DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA

UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA

INTERNA KOMUNIKACIJA V INTRANETU: PRIMER PODJETJA TELEKOM SLOVENIJE,D.D.

INTERNAL COMMUNICATION IN INTRANET: THE EXAMPLE IN A

COMPANY TELEKOM SLOVENIJE, D.D.

Kandidat(ka): Veronika Vodlan Program: visokošolski strokovni Študijska usmeritev: Poslovna ekonomija, Management, Splošni management Mentor: prof.dr. Igor Perko Študijsko leto: 2011/2012

Maribor, julij 2012

2

PREDGOVOR

Sodelovanje v družini, sodelovanje med sodelavci, pogovor med znanci in prijatelji to in še nešteto oblike sodelovanja med ljudmi, nosi pečat komunikacije. Komunikacija nam predstavlja sodelovanje z okolico, tako doma, kot na delovnem mestu. Načinov komunikacije je nešteto. Najbolj razvit način komunikacije med ljudmi je verbalno komuniciranje. To je govor. Karkoli potrebujemo v življenju najhitreje uredimo z verbalno komunikacijo, razen v poslovnem svetu in komunikaciji z uradnimi ustanovami. Tam večina komunikacije poteka v pisni obliki. Dobro sodelovanje med ljudmi prispeva h kvaliteti življenja in hkrati k dobrim odnosom med njimi. Sodobni trend in tempo življenja od nas zahtevata prilagajanje in ustvarjanje vedno novih načinov komunikacije. Z razvojem znanosti in tehnologije se novim načinom dela in delovnim sredstvom prilagaja tudi komunikacija. Pojavila so se nova orodja komunikacije kot so elektronska pošta, internet, elektronski časopis in podobno. Organizacije niso nobena izjema v procesu sprememb. Le-ta toliko bolj občutijo spremembe razvoja, saj nastajajo z njihovim sodelovanjem. V organizaciji je komunikacija toliko bolj pomembna, ker vpliva na potek dela in njegov končni učinek. Komunikacija je del poslovnega procesa in se odraža na dveh področjih. Prvo področje je komunikacija navzven. Podjetje komunicira s svojimi partnerji, državnimi ustanovami in strankami. Drugo področje pa predstavlja interna komunikacija. Interna komunikacija poteka med zaposlenimi in vodstvenim kadrom. Notranja komunikacija, kot jo tudi imenujemo, se odraža v odzivnosti in delovanju organizacije navzven. Torej je odraz organizacije na trgu v veliki meri odvisen od nivoja in uspešnosti notranje komunikacije. Dobra in uspešna notranja komunikacija je temelj za dobre odnose med zaposlenimi, le-ta pa vodi k visoki motiviranosti in želji po vedno novih izzivih in pridobivanju znanja. V želji po čim bolj uspešni komunikaciji organizacije posegajo po vedno novih in uporabnejših komunikacijskih orodjih. Eno izmed vodilnih komunikacijskih orodij je internet. Različico zaprtega sistema internetne mreže imenujemo intranet, ki ga bomo predstavili v naši nalogi.

3

KAZALO

PREDGOVOR 2 KAZALO 3 KAZALO SLIK 5 1 UVOD 6

1.1 Opis problema 6 1.2 Namen in cilji dela 7

1.2.1 Namen 7 1.2.2 Cilji 7 1.3 Uporabljene metode in zasnova dela 8

1.3.1 Uporabljene metode 8 1.3.2 Zasnova dela 9

2 POJEM KOMUNIKACIJE 10 2.1 Temeljni pojmi 10 2.2 Komunikacijski model 11 2.3 Proces komunikacije 12 2.4 Načini komuniciranja 15

3 POSLOVNO KOMUNICIRANJE 18 3.1 Opredelitev pojma 18

3.1.1 Posebnosti poslovnega komuniciranja 18 3.1.2 Poslovno komuniciranje glede na okolje 19

3.2 Pomen poslovnega komuniciranja za organizacijo 19 3.3 Notranje komuniciranje pri združevanju podjetij 20

4 NOTRANJE KOMUNICIRANJE 22 4.1 Cilji interne komunikacije 22 4.2 Orodja interne komunikacije 23

4.2.1 Oglasna deska 23 4.2.2 Okrožnice 24 4.2.3 Interna glasila 24 4.2.4 Intranet 24

4.3 Načrtovanje in kreiranje intraneta v podjetju 25

5 PREDSTAVITEV PODJETJA TELEKOM SLOVENIJE, D.D. 27 5.1 Osnovni podatki podjetja in skupine Telekom Slovenije 27 5.2 Notranje komuniciranje 30 5.3 Intranet v organizaciji 31

4

6 ZDRUŽITEV PODJETIJ MOBITEL,D.D. IN TELEKOM SLOVENIJE, D.D. 33 6.1 Pripojitev podjetja Mobitel d.d. 33 6.2 Ustanovitev novega internega spletnega mesta – TIP 33

7 ZGRADBA IN PREDSTAVITEV SPLETNEGA MESTA 37 7.1 Shema spletnega mesta 37 7.2 Predstavitev spletnega mesta 38

8 DOSTOPNOST DO INTRANETA V PODJETJU 45 8.1 Dostopnost intraneta 45 8.2 Uporabniki 45 8.3 Prednosti intraneta v organizaciji 45

9 VARNOST SPLETNEGA MESTA 47 SKLEP 48 POVZETEK 49 LITERATURA IN VIRI 50

5

KAZALO SLIK Slika 1: Komunikacijski model 12 Slika 2: Faze komunikacijskega procesa 13 Slika 3: Različno razumevanje 15 Slika 4: Načini komuniciranja 17 Slika 5: Vizija in strateški cilji podjetja 27 Slika 6: Tržni deleži podjetja 28 Slika 7: Intranet podjetja Telekom Slovenije,d.d. 32 Slika 8: Logotip starega intraneta Telekoma Slovenije 34 Slika 9: Posnetek starega spletnega mesta Moj+intra+net 34 Slika 10: Logotip starega Mobitelovega spletnega mesta 35 Slika 11: Posnetek starega spletnega mesta Mobi web 36 Slika 12: Logotip Telekomovega intranetnega portala 36 Slika 13: Shema Telekomovega intranetnega portala – TIP 37 Slika 14: Aktualno 38 Slika 15: Novosti v ponudbi in prodaji 38 Slika 16: Izobraževanje 39 Slika 17: Družbeno in družabno 39 Slika 18: Glava intranetne strani 39 Slika 19: Posnetek zavihka ˝O podjetju˝ 40 Slika 20: Posnetek zavihka ˝Trajnostni razvoj˝ 41 Slika 21: Posnetek dostopa do najpogosteje uporabljenih povezav 44

6

1 UVOD 1.1 Opis problema Komuniciranje je glavni dejavnik preživetja človeštva. V času razvoja človeštva se je izpopolnjevala tudi komunikacija. Od sporazumevanja z gibi, do današnjega verbalnega in vedno pogostejšega elektronskega komuniciranja pa so temelji komunikacije ostali enaki. Komunikacija omogoča obstoj in razvoj, tako družbe kot posameznika. Človek bi brez komunikacije težko preživel, saj le-ta predstavlja vez s svetom okoli njega. Izkušnje v komunikaciji z okoljem okoli nas niso vedno pozitivne, vendar toliko kolikor je možnih kombinacij v komuniciranju, toliko je tudi možnih izidov v komuniciranju. Smo pa ljudje odvisni drug od drugega, zato je komunikacija nujna, pa čeprav včasih z nekom težko komuniciramo iz takšnih ali drugačnih razlogov. Na komunikacijo vpliva osebnost ljudi, ki med seboj komunicirajo in zunanji dejavniki, ki so včasih spodbudni drugič moteči. Ravno zato se komunikacija nenehno spreminja in prilagaja. V času tržnega gospodarstva in vse večji globalizaciji trga so sodobne organizacije podvržene mnogim pritiskom iz okolja. Nenehoma se soočajo s spremembami, tako notranjega kot zunanjega okolja podjetja. Izredno hiter razvoj znanosti in tehnologije, predvsem na področju informacijske tehnologije in telekomunikacij, pa močno vpliva na delovanje podjetja. Kupci oziroma stranke podjetja so vse bolj zahtevni, zato pričakujejo hitre in kakovostne produkte ali storitve. Takšne, ki bodo zadostovali njihovim potrebam in željam ter ne bodo zaostajali za storitvami in produkti, ki jih ponuja konkurenca. Eno ključnih področij s katerim se ukvarjajo podjetja je komuniciranje. Kako komunicirati z različnimi zunanjimi javnostmi in kako komunicirati z zaposlenimi je ključno vprašanje, ki se postavlja managementu. Komuniciranje v grobem razdelimo na komuniciranje navzven, torej s strankami, s poslovnimi partnerji, mediji, vplivnimi javnostmi, mnenjskimi voditelji, dobavitelji, konkurenti in drugimi ter komuniciranje znotraj podjetja z zaposlenimi ter njihovo medsebojno komunikacijo. Prav notranja komunikacija pa je izrednega pomena za uspešnost prodora in obstoja podjetja na trgu. V kolikor znotraj podjetja komunikacija deluje uspešno se to praviloma kaže v delovanju podjetja tako navznoter, kot navzven. Zaposleni, ki dobivajo dovolj potrebnih in ažurnih informacij za svoje delo in z njimi oskrbujejo tudi svoje sodelavce in nadrejene, so bolj zadovoljni na delovnem mestu, delajo lažje in so bolj motivirani. Izredno hiter razvoj tehnologije sodobnim podjetjem omogoča veliko načinov notranje komunikacije. Elektronski način komuniciranja je bistveno hitrejši od papirnih okrožnic in obvestil, zajame pa lahko veliko več uporabnikov informacijskih tehnologij hkrati. Čeprav tradicionalni kanali obveščanja, kot so oglasne deske in interna glasila še niso čisto izginila, jih vse bolj zamenjujejo elektronski časopisi, elektronska pošta in interne spletne strani

7

imenovane intranet sistem. Načini interne komunikacije so odvisni predvsem od velikosti podjetja in njegove organizacijske sheme gledano na razdrobljenost in oddaljenost poslovnih enot. V nalogi bomo predstavili osnove komuniciranja in načine internega komuniciranja v sodobnem podjetju. Veliko slovensko podjetje, ki uporablja več načinov notranje komunikacije daje, ob številnih ustaljenih kanalih komuniciranja, velik poudarek na interne spletne strani, zato bomo v drugem delu naloge raziskali in predstavili njegove intranetne strani ter preverili njihov učinek na samo komuniciranje med zaposlenimi in z managementom ter obratno. 1.2 Namen in cilji dela 1.2.1 Namen

Vse večja konkurenca na domačem in svetovnem trgu postavlja podjetja v položaj, ko so primorana iskati različne načine, kako pridobiti in obdržati konkurenčne prednosti pred neizprosno konkurenco. Namen raziskave je ugotoviti, kako komuniciranje znotraj podjetja, v našem primeru intranet, vpliva na delovanje podjetja. Na podlagi izhodišč omenjenih teorij, razpoložljive literature in primera slovenskega podjetja želimo prikazati in povezati vpliv elektronskega komuniciranja, ki vlada znotraj podjetja na delovanje organizacije. Raziskovalno nalogo bomo razdelili v dva dela; teoretični in praktični del. Teoretični del vključuje definicije in opise komuniciranja, elektronskega poslovanja, ter posredno delovanje intraneta, kot enega izmed načinov notranjega komuniciranja. Zajema tudi spoznanja in teorije strokovne literature, kar nam predstavlja izhodišča za raziskavo v praktičnem delu naloge. Praktični del zajema raziskavo intraneta slovenskega podjetja Telekom Slovenije, d.d. s tem pa tudi razvoj elektronskega poslovanja in komuniciranja v podjetju. 1.2.2 Cilji Cilji teoretičnega dela diplomskega seminarja: - opredelitev pojma komuniciranje, - predstavitev komunikacijskega modela, - predstavitev komunikacijskega procesa, - predstavitev komunikacijskega sistema, - predstavitev poslovnega komuniciranja,

8

- pregled in predstavitev informacijske tehnologije, - predstavitev intraneta in - predstavitev komunikacijskih kanalov. Cilji praktičnega dela diplomskega seminarja: - predstavitev organizacije podjetja, - predstavitev načinov interne komunikacije v podjetju, - ugotoviti, kako razvoj tehnologije vpliva na komuniciranje v podjetju, - ugotoviti kako deluje in kakšna je zasnova izbranega načina notranje komunikacije v konkretnem slovenskem podjetju, - ugotoviti, kaj vse nudi omenjeni medij, - ugotoviti enakomernost obveščanja v organizaciji, - ugotoviti kako in na kašen način omenjeni medij povezuje njegove uporabnike in organizacijo ter njene organizacijske enote, - ugotoviti kako je podjetje uspelo zbrati tako veliko bazo podatkov na enem mestu, - ugotoviti ali imajo zaposleni dovolj informacij za opravljanje svojih nalog in kako to vpliva na njihovo delo in - preveriti varnost intraneta. Glavni cilj raziskovalnega dela naloge je prikaz načina notranje komunikacije v določeni organizaciji. Pri tem se osredotočimo na pomembnost informiranja in komunikacije v določeni organizaciji. 1.3 Uporabljene metode in zasnova dela 1.3.1 Uporabljene metode

Hipoteze, ki jih bomo preverjali v raziskavi so oblikovane na podlagi ugotovitev avtorjev strokovne literature in na podlagi praktične raziskave ter znanja in izkušenj. V diplomskem seminarju bomo preverjali naslednje hipoteze: H1 - Učinkovito komuniciranje zaposlenim in managementu omogoča uspešno delovanje in sledenje strateškim ciljem organizacije. H2 - Določena avtomatizacija pri komuniciranju med zaposlenimi pripomore k boljši produktivnosti in manjši izgubi dragocenega časa. H3 - Hitra, ažurna in zaposlenim na prijazen način podana informacija motivira zaposlene. H4 - Učinkovita notranja komunikacija ima velik vpliv na delovanje podjetja na trgu, da le to deluje kot celota.

9

Pri vseh štirih hipotezah bomo uporabili:

• metodo zbiranja podatkov. Podatke bomo zbirali z uporabo intranetih strani podjetja in prebiranjem strokovne literature.

• metodo analiziranja podatkov. Pridobljene podatke intranetih strani in literature bomo medsebojno primerjali.

• metoda prikaza rezultatov. Rezultate bomo prikazali v obliki slik. 1.3.2 Zasnova dela Diplomski seminar vsebuje teoretični in empirični del. V teoretičnem delu bomo pridobili podatke, ki bodo služili kot teoretična izhodišča za izvedbo empiričnega dela. Izhodišča bomo oblikovali na podlagi strokovne literature in virov. Vključevala bodo opise in definicije komuniciranja in elektronskega poslovanja ter druga spoznanja in izsledke strokovne literature. Dejavnike komuniciranja bomo podrobneje raziskovali skozi različna področja delovanja organizacije: • delovanje in komunikacija managementa, • delovanje in komunikacija zaposlenih, • delovanje izbranega načina komunikacije, • varnost izbrane komunikacije in • vpliv izbrane komunikacije na delovanje podjetja. Rezultati teoretičnih izhodišč bodo podlaga za praktični raziskovalni del, kjer bomo na primeru podjetja Telekom Slovenije, d.d. preverjali postavljene hipoteze H1 – H4, kakor tudi končni cilj predstavitev izbranega načina notranje komunikacije v Telekomu Slovenije, d.d. Praktični del vključuje predstavitev podjetja in načinov interne komunikacije, ki jih podjetje uporablja. Glavni del raziskave pa bo obsegal predstavitev izbranega načina interne komunikacije, torej intraneta podjetja ter njegovo sestavo, uporabnost in varnost delovanja.

10

2 POJEM KOMUNIKACIJE

Komuniciranje pomeni sporazumevanje med ljudmi. Beseda komuniciranje izhaja iz latinščine, iz besede communicare, kar v prevodu pomeni razpravljati, posvetovati se, vprašati za nasvet. V današnjem svetu pomeni komuniciranje aktivnost med ljudmi in njihova medsebojna razmerja. Podajanje in sprejemanje informacij je ključ komuniciranja. Nekdo poda informacijo, druga stran to informacijo sprejme in ji določi nek pomen. Ko na drugi strani informacija dobi pomen se hkrati dopolni in postane nadaljnja ali povratna informacija. To pomeni, da si s komuniciranjem izmenjujemo znanje, informacije in izkušnje, se sporazumevamo, prepričujemo, spreobračamo, nadzorujemo, skratka vplivamo na ljudi s katerimi tako ali drugače sodelujemo. Eden od načinov za razumevanje komuniciranja je ta, da ga obravnavamo kot človeški namesto kot jezikovni proces. Za bistveno izboljšanje komuniciranja je treba najprej spremeniti medosebne odnose (Možina, 1986, 56). Komuniciranje se pojavlja v našem vsakdanjem življenju, kakorkoli se vedemo, vedno je to neka oblika komunikacije. Postala je tako samoumevna, da se ne zavedamo več njenega pomena, čeprav komunikacija ni dedna in se neprestano spreminja. Pravilnega komuniciranja se lahko tudi naučimo. Z vstopom v tržno družbo in vse večjo količino informacij pa je komuniciranje dobila izredno velik pomen, predvsem za podjetja. Komunikacija znotraj podjetja in komunikacija podjetja z zunanjim svetom je poleg tehničnega razvoja odskočna deska za dobro poslovanje podjetja. 2.1 Temeljni pojmi Poleg pojma komuniciranje moramo za boljše razumevanje komuniciranja pojasniti še nekaj pojmov v povezavi s komuniciranjem, da bomo v nadaljevanju lažje razumeli potek in način le tega (Ferjan, 1998, 5-6). AVTORITETA – pravica in moč presoje informacij ter sprejemanje končnih odločitev DEMAGOGIJA – zavajanje, pretiravanje, sprenevedanje KOMUNIKACIJSKI KANAL - pot po kateri potuje sporočilo od pošiljatelja k prejemniku KOMUNIKACIJSKI MODEL – model, ki predstavlja potek komunikacije od podajalca informacije do prejemnika in nazaj KONFLIKT – ob nastanku dveh potreb, ki ju ni mogoče hkrati zadovoljiti nastane konflikt MARKETING – poslovne aktivnosti organizacije, ki zajemajo komunikacijo z uporabniki MEDIJ – sredstvo za prenos informacije od vira k prejemnikom informacije

11

ODNOSI Z JAVNOSTMI – dejavnost organizacije naproti javnostim POSLOVNO KOMUNICIRANJE – komuniciranje v podjetju in zunaj podjetja z uporabniki, partnerji, dobavitelji POŠILJATELJ – oseba ali skupina, ki pripravi sporočilo oziroma informacijo in ga pošlje oziroma sporoči prejemniku POVRATNO SPOROČILO – prejeta dekodirana informacija z dodanim povratnim sporočilom PREJEMNIK – oseba ali skupina, ki prejme sporočilo, ki ji je namenjeno SPOROČILO - kodirana informacija v govorni, pisni ali kateri drugi obliki namenjena od pošiljatelja k prejemniku 2.2 Komunikacijski model Komunikacijski model nam prikazuje potek sporočila, ki ga pripravi pošiljatelj in je namenjeno prejemniku, ter njegovo povratno pot. Komunikacijski model ima štiri osnovne enote; oddajnik, prejemnik, sporočilo in kanal po katerem potuje informacija imenovan komunikacijski ali informacijski kanal. Pošiljatelj je lahko ena ali več oseb oziroma naprav, ki pripravijo sporočilo namenjeno enemu ali več prejemnikom. Sporočila zajemajo različne vrste informacij. Informacija se ob oblikovanju spremeni v obliko podatka, ki je namenjen točno določenim uporabnikom in je glavna sestavina sporočila. Sporočilo preko komunikacijskega kanala potuje do uporabnika podatka. Pošiljatelj sporočilo sprejme, mu doda novo sporočilo in ga ko povratno informacijo preko komunikacijskega kanala posreduje nazaj pošiljatelju.

12

Na sliki 1 lahko vidimo komunikacijski model po katerem teče sporočilo.

Slika 1: Komunikacijski model

vir; Z. Mihaljčič, Poslovno komuniciranje

Pošiljatelj je tisti, ki pripravi sporočilo za oddajo in ga preko komunikacijskega kanala pošlje prejemniku. Upoštevati mora, kdo je prejemnik določenega sporočila, za kakšno vrsto sporočila gre in kakšen namen želi doseči z njim. Sporočilo mora biti razumljivo, da bo prejemnik razumel vsebino sporočila. Vsebovati mora podatke oziroma informacije, ki bodo za prejemnika uporabne in bodo pritegnile njegovo pozornost. Ko sporočilo prispe do prejemnika le-ta sporočilo prevzame ali ga odkloni. V obliki povratne informacije sporoči svojo odločitev pošiljatelju. 2.3 Proces komunikacije V prejšnjem poglavju smo si podrobneje ogledali model komunikacije, sedaj pa predstavimo še proces preko katerega poteka komuniciranje in s tem izmenjava sporočil. Glavne sestavine komunikacijskega procesa so (Kavčič, 1998, 6-10): - vir informacij, - sporočevalec, - sporočilo, - kodiranje in dekodiranje, - komunikacijski (informacijski) kanal, - prejemnik informacije,

Pošiljatelj Prejemnik Komunikacijski kanal

Sporočilo

Povratna informacija

13

- informacijski (komunikacijski) učinek, - povratno sporočilo in - okolje. Sestavine, ki poglavitno vplivajo na komunikacijski proces so predvsem viri informacij iz katerih sporočevalec sestavlja sporočilo in pa okolje v katerem se celotni komunikacijski proces dogaja. V nadaljevanju bomo predstavili posamezne faze procesa komunikacijskega procesa, kot ga prikazuje spodnja slika.

Slika 2: Faze komunikacijskega procesa

Vir; S.Možina, Poslovno komuniciranje

Proces komuniciranja je sestavljen iz naslednjih faz (Možina, 1996, 7):

� kodiranje, � prenos, � prejem, � dekodiranje, � reagiranje in � povratno informiranje. PRIPRAVA SPOROČILA IN KODIRANJE - Sporočevalec, ki pripravlja sporočilo za oddajo pridobi informacije iz različnih virov. Če vzamemo primer novinarja, ki pripravlja sporočilo za informativno oddajo. Novinar se poslužuje različnih virov, recimo tiskovnih agencij, drugih novinarskih hiš, informativnih spletnih strani, itd. Sporočevalec izbira vire in na podlagi informacij pripravi sporočilo. Ob oblikovanju sporočila se navadno opravi tudi selekcija informacij. To je zelo kočljiv proces, saj selekcija lahko popači informacije z vidika selekcijskega kriterija, ki ga uporablja selektor (Kavčič, 1998, 6). Sporočevalec pripravi informacije za sporočilo na podlagi namena, ki ga želi doseči. V kolikor pri tem opravilu ni objektiven sporočilo ne bo doseglo svojega namena. Prenos sporočil poteka po komunikacijskem kanalu. Sporočilo potuje v kodirani obliki. Komunikacijski kanal za prenos sporočil uporablja več različnih medijev, zato mora sporočevalec sporočilo ustrezno kodirati. Preoblikuje ga v kode, ki jih medij prepozna, da lahko sporočilo posreduje prejemniku.

oddajnik

kodiranje

kanal

prenos prejem dekodiranje reagiranje

sprejemnik

povratno informiranje

14

PRENOS – Kot smo že omenili prenos sporočila od pošiljatelja do prejemnika poteka preko komunikacijskega kanala. Komunikacijski kanal zajema različne medije, kot so telefon, elektronska pošta, klasična pošta, neposredni stiki, televizija, radio in podobno. Pošiljatelj izbere tisto obliko prenosa, ki njemu in prejemniku najbolj ustreza, ob tem pa mora upoštevati še hitrost prenosa sporočila. Velikost oziroma kapaciteta komunikacijskega kanala predstavlja največjo možno količino sporočil, ki jih je možno prenesti po njem. Na poti sporočila po komunikacijskem kanalu se pojavljajo tudi motnje, ki vplivajo na kvaliteto prenosa in s tem na kakovost prenesenega sporočila. Tako prenesena sporočila lahko označimo kot nenamerno popačena. Na žalost je popačenje informacij lahko tudi namerno s strani pošiljatelja, kadar ta želi namerno zavesti prejemnika sporočila. PREJEM - Ko sporočilo opravi pot preko komunikacijskega kanal prispe do prejemnika. Prejemnik je tisti, ki dejansko vzpostavi komuniciranje v pravem pomenu. Prejemnik, ko zazna prejeto sporočilo, vzpostavi stik s pošiljateljem in s tem prične komunicirati. DEKODIRANJE – Ko prejemnik sprejme sporočila, mora opraviti dekodiranje sporočila. To pomeni, da mora kodirane znake dekodirati v sebi razumljivo obliko. Dekodiranje je v bistvu obratni postopek kodiranja sporočila, ki poteka pri pošiljatelju. Prejemnik dekodira sporočilo skozi nešteto filtrov. Najbolj pogost filter je jezik (Pritchard, 2004, 5). V fazi dekodiranja sporočila se izvaja branje simbolov, ki so prispeli preko komunikacijskega kanala. Če prejemnik zaznava simbole in jih zna prebrati bo pošiljatelj oz. sporočilo doseglo svoj namen. Zaradi motenj v fazi prenosa in nepazljivosti pri kodiranju pa prihaja do napačnega dekodiranja sporočila. Sprejemnik ni uspel v celoti dekodirati sporočila ali pa ga je dekodiral, vendar napačno razumel. REAGIRANJE – Prejemnik sporočilo dekodira in razbere njegovo sporočilo, takrat se pri njem sproži faza reagiranja na prejeto sporočilo. Reakcija prejemnika je odvisen od percepcije prejemnika. Percepcija je proces zaznave in sproži reakcijo. Jezik je sicer splošno in izjemno uporabno sredstvo sporazumevanja, vendar jezikovni znaki (besede) nimajo pomena same po sebi, ampak je njihov pomen naučen. Ker se je pomena besed posameznik naučil, nikdar niti dva posameznika ne pripisujeta isti besedi natančno istega pomena (Kohut, McFlander, Baxter, 1987, 16 povz. Kavčič, 1998,9). Slika v nadaljevanju nam prikazuje primer, kako različni ljudje v danem trenutku različno razumevajo situacijo v tistem trenutku.

15

Slika 3: Različno razumevanje

vir; Lingula,d.o.o.

Reagiranje prejemnika razberemo iz njegovega vedenja. Njegova reakcija nam pove kakšen učinek je doseglo prispelo sporočilo in hkrati sproži zadnjo fazo procesa imenovano povratno informiranje. POVRATNO INFORMIRANJE – Prejemnik sporočila odreagira na prejeto sporočilo in pošiljatelju pošlje sporočilo o informaciji, ki jo je prejel. Ta proces imenujemo povratno informiranje. Pogosto se uporablja tudi angleška različica izraza – feed back. Prejemnik s povratno informacijo seznani pošiljatelja o učinku poslanega sporočila. Sporočilo je lahko doseglo svoj cilj ali pa tudi ne, zato je povratna informacija za pošiljatelja lahko pozitivna ali negativna. Skozi faze komunikacijskega procesa smo spoznali potek komunikacije od pošiljatelja do prejemnika ter nazaj. V nadaljevanju si poglejmo še načine komuniciranja. 2.4 Načini komuniciranja Načine komuniciranja delimo na več vrst, in sicer (Mihaljčič, 2006, 16-19):

• Komuniciranje glede na razdaljo med udeleženci:

a) neposredno, kar pomeni, da med pošiljateljem in prejemnikom ni posredovalca ali posredniškega sredstva. b) posredno, pošiljatelj in prejemnik komunicirata na daljavo preko posrednika. To je lahko telefon, faks, pošta, e- pošta…

• Komuniciranje glede na število udeležencev:

a) interosebno, ta vrsta komunikacije poteka v človeku samem, medtem ko razmišlja, čuti in se odloča. b) medosebno komuniciranje razumemo kot medosebno komunikacijo med

16

skupino ljudi, na primer prijatelji, sodelavci, družino, člani teama, vodjo na delovnem mestu… c) javno komuniciranje vključuje množične medije in prenaša sporočilo velikemu krogu ljudi. Sporočilo zazna in sprejme, kdor želi. Sem prištevamo predvsem sredstva javnega obveščanja.

• Komuniciranje glede na smer:

a) enosmerno komuniciranje poteka le v eni smeri, in sicer od pošiljatelja k prejemniku. To vrsto komuniciranja koristijo predvsem sredstva javnega obveščanja, ko nam dnevno sporočajo politične, kulturne in druge novice.

b) dvosmerno komuniciranje je nasprotje enosmernemu. Ta način komuniciranja vključuje tudi prejemnika, vendar ne samo kot poslušalca, ampak tudi kot govornika. V tem primeru ima prejemnik možnost sporočanja povratne informacije. c) večsmerno komuniciranje poteka predvsem na sestankih, kjer vsi udeleženci

komunicirajo dvosmerno, vendar pa mora nekdo voditi sestanek, v tem primeru pa se pojavi tudi enosmerna komunikacija.

• Komuniciranje glede na vrsto zaznavnega kanala:

a) vizualno, komunikacijski kanal prestavlja vid, b) auditorno, komuniciramo tako, da poslušamo, c) kinestetično, komunikacija poteka preko površine telesa, tako da zaznavamo preko kože, d) olfaktorno, sporočila ne vidimo in ne slišimo, temveč ga zaznamo preko čutila za voh – nosu ter e) gustatorno komunikacijo, vodi čutilo za okus (prejemniki so lahko vid, sluh, površina telesa, voh in okus). (Goltnik, Urnaut,[7] 2003, 6)

• Komuniciranje glede na potek komunikacije:

a) vertikalna komunikacija lahko poteka navzgor ali navzdol. V osnovi je to komunikacija med dvema različnima skupinama; na primer v podjetju management – zaposleni. b) hotizontalna komunikacija za razliko od vertikalne poteka v vodoravni smeri. Udeleženci te komunikacije so praviloma v enakovrednem položaju, zato komunikacija sloni na istih interesih.

• Komuniciranje glede na formalnost:

a) formalno komuniciranje poteka v poslovnem svetu, v komunikaciji z državnimi ustanovami, neznanimi udeleženci in podobno. Komunikacijo zaznamujejo jasna in točna sporočila. b) neformalno komuniciranje, predstavlja velik del našega življenja. To je

17

komunikacija med prijatelji, družino, znanci in podobno. Komunikacija je enostavna in sproščena.

• Komuniciranje glede na obliko:

a) besedno komuniciranje je lahko ustno ali pisno (Možina, Damjan, 1996, 10). Način ustnega komuniciranja je najkrajši način komunikacije in najhitrejši pri odkrivanju in popravljanju napak v komunikaciji, vendar pa ima tudi slabo stran. To je število udeležencev, več kot jih je prej lahko pride do popačenja ali izkrivljanja sporočila. Pisna komunikacija pa se temu lahko izogne, saj je sporočilo pisano in ostane v enaki obliki v toku prenosa k prejemniku. b) nebesedna komunikacija je tista vrsta komunikacije pri kateri ne govorimo in ne pišemo. Tovrstna komunikacija je na en način izražena z našim vedenjem, ki pa je ustvarjeno na podlagi nekih pravil, norm ali pa je le trenutni odraz naših čustev, prikaz razpoloženja jeze, veselja ali način oblačenja. c) elektronsko komuniciranje je komuniciranje brez katerega si danes ne moremo predstavljati poslovne ali kakršne koli druge komunikacije. Poplava elektronskih naprav in hiter razvoj tehnologije sta nas pripeljala do točke, ko je ta vrsta komunikacije postala najpomembnejša. Prinaša nam bistvene prednosti pred ostalimi, je hitra, natančna in ažurna. Zmogljive naprave shranjujejo velike količine sporočil, zato nam ta vrsta komunikacije bistveno olajšuje poslovno komunikacijo, ki jo bomo opisali v naslednjem poglavju.

Slika 4: Načini komuniciranja

vir; www.projektni.management.si

18

3 POSLOVNO KOMUNICIRANJE 3.1 Opredelitev pojma

Poslovno komuniciranje je z razvojem tržnega gospodarstva pridobilo na pomenu. Glavni pomen delovanja organizacije je komuniciranje. Ker se ta vrsta komunikacije dogaja ob poslovanju organizacije, ga imenujemo poslovno komuniciranje. Od splošnega komuniciranja se razlikuje predvsem v tem, da se poslovno komuniciranje nanaša na poslovno delovanje posameznika, skupine ali organizacije in, da je cilj poslovnega komuniciranja doseganje poslovnih rezultatov. 3.1.1 Posebnosti poslovnega komuniciranja

Posebnosti poslovnega komuniciranja, kot sta jih razčlenila Kohut in Mcfarland, so sledeče (1987, 4-7, povz. Kavčič, 1998, 63-66): a) Poslovne komunikacije imajo praktičen namen.

Namen poslovne komunikacije je že vnaprej določen s strani pripravljavca sporočila. Njegov cilj je uspešno poslovanje, torej prodaja, dogovor, uspešnost sestanka, uspešno delo znotraj podjetja in podobno.

b) Poslovne komunikacije odgovarjajo na konkretna vprašanja

Kot smo že omenili v prejšnjem odstavku je cilj uspešno delovanje, torej iz tega izhaja, da so poslovne komunikacije namenjene izvrševanju točno določenih ciljev v točno določenem kraju in času. Poslovna sporočila morajo biti zato kratka, jedrnata in z jasnim sporočilom, ki ga prejemnik zlahka dekodira in reagira nanj.

c) Poslovne komunikacije morajo biti prilagojene prejemniku

Pri pripravi sporočila za prejemnika se moramo vživeti v njegovo vlogo. Empatija nam bo najbolj pomagala pri tem, saj bomo lahko le tako pripravili sporočilo prilagojeno prejemniku, ki bo razumljivo in bo doseglo svoj namen – poslovni cilj. Pri poslovanju z uporabniki zunaj podjetja moramo biti pri komunikaciji pazljivi tudi na medkulturne razlike in le-te upoštevati pri pripravi sporočila. Komunikacijska kultura pomembno vpliva na reakcijo prejemnika.

d) S poslovnimi komunikacijami se trudimo za dober vtis

Pošiljatelj, ki pripravlja in pošilja sporočilo mora pri pripravi paziti na oblikovanje in vsebino sporočila, ki ga pošilja. S sporočilom želi na prejemnika napraviti dober vtis in vzpostaviti dober poslovni odnos. Napačno ali dvoumno sporočilo zlahka skrha poslovni odnos in zahteva veliko truda za ponovno vzpostavitev prvotnega stanja. Sporočilo ne sme biti preveč formalno, niti preveč sproščeno. Zelo dobro je, če

19

pošiljatelj pozna prejemnika ali pa ima vsaj nekaj podatkov o njem, da lahko oblikuje primerno sporočilo.

e) Poslovno komuniciranje je ekonomično

V poslovanju organizacije je zelo pomemben čas. Nenehni pritiski trga in konkurence zahtevajo od organizacij hitre reakcije, zato morajo biti sporočila pripravljena in dostavljena v zelo kratkem času. Njihovo oblikovanje pa zahteva, kar nekaj veščin in izkušenj. Pošiljatelj mora biti izkušen, poznati mora svojega nasprotnika. Poslano sporočilo mora doseči svoj cilj, zato naj bo jasno, z natančnimi cilji, nevsiljivo, nedvoumno in naj vsebuje elemente, ki bodo pritegnili prejemnika, da bo nanje pozitivno reagiral.

3.1.2 Poslovno komuniciranje glede na okolje Poslovno komuniciranje delimo glede na okolje organizacije na notranje in zunanje poslovno komuniciranje:

- zunanje poslovno komuniciranje zajema komunikacijo podjetja z zunanjim okoljem organizacije. Zunanje okolje so udeleženci na trgu; kupci, dobavitelji, konkurenca, partnerji pri poslovanju ter drugi s katerimi posluje podjetje.

- notranje poslovno komuniciranje predstavlja komunikacija med zaposlenimi,

vodstvom podjetja, delničarji in drugimi notranjimi uporabniki. Prav ta vrsta komunikacije je bistvena za uspeh delovanja. Če bo imela organizacija dobro ter hitro in učinkovito notranjo komunikacijo bo dosegala dobre rezultate tudi na trgu.

3.2 Pomen poslovnega komuniciranja za organizacijo Organizacija se v vseh fazah svojega življenjskega cikla trudi, da bi poslovala čim bolj uspešno. Danes se večina podjetij zaveda, da so v globalnem poslovnem okolju poglavitni ključ za uspeh zaposleni. Lepilo, ki odlična podjetja in njihove člane drži skupaj, pa je prav gotovo notranje komuniciranje (Colarič, 2010, 3). Zaposleni s svojo pripadnostjo, znanjem in veščinami ter uspešnim komuniciranjem med seboj pripomorejo k uspešnemu delovanju organizacije. Uspešna komunikacija med managementom in zaposlenimi pripomore k poznavanju strategije razvoja in ciljev, ki si jih je zastavila organizacija in s tem povečuje pripadnost podjetju ter viša motivacijo zaposlenih. Odprta komunikacija med zaposlenimi ter zaposlenimi in managementom, kjer zaposleni lahko prispevajo svoje ideje in mnenja pozitivno vpliva na ugodno klimo, dobro organizacijsko kulturo in s tem še uspešnejšo notranjo komunikacijo, ki vodi k uspešnemu poslovanju.

20

Del poslovne komunikacije se odvija na trgu, tam organizacija komunicira s svojimi partnerji, dobavitelji, strankami in konkurenco. Velikokrat komunicira tudi z raznimi državnimi ustanovami, ki skrbijo za izvrševanje zakonodaje na trgu dela, storitev, izdelkov in podobno. Organizacija je torej v nenehni komunikaciji z najrazličnejšimi ustanovami in institucijami. Za uspešno in dobro komunikacijo pa se mora temeljito pripraviti, poznati mora prejemnike svojih informacij. Posebno pozorna mora biti na kupce svojih izdelkov ali uporabnike storitev, saj ji le-ti omogočajo razvoj in rast. Iz opisanega lahko zaključimo, da je uspešna in učinkovita notranja in zunanja poslovna komunikacija ključnega pomena za uspeh organizacije na zunanjem trgu. 3.3 Notranje komuniciranje pri združevanju podjetij Z globalizacijo trga so podjetja podvržena veliko večjim pritiskom trga. Pri močni konkurenci se veliko težje uveljavijo na trgu kot velika, zato prihaja tudi do združevanja več manjših podjetij v večja. S tem manjša podjetja pridobijo večjo možnost uveljavitve na trgu. Pri združevanju podjetij pa je za organizacijo velik izziv, kako na novo organizirati notranjo komunikacijo, saj stare zaradi povečanja števila udeležencev v komunikaciji ne moremo več uporabljati. Z združitvijo se na novo postavijo cilji in strategija organizacije, ki je podlaga za oblikovanje odnosov v organizaciji. Na novo se gradi organizacijska kultura, ki tako od enih in drugih zahteva veliko mero prilagajanja. Vsakdo izmed udeležencev iz podjetij, ki se združujejo se počuti ogroženega in se boji za svoj obstoj. Za zaposlene združitev praviloma predstavlja velik stres, ki vpliva na njihovo delo, zaposlitev in osebno življenje, pri čemer pa na to nimajo nobenega vpliva. Komunikacija je v tem primeru ogrožena. Poiskati je potrebno nov skupni jezik ter meje in kriterije za postavitev nove komunikacije. Potrebna je prilagoditev tako formalne kot neformalne komunikacije. S časom zaposleni in management pridobijo zaupanje v nove cilje, vzpostavljajo se novi medsebojni odnosi in s tem nova komunikacija. Pikula (1999, 7) navaja devet stopenj čustvenih reakcij zaposlenih ob združitvah:

• odklanjanje, zaposleni ne verjamejo, da bo do združitve prišlo,

• strah, zaposleni si iz strahu pred neznanim predstavljajo najhujše,

• jeza, zaposleni se počutijo nemočne, jezo valijo na vodilne, ki vodijo združitev,

• žalost, počutijo se žalostne, ker so z združitvijo izgubili tudi svojo identiteto,

• sprejemanje, zaposleni uvidijo, da je upiranje nesmiselno in pričnejo sprejemati novo organizacijo,

• olajšanje, ob izpeljani združitvi zaposleni opazijo, da to le ni tako strašna stvar in začutijo olajšanje,

• interes, zaposleni zopet postanejo motivirani in iščejo svoj interes v organizaciji,

• naklonjenost, motivacija raste z njo pa tudi naklonjenost in pripadnost organizaciji, vzpostavlja se nova komunikacija in

21

• uživanje, komunikacija je dobra in uspešna, zaposleni začnejo ponovno uživati v svojem delu in so polni novih idej in zamisli. Zelo pomembno je, da se delavce o vseh pomembnih dogodkih glede združitve obvešča sproti, predvsem pa preden informacije pridejo v medije (Cardwrgiht, Cooper, 1992, 103). Vsaka združitev prinese s seboj veliko spremembo medsebojnih odnosov in s tem komunikacije, zato je potrebno veliko volje in motivacije vseh udeleženih, da se vzpostavi nova učinkovita komunikacija. Kot ugotavljata Cardwright in Cooper velik del odgovornosti nosi management, saj s sprotno in točno komunikacijo lahko bistveno ublaži stres in strah, ki se poraja v zaposlenih in tako pomaga k hitrejši vzpostaviti nove organizacije in nove boljše komunikacije.

22

4 NOTRANJE KOMUNICIRANJE Organizacija komunicira tudi znotraj sebe. Tu so najpomembnejši udeleženci zaposleni organizacije in management. Njihova medsebojna komunikacija se odraža v delovanju organizacije navzven. Hitre, natančne in ažurne informacije omogočajo zaposlenim učinkovito sodelovanje ter hitre in pravilne odločitve. V primeru, da je notranja komunikacija slaba, informacije pa nepreverjene in neažurne postanejo zaposleni negotovi, njihova učinkovitost pada, prav tako pa tudi ugled in poslovanje organizacije. Ključni pomen pri notranjem komuniciranju igra povratna informacija s katero prejemnik sporoča svoje mnenje, svoje predloge ali pa le sporoča, kako in na kakšen način je razumel sporočilo. To pa je ključno, ker v organizaciji prihajajo navodila za delo od nadrejenih. Neučinkovita in napačna komunikacija ne bo dosegla pravega učinka, kmalu bo čutiti odpor podrejenih in s tem upad motivacije, vse to pa vodi v slabše poslovanje. 4.1 Cilji interne komunikacije Cultip s soavtorji (1985, 315) meni, da so cilji notranje komunikacije opredeliti, vzpostaviti in vzdrževati obojestransko koristen odnos med organizacijo in njenimi zaposlenimi, od katerih je odvisen uspeh ali neuspeh podjetja (povz. Theaker, 2004,175). Cilj interne komunikacije je komunikacija katere končni rezultat bo doseganje poslovnih ciljev organizacije. Zaposleni morajo biti seznanjeni s cilji in strategijo razvoja, predvsem pa z dogajanji v podjetju, saj bodo le v tem primeru uspešno komunicirali med seboj in z javnostjo. Zaposleni morajo s strani vodstva dobiti možnost kreiranja povratne informacije na prejeto sporočilo in seveda spet od njih prejeti sporočilo, da so bili upoštevani ali pa tudi ne, vendar z navedenim razlogom. Takšna komunikacija pripomore k zadovoljstvu in motivaciji zaposlenih. V kolikor ni odprte komunikacije med vodstvom in zaposlenimi se to kmalu pokaže v nezadovoljstvu zaposlenih, manjši delovni storilnosti, slabši organizacijski klimi in podobno. Z dobrim in uspešnim notranjim komuniciranjem bo organizacija:

• dosegala organizacijske cilje, svoje poslanstvo in vizijo,

• izvrševala pravila in predpise,

• uspešno organizirala delovni proces pri izpolnjevanju delovnih nalog,

• vzpostavila uspešno organizacijsko kulturo in klimo v organizaciji,

• prejemala povratna sporočila o uspešnosti komunikacije, o mnenju in predlogih zaposlenih. Torej je cilj interne komunikacije vzdrževanje dobrega odnosa med zaposlenimi in organizacijo, saj to prinaša uspeh in razvoj organizacije. Pretok sporočil oziroma komunikacija mora biti tako vertikalna v obe smeri, navzgor in navzdol. Ob tem pa ne smemo pozabiti tudi na medosebne odnose med zaposlenimi, torej v horizontalni smeri. V kolikor so medosebni odnosi dobri to ugodno vpliva tudi na odnose z nadrejenimi, zaposleni, ki se

23

dobro počutijo med sodelavci in so zadovoljni. Na ta način lažje sprejemajo spremembe na delovnem mestu in nove naloge, ki jih prejemajo od nadrejenih. 4.2 Orodja interne komunikacije Organizacije se v procesu interne komunikacije poslužujejo različnih orodij s katerimi želijo čim hitreje in brez napak posredovati sporočila. Katera orodja sodijo v interno komuniciranje? (Colarič in drugi, 2009, 8)

• interni časopis, bilten, e-novice,

• priročniki, navodila za zaposlene,

• letna in finančna poročila za zaposlene,

• interne konference in izobraževanja,

• oglasna deska,

• nabiralnik predlogov zaposlenih,

• notranje ankete o zadovoljstvu,

• obhodi direktorja med zaposlenimi,

• dan odprtih vrat za zaposlene, njihove družine in upokojence,

• sestanki, kolegiji, brainstorming,

• osebna srečanja,

• odprta telefonska linija,

• elektronska pošta,

• intranet, internet,

• interni radio, interna tv,

• video konference,

• neformalna srečanja,

• spletna družbena orodja ter

• zbori delavcev. Izbira orodja interne komunikacije je odvisna od velikosti organizacije, njene strukture in načina vodenja. Pri izbiri orodja mora biti organizacija pozorna na to, da bo sporočilo doseglo vse potrebne zaposlene. V sodobnem informacijskem svetu se organizacije vse bolj poslužujejo elektronskih medijev, ki so veliko hitrejši od klasičnih medijev in omogočajo dvosmerno komunikacijo, torej hitro povratno informacijo. V nadaljevanju bomo predstavili nekaj najpomembnejših orodij interne komunikacije. 4.2.1 Oglasna deska Oglasna deska je najstarejši način posredovanja sporočil zaposlenim v organizaciji. Na vidnem mestu v organizaciji so nameščene table, kjer se dnevno imenujejo sporočila. Ta

24

vrsta orodja je zelo ekonomična, ker ne zahteva velikih stroškov pri vzdrževanju. Na oglasni deski se v večini nahajajo le sporočila, ki obveščajo zaposlene o novostih. Ta komunikacija je v večji meri enosmerna. Zaposleni pri tem orodju v večini primerov nimajo možnosti povratne informacije, razen v primerih, ko so na sporočilu navedeni kontaknti podatki za povratna sporočila. Pri oglasnih deskah mora organizacija poskrbeti, da so sporočila ažurna in na vseh oglasnih deskah v organizaciji enaka in pravočasno zamenjana. To orodje je sicer še vedno prisotno v naših organizacijah, vendar pa jih izpodriva uporaba sodobnih informacijskih orodij. 4.2.2 Okrožnice Podobno kot oglasne deske so tudi okrožnice orodje enosmerne komunikacije. Okrožnica ima pogosto status uradnega dokumenta. Z njimi podrejeni dobivajo sporočila o uveljavitvi, spremembi ali preklicu internih aktov in raznih drugih pravil poslovanja organizacije. Prejemajo jih izključno zaposleni in vodstva, katerih se tiče sama vsebina okrožnice. To so navodila vodstva o pravilih poslovanja, tako znotraj podjetja, kot poslovanja z zunanjimi uporabniki. 4.2.3 Interna glasila Interna glasila so imela vedno velik pomen v organizaciji, saj niso zajemala le suhoparnih navodil in pravilnikov temveč tudi informacije o raznih poslovnih srečanjih, izobraževanjih, obiskih poslovnih partnerjev, uspehih podjetja in zaposlenih pa tudi neformalne in družabne informacije. Skozi tehnološki razvoj le spreminjajo obliko. Interna glasila so organizacije nekoč izdajale v papirni obliki, običajno mesečno ali nekajkrat letno. Razvoj informacijske tehnologije pa je organizacijam omogočil izdajo internih glasil v elektronski obliki. Priprava glasila je enostavnejša, brez nepotrebnega tiskanja in razpošiljanja v papirni obliki. Tehnologija organizaciji omogoča, da z enkratnim pošiljanjem doseže vse zaposlene v nekaj sekundah, čas in stroške, ki jih je prej porabila za tisk in razpošiljanje pa nameni za pogostejšo izdelavo e-glasila. 4.2.4 Intranet Intranet je v zadnjem času najpogosteje uporabljeno orodje interne komunikacije. Kaj pravzaprav je intranet? Intranet je oblika interneta – medmrežja, vendar zaprte oblike. Omrežje je dostopno le za notranje uporabnike organizacije ter določene zunanje uporabnike. Omrežje je varnostno zaščiteno in ločeno od zunanje komunikacije. Vstop v intranet je možen le z uporabo varnostnega gesla. Deluje na enak način in z enako tehnologijo kot internet. Intranet je najpomembnejša informacijska točka v organizaciji.

25

Omogoča dostop do internih podatkov in informacij, zaposlenim pa omogoča hitro komunikacijo in dostop do arhiva velikega števila informacij. V sodobnem svetu se organizacije vse bolj poslužujejo te oblike interne komunikacije. Intranet ima vrsto prednosti, a tudi slabosti (Suhadolc, 2007, 162-163). Prednosti intraneta:

• dostopnost 24 ur na dan vseh sedem dni v tednu,

• omogoča dvosmerno komuniciranje s podjetjem,

• vzpostavlja okolje za delitev znanja,

• omogoča hitro informiranje zaposlenih,

• dostop do zmogljivega arhiva informacij na enem mestu,

• pomaga zaposlenim pri delu z vključitvijo dokumentnih sistemov, možnosti shranjevanja datotek in drugih aplikacij v intranet,

• pomaga ustvarjati neformalne skupine,

• vzpostavlja okolje za medsebojno komuniciranje in sodelovanje zaposlenih ter

• vzpostavlja okolje za inovacije. Slabosti intraneta:

• včasih je osebna komunikacija primernejša,

• pri osnovnih oblikah intraneta, ki imajo malo interaktivnih vsebin in vključenih aplikacij več prednosti ne drži,

• investicija v načrtovanje in razvoj intraneta je navadno draga

• varnostni vidik (možnost vdora v sistem),

• neažurne informacije na intranetu, zaradi česar zaposleni dodatno porabijo čas za iskanje pravih informacij in

• majhen delež zaposlenih, ki delajo z računalnikom, zmanjšuje učinek intraneta, čeprav so zaposlenim, ki nimajo neposrednega dostopa na voljo informacijski kioski. Glede na naštete prednosti in slabosti se postavlja vprašanje kdaj vzpostaviti intranet v organizaciji in kako ga načrtovati? 4.3 Načrtovanje in kreiranje intraneta v podjetju Kdaj načrtovati novo orodje interne komunikacije se sprašujejo vodilni v marsikateri organizaciji? Strokovnjaki s področja komunikacij jim svetujejo, da je najboljši čas za načrtovanje in vzpostavitev intraneta, ko so za to vzpostavljeni določeni pogoji: - zaposleni potrebujejo mesto za objavo informacij, - zaposleni zaradi narave dela in razdrobljenih enot skoraj nimajo več medsebojnih stikov,

26

- organizacija potrebuje enoten arhiv informacij, - organizacija in zaposleni potrebujejo učinkovito orodje za pomoč pri komuniciranju in njihovem delu in pa, - organizacija ima strateški načrt komuniciranja in ga želi izvajati in s tem slediti

strategiji organizacije. Z vzpostavitvijo novega komunikacijskega orodja - intraneta v organizaciji obstoječa orodja ne izginejo, vendar pa se lahko njihova uporaba bistveno zmanjša. Po sprejeti odločitvi o vzpostavitvi internega spletnega mesta se začnejo priprave in kreiranje spletnega mesta. Načrtovanje intraneta poteka enako kot priprava spletne strani. Potrebujemo seznam informacij in aplikacij, ki jih mora nuditi intranet zaposlenim, da si ti lahko olajšajo svoje delo. Pripraviti je potrebno shemo spletnega mesta z vsemi povezavami do potrebnih aplikacij. Ugotoviti moramo, kdo sploh potrebuje intranet pri svojem delu in kaj delajo ti zaposleni ter kakšne informacije iščejo oziroma potrebujejo. Skupina, ki načrtuje oziroma kreira spletno mesto mora biti v kontaktu z zaposlenimi saj mora spoznati njihove potrebe po vrstah informacij, ki jih potrebujejo pri delu. Pravilno zasnovan in postavljen intranet bo postal učinkovito orodje za zaposlene, da bodo hitreje in učinkoviteje opravljali svoje delo predvsem pa se ga bodo redno posluževali in sodeloval tudi pri morebitnih potrebnih spremembah le tega.

27

5. PREDSTAVITEV PODJETJA TELEKOM SLOVENIJE, D.D. Telekom Slovenije, d.d je vodilni ponudnik na področju elektronskih komunikacij na območju Republike Slovenije. Svojim uporabnikom ponuja fiksne, mobilne, IP in multi-medijske vsebine in storitve. Poleg storitev in vsebin pa svojim uporabnikom nudi tudi visoko kakovostno in tehnološko dovršeno opremo in sistemske rešitve. 5.1 Osnovni podatki podjetja in skupine Telekom Slovenije Podjetje Telekom Slovenije, d.d. je bilo ustanovljeno leta 1995 z odcepitvijo takratnega PTT podjetja Slovenije od Združenega Jugoslovanskega PTT podjetja in preimenovanjem ter razdelitvijo na dve samostojni podjetji Pošto Slovenije, d.o.o. in Telekom Slovenije, d.d.. Podjetje ima sedež v Ljubljani in zaposluje 2.765 ljudi. Posluje kot delniška družba v večinski lasti države Slovenije z zastavljeno jasno vizijo in strateškimi cilji poslovanja. Pod svojim okriljem združuje trinajst uspešnih blagovnih znamk. Najpomembnejše so tudi del logotipa podjetja, in sicer; SIOL, Mobitel in Telekom Slovenije.

Slika 5: Vizija in strateški cilji podjetja

vir; Telekom Slovenije,d.d.

28

Podjetje je organizirano v 15 sektorjev, ki skrbijo vsak za svoje področje. Sektorji, katerih naloga je vzdrževanje in gradnja omrežja ter skrb za njegovo delovanje imajo osem oddelkov po vsej Sloveniji. V sklopu uprave delujejo še štiri samostojne služb, kot podpora celotni organizaciji. Podjetje za svoje uporabnike skrbi tudi v svojih prodajnih centrih, ki delujejo po vseh večjih mestih v državi. Za svoje uporabnike ima organizirano 24-urno tehnično in prodajno pomoč v večjih klicnih centrih, ki so dosegljivi na številkah 080 8000 in 080 1000 ter 041 700 700. Organizacija pa deluje tudi na veleprodajnem domačem in tujem trgu. V nadaljevanju si lahko pogledamo tržne deleže na slovenskem trgu po posameznih vrstah storitev.

Slika 6: Tržni deleži podjetja

vir; Letno poročilo Telekom Slovenije,d.d.

Podjetje Telekom Slovenije, je član Skupine Telekom Slovenije, ki poleg podjetja Telekom Slovenije, d.d. združuje še trinajst hčerinskih podjetij v Sloveniji in tujini. Poglejmo, kje delujejo hčerinska podjetja (Telekom Slovenije,d.d.):

• Podjetje GVO, d.o.o., Ljubljana skrbi za gradnjo in vzdrževanje telekomunikacijskega kabelskega omrežja v Sloveniji.

• Avtenta, d.d., Ljubljana nudi napredne rešitve in storitve na področju infrastrukture, omrežja in varnosti, poenotenih komunikacij, podpore poslovanju in poslovnemu odločanju ter upravljanju z dokumenti.

• TS Media, d.o.o., Ljubljana pokriva področje digitalnih vsebin in storitev ter snovanja

29

in upravljanja medijev in informacijskih točk. Pod njenim okriljem delujeta vsem znana Najdi.si in Planet Siol.

• Ipko, Priština je eden glavnih internetnih ponudnikov na območju Republike Kosovo. V svoji ponudbi združuje celoten nabor mobilnih storitev, storitev klasične telefonije, internetnih storitev in kabelske televizije.

• One, Skopje je operater, ki pokriva področje Makedonije. Svojim uporabnikom nudi storitve fiksne in mobilne telefonije, internetnih storitev in televizije.

• Aneks, d.o.o., Banja Luka pokriva področje Bosne in Hercegovine. S storitvami širokopasovnega interneta, fiksne in mobilne telefonije ter televizije poleg maloprodajnega trga nudi storitve tudi na veleprodajnem segmentu.

• Gibtelecom, Gibraltar je nacionalni operater Gibraltarja. Skrbi za mobilne in fiksne komunikacije ter internet.

• Primo, Tirana je največji ponudnik internetnih storitev na področju republike Albanije.

• Soline,d.o.o., Sečovlje varujejo in ohranjajo naravno in kulturno dediščino Krajinskega parka Sečoveljske soline in ohranjajo tradicionalno pridelavo soli.

• Siol Podgorica, je bil ustanovljen z namenom gradnje regionalnega optičnega omrežja preko republike Črne gore.

• Siol Zagreb je ustanovljen z namenom gradnje regionalnega optičnega omrežja preko republike Hrvaške.

• Siol Sarajevo je bil ustanovljen za gradnjo regionalnega optičnega omrežja preko republike Bosne in Hercegovine.

• Siol Netherland

• Digi Plus Multimedia Dooel Skopje, skrbi za distribucijo digitalne televizije na področju Makedonije. Telekomunikacije so področje, kjer je konkurenca zelo huda, razvoj tehnologije pa izredno hiter. Oprema, ki je danes zadnji hit je jutri že zastarela, zato se podjetje trudi ostati konkurenčno tako na domačem kot tujem trgu in nuditi svojim uporabnikom hitre, tehnološko izpopolnjene in kakovostne produkte in storitve. Tu lahko potrdimo našo hipotezo H1, da učinkovito komuniciranje zaposlenim in managementu omogoča uspešno delovanje in sledenje strateškim ciljem organizacije. Brez uspešne komunikacije podjetje ne bi moglo postati in ostati vodilni operater na področju telekomunikacij.

30

5.2 Notranje komuniciranje Kot smo že omenili v prejšnji točki je podjetje Telekom Slovenije, d.d. po številu zaposlenih in svoji organizacijski strukturi veliko in razvejano podjetje. Z rastjo podjetja je le-to razvijalo in širilo svojo notranjo komunikacijsko mrežo. Svoje zaposlene je že od samega nastanka elektronskih medijev spodbujalo k uporabi le teh. Na temo interne komunikacije ima podjetje izdelan tudi Priročnik za interno komuniciranje. Temeljni cilj, ki si ga pri internem komuniciranju zastavljamo, je vzpostavitev stimulativnega in motivacijskega notranjega okolja, ki spodbuja timsko delo in sodelovanje ter izboljšanje in spodbujanje kakovosti in produktivnosti. (Telekom Slovenije, 2012, 4) Zaposleni imajo enake pravice kot vsi drugi deležniki: 1. pravico biti obveščen, 2. pravico vedeti, 3. pravico izbire ter 4. pravico razumeti. Interno komuniciranje v podjetju Telekom Slovenije poteka v vseh smereh; navzgor, navzdol, horizontalno ter na osebni ravni. V interni komunikaciji skrbijo za dnevno obveščenost zaposlenih, ob tem pa posebno pozornost usmerjajo h komunikaciji z novo zaposlenimi, štipendisti ter upokojenci. Če se navežemo na točko 4.2. podjetje koristi skoraj vsa našteta orodje interne komunikacije. Res pa je, da skoraj v celoti prevladujejo elektronska orodja. V nadaljevanju bomo predstavili najpomembnejša: a) E- novice imenovane E-skupaj, izhajajo enkrat tedensko in obveščajo zaposlene o novostih, ki jih nudi podjetje ter o pomembnejših poslovnih in družabnih dogodkih. Zaposlenim se distribuira po elektronski pošti, do katere lahko dostopajo vsi

zaposleni. Ker podjetje deluje na več trgih JV Evrope in ima naložbo tudi v Gibraltarju, izdaja E-skupaj tudi v angleškem jeziku. b) Oglasne deske se nahajajo v vseh nadstropjih poslovnih stavb. Skrbniki skrbijo za ažurne informacije predvsem s področja kadrovskih zadev in sindikalne dejavnosti. c) Elektronska pošta je del vsakdana v podjetju. Do e-pošte lahko dostopajo vsi zaposleni v podjetju. Velik del nalog in poslovanja se opravlja preko e-pošte, ki služi tudi kot sistem obveščanja. Preko e-pošte se pošiljajo tudi razne ankete o zadovoljstvu zaposlenih z delovanjem posameznih enot, ki skrbijo za zaposlene. d) Intranet – TIP /Telekomov intranetni portal/ je glavni sistem obveščanja in podpore

splošnemu in strokovnemu del poslovanja. Združuje celovit informacijski sistem o organiziranosti, zaposlenih, veljavnih priročnikih in pravilnikih ter njihovih

31

spremembah, kadrovsko socialnih vsebinah, podatkih o novostih v ponudbi podjetja, internih konferencah in izobraževanjih, predlogih in mnenjih ter družabnih in športnih dejavnostih v podjetju.

e) Nadrejeni redno dnevno izvajajo obhode med zaposlenimi in organizirajo redne sestanke, kolegije s podrejenimi. Vse bolj pa se uveljavlja tudi brainstorming. f) Osebna srečanja se izvajajo skoraj vsakodnevno, vsaj enkrat letno pa nadrejeni s svojimi neposredno podrejenimi opravi temeljit razgovor o njegovem delu, razvoju in izobraževanju. g) Enkrat letno podjetje organizira neformalno srečanje zaposlenih vseh svojih enot. Tudi team buildingi niso novost v podjetju. Podjetje jih organizira predvsem za Sektorje in službe, ki imajo svoje enote razdrobljene po vsej Sloveniji, saj ti zaposleni le redko komunicirajo med seboj na osebni ravni. Njihova komunikacija poteka zgolj prek telefona in e-pošte. h) Telefoni - fiksni in mobilni, so element njihove osnovne dejavnosti. Telefonska komunikacija kljub mnogim elektronskim načinom komuniciranja ostaja glavna vez med zaposlenimi. Zaposleni imajo na razpolago skoraj vsa mogoča komunikacijska orodja. E-pošta, telefon in intranet so njihov delovni vsakdan. Uporaba intraneta je zelo razširjena, zato si ga oglejmo v nadaljevanju. Določena stopnja avtomatizacije komunikacije med zaposlenimi pripomore k boljši produktivnosti in manjši izgubi delovnega časa s čimer lahko potrdimo našo drugo hipotezo H2. 5.3 Intranet v organizaciji Osnovno orodje interne komunikacije je interno spletno mesto – intranet. Načrtovanje in postavitev prve interne spletne strani podjetja Telekom Slovenije, d.d. sega v leto 2000. Takratna spletna stran se je z razvojem internega komuniciranja prilagajala, razvijala in se leta 2005 s temeljito vsebinsko in oblikovno reorganizacijo poimenovala moj.intra.net., s strateško-dolgoročnimi zasnovanimi vsebinskimi sklopi, ki predstavljajo delovno orodje ter informacijsko, izobraževalno in družabno središče. Intranet je namenjen vsem zaposlenim. Predstavlja vir informacij, napotkov, nasvetov in zabave. (Telekom Slovenije, 2012, 14). Intranet je tudi orodje za komunikacijo in delo. Za urejanje osnovne strani spletnega mesta skrbi Služba za korporativno komuniciranje. Posamezni sektorji in službe pa skrbijo vsak za svoje mesto na intranetu. Intranet omogoča zaposlenim v podjetju hitro in učinkovito komunikacijo v vseh smereh delovanja. Spletno mesto združuje dnevne novice, zbirko objav v dnevnih medijih, novosti v

32

ponudbi podjetja, potrebne informacije za delo, informacije o podjetju ter hčerinskih podjetjih iz Skupine Telekom Slovenije. Na intranetu zaposleni dobijo tudi informacije o izobraževanjih, zaposlenih, vodstvu, spremembah v podjetju in novostih na področju telekomunikacij. Intranet službi tudi kot zbirno mesto vseh internih aktov in pravilnikov. Preko povezav lahko dostopajo do drugih uporabnih portalov ter strani sindikatov in sveta delavcev. Intraneta stran se neprestano spreminja, razvija ter prilagaja spremembam in vedno novim zahtevam dela in komunikacije. Zaposlenim nudi hitro, ažurno in na prijazen način podano informacijo ter motivira zaposlene. S tem potrjujemo še našo tretjo hipotezo – H3.

Slika 7: Intranet podjetja Telekom Slovenije,d.d.


33

6 ZDRUŽITEV PODJETIJ MOBITEL,D.D. IN TELEKOM SLOVENIJE, D.D. Skupščina delničarjev je v aprilu 2011 podala soglasje o pripojitvi družbe Mobitel d.d. k matičnemu podjetju Telekom Slovenije, d.d.. Ključni cilji združitve Mobitela in Telekoma Slovenije so bili; enoten tržni nastop, ponudba celovitih storitev skupine, večja usmerjenost h kupcu, poenotenje in optimizacija poslovnih procesov, sistemov in tehnologij, optimizacija stroškov zaradi prenove poslovanja družb ter večja primerljivost ključnih poslovnih kazalcev nove družbe s kazalci mednarodnih operaterjev (Telekom Slovenije, 2011, za medije). 6.1 Pripojitev podjetja Mobitel d.d.

Namen združitve oziroma pripojitve družbe Mobitel d.d. k matičnemu podjetju Telekom Slovenije, d. d. je bil poslovne narave in sicer; celovita ponudba storitev tako fiksnih, kot mobilnih, enoten nastop na trgu in večja usmerjenost h kupcu. Podjetji sta se na pripojitev dobro pripravili na kadrovskem, poslovnem in logističnem področju in jo uspešno izvedli 01.07.2011 pod sloganom ˝Lepo je biti skupaj˝. Združitev podjetij je bila njuna, če sta želeli izpolniti zastavljene poslovne cilje in izkoristiti učinke sinergije. Med drugim je bil cilj združitve tudi zniževanje stroškov, spremembe v prodajni ponudbi ter prenova poslovnih procesov. Število zaposlenih se je z združitvijo dvignilo na 2.765, kar je podjetje uvrstilo med eno največjih v Sloveniji. V svoji ponudbi je združilo fiksne in mobilne storitve ter televizijo. Projekt združitve oziroma pripojitve podjetja Mobitel, so v organizaciji poimenovali Orion. Na projektu je več mesecev delalo skoraj dvesto zaposlenih. Enoten nastop na trgu, nova organizacijska struktura, informacijska podpora, predvsem pa interna komunikacija je bila za projektno skupino težko delo. 6.2 Ustanovitev novega internega spletnega mesta – TIP

Z združitvijo podjetij pa je bil pred projektno skupino izjemen izziv združitve interne komunikacije v enoten celoviti sistem notranje komunikacije. Obe podjetji sta imeli že funkcionalni spletni mesti, ki pa ju je bilo sedaj potrebno združiti: a) Moj+intra+net Telekom Slovenije, d.d. je uporabljajo spletno mesto imenovano moj.intra.net.

34

Slika 8: Logotip starega intraneta Telekoma Slovenije

vir; Telekom Slovenije, d.d.

Spletno mesto je nudilo tekoče dnevne informacije, predstavitve sektorjev in služb, kontaktnih podatkov zaposlenih in uporabnih povezav. Uporabni podatki so bili združeni v več sklopov: - Gradimo zaupanje – z informacijami o organizaciji, komunikaciji z javnostmi, o družbeni odgovornosti ter poročili. - Znanje za uspeh – z informacijami s področja izobraževanja, inovacij in komunikacije. - Uspešni skupaj – je oskrboval zaposlene z informacijami o športnih in družabnih dogodkih. - Skrbimo za okolje – je predstavljal skrb za trajnostni razvoj podjetja v luči skrbi za okolje in varčevanje z energijo. - Uporabno - tu je portal vključeval povezave z informacijsko podporo ter aplikacijami potrebnimi za delo in stranmi sindikatov. - Brihta – posebna povezava pa je bila namenjena inovacijskemu portalu, kjer so zaposleni lahko prispevali svoje ideje in mnenja s področja delovanja podjetja.

Slika 9: Posnetek starega spletnega mesta Moj+intra+net


35

b) Mobiweb Podjetje Mobitel, d.d. pa je za svojo interno komunikacijo uporabljalo spletno mesto imenovano MOBI WEB.

Slika 10: Logotip starega Mobitelovega spletnega mesta


Poleg dnevnih tekočih informacije je spletno mesto nudilo še druge skupine informacij in sicer: - Kaj moramo vedeti? – v rubriki so lahko našli informacije o organiziranosti, poslanstvu in viziji, priročnikih, splošnih aktih in pravilnikih ter o dnevnih objavah v medijih. Tu so lahko prebrali tudi interna časopisa Mobilist in E- skupaj. - Izobraževanja – tu so lahko prebirali vse informacije glede izobraževanj in dostopali do e-izobraževanja. - Družabni kotiček – je obveščal o dogajanju in vseh družabnih aktivnostih zaposlenih v podjetju. - Portali – tu so zaposleni našli potrebne povezave do aplikacij in portalov potrebnih pri svojem delu. Od informacijske pomoči, osebnega portala, internega imenika in drugih pomembnih povezav. - Uporabno - je zajemalo informacije o celostni grafični podobi podjetja, informacijah o projektih ter zahtevkih in incidentih.

36

Slika 11: Posnetek starega spletnega mesta Mobi web

- -


c) TIP – Telekomov intranetni portal Z združitvijo podjetij Telekom Slovenije, d.d in Mobitel, d.d. je bila pred Službo za korporativno komuniciranje in projektno skupino Orion velika naloga – postavitev novega skupnega spletnega mesta. Naloga je zahtevala skrbno načrtovanje, poizvedovanje o potrebah in željah zaposlenih in vodstva po uporabnih informacijah in povezavah. Postavitev tako zahtevnega spletnega mesta je enako postavitvi internetne spletne strani. Z veliko volje, poguma in truda so udeleženi pri projektu zgradili novo in moderno predvsem pa uporabno spletno stran imenovano – Telekomov intranetni portal (TIP).

Slika 12: Logotip Telekomovega intranetnega portala


TIP je sodobno zasnovana spletna stran. Snovalci so združili splošno potrebne informacije in podatke obeh starih portalov, ter dodali povezave do potrebnih internih aplikacij. TIP je estetsko oblikovan in enostaven za uporabo. Na novi spletni strani so zaposleni seznanjeni z vsem dogajanjem v podjetju, skupini in zunaj. Na voljo so jim uporabne povezave, ki jih potrebujejo za svoje delo. V nadaljevanju si bomo ogledali zgradbo Telekomovega intranetnega portala.

37

7 ZGRADBA IN PREDSTAVITEV SPLETNEGA MESTA Spletno mesto TIP je sestavljeno iz štirih naslovnih vsebin: - aktualno iz skupine, - novosti v ponudbi in prodaja, - izobraževanje ter - družbeno in družabno. Združuje vrsto zavihkov s povezavami na uporabne vsebine. Vsebine povezav so sortirane glede na uporabno vsebino. 7.1 Shema spletnega mesta Naslovnica je sestavljena iz osrednjega dela sestavljenega iz štirih osnovnih dnevnih tem. V zgornjem delu – glavi je devet zahtevkov vsak zahtevek ima seznam možne izbire. Skrajni deseni rob je rezerviran za največkrat uporabljene povezave. V nadaljevanju predstavljamo shemo spletnega mesta.

Slika 13: Shema Telekomovega intranetnega portala - TIP

vir; lastni

TIP

O podjetju

Borza

Kliping

Trajnostni razvoj

Portali

Skupnosti

Publikacije

Družabni kotiček

Pogoste povezave

Aktualno iz skupine

Novosti v ponudbi in prodaja

Izobraževanje

Družbeno in družabno

38

7.2 Predstavitev spletnega mesta Kot smo že omenili v prejšnji točki, je spletno mesto v osnovni razdeljeno na glavo z devetimi zavihki, štirimi osnovnimi tipi aktualnih dogajanj ter ob desnem robu osnovne strani z najpogosteje uporabljenimi povezavami. Najprej predstavimo štiri sklope dnevnih informacij: a) Aktualno iz skupine Rubrika ˝aktualno iz skupine˝ skrbi za obveščanje uporabnikov intraneta o aktualnem dogajanju v Skupini Telekom Slovenije. Objavlja obvestila od dnevnem dogajanju v podjetju in skupini.

b) Novosti v ponudbi in prodaja Podjetje skrbi, da so zaposleni obveščeni o ponudbi, ki jo organizacija nudi uporabnikom in novostih na področju telekomunikacij. Obvestila se nanašajo na storitve, opremo in ugodnosti, ki jih nudi svojim uporabnikom. Tako zaposleni lažje podajajo informacije uporabnikom in boljše opravljajo svoje delo.

Slika 13: Aktualno Slika 14: Novosti v ponudbi in prodaji

vir; Telekom Slovenije, d.d. vir; Telekom Slovenije, d.d.

39

c) Izobraževanje Poseben poudarek organizacija posveča razvoju in karieri zaposlenih. Dnevno obvešča uporabnike intraneta o izobraževanjih doma in v tujini. d) Družbeno in družabno V rubriki družbeno in družabno pa lahko poiščemo informacije o družbeni in družabni dejavnosti zaposlenih. Slika 15: Izobraževanje Slika 16: Družbeno in družabno

vir; Telekom Slovenije, d.d. vir; Telekom Slovenije, d.d.

Sledi jim opis devetih zavihkov, ki sestavljajo glavo spletne strani:

Slika 17: Glava intranetne strani


40

e) O podjetju

V zavihku ˝o podjetju˝ lahko zaposleni poiščejo podatke o podjetju. Na voljo jim je predstavitev poslanstva, vizije in vrednot podjetja. V nadaljevanju sledijo opisi del in nalog vseh sektorjev in služb v podjetju. V registru internih aktov lahko poiščejo vse aktualne akte (priročnike, pravilnike…) v arhivu pa tudi stare verzije le teh. Na voljo so tudi letna poročila Skupine Telekom Slovenije in smernice za zaposlene pri uporabi spletnih skupnosti.

Slika 18: Posnetek zavihka ˝O podjetju˝


f) Borza V borznem središču poiščemo informacije o delnici in o njenem gibanju na borzi.

g) Kliping Kliping sledi dnevnemu dogajanju v medijih. Združuje članke in objave v dnevnih mediji o delovanju podjetja.

h) Trajnostni razvoj V podjetju sledijo smernicam trajnostnega razvoja na področju kulture, izobraževanja in znanosti, humanitarne dejavnosti, športa in rekreacije. Posebno pozornost pa posvečajo skrbi za okolje in varčevanju z energijo.

41

Slika 19: Posnetek zavihka ˝Trajnostni razvoj˝


i) Portali Zaposleni tu dostopajo do portalov preko katerih delujejo posamezne službe in sektorji na elektronski način. Na voljo so jim:

• Osebni portal za urejanje in oddajanje zahtevkov za odsotnosti, spremembo osebnih podatkov, oddajo zahtevkov za službene poti ter naročilo službene telekomunikacijske opreme itd.

• Kadrovski portal skrbi za povezavo zaposlenih s sektorjem za kadrovske, pravne in splošne zadeve. Pokriva področje izobraževanja, napredovanja in razvoja zaposlenih.

• Portal P5 je nastal za potrebe prenove poslovnih procesov. Združuje vse informacije s področja poslovnih procesov in njihove optimizacije.

• Portal Projekti skrbi za vse informacije o načrtovanih projektih podjetja in njihovi izvedbi.

• ABC SAP in RCMA je namenjen obveščanju zaposlenih o spremembah in novostih na področju delovanja SAP-a in RCMA aplikacije.

• IT – storitve oskrbuje zaposlene z navodili in informacijami o informacijski opremi in njenem delovanju ter uporabi in delovanju biro opreme.

42

• TPZ združuje informacije o delovanju omrežja ter službe za tehnično in strokovno pomoč uporabnikom ter odpravo napak.

• Interna sponzorstva – podjetje si prizadeva zaposlenim v smeri izboljševanja organizacijske klime nuditi različne ugodnosti med drugim tudi sponzorstva in donatorstvo.

• Modro jabolko je portal, ki je bil ustvarjen v skrbi za zdravje zaposlenih. Nudi napotke za varno delo, promocijo zdravega načina življenja, delovanje v izrednih okoliščinah, zdravstvene preventive itd.

• Svet delavcev nudi povezavo na stran sveta delavcev, ki nudi informacije o delovanju in aktivnostih sveta delavcev

• Sindikati. V okviru podjetja delujeta dve sindikalni organizaciji in sicer Sineks in Seleks, ki svoje člane obveščata o aktivnostih in ugodnosti, ki jih nudita, preko tega portala. j) Skupnosti Zavihek Skupnosti združuje povezave na:

• portal za upravljanje z zahtevami za enotno informacijsko podporo,

• aplikacijo CRM, ki združuje vse podatke in informacije o naročnikih in uporabnikih storitev Telekoma Slovenije,

• Netportal, ki nudi dostop do podpornih aplikacij operativnih posegov vključevanja uporabnikov, odprave napak ter načrtovanja in gradnje omrežja,

• Vseh ostalih podpornih aplikacij, ki jih zaposleni potrebujejo za svoje delo. k) Publikacije Publikacije združujejo dostop do vseh publikacij, ki jih izdaja podjetje za zaposlene in za svoje uporabnike. Vključuje; E-skupaj, uradno glasilo, SIOL Tvoj, TLSG novice, prodajni katalog, poslovni katalog, Mobitel katalog ter Siol katalog. l) Družabni kotiček Družabni kotiček skrbi za družabna srečanja, šport in rekreacijo, ugodnosti za zaposlene, koriščenje počitniških kapacitet ter informacije o jedilnikih v enotah prehrane. Desna stran spletne strani je rezervirana za najpogosteje uporabljene povezave in pripomočke. Zgoraj sta podatka o trenutni vrednosti delnice podjetja in klicni številki SOS podpore informacijskemu sistemu, sledijo:

43

a) Pogoste povezave Med pogostimi povezavami bomo našli povezave na uradne spletne strani Telekom Slovenije, Mobitela, Planet Siola, Mobitel tehnika, telefonskega imenika TIS, Najdi.si, Avtente, GVO-ja, Bizi.si ter E-trgovine. b) Hitre povezave Preko hitrih povezav zaposleni dostopajo do naj pogosteje uporabljenih aplikacij: - Osebni portal, kot smo že omenili vsebuje oddajo in urejanje časovne administracije zaposlenih ter oddajo zahtevkov za službene poti ter informacijsko in operacijsko opremo, ki jo potrebujejo za svoje delo. - Brihta je inovacijski portal, kjer zaposleni lahko podajo svoje predloge inovacij na področju strokovnega razvoja in znanosti kot trajnostnega razvoja. - Interni imenik omogoča dostop do podatkov o zaposlenih, in sicer do telefonskih številk, lokacij in enot, kjer so zaposleni. - Moj.intra.net, ponuja dostop do stare intranetne strani Telekoma Slovenije, d.d.. - Mobi.web, nudi dostop do starega Mobitelovega intraneta. - Intranet GVO omogoča dostop do intranetne strani hčerinskega podjetja GVO, d.o.o., ki se ukvarja z gradnjo omrežja. c) Vem več Vem več združuje dostop do Registra internih aktov, Pravne podpore, dostop do E-izobraževanja, kataloga izobraževanja ter interne strokovne knjižnice. d) Orodja in pripomočki Med orodji in pripomočki bodo zaposleni našli logotipe podjetja, podlage za pripravo e-predstavitev in dopisov, skratka vse s področja celostne grafične podobe podjetja. Lahko bodo naročili poslovne vizitke ter dostopali do slovarjev. Na voljo so jim še informacije o storitvi ADSL in telekonferenci.

44

Slika 20: Posnetek dostopa do najpogosteje uporabljenih povezav


45

8 DOSTOPNOST DO INTRANETA V PODJETJU Dostop do intranete strani podjetja je omogočen vsem zaposlenim priključenim na interno omrežje Telekoma Slovenije, d.d. z uporabniškim imenom in geslom. 8.1 Dostopnost intraneta Zaposleni lahko dostopajo do intranetne strani na različne načine:

• na fiksnem delovnem mestu, na kateremkoli internem omrežnem priključku na katerikoli lokaciji Telekom-a,

• na mobilnem delovnem mestu (mobilne pisarne) preko mobilnega omrežja,

• oddaljeni dostop doma ali kjerkoli drugje ( postopek dostopa do intraneta je nekoliko zahtevnejši zaradi varnosti) in

• preko vstopne točke B2B (le za določne aplikacije). 8.2 Uporabniki Vsi zaposleni imajo za potrebe svojega dela svojo delovno postajo - osebni računalnik ali skupno delovno postajo preko katere se lahko povežejo z mrežo podjetja. Dostop do intranetne strani za delo od doma je možen preko VPN priključka. Za delo od doma potrebujemo dostop do interneta. Pridobitev VPN priključka je mogoča po zahtevi nadrejenega in potrditvi Sektorja za informatiko. Do interne spletne strani pa lahko dostopajo tudi njihovi uporabniki na veleprodajnem in poslovnem področju. Na spletni strani Telekoma Slovenije preko vstopne točke B2B dostopajo do točno določene aplikacije, ki jo potrebujejo za svoje delo. Vsak dostop mora potrditi Služba za varnost. 8.3 Prednosti intraneta v organizaciji Temelji interne komunikacije v podjetju Telekom Slovenije so; skrb za informiranost zaposlenih, gradnja medsebojnega zaupanja, spodbujanje učenja in prenos znanja ter motiviranost zaposlenih. Ne smemo pozabiti še na zadovoljstvo zaposlenih ter njihovo

46

zdravje. Interna komunikacija odločilno prispeva h gradnji nove poslovne kulture predvsem po združitvi podjetja. Preko tega orodja notranje komunikacije so bile dostopne vse informacije v času združevanja in fazi zagona novega skupnega podjetja. Po postopku združitve je podjetje brez vidnega prehoda nastopilo na trgu kot celota, za kar je v celoti zaslužna učinkovita notranja komunikacija. S smo potrdili še zadnjo hipotezo H4. Gradnja in urejanje intraneta, kot osnovnega orodja interne komunikacije je projekt, ki ne bo nikoli zaključen. Služba za korporativno komuniciranje in uredniki s strani sektorjev in služb imajo stalno in veliko nalogo – skrb za obveščanje zaposlenih in sprejemanje povratnih informacij in mnenj. Za vse našteto je intranet odlično orodje, saj skrbi za informiranost zaposlenih in posledično njihovo zadovoljstvo ter dobro počutje na delovnem mestu. Zadovoljen in informiran zaposleni povrhu pa še izobražen je ključ do izgradnje poslovne odličnosti družbe, zato vseh prednosti ne moremo našteti.

47

9 VARNOST SPLETNEGA MESTA V podjetju Telekom Slovenije imajo zagotovljeno ustrezno varnostno politiko znotraj podjetja. Varnostna politika vključuje vodenje varovanja informacij in podatkov, informacijsko - komunikacijskih tehnologij ter sistemov in storitev elektronskih komunikacij (Telekom Slovenije, 2011, 1.) Za varnostno politiko je zadolžena Služba za varnost, ki ureja možnost dostopa uporabnikom do intraneta in njegovih vsebin. Postopki skrbi za varnost internega informacijskega sistema so urejeni s pravilniki, ki določajo postopke in naloge ustreznim službam za ohranjanje varnosti in nadzora nad omrežjem. Dostop do intraneta poteka preko požarnih pregrad in je varovan z mehanizmi, ki varujejo in omejujejo dostop. Dostop do posameznih aplikacij je omejen na opravljanje delovnih nalog zaposlenega. Zaposlenemu je onemogočen dostop do vsebin, ki jih ne potrebuje za opravljanje svojih delovnih nalog, prav tako je onemogočen dostop zunanjim uporabnikom.

48

SKLEP V nalogi smo povzeli ključno teorijo v zvezi s pojmom komuniciranje in neposredno povezanimi pojmi ter vrstami in načini komunikacije ter orodji komunikacije. Ugotovili smo, da je vsako človekovo delovanje predstavlja način komunikacije. Ljudje komuniciramo neprestano doma, na ulici, v trgovini, na delovnem mestu skratka povsod. Svojo komunikacijo izpopolnjujemo in prilagajamo razmeram. Ob tem nam je v veliko pomoč razvoj tehnologije, ki nam poleg ustaljenih načinov komunikacije ponuja tudi vedno bolj tehnološko napredna orodja komuniciranja. V nalogi smo razčlenili osnovne vrste in načine komuniciranja ter predstavili poslovno komuniciranje. Če povzamemo se poslovna komunikacija odvija na ravni organizacije, v grobem smo jo razdelili na zunanjo in notranjo. Zunanja pokriva območje zunaj organizacije, torej na trgu, notranja pa znotraj organizacije, med zaposlenimi. Spoznali smo vrste komunikacijskih orodij notranje komunikacije in se osredotočili na interno internetno mrežo imenovano intranet. S prednostmi in slabostmi smo podprli argumente za in proti načrtovanju takšnega internega omrežja. V nadaljevanju smo dokazovali tudi pomen dobre ter hitre in ažurne interne komunikacije ob združevanju oziroma pripojitvah podjetij in s tem povezali teorijo s prakso. V praktičnem delu smo spoznali organizacijo podjetja Telekom Slovenije, d.d., ki je vodilni operater na področju telekomunikacij v Sloveniji in ga na kratko predstavili. Pobližje smo predstavili orodja notranje komunikacije v podjetju. Ob pripojitvi podjetja Mobitel, d.d. k matični družbi Telekom Slovenije, d.d., je podjetje povezalo oba stara intranetna portala v novega. Na kratko smo opisali strukturo obeh in nadaljevali s podrobnejšim opisom in predstavitvijo novega Telekomovega intranetnega portala TIP. Predstavili smo še poti dostopnosti do portala ter njegove uporabnike. Za zaključek smo predstavili še varnostno politiko podjetja na področju dostopa do internega omrežja. Skozi potek naloge smo ugotovili in potrdili vse štiri hipoteze. Sklepali smo, da učinkovita komunikacija zaposlenim in managementu omogoča uspešno delovanje in sledenje strateškim ciljem organizacije in z določeno stopnjo avtomatizacije pripomore k boljši produktivnosti in manjši izgubi dragocenega časa. S hitro, ažurno in na prijazen način podano informacijo motivira zaposlene. Učinkovita notranja komunikacija pa vpliva na delovanje podjetja na trgu, saj le-to deluje kot celota. Na konkretnem primeru podjetja Telekom Slovenije smo dokazali, da postavljene teze držijo. Komunikacija je del našega vsakdana. Z razvoj se organizacije vse bolj poslužujejo elektronskih načinov komuniciranja. Eno vodilnih orodij komuniciranja v sodobni organizaciji je interna internetna mreža – intranet. Intranet nudi neomejen in izredno hiter dostop do ažurnih informacij. Uporabniki prejemajo informacije v velikih količinah, v zelo kratkem času in vsi naenkrat. To so bistvene prednosti intraneta. Ob tem pa mora organizacija poskrbeti tudi za varnost dostopa do internega omrežja. Na koncu lahko sklepamo, da izredno hiter razvoj tehnologije prinaša neprestano potrebo po spremembi in prilagajanju komunikacije v podjetju, zunaj podjetja in seveda med zaposlenimi.

49

POVZETEK Komunikacijo si predstavljamo kot kakršno koli sodelovanje med ljudmi. Pošiljatelj pošlje sporočilo preko komunikacijskega kanala prejemniku. Model po katerem potujejo sporočila imenujemo komunikacijski model. Uporabnikom je v komunikaciji na voljo veliko vrst medijev preko katerih si pošiljajo sporočila. Področje komuniciranja v okolju podjetja imenujemo poslovno komuniciranje, le to pa delimo glede na okolje podjetja, na zunanje in notranje oziroma interno komuniciranje. V komunikaciji poznamo več vrst orodij preko katerih le-ta poteka. Razvoj tehnologije nam omogoča vse večjo izbiro elektronskih orodij med njimi tudi internet in intranet. Bistvena razlika med njima je, da je intranet zaprto omrežje znotraj organizacije z omejenim dostopom, torej pokriva zgoraj omenjeno interno komunikacijo v organizaciji. Zaposlenim omogoča dostop do hitrih in ažurnih informacij. Dostop do internega omrežja je dovoljen le določenim registriranim uporabnikom. To omogoča visoka stopnja varnostne zaščite. Ključne besede komunikacija, organizacija, pošiljatelj, prejemnik, sporočilo, komunikacijski kanal, komunikacijski model, orodja komunikacije, internet, intranet, varnost, uporabnik, notranja komunikacija, medij. Abstract

We define communication as any kind of cooperation among people. Sender sends a message through a communication channel to the recipient. Model where messages travel is called the communication channel. Users can use many types of media through which they can send messages. Scope of communication in an enterprise environment is called business communication. This communication is divided according to the company environment, internal or external or internal communications. We know many communication tools. Technology development offers a lot of choices of electronic tools, including Internet and intranet. The essential difference between them is that the intranet is closed network within an organization with limited access, and supports the above-mentioned internal communication within the organization. It empowers employees with access to quick and updated information. Since the network has high security protection, access to internal network is allowed only certain registered users. Key words Communication, organization, sender, recipient, message, communication model, communication channel, communications tools, internet, intranet, securitiy, user, internal communication, medium.

50

LITERATURA IN VIRI [1] Bernard Ryan, 1997, Corporate Intranet, New York, John Wiley & Sons [2] Carwright Susan, Cooper Cray 1992, Merger and acquistions; The Human Factor, Boston, Butterworth Heinemann [3] Colarič Jože, Stanka Ritonja, Maruša Bertoncelj, Vesna Petkovšek, Polona Pibernik,

2010, Interno komuniciranje, Novo mesto: Gospodarska zbornica Dolenjske in Bele Krajine [4] Colos. (2012). Fakulteta za računalništvo in informatiko. [online] Dostopno na: http://colos.fri.uni-lj.si/eri/INFORMATIKA/Komuniciranje/komuniciranje.html [06.07.2012]. [5] Ferjan Marko, 1998, Poslovno komuniciranje, Kranj, Založba Moderna [6] Goltnik Arnaut Anita, 2003, Koncepti in veščine komuniciranja – interno gradivo za

študente programa Poslovni sekretar, Slovenj Gradec, Šolski center, Višja strokovna šola

[7] Goltnik Arnaut Anita, 2003, Poslovno komuniciranje – interno gradivo za študente programa Komercialist, Slovenj Gradec, Šolski center, Višja strokovna šola

[8] Griffiths Peter, 2004, Managing your internet and intranet services, London, Facet Ltd [9] Hartley Peter, Bruckmann Clive G., 2002, Business Communication, London, Routhledge [10] Holtz Shel, 2004, Corporate Conversations – a guide to crafting effective and appropriate internal communications, New York, Amacom [11] Kavčič Bogdan, 1998, Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Ekonomska fakulteta [12] Lingula, d.o.o. (2012). Lingula, jezikovni center d.o.o. [online] Dostopno na: http://www.lingula.si/nemscina/splosni-jezik/index.php [04.07.2012]. [13] Mihaljčič Zlatko, 2006, Poslovno komuniciranje – Učbenik za višje strokovno izobraževanje – izobraževalni program Komercialist , Ljubljana, Založništvo Jutro [14] Možina Stane, Damjan Janez, 1996, Poslovno komuniciranje, Ljubljana, Ekonomska fakulteta,

51

[15] Možina Stane, Tavčar Mitja, Kneževič Ana Nuša, 1995, Poslovno komuniciranje, Maribor, Obzorja [16] Možina Stane, Florjančič Jože, Lipičnik Bogdan, Kejžar Ivan, 1986, Usposabljanje za poslovodenje in organiziranje dela, Kranj, Moderna organizacija [17] Murel Damijan, 2008, Komuniciranje v poslovnem okolju, Maribor, Založniško podjetje De Vesta [18] Pikula A. deborah, 1999, Mergers and acquisitions: Organizational Culture & HR Issues, Kingston, IRS Pres, Queen`s University [19] Pritchard Carl, 2004, The project management communications toolkit, Norwood, Artech House Inc. [20] Rijavec Petja, 1999, Odnosi z zaposlenimi v storitvenem sektorju: interno komuniciranje, motiviranje, nagrajevanje in opolnomočenje kot predpogoji zadovoljstva zaposlenih in strank, Teorija in praksa XXXVI/4, Ljubljana, Fakulteta za družbene vede [21] Sinickas Angela D.,1997, How to Measure Your Communications Programs, Irvine, Sinickas Communications Publishing [22] Stare, Aljaž. (2011). Projektni management – blog. [online] Dostopno na: http://projektni-management.si/2011/06/19/nacini-komuniciranja-in-uporaba-e-

poste/ [04.07.2012]. [23] Suhadolc Jasna, 2007, Nove priložnosti E – komuniciranja, Ljubljana, Gospodarski Vestnik [24] Šink Jure, 2008, Poslovno komuniciranje, Kranj, ESIC [25] Telekom Slovenije, d.d.. (2012), Telekom Slovenije, d.d. [online] Dostopno na: http://www.telekom.si/uploads/letno_porocilo/Letno_porociloTS_2010.pdf [10.07.2012]. [26] Telekom Slovenije, d.d.. (2012). Telekom Slovenije, d.d. [online] Dostopno na: http://telekom.si [10.07.2012]. [27] Telekom Slovenije, d.d.. (2012). TIP – Telekomov intranetni portal [online]. Dostopno na: http://tip.ts.telekom.si/ - Ni javno dostopno [29.06.2012].

52

[28] Politika informacijske varnosti družbe Telekom Slovenije, d.d.. (2012) TIP - Telekomov intranetni portal [online]. Dostopno na:

http://intranet.telekom.si/uploads/intranet/pravna_sluzba/Politika_informacijske_varnosti22112011.pdf - Ni javno dostopno [11.07.2012].

[29] Theaker Alison, 2004, Priročnik za odnose z javnostmi, Ljubljana, Gospodarski vestnik [30] Wikipedia -The free encyclopedia. (2012). Intranet. [online]. Dostopno na: http://en.wikipedia.org/wiki/intranet [09.07.2012] [31] Wright Marc, 2009, Gower Handbook of Internal Communication, Cornwall, MPG Books Ltd.

Documents

DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA