20.4.2018

1

NABAVKA I SKLADIŠTENJE

Nabavka je zna čajna poslovna funkcija svih preduze ća

Uloga joj se znatno pove ćava u proizvodnimorganizacijama jer njome po činju materijalni tokovi , a značajne su koli čine i vrste nabavljenog materijala

Ona doprinosi i kvalitetu krajnjeg proizvoda jer racionalna nabavka obezbe đuje jeftiniji finalni proizvod ili ve ću razliku u ceni i profit

Nepažljivom nabavkom stvaraju se nepotrebne zalihe i pove ćava angažovanje nov čanih sredstava

20.4.2018

2

U ugostiteljskim objektima je nabavka posebno bitna jer se radi o robi podložnoj brzom kvarenju, a promene tokom postupka nabavke i skladištenja robe mogu umanjiti kvalitet proizvoda ali i ugroziti život konzumenta

U velikim organizacijama postoji posebno odeljenje (divizija) za nabavku i kvalitet sirovinakoji su odgovorni generalnom menadžeru

U manjim objektima je to nabavlja č koji je odgovoran menadžeru objekta

Nabavka je usko povezana sa proizvodno uslužnim sektorom, skladištem i finansijskom službom

Menadžer nabavke ili nabavlja č mora da poznaje:• tržište• potrebe objekta ili preduze ća za robama (iskazane su planovima ili trebovanjima od strane kuhinje ili drugih korisnika)• kvalitet roba (kako bi uspešno koristio trebovanje)• precizne procedure nabavke i prijem roba (da ih poštuje ili i sam predlaže)

Nabavlja č treba da je pošten, vešt u poga đanju i pregovaranju, da poznaje organizaciju kuhinje za koju vrši nabavku, poznaje procedure proizvodnje i na čine na koji se artikli koriste kako bi nabavio ta čno odgovaraju ći artikal

20.4.2018

3

To znači da mora da poznaje tehnološki kvalitet namirnica

Sve to može uticati na: � smanjenje troškova � poboljšanje kvaliteta � povećanje zadovoljstva gosta

Dobro organizovani sistemi koji imaju pansionski način rada imaju kvalitetne godišnje planove nabavke

Neki od njih imaju kvalitetne godišnje jelovnike na osnovu kojih sa činjavaju godišnje potrebe po mesecima

To je karakteristi čno za planiranje ishrane u vojnim restoranima, bolnicama, sezonskim restoranima i sl.

I drugi ugostiteljski objekti bez obzira na na čin poslovanja treba da imaju godišnje planove nabavke

Oni se prave na osnovu knjigovodstvene dokumentacije o nabavci i utrošku pojedinih namirnica u proteklom ili ranijim godinama

Ovi planovi nisu uvek precizni ali su odstupanja neznatna

20.4.2018

4

Na osnovu njih finansijska službe pravi godišnji finansijski plan poslovanja kao i plan poslovanja po mesecima

Dobar plan predstavlja dobru osnovu za definisanje godišnjih orijentacionih koli čina za namirnice za čiju nabavku se mogu sklopiti i povoljni godišnji ugovori-postižu se niže cene i lakši je rad nabavke jer se samo naru čuju i kontrolišu ugovoreni uslovi

Prave se i kratkoro čniji planovi koji finansijskoj službi pružaju podatke koliko će se nov čanih sredstava u nekom planiranom periodu angažovati za nabavku robe

Nabavka mora biti spremna i za sitne, hitne nabavke posebno u a la carte objektima jer gost treba da stekne utisak da može dobiti sve što poželi

Planovi se prave za tri grupe artikala hrane:� trgova čke skladišne artikle� lako kvarljive artikle� artikle za dnevnu potrošnju

Trgova čko skladišni artikli su konzervisani, flaširani i upakovani proizvodi kao što su testenine, pirina č, brašno, pasulj i drugi artikli koji se čuvaju u suvim skladištima

20.4.2018

5

Pakovanja ovih artikala za potrebe ugostiteljstva su veća nego za maloprodaju

Nabavke se obi čno obavljaju putem tendera, zavisno od veli čine objekta, a bez obzira na godišnji plan nabavke neophodno je praviti precizne specifikacije potreba za naredni mesec

Lako kvarljivi artikli podrazumevaju voće, povr će, sve vrste svežeg mesa i svi smrznuti i mle čni proizvodi

Narudžbine se planiraju za trodnevnupotrošnju mesa, vo ća i povr ća, a smrznuti proizvodi se povremeno nabaljaju kako bi se obnovile zalihe

Artikli za dnevnu potrošnju su sveže mleko i hleb, a neki tu ubrajaju meso, kafu i sladoled

Snabdevanje se vrši dnevno, a pojedini dobavlja či dolaze svakodnevno i dopunjavaju zalihe (sladoled)

Metode nabavke su:� formale�neformalne�internet metode

Formalne metode se koriste kod godišnjih ve ćih ugovora, gde cene ne variraju mnogo, koli čine su orijentacione, a dinamika i na čin porudžbi su precizirani

20.4.2018

6

Svi pregovori se odvijaju pismenom korespodencijom

Tri poznate formalne metode su:• metoda ugovaranja skupljanjem ponuda

-prodavci se pozivaju da dostave svoje uslove za koli čine i kvalitet roba koje se traže-prlazi onaj ko je cenovno najpovoljniji, ima duži r ok plaćanja, garantuje traženi kvalitet i daje neke druge benefite koji su povoljniji od drugih

• ugovaranje pregovaranjem- koristi se kada je kratko vreme za postupak nabavke, pa pregovara č telefonski proverava uslove kod više dobavlja ča i od najpovoljnijeg traži pismenu potvrdu o o ponudi nakon čega se sklapa ugovor

• terminsko ugovaranje- koriste ga velike firme prilikom definisanja cena i sigurne isporuke u sezoni, ali u koli činama koje se ne mogu precizirati, ve ć se povla či onoliko robe koliko je objektu potrebno

Internet nabavke su novijeg datuma- predstavljaju brz i jednostavan na čin pretraživanja cena i uslova pod kojima se roba može naru čiti

Neformalne nabavke koriste manji ugostiteljski objekti gde se usmeno ili putem kompjutera jednostavno i brzo poru čuju manje koli čine robe

20.4.2018

7

Postoje tri metode:1. Metod cenovnika i porudžbenica- na osnovu cenovnika i kvaliteta razli čitih dobavlja ča bira se najpovoljniji i telefonom naručuje roba2. Metod blanko čeka- prodavcu se daje blanko narudžbenica neznaju ći po kojoj ceni će robu isporu čiti jer se radi o robi koje naj češće nema na tržištu ili o artiklu koji se mora nabaviti bez obzira na cenu3. Metod priznavanja troškova plus dobit (kupovina po kalkulaciji)- vrši se ugovaranje bez obzira kolika će cena biti, važno je samo da se na prizvodu ostvaruje dobit

Odlike povoljnih snabdeva ča su :

�pouzdanost�da poseduju kvalitetnu robu�da mogu isporu čiti robu u prepodnevnim ali i popodnevnim časovima�da nemaju neizvršene isporuke od ranijih porudžbina�da daju popust na velike koli čine�da dugo sara đuju na licitacijama�da su svakodnevno dostupni�da poseduju raznoliki kvalitet robe�da poseduju veliki opseg cena�da imaju raznovrsne proizvode

20.4.2018

8

Postoje situacije kada dobavlja č sa kojim je potpisan ugovor ne može da izvrši snabdevanje to se reguliše klauzulom preče kupovine kojom se kupcu dozvoljava da robu nabavi bilo gde (mimo ugovora), a da uve ćanje troškove snosi redovni dobavlja č

Trebovanje robe predstavlja preciznu, pisanu specifikaciju traženih roba, koja obezbe đuje dovoljno informacija nabavlja ču da može uspešno izvršiti nabavku

Iz njega se jasno moraju videti vrsta robe, koli čina , veli čina komada, izgled pakovanja i sl.

Moraju se nazna čiti i poštovati nacionalni i međunarodni standardi i propisi koji definišu kvalitet i bezbednost hrane i pi ća

Kao garancija kvaliteta često se nazna čava marka ili brend traženog proizvoda

Dobro sa činjeno trebovanje obezbe đuje bolji kvalitet i nižu cenu robe

Pisanju trebovanja se pristupa kada se zna koje se jelo sprema i koji su sastojci neophodni da bi se dobio planirani kvalitet prizvoda

20.4.2018

9

Dobro trebovanje podrazumeva:- utvr đivanje kvaliteta za svaki artikal u konkretnom meniju- sastavljanje trebovanja

Kod utvr đivanja kvaliteta često se kod dobavlja ča vrši uvid i proba robe

Kod kupovine vo ća i povr ća se obavlja tzv. proba sirovih proizvoda

Kod konzervisane i prera đene hrane gde se proverava kol čina naliva i sadržaja u konzervi, čisto ća naliva, boja i konzistencija sadržaja

Mesarske probe podrazumevaju randman mesa (koli čina mesa nakon odstranjivanja otpadaka i nusproizvoda)- može se ocenjivati veli čina porcije - ako se dobija konfekcionirano meso, a može se donositi ocena i nakon toplotne obrade

Sastavljanje trebovanja se vrši nakon definisanja osobina proizvoda, a sa činjavaju ga:

�naziv artikla�precizirana koli čina�oznaka kvaliteta ili željena marka ili posebna svojstva robe�veli čina komada robe�veli čina jedinice na osnovu kojeg se definiše cena

20.4.2018

10

�dodatni zahtevi – vezani za geografsko poreklo, rasu ili bilo koje drugo poželjno svojstvo koje namirnica treba da ima

Poželjna su kratka i sažeta trebovanja ali se ne sme izostaviti bilo koji faktor koji je neophodan da bi se dobio pravi artikalTrebovanje sa činjava menadžer kuhinjeu saradnji sa vo đama smena i menadžerima odeljenja i blagovremeno ga dostavlja dobavlja ču

Nabavlja č sprovodi nabavku i obaveštava šefa kuhinje o toku nabavke (često traži pomo ć šefa kuhinje u cilju odabira traženog artikla)

Nabavlja č sačinjava narudžbenice za pojedine dobavlja če

Narudžbenica se pravi u četiri primerka:� jedan ostaje nabavci da se zna šta je i pod kojim uslovima naru čeno

� jedan odeljenju za prijem namirnica da znaju šta im dolazi i da li je stiglo sve što je naru čeno po koli čini i kvalitetu

� jedan se elektronski ili na drugi na čin prosle đuje dobavlja ču

� poslednji primerak se prosle đuje računovodstvu

20.4.2018

11

Narudžbenica se odnosi samo na jednu isporuku jednog dobavlja ča

Prodav čev primerak se vra ća uz otpremnicu ili fakturu kupcu

Moderni softverski paketi omogu ćavaju brzo i efikasno pra ćenje i evidentiranje nabavke

Dobar plan nabavke, procedure nabavke i narudžba robe mogu biti narušene ako nije dobro organizovan kvalitativni i kvantitativni prijem porudžbine

Manjak primljene robe ili loš kvalitet se u toku pripreme jela ne mogu nadokanditi

U velikim objektima prijem robe nadgleda računovodstvo

U manjim objektima to radi skladištar

Za dobra prijem robe neophodno je:• organizovati se veoma brz i efikasan prijem posebno lako kvarljivih namirnica• izvršiti detaljnu kontrolu robe po specificiranoj porudžbenici i trebovanju- sve kutije treba otvoriti da bi se proverilo da li se u njima nalazi roba po naru čenoj specifikaciji, da nije ošte ćena ili otvarana- izvrši se ozna čavanja datuma ulaska robe u skladište

20.4.2018

12

- primenjuju se razne metode provere kvaliteta –provera zrelosti vo ća sečenjem i probom, pregledaju se gajbe da nemaju truleži i kvarova

- ukoliko je kratko veme za istovar, provera kvaliteta se može naknadno obaviti s tim da dobavlja č pristaje da naknadno prihvati nedostatke

• kvanititativni prijem se vrši merenjem - meri se neto masa

• svaki artikal mesa se meri odvojeno, jer su to razli čiti proizvodi i imaju razli čitu cenu

• pri prijemu meso se etiketira (zbog FIFO pravila)

• izvršava se provera kvaliteta tako što se proverava oznaka kvaliteta na otpremnici, fakturi i na artiklu u okviru zakonom predvi đenih standarda za kvalitet

• pravilno skladištenje robe – prvo se primaju lako kvarljivi i ohla đeni artikli kako nebi došlo do prekida lanca hla đenja

20.4.2018

13

Prilikom prijema velikih koli čina robe kvalitet je teško procenjivati - tada se pristupa uzimanju slučajnog uzorka (za meso se angažuju posebni stru čnjaci)

Roba je primljena kada se potpiše dokument koji prati robu - ili otpremnica koja predstavlja fakturu

Ukoliko ima odstupanja ona se uz saglasnost isporu čioca na licu mesta ispravlja, a ispravka overava potpisima obe strane

Kod prijema robe metodom blanko čeka ili blanko narudžbenice lice na prijemu broji robu, proverava njen kvalitet, upisuje težinu, cenu i ukupan iznos nabavke i na licu mesta dobavlja ču potpisuje prijem koji je osnov za fakturisanje

Faktura pristiže u ra čunovodstvo gde se upore đuje sa podacima sa magacinskog prijema i zatim šalje u finansijsku službu na pla ćanje

Ovo je prili čno tačan metod ali je mnogo sporiji i kasnije dolazi na naplatu

20.4.2018

14

Postoji još jedan kombinovani metod prijema -delimi čan metod blanko čeka ili porudžbenice u kom lice na prijemu robe ima otpremnicu i trebovanje u kojima su sve cifre ispisane, jedino što nema koli čina koje se na licu mesta upisuju brojanjem i proverom (i saglasno sa isporu čiocem upisuju)

Može se desiti da roba do đe bez otpremnice

Tada treba imati obrazac sa istim rubrikama kao otpremnica koji se zove rezervna otpremnica i koja se na licu mesta popunjava, potpisuje prijem i potpisuje dobavlja č

Zapisnik o manjku, ošte ćenju ili umanjenom kvalitetu robe je obrazac koji skladištar mora imati da bi u njega uneo utvr đene nepravilnosti robe koji potpisuju skladištar i isporu čilac na licu mesta

Jedan primerak uzima dobavlja č, drugi skladištar, a treći ide u nabavnu službu kako bi se ispratilo da je kod fakturisanja izvršeno umanjenje fakture za naznačenom narudžbinom

Ukoliko roba ne zadovoljava narudžbinu tada se:�sačinjava zapisnik o vra ćenoj robi u koji je potrebno uneti razloge vra ćanja�vraća se roba odmah

20.4.2018

15

�na otpremnici se izvrši ispravka i navodi razlog za vraćanje�obaveštava se naru čioc trebovanja, kako bi se blagovremeno mogla izvršiti izmena menija ili jelovnika ili zamena namirnica

U dobro organizovanim sistemima nabavka nije završena prijemom robe, posluženjem gosta i naplatom ra čuna, već ona podleže konstantnoj analizi jer se na tržištu pojavljuju novi dobavlja či koji mogu ponuditi bolji kvalitet, cene ili druge ustupke

20.4.2018

16

Analizira se kako se može poboljšati kvalitet, da l i je nabavljeno da li je nabavljeno nešto što je nepotrebno, da li procenat otpada bio velik, da li je usaglašen odnos cene i kvaliteta i sl.

Svoj sud o nabavci daju gastro menadžeri u obliku povratnog izveštaja sa primedbama za unapre đenje

Često im je planom zadat maksimalni iznos koštanja namirnica u jelovniku što im daje za pravo da pored kvaliteta kontrolišu i cene nabavljenih roba

Veoma često je magacinska služba pot činjena menadžeru kuhinje što mu omogu ćava da kontroliše lica na prijemu robe i time održava nivo procene kvaliteta pod svojom kontrolom

SKLADIŠTENJE HRANE

U ugostiteljstvu su skladišta locirana u neposrednoj blizini proizvodnih odeljenja

Različita organizaciona rešenja uslovljena su veli činom organizcije ali i lokaciojm skladišta i broja objekata koji se iz njega snabdevaju

20.4.2018

17

Prvenstveno se misli o skladištima repromaterijala za prizvodnju - životnih namirnica

U ugostiteljstvu postoje i druga skladišta:- skladište pi ća- skladište potrošnog materijala- skladište inventara- skladište pogonskog goriva

Najracionalnije je da su sva skladišta locirana na jednom mestu , ali su često loše isplaniran i organizovana bez dovoljno osvetljenja na mestima koja predstavljaju višak prostora i sl.

Skladište mora biti isplanirano tako da omogu ćava mehanizovan rad, normalno čišćenje i održavanje, da nije u blizini bojlera, frižidera, zamrziva ča i drugih izvora toplote, pri čemu ekstremna temperatura u suvom skladištu ne sme pre ći 27oC sa mogu ćnošću provetravaja i održavanja odre đene vlažnosti

U praksi postoje pravila da se kod izgradnje centralnog skladišta odvaja:

�za suvo skladište 30%�za hlađena 25%�komoru za zamrzavanje 10%�skladište pi ća 15%�hlađeno skladište za pi ća 5%�skladište za inventar 15%

20.4.2018

18

Za sladištenje namirnica, sa aspekta režima hlađenja, su neophodna tri razli čita skladišta:

• suvo skladište-za namirnice koje se ne hlade• hlađeno skladište-rashladne komore• skladište za zamrznutu hranu-komore za zamrzavanje ili zamrziva či

Bez obzira o kom tipu skladišta se radi temperatura i vlaga su dva parametra koja moraju biti merena i kontrolisana

Ukoliko se to ne radi skladištar i njegov menadžer snose odgovornost ako do đe do kvara namirnice ili trovanja neadekvatno čuvanom hranom

Suvo skladište

Tu se čuva konzervisana hrana, brašno, žitarice, začini, še ćer, zatvorene kante masti i kartonske kutije flaširanog ulja

Temperature treba da budu od 10 - 21oC

Minimalna temperatura ne sme biti ispod 7oC , a maks imalna iznad 27oC

Relativna vlažnost u skladištu treba da se kre ća od 50-60%

20.4.2018

19

Pri ovim uslovima čuvaju se senzorna i nutritivna svojstva i spre čava mikrobiološko kvarenja namirnica

U ovim skladištima se mogu čuvati krompir, luk i određene vrste vo ća i povr ća ukoliko su dobro provetrena i imaju temperaturu od 7-13 oC

Pravilno slaganje robe je bitno zbog dobre komunikacije, ventilacije i spre čavanja kontaminacije

Donje police treba da su na 25 cm od poda i odmaknute 5 cm od zida kako bi vazduh mogao cirkulisati

Ukoliko se u robi otkriju šteto čine (bube) roba se vraća

Dezinfekcija i deratizacija se redovno obavlja, a hemikalise ne drže zajedno sa životnim namirnicama u istoj prostoriji

U suvom skladištu je potrebno:� održavati prostorije čistim - najmanje jednom nedeljno o čistiti podove, stolove, platforme i police� svakodnevno pregledati sve artikle radi uočavanja štete - pojave glodara i insekata� novoprispelu hranu odložiti na odgovaraju će mesto u što kra ćem roku

20.4.2018

20

� hranu iste vrste skladištiti na jedno mesto� na svako pakovanje staviti datum prijema i rok upotrebe� starije zalihe stavljati napred kako bi se prve koristile (FIFO pravilo)� redovno vršiti popise koli čina� redovno proveravati da li je došlo do promena na konzervama i na drugoj hrani, a sumnjive namirnice ukloniti

Skladištenje u hladnja čama

U njima se čuvaju sveža mesa, iznutrice, riba, povr će i voće osim agruma, jaja, mleka i mle čni proizvodi

Takođe se tu i čuvaju neka proizvedena jela kao što su vo ćne salate, krem čorbe, sosovi , deserti, gotova jela i neka brza hrana

Kada je re č o namirnicama za preradu ona se čuvaju pod nadzorom magacinske službe dok se jela čuvaju u drugom rashladnom prostoru

Postoji 6 faktora koji odre đuju pravilno postavljanje hladnja ča, a to su: neophodan prostor, sanitarni uslov, protok vazduha, temperatura, mesto rashladnog ure đaja i opšti postupci i procedure

20.4.2018

21

Veličina prostora je definisana kapacitetom proizvodnje odnosno brojem jela koja se pripremaju, sistemom rada objekta i na činom posluženja

Popravilu 25% ukupnog skladišnog prostora je namenjeno za namirnice koje zahtevaju režim hla đenja

Sanitarne mere u hladnja čama obuhvataju slede će procedure:� rasutu hranu treba odmah ukloniti� koriš ćeni inventar nakon upotrebe oprati mlakom vodom i deterdžentom, isprati i osušiti

� ne dozvoliti nagomilavanje leda ve ć ga redovno otapati� redovno prati toplom vodom i deterdžentom dihtunge guma na rashladnim ure đajima� održavati higijenu ure đaja spolja� obezbediti proveru i čišćenje mehanizama za hlađenje� proveriti kvake, šarke i ostale delove radi uspešnog zatvaranja rashladnih ure đaja

Procedure postupanja sa namirnicama u hladnja čama su:� unosi se samo ispravna hrana� hrana koja je transportovana rashladnim vozilima odmah se smešta u hladnja če

20.4.2018

22

� najhladnije su police na dnu, u blizini ure đaja za hlađenje i tu treba skladištiti, mleko, meso i ribu� pakovana mesa, maslac i sir se stavljaju u hermeti čki zatvorene posude kako se ne bi isušili i izgubili boju� hrana se obeležava i primenjuje (FIFIO sistem)

Hladnja če se ne smeju prenatrpavati, a hrana se ne sme stavljati na pod niti naslanjati na zid kako bi se omogu ćila cirkulacija vazduha

Termometar za kontrolisanje temperature se postavlja na najtoplije mestu u rashladnom prostoru

Poželjno je dva puta dnevno evidentirati temperaturu hla đenja za svaku vrstu robe

Kod novije generacije opreme se temperatura automatski evidentira

Čest ulazak u hladnja če može da poremeti režim hlađenja pa je u nekim ugostiteljskim objektima tačno definisano vreme kada se roba uzima iz hladnja ča

Hladnja če su naj češće locirane u neposrednoj blizini kuhinje , a kompresor i kondenzator su locirani neposredno uz rashladni ure đaj

20.4.2018

23

Skladištenje smrznutih namirnica

Razvojem prehrambene industrije i metoda konzervisanja omogu ćeno je da kuhinje dobiju velik asortiman zamrznutih, primarno obra đenih sirovina kao i polugotove i gotove hrane što obezbeđuje smanjenje prljavog dela prostora u kuhinji ali i uslovaljava pove ćanje prostora za čuvanje zamrznute hrane

Velike kuhinje pored čuvanja zamrznute hrane, same je i proizvode, čime se racionalno koristi radna snaga

Uređaji za čuvanje smrznutih namirnica podrazumevaju komore i zamrziva če čije je radna temperatura -18oC

Uređaju za zamrzavanje su plo časti i tunelski uređaji kao i komore i zamrziva či čija je radna temperatura -30oC

Proces trenutnog zamrzavanja se sastoji iz 3 koraka:

1.hlađenje namirnice2.brzo-šok zamrzavanje na -30 oC3.skladištenje zamrznute namirnice na -18 oC

20.4.2018

24

Procedure čuvanja zamrznute hrane:�zamrznutu hranu čuvati na temperaturama -18oC ili nižoj bez varijacija�meso i ostalu odmrznutu hranu što pre toplotno obraditi�hranu koja je odmrznuta nikad ponovo ne zamrzavati�u zamrziva če se stavlja zamrznuta hrana u odgovaraju ćoj ambalaži�stare zalihe trošiti- poštovati FIFIO sistem�zamrznutu hranu ne čuvati dugo jer gubi na boji, teksturi, ukusu, a masti i hrana koja sadrži masti podležu oksidoredukcionim procesima (užegnu ću)

Temperature i vreme skladištenja pojedinih namirnica:

20.4.2018

25

20.4.2018

26

Hvala na pažnji