perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PELAKSANAAN .../Pelaksanaan...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN

PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

SHINTIA WIDIANINGTYAS

D1507123

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010


commit to user


commit to user

iv

PERNYATAAN

NAMA : SHINTIA WIDIANINGTYAS

NIM : D1507123

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN

UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN

PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA“ adalah betul-betul karya sendiri.

Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2010

Yang membuat pernyataan,

Shintia Widianingtyas


commit to user

v

MOTTO

Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan

kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan

untuk sukses dan kemudian mengharapkannya.

(William A. Ward)

Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda

hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab

itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki

fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam.

(Djajendra)

Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah

persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang.

(Dr. Joyce Brothers)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada :

§ Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan,

semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh

apa pun dan siapa pun.

§ Adik-adikku yang selalu menyemangatiku.

§ Keluarga yang tentunya selalu mendukungku.

§ Teman-temanku D3 MA ‘07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya

selama ini.

§ He always gave me love and kept giving spirit in my life

§ Almamaterku

Program Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan

petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan

penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ Pelaksanaan Administrasi Kearsipan

Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta “ sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat

kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan

kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai

pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada

kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan

ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir

ini.

3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir

yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan

pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.

4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah

membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak bosan-

bosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan

sabar memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.


commit to user

viii

6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan

Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.

7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan

dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM).

8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah

memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja

Magang (KKM).

9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya

selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas

Akhir.

10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan

untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.

11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang

diberikan kepada penulis selama ini.

12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan

satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis

ucapkan terima kasih.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat

penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, Juni 2010

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... iii

HALAMAN PERNYATAAN .................................................................... iv

MOTTO ...................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ....................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................ vii

DAFTAR ISI ............................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xii

ABSTRAK .................................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ................................................ 1

B. Perumusan Masalah ...................................................... 5

C. Tujuan Pengamatan ....................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Tentang Adninistrasi ...................................... 7

1. Pengertian Administrasi .................................... 7

2. Proses-proses Administrasi ............................... 8

3. Fungsi-fungsi Administrasi ............................... 9

B. Pengertian Arsip ............................................................ 9

C. Administrasi Kearsipan ................................................. 10

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip .................... 12

2. Penyimpanan Arsip .......................................... 13

3. Penyusutan Arsip .............................................. 20

4. Fasilitas Kearsipan ............................................ 23

5. Pegawai Kearsipan ........................................... 25


commit to user

x

D. Metode Pengamatan ...................................................... 27

1. Jenis Pengamatan ..................................................... 27

2. Lokasi Pengamatan .................................................. 27

3. Jenis dan Sumber Data ............................................ 28

4. Teknik Pengumpulan Data ...................................... 29

5. Teknik Analisis Data ............................................... 30

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ....................................... 32

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta .............................................................. 33

C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ........................................ 34

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ........... 34

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ........................................ 35

F. Struktur Organisasi ....................................................... 35

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ................................................ 58

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ................................................................... 73

B. Saran .............................................................................. 75

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta ............................................ 36

GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta.................................................................... 57


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan

Februari 2010 – Maret 2010 .................................................. 4

TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan

Februari 2010 – Maret 2010 .................................................. 4

TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ........................................ 60

TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar ........................................ 61


commit to user

xiii

ABSTRAK

SHINTIA WIDIANINGTYAS, D1507123. PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2010.

Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan.

Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan

referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan

dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam

rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam

mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut

segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu

adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi

dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan

dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan

menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan

penulisan buku-buku ilmiah lainnya.

Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya

sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat

diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang

untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting

bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan

sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan,

penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan

laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-

cepatnya.

Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan

mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang

bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah

1


commit to user

2

satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di

setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan.

Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan

dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan

tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting

bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan

dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola

kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan

keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan

kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja

pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam

membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan

arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber

sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh

kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya

guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk

memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah

administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada

khususnya.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja

pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap

pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan

yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada

kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-

tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada

setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang

seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan

pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang

efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus

dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga

manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang


commit to user

3

berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus

diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum

menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses

kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak

dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan

pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi

dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi

perkantoran.

Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan

bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip

mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya

ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta

melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka

perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara

optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna.

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah

satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat

penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah

menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan

perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu

melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan

rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan

penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian; melakukan

pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil

dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan


commit to user

4

terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan

pembinaan jabatan fungsional.

Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan

Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan

informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan

penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan

atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun

sebelumnya.

Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting

dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan

perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama

surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan

pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan

dan penataan yang tepat.

Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar

selama bulan Februari 2010 – Maret 2010.

TABEL 2.1

Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010

No. Bulan Jumlah Ditujukan Kepada

Kepala

Dinas

Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan

& PK

1.

2.

Februari

Maret

143

129

0,84%

6,36%

37,28%

30,15%

24,56%

38,09%

27,96%

19,04%

9,32%

6,36%

Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

TABEL 2.2

Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010

No. Bulan Jumlah

1.

2.

Februari

Maret

105

98



commit to user

5

Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat

keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang

terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk

maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan

surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu

ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan

suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk

keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota

dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan

keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian

dan sebagainya.

Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik

maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan

Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari

pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik

dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara

lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan

pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan

di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah :

” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta ? ”


commit to user

6

C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian

dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi

kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-

pihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas


3. Tujuan Individual

Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat

guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.


commit to user

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Tentang Administrasi

1. Pengertian Administrasi

Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan

kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat

dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan

menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita

sebut itu berasal dari bahasa Belanda, “ administratie ”, yang menurut

Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan

keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan

maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-

keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu

sama lain.

Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai

rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu

kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi

sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang

berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah

segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14),

unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku

Moekijat (1992 : 16) adalah :

1. Dua orang manusia atau lebih.

2. Tujuan.

7


commit to user

8

3. Tugas yang hendak dilaksanakan.

4. Peralatan dan perlengkapan.

Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa

administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi

mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses

penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-

sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Proses-proses Administrasi

Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain :

a. Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuan-tujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-metode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari.

b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian.

c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan pegawai-pegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan.

d. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.

e. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.


commit to user

9

3. Fungsi-fungsi Administrasi

Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang

meliputi 3 fungsi pokok yaitu :

a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan.

b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan.

c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.

B. Pengertian Arsip

Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah

Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar.

Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undang-

undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan

bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan,

kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap

lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud surat-

menyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya.


commit to user

10

C. Administrasi Kearsipan

Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan

dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli.

Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan

diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan

sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai

penyingkirannya.

Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan

administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan

benda-benda arsip.

Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan

bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan

dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai

pemusnahannya.

Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara

mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi

suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,

penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam

mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu

untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi

seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen

secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik

pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem

kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri

tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut :

a. Mudah dilaksanakan. b. Mudah dimengerti. c. Murah atau ekonomis. d. Tidak memakan banyak tempat. e. Mudah dicapai. f. Cocok bagi organisasi.


commit to user

11

g. Fleksibel atau luwes. h. Dapat mencegah kerusakan. i. Mempermudah pengawasan.

Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan

terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang

bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata

kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan,

menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah dalam bidang

kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai

berikut :

1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan.

2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah

dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang

disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai :

1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. 2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. 3. Penyusutan arsip secara teratur. 4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat

mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.


commit to user

12

Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci

mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi

kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu :

1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip. 3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan.

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip

Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan

receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan

sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak

lain.

Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama

yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima

surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi

maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat

masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem

penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu

atau kebijaksanaan satu pintu.

Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus

diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga

penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan.

Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat

yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila

terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima

surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit

kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan

ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.

Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu

dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut.


commit to user

13

Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau

klasifikasi tertentu pada masing-masing surat.

Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah

untuk menata arsip-arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsip-

arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran

surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut

keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat

dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip

biasa.

Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu

arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat

yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk

memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan.

Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data –

pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam

bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas /

peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu

organisasi.

Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat

tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah surat-

surat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya.

Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali,

sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau

lembar pengantar.

2. Penyimpanan arsip

Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi

diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah

melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-

benda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat

penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian


commit to user

14

maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila

diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan

tersebut bertujuan untuk :

a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.

b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.

c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

a) Asas Penyimpanan Arsip

Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap

instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi

suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang

dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet,

efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat

dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan

kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli

Amsyah (1998 : 16-18) yaitu :

· Asas Sentralisasi Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit

tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan : a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada

pekerjaan arsip. c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat

dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.


commit to user

15

Kelemahan : a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi

yang kecil. b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu

yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi

Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada.

· Asas Campuran Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan

desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas sebelumnya.

Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu : 1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan

penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi.

2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.

b) Sistem Penyimpanan Arsip

Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah

ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan.

Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu

penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan

suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.


commit to user

16

c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu

instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto

(1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh :

a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama. c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan. e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan

sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan

terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan

suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan

selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 :

33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud

agar :

a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi.

b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti.

c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.

d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan.

e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.

Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem

penyimpanan pada prinsipnya adalah


commit to user

17

Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).

Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai

macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian

ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara

lain :

a. Sistem abjad (alphabetical filling system) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.

b. Sistem pokok soal (subject filling system) Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.

c. Sistem nomor (numerical filling system) Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

d. Sistem wilayah (geographical filling system) Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.

e. Sistem tanggal (chronological filling system) Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut.


commit to user

18

c) Prosedur Penyimpanan

Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-

urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan

dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan

lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut

satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu

rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos

(1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas,

pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong-

golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig.

Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses

penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Memisah-misahkan (segreting) arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan.

2. Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.

3. Memadukan (assembling) arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.

4. Mengklasifikasikan (classification) arsip Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.

5. Mengindeks (indexing) arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat

menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan.


commit to user

19

d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan.

6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang.

7. Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.

8. Memfile arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu.

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang

memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu

menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari

arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan

menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi : a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus

bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).


commit to user

20

3. Penyusutan arsip

Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya

memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan

berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak

semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan

untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi

harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan

menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan

biaya dalam perawatannya.

Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh

setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan

demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus

tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan

jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang

mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa

pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan

pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai

guna sama sekali.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig.

Wursanto (1995 : 208) adalah :

1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

a) Pemindahan arsip

Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2

(dua) kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.


commit to user

21

Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat

penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun

disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada

yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak

dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih

diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk

sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif

yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.

Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang

seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212)

adalah :

1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.

2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip. Dengan demikian, petugas harus membuat : a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh

pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.

b. Daftar jenis arsip yang diserahkan.

b) Penyusutan arsip

Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan

pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut

:

1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.

2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.

3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas

bekerja dengan arsip.

Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh

dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan

penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W.

Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :


commit to user

22

a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam golongan warkat yaitu : 1. Vital Record (warkat sangat penting). 2. Important Record (warkat penting). 3. Useful Record (warkat berguna). 4. Nomessontial (warkat tidak penting).

b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan, yaitu : 1. Nonessential (warkat tidak penting). 2. Helpful (warkat berguna). 3. Important (warkat penting). 4. Vital (warkat sangat penting).

Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor

membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim

ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip

yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam

menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi

masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan,

ciri khusus dari organisasi tersebut.

Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip

menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi

tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam

pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan

seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu

sebagai berikut :

1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi : a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan

arsip. b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip. e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas.

2. Perumusan arsip baru disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip.


commit to user

23

4. Fasilitas Kearsipan

a) Peralatan Arsip

Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip

sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan

berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor

pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama

manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986

: 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4

(empat) macam yaitu :

1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.

2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.

3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.

4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya.

Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan

dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara

lain :

1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.

2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip.

4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya.

5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.

6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani surat.


commit to user

24

7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat.

b) Ruang Kearsipan

Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat,

ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk

menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan

terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat

bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor

pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang

menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan

demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai

pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja.

Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang

tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting

maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai

kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan

serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan

harus kering, terang dan berventilasi baik.

Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197)

Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.

Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga

agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan

pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan

ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan

dengan :

a. Ruangan penyimpanan arsip jangan selalu lembab.


commit to user

25

b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.

c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air. f. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk

mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.

g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip.

h. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.

i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lainnya.

j. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.

Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah

dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang

tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang

arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat

akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.

5. Pegawai kearsipan

Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan

pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang

lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam

kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan

ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya

tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka

pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu

dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang serendah-

rendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang

kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang

kearsipan.


commit to user

26

Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto (1991 : 37) dinyatakan

sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,

menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani

apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan

mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan

menurut Ig. Wursanto (1995 : 37) ditentukan oleh :

a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang

bersangkutan.

b. Asas penyimpanan yang dipergunakan.

Dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 39) The Liang Gie

mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik,

diperlukan pegawai / petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai

yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian.

Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah

sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 104)

antara lain sebagai berikut :

1. Memiliki pengetahuan di bidang : a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah surat-

menyurat dan arsip. b. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta

tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dikerjakan.

3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang

Gie mengemukakan 6 (enam) syarat bagi pegawai kearsipan dalam

buku Ig. Wursanto (1995 : 41) adalah seperti berikut ini :

1. Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal.

2. Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai pengelihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang tercantum pada warkat-warkat.


commit to user

27

3. Memiliki sifat kecermatan. 4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil. 5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi. 6. Memiliki pertimbangan yang baik.

D. Metode Pengamatan

1. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini menggunakan strategi atau metode deskriptif

kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu

peristiwa. Menurut Hadari Nawawi (1995 : 63) metode deskriptif dapat

diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan

menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat

sekarang, berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana

adanya. Sedangkan yang dimaksud bersifat kualitatif adalah

pengamatan yang bersifat atau mempunyai karakteristik bahwa datanya

dinyatakan dalam keadaan sewajarnya dan sebagaimana adanya.

Adapun ciri-ciri penelitian atau pengamatan deskriptif menurut

Winarno Surakhmad (1990 : 140) adalah :

1. Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa

sekarang pada masa yang aktual.

2. Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan

kemudian dianalisa.

2. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan merupakan tempat di mana pengamatan

dilaksanakan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan

dari masalah yang akan diamati. Hal tersebut dilakukan untuk

memperoleh informasi di dalam usaha untuk menyatakan suatu

kebenaran data. Dalam pengamatan ini mengambil kasus di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta..

Adapun alasan untuk memilih lokasi tersebut adalah sebagai

berikut:


commit to user

28

· Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

memungkinkan sekali untuk memberikan data yang diperlukan

dalam pengamatan ini. Hal ini ditinjau dari tingkat kedisiplinan

khususnya tingkat kedisiplinan kantor, organisasi yang teratur

maupun administrasi yang teratur pula.

· Di lokasi tersebut akan memungkinkan kemudahan dalam

melakukan pengamatan, sehingga dapat membantu kelancaran

dalam memperoleh informasi atau data-data yang diperlukan sesuai

dengan permasalahan yang diamati, menghubungi informan serta

mengurus perizinan.

3. Jenis dan Sumber data

Apabila seorang pengamat telah menetapkan suatu objek penelitian,

maka langkah berikutnya adalah menetapkan tentang sumber data mana

yang akan dipergunakan untuk pengumpulan datanya. Yang dimaksud

dengan sumber data dalam pengamatan ini adalah subjek darimana data

diperoleh. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini

adalah:

a. Sumber data primer

Adalah sumber informasi yang diberikan langsung oleh informan.

Adapun yang dimaksud dengan informan adalah orang yang

merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan pengamat yang

dijadikan sebagai sumber informasi. Data primer dikumpulkan oleh

pengamat itu sendiri. Dalam pengamatan ini penulis

mengumpulkan data primer yang berupa data-data yang

berhubungan dengan pelaksanaan admnistrasi kearsipan, misalnya

data tentang tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan oleh bagian

administrasi kearsipan di kantor tersebut.

b. Sumber data sekunder

Adalah sumber informasi yang diperoleh dari sumber lain. Data

sekunder dapat diperoleh dengan mengutip dari sumber publikasi

seperti surat kabar, majalah, dokumen, arsip, peraturan


commit to user

29

perundangan dan sebagainya. Dalam pengamatan ini penulis

mencari dan mengumpulkan data sekunder yang berupa buku-

buku, pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pelaksanaan

administrasi kearsipan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk

memperoleh data yang diperlukan. Dalam mengumpulkan data yang

berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan, maka teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Wawancara

Wawancara sebagai teknik pengumpulan data mempunyai fungsi

sangat banyak seperti sebagai pengumpul keterangan, menguji

kebenaran informasi, meminta pendapat orang lain yang digunakan

sebagai sumber informasi, dan lain-lain. Wawancara adalah suatu

metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara

langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang

diamati. Dalam pengamatan ini, penulis mengangkat topik

Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan

tugas dan tanggung jawab, maka penulis mengadakan tanya jawab

langsung kepada bagian Administrasi Kearsipan di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Misalnya penulis

bertanya kepada bagian administrasi kearsipan tentang tugas-tugas

yang dilakukan, faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan

tugas tersebut dan sebagainya.

b. Observasi

Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan

pengamatan secara langsung terhadap kondisi dan keadaan

organisasi yang menjadi obyek pengamatan sehingga dapat

ditemukannya fakta ataupun realitas yang dibutuhkan.


commit to user

30

c. Studi kepustakaan

Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan

membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi

penulisan yang berkaitan dengan administrasi kearsipan,

pelaksanaan administrasi kearsipan dan lain sebagainya.

d. Dokumentasi

Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang bertujuan untuk

mempelajari dokumen, literature ataupun laporan lain. Di sini

metode dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena dalam

mengolah data pengamat lebih cenderung menggunakan

dokumentasi yang ada.

5. Teknik Analisis Data

Teknis analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah

analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif.

Analisis data kualitatif merupakan pengolahan data berupa

pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan

teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan.

Metode interaktif adalah model analisa yang terdiri dari 3 (tiga)

komponen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan,

maka data-data diproses melalui 3 (tiga) komponen tersebut. Hal ini

seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (1988 : 37).

Kegiatan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi data

Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian kepada

penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang

muncul dari catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung

terus-menerus, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul sampai

laporan akhir lengkap tersusun.


commit to user

31

b. Penyajian data

Merupakan sekumpulan informasi yang tersusun yang memberi

kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan

tindakan.

c. Penarikan kesimpulan

Dari permulaan data, seorang penganalisis kualitatif mencari arti

benda-benda, keteraturan, pola-pola, penjelasan konfigurasi,

berbagai kemungkinan, alur sebab akibat dan proporsi. Kesimpulan

akan ditangani secara longgar, tetap terbuka dan skepstis, tetapi

kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum jelas, meningkat

menjadi lebih rinci dan mengakar pada pokok.

Ketiga komponen utama tesebut saling mendukung dan berhubungan

sehingga membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data

sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini.

Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan

dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan

memuaskan.


commit to user

32

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berdiri pada

tahun 1950, yang pada saat itu bernama Kantor Pengadaan dan Penyaluran

di bawah Departemen Perekonomian Umum yang menangani masalah

bidang industri, bidang perdagangan dan bidang koperasi. Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang mula-mula tugasnya

mengurus tentang pemberian izin pendirian perusahaan dan usaha dagang,

tetapi setelah berjalan 5 (lima) tahun yakni 1955 berganti nama menjadi

Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi.

Tahun 1957 Departemen Perekonomian Umum dihapuskan dan

diganti menjadi Departemen Perdagangan Luar Negeri. Pada tahun 1971,

Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi berubah menjadi Kantor

Departemen Perdagangan yang tidak berpengaruh pada Kantor

Perdagangan dan Koperasi yang selokasi dengan Kantor Perindustrian

yang letaknya di Jalan Yosodipuro 150 Surakarta.

Baru kemudian pada tahun 1980 kantor dijadikan satu yang

tempatnya di Jalan Slamet Riyadi 320 Surakarta yang mula-mula

merupakan kantor Tera. Pada tanggal 22 September 1980 oleh Bapak

Kardjono Wiryo diresmikan pembukaannya, namun ruang lingkupnya

lebih sempit dari pada kantor yang dulu. Sebab hanya meliputi daerah

Kotamadya saja. Kemudian dipersempit lagi dengan didirikannya kantor-

kantor perdagangan di beberapa daerah Eks-Karesidenan Surakarta seperti

kantor perdagangan di Sragen, Klaten dan Sukoharjo.

Berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan

Perdagangan RI Nomor : 84 / MPP / Kep / 4 / 1996 tanggal 16 April 1996,

kemudian berganti nama menjadi Departemen Perindustrian dan

32


commit to user

33

Perdagangan. Pada surat keputusan tersebut berisi tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya

Surakarta yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi

Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya

Surakarta.

Pada waktu otonomi daerah digulirkan pada tahun 2000, Kantor

Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Surakarta

mengalami perubahan dan perkembangan dengan berganti nama menjadi

Dinas Perindustrian Perdagangan dan Penanaman Modal Kotamadya

Surakarta yaitu berdasarkan Keputusan Walikota Surakarta Nomor 6

Tahun 2001, yang berisi tentang Susunan Organisasi dan Tata kerja

Perangkat Daerah Kota Surakarta yang termuat dalam Lembaran Daerah

Kota Surakarta tahun 2001 Nomor 14 Seri D.12.

Kemudian mengalami perubahan dan perkembangan lagi dengan

berganti nama menjadi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta yang berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6

Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota

Surakarta.

B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berada di

Jalan Yosodipuro No. 164 Surakarta yang lokasinya sangat strategis.

Dikatakan strategis sebab terletak di jalan raya yang dilalui dari berbagai

jurusan. Bila dilihat dari letaknya juga memudahkan karyawan untuk

mencapai tempat kerja, serta memonitor segala kegiatan masyarakat yang

berhubungan dengan pembangunan dan perkembangan masyarakat

Surakarta.


commit to user

34

C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta

1. Membentuk struktur industri yang kuat dan seimbang antara intra

sektor, antara sektor, antara sektor besar, menengah, kecil serta sektor

industri dengan sektor penunjangnya, sehingga industri mampu

menjadi sumber utama pertumbuhan sekonomi serta perolehan devisa

negara serta peningkatan pendapatan masyarakat.

2. Terciptanya iklim perdagangan yang sehat serta sistem distribusi yang

makin meluas dan mantap.

3. Tersedianya kebutuhan pokok masyarakat di segala lapisan atau

tingkat ekonomi dari kalangan atas, menengah maupun bawah

termasuk barang baku / modal, konsumsi maupun suku cadang

sehingga tidak terjadi kelangkaan barang di pasar.

4. Memacu peningkatan perdagangan luar negeri (eskpor) baik migas

maupun nonmigas.

D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta

a. Kedudukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta :

1. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan

unsur pelaksana pemerintah daerah di bidang perindustrian dan

perdagangan.

2. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dipimpin

oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

b. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai

tugas pokok melaksanakan sebagian tugas umum pemerintah Kota

Surakarta pada bidang perindustrian dan perdagangan dalam rangka

pengembangan perekonomian di daerah Kota Surakarta.


commit to user

35

c. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta :

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dinas

2. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan

pelaporan

3. Penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian

4. Pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah,

besar, kecil dan pengendalian pencemaran

5. Penyelenggaraan perlindungan terhadap konsumen

6. Penyelenggaraan sosialisasi

7. Pembinaan jabatan fungsional

E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

a. Visi

Terwujudnya Kota Solo sebagai kota perdagangan dan industri yang

maju dan berwawasan budaya.

b. Misi :

1. Terciptanya kesempatan berusaha di sektor perdagangan dan

industri yang berwawasan lingkungan dan budaya.

2. Meningkatkan kelancaran distribusi barang dan jasa perdagangan

dalam negeri dan perdagangan luar negeri.

F. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah pedoman pokok sebagai kerangka dalam

melaksanakan suatu organisasi, yang berguna untuk mengetahui status dan

kedudukan pegawai serta tata kerja pegawai sehingga kelancaran jalannya

pekerjaan dapat terkoordinasi dan terkontrol dan masing-masing karyawan

dapat benar-benar mengetahui tugas-tugas yang dibebankan atau

tanggungjawabnya.

Adapun struktur organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta adalah sebagai berikut :


commit to user

32

STRUKTUR ORGANISASI

DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

KEPALA DINAS

Drs. S. JOKO PANGARSO, MM NIP. 19570728 198603 1 006 Sekretaris

Dra. SIS ISMIYATI, MM

NIP. 19601220 198703 2 008

Ka Sub Bag. Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan TRI LESTARI, S.Teks

NIP. 19631211 199303 2 005

Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian

MASTUTI, SH NIP. 19610805 198303 2 014

Ka Sub Bag. Keuangan

ENDANG ONTO SIAM, SE NIP. 19580403 198303 2 006

Ka Bidang Perindustrian

Dra. SRI WAHYUNI, MM NIP. 19580628 198503 2 004

Kasi Industri Kecil

Drs. AGUS SISWURYANTO NIP. 19620811 198405 1 003

Kasi Industri Menengah dan Besar

ENDANG SRI WAHYUNI, SE, MM NIP. 19600714 198511 2 001

Plh. Bidang Perdagangan

EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014

Kasi Perdagangan Luar Negeri

NURUL UMAM S, SH NIP. 19640717 199303 1 010

Kasi Perdagangan Dalam Negeri

Dra. CORINA ENDANG PA NIP. 19640303 199203 2 008

Ka Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen

EKO PRAJUDHY NA, SE, MM NIP. 19621015 198303 1 014

Kasi Pengawasan

SULASTRI, SE NIP. 19630205 198303 2 012

Kasi Perlindungan Konsumen

JOKO WIWOHO, SH NIP. 19630101 198509 1 001

36


commit to user

37

Secara terperinci, tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta termaktub dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 19 – N

Tahun 2009 yang diuraikan berdasarkan bagian-bagian serta sub-sub

bagian yang ada dalam struktur organisasi Dinas Perindustrian dan


1. Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang perindustrian, perdagangan dan perlindungan

terhadap konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat

diuraikan sebagai berikut :

a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja dinas.

b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan dinas

sesuai dengan bidang tugas.

d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan

kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan

yang berlaku.

e. Menerapkan standar pelayanan minimal.

f. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi Perencanaan,

Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

g. Menyusun kebijakan teknis di bidang perindustrian.

h. Menyusun kebijakan teknis di bidang perdagangan.

i. Menyusun kebijakan teknis di bidang pengawasan dan

perlindungan konsumen.

j. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dan

/ atau perizinan di bidang perindustrian dan perdagangan.

k. Menyelenggarakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang

perindustrian dan perdagangan.


commit to user

38

l. Menyelenggarakan kerjasama di bidang perindustrian dan

perdagangan.

m. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan


n. Menyelenggarakan pameran dan promosi bidang perindustrian dan

perdagangan.

o. Menyelenggarakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil

industri sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan

Gugus Kendali Mutu (GKM).

p. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dalam perlindungan

konsumen.

q. Menyusun sosialisasi di bidang perindustrian dan perdagangan.

r. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang


s. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana

kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas.

t. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional.

u. Menyelenggarakan pembinaan Penyidik Pegawai Negeri Sipil

(PPNS) Dinas.

v. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.

w. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

x. Memberikan usul dan saran kepada atasan.

y. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

z. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris. Sekretaris mempunyai

tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan,

evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian sesuai


commit to user

39

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Dalam

pelaksanaan tugasnya membawahi 3 (tiga) Sub Bagian yang masing-

masing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yaitu :

· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

· Sub Bagian Keuangan

· Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Dengan uraian sebagai berikut :

Sekretaris

a. Menyusun rencana kerja sekretariat berdasarkan rencana strategis

dan rencana kerja dinas.

b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana

kerja dinas.

c. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

d. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,



e. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan


yang berlaku.

f. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.

g. Merumuskan kebijakan teknis, pembinaan dan pengkoordinasian

penyelenggaraan urusan kesekretariatan.

h. Mengelola administrasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

i. Mengelola administrasi keuangan.

j. Mengelola administrasi kepegawaian.

k. Melaksanakan penyusunan indikator dan pengukuran kinerja di

bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan

kepegawaian.


commit to user

40

l. Melaksanakan koordinasi dan verifikasi laporan penyusunan

rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD

Dinas.

m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

n. Memberikan usul dan saran kepada atasan.

o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai

tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu di

bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan. Sebagaimana yang

dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Perencanaan,

Evaluasi dan Pelaporan berdasarkan rencana kerja sekretariat.


bawahan.




d. Menghimpun, mengolah, menyajikan data dan informasi untuk

menyusun rencana strategis, rencana kerja dan penetapan kinerja

dinas.

e. Melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan rencana

strategis dan rencana kerja dinas guna evaluasi dan pelaporan.

f. Melakukan evaluasi dan analisi hasil kerja guna pengembangan

rencana strategis dan rencana kerja dinas.

g. Menyiapkan dan membuat laporan hasil pelaksanaan rencana

strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD Dinas.


commit to user

41

h. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

i. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

j. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas dalam pengelolaan

administrasi keuangan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat


a. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan

berdasarkan rencana kerja sekretariat.


bawahan.




d. Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk

Rencana Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis


e. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara.

f. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran.

g. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.

h. Melakukan administrasi pembukuan, pertanggungjawaban dan

laporan keuangan.

i. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.

j. Melakukan pembayaran gaji pegawai.

k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja di bidang keuangan.


commit to user

42

l. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

m. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


n. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dalam

pengelolaan administrasi, umum dan kepegawaian. Sebagaimana yang

dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Melakukan rencana kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

berdasarkan rencana kerja sekretariat.


bawahan.




d. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas.

e. Mengurus peralatan dan perlengkapan kantor, pedokumentasian

informasi hukum serta kearsipan dan perpustakaan.

f. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat dan

protokol.

g. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan dinas.

h. Mengurus kelancaran operasional kendaraan dinas.

i. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan

pegawai.

j. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi

pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian,

pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.

k. Mengelola data dan dokumentasi pegawai.


commit to user

43

l. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan

pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon

peserta ujian dinas pegawai.

m. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar.

n. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).

o. Memproses permohonan cuti, dan mengusulkan permohonan kartu

pegawai, kartu istri / kartu suami, kartu tabungan asuransi pensiun,

kartu asuransi kesehatan dan tabungan perumahan

(BAPERTARUM).

p. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan

Pekerjaan (DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P).

q. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian.

r. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghargaan / tanda

jasa dan sanksi.

s. Menyiapkan bahan sumpah / janji Pegawai Negeri Sipil.

t. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai.

u. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja di bidang umum dan kepegawaian.

v. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

w. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


x. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


y. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Bidang Perindustrian

Kepala Bidang Perindustrian mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang industri kecil dan industri menengah dan besar. Dalam

pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing

dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :


commit to user

44

· Seksi Industri Kecil

· Seksi Industri Menengah dan Besar


Kepala Bidang Perindustrian

a. Melaksanakan rencana kerja bidang berdasarkan rencana strategis



bawahan.






yang berlaku.

e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.

f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri kecil.

g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang industri menengah dan

besar.

h. Memberikan pertimbangan teknis perizinan dan memantau atas

penyelenggaraan kegiatan di bidang industri kecil dan menengah

dan besar.

i. Melaksanakan pendataan industri kecil dan industri menengah dan

besar.

j. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan teknis di bidang industri

kecil, menengah dan besar.

k. Memberikan pertimbangan teknis permohonan rekomendasi

penerbitan hak paten industri.

l. Melaksanakan pameran dan promosi bidang industri.

m. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan ketrampilan industri.

n. Melaksanakan fasilitas magang dan alih teknologi industri.


commit to user

45

o. Melaksanakan pembinaan di bidang mutu / kualitas hasil industri

sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus

Kendali Mutu (GKM).

p. Melaksanakan pelatihan ketrampilan teknik industri.

q. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di

bidang perindustrian.

r. Melaksanakan sosialisasi di bidang perindustrian.

s. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

t. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


u. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


v. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Industri Kecil

Kepala Seksi Industri Kecil mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang perindustrian kecil. Yaitu meliputi pembinaan dan

pengembangan industri kecil. Sebagaimana yang dimaksud di atas,

dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Melakukan penyusunan rencana kerja Seksi Industri Kecil

berdasarkan rencana kerja bidang.


bawahan.




d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang

industri kecil.

e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri kecil.

f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri kecil.


commit to user

46

g. Melakukan fasilitasi kemitraan antara pengusaha industri kecil

dengan pengusaha industri menengah dan besar.

h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten

industri kecil.

i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri

kecil.

j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri

kecil.

k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri kecil.

l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri kecil

sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO 9000 dan Gugus

Kendali Mutu (GKM).

m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri kecil.

n. Melakukan fasilitasi pelatihan ketrampilan teknik industri kecil.

o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja bidang industri kecil.

p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri kecil.

q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Industri Menengah dan Besar

Kepala Seksi Industri Menengah dan Besar mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaaan

dan pelaksanaan di bidang industri menengah dan besar. Yaitu

meliputi pembinaan dan pengembangan industri menengah dan besar.

Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Melakukan rencana kerja Seksi Industri Menengah dan Besar



commit to user

47


bawahan.




d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidng

industri menengah dan besar.

e. Melakukan pendataan jumlah dan jenis industri menengah dan

besar.

f. Melakukan pembinaan dan pengembangan industri menengah dan

besar.

g. Melakukan fasilitasi kemitraan antar pengusaha industri menengah

dan besar.

h. Memproses permohonan rekomendasi penerbitan hak paten

industri menengah dan besar.

i. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi industri

menengah dan besar.

j. Melakukan fasilitasi kegiatan pameran dan promosi bidang industri

menengah dan besar.

k. Melakukan fasilitasi pendampingan ketrampilan industri menengah

dan besar.

l. Melakukan fasilitasi pembinaan mutu / kualitas hasil industri

menengah dan besar sesuai Standar Nasional Industri (SNI), ISO

9000 dan Gugus Kendali Mutu.

m. Melakukan fasilitasi magang dan alih teknologi industri menengah

dan besar.

n. Melakukan fasilitasi pelatihan ketrampilan teknik industri

menengah dan besar.

o. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja bidang industri menengah dan besar.


commit to user

48

p. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi di bidang industri

menengah dan besar.

q. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

r. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


s. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

4. Bidang Perdagangan

Kepala Bidang Perdagangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang perdagangan dalam negeri dan perdagangan luar negeri. Dalam

pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-masing

dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :

· Seksi Bidang Perdagangan Dalam Negeri

· Seksi Bidang Perdagangan Luar Negeri


Kepala Bidang Perdagangan




bawahan.






yang berlaku.


f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan dalam

negeri.


commit to user

49

g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perdagangan luar negeri.

h. Melaksanakan pendataan di bidang perdagangan.

i. Memberikan pertimbangan teknis perizinan di bidang

perdagangan.

j. Memberikan pertimbangan teknis rekomendasi perdagangan dalam

negeri.

k. Melaksanakan penerbitan dokumen penyerta barang ekspor

Certificate of Origin (CoO).

l. Melaksanakan pembinaan teknis pengembangan ekspor daerah dan

perdagangan luar negeri.

m. Melaksanakan pembinaan dan koordinasi pendaftaran perusahaan

dan usaha dagang.

n. Melaksanakan pemantauan dan pengawasan atas penyelenggaraan

kegiatan di bidang perdagangan.

o. Melaksanakan promosi di bidang perdagangan.

p. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di

bidang perdagangan.

q. Melaksanakan sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri dan

luar negeri.

r. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

s. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


t. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Perdagangan Dalam Negeri

Kepala Seksi Perdagangan Dalam Negeri mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang perdagangan dalam negeri. Yang meliputi

pembinaan dan pengembangan perdagangan dalam negeri.

Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat diuraikan sebagai berikut :


commit to user

50

a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Dalam Negeri



bawahan.





perdagangan dalam negeri.

e. Melakukan penyiapan bahan penerbitan rekomendasi perdagangan

dalam negeri.

f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang

perdagangan dalam negeri khususnya bahan pokok, barang penting

dan barang umum lainnya.

g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan dalam

negeri.

h. Melakukan fasilitasi program kemitraan perdagangan dan

pembentukan asosiasi perdagangan dalam negeri.

i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka

penerbitan rekomendasi Surat Izin Perdagangan (SIUP), Surat Izin

Usaha dan Perdagangan Minuman Beralkohol (SIUP MB),

perdagangan berjangka dan perdagangan berjenjang (Multi Level

Marketing / MLM).

j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan dalam

negeri.

k. Melakukan pembinaan, pengawasan, monitoring dan evaluasi

sarana perdagangan (pasar / toko modern dan gudang) dalam

negeri.

l. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja bidang perdagangan dalam negeri.

m. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perdagangan dalam negeri.


commit to user

51

n. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Perdagangan Luar Negeri

Kepala Seksi Perdagangan Luar Negeri mempunyai tugas melakukan


pelaksanaan di bidang perdagangan luar negeri. Yaitu meliputi

pemberian bimbingan teknis dan pembinaan pengembangan

perdagangan luar negeri. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat


a. Melakukan rencana kerja Seksi Perdagangan Luar Negeri



bawahan.






e. Melakukan penyiapan bahan perizinan perdagangan luar negeri.

f. Melakukan pendataan jumlah, jenis dan harga di bidang


g. Melakukan pembinaan dan pengembangan perdagangan luar

negeri.

h. Melakukam fasilitasi program kemitraan perdagangan dan

pembentukan asosiasin perdagangan luar negeri.

i. Melakukan penelitian / pemeriksaan lapangan dalam rangka

penerbitan rekomendasi di bidang perdagangan luar negeri


commit to user

52

(Eksportir Terdaftar, Angka Pengenal Ekspor, Angka Pengenal

Impor dan Ekspor Terdaftar Produk Industri Kehutanan).

j. Melakukan pengelolaan data perusahaan perdagangan luar negeri.

k. Melakukan pembinaan dan pengawasan sarana penunjang


l. Melakukan penyiapan bahan penerbitan dokumen penyerta barang

ekspor Certificate of Origin (CoO).

m. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja bidang perdagangan luar negeri.

n. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perdagangan luar negeri.

o. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

5. Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen

Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen mempunyai

tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang pengawasan dan perlindungan konsumen.

Dalam pelaksanaan tugasnya membawahi 2 (dua) seksi yang masing-

masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yaitu :

· Seksi Pengawasan

· Seksi Perlindungan Konsumen


Kepala Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen




bawahan.


commit to user

53






yang berlaku.


f. Merumuskan kebijakan teknis di bidang pengawasan.

g. Merumuskan kebijakan teknis di bidang perlindungan konsumen.

h. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan barang beredar dan

jasa.

i. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar

dan jasa.

j. Memberikan pertimbangan teknis penerbitan rekomendasi atas

petunjuk penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam

bahasa Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika

skala kota.

k. Melaksanakan pembinaan dan pemberdayaan Pejabat Pengawas

Peredaran Barang Jasa (PPPBJ) skala kota.

l. Melaksanakan fasilitasi pembentukan dan pembinaan Badan

Perlindungan Sengketa Konsumen (BPSK) dan Lembaga

Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM).

m. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama


n. Melaksanakan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di

bidang pengawasan dan perlindungan konsumen.

o. Melaksanakan sosialisasi di bidang pengawasan dan perlindungan

konsumen.

p. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

q. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka



commit to user

54

r. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Pengawasan

Kepala Seksi Pengawasan mempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang pengawasan. Yaitu meliputi pengawasan kelayakan dan

kualitas produk kemasan. Sebagaimana yang dimaksud di atas, dapat


a. Melakukan rencana kerja Seksi Pengawasan berdasarkan rencana

kerja bidang.


bawahan.





pengawasan.

e. Melakukan pengawasan barang beredar dan jasa.

f. Melakukan koordinasi pelaksanaan pengawasan barang beredar

dan jasa.

g. Menyiapkan bahan penerbitan rekomendasi atas petunjuk

penggunaan (manual) dan kartu jaminan / garansi dalam bahasa

Indonesia bagi produk teknologi informasi dan elektronika skala

kota.

h. Menyiapkan bahan pembinaan dan pemberdayaan Pejabat

Pengawas Peredaran Barang Jasa (PPPBJ).

i. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja bidang pengawasan.

j. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang pengawasan.

k. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.


commit to user

55

l. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


m. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Seksi Perlindungan Konsumen

Kepala Seksi Perlindungan Konsumen mempunyai tugas melakukan


pelaksanaan di bidang perlindungan konsumen. Yaitu meliputi

pembinaan perlindungan konsumen. Sebagaimana yang dimaksud di

atas, dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Melakukan rencana kerja Seksi Perlindungan Konsumen



bawahan.






e. Melakukan fasilitasi pembentukan dan pembinaan Badan

Perlindungan Sengketa Konsumen (BPSK) dan Lembaga

Perlindungan Konsumen Swadaya Masyarakat (LPKSM).

f. Melakukan penyiapan bahan koordinasi dan kerjasama


g. Melakukan layanan informasi dan publikasi tentang perlindungan

konsumen.

h. Melakukan fasilitasi penanganan penyelesaian sengketa konsumen.

i. Melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pemberdayaan

motivator dan mediator perlindungan konsumen skala kota.


commit to user

56

j. Melakukan fasilitasi pembinaan perlindungan konsumen dalam

rangka penggunaan alat Ukur, Takar, Timbang dan

Perlengkapannya (UTTP).

k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan pengukuran

kinerja di bidang perlindungan konsumen.

l. Menyiapkan bahan sosialisasi di bidang perlindungan konsumen.

m. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka


o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.


commit to user

57

PETA JABATAN DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

Jabatan Jmlh Penata Muda III/a 1

Jabatan Jmlh Bend. Penerimaan 1 Bend. Pengeluaran 1

Pemb. Dftr Gaji 1 Pemb. Pembukuan 1

Pemb. Dokumen 1

Jabatan Jmlh Pengelola Barang 1 Pengelola Kepeg. 1

Agenda 2 Jaga Malam 1

KEKUATAN PEGAWAI IV/e = - III/d =11 II/c = 1 I/b = - IV/d = - III/c = 2 II/b = - I/a = 2 IV/c = - III/b = 22 II/a = 2 IV/b = 3 III/a = 4 I/d = - IV/a = 4 II/d = 2 I/c = -

12 ORANG TERDIRI DARI Es. I : Es. III : 3 JFT : Es. II : 1 Es. IV : 8 JFU :

KEPALA DINAS Pembina Tk.I IV/b Pasca Sarjana (S2)

SEKRETARIS Pembina Tk.I IV/b (S2)

KA Sub Bagian Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan Penata Tk.I III/d (S1)

KA Sub Bagian Keuangan

Penata Tk.I III/d (S1)

KA Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Penata Tk.I III/d (S1)

Bidang Perindustrian Pembina Tk.I IV/b (S2)

KA Seksi Industri Kecil Pembina IV/a (S1)

KA Seksi Industri Menengah dan Besar Penata Tk.I III/d (S1)

Bidang Perdagangan

KA Seksi Perdagangan Dalam Negeri Penata Tk.I III/d (S1)

KA Seksi Perdagangan Luar Negeri Penata Tk.I III/d (S1)

Bidang Pengawasan dan Perlindungan Konsumen

Pembina IV/a (S2)

KA Seksi Pengawasan Penata Tk.I III/d (S1)

KA Seksi Perlindungan Konsumen Penata Tk.I III/d (S1)

Jabatan Jmlh Pengolah Data Industri 2

Pengumpul Data 1 Penyusun Laporan 1

Operator Komputer 1 Pengolah Data Usha Kecil Mikro 1

Jabatan Jmlh Pengumpul Data 2

Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor 2 Penyusun Laporan 1

Operator Komputer 1

Jabatan Jmlh Petugas Pemantau Perizinan 2

Operator Komputer 1


Penyusun Laporan 1 Penyusun Program 1 Operator Komputer 1


Petugas Pemeriksa Dokumen Ekspor 2 Penyusun Laporan 1

Operator Komputer 1

Jabatan Jmlh Petugas Survey 2

Pengumpul Data 1

GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

57


commit to user

58

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta

Dalam bagian ini penulis akan mengungkapkan hasil pengamatan

di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Hal-hal yang

akan penulis bahas yaitu meliputi :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip.

2. Penyimpanan Arsip.

3. Penyusutan Arsip.

4. Fasilitas Arsip.

5. Pegawai Kearsipan. Ig. Wursanto (1995 : 15)


Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam

melaksanakan kegiatan pasti berhubungan dengan instansi lainnya

maupun dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan instansi

tersebut. Dalam melaksanakan hubungan dengan pihak lain, sehingga

tidak jarang suatu instansi menerima beberapa surat dalam 1 (satu)

hari. Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta setiap

harinya ada kurang lebih 5-10 surat yang masuk.

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, arsip-

arsip yang ada tidak hanya mengenai surat-surat dinas saja tetapi juga

meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar

dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas

diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang

berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah

58


commit to user

59

maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh

masing-masing sub bidang.

Di bawah ini penulis akan menjelaskan mengenai proses

pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan

pengurusan surat keluar yang ada di Dinas Perindustrian dan


a. Proses Pengurusan Surat Masuk

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, surat

yang masuk diterima oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian. Kemudian baru diteruskan dan

didistribusikan ke bagian yang bersangkutan atau yang dituju.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima

surat antara lain :

1) Membaca sampul surat untuk diketahui jenis suratnya.

2) Menyortir surat untuk memisahkan antara surat-surat yang

akan diteruskan pada bidang masing-masing yang ada di Dinas


3) Nomor surat dicatat dalam kartu kendali.

4) Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.

5) Surat dimintakan disposisi ke Kepala Dinas Perindustrian dan


6) Surat dimintakan persetujuan ke Kepala Dinas Perindustrian

dan Perdagangan Kota Surakarta.

7) Surat didistribusikan ke bagian masing-masing sesuai dengan

yang ditunjuk untuk mengelola arsip atau surat tersebut.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang

penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,

penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat

masuk seperti contoh di bawah ini.


commit to user

60

TABEL 2.3

Contoh Buku Agenda Surat Masuk

Tanggal Nomor

Agenda

Dari No./

Tgl

Surat

Perihal KA

Dinas

Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan

& PK


b. Proses Pengurusan Surat Keluar

Proses pengurusan surat keluar diolah oleh bagian Sekretariat

khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Adapun langkah-

langkah yang dilakukan oleh petugas selama dalam proses

pengurusan surat keluar di Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1) Surat dikonsep menurut jenis, isi dan nomor surat.

2) Surat dimintakan kontrasein / persetujuan sekretaris atau

Kepala Bidang yang bersangkutan.

3) Surat diajukan ke Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta untuk diberi persetujuan.

4) Surat dimasukkan ke dalam kartu kendali.

5) Surat diberi nomor surat.

6) Surat diagenda di dalam buku surat keluar.

7) Surat dikirimkan dengan memakai surat keluar.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama masa magang

penelitian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,

penulis dapat mengetahui bentuk dan isi dari buku agenda surat

keluar seperti contoh di bawah ini.


commit to user

61

TABEL 2.4

Contoh Buku Agenda Surat Keluar

Tanggal Nomor

Agenda

Kepada Perihal Ket.


2. Penyimpanan Arsip

a. Asas Penyimpanan Arsip

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta, asas

yang digunakan dalam penyimpanan arsip adalah asas campuran.

Asas campuran digunakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta karena dengan asas campuran tersebut dapat

memudahkan dalam pencarian arsip. Arsip-arsip tersebut sudah

dipisah-pisahkan menurut pola klasifikasi yang ada di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Dalam hal ini,

masing-masing unit kerja diberi kepercayaan untuk melaksanakan

penyimpanan arsip sendiri. Dengan satu kebijakan yaitu untuk

surat atau arsip-arsip yang bersifat penting dalam penataannya

dilakukan dan disimpan pada bagian Sekretariat khususnya pada

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Sedangkan untuk surat atau

arsip-arsip yang berhubungan dengan masing-masing bidang yang

ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta,

misalnya bidang perindustrian untuk penataannya dilakukan dan

disimpan pada bidang yang bersangkutan. Untuk arsip-arsip yang

masih sering digunakan (aktif) dan arsip yang sudah jarang


commit to user

62

digunakan (in aktif) juga sudah dipisah sehingga arsip yang ada di

tempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaannya.

Keuntungan / kelebihan yang diperoleh dari Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam pemakaian

asas ini menurut Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta dan juga merupakan salah satu pegawai yang mengurusi

masalah kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta antara lain :

” (1) Lebih dapat menghemat ruang dan peralatan arsip, karena hanya sebagian saja arsip yang disimpan di tiap masing-masing bidang. (2) Bila arsip tersebut berisi tentang kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan yang dilakukan Dinas Perindustrian dan Perdagangan secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanannya dapat diseragamkan. (3) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Unit kerja yang dimaksud adalah unit kerja yang mempunyai spesifikasi tertentu ”. Dijelaskan pula oleh Ibu Mastuti, SH dengan hasil wawancara

sebagai berikut :

” Untuk asas penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik. Karena dengan asas penyimpanan arsip kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi ini dapat memudahkan dalam pencarian arsip, menghemat tempat pada masing-masing unit kerja serta penemuan kembali berkas arsip yang diperlukan dengan mudah dan cepat dilakukan ”. ( Wawancara 6 April 2010 )

Sedangkan kelemahan dari penggunaan asas campuran tersebut

adalah :

1) Apabila ada arsip-arsip yang punya spesifikasi khusus terdapat

satu bagian atau satu bidang tersebut hilang atau kurang teratur,


commit to user

63

maka akan sulit untuk ditemukan kembali atau diatur secara

tepat.

2) Apabila ada arsip-arsip yang tidak punya spesifikasi khusus

tertentu terhadap satu bidang atau satu bagian saja sehingga

mengakibatkan arsip tersebut harus disimpan di ruangan

sekretariat selain pada bidang terkait maka akan kurang

maksimal dalam hal penghematan. Hal ini juga kurang praktis

karena memerlukan lebih banyak kegiatan dalam penyimpanan

arsip.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta menggunakan sistem nomor. Hal ini

seperti yang dijelaskan oleh Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan


” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ini dalam sistem penyimpanan arsip adalah menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pola klasifikasi yang digunakan Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah. Arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yaitu meliputi kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar, kegiatan perdagangan dan surat-surat dinas lainnya ”. (Wawancara 6 April 2010).

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip

pada setiap organisasi dalam pengelolaan arsipnya mungkin

hampir sama antara satu dengan yang lainnya. Prosedur dalam

penyimpanan arsip digunakan agar lebih mudah dilaksanakan,

lebih terarah dan tidak semrawut. Yang dimaksud dengan prosedur

penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan pengolahan arsip

sebelum arsip-arsip tersebut disimpan di dalam filling cabinet.


commit to user

64

Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan ini meliputi

kegiatan memisah-misah arsip, meneliti arsip, memadukan arsip,

mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip, mempersiapkan

tunjuk silang, menyusun arsip, memfile arsip / mengatur

pembentukan arsip sesuai dengan pola klasifikasinya.

1) Memisah-misahkan arsip

Kegiatan pertama yang dilakukan petugas kearsipan di

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah

memisahkan arsip. Memisah-misahkan arsip berarti

mengadakan pemilihan terhadap arsip-arsip yang akan

disimpan untuk dikelompokkan menurut subyek-subyek seperti

yang dicantumkan dalam kartu kendali atau daftar indeks yang

telah ditentukan sesuai aturan yang berlaku di Dinas


2) Meneliti arsip

Setelah arsip dipisahkan menurut kode-kode angka, arsip

kemudian diteliti. Dalam penelitian arsip tersebut petugas

kearsipan meneliti apakah arsip yang akan disimpan tersebut

sudah mendapat disposisi dari Kepala Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta atau belum. Jika belum, maka

petugas kearsipan harus segera memintakan disposisi Kepala

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta selaku

pejabat yang berwenang untuk membenarkan bahwa arsip

tersebut boleh disimpan.

3) Memadukan (assembling) arsip

Dalam kegiatan ini, kegiatan pertama yang dilakukan oleh

pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta adalah menerima berkas-berkas yang berupa

surat-surat dinas, setelah berkas tersebut diterima kemudian

diteliti untuk mengetahui jumlah lembaran dan catatan yang

seharusnya ada. Apabila berkas tersebut sudah lengkap, maka


commit to user

65

lembaran-lembaran yang berisi surat-surat dinas tersebut

disusun sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan. Untuk

berkas yang belum lengkap, maka petugas pada bagian ini

mengirim pemberitahuan kepada masing-masing bidang yang

belum melengkapi berkas-berkas tersebut agar segera

melengkapinya.

4) Mengklasifikasi arsip

Dalam kegiatan ini langkah pertama yang dilakukan

petugas adalah menggolongkan arsip berdasarkan pola

klasifikasi yang telah ditentukan. Pola klasifikasi arsip yang

digunakan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta adalah pola klasifikasi arsip yang berdasarkan pola

klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah.

Pola klasifikasi Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa

Tengah mencakup 10 (sepuluh) pokok masalah yang

diklasifikasikan menurut numerik masing-masing sebagai

berikut :

000 Umum

100 Pemerintah

200 Politik

300 Keamanan

400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Keterangan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

Setelah digolongkan menurut pola klasifikasi yang telah

ditentukan, maka berkas-berkas yang sudah lengkap kemudian

diadakan pengkodean yang telah ditentukan. Kegiatan

selanjutnya adalah penulisan kode pada kolom yang tersedia.


commit to user

66

Setelah selesai data yang telah siap untuk diindeks dimasukkan

dalam buku agenda.

5) Mengindeks arsip

Langkah-langkah yang dilakukan petugas arsip di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam kegiatan

mengindeks arsip adalah sebagai berikut :

· Membaca secara cermat isi surat.

· Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.

· Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat

menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan,

misalnya dengan memberikan kode pembantu. Dalam hal

ini fungsi dari kode pembantu adalah sebagai kode

pelengkap yang tidak dapat dipakai tersendiri, tetapi

ditambahkan dibelakang kode yang memerlukan perincian

lebih lanjut. Kode pembantu yang dimaksud adalah

Contoh :

01 : Perencanaan

02 : Peneliti

03 : Pendidikan

04 : Laporan

05 : Panitia

06 : Seminar, lokakarya, workshop

07 : Statistik

08 : Peraturan Perundang-undangan

· Membubuhkan caption utama berikut kode masalah (sub

subyek) pada setiap arsip yang bersangkutan.

· Mempersiapkan tunjuk silang

Kegiatan ini dilakukan apabila terdapat dua caption.

Caption pertama digunakan sebagai caption utama,

sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada petunjuk

silang.


commit to user

67

6) Menyusun arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption kemudian

disusun oleh petugas sesuai dengan sistem susunan yang

digunakan dalam sistem penyimpanan. Dalam hal ini Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan

sistem nomor.

7) Memfile arsip

Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh petugas kearsipan di

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam

prosedur penyimpanan arsip adalah memfile arsip. Kegiatan ini

adalah mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan

klasifikasi dan mengatur penyusunan-penyusunan arsip-arsip di

dalam file-file atau folder-folder pada tempat yang sesuai.

3. Penyusutan arsip

Pada setiap unit kerja yang ada di dalam suatu organisasi

seharusnya ada penyusutan arsip. Sebab arsip akan terus-menerus

bertambah sedangkan ruang penyimpanan arsip mempunyai daya

tampung yang terbatas. Untuk mengatasi penumpukan dokumen / arsip

di setiap unit kerja, maka perlu diadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip

yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai kegunaannya sudah

mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan.

Berdasarkan wawancara dengan Ibu Mastuti, SH selaku Kepala

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta tanggal 6 April 2010, mengatakan bahwa

:

” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah diadakan kegiatan penyusutan arsip. Arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai masa aktif 5 (lima) tahun, itu artinya sebuah arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dikategorikan sebagai in aktif setelah 5 (lima) tahun atau lebih ”.


commit to user

68

Hasil wawancara yang lainnya oleh staf Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

adalah sebagai berikut :

” Hal-hal yang menyebabkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan arsip diantaranya : a. Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk

menangani arsip. Hal ini menyebabkan kurangnya perhatian terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya untuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat berupa keterbatasan waktu yang dimiliki.

b. Pegawai yang menangani arsip merupakan pegawai yang tidak khusus, jadi para pegawai tersebut harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya sesuai dengan bidang masing-masing sehingga mereka tidak tahu arsip mana yang harus disusutkan ”.

(Wawancara 6 April 2010).

4. Fasilitas kearsipan

Fasilitas merupakan peralatan atau perlengkapan yang digunakan

dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan tidak akan

selesai tanpa adanya fasilitas yang memadai. Fasilitas kearsipan

merupakan salah satu faktor pendukung dari kelancaran kegiatan

kearsipan. Fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a. Alat-alat kearsipan

1. Alat penerimaan surat

· Meja, adalah fasilitas yang sangat sederhana di mana setiap

arsip yang masuk langsung ditempatkan pada meja pegawai

yang bertugas menyortir surat masuk.

· Alat pelubang kertas, yaitu alat yang digunakan untuk

melubangi kertas setelah arsip tersebut dimasukkan ke

dalam folder.

· Steples, yaitu alat untuk menjepit kertas agar terlihat rapi.


commit to user

69

· Rak surat, alat yang digunakan untuk meletakkan surat

yang sudah disortir.

· Gunting, alat yang digunakan untuk membuka sampul surat

agar isi surat tersebut tidak rusak.

2. Alat penyimpanan arsip

· Folder, yaitu alat yang digunakan untuk tempat arsip.

Folder mempunyai tab untuk tempat kode dan indeks atau

title.

· Guide, yaitu sekat atau alat yang digunakan sebagai batas /

petunjuk antara pokok masalah dengan rinciannya.

· Rak arsip, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan

arsip yang seukuran surat.

· Filling cabinet, yaitu alat yang berfungsi untuk menyimpan

arsip yang berbentuk segi empat panjang dan terbuat dari

bahan metal dengan laci yang beraneka ragam seperti 2 laci

atau 4 laci.

3. Alat korespodensi

Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan

korespodensi atau surat-menyurat. Alat-alat korespodensi yang

terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta antara lain :

· Kertas, adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran

untuk keperluan tulis-menulis serta mencetak naskah / surat

dinas. Kertas yang ada di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta adalah ukuran folio.

· Stempel atau cap dinas, alat yang digunakan untuk

menyetempel naskah / surat dinas dan jumlahnya hanya ada

1 (satu) buah.

· Buku agenda, buku agenda yang ada di Dinas Perindustrian

dan Perdagangan Kota Surakarta adalah buku agenda surat

masuk, buku agenda surat keluar, buku agenda undangan,


commit to user

70

dan buku agenda ekspedisi. Buku agenda ekspedisi terdiri

dari 4 (empat) macam yaitu buku ekspedisi sekretariat,

buku ekspedisi perindustrian, buku ekspedisi perdagangan

dan buku ekspedisi pengawasan dan perlindungan

konsumen.

· Mesik ketik manual, alat yang digunakan untuk mengetik

surat atau arsip yang jumlahnya ada 6 (enam) buah.

· Komputer, sebagai alat elektronik yang dapat menerima

data, mengolah data, melaksanakan perhitungan aritmatika

dan bermacam-macam kegunaan lainnya. Untuk fasilitas

komputer ini terdapat 14 (empat belas) unit, yang salah

satunya adalah laptop.

Berdasarkan uraian di atas berarti fasilitas kearsipan yang

terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan

pelaksanaan pekerjaan dan dapat memperlancar jalannya

pekerjaan.

b. Ruang kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah

terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di

gudang dengan luas ruangan 5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan

ruang kerja. Dalam pengelolaan ruang kearsipan itu sendiri, Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah

memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan

kebersihan ruangan.

1. Mengenai cahaya

Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya

matahari dapat masuk dan menerangi hampir seluruh ruangan.

Sedangkan untuk lampu hanya digunakan pada waktu malam

hari atau dalam keadaan cuaca mendung sehingga ruangan

tidak menjadi gelap.


commit to user

71

2. Mengenai udara

Ventilasi dan jendela sudah cukup sehingga sirkulasi udara

berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap dan lembab.

3. Mengenai warna

Warna atau cat pada dinding gudang kantor sebagian besar

adalah warna putih kecoklatan atau krem yang dapat

memberikan kesan bersih dan sejuk.

4. Mengenai kebersihan ruangan

Mengenai kebersihan ruangan yang selama ini dilakukan

oleh pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta adalah dengan menyapu lantai dan membersihkan

tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet dan

rak-rak arsip dari segala debu dan kotoran. Sedangkan untuk

pemeliharaan dan pengamanan arsip yang dilakukan adalah

dengan memberikan kapur barus yang dimasukkan ke dalam

almari penyimpanan arsip. Selain itu, pegawai juga selalu

mengecek keadaan di dalam gudang. Hal ini dilakukan agar

arsip-arsip yang ada tetap terpelihara dengan baik.

5. Pegawai kearsipan

Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali dalam

memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Dalam menerapkan pegawai

kearsipan harus memang benar-benar orang-orang yang menguasai

dalam bidang kearsipan supaya kegiatan tersebut dapat berjalan

dengan lancar.

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum

terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani arsip saja.

Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah dididik

sebagai arsiparis.


commit to user

72

Hal-hal yang menyebabkan belum adanya pegawai khusus yang

menangani arsip-arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta adalah faktor belum adanya pegawai di

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang dididik

sebagai arsiparis.

Namun untuk pengurusan masalah kearsipan di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta itu sendiri sudah cukup

berjalan dengan lancar karena setiap pegawainya sudah melakukan

tugas-tugas dengan baik. Adapun tugas-tugas yang dilakukan pegawai

Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang berkaitan

dengan pengurusan masalah kearsipan adalah sebagai berikut :

a. Menjaga arsip agar tetap terpelihara dengan baik.

b. Mencari kembali arsip-arsip apabila suatu saat dibutuhkan oleh

Kepala Bagian maupun oleh pegawai lain.

c. Mengurus berkas yang masuk dan berkas yang keluar kemudian

mencatat ke dalam buku agenda.

d. Menyortir dan menyusun surat ke dalam folder dan

menyimpannya ke dalam rak arsip / filling cabinet serta

menyusunnya menurut klasifikasinya.

e. Melaksanakan tugas-tugas yang lain apabila dibutuhkan.


commit to user

73

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab

terdahulu yang diperoleh dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta, maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan

dan saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Dinas Perindustrian

dan Perdagangan Kota Surakarta.

Dalam hal ini, kesimpulan dan uraian dari hasil pengamatan yang

sudah dilakukan lebih memfokuskan pada pelaksanaan administrasi

kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan

arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan yakni

adalah sebagai berikut :


Penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta meliputi proses pengurusan surat

masuk dan proses pengurusan surat keluar.

2. Penyimpanan Arsip

· Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah asas

campuran.

· Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah

sistem nomor.

· Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan

Perdagangan Kota Surakarta meliputi : memisah-misahkan

arsip, meneliti arsip, memadukan arsip, mengklasifikasi

arsip menurut pola klasifikasi yang ditetapkan Pemerintah

73


commit to user

74

Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah, mengindeks arsip,

menyusun arsip dan memfile arsip.

3. Penyusutan Arsip

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

belum pernah dilakukan kegiatan penyusutan arsip.

4. Fasilitas Kearsipan

· Alat-alat kearsipan

a. Alat penerimaan surat

Yang meliputi meja, alat pelubang kertas, steples, rak

surat, gunting.

b. Alat penyimpanan arsip

Yang meliputi folder, guide, rak arsip, filling cabinet.

c. Alat korespodensi

Yang meliputi kertas, stempel / cap dinas, buku agenda,

mesin ketik manual, komputer.

· Ruang kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota

Surakarta sudah terdapat ruang khusus untuk tempat

penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan

5x4 m2 yang letaknya terpisah dengan ruang kerja.

5. Pegawai Kearsipan

Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta

belum terdapat pegawai yang ditunjuk khusus untuk menangani

arsip saja.


commit to user

75

B. Saran

Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan

kritik yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek

organisasi ke masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan

sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik.

Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :

a. Karena belum adanya pegawai yang ditunjuk khusus untuk

menangani arsip saja, maka Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta perlu mendidik pegawai kearsipan sebagai arsiparis.

b. Arsip-arsip in aktif supaya diserahkan ke gedung arsip apabila

tempat penyimpanan arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan

Kota Surakarta tidak mencukupi.

c. Selalu memperbaiki dan menyempurnakan pelaksanaan

administrasi kearsipan agar lebih memajukan perkembangan

kearsipan di masa yang akan datang. Dengan cara selalu menjaga

arsip-arsip yang ada agar tetap terpelihara dengan baik.

Documents

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PELAKSANAAN .../Pelaksanaan...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM