1�

Inspiratiesessie AANWEZIGHEIDSBELEID

�

MARTHE VERJANS Preventieadviseur Psychosociale Aspecten

AANREIKEN VAN DENKKADERS & MEERWAARDE VAN DE LEIDINGGEVENDE

2�

Ziekte versus ziekteverzuim? Hoe kijk je er zelf naar?

Ziekte en ziekteverzuim?! •  Ziekte:

-  “Fysieke en/ of psychische verschijnselen ahv medische diagnose die wijzen op verstoring van functionele evenwicht van lichaam en/of geest”

•  Ziekteverzuim: -  “Gedrag om op een bepaalde manier om te gaan met een

ziektetoestand” -  “Strategie om ziekte een plaats te geven in dagelijks

functioneren”

3�

Soorten ziekteverzuim

•  Wit verzuim (<29% van de ziektemeldingen) •  Grijs verzuim (+/- 70% van de ziektemeldingen) •  Zwart verzuim (1-5% van de ziektemeldingen)

Mot

ivat

ie

Mate van arbeidsgeschiktheid

Wit

Grijs

Zwart

Rose

4�

Zich ziek melden

Zich ziek voelen

Ziek zijn

Wit verzuim + + +

Grijs verzuim + +(-) +(-)

Zwart verzuim

+ - -

Roze verzuim

- +(-) +(-)

Wit verzuim ⇒ Attentiebeleid, betrokkenheid behouden

Grijs verzuim ⇒ Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken en preventieve

maatregelen Zwart verzuim ⇒ Consequent reageren en

zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken

5�

•  Ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor

zover het een probleem van de organisatie is. • Rol van de leidinggevende is cruciaal : hoe hoger de

sociale steun van de leidinggevende, hoe lager de kans op ziekteverzuim.

•  Aandacht voor ziekteverzuim is aandacht voor:

-  zieke werknemer als persoon -  werknemers die het werk overnemen -  goed functioneren van de organisatie

ZIEK IS ZIEK MAAR…

Ziekteverzuim

jobinhoud

Jobomstandigheden

Jobvoorwaarden

Contacten op het werk

Persoonlijke factoren

…

6�

Gefaseerde en gestructureerde aanpak

ESSENTIËLE ELEMENTEN

VISIE & BELEIDSORIËNTERING

METEN = WETEN

CONTROLEBELEID

ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL

GESPREKSVOERING

SMT

7�

1. VISIE & BELEIDSORIËNTERING

VISIE

•  Kader voor het traject dat u in de organisatie wil uittekenen & kapstok voor acties

•  Engagement vanuit beleid • Uitgangspunt voor interne communicatie over

verzuimbeleid •  Schept vertrouwen bij medewerkers in waarom en

hoe van verzuimbeleid

8�

Uitgangspunten?

•  Diagnose = arts •  Leidinggevende en

organisatie ≠ arts •  Focus op alle medewerkers:

ziek en niet ziek •  Preventief en curatief •  Geen jacht op medewerkers •  Gedeelde

verantwoordelijkheid •  Belangrijke rol

leidinggevenden

•  Economische motieven : kostenbeheersing, kwaliteitsbeheersing …

•  Sociale motieven : zorg en aandacht voor zieke medewerkers en voor medecollega’s om werkbelasting evenredig te verdelen en arbeidstevredenheid te verhogen

• Maatschappelijke motieven : verantwoord ethisch ondernemen, kosten niet afwentelen naar gemeenschap

Motieven?

9�

Rol van direct leidinggevende 1.  Preventie van ziekte:

-  Aanspreken op signalen van onwelbevinden -  Demotivatie voorkomen

2.  Opvolging van ziekte: -  Afwezige betrokken houden: Ziektemelding en contactname

tijdens ziekteperiode -  Demotivatie van anderen voorkomen: Planning

3.  Opvang bij terugkeer: -  Motiveren van medewerker: -  Interessegesprek na korte afwezigheid -  Werkhervattingsgesprek na langdurige afwezighei -  Verzuimgesprek na herhaaldelijke afwezigheid -  Demotivatie voorkomen: Zinvol aangepast werk of

maatregelen

Discussie

• Welke concrete doelstellingen vindt u belangrijk om na te streven in een verzuimbeleid?

• Welke waarden wil u dat het verzuimbeleid uitstraalt?

• Hoe ziet u eigen rol als leidinggevende: -  op vlak van preventie -  op vlak van opvolging : -  op vlak van terugkeer naar het werk?

10�

2. METEN = WETEN

ARGUMENTEN

• Vermijdbare kost maar hoe hoog is die kost precies?

• Planning en continuïteit • Indicator voor welzijnsniveau van

organisatie • Betere en objectieve communicatie • Benchmarking

11�

Ziekteverzuim in capaciteitsbenutting van de organisatie – Hoeveel personeel is inzetbaar?

Kerncijfers ziekteverzuim - Verzuimpercentage

• # aantal dagen verzuim * 100 / # opgegeven dagen per jaar die voor prestaties in aanmerking komen

- Frequentie van verzuim • # Nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar

- Gemiddelde ziekteduur • # aantal dagen verzuim per jaar / # Nieuw begonnen

ziekteperiodes per jaar - Nulverzuim - Bradford factor

12�

KLASSIEKE VERZUIMPARAMETERS Bradford • Geeft aan hoe storend frequente korte termijn

afwezigheden zijn -  Voorbeeld:

1 maal afwezig voor 14 dagen (1x1x14=14) 7 maal afwezig voor telkens 2 dagen (7x7x14=686) 14 maal afwezig voor telkens 1 dag (14x14x14= 2744)

METEN IS WETEN • Doel:

-  Zicht krijgen op de omvang van verzuim in de organisatie

-  Benchmarking? -  Trends

• Wat breng je in kaart? -  Verzuimpercentage van de organisatie -  Hoeveel dagen per jaar zijn medewerkers

gemiddeld afwezig? -  Hoe vaak zijn medewerkers gemiddeld afwezig? - …

13�

METEN IS WETEN • Als je meet krijg je duidelijke cijfers …

het is een eerste stap …

• Na het weten komt het bezinnen en de analyse …

• Na analyse kun je toekomstige werkpunten distilleren …

3. CONTROLEBELEID

14�

Aandeel werknemers volgens frequentie

50% verzuimt niet

Taken van controle arts

• NIET vaststellen welke ziekte • NIET interveniëren in behandeling • WEL bevragen symptomen, medicatie • WEL onmiddellijk overhandigen van

advies (wat is onmiddellijk? Ev. Overleg huisarts)

Slide 28

15�

Discussie

• Opdracht: bedenk zelf 3 objectieve criteria om controle te laten uitvoeren

• Welke criteria hanteren we voor het sturen van controle?

• Hoe volgen we medewerkers op die controle gehad hebben?

Voor en nadelen van controle

• Misbruik bestraffen • Nuttige info over

oorzaken

• Past niet in positief verzuimbeleid

• Bevestig: geen ruimte meer voor gesprek?

• Beperkte winst (2-7%) • Kwaad bloed

Slide 30

16�

Eis: 1. Controle organisatie kent bedrijf 2. Samenwerking met preventiedienst 3. Overzichts rapportering diagnosen 4. Eenvoudige online aanvraag en rapportering 5. Afspraken over wie wel en niet controleren

Kritische keuze controle dienst

4. ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL

Slide 32

17�

ZIEKTEVERZUIM- PROTOCOL •  is een document waarin alle acties, afspraken, … omtrent het

omgaan met ziekteverzuim systematisch gebundeld zijn •  Waarom?

-  Formaliseren van algemene afspraken schept vertrouwen dat iedereen op eenzelfde manier behandeld wordt.

-  Een duidelijke en eenduidige procedure van ziektemelding biedt mogelijkheid tot correcte ziekteverzuimregistratie en goede aanzet tot analyse van het verzuim.

-  Via uitgewerkte procedure over contactname tijdens ziekte biedt mogelijkheid beter zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken.

-  Duidelijke communicatie naar iedereen over protocol geeft meer garantie op uniformiteit in handelen.

ZIEKTEVERZUIM- PROTOCOL

•  Procedure ziektemelding • Contact houden tijdens ziekte • Werkhervatting • Norm voor interessegesprekken • Controlebeleid • Maatregelen indien de procedures niet gevolgd

worden •  Bewaking en evaluatie van de procedures

18�

SAMENWERKING MET DE PREVENTIEDIENST

Discussie

• Welke afspraken zijn er? • Hoe kunnen we deze verder verfijnen?

19�

5. GESPREKSVOERING

Hoe hoger de sociale steun van de leidinggevende (en collega’s),

hoe lager de kans op ziekteverzuim’

Uit Onderzoek Vlaamse ziekenhuizen, Rik Verhaeghe, Universiteit Gent

Als leidinggevende in dialoog met je medewerkers ...

Gespreksvoering bij ziekte

20�

Basishouding

LAISSEZ-FAIRE Niets doen, want ieders verantwoordelijkheid

MEEHUILEN

Veel aandacht en sympathie

STRAF VOOR GEDRAG Boeman, boos omwille van verzuim en voor melden van verzuim

BEZORGD EN LEREND HELPEN

Duidelijk, redelijk, maakt afspraken en stelt verwachtingen

“liefdevolle confrontatie”

Mat

e va

n ac

cept

atie

Bereidheid tot helpen

Uitgangspunten bij gespreksvoering bij ziekte •  Ziek = ziek, maar …

•  Ook de leidinggevende heeft een probleem als een werknemer zich ziek meldt

•  Leidinggevende is mee verantwoordelijk voor de begeleiding van de werknemer

•  Ziekte is een privé-zaak maar moet bespreekbaar zijn voor zover het een probleem van de organisatie is

•  Aandacht voor ziekteverzuim moet ook uitgaan van aandacht voor werknemer als persoon

•  Ziek zijn is niemands schuld, wel iemands verantwoordelijkheid om mee te denken wat eraan kan gedaan worden

21�

Aanwezigheidsbeleid

Ziekmelding/ Verlenging

Contactname tijdens ziekte

Werkhervatting

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5

Ziektemelding

Ziektemelding •  Waarom rechtstreeks naar LG?

-  zorg en betrokkenheid kunnen tonen -  meer confrontatie met impact van afwezigheid op afdeling -  vervanging plannen

•  Wat niet?

-  ziekte in vraag stellen -  druk verhogen om te snel te hervatten -  pijnpunten bespreken tijdens dit contactmoment

22�

.

•  Geen ruimte voor verhaal medewerker

•  Onmogelijkheid impact en effect te zien bij medewerker

•  Benomen zijn door eigen praktische planningsproblemen

•  Tijdsgebrek om iets uit te diepen

Wat maakt een ziektemeldingsgesprek moeilijk?

•  Toon luisterbereidheid, laat medewerker zijn verhaal vertellen: - Geef blijk van belangstelling voor klachten en toon betrokkenheid - Wees correct en vriendelijk

•  Vraag naar de vermoedelijke duur en spreek af hierover later terug te bellen

•  Bespreek de werkopvolging:

- Kan ik iets voor je doen hier ? - Moet er iets op het werk geregeld worden ? Wie op de hoogte brengen?

•  Maak afspraken over het verdere contact:

Bereikbaarheid ? Wanneer spreken we elkaar terug ?

•  Maak afspraken over opsturen ziekteattest

•  Wens beterschap ! Bedank voor tijdig bellen.

Telefonisch gesprek Ziektemelding: gespreksschema

23�

Aanwezigheidsbeleid

Ziekmelding/ Verlenging

Contactname tijdens ziekte

Werkhervatting

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5

Contactname tijdens ziekte

Contactname tijdens ziekte •  Waarom?

-  Zorg tonen -  Betrokkenheid van mw bij het werk behouden -  Polsen naar werkgerelateerde factoren en nood aan

aangepast werk -  Welke informatie voor vervangers/collega’s -  Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar

vertrouwenspersoon/HR -  Werkhervattingsdrempel verlagen

•  Wat niet? -  Werkoverleg -  Druk verhogen

24�

Arbeidsongeschiktheidsuitstroomcurve Contactname tijdens ziekte

•  Informeer naar zijn/haar eigen situatie:

Hoe gaat het met je ? Hoe ging het vandaag ? Gaat het al beter ? •  Bevraag perspectief, vermoedelijke duur •  Informeer of er iets op het werk dient te worden gedaan •  Informeer of men graag op de hoogte blijft over werk •  Vraag na of er zaken zijn die met werk te maken hebben die de

medewerker bezighoudt •  Vraag na hoe contact verder best loopt: hoe en door wie ?

•  Telefonisch contact , via mail, bezoek gewenst van collega’s ? • Wie belt wie ? • Graag contact met arbeidsgeneesheer/sociale dienst/

preventieadviseur psychosociale • Bespreek welke communicatie je kan doen aan de collega’s indien

nodig •  Verzorg je nog goed !

Contactname tijdens ziekte: gespreksschema

Telefonisch gesprek

25�

Aanwezigheidsbeleid

Ziekmelding/ Verlenging

Contactname tijdens ziekte

Werkhervatting

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5

Werkhervatting

Werkhervatting

Onder 4 ogen Vanuit een sfeer van vertrouwen en ondersteuning Oprechte interesse Zelfrespect van de medewerker op peil houden Bereidheid om problemen aan te pakken

‘Weer aan het werk gesprek’

26�

Werkhervattingsgesprekken

1. Welkomgesprek: na ziekte < 4 weken 2. Continuïteitsgesprek: na herhaaldelijke

afwezigheden door ziekte = 3-5 keer het afgelopen jaar

3. Terugkeergesprek: na ziekte > 4 weken

W elkom: laten voelen dat je medewerker gemist hebt A fwezigheid bespreken R esponsabilisering voor verzuimgedrag M aar nu verder ...

Werkhervatting ‘Weer aan het werk gesprek’

27�

1. Welkomgesprek: na ziekte <4w

•  Waarom? -  Werkhervatting gaat niet onopgemerkt voorbij -  Medewerker werd gemist -  Polsen naar werkgerelateerde factoren

• Wat niet? -  Zwaar formeel gesprek

Welkom -  Alles OK ? Gezondheid OK? -  “Fijn dat je er weer bent ...”

Afwezigheid bespreken: verband met werk ?

Responsabilisering - Wat nodig om herstel te bestendigen ? - Gewenste ondersteuning ? Kunnen wij iets voor je doen ?

Maar nu verder ... - Uitleg over hangende zaken en info om terug aan de slag te gaan

Welkomgesprek: gespreksschema

28�

2. Continuïteitsgesprek •  Waarom?

-  Zorg tonen -  Er is een probleem met aanwezigheid -  Polsen naar werkgerelateerde factoren -  Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar

Afdeling Welzijn/vertrouwenspersoon/HR -  Oplossingsvermogen van de mw prikkelen, zo mogelijk hulp

aanbieden -  Opvolging afspreken

•  Wat niet? -  Bestraffend gesprek

Bereid je voor …

-  Nodig werknemer discreet en op tijd uit

-  Wees duidelijk over doel

-  Bekijk de afwezigheidsgegevens

-  Bedenk welke mogelijke oorzaken kunnen meespelen

-  Bedenk welke weerstanden je kan verwachten - Bedenk of er oplossingen zouden zijn voor werkgerelateerde oorzaken

Interessegesprek

29�

Mogelijke weerstanden

Ontkennen: Ik denk niet dat ik zoveel keer ziek ben geweest Minimaliseren: Kan toch gebeuren, iedereen wordt al eens ziek Naar anderen verwijzen: Anderen zijn toch ook af en toe ziek Excuus: Ik kan hier echt niets aan doen, was echt ziek Verwijzen naar beleid: Het is hier ook wel echt een sfeer om ziek te worden

Interessegesprek

W Zeg wat je te zeggen hebt •  Open het gesprek en verduidelijk het doel van het gesprek •  Beschrijf meteen de concrete feiten als gemeenschappelijke basis:

hoe vaak/lang?

A Motiveer en Analyseer de afwezigheid •  Benoem je gevoel hierbij: bezorgdheid •  Geef de medewerker gelegenheid tot verhaal •  Geef uitleg over de gevolgen voor werk en voor collega’s •  Analyseer: nodig uit om iets meer te zeggen indien werkgerelateerd (4 A’s)

Arbeidsinhoud Hoeveelheid en aard van het werk en verstoring in uitvoering van het werk

Arbeidsomstandigheden Materiële omstandigheden? Benodigd materiaal

Arbeidsvoorwaarden Hoe kijk je naar je eigen ontwikkeling ? Welke onzekerheid heb je over je werk in de toekomst ?

Arbeidsrelaties Wat staat een goede relatie met je collega’s of met mij als leidinggevende in de weg ?

Interesse: gespreksschema (1)

30�

Interessegesprek: gespreksschema (2)

R Plan en responsabiliseer •  Zoek samen naar oplossingen en maak afspraken over

verdere opvolging: Wat denk je hier zelf aan te doen ? •  Bespreek de consequenties bij ongewijzigd verzuimpatroon/

niet volgen procedure M Evalueer

•  Bespreek even na hoe de medewerker het gesprek ervaren heeft

Sjabloon verslag

3. Terugkeergesprek: na ziekte >4w

•  Waarom? - Herval voorkomen -  Inwerkplanning/overdracht vervanger - Opvang door team - Opvolging

31�

W Verwelkom + ga na hoe het is om na lange tijd terug te starten... A Bespreek afwezigheidsbeeld Hoe heeft medewerker opvolging tijdens ziekte beleefd ?

Informeer: hoe is afwezigheid opgevangen ? Informeer: over actuele situatie en veranderingen op de dienst;

R Hoe kan medewerker/werkgever zelf herval voorkomen ? Zijn er werkgerelateerde oorzaken ? Navraag naar gewenste ondersteuning tijdens hervatting

M Overhandigen van verzamelde info over hangende zaken

Concrete en afgebakende opdrachten die men snel kan opnemen ? Bespreken van dosering van het werk en langetermijnplanning

Afspraak gewenst voor een opvolgingsgesprek ?

Terugkeergesprek: gespreksschema

5. SOCIAAL MEDISCH TEAM

32�

SMT & DOELSTELLINGEN?

“een periodiek, gestructureerd interdisciplinair overleg, dat

deel uitmaakt van het ziekteverzuimbeleid van een organisatie

en kadert binnen het globale personeelsbeleid”

Collectieve beleidsadviezen ter ondersteuning van de aanwezigheid/

inzetbaarheid van WNs

Ondersteuning individuele WNs die dreigen uit te vallen

Terugkeer van afwezige WNs voorbereiden en begeleiden met oog op duurzame

tewerkstelling

PIJLERS

BELEID

collectieve, structurele problemen die kunnen

leiden tot uitval van werknemers

CASUÏSTIEK (her)bespreking

individuele dossiers

33�

PLAN VAN AANPAK Aanpassingen?

Werkuren

Taken & organisatie van werk

Arbeidspost

Begeleiding & aansturing

Scholing & training

TOT SLOT

34�

ESSENTIËLE ELEMENTEN

VISIE & BELEIDSORIËNTERING

METEN = WETEN

CONTROLEBELEID

ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL

GESPREKSVOERING

SMT

35�

Van… •  Ziek zijn = privézaak •  Reageren op symptomen •  Controle vanuit wantrouwen •  Laattijdig reageren Naar… •  Vroegtijdig aanspreken op eerste signalen •  Contact durven nemen tijdens ziekte •  Aanspreken op basis van bezorgdheid en vertrouwen •  Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken op basis van dialoog •  Ziekte is bespreekbaar thema in organisatie

TAKE HOME MESSAGE

36�

MARTHE VERJANS Preventieadviseur Psychosociale Aspecten Kunstlaan 16 3500 Hasselt Tel: +32 (0)11 24 94 70 marthe.verjans@idewe.be www.idewe.be