Fakultet organizacionih nauka

Seminarski rad iz predmeta Organizacija specijalnih dogaaja

Organizacija IT seminara za studente

Mii Anela 499/08Vuievi Ivan 486/08Leontijevi Veljko 622/08

1.Uvodna re o radu

Ovim radom trudimo se da to preciznije predstavimo organizovanje jednog projekta sa finalnim deavanjem u vidu seminara. Opisaemo funkcionisanje jednog tima unutar studentske organizacije AIESEC na Fakultetu organizacionih nauka. Osam ljudi koji planiraju, pripremaju i realizuju projekat su najznaajniji resurs potreban za funkcionisanje projekta Emportant 2012.

U okviru rada smo se na predhodna iskustva i podatke koji su nam davali kako proli seminari ovakvog tipa, tako i ostali AIESEC-ovi projekti. Fokusirali smo se usko na organizacioni tim, tj. nismo iroko zalazili u rad kancelarije na Fakultetu, pod okriljem koje se formira tim za rad na samom projektu.

Sve ono to nije opisano u radu, podrazumeva se da je odraeno od strane izvrnog odbora AIESEC-a na FON-u. Naravno, komunikacija lanova naeg tima sa nadreenima iz kancelarije je od ogromnog znaaja za organizaciju projekta. U okviru treeg poglavlja emo detaljnije opisati funkcionisanje samog organizacionog tima.

2. Opis dogaaja

Pod okriljem AIESEC Srbije, tanije lokalne kancelarije na FON-u, u okviru projekata koji se realizuju, za 2012. god planiran je jedan koji e biti usmeren ka edukaciji studenata o IT poslovanju.

E-mportant 2012 je projekat koji se bavi temom preduzetnitva i edukacije mladih ljudi o zapoinjanju IT biznisa u Srbiji. Cilj projekta je da se kroz etvorodnevni seminar mladima predstave prednosti zapoinjanja sopstvenog biznisa. Tema projekta je preduzetnikog karaktera, gde e studentima uesnicima na seminaru biti pruena struna pomo i edukacija o finansijsko / pravno / marketinkim segmentima pokretanja svog IT poslovanja kao i o pisanju biznis plana. Na seminaru uestvuju predavai iz oblasti preduzetnitva, uspeni preduzetnici koji uspeno vode svoja online poslovanja, asistenti Fakulteta organizacionih nauka, kao i dravne institucije i nevladine organizacije koje se bave ovom temom. Kako preuzeti inicijativu? Kako realizovati svoje ideje? Projekat E-mportant bavi se ovim temama, a finalni proizvod je kreiranje sopstvenog biznis plana, nadamo se, sledeeg uspenog IT preduzetnika u Srbiji.

Deskriptivni prikaz dogaaja

Dogaaj, tj etvorodnevni seminar planira da okupi 100 studenata Beogradskog univerziteta koji su proli iru selekciju. E-mportant 2012 e biti odran na Fakultetu organizacionih nauka u periodu od 9. do 12. aprila 2012. godine. Tokom prva dva dana, svoja iskustva i vienja funkcionisanja IT poslovanja, predstavljae eminetni predavai iz ove sfere ( poznati internet blogeri, asistenti, menaderi IT kompanija, i drugi). Oni e drati predavanja koja e studentima pomoi u razumevanju problema poslovanja putem Interneta, uputiti ih na pravi nain razmiljanja i shvatanja Internet poslovanja u Srbiji. Detaljniji opis seminara bie prikazan u daljem radu.

Ciljevi

Opti:

1 .Edukacija studenata o funkcionisanju IT biznisa u Srbiji2. Edukacija studenata o izradi biznis plana3. Promocija AIESEC-a, fakulteta i firmi koje e biti sponzori dogaaja4. Ostvarivanje kontakata meu ciljnim grupama ( uesnicima, organizatorima, predavaima i sponzorima)5. Dolazak inostranog praktikanta koji e nam pomagati u izradi i prezentaciji projekta

Specifini:

1. Sticanje iskustva lanova organizacionog tima u Event management-u2. Slanje najboljeg delegate seminara na AIESEC praksu u inostranstvo3. Nagraivanje najbolje IT ideje na takmienju tokom seminara

3. Planiranje samog dogaaja

Kada se oformi Emportant tim sredinom decembra sledi upoznavanje lanova kroz poetne sastanke, predstavljanje ideja od strane izvnog odbora vezanih sa dublju tematiku seminara kao i detaljno planiranje.Kada se svi usaglase oko blieg programa seminara (sredina januara) sledi prvi veoma vaan zadatak za organizacioni tim. Osam ljudi, koji su izabrani da rade na projektu, detaljno planiraju itavu priu vezanu za seminar. Ovo, iako naravno nije konaan, je plan koga se drimo tokom celog pripremnog perioda kao i tokom finalnog event-a. Dele se zadaci, pravi se agenda, predlau se mogui predavai, sponzori, planira se promocija, prave se grubi prorauni grubih trokova, planira se pojavljivanje u medijama i razni ostali segmenti koji upotpunjuju sliku naeg delovanja tokom daljeg projekta. itav plan se obrauje u elektronsku formu i prosleuje se kako timsterima tako i ostalim AIESEC-ovcima koji su ukljueni projekat. Naglaavamo da e poetni plan, po pravilu pretrpeti znatne izmene tokom dalje pripreme seminara. Timlider potom, odreuje fiksne termine sastanaka ( jednom nedeljno ) koji e biti odravani u tom terminu sve do sredine marta kada e se itav projekat ve uhvatiti zalet. U zavisnosti tema sastanaka, istima e prisutvovati i neko od lanova izvrnog odbora AIESEC-a.Glavno komunikaciono sredstvo tokom itavog projekta e biti Google grupa. Tu e se beleiti sve ono to je bitno, hitno i obavezno za normalno funkcionisanje projekta. Svaka pojedinana aktivnost timstera kao i timlidera bie arhirvirana na google grupu, tako da e svi imati uvid u sva relevantna deavanja.

4. Zaposleni

Organizaciona struktura tima za organizaciju dogaaja

Na organizacioni tim brojae osam stalnih lanova, koji e raditi na pripremi seminara od decembra do aprila, uz pomo pet ostalih lanova AIESEC-a koji e nam pomagati tokom seminara.

1. Tim lider ( menader spec. dogaaja)2. Timster zaduen za komunikaciju ( PR timster )3. Timster zaduen za finansije ( Finansijer )4. Timster zaduen za agendu, predavae, regrutaciju delegata i praktikanta ( Learning1 )5. Timster zaduen za agendu, predavae, regrutaciju delegate i praktikanta ( Learning 2 )6. Timster zaduen za kompanije ( ER 1[footnoteRef:1] ) [1: External Relations]

7. TImster zaduen za kompanije ( ER 2 )8.Timster zaduen za infromacione tehnologije ( IT timster )

Podela rada i opisi poslova

U nastavku emo opisati neke od pozicija koje najvie odgovaraju profilu naeg timlidera i nekih od timstera. Izdvojili smo sledee:

EVENT MANAGER

-Nadgleda aktivnosti u vezi sa dogadjajem kako bi osigurao njegovo ispunjenje u skladu sa zakonima i regulativama i zadovoljstvom ucesnika.-Sastaje se sa sponzorima i organizacionim komitetima da isplanira cilj i format dogadjaja, da ustanovi i nadgleda budzete, ili da proveri administrativne procedure i napredak dogadjaja.-Koordinira uslugama za dogadjaje, kao sto su smestaj i transport za ucesnike, ketering, oglasavanje, emitovanje, specijalne zahteve, obezbedjenje dogadjaja itd. -Proverava racune dogadjaja zbog preciznosti/marljivosti i odobrava placanje.-Ocenjuje i bira dobavljace u skladu sa zahtevima. -Uredjuje dostupnost audio i video opreme, transporta, emitera i drugih potrepstina u vezi sa dogadjajem.

PR MANAGER

-Odgovara na zahteve za informacijama od strane medija ili odredjuje odgovarajuceg predstavnika ili izvor informacija. -Proucava ciljeve, pravila promocije, ili potrebe za razvijanjem strategija za javne odnose.-Planira ili rukovodi razvojem ili komunikacijom informativnih programa da bi odrzao povoljnu percepciju javnosti o dostignucima dogadjaja.-Uspostavlja i drzava kooperativne veze sa predstavnicima zajednice, potrosaca, zaposlenih ili grupa od javnog interesa.-Priprema illi izdaje organizacijske publikacije za internu i externu publiku.-Uredjuje javna pojavljivanja, predavanja, takmicenja, ili izlaganja za klijente kako bi povecao svesnost o dogadjaju ili kako bi promovisao naklonost ka istom.

IT MANAGER

-Analizira ciljeve dogaaja radi planiranja aktivnosti IT podrke dogadjaju. -Prenosi voi tima zahteve za neophodnom sredstvima, tehnologijom i opremom za IT podrku.-Prouava mogunosti predstavljanja novih tehnologija uesnicima seminara.-Uestvuje u izradi programa seminara.-Odreuje potreban broj i kvalifikacije IT strunjaka za realizaciju dogadjaja. -Obezbeuje tehniku podrku za eventualne probleme.

Organizacijska odgovornost (raci matrica)

U okviru RACI matrice predstavili smo samo neke od aktivnosti projekta, kako u pripremi tako i u toku realizacije.

ResponsibleAccountableConsultedInformed

AgendaLearningTim liderLearning menader, Tim liderTim lider

Promo materijaliIT timsterTim liderIT menaderTim lider

Logo i ostali dizajniIT timsterTim liderIT menaderTim lider

Medijska pojavljivanjaPR timsterTim liderPR menaderTim lider

Pravljenje budzetaFinansijerTim liderMenader finansijaTim lider, Menader finansija

Promocija po fakultetimaPR timsterTim liderPR menaderTim lider, PR menader

Regrutacija kandidataER timsterTim liderTim lider, Learning menaderTim lider

Doekivanje gostijuOutsource-ovani clanoviTim liderHR menaerTim lider

RadioniceLearningTim liderLearning menader, Tim liderTim lider, Learning menader

Pravljenje evaluacijaLearningTim liderLearning menader, HR menaderTim lider

Odabir i regrutacija

Poetkom kalendarske kolske godine, lanovi AIESEC-a na Fakultetu organizacionih nauka, se prijavljuju za odreene pozicije ( npr. Finansije ) na odreenim projektima ( npr. Emportant ). Vri se interna regrutacija, tj rasporeivanje lanova na pozicije po projekta. Poetkom decembra proglaavaju se timovi, a isti se prvi put okupljaju sredinom decembra kada rade poetno planiraje odreenog projekta.

Edukacija

Edukacija lanova tima Emportant sprovodie se periodino tokom rada na projektu. Timsteri e imati sastanke sa ljudima koji su radili na projektima tokom predhodnih godina, kao I nadreenima iz izvrnog odbora koji e im prezentovati lina iskustva rada na slinim projektima, kao I rada u AIESEC-u uopte. Ukoliko bude prilike za to, organizovae se jednodnevni seminari o Event management-u koje e drati neko od partnera AIESEC-a.

Regrutovanje lanova AIESEC-a koji e nam pomagati tokom seminara

lan izvrnog odbora AIESEC-a zaduen za ljudske resurse ( HR ) e nam pomoi u odabiru ljudi koji e nam pomoi tokom same realizacije seminara. Tu emo odrediti ko e biti logistiari, voditelji programa, fotografi, personal koji e raditi na vratima itd.

5.Organizacija dogaaja

Najvanije interesne grupe i agencije

Najvanija ciljna grupa naeg seminara predstavljaju studenti beogradskog univerzita, bilo sa tehnikih, bilo sa drutvenih nauka. Osnovni cilj Emportanta je da mladim ljudima pribliimo funkcionisanje IT poslovanja, tj. da ih obuimo da I sami osnuju svoje sajtove, blogove, on-line usluge, on-line prodavnice itd. Druga interesna grupa predsavljaju IT kompanije koje e saraivati i pomagati u organizaciji seminara. One e imati priliku da se predstave i iskoriste sve pogodnosti partnersta i promocije ovog tipa.Trea interesna grupa su sami lanovi AIESEC-a koji e direktno ili indirektno uestvuju u projektu.

Prostor

Za odravanje seminara predvien je Fakutlet organizacionih nauka, tj. sala 310 ( prostorija broji preko 70 sedeih mesta ), koju e nam fakultet odobriti na korienje. Kancelarija AIESEC-a, prostorija 026, koja e nam sluiti sa skladitenje svih materijala, logistiki centar, i prostorija za neke od sastanaka pre samog seminara.

Karta dogaaja

Agendu dogaaja predstaviemo u okviru poglavlja Agenda

Razmetaj (na zatvorenom) Poto nemamo mnogo zvanica, tj. mnogo posetilaca koji nisu delegati, neemo detaljnije razraivati ovaj podnaslov. Moramo obratiti panju na protokol, tanije prvi red stolica u Sali 310 e uvek biti namenjen predavaima, profesorima ili asitentima, partnerima, kao i ostalim VIP zvanicama seminara.

Publika

Poto je seminar poluotvorenog tipa, publiku e initi zainteresovani student koji e moi da prisustvuju nekim predavanjima. Radionice i takmienja e biti iskljuivo za delegate.

Uticaji

Drutveni

Sam AIESEC se zasniva na akcentu drutveno odgovornog delovanja. Svojim projektima i akcijama se trudi da pomae mladim ljudima, lokalnoj zajednici, razvoju itavog drutva i da kroz svoj rad ukae na znaaj drutvenog odgovornog poslovanja uopte. Na projekat je proao sve potrebne provere svog uticaja na drutvo, i kao takav se godinama unazad uspeno realizuje.

Ekoloki

Jedini aspekt ekolokog uticaja koji se pojavljuje na naem projektu je taj da IT biznis ne remeti odrivi razvoj. Bavljenje internet poslovanjem ne remeti ekologiju, pa se neemo dalje baviti daljim uticajem na ekologiju.

Ekonomski

Prepoznali smo dva ekonomska uticaja Emportanta. Prvi je taj to e partneri sponzorisanjem seminara uloiti svoj kapital za edukaciju mladih ljudi i na taj nain pomoi boljitku buduih srpskih akademacama.Drugi uticaj predstavlja mogunost da uesnici steenim znanjem tokom seminara, to isto iskoriste u osnivanju sopstvenih malih IT biznisa.

6.Odobrenja i dogovori

Kako je AIESEC Srbija registrovana studentska organizacija, na tim se nee detaljnije baviti optim odobrenjima i dogovorima na nivou drave. Za projekat emo predstaviti one obaveze koje se tiu samo organizacije Emportant-a.

Na konkretni zadataci:

obezbeivanje prostorije fakulteta, tj sale 310, za realizaciju seminara. Za to e nam biti potrebno odobrenje profesora Milije Suknovia, prodekana za nastavu.

obezbeivanje hola fakulteta za company day

dobrenja za korienje holova fakulteta i studentskih domova na kojima emo raditi promociiju seminara. Za ta ovlaenja emo pronai nadlene pomenutih ustanova.

odobrenje od gradskih optina za promociju seminara na nekom od trgova. Obratiemo se nadlenima u optinskim upravama.

7.Marketing

Zadatke vezane za marketing seminara podelili smo u tri segmenta. Prvi e biti usmeren na privlaenje sponzora i partnera seminara. Drugi e biti promovisanje seminara studentima, potencijalnim delegatima. Konano, trei e predstavljati promovisanje naeg projekta na globalnoj AIESEC-ovoj online bazi, ime emo stei uslove da dovedemo inostranog praktikanta koji e nam pomagati na izradi projekta.

Sponzorstva

Obezbeivanje sponzorstava predstavlja slobodno reeno najtei zadatak pripreme seminara, jer organizacija istog zavisi od odobravanja sredstava sponzora. Taj posao je preputen naim timsterima ER-ovima koji e posle odslusanih edukacija koje organizuje AIESEC na nivou Beograda, poeti da rade na ovome itava 3 meseca pre odravanja seminara. Oni e, kao to je predstavljeno organizacionom emom, biti u stalnom kontaktu sa timliderom i ER menaderom iz izvrnog odbora. Prvo e istraiti trite, tj pronai kompanije koje imaju interes da se pojave i reklamiraju na naem seminrau, zatim, u dogovru sa ER menaderom e otpoeti kontaktiranje. Bie im dostavljene ponude za sponzorstva koje e oni prosleivati firmama koje su targetirane. Kada doe do pozitivnih signala, zakazivae sastanke na koje e ii sa timliderom. Kako stara praksa kae, kompanije prepoznaju potrebe ovog tipa i izlaze u susret AIESEC projektima.

Promocija seminara studentima

Promotivne aktivnosti se planiraju od samog okupljanja tima stvaraju se opti,tokom daljeg rada konkretizuju postojei,smiljaju naini promocije, mesta na kojima emo raditi, daju zaduenja timsterima, obavetava se izvrni odbor i prate deavanja na ostalim AIESEC projektima. IT timster je zaduen da mesec dana pre poetka seminara dostavi idejna reenja za logo, postere, flajere, promo klipove i izgled sajta emportant.rs . Naravno, na sedminim sastancima e mu u svemu ovom pomagati kako tim lider, tako i ostali timsteri.Mesec dana pred poetak seminara na red dolazi posao za PR timstera koji do tada mora da spremi bazu medija na kojima planira da se oglasi. On je na predstavnik za odnose sa javnou, on e pisati obavetenje za javnost koje e biti prosleeno nekoj od marketinkih agencija koje sarauju sa AIESEC-om. One e za nas okaiti vest o seminaru na neke od vodeih srpskih portala tipa Tanjug ili Ekapija.PR timster e pokuavati da obezbedi neko TV ili radio pojavljivanje u vidu jo ubedljivije promocije seminara.Na kraju, najbitniji deo posla jeste sama promocija uea na seminaru koja e biti organizovana dvadesetak dana pred sam dogaaj. lanovi koji budu imali najvie vremena u to vreme, e ii po fakultetima i studentskim domovima i tamonjim prolaznicima predstavljati mogunost za uee na seminaru. Ukoliko vremenski uslovi budu dozvoljavali, uz obezbeenu dozvolu, promovisaemo projekat na nekom od beogradskih trgova. Za ovo e nam biti obezbeeni mini tandovi, flajeri, kao i pismene aplikacije. Tokom promocije emo predstaviti i mogunost online apliciranja za uestvovanje na seminaru putem naeg sajta.Za celokupan proces promocije e predhodno biti napravljen osnovni plan kojiih e se svi koji rade na projektu pridavati. Veoma je bitna dobra komunikacija, kao i fleksibilnost plana da bi sve zacrtano bilo odraeno u predvienim rokovima. Potencijale prepreke e biti obajnjene u poglavlju vezanom za rizike.

Primer obavetenja za javnost

AIESEC SrbijaLokalna kancelarija FONAdresa: Jove Ilia 154 Beogradwww.fon.aiesec.org.rsSAOPTENJE ZA JAVNOST

Tvoj IT biznis, tvoja budunost!

BEOGRAD U periodu od 9. do 12. aprila u Beogradu, lanovi lokalne kancelarije AIESEC-a na Fakultetu organizacionih nauka realizovae Emportant, projekat na temu preduzetnitva, sa ciljem da se uesnici seminara upoznaju sa funkcionisanjem biznisa u Srbiji i mogunostima pokretanja istog.

Projekat Emportant organizuje se po etvrti put put u vidu etvorodnevnog seminara koji e okupiti ezdeset delegata, studenata Univerziteta u Beogradu Ideja je da predavai kroz realizaciju ovog projekta osposobe uesnike istog za pretvaranje dobrih poslovnih ideja u poduhvate. Akcenat e biti na internet biznisu kao jednom znaajnom segmentu preduzetnitva danas. Delegati na seminaru, studenti iz Kraljeva, e moi da se takmie u pisanju biznis plana i najbojli e, kao vid pomoi Kraljevu, od Deloitte-a dobiti 2000 evra da svoju ideju pokrenu u Kraljevu. Osim edukativnih bie odrane i radionice gde e studenti izlagati svoje ideje na polju internet biznisa, pa e najboji od njih biti i nagraeni.Poslednjeg dana e biti odran Company day gde e kompanije uesnice seminara na interaktivan nain, predstaviti svoj rad, mogunost prakse i zapoljavanja kod njih.

Ima ideju kako do dobrog biznisa? Odredi svoj cilj, napravi biznis plan uz nau pomo. Pokreni se i prijavi za Emportant! Veliki umovi imaju ciljeve, ostali imaju elje

O AIESEC-u

AIESEC je meunarodna platforma koja omoguava mladim ljudima da otkriju i razviju sopstvene potencijale. Prisustvom na preko 1.600 univerziteta u 107 zemalja sa preko 50.000 lanova, AIESEC je prepoznat od strane Ujedinjenih Nacija kao najvea studentska organizacija na svetu.

Fokusirajui se na razvoj liderstva, AIESEC organizuje vie od 470 konferencija, prua preko 10.000 mogunosti za strunu praksu u inostranstvu putem Globalnog programa razmene i vie od 10.000 liderskih mogunosti naim lanovima svake godine. AIESEC ima inovativan pristup razvijanju mladih ljudi fokusirajui se na izgradnju linih mrea i istraujui njihovo usmerenje i ambicije za budunost. AIESEC je organizacija koja stvara lidere, stvarajui mreu agenata promena koji imaju pozitivan uticaj na drutvo.

Za vie informacija:Petar PetrovicPR menaderMobilni: +381.62.222.333petrovic.p@aiesec.netwww.fon.aiesec.org.rs

Promovisanje prakse

Timsteri zadueni za promovisanje projekta na www.myaiesec.net jesu Learning timsteri. Oni e u saradnji sa Learning menaderom izvrnog odbora kreirati popularno nazvanu wiki stranicu na myaiesec.net-u. Napravie mini program za boravak i rad sa naim timom za zainteresovane AIESEC-ovce iz inostranstva. Predsednik nae kancelarije e predodno obezbediti sve ta je potrebno da eventualan dolazak inostranog studenta bude po AIESEC pravilima. Ovakve vrste praksi u dananje vreme su veoma popularne. Praktikant bi doao tri nedelje pred poetak seminara, pomagao nam u promociji, uestvovao u direktnoj koordinaciji seminara, i pomagao nam u evaluaciji po zavretku seminara. Za boravak od mesec dana, naa kancelarija bi mu obezbedila smetaj i hranu. Moramo naglasiti da obezbeivanje prakse nije obavezan zadatak projekta, ali da isti omoguava jai odjek u javnosti kao i jaanje samog AIESEC-a.

8. Finansijska kontrola

Za celokupne finansije oko projekta odgovoran je trougao ( Finansijer, Finansijski menader iz izvrnog odbora i timlider ). Oni e od samog osnivanja, tokom pripreme seminara, trajanja, kao i po zavretku projekta pratiti, prikupljati, kalkulisati, restruktuirati finansijska deavanja. Njih trojica e napraviti detaljan plan svih prihoda i rashoda, i na osnovu njega e se voditi budetiranje itavog seminara. Pobrinue se da urede cashflow tako da e ostalim timsterima gotovina potrebna za izvravanje dunosti biti dostupna na vreme. Time e se obezbediti zdravo funkcionisanje pripreme seminara. Veoma je bitna njihova saradnja sa ER sektorom koji e se potruditi da obezbedi to vie sredstava preko sponzorstava i donacija.Svako od timstera snosie odgovornost za prikupljanje svih rauna nastalih njihovim kupovinama materijal isl., koje e dalje prosleivati finansijeru. Kupljena roba, ili plaene usluge moraju biti predstavljene tanim iznosima, jer je bitno da planirani trokovi budu to vie pribilni stvarnim.U daljem radu predstavljamo detaljan plan budeta za projekat, dok plan cashflow-a ne mozemo utvrditi tano usled tekoa prikupljanja sponzorstava na vreme. Zbog toga i ostalih moguih greaka uvodimo stavku neplaniranih rashoda koja iznosi 7% od ukupno planiranih rashoda.

Budet projekta Emportant

#Kategorije rashodajedinica# jedinicacena po jediniciprioritetukupno

ATrokovi za praktikane80.000,00

1Praktikant (dolazei) - Stan mesec230.000,00160.000,00

2Praktikant odlazei - dokumentacija komplet120.000,00220.000,00

BKomunikacija1.990,00

1Kredit za finansijeralan tima11.000,0031.000,00

2Kredit za lana tima za odnose sa kompanijamalan tima3330,003990,00

CMarketing38.900,00

1Plakati komad50150,0027.500,00

2Flajeri komad50015,0017.500,00

3Buklet komad10050,0015.000,00

4Akreditacije komad9070,0016.300,00

5Traice komad9090,0028.100,00

6Majica komad9500,0034.500,00

DMaterijali5.000,00

1Papir (A4) ris2400,002800,00

2Flip chart pakovanje2700,0021.400,00

3Markeri komad2050,0011.000,00

4Makaze komad2150,003300,00

5Heftalica komad3150,003450,00

6Selotejp traka (iroka providna)komad3100,002300,00

7Krep trakakomad5150,002750,00

ERashodi samog seminara193.400,00

1 Trokovi za spajalice, flomastere1.000,0021.000,00

2Kaket komad10600,0036.000,00

3Polo majica komad91.000,0039.000,00

4Sok komad30050,00215.000,00

5Voda komad30030,0029.000,00

6Kafa komad25030,0027.500,00

7Cokoladica komad30020,0026.000,00

8Blokce komad7050,0023.500,00

9Olovka komad8020,0021.600,00

10Fascikla komad70100,0027.000,00

11Podloga za mi komad70400,00228.000,00

12Stiker komad7050,0033.500,00

13Bed komad7050,0033.500,00

14olja komad70250,00317.500,00

15Stress lopta komad7050,0033.500,00

16Kese (welcome paket)komad7015,0021.050,00

17Balonkomad1005,003500,00

18Evaluacijakomad25010,0012.500,00

19tandkomad154.000,00160.000,00

20Izvetaj za firme komad5015,001750,00

21Sertifikati za delegate komad6050,0013.000,00

22Zahvalnice za firme]komad2050,0011.000,00

23Koktel za firme komplet13.000,0023.000,00

FTransport6.000,00

1Gorivo litar50120,0026.000,00

GOstalo8.100,00

1Kese za djubre pakovanje1100,002100,00

2Team building 1komplet14.000,0034.000,00

3Team building 214.000,0034.000,00

HPredvieni trokovi333.390,00

INepredvieni troskovi 7%23.337,30

JUkupno356.727,30

#Prihodi

APartnerstva310.000,00

1Deloite1,0050.000,0050.000,00

2Generalni sponzor1,0050.000,0050.000,00

3Edukacioni partner4,0030.000,00120.000,00

4Ostali sponzori6,0015.000,0090.000,00

BOstali prihodi291.050,00

1Fondacije100.000,00100.000,00

2LC FON1.500,001.500,00

2Rashodi pokriveni kroz sponzorstvo [C1,C2,D1-D6,E4-E15,E19]189.550,00189.550,00

CUkupno601.050,00

SALDO244.322,70

Iz priloenog zakljuujemo da predviamo prihod od preko 200.000 RSD, isti e po zavretku seminara i zavtaranju svih finansijskih tokova biti prebaen lokalnoj kancelariji AIESEC-a na F.O.N.-u.[footnoteRef:2] [2: Iznosi i stavke u budeti su predvieni na osnovu prologodinjeg projekta, kao i na osnovu podataka sa ostalih projekata]

9. Upravljanje rizikom

Identifikacija rizika

1) Finansijski rizici: - Nepredvieni trokovi - Odustajanje sponzora - Kanjenje naplate sponzorstva

2) Tehnoloki rizici: - Gubljenje podataka relevantnih za pripremu (neplanirano brisanje fajlova) - Kanjenje tampanja i izrade promo materijala - Pouzdanost opreme (za vreme realizacije) 3) Organizacioni rizici: - Krenje dogovra sa fakultetom o korienju sale - Nedostatak kadrova - Konflikti izmedju lanova tima (u prvim fazama zajednikog rada, elja za isticanjem pojedinaca itd.) - Kanjenje izlaganja i radionica (usled kanjenja predavaa.)

Procena rizika

Posledice/VerovatnoaABCDE

KatastroflaneVisokVisokVisokVisokVisok

KritineVisokVisokVisokSrednjiNizak

MarginalneVisokSrednjiSrednjiNizakNizak

Malo znaajneSrednjiNizakNizakNizakNizak

ADeava se svakodnevno

BDeava se ne esto

CDesi se s vremena na vreme

DDeava se vrlo retko

EVeoma je mala verovatnoa deavanja

Upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima podrazumeva1) smanjivanje verovatnoe ostvarivanja nepoeljnog dogaaja, i 2) smanjivanje negativnih posledica, ukoliko se nepoeljni dogaaj ve ostvario.

1) U ovu svrhu koriste se izvetaji poput sledeih:

Potencijalni riziciDatum uoavanja problemaUoeni problemRizik (Visok, srednji, nizak)Ko reava problemKada se problem reavaNapomenaPotpis

Nepredvieni trokovi

Odustajanje sponzora

Kanjenje naplate sponzorstva

Gubljenje podataka relevantnih za pripremu

Kanjenje tampanja i izrade promo materijala

Pouzdanost opreme

Krenje dogovra sa fakultetom o korienju sale

Nedostatak kadrova

Konflikti izmedju lanova tima

Kanjenje izlaganja i radionica

2) U ovom sliaju reenje problema rizika moe biti u sledeem domenu:

- Eliminacija rizika - Zamena rizika - Izolacija rizika - Tehnika reenja za smanjenje/eliminaciju - Administrativna reenja za smanjenje/eliminaciju - Korienje line zatitne opreme

Izvetavanje o incidentima

O eventualnim incidentima lanovi tima obavetavae timlidera, koji e pratei liste za upravljanje rizikom pokuavati da u to kraem roku pronae reenja za eliminaciju istih, ili smanjivanje delovanja ve nastalih incidenata. U koliko doe do ozbiljnijih nezgoda, izvrni odbor e pomoi u otklanjanju nastalih problema.

10. Postavljanje dogaaja

Ovim poglavljem emo obuhvatiti sve ono to je bitno kako bi funkcionisanje seminar proteklo u planiranom vremenu, na planiran nain. Predstaviemo koji su to najvaniji zadaci organizacionog tima koji doprinose dranju planiranih i zacrtanih aktivnosti. U daljem radu se neemo baviti sigurnou poto se seminar odrava na Fakultetu organizacionih nauka, tj. u Sali 310. Neemo dalje tumaiti eventualne nestanke struje, ostale mogue rizike na koje kao organizatori ne mozemo direkto uticati. Uz dobijenu dozvolu za odravanje seminara na fakultetu, podrazumevamo da sam fakultet preuzima zaduenja za normalno funkcionisanje projekta. Naravno, ukoliko nastane neki problem obratiemo se nadlenima sa fakulteta i sa njim dalje reavati novonastale situacije. Baviemo se organizacijom prostora, obezbeivanjem tehnike potrebne za odravanje seminara, organizovanjem doeka i sprovoenja delegata do same sale. Takoe emo se baviti organizacijom company day-a, kao i koktela posle dodele nagrada poslednjeg dana seminara. Obratiemo panju da to bolje ugostimo predavae, da ostavimo to bolji utisak koji e omoguiti neku buduu saranju sa AIESEC-om.

Organizovanje samog prostora tokom seminara

Svakoga dana seminara, 45 min pre poetka prvog predavanja, tri lana AIESEC-a regrutovana od HR sektora imae zaduenja za postavku sale. Njihovi zadaci e biti da sprovedu planove koji se tiu rasporeda sedenja, protokola, promo materijala, vode i grickalica za predavae i delegate, kao i proveru tehnikih uslova u sali. Za sve eventualno nastale probleme konsultovae timlidera da bi ih to pre otklonili i stvorili preduslov za poetak predavanja u predvienom vremenu. Na kraju dana, isti lanovi, uz pomo nekog od ostalih timstera, imae zadatak da oiste salu, vrate stolice na poetni raspored da bi imali to manje posla za naredni dan. Izvestie timlidera ukoliko budu uoili neke nepravilnosti.

Tehnika

IT timster e svakog dana seminara dolaziti da proveri svu tehniku 30 minuta pre poetka predavanja/radionica ( kompjuter, projektor, ozvuenje, kameru itd ). Za sve nepravlilnosti obavetavae timlidera ili IT menadera izvrnog odbora.

Doek i sprovoenje delegata

Na ulazima fakulteta, bie postavljeni posteri Emortanta i po lan tima( Learning timster ) koji e usmeravati studente koji nisu sa FON-a ka Sali 310. U holu fakulteta emo postaviti strelice koje e usmeravati na salu seminara. Na samom ulazu u 310. e biti check-desk gde e se upisivati delegati i tako potvrditi da su uestvovali na predavanjima/radionicama tog dana. Za check-desk bie jedan lan organizacionog tima. Uz prvo pojavljinje bie im podeljene akreditacije i welcome paketi kao znak dobrodolice na seminar.

Voditelj

Za uvodnu re, sve najave predavaa, najave pauza, istrukcije za popunjavanje evaluacija i ostala najavljivanja bie zaduen PR timster. To znai da e on biti duan da svakog dana tokom seminara bude prisutan na predavanjima/radionicama. Za sve dodatne informacije komunicirae sa PR-om izvrnog odbora.

Doekivanje gostiju

Za sve zvanice na seminaru bie zaduen neko iz tima. Njegov zadatak e biti na animira iste, da im predstavi agendu ispuni sve njihove zahteve dok ne pone njihova prezentacija. Na raspolaganju e im biti profesorski kafi gde e moi da se relaksiraju pred nastup.

Company day

etvrtog dana seminara, u holu fakulteta e biti odran company day gde e firme partneri predstaviti svoj rad i mogunost zapoljavanja ili praksi kod njih.Na obezbeenju ovoga e biti zaposlena veina timstera. Upravljaemo svime osim postavljanja tandova koje e nam obezbediti Beogradski sajam, na dugogodinji partner. Veoma je bitno da se pridravamo svojih dunosti, kao i da budemo tani i maksimalno koncentrisani. Company day je stavka koja pravi razliku izmeu obinog i odlinog seminara, tako da je on jedan od bitnih ciljeva itavog projekta.

Koktel

Koktel za firme uesnice i za ostale zvanice bie organizovan posledenjeg dana. Organizaciju istog poveriemo ER timsterima.Njihov zadatak e biti da iskoordiniraju i realizuju planove po pitanju keteringa, pia, rasporeda u Sali tokom koktela itd. Za ketering e se pobrinuti da stigne na vreme, pie e spremiti i dopremiti uz pomo outsource lanova koji nam pomau na projektu. Takoe e tokom pauze nakon dodele nagrada urediti salu, skloniti veinu stolica i poraditi na svim detaljima koji e pospeiti sam kraj seminara.Od izuzetnog je znaaja da zadueni moraju biti svesni svoje dunosti i odgovornosti koje nosi ovaj segment organizacije dogaaja.

Ostalo

Za sve ostale aktivnosti, itav organizacioni tim komunicira sa izvnim odborom koji e tih dana biti na raspolaganju za reavanje svih eventualno nastalih problema. Zbog vanosti seminara, organizovaemo sastanak tima i izvrnog odbora dan pred poetak seminara kako bi jo jednom prosli sve stavke plana i programa Emportant-a.

11. Agenda

Raspored deavanja na itavom dogaaju predsvatiemo sledeom slikom. Ista e biti oznaena na svakoj akreditaciji da bi delegati pratili deavanja i dalje planirali svoje vreme.

12. Evaluacija

U okviru itavog Emportant-a osvrnuemo se na evaluaciju samog seminara, kao i na ocenu itavog projekta.

Evaluacija seminara

Delegatima emo deliti upitnike koje e popunjavati na kraju svakog dana seminara. Oni e ocenjivati kako predavae, tako i zanimljivost isti, davae i ocenu itavog dana ( u smislu organizacije ), na kraju e nam davati predloge ta bi trebali da izmenimo. Poslednjeg dana emo ima zadati upitnik kojim e detaljno oceniti itav dogaaj. U nedelji dana nakon seminara, org tim e obratiti podatke i zajedno sa izvrnim odborom doneti zakljuke.

Evaluacija projekta

Po zavretku svih projetaka poetkom maja, projekat Emportant bie ocenjivan od strane predsednika i izvrnog odbora. Na osnovu informacija od evaluacije seminara, finansijskih izvetaja i deskriptivnog opisa funkcionisanja tima ( koje pie timlider ) projekat se uporeuje sa ostalim i itaju rezultati.

13. Zakljuak

Ovakvim projektima dokazujemo da u organizovanju istih glavnu ulogu moe da igra ambicioznost mladih ljudi, timski duh, portvovanje i elja za ostvarivanjem ciljeva koji poboljavaju drutvo nasuprot klasinih pristupa u kojima je glavni motiv profit. Naravno, poeljno je da i sam Emportant stava odreeni profit, ali da ostvareni ulae u dalji razvoj kancelarije i ulaganje u sline projekte koji doprinose razvoju mladih.

3

Up

Down