Click here to load reader

22 Procedura Operationala Arhivare

  • View
    356

  • Download
    9

Embed Size (px)

Text of 22 Procedura Operationala Arhivare

PRIMARIA

Unitatea de invatamant

_______________Departament Managementul calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL

privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR Ediia: 1

Nr.de ex.: 3

Revizia: -

Nr.de ex. : -

Cod: P.O. 22

Pagina 1 din 21

Exemplar nr.: 1

Casa Corpului Didactic Braov

PROCEDURA OPERAIONAL

privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR Ediia: 1

Nr.de ex.: 3

Revizia: -

Nr.de ex. : -

Cod: P.O. 22

Pagina 10 din 20

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente privind responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia

Data

Semnatura

12345

1.1.Elaborat Contabil sef01.01.2008

1.2.Verificat Contabil sef01.01.2008

1.3Aprobat Director01.01.2008

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx01.01.2008

2.2.Revizia 1

2.3Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

Nr. CrtScopul difuzarii

Exem-plar nr. Compar-timent

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

3.1.Aplicare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.2.Aplicare2AdministrativAdministrator07.01.08

3.6.Aplicare3SecretariatSecretara07.01.08

3.4.Informare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.8.Evidenta1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.6.Arhivare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.7.Alte scopuri-----

4. SCOPUL

4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind arhivarea documentelor n cadrul _____________.5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul _____________ pentru arhivarea i pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.

5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.

6. DOCUMENTE DE REFERIN6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat6.4. MQ-01 Manualul calitii.6.5. PO-____ Controlul documentelor.6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor

7. DEFINIII I PRESCURTRI

7.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular, precum i urmtoarele:

7.2. Documente grupate n funcie de problematica coninut, specific fiecrei entiti i de termenul de pstrare.

7.3. Lista prin care este stabilit termenul de pstrare pentru fiecare document.

7.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii practice a acestora.

7.5. Lista care cuprinde documente grupate n funcie de problematica coninut i termenul de pstrare.

8. PROCEDURA

8.1. Evidenta documentelor

La nivel de _____________, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul documentelor, precum i evidena nregistrrilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul nregistrrilor.

Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale.

Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc propuneri pentru arhivare n arhiva _____________, care sunt aprobate de Directorul _____________.

Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul arhivistic al _____________.Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul _____________, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din _____________, este aprobat prin decizie a Directorului _____________ , i confirmat de ctre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.

n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.

Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei _____________, pe baz deinventar de documente si proces verbal de predare primire.Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei esteconsemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta .Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului _____________ , n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv.

8.2. Selectionarea documentelor

n cadrul _____________ functioneaza o Comisie de selecionare, numit prin decizie a Directorului _____________. Comisia este compus din 3 persoane:

- preedinte, numit din cadrul _____________,

secretar, numit din cadrul _____________,

un membru, numit din cadrul _____________.

Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare, expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei de selectionare.

Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale ale comisiei menionate anterior.8.3. Pastrarea docuemntelor

Directorul _____________ numete prin decizie o persoan n funcia de arhivar al unitii, care este obligat s pstreze documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.

Conducerea unitii, la propunerea arhivarului unitii, aloc spaiul necesar pentru arhiv

Arhivarul unitii asigur ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate, condiii de siguran) n incinta spaiului destinat arhivrii.

Arhivarul unitii urmrete ntoarcerea documentelor ieite la solicitarea sefilor de compartimente spre consultare i sesizeaz directorul _____________ n cazul ntrzierii acestora sau a altor probleme aprute n arhiv.

Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul arhivistic.9. RESPONSABILITI9.1. Ordonatorul de credite:9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.

9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a arhivei.

9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul _____________.9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii.

9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii n alt depozit.

9.2. Sefii de compartimente

9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.

9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva _____________.9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.

9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.

9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.

9.3. Arhivarul rsponsabil cu arhivarea la _____________9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv. 9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare. 9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.

9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.

9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.

9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.

9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul _____________

9.4. Comisia de selectionare

9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre arhivarul _____________ cu documentele avnd termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse.

10. ANEXE

Anexa 1 Nomenclator arhivistic de documenteAnexa 2 Pagina de gard dosarAnexa 3 Inventarul de documente pentru arhivareAnexa 4 Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivareAnexa 5 Registru de eviden intrri-ieiri documente n/din arhivAnexa 6 PV al Comisiei de selecionareAnexa 7 Logigrama activitii11. Cuprins

Numarul

componentei

in cadrul

procedurii

operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina

Coperta

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

2.Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

3.Lista cuprizand persoa