s06 Gestión y Administración Organizacional

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GESTIÓN Y DESARROLLO DE SOLUCIONES TELEMÁTICAS

ESPECIALIZACIÓN EN TELEMATICA

Universidad del Cauca

Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones

Instituto de Postgrado en Electrónica y

Telecomunicaciones

Universidad Autónoma de Occidente

Escuela de Postgrados

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GESTIÓN Y ADMINISTRACION ORGANIZACIONAL

Temario

1. La Organización y los enfoques utilizados en el estudio

de su gestión y administración.

2. El proceso de toma de decisiones.

3. El rol del administrador.

4. La Función de Planeación.

5. La Administración Estratégica.

6. La Función de Diseño Organizacional.

7. Tipos de Estructuras Organizacionales.

8. La Función de Dirección.

9. La Motivación del Personal.

10. Las Comunicaciones.

11. El Liderazgo.

12. La Función de Control.

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La Organización

Conceptos Generales

Organización:

Sistema Socio – Técnico organizado para realizar un propósito.

Personas

Equipos

Materiales

Dinero

Información

Tecnología

Bienes

Servicios

Imagen

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La Organización

Conceptos Generales

Definiciones de Organización

• Robert Miles: Coalición de grupos de interés

interdependientes, que comparten una base común de

recursos, rinden homenaje a una misión común y

dependen de un contexto mayor para su legitimidad y

desarrollo.

• Richard Hall: Colectividad con unos límites relativamente

identificables, un orden normativo, rangos de autoridad,

sistemas de comunicaciones y sistemas de pertenencia

coordinados. Existe de manera relativamente continua en

un medio y se embarca en actividades que están

relacionadas, por lo general, con un conjunto de objetivos.

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La Organización

Conceptos Generales


• Richard Osborn, James Hunt y Lawrence Jauch:

Colectividad de personas que pueden entrar a formar

un contrato que los compromete jurídicamente. Se

utiliza la capacidad jurídica para hacer contratos

porque se requiere que la entidad sea reconocida por

otros y que pueda actuar como colectividad.

Los conceptos sobre organización no son ajenos a los

momentos históricos y suponen un entendimiento de

sus dinámicas internas, estructuras, tensiones y

resultados.

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La Organización

Conceptos Generales


• Don Tapscott: Casi todo el mundo coincide en que es

necesario un cambio a partir de la jerarquía burocrática

tradicional. La nueva organización tiene muchos

nombres:

Peter Drucker – Organización en Red;

Peter Senge – Organización en proceso de aprendizaje;

Davidow y Malone – Corporación virtual;

Peter Keene – Organización relacional;

Tom Peters – Organización loca;

Lo cierto es la necesidad de un cambio fundamental.

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La Organización

Conceptos Generales


• Charles de Gaulle: ¿Cómo se puede gobernar un país

con 246 variedades de queso?

• Petronius Arbiter (año 60 a.c.): Llegué a aprender

tarde en la vida que tenemos la tendencia a enfrentar

cualquier situación nueva mediante la reorganización,

y este puede ser un maravilloso método para crear la

ilusión de progreso, mientras se genera confusión,

ineficiencia y desmoralización.

• Don Tapscott: En lo fundamental, las compañías

necesitan nuevas estrategias para la nueva economía.

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La Organización

Conceptos Generales

Elementos de una Organización

Personas Recursos

Conocimiento

Tecnológico

Conocimiento

Administrativo

Medio Ambiente Interno

Medio Ambiente Interno

Medio

Ambiente

Externo

Fuerzas

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La Organización

Conceptos Generales

Elementos de una Organización

• Personas: Toman y ejecutan las decisiones.

• Recursos: Elementos materiales necesarios (físicos, financieros,etc.)

• Conocimiento tecnológico: Requerido para producir bienes yservicios.

• Conocimiento Administrativo: Requerido para poner enfuncionamiento la organización.

• Medio Ambiente Interno: Clima Organizacional; Característicaspropias percibidas por los miembros, y que pueden afectar el tratocon sus integrantes y el medio externo.

• Medio ambiente externo: Otras organizaciones y sectores socialesque influyen y afectan la organización.

• Fuerzas externas: Económicas, políticas, culturales, ecológicas,sociales, tecnológicas, etc.

• Fuerzas Internas: Contrarrestan las presiones externas.

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La Organización

Conceptos Generales

Otros Elementos

• Estructuras: Medios formales y semiformales

utilizados para dividir y coordinar el trabajo y

establecer patrones estables de comportamiento.

• Procesos: Comportamientos, actitudes e

interrelaciones en los niveles individuales,

grupales y entre los grupos, tales como liderazgo,

comunicación, toma de decisiones, administración

de conflictos, etc.

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La Organización

Conceptos Generales

Organización como Sistema Abierto

• Sistema: Todo unitario organizado, compuestopor partes (subsistemas) interdependientes, conlímites identificables entre ellos y el medioambiente externo. Puede ser abierto o cerrado.

• Organización: Sistema socio-técnico abierto,compuesto de un conjunto de subsistemas.Recibe entradas que transforma y retorna almedio externo.

Una organización no es simplemente un sistema técnico o social, sino la estructuración e

integración de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologías.

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La Organización

Conceptos Generales

Organización como Sistema Abierto

• Sistema Técnico (Tecnologías): Afectan el tipo de

insumos requeridos por la organización, la

naturaleza de los procesos de transformación y

los productos obtenidos del sistema.

• Sistema Social: Determina la eficacia y eficiencia

de la utilización de la tecnología.

El punto de vista de sistema abierto reconoce que

las organizaciones se encuentran en una relación

dinámica con su medio ambiente externo.

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La Organización

Conceptos Generales

Clasificación de las organizaciones

• Propiedad: Públicas, privadas, mixtas.

• Tamaño: Pequeñas, medianas, grandes, corporaciones,

conglomerados.

• Utilidades: Con ánimo de lucro, sin ánimo de lucro.

• Procesos: Producción en masa, por pedidos, continuos, etc.

• Productos: Bienes o servicios.

• Compromiso de sus integrantes: Voluntarios, no

voluntarios.

• Naturaleza del medio ambiente externo: Estable o dinámico,

simple o complejo, receptivo u hostil.

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La Organización

Conceptos Generales


• Parsons: Según su contribución a la sociedad

– Organizaciones de producción de bienes.

– Organizaciones orientadas a objetivos políticos.

– Organizaciones integrativas para la solución de

conflictos o la motivación social.

– Organizaciones que tratan de preservar la continuidad

social (educativas, culturales, expresión).

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La Organización

Conceptos Generales


• Mintzberg, las clasifica según su estructura:

– Estructura simple: Pequeñas, con poca tecnología, supervisión

directa, poder centralizado y medio ambiente externo estable.

– Burocráticas: Gran tamaño, estandarización de trabajo,

estructura administrativa elaborada, poder centralizado, medio

externo estable.

– Burocráticas Profesionales: descentralización vertical y

horizontal, Empleo especializado, medio externo estable y

complejo.

– Divisiones: Grandes corporaciones o instituciones públicas, con

estructura propia por división, poder en la gerencia media y

mercados diversificados.

– Adhocráticas: Sin división precisa del trabajo, informal, poca

planeación y control, medio externo dinámico y complejo.

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Gestión y Administración

Conceptos Generales

Gestionar:

• (De gestión)

• Tr. Hacer diligencias conducentes al logro de unnegocio o de un deseo cualquiera.

Gestión:

• (Del Lat. Gestĭo, -ōnis).

• f. Acción y efecto de gestionar.

• f. Acción y efecto de administrar.

de negocios: Cuasicontrato que se origina por elcuidado de intereses ajenos sin mandato de sudueño.

Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.

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Conceptos Generales

Administrar:

• (Del lat. administrare)

• Tr. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre unterritorio y sobre las personas que lo habitan.

• Tr. Dirigir una institución.

• Tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda olos bienes.

• Tr. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad.

• Tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo.

• Tr. Conferir o dar un sacramento.

• Tr. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento.

• Tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayorrendimiento de ello o para que produzca mejor efecto.

Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.

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Conceptos Generales

Concepto de Administración.

• Forma de coordinar las organizaciones. Campo de

estudio desde hace 100 años aproximadamente.

No hay un concepto unificado.

• Leon Blank Bubis: Campo de conocimiento para

diseñar organizaciones y coordinar sus

actividades eficientemente, tomando en cuenta el

medio ambiente externo y la tecnología usada

para el cumplimiento eficaz de su misión.

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Conceptos Generales

Funciones de la Administración.

• Planeación: Investigar y analizar condiciones futuras para

escoger un curso de acción según condiciones externas y

potencialidades internas. Comprende: Misión, objetivos ,

estrategias.

• Diseño Organizacional: Forma de asignar, agrupar y

relacionar personas, recursos y tecnología para formar

sistemas y subsistemas, teniendo en cuenta la estrategia,

los objetivos y la misión.

• Dirección: Motivación y guía de las personas para el trabajo

conjunto, buscando usar los recursos y la tecnología en

desarrollo de la estrategia.

• Control: Determinar nivel de eficacia de la estrategia en el

logro de los objetivos y cumplimiento de la misión.

Mejoramiento, ajuste y corrección de la estrategia.

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Conceptos Generales

Concepto de Eficiencia.

• Se refiere a qué también se desarrollan lasactividades internas sin tomar en cuenta elmedio externo. Básicamente mide la relaciónproducto/insumos.

Concepto de Eficacia.

• Se refiere a cómo actúan las organizacionestomando en cuenta el medio ambiente externoy las actividades internas. Básicamente mideel nivel de éxito en la labor organizacional.

¡Se puede ser eficiente sin ser eficaz!

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Conceptos Generales

Enfoques Administrativos.

• Tradicional o Clásico: Organización como una estructura

formal y rígida. Interés en la eficiencia y productividad.

Medio externo estable.

• Frederick Taylor: Enfoque mecanicista – División del

trabajo, métodos científicos, control de tiempos, motivación

económica, capacitación y dotación. (Frank Gilbreth, Lilian

Gilbreth, Henry Gantt).

• Henry Fayol: Cinco funciones – Planeación, Organización,

Mando, Coordinación y Control. 14 principios de aplicación

universal (tiempo, selección de personal, programación,

presupuestos).

Énfasis en la estructura sobre las interrelaciones y dinámica

organizacional. Enfoque estático.

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Conceptos Generales


• Comportamiento Humano: Énfasis en elcomportamiento humano en la organización, desde laperspectiva individual y grupal. Se basa en losdesarrollos de las ciencias sociales (psicología,sociología, antropología, ciencia política). Centrada enla motivación y la satisfacción de necesidades.Reconoce la organización informal (culturaorganizacional). (Elton Mayo, Douglas McGregor,Maslow, etc.)

No todos los problemas organizacionales son de relaciones humanas.

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Conceptos Generales


• Sistémico: Énfasis en los componentes, sus

interacciones y sus efectos sobre el resto de la

organización (interdependencia). Impulso al concepto

de información gerencial. Articulación de objetivos de

los componentes al objetivo general del sistema.

Las interacciones entre subsistemas no siempre son

elementos mecánicos del sistema. Alta complejidad

en las interacciones. Problemas de abstracción del

concepto de sistema.

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Conceptos Generales


• Contingencial: Énfasis en las interrelaciones

entre las variables clave y los subsistemas de

la organización, para determinar causas de

relación. Reconoce naturaleza multi-variada y

dinámica de las organizaciones dependiendo

de las circunstancias.

Las guías de acción para determinar la forma de

administrar no son extensibles y requiere habilidades

especiales para el diagnóstico.

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Conceptos Generales


• Sistémico Socio-Técnico: Balance en la

importancia relativa entre el sistema técnico y

el sistema social de la organización y

reconocimiento de la influencia recíproca

entre ambos.

El estudio organizacional es muy complejo y

no está suficientemente desarrollado.

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Conceptos Generales

El Medio Ambiente Externo.

M.A.E. dominante,

Organizaciones

dominadas (pequeñas,

muy reguladas,

más pequeñas que las

Competidoras)

Relación

Simbiótica

Equilibrada

Organización

Dominante

(Monopolios

sin regulación)

Alto

Medio

Bajo

Bajo Medio Alto

Co

ntr

ol

del

M.A

.E.

Control de las Organizaciones

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Conceptos Generales


• Todo lo que está por fuera o no forme parte de la organización.

• Este concepto general no diferencia:

– Los elementos explícitamente relevantes para la organización y queestán en contacto con ella.

– Elementos potencialmente relevantes y en contacto indirecto.

– Elementos residuales que no influyen en la organización.

• La afectación del entorno sobre la organización y la reacción deesta dependen de:

– La clase y calidad de información que llega a las personas que tomandecisiones.

– La manera como las personas interpretan y utilizan la informaciónproveniente del entorno (actitudes y objetivos)

• Las estrategias seleccionadas dependen de la interpretación de lainformación.

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Conceptos Generales


• El M.A.E. Se puede clasificar en:

– General: Afecta por igual a todas las organizaciones de una

determinada región geográfica o sociedad.

– Específico: Afecta a una determinada organización de manera directa.

Fuerzas específicas que pueden afectar el éxito de una organización.

• El M.A.E. General comprende un conjunto de factores o aspectos

económicos, socio-culturales, tecnológicos, políticos, jurídicos y

ecológicos, que deben ser tenidos en cuenta en relación con las

organizaciones.

• El M.A.E. Específico está compuesto por el conjunto de grupos y

organizaciones que, estando por fuera de la organización,

proporcionan las entradas, ejercen presión sobre las decisiones,

compran o usan sus productos. Está mas sujeto al control e

influencia de la organización.

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Conceptos Generales

Factores del M.A.E. General.

• Factores Económicos: Estado general de la economía en lasociedad en que está inserta o actúa. Los principaleselementos son: disponibilidad de crédito, tasa de inflación,nivel de desempleo, crecimiento económico, tasas deinterés, etc.

• Factores Tecnológicos: Clase y velocidad del cambiotecnológico para resistir la obsolescencia y realizarinnovaciones.

• Factores Jurídicos: Leyes, regulaciones y requisitos vistoscomo restricciones u oportunidades. Leyes contramonopolios, salario mínimo, leyes medio ambientales,impuestos, protección al consumidor, propiedad industrial,etc.

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Conceptos Generales

Factores del M.A.E. General.

• Factores Socio-Culturales: Comprende las creencias,valores, normas, actitudes, estilos de vida y experienciascolectivas de las personas que componen el entorno oámbito de acción de la organización.

• Factores Políticos: Especialmente los derivados de laspresiones de los grupos de presión: ligas de consumidores,organizaciones gremiales, etc.

• Factores Ecológicos: Comprende los aspectos relacionadoscon la conservación y uso de los recursos renovables y norenovables, el efecto de los productos y procesos detransformación, etc. Hoy constituye una de las principalespreocupaciones.

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Conceptos Generales

Factores del M.A.E. Específico

• Proveedores: Proporcionan personal, capital, materias

primas, etc. Se requieren relaciones firmes.

• Clientes y Consumidores: Consumen o usan los productos.

Requerido un estrecho y permanente conocimiento de sus

tendencias y prioridades.

• Competidores: Comprende los que compiten por los

clientes y los que compiten por las entradas.

• Instituciones de Regulación: Superintendencias, oficinas de

planeación, institutos descentralizados, etc.

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Conceptos Generales

Tipos de M.A.E. (Fred Emery, Eric Trist – Tavistock - Londres)

Tipo Movimiento Interconexión Adaptación

I Plácido Aleatorio Tácticas

II Plácido Conglomerado Estrategias

III Perturbado Reactivo Operaciones

IV TurbulentoMutual – Causal Acuerdos

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Conceptos Generales

La Tecnología Organizacional.

• Conjunto de conocimientos, métodos y procesosque se utilizan para la transformación de lasentradas en productos finales.

• Sólo desde hace 40 años se considera a latecnología como una variable importante en laadministración organizacional.

• La tecnología no se refiere sólo al ámbito de laautomatización, mecanización o sistematización.

• No existe una sola clasificación de la tecnologíaorganizacional.

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Conceptos Generales

Clasificación de la Tecnología Organizacional.

• Joan Woodward (1958):

– Producción por unidades o pequeños lotes: Nivel de

mecanización o automatización menor; Personal muy

calificado o especializado. Ej.: Astilleros, Muebles,

Constructoras, etc.

– Producción en masa o grandes lotes: Nivel de

mecanización o automatización varias desde medio a

muy alto; Personal semi-calificado o no calificado. Ej.:

Electrodomésticos, Automóviles.

– Procesos continuos: Nivel muy alto de automatización;

Personal altamente calificado para el control del proceso.

Ej.: Química, Refinerías, Embotelladoras, etc.

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Conceptos Generales


• Grupo de Aston (Inglaterra):

– Tecnología de Operaciones: Técnicas utilizadas en las

actividades del flujo de trabajo: “Dotar de equipos y

determinar la secuencia de actividades”.

– Tecnología de Materiales: Las características de los

materiales utilizados en el flujo de trabajo.

– Tecnología del Conocimiento: Características del

conocimiento utilizado en el flujo de trabajo, la

tecnología y complejidad tecnológica.

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Conceptos Generales


• Charles Perrow (usa):

– Concepto de Tecnología: Acciones que una persona

realiza sobre un objeto, con o sin ayuda de

herramientas o aparatos mecánicos, para

transformarlo.

– Tareas o actividades rutinarias: Tareas bien

establecidas sobre materias primas esencialmente

iguales. Baja incertidumbre en métodos y poco

cambio en tareas.

– Tareas no rutinarias: Pocas técnicas bien

establecidas; Baja certeza sobre los métodos y

variedad en tareas. Materias primas no estándar.

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Conceptos Generales


• S. Lall (Usa – 1992):

– Clasifica las tecnologías por su grado de complejidad

(básica, intermedia y avanzada) para cada uno de los

cuales es necesario desarrollar capacidades en los

ámbitos de incorporación de tecnología (inversión), en

el uso de las tecnologías (producción: procesos y

productos) y en el intercambio de tecnologías

(vinculación). Las capacidades exigidas varían desde

sencillas y rutinarias, basadas en la experiencia,

pasando por las de adaptación y duplicación, basadas

en la búsqueda, hasta las innovadoras de alto riesgo,

basadas en la investigación.

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Conceptos Generales

Tecnología Organizacional.

• Elección Tecnológica: Presionada por el entorno(competencia, legislación, desarrollo) y porcondiciones internas (obsolescencia, costos, etc.)

• En las organizaciones, generalmente coexistenvarios tipos de tecnologías lo cual hace máscomplejo los procesos de administración ycapacidades a desarrollar.

• La tecnología impacta el sistema social de laorganización, demandando grados diversos decomplejidad estructural, diferentes tipos decoordinación, toma de decisiones y comunicación.

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Conceptos Generales

El proceso de toma de decisiones.

• Las organizaciones se consideran un sistema detoma de decisiones. Las decisiones son elelemento que activa la administración.

• Decisión: Elección que se hace entre variasalternativas disponibles. Juicio que se hace enuna situación determinada frente a cursos deacción alternos.

• Su importancia depende del número de personaso recursos que involucra. Por la prioridad entérminos de tiempo que demanda.

• Las decisiones pueden ser programadas o noprogramadas.

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Conceptos Generales

Modelos del proceso de toma de decisiones.

• Modelo de racionalidad económica: Centrado en

maximizar los logros y supone que se pueden

identificar todas las alternativas y considerar las

consecuencias. Demanda información confiable.

– Descubrir problema.

– Determinar objetivos.

– Establecer criterios (Costo-Beneficio).

– Identificar alternativas

– Establecer consecuencias.

– Seleccionar e implementar alternativa.

Se considera un modelo ideal.

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Conceptos Generales

Modelos del proceso de toma de decisiones.

• Modelo de racionalidad limitada: Centrado en

obtener una solución satisfactoria o aceptable.

Recurre a la heurística para minimizar la

complejidad.

– Definir problema y determinar objetivos.

– Establecer criterios de nivel apropiado.

– Utilizar heurística para identificar una alternativa.

– Evaluar alternativa para determinar si es aceptable.

– Implementar alternativa.

Se considera un modelo descriptivo de la toma de

decisiones.

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Conceptos Generales

Condiciones para tomar decisiones.

Absoluta

Certeza

Absoluta

Incertidumbre

Disminución de Información

Aumento de Información

Probabilidades

ObjetivasProbabilidades

Subjetivas

Riesgo

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Conceptos Generales

Factores que influyen en la toma de decisiones.

• Importancia de la decisión.

• La presión del tiempo.

• El gusto por el riesgo.

• Los valores del decisor.

• Las normativas.

• Las políticas organizacionales.

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Conceptos Generales

El Rol de Administrador.

Roles

Interpersonales

Roles

de Decisión

Roles

de Información

- Figura representativa

- Líder

- Enlace

- Innovador

- Manejador de Problemas

- Ubicador de recursos

- Negociador

- Observador o Monitor

- Propagador de Información

- Vocero

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Conceptos Generales

Qué se espera del Administrador:

• Solucionar problemas.

• Escuchar.

• Administrar su tiempo.

• Comunicarse de forma clara.

• Motivar a su personal.

• Respeto por los demás.

• Que proporcione una visión clara del trabajo.

• Soporte presiones.

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