PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIODATA

MAHASISWA

S K R I P S I

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelarSarjana Teknik dari Universitas Siliwangi

Oleh

AHMAD FAUZINIM 087006195

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SILIWANGI

2011

LEMBAR PENGESAHAN

S K R I P S I

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIODATA

MAHASISWA

Oleh

AHMAD FAUZINIM 087006195

Program Studi Teknik InformatikaUniversitas Siliwangi

Disetujui pada Tanggal: 1 April 2011

Pembimbing Utama

Dr. Fauzi Ahmad

NIP 123 234 345

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas rahmat

dan karuniaNya, selanjutnya shalawat dan salam penulis sampaikan kepada

junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya

yang telah membawa kita dari alam kegelapan kealam yang berilmu pengetahuan

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIODATA MAHASISWA”.

Guna memenuhi syarat-syarat dalam menyelesaikan pendidikan program S1

Tekknik Informatika pada Universitas Siliwangi.

Dengan ketulusan hati yang sedalam-dalamnya penulis menyampaikan

penghargaan dan penghormatan yang setimggi-tingginya kepada Ayahanda dan

Ibunda yang telah memberikan cinta dan kasih sayangnya kepada penulis baik itu

melalui doa, dukungan moril maupun materil selama ini, serta ucapan terima kasih

penulis untuk kakak dan adik penulis dan sanak keluarga yang lainnya sehingga

terpacunya penulisan ini.

Selama skripsi ini, banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai

pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dr. Nina Herlina, MT, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika yang telah

memberikan kesempatan dan segala fasilitas kepada penulis untuk

menyelesaikan studi.

2. Bapak Dr. Fauzi Ahmad sebagai Pembimbing Utama yang telah banyak

meluangkan waktu serta tenaga dalam memberikan petunjuk serta nasehat

yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan skripsi ini.

Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari

sempurna, baik isi, pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya, namun

penulis mengharapkan bantuan berupa saran dan kritik yang membangun dari

semua pihak demi kesempurnaan dan mutu penulisan skripsi ini.

Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan pembaca

khususnya serta mendapat keridhaan Allah SWT.

Tasikmalaya, Maret 2011

Ahmad Fauzi

ABSTRAK

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan.

Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan biodata yang belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Untuk itu penulis tertarik untuk mengembangkan sistem informasi manajemen khususnya dalam pendataan biodata mahasiswa dengan memanfaatkan suatu alat elektronik data processing yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pendataan biodata mahasiswa untuk membantu dalam memproses, mengolah data mahasiswa.

Metode yang digunakan dalam penulisan ini berupa penelitian pustaka, penelitian lapangan yang berupa pengamatan langsung dan wawancara dengan sumber penulisan.

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBARAN PENGESAHAN

KATA PENGANTAR.........................................................................................

ABSTRAK...........................................................................................................

DAFTAR ISI........................................................................................................

Bab I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah...............................................................

1.2 Tujuan Penelitian..........................................................................

1.3 Batasan Masalah...........................................................................

1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan.................................................

1.5 Sistematika Penulisan...................................................................

Bab II Dasar Teori dan Tinjauan Pustaka

2.1 Dasar Teori....................................................................................

2.2 Rancangan Masukan.....................................................................

2.3 Rancangan Keluaran.....................................................................

2.4 Rancangan File Masukan..............................................................

2.5 Rancangan Kontrol.......................................................................

2.6 Rancangan Pengunaan..................................................................

2.7 Rancangan Biaya..........................................................................

Bab III Kesimpulan dan Saran

3.1. Kesimpulan.................................................................................. .

3.2 Saran-saran.....................................................................................

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................

Bab I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer

sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya

hampir disetiap aspek kehidupan.

Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung

manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan

kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer

dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan.

Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan biodata mahasiswa belum

menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan

tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa

yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan

Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat

relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan.

Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun

itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian

informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem

informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi

yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun

strategis.

Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem

informasi pendataan biodata mahasiswa Fakultas Teknik. Hal ini pula yang

menjadi latar belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam

skripsi ini yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata

Mahasiswa”

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah

sebagai berikut :

a. Untuk membantu dalam menyajikan data mahasiswa sehingga

dapat memenuhi kebutuhan dalam pencarian dan penyajian informasi yang

berhubungan dengan data mahasiswa itu sendiri;

b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata

mahasiswa dalam suatu kelompok database dengan menggunakan suatu

perangkat lunak;

1.3 Batasan Masalah

Karena banyaknya aktifitas kerja pada system informasi Fakultas Teknik,

serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu membatasi masalah yang

akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut hanya menitik beratkan pada :

1. Data mahasiswa yang terkumpul di Fakultas Teknik

2. Tahun angkatan mahasiswa

3. Status Mahasiswa

4. Tahun Kelulusan

5. Rancangan system

6. Biaya

1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan

Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta

mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun

metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai

berikut :

a. Library Research (penelitian kepustakaan)

b. Field Research (Penelitian lapangan)

1.5 Sistematika Penulisan

Skripsi ini terdiri dari 3 bab yang disusun sedemikian rupa dengan materi

pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut :

Bab I Pendahuluan

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab III Penutup

Bab II

Dasar Teori dan Tinjauan Pustaka

2.1 Dasar Teori

Dasar teori saya dalam membuat sebuah rancangan sinstem informasi

adalah dengan membuat sebuah system yang otomatis dapat membuat/membantu

pekerjaan manusia lebih mudah. Beranjak dari teori tersebut, maka saya membuat

sebuah system untuk menggantikan system yang konvensional.

2.2 Rancangan Masukan

Pada rancangan masukan ini terdiri dari beberapa file program, yaitu

program masukan, keluaran serta beberapa program pendukung lainnya.

Adapun rancangan masukan yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Program entry data jurusan

b. Program entry data propinsi

c. Program entry data kabupaten/kota

d. Program entry data dosen

e. Program entry data mahasiswa

f. Program entry data skripsi

2.3 Rancangan Keluaran

Analisa yang penulis lakukan terhadap rancangan keluaran pengolahan

biodata mahasiswa pada Fakuktas Teknik terlihat bahwa hasil keluaran tersebut

tidak perlu diganti, karena sistem yang lama tersebut sudah memenuhi kebutuhan.

Hanya saja perlu perubahan sedikit guna mendukung sistem yang baru tersebut.

Adapun perubahan yang dimaksud dalam rancangan keluaran ini adalah

penambahan form-form entry data serta penambahan bentuk laporan-laporan yang

dihasilkan.

Rancangan keluaran yang penulis buat dalam skripsi ini berupa rancangan

di layar monitor (screen) dan cetakan ke printer. Untuk media keluaran dapat

ditentukan melalui suatu menu pilihan. Ada dua menu pilihan, yaitu menampilkan

data ke display atau mencetak ke media kertas melalui printer.

2.4 Rancangan File Masukan

Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database

yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field

key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang

diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari

teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file

tersebut tidak saling redudancy. Proses perancangan database dapat dimulai dari

dokumen dasar yang dipakai dalam sistem dengan memasukkan data lama

kedalam tabel untuk memperoleh gambaran. Dalam table unnormalized

mencantumkan seluruh field data yang akan direkam, bagian yang double tidak

perlu dituliskan.

2.5 Rancangan Kontrol

Pengontrolan sangat diperlukan terhadap suatu rancangan. Rancangan

Kontrol Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada

Fakultas Teknik dikendalikan dengan sistem password.

Agar program bisa dikendalikan oleh satu kesatuan diperlukan satu

program menu utama yang berguna untuk mengatur tata kerja program secara

keseluruhan hingga bisa berhubungan antara menu utama dengan sub-sub menu.

Adapun susunan menu dan sub menunya adalah sebagai berikut :

a. Menu entry, edit, hapus data

b. Display (tampil) data

c. Laporan (cetak) data

d. Utiliti

2.6 Rancangan Penggunaan

Dalam menjalankan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata

Mahasiswa Pada Fakultas Teknik, membutuhkan tenaga kerja yang bisa

mengoperasikan komputer sehingga akan lebih memudahkan pendataan biodata

mahasiswa.

Banyaknya karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem yang

baru ini sebanyak 2 orang saja, inipun tidak perlu merekrut tenaga kerja yang baru

hal ini dikarenakan karyawan yang ada rasanya dapat dipakai untuk menjalankan

sistem tersebut, hanya saja perlu diberikan pelatihan dan ketrampilan tentang

penggunaan sistem yang baru tersebut. Masing-masing karyawan mempunyai

tugas sebagai berikut :

- 1 (Satu) orang Pengawas

- 1 (satu) orang sebagai operator

2.7 Rancangan Biaya

Biaya yang diperlukan guna mendukung kelancaran perangkat lunak

aplikasi ini, dapat diperkirakan dengan rincian :

a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 8.000.000,-

b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 100.000,-

c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 100.000,-

d. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 500.000,-

Bab III

Kesimpulan dan Saran

Setelah melakukan penelitian tentang Perancangan Sistem Pendataan

Biodata Mahasiswa pada Fakultas Teknik serta hasil pembahasan yang penulis

uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan serta saran

yang nantinya diharapkan berguna dan bermanfaat dalam penerapan Sistem

Komputerisasi Pendataan Biodata Mahasiswa pada Fakultas Teknik.

3.1 Kesimpulan

a. Penggunaan komputer pada saat ini pada SBAP diperuntukkan hanya sebatas

menangani masalah administrasi.

b. Sistem pendataan biodata mahasiswa yang digunakan saat ini hampir

memenuhi kebutuhan informasi, akan tetapi karena sistem pengolahannya

belum secara komputerisasi maka hasilnya tidak maksimal.

c. Dalam menggunakan sistem komputer, memudahkan dalam melakukan

perbaikan atau mengoreksi data, apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam

menginput data.

d. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat

dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah

motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data

yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat

diketahui dengan cepat.

3.2 Saran-saran

a. Agar setiap pekerjaan yang menyangkut pengolahan data mahasiswa,

sebaiknya menggunakan komputer dengan sistem yang dirancang khusus

untuk keperluan tersebut, karena dengan cara tersebut hasil yang akan dicapai

lebih cepat, efektif serta mengurangi kesalahan output (laporan).

b. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatkan

atau membantu permasalahan diatas dalam memberikan informasi kepada

yang membutuhkan.

c. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan

sistem yang sedang berjalan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA

Supriyanto, Aji. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek: Jakarta

Kristanto, Andri. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta

Kristanto, Harianto. (1994). Konsep dan Perancangan Database. Andi Offset: Yogyakarta