Download pdf - UTICAJ ARHIVA NA KANCELARIJSKO POSLOVANJE … · u registraturi, nalaze se na istoj ravni obezbeđenja pisanog materijala, odnosno 10 Dosije registrature broj 3, Opštinska uprava

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2013

459

1.09 Objavljeni strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Jasmina Latinović∗

UTICAJ ARHIVA NA KANCELARIJSKO POSLOVANJE REGISTRATURA PRVOG REDA

Primer Severnobanatskog okruga AP Vojvodine (Opštinska uprava Kikinda, Novi Kneževac i Čoka)

Izvleček:

Vpliv arhiva na pisarniško poslovanje ustvarjalcev prvega reda - Primer Severnobanatskega okrožja AP Vojvodine (Občinske uprave Kikinda, Novi Kneževac in Čoka)

Avtorica na primeru lokalnih samouprav, ki obstajajo na področju severnobanatskega okrožja AP Vojvodine, oriše trenutno stanje, v katerem se nahaja dokumentarno in arhivsko gradivo nekaterih najpomembnejših arhivskih služb ustvarjalcev na lokalnem nivoju. Neprimeren prostor za hrambo, nezadostna izobrazba arhivarjev - oseb, ki se ukvarjajo z urejanjem gradiva v omenjenih uradih, ter pomanjkljiv nadzor Službe za zaščito dokumentarnega in arhivskega gradiva izven arhiva so doprinesli k trenutnemu izgledu omenjenih služb in stanju tega gradiva.

Ključne besede:

arhivsko gradivo, dokumentarno gradivo, lokalna samouprava, arhivska dejavnost, arhivar

Abstract:

The Influence of Archives on the Records Management in Registries of North Banat County in AP Vojvodina (Municipal Administrations of Kikinda, Novi Kneževac and Čoka)

The author discusses the current state of records and archives of one of the major registries at the local selfgovernment level in the North Banat region of Vojvodina. Inadequate storage premises, insufficient training of records managers and also insufficient supervision of registries have contributed to the current state of registries and records.

Key words:

archives, records, local selfgovernment, archival service, archivist

Kao najznačajniji stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe na nivou jedne opštine svakako su predstavnici organa lokalne samouprave. Po svojoj nadležnosti, zakonodavnoj i izvršnoj vlasti koju sprovode na lokalnom nivou, organi lokalne samouprave svrstani su u kategorije prvog reda. U skladu sa tim one moraju biti predmet čestih kontrola nadležnih arhiva.

Ozbiljnom analizom kancelarijskog poslovanja i obavljanja dužnosti arhivara koji rade u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima, koji se, pored Zakona o

∗ Jasmina Latinović, arhivist, Istorijski arhiv Kikinda, Trg srpskih dobrovoljaca 21, 23300 Kikinda, Srbija, e-pošta:

[email protected].

J. Latinović: Uticaj arhiva na poslovanje registratura prvog reda

460

kulturnim dobrima1 primenjuju u Republici Srbiji: Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave2, Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave3 , Uredba kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja4 kao i akt novijeg datuma Uputstvo o elektronskom kancelarijskom poslovanju5 te načinu na koji ih primenjuju arhivari u registraturama, predmet su čestih diskusija i stručnih radova u proteklom periodu. Analizom obrazovne strukture kadra u navedenim registraturama prvog reda, takođe postaju predmet detaljnijeg istraživanja kolega.

Od momenta osnivanja opština do sada, metodom upoređivanja, može se doneti zaključak da arhivari ne rade identično te da skladište registraturske jedinice po principu "nasleđenog posla svog prethodnika".

ZAPISNICI O STRUČNOM NADZORU NAD RADOM REGISTRATURA

Prvi Zapisnik o stručnom nadzoru o kancelarijskom poslovanju te zaštiti registraturskog materijala i arhivske građe (tada Narodnog odbora opštine Kikinda) današnjoj Opštinskoj upravi Kikinda, referenti Službe zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van Arhiva sačinili su 1957. godine. Tim Zapisnikom ustanovljeno je da se u depou nalazi građa od 1899. godine i da je "oko 300 kg u potpuno rasutom stanju"6, u Zapisniku se između ostalog navodi da "prostorije u kojima je smeštena građa nisu ni malo pogodne. Oko jedan vagon građe nalazi se na tavanu, izložen prašini i mogućnosti požara, 2600 kg. nalazi se ispod stepeništa u potpuno rasutom stanju u vlažnoj i neprovetrenoj prostoriji. Materijal nije najbolje obezbeđen, pa otuda i danas ima delimičnog uništavanja."7 Arhivist je zabeležio da su za arhivu zadužene tri osobe od kojih jedna ima pravni fakultet, jedna osoba ima završena 4 razreda građevinske škole dok je treća zadužena osoba trgovac.

Zanimljivo je da je prvi Zapisnik o stručnom nadzoru u (tada Narodnom odboru opštine Čoka) današnjoj opštinskoj upravi Čoka, sačinjen godinu dana ranije u odnosu na kikindsku registraturu prvog reda, dakle 1956. godine. Zapisnikom je ustanovljeno da najstarija arhivska građa u ovoj registraturi datira iz perioda od 1895. g "... i čuva se u gvozdenom ormaru obezbeđena od požara, deo arhive je smešten i u samoj kancelariji u ormanu, povezana je sa fascikulama"8. Arhivist nadležnog arhiva, tom prilikom, nije ustanovio stručnu spremu arhivara niti period od kada obavlja delatnost zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u registraturi. Zanimljivo je istaći da su tada prosledili i Tabelaran pregled registratura koje delaju u opštini Čoka.

1 Službeni glasnik RS 71/94. 2 Službeni glasnik RS 80/92. 3 Službeni glasnik RS 10/93. 4 Službeni glasnik RS 44/93. 5 Službeni glasnik RS 40/2010 i 102/2010. 6 Dosije registrature broj 2, Opštinska uprava Kikinda, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 1/1 od 10. 10. 1957. g. 7 Isto. 8 Dosije registrature broj 1, Opštinska uprava Čoka, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 2955 od 07. 06. 1956. g.


461

Slika 1: Tabelaran pregled Narodnog odbora opštine Čoka

U Opštinskoj upravi Novi Kneževac prvi Zapisnik o stručnom nadzoru sačinjen je 1957. godine. Međutim, arhivist nadležnog arhiva osim podatka o ukupnoj količini (135 kg.) i graničnih godina dokumenata koje su stvorene u registraturi (1951-1957g.) ne beleži ni jedan drugi značajan podatak, na primer: stepen sređenosti registraturskog materijala i arhivske građe, mesto gde je odložena građa. Ne navodi se ime i prezime osobe koja je zadužena za registratursko sređivanje građe niti stručna sprema istog. 9

Naredni zapisnik o stručnom nadzoru sačinjen je tek 1966. godine u kome se takođe, veoma šturo obrazlaže način na koji je smešten registraturski materijal i arhivska građa registrature "ova građa je složena u fasciklama po brojevima. Ukupna dužina iznosi oko 20 metara. Građa je od 1961. godine isto složena u fasciklama po zakonskim propisima. Arhivi se od pre izvesnog vremena poklanja odgovarajuća

9 Dosije registrature broj 3, Opštinska uprava Novi Kneževac, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 5071 od 12. 08.

1957. g.


462

pažnja"10. Prema sadržaju dosijea, i iz ove registrature su Arhivu prvo prosledili tabelaran pregled registratura koje delaju na njihovom području.

Slika 2: Tabelaran pregled Narodnog odbora opštine Novi Kneževac

Analizirajući podatke iz sadržaja sva tri dosijea i njihovom analizom došlo se do poražavajućih činjenica koliko često je nadležni arhiv, s obzirom na značaj registrature, odlazio u redovan nadzor i davao stručnu pomoć, sugestije i svaku drugu podršku osobama zaduženim za registratursko sređivanje građe.

Opštinska uprava Kikinda

Opštinska uprava Novi Kneževac

Opštinska uprava Čoka

Zapisnici o stručnom nadzoru 10. 10. 1957. g 21. 09. 1957. g 07. 06. 1956. g 08. 11. 1957. g 08. 06. 1966. g 26. 09. 1961. g 19. 06. 1979. g 20. 12. 1977. g 29. 11. 1966. g 13. 07. 1981. g 28. 09. 1978. g 28. 06. 1978. g 21. 09. 1983. g 25. 06. 1981. g 05. 06. 1980. g 10. 02. 1987. g 16. 06. 1983. g 08. 07. 1980. g 12. 07. 2006. g 18. 05. 1988. g 20. 05. 1982. g 05. 11. 2012. g 31. 01. 2007. g 21. 02. 1989. g

30. 08. 2011. g 20. 02. 2006. g 09. 10. 2012. g 01. 07. 2010. g 02. 09. 2010. g

8 obilazaka 10 obilazaka 11 obilazaka

Spisi koji nastaju u radu organa lokalne samouprave, ne bi trebalo da ostanu samo mrtvo "slovo na papiru", jer zaposleni prenose na taj način mali deo onoga što se dešavalo svakodnevno u njihovom radu. Mesto arhiviste nadležnog arhiva i arhivara u registraturi, nalaze se na istoj ravni obezbeđenja pisanog materijala, odnosno

10 Dosije registrature broj 3, Opštinska uprava Novi Kneževac, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 1904. od 08. 06.

1966. g.


463

arhivske građe koja bi trebalo da ostane u stanju u kakvom je nastala, da je sačuvana od oštećenja, naknadnih prepravki i uništenja.

Stoga je bitno istaći da "/u/redno vođene registrature jesu prvi korak ka objektivnoj kritici istorije, koja neće iskriviti prošlost. Zaposleni u registraturama, važno je da znaju da će istoričari, filozofi, sociolozi, ekonomisti, pravnici i drugi, svaki sa gledišta svoje nauke, analizirati njihov rad kroz sačuvana dokumenta. Čak će književnici vršiti analizu dokumenata kako bi oživeli svoje zamišljene slike društva kroz roman, pesmu ili esej. Takođe, moramo da podvučemo, da registrature, u kojima se stvara i stiče pisani materijal, koji postaje arhivska građa organa uprave kao registraturski materijal, a zatim arhivska građa koja se čuva, obezbeđuje intelektualno i političko nasleđe jednog naroda u pisanom obliku" (Pejin, 2010).

Iz gore navedenog jasno proizilazi da je veoma važna česta i dobra komunikacija između referenta koji radi na poslovima zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van Arhiva i osobe zadužene za registratursko sređivanje građe unutar registrature.

Načini edukacije arhivskih kadrova u registraturama mogu biti različiti, od stalnih (obavezujućih) obilazaka stručnih radnika arhiva, u smislu edukacije arhivara i davanja uputstava kao i obavljanje praktične obuke, zatim kontakata telefonom i elektronskom poštom. Edukacija se provodi i kroz planirane i stalne konsultacije te seminare, savetovanja, stručne ispite kao i sve druge vidove stručnih, kulturnih i naučnih sadržaja kao što su okrugli stolovi, naučni skupovi, izložbe, predavanja itd. Cilj, ovako široko postavljenih stručnih aktivnosti na planu edukacije i osposobljavanja arhivara, ogleda se u činjenici, ne samo pukog prenosa stručnih znanja, nego pre svega jačem vezivanju arhivara za Arhiv, za kulturno nasleđe i u tom smislu jačanje svesti arhivara o značaju kulturnog blaga uopšte, a posebno onoga koji je u njihovoj nadležnosti (Zulić, 2012).

Međutim, činjenica je da referenti na zaštiti registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva, nemaju obavezu prisustva ovakovoj vrsti edukacije, što s jedne strane, ne rezultira povoljnim ishodima. Dok je, s druge strane, organizovanje ovakvih izvora edukacije, minimalna.

Uvidom u sadržaje navedenih dosijea ali i dokumentaciju nadležnog Arhiva (Delovodni protokoli, Popisi akata, registri registratura, Letopis i drugo) ni jedan "edukativni sat" za usko profilisane arhivare, koji rade u organima lokalne samouprave do sada nije organizovan.

ZAŠTITA ARHIVSKE GRAĐE I REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA

Pravni okvir, koga se moraju pridržavati arhivi i stvaroci registraturskog materijala i arhivske građe pre svega je Zakon o kulturnim dobrima (Sl. glasnik RS, broj 71/94) kao i izvršni propisi ovog Zakona: Pravilnik o načinu vođenja evidencije registraturskog materijala koji uživa prethodnu zaštitu, Pravilnik o programu polaganja stručnog ispita, Pravilnik o bližim uslovima za početak rada obavljanja delatnosti zaštite kulturnih dobara, Rešenje o utvrđivanju teritorija arhiva i drugo. Pored Zakona postoje i posebni propisi koji regulišu ponašanje organa uprave te propisi kojima je regulisano kancelarijsko poslovanje organa uprave koje je donela Vlada republike Srbije u skladu sa članom 78. Zakona o državnoj upravi 1992. godine.


464

Takođe, Uredbom Vlade Republike Srbije utvrđene su kategorije registraturskog materijala koje imaju za cilj da se zaštiti registraturski materijal van arhiva, sadržan u tome da obezbedi čuvanje onog dela dokumenata koji će dobiti svojstvo arhivske građe, odnosno koji će prema kriterijumima jednog društva postati vredno kulturno dobro od opšteg interesa. Reč je o dokumentima značajnim za relativno proučavanje prošlosti, društva u celini, njihovih pojedinih oblasti delatnosti kao i za pojedina tematska sagledavanja važnijih događaja i zbivanja u zemlji.

Zaštita registraturskog materijala kao izvora arhivske građe je neophodna sve dok iz njega ne bude odabrana arhivska građa. Toga moraju biti svesni kako arhivski radnici koji rade na poslovima zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva tako i osobe zadužene za registratursko sređivanje građe unutar registrature.

Zaštita registraturskog materijala obuhvata: označavanje i datiranje registraturskog materijala, vođenje osnovnih i pomoćnih evidencija, klasifikaciju, arhiviranje, sređivanje svrstanih predmeta po arhivskim oznakama i vođenje arhivske knjige. Arhivska knjiga kao sumarna evidencija celokupnog registraturskog materijala, značajna je za stvaraoca građe ali i za nadležni arhiv. Za stvaraoca građe zato što stvara evidenciju na osnovu tekućeg kancelarijskog poslovanja a za arhiv zato što se preko prepisa arhivske knjige dobijaju informacije o arhivskoj građi i registraturskom materijalu. Prepis arhivske knjige koji se dostavlja arhivu veoma je značajan za praćenje zaštite, sređivanje registraturskog materijala, odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala.

Uvidom u sadržaje dosijea 1. Opštinske uprave Čoka, 2. Opštinske uprave Kikinda i 3. Opštinske uprave Novi Kneževac prepisi arhivskih knjiga, tek poslednjih godina šalju se u kontinuitetu i redovno.

Opštinska uprava Kikinda



Prepisi arhivske knjige 26. 11. 1979. g 12. 09. 1994. g 20. 02. 1976. g 16. 06. 1980. g 20. 01. 2001. g 04. 01. 1979. g 18. 01. 1982. g 20. 11. 2002. g 24. 05. 1979. g 23. 04. 1982. g 08. 10. 2003. g 08. 07. 1980. g 17. 03. 1983. g 26. 02. 2004. g 06. 05. 1981. g 05. 07. 1984. g 15. 06. 2006. g 05. 05. 1982. g 24. 06. 1985. g 09. 02. 2007. g 06. 05. 1983. g 02. 06. 1987. g 24. 05. 2007. g 11. 05. 1984. g 18. 09. 2001. g 01. 09. 2011. g 07. 05. 1985. g 08. 07. 2002. g 13. 05. 1986. g 05. 05. 2003. g 13. 02. 1987. g 14. 07. 2004. g 09. 06. 1988. g 20. 07. 2005. g 19. 06. 1989. g 18. 09. 2006. g 25. 11. 1992. g 10. 05. 2007. g 25. 05. 1994. g 15. 05. 2008. g 24. 04. 1996. g 07. 05. 2009. g 25. 03. 1998. g 07. 05. 2010. g 31. 03. 2000. g


465

17. 05. 2011. g 19. 04. 2001. g 23. 10. 2012. g 29. 05. 2002. g

19. 05. 2003. g 28. 04. 2004. g 16. 12. 2005. g 25. 04. 2006. g 09. 05. 2007. g 05. 05. 2008. g 04. 05. 2009. g 28. 04. 2010. g 10. 05. 2011. g 03. 05. 2012. g

Problemi, kada su u pitanju navedene registrature, pored neredovnih obilazaka nadležnih arhiva, mogu se svesti i na direktne (personalne prirode) i indirektne (arhivski depo/smeštajni kapacitet).

Naime, osobe koje rade na poslovima registraturskog sređivanja gradje često su dovoljno neobučene, neinformisane, neinventivne u radu, ne ostavljaju mogućnost prihvatanja savremenog načina rada i drugo. O "idealnom arhivisti" te načinu na koji bi trebalo da obavlja ovu dužnost u svojim radovima pisali su Blažević, Alibašić, Isić, Zulić, Karajić (2010.).11

NAZIV OPŠTINSKE UPRAVE

Starosne godine arhivara

Stručna sprema arhivara

Godine staža arhivara

Godina polaganja stručnog ispita

Opštinske uprave Kikinda

62 SSS (Gimnazija) 32 1983.g


44 SSS (Hemijska škola)

24 1996.g


52 SSS (Gimnazija) 33 1992.g

Problem indirektne prirode, na koji dakle, ne mogu sami da utiču svakako je – smeštajni kapacitet gradje.

U Opštinskoj upravi Kikinda registraturski materijal i arhivska gradja čuvaju se u neadekvatnom stanju (u kancelariji arhivara, u ormarima koji se nalaze u hodniku zgrade a veći deo gradje smešten je u izdvojenom arhivskom depou odnosno u atomskom skloništu) konstatovano je poslednjim Zapisnikom o stručnom nadzoru "u kome se između ostalog kaže: ... u opštinskoj upravi Kikinda za odlaganje registraturskog materijala i arhivske građe imaoca nije obezbeđen zaseban depo u krugu zgrade opštinske uprave Kikinda. Registraturske jedinice odlažu se u ormarima kancelarija referenta zaduženog za arhivu, u hodniku ispred i iza navedene kancelarije (oko 120 m1 za period od 2001. do 2012. godine). Treba istaći da se reg. jedinice iz ranijeg perioda odlažu u prostoriju koja je se nalazi izdvojeno od zgrade Opštinske uprave Kikinda – atomsko sklonište. U atomskom skloništu građa je bila

11 Vidi: Arhivska praksa broj 15, Tuzla 2012. g.


466

poređana prema ustrojenim arhivskim knjigama. Registraturske jedinice obuhvataju period od 1971. do 2001. godine, u ukupnoj količini od oko 380 m1. Međutim, dopisom nadležnog referenta zaduženog za arhivu broj III – 031 – 47/2012 od 15. 10. 2012. g Istorijski arhiv Kikinda obavešten je da su NN lica u noći izmedju 5. i 7. oktobra provalila, preko krova, u arhivski depo te 'delimično oštetila arhivsku gradju'. Prema navodima referenta, ali i ovim Zapisnikom o stručnom nadzoru, ustanovljeno je da je razbacana kartoteka delovodnika, razbacan i oštećen neutvrđen broj fascikli sa predmetima. U ovom depou odloženi su: Zapisnici sa sednica SO Kikinda, građevinske dozvole, akta iz oblasti male privrede, urbanističke dozvole, inspekcijski predmeti, uverenja o državljanstvu iz matične knjige rođenih, knjiga overe prepisa, rukopisa i druge kategorije koje imalac stvara tokom svog poslovanja. U kancelariji registrature, nalaze se registraturske jedinice iz 2010., 2011. i 2012. godine a pretpostavka je da po organizacionim jedinicama/kancelarijama ima registraturskih jedinica iz ranijeg perioda koje nisu na vreme predate arhivaru radi evidencije iste u inventarni pregled arhivske knjige... "12

Slika 3: Fotografije depoa Opštinske uprave Kikinda

12 Dosije registrature broj 2, Opštinska uprava Kikinda, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 2/47 od 05. 11. 2012. g.


467

U opštinskoj upravi Čoka problem je bio druge vrste. Naime, Zapisnikom o stručnom nadzoru13 Služba zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva konstatovala je da se registraturski materijal i arhivska građa nalaze u podrumu zgrade u dva uređena, čista, svetla arhivska depoa, opremljena adekvatnim policama. Depoi su okrečeni i uočljiva je stalna briga građe. Međutim, istim Zapisnikom navodi se da su u registraturi imali problem izbijanja podzemnih voda o čemu su pismeno obavestili nadležni arhiv. Rešenje ovog problema kod nadležnih službi unutar Opštinske uprave Čoka je bio u toku.Uprkos konstataciji i nadležnog referenta opštinske uprave Čoka i nadležnog referenta Službe zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva, da je problem registrovan i da ga treba što hitnije rešiti, nije se pristupilo predviđenim radovima. U međuvremenu "usled nevremena sa vetrom i kišom velika količina vode koja nije oticala jarkovima prodrla je u arhivske prostorije u visini od 1.60 m1. Potpuno je pokvašeno 154 metara građe odnosno 1408 kutija, uništeno je više od 80 % građe dok je ostalo suvo oko 52 metra građe odnosno 236 kutija je neoštećeno."14

Brzom intervencijom, odlaskom na teren, davanjem uputstava, sugestijama, čestom kontrolom, kako pismenom tako i usmenom, spašeno je više od 90 odsto poplavljene građe. Zapisnikom o stručnom nadzoru referent Službe zaštite registraturskog materijala i arhivske građe van arhiva takođe je naložio i sledeće: "s obzirom na činjenicu da se u proteklom periodu ispostavilo u više navrata (često izbijanje podzemnih voda, poplava...) da je ovaj podrumski prostor, namenjen arhivskom depou opštinske uprave Čoka, gde se trenutno odlažu i čuvaju registraturske jedinice nastale radom ovog imaoca, krajnje neadekvatan – preporuka Istorijskog arhiva je da nadležni u opštinskoj upravi, u što kraćem roku, u narednom periodu, budžetom uplaniraju sredstva za izgradnju novog arhivskog depoa ili izmeštanje depoa na neku odgovarajuću lokaciju koja će biti u blizini zgrade u kojoj se trenutno nalazite."15

13 Dosije registrature broj 1, Opštinska uprava Čoka, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 2/32 od 01. 07. 2010. g. 14 Dosije registrature broj 1, Opštinska uprava Čoka, Zapisnik Komisije za utvrđivanje stanja nastalog nakon

poplave od 13. 10. 2010. g u arhivi opštinske uparve Čoka, broj 031 – 48/2010-01 od 16. 08. 2010. g. 15 Dosije registrature broj 1, Opštinska uprava Čoka, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 2/39 od 02. 09. 2010. g.


468

Slike 4, 5, 6, 7 i 8: Fotografije depoa Opštionske uprave Čoka

U arhivskom depou opštinske uprave Novi Kneževac registraturske jedinice odlažu se u tavanskom delu zgrade. "U ovoj registraturi, za registraturski materijal i arhivsku građu imaoca, od nedavno je u postupku adaptacije prostor na tavanu gde bi bile odložene registraturske jedinice za dalje čuvanje i upotrebu. U njemu su odložene arhivske jedinice od samog nastanka registrature (1976. g) zaključno s 2006. godinom. Nema ventilacionog otvora, higijenski uslovi depoa su ispod minimum a u delu koji je predprostor depou "odložena" je građa s trajnim rokom čuvanja od neprocenjive važnosti za opštinsku upravu i sve žitelje Novog Kneževca – projekti iz perioda od 1976. godine i nadalje. Građa je razbacana, u haotičnom stanju bez reda i redolseda, što je nedopustivo. U tom prostoru evidentna je paučina, prašina, izuzetno je hladno i nema najosnovijih uslova za bilo kakav rad sa građom koja se tamo nalazi ..."16

16 Dosije registrature broj 3, Opštinska uprava Novi Kneževac, Zapisnik o stručnom nadzoru broj 2/40 od 09. 10.

2012. g.


469

Slike 9, 10, 11, 12 i 13: Fotografije depoa Opštinske uprave Novi Kneževac

O sličnim problemima odlaganja registraturskih jedinica na neadekvatna mesta (tavanski prostor, podrumi, atomska skloništa, nezaključani ormari, hodnici...) "vlaga, glodari, nedostatak polica i smeštajnog prostora samo su neki od uzročnika da prostorija namenjena za smeštaj arhive ne ispunjava uslove za adekvatno i bezbedno odlaganje arhivske gradje" (Veljkovski, 2012) pisalo se u proteklom periodu mnogo, izkazivalo na ne brigu odgovarajućih službi pa ipak stiče se utisak da se na tom polju i nije mnogo napredovalo. Depoi navedenih opštinskih uprava ni u kom slučaju trenutno ne ispunjavaju niti najosnovnije uslove za smeštaj arhivske građe.

Trenutno je u navedenim registraturama oko 750.00 m1 građe koje se nalaze na čuvanju u arhivskim depoima.


470

� Opštinska uprava Kikinda - 496.60 m1

� Opštinska uprva Čoka - 149.90 m1

� Opštinska uprava Novi Kneževac - 98.70 m1

LITERATURA

• Dosije registrature broj 1, SO Čoka.

• Dosije registrature broj 2, SO Novi Kneževac.

• Dosije registrature broj 3, SO Kikinda.

• Zakon o kulturnim dobrima, Službeni glasnik RS 71/94.

• Uputstvo za sređivanje arhivskih fondova organa uprave, radnih društveno političkih i drugih organizacija (1973). U Arhivski pregled, br. 1-2. Beograd, str.177–190.

• Bruk, Ivana, Popović, Ljubodrag (1986). Arhivistika. Beograd.

• Istorijski arhiv Kikinda, F. 101 Skupština opština Kikinda (1945-1962).

• Istorijski arhiv Kikinda, F. 101 Skupština opština Kikinda (1925-1979).

• Istorijski arhiv Kikinda, F. 130 Skupština opština Novi Kneževac (1918-1975).

• Istorijski arhiv Kikinda, F. 100 Skupština opština Čoka (1944-1965).

• Zulić, Omer (2012) Uticaj stručne osposobljenosti arhivara na uređenost arhivskog poslovanja – primjer organa lokalne samouprave na području tuzlanskog kantona. U Arhivska praksa. br. 15. Tuzla.

• Isić, Selma (2012). Obrazovanje i edukacija arhivista i multidisciplinarna znanja. U Arhivska praksa, br. 15. Tuzla.

• Veljkovski, Jugoslav (2012). Problematika zaštite arhivske građe organa državne uprave u nastajanju. Zbornik radova sa savetovanja. Zrenjanin.

• Pejin, Jovan (2010) O mestu registratura republičkih organa u arhivistici i istoriografiji. U Vodič za registrature, DARS; Arhiv Srbije.

SUMMARY

THE INFLUENCE OF ARCHIVES ON THE RECORDS MANAGEMENT IN EGISTRIES OF NORTH BANAT COUNTY IN AP VOJVODINA

(Municipal Administrations of Kikinda, Novi Kneževac and Čoka)

The existing legal norms clearly point the ways by which archived records and archives must be protected, classified and stored. It also provides penalties in case of non-compliance with the provisions of the law. Archives should, in future, be more concerned with creating awareness on the great importance of proper and standardized management of office management of people who are responsible for managing records. Lack of funds should not be a turning point for those archival employees whose duty is to protect archives and records outside the Archives. Regular visits, providing technical assistance and organizing various types of professional education, should be a priority in the future for the owners of records and also to the relevant Archives. As experience has shown, one of the most important and the most effective measures for prevention is a proper system of training employees in registries, through seminars, workshops, konferences, etc.