10-FAKTOR og mestringsorientert ledelse Kulturfabrikken Sortland 24.10.2018 Anne Margrete Fletre Øystein Lorvik Nilsen KS Arbeidsgiverpolitikk

Hva er dine forventninger?

10-FAKTOR og ledelse

Bakgrunn

Hvilken undersøkelse er dette?

Dypdykk i de ti faktorene

Refleksjon

Mestringsorientert ledelse

Hvordan ser resultatene ut skår/kurver

Verktøy for utvikling

Hva er viktig når du skal planlegge prosessene?

Oppsummering og avslutning

Ledelse – nøkkelen til suksess!

Illustrasjon: Pia Olsen

Hva er 10-FAKTOR?

-bakgrunn og innhold

Jeg ser verden gjennom mine briller

Kort om undersøkelsen

• Forskningsbasert

• Måleindikatorene

• Bakgrunnsinformasjon om de som svarer

• Fokusert og avgrenset

• Kvalitetssikrede (godt validerte) målemetoder

• Utviklingsorientert

• To typer enkle rapporter

• Skal ikke blandes med andre spørsmål

• Viser sammenhenger

• Både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon Pia Olsen

Bedre tjenester

Bedre arbeidsmiljø Bedre omdømme Riktig rekruttering

Beholde/utvikle medarbeidere

Ledere Medarbeidere

Arbeidstakerorganisasjoner Verneombud

Aktører

Mål

Formål

Verktøy

Arbeidsgiver- politikk

(virkemiddel og grunnstein)

Arbeidsgiver-strategi

10-FAKT0R

Mentale modeler af organisationer – Maskiner eller nettverk

• Organisationer som maskiner (Industrisamfund)

• Medarbejdere = menneskelige ressourcer

• Udvikling kræver:

• En klar strategi for hvad vi skal ændre på (subjekt/objekt), som vi ruller ud

• Lederen skal kontrollere slagets gang – usikkerhed er en svaghed

• Organisationer som netværk/økosystemer (videns-/meningssamfund)

• Medarbejdere = mennesker

• Udvikling kræver:

• Dialog, meningsskabelse (subjekt/subjekt) og fokus på ny positiv adfærd, der emergerer

• Lederen skal facilitere noget nyt, der fremkommer. Evne til at rumme usikkerhed på en konstruktiv måde er én af de vigtigste styrker

Kilde: Hanne Dorthe Sørensen DK, Lederskabelse dk

MENTALE MODELLER AF LEDELSESRUM – DER ALLE ER I SPIL……

Ledelse op ad:

Hjælpe og være til rådighed, autorisere og give opbakning: mod og medspil. Give aktivt

følgeskab, byde sig til. Tage imod og løse opgaver. Aktivt søge vertikal alignment fra

det politiske niveau og hele vejen ned i organisationen – fælles kurs

Ledelse til siden:

Aktivt samarbejde på tværs –

tværgående koordinering. Sikre

vilkår for godt samspil på tværs af

organisationen – gensidig hjælp og

støtte, undgåelse af suboptimering

Ledelse ned ad:

I forhold til egne medarbejdere. Ansvar for medarbejdere og opgaver. Sikre

motivation, fremdrift, kvalitet i produkter/services og arbejdsliv…

Selv ledelse: Fokus på og

arbejde med egne personlige

styrker og udviklingsområder i

forhold til ledelse.

Ledelse udadtil:

Udenfor eget område, udenfor egen organisation -

repræsentanten for egen organisation: profil og

image.

I forhold til medier/borgere/brugere: Sikre

samarbejde, samskabelse,

Kilde: Hanne Dorthe Sørensen, DK

Hva kan fremme jobbmotivasjon? -hva tenker du?-

Jeg tror jeg klarer oppgaven

Jeg er utholdende – selv om det er utfordrende

Jeg legger mye ned i å klare oppgaven

Jeg presterer bedre

Stress Angst

Depresjon

Hva kan hemme jobbmotivasjon? -hva tenker du?-

Jeg tror ikke jeg klarer oppgaven

Jeg er lite utholdende – jeg gir fort opp

Jeg legger ikke mye ned i å klare oppaven

Jeg presterer dårligere

Stress Angst

Depresjon

Jeg tror jeg klarer oppgaven

Jeg er utholdende – selv om det er utfordrende

Jeg legger mye ned i å klare oppgaven

Jeg presterer bedre

Stress Angst

Depresjon

Bruk av kompetanse

Rolleklarhet Autonomi Tilbakemelding Mestringserfaring

Stressmestring Rollemodeller

Mestrings-orientert ledelse

Indre motivasjon

Mestrings-tro

Autonomi

Bruk av kompetanse

Rolle-klarhet

Relevant komp.utv.

Fleksibilitets-vilje

Mestrings-klima

Prososial motivasjon

© Linda Lai 018 17

10-FAKTOR

Pause

Indre motivasjon

Ekte jobbglede

Motiverende arbeidsoppgaver

Innsats

Kvalitet

Relevant jobbkompetanse

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS’ medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon: Pia Olsen

Indre motivasjon

• Still åpne spørsmål. Inviter til deltakelse rundt viktige spørsmål

• Tilby valg innenfor strukturer, og klargjør ansvarsforhold

• Gi positiv feedback som berømmer initiativ. Angi også hva som kan gjøres bedre og hvordan.

• Utvikle og del kunnskap for å øke opplevelsen av å besitte kompetanse og autonomi

• Utvid jobber for å skape utfordringer og for å øke involvering og engasjement.

Kilde: Professor Anders Dysvik og Arne Carlsen, BI

Mestringstro

Betydning for mestring

Innsats, ytelse, fleksibilitet

Sårbar for stress

Bruk av kompetanse

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS’ medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon: Pia Olsen

Autonomi

Tillit

Påvirke egen arbeidsmåte

Innen gitte rammer

Jobbytelse

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS’ medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon: Pia Olsen

Sterk sammenheng mellom opplevd jobbautonomi og jobbytelse

Opplevd eierskap til sine handlinger

Høyere opplevd kontroll og følelse av påvirkningskraft

Høyere opplevd valgfrihet

Professor Linda Lai, Handelshøgskolen BI. 2018.

Bruk av kompetanse

Anskaffelse og bruk

Utvikling

Beskyttende effekt

Opplevd kompetanse

Drivere

Mestringstro

Autonomi

Rolleklarhet

Mestringsklima

5. Mestringsorientert ledelse

Lederatferd med vekt på læring, utvikling og motivasjon ut fra medarbeiderens individuelle forutsetninger.

Mestringsledelse er en forutsetning for et godt mestringsklima, og er et integrert atferdsmønster .

• Mestringsorienterte ledere gir:

1.Retning – hvor skal vi (mål og rolleavklaring)

2.Mening – hvorfor skal vi dit (motivasjon)

3.Individuell oppmerksomhet

Linda Lai, 2015

Rolleklarhet

Forventninger til adferd

Beslutningsmyndighet

Krav til samarbeid

Roller- kompetanse

Høyere ytelse

Takle stort arbeidspress

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon Pia Olsen

Relevant kompetanseutvikling

Utvikling og bruk

Kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger

Direkte relevant for oppgaver som skal løses

Kompetanseutvikling og tjenestekvalitet

Formell og uformell kompetanse

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon Pia Olsen

Fleksibilitetsvilje

Lederen premissgiver- rolleklarhet

Mestringstro

Autonomi

Proaktive

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon Pia Olsen

9. Mestringsklima

Mestringsklima Prestasjonsklima

• Bli best mulig ut fra egne forutsetninger

• Fokus på læring og utvikling • Dele kompetanse • Gjøre hverandre gode

• Bli best i konkurranse med andre • Rivalisere og konkurrere • Øker skjuling av kompetanse • Svekker individuell og samlet ytelse

90% 10% Optimal balanse?

Linda Lai, 2015

Mestringsklima

• Mer effektive læringsstrategier og mer kreative løsninger

• Positive holdninger og høyere grad av selvopplevd kompetanse

• Større grad av oppgaveutholdenhet og innsats og derigjennom bedre prestasjoner

• Mer indre motivasjon, glede, velvære og tilfredshet

• Høyere grad av autonomi og tilhørighet

• Færre prestasjonsrelaterte bekymringer og valg av mer utfordrende oppgaver

Professor Anders Dysvik og Arne Carlsen, BI. 2017

Illustrasjon Pia Olsen

Prososial motivasjon (nytteorientert motivasjon)

Gjøre noe som er nyttig for andre

Bruker makt på en ansvarsfull måte

Adam Grant ( 2013, 2014)

Store forskjeller mellom medarbeidere

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon: Pia Olsen

Refleksjoner

• Hvilken av faktorene treffer deg?

• Hvordan kan du dra nytte av kunnskapen om denne faktoren i din utøvelse av ledelse?

• Eksempel på en situasjon du står i der denne kunnskapen har vært eller du ser den er nyttig?

Illustrasjon Pia Olsen

Mestrings-orientert ledelse

Indre motivasjon

Mestrings-tro

Autonomi

Bruk av kompetanse

Rolle-klarhet

Relevant komp.utv.

Fleksibilitets-vilje

Mestrings-klima

Prososial motivasjon

© Linda Lai 018 33

10-FAKTOR

Mestringsorientert ledelse

En mestringsorientert leder:

– Gir autonomi og tillit – Gir konkrete og nyttige

tilbakemeldinger – Stiller krav – Tydelige forventninger – Gir anerkjennelse – Bruker et inspirerende, positivt

språk. – Støtte til å forbedre ytelse – Inspirere og motivere

10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS medarbeiderundersøkelse. Illustrasjon Pia Olsen

Tillit Professor Bård Kuvaas, BI

Det nationale forsknings og analysecenter for velferd VIVE 22.08.17

Refleksjon

• Hvilke styrker har du som bidrar til mestringsorientert ledelse?

Illustrasjon Pia Olsen

Lunsj

Mestringsorientert ledelse og sykefravær

• NED med sykefraværet er et

samarbeid mellom NAV og KS.

• Rettet mot 27 kommuner, med

fravær over 10 % (utvidet i

2018)

• Prosess for å legge til rette for

diskusjoner og dialog om

sykefravær

Mestringsorientert ledelse og sykefravær

Det er en tett sammenheng mellom opplevelse av

mestringsorientert ledelse og opplevelsen av et

mestringsklima

Det er sammenheng mellom mestringsorientert

ledelse og sykefravær innen helse og omsorg

Mestringsklima er forbundet med lavere

sykefravær innen helse/omsorg

Følgeforskning på IA-ledelse 2.0 – NED med sykefraværet!

RAPPORT 2018

KS FOU-PROSJEKT NR. 174001

Mestringsorientert ledelse og sykefravær

Hva

Hvordan

Kontekst

10-FAKTOR og arbeidsmiljø

10-faktor

1. Oppgavemotivasjon

2. Mestringstro

3. Autonomi

4. Bruk av kompetanse

5. Mestringsorientert ledelse

6. Rolleklarhet

7. Relevant kompetanseutvikling

8. Fleksibilitetsvilje

9. Mestringsklima

10. Nytteorientert motivasjon

Psykososiale risikofaktorer (STAMI)

• Nattarbeid

• Lange arbeidsuker

• Nedbemanning

• Høye jobbkrav og lav jobbkontroll

• Dårlige utviklingsmuligheter

• Ensidige arbeidsoppgaver

• Mobbing

• Emosjonelle krav

• Innsats – belønning

• Lav lederstøtte

• Rollekonflikt

• Vold og trusler

Resultater

Mestrings-orientert ledelse

Indre motivasjon

Mestrings-tro

Autonomi

Bruk av kompetanse

Rolle-klarhet

Relevant komp.utv.

Fleksibilitets-vilje

Mestrings-klima

Prososial motivasjon

© Linda Lai 018 44

10-FAKTOR

Hva slags kultur vil vi ha?

Prestasjonsorientert?

Mestringsorientert?

Hvilken kultur fremmer du?

Lederen som kulturell arkitekt

• Det du gjør

• Det du ikke gjør

• Slik du løser utfordringer

• Slik du reagerer

• Slik du omtaler andre

• Det du bruker tid på

Alt kommuniserer grunnleggende antagelser, normer, verdier og informasjon om hva som er ok på din arbeidsplass

Århus kommune 2017

Refleksjoner

• Hvordan legger du til rette for at dine medarbeidere utvikler kompetansen sin og deler den med andre?

• Hvordan gir du konstruktive tilbakemeldinger og anerkjennelse?

Illustrasjon Pia Olsen

Oppgaveorientering

• Styring og struktur

• Mål, rammer og rapportering

• Tillitsbasert styring

• Økonomiske rammer og handlefrihet

• Balanse mellom ledelse og styring

• Måle på resultater, ikke tiltak

• Effektjeger

Relasjonsorientering

• Styrker medarbeideres mestring og motivasjon

• Utfordrer, støtter og stiller krav

• Forsterker læring på tvers

• Skaper mening

• Gir tillit og autonomi

• Meningsskaper

• Nettverkssmed

Endringsorientering

• Insisterer på å lete etter nye løsninger

• Eksperimenterer gjennom prøving og feiling

• Er raus og inviterer andre med

• Utforsker

• Initiativdyrker

Det som etterspørres tar oppmerksomheten – hvordan finne balansen?

Pause

Kurver og skår

Eksempel - Tabell = rapport del 1

10-FAKTOR KS' medarbeiderundersøkelse Stab - Administrasjonsseksjonen

Faktor Navn Stab- Adm Nasjonalt Beskrivelse

Faktor 1 Indre motivasjon 4,0 4,3 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon)

Faktor 2 Mestringstro 4,5 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng.

Faktor 3 Autonomi 4,7 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle.

Faktor 4 Bruk av kompetanse 3,9 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb.

Faktor 5 Mestringsorientert ledelse 2,9 3,9 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste.

Faktor 6 Rolleklarhet 3,1 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert.

Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling 4,0 3,7 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om.

Faktor 8 Fleksibilitetsvilje 3,8 4,4 Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav.

Faktor 9 Mestringsklima 3,5 4,0 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best.

Faktor 10 Nytteroientert motivasjon 4,0 3,7 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter.

Eksempel på svarfordelingsrapport

Kommentarspørsmålet i spørreskjemaet

Noen verktøy

HVA NÅ?

Analysekrysset – 10-FAKTOR

1-2 faktorer

Eks. mestringsklima

Analysekrysset – 10-FAKTOR På hvilke to faktorer er vi fornøyde med

skåren?

Hva er det som gjør at vi skårer bra på disse

faktorene?

På hvilke en-to faktorer bør skåren bli bedre? Hvorfor er det viktig at vi forbedrer oss på

disse faktorene?

Glansbildemetoden – målsetting for utviklingsarbeidet

Mål faktor 9 -

Mestringsklima

Konkrete kjennetegn på god praksis – hva er det vi ser / hva er det vi gjør– skriv i presens

Vi har kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode

Medarbeiderne Leder Organisasjonen

Sett mål ved hjelp av glansbilde metoden

Ressurser og ny bok om oppfølging av 10-faktor

• Rambøll rapport om erfaringer og suksesskriterier ved oppfølging

• www.10faktor.no

• Oppfølging av 10-faktor: metoder og verktøy (Pål Tanggaard)

God bok om prosess på for ledere

Partenes rolle og bidrag

• Vernetjenesten har en nøkkelrolle i kraft av sitt ansvar for alle ansatte i organisasjonen

• Tillitsvalgte bidra som støttespiller for gode oppfølgingsprosesser – informere i sine kanaler

• Nærmeste leder har hovedansvar for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av 10 FAKTOR i egen virksomhet

• Stab/støtte sikre koordinering av arbeidet, opplæring og framdrift

• Overordnet ledelse – etterspørre gjennomføring, sørge for helhetlige analyser og handlingsplaner som tar opp i seg lavere nivåer analyser og handlingsplaner.

Summeoppgave – med en du ikke har snakket med så langt i dag

• Hvorfor er det viktig for deg at medarbeiderne svarer på 10-FAKTOR undersøkelsen?

• Hvis du var medarbeider (som ikke har deltatt på denne innføringen) som skulle svare på undersøkelsen;

– hva tror du at du ville hatt behov for å vite i forkant?

– hva ville påvirket at du svarte på undersøkelsen?

Meg som leder

Det personlige lederskapet: Hva den enkelte leder sier og gjør er viktig.

Hvorfor skulle noen ville bli ledet av meg?

• Leder lite tilgjengelig

• Behov for støtte/veiledning

• Ansvar og myndighet og forventninger uklart

Lytte

• Mer oppmerksom og tilstede

• Faste ledermøter

• Faste veiledningssamtaler

• Gjennomgang av forventninger/ansvar/ myndighet

• Utviklingssamtaler

Utsjekk • Ledermøtene- struktur

• Faste veiledningsmøter

• Konstruktive tilbakemeldinger

• Årsplanlegging

• Evaluering av endring

Endring

Mestringsorientert ledelse

En rød tråd …

Planlegging av prosess

Del tanker rundt dette: Planleggingsprosessen, tenk gjennom bl.a.:

• Hvordan vil dere jobbe for å sikre god informasjonsflyt gjennom prosess før, under og etter?

– Eks. hvem svarer ift. hvem – tydelig kommunisert ut

• Hvordan vil dere jobbe for å forankre undersøkelsen?

• Hvordan vil dere jobbe for å sikre felles forståelse for intensjon og bruk av undersøkelsen?

• Hvordan vil dere jobbe for å mobilisere til deltakelse blant deres medarbeidere?

• Hvordan vil dere jobbe for å sikre god oppfølging av undersøkelsen?

• Hvordan vil dere jobbe for å sikre ansvarliggjøring og gjensidige forventninger ift. de ulike parters roller i undersøkelsen (før-under-etter)?

Ledere som lykkes har evne til å

• bygge tillit ha godt samspill med folkevalgte

• styre etter verdier, mål og rammer, ta beslutninger

• se helhet og sammenheng i organisasjonen

• kommunisere tydelige forventninger, gi tilbakemelding

• legge til rette for læring og utvikling

• får alle med seg i endringsprosesser

• involvere i utvikling av tjenestene