PRIMARIA
Unitatea de invatamant
_______________Departament Managementul calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: -
Nr.de ex. : -
Cod: P.O. 22
Pagina 1 din 21
Exemplar nr.: 1
Casa Corpului Didactic Braov
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: -
Nr.de ex. : -
Cod: P.O. 22
Pagina 10 din 20
Exemplar nr.: 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind responsabilii/
operatiunea
Numele si
prenumele
Functia
Data
Semnatura
12345
1.1.Elaborat Contabil sef01.01.2008
1.2.Verificat Contabil sef01.01.2008
1.3Aprobat Director01.01.2008
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Editia/ revizia in cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei
1234
2.1.Editia 1xx01.01.2008
2.2.Revizia 1
2.3Revizia 2
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Nr. CrtScopul difuzarii
Exem-plar nr. Compar-timent
FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura
1234567
3.1.Aplicare1ContabilitateContabil sef07.01.08
3.2.Aplicare2AdministrativAdministrator07.01.08
3.6.Aplicare3SecretariatSecretara07.01.08
3.4.Informare1ContabilitateContabil sef07.01.08
3.8.Evidenta1ContabilitateContabil sef07.01.08
3.6.Arhivare1ContabilitateContabil sef07.01.08
3.7.Alte scopuri-----
4. SCOPUL
4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind arhivarea documentelor n cadrul _____________.5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul _____________ pentru arhivarea i pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.
6. DOCUMENTE DE REFERIN6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat6.4. MQ-01 Manualul calitii.6.5. PO-____ Controlul documentelor.6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor
7. DEFINIII I PRESCURTRI
7.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular, precum i urmtoarele:
7.2. Documente grupate n funcie de problematica coninut, specific fiecrei entiti i de termenul de pstrare.
7.3. Lista prin care este stabilit termenul de pstrare pentru fiecare document.
7.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii practice a acestora.
7.5. Lista care cuprinde documente grupate n funcie de problematica coninut i termenul de pstrare.
8. PROCEDURA
8.1. Evidenta documentelor
La nivel de _____________, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul documentelor, precum i evidena nregistrrilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul nregistrrilor.
Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale.
Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc propuneri pentru arhivare n arhiva _____________, care sunt aprobate de Directorul _____________.
Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul arhivistic al _____________.Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul _____________, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din _____________, este aprobat prin decizie a Directorului _____________ , i confirmat de ctre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.
n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.
Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei _____________, pe baz deinventar de documente si proces verbal de predare primire.Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei esteconsemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta .Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului _____________ , n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv.
8.2. Selectionarea documentelor
n cadrul _____________ functioneaza o Comisie de selecionare, numit prin decizie a Directorului _____________. Comisia este compus din 3 persoane:
- preedinte, numit din cadrul _____________,
secretar, numit din cadrul _____________,
un membru, numit din cadrul _____________.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare, expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei de selectionare.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale ale comisiei menionate anterior.8.3. Pastrarea docuemntelor
Directorul _____________ numete prin decizie o persoan n funcia de arhivar al unitii, care este obligat s pstreze documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
Conducerea unitii, la propunerea arhivarului unitii, aloc spaiul necesar pentru arhiv
Arhivarul unitii asigur ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate, condiii de siguran) n incinta spaiului destinat arhivrii.
Arhivarul unitii urmrete ntoarcerea documentelor ieite la solicitarea sefilor de compartimente spre consultare i sesizeaz directorul _____________ n cazul ntrzierii acestora sau a altor probleme aprute n arhiv.
Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul arhivistic.9. RESPONSABILITI9.1. Ordonatorul de credite:9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.
9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a arhivei.
9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul _____________.9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii.
9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii n alt depozit.
9.2. Sefii de compartimente
9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva _____________.9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.
9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.
9.3. Arhivarul rsponsabil cu arhivarea la _____________9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv. 9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare. 9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.
9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.
9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.
9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul _____________
9.4. Comisia de selectionare
9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre arhivarul _____________ cu documentele avnd termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse.
10. ANEXE
Anexa 1 Nomenclator arhivistic de documenteAnexa 2 Pagina de gard dosarAnexa 3 Inventarul de documente pentru arhivareAnexa 4 Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivareAnexa 5 Registru de eviden intrri-ieiri documente n/din arhivAnexa 6 PV al Comisiei de selecionareAnexa 7 Logigrama activitii11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina
Coperta
1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
2.Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
3.Lista cuprizand persoa
