Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Side 1 av1
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune
Arkivsak: 12/127
Møtedato/tid: 17.10.2012, kl. 08:30
Møtested: Sentrumsbygget
Deltagere: Atle-Ingar Kjelstad, leder
Odd Aa, nestleder
Kjellrun Orre
Tove Krokdal
Stig Ove Olsen
Forfall:
Kopi: 1.vara, ordfører, rådmann, Revisjon Midt-Norge
Sakliste
031/12 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012
032/12 Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan
033/12 Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS
034/12 Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi
035/12 Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012
036/12 Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012
037/12 Forslag til økonomiplan 2013 - 2016 og budsjett 2013 for
kontrollutvalget i Meldal kommune
038/12 Rullering av møteplan 2012
039/12 Referatsaker
040/12 Eventuelt
MERK: Møtested er sentrumsbygget.
Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve
Gundersen på telefon 486 00 014, eller e-post: [email protected]
Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.
Trondheim, 10.10.2012
Atle-Ingar Kjelstad (sign.)
Leder av kontrollutvalget
Jan-Åge Sneve Gundersen
Rådgiver, KonSek
Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 031/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/127-2
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes.
Vedlegg MELD 13.06.2012
Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Meldal kommune
Møtedato/tid: 13.06.2012 kl. 08:30 – 11:15
Møtested: Rådhuset, møterom 1, 1. etg.
Møtende medlemmer: Atle Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Tove Krokdal Stig Erik Olsen Kjellrun Orre
Forfall:
Møtende varamedlemmer:
Andre møtende: Ingjerd Astad-Steen, rådmann (sak 24) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær, KonSek Midt-Norge IKS
Saker til behandling: 022/12 - 030/12
Arkivsak: 12/87
NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte
Saksliste
022/12 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 25.04.2012
023/12 Referatsaker
024/12 Orientering fra rådmannen
025/12 Oppfølging av politiske vedtak pr. 1. juni 2012
026/12 Aktuelt fra utvalgene
027/12 Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter?
028/12 Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune
029/12 Bestilling av selskapskontroll
030/12 Eventuelt
Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 24 – 22 – 23 – 25 – 26 – 27 – 28 – 29 - 30
Sak 022/12 - Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 25.04.2012
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Protokollen godkjennes.
Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Sak 023/12 - Referatsaker
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Referatsakene tas til orientering
Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker:
1. Generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper.
2. Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjons på høring, brev fra Revisjon
Midt-Norge IKS til alle kontrollutvalgene i IKS-samarbeidet.
3. Forum for Kontroll og Tilsyn, medlemsbrev 1-2012
4. Regjeringen har lagt frem en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a.
kommuneloven.
5. Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak. KRD pressemelding 25.05.2012.
6. Mer bevisste skoleeiere. Kommunal Rapports nettavis 10.05.2012.
7. Psykiske problemer årsak til at elever slutter på skolen. Kommunal Rapports nettavis
21.05.2012.
8. Kommunesektorens skatteinntekter i år blir 2,3 milliarder kroner høyere enn antatt, tror
Finansdepartementet. Kommunal Rapports nettavis 15.05.2012
9. Stemmer budsjettet med virkeligheten. Kommunal Rapports nettavis 16.05.2012.
10. Så mye mer får din kommune neste år. Kommunal Rapports nettavis 16.05.2012.
11. To av tre kommuner vokser. Kommunal Rapports nettavis 18.05.2012.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: Referatsakene tas til orientering
Sak 024/12 - Orientering fra rådmannen
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Protokoll Ingjerd Astad-Steen, rådmann, orienterte om veien Jordhusmoen - Amundmoen og svarte på
spørsmål fra kontrollutvalget.
Anbudsgrunnlaget ligger nå ut på Doffin, frist for anbud 22. juni, oppstart ca. 1. august hvis
det kommer inn tilbud fra entreprenører, ferdigstillelse ca. 1. november. Asfaltering vil bli
gjort i løpet av våren 2013, samtidig med asfaltering av gangvei på Fv701. Vedtak i
formannskapet og kommunestyret må fattes før sommeren når det gjelder fullmakt til
rådmann vedr. låneopptak til dette prosjektet.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Sak 025/12 - Oppfølging av politiske vedtak pr. 1. juni 2012
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og
kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging.
Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og
kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging.
Sak 026/12 - Aktuelt fra utvalgene
Saken behandlet i Møtedato Saknr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Protokoll Formannskapet
Møte 12.06.2012
Det ble orientert om følgende saker:
Sak 49/12 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen, felles skatteinnkrevertjeneste.
Sak 50/12 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen, kostnadsfordeling
Sak 53/12 Storåsfestivalen 2012
Hovedutvalg Oppvekst, helse og omsorg
Det ble orientert om følgende:
Møte 15.05.2012
Orienteringssaker: orientering om brukerrådet.
Møte 25.05.2012
Referete skriv: Brev fra Brukerrådet og eldrerådet vedr. tilsynslegeordning på
demensavdelingen og på Heimtun omsorgsbolig.
Vedtak: Ingen vedtak.
Sak 027/12 - Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter?
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
1. Kontrollutvalget i Meldal kommune vedtar å gjennomføre åpne møter.
2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Meldal
kommune.
Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: 1. Kontrollutvalget i Meldal kommune vedtar å gjennomføre åpne møter.
2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Meldal
kommune.
Sak 028/12 - Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget legger reviderte ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” frem
for kommunestyret med følgende innstilling:
Kommunestyret vedtar ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” slik de fremgår
av saken.
Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak: Kontrollutvalget legger reviderte ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” frem
for kommunestyret med følgende innstilling:
Kommunestyret vedtar ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” slik de fremgår
av saken.
Sak 029/12 - Bestilling av selskapskontroll
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 20012 - 2013 og
bestiller en selskapskontroll i form av en ………………………...
2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil …….. timer.
3. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til
kontrollutvalgets sekretariat innen ………… 2012.
4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.
Protokoll Kontrollutvalget ønsker en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens
eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS. Ressursrammen settes til
65 timer. Ferdig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.
En forutsetning for en selskapskontroll/forvaltningsrevisjon på Hamos Forvaltning IKS er at
de andre eierkommunene også vil være med på en slik kontroll.
Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013 og
bestiller en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av
kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS.
2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 65 timer.
3. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til
kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.
4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.
Sak 030/12 - Eventuelt
Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram uten innstilling.
Protokoll FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim
Oppsummering fra konferansen legges frem som referatsak på kontrollutvalgets møte i
august.
Vedtak: FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim
Oppsummering fra konferansen legges frem som referatsak på kontrollutvalgets møte i
august.
Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 032/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216, &58, Arkivsaknr.: 12/68-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering.
Vedlegg 2012-1010_Oversendelsesbrev p.plan_uavhengihetserkl..pdf
Prosjektplan ekstern_Sykefravær_Meldal.pdf
Saksutredning Revisjonsstandarden RSK001 som benyttes ved forvaltningsrevisjon krever at revisjonen
utarbeider en prosjektplan for hvert prosjekt. Punkt 18 og 19 i revisjonsstandarden sier:
18) For hvert prosjekt skal det utarbeides en skriftlig prosjektplan hvor det redegjøres
for prosjektets problemstilling(er), revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, og
metodebruk.
19) Prosjektplanen bør også redegjøre for planlagt tids- og ressursbruk inklusive bruk
av ekstern bistand og milepæler i prosjektet. I tillegg kan det i prosjektplanen
redegjøres for bakgrunn for prosjektet, avgrensinger, formål og annen relevant
informasjon.
Det er ikke et krav at prosjektplanen skal forelegges for kontrollutvalget, og vanlig praksis har
vært at kontrollutvalget kun involveres gjennom en generell orientering om forslag til
innretning på prosjektet. Dersom revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet anser
kontrollutvalgets ønsker som tydelige nok er det vanligvis mellom disse to at den videre
oppfølgingen skjer.
I dette tilfellet ble kontrollutvalget i forrige møte forespeilet å få forelagt planen. I tillegg er
det greit at kontrollutvalget får innsikt i hvordan en slik plan ser ut.
Av planen fremgår det, som utvalget bestilte, at ferdig prosjektrapport er ventet levert innen
1. februar.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar planen til orientering.
Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 033/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 037, &58 Arkivsaknr.: 12/83-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013
og bestilling av selskapskontroll til praktiseringen av kommunens eierstyring på
Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS i sak 029/12 og bevilger 30 timer
i tillegg til prosjektet fra opprinnelig bestilling.
2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ny total ressursramme på inntil 95 timer.
Vedlegg 3540-Meldal.pdf
Bestillnig av selskappskontroll i Meldal
Saksutredning Det ble i kontrollutvalget i Meldal kommunes møte den 13.6.2012 i sak 029/12 vedtatt å
bestille en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll i tråd med plan for selskapskontroll
for Meldal kommune 2012-2013.
Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak:
3. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013
og bestiller en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til
praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal
Miljøanlegg AS.
4. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 65 timer.
5. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til
kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.
6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av
utvalget.
Revisjon Midt-Norge ble den 14.juni 2012 på vegne av kontrollutvalget i Meldal kommune,
bedt om å forberede gjennomføringen av en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll
knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal
Miljøanlegg AS
Den 18.september 2012 mottok kontrollutvalgssekretariatet bekreftelsesbrev fra Revisjon
Midt-Norge, samt en anmodning om å øke den bevilgede timeressurs med 25 til 30 timer til
selskapskontrollen. Brev fra Revisjon Midt-Norge er vedlagt.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta innspillet fra Revisjon Midt-Norge til etterretning,
samt å vedta å øke timeressursen for selskapskontrollen med 30 timer, slik at det totalt blir 95
timer.
Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 034/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 037, &58 Arkivsaknr.: 11/168-6
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring
og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å utarbeide en skisse til bestilling av et
slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører.
Vedlegg Oversikt planer Selskapskontroll
Saksutredning Kommunestyret vedtok plan for selskapskontroll i sak 021/12, med følgende liste over
prioriterte prosjekter:
1. Hamos forvaltning IKS
2. Meldal Næringssenter AS
3. Trønderenergi AS
4. Bomvegselskapet Øysand - Thamshavn AS
Som det fremgår av vedlagte oversikt er også Trønderernergi høyt prioritert i aktuelle
samarbeidskommuner. Gjennomgående blant de kommuner KonSek er
kontrollutvalgssekretariat for synes å være at Trønderenergi er prioritert før
bomvegselskapene. Kontrollutvalgene i Hitra og Skaun kommuner har vedtatt at de ønsker at
et prosjekt knyttet til eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi igangsettes så snart som
mulig, og har bedt om at det tas kontakt med aktuelle samarbeidskommuner. Flere
kontrollutvalg behandler nå tilsvarende sak som denne.
For flere selskaper er det i planen tatt forbehold om at de først og fremst er aktuelle for
igangsetting dersom en vesentlig andel av øvrige eiere prioriterer prosjektene.
Kontrollutvalget er også gitt myndighet til å gjøre omprioriteringer og/eller endringer i planen
dersom det finnes hensiktsmessig av hensyn til samarbeidet med andre. Med dette som
bakgrunn bør kontrollutvalget derfor vurdere hvorvidt man ønsker å tilslutte seg igangsetting
av en kontroll med Trønderenergi. Dette synes naturlig, da kontrollutvalget og
kommunestyret har prioritert dette selskapet.
Eventuell selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi
Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte
opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både
stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i
tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta
utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er
kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av
selskapet.
Det er naturlig å se for seg et slikt prosjekt i to deler. Den obligatoriske delen av
selskapskontroll er å vurdere hvordan kommunene følger opp sine eierskap. I et fellesprosjekt
kan det være interessant å vurdere hvordan eierstyringen i Trønderenergi fungerer. Det vil
imidlertid antagelig ikke være naturlig å gå så langt inn i den enkelte kommunes styring.
Dersom man også skal følge opp ønsket om å vurdere nettvirksomheten til Trønderenergi, vil
det være aktuelt å inkludere forvaltningsrevisjon i prosjektet. Dette kan for eksempel medføre
å vurdere hvilke vedtak eierne har gjort angående nettvirksomheten, hvilke føringer som er
gitt gjennom riktige fora for eierstyring og hvordan dette har blitt fulgt opp av selskapet.
Trønderenergi AS har følgende eiere:
Eier Andel
Melhus kommune 14,77 %
Orkdal kommune 11,99 %
Trondheim kommune 10,00 %
Rissa kommune 8,93 %
Bjugn kommune 5,73 %
Hemne kommune 4,98 %
Meldal kommune 4,97 %
Åfjord kommune 4,27 %
Nordmøre Energiverk 3,99 %
Midtre Gauldal kommune 3,51 %
Oppdal kommune 3,25 %
Ørland kommune 2,79 %
Frøya kommune 2,75 %
Malvik kommune* 2,71 %
TrønderEnergi AS 2,63 %
Hitra kommune 2,54 %
Skaun kommune 2,43 %
Selbu kommune 1,58 %
Holtålen kommune 1,49 %
Snillfjord kommune 1,34 %
Agdenes kommune 1,18 %
Roan kommune 1,05 %
Osen kommune 1,02 %
Klæbu kommune 0,10 %
*Før verdien av aksjene en fikk ved salg av Malvik Everk AS.
Nordmøre Energiverk AS eies 51 % av kommunene Kristiansund, Averøy, Aure, Tingvoll og
Smøla, og med 29 % av Trønderenergi AS.
Med 26 kommuner som eiere, derav 13 som deltar i KonSek-samarbeidet vil det være naturlig
å gjennomføre dette som et fellesprosjekt, både av hensyn til effektivisering av ressursbruk,
og for å redusere belastningen med gjentagende kontroller overfor selskapet.
Det kan være hensiktsmessig å søke å inkludere flest mulig av eiernes kontrollutvalg, også de
som ikke har Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. Dersom disse ønsker å delta vil det
deretter bli nødvendig å finne en måte å fordele ressurser og kostnader mellom
kontrollutvalgene og revisjonsenhetene, men vi forutsetter at det skal være mulig å løse dette
på en hensiktsmessig måte i dialog mellom kontrollutvalgssekretariater og revisjonsenheter.
Dersom det skal gjennomføres et prosjekt på vegne av en lang rekke kontrollutvalg må det
nok påregnes at muligheten for innflytelse over prosjektet for hvert enkelt kontrollutvalg kan
bli noe redusert. Det er likevel viktig at det er det enkelte kontrollutvalg som selv fatter
beslutning om å bestille et prosjekt.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta at man ønsker å delta i et
samarbeid med fokus på eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å
utrede et forslag til prosjektbestilling i samarbeid med andre involverte parter.
Endelig vedtak om bestilling vil bli fattet når det har blitt avklart hvem som ønsker å delta, og
et konkret forslag til bestilling foreligger.
Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 035/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/26-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og
kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging.
Vedlegg Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012
Saksliste kommunestyremøter
Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre
tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for
iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av
kommuneloven § 23 2. ledd.
Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til
oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar.
Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning
av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap
som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte,
med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp
Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 01.06.2012
Kommunestyrets møte 7. oktober 2010
Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging
KS-
073/2010
Utredning av samfunnsutviklingen
ved endret skolestruktur
Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 055/09 iverksetter Meldal kommune en utredning av
samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur
Følgende prosess gjennomføres:
Oktober 2010: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i
oppdrag å vedta mandatet.
November/desember 2010: Anbudsforespørsel ekstern ressurs – bistand til rådmannen for
å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen.
Januar/juni 2011: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike
aktører i lokalsamfunnet.
August 2011: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling.
Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført
Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på
kr 200 000 til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond.
Dialogprosjekt “Nye tider,
nye tanker.” igangsatt.
Fortsatt oppfølging(nov11)
.
Kommunestyrets møte 23. juni 2011
Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging
KS-
019/2011
Forvaltningsrevisjonsrapport –
omdømme og omdømmebygging
3. Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en
strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens
samfunnsdel
Følg med at dette blir
behandlet.
Kommunestyrets møte 25. august 2011
Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging
KS-31/2011 Samhandlingsreformen i
Orkdalsregionen (SiO) – forslag til
framtidig samarbeid
”5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli
2012).
Fram til 31.12.2011 finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme.
Fra 01.01.2012 setter kommunene samlet av kr 2.000.000 av tildelte samhandlingsmidler til
prosjekt ut 2012. Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell
fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen…”
”7. Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd
etter kommunelovens § 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen.
8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele
samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for
eksempel gjeldende praksis i LiO. ”
KU holdes orientert.
Erstatter oppfølging av KS-
18/2010
KU har blitt informert på
status og framdrift i møte i
2012. Beholdes på
oppfølgingsliste.
KS-30/2011 Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i
Orkdalsregionen
”Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i
Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 2011 beskriver. ”
”… Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av
departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar 2012.
Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer
legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale”
KU holdes orientert
Kommunestyrets møte 16.desember 2010
Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging
KS-084/10 Handlingsprogram med økonomiplan
for 2011-2014 bed budsjett for 2011
(utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket)
6. Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden:
(KUN UTDRAG FRA TABELLEN-JÅG)
Tiltak Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014
11-046-4 Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal
Næringssenter 3 000 000
(Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. )
7. Finansiering av investeringstiltak i 2011 gjøres som følger:
Tiltak
Finansieringsfor
m Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014
11-046-4 Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal
Næringsse. Bruk av lån
-3 000
000
(Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon)
13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet
Inn til oppfølging etter KU-
møte 8.februar i sak
007/12.
Rådmannen orienterer
rundt saken i KU-møte
25.april.
Kontrollutvalgets møte 13.06.2012 Orientering fra rådmannen vedr. Jordhusmoen. Saken beholdes på oppfølging til gjennomført, og tilbakerapportert.
MELDAL KOMMUNE
Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen
Møtetid: 28.06.2012,kl. 19:00 – 22.10
Sakliste Saksnr. Saktittel
038/12 07/762
Årsmelding for kontrollutvalget 2011
039/12 05/1318
Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune
040/12 12/688
Tertialrapport for 1. tertial 2012
041/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - interkommunal
barnevernsvakt
042/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - felles skatteinnkrevertjeneste
043/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - kostnadsfordeling
044/12 12/652
Søknad om forlengelse av garanti
045/12 11/1467
Valg av lagrettemedlemmer - meddommere -
jordskiftemeddommere
046/12 12/641
Ny brannmurløsning i datasystemene
047/12 12/669
Kommunens engasjement i regulering - områderegulering.
048/12 07/870
Ordningen med lærlingefondet i Meldal kommune
049/12 09/779
Overtakelse av bygg med tomt for utvikling av Meldal videregående
skole
050/12 12/701
Godkjenning av midlertidig lokaler for Storås barnehage
Informasjon fra Bergmannsteateret
Orientering av rådmannen vedr. drift skole høst 2012.
Ordfører Are Hilstad besvarte i møtet interpellasjonen vedr. miljømessig forsvarlig
destruksjon av militær ammunisjon.
MELDAL KOMMUNE
Kommunestyret
Møtested: Kommunestyresalen
Møtetid: 28.06.2012, Kl. 19:00
Sakliste Saksnr. Saktittel
038/12 07/762
Årsmelding for kontrollutvalget 2011
039/12 05/1318
Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune
040/12 12/688
Tertialrapport for 1. tertial 2012
041/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - interkommunal
barnevernsvakt
042/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - felles skatteinnkrevertjeneste
043/12 10/960
Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - kostnadsfordeling
044/12 12/652
Søknad om forlengelse av garanti
045/12 11/1467
Valg av lagrettemedlemmer - meddommere -
jordskiftemeddommere
046/12 12/641
Ny brannmurløsning i datasystemene
047/12 12/669
Kommunens engasjement i regulering - områderegulering.
048/12 07/870
Ordningen med lærlingefondet i Meldal kommune
049/12 09/779
Overtakelse av bygg med tomt for utvikling av Meldal videregående
skole
050/12 12/701
Godkjenning av midlertidig lokaler Storås barnehage
MELDAL KOMMUNE
Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen
Møtetid: 06.09.2012, Kl. 19:00
Sakliste
Saksnr. Sakstittel
051/12 12/618
Planstrategi 2012-2016 for Meldal kommune
052/12 12/892
Investeringsbudsjettet 2012, 1. justering
053/12 08/32
Sluttevaluering av prosjektet Løft Meldal Opp og Fram
054/12 10/4
Samarbeidsavtale mellom Meldal kommune, St.Olav Hospital HF og
Rusbehandling Midt-Norge HF
055/12 11/1580
Fritak
056/12 12/933 Unntatt offentlighet
Søknad om permisjon/fritak fra politiske forpliktelser
- Refererte skriv
Orientering:
Samhandlingsreformen
MELDAL KOMMUNE
Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen
Møtetid: 04.10.2012, Kl. 19:00
Sakliste
Saksnr. Saktittel
057/12 12/744
Søknad om økonomisk støtte til bygging av ny tennisbane
058/12 11/416
Folkevalgt styring av tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen
059/12 12/995
Nye vedtekter for Orkdalsregionen
060/12 12/1021
Næringshagen i Orkdalsregionen - Samarbeidsmodell
061/12 12/1070 Unntatt offentlighet
Søknad om fritak fra politiske verv frem til januar 2013
Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 036/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/281-18
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Vedlegg Meldal budsjettkontroll
Saksutredning Status på regnskapet per 1.oktober 2012 legges fram for kontrollutvalget for å holde oversikt
over økonomien til utvalget, samt kunne vurdere behovet for budsjetterte midler for
kommende år.
Jbia^i hljjrkb * Hlkqoliirqs^idbq ld Obsfpglk
Obdkph^mpo^mmloq mo+ /5+-6+./
Hlkql Qbhpq Qgbkbpqb >kps^o Obdkph+ /-./ ?rapg+ /-./ >ssfhObdkph+
/-...-.- C^pq iªkk ..-. .--- -)-- -)-- -)-- -)--.-5- Dlaqdgªobipb clihbs^idqb ..-. .--- 11+66-)./ .4---)-- */4+66-)./ .6+5--)--.-5/ Dlaqdg+ q^mq ^o_+cloqgbkbpqb ..-. .--- 1+53-)-- /----)-- .2+.1-)-- 5+54-)-1.-66 >o_bfapdfsbo^sdfcq ..-. .--- 4+-/5)63 3---)-- *.+-/5)63 1+-1/)15..-. >_lkkbjbkq qfapphofcq ..-. .--- .+42-)-- /---)-- /2-)-- .+42-)--...3 ?bsboqkfkd ..-. .--- 604)/2 1---)-- 0+-3/)42 .+-53)6-../4 Qgbkbpqbcofhgªm ..-. .--- -)-- -)-- -)-- .+031)--../6 >kaob aofcqprqdfcqbo ..-. .--- -)-- .---)-- .+---)-- -)--..2- Hrop) hlkcbo^kpbo %fkhi+ lsbok^qqfkd& ..-. .--- .-+3--)-- .4---)-- 3+1--)-- -)--..3- Phvpp,hlpqdlaqdg+,obfpb %lmmd+mi+& ..-. .--- .+6-0)/- 5---)-- 3+-63)5- 0+-31)12..40 Qo^kpmloqrqd+ %fhhb lmmd+mi+& %_fii+) _lj) m^oh+& ..-. .--- -)-- .---)-- .+---)-- -)--..64 Hlkqfkdbkqbo ..-. .--- .+.0-)-- .---)-- *.0-)-- .+.--)--./-. BA?*rqpqvo ..-. .--- 603)-- -)-- *603)-- .3+33-).3
Prj Hlkqoliirqs^id 41+.02)20 44+---)-- /+531)14 24+405)-0
.042 Hgªm ^s qgbk+ FHP %_i+^+ obsfpglk& ..-. .--- .-/+---)-- /-1+---)-- .-/+---)-- .64+---)--
.042 Hgªm ^s qgbk+ FHP %_i+^+ obsfpglk& ..-- ..-- 3-0+---)-- 3-0+---)-- -)-- 23-+---)--Prj Obsfpglk ld pbhobq^of^q 4-2+---)-- 5-4+---)-- .-/+---)-- 424+---)--
Forslag til økonomiplan 2013 - 2016 og budsjett 2013 for kontrollutvalget i Meldal kommune
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 037/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/281-17
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter
følgende vedtak:
Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013-2016 og budsjett for 2013 med en netto
ramme på kr. 1.003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for
kontrollutvalget, vedtas.
Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene.
I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider
forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til
budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling
til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets
virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2013 i Meldal kommune.
Budsjettet for 2013 – med økonomiplan 2013 - 2016
Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene
knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester.
Kontrollutvalgets egen virksomhet
Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet legges det opp til justering av godtgjørelser
folkevalgte og lønn til leder samt arbeidsgiveravgift for å være i tråd med
godtgjøringsreglementet. Det er også enkelte justeringer for å budsjettere realistisk.
Vi har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6
møter i året. Leders godtgjørelse er nå overflyttet til posten for møtegodtgjørelser, fra posten
for fast lønn. Når det gjelder godtgjørelser og tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et
anslag basert på reglene i kommunens reglement og ut fra tidligere drift.
Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i
erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal – og
Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt
på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er derfor viktig at kursbudsjettet
opprettholdes og gjerne styrkes og at kontrollutvalget tar initiativ til å styrke posten ut over
sekretariatets forslag, dersom dette er ønskelig.
På bakgrunn av erfaringstall de siste år, og endringene som er skissert på grunn av endret
reglement for godtgjørelser, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen
virksomhet totalt sett øker med kr 119.000 (13,5 %) pga av endringer i godtgjørelser og økt
noe i kursbudsjett, kontingenter og transportutgifter som vist nedenfor nedenfor.
Kjøp av sekretariatstjenester
Meldal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos
Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om
interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for
2013 i sitt møte den 27.4.12, ble det lagt til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for
2013. Det ble likevel foreslått fra administrasjonen å kun heve honoraret til kommunene med
2 %. Avrundet betyr dette en økning på kr 4.000 for Meldal kommune.
Representantskapet ba styret om å vurdere behovet for innbyrdes justering av honorarene
mellom noen av eierkommunene for å sikre en mest mulig rettferdig honorarfordeling. Daglig
leder har fullmakt til å gå i dialog med enkelte kommuner med henblikk på justering av
honorarene. Meldal kommune har i perioden 2008-2010 fått levert 7 % flere timer enn
budsjettert. For 2011 ble det levert 9 % flere timer enn budsjettert, mens for 2012 er status per
oktober fortsatt - 20% og vil nok komme ut nærme budsjettert. Sekretariatet har ikke foreslått
en økning ut over vedtatt generell økning i honoraret på 2 % for Meldal kommune.
Kjøp av revisjonstjenester
Meldal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i
henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-
Norge IKS behandlet budsjettet for 2013 på møte den 1.10.2012. Det ble enstemmig vedtatt
en økning på 4,8 % fra 2012 til 2013, som avrundet betyr en økning på kr 29.000 for Meldal
kommune.
Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester,
blir etter dette kr 1 003.000, som er en samlet økning på kr 119.000 (13,5 %) fra 2012.
Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Vedtatt
budsjett 2012
Forslag
budsjett 2013
1080 Godtgjørelse folkevalgte 17.000 88.000
1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 20.000 20.000
1099 Arbeidsgiveravgift 6.000 16.000
1101 Abonnement tidsskrift 2.000 2.000
1116 Bevertning 4.000 4.000
1129 Andre driftsutgifter 1.000 1.000
1150 Kurs/konferanser (inkl overnatting) 17.000 20.000
1160 Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) 8.000 8.000
1173 Transportutg. (ikke oppg.pl.) (bill., bom, park.) 1.000 2.000
1197 Kontigenter 1.000 2.000
SUM KU`s egen virksomhet 77.000 163.000
1375 Kjøp sekretariat kontrollutvalg 204.000 208.000
14751 Kjøp Revisjon Midt-Norge IKS 603.000 632.000
SUM Kjøp revisjon og sekretariatstjenester 807.000 840.000
Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 884.000 1 003.000
Økonomiplanen for perioden 2013 – 2016:
Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden
2013-2016 legges frem: (alle tall i 2013 kroner).
Vedtatt
budsjett
2012
Budsjett -
forslag for
2013
Anslag for
2014*
Anslag for
2015*
Anslag for
2016*
Kontrollutvalget
77.000
163.000
163.000
163.000
163.000
Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget
204.000
208.000
208.000
208.000
208.000
Utgifter til revisjon 603.000 632.000 632.000 632.000 632.000
Sum driftsutgifter 884.000 1 003.000 1 003.000 1 003.000 1 003.000
*) I økonomiplanen er budsjettallene for 2013 videreført i planperioden.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger
og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til
økonomiplan for 2013 – 2016 og budsjett for 2013. Budsjettet som sekretariatet har satt opp
for 2013 har en netto ramme på kr 1 003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og
sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 13,5 % i forhold til 2012.
Kontrollutvalget kan vurdere om midler avsatt til opplæring bør økes mer enn det som ligger
inne i sekretariatets forslag.
Rullering av møteplan 2012
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 038/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/281-16
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar møteplan for høsten 2012, slik forelagt for behandling i saken i møtet.
Oktober November Desember
Kommunestyret 4. 1. 6.
Formannskapet 4/17. 20./27.
Kontrollutvalget 17. 21.
Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det
nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere
som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for
kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen
virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter,
dersom det er ønskelig.
I budsjettet for 2012 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2012, og
det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses
møteplanen for kommunestyret.
Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer.
Da møtet i august for kontrollutvalget ble avlyst på grunn av liten saksmengde, samt at en
prosjektplan for bestilt forvaltningsrevisjon enda ikke var klar. Herved fremlegges
ny møteplan for resterende del av 2012 fram med intensjon om å avvikle to møter høsten
2012 istedenfor tre, da saksmengden for resten av året ikke ser ut til å kreve mer.
Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes:
Oktober November Desember
Kommunestyret 4. 1. 6.
Formannskapet 4/17. 20./27.
Kontrollutvalget 17. 21.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter andre halvår 2012.
Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling.
Referatsaker
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 039/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/127-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering
Vedlegg Bekreftelse på bestilling av forvaltningsrevisjon - Arbeidsmiljø - sykefravær
Melding om politiske vedtak juni 2012
Invitasjon 7.november 2012
Begreper i kommuneøkonomien
Budsjettforslaget
Få fram endringene i budsjettet
Kjenner du etterspørselen
Ni av ti ordførere journalfører ikke sms
Sykefraværet falt i 1.kvartal
Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:
1. Brev fra Revisjon Midt-Norge, bekreftelse på mottatt bestilling av
forvaltningsrevisjon, mottatt av Kontrollutvalgssekretariatet den 14.juni 2012
2. Budsjettkontroll
3. Kommunestyrets behandling av oversendte saker fra kontrollutvalget
4. FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim
Oppsummering fra konferansen legges frem som referatsak på kontrollutvalgets møte i
august
5. Invitasjon til samling for kontrollutvalgene 7.november 2012 KonSek
6. Øvrige vedlegg til kontrollutvalgets orientering
SAMLING FOR
KONTROLLUTVALGENE 7. november 2012 - Quality Hotell Panorama, Tiller
inviterer til….
09:30 Registrering og kaffe
10:00 VELKOMMEN
10:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Innledning ved Ole Petter Pedersen, Utviklingsredaktør, Kommunal Rapport
11:00 Beinstrekk
11:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner
12:30 Lunsj
13:30 14:00
SELSKAPSKONTROLL • Plan for selskapskontroll i kommunene ‹ Selskapskontroll i Trønderenergi
Innledning ved Sverre B. Midthjell, KonSek MEDIA
‹ Viktigheten av en mediastrategi ‹ Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media ‹ Håndtere media
Innledning ved Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek
14:30 14:40
Beinstrekk Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner temaene selskapskontroll og media
15:15 HVA SKJER? – INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG ☺☺☺☺
15:30 AVSLUTNING – OG VEL HJEM!
Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: [email protected], eller pr telefon: 468 51 950
Innen: 18. oktober 2012 Konferanseavgift: Ho+ -)* clo hlkqoliirqs^idpjbaibjjbo fkkbkclo HlkPbh p^j^o_bfabq+
Ho+ 5--)* clo abiq^hbob rqbkclo HlkPbh p^j^o_bfabq+ Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt [email protected] på e-post eller tlf. 468 51 950
Praktiske opplysninger
Program
Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd!
Ikke forvirr leseren - bruk begrepene bevisst! «I balanse» og «overskudd» er de to mest forvirrende begrepene i kommuneøkonomien. For vanlige folk betyr dette noe helt annet enn for kommuneøkonomer.
14. september 2012 - 8:49 (Oppdatert: 14. september 2012 - 8:50 ) | Av Ole Petter Pedersen
Fakta
ØKONOMIBLOGGEN
Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen her på Kommunal-Rapport.no.
Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og
Førstehjelp for lokalpolitikere.
Klarer du å være bevisst hvordan du bruker "i balanse" når du nå skal skrive budsjettforslaget?
ØKONOMIBLOGGEN
Hvis du spør en som er utdannet innen kommuneøkonomi, vil «i balanse» bety at kommunen i fjor hadde nok penger, enten i form av inntekter eller hardt oppsparte midler, til å dekke utgiftene. Dermed kan kommuneøkonomien være «i balanse» selv om man har svidd av disposisjonsfondet på to år. For en vanlig innbygger gir slikt ingen mening. Du har ikke balanse i egen økonomi hvis du hvert år må bruke 50.000 kroner av sparekontoen for å dekke utgifter til husly og mat.
Balanse-begrepet er dessverre altfor mye brukt i kommuneøkonomikretser. Konsekvensen er at det blir vanskelig for vanlige politikere og innbyggere å forstå hvor god kommunens driftsøkonomi egentlig er.
Derfor er det viktig at du tar utgangspunkt i netto driftsresultat, helst korrigert for kunstige inntekter – se en økonomiblogg fra forrige uke om nettopp det.
Klarer du å være bevisst hvordan du bruker «i balanse» når du nå skal skrive budsjettforslaget?
Noe av det samme problemet er knyttet til «overskudd» og «underskudd». Mange rådmenn og økonomisjefer kaller mindreforbruk for «overskudd». Men kommunen kan ha mindreforbruk og samtidig ha et netto driftsresultat i minus. Det kan skje hvis summen av årsoppgjørsdisposisjonene er større enn driftsunderskuddet. Det går altså an å drive med mindreforbruk og samtidig tømme kommunen for oppsparte midler på disposisjonsfondet. Dette er helt ulogisk for vanlige velgere, etter mitt syn. En enkel
huskeregel kan være: Bruk ikke «overskudd» eller «underskudd» som begrep om annet enn netto driftsresultat! Da er du kvitt det pedagogiske problemet.
Hvordan ubalanse blir balanse
La oss ta Karmøy som eksempel. I fjor gikk kommunen i balanse, ifølge kommuneøkonomterminologien:
De som er vant til å lese slike oppstillinger (dette er fra Kostra) vil umiddelbart se at mer-/mindreforbruk var null – altså «balanse», verken overskudd eller underskudd. Men netto driftsresultat er jo på -52 millioner kroner! Kommunen har brukt over halvparten av sitt disposisjonsfond på å komme «i balanse». Nå kan et dårlig netto driftsresultat ha gode forklaringer, men det vil være helt feil å skulle framstille dette som «balanse».
Jeg understreker at Karmøy er brukt som eksempel fordi tallene er så tydelige, ikke fordi kommunen har presentert sine tall feil!
Den beste presentasjonen av slike tall er å fortelle at kommunen fikk et stort netto driftsunderskudd i fjor, og at den måtte halvere disposisjonsfondet for å dekke inn dette. «Slik kan det ikke fortsette», vil gjerne en ansvarlig rådmann legge til. Det vil vedkommende ha helt rett i, og kommunens eiere – innbyggerne – vil ha en rimelig mulighet til å forstå hovedtrekkene i den økonomiske situasjonen.
Her er grafen du må ha med i budsjettet
ØKONOMIBLOGGEN
Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen her på Kommunal-Rapport.no.
Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og
Førstehjelp for lokalpolitikere.
Det er viktig å skille mellom budsjettets tekniske funksjon og den pedagogiske funksjonenNår dere legger fram budsjettforslaget i høst, sørg for å ha med denne grafen i
presentasjonen:
Netto driftsresultat i Lillevik kommune
Netto driftsresultat 2008-2011, anslag 2012 og økonomiplan 2013-2016. Korrigert netto
driftsresultat = netto driftsresultat - momskomp. investeringer - premieavvik.
Netto driftsresultat er det viktigste nøkkeltallet i kommunesektoren. Som
Teknisk beregningsutvalg skriver i sin siste rapport:
«Netto driftsresultat er utvalgets hovedindikator for den økonomiske balansen i
kommuner og fylkeskommuner. Netto driftsresultat viser årets driftsoverskudd etter at
renter og avdrag er betalt, og er et uttrykk for hva kommuner og fylkeskommuner har
til disposisjon til avsetninger og investeringer. Over tid bør netto driftsresultat for
kommunesektoren under ett utgjøre om lag 3 prosent av inntektene.»
Nå kan det være gode forklaringer på et dårlig netto driftsresultat, og et godt resultat kan
være resultatet av tilfeldigheter. Likevel er dette et viktig tall, og det er ganske lett å
forklare det overfor dem som ikke er eksperter – nemlig kommunens eiere, innbyggerne.
Så hvorfor er det så mange rådmenn og økonomisjefer som ikke presenterer tallet i
budsjettdokumentet?
En forklaring er selvsagt at kommuneøkonomi som fag ikke er opptatt av «fortjeneste»,
som vi kanskje litt unøyaktig kan kalle netto driftsresultat. Men da er det viktig å skille
mellom budsjettets tekniske funksjon – utgiftene skal fordeles på rett Kostra-art, det skal
være nok penger til å dekke løpende utgifter og så videre – og den pedagogiske
funksjonen. Budsjettet skal være lett å forstå for kommunens eiere og
kommunestyrerepresentantene – inkludert backbenchere.
Da må netto driftsresultat være med. I tillegg bør man også presentere et korrigert
netto driftsresultat, rett og slett fordi regnskapsreglene i kommunesektoren nå for tiden
fører til fiktivt gode driftsresultater. Heldigvis er det snart slutt på at
momskompensasjon for investeringer skal føres i driftsregnskapet, men fortsatt
står det som en driftsinntekt. I tillegg er det stort sett slik at den regnskapsførte
pensjonskostnaden er til dels altfor lav. Derfor gir et korrigert resultat gjerne bedre
styringsinformasjon.
Korrigert netto driftsresultat = Netto driftsresultat –
momskompensasjon – premieavviket
Du kan lese denne artikkelen fra tidligere i år, der vi har sett på både netto driftsresultat
og korrigert resultat. For 2011 ga disse to indikatorene et litt forskjellig inntrykk av
Kommune-Norge.
Man trenger ikke dvele lenge ved netto driftsresultat i budsjettdokumentet. Men det er
viktig at tallene er lett tilgjengelige. Det skal være lett for politikerne å spørre: «Hvorfor
ligger vi ikke på 3 prosent i netto driftsresultat?» Så får det være opp til en god
administrasjon å ha klare svar.
Presisering: "Premieavvik" i denne artikkelen utgjør årets premieavvik OG det som
kalles "amortisert premieavvik". Jeg bruker premieavvik som samlebegrep for å
forenkle.
Få fram endringene i budsjettet
ØKONOMIBLOGGEN
Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen her på Kommunal-Rapport.no.
Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og
Førstehjelp for lokalpolitikere.
Dropp desimalene når du regner på prosentvis endring, det gjør det hele enda enklereØKONOMIBLOGGEN
Det typiske i et budsjettforslag er at tabellene inneholder fire kolonner: Regnskap for i
fjor, opprinnelig budsjett i år, justert budsjett og til slutt forslag for neste år.
Jeg etterlyser en femte kolonne, uten at jeg vel skal erklære meg for femtekolonist.
Seriøst: Hvordan skal en vanlig leser klare å forholde seg til disse fire tallrekkene og
forstå hva som er de viktige tallene i tabellen?
En enkel test kan avsløre hvor lett eller vanskelig dette er for leseren. Her er
en enkel tabell, brutto driftsutgifter i Surnadal kommune i fjor og i 2010. Jeg har til og
med halvert mengden informasjon målt mot det som er i en vanlig budsjettoppstilling,
for å gjøre testen så banal som mulig. Hvor lang tid bruker du på å finne ut hvilken av
disse sektorene som økte mest i fjor, i prosent?
Det er ikke så enkelt, er det vel? Eller er du medlem av Mensa og fikser dette lett? La oss
legge til en kolonne som viser endring fra 2010 til 2011, i prosent:
Hvor mange sekunder brukte du nå på å se hvor de store endringene har kommet? Om
du er som meg, var det plutselig åpenbart at barnevern var «vinneren», mens
sosialtjenesten virkelig var det stedet kostnadene ble kuttet.
Så enkelt kan du legge fram en langt mer forståelig styringsinformasjon.
Dropp desimalene når du regner på prosentvis endring, det gjør det hele
enda enklere. Om endringen er på 1,6 eller 2 prosent spiller som regel nærmest ingen
rolle i det store bildet.
Gitt at slik dere jobbet i år er grunnlaget for hvordan dere skal jobbe neste år er det mer
relevant for leseren å vite hvordan endringen er, enn den totale summen som går til
tjenesten.
Tør du innføre femtekolonnen i høst? Jeg garanterer at det et sted i kommunestyresalen
sitter minst én person som vil bli glad.
Kjenner du etterspørselen?
ØKONOMIBLOGGEN
Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen her på Kommunal-Rapport.no.
Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for
journalisterog Førstehjelp for lokalpolitikere.
Det er talende at det eneste tallet i Kostra som måler etterspørsel, er venteliste på kultur- og musikkskolerDu skal ikke ha hatt mye matematikk på videregående for å ha vært innom teorien om
tilbud, etterspørsel og optimal pris. I det private er det å måle etterspørsel helt naturlig.
Men i det offentlige er det svært fremmed.
Det er talende at det eneste tallet i Kostra som måler etterspørsel, er venteliste på kultur-
og musikkskoler. Ingen har noen nasjonal oversikt over hvor mange 10.-klassinger som
må vente mer enn fire uker eller fire måneder på PP-tjeneste, eller hva som skjer med de
som søker om sykehjemsplass og får avslag.
Dessverre er det lite som tyder på at staten akter å kreve at kommunene måler dette. Så
da må dere gjøre jobben selv. For i dagens velferdssamfunn er det å få innfridd ordinære
rettigheter en selvfølge. Da kan ikke det offentlige behandle sine egne eiere, innbyggerne,
som om de skal være glad for at de i det hele tatt får et tilbud.
Finn fem viktige velferdsgoder og mål etterspørselen over tid. Rapporter utviklingen i
budsjettet og i regnskapet.
Et forslag til fem målepunkter, erstatt gjerne med noe som er mer relevant
for din kommune:
1. Hvor mange søker om forsterket undervisning på hvert trinn i grunnskolen, hvilket
svar får de og hvor lang tid går det fra søknad foreligger til forsterket undervisning er satt
i verk?
2. Hvor lang tid tar det fra det foreligger en søknad om sykehjemsplass, til vedtaket er
fattet – hva er vedtaket, hvilket tilbud får de som ikke får sykehjemsplass – og hvor lang
tid tar det i gjennomsnitt fra man søker om plass, til man faktisk bor på sykehjemmet?
3. Hvor lang tid tar det fra det foreligger en søknad om hjemmehjelp, til vedtaket er fattet
– og får de som søker, den hjelpen de søker om?
4. Hvor mange søker om barnehageplass «utenom tur» i løpet av året, og hvor lenge må
de vente på å få plass?
5. Hvor mange søker om sosialstøtte, hvor lang tid tar det før de får svar, og hvilket tilbud
får de faktisk?
Det er ikke nødvendigvis slik at alle som søker om en kommunal tjeneste har krav på å få
søknaden innfridd. Men om det viser seg at det går seks måneder fra noen ber om
forsterket undervisning og til den faktisk er på plass – da leverer ikke kommunen slik
den bør ut fra den velferdsstandarden vi har satt for oss selv.
Uansett tar du det første, viktigste skrittet ved faktisk å måle det som etterspørres, og
ikke bare det som produseres.
Ni av ti ordførere journalfører ikke sms Dokumentbegrepet har vært teknologinøytralt de siste ti årene. Likevel
journalfører ordførere svært få tekstmeldinger, viser undersøkelse
kommunal-rapport.no har gjennomført.
21. september 2012 - 14:18 | Av Vegard Venli
«Et dokument er en logisk avgrensa informasjonsmengde lagret på et medium for
senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende».
Slik ble dokumentbegrepet definert gjennom en endring av arkivloven i år 2000.
Definisjonen følger også dagens offentlighetslov, og innebærer at innholdet, ikke
formatet, er avgjørende for når journalføringsplikten oppstår.
Ventes drøftet i arkivmeldingen
Kulturdepartementet har foreslått å sidestille sms-meldinger med telefonsamtaler, slik at
journalføring av sms i praksis vil bli frivillig. Forslaget utløste protester fra blant andre
presseorganisasjonene og det kommunale arkivmiljøet. Høringsfristen gikk ut i januar
2011, men departementet har fortsatt ikke konkludert.
Etter hva kommunal-rapport.no får opplyst fra flere kilder, vil spørsmålet drøftes i
stortingsmeldingen for arkiv, som er ventet offentliggjort straks.
Som vi rapporterte tidligere denne uken, ble det på en arkivkonferanse i Kongsberg røpet
at flere utenfor departementet alt har fått tilgang på stortingsmeldingen.
Bare én av ti har journalført sms
Kommunal-rapport.no har sendt ut en spørreundersøkelse til landets ordførere. Vi
mottok 125 tilbakemeldinger. Resultatene viser at:
27 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak per sms, men bare 10 prosent
har journalført dette det siste året
96 prosent har journalført innhold mottatt per e-post det siste året
20 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak i sosiale medier, men kun 8
prosent har journalført dette.
80 prosent opplever at kommunens saksbehandlingssystem gjør det enkelt å
journalføre innhold som mottas digitalt
Vilde Ronge, leder av Norsk arkivråd, synes det høres lite sannsynlig ut at ni
av ti ordførere ikke har mottatt journalføringspliktig innhold per sms hittil i
år.
– Dette bildet føyer seg dessverre inn i rekken av vårt inntrykk av hvordan
journalføringsreglene praktiseres. Når undersøkelsen viser at det ikke er teknikken det
står på, må det være mangel på gode holdninger som gjør at såpass lite journalføres, sier
hun.
Det glipper daglig i Arendal
Under arkivkonferansen på Kongsberg denne uka innrømmet Harald Danielsen,
rådmann i Arendal og leder av rådmannsutvalget i KS, at journalføring av sms glipper
både for ham og ordføreren.
– Personlig mottar jeg sikkert 50 e-poster om dagen. Antallet sms-er har jeg ikke talt.
Bare det å få åpnet og respondert å en såpass stor mengde krever sitt. Når man i tillegg
skal reflektere over hvorvidt innholdet er journalføringspliktig, kan det fort glippe, for å
si det forsiktig, uttalte Danielsen.
Arendals-rådmannen røpet også at ordføreren slurver.
– Han er opptatt av å gjøre alt riktig. I begynnelsen hadde han flakkende blikk hele tiden,
men nå ser han mer avslappet ut. Jeg tror ikke det er fordi rutinene er blitt bedre, men
fordi han har resignert, sa Danielsen.
Han gikk langt i å uttrykke at han mener det er for mye forlangt av kommunene å
journalføre sms-meldinger slik loven krever.
– Går en for langt i å ha fokus på marginalene, risikerer en å glippe på basisen, mener
Danielsen.
Arendal-ordfører Einar Halvorsen (H) kjenner seg ikke helt igjen i beskrivelsen, men
vedkjenner at journalføringsplikten er arbeidskrevende.
– Skulle jeg journalført alt jeg mottar, så kunne jeg sittet hele dagen. Jeg gjør det slik at
sms-er jeg mottar som jeg selv vurderer som viktige, sendes videre til politisk sekretariat
for vurdering, sier ordføreren.
– Må ta arkivdanning på alvor
Vilde Ronge er derimot bekymret over dagens mangel på journalføring, og mener at vår
undersøkelse setter problematikken på spissen.
– En ordfører er kommunens øverste leder. Det gir en utrolig dårlig signaleffekt når det
viser seg at såpass mange dropper lovpålagt journalføring, sier Ronge.
Hun forventer at stortingsmeldingen for arkiv har tatt innover seg lovens
dokumentbegrep, slik at relevant innhold sikres for ettertiden.
– Vi mener det er kunstig å lage egne regler for bestemte typer format. Jo lenger vekk
man kommer fra det gammeldagse dokumentet med kommunens brevhode og signatur,
jo lavere tror jeg terskelen blir for at innholdet ikke journalføres. Her må det
holdningsendringer til, mener Ronge.
Hun er bekymret for fremtidens arkiver, fordi grensene mellom hva som er arkivverdig
og ikke stadig blir mer visket ut etter hvert som nye former for digital kommunikasjon
dukker opp.
– Det er på tide at man innser at arkivdanning er noe annet enn arkivdepot. Skal man få
gode arkiver å deponere for fremtiden, er man først nødt til å gjøre en innsats i
danningsprosessen. Det trengs en innsats for å bevisstgjøre og få folk til å forstå
betydningen av dette. Skal man bare fokusere på depoter i den nasjonale arkivdebatten,
så bommer man kraftig, advarer Ronge.
Sykefraværet falt i 1. halvår Sykefraværet blant kommuneansatte falt til 7,5 prosent i år. I en
snittkommune har 54 ansatte legemeldt fravær hver eneste dag. Her
finner du hele lista.
20. september 2012 - 15:12 (Oppdatert: 20. september 2012 - 15:15 ) | Av Ole Petter Pedersen
Statistisk sentralbyrå (SSB) har på oppdrag fra Kommunal-Rapport.no utarbeidet tall for
legemeldt sykefravær i 1. halvår.
Nederst i saken finner du hele oversikten.
Tallene viser at det var 7,5 prosent fravær i årets seks første måneder, en nedgang fra i
fjor på 0,3 prosentpoeng. Av de siste åtte årene er det bare 2005 og 2010 det er registrert
lavere sykefravær i 1. halvår.
Til sammen forsvant like over 3 millioner dagsverk i legemeldt fravær i kommunene. I
snitt betyr det at 54 ansatte er borte fra jobb hver dag med legeerklæring.
I 250 kommuner har fraværet falt, mens det har gått opp i 176 andre kommuner.
Om vi ser bort fra de aller minste kommunene, der små endringer kan gi store
prosentvise utslag, er det Verran kommune som har det høyeste legemeldte fraværet i 1.
halvår (11,2 %). Øksnes, Narvik, Ballangen, Flesberg, Bjugn og Vardø ligger alle
også over 10 prosent i fravær.
Det er det legemeldte fraværet som i all hovedsak står for sykefraværet i
kommunesektoren. Egenmeldt fravær utgjør omtrent ett prosentpoeng, og varierer lite
fra periode til periode.
Lavest i Østerdalen og Numedal
Sett bort fra de minste kommunene er det Os i Østerdalen og Nore og Uvdal som har
det laveste sykefraværet i første halvår (3,8 %). I 11 andre kommuner er legemeldt fravær
under 5 prosent: Sømna, Tana, Dovre, Skjåk, Hjelmeland, Mandal, Lesja, Austrheim,
Evje og Hornnes, Krødsherad og Gjesdal.
Sykefravær 1. halvår 2012
Knr KOMMUNE Fylke Fravær 2011
Fravær 2012
Endring i prosent
1601 Trondheim Sør-Trøndelag 9.1 8 -12
1612 Hemne Sør-Trøndelag 7.4 7.8 5
1613 Snillfjord Sør-Trøndelag 7.6 7.6 -1
1617 Hitra Sør-Trøndelag 9.9 8.6 -13
1620 Frøya Sør-Trøndelag 7.5 8.7 15
1621 Ørland Sør-Trøndelag 6.5 6.7 3
1622 Agdenes Sør-Trøndelag 5.5 4.2 -24
1624 Rissa Sør-Trøndelag 8.1 9 11
1627 Bjugn Sør-Trøndelag 9.3 10.1 8
1630 Åfjord Sør-Trøndelag 4.6 5.2 13
1632 Roan Sør-Trøndelag 10.6 7.9 -26
1633 Osen Sør-Trøndelag 5.6 8.1 46
1634 Oppdal Sør-Trøndelag 8.4 5.9 -30
1635 Rennebu Sør-Trøndelag 5.6 6.4 13
1636 Meldal Sør-Trøndelag 7.2 7.5 4
1638 Orkdal Sør-Trøndelag 6.7 7.4 11
1640 Røros Sør-Trøndelag 7.4 5.7 -23
1644 Holtålen Sør-Trøndelag 5.4 5.7 6
1648 Midtre Gauldal Sør-Trøndelag 7.4 7.2 -3
1653 Melhus Sør-Trøndelag 6.9 7.4 7
1657 Skaun Sør-Trøndelag 9.1 7.1 -23
1662 Klæbu Sør-Trøndelag 9.3 7.4 -21
1663 Malvik Sør-Trøndelag 10 7.9 -21
1664 Selbu Sør-Trøndelag 8.1 8 -1
1665 Tydal Sør-Trøndelag 4.7 4.6 -2 Viser 1 til 25 av 25 linjer (filtrert fra 429 totalt antall linjer)
Legemeldt fravær 1. halvår 2011 og 2012, endring i prosent. Sykefraværsdagsverk for
arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune.
I prosent av avtalte dagsverk (sykefraværsprosent). Kilde: SSB.
Eventuelt
Saken behandles i Møtedato Saksnr
Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 040/12
Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/127-3
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.