, responsabilidad y negociación de recursos.

4.Coordinación con cada uno de los S3

5. Relación con otros procesos

S3* S2S3

6.Regulación local

7.Regulación central

8.Monitoreo local

9.Monitoreo central

10.Seguimiento con cada uno de los S3

Política InstitucionalInteligencia

Institucional


- Una vez concluido esto se hace la revisión en forma vertical viendo las intersecciones de

cada entorno se completa los sistemas de coordinación, monitoreo de cada operación.

- Debe existir una coordinación a nivel local, así como una coordinación a nivel central que

interactúe con los miembros de soporte (sistema 3).

- Se debe listar todas las coordinaciones con los miembros de soporte (sistema 3).

10

Ilustración 1Diseño de Autonomía Horizontal y Vertical

Ilustración 2Diseño de Integración del Proceso Misional con el Sistema


- Establecer mecanismos de seguimiento local y también de seguimiento central. (Que verifique

como se utilizan los recursos, el personal, etc.). Estos mecanismos no se implantan con la

finalidad de sancionar o castigar más bien con el propósito de encontrar indicios de

situaciones problemas. (Ilustración 2)

- Se debe presupuestar los recursos para llevar a cabo la parte misional.

- Un acuerdo que la parte misional debe tener en cuenta es que tienen la potestad de decidir

sobre su desarrollo interno tanto como dure la misión convenida por el sistema.

- Debe existir medidas preventivas para asegurar que las unidades misionales no puedan ser

capaces de amenazar la viabilidad global de la institución de la cual son parte.

- Así las unidades misionales deben demostrar que están trabajando para el propósito

convenido.

- Deben existir reglas de intervención pre-establecidas de forma tal que la autonomía de las

unidades misionales estén confiscadas bajo ciertas condiciones

- El peor de las situaciones debe estar considerado por adelantado.

b) Balance Interno, Cohesión y Coordinación- Negociar los problemas estructurales en las unidades operacionales tanto como sea posible.

- Aumente al máximo la autonomía si la mayor cantidad de problemas son tratados dentro de

las unidades misionales.

- Examinar los cambios de bienes y servicios entre las unidades misionales y ver si las mejoras

puede realizarse.

- Examine los peculiares pedazos del entorno exterior para cada unidad misional y vea si los

cambios pueden ser realizados (tal vez todos ellos tienen los mismos proveedores y

maximizan los beneficios de adquirir insumos o atender servicios).

- Optimizar la aplicación de recursos para cada unidad misional, el cual puede ser posible

realizando cortes en una unidad y reinvertir en otra, así se va creando sinergia.

- Incrementar las capacidades de cohesión y coordinación para incrementar sus capacidades

de negociación.

- Examinar si la estabilización y sincronización funcionan.

- Asegurar que los sistemas de información, que brindan información a todo el Metasistema

sobre las ocurrencias en el nivel operacional, estén bien diseñadas.

- En laIlustración 3se va determinar cómo es que funciona el sistema de coordinación

(regulador local) que tipo de información recibe, envía y que información filtra.

11

Canal 1: Intersección de entornos.

Canal 2: Auditoria y supervisión.

Canal 3: Interacción operacional.

Canal 4: Sistema de información 3 de responsabilidad e intervención organizacional.

Canal 5: Sistema de información 3 de negociación.

Canal 6: Sistema de información 2 (Estabilidad).

C5

C4

1

2

3

C4 C5

S3*

S2S3

Diseño de Balance Interno

Canal 1:______Entornos sociales:

Canal 2 Canal 6

Canal 3:______

Canal 3:______

-

Canal 3:______

-

Canal 4:____ Canal 5:______

Responsable del proceso de soporte (de uno de los procesos y rotativo)

Control Interno

Reunión de1,2 y 3

Proceso misional

Proceso misional

Proceso misional

Nombre del sistema de referencia: ________________________________________


- El diseño del sistema de monitoreo (S3) data de la negociación de recursos con la

intervención corporativa y responsabilidades; además se tiene que determinar con quien se

relaciona.

- El diseño del sistema 3*, determina cómo es que va ser el monitoreo, de qué manera recaba

información y filtra esta información hacia el S3.

- La esencia del balance interno es mirar la parte de adentro de la institución como un sistema

de unidades misionales autónomos, el cual necesita ser supervisado (El Ojo Interno) para

buscar formas de generar sinergias.

12

Diseño de Balance con el Entorno

Nombre del sistema de referencia: ______________________________________________________________________

T

N Rol 3

Rol 5 –

-

Entorno futuro

Conexión entre el entorno y la inteligencia

Interrelación entre cohesión e inteligencia

Rol del sistema 3 y sus planes en la cual informa sus capacidades internas (unidades operacionales – como un todo.

Monitoreo de la interrelación del sistema 4 y 3

T: Tendencias del entorno futuro.N: Novedades del entorno futuro.

Capacidades de la inteligencia para formular sus planes de la institución que puedan adaptarse a los cambios en el entorno.

Rol del sistema 5Rol 3 ________________

________________

T ____________________________________

__________________

N ____________________________________

_____________________

Rol 5________________________________


c) Balance con el Entorno, Inteligencia y Adaptación- Identificar el entorno futuro.

- Identificar la interrelación entre la cohesión y adaptación.

- Identificar el monitoreo de la interrelación de la adaptación y la cohesión.

- Identificar el como la adaptación se mantiene en contacto con el exterior.

- Identificar las capacidades de adaptación e inteligencia para formular sus planes de la

organización con el propósito de adaptarse a los cambios en el entorno.

- Nombrar el rol del sistema 3, el rol del sistema 4 y el rol del sistema 5.

- Se tiene que determinar que hace el sistema 3 con relación al sistema 4. (ver Ilustración 4)

13

Ilustración 3Diseño del Balance Interno, Cohesión y Coordinación


d) Identidad y Política- Identificar la relación del sistema 5 con el sistema 4 a través de planes para la formulación.

- Identificar la relación del sistema 5 con el sistema 3 a través de las capacidades de las

unidades operacionales y la sinergia generada.

- Identificar quienes deben ser miembros del mecanismo de política.

- Definir el rol de los integrantes de la política.

- Identificar los mecanismos para acceder a la representatividad en el sistema 5. (Ver

Ilustración 5)

14

Ilustración 4Balance con el Entorno, Adaptación y Política


En la presente ilustración se muestra la unión de estos 5 sistemas, se presenta un

entorno demandando productos y servicios a una determinada organización, el cual es atendida

por el circulo de color azul, que representa la razón de ser de la organización, ahí se encuentra

las unidades misionales, los que a su vez son sistemas viables de nivel de recursión 1, es decir

que son autónomos y viables por naturaleza. EL triangulo y el rectángulo cuyo color es verde

representan la optimización cohesión del sistema, encargado de coordinar, cohesionar y

monitorear a las unidades misionales, más arriba de ellos se encuentra el rectángulo plomo que

representa la Inteligencia de la organización, encargado de velar por la adaptación a futuros

escenarios de desarrollo de la Organización. Por último se tiene la parte de Política, este sistema

le ofrece una identidad al sistema en su conjunto.

15

Ilustración 5Mecanismo de Identidad y Política


GESTIÓN

POLÍTICA

OPERACION

GESTIÓNActividadprimaria omisional 2

Actividad primaria omisional 1

ENTORNO

INTELIGENCIA

OPTIMIZACIÓN

GESTIÓN

Ilustración 6Modelo de Sistema Viable

16


1.4. LENGUAJE DE SISTEMASLenguaje de la cibernética organizacional, utilizado para la Facultad de Educación de la

Universidad Nacional Del Centro Del Perú. Descripción de los sistemas:

a) Diseño De AutonomíaSe establece y afina el propósito, es decir su definición como sistema, se detalla también

sus componentes o unidades misionales. Se declara el entorno con el que interactúan estos

componentes, es decir se establece el requerimiento y el usuario, así como el resultado y el

beneficiario

Límites de Autonomía: Esto está dado por un indicador que refleja la brecha generada por

los resultados versus los propósitos y metas, este límite se activará en caso de no cumplir el

propósito del sistema en general.

Gestión Local: Es el responsable de llevar a cabo el plan de operación, de acuerdo a una

correcta negociación de recursos con la alta dirección y a su vez interviene para hacer

cumplir las reglas predefinidas.

Coordinación Local: Son los informes y requerimientos que se obtiene como resultado de la

ejecución de las operaciones.

b) Diseño de Balance Interno- Sistema 2 (Coordinación):

Son los instrumentos necesarios para la negociación de recursos (seguimiento local), que

eviten inconvenientes para la unidad misional, como también eviten las oscilaciones

innecesarias, que armonicen los esquemas de trabajo colectivo entre los diferentes grupos,

- Sistema 3 (Cohesión):

Se establece mecanismos de Seguimiento local y también seguimiento central. Estos

mecanismos no se implantan con la finalidad de sancionar o castigar a los procesos

misionales, sino tiene el propósito de encontrar indicios de situaciones problemas.

- Sistema 3* (auditoria y monitoreo):

Son reglas de intervención predefinidas (seguimiento central), servirán para conseguir

información de diferente naturaleza que complementara, ampliara o validara la información

que recibirá la administración por los demás canales de mando.

c) Diseño del Balance con el Entorno- Sistema 4 (Adaptación e Inteligencia):

17


Al diseñar los procesos de adaptación e inteligencia es necesario que la Facultad alcance

buenos resultados en el ahora y en su entorno relevante actual. Este mecanismo es el

Sistema 4, también denominado el “Afuera y mañana” de la Facultad de Educación

consistente en la elaboración de planes a futuro. El entorno actual son todos aquellos

aspectos relevantes, que están relacionados con el propósito del sistema, que forman parte

del entorno. Para tener una idea más clara de lo que es el entorno.

d) Diseño de mecanismos de Política- Sistema 5 (identidad y Política):

El propósito del mecanismo de política es describir la identidad de la Facultad, y su funcionamiento para cambiar y transformarse continuamente así misma y lograr su viabilidad.

1.5. ENTORNO DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN – UNCPPara detallar el entorno de la Facultad requerimos detallar su ámbito mediante factores

agrupados en “entorno primario o cercano” y “entorno secundario o lejano”. El entorno cercano

hace posible la vida de la facultad, pues este se crea para satisfacer las necesidades de un

conjunto de personas.

El entorno lejano afecta en forma general a todas las facultades y a la Universidad, son

generados tanto a nivel nacional como mundial, a diferencia de los factores internos que son

controlados, los externos en muchos casos, son más complejos y difíciles de controlar.

El entorno del sistema se encuentra representado en la siguiente ilustración:

18


Ilustración 7 Representación gráfica del entorno de la Facultad de Educación – UNCP

a) Entorno Primario (Nivel Primario)El entorno primario se describe a continuación encontrando factores sociales, económico,

políticos entre otros, los que se mencionan a continuación:

- Desarrollo social y económico. Se asocia a razones objetivas y subjetivas, es decir a

las situaciones, pero también a las necesidades, intereses, y convicciones de diferentes

grupos y personas que desean el desarrollo social y económico de la región.

- La convicción, la estima y la autoestima de los involucrados. La estima y la

autoestima de las sociedades y de las dirigencias políticas y de las administraciones en

el valor de la educación, todos ellos valoran altamente la educación de sus pueblos y su

capacidad de aprendizaje, pero además estiman a sus docentes. Ya que es crucial para

que esos docentes puedan resolver los problemas a los que se enfrentan en los

contextos de imprevisibilidad y adversidad característicos de comienzos de este siglo.

- La ética profesional de los docentes. La otra cara de la moneda de la dinámica entre

los docentes y la sociedad es su ética profesional. El círculo virtuoso en la relación entre

los docentes y la sociedad es la configuración de valores de los docentes y su

competencia para elegir las estrategias más adecuadas en los momentos oportunos.

- La capacidad de conducción de los decanos y coordinadores. Prácticamente todas

las investigaciones educativas sobre la calidad de la educación se constata que las

19


características del ejercicio del rol directivo y, de modo más específico, las de los

decanos y coordinadores de las facultades, ya que presentan una importante

correlación con la posibilidad de gestar instituciones apropiadas para promover

aprendizajes de calidad.

- El trabajo en equipo dentro de la facultad. En efecto, en este mundo de cambios

acelerados, interdependencias crecientes, y conocimientos en constante evolución y

remplazo, nadie puede nada solo. Las investigaciones empíricas que existen sobre el

funcionamiento de la educación indican que las facultades que logran construir una

educación de calidad son facultades en las cuales los docentes trabajan juntos; y que

este trabajo conjunto se promueve más y mejor cuando también el sistema educativo

como tal trabaja junto.

- Las alianzas entre la universidad y los otros agentes educativos. Históricamente la

expansión de la educación superior fue posible debido a la existencia de alianzas

profundas entre la sociedad y la universidad como instituciones con funciones

diferenciadas y complementarias. Pero en la actualidad hay cada vez más actores

educativos y las alianzas son más difíciles de construir y de sostener.

- El currículo en todos sus niveles. El currículo en tanto que documento que orienta el

contrato entre las universidades, las sociedades y el estado, y en tanto que

orientaciones incorporadas por los docentes, es un elemento relevante para definir la

pertinencia de la educación.

- Disposiciones político – administrativas. Que son condiciones imprescindibles,

aunque no suficientes, para alcanzar la calidad de la educación es decir si no hay, por lo

menos, 700 horas de exposición a prácticas intencionadas de aprendizaje por año, los

alumnos no van aprender lo que tienen que aprender y en el momento oportuno. O por

otra parte, si no existe una combinación adecuada entre horas asignadas a ciertos

contenidos claves.

- La cantidad, calidad y disponibilidad de materiales educativos. Se obtienen

mejores resultados cuando los estudiantes leen más que en otros y leen variado, leen

acerca de historias y de cuestiones interesantes para ellos y relevantes para la sociedad

que se transmiten en libros, diarios, revistas y por supuesto libros de texto. En general

no es el libro de texto el que hace la diferencia, sino el buen libro de texto en asociación

con la utilización de toda una panoplia de materiales escritos. Asimismo no hay calidad

educativa si no se cuenta con los materiales que puedan ser utilizados como materiales

de aprendizaje.

20


- La pluralidad y calidad de las didácticas. La mejor constelación de recursos para el

aprendizaje es inútil si no existen buenas didácticas y si esas buenas didácticas no son

variadas y no están al alcance de los docentes.

- Hábitos de estudio y estilos de aprendizaje. Estos aspectos van acompañados de

factores emocionales, ambientales y psicológicos ya que mediante ellos se puede lograr

un equilibrio y mejoría en los estudios de dichos estudiantes. En lo que respecta a los

estilos de enseñanza, tanto el estilo tradicional como el estilo facilitador tienen sus

ventajas y desventajas pero podría destacar cada uno de los estilos de una mejor

manera en campos diferentes.

b) Entorno Lejano (Secundario):El entorno Lejano se describe a continuación encontrando factores sociales, económico,

culturales, políticos entre otros, estos ejercen presión para educar de otra manera, pero

también ofrecen pistas para pensar en el sentido de esa educación, ya que dejan un

amplio margen para el ejercicio de la libertad y de la voluntad entre los cuales tenemos

los siguientes:

- Materiales y los incentivos socioeconómicos y culturales. La incidencia del

presupuesto educativo y de los salarios en la calidad de la educación. Así como no cabe

duda que existen ciertos mínimos materiales por debajo de los cuáles es muy difícil

construir a la calidad educativa.

- La expectativa de vida de las personas. Es que no sólo se agregan años a la vida,

sino que se agrega vida a los años. El envejecimiento saludable puede estar asociado a

la capacidad de trabajo creativo e innovador, pero sólo de nuevo si va acompañado del

incremento de la capacidad de aprendizaje a lo largo de toda la vida. Esto nos enfrenta

a otros nuevos desafíos: ¿cómo se van a integrar los jóvenes al mercado de trabajo, si

los más viejos no se van y el mercado no se expande? ¿Cómo vamos a hacer los más

viejos para seguir aprendiendo?

- Incremento y la aceleración de la movilidad de las personas. Actualmente se

mueven los capitales y se deslocaliza el trabajo, generando nuevas formas de

movilidad. Cada vez más personas pueden vivir y trabajar para empresas o personas

que viven en otro lugar.

- Crecimiento exponencial del conocimiento. Actualmente el conocimiento se

multiplica a pasos agigantados. Se puede afirmar, por ejemplo, que una parte

considerable de los conocimientos más significativos para la vida de las personas dentro

de 25 años no existían cuando los docentes actuales se formaron para el ejercicio de su

21


profesión. El crecimiento exponencial del conocimiento determina que cada vez haya

más conceptos y procedimientos que hay que aprender y desaprender a lo largo de

toda una vida. Presiona por una renovación de la relación con el conocimiento y con la

innovación.

- Incremento exponencial de las comunicaciones, que también lo cambia todo, por

ejemplo la relación de los migrantes con su lugar de origen. Actualmente, a lo mejor,

esa persona que está trabajando o buscando un futuro lejos de su lugar de origen no

siente la misma necesidad de integrarse que sentían los viejos inmigrantes. Lo que

desea es trabajar bien durante un tiempo y después volver a su lugar de origen, a

donde envía remesas importantes de los ingresos que recibe. A lo mejor, además, hasta

prefiere trabajar sin declarar los ingresos y cobrar en negro. ¿Para qué pagar la

jubilación de las otras personas, si él o ella va a volver a su pueblo?

- Incremento de las interdependencias. que hasta ahora se ha reflejado en un

incremento de la competitividad internacional y en la construcción de una constelación

de desigualdades en la forma en que cada país, grupo social y persona.

- Tecnologías de la información y de la comunicación. Las capacidades de resolver

situaciones imprevistas nuevas que tienen muchos jóvenes y trabajadores educados,

también en algunos de los grandes países industriales que dependen de las nuevas

tecnologías de la información y de la comunicación.

- Factores globales, decisivos y condicionantes. Entre ellos podemos mencionar el

desarrollo del país, las inversiones realizadas por éste en educación, la cantidad y

calidad de medios pedagógicos puestos en circulación, el nivel cultural, la demanda

social de educación e, incluso, el interés político que ofrece la universidad en un

momento dado.

Con los entornos descritos se puede construir un diseño idealizado de lo que viene hacer la

Facultad de Educación que nos permita aprender lo necesario para aprovechar las sorpresas

inevitables y evitar las cambios fluctuantes y complejos del entorno.

22


CAPITULO IIMODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN

En este capitulo se presenta el modelo de organización que potencialmente podría dar mayor

capacidad de acción a la organización, posterior a esto se comienza con el Diseño de

Autonomía, en términos sistémicos sistema 1, donde se podrá ver los 5 sub sistemas misionales

de la Facultad de Educación, cada uno de ellos refleja su autonomía y viabilidad, siguiendo con

el diseño, se encuentra el Balance Interno de la Facultad, es decir que se muestra los sistemas

2, 3 y 3*,Coordinación, Cohesión y Monitoreo respectivamente, luego se presenta el diseño de

Balance con el Entorno, sistema 4, el cual está diseñado para atender los futuros escenarios que

se pueda presentar a la Facultad de Educación, culminando con el diseño viable de la

23


organización se presenta el Diseño de Mecanismo de Política, sistema 5, encargado de dar el

direccionamiento a la Facultad de Educación.

2.1. Desdoblamiento de ComplejidadPropósito: Formar profesionales en educación desarrollando la investigación científica y

proyección social, para el desarrollo sociocultural de la región y del país.

La Facultad de Educación conjuntamente con las demás Facultades Universitarias, forma parte

de la Universidad Nacional del Centro del Perú.

La muestra el desdoblamiento de complejidad de la Facultad de Educación, donde el nivel uno

es la misma organización, el nivel cero es el sistema superior donde se encuentra incrustado en

este caso la UNCP, el nivel dos muestra las unidades operacionales o misionales, aquellos que

contribuyen a que la Facultad cumpla el propósito en mención,el nivel tres muestra las Escuelas

Académicas, las cuales son parte de la Formación de Pregrado.

24


Ilustración 8 Desdoblamiento de complejidad

2.2. Diseño de Autonomía y Viabilidad2.2.1. Formación Pregrado

Formación Pregrado Constituye un proceso misional de la Facultad, por lo que en

términos viables, tiene autonomía, dicha autonomía no debe transgredir los principios de la

Facultad de Educación. A continuación se explica el Diagrama de Autonomía para el

proceso misional de Formación Pregrado.

En primer lugar se nombre el propósito de la Unidad Misional, el cual es:Formar

Profesionales competentes y humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la

investigación para contribuir en el desarrollo SocioEducativo de la Región y del País.

Dicho propósito se tiene en cuenta para designar el límite de autonomía o brecha, el cual se

presenta como: Porcentaje de cumplimiento de la ejecución del Currículo, esto debido a que

para lograr alta calidad académica es necesario ejecutar un alto porcentaje del Currículo.

La lista de componentes viene dada por: Planificación de la currícula, Implementación de

tecnología educativa, Ejecución de currícula, Evaluación de logro de competencias de la

currícula y Graduación de Pregrado,todos estos componentes y su interrelación entre las

mismas se relacionan con su entorno mediante la atención a las demandas de Formación

Profesional, cuyos principales actores son los postulantes e ingresantes, por otra parte

responden a demandas del mercado laboral regional y nacional, brindándoles egresados y

titulados.

25


Ilustración 9 Diseño autonomía Formación PregradoEl Plan de operación de los componentes es el Plan Curricular de estudios, la carga lectiva y

no lectiva, la Responsabilidad se mediante el control de Rendimiento académico (docentes y

estudiantes), de acuerdo al cumplimiento de la responsabilidad encomendada se podrá

negociar recursos para su funcionamiento, tales como disponibilidad de aulas, asignación de

presupuesto, aulas, acondicionamiento de laboratorios, asignación de personal docente.

También se cuenta con un responsable de la Gestión Académica cuya responsabilidad la

tiene la Jefatura de Departamento quien realiza las coordinaciones tanto locales

(internamente) y centrales con cada una de las gestiones: Decanato, Comité Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación, Gestión Económica, Gestión de Logística e Infraestructura. Estos

comités conforman el sistema de Cohesión el cual determina y realiza los requerimientos de

Monitoreo y Auditorías, a las unidades misionales para asegurar la viabilidad de la unidad.

La relación con otros procesos se da fundamentalmente en la provisión de capital humano

capacitado para Investigación, Proyección Social, y Prestación de Servicios en Educación.

Los instrumentos de Coordinación central son los siguientes: Plan de Estudios y Plan

Estratégico, Implementaciones de planes de mejora, Carga lectiva y no lectiva de docentes,

Informes de TIC´s, Requerimientos de financiamiento, Requerimientos de bienes y servicios.

Se tiene algunas reglas de monitoreo y auditorias predefinidas, estas son: Auditoría del Plan

de estudios, Auditoria de los planes de mejora, Auditoria de la carga lectiva y no lectiva,

Auditoría informática, Auditoria de los gastos y resultados de estos, Auditoria de la

Infraestructura, todo ellos exclusivos para la Formación de Pregrado.

26


2.2.2. InvestigaciónLa Investigación como proceso misional de la Facultad de Educación debe poseer

cierto grado de autonomía, mas esta no debe transgredir los principios fundamentales de la

Facultad. Es por ello que se debe contar con un indicador que limite dicha trasgresión.

Debido a ello se desarrolla el siguiente diagrama con la finalidad de presentar un Diseño de

Autonomía para el proceso de Investigación de Facultad de Educación.

En primera instancia y como en todo el informe se resalta la presencia del propósito de la

Unidad, fundamental en toda conceptualización, diseño, etc. Esto nos va a guiar para

designar el límite de autonomía de la Unidad el cual es “Pertinencia de los proyectos de

investigación con las líneas y programas establecidos”, que no es más que la brecha

comprendida entre el propósito de la Unidad y el resultado que ésta entrega.

27


Ilustración 10 Diseño de autonomía Investigación

Lo que básicamente resalta el diseño son los procesos misionales que desarrolla, es decir, la

lista de componentes, y de qué forma estas se relacionan con su entorno, en este caso

mediante atención de necesidades de Ciencia, Tecnología, Social. A su vez los componentes

deben trabajar en base a Programas, sub programas y líneas específicas en educación

previamente formulado. También deben de tener responsabilidad, esto quiere decir que los

componentes proporcionen informes de la ejecución y pertinencia de los proyectos de

investigación. El cual acredite que en realidad están trabajando y cumpliendo sus objetivos,

si es así, tienen derecho a negociar recursos para su funcionamiento.

También se cuenta con una Gestión Local, en este caso dada por la Gestión del Instituto

Investigación, quién realiza las coordinaciones locales (a nivel del proceso Investigación) y

con los componentes centrales (a nivel de Facultad de Educación) que son: Decanato,

comité interno de acreditación, consejo de facultad, gestión económica, gestión de TICs,

gestión de logística e infraestructura. Estos son responsables de realizar monitoreo y

seguimiento a los componentes para asegurar la viabilidad.

Y finalmente se tiene la relación con otros procesos, es decir, de qué manera afectan los

componentes de la Unidad, a otras componentes misionales de la Facultad de Educación,

que sería el conocimiento y oferta tecnológica a Extensión universitaria y proyección social.

2.2.3. Extensión Universitaria y Proyección SocialEl proceso misional de Extensión Universitaria y Proyección Social de la Facultad de

Educación de la UNCP, tiene como propósito: “Contribuir en el desarrollo integral de la población, a través de la difusión cultural, cooperación y servicios”, por ende este

proceso es importante en la Facultad de Educación por lo que es considerada un proceso

28


misional, esto lo convierte en el primer nivel de recursión; el cual tiene las 5 funciones

sistémicas (coordinación, cohesión , monitoreo y auditoría, inteligencia y adaptación e

identidad y política) que harán que cada proceso misional cuenten con la capacidad y

autonomía frente a la complejidad interna así como del entorno.

Proyección Social y Extensión Universitaria junto con sus unidades operacionales:

Formulación del Proyecto de trabajo en EUPS, Ejecución del Proyecto de trabajo en EUPS y

Evaluación del Proyecto de trabajo en EUPS, las mismas que forman parte de la operación

de EUPS. Este proceso misional se ocupará de atender el entorno de las necesidades

locales, colectivas, sociales y culturales de la región Junín. Las mismas que demandan

proyectos de EUPS en lo social, tecnológico y cultural relacionados con la educación, los

cuales son cubiertos por este proceso mediante la participación de los docentes y

estudiantes beneficiando de esta manera a la sociedad y comunidad.

29


Ilustración 11 Diseño de autonomía Extensión Universitaria y Proyección SocialLa negociación de recursos con este proceso misional se dará a través de la asignación de

docentes y alumnos los mismos que presentaran resultados de estudios en EUPS; la

intervención corporativa se realizara mediante los lineamientos y directivas en proyección

social; la responsabilidad se dará mediante el impactos de los proyectos de proyección

social; estas tendrán relación con el sistema 3 (control y optimización).

Según el propósito antes descrito del Proceso de EUPS, se debe tener en cuenta la

coordinación que debe contar este proceso para lo cual se propone un comité de

representantes de la EUPS de las escuelas académicas, las mismas que coordinaran

mediante normas de EUPS, esquemas procedimientos para realizar EUPS entre otros (ver

Ilustración 11)igualmente para tener un mayor desempeño en este proceso misional se

tendrá en cuenta un comité interno de monitoreo y auditoria misional este monitoreara los

proyectos de EUPS como el impacto que se tiene con estos proyectos hacia la sociedad; por

otra parte se debe considerar indicadores que midan los siguientes aspectos del proceso:

indicadores que midan el impacto social de los proyectos de Extensión Universitaria y

Proyección Social, la participación de la comunidad así como de los docentes y estudiante de

la Facultad de Educación.

2.2.4. Prestación de ServiciosPrestación de servicios en educación constituye un proceso misional de la Facultad

de Educación, en este sentido es necesario brindarle los medios necesarios para que tenga

el mayor grado de autonomía posible para que se desempeñe eficazmente y sin poner en

riesgo la integridad del sistema, en este caso la Facultad de Educación.

El propósito de Prestación de Servicios es“Proveer formación continua y brindar servicios en Educación que generen utilidades a la Facultad”. Todas las actividades

30


relacionadas con este propósito necesitan ser delimitadas mediante un límite de autonomía,

el cual en este caso es la tendencia de disminución de servicios ya que una alerta que no

podría dejar pasar las autoridades de la facultad de educación sería esta la cual no podría

ser dejada a nivel local.

Prestación de servicios está conformada por unidades operativas o procesos en este caso

son: prestación de servicios de las escuelas académicas, capacitación en educación (inicial,

primaria, secundaria, superior universitaria y no universitaria), profesionalización docente.

El proceso de prestación de servicios presenta 6 canales de auditoría y monitoreo a nivel

local, estos son: la auditoría al uso de TICs, la auditoría a los planes del servicio, la auditoría

al uso de bienes, auditoría económica, auditoría de docentes y la auditoría a la

infraestructura y un mecanismo local que consiste en la auditoría de la prestación del servicio

en sí misma.El mecanismo de gestión local se denomina en este caso Gestión de servicios

en educación. Su coordinación local se denomina Reunión de representantes por cada

servicio.

31


Ilustración 12 Diseño de autonomía Prestación de Servicios

2.2.5. Formación PostgradoOtro de las unidades misionales de la Facultad, es la Formación Postgrado cuyo propósito

es: “Formar Investigadores y Especialistas de alto nivel científico, tecnológico, y humanista orientado a la generación de conocimiento para el desarrollo sostenible de la Región y el País”. La Formación Postgrado pertenece al sistema más amplio

denominado Facultad de Educación.

La lista de componentes de Formación Postgrado acorde al propósito identificado: Gestión

de la Unidad de Post-Grado, Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada y

Graduación de Postgrado. La integración con el entorno está dado por requerimientos y el

usuario, así como el resultado y el beneficiario. Los requerimientos por parte del entorno

son: Las demandas de capacitación, especialización y postgrado. Los resultados que se

obtendrán de la ejecución eficiente del proceso será el profesional con certificaciones y

diplomas que acrediten su profesionalización. Del mismo modo comparte cierto entorno,

necesidades de formación en Educación, con la unidad misional de Formación Pregrado,

también comparte entorno, necesidades de ciencia y tecnología en el ámbito regional y

nacional, con la unidad misional de Investigación.

La Formación Postgrado cuenta con un plan de Operación, Planes y Programas para

Postgrado, el cual está sujeto a responsabilidad (Informar periodo lectivo), negociación de

recursos (Asignación de docentes e Infraestructura), y a las reglas de intervención

predefinidas. El responsable de llevar a cabo el plan de operación de acuerdo a una

correcta negociación de recursos con la alta dirección, y a su vez interviene para hacer

32


cumplir las reglas predefinidas, de todo ello está encargado: La Gestión de la Escuela de

Postgrado.

Se establecen límites de autonomía, para la presente unidad misional se tiene como límite

de autonomía al: Porcentaje de cumplimiento de la ejecución del currículo. Existe una

coordinación local, el cual está representado por: Reuniones de Escuelas de Postgrado,

así como también se propone una coordinación nivel central el que está representado por:

El Comité Inter Misional, se lista los miembros de soporte, los que vienen a ser el sistema

(3), estos son: Decanato, Comité Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión de

Tecnologías de la Información y comunicación, Gestión Económica, Gestión de Logística e

Infraestructura.

33

Ilustración 13 Diseño de Autonomía de Postgrado


Los Instrumentos de Coordinación central son los siguientes: Plan de estudios, Plan

estratégico, Implementación sobre planes de mejora, Carga Lectiva y no Lectiva de

docentes, Informes de TIC´s, Requerimientos de Financiamiento, Requerimientos de

Bienes y Servicios, también se puede encontrar algunos otros tales como: Metodología

Integral de Trabajo, Sistemas expertos de comunicación, Estándares Técnicos, Reuniones

para asignar asesores, Reuniones para elaborar el presupuesto, todos ellos exclusivos

para la Formación de Postgrado.

Se tiene algunas reglas de monitoreo y auditorias predefinidas, estas son: Auditoría del

Plan de estudios, Auditoria de los planes de mejora, Auditoria de la carga lectiva y no

lectiva, Auditoría informática, Auditoría de los gastos y resultados de estos, Auditoria de la

Infraestructura, todo ellos exclusivos para la Formación de Postgrado.

En las diferentes unidades misionales de la Facultad de Educación se puede lograr un

buen balance de variedad cuando los equipos de trabajo se desempeñan con autonomía y

en un ambiente de confianza mutua sustentado por esquemas que permitan compartir

información y conocimiento sobre temas relevantes.

2.3. Diseño del Balance Interno: Cohesión, Coordinación y MonitoreoEl propósito de diseñar el balance interno de la Facultad de Educación es Negociar los

procesos estructurales en las unidades operacionales (Formación profesional, Investigación,

Proyección Social, Prestación de Servicios y Posgrado), tanto como sea posible e

34


incrementar la capacidad de cohesión y coordinación para incrementar sus capacidades de

negociación.

Los elementos del aquí y el ahora de la facultad de educación son:

Coordinación: La coordinación de la facultad de educación se realiza mediante los procesos

correspondientes, los cuales son: Transducción de la información de las coordinaciones

locales, identificación de las oscilaciones, diseño de los mecanismos de amortiguación y la

identificación de los mecanismos de amortiguación. El comité inter-misional debe de realizar

esta tarea de estabilización y coordinación.

Cohesión: La cohesión se realiza mediante los siguientes mecanismos: Decanato, Comité

Interno de Acreditación, Consejo de Facultad, Gestión Económica, Gestión de TIC´s, Gestión

de Logística e Infraestructura. Estos se encargan de realizar la negociación de recursos,

brindan los requerimientos legales y corporativos y los medios para hacer cumplir la

responsabilidad con las unidades operacionales (sin inmiscuirse en las tareas de esta sino

como cajas negras).

El monitoreo y auditoría se da mediante la comisión de control interno de la facultad la cual

recoge información específica de acuerdo al proceso misional.

El diseño de balance interno muestra 6 canales interconectados entre las funciones de

implementación (unidades operacionales) y la cohesión: Canal 1 el cual describe la

intersección de entornos, el Canal 2 el cual describe la Auditoría y Supervisión, el Canal 3 el

cual muestra la interacción que se da entre las unidades operacionales, Canal 4 Sistema de

información de cohesión de responsabilidad e intervención organizacional, el Canal 5 el

Sistema de información de cohesión de negociación, Canal 6 Sistema de información de

coordinación (Estabilidad).

Canal 1: Entorno compartido entre Formación profesional y Posgrado, ambos comparten la

demanda del mercado laboral; entre investigación y proyección social, la disponibilidad de

ciencia y tecnología, necesidades sociales en educación, con prestación de servicios las

necesidades sociales colectivas en educación; las necesidades sociales en educación entre

EUPS e investigación, EUPS y prestación de servicios la demanda de servicios en

educación; entre prestación de servicios y EUPS la demanda de servicios en educación,

posgrado y formación profesional la necesidad de formación en educación,

Canal 2: El sistema dos consiste en el sistema de información de monitoreo y seguimiento.

Canal 3: Representa las relaciones que guardan los procesos misionales. El proceso de

formación de pregrado le provee de capital humano al proceso de Investigación, el proceso

de investigación le provee conocimientos y tecnología en educación al proceso de formación

35


profesional, el proceso de formación pregrado le provee capital humano tanto a proyección

social como a prestación de servicios; el proceso de investigación le provee de

conocimientos y ofertas tecnológicas al proceso de proyección social, proyección social le

provee de certificados de proyección social a formación de pregrado, el proceso de pregrado

provee de información de quejas en la calidad del producto a los procesos de investigación y

proyección social.

Canal 4: Se realiza mediante la gestión de bienes y servicios financieros y TICS.

Canal 5: Mediante este canal se realiza la negociación de recursos.

Canal 6: Mediante el canal 6 se realiza la coordinación entre los procesos misionales, para

el funcionamiento de este canal se utiliza el comité inter misional.

36


1Formación pregrado

2Investigación

3EUPS

Canal 1: Intersección de entornos

Canal 2: Auditoria y supervisión.

Canal 3: Interacción operacional.

RMTC 2012

Canal 4: Sistema de información 3 de responsabilidad e intervención organizacional.

Canal 5: Sistema de información 3 de negociación.

Canal 6: Sistema de información 2 (Estabilidad).

C4 C5

S3*

S2S3

Diseño de Balance InternoNombre del sistema de referencia: ______________________

Canal 1:______Entornos relacionados. Gestionar como uno solo

Canal 2: Sistema de información de seguimiento y monitoreo

Canal 6 : Comité Inter Misional

Canal 3:______(5-1) (5-3) Información de quejas de la calidad de producto

Canal 3:______2-3 Conocimientos y ofertas tecnológicas

Canal 3:______1-2 Provisión de capital humano2-1 Conocimientos, tecnología e información; para la formación profesional1-3 Capital Humano1-4 Capital Humano

Canal 4:____Gestión de bienes y servicios, financiera y TIC

Canal 5:______

FACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP

DecanatoComité Interno de AcreditaciónConsejo de FacultadGestión EconómicaGestión de TIC´sGestión de Logística e Infraestructura

Comisión de Controlinterno

Demanda de formación profesional, demanda del mercado

laboral regional y nacional

Egresados

Reunión de 1, 2 y 3

Investigaciones

C5

C4

4Prestación de

servicios

5Posgrado

Canal 3:______3-1 Certificación de proyección social

Canal 3:______4-2 Certificación de proyección social

Necesidades colectivas locales

Demandas de servicios en Educación.

Demanda de capacitación,

especialización y postgrado.

Prendas de vestir adquiridas, con la marca

de la empresa

Servicios en educación

Egresados de posgrado

Necesidades de ciencia y tecnología a nivel regional y nacional

Jefatura de Departamento

Gestión del Instituto de

Investigación

Gestión de EUPS

Gestión de Servicios en Educación

Gestión de escuela de Postgrado

Reunión de Escuelas

Comité de representantes de EUPS de las

EAP

Comité de representantes

de investigación de las escuelas

académicas

Reunión de Representante por servicios

Reunión de escuela de post

grado

Informe de carga lectiva y no

lectiva.

Resultados e impacto de las

investigaciones.

Informe de atención a las necesidades socio-

culturales en educación.

Informe económico y académico de la

prestación de servicios.

Informes sobre los doctorados,

maestrías y doctorados

Ilustración 14 Diseño del balance interno

37


2.4. Diseño del Balance con el Entorno: Adaptación e InteligenciaEn este caso se ha definido como entorno presente las necesidades del mercado laboral

regional y nacional específicamente en Educación, igualmente se tiene en cuenta la

investigación inter, multi y transdisciplinaria que debe existir en la facultad de Educación, de

la misma forma la Integración Empresa – Universidad – Estado. El entorno futuro se refiera a

todas las tendencias y novedades que se puedan dar en el cumplimiento del propósito.

Teniendo en este caso como tendencias a la acreditación, educación a distancia y virtual así

como a los idiomas regional y extranjero, por otro lado tenemos las novedades que se

consideran a la profesionalización continua y la certificación progresiva.

En la Ilustración 15siguiente las flechas de color morado muestran relaciones entre los

mecanismos de cohesión el cual debe de brindar información del aquí y ahora al mecanismo

de adaptación e inteligencia los cuales son: restricciones y cambios temporales misionales y

cambios percibidos y necesarios; para los cuales, se ha considerado diseñar los procesos

que se describen a continuación:

Planificación (Planes operativo y programas) Este proceso se encargará de buscar cambios y

el estado del entorno para diseñar planes y programas que permitan una adaptación al medio

ambiente.

Acreditación (Gestión de la Calidad). Este proceso tiene en cuenta gestionar la calidad,

definir estándares de educación, así como también de llevar a cabo proyectos de mejora de

procesos, cambios a nivel de toda la estructura organizacional los cuales tienen como

finalidad otorgarle flexibilidad y capacidad de adaptación frente al entorno cambiante.

Dichos procesos se ocuparan de hacer el monitoreo al entorno. Es decir, es una función que

da cuenta de obtener información sobre el entorno, de construir algunos modelos, mapas,

que le permitan desarrollar capacidad predictiva, para anticiparse a los acontecimientos y

generar capacidad de respuesta dentro de la organización. Asimismo investigar qué pasa

afuera en términos de nuevos productos, nuevas tecnologías, perspectivas de la

competencia y, en las entidades del Estado, nuevas tendencias en la educación pública en

general y en el país, en las condiciones sectoriales, perspectivas de participación del sector

privado en las responsabilidades públicas, entre otros aspectos.

38


Ilustración 15 Diseño del Balance con el entorno

39


2.5. Diseño del Componente de Identidad y Política OrganizacionalEl mecanismo de identidad y política está referido a las reglas básicas que conciernen a toda

la organización. En el modelo de Sistema Viable, la política es el dominio de este

componente. También puede ser descrito como el carácter distintivo o la cultura

organizacional. Su rol es estar envuelto en las complejas interacciones entre el sistema 3 y 4.

El sistema cinco no es necesariamente representado por la persona o conjunto de personas

que dominan la política y los cursos de acción de la organización. Todos los componentes

del sistema viable son mutuamente dependientes, por lo que dar mayor importancia a un

sistema (llámese el componente de política por ejemplo) u otro es claramente un error. Por

ejemplo, el sistema cinco a un nivel gubernamental podría ser descrito como “la voluntad de

la gente” en lugar de estar representado tan sólo por el presidente y/o los congresistas.

El mecanismo de Identidad y Política está compuesto por el Decano, gestores de: Formación

de pregrado, Investigación, EUPS, Prestación de Servicios y Post Grado, finalmente con

representantes estudiantiles; esto se muestre en la ilustración a continuación dentro del

cuadrado de color naranja.

El sistema de Identidad y Política tiene la responsabilidad de eliminar los posibles

desequilibrios que puedan existir entre los sistemas cuatro y tres como ya se mencionó, los

cuales afectan el desarrollo futuro de la organización y a su estabilidad interna

respectivamente. Estos desequilibrios no pueden ser atenuados por el sistema de

coordinación de facultad puesto que dicho sistema es de una lógica inferior que los sistemas

en conflicto por lo que el sistema Identidad y Política debe ser capaz, por medio de la

comunicación, de coordinar y elegir las posibles respuestas a las oportunidades y amenazas

del medioambiente.

La relación que existe entre el sistema de Identidad y Política con el sistema cuatro, es a

través de un resumen de planes de funcionamiento mediante indicadores que miden y

brindan información del medioambiente y la relación con el sistema tres se da a través de

informes de gestión de los procesos misionales los cuales deben de develar el

funcionamiento del aquí y ahora con el fin de que el sistema 5 tenga la oportunidad de tomar

decisiones en función de lo que el entorno le demande, de los recursos que tenga y de su

desempeño y actualidad para hacerlo.

Los mecanismos de acceso a este sistema de identidad y política se dan mediante la

representación política. (Ilustración 16)

40


Ilustración 16 Diseño del componente de Identidad y Política

41


2.6. Modelo de Sistema Viable – Facultad de Educación (UNCP)El Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del

Centro del Perú., explica la integración de los 5 sistemas explicados anteriormente. La

siguiente Ilustración muestra el diseño de los 5 procesos misionales (representado por ),

ellos son: Formación Pregrado, Investigación, Extensión Universitaria y Proyección Social,

Prestación de Servicios, Formación Post-Grado, entre cada uno de estos procesos

misionales existen comunicación entre ellos, existe insumos y requerimientos, todos ellos son

detallados en la ilustración y se les puede observar como una liga entre cada proceso, está

“liga” es de color anaranjado. Cada uno de estos procesos misionales tiene su respectivo

entorno identificado, al que tienen que brindar su atención mediante mecanismos

atenuadores y amplificadores, a su vez cada proceso misional tiene su respectiva gestión

local (representado por ■) y su respectiva coordinación local con los cuáles están en íntima

relación como la de compartir datos, indicadores de gestión, requerimientos,

responsabilidades cumplidas, está información es llevada a la coordinación central a través

de mecanismos diseñados tales como Reunión de escuelas, comités de representantes de

EUPS de escuelas, Reunión de representantes de servicios, y la Reunión de escuelas de

Post-Grado, en cada una de estas reuniones se llega a consensos para dar atención a las

necesidades requeridas por cada proceso, así como también dan cuenta de las metas que

están alcanzando, todas está información de forma resumida es llevada a la Coordinación

Central, ya sea como ; también se muestra el sistema de coordinación (representado por ▲),

Este sistema de coordinación tomara en cuenta la información brindada por cada uno de los

procesos misionales y tomará decisiones de coordinación para el logro de la Viabilidad de la

Facultad. El sistema de monitoreo y auditoría (representado por ▼), este monitoreo será de

forma esporádica y no es punitiva, se realiza con la finalidad de ver por otros medios no

formales las causas de algunos indicadores ya sea favorable o desfavorable para la Facultad

el sistema cohesión (representado por ■), es el encargado de garantizar los insumos

logísticos para llevar a cabo un óptimo desarrollo de los procesos misionales, el sistema de

Adaptación e Inteligencia (representado por ■) es el encargado de velar por los nuevos

escenarios que se van presentando a la Facultad y de proponer nuevos métodos y

metodologías para afrontar estos cambios del entorno y el Sistema de Identidad y Política

(representado por ■), es el sistema que brinda la capacidad de seguir realizando las

actividades acorde a la identidad de la Facultad.

42


Ilustración 17Modelo de Sistema Viable de la Facultad de Educación.

43


2.7. Diseño de discreción y Descentralización de procesosLo que se presenta en este análisis son las relaciones entre las actividades primarias o

misionales y las funciones reguladoras y de apoyo de la Facultad de Educación. De esta

forma se establece el grado de descentralización que se ostenta, los niveles de autonomía y

discreción de que disponen las actividades primarias o misionales.

Al igual que todas las herramientas de la cibernética organizacional, ésta se puede usar

como diagnóstico, en esta oportunidad es usado como rediseño.

La interpretación para el presente análisis es el siguiente:

- La primera columna representa las actividades primarias de la Facultad.

- En la primera fila se ubican las actividades reguladores o de apoyo.

- Los puntos de las intersecciones de filas con columnas significa niveles de autonomía de

la actividad misional para el ejercicio de esa función.

- Que una actividad o sub-actividad primaria tenga autonomía o discrecionalidad para el

ejercicio de una función, significa tener la competencia y la capacidad de acción, es decir

que se le haya delegado esa función y que cuente con los recursos necesarios para

poder ejercer, si una de estas dos condiciones no se cumple, en la práctica no se dispone

de autonomía.

Análisis: Observando la tabla 2, todas las unidades misionales (Formación Pregrado,

Investigado, Extensión Universitaria y Proyección Social, Prestación de Servicios y

Formación Postgrado) tienen recursos y capacidad para ejercer y participar en temas de:

Junta de Facultad (1 representante por unidad misional), en el caso de Decanato (sólo

existe un representante para esta actividad) Planificación (cada unidad misional planifica

sus actividades), Acreditación (cada unidad misional efectúa sus procesos), cohesión

(cada unidad misional es independiente en mantener cohesionado sus procesos

recursivos, tienen representante en el Consejo de Facultad), Gestión de Integración (cada

unidad misional tiene la capacidad y recursos para mantener coordinada sus actividades),

Gestión económica (cada unidad debe ser libre de gestionar sus recursos financieros),

Gestión de Tecnologías de la Información (debe existir una solo que mantenga los datos

de todas la unidades a disposición de los procesos de Adaptación e Inteligencia, e

Identidad y Política), Gestión de Logística e Infraestructura (unidades misionales con la

suficiente capacidad de gestionar sus recursos logísticos y de infraestructura), Monitoreo

y auditoria (unidades misionales con la capacidad de monitorear sus procesos), y

44


finalmente se tiene a Coordinación de procesos misionales (cada unidad misionales es

libre de participar en las reuniones de coordinación entre unidades misionales).Tabla 1 Matriz de discrecionalidad

Junt

a de

Fac

ulta

d

Dec

anat

o

Pla

nific

ació

n A

cred

itaci

ón (G

estió

n de

la C

alid

ad)

Coh

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Eco

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Mon

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o y

Aud

itoria

mis

iona

l

Coo

rdin

ació

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Pro

ceso

s m

isio

nale

s

FACULTAD DE EDUCACIÓN o O o o o o o o o o oFormación Pre-Grado o o o o o o o oPlanificación de la Currícula oImplementación de tecnología educativa o

Ejecución de la Currícula oEvaluación de logro de la Currícula oGraduación de pregrado oInvestigación o o o o o o o oFormulación del Proyecto de Investigación o

Ejecución del Proyecto de Investigación o

Evaluación del Proyecto de Investigación o

Extensión Universitaria y Proyección Social o o o o o o o o

Formulación del Proyecto de EUPS o

Ejecución del Proyecto de EUPS oEvaluación del Proyecto de EUPS oPrestación de Servicios o o o o o o o oDiagnóstico y planeación de actividades o

Provisión de infraestructura y recursos o

Ejecución de actividades o

Evaluación de actividades o Formación PostGrado o o o o o o o oEnseñanza y Aprendizaje en o

45


Investigación Especializada Graduación de Postgrado o

2.8. Análisis de Funciones SistémicasEste análisis consiste en revisar cada una de las funciones de la organización para revisar,

en este caso diseñar, que función sistémica cumplirán.

Se puede ver en las columnas, funciones tales como Junta de Facultad, Decanato,

Planificación, Acreditación, Cohesión, Gestión de integración, Gestión Económica, Gestión

de Tecnologías de la información, Gestión Logística e Infraestructura, Monitoreo y auditoría

misional, coordinación de procesos misionales.Asimismo en la fila de la siguiente tabla se

ven las funciones sistémicas.Tabla 2 Matriz de funciones sistémicas y procesos de apoyo

Junt

a de

Fac

ulta

d

Dec

anat

o

Pla

nific

ació

n

Acr

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Coo

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Pro

ceso

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isio

nale

sFACULTAD DE EDUCACIÓN UNCP O O O O O O O O O O OPOLÍTICA E IDENTIDAD O O O INTELIGENCIA Y ADAPTACIÓN O O INTERVENCIÓN CORPORATIVA O O O NEGOCIACIÓN DE RECURSOS O O O O O RESPONSABLILIDAD O O MONITOREO Y SEGUIMIENTO O O COORDINACIÓN O O

Leyendo a partir de las columnas de la tabla siguiente se puede ver que la Junta de Facultad

cumple la función sistémica de política e identidad; decanato cumple la función sistémica de

política e identidad además la de intervención corporativa; el proceso de planificación

46


cumple con la función sistémica de inteligencia y adaptación; el proceso de acreditación

cumple con la función sistémica de adaptación e inteligencia; el proceso de cohesión cumple

con las funciones sistémicas de política e identidad, intervención corporativa, negociación de

recursos, responsabilidad, monitoreo y seguimiento, coordinación; el proceso de gestión de

integración cumple con la función sistémica de intervención corporativa, negociación de

recursos, responsabilidad; el proceso de gestión económica cumple con la función sistémica

de negociación de recursos, el proceso de gestión de tecnologías de información cumple

con la función sistémica de negociación de recursos; el proceso de gestión logística e

infraestructura cumple con la función sistémica de negociación de recursos, el proceso de

monitoreo y auditoría misional cumple con la función sistémica de monitoreo y seguimiento,

el proceso de coordinación de procesos misionales cumple la función sistémica de

coordinación.

47


CAPITULO IIIDISEÑO DE PROCESOS, AGRUPADOS EN FUNCIONES SISTÉMICAS

Los esquemas que se muestran a continuación obedecen a la notación de procesos denominada

IDEFO; en los cuales se muestra las entradas las cuales son las flechas que vienen de la parte

izquierda, las salidas las cuales están mostradas como flechas que se dirigen hacia la parte

derecha, los controles representados por las flechas que se dirigen desde arriba hacia abajo y

finalmente los recursos los cuales son los activos tangibles del proceso representados por

flechas que vienen de abajo hacia arriba.

Como entradas se tiene a los requerimientos y/o demandas, los cuales son: Demanda de

Formación Profesional, Necesidades de Ciencia y Tecnología, Necesidades Sociales y

Culturales, Demanda de Servicios en Educación, y las Demandas de Formación Postgrado y

Especialización. Todas estas entradas entran al proceso de transformación el cual por el

momento se le llamará “caja negra”, es en esta caja negra donde ocurrirá procesos, sub

procesos, procedimientos, actividades, tareas, instructivos y otros que se relacionen con la

transformación de las entradas. Como resultado de este proceso de transformación se obtiene:

Egresados con grado académico, Conocimiento, tecnología e innovación, Beneficios a la

sociedad y comunidad, servicios en educación satisfecho. Para que estas entradas se puedan

convertir es estos resultados esperados se necesita de recursos y apoyo, entre los cuales se

tiene a: Laboratorio y biblioteca, recursos, materiales financieros y recursos TIC´s, Docentes,

personal no docente y estudiantes. Todo el proceso esta enmarcado dentro de controles, para

ello se tiene a: Ley Universitaria 23733 y modificatorias, Estatuto UNCP, Normas y Reglamentos

vigentes en el servicio universitario, Plan estratégico de la Universidad. Es de esta forma como

se brinda el servicio educativo, en la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del

Centro del Perú - 2012.

48


USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN

14/03/201215/03/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

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READER DATE CONT EXT :

TOP

NODE: TIT LE: NUMBER:FACULTAD DE EDUCACIÓN A-0

Demanda de Formación Profes ional

Necesidades de Cienc ia y T ecnología

Egresados con grado académico

Conocimiento, Tecnologíae InnovaciónNecesidades Sociales y Culturales

Demanda de servicios en Educación

Demanda de Formac ión Pos tGrado yEspecializac ión

Benefic ios a la sociedad ycomunidad

Servic ios en Educac ión satisfecho

Laboratorio yBiblioteca

Recursos,materialesfinanc ieros yrecursos T IC´s

Docente,Personal NoDocente yEstudiante

Ley Universitaria23733 ymodificatorias,Es tatuto UNCP

Normas yReglamentosvigentes en elservic io univers itario

Plan Es tratégico dela Universidad

0

FACULT AD DE EDUCACIÓN

Ilustración 18 Mapa procesos A0 Facultad de Educación

49


3.1. MACROPROCESO DE NIVEL 0 Y MACROPROCESOS SISTÉMICOS – FACULTAD DE EDUCACIÓNEstos esquemas brindan una visión holística de la organización interactuando con su

entorno mediante las salidas, entradas y mecanismos de control externos.

La Ilustración 19muestra el Macroproceso de procesos agrupados en funciones sistémicas

(función de política e identidad, función de adaptación e inteligencia, función misional u

operacional, función de monitoreo y seguimiento, función de cohesión, función de coordinación),

el cual muestra además las relaciones que tienen entre los mismos.

La Lectura de este Macroproceso se da de la siguiente manera:

- Se comienza por definir el propósito, texto de color azul: Formar profesionales en educación

desarrollando la investigación científica y proyección social, para el desarrollo sociocultural de

la región y del país.

- Para cumplir a este propósito se tiene el Macroproceso Misional, el cual esta encargado de

desarrollar los procesos necesarios para llevar a cabo el propósito general, atiende a las

demandas y entrega resultados al usuario, así como también al Macroproceso de

Coordinación, mediante la Amortiguación local, que no es otra cosa que alternativas de

atención para los requerimientos del entorno.

- El Macroproceso de Coordinación utiliza la entrada de Amortiguación local, y entrega como

resultado, al Macroproceso de Cohesión, los Acuerdos y Programas del Servicio de

Educación.

- EL Macroproceso de Cohesión entrega al Macroproceso Misional, los recursos y capital

humano, planes operativos y directivas.

- El Macroproceso de Monitoreo y Auditoria, recoge los informes de análisis misional y entrega

los informes que listan los mecanismos de obtención de información al Macroproceso de

Cohesión.

- El Macroproceso de Adaptación e Inteligencia, recibe por parte, del Macroproceso de

Cohesión, las restricciones y cambios temporales misionales, y por parte del entorno, los

escenarios y prospectivas en Educación Regional y Nacional, como resultado entrega los

cambios percibidos y necesarios al Macroproceso de Cohesión.

- El Macroproceso de Identidad y Política tiene como entradas los resúmenes del

funcionamiento misional, que le es entregado por el Macroproceso de Cohesión, también

tiene como entrada los Estudios del Futuro y Prospectiva y Entrega como resultado la Visión,

Misión y Lineamientos de Políticas del Servicio de Educación al Macroproceso de Cohesión,

está supeditado a las normas y controles como se puede observar en la siguiente ilustración.

50



14/03/201212/04/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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A-0

NODE: TIT LE: NUMBER:FACULTAD DE EDUCACIÓN A0

Demanda de Formac ión Profes ional

Necesidades de Cienc ia,Tecnología yHumanidades


Conocimiento, Tecnología e Innovación

PlanesOperativosy Directivas

Informe queliste losmecanismosde obtencióninformac ión

Acuerdos yProgramasdel Serviciode Educación

Informe deanális ismis ional

Amortiguación Local

Informe de desempeño y requeriemtospara Servic io de Educación

Resumenes del Funcionamiento Misional

Estudios del Futuro yProspectiva

Prospectiva y Escenarios enEducac ión Regional y Nacional

Restricc iones y cambios temporalesmis ionales

Recursos y Capital Humano

Necesidades Soc iales y Culturales


Demanda de Formac ión PostGradoy Espec ial ización

Benefic ios a la sociedad y comunidad

Servic ios en Educac ión satisfecho

Cambios percibidos y necesarios

Vis ión, Mis ión y Lineamientos de Políticas delServic io de Educación

Ley Un iversita r ia 23733y modific ato rias ,Esta tuto UN CP

N ormas y R eg lamentosv igentes en el s erv ic iouniv ers itar io

Plan Es tratégic o de laU niv ers idad

Monitoreo y Auditoria

Mis ional

Identidad y Política

Adaptac ión e Inteligencia

CohesiónCoordinac ión

Propósito:Formar profesionales eneducación desarrollando la inv estigación científica y proyección social, parael desarrollo sociocultural de la región y del país

Ilustración 19 Mapa de procesos Facultad de Educación

51


3.1 PROCESOS DEL SISTEMA 1– MISIONALESLos Procesos misionales deben conservar su autonomía y viabilidad, son los encargados

de llevar a cabo el propósito de del sistema en general. Su manejo es tal igual como se

estaría manejando un sistema independiente con recursos y responsabilidades propias.


14/03/201215/03/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

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RECOMMENDED

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A0

NODE: TIT LE: NUMBER:MisionalA2


Demanda deFormaciónProfesional

Necesidades de Cienc ia y T ecnología

Conocimiento, Tecnología e Innovación

PlanesOperativosyDirectivas

Informe de Func ionamiento de los Procesos Mis ionales

Acuerdos y Acc iones locales

Informe de desempeño y requeriemtos para Servicio de Educac ión

Capital Humano(Docentesestudiantes)

Recursos yCapitalHumano

Necesidades Sociales y Cul turales


Benefic ios a la sociedad y comunidad

Servic ios en Educ ac ión satisfecho

Demanda de Formación Pos tGrado y Especializac ión

Ciencia, T ecnologíae Innovación para laFormación

Conocimiento yOfertasTecnológicas

1

Formación Pregrado

2

Formación PostGrado

3

Investigac ión

4

Prestac ión de Servic ios

5

Proyecc iónSocial

Ilustración 20 Mapa de procesos Misional

52


3.1.1 Formación PregradoEste proceso tiene como propósito “Formar Profesionales competentes y

humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la investigación para contribuir en el desarrollo SocioEducativo de la Región y del País.”, para realizar este propósito se

diseña cinco procesos: Planificación de la Currícula, Implementación de tecnología educativa,

Ejecución de la currícula, Evaluación de logro de competencias de la Currícula, Graduación

de pregrado y también se tiene el proceso de Gestión Académica de Pregrado. Como soporte

a estos procesos se tiene a Docentes, personal no docente y estudiantes, a su vez existe

ciencia, tecnología e innovación para la formación Pregrado, este soporte llega desde otros

procesos misionales (Investigación, Extensión Universitaria y Proyección Social), así también

esta el soporte de Recursos y Capital Humano. Los Controles para dar inicio al proceso son:

Planes operativos y clientes y los Reglamentos Académicos del Estudiante.

El Proceso en su conjunto atiende las demandas de Formación Profesional, específicamente

es un requerimientos que ingresa directamente al proceso de Gestión Académica, junto e este

requerimiento ingresa también los requerimientos del egresado, y del graduado, como

resultado del desarrollo de éste proceso se tiene, amortiguación local (informes, reportes,

normativas, reglamentos) instrumentos de coordinación y estabilidad misional, también se

tiene informes de Acuerdos y acciones locales, así mismo se obtiene Informes de

Funcionamiento de los Procesos misionales, más que nada aquí se verán los resultados de la

interacción con los demás procesos misionales, del mismo modo se encuentra como

resultado a Planes y Directivas de pregrado y por último se tiene como resultado a los

estudiantes egresados con grado académico, este resultado servirá como requerimiento para

el proceso de Graduación de Pregrado.

Luego de recepcionar los requerimientos se da inicio a los procesos principales cuyo objetivo

es dar cumplimiento al propósito general, estos son:

Como primer proceso se tiene a la Planificación de la Currícula, este proceso también atiende

parte de la demanda de Formación Profesional, y como resultado se obtiene los planes

específicos de Enseñanza y Aprendizaje.

El segundo proceso que ayuda a lograr el propósito general es Implementación de Tecnología

Educativa, tiene como entrada a los Planes específicos de Enseñanza y Aprendizaje y como

resultado la Infraestructura de tecnología educativa implementada, como punto de control se

tiene a los Planes y directivas de Pregrado.

53

USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizacional DATE:REV:PROJECT: FACULTAD DE EDUCACIÓN

14/03/201209/04/2012

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READER DATE CONTEXT:

A2

NODE: TITLE: NUMBER:Formación PregradoA21

Demanda de Formación Profesional


Amortiguac ión LocalAcuerdos y Acciones locales

Informe de Funcionamiento de los Procesos Mis ionales

Planesespecíficosde EA

Infraes tructurade tecnologíaeducativa

Planes Operativos y Direc tivas

Es tudiantes concompetenc iasadquiridas

Egresado

Ciencia, Tecnología eInnovación para la Formación

Capital Humano (Docenteses tudiantes)

Requerimiento de Graduados y Egresados


Ingresantes

Reglamentos Académico UNCP

Planes y directivas de pregrado

Graduado

Docente, Personal No Docente y Es tudiante

1

Planificaciónla Curricula

2

Implementac iónde tecnología

educativa

3

Ejecuc iónde la Currícula

4

Gestión Académica de Pregrado

5

Evaluaciónde Logro de

competenc ias de la curricula

6

Graduaciónde pregrado

Propósito: Formar Profesio nales competentesy humanistas, mediante la Enseñanza - Aprendizaje y la investigación para contr ibuiren el desarrollo SocioEducativo de la Regióny del País.


Ilustración 21 Mapa de procesos Formación Pregrado

54


El tercer proceso es: Ejecución de la Currícula, es en este proceso donde se da la enseñanza

y aprendizaje que se puede dar en aulas, laboratorios, centros de prácticas, y otros, este

proceso tiene como entrada ingresantes, y como resultado se da estudiantes con

competencias adquiridas.

El cuarto proceso es la Evaluación de logro de competencias de la currícula, tiene como

entrada a los estudiantes con competencias adquiridas, y como resultado se tiene a los

egresados.

El último proceso es Graduación de Pregrado, tiene como entrada a los egresados con grado

académico, pasa por el desarrollo de transformación y se da como resultado a los graduados,

que también servirá como entrada al proceso de Gestión Académica de Pregrado.

3.1.2 InvestigaciónEste proceso tiene como propósito “Realizar investigaciones científica tecnológica y

humanística que contribuyan al desarrollo educativo en la Región y el País”, para

cumplir este propósito se diseñaron cuatro sub procesos: Gestión de Investigación,

Formulación del proyecto de Investigación, Ejecución del proyecto de investigación,

Evaluación del proyecto de investigación.

Este proceso no se ha desarrollado tanto como el proceso de formación de pregrado, sin

embargo responde a la imagen de la Facultad de Educación.

El sub proceso de Gestión de investigación es el encargado de negociar los recursos con los

procesos misionales locales, del mismo modo asigna responsabilidades a los proceso

misionales locales, también es el encargado de evaluar el entorno futuro del proceso de

investigación y realizar las difusiones de los resultados obtenidos en el desarrollo del

proyecto, otra función del proceso de gestión, es la de armonizar a los procesos misionales

con el fin de que todos en conjunto cumplan con el propósito de Investigación.

El sub proceso de Formulación de proyecto recoge las necesidades de ciencia y tecnología,

con los cuales elabora el perfil del proyecto de investigación, es de resaltar que los proyectos

deben estar alineados a los planes operativos y directivas de la facultad de educación.

El sub proceso de ejecución del proyecto de investigación, es el encargado del desarrollo del

proyecto, para ello se utiliza los conocimientos adquiridos en los procesos de Formación pre

grado y formación post grado, este proceso debe informar al proceso de gestión acerca de los

avances obtenidos en el desarrollo de la investigación.

En el tercer sub proceso de Evaluación del proyecto de investigación, se realizara la revisión y

aprobación de los resultados finales del desarrollo del proyecto de investigación, para su

posterior difusión.

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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizac ional DATE:REV:PROJECT: FACULTAD DE EDUCACIÓN

15/03/201203/04/2012

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A2

NODE: TITLE: NUMBER:Investigación A23

Recursos yCapi tal Humano

Planes Operativos y Directivas

Capi tal Humano (Docentes estudiantes)

Acuerdos y Acciones locales


Conocimiento,Tecnología eInnovac ión

Informe de Funcionamiento de los Procesos Misionales

Necesidades deCiencia,Tecnologíay Humanidades

Perfi l delproyecto deinvestigación

Informes yRequerimientosde Formulación

Informesparcial y finalde ejecución

Informes y Requrimientos deEjecución

1

Formulación del proyecto deInvestigación

2

Gestión de Investigación

3

Ejecución del Proyecto de Investigación

4

Evaluación del Proyecto de Investigación

Propósito: Realizar investigacionescientífica, tecnológica y humanisticaque contribuyan al desarrolloeducativo en la Región y el País.

Ilustración 22 Mapa de procesos Investigación

56


3.1.3 Extensión Universitaria y Proyección SocialEl propósito del Proceso de EUPS es “Contribuir en el desarrollo integral de la

población, a través de la difusión cultural, cooperación y servicios”, para cumplir este

propósito se requiere de 3 sub procesos: Formulación del Proyecto de trabajo en EUPS,

Ejecución del Proyecto de trabajo en EUPS y Evaluación del Proyecto de trabajo en EUPS;

estos procesos recogen del entorno los requerimientos de la demanda de las necesidades

locales, colectivas, sociales y culturales en educación, estos entran al proceso de

transformación para luego obtener resultados, el mismo que son los beneficios a la sociedad y

comunidad mediante proyectos de EUPS.

Este proceso no ha sido desarrollado tanto como el proceso de formación pregrado

dado que éste último responde de forma muy clara a la imagen de la Facultad de Educación y

de las escuelas.

Este proceso está conformado por 4 subprocesos: el proceso de Gestión de EUPS el que

consiste en las actividades de coordinación, control, monitoreo, adaptación e inteligencia y

mecanismos de política a nivel local, además el proceso de Formulación del Proyecto en

EUPS, Ejecución del proyecto en EUPS y el proceso de Evaluación del Proyecto en EUPS.

Con este sub proceso se pretende ordenar y establecer los procedimientos para la

formulación, ejecución y evaluación de las actividades de Extensión Universitaria y

Proyección Social, la misma que se considerada actividades de Proyección Social aquellas

en que la universidad se vincula directamente con las comunidades de su entorno, captando

sus necesidades concretas para buscar su solución; asimismo, la participación en proyectos

de desarrollo local y regional. Por otro lado se consideran actividades de Extensión

Universitaria, aquellas por las que la universidad amplia y divulga sus servicios educativos, a

favor de quienes no son sus estudiantes, mediante la organización de diplomados, congresos,

simposios, cursos extracurriculares, seminarios, talleres, foros, conferencias, charlas y otros,

que puedan ser gratuitos o pagados y puedan conducir a un diploma o certificado.

Por otra parte la extensión universitaria y la proyección social no serán actividades aisladas

sino que estarán interrelacionadas con los procesos de aprendizaje y la investigación, de la

misma forma la Universidad promueve también, dentro de estas actividades, la presentación

de trabajos y servicios profesionales a la comunidad; de lo cual participan en los programas,

proyectos y actividades de proyección social y extensión universitaria los profesores,

estudiantes asimismo de conocimientos y ofertas tecnológicas que se generan en el sub

proceso de investigación de la Facultad que ayudar a realizar una mejor trabajo en Extensión

Universitaria y Proyección Social.

57



15/03/201203/04/2012

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A2

NODE: TITLE: NUMBER:Proyección Social y Extensión UniversitariaA25

Conocimiento y OfertasTecnológicas Capi tal Humano

(Docentes es tudiantes)



Acuerdos y Acciones localesAmortiguación Local

NecesidadesSociales yCul turales

Benefic ios a lasociedad ycomunidad

Informe de Funcionamiento de los Procesos Misionales

Proyectos deEUPS

Informes parcialese informe final deejecucion deProyectos deEUPS

Requerimientos deFormulación deProyectos de EUPS

Informes yRequerimientosde Ejecuciónde EUPS

1

Formulación del Proyecto en EUPS

2

Gestión de la EUPS

3

Ejecución del Proyecto en EUPS

4

Evaluación del Proyecto en EUPS

Propósito: Contribuir en el desarrollo integralde la población, a través de la difusion cultural, cooperacion y servicios

Ilustración 23 Mapa de procesos Proyección Social

58


3.1.4 Prestación de ServiciosPrestación de servicios en educación constituye un proceso misional de la Facultad de

Educación cuyo propósito es “Proveer formación continua y brindar servicios en Educación que generen utilidades a la Facultad”. Actualmente este proceso no se

encuentra funcionando, sin embargo en el presente diseño idealizado se considera.

El proceso en su conjunto presenta las siguientes entradas demanda de servicios en

Educación y los usuarios de servicios en educación.

Las salidas del proceso son los acuerdos y acciones locales, las amortiguaciones locales los

cuales son todas las acciones que han servido para reducir los conflictos y desacuerdos a

nivel de este proceso de prestación de servicios, los informes de funcionamiento de los

procesos misionales, los planes y directivas de la prestación de servicios, los resultados de la

prestación de servicios y los servicios en educación satisfechos.

Los controles de todo el proceso son los planes y directivas que provienen del sistema 3 de

todo el sistema en foco, en este caso de la Facultad de Educación.

Los recursos de todo el proceso son los recursos y el capital humano.

Este proceso está conformado por 5 subprocesos:

Gestión de la prestación de servicios el cual consiste en todas las actividades relacionadas

con la coordinación, control, monitoreo, adaptación y política a nivel local (es decir dentro del

proceso de prestación de servicios)

Diagnóstico y planeación de actividades, proceso que consiste en revisar que servicios en

educación se pueden atender y en que medida, basándose en estrategias para asegurar la

disponibilidad de recursos, en los tipos de materias, etc.

Provisión de infraestructura y recursos, proceso que consiste en gestionar la infraestructura y

recursos adecuados para cada servicio.

Ejecución de actividades, proceso que consiste en todas las actividades relacionadas a la

realización del servicio.

Evaluación de actividades, proceso que consiste en revisar el desempeño del servicio

prestado por la facultad de educación, durante y luego de haberlo realizado.

Las principales entradas de este proceso son: la demanda en servicios en educación y el

usuario de servicio en educación.

El control de este proceso viene dado por los planes operativos y directivas. Los recursos de

este proceso son el capital humano (docentes y estudiantes) y los recursos y capital humano.

Los productos o salidas que se obtiene de este proceso son: los acuerdos y acciones legales,

la amortiguación local, el informe de funcionamiento de los procesos misionales.

59



15/03/201203/04/2012

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A2

NODE: TITLE: NUMBER:Prestación de Servicios y formación continuaA24

Capital Humano(Docentesestudiantes)


PlanesOperativos yDirectivas

Acuerdos y Acciones locales


Servicios enEducación satisfecho

Demanda de servicios en EducaciónInforme de Funcionamiento de los Procesos Misionales

Relación deservicios eneducación

Infraestruc tura y recursos

Usuario de servicio en educación

Infraestruc tura y recursos suministrados

Informe deresultadosacadémicos

Resultados de la prestación de servicios

Planes y directivas de prestación de servicios

1

Diagnóstico yplaneación de

actividades

2

Provisión deinfraestruc tura

y recursos

3

Gestión de la Prestación del

Servicio en Educación

4

Ejecución deactividades

5

Evaluación deactividades

Propósito: Proveer formación continuay brindar servicios en Educación que generen utilidadesa la Facultad.

Ilustración 24 Mapa de procesos Prestación de servicios en Educación

60


3.1.5 Formación PostgradoEl proceso misional tiene como propósito “Formar Investigadores y Especialistas de

alto nivel científico, tecnológico, y humanista orientado a la generación de conocimiento para el desarrollo sostenible de la Región y el País”, para dar cumplimiento

a este propósito se tienen tres procesos principales, estos son: Gestión de la Unidad de

PostGrado, Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada, Graduación de

PostGrado.

El Proceso de Gestión de la Unidad de PostGrado, atiende las demandas de Formación

PostGrado y especialización, requerimientos de informe de Graduación, requerimientos de

matriculas, una vez dentro del proceso se realiza las actividades correspondientes para

obtener los siguientes resultados: Acuerdos y acciones locales, que tienen como destino el

macroproceso de Coordinación, informe de Funcionamiento de los procesos misionales, el

destino de este resultado es el Macroproceso de Cohesión, Políticas y Lineamientos de la

Unidad de PostGrado, van directamente a los procesos de Enseñanza – Aprendizaje en

Investigación Especializada, y al proceso de Graduación de Postgrado, se utiliza como punto

de control. Ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado, van como entrada al

segundo proceso, el resultado de soporte económico - logísticova como soporte a los dos

últimos procesos y por último Ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado.

Como soporte se tiene a los Recursos y Capital Humano, a la comisión de admisión,

servicios de Biblioteca y Laboratorios. Para que este proceso de Formación Postgrado inicie

sus actividades debe existir puntos de control, entre los cuales se tiene: Normas y

Reglamentos Generales vigentes del Servicio Universitario, Planes Operativos y directivas,

ley de Presupuesto.

El proceso de Enseñanza y Aprendizaje en Investigación Especializada recibe como insumo a

los ingresantes para capacitación, especialización y Postgrado, obteniendo como resultados

amortiguaciones locales, requerimiento de matricula y relación de egresados de capacitación,

especialización, y Diplomaturas (insumos para el primer proceso), finalmente se obtiene como

resultado al egresado con informe de Tesis.

El tercer proceso es el de Graduación Postgrado que se comunica con el segundo proceso

mediante la entrada que le envía este ultimo, egresado con informe de tesis , el resultado que

se obtiene de este proceso son los egresados con grado académico, la tesis de grado y los

requerimientos informe de graduación, que van al primer proceso de Gestión de la Unidad de

PostGrado.

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15/03/201212/04/2012

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RECOMMENDED

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A2

NODE: TIT LE: NUMBER:Formación PostGradoA22


Planes Operativosy Directivas

Acuerdos y Acc iones locales


Egresados congrado académico

Demanda de Formac iónPostGrado y Especializac ión Informe de Func ionamiento de los Procesos Mis ionales

Requerimientode Informe deGraduac ión

SoporteEconómico,Logís tico

Ingresantes para capac itación, espec ialización y Pos tGrado

Políticas y Lineamientos de la Unidad de Post Grado

EgresadoconInformede Tes is

Comisión de Admisión Servic io de B iblioteca y Laboratorio

Requerimientosde Matrícula

Relacion deegresados decapac itación,espec ial izac ión,y Diplomaturas

Ley de PresupuestoNormas y ReglamentosGenerales vigentes delServic io Univers itario

Tesis de grado

1

Gestión de la Unidad de PostGrado

2

Enseñanza - Aprendizaje en Inves tigac ión Especial izada

3

Graduac ión de Postgrado

Propósito : Formar Investigad ores y Esp ecialistasde alto nivel científico, tecnológico, y h uman istaorientado a la gen eración d e cono cimiento p arael desarrollo sosten ib le d e la Región y el País.

Ilustración 25 Mapa de procesos Formación Postgrado

62


3.2 PROCESO DEL SISTEMA 2 - COORDINACIÓNEste proceso tiene como propósito:Sostener la coherencia a la gestión en su conjunto y

armonizar los intereses de los grupos operativos en función del propósito organizacional general, esto se refiere a que se debe diseñar un mecanismo para estabilizar y resolver

conflictos entre las unidades operacionales de la facultad de educación. El Sistema 3, es decir

las gestiones centrales (Integración, económica, TIC´s, Logística e Infraestructura) necesitan

mayor información para garantizar la efectividad de las unidades misionales, puesto que es

responsabilidad de este proceso que todas las unidades misionales manejen los mismos

estándares, por lo que se diseña el mecanismo de coordinación con la finalidad de que la

información fluya de forma detallada y que todas las demás actividades misionales logren fijar

por mutuo acuerdo entre estas el objetivo a lograr, ello sin necesidad de la intervención

permanente del proceso de Inteligencia y Adaptación ni tampoco del Proceso de Identidad y

Política.

Este proceso tiene como principales entradas las amortiguaciones locales y las

recomendaciones y hallazgos hechas por el monitoreo. El primer proceso es Transducir la

información de las coordinaciones locales, esto quiere decir que los diferentes lenguajes que se

usan dentro de cada unidad misionales se internalizan para toda la Facultad, dichos lenguajes

tienes que ser fácil de entender por cada una de las unidades misionales, con ello se logra

sincronizar lenguajes y tiempos, una vez que se tiene un lenguaje común se pasa al subproceso

de Identificar las oscilaciones existentes entre cada unidad misional, de esta forma

conocercuales son los indicadores que no se están cumpliendo eficientemente, del mismo modo

qué y cuáles son los recursos necesarios pararealizar el propósito general de la Facultad de

Educación, una vez que se tiene listado todas estas oscilaciones se pasa al proceso deDiseñar

mecanismos de amortiguación, estos mecanismos transportan la información detallada de todos

los niveles misionales hacia la Cohesión de la Facultad de Educación, de esta manera se

obtiene una relación de mecanismos de amortiguación, que es la entrada del proceso, Informar

los mecanismos de Información hacia la Gestión Central (Gestiones), teniendo como resultado

los Acuerdos y programas del Servicio de Educación. Los controles relacionados con estos

procesos son los planes operativos y directivas. Los recursos utilizados son el decano y los

representantes de las coordinaciones locales.

De esta manera, el canal de coordinación satisface tres necesidades: complementar la

información que se recibe del Proceso de Cohesión, dar coherencia a la gestión en su conjunto y

armonizar los intereses de las unidades misionales en función al propósito general de la Facultad

de Educación.

63


NODE: T IT LE: NUMBER:CoordinaciónA6



Acuerdos yProgramas delServic io deEducac ión

Representante de la Coordinación Local

CompendioUniformizado

Relac ión deOsci lac ionespor tipo

Relac ión deMecanismos deAmortiguación

Decano

1

T ransducir laInformac ión de las

coordinac ioneslocales

2

Identificar Osci lac iones

3

Diseñar Mecanismo deAmortiguación

4

Informar mecanismos deamortiguación

Proposito: Sostener la coherencia a la gestiónen su conjunto y armonizar los interesesde los grupos operativos en función delpropósito organizacional general.

Ilustración 26 Mapa de procesos Coordinación

64


3.3 PROCESO DE SISTEMA 3 - COHESIONEste proceso tiene como propósito Operar los mecanismos efectivos de monitoreo,

coordinación e integración para lograr la cohesión de las actividades misionales. Para

lograr este propósito es necesario resaltar que este proceso se da mediante los mecanismos

de:Gestión de Integración, Gestión Presupuestal y Financiera, Gestión de TIC´s, Gestión de

Logística e Infraestructura. Estos se encargan de realizar la negociación de recursos, brindar los

requerimientos legales y corporativos y los medios para hacer cumplir la responsabilidad con las

unidades operacionales, en otras palabras se tienen tres canales: Negociación de recursos,

responsabilidad e intervención corporativa, de estos tres canales los dos primeros deben

complementarse adecuadamente.

A través del canal de negociación de recursos se dan las conversaciones sobre los informes de

desempeño y requerimientos para el servicio de Educación, y los flujos de información, en este

caso son los informes que listen los mecanismos de obtención de información, así como los

acuerdos y programas del servicio de Educación, estos requerimientos entran dependiendo de

su característica y especialización a uno de los sub procesos que se encuentra inmerso dentro

del Proceso de Cohesión (ver Ilustración 27)en un primer caso entran al sub proceso de Gestión

de Integración, como resultado de este proceso se obtiene Planes operativos y Directivas,

Restricciones y cambios temporales misionales, Lineamientos de la Facultad. Se tiene como

segundo sub proceso a la Gestión Económica, tiene como entrada Informes de Auditoria y

Monitoreo de Procesos Misionales, luego del proceso de Transformación se obtiene como

resultado a los recursos económicos gestionados para los procesos misionales. El tercer y

cuarto sub procesos tienen como entradas a los Informes de desempeño y requerimientos para

el Servicio de Educación, y a los informes de Auditoria y monitoreo de procesos misionales; el

sub proceso es la Gestión de Tecnologías de Información tiene como resultados a los recursos

tecnológicos para los procesos misionales, y el sub proceso de Gestión Logística e

Infraestructura tiene como resultado, los recursos de infraestructura y logísticos brindados a los

procesos misionales para que estos puedan desarrollar sus procesos de acuerdo al propósito

general de la Facultad de Educación.

El canal de responsabilidad se usa para pedir cuentas sobre la forma como un funcionario o

docente asume compromisos y responsabilidades y como éste las ha satisfecho.

El canal de intervención corporativa, significa intervenciones directas a los procesos misionales,

un adecuado funcionamiento de la Gestión de cohesión y del responsable de este proceso,

minimizara el uso de este canal, es decir si los canales de negociación de recursos y de

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responsabilidad funcionan adecuadamente, la Gestión de cohesión y su responsable no tendrá

que intervenir en acciones sobre la parte misional.

USED AT : AUT HOR: Cibernetica Organizacional DAT E:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN

16/03/201204/04/2012

NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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READER DAT E CONT EXT:

A0

NODE: T IT LE: NUMBER:Cohesión A5

Vis ión, Misión y Lineamientos de Políticas del Servicio de Educación

Recursos yCapital Humano

Informe de desempeñoy requeriemtos paraServic io de Educación


Cambiosperc ibidos ynecesarios

Informe que l is te losmecanismos deobtenc ión información

Acuerdos y Programas delServic io de Educación Restricciones y cambios temporales mis ionales

Personal

Informes de Ges tión Económica

Lineamientos de la Facultad

Informes de T ecnologías de Información y Servicios

Informes deLogística eInfraes truc tura

1

Gestión de Integración

2

Gestión Presupuestal y

Financ iera

3

Gestión deT ecnologías

de Información yComunicación

4

Gestión Logísticae Infraes tructura

Propósito: Operar los mecanismos efectivos de:monitoreo, coordinación e Integración para lograr la cohesión de las actividades misionales.

Ilustración 27 Mapa de procesos Cohesión

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3.4 PROCESO DE SISTEMA 3* - MONITOREOCada unidad misional tiene un responsable que sintetiza la información del día a día de su

gestión, y de los objetivos y metas que estos van cumpliendo, dicha información la comparten

con la Coordinación (Sistema 2) y en otros casos con algunos responsables de otras unidades

misionales, ello sucede mediante canales formales de coordinación, El responsable del sistema

3 tiene la capacidad de conocer los aspectos centrales través de los mecanismos de control y

de coordinación , sin embargo, a pesar de ello es necesario conocer otro tipo de información que

no necesariamente se encuentre escrita en informes de la Facultad pero que sin embargo son

muy relevantes para conocer la situación en la que se viene manejando las unidades misionales,

es por este motivo que se procede a diseñar el proceso de Monitoreo y Auditoría, el cual tiene

como propósito: Inquirir el estado de las operaciones misionales en forma progresiva y

esporádica para garantizar su funcionalidad. Esta encargado básicamente de recoger

información directamente de la fuente no siguiendo los procedimientos tradicionales que pasan

por los canales burocráticos.

Para cumplir este propósito se diseña 4 sub procesos los cuales son: Determinar los

requerimientos de auditoria y monitoreo, Establecer mecanismos para obtener información,

Ejecutar mecanismo de procesos de información, y transmitir hallazgos.

El primer sub proceso, está encargado de recoger los informes de análisis misional, para que lo

pueda transformar en una lista de procesos e informes a monitorear y auditar, dicho resultado

sirve como entrada al segundo proceso, que establece mecanismos para obtener información de

forma sorpresiva y esporádica esto garantiza su calidad, se tiene como resultado los informes

que listan los mecanismos de obtención de información y el informe técnico para la obtención de

información que entrada como requerimiento al tercer proceso, para la ejecución de los

mecanismos de procesos de información , dentro de los cuales se consideran y contemplan

acciones tales como: auditorias específicas, entrevistas, reuniones, así como también

mecanismos para captar la percepción de usuarios y beneficiarios de la Facultad de Educación.

Se plantea como opción a consideración para la Facultad de Educación el siguiente ejemplo:

Para conocer en términos de cifras, que puedan ayudar a dar algunas recomendaciones sobre

algunas percepciones de los maestros, alumnos escolares, estudiantes universitarios o padres

de familia, se puede optar por enviar a u grupo especializado en análisis estadístico e indaguen

sus percepciones frente a la situación compleja por la que pasa el sector, a este análisis se le

sumaria las percepciones existentes entre docente – estudiante, facultad – estudiante, facultad –

docentes, y otros más, de está forma se estaría monitoreando el clima organizacional.

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20/03/201227/03/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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A0

NODE: TIT LE: NUMBER:Monitoreo y AuditoriaA1

Planes Operativos y Direc tivas

Informe deanális ismis ional

Informe de Auditoria yMonitoreo de ProcesosMis ionales

Recomendacionesy Hallazgo

Responsable

Lista deprocesos einformes amonitorear yauditar

Informe técnicopara laobtencióninformación

Informes deResultados deHallazgo deAuditoria ymonitoreo

Informe que l iste los mecanismos de obtencióninformación

1

Determinar los requerimientos

de auditoriay monitoreo

2

Establecermecanismopara obtenerinformación

3

Ejecutar mecanismo

de procesos de información

4

Transmiti rHallazgo

Propósito : In quirir el estado de las op eraciones misio nales en forma pro gresiva y esporád ica para garantizar su fu ncionalidad.

Ilustración 28 Mapa de procesos Monitoreo y Auditoría

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El cuarto sub proceso es transmitir los hallazgos, tiene como entrada los informes y resultados

de hallazgo y Auditoria y monitoreo, se obtiene como resultado las recomendaciones y

hallazgos, así como el Informe de Auditoria y Monitoreo de Procesos misionales.

Todos estos sub procesos tienen como soporte a un responsable específico, y como puntos de

control a los Planes operativos y Directivas.

Es de esta forma como se hace posible el monitoreo tanto de recursos físicos, humanos y

financieros, de desempeño de las tareas primarias, de las percepciones de los beneficiarios del

servicio.

3.5 PROCESO DE SISTEMA 4 – ADAPTACIÓN E INTELIGENCIAEl proceso de Adaptación e Inteligencia tiene como propósito: Influir en el afuera y el

mañana de la facultad mediante la comprensión de tendencias y escenarios que acontecen en la región y el país.El logro de objetivos actuales, de las unidades misionales, no basta para garantizar la viabilidad

futura de la Facultad de Educación, puesto que es necesario desarrollar una percepción sobre el

dominio en el que se encuentra y donde la Facultad de Educaciónse desarrolla, por tal motivo se

diseña el proceso de: Planificación, escenarios y prospectiva de factores que limitan el servicio

de Educación, dicho proceso tiene la función de obtener información sobre el entorno, de

construir algunos modelos, mapas, que le permitan desarrollar la capacidad predictiva, para

anticiparse a los acontecimientos, de esta manera generar capacidad de respuesta dentro de la

Facultad de Educación. El punto de control para que se ejecute este proceso es la Visión y

Misión, los Líneamientos de Políticas del Servicio de Educación, a su vez se encuentra

soportado por el personal designado por la Facultad. El resultado que se obtendrá del proceso

son estudios del futuro y prospectiva y Planes de corto, mediano y largo plazo, este último

servirá como entrada al siguiente proceso

Acreditación(Gestión de la Calidad).-Este sub proceso tiene como propósito asesorar, organizar,

llevar a cabo estudios para la mejora de toma de decisiones, tanto en planificación como en la

elaboración de indicadores de gestión y por último evaluar los estudio, si pueden o ser factibles

para llevarse a cabo. Existen muchos modelos de Acreditación que se construyen desde

diferentes perspectivas disciplinarias, este proceso estará encargado de construir modelos

sintéticos, integral, claros, que se den cuenta de qué es lo que hace la Facultad, como está

organizada y qué logra. De esta manera se tendrá más facilidad de monitorear la Facultad.

Este proceso también debe producir autoconciencia a la Facultad, puesto que la Facultad

necesita estar concientes de quiénes son, qué hacen y en qué se equivocan.

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16/03/201223/03/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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A0

NODE: TIT LE: NUMBER:Adaptación e InteligenciaA4

Vis ión, Mis ión y Lineamientosde Políticas del Servic io deEducación

Prospectiva y Escenarios enEducación Regional y Nacional Es tudios del Futuro y Prospec tiva

Restricc iones y cambios temporales mis ionalesCambios percibidos y necesarios

Planes decorto,mediano ylargo plazo

Personal

1

Planificación, escenarios y Prospectiva de Fac tores que limitan la prestación de servicios en Educac ión

2

Acreditación(Gestión de la Calidad)

Propósito : In fluir en el afuera y el mañana de la facu ltad mediante la comprensiónde tendencias y escen arios que acontecenen la región y el País

Ilustración 29 Mapa de procesos Adaptación e Inteligencia

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3.6 PROCESO DE SISTEMA 5 – IDENTIDAD Y POLÍTICAEl proceso de Identidad y Política tiene como propósito: Definir la Identidad de la Facultad

de Educación y el funcionamiento para cambiar y transformarse así mismo continuamente y lograr su viabilidad, para lo cual debe cumplir con 3 sub procesos, siendo estos: Evaluar

escenario y prospectiva, Evaluar estudios de innovación institucional, Generar Propuestas

integrales, Lineamientos y Directivas, para realizar todo ello tiene como insumos los estudios del

Futuro y Prospectiva de la institución así como también las posibilidades de mejora de la parte

misional, en resúmenes e informes del funcionamientode la Facultad, una vez terminado el

proceso de transformación se obtiene como resultado La Visión, Misión y lineamientos del

servicio de Educación, los cuales serán comunicados a toda la empresa para que sea

considerado por los demás procesos y sub procesos dependiendo de su importancia. Este

proceso de Identidad tiene como parte de su control o direccionamiento a la Ley Universitaria

23733, modificatorias, como primera instancia, luego al Estatuto Universitario, le sigue las

normas y reglamentosvigentes en el servicio universitario, y al Plan Estratégico de la

Universidad, dichos controles intervienen directamente en el proceso de Generar propuestas

integrales,puesto que de éste proceso se obtendrá como resultado los lineamientos y políticas

del servicio de Educación, así mismo otro control son las leyes y Normas vigentes de las

empresas prestadoras del servicio de saneamiento, el cual pasara a los dos procesos : Evaluar

escenarios y prospectiva: Dentro de este proceso evalúan todos los estudios presentados por el

Proceso de Adaptación e Inteligencia que tengan que ver con la planificación y prospectiva, y

modelamiento de posibles escenarios, otro proceso afectado es Evaluar estudios de innovación

institucional.- dentro de este proceso se decide que mejoras institucionales se llevara a cabo en

la parte operativa, puesto que toda las acciones de este proceso debe llevar conllevar a la

realización del propósito general.

El resultado de estos dos procesos son los informes de los estudios de planificación y

prospectiva institucional, y los informes de posibles mejoras de la parte misional, estos dos

resultados se presenta al proceso de Generar propuestas integrales, lineamientos y directivas,

en el cual el responsable de éste proceso evaluara, consensuara con los integrantes y pondrá a

discusión las alternativas, para que finalmente las decisiones que se vallan a tomar sea

compartida por toda la Facultad de Educación, a través de lineamientos y políticas. Otra función

que tiene éste proceso es la de mandar correctivas a los procesos misionales, esto ocurrirá

esporádicamente siempre y cuando la arte misional esté actuando de tal forma que no se esté

cumpliendo con el propósito de la Facultad de Educación de la Universidad Nacional del Centro

del Perú.

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USED AT: AUTHOR: Cibernetica Organizacional DATE:REV:PROJECT : FACULT AD DE EDUCACIÓN

16/03/201223/03/2012

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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A0

NODE: TIT LE: NUMBER:Identidad y PolíticaA3

Ley Universi taria 23733 ymodificatorias, Es tatuto UNCP

Normas y Reglamentos vigentes en elservic io univers i tario

Plan Estratégicode la Univers idad

Resumenes delFuncionamientoMis ional

Vis ión, Mis ión yLineamientos de Políticasdel Servicio de Educac ión

Es tudios del Futuro y Prospec tiva

Es tudios deinnovacióninstitucionalevaluados

Escenario yprospectivaevaluado

Decano

1

Evaluar escenario y prospectiva

2

Evaluar es tudiosde innovación ins titucional

3

Generar Propuestas Integrales, Líneamientos

y Directivas

Propósito : Definir la Iden tidad de laFacultad de Ed ucación y elfuncionamiento para cambiar y transformarseasí misma co ntinu amente y lograr su viabl idad .

Ilustración 30 Mapa de procesos Identidad y Política

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3.7 MAPA DE PROCESOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN

Ilustración 31 Mapa de procesos Facultad de Educación UNCP

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CONCLUSIONES- En el diseño de la estructura organizacional se ha incluido los diseños de balance interno,

balance con el entorno,

- El Diseño Viable de la Facultad de Educación, permite el desarrollo de las funciones

propias de la facultad para formular e implementar las políticas que reparten recursos y

fijan metas por alcanzar.

- Con el desarrollo de los procesos se tiene claro los procesos, subprocesos necesarios para

que la facultad cumpla con las exigencias de organismos que solicitan su acreditación.

- Los procesos misionales de la empresa son formación pregrado, investigación, proyección

y extensión universitaria, prestación de servicios y formación postgrado.

RECOMENDACIONES- Se debe terminar los procesos hasta llegar a los procedimientos y actividades, lo que

permitirá a la Facultad de Educación tener documentados todas las responsabilidades de

cada cargo o función.

- Para complementar el Modelo de Facultad Viable, es necesario diseñar los sub modelos

de: la investigación, la formación pre-grado, la formación post-grado, la proyección social

y extensión universitaria y la prestación de servicios; los cuales deben cumplir las

características y principios de una organización viable, inteligente y sistémica.

- Se debe implementar el Modelo de Facultad Viable de la Facultad de Educación, con los

subsistemas de implementación, coordinación, negociación, intervención, comunicación,

monitoreo y control, inteligencia y política; y su entorno (presente y futuro).

- Considerar procedimientos que aseguren que se monitoree de forma constante y

periódica los indicadores de gestión, asimismo eventualmente estos constituirán

requerimientos de información para el desarrollo de un sistema de información.

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ANEXOS

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Documents

INFORME DISEÑO DE PROCESOS FACULTAD … · Web viewIngeniería de Procesos) y sus características graficas GESTOR DEL PROYECTO: “DIAGNÓSTICO DE PROCESOS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL”