Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Arkivsak: 13/141

Møtedato/tid: 31.10.2013, kl. 16:00

Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen

Møtedeltakere: Jomar Aftret, lederIvar Skei, nestlederBritt HukkelåsBjørn LervoldJohan L. Borgen

Forfall:

Andre møtende:

Kopi: Varamedlemmer til orienteringOrdførerRådmannRevisjon Midt-Norge IKS

Sakliste

034/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 26.09.2013035/13 Profilering av kontrollutvalgets arbeid036/13 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra

revisor037/13 Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 - Diskusjonssak038/13 Orientering om aktuelle saker039/13 Referatsaker040/13 Eventuelt

Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven, med mindre utvalgetvedtar annet for den enkelte sak med hjemmel i lov.

Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til KontrollutvalgssekretariatMidt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post:eva.bekkavik@konsek.noVaramedlemmer møter etter nærmere innkalling.

Trondheim, 24.10.2013

Jomar Aftret (sign.)Leder av kontrollutvalget

Eva J. Bekkavikkonsulent, Konsek

1

Godkjenning av protokoll fra møte den 26.09.2013

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 034/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 033, &17Arkivsaknr.: 13/141-2

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingMøteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.09.2013 godkjennes.

Utrykt vedlegg:Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 26.09.2013 (utsendt tidligere)

SaksutredningGodkjenning av møteprotokoll

2

Profilering av kontrollutvalgets arbeid

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 035/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 033Arkivsaknr.: 11/195-26

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingSaken legges frem uten forslag til vedtak.

VedleggKontrollutvalgets rolle og arbeidsform

SaksutredningEt av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, varMedia. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter:

Viktigheten av en mediastrategiHvordan kan kontrollutvalgene bruke mediaHåndtere media

Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egendiskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlighøst 2013.

Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 13. juni 2013 i sak 21/2013 endiskusjonssake vedr . profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering.

På utvalgets møte den 26.september.2013, i sak 28/2013, ble en presentasjon avkontrollutvalgets rolle og oppgaver utarbeidet.Kontrollutvalget har et ønske om at presentasjonen publiseres i Klæbustikka,Klæbuposten og på hjemmesiden til Klæbu kommune. Ved en eventuell publisering iKlæbustikka og Klæbuposten så ønsker kontrollutvalget at det i tillegg gis eteksempel på en forvaltningsrevisjon, f.eks. det pågående prosjektet innen vann ogavløp.

Klæbuposten er invitert til kontrollutvalgets møte 31. oktober.Kontrollutvalgets sekretær har sendt e-post til ordfører vedr. publisering iKlæbustikka.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonKontrollutvalget må diskutere hvilke opplysninger de ønsker å ha med fra detpågående forvaltningsrevisjonsprosjektet innen vann og avløp i sin presentasjon avutvalgets arbeid. Saken legges derfor frem uten forslag til vedtak.

3

Kontrollutvalget i Klæbu

Den nye kommuneloven fra 1992 slår fast at alle kommuner skal velge etkontrollutvalg. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap, og skal på vegneav kommunestyret føre tilsyn med og kontrollere de politiske organer, ordførerog administrasjonen. Utvalget rapporterer direkte, og bare til kommunestyret.

Kontrollutvalget skal ikke overprøve selve politikken i beslutningene, og erderfor ikke en arena for partipolitikk. Oppgaven er heller å se til at lover blirfulgt, at planer blir etterlevd og målsettinger nådd, og at god forvaltningsskikkhersker i hele den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget skal med andreord gjennom sitt arbeid bidra til forbedring av kommunal forvaltning ogtjenester.

Det er kontrollutvalget som har ansvaret for revidering av kommunensregnskaper og kontroll av selskaper som kommunen har eierinteresser i.Utvalget gjennomfører også hvert år en eller flere forvaltningsrevisjoner.Gjennom en forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget undersøke grundighvordan kommunen arbeider innenfor ulike saksfelt. Revisjonsarbeidet utføresav et revisjonsselskap som legger fram resultatet av sitt arbeid forkontrollutvalget. Utvalget kan på eget initiativ gjennomføre spesielleundersøkelser og granskinger.

Kontrollutvalget har en uavhengig status innenfor den kommunalevirksomheten. Utvalget har et eget sekretariat som er helt atskilt fra den øvrigekommunale administrasjonen.

Kontrollutvalget er åpent for innspill fra innbyggere og ansatte, innspill somf.eks kan dreie seg om kvalitet på tjenester, god forvaltningsskikk,planoppfyllelse. Utvalget vil så i møte ta henvendelsen eller innspillet opp tildrøfting, og avklare om, og hvordan innspillet følges opp videre.Kontrollutvalget er IKKE et klageorgan. Klager på enkeltsaker rettes tilkommunens oppnevnte klageorgan, eller eventuelt til f.eks Fylkesmannen.

Etter lovendring 01. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje medøvrige politiske møter.

4

Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering frarevisor

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 036/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 216Arkivsaknr.: 12/161-3

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingKontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.

SaksutredningI henhold til kommunelovens § 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunensregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert iforskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i § 6 utdyper kontrollutvalgetstilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir § 6 i sinhelhet:

§ 6. Regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskapog kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på enbetryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidetog påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov ogforskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, elleravtaler med revisor.

Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert omrevisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledninginvitert oppdragsansvarlig revisor for Klæbu kommune til kontrollutvalgets møte forå orientere planleggingen av revisjonsarbeidet for 2013 og den løpende revisjonen sålangt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp detarbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måteog gi innspill til revisor i videre arbeid.

Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonKontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefalerkontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.

5

Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 - Diskusjonssak

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 31.10.2013 037/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 216, &30,Arkivsaknr.: 12/39-6

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingUtvalget ber sekretariatet om å ta med innspill og kommentarer som er fremkommeti møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015.

SaksutredningI henhold til Forskrift om kontrollutvalg, § 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan forforvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skalutarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første åreti perioden.

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 ble vedtatt av kommunestyret i sak 31/12på møte den 24.05.2012.

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 har følgende fokusområder:Tilpasset opplæringKommunal legevaktMiljø og energiByggesaksbehandlingKostnadseffektivitet innen sektor for vann og avløpBarnehagene

Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring påsitt møte 21.06.2012 i sak 18/2012. Ferdig rapport ble behandlet av kontrollutvalgeti sak 3/2013 (møte 07.03.2013), og av kommunestyret i sak 19/2013 (møte21.03.2013). Kommunestyret fattet vedtak i henhold til kontrollutvalgets innstilling:

1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Tilpasset opplæring og tidliginnsats” til etterretning.

2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2.Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes avkommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hvakommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats.Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svakeferdigheter i regning

3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratetsbrukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune.

4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding omhvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013.

I tillegg har kontrollutvalget bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus påkostnadseffektivitet innen sektor for vann og avløp på sitt møte 07.03.2013 i sak4/2013. Ferdig rapport vil bli lagt frem for kontrollutvalget i desember 2013.

6

For å sikre at Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 var i tråd medkommunestyrets behov, ba kontrollutvalget om innspill på fokusområder frahovedutvalgene for å få en så god forankring som mulig.

Kontrollutvalget skal i løpet av siste halvdel av 2013 utarbeide Plan forforvaltningsrevisjon for årene 2014 og 2015. Utvalget må i dagens møte diskuterehvordan de ønsker å legge opp dette arbeidet, skal man invitere til dialogmøte medhovedutvalgsledere, ordfører, varaordfører, eventuelt gruppeledere, be om å fåinnspill fra hovedutvalgene slik utvalget gjorde i 2012, eller skal man gjøre det påandre måter? Ønsker kontrollutvalget orienteringer fra ulike enheter i kommunen forå få informasjon som kan brukes i det videre arbeidet med utarbeidelse av planen?

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjonSekretariatet vil ta med seg eventuelle innspill og kommentarer fra kontrollutvalgetsom fremkommer i møtet. Utvalget må jobbe videre med utarbeidelse av Plan forforvaltningsrevisjon 2014-2015 på sitt møte i desember. Det vil være gunstig å fåplanen opp til behandling på kommunestyrets første eller andre møte i 2014.

7

Orientering om aktuelle saker

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 038/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 033, &17Arkivsaknr.: 13/141-4

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingSaken legges frem uten forslag til vedtak.

SaksutredningGjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiskeutvalgene, eventuelt innspill fra andre.

8

Referatsaker

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 039/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 033, &17Arkivsaknr.: 13/141-3

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingKontrollutvalget tar referatsakene til orientering.

VedleggProtokoll fra representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS30.09.2013

SaksutredningKontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker:

1. Møtereferat fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS, 30.09.2013.2. Muntlig orientering fra Samling for kontrollutvalg 15. oktober, kontrollutvalgets

medlemmer orienterer.

Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem somreferatsaker.

9

10

Eventuelt

Behandles i utvalg Møtedato SaksnrKontrollutvalget i Klæbu kommune 040/13

Saksbehandler: Eva J. BekkavikArkivkode: 033, &17Arkivsaknr.: 13/141-5

Kontrollutvalgssekretariatets innstillingSaken legges frem uten forslag til vedtak.

11