Poslovne komunikacije

  • View
    125

  • Download
    6

Embed Size (px)

Text of Poslovne komunikacije

Poslovne komunikacije

I. KOMUNIKACIJA, KULTURA I STRATEGIJA

1. Organizacija i komunikacija

Organizacija ine ju ljudi i skupina ljudi koji su prisiljeni komunicirati. Organizacija postoji sa svrhom stvaranja vrijednosti. Organizacijski ciljevi trebaju biti preneseni ili komunicirani unutar organizacije, ali i izvan nje kako bi privukla investitore, zaposlenike, dobavljae, menadere i kupce.

Neformalna organizacija Neformalna org.struktura je neslubeni dio tvrtke. Neformalne mree mogu biti skupine kolega ili prijatelja unutar nekog odjela ili pak skupine ili mree prijatelja, kolega ili poznanika unutar itave organizacije.

Neformalna komunikacija Neformalna kom.mrea usko je povezan s neformalnom strukturom. 2 su oblika povezanosti ovih 2 varijabli: rekla-kazala i neformalne skupine. rekla-kazala je temeljna neformalna kom.mrea. Putem nje ljudi prenose informacije jedni drugima izvan formalnih kom.kanala. Davis tipovi rekla-kazala: a) pravocrtna rekla-kazala- jedna osoba prenosi poruku drugoj, koja istu poruku prosljeuje treoj osobi, ona etvrtoj itd. b) lanac traa- pojedinac poruku prenosi svakome koga sretne, a svaka od tih osoba moe, ali i ne treba, poruku dalje prosljeivati. c) lanac odabranih- osoba inf.prenosi samo odreenim osobama koje je sama odabrala. Moe se odvijati meu skupinama zaposlenika koji se sastaju izvan radnog vremena.

Neformalne kom. mree: - mogu biti izvori tonih informacija - zaposlenici se u njima mogu jeftino izvjebati prenoenju informacija ali mogu iskriviti informaciju, nepovoljno utjecati na motivaciju, te mogu biti izvor glasina i aluzija - kljuna karakteristika jest to osobe u informacijskom lancu poruke dobivene modelom rekla-kazala smatraju vrlo vjerodostojnima. Organizacijska struktura je formalni organizacijski okvir stvoren u svrhu postizanja organizacijskih ciljeva. Birokracija je drutveno organiziranje i kontrolni sustav hijerarhijske org.strukture Djelotvorna je zbog sljedeih faktora: Podjele rada Hijerarhije autoriteta Uniformne politike i pravila Standardiziranih procedura Odreenog pravca karijere i promaknua na temelju zasluga Impersonalnih odnosa.

Podjelu rada definiramo kao nain na koji tvrtka postavlja ljude na funkcionalne org.zadatke i odgovornosti kako bi ostvarila rezultate.

Horizontalna podjela rada podrazumijeva podjelu na funkcionalne zadatke kao to su marketing, proizvodnja, raunovodstvo itd. Vertikalna se odnosi na hijerarhiju autoriteta. ine ju 2 modela: jedinstvo zapovijedanja svaki bi zaposlenik trebao upute i zapovijedi primati samo od jednog pretpostavljenog. lanac zapovijedanja prema kojem se autoritet sputa od vrha hijerarhije (nadreenog) do dna (podreenog zaposlenika). Svaku razinu kontrolira ona prethodna.

Uniforma politika i pravila odnosi se na pisana pravila koja postavlja uprava. Ona odreuje dunosti i prava zaposlenika i rukovoditelja, prije svega u pogledu nositelja autoriteta i kontrole. Standardizirane procedure nadopunjuju pravila i politike. Npr. standardizirani nain izraavanja i sklapanja ugovora. Promaknua u birokraciji jasan sustav nagraivanja, plaanja i promaknua. Formalna komunikacija u birokraciji: Vertikalna komunikacija je kom.koja slijedi lanac zapovijedanja birokratske org. Ovaj tip organizacije sputa se kroz hijerarhiju, ali se takoer moe, i mora, uzdizati prema vrhu. Katz i Kahn odredili 5 kategorija komunikacije prema dolje: Komunikacija organizacijskih ciljeva i misije Upute i izvravanje zadataka (kako) Razlog iza zadataka (zato) Komunikacija o pravilima, procedurama i politici Izvedba i ostale povratne informacije.

Organizacije prema rasponu kontrole dijelimo na visoke i niske, a visina organizacije utjee na komunikacije. Niska organizacija ima sljedee kom. prednosti: - bra komunikacija potrebno je manje vremena da inf.proe kroz itavu hijerarhiju i da se primi povratna informacija. - tonija komunikacija to je manje razina kroz koje poruka treba proi, poruka e se manje izmijeniti.

Horizontalna komunikacija odnosi se na komunikaciju s kolegama i sebi ravnima koji su u organizaciji na istoj horizontalnoj razini kao i mi.

Integracija i mehanizmi integracije Podjela rada odnosi se na raspodjelu, a integracija na povezivanje Nekoliko integracijskih mehanizama omoguuju bolju komunikaciju i interakciju razliitih dijelova organizacije (Galbraith i Kazanjian, 1986.): Izravan kontakt Uloge za integraciju Odjeli za integraciju Uloge za vezu Odbori i timovi Ostali organizacijski oblici. Vrlo velike i multinacionalne korporacije ponekad uspostavljaju odjel koji preuzima ulogu za integraciju, a koji je takoer odgovoran za koordinaciju i komunikacije na razini vie odjela. Neke organizacije imaju jednu osobu iskljuivo odgovornu za integraciju izmeu odjela. Ponekad je korisno izabrati pojedince unutar razliitih odjela koji jedni s drugima odravaju vezu.

Tipovi organizacijskih struktura Najpoznatiji oblik org.strukture je funkcijski dizajn ili U-oblik (unitarni). Njegove su prednosti specijalizacija i uinkovitost, no on potie centralizaciju, komunikacije s vrha prema dnu i ograniene odnose izmeu funkcionalnih podruja. Divizijska struktura ili M-oblik (multi-divisional) je oblikovan tako da usmjeri org.resurse na odreena podruja. Omoguava bolju kom.izmeu funkcionalnih podruja koji su udvostrueni na razliite odjele. Struktura holding tvrtke ili H-oblik- tvrtka organizirana prema svojim razliitim poslovima ili stratekim poslovnim jedinicama(SPJ). Na taj su nain SPJ usmjerene na odreenu industriju, meutim unutar jedinica javljaju se isti kom.problemi kao kod U-oblika. Matrina organizacija- pokuava u jedan oblik spojiti prednosti barem 2 org.strukture. Zaposlenici unutar matrice istovremeno su lanovi funkcionalnih odjela i projektnih timova.

Cilj matrine org. je omoguiti brzu i tonu komunikaciju i reakciju na poslovno okruenje koje zahtjeva fleksibilna i brza rjeenja.Organizacija i tehnoloki kontekst Org. ostvaruju rezultate pretvarajui resurse u proizvode i usluge, ali to ine usklaujui drutvene i tehnoloke sustave. Tehnoloki sustavi objedinjuju sve tehnologije i procese koje koristi neka organizacija. Glavne org.tehnologije vezane uz komunikaciju su: IT sustavi Telekomunikacije Kompjutorske/komunikacijske mree Internet

IT kratica za inf.tehnologiju, a odnosi se na sustave i njihove resurse kojima se koristi organizacija kako bi upravljala informacijama. itava mrea raunala, ureaja za pohranu, modema, servera, strunjaka za odravanje sustava, zaposlenika koji trae i pohranjuju podatke... Telekomunikacije - glavni izvor razmjene informacija. Svakodnevno telefoniranje, e-mail, faksovi, govorna pota koriste se na dnevnoj bazi u organizacijama Kompjutori i telekomunikacije povezuje se na razliite naine tako da umreeni inf.sustavi omoguavaju ljudima da meusobno komuniciraju i razgovaraju sa svojim raunalima. Internet - nenadmaan izvor informacija i komunikacije koji je postao prijeko potreban u org.kom. Pomou interneta moete pretraivati na tisue informacija i komunicirati s ljudima iz itavog svijeta

Komunikacija i konkurentske prednosti Org.su uspjene uspostave li uinkovitu komunikaciju. Ako uinkovito kom., proizvoditi e informacije i inf.tokove po nioj cijeni od konkurenata. Kvalitetna komunikacija omoguava lake razumijevanje informacija, to znai da e menaderi i zaposlenici raspolagati boljim i relevantnijim informacijama. Posljedica su bolji proizvodi i/ili usluge i/ili manji trokovi to pridonosi prednosti na tritu. No usprkos svemu tome malo menadera shvaa koliko je kom.vana. Komunikacija je jedno od podruja rukovoenja koje se najvie zanemaruje. Dobra organizacijska komunikacija je vrlo rijetka, a tamo gdje postoji, teko ju je preslikati na drugu organizaciju.

2. Modeli i oblici komunikacije

Komunikacija je proces prenoenja poruke od jedne do druge osobeUspjena komunikacija podrazumijeva da je informacija tono primljena u pogledu sadraja i znaenja koje je odredio poiljatelj.

Podaci su sirove injenice i brojke u uskom kontekstu. Informacija je podatak u smislenom obliku. ak i smislena inf.moe biti beskorisna. Zato je informacija najkorisnija kada je: Tona - odnosi se na pouzdanost i neospornost inf. Pravodobna - ne misli se nuno da treba stii na vrijeme, iako je u veini sluajeva brzina vana. Mislimo na to da inf. mora stii kada je ona potrebna. Potpuna - mora biti dovoljno potpuna da se na temelju nje moe donijeti odluka. Vana - definira se ovisno o kontekstu. Inf. koja je vana u jednoj situaciji ili jednom menaderu moe biti potpuno nevana u drugoj situaciji ili drugom menaderu.

Komunikacijski modeli Jednostavan (jednosmjerni) kom. model: POILJATELJ - prijenos poruke - PRIMATELJ Poiljatelj (kodiranje/oblikovanje) - prijenos putem kanala Primatelj (dekodiranje/interpretiranje). Komunikacijski proces poinje kad poiljatelj oblikuje ideju ili razmilja to e rei. Ideju zatim kodira ili pretvara u smislene simbole. Kodiranje je stoga oblikovanje misli u govorne ili pisane rijei. Te se kodirane poruke zatim prenose do primatelja putem nekog kanala. Kanal je odreena tehnologija ili metoda pomou koje se prenosi poruka do primatelja. Kada poruka stigne do primatelja, on ju treba razumjeti. Razumjet e kad ju dekodira. Dekodiranje je interpretiranje kodirane poruke. Pri emu se simbolima (zvukovima, rijeima) pripisuje i iz njih izluuje smisao kako bi poruka postala smislena.

Povratna informacija (feedback) i um Feedback je reakcija primatelja. Uz povratnu informaciju proces postaje razgovor ili dvosmjerna komunikacija. um je sve to prekida ili iskrivljava poruku. Moe biti tehnoloki ili ljudski problem kao to su smetnje na mob.tel, neprivlane boje koje odbijaju vau ciljanu publiku, nedostatak bontona zbog kojeg vas ljudi ne sluaju. S obzirom da um utjee na sve poruke, najbolje je da kada god je to mogue svoju poruku poaljete putem nekoliko kanala. Kako biste uspjeni