Poslovne funkcije

dr. Branko ŠKAFAR

POSLOVNE FUNKCIJE V PODJETJU

Pomen poslovnih funkcij:

Za vsako podjetje lahko povemo, da opravlja skupno nalogo, ki jo lahko opredelimo kot predmet poslovanja. Skupno nalogo podjetja členimo na funkcije, ki jih imenujemo poslovne funkcije.

Poslovna funkcija predstavlja celoto istovrstnega ali sorodnega medsebojno povezanega delovanja, ki pomeni jasno opredeljena področja dela v okviru poslovnega sistema z določenimi deli vseh nalog v njem.

Z upoštevanjem osnovne sheme reprodukcijskega procesa razlikujemo štiri temeljne funkcije kot zaokrožene faze celotnega poslovnega procesa:

• finančno, • nabavno, • proizvodno in • prodajno funkcijo.

S sistemskega vidika se funkcije razlikujejo glede na vrsto in značilnosti poslovnega procesa.

Ločimo osnovne in infrastrukturne funkcije.

Osnovne funkcije so tiste, pri katerih je output namenjen zadovoljitvi potreb okolja sistema. Osnovne funkcije so vedno odvisne od dejavnosti podjetja. Vsaka dejavnost ima svoje, posebej za njo značilne funkcije. To so funkcije nabave, proizvodnje, prodaje, financ in kadrov.

Funkcije, kateri output je namenjen zadovoljevanju potreb sistema, pa imenujemo infrastrukturne funkcije. Med infrastrukturne funkcije lahko prištevamo:

• razvoj,

• zagotavljanje kadrov,

• financiranje.

V skupnem poslovnem procesu razlikujemo oblikovalni in upravljalni proces. Skupni cilj oblikovalnega procesa je uresničitev postavljenih ciljev, medtem ko je cilj upravljalnega procesa sprožanje, ciljno usmerjanje in nadzorovanje oblikovalnega procesa. Za naše proizvodne naloge sta značilni zlasti ti upravljalni vodstveni funkciji:

1. poslovodenje oz. vodenje in

2. upravljanje.

Če navedene funkcije strnemo, dobimo za proizvodne organizacije značilne funkcije, ki so:

1. raziskovalno-razvojna funkcija

2. investicijska funkcija

3. funkcija priprave proizvodnje

4. nabavna funkcija

5. proizvodna funkcija

6. funkcija tehničnega nadziranja

7. prodajna funkcija

8. kadrovska funkcija

9. finančna funkcija

10. računovodska funkcija

11. varstvena funkcija

12. splošna funkcija

13. poslovodenje oz. vodenje

14. upravljanje

Priznani model funkcij za proizvodne organizacije je treba prilagajati svojevrstnim značilnostim vsake proizvodne organizacije. Za vsako proizvodno organizacijo moramo izbrati za njeno dejavnost značilne funkcije.

Organiziranje poslovnih funkcij (I)

V tem podpoglavju predstavljam tri poslovne funkcije:

• raziskovalno razvojna funkcija,

• investicijska funkcija in

• funkcija priprave proizvodnje.

Raziskovanje je splošen naziv za dejavnost, ki z uporabo strokovnih oziroma znanstvenih metod ugotavlja in preverja zakonitosti na posameznih področjih znanosti, tehnike in družbenih pojavov idr.

V grobem razlikujemo temeljne in aplikativne raziskave. Temeljna raziskovanja so lahko svobodna in usmerjena.

Svobodna temeljna raziskovanja zajemajo znanstveno raziskovanje neznanih pojavov in iskanje novih znanstvenih odkritij ne glede na praktično uporabo, da bi odkrili nove prirodne zakonitosti.

Usmerjeno temeljno raziskovanje je znanstveno raziskovanje nekih pojavov za razrešitev osnovnega znanja in podrobnejše spoznavanje prirodnih pojavov.

Aplikativno raziskovanje zajema iskanje novih, ekonomsko optimalnih rešitev za nove konstrukcije in nove tehnologije na podlagi znanstvenih dognanj. Značilnost aplikativnih raziskav je njihova usmerjenost v praktično uporabnost.

Razvoj je dejavnost, katere naloga je, da določa nove rešitve za tehnične probleme, ki jih z obstoječimi sredstvi ni možno zadovoljivo reševati, pa je za njihovo reševanje treba poiskati nove, do sedaj še neznane poti.

Investicijska funkcija obsega naloge in posle v zvezi s pripravo in oskrbo investicijske dokumentacije, posle, povezane s sklepanjem pogodb z vsemi pripravljalnimi posli, strokovno pripravo odločitev o nabavi ali nakupu osnovnih sredstev, izgradnjo in nadzorovanje gradbenih in montažnih del ter morebitno izdelavo specialnih strojev in opreme v lastni režiji.

Investicijska funkcija obsega naloge, povezane z uresničevanjem programa postavitve investicijskih zmogljivosti.

Organiziranje poslovnih funkcij (II)

V tem podpoglavju predstavljam naslednje funkcije:

• nabavno funkcijo,

• proizvodno funkcijo in

• funkcijo tehničnega nadziranja.

V proizvodnih organizacijah je nabavna funkcija ena od temeljnih funkcij. Z nabavo v ožjem smislu razumemo nabavo nekega dejavnika organizacije po določeni ceni. Nabava v širšem smislu pa obsega, poleg samega nakupa še proučevanje nabavnih tržišč, politiko nabave, kooperacije, prevzemanje in skladiščenje dejavnikov organizacije, načrtovanje in analiziranje stroškov nabave, uvoza in administrativno tehnične posle v zvezi z nabavnim poslovanjem.

V industrijskih podjetjih ima proizvodna funkcija največ nalog. Vključuje naloge osnovne in pomožne proizvodnje, ki se nanašajo na operativno delo v različnih delovnih in tehnoloških procesih osnovne dejavnosti. Poleg operativno izvajalnih nalog zajema tudi številne naloge povezane z operativnim vodenjem, usmerjanjem in nadzorovanjem tekoče proizvodnje.

Pri funkciji tehničnega nadzora moramo poudariti, da gre za nadzor, ki obsega strokovno, analitično organizacijsko delo, povezano s tehničnim nadzorom. Osnovne naloge funkcije tehničnega nadzora so:

• vhodno nadzorovanje predmetov,

• medfazno nadzorovanje polizdelkov,

• nadzorovanje gotovih izdelkov,

• nadzorovanje strojev in opreme.

Tehnični nadzor v organizaciji organiziramo po načelu avtonomnosti.

Organiziranje poslovnih funkcij (III)

V tem podpoglavju predstavljam naslednje funkcije:

• prodajna funkcija,

• kadrovska funkcija in

• finančna funkcija.

Prodajna funkcija je ena izmed temeljnih funkcij proizvodnih organizacij, ki zagotavlja pretvarjanje izdelkov ali storitev v denar, s čimer zagotavlja nepretrganost celotnega poslovnega procesa. Gledano s tržnega vidika lahko prodajno funkcijo razdelimo na trženje in operativno prodajo.

V okviru funkcije trženja so osnovne naloge, ki izhajajo iz sestavin trženjskega spleta naslednje:

• politika izdelka,

• politika cene,

• politika distribucije,

• politika komuniciranja (oglaševanje, pospeševanje prodaje, direktna prodaja, odnosi z javnostmi).

Funkcija operativne prodaje obsega predvsem naslednje naloge:

• načrtovanje prodaje,

• načrtovanje in analiziranje stroškov prodaje,

• prevzemanje in skladiščenje izdelkov,

• prodajanje in distribucijo izdelkov na trgu,

• reševanje reklamacij kupcev in porabnikov,

• obveščanje o prodaji idr.

Kadrovska funkcija se je v preteklosti najmočneje spreminjala in pridobivala na pomenu. Na njeno hitro uveljavljanje sta vplivala spremenjena vloga in pomen človeka v reprodukcijskem procesu. Človek je s svojimi znanji in sposobnostmi ter motiviranostjo najpomembnejši dejavnik proizvodnje. Kadrovska funkcija obsega splet različnih medsebojno povezanih in odvisnih nalog, povezanih s kadri. Zajema opravila sistematizacije delovnih mest, strukturo zaposlenih, kadrovske vire, medsebojne odnose pri delu, izobraževanje kadrov, delovni čas in njegovo izrabo, ocenjevanje kadrov, delitev sredstev za plače, motiviranje, usmerjanje in izbiranje kadrov, informiranje idr.

Kadrovska funkcija je najpogosteje organizirana kot posebna organizacijska enota znotraj širše organizacijske zasnove, npr. kadrovsko-splošno področje.

Finančna funkcija se vsebinsko razlikuje od računovodske funkcije. Pri finančni funkciji gre za finančno poslovanje, pri računovodski funkciji pa za denarno-vrednostni odsev finančnega in celotnega poslovanja. V blagovno-denarnih in denarno-denarnih odnosih sodobnega gospodarstva je finančna funkcija temeljna poslovna funkcija.

Pomembnejše naloge finančne funkcije so:

• priskrba finančnih sredstev,

• plasiranje finančnih sredstev,

• vlaganje finančnih sredstev,

• preoblikovanje sredstev v reprodukcijskem procesu,

• vračanje finančnih sredstev,

• usklajevanje finančnih odnosov po virih financiranja,

• optimiranje struktur finančnih sredstev,

• optimiranje likvidnosti,

• skrb za ustvarjanje rezultatov,

• financiranje investicij,

• dezinvestiranje idr.

Bistvo finančne funkcije so:

• financiranje,

• gospodarjenje s finančnimi sredstvi in

• iz financiranja izvirajoči finančni odnosi.

Najpogostejša oblika organiziranosti finančne funkcije je finančna služba v okviru širše organizacijske zasnove za finance in računovodstvo.

Organiziranje poslovnih funkcij (IV)

V tem podpoglavju predstavljam naslednje funkcije:

• splošna funkcija,

• funkcija varovanja ter

• upravljanje in vodenje.

Glede obstoja splošne funkcije zavzemajo avtorji večinoma negativna stališča, ker menijo, da se lahko tovrstne naloge razporedijo po drugih poslovnih funkcijah. Številne splošne, pravne in druge tovrstne posle lahko pretežno razporedimo po drugih funkcijah, vendar pa so tudi takšni, ki jih ni mogoče vključiti v druge funkcije. Takšni posli so npr.: stiki z javnostmi, ravnanje in arhiviranje dokumentacije trajne veljave, nekatere vrste pravnih poslov, zagotavljanje enotnega obveščanja zaposlenih, opravljanje poslov po posebnih nalogah.

Funkcijo varovanja kot posebno funkcijo razlikujejo le redki avtorji, ker menijo, da so naloge, povezane z varstvom premoženja in ljudi, vezane na faze poslovnega procesa in na vse funkcije v organizaciji. Naloge varstvene funkcije obsega zdravstveno varstvo zaposlenih, tehnično varstvo, vratarsko in čuvajsko službo, obrambne priprave, civilno zaščito idr.

Upravljanje in vodenje proizvodnih in drugih organizacij je pravno urejeno z Zakonom o gospodarskih družbah in s posebnimi zakoni, ki urejajo določena področja družbenih dejavnosti. Upravljanje in vodenje se razlikuje med različnimi oblikami kapitalskih in osebnih družb ter drugimi oblikami organiziranosti družbenih dejavnosti.

Za kapitalske družbe je zakonsko določena takšna struktura upravljanja in vodenja:

• skupščina,

• nadzorni svet,

• uprava.

Pristojnosti in odgovornosti navedenih organov so v splošnem določene v zakonu, podrobneje pa jih organizacije opredelijo v svojih statutih.

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

Organizacijska struktura je v vsaki organizaciji nepogrešljiv organizacijski element. Beseda struktura je latinskega

izvora in pomeni sklop, sestav, ustroj, način graditve ...

Z vidika nadrobnosti oblikovanja in razporejanja organizacijskih zmogljivosti po različnih organizacijskih osnovah razlikujemo makro, mezo in mikro organizacijsko strukturo.

Makroorganizacijska struktura je temeljna zgradba organizacijskih enot, ki prikazuje grobo členitev skupnega poslovanja organizacije glede na celote različnih poslov, vezanih za posebni predmet poslovanja (npr. razvoj, nabavo, proizvodnjo idr.).

Mezoorganizacijska struktura je smotrna zgradba organizacijskih enot na ravni oddelkov oziroma skupin delokrogov z logično razporeditvijo nalog, razmejitvijo pristojnosti in odgovornosti po zasnovanih organizacijskih enotah.

Mikroorganizacijska struktura je logična razporeditev nalog po delokrogih znotraj organizacijskih enot, zasnovanih v mezoorganizacijski strukturi z vsemi odnosi med nosilci nalog znotraj organizacijske enote kakor tudi med različnimi organizacijskimi enotami.

Na izbiro organizacijske strukture vpliva vrsta dejavnikov, ki jih delimo v dve temeljni skupini: zunanje dejavnike in notranje dejavnike.

Najpomembnejši zunanji dejavniki so:

• globalne družbene vrednote,

• inštitucionalne razmere,

• tržišče,

• razvoj znanosti in tehnike.

Notranji dejavniki organizacijskih struktur so:

• strategija poslovanja,• vrsta uporabljene tehnologije,• kadrovska struktura,• vrsta izdelkov,• stopnja diverzifikacije,• velikost,• lokacija,• vodstvo idr.

Organizacijsko strukturo podjetja moramo prilagajati vsem spremembam v organizaciji in

okolju, v katerem deluje.

Značilnosti organizacijske strukture podjetja

• V njej so zajeta glavna področja, ki se opravljajo v podjetju.• Sama organizacija ne deluje brez ljudi. Daje pa možnosti, da bodo ustrezno delovali ljudje v njej, če se bodo vedli v skladu s predvidenimi načeli.• Organizacijska shema predstavlja trdi del organizacije, ljudje pa mehki del organizacije.• Tisti, ki menijo, da imajo z dobro organizacijsko shemo že zagotovljeno dobro delovanje organizacije, se motijo. Pomembni so tudi ljudje.

Z vidika centralizacije in decentralizacije nalog v organizaciji oziroma odnosa med delom in celoto lahko razlikujemo naslednje temeljne tipe organizacijskih struktur:

1. Funkcijsko organizacijsko strukturo2. Divizijsko organizacijsko strukturo (produktna)3. Projektno organizacijsko strukturo4. Matrično organizacijsko strukturo5. Procesno organizacijsko strukturo6. Mrežno in virtualno organizacijsko strukturo

Prednost funkcijske organizacijske strukture je predvsem v njeni racionalnosti, saj naloge iste funkcije opravljajo v enem prostoru. S tem povzročamo manjše stroške, povečujemo specializacijo in profesionalizacijo ljudi. Primerna je predvsem za stabilno okolje. V nestabilnem okolju se pokažejo slabosti: ni prilagodljiva spremembam, komuniciranje je počasno, odločitve se počasi sprejemajo in uresničujejo, izidi razvojnega dela se težko prenašajo v proizvodnjo itd.

Slabosti funkcijske organizacijske strukture so začeli postopno odpravljati z organiziranjem štabnih enot na funkcijskih in srednjih ravneh. Štabne enote pripravljajo odločitve, nimajo pa pravice odločanja oziroma poseganja v kontinuiteto poslovanja. V deželah v razvoju funkcijsko organizacijsko strukturo srečamo tudi v velikih podjetjih.

Divizijska organizacijska struktura

Divizijska (produktna) organizacijska struktura je decentralizirana organizacijska struktura, ki temelji na zahtevi, da morajo biti posamezne funkcije organizirane decentralizirano na ravni proizvodnega programa oziroma programsko tržne celote ali panoge znotraj proizvodnega podjetja.

Projektna organizacijska struktura

Projektna organizacija je primerna predvsem za izvedbo enkratnih nalog. Projektna organizacija se oblikuje glede na posamezne projekte s ciljem, da se projekt izvede v predvidenem času, z določenimi stroški in v skladu z zahtevami naročnika.

Matrična organizacijska struktura

Matrična organizacijska struktura je kombinacija funkcijske in divizijske organizacijske strukture. Je zelo podobna projektni organizacijski strukturi. Razlika je v tem, da sodelavci na projektu delajo po potrebi.

Procesna organizacijska struktura

V organiziranju in vodenju poslovanja se uporablja nov prijem imenovan preurejanje poslovanja. Preurejanje zavrača stare nazive, kot so oddelki, enote, skupine, itd., ker te oblike organiziranosti niso več pomembne. Managerji po vsem svetu žele razviti prožne organizacije za hitro in učinkovito prilagajanje spremenjenim tržnim razmeram, ki bodo proizvajale z dovolj nizkimi stroški, da bodo njihovi izdelki cenejši, da bodo inovativne in da bodo svojim odjemalcem zagotavljale največjo kakovost.

Mrežna in virtualna organizacijska struktura

V zadnjem obdobju se pojavlja nova organizacijska struktura, ki ji pravimo dinamična mreža. Gre za organizacijsko strukturo, ki jo sicer lahko narišemo, vendar je v bistvu nevidna.

Prednosti organizacijske strukture v obliki dinamične mreže so v visoki stopnji fleksibilnosti, izrabi človeških virov in večji učinkovitosti ter poslovni uspešnosti. Ta oblika organiziranosti omogoča, da se pri nekem projektu zbere veliko več znanja, kot bi se ga v drugih oblikah struktur in to brez dodatnega zaposlovanja.

Virtualna organizacija je začasna mreža podjetij, od katerih ima vsako določene kompetenčne sposobnosti in ki so se združila za izvajanje določene naloge, da bi izrabila nekatere hitro spremenljive položaje v svojem poslovnem okolju. Virtualno organiziranost omogoča sodobna informatika.

Virtualno organiziranost spremljajo tudi določene slabosti, predvsem gre za primere, če eden izmed partnerjev iz kakršnihkoli razlogov ne izpolni svojih obveznosti (dobavni rok, stroški, zahtevana kakovost) in ima lahko to velike posledice za celotno virtualno organiziranost.