Rapport v20 bijlagen

Portals & Collaboration

Bijlagen

Auteur: Etten-Leur, 4 juni 2007

Jeroen Havermans Afstudeerstage Hogeschool Zeeland

Begeleid door: Danny Cevaal & Bart Bosma

Inhoudsopgave

1. WEL OF GEEN PORTAL .................................................................................................................................. 1

2. BENCHMARKING PORTALS (M. HECK) .......................................................................................................... 3

3. PORTAL EIGENSCHAPPEN (M. HECK) ............................................................................................................ 4

4. BENCHMARK PORTALS (L.M. VITTIE) ............................................................................................................ 6

5. PORTAL EIGENSCHAPPEN (L.M. VITTIE) ........................................................................................................ 9

6. VERKLARING KRITISCHE SUCCESFACTOREN VOOR EEN PORTAL ................................................................. 12

7. DE TERM ‘ERP’ ............................................................................................................................................ 14

8. PROCESSEN EN INFORMATIESTROMEN BINNEN EEN ERP SYSTEEM ............................................................ 17

9. OMZETGEGEVENS ERP LEVERANCIERS ........................................................................................................ 22

10. GEBRUIKERSBEOORDELINGEN VAN KLEINE ERP SYSTEMEN ...................................................................... 24

11. GEBRUIKERSBEOORDELINGEN VAN MIDDELGROTE ERP SYSTEMEN ......................................................... 26

12. GEBRUIKERSBEOORDELINGEN VAN GROTE ERP SYSTEMEN ...................................................................... 28

13. DSDM MOSCOW METHODE...................................................................................................................... 30

14. 10 TIPS OM EEN SHAREPOINT PROJECT GOED TE STARTEN ...................................................................... 32

15. DE NIEUWE MICROSOFT USER INTERFACE ................................................................................................ 34

16. TOP 10 VOORDELEN VAN SHAREPOINT 2007 ............................................................................................ 36

17. SHAREPOINT 2007 PRESENTATIE CONVERGENCE 2006 ............................................................................. 38

18. SHARED SERVICES ..................................................................................................................................... 41

19. WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0 ..................................................................................................... 42

20. INTEROPERABILITY ................................................................................................................................... 44

21. FEATURE VERGELIJKING SHAREPOINT ...................................................................................................... 46

22. MODULES DYNAMICS NAV 4.0 ................................................................................................................. 50

23. DYNAMICS NAV: 5 MANIEREN OM TE FOCUSSEN OP DE ORGANISATIE .................................................... 55

24. DYNAMICS NAV: 7 MANIEREN OM WERKPROCESSEN TE VERGEMAKKELIJKEN ........................................ 56

25. OPZET EMPLOYEE PORTAL ........................................................................................................................ 59

26. ARCHITECTUURMODEL EMPLOYEE PORTAL .............................................................................................. 60

27. WERKING WEB SERVICES .......................................................................................................................... 62

28. BUSINESS SCORECARD MANAGER 2005 & PROCLARITY ANALYTICS 6....................................................... 65

29. PROOF OF CONCEPT ................................................................................................................................. 66

30. DE TOEKOMSTIGE VALUE CHAIN .............................................................................................................. 70

31. PROCES VAN HET KLANTONDERZOEK ....................................................................................................... 74

32. ENQUÊTE BI & SHAREPOINT ..................................................................................................................... 76

33. BRANCHES BINNEN DE VOEDINGSMIDDELENSECTOR ............................................................................... 85

34. CUSTOMER CASE CITRONAS B.V. ............................................................................................................. 88

35. CUSTOMER CASE ANOVA FOOD B.V. ........................................................................................................ 91

36. CUSTOMER CASE SPECIAL FRUIT N.V. ....................................................................................................... 94

37. CUSTOMER CASE MENKEN VAN DEN ASSEM HOLDING B.V. ..................................................................... 96

38. GRAFIEKEN PER PORTAL EIGENSCHAP ...................................................................................................... 99

39. SCHOUW PORTAL ................................................................................................................................... 104

40. URENVERANTWOORDING AFSTUDEERPERIODE ..................................................................................... 107

Portals & Collaboration Bijlagen Schouw Informatisering B.V.

Auteur: J.F.M. Havermans

Hoofdstuk: 1. W

el of geen portal

1

1. Wel of geen portal

De schrijvers van het boek Portals geven in hun boeken een zestal voorbeelden van dingen die wel en

geen portal zijn volgens hen, inclusief enige argumentatie. In deze bijlage is deze in samengevatte

vorm opgenomen.

Wat is een portal NIET?

• Het intranet

Een portal is niet te vergelijken met het intranet. Als je het intranet wilt herleiden naar

personalisatie, intelligentie en één loket, dan moet er geconcludeerd worden dat het intranet

geen van deze bezit. Het intranet wordt tevens alleen gestuurd vanuit het informatieaanbod in

plaats van vanuit de gebruikersbehoefte. Wel kan de inhoud van het intranet een prima

startpunt zijn voor de portal.

• Startpagina.nl

Startpagina.nl is een website die door veel Nederlandstalige mensen wordt gebruikt als

startpunt op het internet. Startpagina heeft wel degelijk personalisatie, maar dit wordt maar

beperkt gebruikt. Intelligentie is er totaal niet en de loketfunctie is verspreid over een aantal

punten.

• Omroep.nl

Omroep.nl is het derde voorbeeld van wat een portal niet is. Omroep.nl is wel heel duidelijk

die ene toegangspoort. Je hebt vanaf de site namelijk toegang tot de informatie van alle

omroepen en de informatie van veel programma’s. Personalisatie en intelligentie ontbreekt

echter volledig.

Wat is een portal WEL?

• Corporate portal

Een corporate portal kan je bekijken vanuit verschillende invalshoeken. Je kan hem richten op

het toegankelijker maken van applicaties, consolideren van IT-producten, efficiency

verbetering van de werkplek en reduceren van de inwerktijd tot de realisatie van een service

center. De portal moet zo worden ingericht, zodat deze aansluit bij de rol van de werknemer

en in mindere mate aan de individuele voorkeuren. Binnen de rol kan de gebruiker doen aan

personalisatie. Intelligentie en het toegangsloket zijn deels aanwezig, maar ook zeer

afhankelijk van het doel dat de organisatie voor ogen heeft.

• Amazon.com

Amazon.com heeft alle drie de aspecten van de portal in zich. Gebruikers zijn in staat om

simpel een eigen profiel aan te maken en hierbij de eigen voorkeuren in te stellen. De site



Hoofdstuk: 1. W

el of geen portal

2

toont daarnaast de dingen waar de gebruiker in het verleden ook in geïnteresseerd was en

dat allemaal via één toegangspunt (figuur 1).

• Google.com

Google.com is van oorsprong een zoek en vind website. Sinds enige tijd heeft het echter ook

persoonlijke pagina’s (na inloggen) en geeft het informatie weer die jij mogelijk interessant

vind (op basis van het zoekverleden. Ook alle drie de principes zijn bij Google aanwezig

(figuur 2).

Figuur 1: Amazon.com

Figuur 2: Google.com



Hoofdstuk: 2. Benchmarking

portals (M. Heck)

3

2. Benchmarking portals (M. Heck)

Tabel 1: Benchmark portal

Platform Fabrikant

Website

Beoordeling

Ease of Use

(25%

)

Integratie

(25%

)

Implemen-

tatie (20%

)

Manage-

bility (20%

)

Waarde

(10%

)

BEA WebLogic Platform 8.1 BEA

Systems bea.com 8.1 8 8 9 8 7

IBM WebSphere Portal for

Multiplatforms Version 5.0 IBM ibm.com 7.6 7 8 8 8 7

Microsoft SharePoint Portal

Server 2003

Microsof

t

microsof

t .com 7.9 9 7 8 8 7

Oracle AS Portal 10g Oracle oracle.c

om 7.8 7 8 8 8 8

Plumtree Enterprise Web

Suite

Plumtre

e

plumtre

e .com 8.7 9 9 8 9 8

Sun Java System Portal

Server 6.2

Sun

Micro-

systems

sun.com 8.1 7 8 9 8 9

Vignette Application

Portal 7.0 Vignette

vignette

.com 8.2 8 8 9 8 8



Hoofdstuk: 3. Portal eigenschappen (M. Heck)

4

3. Portal eigenschappen (M. Heck)

Tabel 2: Portal eigenschappen

Platform Included business services

Identity management support

Development framework

Integration Standards support

BEA WebLogic Platform 8.1

Search, content management, collaboration, Web clipping, commerce, campaign management

LDAP, SSPI (security service provider interface) supports others, includinf Netegrity and Oblix

Weblogic Workshop Borland Jbuilder

Microsoft Exchange, Lotus Notes, Oracle, SQL, Informix, Sybase DB2 Databases, Optional Liquid Data for WebLogic aggregation across data sources. WebLogic integration included, with over 50 connectors including SAP, PeopleSoft, Siebel, Oracle, and mainframe applications

J2EE, JSR 168, Struts, WSRP, XML, XMLBeans

IBM WebSphere Portal for Multiplatforms Version 5.0

Search, collaboration, document management, inline document editing, content publishing, personalization, self-registration, delegated administration, markup transcoding, dynamic language translation

LDAP, custom user registry, external authorization management, externel authentication support

Portal Toolkit JDBC, Domino, PeopleSoft, External HTML (Web Clipping)

HTML, HTTP, J2EE, JSR 168, SOAP, WML, WSRP

Microsoft Sharepoint Portal Server 2003

Document collaboration, workflow, search, surveys, projects, docuemtn and meeting workplaces, content subscription, personalization, Mysites, news, discussions

Single sign-on (internal), external SSO per portlet (Web Part) authentication, Active Directory

Via browser, using FrontPage 2003 or Visual Studio .Net

Mircosoft Office System, SAP and other back-end systems via Bizz Talk Server and custom Web Parts. Over 300 adapters supported, custom Web Parts provide integration with many other products and/or services

.Net, WebDAV, XML

Oracle AS Portal 10g

Search, workflow, document management, portlet creation, collaborative services

Single sign-on, LDAP Internet directory, API toolkit for integration with thhird-party identify management solutions

Oracle Jdeveloper Internet standard transports, Oracle AQ, MQSeries and any JMS messaging system. Oracle, DB2 Sybase, Informix, SQL Server databases en JDBC or JCA data sources. Various

HTML, JSR 168, .NET, SQL, WebDAV, WSRP, XML



Hoofdstuk: 3. Portal eigenschappen (M. Heck)

5

mainframe connectors

Plumtree Enterprise Web Suite

Search, collaboration, content management, knowlegde management, wireless access

LDAP, Windows NT Security Account Manager. Supports SSO solutions from Oblix, Negegrity, RSA Security, IBM

Any Java or .Net IDE

SAP, PeopleSoft, Siebel, Exchange, Lotus, Cognos, Documentum, Yahoo Business Messenger, Development Studio (data driver applications), Web services EDK

HTTP, HTTPS, J2EE, JSR 168, .NET, SOAP, WSDL, WSRP, XML

Sun Java System Portal Server 6.2

Identify and policy management, personalization, KM and search, content management, Webservices and development tools, collaboration, secure remote access

Single sign-on, common directory, Liberty and SAML, Windows NT domains, Java System Mobile UNIXlog, LDAP, RADIUS, SafeWord, CryptoCard, JavaCard, Smart Card

Java System Studio, Java System Portlet Builder, Java System Mobile, Application Builder

Lotus Notes, JSP provider, URL scraper, XML Channel, Calendar, Instant Messaging, Web services, RSS, Fatwire Spark Portal CM en Microsoft Exchange

HTML, iCAL, IMAP, J2EE, JavaServlets, JCA, JSP 168, Liberty, RSS, SAML, SOAP, UDDI, Web services, WSDL, WSRP, XML

Vignette Application Portal 7.0

Content management, portlet building, workflow, integration technologies

Built-in user repository, IBM Directory Server, Microsoft Active Directory, Novell eDirectory, Sun ONE Directory Server

Vignette Application Builder plus plug-ins for popular IDEs

WebConnector. Over 70 adapters for enterprise applications, including Siebel, SAP, PeopleSoft and Microsoft Enchange

J2EE, JSR 168, .NET, WSRP, XML



Hoofdstuk: 4. Benchmark portals (L.M. Vittie)

6

4. Benchmark portals (L.M. Vittie)

Bij de benchmark van L.M. Vittie uit 2004 zijn alle negen de portals getest op exact dezelfde

hardware. Hierdoor kan geen discussie ontstaan over de prestaties van de verschillende systemen.

Het gebruikte systeem was in dit geval een Dell 2650 (dual 2.2-GHz, 1 GB of RAM, Gigabit Ethernet)

draaiend op het besturingssysteem dat de voorkeur had van de portal leverancier. Als basis voor de

authenticiatie van gebruikers werden de portals getest op het kunnen omgaan met de

voorgeïnstalleerde Active Directory.

Het doel was om een portal te bouwen met een XML feed, XML koppelingen, een discussie forum,

integratie met Exchange 2000 voor e-mail, het koppelen van een onderliggende applicatie en een

survey.

Er is gelet op de mogelijkheden van de portal tot aanpassing, de beveiliging ervan en de vereiste

vaardigheden voor gebruikers zijn overwogen. Er is gekeken naar het gebruik van standaarden, de

mogelijkheid voor het koppelen van verschillende functionaliteit en tot slot de verschillende tools voor

onderlinge samenwerking.

Resultaten

De twee pakketten die het best uit de test zijn gekomen, zijn de oplossingen Oracle en Sybase. Beide

maken het voor, de zogenaamde, business mogelijk om zelf workflows en composite applications te

maken. Installatie en configuratie was eenvoudig en de minpunten waren lagen vooral in de

mogelijkheden op het gebied van forums en projectsites. De belangrijkste reden dat Sybase tweede is

geworden en niet eerste is de prijs.

Derde in deze benchmark is Plumtree geworden. Het product is qua eigenschappen en kwaliteit ver

vergelijkbaar met de twee winnaars. Er zijn alleen twee belangrijke nadelen: er is enige code vereist

voor het koppelen van meerdere portlets en de prijs is een stuk hoger dan van de andere pakketten.

Ook Sun heeft een goed product op de markt gezet. Het absoluut sterkste punt van Sun is de

personalisatie. Het is mogelijk voor iedere gebruiker om persoonlijke instellingen aan een gebruiker te

koppelen, dat is niet heel nieuw. Sun maakt het echter mogelijk om dit apparaat onafhankelijk te

doen. Stel dat je de portal gebruikt vanaf werk voor zaken van alledag, dan zijn je behoeften heel

anders dan wanneer je snel met een PDA op het vliegveld de laatste mails bekijkt. Sun springt hierop

in door personalisatie per apparaat aan te bieden.




7

Tabel 3: Benchmark portal

Oracle AS 10g Portal

Sybase Enterprise

Portal 6.0

Plumtree Enterprise

Web Suite

Sun Java System

Portal Server 6.2

Tibco Active Portal

Vignette Application

Portal 7.0

IBM W

ebSphere

Portal 5.0

Microsoft Office SP

Portal Server 2003

BEA W

ebLogic

Portal 8.1

Customization

• Development framework (20%) 5 5 4 3 4 3 3 3 3

• User personalization (15%) 4 4 4 5 4 4 4 4 2

Integration

• Collaboration/productivity

(10%)

4 4 4 3 3 4 4 5 3

• Prebuilt integration (10%) 4 4 4 3 4 3 3 3 2

• Identity management (5%) 4 4 4 4 4 3 3 2 3

• Search/doc. management (5%) 4 4 4 4 4 5 4 3 3

Architecture

• Framework (5%) 4 4 4 4 3 4 4 4 3

• Implementation (5%) 4 4 4 3 4 4 4 2 3

• Manageability (5%) 4 4 4 4 4 3 3 4 3

• Standards (5%) 4 4 4 4 2 3 4 2 3

Security features (10%) 4 4 4 4 3 4 3 3 2

Price (5%) 5 4 3 5 3 3 3 5 4

Total score (100%) 4.25 4.20 3.95 3.75 3.60 3.55 3.45 3.40 2.70

A>4.3, B>3.5, C>2.5, D>1.5, F<1.5

A-C grades include + or – in their

ranges.

Total scores and weighted scores are

based on a scale of 0-5.

B+ B+ B B B- B- C+ C+ C

Tibco, de nummer vijf, is meer een applicatie integrator dan een portal, het is dan ook niet

verwonderlijk dat Tibco juist op dit gebied goed scoort. Integratie met bijvoorbeeld XML loopt

gesmeerd en ook de portal werkt naar behoren. Meerwaarde krijgt de portal onder andere in de

mogelijkheid tot abonneren op bepaalde content, waardoor je dat als gebruiker kunt blijven volgen.

Vignette levert een goede oplossing op het gebied van document management, samenwerking in

teamverband, content management en draagt bij aan hogere productiviteit. Een groot nadeel is de

prijs die er aan verbonden is. Wil je beschikken over de volledige functionaliteit, dan moet je diep in

de buidel tasten.

WebSphere, de oplossing van IBM, wordt geprezen om de korte tijd voor installatie en configuratie.

De beveiliging is heel goed opgezet en werkt onder meer met rollen. Zoals bij veel IBM producten

vereist de portal wel een ander IBM pakket als applicatie server. Nadeel van deze oplossing is het




8

beperkte aanbod van out-of-the-box functionaliteiten, met name voor het integreren van portlets,

samenwerking en content management.

Ondanks de redelijk lage score van Microsoft SharePoint, kan deze oplossing toch meer positieve

punten aan het lijstje toevoegen dan negatieve. Negatief is met name de ondersteuning van

standaarden voor portlets en de benodigde tijd om Web services/XML met een database te koppelen.

Hele positieve geluiden zijn er over de goede integratie met Microsoft Office en Outlook, de drag-and-

drop layout (hierbij de beste van de geteste producten) en het opzetten van

samenwerkingsomgevingen. Heel mooi om te lezen in deze benchmark is de opmerking dat je niet

kunt zien waar Microsoft SharePoint begint en waar het eindigt, dit door de goede integratie met

andere producten.

De laatste plaats is naar BEA Systems gegaan. De testers vangen aan met de opmerking: ‘er is geen

nette manier om dit te zeggen: Onze testervaring met WebLogic was heel frustrerend.’ Deze

opmerking alleen zegt denk ik al voldoende. De problemen zaten in het installeren en configureren

van de portal (vooral in tijd gezien), het aanpassen van simpele dingen (zoals het bedrijfslogo) en het

gebruiken van out-of-the-box functionaliteit.

Tot slot dient bij deze benchmark wel te worden aangetekend dat de scores in deze benchmark

kunnen afwijken van de huidige scores. Producten blijven steeds in ontwikkeling. In het geval van

Microsoft bijvoorbeeld, dat nu een C+ scoort, zal in een nieuwe benchmark beduidend beter gescoord

worden. Op de convergence 2006 werd de nieuwe MOSS 2007 gepresenteerd en hierbij werd duidelijk

gedemonstreerd dat Microsoft hard is ingelopen op het gebied van empowering business users.



Hoofdstuk: 5. Portal eigenschappen (L.M. Vittie)

9

5. Portal eigenschappen (L.M. Vittie)

Tabel 4: Portal eigenschappen (1)

BEA WebLogic Portal 8.1 IBM WebSphere Portal

5.0

Microsoft Office SP Portal

Server 2003

Application creation

• Portlet-to-portlet

communication

Y Y Y

• Languages HTML, JSP, XML, XSL,

Pageflow (proprietary)

Java, JSP VB.Net, Visual C++.Net,

C#.Net, Visual J#.Net

• Portlet

builders/wizards

Y Y Y

Out-of-the-box data

sources

File, HTML, XML File, HTML, SQL/DB, Web

services, XML

Integrated collaboration

portlets

• Instant messaging Yahoo Lotus Sametime, MSN Presence only

• Forums/surveys/proj

ects

Y/N/N Y/N/N Y/Y/Y

• E-mail IMAP, Lotus Domino,

Microsoft Exchange

Lotus Notes, Microsoft

Exchange, POP3/IMAP

Microsoft Exchange 2003

• Content subscription N N Y

Standards

• Architecture JSR-168, WSRP JSR-168, WSRP Web DAV

• Metadata repository Any RDBMS supported by

Weblogic

Cloudscape, IBM DB2,

Informix, Microsoft SQL

Server, Oracle

Microsoft SQL Server

• Application server Weblogic Server 8.1 WebSphere Windows 2003 Server

• Authentication

sources

Active Directory, LDAP AD, IBM Directory Server,

iPlanet, SunONE

Active Directory

Document management Y Y Y

Work flow Y Y Y

Search capabilities Documents, file-system

content, portlets, Web

content

Documents, Web content Documents, exclude/include

configuration, file-system


content

Security features

• Internal SSO /

external SSO

Y/N Y/Y Y/Y

• Identity-management

integration

Netegrity, Oblix Netegrity, Tivoli Access

Manager

None

Price $ 57.000 per CPU Enterprise edition: $68 per

user or $26.400 per CPU;

Enable edition: $71.000 per

CPU; Extend edition:

$115.000 per CPU

SPS 2003 Server license

including 5 CALs: $5.619




10


Oracle AS 10g Portal Plumtree Enterprise Web

Suite

Sun Java System Portal

Server 6.2



communication

Y Y Y

• Languages Agnostic Agnostic Java, JSP

• Portlet

builders/wizards

Y Y Y

Out-of-the-box data

sources

File, HTML, SQL/DB, Web

services, XML


services, XML


services, XML


portlets

• Instant messaging None Lotus, Yahoo Sun IM, Sametime


ects

N/Y/N Y/Y/Y Y/Y/N

• E-mail Lotus Domino, Microsoft

Exchange

IMAP, Lotus Domino,

Microsoft Exchange

IMAP, Lotus Domino,

Microsoft Exchange

• Content subscription Y Y Y

Standards

• Architecture JSR-168, WebDAV, WSRP JSR-168, WebDAV, WSRP JSR-168, WebDAV, WSRP

• Metadata repository Oracle Microsoft SQL Server 2000

SP2, Oracle9i

LDAP

• Application server Oracle AS .Net framework, Tomcat

4.1.18LE WebLogic Server

7.0 SP1, WebSphere 4.0

Fixpack 4

IBM WebSphere, BEA

WebLogic, SunONE AS

• Authentication

sources

Active Directory, LDAP Active Directory, LDAP LDAP, RADIUS, Safeword,

SAML/Liberty, Unix

Document management Partner provided Y With FatWire SPARC

Work flow Y Y With FatWire SPARC

Search capabilities Documents, exclude/include



content

Documents, exclude/include



content

Documents, file-system

content, Web content

Security features

• Internal SSO /

external SSO

Y/Y Y/Y Y/Y


integration

AD; Blockade; Courion; Em-

Tech; Entrust; Netegrity;

Oblix; Oracle, Oracle HR;

RSA Security; Sun, SunONE;

Thor Technologies

Extensible, require

integration work

Netegrity; Oblix; Sun

Price Standard edit. $10.000 per

processor or $200 per

named user; Enterprise edit.

$20.000 per processor or

$400 per named user

$125.000 for 250 users $100 per employee




11


Sybase Enterprise Portal

6.0

Tibco Active Portal Vignette Application

Portal 7.0



communication

Y Y Y

• Languages Agnostic Java, JavaScript, JSP, .Net Java or .Net supporting

proprietary Vignette

PortalBean API or the JSR

168 Portlet Standard

• Portlet

builders/wizards

Y Y Y

Out-of-the-box data

sources


services, XML


services, XML


services, XML


portlets

• Instant messaging Y Yahoo None


ects

Y/N/N Y/Y/Y Y/Y/N

• E-mail Various Lotus Domino, Microsoft

Exchange

Lotus Domino, Microsoft

Outlook POP/IMAP

• Content subscription Y Y N

Standards

• Architecture JSR-168, WebDAV, WSRP None JSR-168, WSRP

• Metadata repository LDAP, Oracle, Sybase ASE,

Sybase SQL Anywhere

iPlanet/SunONE, Novell IBM DB2, Microsoft SQL

Server, Oracle, Sybase

• Application server Any J2EE Web container Apache/Tomcat,

iPlanet/SunONE Jrun,

WebLogic, WebSphere

IBM WebSphere; BEA

WebLogic; Apache Jakarta

Tomcat; SunONE

• Authentication

sources

Active Directory, J2EE

container-based

authentication, LDAP

Active Directory, iPlanet/Sun

and Novell

Active directory, LDAP

Document management Y Y Y

Work flow Y N N

Search capabilities Documents, file-system


content


content, portlets



content

Security features

• Internal SSO /

external SSO

Y/Y Y/Y Y/Y


integration

LDAP; Netegrity; Sybase Entrust; Netegrity; Oblix;

RSA Security

IBM Tivoli Access Manager;

Netegrity Siteminder; Oblix

NetPoint; RSA Security

ClearTrust

Price Information edition: $4.000

per CPU; Enterprise edition:

$40.000 per CPU

$250.000 for 2.000 users or

$125.000 per server

Vignette Application Portal:

starts at $75.000 per CPU



Hoofdstuk: 6. Verklaring kritische succesfactoren voor een portal

12

6. Verklaring kritische succesfactoren voor een portal

Hieronder staat de verklaring van de kritische succesfactoren voor het laten slagen van een portal.

Deze verklaring correspondeert met de in het rapport genoemde opsomming van CIBIT.

1. Sluit aan bij de bedrijfsstrategie en concrete bedrijfsdoelen

Of het nu gaat om verbetering van interne communicatie, kennisborging en -deling, betere

samenwerking richting de markt, efficiëntere interne dienstverlening of kostenbesparing:

koppel intranetontwikkelingen aan andere activiteiten binnen de organisatie. Intranet staat in

een organisatie niet op zich en is ook geen doel op zich.

2. Ontwikkel gefaseerd door: think big, act small

Maak keuzes t.a.v. doelgroepen, content en functionaliteiten op basis van concrete

organisatiebehoeften. Stel een visie voor de lange termijn vast, maar vul deze in met kleine,

concrete stappen om snel resultaat te boeken. Houd bij grote (internationale) organisaties

rekening met verschillen in deze behoeften vanwege de diversiteit aan talen, culturen,

organisatievormen en/of verantwoordelijkheden.

3. Zorg dat het intranet platform de organisatie weerspiegelt maar maak het niet

afhankelijk van de organisatievorm

Structureer het intranet op basis van het bedrijfsmodel en onderliggende primaire en

secundaire processen. Aldus sluit het intranet aan bij de dagelijkse werkzaamheden van

medewerkers en afdelingen en is de opzet minder gevoelig voor organisatieveranderingen;

4. Ontwikkel een geïntegreerd intranetplatform dat berekend is op verandering

Zet een servicegerichte architectuur op, integreer applicaties/functionaliteiten binnen een

portal en hou rekening met eisen t.a.v. groei, stabiliteit en effectief en efficiënt IT en

contentbeheer.

5. Zet de gebruiker centraal

Structureer het intranet zodanig dat het aansluit bij de informatiebehoefte van medewerkers.

Biedt meerdere ingangen zodat gebruikers op basis van eigen voorkeuren informatie kunnen

vinden. Koppel functionaliteiten en content op basis van templates en een corporate

metadatamodel op logische wijze aan elkaar.

6. Laat de gebruiker grip krijgen en houden op het intranet

Personaliseer op basis van rechten, rollen en voorkeuren, geef meerdere manieren om



Hoofdstuk: 6. Verklaring kritische succesfactoren voor een portal

13

content te ontsluiten (search, browsen, abonneren, overzicht 'nieuwe documenten' etc) en

zorg voor interactie. Geef waar zinvol medewerkers de mogelijkheid om zelf te publiceren.

7. Stimuleer actief gebruik van het intranet

Doe aan PR, biedt trainingen aan, zet makelaarsrollen in die medewerkers stimuleren het

intranet te gebruiken, ontwikkel killer applications, faseer verouderde en concurrerende

toepassingen uit (bijv. losse intranetsites, papieren telefoonboek, etc.), biedt content exclusief

via intranet aan en accepteer bij procesondersteuning geen alternatieve formulieren en/of

routes. Koppel intranet aan veelgebruikte en laagdrempelige kantoorautomatisering opdat het

genereren en opslaan van documenten en het gebruik van metadata waar mogelijk

geautomatiseerd wordt ondersteund.

8. Investeer in contentmanagement

Stel vast welke content op intranet dient te staan, wat de status van deze content is en hoe

deze beheerd wordt. Ontwikkel een organisatiebreed contentmanagementbeleid en neem

daarbij de relatie tussen intranet en andere applicaties en opslagsystemen in ogenschouw.

Zorg voor een contentmanagementsysteem dat het beheer optimaal ondersteunt.

9. Maak toegang tot het intranet laagdrempelig

Waarborg de toegankelijkheid en stabiliteit van het platform. Werk bij meerdere geïntegreerde

applicaties met single sign on en zorg voor eenvoudige toegang vanuit dislocaties (thuis, bij

de klant).

10. Zorg voor een breed draagvlak bij opzet, ontwikkeling en beheer

Hou rekening met wensen en behoeften van zowel management, afdelingen als medewerkers.

Borg afstemming en besluitvorming via een organisatiestructuur die op ontwikkeling en

beheer is afgestemd. Houdt rekening met zowel de belangen van deelnemers aan pilots als de

volgers, maar laat het tempo niet bepalen door de 'achterblijvers'. Zorg dat bij ontwikkelingen

aan andere informatiesystemen waarvan het intranet gebruik maakt (bijv. voor ontsluiting van

HRM, CRM of projectmanagement data), rekening wordt gehouden met technische en

functionele intraneteisen.



Hoofdstuk: 7. De term

‘ERP’

14

7. De term ‘ERP’

Enterprise Resource Planning tracht, zoals hierboven al genoemd, met één softwarepakket nagenoeg

alle bedrijfsfuncties af te dekken. Met ERP worden dus de logistieke, financiële en personeelsgebieden

geïntegreerd tot één oplossing [63].

Centraal binnen een ERP systeem

staan de primaire processen van

de organisatie. ERP systemen zijn

gebouwd rondom de

goederenstroom van leverancier

naar klant (en rondom de

informatiestroom van klant naar

leverancier). Je kan dit zelfs

doortrekken, door te beweren dat

de volledige Value Chain van een

organisatie bediend kan worden

door een ERP systeem (figuur 3).

In de Value Chain van een organisatie zijn alle processen c.q. stappen opgenomen, die ervoor zorgen

dat er waarde aan een product wordt toegevoegd. ERP pakketten hebben vooral een toegevoegde

waarde, omdat ze de informatie van een organisatie op een generieke en centrale plaats registreren

en verwerken.

Tegenwoordig ondersteunen ERP systemen zelfs zaken als workflow(software). Dit met het oog op

integratie en de verschuiving naar de procesgerichte organisatie, in plaats van gericht te zijn op een

functionele organisatie met losstaande systemen. Daarbij komt ook dat er naast de integratie van

interne processen ook behoefte is aan externe procesintegratie.

De externe procesintegratie betreft integratie van klanten en leveranciers, respectievelijk Customer

Relationship Management (CRM) en Supplier Relationship Management (SRM), en samenwerking

tussen de bedrijven Supply Chain Management (SCM) en Product Lifecycle Management (PLM).

Voor- en nadelen van ERP

Aan ERP systemen zijn een aantal voor- en nadelen verbonden. Hieronder staat puntsgewijs een

overzicht van de belangrijkste [10, 63, 66].

Voordelen:

Figuur 3: ERP pakket rondom een Value Chain




‘ERP’

15

• Integratie: meer samenhang tussen de bedrijfsprocessen. Dit verminderd redundantie en

fouten in de gegevens. Tevens hoeven de gegevens maar één keer ingevoerd te worden.

• Procesgerichtheid: ERP ondersteund geen activiteiten op afdelingen, maar processen over de

hele organisatie (en daarbuiten). Dit is onderdeel van de workflow management oplossingen

van ERP. De time-to-market van de organisatie wordt daarmee verkort. Ook is het mogelijk

deze processen de managen en problemen snel op te sporen.

• Openheid: ERP kan redelijk eenvoudig communiceren met andere systemen. Hierdoor is het

ook beter mogelijk aan ketenintegratie c.q. SCM te doen.

• State of the art: Er gebeurd zeer veel onderzoek op het gebied van ERP. De systemen worden

dan ook elke release beter en uitgebreider.

• Bedrijfstakgericht: Veel ERP vendors zorgen ervoor dat de software meerdere bedrijfstakken

ondersteund. Deze zogenaamde ‘industry solutions’ worden ook steeds uitgebreider.

• Internationalisering: ERP werkt over locaties, bedrijven en landsgrenzen heen. Ideaal voor

Multinationals.

• Betere liquiditeitspositie: door snellere facturatie kan de liquiditeitspositie van een organisatie

worden verbeterd.

• Best practices: ERP is opgebouwd uit best practices. Organisaties die hiervan willen afwijken

moeten zich afvragen of zij daadwerkelijk beter zijn dan een best practice. Vaak is dit echter

niet zo en is het beter de organisatie aan te passen op de best practice.

• Bekendheid: ERP software kent een redelijk korte inwerktijd alvorens medewerkers hiermee

uit de voeten kunnen. Veel geld voor trainingen kunnen de organisaties dus op zak houden.

Nadelen:

• Hoge kosten: de kosten van de softwarelicenties zijn vrij hoog. De kosten voor de

consultancy en implementatie die daarbij komen overstijgen deze kosten vaak nog met een

factor 2 tot 5.

• Lange implementatietijd: implementatie duurt vaak langer dan een jaar bij een grote

onderneming en 3 tot 6 maanden bij het MKB.

• Geen maatwerkoplossingen: ERP blijft een standaardoplossing. Gebruikers moeten dus water

bij de wijn doen om hun functie uit te kunnen voeren. Maatwerk kan natuurlijk altijd bereikt

worden, maar de kosten hiervoor zijn veel hoger.

• Er is procesreorganisatie vereist als een ERP systeem wordt geïmplementeerd, zeker als er

voor een redelijk standaardpakket wordt gekozen.

Achtergrond van ERP

Het oudste ERP systeem dateert reeds uit omstreeks 1970. Het Duitse SAP AG was destijds de eerste

organisatie die met een dergelijk pakket op de markt kwam en tot op heden is SAP AG nog steeds één

van de marktleiders in deze branche [4]. Oorspronkelijk waren ERP systemen, zoals SAP AG, gericht




‘ERP’

16

op het integreren van het operationele niveau in een organisatie. Oplossingen voor andere

toepassingen, zoals die voor bedrijfsintelligentie, waren vooral gericht op het maken van tactische

beslissingen op basis van operationele gegevens uit de ERP systemen. Tegenwoordig is dit al lang niet

meer zo, een ERP systeem verleend services aan vrijwel iedere afdeling en op ieder niveau (ook

strategisch).

Als we helemaal terug gaan naar de basis van ERP en daarvoor, dan zien we dat het is voortgekomen

uit MRP I en MRP II. Bij Material Requirements Planning (MRP I) werd aan de hand van stuklijsten en

geprognosticeerde vraag naar producten, berekend welke productie- en inkooporders te verwachten

waren. De opvolger van MRP I was Manufacturing Resource Planning (MRP II). MRP II is een

uitbreiding tot een meer integraal planning- en besturingsconcept. MPR II houdt bijvoorbeeld rekening

met beschikbare productiecapaciteiten van een organisatie. Het grote nadeel van MRP I en II was dat

deze beperkt waren tot het gebruik binnen één organisatie en één vestiging. ERP maakt juist wel die

stap naar de internationalisering van organisaties.

In de laatste jaren is de functionaliteit van ERP systemen niet beperkt gebleven tot het

oorspronkelijke aanbod, maar veel verder uitgebreid. Denk hierbij aan Customer Relationship

Management (CRM), verkoopondersteuning, Supply Chain Management (SCM), Workflowmanagement

en Human Resource Management (HRM). Dit is tevens een trend die zich doorzet. Steeds meer en

meer bedrijfsfuncties worden ondersteund door ERP.



Hoofdstuk: 8. Processen en inform

atiestromen binnen een ER

P systeem

17

8. Processen en informatiestromen binnen een ERP systeem

In deze bijlage worden de processen en de informatiestromen die binnen een ERP systeem actief zijn

besproken. Deze zijn met name afgeleid uit presentaties en artikelen over SAP en Oracle. Ze geven

een globaal beeld van ERP systemen.

Processen

Steeds vaker zie je een verschuiving in organisaties. Vanuit een functionele organisatie wordt er

overgegaan naar een procesgerichte organisatie. Ook ERP systemen zijn proces gericht.

Figuur 4 is een voorbeeld van

de processen die in een ERP

systeem zouden kunnen zitten.

Links zie je de leverancier en

rechts de klant. De pijlen geven

de productstroom (links �

rechts) en de informatiestroom

(rechts � links) aan. Alle

vierkante blokken in dit figuur

kunnen gezien worden als de

functies die met het systeem

uitgevoerd kunnen worden.

Een ander figuur dat gebruikt

kan worden om de functies van

een ERP systeem te begrijpen is de Value Chain van een organisatie. Alle hoofdprocessen hierin, plus

de ondersteunende processen, vormen samen eigenlijk de vereiste functionaliteit van een ERP

systeem. Door de ervaring van de ERP leveranciers en de best practices waarop de systemen zijn

gebaseerd komt het namelijk niet vaak voor dat een organisatie veel processen heeft die niet worden

ondersteund door standaard ERP (of één van de add-on modules).

In mijn persoonlijke optiek, bediend een ERP systeem elf globale gedefinieerde processen:

• Inkoop

• Verkoop

• Productie

• Planning

• Logistiek & warehousing

Figuur 4: functies ERP systeem





P systeem

18

• Financiën

• HRM

• Service & onderhoud

• Kwaliteitsmanagement

• Productontwikkeling

• Analyse

Ik zal niet verder ingaan op het uitsplitsen van deze processen in een verder detail niveau. Daarover

zou namelijk al een rapport op zich geschreven kunnen worden.

Het spreekt redelijk voor zich wat er onder elk proces verstaan wordt. Voor het primaire proces van de

meeste organisaties zijn inkoop, verkoop, productie, planning, logistiek & warehousing, financiën en

kwaliteitsmanagement vereist. De andere processen (HRM, service & onderhoud, productontwikkeling

en analyse) zijn meer ondersteunend. Het enige proces dat misschien iets wat vreemd is in het geheel

is kwaliteitsmanagement. Dit lijkt mij toch een kritiek proces, vooral in branches waar gewerkt wordt

met etenswaren of waarbij een fout grote consequenties zal hebben.

Ook de modules van Oracle, SAP en

Microsoft sluiten aan bij de

bovengenoemde opsomming. Het

overzicht van de Oracle modules

staat in figuur 5 en het overzicht van

de SAP modules staat in figuur 6

[57]. Microsoft Dynamics komt

uitgebreid aan bod in hoofdstuk 7.

Natuurlijk geeft ook elke leverancier

zijn eigen draai aan het systeem,

door zich te kunnen onderscheiden

met andere functionaliteit.

Figuur 5: Oracle modules





P systeem

19

Informatiestromen

Binnen ERP systemen wemelt het van de informatiestromen. Het merendeel gebeurd buiten het zicht

van de gebruiker, maar ook regelmatig is de gebruiker betrokken. Hieronder zal voor drie processen

(inkoop, productie, verkoop) worden ingegaan op de informatiestromen. Er zal alleen binnen de

organisatie gekeken worden en niet naar de informatiestromen vanuit externe partijen, want dan

zouden we SCM bekijken en niet ERP.

Inkoop proces

Het inkoop proces kan, volgens Dhr. J. Heerema van SAP Nederland, worden onderverdeeld in een

achttal stappen:

1. Bepalen van de eisen;

2. Offertes aanvragen;

3. Leveranciersselectie;

4. Inkoop order plaatsen;

5. Inkoop order monitoren;

6. Goederen ontvangst;

7. Factuur verificatie;

8. Afhandeling van betalingen.

Figuur 6: SAP Modules





P systeem

20

De rol van een ERP-pakket in dit

proces is natuurlijk niet het

belangrijkste. Dat is namelijk het

goed ontvangen van je order en

het netjes afhandelen ervan. Het

ERP-pakket komt echter bij een

aantal stappen terug (figuur 7).

Nadat een leverancier is

geselecteerd, moet de leverancier

worden ingevoerd in het ERP

pakket, alvorens er een order

aangemaakt kan worden. Vervolgens wordt er dus een inkooporder aangemaakt, met eventueel

aanverwante documenten en contracten. Tot de daadwerkelijke levering, zal het ERP systeem alleen

dienen als monitor voor de status van de order.

Op het moment van levering, zullen de gegevens van de order worden aangepast (bijvoorbeeld:

status = ontvangen). Verder worden de gegevens over de huidige voorraad bijgewerkt en wordt er

een ‘seintje’ gegeven aan de financiële afdeling. De financiële afdeling is als laatste in dit proces

verantwoordelijk voor de verificatie van de gegevens en het afhandelen van de betaling.

Één proces betrekt dus heel duidelijk tal van afdelingen in een organisatie en ook steeds wordt het

ERP systeem aangesproken om de taak van de afdeling te voldoen.

Productie order proces

Het proces voor het produceren van een order kent elf stappen, namelijk:

1. Order aanvraag;

2. Order aanmaken;

3. Machines plannen;

4. Order vrijgeven;

5. Order printen;

6. Materiaal aanvoeren;

7. Order uitvoeren;

8. Order bevestigen;

9. Goederen ontvangst;

10. Order afrekenen;

11. Archiveren van de order.

Figuur 7: Inkoopproces





P systeem

21

Figuur 8: Productie proces

Figuur 9: Verkoopproces

Ook bij dit proces zien we de

aanwezigheid van een ERP

systeem heel duidelijk naar voren

komen (figuur 8). Een order wordt

eerst aangemaakt in het systeem,

de bijbehorende machines worden

gepland, de order worden

vrijgegeven en geprint. De

benodigde materialen worden

vervolgens aangevoerd, wederom

met behulp van het ERP systeem

(daarin staat immers wat waar

staat). Na de daadwerkelijke productie worden de gegevens over de nieuwe voorraad bijgewerkt,

wordt de order betaald en de order gearchiveerd. Het systeem doet tijdens het productieproces dus

eigenlijk nog meer stappen (in aantal), dan de medewerkers.

Order fulfillment proces

Het voldoen van een klantorder kent een zevental stappen. In figuur 9 staat ook heel duidelijk door

welk systeem een stap wordt getriggerd en naar welk systeem gegeven worden gestuurd.

1. Verkoop order invoeren

2. Controleren van de

beschikbaarheid

3. Klaarzetten van de order

4. Transporteren

5. Ontvangen van de order

6. Goederen afhandeling

7. Betaling

Bij het invoeren van de order

worden er gegevens in het ERP

systeem geplaatst en vervolgens

wordt er automatisch gekeken naar de beschikbaarheid. Indien een order uitgeleverd kan worden,

wordt deze klaargezet en getransporteerd. Als de goederenafhandeling eenmaal geregeld is wordt tot

slot van dit proces de betaling geregeld, waarmee het proces ten einde komt.

Nu er drie hoofdprocessen zijn behandeld, mag het duidelijk zijn dat het ERP systeem vaak betrokken

is en door alle afdelingen heen gaat voor één enkel proces. De eerder genoemde verschuiving van

functionele organisatie naar procesgerichte organisatie is dan ook heel logisch.



Hoofdstuk: 9. Omzetgegevens ER

P leveranciers

22

9. Omzetgegevens ERP leveranciers

Tabel 7: Top Tien ERP leveranciers in Nederland naar omzet.

In € 1000,-. Unit 4 Agresso is totale omzet in Nederland. Omzet in business software in de Benelux van Unit 4 was in 2005 €

54,3 miljoen, 15% meer dan in 2004.

Nr. Bedrijfsnaam 2001 2002 2003 2004 2005 % Ch. % Totaal

1 SAP Netherlands BV (NL) 185.856 181.264 169.322 202.406 213.966 5,7 24,8

2 Oracle Nederland BV (NL) 134.617 129.958 111.604 105.481 120.678 14,4 14,0

3 Microsoft BV (NL) 68.502 93.193 114.320 118.471 113.268 - 4,4 13,1

4 Exact Holding NV (NL) 98.574 96.488 92.900 93.000 103.183 10,9 12,0

5 Unit 4 Agresso (NV) 88.347 82.412 70.722 85.000 99.00 16,5 11,5

6 ADP Nederland (BV 47.879 53.267 59.077 59.439 62.321 4,8 7,2

7 Arinso (NL) 24.800 26.000 25.000 28.000 32.800 17,1 3,8

8 SSA Global ($) (VS) 5.000 2.600 25.000 28.000 32.000 14,3 3,7

9 IBS Nederland (euro) (NL) 24.592 26.816 23.267 25.272 25.641 1,5 3,0

10 CTAC Align NV (NL) 20.635 14.219 10.684 13.019 22.704 74,4 2,6

11 Afas Nederland (NL) 12.199 13.521 17.212 19.142 21.668 13,2 2,5

12 QAD Netherlands (NL) 18.453 12.472 7.473 11.783 12.725 8,0 1,5

13 IFS (SE) 4.800 5.300 3.100 3.000 3.000 0,0 0,3

Totaal: 734.254 740.510 729.681 792.013 862.954 9,0 100,0

Gemiddeld: (Lege velden

worden niet meeberekend)

56.481 56.962 56.129 60.924 66.381

Verandering totaal: 12,52% 0,85% - 1,46% 8,54% 8,96%

Tabel 8: Top Tien ERP wereldmarktleiders naar omzet.

In € miljoen.

Nr. Bedrijfsnaam Curr 2002 2003 2004 2005 2006 % totaal % groei

1 Oracle € 10.263 8.385 8.176 9.392 11.777 43,5 25,4

2 SAP € 7.413 7.025 7.514 8.513 9.620 35,5 13,0

3 Sage Group € 956 998 1.013 1.134 1.327 4,9 17,0

4 Infor-SSA € 435 528 915 1.024 1.277 4,7 24,6

5 Microsoft € 327 502 606 631 753 2,8 19,2

6 Hyperion € 522 458 423 559 627 2,3 12,1

7 Lawson+Intentia € 852 623 291 583 600 2,2 2,9

8 Swisslog € 490 449 565 556 570 2,1 2,4

9 i2 Technologies € 964 438 322 268 278 1,0 3,8

10 IBS € 275 262 259 263 276 1,0 5,0

Totaal € 22.497 19.668 20.084 22.925 27.105 100 18,2



Hoofdstuk: 9. Omzetgegevens ER

P leveranciers

23

Tabel 9: Toegevoegde waarde SAP, Oracle, Microsoft

Bedrijfsnaam 2001 2002 2003 2004 2005

Microsoft Corporation ($) (VS) 100 106,1 121,3 137,9 153,8

Oracle Corporation ($) (VS) 100 95,8 94,3 104,0 121,1

SAP AG (DE) 100 102,4 100,11 109,8 126,5

Tabel 10: Operationele marge SAP, Microsoft Sage, Oracle

Nr. Bedrijfsnaam 2004 2005

1 Oracle Corporation ($) (VS) 38,1 39

2 Microsoft Corporation ($) (VS) 24,5 36,6

3 SAP AG (DE) 26,9 27,4

4 Sage Group Plc, The (GB) 27 27,2

Totaal: 117 130

Gemiddeld: (Lege velden worden niet meeberekend) 29 33

Verandering total: 14,71% 11,11%



Hoofdstuk: 10. Gebruikersbeoordelingen van kleine ERP system

en

24

10. Gebruikersbeoordelingen van kleine ERP systemen

Deze bijlage bevat vijf grafieken met betrekking tot de gebruikersbeoordelingen van ERP systemen

voor kleine organisaties. De gegevens dateren uit 20 september 2005 [22].

Bij de leveranciers voor de kleinere organisaties zijn de verschillen onderling heel klein. Bij alle vijf de

beschreven gebieden verschilt de score niet meer dan één punt op de schaal van vijf. Visma Business

scoort het beste in deze benchmarks, maar dit is een product dat alleen in het Zweeds te verkrijgen.

De goede opvolger is MBS (Microsoft Business Solutions) Navision, dat overall 3.5 op de schaal van 5

scoort.



Hoofdstuk: 10. Gebruikersbeoordelingen van kleine ERP system

en

25



Hoofdstuk: 11. Gebruikersbeoordelingen van middelgrote ERP system

en

26

11. Gebruikersbeoordelingen van middelgrote ERP systemen


voor middelgrote organisaties. De gegevens dateren uit 15 september 2006 [21].

Bij de leveranciers voor de middelgrote organisaties zijn de verschillen onderling ook niet groot.

Overall scoren MBS Axapta en MBS Navision heel goed. Andere bekendere pakketten, zoals Agresso

en JD Edwards (nu Oracle) en MBS X AL volgen heel snel.



Hoofdstuk: 11. Gebruikersbeoordelingen van middelgrote ERP system

en

27



Hoofdstuk: 12. Gebruikersbeoordelingen van grote ER

P system

en

28

12. Gebruikersbeoordelingen van grote ERP systemen


voor grote organisaties. De gegevens dateren uit 20 september 2005 [20].

Bij de leveranciers voor de grote organisaties staan de beoogde nummers één, twee en drie ook

daadwerkelijk op die plaatsen in de overall benchmark. De eerste plaats is voor Oracle, de tweede

plaats voor Peoplesoft en de derde plaats voor SAP R/3. Deze drie handhaven bij de meeste

onderdelen nu posities, maar op gebruikersgemak en value for money scoren ze beduidend lager.



Hoofdstuk: 12. Gebruikersbeoordelingen van grote ER

P system

en

29



Hoofdstuk: 13. DSD

M MoS

CoW m

ethode

30

13. DSDM MoSCoW methode

Dynamic Systems Development Method (DSDM) is een methode om IT-projecten succesvol uit te

voeren. De methode is onafhankelijk van leveranciers, ontwerpmethoden en ontwikkelomgevingen

[9]. Kenmerken van DSDM zijn: de intensieve gebruikersparticipatie, het evolutionair prototypen, de

kwaliteit en de snelheid. De ontwikkelmethode is toe te passen op zowel kleine als grote systemen.

DSDM is gebaseerd op een iteratieve, incrementele opleverstrategie. Deze strategie maakt het

mogelijk IT-projecten in kortere tijd op te leveren en daardoor sneller meerwaarde te genereren voor

de gebruikersorganisatie. Kenmerkend is dat het ontwikkelproces van de op te leveren functionaliteit

continu wordt gestuurd. Hierdoor wordt bewerkstelligd dat die functionaliteit wordt opgeleverd

waaraan de gebruikersorganisatie het

meeste behoefte heeft. Met name in

situaties waarin de oplevertermijn wel

vaststaat, maar de op te leveren

functionaliteit nog niet volledig

uitgespecificeerd is, is deze methode

van ontwikkelen zeer succesvol

gebleken.

De DSDM methodologie heeft vier kerntechnieken. Het betreft hier MoSCoW, prototyping, workshops

en timeboxing [69]. De techniek die in dit rapport gehanteerd zal worden in de MoWCoW methode.

MoSCoW is een afkorting voor ‘Must have, Should have, Could have, Won’t have’. Alle vier de have’s

staan voor de prioriteit die een functie moet krijgen:

• Must have fundamentele functionaliteit;

• Should have belangrijke functionaliteit (in waarde of impact);

• Could have functionaliteit die op de korte termijn niet belangrijk of noodzakelijk is;

• Won’t have functionaliteit voor later!

Het is echter niet zo dat de functionaliteit die

wordt ingedeeld bij ‘won’t have’ niet nodig is

en nooit toegevoegd zal worden. Dit is

functionaliteit die in een later stadium

belangrijk kan worden of dan een goede

toevoeging kan leveren.

‘The key is not to prioritize what’s on your schedule,

but to schedule your priorities’

– Stephen Covey (auteur)

Figuur 10: DSDM methode



Hoofdstuk: 13. DSD

M MoS

CoW m

ethode

31

Waarom niet alles in één keer is een hele logische vraag. Het antwoord hierop is redelijk simpel.

Wanneer er voor gekozen wordt om de belangrijkste zaken eerst op te leveren wordt er direct een

hoge business value geleverd aan de organisatie. Verder geeft het flexibiliteit in het plannen van de

functionaliteit en wordt er gezorgd dat gebruikers niet in één keer een overdosis aan nieuwe

functionaliteit krijgen. Geleidelijke invoer van nieuwe functionaliteit werkt immers vaak het beste.



Hoofdstuk: 14. 10 tips om

een SharePoint project goed te starten

32

14. 10 tips om een SharePoint project goed te starten

Dit hele rapport gaat in op wat SharePoint kan betekenen voor Schouw Informatisering en haar

klanten. De komende pagina loopt al iets hierop vooruit door te kijken naar wat er van belang is om

een project goed te starten.

Optimus BT, een organisatie gespecialiseerd in onder andere SharePoint portal, heeft op haar website

een document gepubliceerd over tien tips om een SharePoint project goed te starten [56]. Hieronder

volgt een samenvatting hiervan.

• Bepaal een visie voor SharePoint

Bepaal als organisatie wat SharePoint kan betekenen voor de organisatie. Denk aan hoe je het

gaat inzetten (intranet, extranet of een samenwerkingsplatform) en hoe je het gaat

implementeren.

• Stel een business case op, voordat je start met investeren

Stel voordat je start met SharePoint een business case op waarin alle kosten worden

meegenomen, er aandacht wordt geschonken aan het doel en de gebruikers. Hierdoor wordt

het project meer gefocused op hetgeen waarom het gaan.

• Zoek een pilot organisatie

Voordat je start met het verkopen van SharePoint aan andere organisaties of divisies, is het

belangrijk dat je eerst gaat implementeren bij een pilot organisatie. Op deze manier leer je

goed wat belangrijk is en wat je in de gaten moet houden.

• Zorg dat je voldoende mensen betrekt bij het project

Het is belangrijk dat er bij het project mensen betrokken worden uit elke laag van de

organisatie. Betrek mensen uit de directie, verschillende afdelingen en geografische gebieden.

Op deze manier is de acceptatie kans het grootst.

• Ontwikkel gebruikersprofielen

Nadat de fase van onderzoek en discussie is afrond is een goede vervolgstap het maken van

een aantal gebruikersprofielen. Spits deze profielen toe op de behoeften en must haves. Op

deze manier wordt er duidelijk waar op gelet moet worden.



Hoofdstuk: 14. 10 tips om

een SharePoint project goed te starten

33

• Verzamel bestaande content

Er is vaak al een grote hoeveelheid content aanwezig binnen organisaties. Deze moet

verzameld worden, zodat er al in een vroeg stadium structuur in de portal gebracht kan

worden.

• Creëer processen voor content ontwikkeling, publicaties en administratie

‘content is king in portals’, zorg daarom voor gedegen processen voor de publicatie van

content. Zorg ervoor dat het proces niet te open wordt en niet te bureaucratisch. Zorg er wel

voor dat niet iedere gebruiker zomaar content kan publiceren.

• Bouw de portal infrastructuur zodat deze open en veilig is

Bouw de portal op een manier dat er eenvoudig gecommuniceerd kan worden tussen

medewerkers en externe partners, maar wel voorzien van het nodige beveiligingsniveau.

• Implementeer kritieke bedrijfsprocessen in de portal

Maak de portal meer dan alleen content. Maak de portal een onderdeel van de

bedrijfsprocessen van de organisatie.

• Verse content en continue ontwikkeling

Een portal moet niet te statisch worden, maar een fris uiterlijk hebben. Je kan het vergelijken

met een dagelijkse krant die elke dag het laatste nieuws brengt, soms voorzien van een nieuw

uiterlijk of andere nieuwe dingen.

Tot slot van deze lijst met tips een mooie quote van Optimus BT om mee af te sluiten:

‘SharePoint is not a mere investment into any other IT infrastructure but it is a

unique Business tool whose prime focus is the Business users of any organization.

Implementation of SharePoint will offer you assured savings within a reasonable

timeframe.’



Hoofdstuk: 15. De nieuwe Microsoft User Interface

34

15. De nieuwe Microsoft User Interface

Met de komst van de nieuwe versie van Dynamics NAV en de introductie van Office 2007 is tevens de

nieuwe user interface geïntroduceerd. Deze nieuwe user interface is onderdeel van de visie van

Microsoft waarmee wordt nagestreefd dat alle applicaties dezelfde ‘look-and-feel’ krijgen. Als immers

alle applicaties op elkaar lijken en ook werken volgens dezelfde interface, zullen gebruikers hier sneller

mee leren omgaan en een hogere productiviteit krijgen.

Door twee onafhankelijke partijen is in november 2006 onderzoek gedaan naar deze nieuwe user

interface, om te onderzoek of de nieuwe interface daadwerkelijk de beoogde voordelen zal opleveren.

Het onderzoek van Answers Research Inc heeft zich gericht op het onderzoeken van de productiviteit

in zowel korte als lange termijn, de leercurve van de UI, de voordelen van de UI en de vraag naar

helpdesk en support ondersteuning [1]. Hierbij is gebruik gemaakt van de tweede beta release van de

nieuwe Office 2007 versie.

Over het algemeen waren de gebruikers heel tevreden met de nieuwe user interface. Ze geloofden

tevens dat het hun productiviteit zal verhogen, indien dat na een korte gebruiksperiode nog niet het

geval was. De leercurve die benodigd is voor de overstap zal gemiddeld twee tot drie weken in beslag

nemen en de vraag voor ondersteuning zal minimaal zijn.

Het tweede onderzoek is uitgevoerd door Forrester Consulting. Ook dit onderzoek heeft zich weer

toegelegd op het gebruik en de ervaringen van gebruikers met de nieuwe versie.

De respondenten van dit onderzoek geloven dat de nieuwe user interface een substantiële verbetering

is in vergelijking met eerdere versies [13]. De tevredenheid van de gebruikers was heel hoog en

iedereen vond de user interface en gelikt en stijlvol uitzien. Heel veel nieuwe functionaliteit is er op

het eerste gezicht niet toegevoegd, maar met name de brede balk aan de bovenkant (ribbon) met de

mogelijke functies zorgt voor dat extra stukje gemak.

De respondenten van dit onderzoek verwachten, in tegenstelling tot het onderzoek van Answers

Research Inc, dat de productiviteit in het begin wel zal gaan dalen. De verwachting is wel dat het snel

weer zal gaan stijgen en zeker de grens van de 2003 versie zal overstijgen.

De vraag naar ondersteuning van de helpdesk zal volgens deze gebruikers ook niet gaan toenemen,

hooguit een klein beetje in de eerste dagen. Alle respondenten hebben dan ook geen stappen

ondernomen om meer mensen op de ondersteuning van de nieuwe Office te zetten.



Hoofdstuk: 15. De nieuwe Microsoft User Interface

35

Wat mooi is aan het onderzoek van Forrester is dat zij een aantal ‘lessons learned’ hebben bepaald

voor organisaties die de stap nog moeten maken. Als eerste wordt aangeraden om te bepalen hoeveel

de organisatie vertrouwd op Office tools, dit met het oog op de geschikte training. Verstrek ook

trainingsvideo’s van Microsoft, zodat medewerkers zelf al enige training kunnen doen en tot slot is het

belangrijk om duidelijk te communiceren wat voor upgrade er gepland staan en hoe dit zal worden

opgepakt.

Op basis van de twee onderzoeken mag dus wel geconcludeerd worden dat Microsoft een goede stap

heeft gezet in het maken van een goede, flexibele en consistente user interface. Natuurlijk veranderd

er iets in de organisatie en er zal training nodig zijn, maar het merendeel van de respondenten ervaart

de nieuwe user interface als een vooruitgang.



Hoofdstuk: 16. To

p 10 voordelen van SharePoint 2007

36

16. Top 10 voordelen van SharePoint 2007

Net als bij ieder ander Microsoft product, zijn er ook voor SharePoint 2007 een aantal voordelen

gepubliceerd [39]. Hieronder staat deze top 10 weergegeven.

1. Leveren van een simpele, bekende en consistente gebruikerservaring

SharePoint 2007 is sterk geïntegreerd met de bekende desktop applicaties, e-mail en de web

browser. Op deze manier krijgen alle applicaties een soortgelijke look and feel ervaring.

2. Verhogen van de productiviteit door het vereenvoudigen van de alledaagse

activiteiten

Er worden out-of-the-box workflows gefaciliteerd voor allerlei zaken binnen de organisatie.

Hierdoor zijn veel processen binnen een organisatie snel op te zetten via de elektronische

weg.

3. Regelgeving voor het omgaan met content

Door het speciferen van beveiligingsinstellingen, opslag beleid, auditing en vervaldatums voor

bestanden en records, kan je gaan voldoen aan regelgeving. Het wordt eenvoudiger om dit op

te zetten met SP.

4. Effectief managen en hergebruiken

Business users zijn zelf in staat om content toe te voegen en te muteren. De IT afdeling komt

hier helemaal niet meer aan te pas.

5. Versimpelen van de toegang tot gestructureerde en ongestructureerde informatie

verdeeld over de gehele organisatie.

Zorgen dat gebruikers toegang krijgen tot de systemen die zij nodig hebben voor het

uitvoeren van hun functie via SharePoint 2007. Hierbinnen zijn gebruikers zelf in staat om

gepersonaliseerde views te maken, etc.

6. Verbinden van mensen met informatie en expertise

De enterprise search van SharePoint 2007 maakt het mogelijk om te zoeken in/naar business

data, documenten, web pagina´s en mensen om de beste resultaten te kunnen presenteren.

7. Versnellen van bedrijfsprocessen, zowel binnen als buiten de organisatie.

Verkrijgen van informatie afkomstig van klanten, partners en leveranciers via zelfgemaakte

processen. Dit zonder coderen en met slechts een paar muiskliks.



Hoofdstuk: 16. To

p 10 voordelen van SharePoint 2007

37

8. Delen van informatie, zonder de gevoelige informatie prijs te geven

Geven van overzichten, grafieken, en spreadsheets bestaande uit real-time gegevens via Excel

Services, zonder dat hier vertrouwelijke gegevens openbaar worden gemaakt.

9. Zorgen voor betere beslissingen, doordat de benodigde informatie allemaal

beschikbaar is via één centrale locatie.

Maken van interactieve BI portals die data uit verschillende bronnen samenbrengen via één

portal. Bestaande uit dashbords, web parts, scorecards, KPI’s en andere business data. Ook

uitgerust met een report center voor het snel kunnen maken van rapporten.

10. Leveren van één geïntegreerd platform om het intranet, extranet en internet

applicaties te managen.

SharePoint 2007 is een open en schaalbare architectuur, met ondersteuning van Web Services

en andere standaarden (zoals XML an SOAP). Met deze opties is het mogelijk verschillende

oplossingen aan te bieden vanuit dit ene platform.



Hoofdstuk: 17. SharePoint 2007 presentatie Convergence 2006

38

17. SharePoint 2007 presentatie Convergence 2006

Tijdens de Convergence 2006 (Bellevue Washington, May 15 2006), het jaarlijks terugkerende

evenement van Microsoft, heeft Bill Gates een voordracht gegeven over zijn visie op de huidige

industrie en hoe SharePoint 2007 hier ingezet kan worden.

Volgens Bill Gates zijn er in de huidige industrie een zestal megatrends, die zijn:

• Performance van ‘wintel’ hardware

Er worden vanuit de gebruikers en ook vanuit softwarefabrikanten steeds hogere eisen

gesteld aan de hardware. Leveranciers zijn dan ook verplicht om veel geld te investeren in

onderzoek naar betere en snellere hardware.

• Wireless, portable, tablet pc, telefoon

Steeds meer apparatuur wordt mobiel en lichter van gewicht. Gebruikers willen meer offline

van hun werkplek kunnen doen en meer mogelijkheden hebben tijdens bijvoorbeeld

presentaties.

• SOA, Web services/XML

SOA en Web services zijn op dit moment de grootste verandering in de architectuur van

applicaties. Dit kan grote voordelen opleveren in de nabije toekomst, bijvoorbeeld op het

gebied van ontsluiting naar externen en ketenintegratie.

• Digitale workstyle en lifestyle

Meer en meer gebeurd op afstand, zonder dat er persoonlijk contact nodig is. Mensen groeien

nu op omringd door apparatuur en baseren hier hun leven op.

• Digitalisatie van de economie

Kopers en verkopers vinden elkaar steeds meer via een digitale manier. Denk hier alleen al

aan het tal van online winkels en marktplaatsen. Ook B2B wordt er veel digitaal

gecommuniceerd.

• Software breakthroughs

Op het gebied van software zijn bedrijven veelal geïnteresseerd in verhoogde controle op

gegevens, ondermeer voor accountantsverklaringen en regelgeving vanuit de overheid.

Daarbij willen mensen en bedrijven meer informatie met elkaar kunnen delen.




39

De ‘weg naar succes’, zoals Bill Gates deze noemt, kent echter één groot probleem. Er is vaak een gat

tussen dat wat is opgeslagen en de gebruiker. Niet alles komt uit het systeem en soms worden

mensen zelfs verrast door hetgeen eruit komt. Daarnaast worden ook veel dingen nog steeds geprint.

De oorzaak van dit probleem is een barrière tussen dingen die diep in het systeem zitten (duizenden

tabellen) en de meer Ad-Hoc werkwijze van de mensen die ermee werken.

Microsoft zegt met Office 2007 (incl. SharePoint) de oplossing te hebben. Zij trekken de analogie met

Office 1997. Die versie van office had destijds alle tools die nodig waren om een functie uit te voeren

en Office 2007 wordt dat nu ook, maar dan met andere tools (figuur 11).

Verticale systemen zijn over de jaren

heen niet meegegroeid met de wensen

aan de client-zijde. Allen hebben andere

functies, bijna niets wordt gekoppeld en

ze zijn slechts te gebruiken voor 1 ding.

Mensen willen nu de server equivalent

van Office hebben. Niet de losse dingen

waarvoor speciale trainingen en

dergelijke nodig zijn. Gewoon alles wat

nodig is, maar dan in een vertrouwde

lay-out.

Microsoft wil common sense. Er moet een set templates zijn die als standaard kunnen worden

uitgebouwd naar hetgeen benodigd is. Deze moeten worden aangevuld met de juiste logica, data

connecties en standaarden. SharePoint streeft ernaar om dit te gaan bereiken.

Na de trends in de industrie en de veranderende eisen van gebruikers wat het tijd voor een volgend

rijtje, namelijk de top 5 dingen waardoor Bill Gates gecharmeerd is van SharePoint:

1. SharePoint for composite apps

SharePoint maakt het mogelijk om andere applicaties hierop aan te sluiten en deze aan te

bieden via SharePoint. Hierop kunnen gepersonaliseerde views per gebruiker op worden

gemaakt. Zo ziet iedere gebruiker alleen wat hij of zij moet zien.

Figuur 11: analogie Office 97 en Office 2007




40

2. Search and the business date catelog

Het wordt met SharePoint mogelijk om structuur en documenten samen te bregen. Denk

hierbij aan de Active Directory, het ERP systeem, documentstructuren, enzovoort.

3. Client integration

Microsoft zet door met de intragratie van hun producten. Office en SharePoint krijgen ook een

zeer sterke relatie. Hierdoor kunnen gebruikers werken vanuit SharePoint, zaken online

bewerken en terugplaatsen, enzovoort.

4. Excel services

Met Excel services wordt het mogelijk om dingen snel door te rekenen en te publiceren ‘on

the fly’. Heel snel importeren, nieuwe KPI’s toevoegen, enzovoort.

5. Community (Wiki, Blogs, RSS)

De creativiteit van medewerkers kan worden gevangen via een Wiki. Medewerkers delen op

dit manier hun kennis en ervaring. Verder zal SharePoint mogelijkheden bieden om samen te

werken aan project en te praten over bepaalde onderwerpen. Tot slot kan een gebruiker zich

ook nog aanmelden voor RSS-feeds, newsfeeds en andere belangrijke nieuwsberichten.

Tot slot van deze voordracht werd SharePoint in de praktijk gebracht tijdens een korte demo.

Achtereenvolgens beloofd Microsoft dat het volgende mogelijk wordt out-of-the-box:

• KPI tracking

• Webservices

• Losse items selecteren uit een Excel bestand (bijv. een chart) en publiceren

• Issue tracking

• Name resolution

• Business actions

• Rick formatting

• Team blogs (out of the box)

• Outlook calendar met SP calendar vergelijken in 1 venster

• …

Hoofdstuk 7 van dit rapport gaat hierop verder in.



Hoofdstuk: 18. Shared Services

41

18. Shared Services

In hoofdstuk 6 zijn de Shared Services als kort genoemd en opgesomd. Dit zijn dus services die hun

diensten verlenen aan alle zes de core features van SharePoint 2007. Deze bijlage schenkt iets

uitgebreidere aandacht aan deze services, door ze hieronder allemaal even kort aan te tippen.

The Site Model

Het maken en beheren van de overall site hiërarchie en de configuratie van de functionele elementen.

Indexing and Search

Dit is een kritiek aspect voor het indexeren van informatie en het zorgen voor efficiënte en effectieve

zoekopdrachten.

Business Data Catalog

De functie die ervoor zorgt dat je data uit een bedrijfsinformatiesysteem direct kunt raadplegen

binnen de portal.

Alerts

Belangrijk om iedereen betrokken te houden op het gebied van content management, workflows en

andere bedrijfsprocessen binnen de portal. Denk hierbij aan het sturen van mails bij een bepaalde

status en het toewijzen van taken.

User Profiles

Het management van gebruikersprofielen. Levert belangrijke informatie op het gebied van

personalisatie, targeting en workflow.

Audiences

De definitie van verschillende groepen binnen de portal, waardoor deze groepen beter aansluitende

informatie gaan krijgen.

Usage Reporting

Mogelijkheden om te rapporteren over diverse zaken binnen de portal en tevens voor gebruik tijdens

auditing.

Single Sign-on

De functionaliteit om ervoor te zorgen je via één weg toegang krijgt tot meerdere onderliggende

applicaties.



Hoofdstuk: 19. Windows Sh

arePoint Services 3.0

42

19. Windows SharePoint Services 3.0

Zoals in hoofdstuk 6 ter sprake kwam, in Windows SharePoint Services 3.0 de service die tussen het

platform en de applicatie in zit. Er werd toen kort gezegt dat het er op neer komt dat Windows

SharePoint Services 3.0 functionaliteit van de onderliggende platformlaag aanbiedt.

Windows SharePoint Services 3.0 levert een aantal elementen aan SharePoint, welke hieronder kort

doorlopen zullen worden.

Storage

Het mogelijk maken van opslag van documenten, web pagina’s, lijsten en andere typen informatie. Dit

alles wordt opgeslagen in een repository, hoogstwaarschijnlijk Microsoft SQL Server) en wordt

aangevuld door versie controle, metadata en site-level search.

Security

Er wordt een diversiteit aan beveiligingsmaatregelen ondersteund, plus mogelijkheden tot het instellen

van een policy en permissie levels.

Management

Functionaliteit voor het monitoren van de services. Dit zoveel mogelijk gecentraliseerd op de server.

Deployment

Er wordt een architectuur aangeboden waarmee het mogelijk is om andere systemen en databases

hierop aan te sluiten.

Site Model

Aanbieden van een template gebaseerde infrastructuur, waarmee je gecustomiseerde sites kunt

maken.

Extensibility

Beschikbaar maken van de ondersteuning voor onder andere XML en SOAP. Hierdoor kan je integratie

met andere applicaties bewerkstelligen.

Bekijk je Windows SharePoint Services 3.0 meer vanuit een business perspectief, dank an je zeggen

dat de volgende features worden geleverd:

• Samenwerken aan documenten;

• Wiki’s en blogs;



Hoofdstuk: 19. Windows Sh

arePoint Services 3.0

43

• RSS ondersteuning;

• Discussieforums;

• Projectmanagement;

• Contact-, kalander- en takenbeheer;

• E-mail integratie;

• Integratie met Office 2007 client software

• Offline ondersteuning voor SharePoint lijsten en document bibliotheken, met gebruik van

Office Outlook 2007.

Windows SharePoint Services 3.0 is dus zeker een belangrijke laag in het geheel! Voornamelijk op het

gebied van productiviteitstools.



Hoofdstuk: 20. Interoperability

44

20. Interoperability

Onder interoperability wordt in het kader van SharePoint gedoeld op het verkrijgen van toegang tot

informatie en applicaties die op andere platformen en portals staan. Hierin zijn drie klassen te

onderscheiden:

• Interoperability;

• Web services;

• Custom development.

Interoperability

Interoperability is de eenvoudigste klasse. Dit zijn mogelijkheden om informatie ergens vandaan te

plukken zonder het gebruik van custom Web Parts of andere componenten.

1. Als eerste is er Single sign-on, dit is manier waarmee je in één keer toegang krijgt tot

meerdere systemen.

2. De Business Data Catalog wordt gebruikt om informatie uit andere applicaties direct te tonen

in de portal en ook zoekbaar te maken. Ook kan je informatie uit de Business Data Catalog

aanbieden als Web Part.

3. RSS Feeds zijn veelal bekend. Hiermee kan je jezelf binnen de portal abonneren op bepaald

nieuws. Zo worden de updates direct in je persoonlijke portal getoond.

4. WSRP (Web Services for Remote Portlets). Deze lastige naam komt eigenlijk neer op het

aanbieden van informatie in HTML of XML blokken, zodat deze ingelezen kunnen worden via

een Web Part.

5. Tot slot is er SAP iVIEW. Dit is van oorsprong een SAP tool om informatie uit SAP in een portal

te kunnen zien. Microsoft heeft deze in SharePoint 2007 echter beschikbaar gemaakt als Web

Part.

Web Services

Web services zijn services binnen SharePoint die informatie beschikbaar kunnen maken voor andere

aplpicaties.

1. De Official File Web Server maakt het mogelijk om bestanden te verzenden naar een record

repository.

2. Publised Links Web Service kan worden gebruikt om lijsten op te vragen op de server die zijn

bedoeld voor de gebruiker die actief is.

3. Search Web Service maakt zoeken binnen SharePoint mogelijk met behulp van queries.

4. User Profile Change Web Service is een service voor gebruikersprofielen.

5. User Profile Web Service voor gebruikersprofielen bij remote access.

6. Workflow Web Service verleend de toegang tot workflows binnen de SharePoint omgeving.



Hoofdstuk: 20. Interoperability

45

7. Met Publishing Web Services kan je met XML publiceren naar een SharePoint site.

8. Administration Web Services is een service die het beheer van de SharePoint omgeving

ondersteund.

Custom Development

Tot slot is het ook mogelijk om zelf te gaan ontwikkelen aan koppelingen. Hierdoor kan je dus zelf

functionaliteit ontwikkelen als deze niet standaard beschikbaar is. Dit laat dus ruimte voor organisaties

die zich niet kunnen vinden in één van de standaard oplossingen.



Hoofdstuk: 21. Feature vergelijking Sh

arePoint

46

21. Feature vergelijking SharePoint

In de onderstaande tabellen worden achtereenvolgens de zes hoofdonderdelen van SharePoint 2007

behandeld en vervolgens management en platform [38]. Management en platform zijn zaken die elke

server nodig heeft, dus daarom ook zeker van belang.

Feature Included � Improved 2007 � New in 2007 �

Features/Benefits Description

Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Social Networking Webpart

Real-Time Presence and Communication

Calendars

People and Groups Lists

Blogs

Wikis

Standard Site Templates

Issue Tracking

Document Collaboration

Surveys

Task Coordination

Email Integration

��

��

��

� ��

� � � ��

�

�

� � �

� �

�

��

� �

��

� � ��

�

� �

� �

Collaboration

� � �

� � �

� �

� �

�

�

��

� �

� �



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Mobile Device Support

Site Manager

Audience Targeting

User Profiles and the Profile Store

Site Directory

Integration with SharePoint Designer

Integration with Outlook 2007

Integration with for Access 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, and

Word 2007

Portal Site Templates

SharePoint Sites and Documents Roll-up Web Parts

Colleagues and Memberships Web Parts

�

� �

�

� � ��

�

� �

� �

�

� �

� �

� �

� �

� �

� ��

� ��

��

��

��

� ��

��

��

� ��

Enterprise Portal

�

�

�

�

�

My Site Personal Site

Content Syndication

Privacy & Security



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Indexing Controls

Security

People Search

Business Data Search

User Interface

Search Results

�

�

� � ��

�

�

�

�

�

��

Enterprise Search � � �

�

�

�

�

Enterprise Content Sources

Relevance

Administration and Management

�

�

� �

� �

� � �

�

�

�

�

�

�




arePoint

47



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Business Document Workflow Support

Automate document review, approval, signature collection, and issue

tracking using workflow applications.

* Approval � �

* Collect Feedback � �

* Collect Signatures � �

* Disposition Approval � �Document Management Site Templates

∗ The Managed Document Library site template defines large-scale document

management sites. � �∗ The Divisional Library site template includes managed document libraries,

dashboards, key performance indicators (KPIs), and other reporting tools. � �∗ The Translation Library site template helps organizations manage multiple

translations of a document. � �

Site Templates

Includes support for several new enterprise site templates:

* The Enterprise Portal template provides a means for a business unit to create

and share content that is relevant to the ongoing operation of an enterprise,

division, or business unit.� � �

* The Corporate Internet Presence Site template includes tools and workflows

to create and manage Web content for products and service descriptions,

company news, and public filings, among other things.� � �

* The Application Portal template brings together all of the tools and information

related to a particular line-of-business (LOB) application. � � �

* The Roll-up Portal template consolidates data and content from several

applications or locations and presents it in an integrated format. � � �

E-Mail Content as Records

Legal Holds

Enterprise Content Management

Policies, Auditing and Compliance

Slide Libraries

WYSIWYG Web Content Editor

Site Variations

Page Layouts

Content Publishing and Deployment

Content Authoring

Navigation Controls

High Fidelity Websites with Consistent Branding

Integration with Microsoft Information Rights Management (IRM)

Document Information Panel

Document Action Bar

Retention and Auditing Policies

Records Repository

� �

�

� �

�

� �

�

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �

� �



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Business

Process

Forms

Compatibility Checker

Integrated Deployment Model for “No-code” Forms

Form Import Wizard

“Design Once” Development Model

Centralized Forms Management and Control

Browser-based Forms �

�

�

�

� �

�

�

�

�

�

�




arePoint

48


Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms Server

2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

�

�

Key Performance Indicators �

�

Integrated Business Intelligence Dashboards �

�

Business Data Web Parts �

�

Data Connection Libraries �

�

Share, Manage, and Control Spreadsheets �

Business Intelligence

Integrated, Flexible Spreadsheet Publishing

Web-based Business Intelligence Using Excel Services

Business Data Catalog

Business Data Actions

Report Center

Filter Web Parts



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms Server

2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Re-Parenting

Delegation

Administration User Interface

Configuration Management

Management � � �

� � �

� � �

� � �Monitoring

Usage Analytics

Provisioning

�

� � � �

� �

� �

�

� � ��

� �

�

��

�

� � � �

� �

� �




arePoint

49



Windows

SharePoint Services

3.0

SharePoint Portal

Server 2003

Office SharePoint

Server 2007 for

Search

Office Forms

Server 2007

Office SharePoint

Server 2007

Standard CAL

Office SharePoint

Server 2007

Enterprise CAL or

for Internet Site

Inteoperability and Integration

XML Support � � � � � �

SOAP Support � � � � � �

Web Services � � � � � �

Open API and Object Model � � � � � �

WSRP � �

Common Search Technology and Infrastructure

Content Types

Application Templates

Workflow

Tree View

Append-only and Multi-Value Lookup Fields

Extensible Site and List Templates

Subsite Promotion

Support for ASP.NET 2.0

ASP.NET Master Pages

Performance Caching

Object Model

Field Types

Site Columns

Content Type Settings

Folders in Lists

Folder Metadata

List Indexing

Cross-List Queries

List Items

Property Bags

Extensibility and Programmability of Search

Excel Spreadsheet Developer Reuse and Extensibility

Version History

Major and Minor Version Tracking

Folder- and Item-Level Access Controls

Virtual Server Security Policies

Pluggable Authentication

LDAP Pluggable Authentication Provider

Single Sign-On (SSO)

Large-List and Cross-List Indexing

Metadata

Web Services

Change Logs

Event Receivers

Job Service

Feature Framework

Solution Deployment Model

Quick Launch Bar

Top Navigation Bar

View Improvements

Descriptive Menu Actions

Simplified Web Part User Interface

Accessibility

Recycle Bin

Backup/Restore Support for VSS (Volume Shadow Copy Service)

Document Libraries

Alert Filtering

Richer Alert Information

Alert Customization

Task Notifications

Notification Service

RSS Feeds

Consistent User Experience

Rights Trimmed User Interface

Automatic Breadcrumb Bar

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

� �

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

� � � �

� ��

�

�

�

�

� � � ��

� �

�

� �

�

�

� � �

�

�

� � � �

� �

�

�

�

�

�

�

�

�

�

� � � ��

� �

� � � �

� �

�

�

� � � ��

� � � ��

� �

� � �

� �

� � � ��

� � ��

� � ��

� � � ��

� � ��

�

�

� � �

� � �

�

�

�

� ��

� ��

�

Platform

� �

� �

� �

�

� �

�

�

� �

� �

� �

��

� � ��

� � � ��

�

� � �

� � �

�

��

�

� � ��

� �

� � �

� � �

�

��

� � �

�

� �

� � �

� � �

�

�

�

�

�

� � ��

� � �

� � �

� �

�

� � ��

�

��

� � � �

� �

�

� �

�

� ��

��

��

�

�

� �

�

� �

�

�

� �

�

� � �



Hoofdstuk: 22. Modules Dynam

ics NAV

4.0

50

22. Modules Dynamics NAV 4.0

Op de komende pagina’s staat een overzicht van de verschillende modules die Dynamics NAV 4.0 rijk

is. Al deze modules zijn met elkaar geïntegreerd door één enkele oplossing.

Aangezien op dit moment nog geen informatie verkrijgbaar is over de 5.0 versie kan ik nog niet met

zekerheid zeggen of dit overzicht veel zal veranderen. Als ik moet af gaan op de aangekondigde

wijzigingen, verwacht ik niet dat onderstaande veel zal wijzigen.

Bedrijfsadministratie

GROOTBOEK

• Basis financieel

• Kostenverdeelsleutels

• Budgetten

• Rapportageschema’s

• Staafdiagram rapportageschema’s

• Consolidatie

• Divisies

• Basis Extensible Business Reporting Language (XBRL)

• Wijzigingen logboek

• Boekingen tussen bedrijven onderling

• Terugboekingen

• Inschuifbaar rekenschema

VERKOOP

• Basis verkoop

• Verkoopfacturen

• Verkooporders

• Verkoop factuurkorting

• Alternatieve afleveradressen

• Ordertoezeggingen

• Expediteurs

• Verkoop retourorders

• Kalenders

• Verkoop regelkorting

• Prijsstelling voor verkoopregel

• Prijsstelling voor campagnes

• Omzetbelasting

• BTW




ics NAV

4.0

51

• Niet doorberekende kosten

• Gedeeltelijke betaling

VASTE ACTIVA

• Basis vaste activa

• Verzekeringen

• Onderhoud

• Kostenverdeelsleutels voor vaste activa

• Herindeling

INKOOP

• Basis inkoop

• Inkoopfacturen

• Inkooporders

• Inkoop factuurkorting

• Inkoopvoorstellen

• Alternatieve inkoopadressen

• Inkoop retourorders

• Inkoop regelkorting

• Prijsstelling voor inkoopregel

• Doorleveringen

• Niet doorberekende kosten

• Gedeeltelijke betaling

• Cheques

• Bankreconciliatie

Analyse

ANALYSE

• Rapport designer

• Rapportageschema’s

• Analyse per dimensie

• Business Analytics voor Microsoft Dynamics NAV

Distributie

VOORRAADBEHEER

• Basis voorraad

• Meerdere vestigingen

• Stock keeping units

• Alternatieve leveranciers




ics NAV

4.0

52

• Stuklijsten

• Vestigingstransfers

• Alternatieve artikelen

• Artikel kruisverwijzingen

• Niet-voorraadartikelen

• Artikelen traceren

• Artikeltoeslagen

• Cyclustelling

• Opslaglocaties

• Opslag

• Ontvangst in het magazijn

• Picken

• Magazijnlevering

• Standaard kostprijswerkblad

• Bedrijfsnotificaties

MAGAZIJNBEHEER

• Magazijnbeheersysteem

• Interne pick en opslag

• Automated Data Capture Systems (ADCS)

• Opslaglocaties setup

• Retourenbeheer

• Expeditie en levering

Productie

BASIS PRODUCTIE

• Productieorders

• Productiestuklijsten

AGILE MANUFACTURING

• Versiebeheer

• Agile manufacturing

SUPPLY PLANNING

• Basis supply planning

• Productieprognose

CAPACITEITSPLANNING

• Basis capaciteitsplanning

• Bewerkingsplaatsen

• Eindige capaciteit




ics NAV

4.0

53

• Productiekostprijsberekening

Customer Relationship Management

VERKOOP EN MARKETING

• Relatiebeheer

• Classificatiebeheer

• Campagnebeheer

• Opportunitybeheer

• Taakbeheer

• Documentenbeheer en interactielogbestand

• Relatie zoeken

• E-maillogbestand voor Microsoft Exchange

• Integratie met Microsoft Outlook

SERVICE

• Service artikelbeheer

• Service prijsbeheer

• Service orderbeheer

• Service contractbeheer

• Planning and dispatching

• Job scheduling

Personeelsbeheer & Projectbeheer

PROJECTEN

• Basis projecten

• Budgetten/voorcalculatie

• Hoofd-/deel-/subactiviteiten

RESOURCES

• Basis resources

• Capaciteitsbeheer

• Meerdere kostprijzen

Microsoft Dynamics NAV Basis

DE BASIS SERIE OMVAT:

• 1 professionele gebruiker




ics NAV

4.0

54

• Onbeperkt aantal bedrijven

• Bankrekeningbeheer

• Verkopers/inkopers

• Gebruikers-ID’s en wachtwoorden

• Toegangsrechten uitgebreid

• Microsoft Windows NT (Intel)

• Microsoft SQL Server optie voor Microsoft Dynamics NAV

• Microsoft Dynamics NAV Database Server

E-commerce

DE E-COMMERCE-SERIE OMVAT:

• Microsoft Dynamics NAV Portal – Toegang en ‘zelfbediening’ voor klanten, leveranciers, partners en

medewerkers, via een internetbrowser

• Microsoft Dynamivs NAV Commerce Gateway – een business-to-business (B2B) oplossing die uw

Microsoft Dyanmics NAV oplossing opent voor elektronische uitwisseling van handelsdocumenten met

andere systemen.

AANPASSINGSTOOLS

• C/SIDE

• Dynamics NAV Developer’s Toolkit

• Client monitor

• Code coverage

• Dynamics NAV debugger

• Dynamics NAV application server

• C/ODBC

• C/FRONT

EXTRA MODULES VOOR DE GEHELE APPLICATIE

• Meerdere valuta

• Meerdere documenttalen

• Meerdere talen (per module)

• Tekstuitbreidingen

• Redencodes

• Basis dimenties

• Dimenties, geavanceerd

• Rapporten

• Intrastat



Hoofdstuk: 23. Dynam

ics NAV

: 5 manieren om

te focussen op de organisatie

55

23. Dynamics NAV: 5 manieren om te focussen op de organisatie

Deze bijlage geeft een overzicht van zaken die Dynamics NAV kan bewerkstellingen binnen de

organisatie [47]. Dit is toegespitst op Dynamics NAV 4.0.

1. Dynamics NAV verbind je hele organisatie

Je kunt Dynamics NAV gebruiken om zoveel of zoweinig van je huidige IT landschap te

vervangen als je zelf wilt en nodig acht. Uit de verschillende gebieden die zijn gedefinieerd

binnen Dynamics NAV maak je een keuze en je betaalt vervolgens alleen voor hetgeen je

gebruikt.

2. Dynamics NAV laat je de organisatie runnen zoals jij wilt

Met de hulp van een Microsoft partner ga je aan de slag om Dynamics NAV aan te passen aan

de wensen van de organisatie. Dit zal starten, nadat er uitgebreid is stilgestaan bij het

identificeren van de bedrijfsprocessen en het bepalen van de organisatie specifieke

eigenschappen en krachten.

3. Dynamics NAV geeft snel antwoord over je organisatie

Steeds weer als er een order wordt aangemaakt of er een andere transactie gemaakt wordt,

worden de verwante gegevens aangepast. Hierdoor heb je altijd snel en real-time antwoord

op je vragen.

4. Dynamics NAV haalt meer uit relaties met klanten

Alle bedrijfsinformatie is transparant. Hierdoor heb je veel inzicht in klanten, producten,

voorraad en verkoop. Dit alles is geïntegreerd en helpt je om betere beslissingen te maken.

5. Dynamics NAV helpt je om te gaan met veranderingen

Dynamics NAV gaat eenvoudig om met veranderingen. Veranderd een order op het laatste

moment, dan wordt dit direct doorgevoerd en zal iedereen gewoon doorwerken met de

gewijzigde order. Dit zonder omslachtige handelingen en acties.




ics NAV

: 7 manieren om

werkprocessen te vergem

akkelijken

56

24. Dynamics NAV: 7 manieren om werkprocessen te

vergemakkelijken

Deze bijlage geeft zeven manieren waarop een organisatie haar werkprocessen kan vergemakkelijken

[51]. Dit is toegespitst op Dynamics NAV 4.0. Alle zeven manieren worden hieronder samengevat en

daarna beschouwd.

Dagelijks inzicht in uw bedrijf om uw activiteiten te helpen beheren en ontwikkelen

Analytische tools nu krachtiger dan ooit

• Microsoft Dynamics NAV 4.0 toont de gegevens over de prestaties van uw bedrijf precies zoals

u wilt met Online Analytical Processing (OLAP).

• Eenvoudige analyse met een geavanceerde Microsoft Windows viewer, een report writer, een

Web interface en mogelijkheden voor data mining.

• Nieuwe functies voor rapportering, analyserapporten, verkoop- en aankoopbudgetten, en

analytische overzichten met dimensies (ideaal voor kleinere bedrijven met weinig gelijktijdige

gebruikers en relatief weinig complexe gegevens).

• U kunt nieuwe key performance indicators (KPIs) voor financieel beheer,

voorraadketenbeheer en CRM bekijken in een generische grafische component en terugkeren

naar de gegevens in uw Microsoft Dynamics NAV applicatie voor optimaal inzicht in uw bedrijf.

Uit mijn eigen ervaring weet ik dat het betrekkelijk eenvoudig is om nieuwe rapporten te maken en

eerder gemaakte sjablonen te genereren. Een typisch voorbeeld waarbij de zogenaamde ‘business’

weer ‘in de lead’. Vroeger waren hiervoor namelijk de IT’ers nog onmisbaar, maar nu kan iedereen

een rapport maken.

De vrijheid om u te concentreren op kritische zakelijke problemen

Meer controle over uw financiële informatie

• Gedetailleerd inzicht in elke transactie.

• Intercompany transacties tussen bedrijven in een groep die door dezelfde wettelijke entiteit

worden gecontroleerd.

• Transparantie en analyse-tools voor de efficiënte verwerking van verkooporders.

• Zelf eenvoudige rapporten ontwerpen voor betere analyses.

• Verbeterde gebruikersinterface voor verkoopdocumenten en nieuwe features voor

medewerkers die eenvoudige rapporteringsfuncties nodig hebben.




ics NAV

: 7 manieren om


akkelijken

57

Dit is een typisch voorbeeld van een situatie die elke pakketleverancier zal willen bereiken. Je wilt

immers het beste voor je klant. Veel van bovenstaande zaken hebben te maken met nationale en

internationale regelgeving en moeten dus aanwezig zijn. Ook dit statement klopt.

Vereenvoudig de dagelijkse boekhoudpraktijken

Gedeeltelijke betaling en consolidatiewijzigingen

• U kunt alle boekingen en wijzigingen in verband met een applicatie tegenboeken, zowel in de

klanten- als in de leveranciersboekhouding.

• U kunt boekingen van manueel ingevoerde gegevens in het grootboek tegenboeken met een

duidelijke audit trail van het proces.

• Wereldwijde klanten kunnen kiezen met welke methode ze de grootboekrekening voor een

buitenlandse entiteit willen omzetten.

Goede mogelijkheden voor de boekhouding, dit is niet zo gek als je bekijkt dat de meeste ERP

pakketten oorspronkelijk financieel georiënteerd waren. Over de juistheid van dit punt kan ik op het

moment nog geen uitspraak doen.

Help uw medewerkers efficiënter werken

Functies voor individuele aanpassingen en navigatiefuncties

• De vereenvoudigde navigatie helpt uw medewerkers efficiënter te werken.

• De medewerkers kunnen hun menu aanpassen op maat.

• Manufacturing Foundation is een onmisbare hulp voor de productieplanner.

Er kunnen rollen worden aangemaakt, tot op veld niveau in een database, waardoor medewerkers

toegang kunnen krijgen tot dat deel van de applicatie wat ze nodig hebben. Verder zijn de individuele

menu’s ideaal voor mensen die zelf snellere en betere manieren weten om hun werk te kunnen doen,

wederom een voorbeeld van ‘business in the lead’.

Obstakels voorkomen

Berichten en alerts

• Voorkom mogelijke obstakels in uw bedrijfsprocessen in plaats van ze pas aan te pakken als

ze zich voordoen.

• Genereer automatische e-mailberichten naar uw medewerkers, leveranciers, partners en

klanten om ze te informeren over bedrijfskritische onderwerpen.

Het systeem is in staat zelf ‘na de denken’, waardoor gebruikers worden gewezen op problemen die in

de toekomst voor zouden kunnen komen. Zeer handig bij het plannen van productielijnen

bijvoorbeeld. Deze functionaliteit was in eerdere versies minder duidelijk aanwezig, toen werd het




ics NAV

: 7 manieren om


akkelijken

58

probleem gesignaleerd en getoond in een specifiek scherm in de applicatie. Nu is daarbij de alert via

e-mail gekomen.

Werken en groeien zoals u het wil

Ontworpen voor aanpassing op maat

• Dankzij de verbeterde upgrade toolkit kunnen de partners de upgradekosten verminderen.

• De expertise van onafhankelijke software vendors vereenvoudigt de implementatie van een

bedrijfsspecifieke oplossing die past binnen uw budget.

• Een flexibele oplossing die u in staat stelt in te spelen op gewijzigde situaties op de markt, of

extra capaciteiten toe te voegen.

• Er is een vereenvoudigd platform beschikbaar voor producenten die met manuele planning en

rechtlijnige productieprocessen werken, met de mogelijkheid om modules toe te voegen

wanneer de productieprocessen meer complex worden.

Er worden branche specifieke oplossingen aangeboden door partners van Microsoft, onder andere

door Schouw Informatisering. Deze specifieke oplossingen hadden vroeger de problemen met het

upgraden naar hogere versies in verband met de complexe add-ons, maar tegenwoordig gaat

upgraden vrijwel zonder problemen. Natuurlijk is het testen nog steeds onderdeel van het proces,

maar de gewijzigde structuur van Navision heeft zeker voor verbeteringen gezorgd.

Werken in vertrouwde applicaties

Beter samen met Microsoft Office

• Het nieuwe hoofdmenu navigatievenster lijkt op dat van Microsoft Office Outlook 2003 en kan

worden aangepast aan uw specifieke behoeften.

• Rapporten analyseren met de vertrouwde interface van Microsoft Office Excel, of in de front-

end-oplossing van uw keuze.

• Maak optimaal gebruik van Microsoft SQL Server for Microsoft Dynamics NAV Business

Analytics.

• Microsoft BizTalk Server 2004 en XML input/output vereenvoudigen het beheer van de

elektronische uitwisseling van gegevens en zakelijke documenten

Overige applicaties van Microsoft laten zich zonder moeite met elkaar aansluiten. Zo niet, dan heeft

BizTalk ruim 300 connectors om dit wel te bewerkstelligen. Alle applicaties met eenzelfde layout zorgt

tevens voor het verhogen van de efficiëntie.

Ondanks al het populaire gepraat, waar ik in het begin van de bijlage reeds voor waarschuwde, zie je

dat het toch op waarheid is berust. Microsoft Dynamics Navision beloofd dus wat ze zeggen. Het is

alleen nog aan de klant om een keuze te maken tussen al die aanbieders.



Hoofdstuk: 25. Opzet Employee Portal

59

25. Opzet Employee Portal

Bij gebruik van de Employee Portal, is het van belang dat er een aantal software componenten

aanwezig en geïnstalleerd zijn. Het gaan dan over de volgende modules en technologieën [46]:

De Serveromgeving:

De server omgeving is die server die de uiteindelijke SharePoint sites zal gaan aanbieden aan de

gebruikers. Dit is dus de host voor de employee portal. Deze bestaat uit de volgende onderdelen:

• Microsoft Windows Server 2003;

• Microsoft Internet Information Server (onderdeel van Windows Server 2003);

• Microsoft .NET Framework 1.1 (onderdeel van Windows Server 2003);

• Microsoft Message Queueing Services (onderdeel van Windows Server 2003);

• Microsoft Visual J#.NET 1.1 Framework Redistributable Package;

• Microsoft Windows SharePoint Services Service Pack 1;

• Microsoft Navision 4.0 SP1 Database Server of SQL;

• Microsoft Navision 4.0 SP1 Application Server.

De Client:

Voordat je bepaalde lijsten en informatie op kunt vragen in je portal, moeten deze eerst via een rich-

clienttoepassing worden gedefinieerd op de Dynamics NAV server. In SQL taal kan je hier zeggen dat

er views worden gemaakt voor de latere gebruikers.

• Microsoft Navision 4.0 SP1 Client of hoger

De Webclient:

De gebruikers die het web gebruiken om toegang te krijgen tot Dynamics NAV moeten de beschikking

hebben over een browser waarin de SharePoint site geladen kan worden. Hierbij moet minimaal één

van de volgende browsers worden gehanteeerd:

• Microsoft Internet Explorer 5.01 met Service Pack 2;

• Internet Explorer 5.5 met Service Pack 2;

• Internet Explorer 6 of hoger;

• Netscape Navigator 6.2 of hoger

• Mozilla 1.4 of hoger

Microsoft raadt aan regelmatig te controleren op updates voor de verschillende componenten op de

server en deze dan ook te installeren op de servers. Dit is heel erg logisch, maar toch schiet zoiets er

snel bij in.



Hoofdstuk: 26. Architectuurm

odel Employee Portal

60

26. Architectuurmodel Employee Portal

Op deze bijlage zijn twee modellen van de architectuur opgenomen om SharePoint en Dynamics NAV

te koppelen met behulp van de Employee Portal. Deze bijlage correspondeert met paragraaf 8.1 uit

het rapport.

Helemaal onderaan het model staat Dynamics NAV (figuur 12). Dit is de applicatie waaruit de data

gehaald moet worden. Daaronder hangt natuurlijk nog de database. Door de data via Dynamics NAV

op te halen behoud je de logica van de applicatie in tegenstelling tot het direct op de database

werken.

Vanaf Dynamics NAV komen de gegevens in een soort van postbus (MSMQ). Door de gegevens via dit

component naar de web server te verplaatsen ben je (bijna) altijd gegarandeerd van goede levering.

Figuur 12: Architectuur Employee Portal (eenvoudig).

De web server vormt de data die binnenkomt om, zodat dit in een web part ter beschikking gesteld

dat worden aan de gebruiker. De gebruiker vormt met zijn of haar browser de bovenste laag van het

model.



Hoofdstuk: 26. Architectuurm

odel Employee Portal

61

Gaan we iets meer in detail in op het model, dan ziet het plaatje eruit zoals in figuur 13. Het proces

dat hierboven is beschreven blijft natuurlijk hetzelfde, maar het figuur biedt iets meer inzicht in de

componenten die aangesproken worden.

In het Dynamics NAV blok zijn duidelijk de database en de NAS terug te vinden. De eerder genoemde

postbus heeft een wachtrij voor de verzending van gegevens en één voor de ontvangst ervan, dit

onder de namen REPLY en JOB. ‘Reply‘ kan gezien worden als het antwoorden op een verzoek van de

gebruiker. De ‘job’ staat vervolgens voor een actie die uitgevoerd moet worden.

Figuur 13: Architectuur Employee Portal.

De webserver bestaat uit Internet Information Server, welke het mogelijk maakt dat er een website

wordt gepubliceerd. Windows SharePoint Services en vanaf juni ook MOSS 2007, zijn de onderdelen

die daadwerkelijk de site aanleveren. Het transfer component zorgt enkel voor het verzenden en

ontvangen van de gegevens.



Hoofdstuk: 27. Werking web services

62

27. Werking web services

De architectuur van een web service is eigenlijk niet veel anders dat de werking van het traditionele

client server model [16]. Nog steeds is er een client die een verzoek indient bij een server en nog

steeds bestaan web services uit dezelfde hoofdcomponenten als bij het traditionele model (figuur 14):

• Service broker – zoekt de service tussen de vragen en de provider.

• Service provider – publiceert de service richting de service broker.

• Service requester – vraagt de service broker waar de geschikte service provider gevonden kan

worden en verbind zichzelf dan aan die provider.

Figuur 14: theoretische werking web services

SOAP zorgt voor de communicatie tussen de requester, de provider en de broker. Alle drie de lijnen

die er lopen bij gebruik van web services gebruiken dus een SOAP bericht (figuur 15).

Figuur 15: Gebruik SOAP binnen web services Figuur 16: Gebruik SOAP en WSDL binnen web service

WSDL zit iets later in het proces. Nadat een SOAP bericht is verstuurd om een service te vinden, wordt

het WSDL document gebruikt om een juiste omschrijving van de services te leveren aan de requester

(figuur 16).




63

Tot slot is er UDDI. Dit is een standaard die is ontwikkelt om een zoekbare directory van bedrijven en

hun web services te maken. Het is dus een service broker die het mogelijk maakt dat server

requesters de juiste service provider kunnen vinden. Het is dus een soort van telefoonboek voor web

services (figuur 17).

Alles tezamen ziet het plaatje van de webservice er als volgt uit:

• De service provider omschrijft de web service in een WSDL document en publiceert het naar

een UDDI registratie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Publisher’s API, welke op SOAP is

gebaseerd.

• Een service requester gebruikt de UDDI inquiry API

om te zoeken in de UDDI registratie naar een

bruikbare service provider.

• Een SOAP request wordt vervolgens gemaakt

volgens het WSDL document dat de web service

omschrijft.

• Het SOAP request zal naar de service provider

worden getuurd en de uitkomsten zullen worden

verwerkt door wat voor applicatie of proces dan

ook.

Hieronder wordt nader ingegaan om de opbouw van een SOAP bericht en een WSDL document.

SOAP-message

Een SOAP bericht bestaat uit een envelope met daarin een header en een body als hoofd elementen

[72]. Eigenlijk een gewone brief dus, want die heeft ook een kop met daaronder de tekst en voordat

je hem gaat versturen stop je hem in een envelop.

De envelop zorgt ervoor dat het XML document wordt gezien als een SOAP bericht. De optionele

header zend header informatie over het bericht mee. Hierbij kan gedacht worden aan informatie die

betrekking heeft op beveiliging, authenticatie, betaling, encryptie, et cetera. De header moet

bovenaan het bericht worden opgenomen, want deze moet als eerste gelezen worden door de

ontvangen van het SOAP bericht.

Onder de header komt de body. Deze bevat de ´call & response’ informatie. Dit is het dus

daadwerkelijke bericht dat het verzoek en het verwachte antwoord definieert. Tevens sluit de body

het SOAP bericht af.

Figuur 17: Structuur Web Services




64

Belangrijk om te vermelden is dat er binnen de body een optioneel fault element opgenomen kan

worden. Het fault element houdt de fouten die optreden tijdens verzending en verwerking bij en geeft

deze terug. In sommige bewerkingen kan die belangrijk zijn om te weten.

WSDL-document

Een WSDL document bestaat uit vier hoofd elementen, namelijk: portType, message, types, binding

[73]. Hieronder volgt van elk een korte omschrijving.

Het portType bevat de operaties die door een web service worden uitgevoerd. Dit is het meest

belangrijke element van WSDL. Het omschrijft een web service, de operaties die uitgevoerd kunnen

worden end e berichten die hierbij betrokken zijn. Het portType kan worden vergeleken met een

functie bibliotheek, een module of een klasse uit een traditionele programmeertaal.

Het message element definieert de data elementen van een operatie. Elke message kan bestaan uit

één of meerdere delen. De delen kunnen worden vergeleken met de parameters van een functie call

in een traditionele programmeertaal.

Het type element definieert de datatypen die worden gebruiken door de web service. Voor een

maximale overdraagbaarheid en platformonafhankelijkheid wordt voor de definitie hiervan een XMl

schema gebruikt.

Het bindings element tot slot, definieert het message format en de protocol details voor elke port.

Eigenlijk dus het communicatieprotocol van het document.



Hoofdstuk: 28. Bu

siness Scorecard Manager 2005 & ProClarity Analytics 6

65

28. Business Scorecard Manager 2005 & ProClarity Analytics 6

Business Scorecard Manager 2005

De Business Scorecard Manager 2005 is ook een Microsoft applicatie, welke helpt scorecards en key

performance indicators (KPI’s) weer te geven en onderliggende data te analyseren [37].

Door gebruik te maken van deze applicatie kunnen organisaties een goede overview krijgen van de

kansen die er voor de organisatie zijn. Hierdoor kunnen medewerkers beter zien welke uitdagingen er

zijn, waar aan gewerkt moet worden en welke doelen behaald moeten worden of al zijn behaald.

Deze oplossing kan in worden gezet op verschillende lagen in de organisatie, maar zoals vaker wordt

ook deze applicatie het meest ingezet voor goede management inzichten.

ProClarity Analytics 6

Oplossing voor Business Intelligence op Microsoft SQL Server 2005 [60]. Oorspronkelijk was dit een

opzichzelfstaand product, kort geleden overgenomen door Microsoft. ProClarity kan informatie

aanleveren in verschillende formaten en beloofd daarmee gebruikers de informatie te leveren om

efficiënter te werken en betere beslissingen te maken.

Het is een Business Intelligence oplossing die bovenop SharePoint Portel Server komt te liggen.

Hiermee krijg je via indicators, dashboards en rapporten snel en duidelijk informatie inzichtelijk.



Hoofdstuk: 29. Proof of Concept

66

29. Proof of Concept

Deze bijlage gaat in op het proof of concept dat ik heb proberen te bouwen met alle drie de

oplossingen, welke zijn besproken in hoofdstuk 8. Dit houdt in dat er getracht is een koppeling tot

stand te brengen tussen Dynamics NAV en MOSS 2007 met de Employee Portal, Web Services en SQL

Server 2005.

Hieronder zal als eerste het proces van het proof of concept worden beschreven. Er wordt ingegaan

op de configuratie van de server en de benodigde software om een koppeling te realiseren.

Vervolgens wordt er voor iedere koppeling afzonderlijk besproken wat voor stappen er doorlopen

moesten worden er welke problemen daarbij zijn opgetreden.

Installeren testomgeving ‘proof of concept’

Het proof of concept is gebouwd met een virtuele PC, waarop Windows 2003 Server was

voorgeïnstalleerd. Bovenop Windows 2003 Server zijn vervolgens als eerste de basiscomponenten

geïnstalleerd voor alle drie de oplossingsrichtingen. Dit zijn:

• SQL Server 2005, met daarbij:

o analysis services;

o integration services;

o reporting services;

• Dynamics NAV;

• Office 2007 met MOSS 2007.

Bij de installatie van bovengenoemde software zijn regelmatig enkele kleinere en ondergeschikte

onderdelen geïnstalleerd. Deze zijn reeds genoemd in hoofdstuk 8 van het rapport en om die reden

hier niet nader beschreven.

Tot slot van de basisinstallatie is er een testdatabase aangemaakt en gevuld. Aan de hand van deze

testdata is het mogelijk om de koppelingen te testen.

Een weergave van de testomgeving, waarin alle componenten aanwezig zijn, is weergegeven in figuur

18. De verschillende componenten zijn weergegeven als losstaande servers, maar in deze

testomgeving draait alles op één enkele server. Ook zijn in dit figuur de drie paden van de

oplossingen getekend, deze worden hieronder besproken.




67

SQL Server 2005

Dynamics NAV database)

Dynamics NAV SQL Server 2005

Analysis Services

SQL Server 2005

Integration Services

SQL Server 2005

Reporting Services

MOSS 2007

NAS

To-Increase

Connectivity Studio

Excel ServicesEmployee Portal

Figuur 18: schematische weergave van de mogelijke oplossingsroutes

Employee Portal

In hoofdstuk 8 van het rapport is gesproken over het niet voldoen van de Employee Portal als

oplossing voor het koppelen van Dynamics NAV en MOSS 2007. Als voornaamste reden is hiervoor het

niet compatible zijn van de huidige software opgegeven. Dit is een bevinding die na het testen van de

koppeling pas aan het licht is gekomen.

Als eerste heb ik een Navision Application Server (NAS) geconfigureerd. De NAS zorgt voor de

communicatie tussen Dynamics NAV en andere applicaties. De Employee Portal is hiervan een

component. Bij configuratie van de Employee Portal begonnen de problemen. Het component begon

meldingen te geven van ontbrekende software (o.a. Windows SharePoint Services), terwijl de

nieuwste versie hiervan was geïnstalleerd voor MOSS 2007.

Na nog enkele keren proberen heb ik een service call ingelegd bij Microsoft, waarna contact met een

Microsoft support medewerker mijn vermoeden bevestigde: de Employee Portal werkt (nog) niet met

MOSS 2007!




68

To-Increase Connectivity Studio

De To-Increase Connectivity Studio is een component voor Dynamics NAV, waarmee communicatie

tussen Dynamics NAV en vrijwel elke andere applicatie gemaakt kan worden. Het is echter geen

Microsoft component, maar het is ontwikkelt door een andere partij. De oplossing van To-Increase

heb ik tijdelijk gebruikt als vervanging voor de Web Services mogelijkheden van Dynamics NAV 5.1,

wat aan het einde van dit jaar uit komt. Op deze manier kan ik toch de mogelijkheden van Web

Services bekijken, zonder dat hiervoor nog een half jaar gewacht dient te worden.

Als eerste ben ik gestart met de installatie van het component. Binnen enkele minuten waren alle

benodigde codeunits ingelezen in Dynamics NAV. De configuratie van het component ging iets minder

eenvoudig. Door het volgen van de handleiding en gewoon iets proberen, is het gelukt om binnen een

dag een goed geconfigureerd component te hebben dat XML berichten kon publiceren.

Deze XML berichten worden gepubliceerd naar een locatie op de harde schijf en zijn daarna

handmatig door mij geupdate naar een repository van MOSS 2007. Binnen MOSS 2007 werden alle

gegevens goed getoond aan de gebruiker. Het enige opstakel dat nu nog rest om deze oplossing

flexibeler te maken is het kunnen geven van een request in MOSS 2007. Dit request zou vervolgens

de Dynamics NAV gegevens moeten tonen, zonder dat er een file moeten worden geupload. Als deze

stap genomen kan worden, dan heeft Schouw zijn Web Service oplossing draaiend.

Excel Services

Excel Services is een suboplossing binnen de oplossingsrichting van SQL Server 2005. Met de komst

van Office 2007 en MOSS 2007, is Excel Services gelanceerd. Excel Services is gewoon een Excel

werkblad, maar dan met een koppeling richting een databron.

De databron waarmee deze koppeling is getest, is in mijn geval een Business Intelligence model van

een andere afstudeerder van Schouw Informatisering geweest. Dit BI-model is gemaakt in Analysis

Services en maakt gebruik van de SQL Server 2005 database.

In Excel 2007 heb ik het BI-model aangesproken als externe databron. Nadat de koppeling was

gerealiseerd is hiervan een view gemaakt en is deze opgeslagen als Excel Service. Het Excel Service

bestand is vervolgens in het reporting centrum van MOSS 2007 geplaatst. Hiermee was echter nog

niet zeker gesteld dat MOSS 2007 en het model BI-model konden communiceren met Excel.

Na enig speurwerk ben ik er achter gekomen dat er nog twee zaken geregeld moesten worden. Als

eerste is er een vertrouwensrelatie gerealiseerd tussen Excel 2007 en MOSS 2007. Dit houdt in dat

beide er vanuit gaan dat ze elkaar kunnen vertrouwen. Hiermee bereik je dat je bijvoorbeeld een

Excel bestand direct richting MOSS 2007 kan publiceren en dat ze elkaar kunnen gebruiken om data




69

op te halen en te tonen. Een tweede taak was het maken van een dataconnectie tussen de MOSS

2007 en het BI-model. Deze connectie wordt eenmalig gemaakt en is vervolgens steeds weer te

gebruiken om nieuwe data op te halen.

Excel Services is een koppeling die bruikbaar is om, met name managementinformatie, te tonen in

MOSS 2007. Het is niet eenvoudig om bijvoorbeeld een Business Intellicence model te maken in

Analysis Services, maar vrijwel iedereen met gemiddelde Excel kennis is in staat een Excel Service te

creëren en te publiceren naar MOSS 2007. Als je ervoor zorgt dat de nodige databronnen

aangesproken kunnen worden en er een dataconnectie binnen MOSS 2007 aanwezig is, dan is een

korte training het enige dat de gebruikers nodig hebben om hiermee aan de slag te gaan.



Hoofdstuk: 30. De toekom

stige Va

lue Ch

ain

70

30. De toekomstige Value Chain

Deze bijlage gaat verder op paragraaf 9.1, waarin een introductie van de markt is gegeven.

Achtereenvolgens wordt er aandacht besteed aan de externe en interne factoren op de markt en tot

slot wordt de Value Chain van 2016 geschetst.

Externe factoren

Er zijn een aantal externe krachten die de context voor de value chain van de retail en consumenten

producten in de toekomst gaan bepalen. Deze bijlage gaat hierop in.

• Economische verschuivingen zullen effect hebben op de consumptie, productie en

logistiek.

De nieuwe koopkracht zal komen uit landen die nu sterk aan het ontwikkelen zijn, zoals

China. In 2005 waren de vier top economieën: de Verenigde Staten, China, Japan en India

[19]. Het door elkaar husselen van de wereld economieën zal effect hebben op de

consumptie trends, productie en logistiek, omdat de industrie gebaad is bij het leveren van

producten aan deze snel groeiende landen.

• Ecologische trends zullen leiden tot een meer duurzame industrie.

Het probleem met het wereldwijde energie en brandstof gebruik staat nu al met stip op één

wat betreft de belangrijkste ecologische problemen en dit zal ook de trend zijn in de komende

jaren. Er zal steeds worden geprobeerd om manieren te vinden waardoor opslag, transport en

consumentengedrag efficiënt wordt ten aanzien van energieverbruik.

Ook zullen consumenten zelf steeds meer aandacht gaan geven aan producten die duurzaam

zijn geproduceerd. Denk hierbij aan duurzaam inwinnen van grondstoffen, duurzaam

produceren, dierenwelzijn en andere ecologische vraagstukken.

• Demografische veranderingen zullen leiden tot het verplaatsen van de mensen.

De groei van de wereldbevolking in gebieden als Europa en Noord-Amerika stagneert. In

andere delen van de wereld, zoals Azië en Afrika zal de populatie echter toenemen. De

consumptie in de huidige ontwikkelingslanden zal dus gaan toenemen.

Tegelijkertijd gaat ook de levensverwachting van mensen omhoog, die woonachtig zijn in de

welvarendere delen van de wereld. Dit zet druk om sociale voorzieningen, pensioenen en

zorgsystemen, maar tegelijkertijd is hier ook een nieuwe markt aan het ontstaan.

• Bedrijven en consumenten zullen voordelen ondervinden van nieuwe

technologieën.




stige Va

lue Ch

ain

71

Mobiele logistiek, RFID, telematica en wireless breedband zullen grote impact hebben op

machine-to-machine interactie. Veel van deze ontwikkelingen maken het voor organisaties

eenvoudiger om snel signalen op te pakken over de vraag en voorraad. De industrie zal dus

flexibeler worden op het gebied van capaciteit en voorraad. Data zal dus steeds meer in een

netwerk worden opgeslagen, waardoor de inzichtelijkheid van deze data voor de gehele keten

zal worden vergroot.

In de toekomst zal nog meer gaan blijken dat de slag om de consument gewonnen zal

worden op het gebied van technologie. Consumenten zullen veeleisender worden en zullen

meer kennis willen hebben van de producten die ze gebruiken.

• Regelgeving

Tot slot zal ook regelgeving aangescherpt worden. Overheden willen een meer controlerende

rol krijgen over instanties, met name bij organisaties die werken met voeding en dranken.

Er zullen zaken worden vastgelegd met betrekking tot uitstoot van stoffen (o.a. CO2),

duurzame productie, labellen van producten (o.a. documentatie over inhoud, kwaliteit) en

financiële zaken (o.a. Sarbanes Oxley)

6.1.2 Interne factoren

Hierboven werd gesproken over de externe krachten waaraan de markt onderhevig is. Er zijn echter

ook een aantal interne factoren die de markt drijven of anders gezegt industrie trends. Deze zullen

hieronder ter sprake komen, verdeeld in drie categorieën:

• Consumentengedrag

• Productflow

• Informationflow

• Consumentengedrag

De ‘consument is de baas’ is een belangrijke bevinding in het gedrag van consumenten.

Consumenten veranderen van demografische locatie, krijgen nieuwe eisen ten aanzien van

gezondheid en welzijn en worden slimmer. Bedrijven zijn dus genoodzaakt om onderzoek te

doen naar deze gewijzigde behoeften en zullen hun productaanbod hierop aan moeten

passen. Ook partnerovereenkomsten moeten hierbij niet uit de weg worden gegaan, zoals

eerder al ter sprake kwam.

• Productflow

Er is een shift waarneembaar naar het leveren van services en productaanbod via een virtuele

manier. Producten worden complexer en innovatie wordt gedreven door de klanten.

Om dit allemaal in goede banen te leiden moet er gaan worden aan wereldwijde

ketenintegratie, kleinere voorraden en aanbod via meerdere kanalen.




stige Va

lue Ch

ain

72

• Information flow

Informatie moet overal en altijd beschikbaar worden. Dit geldt voor consumenten (altijd

informatie willen opvragen over producten, media enzovoort), maar ook voor organisaties.

Organisaties zullen in de toekomst nog beter willen weten wat de vraag is naar een product,

hoe hoog de voorraad is en welke keuzes gemaakt dienen te worden, die alles real-time. Ook

zal er gewerkt worden aan het leveren van dat speciale beetje extra service richting de

consumenten.

6.1.3 De toekomstige Value Chain

Interne en externe factoren bij elkaar genomen zullen ertoe leiden dat er een nieuwe soort value

chain zal ontstaan binnen tien jaar van nu. Maar wat moet er nu onder die nieuwe value chain worden

verstaan?

In de optiek van Cap Gemini, GCI en Intel zal om te beginnen de lead-time vanaf productdesign tot

product en vanaf grondstof tot consument worden verkort. Ook zal er meer informatie real-time

beschikbaar komen. Hierdoor kan iedere deelnemer in de keten zien wat de status van een order is en

hiernaar handelen. Dit alles op een gestandaardiseerde en flexibele manier.

Daarbovenop komt de samenwerking op het gebied van productie en distributie. Dit zal intensiever

gaan worden, waarvoor producten sneller door de keten zullen stromen met een zo klein mogelijke

voorraad.

De klant blijft vaak het eindstation, dus ook hiervoor wordt een aanbeveling gedaan. Er moet namelijk

worden nagedacht over de zogenaamde ‘last mile to the customer’. Consumenten willen op

verschillende manieren hun producten kunnen aanschaffen, daarom moet er geïnvesteerd worden in

meerdere kanalen.

Alle aangedragen verbeteringen zijn per categorie ook opgenomen in tabel 11. Hier wordt per

‘opportunity area’ gegeken naar de mogelijk wins die behaald kunnen worden. In dit overzicht staan

geen nieuwe zaken, slechts een opsomming van hetgeen hierboven is beschreven.

Om deze verbeteringen te bereiken zijn er, zoals de bekende uitdrukking zegt, meerdere wegen die

naar Rome leiden. Hieraan zal echter geen verdere aandacht worden geschonken. Dat ligt namelijk te

ver buiten de scope van dit rapport.




stige Va

lue Ch

ain

73

Tabel 11: Veranderingen in de Value Chain

Opportunity Area: Based on the external forces and industry trends:

Shopper Dialogue • ‘Smart’ consumer

• Joint innovation

• New marketing approaches

Information Sharing • Real-time visibility

• Information platform

• Standardisation

• Demand of customer for product information

Synchronised Production • Consumer is King

• Minimum inventory flow

• Localised production

• Reduced production cycle

Integrated Logistics/

Home Fulfilment

• Energy/fuel costs

• Environmental impact

• Regulatory Impact

Sustainability • Energy costs

• Environmental impact

• Regulatory impact

Company Cultural and

Behavioural Changes

• Collaboration

• Cross-border business will drive cultural change

• Reward structures



Hoofdstuk: 31. Proces van het klantonderzoek

74

31. Proces van het klantonderzoek

Deze bijlage gaat in op de stappen die doorlopen zijn op te komen tot een eindconclusie betreffende

de inzetbaarheid van portals bij klanten van Schouw Informatisering (figuur 19). Dit toegespitst op de

relatie tussen SharePoint en Dynamics NAV.

Aan dit proces gingen twee triggers vooraf. Zowel ik als de andere afstudeerder bij Schouw

Informatisering speelden met het idee van een enquête en interviews. Dit helemaal los van elkaar.

Onze begeleider heeft ons vertelt over elkaars plannen en zo zijn zij gekomen tot het samen opzetten

van dit stuk van ons afstuderen.

Na deze trigger zijn wij samen begonnen aan het opzetten

van een enquête. Eerst met een brainstorm en vervolgens

met echt inhoudelijke vragen.

Omdat je van tevoren niet weet of iedereen met jou

vragen uit de voeten kan, hebben wij onze enquête

getoetst bij een viertal pilot organisaties. Via de

projectleiders van Schouw Informatisering hebben wij

onderzocht welke bedrijven goede gesprekpartners waren

en vervolgens hebben wij met vier van hen een afspraak

gemaakt.

Na deze gesprekken is de enquête aangepast. Tevens met

input van onze begeleider en de afdeling marketing. De

laatste heeft vooral gekeken naar de prestatie en de

duidelijkheid van de begeleidende brief.

Om de enquête bekendheid te geven is deze

gepresenteerd op de BI seminar van Schouw

Informatisering. Op deze manier kreeg ruim 30% van de

respondenten al informatie over hetgeen dat komen zou.

Van de 101 benaderde organisaties hebben … gereageerd

op ons verzoek. De enquête die zij hebben ontvangen staat

op bijlage 32.

Opzet enquête

Interviews bij klanten SI (pilots)

Analyseren data m.b.v. SPSS

Raadplegen 101 respondenten

Conclusies trekken

Customer cases schrijven

Figuur 19: Proces klantonderzoek



Hoofdstuk: 31. Proces van het klantonderzoek

75

Op basis van de respons die op de enquête is gekomen hebben wij data geanalyseerd met behulp van

SPSS. Deze software heeft standaard tal van mogelijkheden om verbanden te ontdekken en was op

dit reden zeer bruikbaar.

Tot slot van dit onderzoek zijn er enkele conclusies getrokken die in het gelijknamige hoofdstuk zijn

opgenomen en zijn er een aantal ´customer cases´ geschreven met een uiteenzetting van hoe de

portal ingezet zou kunnen worden binnen organisaties. Voor het laatste hebben de gesprekken van de

pilots als basis gediend.

Een ruim opgezet onderzoek met voldoende respons op betrouwbare conclusies aan te kunnen

verbinden!



Hoofdstuk: 32. En

quête BI & SharePoint

76

32. Enquête BI & SharePoint



Hoofdstuk: 32. En


77



Hoofdstuk: 32. En


78



Hoofdstuk: 32. En


79



Hoofdstuk: 32. En


80



Hoofdstuk: 32. En


81



Hoofdstuk: 32. En


82



Hoofdstuk: 32. En


83



Hoofdstuk: 32. En


84



Hoofdstuk: 33. Branches binnen de voedingsm

iddelensector

85

33. Branches binnen de voedingsmiddelensector

Schouw Informatisering richt zich volledig op de voedingsmiddelensector, zoals eerder in het rapport

reeds ter sprake kwam. Deze sector is echter weer onder te verdelen in een aantal branches, elk met

eigen kenmerken en specifieke automatiseringsvragen [64]. Schouw Informatisering onderkend de

volgende:

1. Zoetwaren

2. Banket

3. AGF

4. Kaas/Zuivel

5. Vis

6. Vlees

7. Divers

Hieronder volgt van elke branche een korte omschrijven over hetgeen er onder verstaan wordt binnen

Schouw Informatisering.

1. Zoetwaren

Voor bedrijven actief op het gebied van zoetwaren komen bijna dagelijks nieuwe regels

tot stand met betrekking tot tracking & tracing en kwaliteit. Hierbij gaat het meestal om

nieuwe of aanpassingen van beschreven protocollen voor het garanderen van

voedselveiligheid bij de productie van zoetwaren. Deze regels zijn te gecompliceerd om op papier bij

te houden. Schouw Informatisering biedt diverse mogelijkheden om op een ideale manier aan de

regels te kunnen voldoen, zodat producten eenvoudig kunnen worden gevolgd en er wordt voldaan

aan de meest recente regels en voorschriften op het gebied van traceability en voedselveiligheid. Als

basis voor deze oplossingen maakt Schouw gebruik van Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision).

Echter, het succes komt tot stand door deze basis te combineren met SI Foodware, onze

branhespecifieke software. SI Foodware biedt niet alleen mogelijkheden om aan de regelgeving of

andere externe eisen te voldoen, maar draagt ook zorg voor de verdere stroomlijning van andere

bedrijfsprocessen.

2. Banket

De productie van hoogwaardige brood- & banketproducten stelt hoge eisen aan de

kwaliteit van de bedrijfsvoering. Tijdige managementinformatie en snelheid van handelen

zijn belangrijk. Het kunnen berekenen wat veranderingen in recepturen voor




iddelensector

86

consequenties heeft voor het eindproduct, is daar een voorbeeld van. Schouw Informatisering heeft

naast een branchespecifieke oplossing voor productspecificaties ook oplossingen ontwikkeld voor

bijvoorbeeld ingrediënten- en allergenendeclaraties en diverse kwaliteitssystemen.

3. AGF

Gebaseerd op ervaring en kennis op het gebied van bedrijfsprocessen binnen de AGF-

branche heeft Schouw Informatisering een AGF-oplossing ontwikkeld. Deze oplossing

bevat een breed scala aan agf-functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld het uitmelden en

afrekenen. Uniek aan deze agf-oplossing is dat de partijadministratie centraal staat. Binnen de agf-

oplossing zijn aan de verschillende bedrijfsonderdelen diverse specifieke AGF-functionaliteiten

toegevoegd waardoor het systeem perfect aansluit op bedrijfsprocessen uit de AGF-branche. Door

gebruik te maken van de AGF-oplossing is van onoverzichtelijk maatwerk geen sprake meer, terwijl u

toch de luxe geniet van een geïntegreerde toepassing.

4. Kaas/Zuivel

Het leveren van de juiste soort, leeftijd en hoeveelheid ligt bij kazen wat gecompliceerder

dan bij de meeste voedingsmiddelen. Een van de redenen hiervoor is bijvoorbeeld het

indrogen van de kaas tijdens het bewaren. Het nauwkeurig registreren van de leeftijd van

kazen draagt bij aan de optimalisatie van de verkoopafdeling. De leeftijd heeft niet alleen invloed op

het gewicht van de kaas, maar ook op de kostprijsberekening. Een oudere kaas is namelijk vaker

gekeerd en gecoat wat zorgt voor een hogere kostprijs. Schouw Informatisering heeft inmiddels

diverse organisaties uit de kaas/zuivel-branche geautomatiseerd (bijvoorbeeld Kaasgroothandel E.M.

Treur & Zn BV en Vergeer & Zonen BV) met haar branchespecifieke oplossingen.

5. Vis

Het beperken van het gewichtsverlies bij het schoonmaken van vis is een van de hekele

punten die deze branche kenmerkt. Daarnaast is het niet alleen interessant exact te

weten wat de organisatie binnenkomt en weer uitgaat, maar vooral ook wat de

omloopsnelheid is. Ook kenmerkt deze branche zich door de grote variatie in klantspecifieke

producten: klanten stellen niet alleen eisen aan de verpakking, maar ook aan het gewicht en soort

bewerking. Met behulp van de branchespecifieke oplossingen van Schouw Informatisering ontstaat

inzicht in bijvoorbeeld het snij/gewichtsverlies, en wat dit voor gevolgen heeft voor de kostprijs en

kunnen er aanzienlijke efficiencyverbeteringen worden gerealiseerd (bijvoorbeeld door

geautomatiseerde controlesystemen).




iddelensector

87

6. Vlees

De vleesindustrie is een branche die te maken heeft met strenge kwaliteitscontroles en

regelgeving. Bijvoorbeeld op het gebied van Tracking & Tracing, HACCP en BRC.

Daarnaast kenmerkt deze branche zich door de grote variëteit in het assortiment. Iedere

klant stelt namelijk eigen eisen aan de verpakking, gewichten en bewerkingen van het vlees. Dit heeft

onder andere te maken met het feit dat de consument het vlees 'panklaar' wil kopen. Deze ontwikking

draagt ook bij aan een verlies van kennis over vleesproducten bij zowel consumenten als retail.

Kortom, de vleesindustrie is volop in ontwikkeling. Het automatiseren van deze branche vraagt niet

alleen om technisch en bedrijfskundig inzicht maar ook een gedegen branchekennis is noodzakelijk.

7. Divers

Naast opdrachtgevers in de voedingsmiddelenindustrie bedient Schouw Informatisering

ook opdrachtgevers buiten deze branche. Meestal zijn dit wel aanverwante organisaties.

Dat wil zeggen dat ze qua dienstverlening of producten aansluiten op de

voedingsmiddelenindustrie, zoals bijvoorbeeld transportbedrijven. Maar ook organisaties met

bedrijfsprocessen die veel overeenkomsten hebben met de processen uit de

voedingsmiddelenindustrie, zoals bijvoorbeeld technische groothandels en gordijnenproducenten.



Hoofdstuk: 34. Customer case Citronas B.V.

88

34. Customer case Citronas B.V.

Citronas B.V. is een importeur en exporteur van fruit. Het geïmporteerde fruit komt van over de hele

wereld en wordt geleverd aan de Europese markt. Per jaar passeren ruim 10.000.000 dozen fruit de

loodsen van Citronas en samen zorgen deze voor een omzet van € 80.000.000 per jaar. Een

aanzienlijk bedrijf ik de AGF sector dus.

In een interview met John Triel, ICT Manager Citronas B.V., heb ik gesproken over de

organisatie, de implementatie van Dynamics NAV en de inzetbaarheid van portals.

In 2003 is er binnen Citronas B.V. de keuze gemaakt om Dynamics NAV te implementeren in de

organisatie. Er waren verschillende redenen hiervoor. John Triel, ICT Manager Citronas B.V., noemde

dit letterlijk ‘houtje touwtje automatisering’, waarmee hij aangeeft dat er veel gebruik gemaakt werd

van losstaande applicaties die niet of nauwelijks met elkaar verbonden waren. Daarbij komen

vervolgens automatisch het vele papierwerk, veel herhaaldelijke invoer van gegevens en ad hoc

oplossingen. Al met al geen gunstige werksituatie, die tevens foutgevoelig was.

Dynamics NAV is voor Citronas B.V. de geïntegreerde ERP oplossing geworden die het nodig had. Dit

in combinatie met SI Foodware, de branchespecifieke software van Schouw. Nu maken 30

medewerkers gebruik van Dynamics NAV om te voorzien in hun dagelijkse behoeften.

Leveranciers

Door de handel met landen over de hele wereld is het verplicht voor medewerkers van Citronas B.V.

om in de avonduren beschikbaar te zijn via telefoon. Door het grote verschil in tijd tussen Nederland,

Brazilië, Chili en Australië is het simpelweg niet mogelijk om alles binnen reguliere Nederlandse

werktijden te kunnen regelen. Hier komt dan ook de mogelijke bruikbaarheid van een portal om de

hoek kijken.

Als we naar de leverancierszijde van Citronas B.V. kijken, dan spreekt men vaak van handel met

‘boeren’. Fruit komt immers uit boomgaarden, van akkers of uit kassen. Beter is alleen om te spreken

over handel met corporaties of transportorganisaties, want deze vertegenwoordigen de functie als

tussenpersoon tussen een x-aantal boeren en Citronas B.V.

De leveranciers bellen en mailen vrij veel naar Citronas B.V. om inzicht te geven in de oogst, de

hoeveelheid die geleverd zal worden, enzovoort. Deze gegevens worden dan geanalyseerd via een

Excel draaitabel om vervolgens overgenomen te worden in Dynamics NAV.




89

Het zou al heel wenselijk zijn als gegevens in een standaard format aangeleverd zouden worden. Dan

vervallen de bewerkingen en analyses op deze gegevens en kan er direct ingevoerd worden. Trek je

dit nog verder door, dan is het zeker niet ondenkbaar dat leveranciers binnen niet al te lange tijd in

gaan loggen op een portal en daar hun gegevens invoeren. Ingeven van orders, statusinformatie

ingeven en opvragen, financiële overzichten en opbrengsten zijn een aantal oplossingen die zeer zeker

mogelijk zijn richting de leveranciers. Medewerkers van Citronas B.V. hoeven op deze manier alleen

nog maar het proces te bewaken en worden meer ontlast tijdens en buiten werktijd.

Klanten

Klanten zijn een partij, die nog veel meer bellen en mailen dan de leveranciers. Elke keer willen ze

weer precies weten wanneer een product binnen komt (en er een vrachtwagen gestuurd kan worden),

welke kwaliteit een lading heeft en hoeveel er van alles geleverd kan worden. Heel veel verkeer over

een weer, met elke keer opnieuw tal van vragen. Ook richting klanten kan een portal voordelen

bieden.

Denk alleen al aan het inzicht dat je klanten kunt geven in de status van hun orders, facturen en

kwaliteitsmetingen. De portal kan een medium worden waarop zeer veel informatie gedeeld kan

worden. De informatiebehoeften en vraagbehoeften van klanten zullen voor een groot deel via deze

portal afgevangen kunnen worden. De klant gaat uiteindelijk de keten sturen!

Ketenintegratie

Met de komst van tracking & tracing is er een andere mogelijke win op komst. Klanten willen steeds

meer informatie per tailer zien. Een citroen in een supermarkt moet te herleiden zijn naar de

corporatie en boer waar deze vandaan komt. Ook dit kan met een portal, maar met name de

verantwoordelijkheid kan worden verlegd. Indien een order slecht van kwaliteit is, hoeft dan niet meer

Citronas B.V. voor de claims op te draaien, maar de leverancier. Iedere levering namelijk volledig

terug te herleiden.

Een claim is natuurlijk de negatieve kant van tracking & tracing. Het positieve aspect hieraan is dat

boeren beter beoordeeld kunnen worden op hetgeen ze leveren en dus op basis hiervan beter betaald

zullen worden.

Intern

Binnen de eigen organisatie zijn er voornamelijk positieve effecten te onderkennen op het gebied van

ontlasting van medewerkers. Klanten en leveranciers kunnen meer zelfs, waardoor de druk op eigen

medewerkers afneemt.




90

Verder kan een portal bij intern gebruik meer voortschrijdend inzicht leveren. Denk hierbij aan het

gebruik van dashboards. Nu wordt er regelmatig gebruik gemaakt van een Excel dashboard voor

financiële controle. Zonder dit dashboard kost een controle van de gegevens vier uur, met het

dashboard slechts enkele minuten. Ook deze dashboards kunnen in een portal worden gebouwd.

Daarmee worden ze tegelijkertijd flexibeler en niet meer plaatsgebonden.

Vereiste functionaliteit

Om hetgeen dat hierboven staat waar te kunnen maken heeft de portal een aantal eigenschappen

nodig om Citronas B.V. te kunnen bieden wat ze nodig hebben. Hieronder volgen kort de specifieke

functionaliteiten van Citronas B.V.:

• Personalisatie. De ene klant moet meer informatie kunnen krijgen dan de andere. Hetzelfde

geldt voor leveranciers. Ook moet er kunnen worden opgegaan met tijdzones en moeten

klanten en leveranciers kunnen communiceren met Citronas B.V.;

• Beveiliging is een essentieele functie, met name gevoed doordat je informatie uit Dynamics

NAV richting externen gaat brengen. Je wilt immers niet dat iedereen met een internet

connectie hierop aan kan loggen;

• Een portal moet niet platformgebonden zijn. Zowel aan de cliëntzijde als serverzijde mag het

niet zo zijn dat een organisatie of gebruiker verplicht is om Microsoft producten te gebruiken

(Windows, Active directory, Internet Explorer, enzovoort). John Triel geeft terecht aan dat

Microsoft integratie wil bevorderen, maar dan wel met gebruik van alleen Microsoft producten.

Dit vind hij soms jammer;

• Business Process Management en Workflow zijn essentieel. Op deze manier kan je processen

bouwen tussen verschillende partijen. Dit natuurlijk met de nodige invoermogelijkheden en

goedkeuringen.

• Koppelingen met Dynamics NAV is essentieel. Het wordt mogelijk informatie uit dit systeem te

ontsluiten en te tonen richting klanten en leveranciers. Andersom kunnen klanten en

leveranciers ook hun orders richting dit systeem sturen.

Andere basisfunctionaliteit is wel belangrijk, maar om de bovengenoemde hoofddoelen te behalen,

zijn deze niet essentieel.



Hoofdstuk: 35. Customer case An

ova Food B.V.

91

35. Customer case Anova Food B.V.

Anova Food exporteert wekelijks 350 ton exotische vissoorten naar voornamelijk Europese landen.

Zowel verse als diepgevroren vis wordt geleverd aan retail- en foodserviceketens,

groothorecabedrijven en industrie.

Naast deze twee takken is Anova Food momenteel ook druk bezig om een derde poot op te tuigen,

deze zal zich speciaal gaan richten op het aanbieden van producten voor retail kanaal. Momenteel

heeft Anova Food alleen nog maar een aantal producten liggen in de Aldi supermarkten, maar het

doel is om dit verder uit te gaan breiden.

In een interview met Gerrit Zanen, ICT Manager Anova Food B.V., heb ik gesproken over de

organisatie, de implementatie van Dynamics NAV en de inzetbaarheid van portals.

Net als bij veel andere organisaties zag het IT landschap van Anova Food er ook uit als een

verzameling van losstaande applicaties. Dit is op zich niet vreemd, want zolang er geen nood is voor

een gekoppelde oplossing bieden deze applicaties voldoende functionaliteit. Als het IT landschap

bestaat uit een financieel pakket in combinatie met een zelfontwikkeld verkoopinformatiesysteem en

een aantal spreadsheets voor logistieke informatie, dan komt ooit een punt waarop dit niet meer

beheersbaar is. Op dat moment is de keuze gemaakt voor de implementatie van Dynamics NAV in

combinatie met SI Foodware.

Dynamics NAV is geïmplementeerd op in de eerste plaats de informatiestromen beheersbaar te maken

en daarbij de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Tevens moest er meer informatie inzichtelijk worden

gemaakt. Iedereen had wel zijn eigen manier, maar niets gebeurde op een uniforme manier. Tevens

zijn er een aantal vestigingen bijgekomen, waarmee ook contacten onderhouden moesten worden.

We kunnen dus wel stelen dat de implementatie van Dynamics NAV een grote stap in de goede

richting is geweest.

Leveranciers

Anova Food zit redelijk dicht tegen de leverancier aan. Anova Food heeft namelijk een aantal

inkoopkantoren in Indonesië, Vietnam en Kenia die direct in contact staan met de leveranciers. Onder

meer op deze reden is een portal niet interessant. De verkoopkantoren kunnen werken op de

Dynamics NAV database van het hoofdkantoor en regelen de overige zaken ter plaatse. De enige

toegevoegde waarde die een portal zou kunnen hebben is meer communiceren richting de leverancier

en het doorgeven van statusinformatie. Hier is echter geen noodzaak voor.




ova Food B.V.

92

Klanten

Aan de verkoopzijde is het met name Anova Food die veel belt naar klanten om orders te verkrijgen.

De toekomst zou wel kunnen zijn dat een kopende partij zelf zijn orders gaat invoeren in het systeem,

maar dit is lastig gezien het dagverse product waar men mee te maken heeft. Ook zijn er voor beide

organisatie poten een aantal aspecten die niet afgevangen kunnen worden met een portal.

Verse producten moeten namelijk binnen één dag verkocht zijn, dit gebeurd met onderhandelingen.

De prijs is hierin een flexibele factor. Een partij is pas verkocht als er een definitief bod is gedaan en

de bieding sluit.

De diepvries producten kennen een iets langere houdbaarheidstermijn, maar hier is de prijs flexibel.

Men heeft te maken met bestelgrootte, marktwerking en dagprijzen. Ook hier kan een systeem niet

de onderhandelingskracht bieden die Anova Food nodig heeft.

Anova Food is een partij die producten aanbiedt op de markt. Anova Food pushed dus als het ware

producten de markt op. Je kan dus zeggen dat Anova Food de vragende partij is richting de markt

met de vraag: wie wil deze partij kopen?

Ketenintegratie

De ketenintegratie tussen de leveranciers, Anova Food en haar klanten wordt op dit moment al deels

bereikt. Zoals eerder aangegeven zitten de inkoopkantoren dicht bij de leveranciers. Daarbij heeft

Anova Food ook een aantal verkoopkantoren die weer meer bij de klanten zijn gevestigd. Zowel de

inkoopkantoren als de verkoopkantoren hebben allemaal de mogelijkheid om te werken op de

Dynamics NAV database van het Anova Food hoofdkantoor in Nederland. Hiermee wordt de

bedrijfskritieke informatie al voldoende gedeeld.

Intern

Ketenintegratie wordt al bereikt door met kantoren dicht bij de leveranciers en afnemers te gaan

zitten. Ook kan er op dezelfde database worden gewerkt door meerdere vestigingen. Dan rest er nog

één probleem en dat is de interne communicatie tussen de verschillende tijdzones. Hiervoor wordt

veel gebruik gemaakt van een Lotus Notes database. Hierop hebben enkele leveranciers toegang,

maar met name eigen medewerkers maken hier gebruik van. Op deze manier kan iemand in

bijvoorbeeld Vietnam een vraag stellen die door een medewerker in Nederland kan worden

beantwoord zodra zijn of haar werkdag begint.

Lotus Notes is een overduidelijk samenwerkingsplatform. Het is 24 uur per dag beschikbaar en het is

in staat om de communicatie behoeften voldoende af te dekken. Voor hogere prioriteiten is het ook

nog mogelijk telefoon, mail of fax te gebruiken. Dit gebeurd niet zo heel vaak. Via Lotus Notes kan




ova Food B.V.

93

men ook agenda´s van medewerkers doorzoeken en tevens is er een geringe koppeling tussen

Dynamics NAV en Lotus Notes.

Over workflow management wordt al wel een beetje nagedacht. Er is gekozen om een

klachtenmodule van Dynamics NAV te gaan gebruiken. Aan klachten zullen dan acties worden

gehangen die aan een persoon gekoppeld zullen worden.

Tevens worden er ´s nachts runs gedraaid op bepaalde rapporten. Deze rapporten worden dan naar

de medewerkers gestuurd, zodat hiernaar gehandeld kan worden. Het delen van organisatienieuws

(content management) gebeurd nog via mail. Dit kan nog gezien het formaat van de organisatie.

Binnen Anova Food wordt er nog wel gebruik gemaakt van de diensten van een extern bedrijf. Dit

mag gezien worden als een partner. Zij krijgen informatie van Anova Food aangeleverd en typen dit

over in hun eigen systeem. Hier zou een win te behalen zijn, maar er is momenteel nog geen steun

van de directie op dit bedrijf toegang te geven op de Dynamics NAV database.


Hierboven bleek al dat er weinig te winnen is op het gebied van portals. Alleen inzicht geven aan

leveranciers en de partner zou voordelen opleveren. Stel dat dit bewerkstelligd zou worden, dan heeft

Anova Food zeker de volgende specifieke functionaliteit nodig:

• Rollen – verschillende views voor leveranciers en de partners;

• Beveiliging – is belangrijk gezien het extern brengen van informatie en toegang verlenen op

de database;

• Koppelen en ontsluiten van Dynamics NAV en Lotus Noteas – hiermee bereik je realtime

inzicht voor externen;

• Workflow – het online kunnen brengen van processen is met name richting partners

belangrijk. Zij voeren activiteiten voor jou uit en hebben zo zicht op wanneer een vracht

richting hun komt en wat er gedaan moet worden.

Gezien de beperkte mogelijkheden die er zijn voor een portal, zijn er maar een aantal functionaliteiten

nodig. We kunnen wel stellen dat er niet veel wins zijn voor een portal bij Anova en dat ook de

noodzaak er niet is.



Hoofdstuk: 36. Customer case Special Fruit N.V.

94

36. Customer case Special Fruit N.V.

Special Fruit is een import/export organisatie van fruit en groenten. Dit Belgische bedrijf importeert en

exporteert jaarlijks 25.000 partijen groenten en fruit. Hierbij proberen zij zich ook te onderscheiden

door zich te onderscheiden met het aanbod van meer exclusieve soorten groenten en fruit.

Special Fruit heeft te maken met kleine ordergroottes en grote aantallen transacties. Ook is de

aanvoer geen dag hetzelfde. Een dynamische organisatie in een branche die geen dag hetzelfde is.

In een interview met André van den Broeck, ICT Manager Special Fruit N.V., heb ik gesproken

over de organisatie, de implementatie van Dynamics NAV en de inzetbaarheid van portals.

Het gebruik van Dynamics NAV bij Special Fruit staat nog maar in de kinderschoenen. De organisatie

is al live met Dynamics NAV, maar periodiek wordt er gestart met het in gebruik nemen van nieuwe

functionaliteit.

De trigger om Dynamics NAV in te zetten is bij Special Fruit ook weer gelijk aan andere organisaties

van een dergelijke grootte (40 medewerkers). De organisatie is door de jaren heen gegroeid en

werkte nog steeds met losse systemen voor de administratieve processen en de logistieke processen.

De wens naar integratie werd steeds groter en vandaar de keuze voor een ERP oplossing. Ook een

betere beheersbaarheid en het verminderen van papierwerk behoorde tot de wensen.

Leveranciers

Richting de leverancierszijde van de organisatie zijn er geen mogelijkheden om een portal in te zetten.

Klanten

Richting klanten worden er wekelijks aanbiedingen gedaan. Binnen Dynamics NAV is daarvoor nog

geen functionaliteit in gebruik genomen, maar dat loopt nog. De branche zit zo in elkaar dat er veel

telefonisch wordt geregeld en sommige klanten hebben ook behoefte aan EDI oplossingen. Een portal

kan deze twee niet vervangen. Zeker als je te maken hebt met grote klanten, kunnen zij hun wil aan

jou opleggen. Accepteer je dit niet, dan stappen ze gewoon over naar een andere leverancier.

Special Fruit is geen voorstander van het publiceren van voorraadgegevens en prijsindexen. Dit is

gevoelig, want daarmee kan een klant bepalen wat jou marge is. Klanten die echter vaker met Special

Fruit zaken doen kennen de marges nu wel en weten wat er mogelijk is, dus hiervoor is prijspublicatie

ook niet eens meer van toepassing.



Hoofdstuk: 36. Customer case Special Fruit N.V.

95

Ketenintegratie

Ketenintegratie is niet echt van toepassing op Special Fruit. De organisatie kan voldoen aan haar

eigen behoeften en die van de klanten en leveranciers. Inzicht geven in voorraden en prijzen is

absoluut niet bespreekbaar en ook het melden van statusinformatie is geen must.

Intern

Zo weinig mogelijkheden als er extern zijn, zo veel mogelijkheden zijn er intern. Tijdens het interview

is aangegeven dat de opslag van documenten nu heel erg ongestructureerd is. Documenten staan

verspreid over meerdere netwerkschrijven, mappen en mailboxen. Hiermee duurt het soms lang

voordat iets gevonden wordt. Er was een oorspronkelijk plan, maar dit is al lang geleden losgelaten.

Documentbeheer en een goede search is een wens van de organisatie. Een portal zou hier uitkomst

kunnen bieden.

Daarnaast is er binnen de hele organisatie ook behoeften aan lijstjes. Denk hierbij aan de top 50 van

klanten, de top 10 producten van de afgelopen week, enzovoort. Het management zit ook dicht tegen

de overige werknemers aan, maar weet vaak pas echt hoe iets ervoor staat als ze de harde cijfers

inzichtelijk hebben. Dynamics NAV biedt deze rapportage, mogelijk zou een Dashboard nog extra

inzichtelijkheid bieden.


De nadruk bij Special Fruit ligt op de search en het documentbeheer. Om dit te bereiken heb je enige

mate van koppeling nodig met Dynamics NAV. Hierdoor kan je niet alleen zoeken naar bestanden,

maar ook naar records in het ERP systeem.

Office integratie is in combinatie met de search een ideaal duo. Zoekresultaten kunnen direct worden

getoond en ook wordt het mogelijk agenda´s te synchroniseren en te doorzoeken.

Verder is er niet veel nodig aan functionaliteit. Rollen en personalisatie zijn niet wenselijk. Men wil bij

Special Fruit alles zo standaard mogelijk houden. Andere functionaliteit is niet nodig gezien de

wensen.



Hoofdstuk: 37. Customer case Menken van den Assem Holding B.V.

96

37. Customer case Menken van den Assem Holding B.V.

Menken van den Assem (vanaf nu: Menken) is een holding bestaande uit drie bedrijven. Menken

Products produceert verse specialiteiten. Menken Food importeert een breed assortiment in ‘ready-to-

use’ diepvriesproducten. Ravoska is een van de meest gerenommeerde importeurs op het gebied van

buitenlandse kazen.

In een interview met Arthur Starrenburg, Financieel Manager Menken van den Assem B.V.,

heb ik gesproken over de organisatie, de implementatie van Dynamics NAV en de

inzetbaarheid van portals.

Menken had Dynamics NAV al in gebruik genomen, voordat zij klant van Schouw Informatisering zijn

geworden. Ze wilden dit upgraden naar een nieuwere versie en met name voorraad- en logistieke

administratie opnieuw onder de loep nemen. Het her- automatiseringproject omvatte alle 3 de

bedrijven, namelijk Ravoska Kaasimport BV, Menken van den Assem Food BV en Menken van den

Assem Products BV. Naast de nieuwe Dynamics NAV versie is er ook gebruik gemaakt van de eigen

branche oplossing.

Naast Dynamics NAV zou er ook een portal kunnen worden ingezet. Onderstaande paragrafen nemen

deze mogelijkheden onder de loep.

Leveranciers

Aan de leverancierszijde is het een moeilijke zaak om portals in te zetten. Er kan ook bij Menken niet

teveel over prijzen gepraat worden en men wil het ook zelf in de hand blijven houden. Publiceer je

namelijk prijzen, dan geldt ook hier dat je de leveranciers in staat stelt te gaan onderhandelen. De

marges kunnen daardoor onder druk komen te staan.

Een mooie gadget zou wel kunnen zijn dat met via een portal het actuele transport zou kunnen zien

van de producten die bestelt zijn. Ook facturen en orderhistorie behoren tot de mogelijkheden.

De leveranciers waarmee Menken te maken heeft zijn, net als bij Citronas, corporaties. Deze zijn

gevestigd in Nederland en in het buitenland. Er wordt in het geval van Menken ook gehandeld met

echte eenmanszaken. Hierin verschilt Menken van Citronas.

Klanten

Klanten worden wekelijks gebeld of men producten nodig heeft en of er geleverd dient te worden.

Ook is dit andersom het geval, dus de klanten bellen ook vaak naar Menken.




97

Nadelig aan de communicatie richting de klanten is dat er ook orders gefaxed worden. Deze worden

door een medewerker van Menken dan over geklopt in Dynamics NAV om een order te creëren. Het

zou dus wel mooi zijn dat door middel van een portal de klanten zelf hun orders kunnen inleggen. Nu

typt een klant namelijk zijn order, stuurt deze per fax aan Menken en een medewerker van Menken

voert deze in. De laatste twee stappen van dit kleine proces zouden vervangen kunnen worden door

een goedkeuring op een proces.

De klanten zijn bij Menken de informatievragende partij. Klanten bieden hun orders aan en willen veel

informatie inzichtelijk hebben. Ook zijn klanten zelf verantwoordelijk voor het transport van hun

producten van Menken richting de eigen magazijnen en klanten. Menken heeft ook een eigen

transportafdeling, maar de klanten zijn veelal verantwoordelijk voor het afhalen van de bestellingen,

tenzij anders afgesproken.

Ketenintegratie

Ketenintegratie zou ik het geval van Menken eenrichtingsverkeer zijn. Richting de leveranciers is niet

veel integratie te behalen. Richting klanten en klanten van klanten is dit er wel!

Intern

Naast Dynamics NAV gebruikt Menken eigenlijk alleen de Office Suite. Documenten worden

opgeslagen op netwerkschrijven, op eigen privé schrijven, in mailboxen en dus in Dynamics NAV. Om

die reden voldoet Menken met Dynamics NAV en de Office Suite aan de behoeften van de gebruikers.

Interne communicatie verloopt dan ook gewoon via een fysiek prikbord en e-mail. Een intranet is

aanwezig om huisregels en werkinstructies te raadplegen. Dit is verder vrij star.

Tevens kan een portal perfect worden ingezet voor het managen van de workflow. Als voorbeeld werd

tijdens het interview gewezen op de medewerkers van het magazijn. Als zij niets meer te doen

hebben bellen ze naar kantoor. In plaats daarvan zou een portal hun ook nieuwe taken kunnen

toewijzen.

Ook voor nieuwe medewerkers is het handig als zij een proces kunnen volgen. ‘Menken is geen

opleidingsinstituut’ kwam tijdens het interview ter sprake. Hiermee werd gedoeld op de wens dat

nieuwe medewerkers vrijwel direct met een functie kunnen beginnen, zonder het volgen van vele

trainingen.





98

Op de portal in te zetten bij menken zijn er een aantal functionaliteiten vereist. Richting klanten moet

de statusinformatie verstrekt kunnen worden en moeten orders ingegeven kunnen worden. Om te

beginnen zijn er rollen vereist voor afscherming. Verder zijn ook het koppelen van Dynamics NAV en

workflow vereist op de processen in goede banen te leiden. Tot slot is ook Office integratie belangrijk.

Je biedt documenten aan richting klanten en deze moeten direct vanuit de portal geopend kunnen

worden.

Intern ligt de inzet van een portal iets anders. Om inzicht te krijgen in de documenten, mailboxen en

agenda’s moet hierin gezocht kunnen worden. Per functiegroep zou dit dan ingezet moeten worden.

Search en office integratie zijn hiervoor benodigd.

Rollen en profielen zijn niet alleen een wens, maar dit zijn ze bij Menken ook verplicht om aan de

externe accountantscontrole te voldoen. Medewerkers moeten dus werken binnen een vooraf

gedefinieerd kader en zijn enigszins beperkt in hun handelingsvrijheid.

Koppeling met Dynamics NAV en workflow zijn alleen van belang voor het magazijn. Hierdoor wordt

mensen meer gestuurd en belasten zijn minder de mensen op kantoor.

En op het gebied van samenwerking is een dergelijk platform eigenlijk niet nodig gezein het formaat

van de organisatie. Arthur Starrenburg ziet deze functionaliteit echter wel als belangrijk. Op deze

manier kan je de rest van het organisatie bijvoorbeeld laten zien wat voor projecten er lopen en waar

je zoal mee bezig bent.

Onderhoud, beveiliging en schaalbaarheid zijn ook allen belangrijk. MySites en content management is

nog niet aan de orde, bij Menken kent iedereen elkaar en kunnen bedrijfsnieuwtjes nog gewoon

gemaild worden, zonder dat er een mailbom ontstaat.

Bij Menken komt het er dus op neer dat eigenlijk vrijwel alle functionaliteiten van belang zijn. Slechts

een paar zouden gemist kunnen worden, maar ruim 90% is vereist gezien hun doelen.



Hoofdstuk: 38. Grafieken per portal eigenschap

99

38. Grafieken per portal eigenschap

De volgende pagina’s bevatten de grafieken per portal eigenschap. In hoofdstuk 9 zijn deze

eigenschappen al ter sprake gekomen in twee verzamelgrafieken. Voor diegene die echter meer in

detail willen bekijken hoe de verhoudingen liggen, zijn de onderstaande grafieken zeer bruikbaar.

Figuur 20: Samenwerken

Figuur 21: Persoonlijke voorkeuren per gebruiker




100

Figuur 22: Rollen per gebruiker

Figuur 23: Onderhoudbaarheid van de portal

Figuur 24: Zoeken in bestanden, mail, ERP, CRM, et cetera




101

Figuur 25: Beveiliging

Figuur 26: Schaalbaarheid van de portal

Figuur 27: Ontsluiten van gegevens uit onderliggende systemen




102

Figuur 28: BPM en workflow

Figuur 29: MySites




103

Figuur 30: Integratie met office tools

Figuur 31: Content Management (bedrijfsnieuws, NOS nieuws, et cetera)



Hoofdstuk: 39. Schouw

Portal

104

39. Schouw Portal

Deze bijlage bevat een kopie van de portal basis, zoals Bert van Gestel (kenniscoördinator Schouw

Informatisering) deze heeft opgesteld [15]. Deze opzet is gebruikt als opstap naar het daadwerkelijke

project.

Portal.schouw.org

Een intranet/extranet portal op basis van Microsoft SharePoint 2007 technologie.

Doelgroepen

• Medewerkers

• Klanten

• Partners

Doelstellingen

• Kennismanagement

• Primair proces operations efficiënter maken, klant organisatie relatie

• Marketing campagnes effectiever maken

• Netwerk van landenorganisaties opzetten

• Een pilot om onze te klanten te kunnen ondersteunen bij hun SharePoint implementatie

• Intranet toepassingen

• Ontsluiting van data

• Overhead aan email verkeer verminderen (bisi, personeelsmededelingen, …)

Functionaliteit

Zoveel mogelijk gebruik makend van het SharePoint platform (schaalbaarheid, search, workflow,

documentbeheer, office integratie, …) het bijgevoegd model implementeren.

Het model staat op 3 pijlers, de werknemer portal, de klant portal en de partner portal (figuur 32).

In de werknemer portal zijn alle functiegebieden binnen onze organisatie opgenomen en onder

algemeen zijn de bedrijfsbrede gegevens beschikbaar. Werknemers moeten snel in staat zijn de voor

hun belangrijke informatie te vinden (i.p.v. een doolhof van mappen op een file server) en een

platform krijgen waarin ze kunnen samen werken aan projecten. Integratie met het ERP systeem

Dynamics NAV om bijvoorbeeld issue lijsten te bekijken of uren te registreren moet ook tot de

mogelijkheden behoren. Bij het opzetten van de structuur moet ook rekening gehouden worden met




Portal

105

het doel tot geografische expansie, meerdere landenorganisaties moeten hun plaats kunnen krijgen

op de portal.

De klant portal is de plaats waar de klant in staat moet zijn het project te volgen, problemen kan

melden en software kan ophalen. Het is ook de plaats waar hij belangrijke nieuwtjes en eventueel

handleidingen, afspraken etc… kan terugvinden. In het samenwerkingsverkeer tussen klanten en

medewerkers moet het mogelijk zijn bepaalde informatie te markeren als for internal use only, zodat

de klant deze niet kan zien.

In de partner portal kan een partner van SI alle gegevens vinden om een implementatie van een

standaard product succesvol af te ronden. Binnen SI is het ERC verantwoordelijk voor het partner

systeem. De partners krijgen methodieken, demo’s, software, prijslijsten, handleidingen en marketing

materiaal ter beschikking om zo succesvol mogelijk te zijn. Ook krijgen ze de mogelijkheid om

eventuele problemen terug te koppelen.

Figuur 32: portal opzet Schouw Informatisering




Portal

106

Als kennisorganisatie is het belangrijk dat je kennis geborgd en inzichtelijk is, een tool om dit te

faciliteren, ondersteund door organisation wide search functionaliteit is ook gewenst. Hier dient

rekening gehouden te worden met het feit dat veel kennis enkel tussen medewerkers hun oren

beschikbaar is. Deze terugvinden en eventueel ervoor zorgen dat deze informatie met lage overhead

door het systeem wordt opgenomen, behoort tot de wensen. De bronnen van kennis moeten dus

duidelijk in kaart gebracht worden (mensen, Office-bestanden, help bestanden, back end systemen,

internet sites, rss feeds, …).



Hoofdstuk: 40. Urenverantwoording afstudeerperiode

107

40. Urenverantwoording afstudeerperiode

Bijgevoegd de urenverantwoording voor dit afstudeerproject.

Naam: Jeroen Havermans Studentnr. 35717

Maand Week ma di wo do vr za/zo tot p/w cumul. januari 1 0 0 januari 2 0 0 januari 3 0 0 januari 4 0 0 januari 5 0 0 februari 6 8 8 8 8 8 - 40 40 februari 7 8 8 8 8 8 2 42 82 februari 8 8 - 8,5 8 2 6,5 33 115 februari 9 10 10,5 8 8 8,5 - 45 160 maart 10 8 8 8 8 8 - 40 200 maart 11 8 9 8 8 8 41 241 maart 12 8,5 8 8 9,5 8 - 42 283 maart 13 8 8,5 8 8 8,5 - 41 324 maart / april 14 8 8,5 8,5 9 8 4 46 370 april 15 - 8 8,5 8 9 2,5 36 406 april 16 8 8 9 8 9 - 42 448 april 17 8 8 8 12 8 - 44 492 april 18 - 8,5 8 8 8,5 - 33 525 mei 19 8 8 8 8 8 - 40 565 mei 20 8 8 8 4 6 6 40 605 mei 21 8 8 8 8 6 6 44 649 mei 22 6 8 8 8 8 4 42 691 mei / juni 23 8 8 8 8 8 - 40 731 juni 24 8 8 8 8 8 - 40 771 juni 25 8 8 8 8 8 - 40 811 juni 26 8 - - - - - 8 819 juni / juli 27 0 819 juli 28 0 819 juli 29 0 819 juli 30 0 819 juli 31 0 819

Datum afdruk: 4-jun-07 Stage uren 840,00

Gemaakte uren 819,00 Akkoord bedrijfsmentor

Temaken uren 21,00

Akkoord stagedocent Temaken dagen 2,63