Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Borg Havn IKS - Øraveien 27, 1630 Gamle Fredrikstad Tidspunkt: 26.09.2019 kl. 18.00 [email protected]

Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Borg Havn IKS - Øraveien 27, 1630 Gamle Fredrikstad Tidspunkt: 26.09.2019 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 90086740, e-post [email protected]. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. NB: Merk dere oppmøtested Hvaler 18.09 2019 Øivind Kristiansen Leder

1

Kontrollutvalget Hvalers møte 26.09.2019

Sakliste

PS 19/29 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS 3

PS 19/30 Godkjenning av innkalling og saksliste 4

PS 19/31 Godkjenning av protokoll fra møte 23.05 2019 5

PS 19/32 Informasjonssak fra rådmann angående klageadgang i reglement for båtplasser i kommunal regi

12

PS 19/33 Informasjonssak fra rådmann angående kommunens ansvar og arbeid med ro og orden i skoleskyss-situasjonen

14

PS 19/34 Informasjonssak fra rådmann angående risikovurderinger ved utagerende atferd hos skoleelever

15

PS 19/35 Forvaltningsrevisjon "Refusjoner og tilskudd" 16

PS 19/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019 55

PS 19/37 Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon 58

PS 19/38 Henvendelse angående varslingsreglement 59

PS 19/39 Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger 61

PS 19/40 Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon 63

PS 19/41 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2020 70

PS 19/42 Justering av plan for selskapskontrollen 2016 - 2019 - § 27 samarbeid IUA utgår

84

PS 19/43 Eventuelt 90

2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/107 Dokumentnr.: 31 Løpenr.: 114443/2019 Klassering: 111-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 26.09.2019 19/29

Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Borg Havn IKS tas til orientering

Fredrikstad, 29.05.2019 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har ønsket å legge til rette for et virksomhetsbesøk til Borg Havn IKS. Borg Havn IKS har gitt sekretariatet positivt tilbakemelding på kontrollutvalgets ønske. Administrasjonen i Borg Havn IKS vil gi utvalget en orientering om havnens drift og oppgaver, samt om hvilke utfordringer havnen står overfor. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter havnens orienteringssekvens. Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende:

Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling.

Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes organisering fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling

Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Borg Havn IKS, tas til orientering

3



Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til vedtak)

Fredrikstad, 29.05.2019

4



Godkjenning av protokoll fra møte 23.05 2019

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 23.05 2019, godkjennes


Vedlegg Protokoll fra møte 23.05 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen

Saksopplysninger Ingen

Vurdering Protokoll fra møte 23.05 2019, kan godkjennes

5

Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 23.05.2019, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 21.05 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra – til saksnr.: 19/17 – 19/28

Frammøteliste

Medlemmer Møtt Varamedlemmer

Øivind Kristiansen, leder x

Hanne Synnestvedt, nestleder x

Anne Marit Skovly x

Ingerid Bjercke x

Thor Bjønnes x

Merknader

Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Konst. daglig leder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen, kommunalsjef oppvekst Line Klavestad Hansen, kommunalsjef teknisk Jan Richard Aspheim og økonomisjef Kurt Skarning. Andre: Kemner Pål Henning Klavenes

……………………. ……………………. ……………………. Øivind Kristiansen Hanne Synnestvedt

6

Kontrollutvalget Hvalers møte 23.05.2019

Sakliste

PS 19/17 Godkjenning av innkallingen og saksliste

PS 19/18 Godkjenning av protokoll fra møte 04.04 2019

PS 19/19 Orientering om skatteregnskapet 2018 - Hvaler kommune

PS 19/20 Informasjon fra rådmann angående bussulykke

PS 19/21 Uttalelse til årsregnskapet 2018 - Hvaler kommune

PS 19/22 Informasjon angående interpellasjon i kommunestyret angående Skjærhalden båtforening

PS 19/23 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Investeringsprosjekters tidligfase"

PS 19/24 Revisjonsbrev 4/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging

PS 19/25 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018

PS 19/26 Møteplan 2. halvår 2019

PS 19/27 Referater og meldinger

PS 19/28 Eventuelt

PS 19/17 Godkjenning av innkallingen og saksliste

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. (saken legges frem uten forslag til vedtak)

Kontrollutvalget Hvalers behandling 23.05.2019:

Ingen merknader til innkallingen eller sakslisten.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 23.05.2019:

Innkallingen og sakslisten godkjennes.

PS 19/18 Godkjenning av protokoll fra møte 04.04 2019



1. Protokoll fra møte 04.04 2019, godkjennes

7


Som innstillingen


1. Protokoll fra møte 04.04 2019, godkjennes.

PS 19/19 Orientering om skatteregnskapet 2018 - Hvaler kommune



1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2018, tas til orientering


Kemner orienterte utvalget om skatteregnskapet for 2018. Enkelte spørsmål ble stilt og besvart av kemner i møte. Vedtaket som innstilling.


1. Kemners redegjørelse om skatteregnskapet 2018, tas til orientering.

PS 19/20 Informasjon fra rådmann angående bussulykke



1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering.


Kommunalsjef redegjorde for det skriftlige informasjonen som fulgte saken. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Kommunalsjef oppvekst redegjorde også for videre tiltak som kommunen har gjort i ettertid. Herunder sikkerhetsbeltekontroll i bussene. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering.



PS 19/21 Uttalelse til årsregnskapet 2018 - Hvaler kommune


Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Hvaler kommune som vist i

vedlegg 1 til saken

2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet

8


Revisjon orienterte om forbeholdene og merknadene som fremkommer i revisjonsberetningen for årsregnskapet 2018. Utvalget stilte flere spørsmål og revisjonen og administrasjonen svarte på disse. Vedtaket ble som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 23.05.2019:

1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken.

2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet.

PS 19/22 Informasjon angående interpellasjon i kommunestyret angående Skjærhalden båtforening





Rådmann og kommunalsjef informerte interpellasjon som gjelder Skjærhalden båtforening som ble behandlet av kommunestyret den 21.03 2019. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Utvalget ønsket en ytterligere informasjon fra rådmann i sitt neste møte. Informasjonen skal omhandle reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i reglementet.



2. Rådmann gir informasjon om reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i dette reglementet. Dette sees også opp mot kommunens deltakelse/ eierskap i Borg havn. Er det kommunale reglementet blitt videreført etter kommunens inntredelse i Borg Havn som IKS. Eventuelt hvilket reglement er gjeldende. Denne informasjonen gis i kontrollutvalgets møte den 26. september.

PS 19/23 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Investeringsprosjekters tidligfase"



1. Kontrollutvalget tar kommunens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekter» til orientering, og ber om en tilbakemelding når kommunestyrets punkt 2 er fulgt opp av kommunen.


Kommunalsjef orienterte om kommunens rutiner og prosesser vedr. investeringsprosjekter. Vedtaket ble som innstillingen.

9


1. Kontrollutvalget tar kommunens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekter» til orientering, og ber om en tilbakemelding når kommunestyrets punkt 2 er fulgt opp av kommunen.

PS 19/24 Revisjonsbrev 4/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging



1. Revisjonsbrev nr. 4/2019, tas til etterretning

2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan tidligere og nye forhold revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 4/2019, vil bli fulgt opp av administrasjonen. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 5. desember 2019.


Revisjonen redegjorde for grunnlaget for revisjonsbrevet. Kontrollutvalget ønsket endring i innstillingen punkt 2 om tilbakemelding, at den settes til 26. september.


1. Revisjonsbrev nr. 4/2019, tas til etterretning

2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan tidligere og nye forhold revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 4/2019, vil bli fulgt opp av administrasjonen. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 26. september 2019.

PS 19/25 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018



1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering


Vedtaket ble som innstillingen


1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering

PS 19/26 Møteplan 2. halvår 2019



1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2019:

5. september kl. 18.00

5. desember kl. 18.00

10


Kontrollutvalget ble enige om følgende møtedatoer for 2. halvår:




1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2019:



PS 19/27 Referater og meldinger



1. Referater, meldinger og revisjonens informasjon om fondsbruk tas til orientering.


Vedtaket ble som innstillingen.


1. Referater, meldinger og revisjonens informasjon om fondsbruk tas til orientering.

PS 19/28 Eventuelt


Møtet ble lukket, i henhold til § 31, punkt 2 i kommuneloven. Kontrollutvalgsleder redegjorde for en mottatt henvendelse. Møtet ble deretter åpnet igjen. Medlem Ingerid Bjercke kom med innspill om at det er høyt sykefravær i kommunen. Dette bør vektlegges i risiko- og vesentlighetsvurderingen som blir utarbeidet i forkant av plan for forvaltningsrevisjon 2020-2022. Kontrollutvalget ønsker til sitt neste møte en informasjon fra rådmann angående kommunens ansvar og arbeid med ro og orden i skoleskyss-situasjonen. Samt ansvarsforholdet i skolebusstjenesten. Hvilke instanser har ansvaret for at det eksempelvis ikke er mobbeepisoder på skolebussene, eller andre uheldige situasjoner. Hvordan arbeider kommunen hvis slike situasjoner oppstår? Medlem Hanne Synnestvedt kom med innspill om uheldige situasjoner og utagerende atferd i ulike klasser på skolene. Kontrollutvalget ønsket en informasjon i sitt neste møte, fra rådmann, på hvilke sikkerhetstiltak som er igangsatt for medelever i klasser hvor enkeltelever har utagerende atferd.

11

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/107 Dokumentnr.: 38 Løpenr.: 181306/2019 Klassering: 111-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød


Informasjonssak fra rådmann angående klageadgang i reglement for båtplasser i kommunal regi

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling.


Vedlegg Ingen.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak 19/22 den 23.05 2019

Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet informasjon angående interpellasjon vedrørende Skjærhalden båtforening i sitt møte den 23.05 2019. Rådmann og kommunalsjef informerte om interpellasjon som gjaldt Skjærhalden båtforening som ble behandlet av kommunestyret den 21.03 2019. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Utvalget ønsket en ytterligere informasjon fra rådmann i sitt neste møte. Informasjonen skal omhandle reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i reglementet. Kontrollutvalgets vedtak var som følgende: «1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Rådmann gir informasjon om reglement for båtplasser i kommunal regi og om det er klageanledning i dette reglementet. Dette sees også opp mot kommunens deltakelse/ eierskap i Borg havn. Er det kommunale reglementet blitt videreført etter kommunens inntredelse i Borg Havn som IKS. Eventuelt hvilket reglement er gjeldende. Denne informasjonen gis i kontrollutvalgets møte den 26. september.» Rådmannen er invitert til møtet for å gi en muntlig informasjon.

12

Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Forøvrig legger sekretariatet frem saken uten innstilling til vedtak.

13



Informasjonssak fra rådmann angående kommunens ansvar og arbeid med ro og orden i skoleskyss-situasjonen



Vedlegg Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak 19/28, den 23.05 2019

Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 23.05 2019, sak 19/28 «Eventuelt» ba kontrollutvalget om en informasjon fra rådmann i sitt neste møte. Informasjonen skal omhandle kommunens ansvar og arbeid med ro og orden i skoleskyss-situasjonen. Samt ansvarsforholdet i skolebusstjenesten. Hvilke instanser har ansvaret for at det eksempelvis ikke er mobbeepisoder på skolebussene, eller andre uheldige situasjoner. Hvordan arbeider kommunen hvis slike situasjoner oppstår? Rådmann er invitert til møtet for å gi informasjon.

Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Forøvrig legger sekretariatet frem saken uten forslag til innstilling.

14



Informasjonssak fra rådmann angående risikovurderinger ved utagerende atferd hos skoleelever



Vedlegg Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 19/28, den 23.05 2019.

Saksopplysninger I sak «Eventuelt», 19/28, den 23.05 2019 ba kontrollutvalget om å få en nærmere informasjon fra rådmann i sitt neste møte. Medlem Hanne Synnestvedt kom med innspill om uheldige situasjoner og utagerende atferd i ulike klasser på skolene. Kontrollutvalget ønsket derfor en informasjon i sitt neste møte, fra rådmann, på hvilke sikkerhetstiltak som er igangsatt for medelever i klasser hvor enkeltelever har utagerende atferd. Rådmann er invitert til møtet for å gi en muntlig informasjon.

Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Utover dette legger sekretariatet frem saken uten forslag til innstilling.

15



Forvaltningsrevisjon "Refusjoner og tilskudd"

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling for bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd», samt

rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger.

2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen:

Etablere rutiner der dette er en mangel. Vurdere utarbeidelse av samlet oversikt over kommunens gjeldende tilskudds-

og refusjonsordninger og at denne gjøres kjent i organisasjonen. Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres. Opprette prosjektkoder eller lignende regnskapsavgrensning der dette

fremkommer som et vilkår i tilsagnsbrev. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere skriftlig til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten.

Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.

Fredrikstad, 13. september 2019.

Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd», datert 5.september 2019.

16

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/37, den 07.12 2018, (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) Kommunestyresak 14/18, den 15.02 2018, (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 18/37, den 8.11 2018, (Prosjektplan)

Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Prosjektet tar utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019. En forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens refusjons- og tilskuddsordninger kan rettes mot utvalgte enkelt-tildelinger eller enkelt-enheter innad i kommunen, gjerne med fokus på spesielle risikoområder. Da prosjektplanen ble behandlet i november 2018 var kontrollutvalget også opptatt av at revisjonen også skulle redegjøre for regnskapsrevisjonens arbeid og kontrollhandlinger med årlig rapportering og resultat av kontrollhandlinger vedrørende tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Revisjonen skal også redegjøre for resultat av kontrollhandlinger vedrørende rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming i Hvaler kommune. Spesielt sett opp mot krav om diagnose, og hvilke instanser som stiller diagnosene. Dette var sett opp mot «Tolga-saken» som pågikk høsten/vinteren 2018/2019. Prosjektets problemstillinger: I prosjektplanen ble følgende problemstillinger vedtatt: 1. Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? 2. I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om,

eksterne tilskudd? 3. Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder

tilskudd? (Se tillegg til problemstilling 3 under prosjektets bakgrunn). Revisjonskriterier: For å kontrollere og besvare problemstilling1 har revisjonen utledet og kontrollert følgende revisjonskriterier (kontrollkriterier): Bokføringsloven § 6 omhandler sporbarhet. Her fremgår det at bokførte opplysninger enkelt skal kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner, frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig, med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Sporbarhet forutsetter at kommunen har etablert rutiner og praksis som sikrer dette. For å kontrollere og besvare problemstilling 2 har revisjonen utledet og kontrollert følgende revisjonskriterier (kontrollkriterier): Tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, eller som et stortingsvedtak. Når kommunene planlegger å iverksette ulike tiltak, bør mulighetene for å søke delfinansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, og får ofte rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Utdanningsdirektoratet, Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskapsdepartementet, for å nevne noen. Slike tilskudd kan innvilges og utbetales både forskuddsvis og etterskuddsvis av at tilhørende utgifter har påløpt.

17

For å kontrollere og besvare problemstilling 3 har revisjonen utledet og kontrollert følgende revisjonskriterier (kontrollkriterier): Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal

skje i samsvar med grunnleggende bokføringsprinsipper. Bokførte opplysninger skal være sporbare. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering. Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto. Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i

årsregnskap for vedkommende år. I tillegg følger en redegjørelse for revisjonens kontrollhandlinger knyttet til særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester og rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming som eget kapittel (kapittel 6). Revisjonen har i forbindelse med årsoppgjøret vurdert kommunens praksis på området. Dette innebærer at revisjonens vurderinger og regelverket som ligger til grunn følger av redegjørelsen. Revisjonens konklusjon: Revisjonen mener det er positivt at kontaktpersonene har fokus på overholdelse av de enkelte tilsagnsbrevenes vilkår. Dette bidrar til å sikre sporbarhet og de fleste revisjonen har intervjuet sier at tilsagnsbrevene stiller tydelige krav. Revisjonen finner det også positivt at virksomhetene aktivt orienterer seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Revisjonen finner at kommunen gjennom systematisk organisering i prosjektregnskap, og rapportering av disse, i stor grad har lagt til rette for oppfyllelse av krav til blant annet sporbarhet, dokumentasjon og ajourhold av regnskapet. Revisjonen har allikevel avdekket enkelte svakheter. Revisjonen finner det mangelfullt at det ikke finnes skriftlige rutiner eller prosedyrer for hvordan sporbarhet og dokumentasjon skal sikres i praksis. Dette vanskeliggjør sporbarhet og oppfølging av refusjoner og tilskudd. Det er risiko for at oppfølgingen blir tilfeldig og personavhengig. Kontaktpersonene har uttrykt ønske om at kommunen skriftliggjør rutiner. En samordnet praksis vil etter revisjonens mening bidra til å sikre sporbarhet og dokumentasjon – utover det som fremkommer som (minimums-)krav i tilsagnsbrev og tilhørende vilkår. Kontaktpersonene understreker at bistanden de mottar fra seksjonen for organisasjon og stabsfunksjoner er helt nødvendig for å oppfylle ansvar for oppfølging og rapportering. På bakgrunn av dette, mener revisjonen at kommunen bør vurdere opplæringstiltak som kan gjøre virksomhetene mer selvstendige. Revisjonen mener det er mangelfullt at kommunen heller ikke har skriftliggjorte rutiner, arbeidsprosedyrer, eller lignende for å orientere seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Flere opplyser til revisjonen at dette blir tilfeldig og situasjonsavhengig – etter hva den enkelte har tid til. Dette skaper en risiko for at kommunen går glipp av midler. En helhetlig oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og refusjonsordninger bør også vurderes, for å styrke kommunens interne kontroll.

Det er kommunens ansvar å påse at prosjektregnskap blir sendt til revisjon og rapportert i tide for å overholde rapporteringsfrister. Manglende rapportering kan føre til tap av tilskuddsmidler. Revisjonens oppfatning er at dette understreker viktigheten av interne rutiner for bruk av prosjektregnskap for refusjoner og tilskuddsordninger.

18

Revisjonens anbefalinger: Med bakgrunn i sine kontrollhandlinger, vurderinger og konklusjoner fremmer revisjonen anbefalinger om at kommunen bør:

Etablere rutiner der dette er en mangel. Vurdere utarbeidelse av samlet oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og

refusjonsordninger og at denne gjøres kjent i organisasjonen. Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres. Opprette prosjektkoder eller lignende regnskapsavgrensning der dette fremkommer

som et vilkår i tilsagnsbrev. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sin uttalelse til rapporten og revisjonens anbefalinger. Dette fremgår i sin helhet på side 33 i rapporten. Rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger og viser til tiltak som vil bidra til å følge opp anbefalingene. Herunder ansettelse av assisterende rådmann som skal arbeide med kommunens internkontrollsystem, samt ansettelse av «søkolog». Ved å etablere en «søkolog» vil dette bidra til at kommunen får en ansatt i i organisasjonen som skal kunne veilede, kompetanseheve og hjelpe andre ansatte i arbeidet med å få på plass så mange tilskudd og refusjoner som mulig, skriver rådmann.

Vurdering Det ligger til kontrollutvalget å forsikre seg om at revisors gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Rapportens utforming, innhold, vurderinger og konklusjoner faller imidlertid inn under revisors selvstendige, faglige ansvar. Revisjonen oppgir at prosjektet er gjennomført i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Sekretariatet vurderer at rapporten gir svar på problemstillingene og kontrollutvalgets bestilling via prosjektplan. Videre vurderer sekretariatet at valg av revisjonskriterier er relevante for å kunne besvare problemstillingen. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder, herunder dokumentanalyse, intervjuer og kontroll av bilag innhentet fra kommunens regnskapsfører. Revisjonen har analysert sentrale planer, rutiner og retningslinjer, samt tilsagnsbrev og annen relevant dokumentasjon. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Samlet sett anser også sekretariatet at dataene som er benyttet er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriterier og de metodiske avgrensingene. Sekretariatet vurderer at rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger og viser til tiltak som skal gjennomføres for å følge opp anbefalingene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten og rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger revisjonens vurderinger og anbefalinger til grunn i sitt forslag til vedtak i kommunestyret, og videre at kontrollutvalget innstiller til kommunestyret at rapportens anbefalinger skal tas til følge og gjennomføres.

19

østfold kommunerevisjon iks 1

Rolvsøy 5. september 2019

REFUSJONER OG TILSKUDD Hvaler kommune

Forvaltningsrevisjonsrapport

20


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 SAMMENDRAG .......................................................................................................... 3

2 INNLEDNING .............................................................................................................. 5

2.1 Bakgrunn .................................................................................................................................................. 5

2.2 Problemstillinger og avgrensing ............................................................................................................. 6

2.3 Metode og gjennomføring ....................................................................................................................... 6

2.4 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 7

2.5 Litteratur- og dokumentliste ................................................................................................................... 8

3 RUTINER OG PRAKSIS FOR DOKUMENTASJON ............................................................ 9

3.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 9

3.2 Fakta ......................................................................................................................................................... 9

3.3 Vurderinger ............................................................................................................................................ 13

4 RUTINER FOR ORIENTERING OG SØK ........................................................................ 13

4.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................. 14

4.2 Fakta ....................................................................................................................................................... 14

4.3 Vurderinger ........................................................................................................................................... 18

5 RAPPORTERING OG OPPFØLGING ............................................................................. 18

5.1 Revisjonskriterier ................................................................................................................................. 19

5.2 Fakta ...................................................................................................................................................... 19

5.3 Vurderinger .......................................................................................................................................... 27

6 REDEGJØRELSE FOR REGNSKAPSREVISJONENS KONTROLHANDLINGER ..................... 29

7 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER ......................................................................... 32

8 RÅDMANNENS UTTALELSE ....................................................................................... 33

9 VEDLEGG ................................................................................................................. 34

9.1 Revisjonskriterier................................................................................................................................. 34

21


1 SAMMENDRAG

Det er viktig at kommunen har gode rutiner når det gjelder registrering og videre oppfølgning av refusjonskrav. Dersom denne dokumentasjonen ikke er på plass kan kommunen risikere å tape kravet. Det finnes flere tilskuddsordninger som er tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og midlene kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. Videre innebærer god kvalitet på rapportering og oppfølging blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostnader som er tilskuddsberettiget. I tillegg til å foreta en systemrevisjon, knyttet til refusjoner og tilskudd, har Østfold kommunerevisjon IKS gjennom denne forvaltningsrevisjonen også undersøkt kommunens praksis på begge områder. Vi har i dette prosjektet jobbet ut fra følgende problemstillinger: 1. Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? 2. I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne

tilskudd? 3. Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd?

Revisjonens gjennomføring Prosjektet er gjennomført som et samarbeid mellom regnskaps- og forvaltningsseksjonen i perioden april til juni 2019. Vurderingene er gjort på bakgrunn av krav i lov og forskrift om bokføring, forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner og tilsagnsbrev knyttet til utvalgte tilskuddsordninger. Kriteriene fremkommer oppsummert i kapittel 3, 4, og 5 og i sin helhet i eget vedlegg i kapittel 9. Fakta er hentet inn ved bruk av dokumentanalyse og intervjuer med de ansvarlige for prosjektene som ble valgt ut. Selve regnskapskontrollen tar utgangspunkt i 12 utvalgte prosjektregnskaper fra kommunens regnskapssystem. Kapittel 2.3 gir en nærmere beskrivelse av metodikk og gjennomføring. En redegjørelse for revisjonens kontrollhandlinger knyttet til særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester og rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming følger som eget kapittel (kapittel 6). Revisjonen har allerede i forbindelse med årsoppgjøret vurdert kommunens praksis på området. Dette innebærer at revisjonens vurderinger og regelverket som ligger til grunn følger av redegjørelsen.

Revisjonens funn og konklusjoner Revisjonen mener det er positivt at kontaktpersonene har fokus på overholdelse av de enkelte tilsagnsbrevenes vilkår. Dette bidrar til å sikre sporbarhet og de fleste vi har intervjuet sier at tilsagnsbrevene stiller tydelige krav. Revisjonen finner det også positivt at virksomhetene aktivt orienterer seg om nye tilskudd og refusjonsordninger.

22


Revisjonen finner at kommunen gjennom systematisk organisering i prosjektregnskap, og rapportering av disse, i stor grad har lagt til rette for oppfyllelse av krav til blant annet sporbarhet, dokumentasjon og ajourhold av regnskapet. Revisjonen har allikevel avdekket enkelte svakheter. Vi finner det mangelfullt at det ikke finnes skriftlige rutiner eller prosedyrer for hvordan sporbarhet og dokumentasjon skal sikres i praksis. Dette vanskeliggjør sporbarhet og oppfølging av refusjoner og tilskudd. Det er risiko for at oppfølgingen blir tilfeldig og personavhengig. Kontaktpersonene har uttrykt ønske om at kommunen skriftliggjør rutiner. En samordnet praksis vil etter revisjonens mening bidra til å sikre sporbarhet og dokumentasjon – utover det som fremkommer som (minimums-)krav i tilsagnsbrev og tilhørende vilkår. Kontaktpersonene understreker at bistanden de mottar fra seksjonen for organisasjon og stabsfunksjoner er helt nødvendig for å oppfylle ansvar for oppfølging og rapportering. På bakgrunn av dette, mener revisjonen at kommunen bør vurdere opplæringstiltak som kan gjøre virksomhetene mer selvstendige. Revisjonen mener det er mangelfullt at kommunen heller ikke har skriftliggjorte rutiner, arbeidsprosedyrer, eller lignende for å orientere seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Flere opplyser til revisjonen at dette blir tilfeldig og situasjonsavhengig – etter hva den enkelte har tid til. Dette skaper en risiko for at kommunen går glipp av midler. En helhetlig oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og refusjonsordninger bør også vurderes,

for å styrke kommunens interne kontroll.

Det er kommunens ansvar å påse at prosjektregnskap blir sendt til revisjon og rapportert i tide for å overholde rapporteringsfrister. Manglende rapportering kan føre til tap av tilskuddsmidler. Revisjonens oppfatning er at dette understreker viktigheten av interne rutiner for bruk av prosjektregnskap for refusjoner og tilskuddsordninger. Med bakgrunn i våre vurderinger og konklusjoner anbefaler vi at kommunen bør:

Etablere rutiner der dette er en mangel.

Vurdere utarbeidelse av samlet oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og refusjonsordninger og at denne gjøres kjent i organisasjonen.

Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres.

Opprette prosjektkoder eller lignende regnskapsavgrensning der dette fremkommer som et vilkår i tilsagnsbrev.

Vi takker kommunen for samarbeidet i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet.

23


2 INNLEDNING

2.1 Bakgrunn

Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 ble vedtatt i kommunestyret 7.12.2017, Sak. nr. PS 17/37. I vedtatt plan fremkommer det blant annet: «Øremerkede tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, dvs. som stortingsvedtak. Når kommunene planlegger å iverksette tiltak for å nå nasjonale politiske målsettinger, bør mulighetene for å søke del-finansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, da de ofte får rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på Statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskaps-departementet, for å nevne noen. En forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens refusjons- og tilskuddsordninger kan rettes mot utvalgte enkelt-tildelinger eller enkelt-enheter innad i kommunen, gjerne med fokus på spesielle risikoområder, og kan inkludere et eller flere temaer:

Undersøke hvilket fokus kommunen har på å orientere seg i og søke eksterne finansieringsmuligheter, herunder hvilke konkrete rutiner, prosedyrer de har og handlinger som i praksis gjøres i denne sammenheng.

Undersøke bokføringen og rapporteringen av utvalgte innvilgede tilskudd eller refusjoner, herunder hvordan kommunen har sikret avgrenset regnskapsførsel slik at det tydelig fremkommer hva slags kommunale utgifter innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk har finansiert. Dette kan så sammenlignes med vilkår og forutsetninger som ligger til grunn for å oppnå tilskudd/refusjon.

Undersøke hvordan kommunen sikrer at innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk blir utbetalt til kommunen, herunder at man har en betryggende internkontroll over hva som faktisk mottas i hvert enkelt utbetalingstilfelle.

Undersøkelsen kan gjøres i forkant av at tilskudd eller refusjon søkes, underveis eller etter at prosjektet/tiltaket er avsluttet.» Prosjektplan for prosjektet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 8.11.2018, sak 18/37. I forbindelse med behandlingen og vedtak av prosjektplanen presiserte kontrollutvalget følgende: «Kontrollutvalget ønsker å presisere, under problemstilling 3, at revisjonen også skal redegjøre for regnskapsrevisjonens arbeid og kontrollhandlinger med årlig rapportering og resultat av kontrollhandlinger vedrørende tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Revisjonen skal også redegjøre for resultat av kontrollhandlinger vedrørende rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming i Hvaler kommune. Spesielt sett opp mot krav om diagnose, og hvilke instanser som stiller diagnosene. For øvrig som kontrollutvalgets innstilling.» Prosjektplanen ble vedtatt med denne presiseringen.

Faktaboks 1: Bakgrunn

Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens § 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak.

24


2.2 Problemstillinger og avgrensing

Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? 2. I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne

tilskudd? 3. Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Flere tilskudds- og refusjonsordninger krever årlig revidert prosjektregnskap av regnskapsrevisjonen. I denne rapporten har vi derfor tatt utgangspunkt i større tilskudds- og refusjonsordninger som ikke blir dekket gjennom slik revisjon. Kommunen har sendt oss en oversikt over aktive prosjektregnskaper. Vi har kontrollert alle de 12 oppgitte prosjektregnskapene. Enkelte av disse er gjennomgått av regnskapsrevisjonen tidligere eller skal gjennomgås samlet når de tilhørende tiltakene avsluttes dersom tilsagnsyter krever revisjon. Kontrollen er avgrenset til hvordan tilskuddsmidlene er regnskapsmessig disponert, og vi har ikke vurdert hvorvidt tilskuddsordningenes faglige formål for øvrig er oppfylt. Som tidligere nevnt, har vi gått gjennom 12 prosjektregnskap. I tillegg til dette, har vi gjennomgått ett større tilskudd fra Husbanken, som har gitt midler til et konkret investeringstiltak i Hvaler kommune i den kontrollerte tidsperioden. Vi har også – gjennom intervju og dokumentgjennomgang – kartlagt kommunens organisering av tilskuddsmidler til kompetanseutvikling og innovasjon. En redegjørelse for revisjonens kontrollhandlinger knyttet til særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester og rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming følger som eget kapittel (kapittel 6). Revisjonen har allerede i forbindelse med årsoppgjøret vurdert kommunens praksis på området. Dette innebærer at revisjonens vurderinger og regelverket som ligger til grunn følger av redegjørelsen.

2.3 Metode og gjennomføring

I dette prosjektet har vi foretatt dokumentanalyse, intervjuer og kontroll av bilag innhentet fra kommunens regnskapsfører. Vi har analysert sentrale planer, rutiner og retningslinjer samt tilsagnsbrev og annen relevant dokumentasjon. Dokumentene som er gjennomgått fremgår i sin helhet i kapittel 2.5.

Faktaboks 2: Metode og gjennomføring

Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger.

25


Fakta bygger på utvalgte prosjektregnskaper fra kommunens regnskapssystem (Visma)1. Kommunen har opplyst om at de har organisert en del av sine tilskudds- og refusjonsordninger som separate prosjektregnskap, særlig der tilsagnsyter spesifikt har krevd dette. Vi har valgt å bygge på samtlige dagsaktuelle tilskudds- og refusjonsprosjekter fra de tre seneste ferdigstilte regnskapsårene 2016, 2017 og 2018. I denne forbindelse, mottok vi en oversikt over de tilskudds- og refusjonsordningene kommunens seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner kjente til som aktive prosjekter vi deretter har gjennomgått. Kontrollen er foretatt opp imot de overordnede revisjonskriteriene for denne forvaltningsrevisjonen og mot hvert enkelt prosjekts tilsagn om tilskudd/avtale om refusjon. For de ulike ordningene har revisjonen fått oppnevnt tilknyttede kontaktpersoner på revisjonstidspunktet:

For prosjektene NAV010 og NAV012 - kommunalsjef for helse og velferd.

For PRO015 – kommunalsjef for oppvekst.

For PRO019 – merkantil for tjenester til barn og unge fra barnevernet.

For interreg-prosjektene PRO011 og PRO013 - nærings- og klimarådgiver.

For prosjektene SK0001 – SK0005 for programmering valgfag og RØRE-midler - rektor ved Hvaler ungdomsskole.

For prosjektet ST1012 - kultursjef og virksomhetsleder Kultur og fritid.

For husbanktilskudd til Hvaler kommune - spesialrådgiver for helse og velferd.

For kompetansemidler og innovasjonstilskudd - virksomhetsleder tiltak for funksjonshemmede.

Vi har gjennomført intervjuer med de oppgitte kontaktpersonene for prosjektene, samt Husbank-tildelingen og kompetanseutviklings- og innovasjonsmidlene, totalt åtte stedlige intervjuer. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Oppfølgingsspørsmål er besvart pr. e-post. Undersøkelsen er gjennomført av statsautorisert revisor Jostein Ek i perioden april til juni 2019.

2.4 Revisjonskriterier

I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene:

Lov om bokføring (Bokføringsloven) av 19.11.2004, nr. 73

Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) av 25.9.1992, nr. 107

Forskrift om bokføring av 01.12.2004, nr. 1558

Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) av 15.12.2000, nr. 1424

Tilsagnsbrev knyttet til utvalgte tilskuddsordninger

Kommunens interne rutiner og retningslinjer Utledning av revisjonskriteriene følger under hver enkelt problemstilling, samt i sin helhet i vedlegg 9.1.

1 Visma er systemleverandør av kommunens økonomi- og lønnsstyrings(HRM-)system. 2 Trinnhøydeprinsippet, også kalt lex superior-prinsippet, er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene.

Faktaboks 3: Revisjonskriterier

Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet2. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier.

26


2.5 Litteratur- og dokumentliste

Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen:

«Plan for regnskapsavslutningen 2018 for virksomheter og seksjoner» Gyldig fra 29.11.2016, Versjon 15.0.

Oversikt over aktive prosjektregnskap i Hvaler kommune vedrørende tilskudd og refusjoner, mottatt av økonomiansvarlig 7.5.2019.

«Økonomiske beregninger for ressurskrevende brukere – krav for forrige år», mottatt av økonomiansvarlig 7.5.2019.

Rutinen «Registrering av tall på personer med psykisk utviklingshemming i kommunen», mottatt i intervju med kontaktperson for kompetansemidler og innovasjonstilskudd 3.6.2019.

Rutinen «Søknad om kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd innen helse og velferd gjennom Fylkesmannen i Oslo og Viken», mottatt i intervju med kontaktperson for kompetansemidler og innovasjonstilskudd 3.6.2019.

Tilsagnsbrev og tilhørende søknadsdokumentasjon fra 2016 knyttet til tilskudd til psykologer i de kommunale helse- og omsorgstjenestene (prosjektkode NAV010).

Søknad og tilsagnsbrev for tilskuddsmidler til kommunalt rusarbeid 2017, samt tilsagnsbrev og utkast til rapporteringsskjema og regnskap til revisjonsgodkjenning for 2018 (prosjektkode NAV012).

Tilsagnsbrev, søknadsdokumentasjon og kopi av rapporteringsskjema 2018 knyttet til folkehelsesøsterprosjekt for 2018 (prosjektkode PRO015).

Tilsagnsbrev og tilhørende søknad til barnevernfaglig videreutdanning for 2018 fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (prosjektkode PRO019).

Tilsagnsbrev med tilhørende søknadsdokumentasjon, prosjektbeskrivelse, to statusrapporter, to vedtak om delutbetalinger, samt utdrag av prosjekthåndbok knyttet til Interreg-prosjektsamarbeid med Orust kommune i Sverige om smarte og bærekraftige øysamfunn - ESBØ (prosjektkodene PRO011 og -013).

Tilsagnsbrev og tilhørende søknadsdokumentasjon knyttet til kompetanseutvikling innen helsefremmende skoler og valgfag i programmering (prosjektkodene SK0001 – SK0005).

Søknader, tilsagnsbrev og rapporteringsskjemaer vedrørende Fylkesmannens tiltak knyttet til skjøtsel i Ytre Hvaler Nasjonalpark (prosjektkode ST1012) i forhold til Hvaler kommunes disponering av Fylkesmannens tilskuddsmidler fra Miljødirektoratet.

Rundskriv fra Helsedirektoratet knyttet til tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester – IS-4, 2019 for tjenester ytt i 2018.

Rundskriv om kriterier for kommunens kontroll av antallet psykisk utviklingshemmede, med tilhørende krav om dokumentasjon for slik diagnose – IS-3, 2019 for rapportert antall per 1.1.2019.

PowerPoint-presentasjon fra intervju 5.6.2019, tilsagnsbrev, digital søknad og kostnadskalkyler knyttet til Husbank-tilskuddet til Dypedalåsen sykehjem og omsorgsboliger.

Diverse søknads- og tilsagnsdokumentasjon tilsendt for årene 2015 -2018 vedrørende kompetansetilskudd og innovasjonstilskudd i Hvaler kommune, tilsendt etter intervju med kontaktperson 3.6.2019.

Diverse systemutskrifter fra kommunens lønningssystem Visma HRM over registrerte lønnsutgifter og ansatte på de enkelte prosjektregnskap med lønnsutgifter.

Diverse regnskapsrapporter og bilagsdokumentasjon innhentet fra kommunens regnskapssystem, Visma Økonomi, for kontrollerte prosjektregnskap og relevante ansvarsregnskap for virksomheter i Hvaler kommune.

Diverse intervju-referater og e-post-korrespondanse med kommunens oppnevnte kontaktpersoner (8 stk.), med tilhørende tilsendt dokumentasjon i denne forbindelse.

27


3 RUTINER OG PRAKSIS FOR DOKUMENTASJON

Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner?


Bokføringsloven § 6 omhandler sporbarhet. Her fremgår det at bokførte opplysninger enkelt skal kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner, frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig, med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Sporbarhet forutsetter at kommunen har etablert rutiner og praksis som sikrer dette.

3.2 Fakta

Hvaler kommune3 er på tidspunktet for denne revisjonen organisert med

- rådmannen som øverste administrative leder

- kommunalsjefer for hvert av områdene o oppvekst o helse og velferd og o samfunnsutvikling

- virksomhetsledere for o areal og byggesak og o kommunal teknikk

- Kommunalsjef Stab- og kommunikasjon, med

o Økonomisjef o HR-sjef

Kommunalsjef stab- og kommunikasjon og økonomisjef har vært revisjonens kontaktpersoner i kommunen, i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen. Ved henvisning til kommunens seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner, er det disse stillingene det vises til. I revisjonens oppstartsmøte4 med Hvaler kommune, ble kommunens rutiner og prosedyrer for refusjons- og tilskuddsordninger diskutert. Kommunen dokumenterer ikke all praksis i sitt kvalitetssystem. I etterkant av oppstartsmøtet mottok vi rutinene som var dokumentert av kommunen på dette tidspunktet:

- Plan for regnskapsavslutningen 2018 for virksomheter og seksjoner i Hvaler kommune. - Økonomiske beregninger for ressurskrevende brukere – krav for forrige år.

Økonomisjefen orienterte om at ulike tilskudds- og refusjonsordninger regnskapsføres på ulike måter. Tilskudd og refusjoner som har rapportering til giver som en del av betingelsene, føres på prosjektkoder i regnskapet. Andre ordninger – hvor det ikke er krav om rapportering av regnskapsføring og økonomistyring – regnskapsføres på de fagområdene de naturlig tilhører.

3 Hentet fra kommunens egne nettsider, www.hvaler.kommune.no den 3. juli 2019. 4 Innledende møte ved oppstart av en forvaltningsrevisjon.

Faktaboks 4: Refusjoner

Begrepet «refusjon» kan benyttes i flere ulike sammenhenger og med ulike betydninger. I denne forbindelse innebærer refusjon å få helt eller delvis tilbake en ytelse som en selv har gitt i forkant. Poenget, sammenlignet med øremerkede tilskudd, er at en aktør forskutterer, eller forhåndsbetaler utgiftene, og får refundert en del av kostnadene i ettertid. Dette vil være beskrivende for ulike tiltak og prosjekter som kommuner gjennomfører, for eksempel i samarbeid med andre kommuner, private aktører og fylkeskommuner. Hvilke utgifter kommunen får dekket fremgår ofte av en samarbeidsavtale.

28

http://www.hvaler.kommune.no/


Plan for regnskapsavslutningen 2018

Planen viser blant annet hvilke tidspunkt refusjonskrav må være levert til kemnerkontoret for utfakturering. Fristene gjelder for refusjonskrav der man har utestående krav til andre kommuner, fylkeskommuner eller private. I punkt 3.3 i planen står det blant annet at øremerkede tilskudd som ikke er benyttet fullt ut til sitt formål, skal avsettes til bundet fond inntil midlene er brukt. Dette er midler som ikke er til kommunestyrets frie disposisjon. All avsetning til fond skal være dokumentert. Planen inneholder også et punkt om revisjonens attestasjonsoppdrag5. Punktet inneholder blant annet informasjon om frister for oversendelse av dokumentasjon til revisjonen. Det fremkommer at «Det er viktig at tilskuddsmottakere planlegger avslutning/rapportering minimum 14 dager før endelig rapporteringsfrist i henhold til forutsetningene for tilskuddet».

Økonomiske beregninger for ressurskrevende brukere – krav for forrige år

Hvaler kommune søker hvert år Helsedirektoratet om delvis refusjon av direkte lønnsutgifter for ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Rutinen skal sikre at det blir søkt om refusjon i rett tid. Rutinen er basert på årlige rundskriv fra Helsedirektoratet, som beskriver hvordan kommunen skal rapportere, innen hvilke frister, hva slags type utgifter som kan medregnes, og hvordan tilskuddet skal bokføres.

Intervjuer med kontaktpersoner for enkelte prosjekt, om rutiner og prosedyrer

NAV010 – Kommunepsykolog og NAV012 – Innsatsteam Rus og psykiske lidelser (ROP) Kontaktpersonen er kjent med den årlige plan for regnskapsavslutningen og rutinen for ressurskrevende tjenester. Vedkommende informerer om at det er tilsagnsbrevene for de ulike tilskuddene som beskriver hva som skal gjøres. Kommunen oppretter prosjektkoder i regnskapssystemet, som brukes ved bokføring og rapportering av tilskuddsmidlene. Kontaktpersonen opplyser om at vilkårene som fremgår av tilsagnsbrevene, i hovedsak tilsvarer den praksis kommunen legger opp til. Vedkommende oppfatter brevene som tydelige på hva som skal gjøres, men at de også kan være åpne for fortolkninger. Utover dette, skrives det ut prosjektregnskap som sammenstilles mot budsjett. Ofte påløper utgifter før de innvilgede midlene innbetales – da får man også fulgt opp at kommunen får inn de midlene den har krav på. Videre erkjenner kontaktpersonen at det hadde vært en fordel om enkelte nøkkelkontroller hadde vært formalisert, men at tilsagnene gjerne stiller ulike krav, noe som kan gjøre det vanskelig å lage en arbeidsbeskrivelse som dekker alle tilfeller. PRO015 Folkehelsesøster 2018 Kontaktperson for prosjektet er ikke kjent med den årlige planen for regnskapsavslutningen. Hva som skal gjøres, og hvordan, fremgår i hovedsak av tilsagnsbrev fra tilskuddsgiver. For øvrig mottar vedkommende økonomifaglig rådgivning fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner i kommunen. Kontaktpersonen nevner at det hadde vært en fordel med skriftliggjorte og formaliserte rutiner – også i opplæringssammenheng, særlig med tanke på konsekvent bruk av prosjekt. 5 Flere refusjons- og tilskuddsordninger stiller krav til revisorattestert regnskap, som en del av rapporteringen.

29


PRO019 Barnevernfaglig videreutdanning Kontaktpersonen er kjent med kommunens årlige plan for regnskapsavslutningen. Utover denne, mener vedkommende at det er liten grad av skriftlige rutiner eller prosedyrer for refusjoner og tilskudd. I praksis oppretter seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner prosjektkoder ved oppstart, som transaksjoner tilhørende prosjektet skal regnskapsføres på. Det er i hovedsak vilkårene i tilsagnet fra tilskuddsgiver som følges. For øvrig nevner kontaktpersonen at barnevernet har egne rutiner for tilskuddsordninger til fosterhjem, og enslige mindreårige som de har ansvaret for. Kontaktpersonen opplever at nåværende praksis fungerer godt, forutsatt at prosjektkode er opprettet og man kjenner til hvordan transaksjoner skal regnskapsføres – og deretter kan sammenligne regnskap med budsjett. PRO011 Interreg6 – øysamfunn 2016 og PRO013 Interreg ESBØ Kontaktpersonen er ikke kjent med kommunens årlige plan for regnskapsavslutningen. Vedkommende følger de vilkår og føringer som er gitt i interreg-tilsagnene, og prosjekthåndbok fra Interreg7. Ved usikkerhet kontaktes økonomisjef. Kontaktpersonen informerer om at forprosjektet PRO011 egentlig er avsluttet, og at PRO013 er fortsettelsen/hovedprosjektet. Prosjektet pågår frem til og med 2020, og økonomien i prosjektet blir rapportert hvert halvår. Vedkommende anser kravene som stilles fra Interreg, for å beholde tildelte midler, som klare. Kontaktpersonen er prosjektleder og passer på at prosjektenes bilag er tydelig merket. I hovedsak er vedkommende også bestiller/innkjøper for prosjektene. Avslutningsvis nevner kontaktpersonen at de interne kontrollene burde vært konkretisert i form av en sjekkliste, huskeliste eller lignende. Dette blir særlig viktig ved opplæring av nye ansatte, og for at kontroll og dokumentasjon skal være sporbart. Gjenfinning av dokumentasjon har til tider vært opplevd som utfordrende, og vedkommende er avhengig av bistand fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner for å hente ut regnskapsrapporter fra Visma og dokumentasjon fra Ephorte8. Vedkommende opplever ofte behov for manuelle tilpasninger når rapportene til Interreg skal settes opp. I hovedsak opplever kontaktpersonen interreg-prosjektet som oversiktlig med tanke på økonomistyring. SK0001 og SK0003 Programmering valgfag og SK0002, SK0004 og SK0005 RØRE-midler9/Helsefremmende skole Kontaktpersonen for prosjektene er kjent med kommunens årlige plan for regnskapsavslutningen. Som virksomhetsleder har vedkommende ansvaret for den økonomiske oppfølgingen av innvilgede tilskuddsmidler, i samarbeid med seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner. Utdanningsdirektoratet tildeler midlene til programmering valgfag, og stiller vilkår til oppfølging og rapportering i sine tildelingsbrev. Midlene gjelder pilotering av valgfag, kr 75 000 over tre år. Utdanningsdirektoratet stiller krav til egne prosjektregnskap, og kommunen oppretter prosjektkoder

6 Interreg-prosjekt er grenseoverskridende samarbeid om kommunale tiltak, som mottar tilskudd fra EU. 7 Interreg er Østfold fylkeskommunes interreg-sekretariat. Sekretariatet følger opp norske kommuner som deltar i interreg-prosjekter. 8 Kommunens arkivsystem. 9 Mildler til prosjektet «RØRE 6-19, om bevegelsesglede, matglede og læring». Administreres av Østfold fylkeskommune.

30


for regnskapsføring av midlene. Det er ikke krav til økonomirapportering – kun årlig fagrapportering. Kommunen beholder originale bilag for eventuelt ettersyn. For helsefremmende skole/RØRE-midlene er det også tildelingsbrevet som legger premissene for kommunens organisering av prosjektet, kontroll og rapportering. Det rapporteres til Østfold Fylkeskommune (ved «ØstfoldHelsa»). For RØRE-midlene er det krav om årlig økonomirapportering, i tillegg til halvårlig fagrapportering. Kontaktpersonen opplever for øvrig at de krav og vilkår som stilles i tilsagnsbrevene er tydelige, og det er dialog med seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner ved eventuelle utbedringsbehov. Vedkommende mener at skriftliggjorte rutiner hadde vært fordelaktig, men opplever å få tilstrekkelig informasjon for å gjøre jobben riktig. Videre mener vedkommende at det er enkelte utfordringer når midler, og bruk av midler, blir feilført i virksomheten, og deretter skal korrigeres. Det har vært tilfeller av feilføringer, og sammenblanding av prosjekter. Tilskudd kan være innvilget for et skoleår, mens regnskapsføringen skal følge kalenderåret. Det har betydning for hvordan man skal føre restmidler per 31.12., og det har vært behov for ompostering fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner for å få riktig håndtering. Kontaktpersonen informerer også om at virksomheten løser det meste av praktiske utfordringer i samarbeid med seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner, samt at sistnevnte trolig gjør en del kontrollhandlinger og oppfølging som ikke er formalisert. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner følger også opp prosjektavslutninger og fondsdisposisjoner ved årsavslutning, i tillegg til at de skal motta kopi av, og lagre, tildelingsbrev. ST1012 Skjøtsel i nasjonalparken Tiltaket blir nærmere omtalt i rapportens tredje problemstilling, avsnitt 5.2. Når det gjelder bruk av tilskuddsmidlene, samarbeider kommunens kontaktperson med en kontaktperson hos Fylkesmannen. Samarbeidet kan for eksempel være arbeidsdeling ved kontroll av fakturaer. Vedkommende kjenner ikke til at kommunen har skriftlige rutiner eller prosedyrer for dette. Som det fremkommer i avsnitt 5.2, fungerer kommunen som et mellomledd. Det er Fylkesmannen som har ansvaret for bruken av midlene, og rapportering til Miljødirektoratet. Husbanktilskudd til investeringen Dypedalåsen sykehjem og omsorgsboliger Kontaktpersonen er ikke kjent med skriftlige rutiner, arbeidsprosedyrer eller sjekklister på refusjoner eller tilskuddsordninger. Det ble videre gitt uttrykk for at det kunne vært greit å ha, men at det ikke var et prekært behov. Det vises til avsnitt 5.2 for nærmere informasjon om hvilke kontrollhandlinger som blir gjort i praksis. Hvilke kontrollhandlinger som skal gjøres utledes for øvrig av tilsagnsbrev. Dersom fylkesmann og/eller fylkeskommune har innsigelser til byggesaken, fremkommer det tidlig i prosessen. Det gir mulighet for å løse eventuelle problemstillinger på et tidlig tidspunkt. Kontaktpersonen ser ingen spesielle problemstillinger med sporbarhet, eller å gjenfinne dokumentasjon. Saksdokumentasjon er tilgjengelig i Ephorte, alternativt kan saksbehandlingen for tilskuddet finnes i Ekstranettet10 til Husbanken.

10 «Ekstranett» er navnet på Husbankens intranett for tilskuddsmottakere, der de kan logge seg inn å hente ut dokumentasjon fra Husbanken vedrørende deres konkrete sak.

31


Kompetanse og innovasjonstilskudd Kontaktpersonen er kjent med kommunens plan for regnskapsavslutning, og rutinen for ressurskrevende brukere. Videre kunne vedkommende legge frem to rutiner/arbeidsprosedyrer, som virksomheten selv har utarbeidet:

- Søknad om kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd innen helse og velferd gjennom Fylkesmannen i Oslo og Viken.

- Registrering av tall på personer med psykisk utviklingshemming i kommunen. Rutinene er formaliserte sjekklister på hva som i praksis gjøres av kontrollhandlinger, og hvem som har ansvar for dette. Den første gjelder søknads- og rapporteringsprosessen rundt tilskuddsordninger Fylkesmannen tilbyr, og er basert på e-post-invitasjoner og lignende som kommunen mottar. Den andre gjelder registrering av antall psykisk utviklingshemmede, som kommunen er pålagt å sende inn til Helsedirektoratet per 1.1. hvert år. For nærmere omtale av denne rapporteringen, viser vi til kapittel 6. Ettersom det er virksomheten selv som har utviklet disse rutinene, står de også fritt til å justere dem.

3.3 Vurderinger

Kommunen har etablert en plan for årlig regnskapsavslutning, og rutine for økonomiske beregninger for ressurskrevende brukere. Kontaktpersonene er i all hovedsak kjent med den årlige planen for regnskapsavslutning. Når det gjelder refusjoner og tilskudd, inneholder planen kun bestemmelser om disponeringen av ubrukte øremerkede midler. Kontaktperson for kompetanse- og innovasjonstilskudd informerer i tillegg om to prosedyrer virksomheten selv har utviklet. Sju av de åtte kontaktpersonene sier at de ikke kjenner til rutiner for hvordan mottatte tilskudd eller refusjoner skal dokumenteres. Revisjonen er av den oppfatning at manglende skriftliggjorte rutiner og/eller prosedyrer vanskeliggjør sporbarhet og oppfølging av refusjoner og tilskudd. Det er risiko for at oppfølgingen blir tilfeldig og personavhengig. Kontaktpersonene har uttrykt ønske om at kommunen skriftliggjør rutiner. En samordnet praksis vil etter revisjonens mening bidra til å sikre sporbarhet og dokumentasjon – utover det som fremkommer som (minimums-)krav i tilsagnsbrev og tilhørende vilkår. Revisjonen mener det er positivt at kontaktpersonene har fokus på overholdelse av tilsagnsbrevenes vilkår. Dette bidrar til å sikre sporbarhet og de fleste vi har intervjuet sier at tilsagnsbrevene stiller tydelige krav. Det er også positivt at samarbeid mellom virksomheter og seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner fungerer godt og virksomhetene får den bistand og veiledning de har behov for. Kontaktpersonene understreker at bistanden de mottar er helt nødvendig for å kunne oppfylle ansvaret de har for oppfølging og rapportering. På bakgrunn av dette, mener revisjonen at kommunen bør vurdere opplæringstiltak som kan gjøre virksomhetene mer selvstendige. Etablering og implementering av rutiner for tilskudd og refusjoner vil kunne bidra til å heve kompetansen.

32


4 RUTINER FOR ORIENTERING OG SØK

I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd?


Tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, eller som et stortingsvedtak. 11 Når kommunene planlegger å iverksette ulike tiltak, bør mulighetene for å søke delfinansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, og får ofte rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Utdanningsdirektoratet, Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskapsdepartementet, for å nevne noen. Slike tilskudd kan innvilges og utbetales både forskuddsvis og etterskuddsvis av at tilhørende utgifter har påløpt.

4.2 Fakta

Beskrivelsen i det følgende gjør rede for de aktivitetene som den enkelte kontaktperson selv gjør for å orientere seg om nye tilskuddsmuligheter, herunder deres syn på hvordan rutiner eller arbeidsprosedyrer eventuelt kan bli bedre. Som nevnt i avsnitt 3.2 opplyser økonomisjefen om at kommunen ikke har dokumentert all praksis som egne prosedyrer eller rutiner i sitt Kvalitetssystem. Kommunens søken etter mulige tilskudds- og refusjonsordninger baseres i stor grad på dialog med ulike tilskuddsinstanser som Husbanken, Fylkesmannen, fylkeskommunen, og erfaringsutveksling med andre kommuner. Kommunen har tidligere abonnert på web-portalen «tilskuddsportalen.no», men abonnementet er ikke lenger aktivt. NAV010 – Kommunepsykolog og NAV012 – Innsatsteam Rus og psykiske lidelser (ROP) Kontaktpersonen er kjent med hva kommunen foretar seg i praksis, selv om det ikke er formalisert. Praksis går ut på å holde seg orientert via abonnement og nyhetsbrev fra statlig, fylkeskommunalt eller Fylkesmannens hold, og følge opp tips om nye tilskuddsmuligheter. Gjennom etablert dialog med tilsagnsyter, mottar kommunen tips og råd om nye ordninger og muligheter for tilskudd eller refusjon. I tillegg inviterer Fylkesmannen til informasjonsmøter, dialog og lignende. Kommunen tester for eksempel et nytt tiltak nå, hverdagsrehabilitering innen hjemmesykepleien (fra 2019). Det er som hovedregel et virksomhetsansvar å følge opp ordningene. Ansvaret ligger til virksomhetsleder, med hjelp og veiledning fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner – særlig opp mot økonomisk rapportering. For øvrig, samarbeider kommunen en del med Fredrikstad kommune, blant annet i forhold til samhandling rundt ROP-tiltak, og et eventuelt fellesprosjekt innen dette. Kontaktpersonen er av den oppfatning av at oversikten over tilskudds- og refusjonsmuligheter blir bedre gjennom det pågående arbeidet med å utvikle kommunen, og at de har god oversikt over de midler som er søkt på og innvilget i år. Vedkommende mener videre at seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner har god oversikt på kommunenivå, gjennom opprettelse av tilhørende prosjektkoder, og lignende, for de ulike tiltakene.

11 Kilde: «Kommuneregnskapet», Øyvind Sunde

33


Vedkommende opplever at kommunen får god veiledning og råd fra statlige instanser, Fylkesmannen og andre tilsagnsytere, som de har dialog med fra tidligere. Begrunnelser for avslag legges også til grunn som veiledning for hvordan de kan tilpasse seg, og hva som kan søkes på for å få tilsagn i neste søknadsrunde. PRO015 Folkehelsesøster 2018 Kontaktpersonen informerer om at det er en kjent utfordring for kommunen at oppfølging av mulige tilskudds- og refusjonsordninger blir noe individuell og tilfeldig, ut fra om man har tid og ressurser til overs for å orientere seg. Vedkommende mener det ville vært hensiktsmessig med en øremerket stilling til å undersøke, kartlegge, søke på og følge opp tilskudds- og refusjonsmuligheter. Slik det er nå følger kommunen med i ulike kanaler, etter hva man har kapasitet til. Kommunalsjefer har selv fulgt opp tilskuddsmuligheter knyttet til blant annet kompetansemidler, og lignende, innenfor sine fagfelt.

Vedkommende har også ansvaret for kommuneområdet oppvekst, vedrørende tilskudd til økt barnehage- og lærertetthet, og tiltak til intensiv opplæring. Tilskuddet gis av Utdanningsdirektoratet, gjennom kommunens rapportering av elevtall i GSI12. Tilskuddet blir ikke ført på egne prosjektkoder, ettersom det ikke stilles krav til økonomirapportering. Tilskuddet inntektsføres når det mottas, deretter blir det splittet, og fordelt ut på de virksomhetene som skal ha midlene. Det er seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner som gjør fordelingen, i forhold til registrerte elevtall i GSI. Det samme gjelder for Utdanningsdirektoratets statlige tilskudd til videreutdanning – her krever direktoratet kun bekreftelse på gjennomført og bestått utdanning. Når det gjelder Fylkesmannens midler til desentraliserte kompetansemidler, og etterutdanning av barnehagepersonale (også kalt «Rekomp»), kreves det økonomirapportering. Kontaktpersonen har fått innføring i bruk av Tilskuddsportalen.no, og følger opp nyhetsbrev fra Fylkesmannen. Vedkommende har også deltatt på fagdag i regi av Fylkesmannen, sammen med blant annet Utdanningsdirektoratet og Barne- ungdoms- og familiedirektoratet. Virksomheten har selv ansvar for oppfølging, med kommunalsjef som overordnet ansvarlig. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner bistår med økonomistyring underveis. Kontaktpersonen kjenner ikke til om det finnes samarbeid med andre (kommuner eller private), ved tilskudds- eller refusjonsordninger, men at det samarbeides med andre Østfoldkommuner på mange andre områder. PRO019 Barnevernfaglig videreutdanning Kontaktpersonen har ikke kjennskap til formaliserte rutiner for å søke eksterne tilskudd eller refusjoner. Praksis er å følge med på elektroniske varsler man selv mottar, og legge inn varsler til hverandre på BufEtats nettsider, Regjeringen.no og lignende. Barnevernsvirksomheten får i tillegg varsler i Visma, gjennom en betalt veiledningstjeneste, med tips og råd om endringer i regler, nye tilskuddsmuligheter og lignende. For øvrig har virksomhetsleder og kontaktpersonen selv ansvaret for å finne, søke og følge opp tilskudd eller refusjoner knyttet til egen virksomhet. Virksomheten har god oversikt over egne tildelinger, men er ikke kjent med øvrige tildelinger i kommunen.

12 GSI er Norges offisielle oversikt over grunnskoleundervisningen i landet og den viktigste kilden til grunnskoledata i Norge. For mer informasjon, se https://www.udir.no/tall-og-forskning/statistikk/gsi-innsamling/

34

https://www.udir.no/tall-og-forskning/statistikk/gsi-innsamling/

https://www.udir.no/tall-og-forskning/statistikk/gsi-innsamling/


PRO011 Interreg – øysamfunn 2016 og PRO013 Interreg ESBØ Kontaktpersonen benytter nyhetsbrev fra statlig eller fylkeskommunalt nivå, Innovasjon Norge, Klimasatsmidler, Regjeringen.no, Regionalforvaltningens nettsider og andre digitale nyhetskanaler for å orientere seg. Det er opp til den enkelte virksomhet å følge med, avhengig av fagområder og ansvar. Kontaktpersonen opplever til tider ansvarsfordelingen som noe uklar, i forhold til hva som er virksomhetens ansvar, og hva som er seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner sitt ansvar. Etter fakturagodkjenning, foretar kontaktperson en gjennomgang av prosjektene ved rapportering. Vedkommende uttrykker usikkerhet rundt om det burde vært en oppfølgende kontroll av seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner i tillegg. Når det gjelder samarbeid, avholdes en rekke nettverksmøter og konferanser, web-seminar og andre tiltak. Dette kan være i regi av næringsforeningen, Klimasamarbeid13 i Østfold, ulike direktorater, offentlige myndigheter, også videre. Det finnes også en del kommunesamarbeid, som for eksempel SmartKom14. Kontaktpersonen ser at det er gode muligheter i markedet, dersom man er litt selektiv og har tid og ressurser til å følge opp. Vedkommende anser oppfølgingen som en del av sitt ansvarsområde. Kontaktpersonen er ikke kjent med om det finnes en overordnet oversikt over hvilke tilskuddsbaserte tiltak kommunen er involvert i, men at det er ønskelig, og behov for, å ha en slik oversikt. Vedkommendes virksomhet har informasjon om tilskuddsbaserte tiltak som en fast del av virksomhetsmøter. Ved avslag på søknad om midler, følger kontaktpersonen som regel opp. Vedkommende ser på avslag som en mulighet til å lære, og til å korrigere ved innsending av ny søknad. SK0001 og SK0003 Programmering valgfag og SK0002, SK0004 og SK0005 RØRE-midler/Helsefremmende skole Kontaktpersonen opplyser om å ha blitt vist, og prøvd, en elektronisk søkemotor for å kartlegge eventuelle nye tilskuddsmuligheter - Tilskuddsportalen.no. Videre at vedkommende ikke er kjent med formaliserte rutiner, annet enn at man holder seg oppdatert gjennom offentlige nyhetsbrev fra fylkeskommunen og statlige direktorat. For øvrig, er det intern muntlig dialog og tips som følges opp. Vedkommende opplever at det er risiko for at kommunen går glipp av mulige tilskudd. Virksomheten har selv ansvar for tildelte midler, dialog med tilsagnsytere og kartlegging av nye tilskudds- og refusjonsmuligheter. Kontaktpersonen informerer om at kommuneledelsen vurderer å opprette en deltidsstilling, for oppfølging av tilskuddsordninger og øremerkede tildelinger. Foreløpig er dette på utredningsstadiet. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner følger opp virksomheten, med dialog og veiledning etter behov. Kontaktpersonen anslår at kommunen samarbeider med fem Østfoldkommuner, ikke bare om refusjoner og tilskudd. Det er blant annet tett samarbeid og dialog med Fredrikstad kommune og fylkeskommunen. Det blir orientert om samarbeidene i rådmannens ledergruppe. Kontaktpersonen er ikke kjent med detaljer i samarbeidet, da det blir håndtert på et høyere ledelsesnivå.

13 Kommunen er medlem i «Klima Østfold» i regi av, og i spleiselag med, fylkeskommunen. 14 «SmartKom» er et samarbeid mellom 6 mindre kommuner som har valgt å stå alene; Hvaler, Skiptvedt, Marker, Råde, Våler og Aremark.

35


Virksomhetsleder opplever å ha god kontroll på egne tiltak som mottar tilskudd eller refusjoner. Så vidt vedkommende kjenner til, finnes det ingen samlet oversikt over kommunens tiltak for tilskudd og refusjoner. Kontaktpersonen har begrenset erfaring med å få avslag på søknader, men har opplevd å få avslag på RØRE-midler – det ble da søkt på nytt, og innvilget midler. Kommunen søker om RØRE-midler (SK2, -4 og -5) for hvert enkelt skoleår, og om programmeringsmidler (SK1 og -3) gjerne hvert tredje år. ST1012 Skjøtsel i nasjonalparken Kontaktpersonen oppfatter dialogen med «faste» tilsagnsytere, som Fylkesmannen og Miljødirektoratet, som jevnlig og god. I tillegg bruker kommunen Tilskuddsportalen.no, som kilde til nye muligheter. Skjøtselstiltak som dette, innenfor nasjonalparken, blir 100 % finansiert av eksterne tilskuddsmidler, blant annet fra Sparebankstiftelsen. Kommunen har ingen egenfinansiering i prosjektet. Kommunen bistår med tiltakene i Ytre Hvaler Nasjonalpark, og disponerer tilskuddsmidler på vegne av Fylkesmannen – som er den egentlige mottakeren av tilskuddet. Vi viser til avsnitt 5.2 for nærmere informasjon om ordningen. Det er etablert et eget nettverk for marinforvaltningen i nasjonalparkene. Dette er et viktig satsingsområde for kommunen, og prosjektet «Frisk Oslofjord» ble startet i 2019 som en del av denne satsingen. Kontaktpersonen er for øvrig ikke kjent med om kommunen har en samlet oversikt over tilskudds- eller refusjonsordninger. Vedkommende mener å ha god oversikt over tiltak i sin virksomhet, men har lite kjennskap til andre ordninger i kommunen. I de tilfeller kommunen får avslag på søknad om midler, får de som regel en klar begrunnelse for avslaget. Ofte inkluderer begrunnelsen tips eller råd til forbedring av søknaden, for å nå opp i en ny vurdering – dersom det er mulig. Husbanktilskudd til investeringen Dypedalåsen sykehjem og omsorgsboliger Kontaktpersonen kjenner ikke til formaliserte rutiner eller prosedyrer for refusjoner eller tilskudd. Videre mener vedkommende at samarbeid/dialog med Fylkesmann og fylkeskommune – herunder jevnlige møter – gir informasjon om relevante tilskuddsmidler. I tillegg følger virksomheten med på nyhetsbrev og bevilgninger som gis over Statsbudsjettet. Det kunne imidlertid vært søkt bredere med en øremerket ressurs, og vedkommende ser behovet for en egen stilling til formålet. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner bistår kommunalsjefen etter behov, men det er kommunalsjefen som har ansvar for sitt områdes tilskudds- eller refusjonsordninger. Kontaktperson nevner at dialogen i søknadsprosessen med seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner kunne vært bedre – ofte blir de koblet på først når tilskudd blir innvilget og utbetalt. Det er noe samarbeid med Fredrikstad kommune i forhold til velferdsteknologi, helsevakta og SmartKom – sistnevnte med Fylkesmannen. Samarbeide med andre kan også potensielt åpne opp for større tilsagn, altså mer tilskuddsmidler. Kontaktpersonen mener at kommunen har god oversikt over de tilskuddsbaserte tiltakene de er involvert i, særlig gjennom arbeidet med å videreutvikle og forbedre kommunen for fremtiden. Det er også god oversikt over digitaliseringsprosjekter knyttet til velferdstjenester, med tilhørende økonomiske tilskudd.

36


Kommunen følger opp avslag med dialog med potensiell tilsagnsyter, for å avklare årsak og behov for utbedring av søknad. Problemstillingen gjelder i hovedsak kompetansemidlene fra Fylkesmannen. Dialogen i denne forbindelse oppleves god. Kompetanse og innovasjonstilskudd Kontaktpersonen erkjenner at kommunen burde vært bedre på å finne tilskudds- eller refusjonsmuligheter, og ser behovet for å sette av en egen ressurs til dette, for at ikke kommunen går glipp av potensielle tilskuddsmidler eller refusjoner. Kommunen har samarbeid med Fredrikstad kommune, og legevakten i Fredrikstad, om blant annet samhandlingsreformen mellom kommune og helsevesen og utvikling av velferdsteknologi. Kontaktpersonen mener at det er fagkompetansen i de enkelte tilskudds- og refusjonsordningene som avgjør grensesnittet mellom (fag-)virksomhet og seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner. Virksomheten er mest kjent med det helsefaglige, mens seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner bistår med det økonomifaglige, tekniske beregninger og lignende. Refusjonsordningen for de ressurskrevende tjenestene nevnes som ett konkret eksempel, der virksomheten setter stor pris på den bistanden de får fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner. For øvrig er det vår kontaktperson, i samråd med virksomhetsleder i omsorgstjenesten, som har ansvaret for å orientere seg om, søke på og følge opp tilskuddsordninger i egen virksomhet. Vedkommende er usikker på om kommunen har en overordnet oversikt over hvilke tilskuddsbaserte tiltak kommunen er involvert i, men det har blitt sendt en oversikt over det hun selv kjenner til. Virksomheten har selv ansvar for å følge opp avslag, og eventuelt søke på nytt der det er mulig. Stort sett er det snakk om jevnlige tilskudd fra faste tilsagnsytere, til omtrent samme tid hvert år. Virksomheten opererer etter innarbeidet praksis og syklus. Det er liten grad av oppfølging og orientering om eventuelle nye muligheter.

4.3 Vurderinger

Revisjonen finner det positivt at virksomhetene aktivt orienterer seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Vi viser i denne sammenheng til deltakelse på Fylkesmannens eller fylkeskommunens samlinger, og at kommunen benytter nyhetsbrev eller annen dialog per e-post med eksisterende tilsagnsytere. Revisjonen mener det er mangelfullt at kommunen ikke har skriftliggjorte rutiner, arbeidsprosedyrer, eller lignende. Flere av kontaktpersonene opplyser til revisjonen at deres egen oppfølging og undersøkelser rundt tilskudd og refusjoner blir tilfeldig og situasjonsavhengig – etter hva den enkelte har tid til. En av kontaktpersonene har gitt uttrykk for at det derfor kan være risiko for at kommunen går glipp av midler. Flere av kontaktpersonene etterlyser en øremerket ressurs som kan orientere seg, søke og følge opp mulige tilskudds- og refusjonsordninger. Revisjonen er informert om at kommuneledelsen vurderer å opprette en stilling, men at dette foreløpig er på utredningsstadiet. Fem av åtte kontaktpersoner har ikke kjennskap til om det finnes en overordnet oversikt over kommunens tilskudds- og refusjonsordninger. De fleste av disse gir uttrykk for at det hadde vært ønskelig med en slik oversikt. Revisjonen mener en oppdatert oversikt vil kunne bidra til å styrke kommunens interne kontroll med de ulike ordningene, og nødvendig dokumentasjon av disse.

37


5 RAPPORTERING OG OPPFØLGING

Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd?


Revisjonskriteriene er utledet fra bokføringsloven med forskrift, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner:

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med grunnleggende bokføringsprinsipper.

Bokførte opplysninger skal være sporbare.

Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering.

Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto.

Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskap for vedkommende år.

5.2 Fakta

Som nevnt i forrige kapittel, får kommunen tilskudd fra flere ulike tilsagnsytere. Det varierer i hvilken grad det er stilt krav til oppfølging og rapportering fra disse, herunder hva som skal rapporteres inn. Kravene følger av tilsagnsbrevet for den enkelte tilskudds-/refusjonsordningen, som igjen ofte viser til tilhørende bevilgningsreglement og riksrevisjonsloven § 12, tredje ledd. Dersom det blir oppdaget at tilskudd/refusjoner blir benyttet på feilaktig grunnlag, vil tilsagnsyter kunne kreve midlene tilbakebetalt. Tilsagnsyter og/eller Riksrevisjonen kan i henhold til vilkårene i tilsagnsbrevene kontrollere at midlene blir benyttet etter forutsetningene. Av hensyn til sporbarhet og rapportering av bruken av tilskudd og refusjonskrav, føres det ofte prosjektregnskaper. Det er seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner som vurderer tiltakene, og oppretter avgrensede prosjektregnskap der det anses hensiktsmessig. Nedenfor går vi igjennom prosjektregnskapene vi har sett på i denne forvaltningsrevisjonen. Tabell nr. 1 Oversikt over bokført mottatte tilskudd i regnskapsårene 2016 - 2018

Prosjekt Titel Mottatt tilskudd

2018

Mottatt tilskudd

2017

Mottatt tilskudd

2016

Summering

NAV010 Kommunepsykolog 350 000,00 410 000,00 310 000,00 1 070 000,00

NAV012 Innsatsteam ROP 255 600,00 414 000,00 0,00 669 600,00

PRO015 Folkehelsesøster 400 000,00 0,00 0,00 400 000,00

PRO019 Barnevernfaglig videreutdanning 81 356,00 0,00 0,00 81 356,00

PRO011 Interreg - øysamfunn 2016 170 117,00 0,00 43 200,00 213 317,00

PRO013 Interreg - ESBØ 425 000,00 125 000,00 0,00 550 000,00

SK0001

og 3

Programmering valgfag

0,00 75 000,00 0,00 75 000,00

SK0002,

4 og 5

RØRE-midler til Helsefremmende skole

219 000,00 0,00 0,00 219 000,00

Summering 1 901 073,00 1 024 000,00 353 200,00 3 278 273,00

38


Tabell nr. 1 viser mottatte, og bokførte tilskudd, knyttet til de driftsprosjektene vi har sett på, der Hvaler kommune også har ansvaret for oppfølging og rapportering.15 NAV010 – Kommunepsykolog Kommunen har de siste tre årene søkt om tilskudd fra Helsedirektoratet til å finansiere en full psykologstilling i kommunen. De skriver i sin søknad om tilskuddsmidler fra 2016, at stillingen er plassert som avdelingsleder for rus og psykisk helse i virksomhet NAV Hvaler. Hensikten har vært å styrke kvalitet og kompetanse i det helhetlige og tverrfaglige arbeidet i Hvaler kommune innen psykisk helse, rus og traumefeltet. Tilskudd til kommunepsykolog ble gitt av Fylkesmannen i Østfold, på vegne av Helsedirektoratet, den 11.5.2016. Tilskuddet gjelder en 100 % psykologstilling i 12 måneder, for kalenderåret 2016. Under vilkår for tilskuddet fremkommer følgende:

Tilskuddet skal brukes i samsvar med budsjett og tiltak som er beskrevet i søknaden, regelverket for ordningen og kravene i tilsagnsbrevet.

Tilskuddet skal benyttes til å dekke deler av lønnsutgiftene i inneværende budsjettår (i dette tilfellet, for 2016). Det forutsettes at kommunen bidrar med egenfinansiering som overstiger tilskuddsbeløpet.

Kr 10 000 av tilskuddet skal benyttes til kompetanseutvikling som er nærmere angitt i tilsagnsbrevet.

Psykologstillingen skal være forankret i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Ubrukt tilskudd kan søkes overført til kommende tilskuddsår, eller beløpet betales tilbake til Fylkesmannen med tydelig saksreferanse. Det er for øvrig gitt tilsvarende tilskudd til Hvaler kommune også i de to påfølgende regnskapsårene (2017 og 2018). Tilsagnsbrevet krever rapportering som blant annet å gi en beskrivelse av hvordan, og i hvilken grad, målene for tilskuddet er oppnådd, hvilke målgrupper det jobbes med, hva slags forpliktende tverrfaglige samarbeid psykologen inngår i, og hvordan brukermedvirkning ivaretas. Kommunens økonomiansvarlig, eller annen med tilsvarende myndighet, skal kontrollere og godkjenne at tilskuddet er benyttet i henhold til vilkårene i tilsagnsbrevet. Denne godkjenningen skal følge med rapporteringen. Det er ikke stilt krav om revisorattestert regnskap. Vår kontroll av prosjektregnskapet viser at:

- tilskuddsinntektene bokføres i samsvar med årets tilsagnsbrev, på det tidspunktet midlene innbetales til kommunen.

- tilskuddsmidlene benyttes hovedsakelig til å dekke lønnsutgifter på prosjektet. - bokført lønn samsvarer med lønn registrert i kommunens lønnssystem, i tillegg til ompostert

lønnsutgift i 2017, til prosjektet NAV012. - kommunen har brukt kr 13 315 i løpet av de tre kontrollerte årene, til deltakelse i nasjonal

nettverkssamling for psykologer i kommunen. - tilskuddsmidlene vist i tabellen ovenfor, over tre år, tilsvarer ca. 46 % av samlede bokførte

utgifter på prosjektet. - rapportering blir foretatt hvert år, slik tilsagnsbrevet foreskriver.

15 Prosjektet ST1012 Skjøtsel i nasjonalparken er holdt utenfor tabellen, og redegjort for særskilt. Det gjelder også kompetanse- og innovasjonstilskudd ført uten prosjektkode, og investeringsprosjektet med midler fra Husbanken.

39


NAV012 – Innsatsteam Rus og psykiske lidelser (ROP) Kommunen har søkt om tilskudd til tiltak rettet mot rusmiddelproblematikk. Basert på innsendt søknad, ble det innvilget tilskudd fra Fylkesmannen til kommunalt rusarbeid. Det fremkommer av tilsagnsbrevet at tilskuddets siktemål er å bidra til varig kapasitetsvekst i det samlede kommunale tilbudet til personer med rusproblemer. For å sikre et helhetlig tilgjengelig og individuelt tilpasset tjenestetilbud. Videre, skal tilskuddet benyttes i samsvar med formål og prosjektbeskrivelse i kommunens søknad, og i tråd med regelverket for tilskuddsordningen. Tilskuddet er ment for bruk i det kalenderåret de tildeles for. I den grad de ikke benyttes fullt ut skal de enten tilbakebetales, eller bli avkortet mot neste års tildeling, ved eventuell søknad om å videreføre tiltaket. Tilskuddsmottaker skal ifølge regelverket rapportere hvordan den økte kapasiteten, som følger av tilskuddet, benyttes. I tillegg, skal kommunen gi en egenvurdering av hvordan tilskuddet har bidratt til å oppnå målene for ordningen. For tiltak som videreføres, har fristen vært satt til 1. februar i det påfølgende kalenderåret, eller til 31. mars for tiltak som avsluttes og sluttrapporteres. Det er stilt krav om separat regnskapsførsel – for eksempel med en prosjektkode, som skal vise inntekter og utgifter isolert for tiltaket. Revisorattestert prosjektregnskap skal sendes Fylkesmannen i Østfold, innen 31. mars i påfølgende kalenderår. Vår kontroll av prosjektregnskapet, og dialog med prosjektansvarlig i kommunen, viser at:

- tilskuddsinntekten bokføres i takt med at de innbetales til kommunen. - tilskuddsmidlene brukes til å dekke lønnsutgifter bokført på prosjektet. - bokført lønn på prosjektet samsvarer med lønn registrert i kommunens lønnssystem, i tillegg

til ompostert lønnsutgift i 2017, fra prosjektet NAV010. - rapportering og revisorattestering er utført slik tilsagnsbrevet krever for 2017. For

regnskapsåret 2018 har dette blitt uteglemt fra kommunens side. Prosjetregnskapet ble sendt revisjonen for attestasjon den 18.6.2019, etter revisjonens spørsmål i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen.

PRO015 Folkehelsesøster 2018 I 2017 ble det planlagt en stilling som folkehelsesøster i kommunen. Det ble søkt om midler fra Østfold Fylkeskommune, for planlagt oppstart fra 1.1.2018. Slik det fremgår av innsendt søknad, er det tenkt at stillingen skal være en koordinator for arbeid med å lette overgangene tidlig i livet, der målet er å skape trygghet og gode rammer for hvert enkelt barn. Målet skulle nås ved tettere oppfølging og samarbeid rundt hvert barn. Basert på innsendt søknad, ble kommunen bevilget kr 2 mill. over en 5 års periode (2018 -2022), der kr 400 000 skulle utbetales hvert år tiltaket pågikk. Kr 400 000 for 2018, ble utbetalt tidlig samme år. Det fremkommer av tilsagnsbrevet at tilskuddet skal brukes i samsvar med revidert budsjett, tiltak som er beskrevet i søknaden, regelverk for tilskuddsordningen og kravene i dette brevet. Det skal søkes om tilskudd og leveres budsjett for hvert tilskuddsår. Tilskuddet skal ikke benyttes til andre formål, uten skriftlig godkjennelse fra tilsagnsyter. Eventuelle ubrukte midler skal tilbakebetales. Det skal føres atskilt regnskap for tiltaket, skilt fra det øvrige kommuneregnskapet. For eksempel ved bruk av prosjektkode. Det er krav til revisorattestering for bruken av de tildelte midlene. Kravet gjelder for hvert tildelingsår. Kontaktpersonen for prosjektet informerer om at prosjektet ble avsluttet med virkning fra 1.1.2019. Dette skjedde etter initiativ fra tilsagnsyter, men avslutningen var allerede diskutert i rådmannens ledergruppe. Derfor er det kun midler mottatt i 2018 det rapporteres for. Eventuelle ubrukte restmidler av mottatt tildeling blir tilbakebetalt tilsagnsyter. Kontaktpersonen begrunner

40


avslutningen av tiltaket med at det har vært stor grad av utskifting av nøkkelpersonene som har vært involvert. De som opprinnelig var inne i prosjektet har gått ut i permisjon, eller avsluttet arbeidsforholdet. I tillegg pågår en intern omorganisering av kommunen. Kommunen har ikke klart å opprettholde ønsket kontinuitet og fremdrift i tiltaket, med nåværende kommunestruktur og stillinger. Kommunen vurderer om prosjektet kan tas opp igjen på et senere tidspunkt, etter at omorganiseringen er gjennomført. Vår kontroll av prosjektregnskapet for 2018 viser at:

- mottatt tilskuddsinntekt for 2018 er bokført på tidspunkt for innbetaling til kommunen. - midlene brukes i hovedsak til å finanisere lønnsutgiftene til stillingen som folkehelsesøster. - bokførte lønnsutgifter samsvarer med lønn registrert i kommunens lønnssystem. - øvrige driftsutgifter er kontrollert i forbindelse med regnskapsrevisjonen for 2018, og det er

ikke oppdaget feil. - rapportering og revisorattestering er utført i henhold til tilsagnsbrevet.

Prosjektets kontaktperson har orientert revisjonen om at kommunen har mottatt tilbakemelding fra tilsagnsyter. Kommunen har ikke regnskapsført sin egen innsats på prosjektet. Mest sannsynlig er innsatsen ført på respektive tjenesteområder, utenfor prosjektet. Kontaktpersonen informerer om at kommunen jobber med å korrigere dette. PRO019 Barnevernfaglig videreutdanning Kommunen søkte i 2018 om midler til å finansiere videreutdanning i psykisk helse og barnevern, for en ansatt i barnevernet. På bakgrunn av innsendt søknad, er det innvilget tilskudd 20.8.2018 fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Vilkår for tilskuddet fremkommer av tilsagnsbrevet. Dersom tilskuddet ikke kan benyttes som forutsatt og/eller i henhold til krav og vilkår som stilles i rundskriv og tilsagnsbrev, skal direktoratet varsles om dette omgående. Mottaker forplikter seg også til å besvare henvendelser fra direktoratet og oppgaver i Bufdirs søknadsportal for tilskudd. Direktoratet og Riksrevisjonen har innsynsrett, og tilsagnsyter krever regnskap og rapport for bruken av midlene. Frist for rapportering er 1. august 2019. Tilsagnsbrevet understreker at det skal opprettes et eget kostnadssted eller prosjektnummer for tiltaket. Regnskapet skal kun innbefatte kostnader som er relatert til og i henhold til vilkårene for tildelt statstilskudd. Det er krav om revisjonsattestasjon ved sluttrapportering av regnskapet. Dokumentasjon som viser at den aktuelle medarbeideren er tatt opp på videreutdanningstilbudet, og at videreutdanningen er gjennomført med inntil 30 studiepoeng, skal vedlegges rapporteringen. Vår kontroll av prosjektregnskapet viser at:

- mottatt tilskuddsinntekt er bokført på tidspunkt for innbetaling til kommunen. - midlene i hovedsak er benyttet til skyss, kostgodtgjørelse og lignende. Utbetalingene er gjort

som lønnsutbetaling, på bakgrunn av utlegg gjort av den ansatte. - ca. kr 7 000 er brukt til å dekke konferanseopphold, i forbindelse med videreutdanning innen

juss i barnevernet. Prosjektregnskapets kontaktperson informerer om at tiltaket ikke er ferdigstilt, men er i avslutningsfasen. Vedkommende har fått bekreftet at utdanningen er bestått, men har ikke fått kopi av bekreftende dokumentasjon. Foreløpig er det derfor ikke rapportert til tilskuddsyter. Kontaktpersonen vet hvor resten av dokumentasjonen som trengs ved rapportering kan hentes – i økonomisystemet, og i fagsystem hos barnevernet (Familia).

41


PRO011 Interreg – øysamfunn 2016 og PRO013 Interreg ESBØ Prosjektregnskapene er i samarbeid med Orust kommune i Sverige, om smarte energiløsninger for vann, klima, vindkraft og bærekraftige øysamfunn for fremtiden. Hvaler og Orust kommuner ønsker å utvikle seg som smarte og bærekraftige øysamfunn, gjennom å utvikle innovative og næringsutviklende aktiviteter. PRO011 er forprosjektet, og PRO013 hovedprosjektet. Det ble søkt om tilskuddsmidler i 2017, med anslått prosjektperiode 1.9.2017 – 31.8.2020, og antatt sluttrapportering i 2020. Prosjektet er ikke ferdigstilt og sluttrapportert, men revisjonen har fått tilsendt to delrapporteringer som er gjort på prosjektet. Intereg har avgitt tilsagn om støtte, og godkjent prosjektbudsjettet den 5.10.2017, og igjen - med justert årlig finansieringsfremdrift - den 20.3.2018. Rapportering og søknad om utbetaling skjer elektronisk, og det søkes om utbetaling etter angitt tidsplan i prosjektet. Delrapporter og søknader om utbetaling, sendes senest to måneder etter angitt dato. Sluttrapport og anmodning om siste utbetaling, sendes inn senest to måneder etter prosjektets sluttdato. Kostnader etter prosjektets sluttdato (31.8.2020) er ikke støtteberettiget. I vedlegg til tilsagnet fremkommer vilkår for tildelingen. Det kreves blant annet at prosjektregnskapet holdes atskilt fra annen virksomhet, slik at prosjektets inntekter og kostnader kan leses direkte ut av regnskapet. For øvrig, stilles det krav om å melde inn vesentlige endringer i prosjektet eller dets nøkkelpersonell, krav om å følge gjeldende regler for offentlige anskaffelser, samt krav til løpende rapportering og dokumentasjon av prosjektets aktiviteter. Til hver rekvisisjon16 skal det utarbeides en statusrapport, og sluttrekvisisjonen skal sendes inn med en skriftlig sluttrapport. Tilskuddet utbetales etterskuddsvis, og underveis i prosjektperioden, etter hvert som støtteberettigede utgifter påløper. Rekvisisjonene skal følge rekvisisjonsplanen som fremgår av tilsagnsbrevet. Det er kun ved sluttrapportering og innsending av sluttrekvisisjon det er krav til revisorattestert regnskap. For øvrig forbeholdes det rett til innsyn både fra Intereg, Østfold og Akershus (Viken) fylkesrevisjon og Riksrevisjonen. Vår kontroll av prosjektregnskapene, og tilsendt dokumentasjon, viser at:

- tilskuddsinntekten til forprosjektet (PRO011) er utfakturert fra Hvaler kommune til Østfold fylkeskommune, og bokført ved innbetaling til kommunen.

- tilskuddsinntekt til hovedprosjektet (PRO013) er bokført på tidspunkt for utfakturering. Utfakturering er gjort på bakgrunn av avtale om refusjon.

- forprosjektets utgifter påløp i stor grad i 2016. Det var i hovedsak reiseutlegg, og nettverkssamlinger i Sverige og Danmark, i forbindelse med prosjektplanleggingen.

- hovedprosjektets utgifter har hovedsakelig påløpt i 2018, med noe konsulentutgifter og interne lønnsutlegg i 2017. Faktura for konsulentutgift på kr 43 000 fra 2017 mangler spesifikasjon av hvordan totalbeløpet er beregnet.

- lønnsutgifter påløpt prosjektregnskapet i 2018, og utlegg påløpt i 2017, stemmer med lønnsutgifter registrert i kommunens lønnssystem.

- prosjektene rapporteres, og rekvisisjoner sendes, i takt med fremdriften. Revisjonen har mottatt kopi av 2 innsendte rapporteringer, for perioden frem til 30.8.2018. Anmodning om delutbetalinger rapporterer foreløpige utgifter.

16 Rekvisisjon betyr i denne sammenheng anmodning om utbetaling av bevilget tilskudd.

42


- rapporterte utgifter viser til sammen kr 637 601 per 21.12.2018. Sum bokførte utgifter i kommunens økonomisystem viser samlet, for PRO011 og PRO013, kr 641 571 per 31.12. 2018.

SK0001 og SK0003 Programmering valgfag Prosjektregnskapene gjelder samme tiltak, men er organisert i to prosjektregnskap i kommunens økonomisystem. Tilsagnet stiller krav til deltakelse i samlinger forbundet med forsøket, og til at skoleeier (kommunen) skal rapportere på bruk av midler, og på erfaringer med bruk av læreplanen. Frist for rapportering er 1. september, på slutten av skoleåret. Utdanningsdirektoratet har laget egne rapporteringsskjemaer. Rapportering er et vilkår for deltakelse i forsøket. Støttebeløpet utgjør kr 75 000 for skoleåret 2018-2019 tildelt Hvaler ungdomsskole. Tilsagnet er datert i juni 2018 (ved skoleårets start). Dette er for øvrig en re-bevilgning av allerede innvilgede midler, da det ligger et tilsvarende tilsagnsbrev, datert 8.5.2017, i kommunens regnskap for 2017. Midlene ble først bevilget og utbetalt i 2017, satt av på bundet driftsfond i kommunen, og brukt i 2018. Vår kontroll av prosjektregnskapene viser at:

- mottatt tilskudd er bokført på tidspunkt for innbetaling til kommunen. - det påløper noen utlegg fra ansatte via lønnssystemet. Bokførte utleggsgodtgjørelser i

økonomisystemet stemmer med registreringer i lønnssystemet. - driftsutgifter som belastes tilskuddsmidlene gjelder skolemateriell til bruk i valgfag i

programmering (blant annet elektronisk LEGO-programmeringsutstyr). - Det foreligger dokumentasjon for utført rapportering på tilskuddsmidlene – både per

29.8.2017 og per 6.9.2018 – etter rapporteringsmaler fra Utdanningdirektoratet. På sistnevnte rapportering bekreftes at det ikke gjenstår ubrukte tilskuddsmidler. Det er rapportert at midlene har gått til innkjøp av utstyr, dekning av reise til erfaringsseminar i regi av Utdanningsdirektoratet, og dekning av utgifter til kompetansehevende kurs/samlinger i programmering.

SK0002, SK0004 og SK0005 RØRE-midler/Helsefremmende skole Prosjektregnskapene gjelder RØRE-midler fra Østfold Fylkeskommune. Tiltakene har som målsetting å få elevene i fysisk aktivitet. Midlene er tildelt fra Sparebankstiftelsen, via Østfold fylkeskommune, og ut til de enkelte skolenes tiltak. I Hvaler kommune gjelder det Hvaler ungdomsskole, Floren barneskole og dels Åttekanten skole. Skolene har ulike tiltak og tilsvarende ulike støttebeløp. Det er årsaken til at kommunen har fordelt midlene til tre prosjektregnskap. Det er krav om at tilskuddet brukes slik det er gitt tilsagn om. Det er videre krav til bruk av prosjektnummer og prosjektregnskap. Det skal leveres en kortfattet halvårsrapport, samt sluttrapport med regnskap for tiltakene. Skolene blir varslet om halvårsrapporteringen ved årsskiftet. Sluttrapport og -regnskap skal sendes senest innen 1.7.2019. Det kreves ikke revisorattestert regnskap, men utskrift fra regnskap på artsnivå signert av regnskapsansvarlig. Fylkeskommunens revisjon skal ha innsynsrett. Ved manglende oppfyllelse av de kravene som fremgår, kan tilskuddet bortfalle. Det gjelder også dersom det gis uriktige opplysninger, eller midlene brukes i strid med vilkår og forventninger. Tilsagnet gis direkte til den enkelte skole, og skoleledelsen må sørge for å informere kommunens seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner. Vår kontroll av prosjektregnskapet viser at:

- tilskuddsinntekten bokføres i takt med innbetalingene til kommunen. - mottatte midler overføres til de tre skolenes regnskap, til deres disposisjon.

43


- enkelte omposteringer på prosjektregnskapene er forklart av kommunens kontaktperson. Omposteringene er en regnskapsteknisk anordning for å håndtere skillet mellom skoleår og kalenderår. Omposteringer kan også være korrigering av fordelingen av midlene, mellom prosjektene/tiltakene.

- kommunen har rapportert på bruk av midlene for skoleåret 2017-2018. Dokumentasjonen viser hvordan tilskuddet er fordelt mellom skolene, og hvordan deler av midlene går til lønnsutgifter til frikjøpte RØRE-ambassadører17 til tiltakene. Sluttrapporter for kalenderåret 2018 er også innhentet.

- sluttrapportene viser bruk av kr 100 000 i skoleåret 2017/2018 til frikjøp av RØRE-ambassadører, kr 76 430 til tiltaket «Full rulle», og kr 32 000 til tiltaket «Full rulle - Uten mat og drikke…». Til sammen kr 208 430.

ST1012 Skjøtsel i nasjonalparken Prosjektregnskapet gjelder tilskuddsmidler som Miljødirektoratet har tildelt Fylkesmannen. Grunnen til at midlene føres som prosjektregnskap i Hvaler kommune, er at Fylkesmannens midler har blitt utbetalt til Hvaler kommune – øremerket til skjøtsel og vedlikehold av Ytre Hvaler Nasjonalpark. Ubrukte midler avsettes til bundet fond i kommunens regnskap. Kontaktperson for prosjektet oppgir at grunnlaget for en slik løsning er at Fylkesmannen følger det statlige kontantprinsippet, som ikke åpner opp for å avsette midler på bundet fond til bruk påfølgende år. Kommunen har påtatt seg funksjonen som «bank» for Fylkesmannen, slik at tilskuddsmidlene kan fordeles over flere år. Det er behov for langsiktig fordeling av midler ettersom ulike skjøtselstiltak i nasjonalparken, må gjennomføres de gangene i året det er lov. Det kan være vanskelig å få gjennomført tiltakene i tidsrommet fra midlene blir utbetalt fra Miljødirektoratet, og innen årets slutt. Ansvaret for søknad, innvilgede tilskudd og rapporteringen på midlene ligger hos Fylkesmannen for disse midlene, ikke hos kommunen. Husbanktilskudd til investeringen Dypedalåsen sykehjem og omsorgsboliger Kontaktpersonen, med operativt ansvar for kommunens Husbankmidler, har gjort rede for de Husbank-tilskudd vedkommende var kjent med at kommunen hadde fått. Videre ble vi orientert om søknadsprosessen for tilskudd, tildelt støtte, oppfølging og rapportering samt utfordringer som kommunen selv har erfart med dette. Kommunestyrets vedtak – med budsjett, finansieringsplan, handlingsplan og økonomiplan – ligger til grunn for søknad til, og tildeling fra, Husbanken. Søknaden må være sendt og tilsagn gitt før byggetiltaket igangsettes. Søknaden kan ikke endres i etterkant. Ferdigattest for bygget må være utstedt, og regnskap legges frem, før tilskuddet blir utbetalt. Tildelinger kan følges opp i Husbankens «Ekstranett», hvor tildelingen er dokumentert. Det er ikke krav til revisorattestert regnskap. I den kontrollerte perioden, er det kun investeringen i Dypedalåsen sykehjem og omsorgsboliger, som har fått tildelt midler. Investeringen har pågått i tidsrommet 2016-2018. Bokføringen skjer på eget prosjektregnskap i kommunens investeringsregnskap, med egen prosjektkode. Det ble søkt om kr 26 021 000, og innvilget tilsagn på kr 23 046 000. Det er innbetalt kr 23 800 000 til kommunen. Kontaktpersonen vet ikke hvorfor det er avvik mellom innvilget tilsagn og innbetalt beløp. Virksomhetslederne har ansvar for oppfølging av bruken av tilskuddsmidler, og for å sikre at vilkårene overholdes. Kommunalsjef har det overordnede ansvaret. Det er krav til rapportering for de fleste tilskudd. Om rapporteringen ikke er tilfredsstillende, får kommunen tilbakemelding fra tilskuddsgiver.

17 Dette er en oppnevnt ambassadør/nøkkelperson ved den enkelte deltakende skole, som vil få invitasjon til kompetanseprogram og –dager i forbindelse med og i regi av prosjektet som de forventes å delta i. De forventes deretter å tilby erfaringsdeling til sine kollegaer ved de enkelte skolene. Vedkommende bør fortrinnsvis være en pedagog.

44


Virksomheten som bruker tilskuddet har ansvar for riktig bokføring på prosjektregnskapet. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner gjør rettelser i regnskapet ved behov. Kontaktpersonen opplever samarbeidet med denne seksjonen som godt. Ved bruk av husbankmidler og i større investeringer er gjerne flere virksomheter involvert. For eksempel har bygg og eiendom ansvar for selve investeringen, helseseksjonens kommunalsjef får bistand fra seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner for å søke Husbanken om støtte. Kommunen opplever at det kan være koordineringsutfordringer mellom de ulike virksomhetene. Kontaktpersonen opplever at det er merarbeid knyttet til å søke, følge opp og rapportere på bruken av tilskudd – særlig når dette kommer i tillegg til andre arbeidsoppgaver og ansvarsforhold. Økonomisjefen følger opp mottak av midlene når de mottas av kommunen. Midlene utbetales først ved ferdigstillelse, og godkjenning av innsendt byggeregnskap for investeringen. I byggeprosessen finansieres investeringen ved bruk av lån. Kommunestyret orienteres fortløpende om fremdriften i prosjektet - fra opprinnelig vedtak, og frem til anlegget er ferdig og midlene utbetalt. Kompetanse- og innovasjonstilskudd Kontaktpersonen opplyser om at kompetansemidler som regel blir tildelt, etter søknad om å dekke midler til vikarer. Midlene går til dekning av lønnsutgifter til vikarer for ansatte som tar grunnutdanning eller videreutdanning. Midlene føres på ansvar 73500, uten prosjektnummer. Deretter omposteres de, for å dekke riktige vikarutgifter. Innovasjonstilskudd innen velferdsteknologi blir også tildelt etter søknad til konkrete prosjekter innen helse- og velferdsseksjonen. Ifølge kontaktpersonen har kommunen en dialog med Fylkesmannen, for bruken av midler til satsing på velferdsteknologi. Kommunen hadde ikke opprettet prosjektregnskap, som i utgangspunktet var påkrevd. Kravet skal lette sporbarhet, oppfølging og rapportering av bokførte tilskuddsmidler. Virksomhetsleder ved virksomheten som har fått innvilget midlene har ansvaret for rapportering, og kommunalsjefen er overordnet ansvarlig. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner følger opp at innvilgede tilskudd blir innbetalt til kommunen. De gir tilbakemelding når midler er innbetalt, og fordeler tilskuddet til virksomhetene. De virksomheter som har fått innvilget midler har ansvaret for hvordan midlene benyttes, og om bruken er i tråd med vilkårene. Når virksomhetene finner feil i regnskapet, gir de beskjed til seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner, som retter forholdet. Seksjon for organisasjon og stabsfunksjoner har det regnskapsmessige ansvaret. Kontaktpersonen mener at kommunen kan bli bedre på bruk av prosjektnummer for øremerkede midler, for å sørge for avgrensede prosjektregnskap. Ved gjennomgang av dokumentasjon mottatt etter intervju med kontaktpersonen, oppdaget revisjonen tre tiltak med krav om revisorattestert regnskap. Revisjonen har ikke mottatt regnskapene til attestasjon. Fristen for å rapportere for regnskapsåret 2018 utløp 1. mars 2019. Et av tiltakene gjaldt tilskudd for 2016 med rapporteringsfrist 1. april 2017. Det var tiltakene:

- Tilskudd til kompetansetiltak for 2018 – kr 295 000, til ulike opplæringstiltak innen helsefag mv.

- Tilskudd til innovasjonsprosjekt i 2018 «Digital dialog i egen øykommune», kr 300 000. - Tilskudd til innovasjonsprosjekt «Samhandlingsteam», på kr 250 000 fra juni 2016.

45


Kommunen har, per e-post, bekreftet at det ikke ble opprettet prosjektregnskap for tiltakene. Se tidligere avsnitt om dialog med Fylkesmannen. Kommunen jobber med å utbedre dette. Kommunen har fått nye tilsagnsbrev for 2019, hvor resterende midler fra tildelingen i 2018 re-bevilges, sammen med ny utbetaling for 2019, på kr 159 000. I e-post 24.6.2019 fra Fylkesmannen, fremkommer det at midlene ikke utbetales til kommunen før rapporterte og reviderte prosjektregnskap for 2018 er mottatt.

5.3 Vurderinger

Revisjonen finner det tilfredsstillende at kommunen har organisert de fleste av sine tilskudds- og refusjonsordninger i egne prosjektregnskap. På denne måten, blir regnskapsføringen av ordningene avgrenset fra kommunens øvrige regnskap, og det blir tydelig hva slags utgifter de tildelte midlene brukes til. Vi finner det også tilfredsstillende at lønnsutgifter til de ansatte knyttet til de tiltakene som mottar tilskudd og refusjon blir korrekt bokført på prosjektregnskap. Dette gjøres via registrering i kommunens lønnssystem som igjen ivaretar overføring av korrekte opplysninger til økonomi- og regnskapssystemet. Det vises i denne forbindelse til fakta-redegjørelsen knyttet til fem av prosjektregnskapene der lønnsutgifter i den kontrollerte regnskapsperioden er bokført på prosjektet. I de tilfeller tilsagnsyter har krevd økonomisk rapportering, har revisjonen etterspurt og mottatt dokumentasjon på at rapporteringen er foretatt slik tilsagnsyter har krevd. Det vises til faktaomtalen knyttet til det enkelte prosjekt. Vår gjennomgang viser at kommunens rapportering til tilsagnsyter samsvarer med rapporter fra det økonomiske systemet. Revisjonen finner at kommunen gjennom systematisk organisering i prosjektregnskap, og rapportering av disse, i stor grad har lagt til rette for oppfyllelse av krav til blant annet sporbarhet, dokumentasjon og ajourhold av regnskapet. Revisjonen har allikevel avdekket enkelte svakheter. Kommunen har blant annet glemt å rapportere prosjektet NAV012 for regnskapsåret 2018, samt tre tilskudd til kompetanse og innovasjon. Sistnevnte tilskudd var heller ikke skilt ut fra kommunens regnskap med eget prosjektnummer slik tilsagnsyter krever. På tidspunktet for vår revisjon var ingen av disse tilskuddene sendt til revisjonsattestering. Det er kommunens ansvar å påse at prosjektregnskap blir sendt til revisjon og rapportert i tide for å overholde rapporteringsfrister. Manglende rapportering kan føre til tap av tilskuddsmidler. Revisjonens oppfatning er at dette understreker viktigheten av interne rutiner for bruk av prosjektregnskap for refusjoner og tilskuddsordninger. Fakta viser at kommunen har fått bemerkning, vedrørende prosjekt PRO015, fra tilsagnsyter om manglende prosjektføring av kommunens egen ressursbruk. Dette viser at manglende rutiner kan føre til feilrapportering. Det fremkommer av fakta at på prosjekt PRO013 er det bokført en faktura som ikke oppfyller krav til dokumentasjon i tråd med bokføringslovgivningen.18 Revisjonen er av den oppfatning at i de tilfeller

18 Det vises til bokføringslovens § 4, pkt. 6 om dokumentasjon av bokførte opplysninger. Dette utdypes for øvrig i bokføringsforskriftens § 5-1-1.

46


der det avdekkes mangler, bør kommunen kreve korrigert fakturabilag som oppfyller ovennevnte krav.

47


6 REDEGJØRELSE FOR REGNSKAPSREVISJONENS KONTROLLHANDLINGER

Særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester

Revisjonens kontrollhandlinger er i tråd med årlig rundskriv fra Helsedirektoratet. For 2019 gjelder «Rundskriv IS-4/2019 – Tilskuddsordning for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester i kommunene». Hensikten med tilskuddsordningen er å legge til rette for at kommunen kan gi et godt tjenestetilbud til mottakere som har krav på omfattende helse- og omsorgstjenester. Summen av lønnsutgifter i den direkte tjenesteytingen avgjør om kommunen har refusjonsrett. Det kan søkes om refusjon til og med 31. desember i det kalenderåret tjenestemottakeren (også kalt brukeren) fyller 67 år. For tjenester der det etter loven er krav om dette, skal det foreligge et gyldig enkeltvedtak for at tjenestemottaker kan tas med i søknaden fra kommunen. Alternativt annen dokumentasjon for andre tjenester. Vilkår for refusjon er beskrevet i rundskrivet, med eksempler på hvordan kommunen kan beregne direkte lønnsutgifter. Rundskrivet stiller en del krav til innrapporteringen:

- Det er kun direkte lønnsutgifter som dekkes, det vil si lønn knyttet til direkte brukertid. Ingen andre utgifter skal inngå i refusjonsgrunnlaget.

- Bruk av premiefond19 knyttet til pensjon reduserer kommunens utgifter, og skal trekkes fra refusjonsgrunnlaget.

- Ved sykdom eller permisjon, skal kun direkte lønnsutgifter til den som til enhver tid utfører arbeidet tas med.

- I de tilfeller andre enn kommunen selv utfører tjenesten, må kommunen innhente dokumentasjon som bekrefter omfang og størrelse på de direkte lønnsutgiftene. Dokumentasjonen skal også fremlegges kommunens revisor.

- Det skal foreligge et enkeltvedtak for tjenester som gis etter helse- og omsorgslovgivningen. Tjenestens omfang må være angitt i enkeltvedtaket, eller som særskilt dokumentasjon. Dokumentasjonen skal være i samsvar med innrapporterte direkte lønnsutgifter.

- Refusjon for påløpte lønnsutgifter kan kun kreves fra det tidspunkt enkeltvedtak er fattet, gitt at tjenesten er ytt i tråd med vedtaket.

- Brukerbetaling og/eller andre øremerkede tilskudd knyttet til den enkelte bruker skal trekkes fra refusjonsgrunnlaget. Rundskrivet beskriver enkelte unntak fra denne bestemmelsen.

Rundskrivet pålegger revisjonen å kontrollere at:

- kun personer født i 1951 eller senere er tatt med i rapporteringen (jfr. kriteriet opptil 67 års alder).

- rapporteringen kun inneholder direkte tjenester til brukeren, ført i kommunens regnskap under KOSTRA20-artene 010-099, 270 og 300-380 (lønnsutgifter og/eller kjøp av tjenester).

- rapporteringen kun inneholder direkte lønnsutgifter ført i kommunens regnskap under KOSTRA-funksjonene 232, 233, 234, 241, 242, 243, 253, 254 og 273 (tjenesteområder som faller inn under tilskuddsordningen).

- det foreligger enkeltvedtak for de tjenester som er inkludert i kommunens refusjonskrav. Eventuelt annen dokumentasjon for tjenester der det ikke fattes enkeltvedtak.

19 Avkastning på kommunens pensjonsmidler som i hovedsak kun kan brukes til å betale pensjonspremie. 20 Begrepet «KOSTRA» står for Kommune-Stat-Rapportering og gjelder den årlige innrapporteringen av kommunal statistikk til Statistisk sentralbyrå. For mer informasjon, se blant annet https://www.ssb.no/offentlig-sektor/kostra/

48

https://www.ssb.no/offentlig-sektor/kostra/


- ressursinnsats i kroner er beregnet ut fra reell underlagsdokumentasjon, som er i tråd med rundskrivet.

- kommunen har kontrollert at samme utgift ikke er tatt med flere ganger. Revisor bør foreta stikkprøver på at disse kontrollene virker rimelige.

- kommunen har dokumentert antall direkte tjenestetimer, og at dette virker rimelig sammenlignet med kronebeløp i refusjonskravet. Timepris som overstiger kr 600 skal dokumenteres særskilt.

- det i de tilfeller tjenesten leveres av andre, foreligger bekreftelse/dokumentasjon fra ekstern tjenesteleverandør på ressursinnsats i tjenestetimer og lønnsutgifter.

- tjenestemottakere med psykisk utviklingshemming er riktig angitt i rapporteringsskjemaet, og at psykisk utviklingshemming er dokumentert.

- eventuelle øremerkede statstilskudd til tjenestemottakeren er registrert i rapporteringsskjemaet.

Kommunen krever refusjon for lønnsutgifter til syv tjenestemottakere. Revisjonen har kontrollert samtlige brukere, med hensyn til kontrollpunktene ovenfor. Det ble ikke oppdaget feil ved refusjonskravet. Signert revisjonsuttalelse ble avgitt 29.3.2019, og kommunen overholdt sin rapporteringsfrist til Helsedirektoratet - 3.4.2019. Kommunens refusjonskrav i 2018 var kr 11 579 000. Hvorvidt kommunen får tilkjent hele dette kravet er opp til Helsedirektoratet å vurdere og vi kjenner ikke endelig utfall av dette på nåværende tidspunkt.

Rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming

Helsediretoratets rundskriv IS-3 det enkelte år, legger føringer for hva revisjonen skal kontrollere. For rapportering per 1.1.2019 er det rundskrivet IS-3/2019 «Kriteriedata for inntektssystemet 2020 - Registrering av tal på personar med psykisk utviklingshemming i kommunane» som gjelder. Antall registrerte personer med psykisk utviklingshemming per 1.1.2019 er med og danner grunnlaget for utregning av rammetildelingen i inntektssystemet for 2020. Alle kommuner skal rapportere antall per 1.1., innen 15.4. samme år. Kommunene skal registrere og sende inn tall på personer som:

- har diagnostisert psykisk utviklingshemming etter medisinske diagnosekoder21, har Downs syndrom, eller

- har en diagnostisert sjelden tilstand/kromosomlidelse som medfører psykisk utviklingshemming, eller

- har skriftlig bekreftelse fra lege eller psykolog, på at vedkommende oppfyller diagnosekriteriene for psykisk utviklingshemming, slik de fremgår av de medisinske diagnosekodene. Det er en forutsetning at det ikke eksisterer tvil om at personen oppfyller kriteriene.

Personen skal være fylt 16 år på rapporteringstidspunktet. Vedkommende skal ha vedtak om tjenester etter helse- og omsorgstjenestelovens § 3-2 første ledd nr. 6, medregnet brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter § 3-8, eller få omsorg av en person som har vedtak om omsorgsstøtte og/eller avlastning etter helse- og omsorgstjenestelovens § 3-6 nr. 2 og 3. For nærmere beskrivelse av kriterier for rapportering henviser vi til rundskrivet.

21 Rundskrivet henviser til en god del av de vanligste diagnosekodene (ICD-10 eller ICPC-2) som benyttes av helsevesenet for å diagnostisere pasienter, uten at disse nødvendigvis er fullt uttømmende. Det henvises til selve rundskrivet og annen spesiallitteratur om emnet for nærmere informasjon.

49


Revisjonen skal kontrollere at registreringen er gjort slik det står i rundskrivet, inkludert dokumentasjon for diagnoseregistreringen for alle registrerte personer. Kommunen har rapportert 21 personer med diagnostisert psykisk utviklingshemming per 1.1.2019. Revisjonen har kontrollert samtlige personer mot kriteriene som nevnt ovenfor, og det ble ikke avdekket feil eller mangler. Revisjonen har godkjent og attestert, på at kommunens rapporterte antall stemmer.

50


7 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER

Revisjonen mener det er positivt at kontaktpersonene har fokus på overholdelse av de enkelte tilsagnsbrevenes vilkår. Dette bidrar til å sikre sporbarhet og de fleste vi har intervjuet sier at tilsagnsbrevene stiller tydelige krav. Revisjonen finner det også positivt at virksomhetene aktivt orienterer seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Revisjonen finner at kommunen gjennom systematisk organisering i prosjektregnskap, og rapportering av disse, i stor grad har lagt til rette for oppfyllelse av krav til blant annet sporbarhet, dokumentasjon og ajourhold av regnskapet. Revisjonen har allikevel avdekket enkelte svakheter. Vi finner det mangelfullt at det ikke finnes skriftlige rutiner eller prosedyrer for hvordan sporbarhet og dokumentasjon skal sikres i praksis. Dette vanskeliggjør sporbarhet og oppfølging av refusjoner og tilskudd. Det er risiko for at oppfølgingen blir tilfeldig og personavhengig. Kontaktpersonene har uttrykt ønske om at kommunen skriftliggjør rutiner. En samordnet praksis vil etter revisjonens mening bidra til å sikre sporbarhet og dokumentasjon – utover det som fremkommer som (minimums-)krav i tilsagnsbrev og tilhørende vilkår. Kontaktpersonene understreker at bistanden de mottar fra seksjonen for organisasjon og stabsfunksjoner er helt nødvendig for å oppfylle ansvar for oppfølging og rapportering. På bakgrunn av dette, mener revisjonen at kommunen bør vurdere opplæringstiltak som kan gjøre virksomhetene mer selvstendige. Revisjonen mener det er mangelfullt at kommunen heller ikke har skriftliggjorte rutiner, arbeidsprosedyrer, eller lignende for å orientere seg om nye tilskudd og refusjonsordninger. Flere opplyser til revisjonen at dette blir tilfeldig og situasjonsavhengig – etter hva den enkelte har tid til. Dette skaper en risiko for at kommunen går glipp av midler. En helhetlig oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og refusjonsordninger bør også vurderes,

for å styrke kommunens interne kontroll.

Det er kommunens ansvar å påse at prosjektregnskap blir sendt til revisjon og rapportert i tide for å overholde rapporteringsfrister. Manglende rapportering kan føre til tap av tilskuddsmidler. Revisjonens oppfatning er at dette understreker viktigheten av interne rutiner for bruk av prosjektregnskap for refusjoner og tilskuddsordninger. Med bakgrunn i våre vurderinger og konklusjoner anbefaler vi at kommunen bør:

Etablere rutiner der dette er en mangel.

Vurdere utarbeidelse av samlet oversikt over kommunens gjeldende tilskudds- og refusjonsordninger og at denne gjøres kjent i organisasjonen.

Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres.

Opprette prosjektkoder eller lignende regnskapsavgrensning der dette fremkommer som et vilkår i tilsagnsbrev.

Rolvsøy 5. september 2019

Jostein Ek (sign.) statsautorisert revisor

Lene Brudal (sign.) oppdragsansvarlig revisor

51


8 RÅDMANNENS UTTALELSE

Rådmannen har gitt følgende uttalelse på e-post 9. september 2019: «Rådmannen er tilfreds med at det er gjennomført en gjennomgang av hvordan vi håndterer refusjoner og tilskudd i Hvaler kommune. Jeg oppfatter at rapporten i det store og hele viser at vi følger dette opp på en positiv og god måte. Rådmannen har lagt stor vekt på at dette er et viktig satsningsområde for oss i fremtiden. Hvaler kommune er avhengig av både å søke om eksterne midler og å innhente nødvendige refusjoner for å «få hjulene til å gå rundt». Uansett størrelse på kommune, og omfang av ordninger, er det viktig å ha gode rutiner. Hvaler kommune er glad for de funnene som revisjonene har gjort og vil tilstrebe seg å bli bedre på rutinebeskrivelser for å sikre etterprøvbarhet og dokumentasjon. Hvaler kommune er inne i en organisasjonsutviklingsprosess hvor det er planlagt å ansette både en assisterende rådmann og en «søkolog». Den assisterende rådmannen får som en av sine viktigste oppgaver å innføre/gjennomføre gode rutiner for internkontroll. Rådmannen tar derfor revisjonens forslag til etterretning og legger dette inn i denne porteføljen. Det er viktig at organisasjonen vet hva som finnes av muligheter innenfor sine områder. Gjennom å ansette en «søkolog» skal vi etablere en rolle i organisasjonen som skal kunne veilede, kompetanseheve og hjelpe andre ansatte i arbeidet med å få på plass så mange tilskudd og refusjoner som mulig. Jeg håper og tror at mange av de påpekninger som blir gjort i revisjonens rapport vil bli fulgt opp i forlengelsen av dette. Uansett er rapporten et godt grunnlag for å endre på de rutinene og prosedyrene vi har på dette feltet.» Hvaler 09.09.2019 Dag W. Eriksen Rådmann

52


9 VEDLEGG


Utgangspunkt i lov og forskrift I henhold til § 4 i bokføringsloven skal bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper:

1. 1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som

muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

1. 2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres

på en fullstendig måte i regnskapssystemet.

3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.

4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.

5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.

6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.

8. Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal

oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.

9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.

10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av

regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.»

§ 6.Sporbarhet «Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfellene det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte. (...)»

I henhold til § 7 Bokføring og ajourhold 2. ledd fremgår det blant annet «(.....)Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonens art og omfang tilsier(........)» I henhold til forarbeidene22

22 Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) Om lov om bokføring (bokføringsloven)

53


innebærer dette et krav om at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig rapportering, minimum hver fjerde måned.

Forskrift om årsregnskap og årsberetning23 er gjeldende for kommuner. Her fremgår det av § 2 at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal foretas i tråd med bokføringslovens §3 til 14 og bokføringsforskriften kapittel 2 til 7. § 7 omhandler grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk, hvor følgende fremgår av 2, 3 og 5 ledd:

«Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto. Dette gjelder også for de interne finansieringstransaksjonene. Det skal således ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftene, og heller ikke skal inntektene fremstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgifter».

Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. (....)»

Øvrige kriterier Kommunens formaliserte rutiner og arbeidsprosedyrer, samt tilsagnsbrev knyttet til utvalgte tilskuddsordninger. Tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, eller som et stortingsvedtak. 24 Når kommunene planlegger å iverksette ulike tiltak, bør mulighetene for å søke delfinansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, og får ofte rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Utdanningsdirektoratet, Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskapsdepartementet, for å nevne noen. Slike tilskudd kan innvilges og utbetales både forskuddsvis og etterskuddsvis av at tilhørende utgifter har påløpt.

23 For-2000-12-15-1424 24 Kilde: «Kommuneregnskapet», Øyvind Sunde

54



Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering


Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon Hvaler kommune 1. halvår 2019, datert 12.09 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 18/14, 15.08 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 17/37, 07.12 2017 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019)

Saksopplysninger I henhold til kommunelovens § 77 pkt. 4 har kontrollutvalget et påse-ansvar overfor revisjonen. Tilsvarende inneholder kommunelovens § 78 pkt. 5 bestemmelser om revisors plikt til å rapportere. I tråd med dette rapporterer revisjonen to ganger i året til kontrollutvalget om ressursbruk og gjennomføring av bestilt forvaltningsrevisjon. Vedlagte statusrapport viser at leveransegraden for Hvaler kommune er 49,5 %. Revisjonen har levert 148 timer av 300 per 30. juni 2019. Til kontrollutvalgs møte 26.09 2019 vil prosjektet «Refusjoner og tilskudd» bli behandlet. I tillegg vil overordnet analyse bli gjennomført høsten 2019. Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer.

Vurdering Leverte prosjekt er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan, og i henhold vedtatte bestillinger i kontrollutvalget. Sekretariatet har ingen ytterlige kommentarer til rapporten. Vi anbefaler at revisjonens statusrapport tas til orientering.

55


Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2019 – 30. juni 2019 – Hvaler kommune

Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt.

Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar – 30. juni 2019:

2018 1.halvår 2.halvår Totalt 2019

Prosjekt totalt

Estimert Mer-/ mindre-forbruk

Administrasjon

15

15

30 - Refusjoner og tilskudd* Overordnet analyse

5 133 0

133 138* 300 50

-

Sum

148 0 148 138

Merknader: Kolonnen «Rapp 2018» viser hva som er rapportert i 2018 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert» angir timeantall som er estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Mer-/mindreforbruk» viser over- eller underforbruk i forhold til estimat for de ferdigstilte prosjektene. *Ikke ferdigstilt

Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år.

56


Refusjoner og tilskudd Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 8. november 2018 (sak 18/37). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men utvalget presiserte at revisjonen også skulle redegjøre for regnskapsrevisjonens arbeid og kontrollhandlinger med årlig rapportering og resultat av kontrollhandlinger vedrørende tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Revisjonen vil også redegjøre for resultatet av kontrollhandlinger vedrørende rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming i Hvaler kommune, spesielt sett opp mot krav om diagnose, og hvilke instanser som stiller diagnosene. Arbeidet med revisjonen har pågått vår/sommer 2019, og rapport vil leveres til kontrollutvalgets møte 26. september 2019. Revisjonen har benyttet 138 av timene på prosjektet pr. 30. juni 2019 (hvor fem av timene er levert i 2018). Prosjektet er forventet levert til estimat på 300 timer. Overordnet analyse Arbeidet med overordnet analyse er ikke påbegynt 1. halvår 2019. Analysen skal gjennomføres høsten 2019. Erfaringsmessig bruker revisjonen om lag 50 timer på gjennomføring av analysen.

Total leveranse Hvaler kommune har budsjettert med 300 timer til forvaltningsrevisjon i 2019. Revisjonen har levert 148 timer per 30. juni 2019, 49,5 % av budsjett. Rolvsøy, 12. september 2019 Lene Brudal (sign.) konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon

57



Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering.


Vedlegg Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019

Saksopplysninger Nytt kontrollutvalg og kommunestyre skal behandle plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 vinteren 2019/2020. Siden planverk og prosjektplaner trolig ikke blir ferdigbehandlet før vinteren/våren 2019 ønsker revisjonen å informere om at påfølgende prosjekter som er restanser fra plan for forvaltningsrevisjon 2018/2019 vil bli igangsatt og utarbeidet i påvente av ny plan. Der hvor det er behov. Revisjonen vil være til stede i møte og kan gi kontrollutvalget nærmere informasjon hvis ønskelig.

Vurdering Sekretariatet vurderer det som hensiktsmessig at forvaltningsrevisjonen får benyttet sine ressurser effektivt. Det er derfor også hensiktsmessig at de fortsetter på de prosjekter som allerede er vedtatt av kontrollutvalg og kommunestyre, frem til ny plan for forvaltningsrevisjon blir vedtatt og trer i kraft. Sekretariatet vurderer derfor at informasjonen kan tas til orientering.

58



Henvendelse angående varslingsreglement

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avventer henvendelsen og tar nærmere stilling til denne når

arbeidstilsynet har konkludert i saken. 2. Varslingsreglement og rutiner kan inn gå som et risikoområde ved risiko- og

vesentlighetsvurderingen som blir gjort i forkant av arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021.


Vedlegg Ingen


Saksopplysninger Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt en henvendelse fra kommunens hovedverneombud og hovedtillitsvalgt for Fagforbundet. Henvendelsen gjelder kommunens varslingsreglement og varslingsutvalg, samt hvordan varsler blir fulgt opp av kommunen. Sekretariatet gir en nærmere informasjon om saken i møtet. Sekretariatet er kjent med at denne saken også er meldt inn til arbeidstilsynet, og at arbeidstilsynet har en pågående prosess i forbindelse med dette.

Vurdering Siden arbeidstilsynet har en pågående prosess i forbindelse med temaet vurderer sekretariatet at kontrollutvalget kan avvente utfallet av dette. Når arbeidstilsynet har konkludert kan kontrollutvalget gjøre vurderinger på om det er behov for ytterligere undersøkelser, herunder eksempelvis granskning eller forvaltningsrevisjon.

59

Uansett vurderer sekretariatet at risiko vedrørende kommunens varslingsreglement/rutiner og systemer i forhold til dette kan innarbeides i risiko- og vesentlighetsvurderingen som blir gjort i forkant av plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avvente henvendelsen og ta nærmere stilling til denne når arbeidstilsynet har konkludert i saken.

60



Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet.


Vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019


Saksopplysninger I henhold til kommunelovens § 23-3 (ny Lov trer i kraft ved konstituerende møte), skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan som viser på hvilke områder det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner. Planen skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens virksomhet og virksomheten i kommunens eller selskaper. Hensikten med risiko- og vesentlighetsvurderingen er å finne ut hvor det er størst behov for forvaltningsrevisjon. Utarbeidelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 gjennomføres av sekretariat og revisjon høsten 2019, og skal behandles av nytt kontrollutvalg i deres første møte. For å sikre en kompetanseoverføring mellom det gamle og nye kontrollutvalget ser sekretariatet det som hensiktsmessig at det gamle kontrollutvalget kan komme med innspill til relevante risikoområder. Det vil være det nye kontrollutvalget som gjør den endelige vesentlighetsvurderingen etter innspill fra sekretariat og revisjon. Det blir derfor i møtet avholdt en workshop, hvor kontrollutvalget kan komme med innspill og drøfte hvilke områder som kan være relevante for ny plan for forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget også tar stilling til hvorvidt de mener restanseprosjektene fra plan 2018-2019 bør overføres til ny plan, eller ikke.

61

Følgende er restanseprosjekter for Hvaler: Fakturaoppfølging - Røde flagg. Det kan også være hensiktsmessig å trekke frem områder hvor det har vært flere henvendelser de siste årene, herunder varslingsreglement.

Vurdering Sekretariatet legger forøvrig frem saken uten innstilling eller anbefalinger.

62



Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering


Vedlegg Overordnet revisjonstrategi 2019 for Hvaler kommune – PowerPoint presentasjon


Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for 2019. Formålet med en overordnet revisjonstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i 2019. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier.

Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg (§ 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonstrategi for Hvaler kommunes årsregnskap for 2019, er tenkt løst.

63

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen av overordnet revisjonstrategi for 2019 til orientering.

64

Revisjonsstrategi 2019

Kontrollutvalget i Hvaler kommune26.9.2019

65

Overordnet revisjonsstrategi

• Formål

• Kommuneloven §78

• Oppdragsvurdering

• Revisjonsområder

66

Kommunens virksomhet

• 4 625 innbyggere• 336 årsverk• Kommunens organisering• Budsjettstyrt – fastsettes av kommunestyret• Økonomiske rammer – statlig• Omfattende lovverk

67

Økonomisk utvikling

Regnskap 2016 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Vedtatt

Budsjett 2019

Driftsinntekter -425 799 808 - 459 409 246 -456 667 321 -437 629 062Driftsutgifter 427 230 563 438 679 854 446 938 814 441 409 717

Brutto driftsresultat 1 430 755 20 729 393 9 728 508 3 780 655Finanstransaksjoner 26 307 489 30 854 083 33 276 122 42 951 000

Netto driftsresultat - 2 569 799 18 025 277 7 952 164 13 731 655Mer-/mindreforbruk 0,00 - 5 217 412 -8 022 061 -

Sum investeringer 77 169 249 99 295 222 102 361 249 164 160 000Netto egenkapital UB

Ekskl kapitalkonto

82 017 221 97 767 108 104 712 423 Budsjetteres ikke

Langsiktig gjeld 900 230 249 970 075 385 1 017 883 202 Budsjetteres ikke

68

Planlegging 2019

• Risikovurdering• Vesentlighetsgrense• Kontrollmiljø

– Kartlegging av kommunens internkontroll

• Angrepsvinkel– Fokusområder i forhold til risikovurdering– Test av kommunens internkontroll– Test av detaljer

69



Forslag til budsjettramme for kontrollarbeidet 2020

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontrollarbeidet for 2020 med en kostnadsramme på

kr. 1 459 000.-, vedtas

2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2020 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon”


Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontrollarbeidet for 2020 2. Østfold kontrollutvalgssekretariat: Beregning Hvaler kommune kostnadsdel for 2020 3. Østfold kommunerevisjon: Budsjett for Hvaler - 2020, datert 05.08 2019 4. Østfold kommunerevisjon: Budsjett for ØKR – 2020, datert 02.05 2019


Saksopplysninger I henhold til nye forskrift om kontrollutvalg og revisjon (ikrafttredelse fra konstituerende møte ved oppstart av valgperioden 2019 – 2023) nærmere bestemt § 2, «Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet», skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontrollarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats og revisjonstjenesten innarbeides.

Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Hvaler kommune.

70

Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en normal møteaktivitet på fem møter i 2020. I forslaget er det foreslått kr. 15 000.- til kurs/opplæring, kr. 3 500.- til medlemskontingent (Forum for kontroll og tilsyn), kr. 2 500.- til servering i forbindelse med avholdelse av utvalgets møter, og kr 2 000.- til skyss og kostgodtgjørelse. Budsjettforslaget for kontrollutvalget 2020 utgjør kr. 70 000.-, som er en økning på 4,9 % sammenlignet med 2019.(se vedlegg 1.) Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandlet og vedtok budsjettet 2020 for sekretariatet i møte den 30. august 2019. I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkel) vil Hvaler kommune sin andel utgjøre kr. 284 000.- for 2020. Sekretariatets budsjett medfører en kostnadsøkning på 3,3 % sammenlignet med budsjett for 2019. (se vedlegg 2.) Østfold kommunerevisjon IKS For interkommunale selskaper (IKS) som Østfold kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jf lov om interkommunale selskaper § 18). Styret og representantskapet i Østfold kommunerevisjon IKS har avholdt sine budsjettmøter i henholdsvis mai og juni 2019. For budsjettåret 2020 er Hvaler kommunes andel beregnet og vedtatt til kr. 1 105 000.-. Budsjettandelen medfører en reduksjon på 0,6 % i honorarsatsene fra 2019 til 2020. Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg 3 og 4. Konst. daglig leder i ØKR IKS vil i kontrollutvalgets møte informere nærmere om budsjettforutsetningen for 2020. Samlet budsjett for kontrollarbeidet 2020 Kontrollutvalget: kr. 70 000.- Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr. 284 000.- Østfold kommunerevisjon IKS kr 1 105 000.- Samlet Sum: kr. 1 459 000.- Samlet budsjettforslagsramme for kontrollrbeidet for 2020 innebærer en kostnadsøkning på 0,4 % i forhold til budsjettet for 2019. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontrollarbeid for 2020. Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon”.

71

Hvaler kommune Vedlegg 1

Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2020

Kontotekst Forslag 2020 Budsjett 2019 Endring i % Regnskap 2018 MerknaderGodtgjørelelse leder - fast godtgjørelse kr 6 500,00 kr 6 500,00 kr - 0,65 % av ordførers lønnMøtegodtgjørelse medlemmer (inkl. leder) kr 35 000,00 kr 32 000,00 kr 37 995,00 kr. 1 220.- per møteTapt ArbeidsfortjenesteArbeidsgiveravgift kr 5 500,00 kr 5 200,00 kr 5 357,00 14,1% av godtgjørelsenSum lønn kr 47 000,00 kr 43 700,00 kr 43 352,00

Representasjon/servering kr 2 500,00 kr 2 500,00 kr 1 592,00Kjøp av nettbrett til utvalgets medlemmerKurs og opplæring kr 15 000,00 kr 15 000,00 kr 14 010,00Forum for kontroll og tilsyn kr 3 500,00 kr 3 500,00 kr 3 500,00 KontingentSkyss og kostgodtgjørelse kr 2 000,00 kr 2 000,00 kr -Sum driftsutgifter kr 23 000,00 kr 23 000,00 kr 19 102,00Samlet sum Kontrollutvalget kr 70 000,00 kr 66 700,00 4,9 kr 62 454,00Kjøp av sekretariattjenester (ØKUS) kr 284 000,00 kr 275 000,00 3,3 kr 267 000,00 Kommunens andel av ØKUS samlede budsjett

Kjøp av revisjonstjenester (ØKR) kr 1 105 000,00 kr 1 111 497,00 (0,6) kr 916 531,00 kommunens andel av ØKR samlede budsjett

Sum for hele kontroll- og tilsyn kr 1 459 000,00 kr 1 453 197,00 0,4 kr 1 245 985,00 Inkluderer KU, ØKR og ØKUS

72

Vedlegg 2

Østfold kontrollutvalgssekretariat - budsjett 2020

1/3 per kommune Anslag timer (fast beløp) Stipulert forbruk Sum per kommune

Fredrikstad kr 128 778,00 kr 391 222,00 kr 520 000,00 645Sarpsborg kr 128 778,00 kr 292 222,00 kr 421 000,00 520Moss kr 128 778,00 kr 356 222,00 kr 485 000,00 600Råde kr 128 778,00 kr 155 222,00 kr 284 000,00 350Hvaler kr 128 778,00 kr 155 222,00 kr 284 000,00 350Halden kr 128 778,00 kr 195 222,00 kr 324 000,00 400SUM kr 772 667,00 kr 1 545 332,00 kr 2 318 000,00 2865

Budsjett bygger på de erfaringer gjennom de driftsårene samarbeidet har eksistert. Samlet utgiftsside for 2020 er kr. 2 405 630.-. Samlet inntektside er kr. 2 318 000.-Bruk av disposisjonsfond i 2020 blir 87 630,-Budsjettet for 2020 skal gå i balanse og kostnadene fordeles på eierkommunene etter en fastsatt fordelingsnøkkel.Tilskudd fra kommunene fremkommer slik at kostnadene fordeles som følger:- 1/3 av kostnadene fordeles likt kommunene imellom (fast beløp)- 2/3 av kostnadene fordeles etter medgått tid.

Vedrørende fordelingsprinsippet vises det til kommunestyrenes behandling av samarbeidets, opprettelse og til samarbeidets vedtekter (§ 5).

73

Budsjett 2020

Hvaler kommune - Basert på vedlagt budsjett for selskapet

- Vedtatt i Økrs styre, 07.05.2019 - Vedtatt i Økrs representantskap, 05.06.2019

05.08.2019

74


BUDSJETT 2020 – HVALER KOMMUNE

Administrasjonen har utarbeidet forslag til budsjett for Østfold Kommunerevisjon IKS (Økr). Budsjettet ble behandlet i styremøte 07.05.2019 og vedtatt i representantskapet 05.06.2019: Sak 16/19 Budsjett 2020 Vedtak: Drift- og investeringsbudsjett for 2020, samt økonomiplan for årene 2020 -2023 vedtas. Etter selskapsavtalen skal Økr utføre eierkommunenes lovpålagte revisjonsoppgaver. Kostnadene til dette fordeles etter medgått tid. Dette innebærer en selvkostmodell der selskapets samlede kostnader, fratrukket kjente «andre inntekter», fordeles på eierkommunene. For budsjett 2020 er det ikke budsjettert med inntekter for nåværende rammeavtale. Dette fordi det, på budsjetteringstidspunktet, manglet informasjon om hvorvidt opsjon på rammeavtale vil gjøres gjeldende. Lønn og sosiale kostnader, fratrukket budsjetterte kjente lønnsrelaterte refusjoner fordeles i forhold til planlagt timeforbruk. Historisk har kostnad til «kjøp av varer og tjenester» vært fordelt i forhold til antall innbyggere i hver kommune. Det har vært et ønske fra eierne om, frem til 2020, å kalkulere inn hele denne kostnaden i timepris. I budsjett 2020 er 100 % av denne kostnaden kalkulert inn i timepris. Grunnleggende forutsetninger for budsjetteringen er:

Revisjonen skal ha nødvendig størrelse og faglig kompetanse til å dekke eiernes normale behov for revisjonstjenester.

Kompetansen skal vedlikeholdes i samsvar med lov og avtaler og spesialiseres i forhold til de særlige krav som stilles til kommunal sektor.

Virksomheten skal drives sparsommelig og til selvkost.

På bakgrunn av konkurranse fra privat sektor velger Økr å spesifisere kostnadene til forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon. Regnskapsrevisjonstjenester består av revisjon av kommunens regnskap samt andre regnskap, attestasjoner, legater, særregnskaper og fellesråd/ menigheter. Utvidede kontroller og henvendelser utgjør også en betydelig andel av regnskapsrevisjon. Budsjettet for 2020 viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 13,5 mnok. Det en reduksjon fra budsjett 2019 på 1,4 mnok (9%). Det er også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema (samlet budsjett vedtatt av styre og formannskapet). For deltakerkommunene som helhet viser budsjett 2020 en reduksjon på 1,4 mnok (9%) i forhold til budsjett 2019. Dette til tross for at ny kommunelov (trer i kraft fra 2020), og pålegger revisjonen å utføre to nye oppgaver:

etterlevelsesrevisjon

eierskapskontroll Økr har også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema. Det er budsjettert med bruk av fond med ca. kr 400 000.

75


Planlagt timeforbruk:

For forvaltningsrevisjon er planlagt timeforbruk uendret fra tidligere år

For regnskapsrevisjon vurderes timeforbruket årlig og er tilpasset kommunens behov og en betryggende revisjon.

Kommunens andel av samlet overføring fra kommuner: Hvaler Budsjett 2020 Budsjett 2019 Budsjett 2018 Budsjett 2017 Samlet overføring fra kommunen 1 105 000 1 111 497 916 531 942 203 Herav: Innbyggerfordelte kostander 13 816 34 940 52 440 Forvaltningsrevisjon 306 000 363 280 292 964 291 222 Regnskapsrevisjon Kommuneregnskap inkl. attestasjoner 799 000 734 401 588 627 598 541 fellesråd, henvendelser

Antall revisjonstimer er redusert med 1% i forhold til budsjett 2019. Dersom Økr får andre inntekter i løpet av året, uten å måtte øke bemanningen, vil inntekten fremkomme som et positivt resultat ved årets slutt. Årets resultat er det representantskapet (ordførere) som vedtar hvordan skal disponeres.

76


Rolvsøy 02. mai 2019

Budsjett 2020

Økonomiplan 2020-2023

77


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 BUDSJETTPROSESSEN ................................................................................................. 3

2 BUDSJETTFORUTSETNINGER ....................................................................................... 3

3 BUDSJETTSKJEMA ...................................................................................................... 5

4 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE ................................................................ 6

5 ØKONOMIPLAN 2020-2023 ........................................................................................ 7

78


1 BUDSJETTPROSESSEN

Kontrollutvalgets budsjett Iht §18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjons- arbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østfold Kommunerevisjons (Økr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper §18. Årsbudsjettet er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med §2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet er innarbeidet i obligatorisk budsjettskjema for hhv. drift- og investering og viser samlet overføring fra eierkommunene samt andre inntekter. Overføring fra eierkommunene er forankret i den enkelte deltakerkommunes revisjonsavtale.

Budsjetteringsmodellen Fra og med budsjettet for 2020 er alle kostnader, inkludert kjøp av varer og tjenester fordelt (med unntak av Halden) i henhold til planlagte timer i den enkelte kommune. Bakgrunn for tilpasningene er samtaler i eiermøter i 2016. Eierne støttet en utvikling der finansieringsmodellen beveger seg mot at hver kommune betaler for de timene som det planlegges med i den enkelte kommune. I budsjettet for 2019 var 66% av kjøp av varer og tjenester fordelt ift planlagt timeforbruk. Revisjon av selve kommuneregnskapet synliggjøres ved rapportering av timeforbruk til den enkelte kommune. Planlagte timer til regnskapsrevisjon fastsettes som tidligere år ut fra revisors skjønn, ut fra et betryggende revisjonsarbeid perspektiv. Det er hensyntatt kommunesammenslåing mellom Moss og Rygge, samt endringer i kommuneloven som krever flere revisjonshandlinger. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon er redusert med Rygge kommunens timer. For Nye Moss kommune er det budsjettert med samme antall timer som tidligere er budsjettert for Moss kommune. Det er budsjettert med uendret antall timer for andre kommuner.

2 BUDSJETTFORUTSETNINGER

Selvkost Økr driftes etter selvkostprinsippet. Det betyr at kostnader i samsvar med budsjett skal dekkes inn av deltakerkommunene. Det er to hovedposter på kostnadssiden: Lønn og sosiale kostnader (85%) og kjøp av varer og tjenester (15%). Økr har ikke som formål å gå med overskudd. Dersom Økr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, disponerer eventuelle ekstra inntekter som enten kan avsettes til Økrs frie fond eller tibakebetales til eierkommunene.

Normal drift

Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Erfaringsmessig, med et minimumsbudsjett, ser vi at ordinære driftsorienterte ikke planlagte hendelser gir negative avvik mot budsjett. Det tærer på medarbeidere, arbeidsmiljø og ledelse og det er derfor budsjettert med uforutsette driftsorienterte kostnader.

79


Rammeavtale med deltakerkommunen, Halden

Økr vant igjen konkurransen om rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Halden kommune, gjeldende for 2017 og 2018, med opsjon på 1-1 år. Avtalen ble inngått i januar 2017 og åpnet for avrop inntil 700 timer per år. Økr har på budsjetteringstidspunktet ikke fått indikasjoner på om 2020 skal løses med opsjon eller ny konkurranse. Økr budsjetterer kun med rimelig sikre inntekter. Rammeavtaleoppdraget for Halden budsjetteres derfor ikke i 2020. Økr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Tilleggsoppgaver utover ordinære revisjonshandlinger som kommunen er varslet om, kan bli tilleggsfakturert.

Revisjonsfaglig Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjons- erfaring. Også i 2020 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskaps- seksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og samarbeidet vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. I 2017 begynte vi å bruke analyseverktøyet Idea, innenfor både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Forventningene til verktøyet har innfridd både ift presisjon og datamengder som kan analyseres automatisert og effektivt. Konsulentmarkedet tilbyr tilsvarende tjenester til kommunene. I 2020 har Økr budsjettert med en økning i bruk av denne type verktøy i kommunene. Økr deltar også i en NKRF (Norges kommunerevisorforbund) nettverksgruppe som har fokus på konkrete digitaliseringsoppgaver. NKRF har på vegne av medlemmene også et arbeid gående med digitalisering av revisjonstjenestene. ØKR er aktive i NKRF fagfora.

Sikre et stabilt fagmiljø

For deltakerkommunene sikrer forannevnte en betryggende revisjon, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap, som har revisjon av kommuner som sitt spesialfelt. At deltakerkommunene opprettholder Østfold Kommunerevisjon IKS som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt.

80


3 BUDSJETTSKJEMA

BUDSJETT 2020 - DRIFT

Budsjett Budsjett Regnskap

2020 2019 2018 Driftsinntekter Salgsinntekter Refusjoner 86 000 286 000 242 548 Refusjoner, stat mva kompensasjon 351 681 341 770 Overføringer fra kommuner 12 840 000 14 870 041 13 023 768 Andre driftsinntekter 1 054 000 65 000 1 561 239 Sum driftsinntekter 14 331 681 15 221 041 15 169 325

Driftsutgifter Lønn inkl. sosiale utgifter 12 524 926 12 661 184 12 103 337 Kjøp av varer og tjenester 1 828 778 2 504 857 2 530 876 Overføringer Kalkulatoriske avskrivninger Andre driftsutgifter, mva kompensasjon 351 681 341 770 Sum driftsutgifter 14 705 385 15 166 041 14 975 983 Driftsresultat (373 704) 55 000 193 342

Finansposter Renteinntekter 55 000 15 000 51 182 Renteutgifter 350 278 Avdrag på lån Motatte avdrag på lån Netto finansinntekter/- utgifter 54 650 15 000 50 904

Motpost kalkulatoriske avskrivninger Ordinært resultat (319 054) 70 000 244 246

Interne finansieringstransaksjoner Avsatt til dekning fra tidligere år (undersk) Avsatt til disposisjonsfond 1 920 478 Avsatt til bundne driftsfond Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) 1 850 478 Bruk av disposisjonsfond 409 054 4 490 Bruk av bundne driftsfond Overført til investeringsregnskapet 90 000 70 000 Sum avsetninger (319 054) 70 000 65 510

Regnskapsmessing resultat 0 - 178 736

81


BUDSJETT 2020 - INVESTERING

Budsjett 2020

Budsjett 2019

Regnskap 2018

Investeringer Investeringer i varige driftsmidler Utlån Kjøp av aksjer og andeler 90 000 104 988

Sum investeringer 90 000 0 104 988

Finansiering Bruk av lån Salg av fast eiendom Tilskudd og refusjon vedr. investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Bidrag fra årets driftsbudsjett 90 000 94 548

Netto avsetninger

Sum finansiering 90 000 0 94 548

4 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE

Fra budsjett 2017 til budsjett 2018 ble overføringene redusert med 5%. Fra budsjett 2018 til budsjett2019 øker overføringen med 10%. Selvkostbudsjettet for 2020 viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 13,5 mnok. Det en reduksjon fra budsjett 2019 på 1,4 mnok (9%). Det er også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema. Tabellen under inkluderer alle revisjonstjenester; forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon inkludert utvidede kontroller, rådgivning/henvendelser, nye revisjonshandlinger, særregnskaper (attestasjoner), kirker/menigheter, enkelte legater og kommunale foretak. Overføring pr kommune Buds jett 2019 Buds jett 2018 Buds jett 2017

Endring i %

Fredrikstad 4 202 800 -3 % 4 316 094 4 079 237 4 524 126

Hvaler 1 105 000 -1 % 1 111 497 916 531 942 203

Moss 3 404 800 0 % 3 416 537 2 864 878 3 010 614

Rygge 325 240 -77 % 1 429 661 1 235 716 1 200 132

Råde 926 400 -1 % 932 090 845 652 886 935

Sarpsborg 3 299 540 -4 % 3 437 642 3 285 054 3 340 277

Halden 227 034 0 % 226 520 247 350 240 377

Sum revisjonsoppdrag 13 490 814 -9 % 14 870 041 13 474 418 14 144 664

Buds jett 2020

Budsjett for Halden kommune gjelder kun andel av pensjonsforpliktelsene. Avrop fra rammeavtale kommer eventuelt i tillegg. Moss og Rygge må sees i sammenheng som Nye Moss komune. Budsjetterte timer på Rygge kommune gjelder revisjon av regnskaper for 2019.

82


5 ØKONOMIPLAN 2020-2023

Det er to betydelige endringer som, omfangsmessig og revisjonsfaglig, er forbundet med stor usikkerhet; 1. Rygge/Moss blir Nye Moss i 2020

2. Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra 2020. Loven skisserer spesielt to nye oppgaver:

Etterlevelsesrevisjon

Eierskapskontroll Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. Hvorvidt Økr fortsetter å vinne forvaltningsrevisjon, eller får tildelt regnskapsrevisjonsoppgaver hos deltakerkommunen, Halden, eventuelt får andre oppdrag, er også av betydning for langtidsplanen. Grunnet denne usikkerheten er det planlagt med bruk av fond i 2020. Driftsresultat Budsjett 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Oveføring fra eierkommuner 12,8 13,6 13,9 14,1 Andre inntekter 1,3 0,9 0,9 0,9

Sum inntekter 14,1 14,5 14,8 15

Lønn og sosiale kostander 12,5 12,6 12,8 13 Lønnsrelaterte refusjoner 0 0 0 0

Netto lønn og sosiale kostander 12,5 12,6 12,8 13

Kjøp av varer og tjenester, ordinært 1,8 1,7 1,8 1,8 Forbedrings- og miljøaktiviteter Uforutsett driftsorientert 0,2 0,2 0,2 0,2

Kjøp av varer og tjenester 2 1,9 2 2

Sum driftskostnader 14,5 14,5 14,8 15

Driftsresultat -0,4 0 0 0

83



Justering av plan for selskapskontrollen 2016 - 2019 - § 27 samarbeid IUA utgår

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll

2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for

neste planperiode 2020 – 2023. Fredrikstad, 27.06.2019

Vedlegg Samarbeidsavtale mellom kommuner i Østfold om deltakelse i Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA)

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 - 2019

Saksopplysninger Selskapskontroll omfatter alt fra kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven samt interkommunale samarbeid etter koml. kap. 5 og som er egne rettssubjekt. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er for eks. Kommunale foretak organisert etter koml. Kap. 11 eller interkommunalt samarbeid etter koml. kap. 5 og som ikke er egne rettssubjekt. Vi henviser til NKRF sin veileder for selskapskontroll og til kontrollutvalgsboken under kapitelet om selskapskontroll. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) er organisert som etter koml. kap. 5 og er ikke et eget rettssubjekt. Samarbeidet er heller ikke registrert i Brønnøysundregistrene med eget organisasjonsnummer. Fredrikstad kommune er vertskommunen og regnskapet blir ført som en virksomhet i kommunen. Østfold kommunerevisjon er samarbeidets revisor.

84

Vurdering Sekretariatets anbefaling til kontrollutvalget er at Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) tas ut av planen. Planlagt ressursbruk til denne kontrollen vil i stedet bli overført til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode 2020 – 2023 som skal påbegynnes høsten 2019.

85

SAMARBEIDSAVTALE

mellom kommuner i Østfold om deltakelse i interkommunalt utvalg mot akuttforurensning (IUA)

Generelt om beredskap mot akutt forurensning

Kommunene har i følge forurensningsloven § 43 plikt til å sørge for nødvendigberedskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføreskadevirkninger i kommunen.Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akuttforurensning. Slike samarbeid kalles "Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning"(IUA).

Samarbeid om beredskap mot akutt forurensning mellom kommuner i Østfold

2.1. Det etableres et interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) for å utførede beredskapsmessige pliktene ved akutt forurensning for følgendedeltakerkommuner:

Kommune Første gang Revisjonvedtatt akse tert

Aremark 14.12.2000Askim 25.1.2001Eidsberg 22.2.2001Fredrikstad 15.2.2001Halden 20.2.2001Hobøl 26.3.2001Hvaler 10.5.2001Marker 19.12.2000Moss 18.9.2001Rakkestad 29.3.2001Ry ge 15.2.2001Rømsko 20.11.2000Råde 22.3.2001Sarpsborg 21.6.2001Skiptvet 27.2.2001S ydeber 19.12.2000Trøgstad 19.12.2000Våler 30.11.2000

2.2. Utvalget gis navnet "IUA Østfold".2.3. Eventuelle nye deltakerkommuner kan tas opp i IUA Østfold uten ny behandling i

kommunene. Opptak skal godkjennes av representantskapet og oversikten i pkt. 2.1i samarbeidsavtalen endres tilsvarende.

86

2.4. IUA Østfold skal sette deltakerkommunene i stand til å møte kravene tilkommunal beredskap mot akutt forurensning og gi deltakerkommunene den mestkostnadseffektive beredskap mot akutt forurensning.

2.5. Deltakelse i IUA Østfold skal godkjennes av den enkelte deltakerkommune.2.6. IUA Østfold skal godkj ennes av sentral tilsynsmyndighet og det skal utarbeides

beredskapsplan.

Organisering

3.1. IUA Østfold organiseres som interkommunalt samarbeid i henhold tilkommuneloven § 27.

3.2. Vertskommune er Fredrikstad kommune.3.3. Det velges et representantskap (styre) som øverste myndighet på vegne av

deltakerkommunene.3.4. Det nedsettes et arbeidsutvalg heretter kalt AU, som skal bestå av fagpersoner fra

regionen og sørge for at virksomheten drives i henhold til samarbeidsavtalen ogrepresentantskapets vedtak.

Deltakeransvar og eierandeler

4.1 Til drift av utvalgets virksomhet innbetaler hver deltakerkommune et årligdriftstilskudd som fastsettes av representantskapet.

4.2 Deltakelse i IUA fritar ikke deltakerkommunene for det selvstendigeansvar som er gitt etter forurensningsloven.

4.3 Deltakerkommune der akutt forurensning har skjedd, har plikt til å foretaførsteutrykning til skadestedet og utføre skadebegrensende oppgaver.Bistand fra IUA Østfold rekvireres gjennom 110-sentral.

Økonomi

5.1. Til drift av 1UA Østfold betaler hver deltakerkommune kr 4,00 pr. innbygger pr.år fra 2011. Kr 1,00 øremerkes til kompetanseheving/ utdanning. Driftstilskuddetfastsettes av representantskapet for hvert år.Driftsmidlene er ikke tiltenkt å finansiere aksjoner (se pkt. 5.5).

5.2. Driftsbudsjett utarbeides av AU og godkjennes av representantskapet.5.3. Det føres eget regnskap, som skal revideres av godkjent revisor.

Anvisningsmyndighet er tillagt brannsjefen i vertskommunen.5.4. Regnskapsmessig overskudd avsettes på driftsfond, som disponeres av

representantskapet. Regnskapsmessig underskudd dekkes ved bruk av driftsfond ellerved å øke driftstilskuddet tilsvarende i en treårsperiode.

5.5. I følge forurensningsloven kap. 6 skal den som er ansvarlig for forurensningensørge for beredskap og opprydding etter akutt forurensning. I noen tilfeller kankommunen der forurensningen har skjedd være nødt til å dekke slike utgifter.

Representantskapet

6.1. Representantskapet, som tilsvarer styret i henhold til kommuneloven § 27,representerer deltakerkommunene og er samarbeidets øverste myndighet.

6.2. Hver deltakerkommune velger en representant til representantskapet.6.3. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder.6.4. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er

87

til stede. Det skal føres protokoll fra møtene.Ved votering i representantskapet har hver representant 1 stemme. Vedstemmelikhet har leder dobbeltstemme.Voteringer avgjøres med simpelt fiertall, unntatt votering om oppløsning avsamarbeidet som krever minst 2/3 flertall.

6.5. Leder i AU har møteplikt og talerett i representantskapet.AU's medlemmer har møte- og talerett.

6.6. Ordinært representantskapsmøte skal avholdes innen utgangen av april og oktobermåned med minst fire ukers varsel.6.6.1. April-møte behandler:

virksomhetens årsmelding og regnskap.6.6.2. Oktober-møte behandler:

neste års driftstilskudd fra deltakerkommunene og godtgjøring til.vertsbrannvesenet for administrasjon.handlingsplan for kommende 4-årsperiode.budsjett og investeringsplan for påfølgende år.

6.7. Øvrige møter innkalles av representantskapets leder når det er saker som gjør detnødvendig eller når AU, revisor eller minst en av deltakerne krever det forbehandling av en bestemt angitt sak.

6.8. Representantskapet skal godkjenne eventuelle nye deltakerkommuner (pkt. 2.3) ogsørge for endringer i AU som følge av dette.

7. Arbeidsutvalget

7.1. Driften av virksomheten, både administrativt og faglig, hører inn underAU. AU skal påse at virksomheten drives i samsvar med formål, samarbeidsavtale,budsjett og andre vedtak som gjelder for virksomheten.

7.2. AU er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er til stede. Detskal føres protokoll fra møtene.

7.3. AU er saksbehandler for representantskapet.7.4. AU skal bestå av:

Brannsjefen i FredrikstadBrannsjefen i SarpsborgBrannsjefen i HaldenBrannsjefen i MIB (Mosseregionen Interkommunale brann- ogredningstjeneste)Brannsjefen i Askim

7.5. Ved større aksjoner fungerer AU som støtte for aksjonsutvalget.7.6. Endringer i AUs sammensetning kan gjøres av representantskapet.

8. Ansvarsområder

8.1. Vertskommune og sekretariat for IUA Østfold er Fredrikstad kommune .8.2. Vertskommunen skal administrere IUA Østfold i samarbeid med AU.8.3. Sarpsborg brannvesen er ansvarlig for utvidet enhet for akutt forurensning på land.

(vertsbrannvesen land)8.4. Fredrikstad brann- og redningskorps er ansvarlig for utvidet enhet for akutt

forurensing sjø (vertsbrannvesen sjø)8.5. Vertsbrannvesenet skal på anmodning fra brannsjef/fagleder brann der den akutte

forurensningen har skjedd rykke ut og bistå det lokale brannvesenet.

88

8.6. Vertsbrannvesenet skal sørge for nødvendig spisskompetanse innenfor sitt utvidedeansvarsområde og bidra til kompetanseheving hos deltagerkommunene.

8.7. Vertsbrannvesenet skal holde oppsyn med materiellet som de har ansvar for, for IUAog rapportere avvik og behov for anskaffelser til AU.

8.8. For oppgavene som er nevnt i dette punktet mottar vertskommune ogvertsbrannvesenene en årlig godtgjøring, fastsatt av representantskapet.

AD -hoc utvalg

9.1.AU kan nedsette AD-hoc utvalg for å utføre nærmere spesifiserte oppgaver. Slikeutvalg skal være bredt sammensatt faglig og geografisk.

Aksjonsutvalget10.1.Primær oppgave er å lede IUA aksjoner10.2.Aksjonsutvalget består av brannsjefer/ stedfortredere fra deltagerkommunene, Borg

havn, Borregaard, Fylkesmannens miljøavdeling, politiet og andre konsultativemedlemmer etter behov.

10.3.Faste medlemmer er brannsjefen i Sarpsborg, Mosseregionen, Halden, Askim ogFredrikstad.

Oppløsning/uttreden

11.1.Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold iIUA Østfold. Den som trer ut kan ikke kreve å få med seg materiell ellerøkonomiske midler som er en del av IUA Østfold.

11.2.0ppløsning av IUA Østfold kan vedtas av representantskapet med minst 2/3tic,t

11.3.Ved eventuelt opphør av IUA Østfold skal eiendeler fordeles tilbake tildeltagerkommunene ifht. siste års driftstilskudd.

Mislighold, tvister mv.

12.1. Tvist om forståelse av denne avtalen skal forsøkes løst av partene. Fører det ikkefrem, skal tvist avgjøres av en voldgiftsnemnd på fem medlemmer, bestående avrepresentanter fra brannvesenene og en fra fylkesmannen i Østfold, som er leder. Forøvrig gjelder bestemmelsene i tvistemålsloven kap.32.

13 Ikraftsetting

13.1. Denne samarbeidsavtalen trer i kraft xxxxxxx 2011.

14. Godkjenning

Samarbeidsavtalen godkjennes

i(.

ed/dato Kommune

89



Eventuelt

90

Documents

Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Borg Havn IKS - Øraveien 27, 1630 Gamle Fredrikstad Tidspunkt: 26.09.2019 kl. 18.00 [email protected]