-
1
SMKNEGERI1CIANJUR
MODULMENGAPLIKASIKANKETERAMPILANDASARKOMUNIKASI
ProgramKeahlianADMPERKANTORAN
2014
-
2
DAFTARISIDAFTARISI......................................................................................................................................................1MODUL1MENGIDENTIFIKASIPROSESKOMUNIKASI......................................................................................3A.
PengertianKomunikasidanLambangKomunikasi......................................................................3
B.
ProsesKomunikasi.......................................................................................................................3
C.
KomunikasiBisnis(Penjualan)diTempatKerja..........................................................................4
D.
PersyaratanKemampuanBerkomunikasi...................................................................................4
MODUL2MENERIMADANMENYAMPAIKANINFORMASI..............................................................................6A.
TeknikBerkomunikasi..................................................................................................................6
B.
PenggunaanBahasaVerbaldanNonverbalYangSesuai............................................................9
C.
MenerapkanKomunikasiSecaraLisan........................................................................................9
D.
MenerapkanKetrampilanBerkomunikasiSecaraTertulis........................................................13
E.
BerkomunikasidenganPenyelia(PengawasatauPimpinandanMacamMacamRekanKerja)17
F.
IdentifikasiProsedurdanFormatRelevandalamKomunikasoiBisnis......................................18
MODUL3MEMILIHMEDIAKOMUNIKASI......................................................................................................19A.
PengertianMediaKomunikasidanFungsinya...........................................................................19
B.
JenisJenisMediaKomunikasi...................................................................................................19
C.
KeuntungandanKelemahanPenggunaanMediaKomunikasi..................................................19
MODUL4MELAKUKANKOMUNIKASIMELALUITELEPON..............................................................................21A.
EtikaBertelepon.......................................................................................................................21
B.
CaraMenanganiTelepon..........................................................................................................21
C.
MencatatPesanTelepon...........................................................................................................23
D.
MenanganiMasalahHambatanBertelepon.............................................................................23
DAFTARPUSTAKA.........................................................................................................................................24
-
3
MODUL1MENGIDENTIFIKASIPROSESKOMUNIKASI
A. PengertianKomunikasidanLambangKomunikasi1.
PengertianKomunikasi
1) Asal katadaribahasa latin, communicatio yaitu
samamakna.Maksudnya, komunikasi terjadi jika
antaraorangorangyangterlibatadakesamaanmaknamengenaisesuatuyangdisampaikan
2) MenurutKBBI:a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita
antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang
dimaksuddapatdipahami;hubungan;kontakb) perhubungan
3)
Prof.Drs.OnongUchjana,M.A,adalahprosespenyampaiansuatupesanolehseseorangkepadaorang
lainuntuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau
perilaku, baik langsung secara
lisanmaupuntaklangsungmelaluimedia
4)
WiliamC.HimstreetdanWayneM.Batty(dalambukuBussinesCommnunicationsPrinciplesandMethod),adalahsuatuprosespertukaraninformasiantaraindividuindividumelaluisistembiasa,baikdengansimbolsimbol,sinyalsinyal,maupunperilakuatautindakan
Komunikasibisnisdibagimenjadiduamacam:a. Komunikasiverbal
Adalahsalahsatucaraberkomunikasiyangdisampaikankepadaorang
laindalambentuktulisandan lisan.Contoh:1)
Mendengarkan:radio,televisi,orangberbicaralangsung2)
Berbicara:berdiskusi,berbincangbincangdenganorangtua,berpidato3)
Membaca:buku,majalah,suratkabar4)
Menulis:suratniaga,cerpen,laporan,naskahdrama
b. Komunikasinonverbal1) Gerakangerakantubuhataubahasaisyarat2)
Memakaisesuatusepertiseragam
2. PengertianLambangKomunikasiMenurutKBBI,
lambangadalahsesuatuseperti tanda (lukisan,perkataan, lencana,dan
sebagainya).Menurutbahasa inggris, lambangadalah symbol,yangartinya
rumusan tandapengenalyang
tetapberupaperkataan,gambaratautandalainnya.Kegunaanlambang:a.
Alatuntukmempengaruhikomunikanb.
Alatuntukmenjadikanseseorangpahamakanpesanyangdisampaikanc.
Alatuntukmenjadikanpengertianterhadappesanpesanyangdisampaikand.
Alatuntukmenghubungkankomunikatordengankomunikane.
AlatuntukmencapaisuatutujuankomunikasiJenisjenislambang:a.
Lambanggerak:menggunakangerakananggotabadan.b.
Lambangsuara:menggunakanpendengaran.Contoh:suarasirine,tv,lonceng,berteriak,dllc.
Lambangwarna:lampulalulintas,d.
Lambanggambar:ramburambulalulintas,iklanmajalah,suratkabare.
Lambangbahasa:bahasayangdiucapkan.Contoh:nadalagu,irama,aksenf.
Lambanghuruf:hurufhurufabjad,aksarajawa,dllg.
Lambangangka:alatalathitung,kodeteleponrumahFranklinFearingmembagikarakteristikcirilambangkomunikasimenjadi3macam:1)
Lambangdibuatolehmanusia2) Mempunyainilaikomunikasi3)
Dipergunakandenganmaksuduntukmengadakansuatusituasibaru
B. ProsesKomunikasi1. Unsurunsurkomunikasi
a. Komunikator:orangyangmenyampaikanpesanb.
Komunikan:orangyangmenerimaide,pesan,pernyataan,dll
-
4
c.
Pesan:ideataukeinginandarikomunikatoryangdidukungolehlambangd.
Media:saranaatausaluranyangmenunjangpesane.
Efekataufeedback:pengaruhdariadanyapesan
2. Efekyangtimbulkarenaberkomunikasia.
Efekkognitif:menyebabkankomunikanmenjadilebihtahub.
Efekafektif:menyebabkankomunikantergerakhatinyac.
Efekbehavioral:menyebabkankomunikanmelakukansuatutindakan
3. Proseskomunikasia.
Proseskomunikasisecaralangsung(tatapmuka)b.
Proseskomunikasibermedia
Dibagimenjadiduamacam:1) Komunikasibermediamassa2)
Komunikasibermedianirmassa
C.
KomunikasiBisnis(Penjualan)diTempatKerjaAdaempatketrampilanyangharusdimilikipelakubisnis:1.
Membaca2. Mendengarkan3. Berbicara4. menulis
D. PersyaratanKemampuanBerkomunikasi1. Faktorpendukung
a.
Pemilihaninformasiataudatayangakandisampaikan(pesan)Informasi/data/pesanharusmemenuhisyarat:1)
Penyampaianharussesuaidenganyangdibutuhkan2)
Mengandungkebenaranyangobjektif3) Aktual,tepatwaktudantepatguna
b. Carapenyampaianataupengirimandataataupesan1) Kejelasan2)
Konsekuensidankeseimbangan3) Kemampuandanpelaksanaan4)
Keseragaman5) KelancarandistribusiMenurut Scott M. Cultip dan
Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar
komunikasiberlangsungefektifdikenaldengansebutanTheSevenCCommnunications,isinyasebagaiberikut:a.
Credibilityb. Contextc. Contentd. Claritye.
Continuityandconsistencyf. Capabilityofaudienceg.
Channelsofdistribution
2.
EtikaberkomunikasiEtikaadalahsuatuilmuyangmembahasmasalahperbuatanatautingkahlakumanusia,manayangdapatdinilaibaikdanmanayangdapatdinilaitidakbaik.Pengertian
komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan
pesan atau berita antarakomunikator dengan komunikan,baik secara
langsungmaupun tidak langsung ataumelaluimedia,
sehinggapesanyangdimaksuddapatdipahami.Etika komunikasi adalah
penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan
denganmemerhatikanperilaku,sikapyangbaikdanyangtidakbaik,untukdilakukanketikaberkomunikasi.
3. Kesalahpahamandalamberkomunikasia.
Masalahdalammengembangkanpesanb. Masalahdalammenyampaikanpesan
1) Rintanganbersifatteknis Kurangnyamediayangdibutuhkan
-
5
Faktorfisiksepertisambungankabelyangkurangbaik,akustikyanglemah,pesantertulisyangtidakterbaca
Penguasaanteknikdanmetodeberkomunikasiyangtidakmemadai2)
Rintanganperilaku
Adanyapandanganyangbersifataprioriatauadarasatidaksuka/tidakmendukung
Adanyaprasangkayangdisebabkanemosi
Sikapyangotoriterdankeraskepala
3) Rintanganbahasa
Menggunakankatakata,istilahyangtidakdipahamikomunikan
Menggunakantatabahasayangtidaktepat
Menggunakankatakataataukalimatyangpanjangdanberteletele
Menggunakankodekode,lambanglambangataubahasaisyaratyangtidakjelas
Tidakmengingattingkatkemampuanataupendidikankomunikan
4) RintanganstrukturAdalah rintangan yang terjadi karena
adanyaperbedaan tingkatdanperbedaan kerjadalam strukturorganisasi.
Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang
berwibawa. Caramenghindaririntangastruktur:a)
Seorangpimpinanharusterbuka,supel,maudanmudahbergauldenganbawahanb)
Seorangbawahanharusmemilikirasaberani.Pandanganbahwapimpinanjugasamasamamanusiac)
Hubunganjanganterlaluformal
5) Rintanganjarak6) Rintanganlatarbelakang
Terjadikarenaadanyaperbedaansosialdanpendidikan.Rintanganpendidikandibagimenjadi2:a)
Tarafhorizontal(pendidikantingkatsarjana)b)
Tarafvertikal(pendidikantingkatdasardanmenengah)
4. Caramemperbaikikomunikasia. Persepsib. Ketepatanc.
Kredibilitasd. Pengendaliane. Kecocokan/keserasian
Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung
lancar dan efektif apabilakomunikator:1)
Membuatpesansecaralebihberhatihati2)
Meminimalkangangguandalamproseskomunikasi3)
Menggunakansaranakomunikasiyangcepatdantepat
5.
CarameningkatkanketrampilankomunikasiKetrampilankomunikasikhususyangharusdimilikidalamkomunikasibisnisadalah:a.
Membacab. Mendengarkanc. Membuatataumelakukanpercakapanmenarikd.
Melakukanwawancarae. Berhubungandengankelompokkelompokkecilf.
Berpidatodanmelakukanpresentasig.
Menulissurat,memo,disposisi,danlaporanAgarketrampilankomunikasidapatmeningkat,halyangharusdilakukansebagaiberikut:a.
Menilaidiripribadisecarajujurb.
Meningkatkankemampuankomunikasimelaluilatihanlatihanataupraktekpraktekc.
Menentukansetiaptujuankomunikasisecarajelas
-
6
MODUL2
MENERIMADANMENYAMPAIKANINFORMASIA. TeknikBerkomunikasi
1.
TeknikberbicaradanbertanyaefektifSecarasederhana,teknikberbicaradanbertanyaefektifadalahsebagaiberikut:
Memilihpokokpersoalanuntukdibicarakan
Berbicaradiiringidenganbantuangerakgerik
Menyesuaikansituasidenganlawanbicara
Menghargaidanmenghormatilawanbicaradenganbaik
Menanggapisetiapreaksi,srandanusuldarilawanbicaraa.
Prinsipberbicaraefektif
1) Memberikesempatankepadalawanbicara2)
Menatapbergantiansecarasopan3)
Berbicarasecarajelas,mengerti,danjanganberbisik4)
Menghayatipokokpokokpembicaraanyangakandisampaikan
b.
PrinsipmotivasiAdalahprinsipmemberidoronganuntukmembangkitkanminatbicaraterhadapseseorang,kelompok,danumum.1)
Memberikandorongan2) Menokohkan3) Doronganinginmengetahui
c. PrinsipperhatianHalhalyangdapatmenarikperhatian:1)
Halhalyanganeh2) Lucu3) Sekonyongkonyongterjadi4)
Mencolok(dominan)5) Sesuaidengankebutuhan
d. PrinsipkeindraanBerkaitandenganalatbantu:1)
OverHeadProjector(OHP)
Adalahproyektoryangdapatmemantulkan tulisanataugambarke
layarputih, terlebihdahuluharusditulis pada transparansi (lembaran
yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknyaberupa:a)
Ringkasandariuraianmaterib) Baganbaganc) Grafikd) Gambargambare)
Definisi
2) Film3) Taperecorder
e.
PrinsippengertianDalamprinsipinihendaknyapembicaramemperhatikan:1)
Uraiandarikeseluruhanmenujubagianbagian,lalukembalikeseluruhan2)
Uraianpembicaraansistematisdanlogis3)
Membuatungkapanungkapanyangkongkret
Memberikanmemoteknik(carauntukmenghafal) Memberikancontoh
Memberikanilustrasi Memberikansuatuperbandingan
Memberikanhalhalyangberlawanan
f. PrinsipUlangan1) Persiapan,penyajiandanpenutuppembicaraan
a) Persiapan
-
7
(1) Pengetahuan(2) Sistematika(urutannya)(3) Tujuan(4)
Tempatdanwaktu
b) Penyajianmateri(1) Pendahuluan
(a) Motivasiyangmenarikperhatian(b) Tujuan(c) Ruanglingkup
(2) IsipembicaraanAdalah mengenai pembahasan masingmasing acara
yang telah disebutkan di dalam
ruanglingkuppenyajian.Didalampenyajianhendaknya:(a) Jelas(b)
Menarik(c) Lancar(d) Tertuju(e) dipahami
c) PenutuppembicaraanMemuattentang:(1)
Ringkasanmateriyangdibahas(2)
Memberikanmotivasikembalikepadaparapendengar/komunikan(3)
Memberikanharapan,saransaran,ajakandansebagainya
2) Sistematikapenyajiandanpenutuppembicaraana)
Pendahuluanpembicaraan
Halhalyangharusdimuatdalampendahuluan:(1) Motivasiyangmenarik(2)
Mengutarakantopiksecaraumum(3) Tujuan(4) Ruanglingkup
b)
IsipembicaraanDalammenyampaikanisipembicaraankomunikatorhendaknya:(1)
Lancardantidakadagangguan(2) Menarikperhatianpendengar(3)
Uraianharusjelas,mudahditangkap,dimengertidandihayati(4)
Uraianharusmengesankandanmenggunakanalatperaga(5)
Pembahasanharustertujudanterarahpadatujuan
c) PenutuppembicaraanHalhalpentingyangharusdikemukakan:(1)
Adaringkasan(2) Adamotivasikembali(3)
Adasaranpembicarakepadapendengar(4)
Ucapanterimakasihdanmintamaafkepadaparapendengar
3)
AlatbantudalampenyajianpembicaraanDalammenggunakanalatperaga,seorangpembicaraharusmenyiapkan:a)
Gambargambarataubaganbaganyangditulispadakartonmanilab)
Alatperagayangnyataataualatperagayangsebenarnyac)
Alatalatperagatiruanataupalsud)
Slideprojektor,filmprojektor,OHPdansebagainya.
4) Gayabahasapenyajiandalamberbicaraa) Gerakgerikb) Pakaianc)
Sikapjiwad) Suawae) Pandanganmataf) Sikapbadan
-
8
2. TeknikmembacaefektifManfaatmembaca:a.
Memperluaswawasan,pengetahuan,danpengalamanb.
Mengetahuinilainilaikehidupan,baiknilaispiritualmaupunnilaimaterial,danteknologic.
Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku
atau dapat segera menerima
pembaruand. DapatmengenalTuhansecaradalame.
Mengembangkanpolapikirf.
MengembangkankemampuanmenulisdanberbicaraCaramembacayangbaik:a.
Pusatkanpikiran(konsentrasipadabahanbacaan)b.
Lampupenerangberasaldarisebelahkiridengansorotcahayayangcukupc.
Bacalahkeseluruhanisibacaansambilmenentukanintiataupokokkalimat(siapkanalattulisdankertas)d.
Tulislahhalhalyangpentingataupokokkalimate.
Ulangilagimaksudbacaanjikamaksudbacaanbelumsepenuhnyadipahamif.
Resapkanisibacaang.
UraikanisibacaanberdasarkanpokokkalimatyangtelahditulisAgarmenjadipembacaefektif,ikuticaramembacaefektifberikutini:a.
Bahanbacaantidakditunjukandenganjaritanganb.
Kepalatidakikutbergerakmengikutibahanbacaanc.
Membacatidakdenganberbisikbisikataubergumamd.
Membacatidakmenggerakanbibire.
TidakterusmenerusmengulangisipembicaraanProsesmembacadapatdiikhtisarkansebagaiberikut:a.
Memahamijudulbacaanb. Membacaisikeseluruhandariawalsampaiakhirc.
Dilanjutkandenganmembacatiaptiapbabsambilmencatatbagianyangpentingd.
Memahamiisitopiksecaramendalame.
Membuatrangkumansupayamudahmengingatisibacaan
3.
TeknikmendengarkansecaraaktifJenismendengarkanaktifdanefektif,adalahsebagaiberikut:a.
Mendengarkansecaraevaluatifb. Mendengarkansecaraproyektif
Pendengarberusahamemproyeksikandirikealampikiranpembaca.Teknikmendengarkansecaraproyektif,sebagaiberikut:1)
Dengarkandenganpenuhkonsentrasiapayangsedangdibicarakan2)
Tangkappesanpesanpentingatauintipeimbicaraan3)
Sebaiknyaterlebihdahulumempersiapkanalattulismenulisuntukmencatatintipembicaraan4)
Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media, pendengar dapat
langsung bertanya kepada
pembicaraperihalisipembicaraanyangtidakdipahami
4. Teknikmenulisefektifa.
Beberapapenyebabtidakterorganisirnyakomunikasi
1) Berteletele2) Memasukanbahanbahanyangtidakrelevan3)
Menyajikanideidesecaratidaklogis4)
Informasipentingtidakterdapatdalamisi
b.
BeberapahalyangharusdiperhatikandalammenulispesanatauinformasiyangefektifHalhalyangharusdiperhatikan:1)
Subjekdantujuanharusjelas2)
Semuainformasiataupesanharusberhubungandengansubjekdantujuan3)
Gagasanharusdikelompokandandisajikandengancarayanglogis4)
Semuainformasiyangpentingharussudahada5)
Bahasayangdigunakanharusefektif(jelas,singkatdansesuaisituasikomunikasi),mencakup:
a) Pemilihankatayangtepat
-
9
b) PenggunaankalimatefektifB.
PenggunaanBahasaVerbaldanNonverbalYangSesuai
1. KomunikasiVerbal
Verbalberartilisandankomunikasiverbalberartikomunikasilisan
Dalamilmukomunikasi,komunikasiverbaltidakhanyalisan,meliputilisandantulisan
Bahasadiartikansebagailambangverbal
Jadi,komunikasiverbaladalahkomunikasiyangmenggunakanlambangbahasasebagaimedia.
Komunikasi verbalmerupakanprosespenyampaianpikiranoleh komunikator
kepada komunikandengan
menggunakanbahasasecaralisanmaupuntulisanContohkomunikasiverbal:a.
Menyampaikansesuatuataupesankepadaseseorangdisertaikatakatalisan/tulisanb.
Berteleponkepadakeluarga,teman,sahabat,rekankerjac.
Berbincangbincangsecaralangsungd.
Berdiskusi,berpidato,membacakanpuisididepankelase.
Berdiskusi,rapat,meeting,danseminarf.
Membacasuratkabar,majalah,jurnalg. Mendengarkanradio,walkmanh.
Menontontelevisii.
Menggunakankomputer,internetDalamkegiatanseharihariorangorangmelakukankegiatankomunikasisebagaiberikut:a.
Mendengarkan:45%b. Berbicara:30%c. Membaca:16%d. Menulis:9%
2.
KomunikasiNonverbalBeberapapendapatahlimengenaikomunikasinonverbal:a.
Mc.Garry,komunikasiverbalterbagidalam3kategori,yaitukomunikasiyangdiungkapkanmelaluipakaian
dansetiapkategorilainnya(theobjecklanguage),semuabentukkomunikasiyangdigantikandengangerak(gesture)yangdisebutkannyasebagaibahasasinyal(sign
language),dankomunikasidengantindakanataugerakantubuh(actionlanguage).
b.
TubbsdanCarterBeberapacontohperilakuyangmenunjukankomunikasinonverbalberdasarkankriteriadiatas,yaitu:a.
Menitikkanairmatasebagaitandaharub.
Menangissebagaitandakecewa,sedih,kesal,sakingmarahnyac.
Menggertakkangerahamsebagaiungkapanrasakesalyangditahand.
Menghelanafasdalamdalamsebagaiungkapanrasakesalyangditahane.
Tersenyum,berjabattangan,melambaikantangansebagairasasenang,simpatidanpenghargaanf.
Membuangmukasebagairasatidaksenangterhadapseseorangg.
Menggelengkankepalasebagaitandatidaksetujuh.
Menganggukkankepalasebagaitandasetujui.
Mengenakanbajuwarnahitamketikaadaorangyangmeninggalj.
Menggunakanbajuwarnacerahketikapesta
C. MenerapkanKomunikasiSecaraLisan1. KomunikasiKelompok
Dibagimenjadi3macam:a. Komunikasiindividudengankelompokb.
Kelompokdenganindividuc.
KelompokdengankelompokSecaraumumnyadapatdibagimenjadi2macam:a.
Komunikasikelompokformal
Ciriciri:1) Dilakukandalamwaktudantempattertentu2)
Adaprosedurtertentu3) Objekpembicaraanyatentangmasalahorganisasi4)
Diwujudkandalambentuktertulis
-
10
5) Adahierarkitertentub. Komunikasikelompoknonformal
Ciriciri:1) Waktudantempattidakmenentu2)
Tidakadaproseduryangtentu3) Objekpembicaraannyatidakmienentu4)
Diwujudkandalambentuktertulisataulisan5)
Tidakadahierarkitertentu
2. DiskusiAdalah komunikasi
kelompokdalambentukpertukaranpendapatmengenai sesuatupersoalan
ataumasalahdenganmaksuduntukmendapatkanketeranganyanglebihlengkap.MenurutKBBI,diskusiadalahperundinganuntukbertukarpikiran(bahasmembahastentangsuatumasalah)Istilahistilahlaintentangrapat:a.
Diskusipaneladalahdiskusibereguataudiskusikelompokuntukmemperbincangkansesuatumasalah.b.
Simposiumadalahkumpulanpendapatdaribeberapaorangatassuatupermasalahanataupersoalanc.
Seminar, adalahpertemuanuntukmenyelidikidanmembahas
sesuatumasalahdibawahpimpinan guru
besaratauseorangahli.
3. Rapata. Pengertianrapat
1)
MenurutKamusAdministrasiPerkantorankaranganDrs.TheLiangGie,adalahpertemuanantaranggotadi
lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan
suatu masalah yangmenyangkutkepentinganbersama.
2)
Menurutbahasainggris,disebutmeetingyaituorangyangberkumpuluntukmencapaitujuantertentuKesimpulan,tujuandiselenggarakannyarapat:1)
Untukmemberiinformasi2) Melakukankerjasama3)
Memecahkanpermasalahan4) Memenuhiperaturan
b. Jenisjenisrapat1) Rapatpenjelasan
Adalahpertemuanyangbertujuanuntukmemberikanpenjelasankepadaparapesertarapat.2)
Rapatpemecahanmasalah
Adalahpertemuanyangbertujuanuntukmencaripemecahanterhadapsuatumasalah3)
Rapatperundingan
Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih
orang/organisasi yang
mempunyaikepentinganbersama,sebabapabilatidakdiadakanperundingandapatmenimbulkanperselisihan
c. SyaratrapatyangbaikPersiapanrapat:1)
Penetapantanggal,haridanjamrapat2) Penetapantempat/untukrapat3)
Akomodasiyangdiperlukan4) Konsumsi5)
PeralatanyangmembantukelancaranrapatSyaratrapatyangbaik:1)
Suasanaterbuka2) Partisipasipenuh3) Bimbingandankontrol4)
Adaargumentasi5) Pertanyaansingkat6) Menghindariklikkelompok7)
Adakesimpulan
d. Tipetipepimpinanrapat
-
11
1) Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan
kekerasan dan paksaan,
memaksakanpendapat,pesertarapatharusmenyetujuinya
2)
Laissez:memimpinrapatapaadanyatanpapengendalian,keputusandiserahkankepadapeserta3)
Demokratis:menjaminadanyalalulintaskomunikasisecaraduaarah,pesertadiberikesempatandalam
mengemukakanusul,pendapatdansaran.e. Tipetipepesertarapat
1) TipepemersatuAdalah peserta rapat yang senantiasa
mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi
bentrokanbentrokanyangmengarahpadaperpecahan.
2)
TipepenyerangAdalahpesertarapatyanggemarmenyerang.Menyerangbagitipeinimerupakankegemaran.
3) TipeinisiatifPeserta rapatyang
senantiasamengambilprakarsadidalam suatupembahasanpada saatsaat
rapatberlangsungkuranglancar
4) TipeperantaraAdalah peserta rapat yang selalu mengusahakan
untuk memperjelas pendapatpendapat
pesertalainnyayangkurangjelas.
5) TipepemberiinformasiAdalah peserta rapat yang kaya
pengetahuannya akan informasiinformasi, sehingga ia
dapatmenyumbangkandatadatayangsangatbergunauntukmemecahkanmasalah.
6)
TipependengarAdalahpesertarapatyangkurangaktif.Hanyabisamenjadipendengar.
7)
TipepemberisemangatPesertarapatyangsukamemberidorongasemangatdidalammenyelesaikantugasyangdirapatkan.
f. Fungsipesertarapat1) Sebagaipenyumbangpendapat2)
Penyumbangdata3) Perumuskesimpulan4) Penerimahasilkeputusan5)
Pembantupimpinan
g. Pengendalianrapat1) Pengendalianbebasterbatas2)
Pengendaliansecaraketat3) Pengendalianrapatdengankombinasi
h.
TeknikbertanyadalamrapatTeknikbertanyayangmengandungnilaiseniantaralain:1)
Harusadapersiapanyangmantap2)
Harusadapenyusunanmateriyangakanditanyakan3)
Gayapadawaktubertanyaharusmenarikdantidakmonoton4)
Meyakinkandidalambertanya5)
HarusdapatmenggunakanrumusanpolamengingatTeknikbertanyaada4macam:1)
Pertanyaanlangsung2) Pertanyaanumum3) Pertanyaanmengembalikan4)
Pertanyaanyangdioperkan
i. Pelaksanaanrapat1) Pembukaanrapat
MC,membukarapatbiasanyadenganmembacakan:a) Acararapatb)
Tatatertibrapatc) Motivasid) Pengenalanmasalahyangakandibahase)
Tujuandiadakanrapatf) Tanggapantanggapanatausaran
-
12
g) Lainlain2) Pembagiantugas
a) Penunjukananggotakelompokyangakandibahasb)
Penunjukankelompokpengendali(steeringcommittee)c)
Penunjukantimperumus(kelompok)
3) RapatkelompokKegiatandidalamrapatkelompokmeliputi:a)
Penganalisisanmasalaholehketuakelompokb)
Alternatifpemecahanmasalahc) Pembahasankonsepd)
Pemilihanideterbaike) Perumusanolehtimperumus
4) RapatplenoKegiatandalamrapatpleno:a)
Penyajianhasilkarya(perumusan)masingmasingkelompokyangditanggapiolehkelompoklainnyab)
Kelompokyangmenyajikanakanmenanggapiataumempertahankanc)
Bilamanaperludiadakanperubahanperubahan
5)
PerumusanSetelahplenoselesai,kelompokperumusmerumuskanhasilrapatmenjadi:a)
Perumusansistematisdanlogisb)
Perumusankalimatkalimatdenganbahasayangbaikdanbenarc)
Perumusanredaksional,yaitutatatulisdanpenyajianyangbetul
6)
PenyelesaianSetelahhasilrapatdiolah,selanjutnyadiserahkankepadasekretarisuntukdiproses.Penyelesaiantahapakhir,meliputi:a)
Pengetikannaskahb) Reproduksinaskahc) Penyebarannaskahyang
telahdireproduksikepadaorangorangyangberhakatauyangdianggap
perlumembacanaskahrapattersebut.j. Penyelenggaraanrapat
Masalahyangharusdiperhatikandalamrapat:1) Undanganrapat
Isiundangan:a) Hari,tanggaldanjamb) Tempatrapatc)
Bahan(materi)yangakandibahasdalamrapatd)
Bilaperlu,dicantumkanbahanbahanreferensiyangharusdibaca
2)
PersiapanruanganrapatJenisjenistataruangrapat:Otoriter:Tataruangberbentuksetengahlingkaran,hurufU,hurufV,setengahlingkaranbersafdanbentukbersafDemokratis:Bentuklingkaran(mejabundar),segiempatmemanjang
3) Alatalattulisa) Map dengan perlengkapannya, yang berisi
kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi suratsurat
keputusan,bukureferensidansebagainyab)
Pensil,ballpoint,penghapusdansebagainyac)
Laptop,karbon,kertasstensil,HVS,tintastensil,dansebagainya.
4) Akomodasi5) Kesehatan6) Minumandanmakanankecil
Pelayanandanpenyajiansebaiknya:
-
13
a) Tidakmengganggujalannyarapatb)
Memperhatikanmenu,kesehatandankebersihan
D. MenerapkanKetrampilanBerkomunikasiSecaraTertulis1. Surat
Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang
dipergunakan dalam komunikasi melalui surat,mempunyai sasaran
tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap
pesanpesan
yangdisampaikanolehkomunikator.Pedomandalammelakukansuratmenyurat:a.
Harusmenggunakankaidahbahasaresmib.
Harusmelaksanakanpenetapanbentuksuratyangresmic.
Harusberdasarkanteknikdidalampengetikannyad.
HarusmemilihalattulismenulisyangbaikBahasasuratmemegangperananmenentukandalamkomunikasiBahasa
surat adalah bahasa yang digunakan dalammenulis surat yang
berintikan pokokpokok pikiran
yangtertuangdalamisisuratagarsipenerimasuratmemperolehtanggapanyangpositif.Caramenulissuratyangbaik:a.
Keinginanpembacadiutamakanb. Kalimatnyasederhanac.
Nadabahasanyatepatd. Harusmerumuskanisisurate.
Harusmengutarakanisipokoksuratdenganjelasf. Dapatmengaturalineag.
SedapatmungkinmenghindarikesalahanHalhalyangperludiperhatikandalammembuatsurat:a.
Penetapantujuanb. Sesuaikandenganpandangansipenerimasuratc.
Penyusunanisisurat
1) Tetapkandulumaksudnya2)
Tetapkanurutanurutandarihalhalyangdimaksuddidalamsurat3) Selesaikan
satu persatu kasuskasusnya secara teraturdanmasuk akal (logis)
dengan katakata yang
mudahdimengerti4)
Hindarilahpenggunaansingkatansingkatanyangtidaklazimdigunakan5)
Perhatikanbentuksurat6)
Perhatikanpenggunaantandabacapadabagianbagiansuratdankalimat
2. TelegramTelegramberasaldaribahasayunani,teleartinya
jauhdangramaartinyatulisan.
Jaditelegramadalahtulisanyangdisampaikankepadaseseoranguntukmemberikanpesan/messagedarijarakjauh.
3. BukuAdalah lembaranlembaran kertas, jumlah halaman yang
berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan
sejenisnyayangdijiliduntukdibaca.Ciriciribuku:a.
Penerbitnya:badanusahaataulembagaresmib.
Jangkaterbitnya:tidakmenentuc. Bentuknya:lembaranyangterjilidd.
Sifatisinya:tulisan,gambar,grafikdansejenisnyae.
Sasarannya:masyarakatumum
4.
LaporanAdalahsuatuketerangantertulisyangdisampaikanolehseseorangkepadaatasannyaatausebuahpanitia/timkepada
yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan
pekerjaannya. Pengertian laporanmenurutahli:a.
Prof.Dr.PrayudiAtmosudirjo,adalahsetiaptulisanyangberisihasilpengolahandatadaninformasib.
J. C Denyer, report is means of communication in which the writers
sets down some conclution or
recommendation from facts or circumstances which have
investigated (laporan adalah suatu
alatkomunikasitempatpenulismembuatbeberapakesimpulanataukeadaanyangtelahdiselidiki).
-
14
Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan
merupakan suatu pertanggungjawaban
dariseseorangatausekelompokoranguntukmelaporkankepadaatasannya.a.
Fungsilaporan
Fungsilaporan:1) Alatuntukmenyampaikaninformasi2)
Pertanggungjawabandariatasankepadabawahan3)
Bahanpengambilankeputusan4) Alatuntukmembinakerjasama5)
AlatuntukmemperluasideuntuktukarmenukarpengalamanSyaratsyaratlaporanyangbaik:1)
Objektif(memakaikriteriaumum)2)
Jelasdancermat(bahasajelassehinggasemuaorangmenafsirkansama)3)
Langsungmengenasasaran4) Keteranganyangdimuatharuslengkap5)
Harustegasdankonsisten6)
Tepatwaktudalampendistribusiandanpenerimaan7)
Mudahdiikuti(sistematis)
b. Jenislaporan1) Ditinjaudarisegiisidanmaksudnya
a)
Laporaninformatif,yaitulaporansebagaimanaadanyaatausesuaidengankenyataanb)
Laporanrekomendasi,yaitulaporanyangberisipenilaiansekilastanpaanalisismendalamc)
Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran,
pendapat dan saran yang isinya
matangdanmendalamd) Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa
pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat
dikerjakandenganberpedomanpadaduahal:(1)
Kalauproyeknyasudahberakhirataurampung(2)
Jikapekerjaanbertahap(laporankemajuan/progressreport)
e) Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang
terbaik, setelah menganalisissesuatuataumasalah
secaramendalamuntukmenujupenilaian yangbersifatpilihan, layak
atautidak
2) Ditinjaudarisegibentuknyaa) Laporanberbentukmemo,yaitu
laporanyangdigunakanuntukkeperluan internorganisasi/kantor
danhanyamemuatpokokpokoknya(isilaporanpendek)b) Laporan
berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa,
isinya kirakira satu
sampaitiga,palingbanyaklimahalamanc) Laporanberbentuknaskah
3) Ditinjaudarisifatnyaa) Laporanbiasab)
Laporanpenting(rahasia)
4) Ditinjaudarisegipenyampaiannyaa) Laporanlisanb)
Laporantulisanc) Laporanvisual
5) Darisegiwaktudanperiodisasia) Laporanrutin(harian),tahunanb)
Laporanberkala,mingguan,bulanan
c. Pengumpulandata1) Observasi2) Angket3) Wawancara4)
LokasiTatacarapenulisanlaporan:a) Menentukanperihalatausubjek
-
15
b) Mengumpulkandatadanfaktac)
Mengurutkan/mengklasifikasikandatad) Mengevaluasidanmengolahdatae)
Membuatkerangkalaporan
d.
PenyusunangarisbesarlaporanKerangka(layout)laporandapatdiikhtisarkansebagaiberikut:1)
Deskripsikeadaanaktual
a) Tujuanb) Latarbelakangc) Landasanyangyuridisd)
Datastatistik
2) Analisisobjekyangdilaporkan,meliputi:a. Pendekatanb.
Asasasasc. Teknikdanmodelmatematikd.
Inventarisasi,klasifikasi,tabulasidanevaluasidatae.
Penemuansebabsebabf. Mencarijalankeluar
3) Saran
Halhalyangharusdiperhatikandalampembuatansaran:a)
Penentuanpemecahanmasalahb)
Pengarahanimplementasi(penerapanaplikasi)c) Kesimpuland)
penutup
4) ringkasane. penyusunankonsepf. pengetikanlaporang.
penjilidanlaporan
halhalyangharusdiperhatikanagarpenjilidanlaporanbaik:1)
jeniskover/sampullaporanyangakandigunakan2) manilakarton3)
banyaknyalembaranlaporanyangakandijilid4)
jeniskertasyangakandigunakansebagaipembatasantarbab5)
jenispenjilidandisesuaikandengantebaltipisnyalaporan
5. NegosiasidanPembuatanKontrakNegosiasi adalah perundingan
antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi
untukmencapaisuatukesepakatanyangdisetujuibersama.Carabernegosiasi:a.
Sebelumbernegosiasikeduapihakmelakukankontakbaiklangsungmaupuntidakb.
Keduabelahpihakmengetahuipastiapayangdinegosiasikanc.
Keduapihakharusdapatberdiplomasid.
Negosiasidilakukanatasdasarkepercayaane.
Hasildarikesepakatanditulissecararincif.
Setelahadakesepakatandibuatsuratperjanjianuntukmelakukantransaksipembuatkontrak/perjanjianContohsuratperjanjian:a.
Suratperjanjiankerjab. Suratperjanjiansewamenyewac.
Suratperjanjianpinjamuangd. Suratperjanjianjualbelie.
Suratperjanjianborongana. Artisuratperjanjian
Adalahsuratyangberisikanpernyataanseseorangataulebihyangsalingmengikatdirinyadenganoranglainuntukmelakukansuatuperbuatanhukum.
-
16
b. Syaratsyaratperjanjian1) Adanyakesepakatandariparapihak2)
Kecakapan/kemampuanmengadakanperjanjian3) Adanyaobjektertentu4)
Suatusebabyanghalal
c.
MacammacamsuratperjanjianPerjanjiandapatdibedakanmenjadiduamacam:perjanjianduapihak(timbalbalik)danperjanjiansepihak.Dikatakan
dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua
belah pihak yangmengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa
menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjiansepihak apabila
hanyamenimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah (
AmenghibahkankepadaBsebuahrumah)makaBdalamhaliniterjadiperikatan(hubunganhukum)antaraAdanB.
d. Tatacarapenulisansuratperjanjian1) Judulperjanjian2)
Namanamapihakyangmengadakanperjanjian3) Pernyataankesepakatan4)
Isiperjanjian5) Saatdanjangkawaktuberlakunya6) Domisili/tempat7)
Penyelesaianperselisihan8) Klausapenutup
e. Bagiansurat1) Awal(permulaanperjanjian)2) Isiperjanjian3)
Akhirperjanjian
f. Suratperjanjiansewamenyewa1) Pengertian
Adalahsuatusuratyangberisikanperjanjianpihakyangsatu(yangmenyewakan)mengikatkandirinyauntukmemberikankepadapihakyanglainnnya(penyewa)memanfaatkan/menggunakanbarangselamawaktutertentudandenganpembayaranhargaatauuangsewaolehpenyewa.
2) Isidansusunansuratperjanjiansewamenyewaa)
Objekataubarangyangdisewakanb) Tujuanpenggunaanobjekyangdisewakanc)
Hargasewayangdisetujuid) Kewajibanmemeliharaobjekyangdipersewakane)
Laranganmengadakanperubahanataspemindahanhakkepadapihakketigaf)
Pengembalianobjekyangdisewakan
3)
MenyusundanmenggunakansuratperjanjiansewamenyewasesuaidenganfungsinyaHalhalyangperludiperhatikanolehpenyewadanyangmenyewakan:a)
Penyewamengadakanpenelitianobjekyangakandisewab)
Yangmenyewakanharusmenelititujuanpenggunaanobjekyangdisewakanc)
Mengadakan pembicaraan untuk salingmengajukan syaratsyarat yang
dikehendaki kedua belah
pihakd) Dalammengemukakan hak dan kewajiban,masingmasing pihak
tidak boleh salingmemaksakan
kehendake)
Keduabelahpihakmengadakankesepakatanyangsalingmenguntungkanf)
Memilihataumenentukansaksisaksiataunotarisyangdisetujuibersama
6. PerjanjianPemasaranAdalah kesepakatan bersama antara
orangorang pemasaran untuk saling menghormati wilayah
pemasaranmasingmasingdanhanyamemasarkanproduksesuaidenganwilayahyangtelahditentukan.Perjanjianpemasarandibuatuntuk:a.
Memasarkanprodukyangsama,wilayahtempatpemasaranyangbedab.
Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama),
wilayah pemasaran sama dengan
salesmanatausalesgirlperusahaanIsisuratperjanjiansecaraumummeliputi:a.
Judulperjanjian
-
17
b. Namanamapihakyangmengadakanperjanjianc.
Pernyataankesepakatand. Isiperjanjiane. Saatdanjangkawaktuberlaluf.
Tempatkedudukanmenuruthukumg. Penyelesaianperselisihanh.
Bagianpenutup
7.
Tulisandidrafdandisampaikanuntukmendapatkanpersetujuan,sesuaidenganbataswaktuMenurutKBBI,drafadalahrancanganataukonsep(suratdansebagainya);buram.Agar
tulisandidrafmendapatpersetujuadariatasan,makaharusdiperhatikanbagaimanamenulisdraf.Tatacaramenulisdraf:a.
Menuliskantema,judulpermasalahan(bagianpendahuluan)b.
Latarbelakangpermasalahanc. Tujuanpermasalahand.
Rencanakerjayangterdiriatasjeniskegiatankerjadancarapelaksanaankerjae.
Tempatpelaksanaankerja
E.
BerkomunikasidenganPenyelia(PengawasatauPimpinandanMacamMacamRekanKerja)1.
Artipentingetikadalamberkomunikasi
Etika memuat aturanaturan, sopan santun, nilainilai dan
normanorma, serta ukuranukuran mengenaiperilaku manusia. Etika
merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi
dikatakanberhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan
komunikator mendapat tanggapan yang positif
darikomunikan.Syaratmutlakdalamhubungankantorharusmempunyai;a.
Kesusilaanataubudipekertiyangbaikb.
Kesopanandalamsegalasegikehidupandantindakannya
2. KomunikasiantarpersonalkantorSeorangmanajer dapat
berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik
secara horizontal,vertikal,maupun diagonal. Pengurusan informasi,
yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalandengan baik
apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang
efektifmenciptakaniklimkerjakantoryangsehatdanterbuka
3.
ArtipentingkomunikasikantorArtipentingkomunikasikantordapatdilihatdalamhalhalberikut:a.
Menimbulkanrasakesetiakawanandanloyalitasantara:
1) Bawahandenganatasan2) Bawahandenganbawahan3)
Atasandenganatasan4)
Pegawaidengankantoratauinstansiyangbersangkutan
b. Meningkatkankegairahanbekerjaparapegawaic.
Meningkatkanmoraldandisiplinyangtinggiparapegawaid. Semua
jajaranpimpinandapatmengetahuikeadaanbidangyangmenjadi
tugasnya,sehinggaakan terjadi
pengendalianoperasionalyangefisiene. Semua pegawai dapat
mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah
ditentukan oleh
pimpinanf.
Semuainformasi,keterangan,danberitayangdibutuhkanparapegawaidapatdengancepatdiperolehg.
Meningkatkanrasatanggungjawabterhadapsemuapegawaih.
Menimbulkansikapsalingmenghargaidalammelaksanakantugasnyamasingmasingi.
Meningkatkankerjasama(teamwork)diantaraparapegawaij.
Suatucarauntukmemperolehketeranganyangdiperlukank.
Untukmenjelaskanpersepsipersepsiataupenglihatanpenglihatandanhalhalyangdiharapkanl.
Mendorongmanusiakearahberpikirkreatifm.
Carauntukmemenuhikeingintahuanmanusian.
Merupakanpekerjaankantorbaikformalmaupuninformalo.
Alatutamabagianggotaorganisasip.
Pentingbagipengambilankeputusan
4. Pelaksanaankomunikasikantor
-
18
a.
Komunikasivertikal/tegaklurusadalahprosespenyampaianberitaberlangsungdaripihakpimpinankepadabawahannya,begitupulasebaliknya
b.
Komunikasihorisontal/mendataradalahjalinanhubunganantarkaryawanyangmasingmasingsamatingkatkedudukannyadidalamsatukesatuanorganisasi.
c. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai
pada tingkatan yang berbeda dan
tidakmempunyaiwewenanglangsungterhadappihaklainnya.
Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja
sama di dalam organisasi yangbersangkutan,terutamapada:a.
Kecepatankerjab. Kecermatankerjac. Semangatkerjasamad.
Kemampuanbertukarpikiran/pekerjaane.
Kemungkinantumbuhnyapemimpin
F.
IdentifikasiProsedurdanFormatRelevandalamKomunikasoiBisnisMenurutKBBI,identifikasiadalahtandakenaldiri;penentu/penetapanidentitasseseorang;benda;dansebagainyaProsedur
adalah tahap kegiatan untukmenyelesaika suatu aktivitas;metode
langkah demi langkah secara pastidalammemecahkansuatuproblem.Jadi
identifikasiprosedur ialahmenetapkan
langkahdemilangkahsecarapastidalamdalammemecahkansuatuproblemsertamencaribentukdanukuranyangsesuaidengankeadaan.Agar
dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan
dalam komunikasi bisnis,
langkahlangkahkerjayangharusdiperhatikanantaralain;1.
Pemahamanpengertian2.
Memahamiprosesmenyusunperencanaanpesanpesanbisnis
Penyusunanpesanpesanbisnisdapatdibagimenjaditigatahap:a.
Perencanaanb. Komposisic. revisi
3. MenentukantujuanSecaraumumadatigatujuankomunikasibisnis:a.
Memberiinformasib. Persuasi(persuating)c.
Kolaborasi(collaborating)dengankomunikan
4.
MenganalisiskomunikanKomunikanharusdianalisis;siapamereka,bagaimanamerekadanapayanginginmerekaketahui?a.
Caramengembangkankeadaankomunikan,yaitu:
1) Berapajumlahdanbagaimanakomunikan?2) Siapakomunikan?3)
Bagaimanareaksikomunikan?4) Bagaimanatingkatpemahamankomunikan?5)
Bagaimanahubungankomunikatordengankomunikan?
b. Caramemuaskankebutuhanakaninformasikomunikanyaitu:1)
Carilahapayangdiinginkankomunikan2)
Persiapkandiriterhadapkemungkinanadanyapertanyaanyangtakterdugaatautakterungkap3)
Sampaikansemuainformasiyangdiperlukan4)
Yakinkanbahwainformasinyaakurat5)
Tentukanideideyangpalingmenarikbagikomunikan
5.
MenentukanidepokokTopikmerupakansubjek(pokok)pesanyangluas,sedangkanidepokokadalahpernyataantentangsuatutopik(bagiandaritopik)yangmenjelaskanisidantujuandaritopiktersebutsehinggadapatditerimaolehkomunikan.
6.
MenentukanataumemilihsalurandanmediakomunikasiPemilihanmediakomunikasiharusrelevandenganpesanyangakandisampaikan.Apakahmenggunakansurat,laporan,mediapidatoataupresentasi.
-
19
MODUL3MEMILIHMEDIAKOMUNIKASI
A.
PengertianMediaKomunikasidanFungsinyaMediakomunikasiadalahmediayangdipakaidalamproseskomunikasiuntukmencapaisuatutujuan.Fungsimediakomunikasi:1.
Mempermudahpenyampaianpesan/berita/warta/informasi2.
Sebagaialatuntukmembangkitkanmotivasi3.
Mengefektifkanprosespenyampaianpesan/berita/warta/informasi4.
Sebagaialatuntukmembangkitkandayatarikpesan/berita/warta/informasi5.
Mempermudahpenyampaianinformasi/berita/pesandarikomunikator6.
Mempersingkatwaktudalampenyampaianpesan/berita/warta/informasi7.
Mengkongkretkanisiberitayabngsifatnyaabstrak8.
Memperjelasisiinformasiyangdisampaikankomunikator
B. JenisJenisMediaKomunikasi1.
Berdasarkancarapenggunaanatausifatnya
a. Audial(pendengaran):radio,taperecorder,telepon,dllb.
Visual(penglihatan):surat,poster,OHP,dllc.
Audiovisual(pendengarandanpenglihatan):TV,Video,film,sinetron,dll
2. Berdasarkansasarannyaa.
Nirmassa(sasarantunggal):telepon,surat,telegrapf,brosur,plakat,dllb.
Massa:radio,televisi,film,suratkabar,majalah,dll
3. Berdasarkanjenisjenismediakomunikasiyangdigunakansehariharia.
Suratpribadi(visual)b. Telepon(audial)c. Pertemuan(audiovisual)
Mediakomunikasiaudiovisualdalamkomunikasikelompokyangbersifatlangsung.d.
Wawancara(audiovisual)
Berlangsungdengantatapmukaduaarah.Banyakdipakaidalamkomunikasivertikal.e.
Kunjungan
Adalah jenis media komunikasi audiovisual dalam kelompok yang
bersifat informal dan dilakukan olehorganisasi.
f. MultimediaTelekonferensi adalah konferensi yang
diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan
alatmultimedia.
C. KeuntungandanKelemahanPenggunaanMediaKomunikasi1.
Mediaaudio(pendengaran)
a. Keuntungan: Alatnyasangatsederhana Mudahdibuatdandipergunakan
Harganyarelatifmurah Dapatmembangkitkanfantasipendengarnya
b. Kelemahan: Sulitdikontrol Kualitassuaracenderungmenurun
Apabilaadakesalahan,harusmembuatnaskahyangbaru
Tidakdapatdiperkenalkanhalhalyangvisual
2. Mediavisuala. Keuntungan:
Menghemattenaga Menghematwaktu
Pembuatandanpenggunaanyalebihmudah Biayapembuatannyarelatifmurah
Informasiyangdisampaikanlebihjelas
-
20
b. Kelemahan: Biasanyamenimbulkanrasabosan
Menimbulkangangguangangguanyangtidakdiinginkan
Perluwaktuyangcukuplamagunamenafsirkanpengertiannya
3. Mediaaudiovisuala. Keuntungan:
Tidakmembosankan Informasilebihjelasdancepatdimengerti
Informasidapatditerimasesuaidengankenyataan
Hasilnyadapatdimengertiyangsebenarnya
b. Kelemahan: Kejelasansuaranyakadangkadangkurang
Memakantempatyangluas Biayanyarelatifmahal
Perluwaktudidalampersiapan
-
21
MODUL4MELAKUKANKOMUNIKASIMELALUITELEPON
A. EtikaBerteleponYangharusdiperhatikansecaraumum:1.
Mengangkatdengansegerabilateleponberdering2.
Memperkenalkanterlebihdahulubilamenerimaataumenghubungiseseorangmelaluitelepon3.
Menggunakanbahasayangformal,baik,sopandantepat4.
MenyapapenelepondengansebutanIbuatauBapak5.
Berbicaradenganjelas,ramahdanmenyenangkan6.
Bertanyadenganbijaksana7. Mencatatpesanataupembicaraan8.
Mengucapkanterimakasihdansalampadabagianakhirpembicaraan9.
MeletakangagangtelepondenganpelanYangharusdiperhatikansecarakhusus:1.
Menggunakanbahasaresmi,terutamakepadayangbelumakrabataubelummengetahui
identitasorangyang
berbicaraditelepon2.
Tidakberbicaradenganoranglainketikasedangberbicaraditelepon3.
Tidakberbicarasambilmakan4. Berbicaratidakterlalubanyakbasabasi5.
Tidakberbicaradengannadakasar6.
Janganlahberbicaradengannadamemerintah7.
Janganbiarkanpeneleponmenungguterlalulama8.
Tidakmentransferberkalikali,apalagiditransferkealamatyangkeliru9.
Nadadanintonasitidakterkesanmalasatautidakramah10.
Sampaikanlahpesankepadaorangyangditujupenelepon
B. CaraMenanganiTelepon1.
Responuntukpanggilanteleponataumenerimatelepon(incomingcalls)
a. Halumumdalammenerimatelepon1) Angkatsesegeramungkin2) Telepon
yangberasaldari saluran langsung,
tidakmelaluioperator,berbedapenanganannyadengan
teleponyangberasaldarisalurantaklangsung3) Gunakanbahasaresmi4)
Apabilaorangyangdikehendakisipeneleponberadaditempat,secepatnyadihubungkankepadayang
dituju5) Apabilateleponsalahsambung,jelaskandenganramah6) Bila
penelepon akanmenghubungi pimpinan,maka ada hal yang harus
diperhatikan. Tanyakan dulu
identitaspenelepon7) Bersikapsopan,ramah,hangatdanakrab
b. Halkhususdalammenerimatelepon1)
Angkatgagangtelepondengantangankiri2) Menyampaikansalam3)
Menyebutkanidentitasdiri,kantoratauperusahaan4)
Mencatathalhalyangpentingdalamlembarpesantelepon5)
Bilapeneleponkurangjelas,janganmenyebutkatakatayangkurangsopan6)
Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar
penelepon menyebutkan
identitasnya7) Usahakanlahmenerimatelepondengansemangat8)
Jikapenelepontidakramah,tanganilahdengancaraprofesional9)
Mendengarkandenganseksamaapayangdiinginkanpenelepon10)
Menjawabsetiappertanyaandenganjelas11)
Menyebutnamapenelepondengantepat
c. Sikapdanpelayanankhususdalammenerimatelepon(7C)1) Caring
Memerhatikan,mendengarkan,danmencatatmasalahkonsumenataupenelepon2)
Commited
-
22
Merasa
terikatdenganorganisasi,tidakmelemparkanpermasalahankepadaorang
laindenganalasanbukantugasatauurusanataumasalahpribadi
3)
ConfidentPenuhkeyakinandalammengatasimasalah.Penerimatelepontidakbolehmerendahkandirisendiri
4) ConsiderateBersahabat,menolong,danmengertiemosipenelepon
5)
ControlledTidakterbawaemosipadasaatpeneleponmengungkapkankekecewaan(marah).Tetapbersikapuntukselalumembantudalammengatasimasalahpenelepon.
6)
CreativeMampumenemukancaracarayangbaikdalammenerimatelepon
7)
ContagiousBersikapgembira,antusias,sejukdandamaikepadapenelepon.
Phonogenicadalahsuarayangbaikdalamberteleponataumenerimatelepon,yaitusuarayangmemberikankesansantun,bersahabatdanpenuhperhatian.Kriteriaberbicaraditeleponyangmenyenangkan:1)
Berbicaradengankecepatanyangnormal2)
Berbicaraseakanakanberadadihadapanpenelepon3)
Berbicaradengannadayangtidaktinggidankeras4)
Berbicaradengannadayangsantun,ramahdanrasainginmembantupenelepon
d. Peralatandalammenerimatelepon1) Pesawattelepon2)
Kalendermeja3) Jamdindings4) Alattulis,sepertipensildanballpoint5)
Lembarpesantelepon6) Daftarnomorteleponekstensiinternal7)
Bukudaftarteleponmasuk
e. Mentransfersambungantelepon1)
Beritahupeneleponagarmenungguprosespenyambungan2)
Beritahuorangyangdimaksudbahwaadaorangyanginginbicaramelaluitelepon3)
Mintalahijinapakahtelepondapatditeruskansambilmemberitahukanmasalahyangakandibicarakan4)
Jikayangditujubersediamenerimatelepon,persilahkanpeneleponuntuksegerabicara5)
Jikasaluran tersebutsedangdipakai,segera
informasikankepadapenelepon.Tawarkanbantuanyang
dapatdiberikan2. MelakukanPanggilanTeleponatauMenelepon
a. Persiapanmenelepon1) Siapkannomorteleponyanghendakdituju2)
Siapkanperalatanmenulisberupakertasdanballpoint3)
Catatlahhalhalpokokyangakandisampaikan
b. Pelaksanaanmenelepon1) Menekannomorteleponyangdituju2)
Bilaadakesalahanmenelepon,segeramintamaaf3)
Bilatersambung,segeramemberisalamdanmenyebutkanidentitasdiri4)
Mengemukakanmaksuddantujuanmenelepon5) Mencatathalhalpenting6)
Mengakhiripembicaraandenganucapanterimakasih7)
Meletakkangagangtelepondenganpelan
c. Menghubungkanpeneleponuntukpimpinan1)
Carameneleponorangyangkedudukannyalebihtinggidaripimpinan
a) Putaratautekannomoryangditujub)
Bilaterdengartelepontelahdiangkat,ucapkansalam
-
23
c) Pastikanbahwanomoryangditujutepatd)
Menyampaikanidentitasdirie)
Kemukakanbahwapimpinaninginberbicaradenganorangyangdimaksudf)
Pastikanbahwaorangyangmenerimateleponbersediamenyambungkandenganorangyangdituju
pimpinang)
Segerasambungkanpimpinandenganorangyangdimaksudpimpinan
2)
Carameneleponorangyangkedudukannyalebihbawahatausamadenganpimpinana)
Tekannomoryangditujub) Bilaterdengartelahdiangkat,ucapkansalamc)
Pastikannomoryangditujutepatd) Menyampaikanidentitasdirie)
Kemukakanbahwapimpinaninginbicaradenganorangyangditujuf)
Memastikanbahwaorangyangberbicaraadalahorangyangditujupimpinan
3.
BeberapapedomanpentingdalammenanganiteleponCaramengidentifikasipanggilanyangbernadamengancamataumencurigakan:a.
Peneleponmenggunakanbahasayangtidaksantunb.
Biasanyatidakmaumenyebutkanidentitasdiric.
Berbicaradengannadatinggi,tidaksabar,cenderungkasard.
KatakatayangdigunakantidakbersahabatCaramengatasipeneleponyangbersikapmencurigakandengantandatandadiatas:a.
Bersikaptenang,sabar,hatihati,namunwaspadab. Tanyakandengansopanc.
Jangandihubungkandenganpimpinanbilayangbersangkutantidakbersediad.
Jikapeneleponsemakinemosi,andaharustetaptenange.
Panggilanteleponinidicatatsecaratepatuntukdicarikansolusikepadaorangyangtepat
C. MencatatPesanTelepon
Halhalyangperludiperhatikanketikamencatatpesantelepon:1)
Mencatat tanggal,waktu,namapenelepon,namaperusahaan,nomor telepon,
isipesanuntukpimpinandan
tandatanganpenerimatelepon2)
Memindahkansegerakelembarpesantelepon3)
Meletakanpesantelepondiatasmejaorangyangdituju4)
MeletakanlembarpesanteleponpadatempatnyakembaliCaramencatatisipesan,yaitu:1.
Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok
pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat,
sedangkankalimatpenjelastidakperludicatat.2.
Diulangikembaliisipea(konfirmasi),garisbesarnyasaja,supayaterhindardarikesalahan3.
Pesandapatdibuatberupabaganagarlebihpraktis
D.
MenanganiMasalahHambatanBerteleponAdaduafaktorpenghambatketikabertelepon:1.
Alat: suaraberisik, timbul tenggelam,mengecil, tidak
terdengarnadakontak,nada sambung tidak terdengar,
atausambunganterputusputus2.
Penggunatelepon:orangyangditelponbersikapkurangbaik,Agarpercakapandapatberjalanlancar,dapatdigunakanalfabetkomunikasi:A=AlfaB=BravoC=CharlieD=DeltaE=EchoF=FoxtrotG=GolfH=HotelI=India
J=JulieK=KiloL=LimaM=MikeN=NovemberO=OscarP=PapaQ=QuebecR=Romeo
S=SierraT=TanggoU=UniformV=VictorW=WhiskeyX=XrayY=YankeyZ=Zulu
-
24
DAFTARPUSTAKAHoniatri,Euis.2010.MengaplikasikanKetrampilanDasarKomunikasi.Bandung.CVArmico
