HRwijs inspiratiesessie 'Personeelsgesprekken voeren' 12/12/2013

HRwijs inspiratiesessies 12/12/2013, Edegem

Medewerkersbeleid in kleine socialprofitondernemingen

i.s.m.

Inleiding door Bruno Aerts, Directeur van Verso

HRwijs - Verso

Verso

➜ de intersectorale werkgeversorganisatie voor de socialprofitsector in Vlaanderen

➜ krachtenbundeling van 18 federaties uit diverse sectoren • gezondheidszorg

• welzijnssector

• aangepaste tewerkstelling

• socioculturele sector

• onderwijs

• mutualiteiten

De leden van Verso Verso

HRwijs Verso

➜ Verso-project HR-ondersteuning

➜ doelgroep • socialprofitsector

• kleine organisaties (< 50 VTE)

• starters in HR

HRwijs Verso

➜ met VIA4-middelen • 4de Vlaams intersectoraal akkoord voor de social- / non-profitsectoren

• b

• doelstelling > verbeteren instroom, doorstroom en retentie van

kwaliteitsvolle en gemotiveerde werknemers

Initiatieven HRwijs HRwijs

➜ interactieve website www.hrwijs.be •

• praktische insteek

• nieuwsbrief

• lancering voorzien in maart 2014

http://www.hrwijs.be/

Initiatieven HRwijs HRwijs

➜ adviessessies • 1 uur advies

• 2 compacte workshops

➜ inspiratiesessies • inleidende spreker

• 2 praktijkvoorbeelden

Meer informatie?

➜ Verso – HRwijs • Pieter Vleugels, projectverantwoordelijke hr

• [email protected]

• 0499 37 39 83

• @pietervleugels en @hrwijs

• www.linkedin.com/in/pietervleugels

• www.facebook.com/hrwijs

mailto:[email protected]



Verso

➜ gratis initiatief van Verso, Voka, Unizo en VKW

➜ Jobkanaal helpt met • eerstelijns hr-advies

• opmaak van vacatures

• zoektocht naar divers talent

➜ in seminariemap • meer uitleg over werking Jobkanaal

• checklist bij het opstellen van een leesbare vacature

Verso

➜ 3 Jobkanaaladviseurs • K -brabant en limburg)

o tel: 0474/98.70.65

o [email protected]

• Silvia Van Cauter (antwerpen-waasland, mechelen en kempen)

o tel: 0473/82.52.32

o [email protected]

• Jan Verdée (oost- en west-vlaanderen)

o tel: 0473/82.52.38

o [email protected]

➜ www.jobkanaal.be










http://www.jobkanaal.be/

Programma van de namiddag

Namiddagsessie ‘Personeelsgesprekken voeren’ Programma

➜ 13u30 – inleiding door Guido Van Hamme (Quest-it Consult)

➜ 15u00 - koffiepauze

➜ 15u15 - Paul Goossens (Sociale werkplaats Boskat)

➜ 16u05 - Bart Coucke (Bezigheidstehuis Ter Muiden)

➜ 17u00 - afsluiting van de dag

Inleiding ‘Personeelsgesprekken voeren’

Guido Van Hamme Quest-It Consult

Communiceren met medewerkers: “meer dan spreken alleen!"

Guido Van Hamme [email protected]

17 12 december 2013

Inhoud

Introductie

Definiëren

Context bepalen

Gesprekken voeren

Afspraken maken/opvolgen

18 13 december 2013

Introductie

Guido Van Hamme ◦ Opleiding:

Klinisch psycholoog (2002)

Gedragstherapeut (2006)

Master Management en beleid van de gezondheidszorg (2010)

◦ Werkervaring Klinisch psycholoog ZOL (2002-heden)

Teamcoördinator Psychologie ZOL (2004-2010)

Diensthoofd Psychologie ZOL (2010-2012)

Algemeen directeur Kinderpsychiatrisch Centrum Genk vzw (2012-heden)

19 13 december 2013

Introductie

Beschrijving werkplek ◦ Algemeen Ziekenhuis (814 bedden)

◦ 19 psychologen (liaison en psychiatrie)

◦ Specifieke groep

Hoog opgeleid

V/M: 6/1

Zorgomgeving

‘Vreemde’ groep voor beleid

◦ Aanpak

Projectwerking

Coachende stijl

Investeren op zelfsturing

20 13 december 2013

Introductie

Beschrijving werkplek

◦ 60 personeelsleden

◦ 7+2 geneesheren

◦ 3 directieleden

13 december 2013 21

Is iedereen

overtuigd van het

nut?

Functioneringsgesprekken…

Blijkbaar niet !

http://zakelijk.infonu.nl/banen/75713-pas-op-wat-je-zegt-in-een-functioneringsgesprek.html 22 13 december 2013

13 december 2013 23

Definiëren

Context

Gesprek Afspraken

13 december 2013 24

Definiëren

Context

Gesprek Afspraken

Soorten gesprekken

Probleemverkennend gesprek

◦ Op zoek naar informatie, maar nog niet juist weten welke

Selectiegesprek

◦ Toetsen of een kandidaat voor vacature geschikt is

Doelstellingengesprek

◦ Vastleggen wat bereikt moet worden i.f.v. output

Feedback geven

◦ Positieve bekrachtiging / kleine bijsturing

25 13 december 2013

Soorten gesprekken

Bijsturingsgesprek

◦ Geofficialiseerde manier van corrigeren van gedrag

Functioneringsgesprek

Evaluatiegesprek

Slechtnieuwsgesprek

◦ Onveranderbare negatieve boodschap meedelen (bvb niet

krijgen van promotie)

26 13 december 2013

Functioneringsgesprekken

I Definitie

Wat ?

Een tweezijdig, open gesprek waarin

het functioneren van de medewerker

én de leidinggevende centraal staan

27 13 december 2013


Tweezijdig

◦ Gelijke inbreng / zoveel mogelijk nivellering

van verhoudingen

◦ Interactief; niet unilateraal !

Open

◦ Context creëren die vrijheid van mening

toelaat

◦ Veilig

Functioneren van Mw EN Lg

13 december 2013 28

WAT ‘TEXTBOOK’-INFO

13 december 2013 29


Wie ?

◦ Medewerker

◦ Direct leidinggevende(n)

◦ (evt. personeelsadviseur)

30 13 december 2013


Hoe vaak ?

◦ Min. 1 maal per jaar

◦ In veel organisaties afgewisseld met

evaluatiegesprekken en feedback /

coachinggesprekken

◦ Systematisch terugkerend

31 13 december 2013


Focus / inhoud ?

◦ Heden / nabije toekomst

◦ Werksfeer / werkomstandigheden / kwaliteit

van werk / faciliterende en bemoeilijkende

factoren / plaats van leidinggevende (

relatiegericht!)

32 13 december 2013


Doel ?

◦ Medewerker motiveren !

◦ Tot verbetering komen van werkinhoud en

engagement / efficiëntie / werkvreugde

◦ Inspanningen van medewerker en organisatie

op elkaar afstemmen (shared values)

33 13 december 2013

EN IN DE REALITEIT?

13 december 2013 34


Elke organisatie heeft

◦ Geschiedenis

◦ Eigen Missie/visie en hieraan gekoppelde

doelstellingen

◦ ‘Historisch personeelsbeleid’

◦ Specifieke noden afh. van de sector

◦ Verschillende verwachtingen in

medewerkersparticipatie (bv. keuken vs. ICT)

◦ Gespreksvaardigheden onder leidinggevenden

35 13 december 2013


Niet blindelings toepassen van textbook-

gegevens of kopiëren van andere

organisaties

Wel: leren uit ervaringen van andere

organisaties/textbook; toetsen aan de

eigen organisatie en accommoderen

13 december 2013 36


Indien goede ervaringen met huidig

functioneringsbeleid Optimaliseren

◦ Ondersteun de leidinggevenden met

Feedbacksessies

Duidelijke ontwikkelcyclus

Bijscholingen in gespreksvaardigheden

Intervisie

Organisatie draagt belang uit

…

13 december 2013 37


Indien negatieve ervaringen met huidig

functioneringsbeleid Probleemanalyse

◦ Wat wordt door personeel/leidinggeven verstaan

onder functioneringsgesprekken?

◦ Wat maakt moeilijk / minder moeilijk?

◦ Is het algemeen?

◦ Is het vrijblijvend?

Indien globaal, begripsverwarring,

angstinducerend, ’tijdsverlies’…

Tabula rasa

13 december 2013 38


Tabula rasa / 1e maal

◦ Bottom-up!

Beleid geeft aan dat participatie van WN/weten wat

er leeft belangrijk is

Zoekt hiertoe naar een goed instrument en

functioneringsgesprekken is één van de

methodieken

Indien mogelijk evaluatiecyclus in opnemen

13 december 2013 39


Tabula rasa / 1e maal

◦ Definiëren Zoeken een geschikte terminologie

Opm. bij tabula rasa: nieuwe term

Bepaal frequentie (hoe vaak?)

Bepaal doelstellingen (wat willen we bereiken?)

Bepaal mandaten (wat kan Lg bevragen/doen?)

Bepaal veiligheden (wat wordt ermee gedaan?)

Bepaal context (wie, waar?)

Bepaal opvolging

◦ Neem op in globale beleidsvisie

◦ Geef plaats in totale personeelscyclus

13 december 2013 40

Functioneringsgesprekken: valkuilen

Zwakke definitie:

◦ Veel onduidelijkheden

◦ Geen betrokkenheid van personeel

◦ Functioneringsgesprek als term is historisch

beladen

◦ Visie niet uitgewerkt

‘Ik weet eigenlijk niet waarom we moeten gaan

samenzitten’

13 december 2013 41


Geschiedenis plakt:

◦ Functioneringsgesprekken trekken soms negatieve historiek mee deze beknotten het welsagen

Vrijblijvendheid

◦ Geen opvolging / afspraken

◦ Losstaand van normale personeelscyclus

‘Allez, het is weer zover. Ik had vandaag wel wat anders kunnen doen’

13 december 2013 42


Veredeld evaluatiegesprek

◦ Focus op verleden i.p.v. toekomst

◦ Bundelen van feiten

◦ Evaluerende uitspraken

‘Ik doe precies niets goed’

13 december 2013 43


Reactief

◦ Functioneringsgesprekken vrijblijvend te

plannen.

◦ Moet een vast tijdskader hebben (i.t.t. op

indicatie) !

‘Het was te denken, die laatste gemiste deadline

was er teveel aan’

13 december 2013 44

12 december 2013 45

Definiëren

Context

Gesprek Afspraken


II Context

Waar ?

Context dient het welslagen van een

goed gesprek, maar staat het vaak in

de weg

46 13 december 2013


Omgeving = Ziekenhuis

Gebeurtenis: dr tegen VPK: ‘Ik ga toeren’ Context A: op afdeling

Context B: op dienstfeestje

13 december 2013 47


Context = zeer breed ◦ Waar

◦ Wanneer

◦ Met wie

◦ Tijd van het jaar

◦ Uitnodiging

◦ Onuitgesproken verhoudingen

◦ Verwachtingen (bv. opslag)

◦ Macrosociaal (bv. reorganisatie)

◦ Reden waarom het doorgaat (cfr supra)

◦ …

13 december 2013 48


Probeer context (…) te houden ◦ Helder en duidelijk Hernemen van definitie, doelstellingen, wijze van werken

Veiligheden hernemen

Plaats/duur duidelijk stellen

◦ Prikkelarm Geen onderbrekingen (telefoon, mail,…)

Rustige, private ruimte

◦ Respectvol Data vasthouden

Voldoende tijd bewaren

Koffie/welkom

Wees voorbereid!

13 december 2013 49


Probeer context (…) te houden

◦ Uitnodigend

Maak een voorbereiding waarop medewerker

wordt uitgenodigd na te denken

Gebruik geen generieke uitnodiging!

Maak samen agenda

◦ ‘Professioneel’

Restaurant/café is uit den boze

13 december 2013 50


Te amicaal

◦ Te familiaire sfeer creëert onduidelijk en gaat

weg van de professionele doelstellingen

Vrijblijvendheid

51 13 december 2013


Slechte timing

◦ Drukke periode voor Lg/Mw

◦ Durf in overleg te schuiven binnen een

beperkte marge

52 13 december 2013


Niet uitnodigend

◦ Gezeten over elkaar aan bureau

◦ ‘vertel het ‘ns’ Negatieve contextsetting bij

start

53 13 december 2013

13 december 2013 54

Gesprek

Definiëren

Context

Afspraken


III Context

Hoe ?

Functioneringsgesprek berust op

enkele basis-communicatieve

vaardigheden én vooral een open

houding

55 13 december 2013


In functioneringsgesprekken wordt gezocht naar een manier om:

◦ Te motiveren

◦ Samen naar doelstellingen te werken

◦ Nieuwe mogelijkheden exploreren (wat wil je / waar kan ik helpen)

◦ Match te bekomen tussen wensen en mogelijkheden

◦ Kracht van medewerkers erkennen en optimaal in te zetten

56 13 december 2013


Houding

◦ Uitnodigend Nagenoeg alles toelaten in gesprekken binnen voorgelegd kader (Agenda is sturend)

◦ Niet evaluerend

◦ Geen machtsverhoudingen

◦ Rollen mogen blijven bestaan

◦ Vooruitkijken (‘hoe loopt het nu en hoe kunnen we het beter maken’)

◦ Faciliterend (‘hoe kan ik jou helpen’)

◦ Zoekend/nadenkend

13 december 2013 57


Gesprekstechnieken: enkele

basisbegrippen:

◦ Perceptie

Alles is gebaseerd op een betekenisgevingsproces

Beïnvloed door geschiedenis, stemming van de dag,

angsten, ideeën over de wereld en de ander, …

Dit betekenisgevingsproces stuurt onderhuids het

gesprek !!

◦ De voornaamste valkuil in gesprekken!

13 december 2013 58


Interpretatiefouten voorkomen?

◦ Gesprek voorbereid door te kijken naar de

feiten / waar heb ik mogelijk een verkeerd

beeld?

◦ In gesprek duidelijk en concreet blijven en

doorvragen; checken van inhoud

◦ Non-verbale en verbale op elkaar afstemmen!

13 december 2013 59


Circulair

◦ Gesprek is voortdurend actie-reactie

◦ Bij negatieve spiraal gesprek onderbreken

◦ Kijken bij zelf waar aanleiding mogelijk zat

13 december 2013 60


Feiten vs. veronderstellingen

◦ Blijf in functioneringsgesprekken zoveel

mogelijk bij feitelijke uitspraken

◦ ENKEL indien goede relatie, gesprek

voldoende veilig is kan je een meer

persoonlijke stelling toetsen (bv.. ‘Kan het zijn dat het

soms moeilijk voor je is omdat je je hierbij vaak onzeker voelt?’)

13 december 2013 61

Gesprekstechnieken

Probleemoplossing:

◦ Gesloten Vragen

Ja-neen (‘Ga je het halen?’)

Of-of (‘Waarom is het niet af? Ben je te laat begonnen of was het te

moeilijk?’)

Suggestieve vragen (‘jij vindt toch ook…’)

◦ Altijd slecht?

Bij open sfeer, goede verstandhouding, niet bedreigende verhouding en

creëren van duidelijkheid

Bij vraag naar specifieke informatie

Gesprekspartner voor gedwongen keuze stellen

◦ Globaal bij FG niet aan te raden / wel bij bijsturing

62 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Exploratie:

◦ Open vragen

Beginnen met Wat, Hoe, Wanneer, Waarom, …

Geeft ruimte om in te vullen ‘Waarom heb je voor die oplossing gekozen?’,

‘Hoe zouden we dit kunnen oplossen denk je?’

‘Wat zie je verder nog van gevolgen?’

Opm. Waaromvragen niet tendentieus gebruiken

63 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Open vs. Gesloten vragen

64 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Verheldering:

◦ Doorvragen

Ingaan op wat medewerker net heeft gezegd ‘Je zei net dat je niet alles goed loopt in de productie, vertel daar eens wat meer over?’

‘Hoe bedoel je, andere visies?’

65 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Verschuiven:

◦ Nieuwe vragen

Van onderwerp veranderen

Wanneer op dood spoor

◦ Opgepast: wanneer vaak gevoel geven van desinteresse

66 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Afstemmen:

◦ Samenvatten van inhoud

Kern in eigen woorden herhalen

‘Als ik het goed begrijp bedoel je dus, dat er op jouw afdeling heel wat

procedures te ingewikkeld zijn, waardoor ze slecht moeilijk opgevolgd

worden, én er daardoor fouten ontstaan. ‘

◦ ‘Dus je vindt dat de shift best een half uurtje opschuift?’

◦ Effect: medewerker voelt zich begrepen, er ontstaat minder kans

op miscommunicatie, werkt stimulerend om door te gaan

eigenlijk zeg je: ‘O, interessant, vertel daar eens wat meer over’

67 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Verdiepen:

◦ Samenvatten van gevoel /Reflecteren

Proberen aan te voelen van wat er met Mw gebeurt

‘Ik begrijp dat die situatie je boos maakt’

Best gevoelssamenvattingen i.p.v. inhoudssamenvattingen gebruiken in een

emotioneel gesprek

◦ Effect: Mw voelt zich gehoord en begrepen; vertrouwen wordt

gekweekt

68 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Afstand nemen en overschouwen

◦ Metacommunicatie

Communiceren over communicatie

Moeilijke communicatie benoemen en effect in vraag stellen

Kan gesprek opnieuw in goede banen brengen relativeren

◦ Vb.: ‘Ik heb de indruk dat we er niet gaan uitgeraken, en dat we

over verschillende zaken praten. Zullen we opnieuw beginnen?’

69 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Door elkaar schudden:

◦ Confrontatie

Benoemen van inconsistenties gevolgd door open vraag ‘Je zegt enerzijds promotie te willen, maar anderzijds zeg je vooral voor je gezin te zullen kiezen in

de toekomst? Misschien bekijk ik het fout, maar wat vind je nu echt belangrijk?’

◦ Effect: Duidelijke info bekomen; andere prikkelen

70 13 december 2013

Gesprekstechnieken

Laten bezinken

◦ Stiltes

Onderschatte vorm van communicatie

Dit zegt zonder woorden het volgende: ‘Dit ga ik niet voor jou oplossen. Denk zelf even verder’

Vaak creëert dit ruimte bij de medewerker om verder over probleem na te

denken

◦ Het is niet enkel de verantwoordelijkheid van de leidinggevende

om de communicatie draaiende te houden

71 13 december 2013


Over andere medewerkers praten

‘Meldingen zonder mandaat’ krijgen

◦ Duidelijk kader behouden ‘dit gesprek gaat

over jou, mij en hoe wij de organisatie kunnen helpen’

◦ Verantwoordelijkheden duidelijk houden ‘Als je verder wil gaan, ga ik ervan uit dat je wil dat ik hier iets

mee doe, en dat jij mee verantwoordelijkheid neemt’

◦ Voorkom dat je in een instrumentele

verhouding zonder mandaat wordt geplaatst

13 december 2013 72


Rond de kwestie blijven draaien

◦ Verdiepen ! ‘Ik hoor je nu zeggen dat (…) Kan je me

daar toch iets meer over zeggen ?’

◦ Metacommunicatie ! ‘Heb jij ook het gevoel dat

we maar niet tot de essentie kunnen komen?’

73 13 december 2013


Problemen zelf oplossen

◦ Exploreren ‘Wat heb je al geprobeerd, en welk effect

had dat?’

◦ Ruimte laten om na te denken ‘Wat zou je zelf

kunnen doen om dit aan te pakken? Waar zou ik je hiermee

kunnen helpen’

74 13 december 2013


Inhoudelijk de beste willen zijn / blijven

◦ Vertrouwen geven ‘Als ik je zo hoor, heb ik er alle

vertrouwen in dat je de juiste keuzes maakt’

75 13 december 2013


Emotionaliteit negeren

◦ Gevoelssamenvatting ‘Ik merk dat dit moeilijk voor

je is. Wil je samen met me kijken hoe we dit verder aanpakken?’

◦ Emotionaliteit nooit negeren! vaak opportuniteiten

tot verdieping / deblokkage

76 13 december 2013


Absoluut resultaat willen behalen

◦ Soms kan de doelstelling van een

functioneringsgesprek ook relatieherstel zijn

◦ Focus op resultaat niet steeds indicatief voor goed

gesprek

77 13 december 2013

13 december 2013 78

Definiëren

Context

Gesprek Afspraken

Functioneringsgesprekken: afspraken

Functioneringsgesprek wordt samengevat

in afspraken ◦ Resultaatsverbintenis vs. procesverbintenis

SMART

Rollen moeten duidelijk zijn

Afspreken hoe wordt opgevolgd

79 13 december 2013

Functioneringsgesprekken: afspraken

Afspraken zijn gezamenlijk vastgelegd en

door beiden onderkend

Afh. van afspraken: genoteerd en

ondertekend

13 december 2013 80


Niet houden aan afspraken

◦ Indien procedure zegt ‘niet delen’

vertrouwelijkheid bewaren

◦ Noodzakelijk voor behoud (groei) van

vertrouwen

13 december 2013 81


‘Jaar afwezigheid’

◦ Maakt op termijn FG vrijblijvend

◦ Periodiek opvolgen van de voortgang

◦ Tip: overzichtslijst bewaren

13 december 2013 82

TAKE HOME

Definitie: ◦ Term functioneringsgesprekken fris houden (anders

tabula rasa)

◦ Organisatiegedragen en transparante definitie

Context: ◦ Uitnodigende, niet evaluerende, professionele context

zetten

Gesprek: ◦ Perceptie!

◦ Medewerker ook laten werken

Afspraken: ◦ SMART vastleggen en opvolgingsmethodiek afspreken!

13 december 2013 83

Referenties

Van den Berg M. (2007). Effectieve tweegesprekken. Handleiding bij het

voorbereiden en voeren van gesprekken in organisaties. Sdu Uitgevers, Den

Haag.

Wijchers, L. (2000). Functioneringsgesprekken. Wolters Kluwer.

Weggeman, M. Leidinggeven aan professionals: Niet doen! (2008).

Scriptum.

Gomez-Mejia, L.R., Balkin, D.B., & Cardy, R.L. (1998). Managing

Human Resources. Prentice-Hall Inc.

George, J. M., & Jonas, G.R. (1996). Understanding and managing

organizational Behavior. Addison-Wesley Publishing Company.

84 13 december 2013

Boskat Paul Goossens

Boskat

Waarderende benadering

wat is dat effect op mensen vertaald in communicatie

POP

Jij kan goed omgaan met regels en afspraken

slecht - matig - voldoende - goed - uitstekend

Vertaald in communicatie

waardigheid

betrokkenheid goesting resultaat

trots

Effect op mensen


effect op mensen


Effect op mensen

Ter Muiden Bart Coucke

Inspiratiesessie

‘Personeelsgesprekken voeren’

12/12/2013

Wie ben ik?

TER MUIDEN vzw

Medezeggenschap schreeuw om: • inspraak • waardering • kennis en knowhow

te kunnen inbrengen

Organisatiediagnose

• externe audit • beleidscultuur • nood aan transitie

Oriëntatie • 3 thema’s • 3 werkgroepen • individuele gesprekken • extra info via opmaak

schriftelijke bundels

Denkdagen • staf + leidinggevenden • op verplaatsing • groepsproces = verkennend • taakproces = samenvattend • doel = kader scheppen

Terugkoppeling • methodiek

The World Café • ‘wauw’-effect • nieuwe dynamiek • individuele contacten • schriftelijke bevraging

Besluitvorming • adviezen meenemen • knopen doorhakken • kader uittekenen • missie, visie en waarden • organisatiestructuur

Communicatietraining • alle medewerkers • basis-basis-basis… • feedback geven en ontvangen • wat is belangrijk voor mij? • hier staan wij achter

Communicatiecharter • eigen woorden van

medewerkers • herkenbaar • eenvoudige en begrijpbare

taal • hier staan wij achter

Managementstijl • ondersteunend • coachend • bottom-up • vertrouwen in kracht

van iedere medewerker

Teamwerk • zelfsturend • lerend • innoverend • durvend • uitdagend

Uitdagingen

• communicatiecharter • communicatielijn • middenkader • competenties

Documents

HRwijs inspiratiesessie 'Personeelsgesprekken voeren' 12/12/2013