1

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG JASA PADA BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA YOGYAKARTA

Agus Primajati Program Studi Teknik Informatika, STMIK El Rahma Yogyakarta

agsprima@gmail.com

Abstract Yogyakarta City Government through the Procurement Services Unit (ULP) Yogyakarta set by the Policy Institute for Goods and services procurement (LKPP) into a center of excellence (CoE) in the field of goods and services procurement in the government, as well as a Procurement Service Unit model nationally. Procurement Services Section Regional Secretariat of Yogyakarta has assignment in the management information system goods and procurement services, construction goods and services procurement and the goods and services procurement in the city government of Yogyakarta. The existence of several stages of procedure to be followed Committing Officer (CO) in the filing and delegation of authority in advance of the implementation process of the goods and services procurement that are still manual followed by the number of supporting documents to make administration becomes obstructed. By establishing CoE and ULP Pilot, a support system is needed to improve the quality and certainty of services to the needs of stakeholders involved in it. Administration information system application for web-based goods and services procurement has been produced. The system facilitates administrative management, data management and preparation of reports on procurement processes for related parties. Administrative Information System Goods and services procurement in the Procurement Service Section can be implemented and the procurement preparation process can be easier and more effective and efficient. Keywords: e-procurement, Goods and services procurement, Procurement

I. PENDAHULUAN

Latar Belakang Pemanfaatan Teknologi informasi (TI) dewasa ini turut berkembang sejalan dengan perkembangan peradaban manusia. Perkembangan teknologi informasi meliputi perkembangan infrastruktur TI, seperti hardware, software, teknologi penyimpanan data (storage),dan teknologi komunikasi. Perkembangan TI tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis, tetapi juga bidang-bidang lain, seperti kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan lain-lain. Dalam lingkup Pemerintahan, perkembangan TI sangat dirasakan manfaatnya lebih khusus untuk memangkas pekerjaan administrasi dalam birokrasi. E-Government (E-Gov) merupakan bentuk pemanfaatkan teknologi informasi yang digunakan dalam administrasi birokrasi pemerintah. Dari yang sebelumnya masih memanfaatkan teknologi manual yang sangat mennguras energi sebagai pendukung utama kegiatan administratif. Pemerintah Kota Yogyakarta pada tahun 2017 Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2016 Peraturan Daerah (PERDA) tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Yogyakarta dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 80 Tahun 2017 Tentang Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta, ULP Kota Yogyakarta berubah menjadi lembaga Struktural Bagian Layanan Pengadaan dibawah Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta. Bagian Layanan Pengadaan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta memiliki ketugasan dalam pengelolaan sistem informasi pengadaan barang/jasa, pembinaan pengadaan barang/jasa Dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Adanya beberapa tahapan prosedur yang harus dilalui Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam pengajuan dan pelimpahan kewenangan dalam sebelum proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang masih manual diikuti banyaknya dokumen-dokumen pendukung menjadikan pengelolaan administrasi menjadi terhambat. Tahapan prosedur tersebut antara

2

lain Penyusunan Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa (RPP), Kaji Ulang Dokumen RPP, Pelimpahan Dokumen, dan pelaksanan proses pengadaan. Bagian Layanan Pengadaan memiliki peranan dalam menunjang dan meningkatkan kualitas layanan administrasi pengadaan agar lebih efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.

Rumusan Masalah Dalam pelaksanaan layanan administrasi pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Kota Yogyakarta masih menggunakan sistem manual dengan mengirimkan dokumen pendukung berupa hardfile yang tidak sedikit, sehingga proses pelayanan menjadi tidak efektif dan efisien. Disamping itu Pejabat Pembuat Komitmen yang kedudukannya tersebar di setiap Satuan Kerja, tidak dapat mengetahui atau memantau sampai sejauh mana proses pengadaan pada paket-paket pengadaan barang dan jasa yang telah diusulkan secara up to date. Dalam pelaksanaannya, Pejabat Pembuat Komitmen akan mendapatkan laporan kembali setelah proses pengadaan selesai. Dalam hal ketugasan layanan pengadaan menjadi tuntutan untuk memberikan pelayanan yang optimal, layanan pengadaan yang bisa dipantau bahkan bisa dilakukan penarikan kembali (recall) bilamana tidak sesuai dengan ketentuan, maka proses yang bersifat manual tidak bisa memenuhi tuntutan tersebut. Untuk itu perlu dikembangkan sistem informasi administrasi pada Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Yogyakarta Batasan Masalah Mengingat luasnya informasi yang diperlukan untuk pemecahan permasalahan tersebut maka penulis membatasi permasalahan yang akan dikaji, meliputi :

a. Manajemen user pemakai sistem. b. Manajemen validasi tahapan prosedur layanan administrasi pengadaan. c. Manajemen data pelaporan.

Tujuan Penelitian Membangun sistem informasi administrasi layanan pengadaan barang/jasa berbasis web untuk memudahkan pelayanan dalam tahapan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari pembangunan sistem informasi administrasi layanan pengadaan barang/jasa adalah.

a. Mempermudah user mengetahui secara detail tahapan prosedur layanan. b. Mempermudah menuntun Pejabat Pembuat Komitmen menjalani setiap tahapan prosedur layanan. c. Mempermudah pekerjaan dalam memantau dan melayani proses pengadaan d. Mempermudah staff dan atau pramu layanan dalam memantau dan melayani user.

II. LANDASAN TEORI

Pengertian Sistem Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel -variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Kumorotomo dan Margono, 1994). Sedangkan menurut Jogiyanto (2005), sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Data dan Informasi Menurut Kumorotomo dan Margono (1994) dinyatakan data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan, sedangkan informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan. Menurut Jogiyanto (2005) dinyatakan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

3

Sistem Informasi Menurut Ladjamudin (2005) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : 1) Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk

mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2) Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi

pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

Basis Data Menurut Fathansyah (2012) basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya.

Rancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan suatu proses pembuatan sebuah desain yang akan mendukung tujuan dan operasi untuk kebutuhan sistem basis data. Disini menggunakan teknik normalisasi.

Teknik Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokan data kepada bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud suatu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Tahapan Normalisasi sebagai berikut:

a. Bentuk tidak normal Unnormalized Form (UNF) b. Bentuk normal kesatu First Normal Form (1NF) c. Bentuk normal kedua Second Normal Form (2NF) d. Bentuk normal ketiga Third Normal Form (3NF) e. Boyce Code Normal Form (BCNF) f. Fifth Normal Form (5NF)

Data Flow Diagram (DFD) Menurut Oetomo (2006), menyatakan bahwa Diagram Aliran Data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jarinagn kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya. Kegunaan Diagram Aliran Data yang utama adalah untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada dan untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Sejumlah bentuk-bentuk simbol digunakan dalam Diagram Aliran Data untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Software Aplikasi yang digunakan PHP (Personal Home Page) PHP singkatan dari Personal Home Page. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses diserver. Hasilnya dikirim ke client tempat pemakai menggunakan browser. Skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Beragam cara menyisipkan kode PHP pada halaman HTML biasa, antara lain sebagai berikut :

<script language="php">

....... kode PHP .......

</script>

Cara yang lebih singkat adalah : <?php

. . . . kode PHP . . . .

?>

Atau bisa juga sebagai berikut ini : <?

. . . . kode PHP . . . .

?>

4

Pasangan kedua kode diatas berfungsi sebagai tag kode PHP. Berdasarkan tag ini server dapat mengetahui kode PHP kemudian diproses dan hasilnya dikirim ke browser. Sedangkan kalau yang diminta adalah sebuah halaman PHP maka prinsipnya serupa dengan kode HTML. Hanya saja, ketika berkas PHP yang diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server. Selanjutnya web server menyampaikan ke klien (Abdul Kadir, 2001). Salah satu kelebihan dari PHP adalah mampu berkomunikasi dengan berbagai database yang terkenal. Dengan demikian, menampilkan data yang bersifat dinamis yang diambil dari database merupakan hal yang mudah untuk diimplementasikan. MySQL MySQL adalah multi user database yang menggunakan bahasa Strucktured Query Language (SQL). MySQL dalam operasi client - server melibatkan server daemon MySQL di sisi server dan berbagai macam program serta library yang berjalan di sisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar. Desain Input dan Output Desain input merupakan bagian yang paling penting dalam pembuatan program aplikasi, karena melalui desain ini pemakai akan berinteraksi dengan komputer. Desain input disesuaikan dengan bentuk-bentuk form dokumen asli yang digunakan sebagai data inputan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam desain input adalah tipe input, fleksibilitas format, dan kemudahan untuk digunakan. Desain output merupakan bagian yang penting, karena digunakan untuk menjawab kebutuhan pemakai untuk bentuk informasi yang diinginkan. Output berupa laporan yang dapat digunakan untuk menentukan format dan tata letak laporan. Desain output dibedakan menjadi dua, output internal untuk mendukung kegiatan manajemen yang ada di perusahaan, sedangkan output eksternal akan didistribusikan ke pihak luar yang membutuhkan.

III. RANCANGAN SISTEM

Analisis Kebutuhan Sistem Saat ini proses pengajuan pelaksanaan barang/jasa di Bagian Layanan Pengadaan (BLP) Setda Kota Yogyakarta masih dilakukan secara manual. Yaitu Pejabat Pembuat Komitmen mengirimkan dokumen secara hardcopy kepada BLP dengan harus mendatangi kantor BLP untuk melakukan proses pengajuan Pengadaan Barang/jasa. Aktifitas ini dirasa tidak effisien dan efektif, mengingat kegiatan di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sangatlah banyak. Selain itu, tidak rapinya administrasi juga menjadi salah satu sebab perlunya dibangun sistem untuk mendukung monitoring proses pengadaan barang/jasa. Sehingga dengan penerapan sistem informasi di Bagian Layanan Pengadaan Setda Kota Yogyakarta administrasi menjadi lebih mudah dan proses pengajuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa menjadi lebih praktis. Sistem ini mencakup dalam proses bisnis pengajuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa hingga proses pengadaan, Untuk lebih lengkapnya proses bisnis dapat dilihat pada Tabel 4.1

Tabel 4.1 tabel proses bisnis

Nama Proses Bisnis Keterlibatan Proses yang dijalankan

Pengiriman Dokumen RPP

PPK PPK mengajukan dokumen RPP

Verifikasi Dokumen RPP

Sekretariat Sekretariat melakukan verifikasi terhadap dokumen RPP jika tidak disetujui dokumen dikembalikan ke PPK

Disposisi Tim Kaji Ulang

Sekretariat Sekretariat melakukan disposisi terhadap dokumen RPP yang telah lengkap dan valid kepada tim kaji ulang

Kaji Ulang Dokumen RPP

Tim Kaji Ulang, PPK

Tim Kaji Ulang melakukan kaji ulang terhadap dokumen RPP yang dikirim beserta PPK

Berita Acara Kaji Ulang Dokumen RPP

Tim Kaji Ulang, PPK

Tim Kaji Ulang menyusun berita acara kaji ulang dokumen RPP bersama PPK

Verifikasi BA Kaji ulang RPP

Ka. BLP Kepala BLP melakukan verifikasi terhadap berita acara kaji ulang yang disampaikan oleh Tim Kaji Ulang, jika tidak setuju/ terdapat revisi dikembalikan ke Tim Kaji Ulang

5

Pelimpahan Dokumen

PPK PPK melakukan permohonan pelimpahan dokumen RPP kepada PA untuk dikirimkan ke BLP

Verifikasi Dokumen Pelimpahan

PA Pengguna Anggaran (PA) melakukan verifikasi terhadap Pelimpahan Dokumen RPP dan dikirim ke BLP, jika tidak setuju Pelimpahan Dokumen Dikembalikan kembali ke PPK

Penerimaan Pelimpahan Dokumen RPP

Ka BLP Ka BLP melakukan disposisi kepada secretariat untuk melnjutkan proses pelaksanaan pengadaan

Disposisi Kelompok Kerja (Pokja)

Sekretariat, Pokja

Sekretariat melakukan disposisi kepada pokja untuk melaksanakan proses pengadaan

Pelaksanaan Pengadaan

Pokja Pokja melaksanakan proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Relasi Antar Tabel Dengan adanya kamus data, maka hubungan antar tabel dapat dibuat. Hubungan antar tabel penting dalam rancangan basis data untuk menghindari adanya duplikasi (redundant) data dengan melakukan normalisasi terhadap data. Hubungan antar tabel juga dapat menggambarkan bagaimana pola hubungan antar tabel yang berisi variabel atau data seperti pada Gambar 4.7

Gambar 4.7 relasi antar tabel

Diagram Konteks

Gambar 4.8 diagram konteks

6

Diagram Berjenjang

Gambar 4.9 diagram berjenjang

DFD level 0 Proses perjalanan data hingga menjadi informasi termasuk entitas yang terlibat didalamnya seperti pada Gambar 4.10

Gambar 4.10 data flow diagram level nol

7

DFD level 1

Gambar 4.11 data flow diagram level satu

Flowchart Flowchart Sistem

Data User

Input Data User

Data User

Data PPK

Input Data PPK

Data RUP

Dokumen RPP

Input Dokumen

RPP

Pengelolaan Dokumen RPP

Data Berkas

A

A

Dokumen RPP

Lengkap

Pengelolaan Dokumen RPP

Data Tim

Input Data Tim

Data Tim

Pengelolaan Data Tim

Pengelolaan Data PPK

Pengelolaan Data User

Data BerkasData Proses

Disposisi

Dokumen RPP

Input Kaji Ulang

Pengelolaan Data Kaji Ulang

Pembuatan BA Kaji Ulang

BA Kaji Ulang

Input Pelimpahan

Pengelolaan Data Pelimpahan

Setuju

Pelimpahan

Terima

Pengelolaan Pelimpahan

Data Pokja

Input Data Pokja

Data Pokja

Pengelolaan Data Pokja

Dokumen Pelimpahan

Input Proses

Pengelolaan Data Proses

Pembuatan Laporan

Laporan

C

C

D

D

8

Gambar 4.20 flowchart sistem IV. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi Antar Muka Implementasi anatar muka merupakan salah tahap untuk melakukan proses penerapan analisis menjadi suatu bentuk sistem yang utuh. Halaman Login Merupkan tampilan halaman yang terdiri dari input untuk username dan password. Laman ini merupakan otorisasi untuk masuk pada sistem sesuai dengan role dari user yang digunakan. Berikut tampilan dari halaman login seperti pada Gambar 5.1

Gambar 5.1 halaman login

Halaman Dashboard Merupakan tampilan halaman default setelah user melakukan login dengan memasukkan username dan password. Dalam halaman tersebut disajikan statistik secara global, menu sidebar sesuai dengan role yang digunakan user dan menu profil user seperti pada Gambar 5.2

Gambar 5.2 halaman dashboard

Halaman Rencana Umum Pengadaan (RUP) Merupakan halaman untuk menampilkan rencana umum pengadaan berdasarkan organisasi perangkat daerah pada masing-masing user. Dalam halaman tersebut user dapat melihat lebih detail data yang disajikan dan menghapus data bagi super admin seperti pada Gambar 5.3

Gambar 5.3 halaman RUP

Halaman Grafik dan laporan Merupakan Halaman untuk menampilkan statistik data yang ditampilkan dengan format grafik seperti pada Gambar 5.4

9

Gambar 5.4 halaman grafik

Halaman Laporan Merupakan Halaman untuk menampilkan dan mencetak data laporan bulanan, triwulan dan semester seperti pada Gambar 5.5

Gambar 5.5 halaman laporan

Halaman Pegawai Merupakan halaman untuk menampilkan daftar pegawai sesuai dengan role yang dikelola oleh admin OPD. Didalam terdapat menu untuk menambah dan edit pegawai seperti pada Gambar 5.6

Gambar 5.6 halaman pegawai OPD

Halaman Tambah Pegawai Merupakan halaman untuk menambahkan pegawai sebagai user baru sesuai dengan role yang dikelola oleh admin OPD yaitu PA dan PPK seperti pada Gambar 5.7

Gambar 5.7 halaman tambah pegawai OPD

Halaman Edit Pegawai Merupakan halaman untuk melakukan update terhadap data pegawai sesuai dengan role yang dikelola oleh admin OPD yaitu PA dan PPK seperti pada Gambar 5.8

10

Gambar 5.8 halaman edit pegawai OPD

Set PPK Merupakan halaman untuk menambahkan pegawai sebagai PPK terhadap kegiatan atau paket pekerjaan tertentu seperti pada Gambar 5.9

Gambar 5.9 halaman set PPK

Halaman PPK - Halaman Daftar Paket Merupakan halaman untuk menampilkan data paket RUP berdasarkan OPD yang dikelola oleh PPK seperti pada Gambar 5.10

Gambar 5.10 halaman daftar paket PPK

Halaman Upload Dokumen RPP Merupakan halaman untuk melakukan proses upload dokumen rencana pelaksanaan pengadaan yang dilakukan oleh PKK untuk dikirimkan ke sekretariat ULP, sevagai tahap awal melakukan pengajuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa seperti pada Gambar 5.11

Gambar 5.11 halaman upload dokumen RPP

Halaman Revisi Dokumen Merupakan halaman yang digunakan oleh PPK apabila terdapat revisi dari sekretariat ULP terhadap dokumen RPP yang telah dikirimkan seperti pada Gambar 5.12

11

Gambar 5.12 halaman revisi dokumen RPP

Halaman Selesai Kaji Ulang RPP Merupakan halaman yang digunakan oleh PPK megetahui tahapan paket yang telah selesai di kaji ulang oleh tim kaji ulang atas dokumen RPP yang diajukan seperti pada Gambar 5.13

Gambar 5.13 halaman selesai kaji ulang RPP

Kirim Pelimpahan Merupakan halaman untuk melakukan tahapan pengiriman pelimpahan dokumen RPP kepada kepala OPD selaku Pengguna Anggaran untuk disetujui dan dikirimkan ke Bagian Layanan Pengadaan seperti pada Gambar 5.14

Gambar 5.14 halaman kirim pelimpahan dokumen

Halaman Sekretariat - Penerimaan Merupakan halaman yang digunakan oleh sekretariat ULP untuk menerima atas dokumen RPP yang dikirim oleh PPK melalui proses upload seperti pada Gambar 5.15

Gambar 5.15 halaman penerimaan upload dokumen RPP

Halaman Sekretariat - Lihat Dokumen RPP Merupakan halaman yang digunakan oleh sekretariat ULP untuk melakukan validasi dan persetujuan atas dokumen RPP yang dikirim oleh PPK melalui proses upload seperti pada Gambar 5.16

12

Gambar 5.16 halaman lihat dokumen RPP

Halaman Sekretariat - Upload Revisi Dokumen RPP Merupakan halaman yang digunakan oleh sekretariat ULP untuk menerima atas dokumen RPP yang telah direvisi oleh PPK pada dokumen yang dinyatakan tidak valid pada proses persetujuan seperti pada Gambar 5.17

Gambar 5.17 upload revisi dokumen RPP

Halaman set Tim Kaji Ulang Merupakan halaman untuk melakukan set atau disposisi kepada Tim Kaji ulang yang telah ditunjuk berdasarkan SK yang ditetapkan oleh kepala Bagian Layanan Pengadaan seperti pada Gambar 5.18

Gambar 5.18 halaman set tim kaji ulang

Halaman Pelimpahan Dokumen Merupakan halaman yang digunakan oleh sekretariat ULP untuk menerima pelimpahan dokumen setelah dikirimkan oleh PA dan disposisi oleh kepala BLP seperti pada Gambar 5.19

Gambar 5.19 halaman dokumen pelimpahan

Halaman Set Kelompok Kerja Merupakan halaman untuk melakukan set atau disposisi kepada Kelompok Kerja yang telah ditentukan berdasarkan SK yang ditetapkan oleh kepala Bagian Layanan Pengadaan seperti pada Gambar 5.20

13

Gambar 5.20 halaman set kelompok kerja

Halaman Kelompok Kerja Merupakan halaman untuk menambahkan Kelompok Kerja pengadaan barang/jasa yang telah ditentukan berdasarkan SK yang ditetapkan oleh kepala Bagian Layanan Pengadaan seperti pada Gambar 5.21

Gambar 5.21 halaman pengelolaan kelompok kerja

Halaman Tim Kaji Ulang Merupakan halaman untuk menambahkan kelompok Tim Kaji ulang yang telah ditunjuk berdasarkan SK yang ditetapkan oleh kepala Bagian Layanan Pengadaan seperti pada Gambar 5.22

Gambar 5.22 halaman pengelolaan tim kaji ulang

Halaman Paket Kaji Ulang Dokumen RPP Masuk Merupakan halaman yang digunakan oleh Tim Kaji Ulang untuk menerima disposisi dari sekretariat ULP atas dokumen RPP yang telah lengkap dan valid seperti pada Gambar 5.23

Gambar 5.23 halaman paket kaji ulang oleh tim

Halaman Kaji Ulang Dokumen RPP Merupakan halaman yang digunakan oleh Tim Kaji Ulang untuk melihat dan melaksanakan proses kaji ulang atas dokumen RPP seperti pada Gambar 5.24

14

Gambar 5.24 halaman kaji ulang dokumen RPP

Cetak Berita Acara Dokumen RPP Merupakan halaman keluaran setelah melakukan proses kaji ulang dan pencetakan berita acara kaji ulang dokumen RPP seperti pada Gambar 5.25

Gambar 5.25 halaman preview cetak berita acara kaji ulang

Halaman Pokja Paket Kaji Ulang Dokumen RPP Masuk Merupakan halaman yang digunakan oleh Tim Kaji Ulang untuk menerima disposisi dari secretariat ULP atas dokumen RPP yang telah lengkap dan valid seperti pada Gambar 5.26

Gambar 5.26 halaman paket kaji ulang dokumen RPP oleh pokja

Halaman Pokja Kaji Ulang Dokumen RPP Merupakan halaman yang digunakan oleh Tim Kaji Ulang untuk melihat dan melaksanakan proses kaji ulang atas dokumen RPP seperti pada Gambar 5.27

Gambar 5.27 halaman kaji ulang dokumen rpp oleh pokja

Halaman Kepala BLP - Paket Masuk Merupakan halaman yang digunakan oleh kepala BLP untuk menerima dan melakukan persetujuan atas pelimpahan dokumen RPP yang dikirimkan oleh Pengguna Anggaran seperti pada Gambar 5.28

15

Gambar 5.28 halaman paket masuk kepala blp

Halaman Pengguna Anggaran - Persetujuan Paket Merupakan halaman yang digunakan oleh Pengguna Anggaran untuk menerima draft pelimpahan dan melakukan persetujuan atas Berita Acara dokumen RPP yang dikirimkan oleh PPK seperti pada Gambar 5.29

Gambar 5.29 halaman persetujuan paket pelimpahan

Pembahasan Dalam penerapan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang dirancang berbasis web, akan membawa perubahan dalam proses pengelolaan data, pencatatan dan pelaporan kegiatan pra pengadaan, maupun penyampaian data atau informasi terkait pengadaan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Penyampaian Dokumen RPP Dengan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang berbasis web, Pejabat Pembuat Komitmen cukup melakukan transasksi melalui aplikasi dengan melakukan upload file tanpa harus mengirim dokumen hardfile. Pencatatan dan Pelaporan Dengan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang menggunakan sistem basis data, semua data dapat terintegrasi dan tersimpan menjadi satu dalam database. Pengolahan Data Dengan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang menggunakan sistem basis data, manajemen data dilakukan oleh sistem basis data sehingga dapat dihasilkan keluaran berupa tampilan persentase dan grafik capaiannya secara realtime tanpa dilakukan pengolahan data kembali secara berulang-ulang. Laporan Dengan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang berbasis web, pihak-pihak terkait kegiatan pengadaan tersebut sudah terhubung secara sistem informasi, sehingga mereka dapat mengakses sistem untuk mendapatkan informasi proses yang dilaksanakan Bagian Layanan Pengadaan secara realtime.

V. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan Berdasarkan hasil implementasi yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Kegiatan adminisitrasi yang sebelumnya dilaksanakan secara manual, dengan adanya aplikasi sistem

informasi administrasi pengadaan barang /jasa ini, tahapan pelaksanaan pengadaan barang / jasa dapat tercatat pada sistem.

16

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pengguna Anggaran (PA) dan Kepala Bagian Layanan Pengadaan dapat mengetahui progres status pengadaan secara realtime.

3. Sekretariat Bagian Layanan Pengadaan dapat menyajikan laporan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa yang bisa digunakan oleh stakeholder seperti inspektorat.

4. Sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa yang dikembangkan menghasilkan laporan dan keluaran indikator yang masih terbatas, sehingga masih berpeluang dikembangkan lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran indikator lainnya.

Saran Sebagai masukan, penulis memberikan saran-saran untuk pelaksanaan dan pengembangan sistem informasi administrasi pengadaan barang/jasa pada Bagian Layanan Pengadaan (BLP) Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta sebagai berikut: 1. Dapat dikembangkan lebih lanjut untuk dapat diintegrasikan dengan sistem e-procurement (Sistem

Pengadaan Secara Elektronik / SPSE), mengingat beberapa fitur masih dilakukan secara manual. 2. Dikembangkan platform sistem informasi lebih lanjut untuk mengatasi kelemahan pada aplikasi yang

telah dibangun.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, 2001, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Andi Offset, Yogyakarta

Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta

Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta

Fatansyah, 2012, Basis Data, Informatika, Bandung

Jogiyanto, HM., 2005, Analisis & Desain sistem informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta

Kumorotomo, Wahyudi dan Agus Subando Margono, 1994, Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-Organisasi Publik, Gadjah Mada university Press, Yogyakarta

Oetomo B.S.D., 2006. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta, Yogyakarta