FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget · FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 19. desember 2012 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus – Møterom A Faste medlemmer

FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget

Møteinnkalling

DATO: Onsdag 19. desember 2012 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus – Møterom A Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste

033/12 Referatsaker 034/12 Orientering om "Verket" med besøk ved enheten 035/12 Orientering fra rådmannen vedrørende oppvekst og kultur 036/12 Orientering fra revisor - status for revisjonsarbeidet 037/12 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2013

Frosta/Steinkjer, 10.12.12 Jens Hagerup Paul Stenstuen leder kontrollsekretær E-post: [email protected] Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40

SAK 033/12 REFERATSAKER

Referat 1 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 2013 Vedlagt 2 Frosta kommune KST 92/12 Forenklet tilstandsrapport og

strategi for vedlikehold Ikke vedlagt

3 Værnesregionen AU Møtereferat 041212 og årshjul Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer 10.12.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær


Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 19.12.12 Paul Stenstuen 033/12 418-1717-5.3

Hovedtemaer:

Samhandlingsreformen >Kommunal beredskap >

Styring >Korrupsjon >

Tilsyn >

Minikurs:

>

MålgruppeLedere/medlemmer av kontrollutvalg,

kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren

NKRFsKontrollutvalgskonferanse

6-7 februar 2013Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen

P R O G R A M

Følg konferansen på Twitter:#ku13nkrf

www.twitter.com/nkrf

De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap

Onsdag 6. februar

09.00

10.00

10.30

11.30

12.45

10.10

13.30

13.50 17.00

19.30

u Møteleder: Annonseres senere

Registrering og kaffe / Utstilling

Velkommenu Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund

Åpningu Gunn Marit Helgesen, styreleder, KS - Kommunesektorens organisasjon

Samhandlingsreformen. Kommunens ansvar – hvordan løser vi det?u Else Karin Myhrene, kommunalsjef, Oppegård kommune

Lunsj / Utstilling

Kommunal beredskap. 22. julikommisjonens rapport og læringu Alexandra Bech Gjørv, advokat og partner, Advokatfirma Hjort DA, og leder for 22. julikommisjonen

Pause / Utstilling

Styring i offentlig sektor (med innlagte pauser)

Innledere:

Målehysteri eller god styring?u Aksel Hagen (SV), leder, Stortingets kommunal- og forvaltningskomite

Om målstyring – styrker og fallgruveru Kristin Clemet, leder, Civita

KS EffektiviseringsNettverkeneu Greetje Refvem, fagsjef, KSu Chriss Madsen, spesialrådgiver, KS

Paneldebatt: Nærmere presentasjon kommer.

Middag

– på

vak

t fo

r fel

less

kape

ts v

erdi

er

– på

vak

t fo

r fel

less

kape

ts v

erdi

er

Torsdag 7. februar

09.05

09.00

10.00

10.30

11.30

12.45

13.30

13.50

14.45

VelkommenAnnonseres senere

Antikorrupsjon i kommuneneu Tor Dølvik, spesialrådgiver, Transparency International Norge

Pause og utsjekking / Utstilling

Kontrollen og tilsynets plass i demokratiet u Anders Anundsen (FrP), leder, Stortingets kontroll- og konstitusjonskomite

Lunsj / Utstilling

Kommunene sjekker ikke hvordan bestemor har det u Terje Kili, fagdirektør, offentlige tjenester, Forbrukerrådet

Pause / Utstilling

Programposten annonseres senere

Tillit i tilsynets tid u Andreas Hompland, sosiolog, skribent og scenarist

Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF)

De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (begrenset antall plasser)

Målgruppe: Ledere og medlemmer av kontrollutvalg

u Åge Sandsengen, registrert revisor og daglig leder, Kommunerevisjon IKS Valdres – Hallingdal

Innhold:• Det kommunale økonomisystemet• Regnskapets oppbygging• Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene – spesielt i balansen• Anordningsprinsippet• Resultatbegrepet

På konferansen i 2012 ble utbyttet av det samme minikurset av Sandsengen evaluert av deltakerne til et gjennomsnitt på over 5 på en skala fra 1 til 6, der6 er særdeles godt.

Minikurs

u Møteleder: Annonseres senere

15.15

09.00 11.30

Velk

omm

en p

å ko

nfer

anse

!er

ling@

erlin

gsde

sign

.no

/ 1

9.1

1.2

01

2

Påmelding•Påmeldingsfrist:19.desember2012.

•BindendepåmeldingskalskjeviaNKRFs nettsider

•Fakturavilblitilsendtetterpåmeldingsfristensutløp.

•Dettasforbeholdomendringeriprogrammet.

Avbestillingsbetingelser

•Avbestillingmåskjeskriftlig.

•Detvilvedavbestillingeretterpåmeldingsfristensutløpkrevesetgebyrpåkr500tildekningav

administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av

konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt.

•Avbestillingvedlegitimertsykdombehandlessærskilt.

•Avmeldingpåkonferansedagen,ellerev.uteblivelse,medførerfullkonferanseavgift.

•Vedhotellreservasjonkommeritilleggev.ansvaretoverforhotellet.

•Deltakelsekanvedbehovoverførestilenannenkollega.

Konferansepriser*•Deltakelsem/overnattingogmiddag:Kr5800(ikke-medlemmer:Kr6200)

•Deltakelseu/overnattingogmiddag:Kr4700(ikke-medlemmer:Kr5100)

Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene.

•Ekstraovernattingm/frokostfra5.-6.februar2013:Kr1300.

*) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris.

KonferansehotelletClarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen

Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet

Forhåndsgodkjenning13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning.

Norges Kommunerevisorforbund

Postboks1417Vika,0115Oslo

Telefon23239700,[email protected],www.nkrf.no

www.twitter.com/nkrf (#ku13nkrf)

faglig arena • nettverksbygging • inspirasjon

G E N E R E L L I N F O

NKRFsKontrollutvalgskonferanse

6-7 februar 2013

http://www.nkrf.no/kurs_cms/Fagkonferanse_og_seminar/NKRFs_Kontrollutvalgskonferanse_/detaljer

https://www.nordicchoicehotels.no/Clarion/Clarion-Hotel-Oslo-Airport/

https://www.nordicchoicehotels.no/Comfort/Comfort-Hotel-RunWay/

http://www.nkrf.no/kurs_cms/Fagkonferanse_og_seminar/NKRFs_Kontrollutvalgskonferanse_/detaljer

MØTEREFERAT ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN

Møtedato/sted: 04.12.12 kl. 13-18 på Teveltunet Fjellstue i Meråker. Tilstede: Arne Ketil Auran, Kjell Fosse, Kristian Rolstad, Henrik Vinje, Kari L. Øfsti,

Karsten Reitan, Gunnbjørn Berggård, Roar Øverås og Kari Krogstad.

Forfall: Ingen. Andre: Runar Asp og Asbjørn Brenne. Referent: Asbjørn Brenne Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 88/12 Referat fra møte 7.nov. 2012 ble godkjent. Sak 89/12 Referatsaker

1. Utlysing av oppdrag med følgeevaluering – status v/sekretariatet. 2. Opplegg for årlig møte i VR (SNP) v/sekretariatet. 3. Prosess med tilsetting av rådgiver i sekretariatet – status v/sekretariatet. 4. Medlemskap i KINS (Kommunal Informasjonssikkerhet) for VR ? 5. Felles tjeneste for barn og unge – en mulig prosess v/samhandlingsleder.

Vedtak: Til pkt. 1 – Tas til orientering. Til pkt. 2 – Årlig møte knyttet til SNP i VR avvikles høsten 2013 med hovedfokus på reiseliv. Til pkt. 3 – Tas til orientering. Til pkt. 4 – Det tegnes medlemskap i Kommunal Informasjonssikkerhet for VR (Tydal, Selbu, Stjørdal, Frosta, Meråker). Kostnader fordeles i samsvar med vedtatt fordelingsnøkkel i samarbeidsavtale for ”Personvernombud i VR”. Til pkt. 5 – Fagrådet for helse/omsorg inviterer andre fagansvarlige i arbeidet med sektorovergripende arbeid for mulig felles tjeneste for barn og unge. Opplegg/Prosess for å kartlegge jobbing med barn og unge, utarbeides som grunnlag for forankring i kommunene.

Sekretariatet: Adresse: Værnesregionen, Stjørdal kommune, postboks 133, 7501 Stjørdal

e-post: [email protected] Tlf. 74 83 37 95

Mobil 957 00 580

mailto:[email protected]

Sak 90/12 Myndighet og myndighetsutøvelse for politiske nemnder

I møte 24.okt ba RR om at AU bidrar med å avklare myndighet og myndighetsutøvelse for politiske nemnder. Skisse til drøfting ble lagt fram av sekretariatet og samhandlingsleder. Vedtak: 1. AU slutter seg til skisse til avklaring av myndighet og myndighetsøvelse

for politiske nemnder i VR slik: a. Det inntas prosedyre for behandling av klage mot DMS og

Frisklivssentralen. b. Behovet for klagenemnd for barnevern vurderes videre. c. Nødvendig kvalitetssikring av klagebehandling gjennomføres.

2. Saken legges fram for RR 5. des. Sak 91/12 Prosjekt ”Arealplanlegging, byggesak, tilsyn, deling/oppmåling, plan og

geodatabehandling” Målsettinger med prosjektet, og eventuell samordning mot nasjonal pilotprosjektet ”Plan, miljø og landbruk - helhetlig samfunnsplanlegging”, ble drøftet.

Vedtak: 1. Videreføring av prosjektet må sees i sammenheng med eventuell deltakelse

i nasjonal pilotprosjekt for ”Plan, miljø og landbruk – helhetlig samfunnsplanlegging”.

2. Oppstart avventes inntil eventuell deltakelse i pilotprosjektet er avklart. 3. Kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal ønsker å delta i

forprosjektet. 4. Prosjektplanen revideres ved deltakelse i pilotprosjektet. Revidert plan

sluttbehandles senere. Sak 92/12 Strategi for videreutvikling av VR

Mål og strategier ble drøftet. Leder i AU la fram synspunkter som grunnlag for drøfting. NIVI-rapport 2012-3 Alternative forvaltningsretninger i NT var utsendt som grunnlag, samt presentasjon fra NIVI Analyse på høstkonferansen i KS NT 23. nov 2012. Vedtak: Synspunkter og innspill tas med til drøfting i RR 5. des.

Sak 93/12 Møteplan/Årshjul 2013 for AU, RR og PN Sekretariatet har, i samråd med samhandlingsleder, lagt fram forslag til møteplan.

Vedtak: 1. AU slutter seg til forslag til møteplan/årshjul 2013 for AU, RR og PN.



Mobil 957 00 580


2. Planen legges fram for RR 5.des. 3. Innkalling for alle møter sendes ut nå.

Sak 94/12 Valg av leder og nestleder i AU 2013-2014

Forslag på kandidater ble fremmet i møtet. Vedtak: Som leder for AU i perioden 2013-2014 velges Henrik Vinje. Som nestleder velges Kristian Rolstad.

Sak 95/12 Eventuelt

• Besøk fra Rogaland (Etne, Sauda, Suldal, Vindafjord) tirsdag 12.februar 2013. Fra VR deltar sekretariatsleder, samhandlingsleder, aktuelle tjenesteledere, leder i RR, leder i AU, rådmann i Selbu og evt flere rådmenn og ordførere. Sekretariatet og samhandlingsleder følger opp videre planlegging.

• Bruk av velferdsteknologi og fagsystemer innen helse og omsorg. Rådmannen i Selbu mener det er behov for støtte ut i kommunene - kan samhandlingsleder se litt på behovet, og tilgangen på spisskompetanse? Arbeidet med elektronisk meldingsutveksling er startet med etablering av egen driftssentral i VR, og dette henger sammen med bruk av velferdsteknologi. Stjørdal kommune har ressurser på området, og vil dele kunnskap og erfaringer til andre kommuner. Mange kommuner i Norge jobber med velferdsteknologi. Rådmannen i Malvik orienterte om at Malvik kjører eget 2-årig prosjekt sammen med kommuner i Trondheimsområdet. Viktig å dele kunnskap. Problemstillingen med Fag/IT følges opp i et senere møte inkludert organisering av meldingsutveksling. Sekretariatsleder kaller inn Inge Falstad, Iver Sunset og Runar Asp for å avklare status og videre framdrift i arbeidet med meldingsutveksling.

• Det er 5 søkere på hhv stillingen som barnevernsleder og som leder for PPT. Dette er få søkere og vertskommunene stilte spørsmålet om stillingen skal lyses ut på nytt. AU er enig i at begge stillingene lyses ut på nytt.

Sekretariatet, 4. des. 2012 A.B., ref.



Mobil 957 00 580


SAK 034/12 ORIENTERING OM «VERKET» MED BESØK VED ENHETEN

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/12 Tilleggsopplysninger Kontrollutvalget har anmodet om en orientering om «Verket», samt om få avlegge «Verket» et besøk. Forhold som ønskes belyst vil bl.a. være hvilke tilbud «Verket» har til de ulike målgruppene en retter seg mot. I tillegg ønskes også belyst hvordan tilbudet kommuniseres ut mot de aktuelle målgruppene, antall brukere og den økonomiske status. Administrasjonen vil gi en orientering i møte. Deretter legges det opp til at kontrollutvalget avlegger «Verket» et besøk. Saksopplysninger Besøk ved en utvalgte kommunal enheter gir kontrollutvalget gode muligheter til å skaffe seg et inntrykk av kommunens ulike virksomheter. Steinkjer 10.12.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær



SAK 035/12 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE OPPVEKST OG KULTUR

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 31/11 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til det første møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering vedørende temaene oppvekst og kultur, jf. kontrollutvalgets sak 31/11. Rådmannen vil også gi en orientering om aktuelle saker og eventuelle utfordringer, samt om iverksatte og planlagte tiltak. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 10.12.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær



SAK 036/12 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET

Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollutvalget vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. off.l. §13 og forv.l. §13. Steinkjer 10.12.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær



2

SAK 037/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2013

Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for

2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede

orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2013. Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2. Plan for selskapskontroll Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2013 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i 2013. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Det foreslås at kontrollutvalget inviterer ordføreren og rådmannen til en gjensidig orientering og dialog i løpet av året. For at kontrollutvalget skal kunne holde seg informert om viktige sider ved kommunens virksomhet legges det opp til faste orienteringer fra administrasjonen, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer.



Vurdering Det skal utarbeides nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Arbeidet med disse vil derfor ha prioritet ved oppstarten av perioden. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer 10.12.12 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

2

Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 19. desember 2012, Sak 37/12

Frosta kommune Kontrollutvalget

Kontrollutvalgets årsplan

for

2013

Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76

E– post: [email protected] Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET ................................................................................................................................... 3

1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL ...................................................................................................... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR ........................................................................................................ 3

2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE ............................................................................................. 4 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET ...................................................................................................... 4

3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET ........................................................................................................... 4 3.2 REGNSKAPSREVISJON ............................................................................................................................. 4 3.3 FORVALTNINGSREVISJON ..................................................................................................................... 5 3.4 SELSKAPSKONTROLL .............................................................................................................................. 5 3.5 ANDRE OPPGAVER ................................................................................................................................... 5

3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER ..................................................................................... 5 3.5.2 OPPFØLGING AV SAKER .................................................................................................................... 5 3.5.3 BEFARING/BESØK ............................................................................................................................... 5 3.5.4 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE ...................................................... 5 3.5.5 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET ............................................................................................... 6 3.5.6 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM .................................................................................................... 6 3.5.7 TILSYN MED REVISJONEN ................................................................................................................. 6 3.5.8 RAPPORTERING ................................................................................................................................... 6

4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2013 ................................................................................................... 6 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013 .................................................................................................... 6 Vedlegg 1 - Møteplan 2013..................................................................................................................................... 7

_________________________________________________________________________________________________________________ KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 2 AV 7

INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Kommunestyret velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Jfr. kommunelovens (KL) § 76 og § 77. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er administrasjonssjefens (rådmannens) ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET I møte den 04.10.2011 og den 25.10.11 valgt kommunestyret et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden 2011 – 2015.

Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti Jens Hagerup SP Leder Jan Bakken Ap Knut Arne Hovdal Medlem Dagfinn Sørheim Sp Ragnhild Eggen Viken Sp Kari Berge H Nestleder Lars Bjørn Moksnes H Britt-Ranveig Nielsen Hernes H Medlem Sølvi Haugan V Jorunn Sterten Melhus V Medlem Kenneth Arntsen H Jens Hagerup og Britt-Ranveig Nielsen Hernes sitter i kommunestyret, mens Jorunn Sterten Melhus er valgt som varamedlemmer til kommunestyret.

1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av:

• Kommunelovens (KL) §§ 76 til 80 • Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner • Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner

Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget – som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget.

1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg § 4.


Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer.

2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. I tillegg skal det også føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET

3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens § 77 nr. 8. Dersom utvalget likevel velger å holde et møte for åpne dører, skal dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2013, se vedlegg 1

3.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til kommunestyret før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skal foreligge før formannskapet fortar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet.


3.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL § 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Plan for Forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget den 26.04.12 (sak 13/12), og vedtatt av kommunestyret den 29.05.12, sak 47/12.

3.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL § 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget den 26.04.12 (sak 14/12), og vedtatt av kommunestyret den 29.05.12, sak 46/12.

3.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde.

3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet med fokus på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, regleverk og overordnede planer.

3.5.2 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en årlig rapport til kommunestyret om hvordan vedtakene fra foregående år er gjennomført. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker.

3.5.3 BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Det legges opp til at kontrollutvalget i løpet av 2013 vil besøke en utvalgt virksomhet.

3.5.4 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL § 77.7. Ved behov for ytterligere saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. Det legges videre opp til et orienteringsprogram slik at kontrollutvalget holdes oppdatert om viktige saker i kommunen.


3.5.5 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, og vil følge opp saker / prosjekter kommunestyret ønsker kontrollutvalget skal følge opp.

3.5.6 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp.

3.5.7 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget.

3.5.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. 3.5.9 ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2013 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 30/12. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013 Se vedlegg 1 med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker.


Vedlegg 1 - Møteplan 2013 Temaer til behandling 2013 28.feb 25.apr 13.jun 19.sep 14.nov Referatsaker X X X X X Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen X X Kontrollutvalgets årsrapport 2012 X Orientering/dialog med ordfører og rådmann

Planlagte orienteringer fra administrasjonen

Økonomi X X Frosta skole X Værnesregionen X Arbeidsmiljø og sykefravær X

Skatteoppkreverfunksjonen X Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2012 X Forvaltningsrevisjon X Selskapskontroll X Revisjonsstrategi mv. X Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 X Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet X X Rapport - gjennomgang av møteprotokoller X X Andre orienteringer fra administrasjonen Andre saker

Documents

FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget · FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 19. desember 2012 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus – Møterom A Faste medlemmer