Procedura Operationala Registrul de Casa

8/20/2019 Procedura Operationala Registrul de Casa

1/17

Unitatea de invatamant

______________ DepartamentContabilitate

PROCEDURA OPERAŢIONALĂprivind completarearegistrli de casa

Edi!ia" #Nr$de e%$" &

Revi'ia" (Nr$de e%$ " (

Cod" P$O$ #)

Pagina # din #*

E%emplar nr$" #

#$ Lista responsabililor c elaborarea+ veri,icarea si aprobarea editiei sa dpa ca'+ arevi'iei in cadrl editiei procedrii operationale

Elemente privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia Data

Semnatura

1 2 3 4 5

#$#$ Elaborat Contabil sef 0!01!200"#$&$ #erificat Contabil sef 0!01!200"#$- $probat Director 0!01!200"

1


2/17






Cod" P$O$ #)

Pagina & din #*

E%emplar nr$" #

&$ .itatia editiilor si a revi'iilor in cadrl editiilor procedrii operationale

Editia/ revi'iain cadrl editiei

Componenta revi'ita 0odalitatearevi'iei

Data de la care seaplica prevederile

editiei sarevi'iei editiei

1 2 3 4

&$#$ Editia 1 % %&$&$ &evi'ia 1

&$- &evi'ia 2

-$ Lista cpri'and persoanele la care se di,'ea'a editia sa+ dpa ca'+ revi'ia din cadrleditiei procedrii operationale

2


3/17






Cod" P$O$ #)

Pagina - din #*

E%emplar nr$" #

.copldi,'arii

E%emplarnr$_____

Compartiment1nctia

Nme siprenme

Dataprimirii

.emnatra

1 2 3 4 5 (

-$#$ $plicare 1 Contabilitate Contabilsef

-$&$ $plicare

-$-$ $plicare-$2$ )nformare 1 Contabilitate Contabilsef

-$3$ Evidenta 1 Contabilitate Contabilsef

-$4$ $r*ivare 1 Contabilitate Contabilsef

-$*$ $ltescopuri

+ + +

2$ .copl procedrii operationale2$#$ Stabileste modul de completare a &E,)S-&..) DE C$S$!

3


4/17






Cod" P$O$ #)

Pagina 2 din #*

E%emplar nr$" #

3$ Domenil de aplicare5!1$ rocedura se aplic de catre Serviciul Contabilitate5!2! a procedura participa toate Serviciile si Compartimentele interesate!

4


5/17






Cod" P$O$ #)

Pagina 3 din #*

E%emplar nr$" #

4$ Docmente de re,erin!5 aplicabile activitatii procedrate 4$#$ Reglementari internationale 6

5


6/17






Cod" P$O$ #)

Pagina 4 din #*

E%emplar nr$" #

4$&$ Legislatie primara( eea contabilitatii nr! "2/11 republicata+ rdinul privind reistrele si formularele financiar+contabileinclude si 6onitorul

ficial al &omaniei7 artea )7 nr! 23 bis8 nr! 1"50/20047 6!f! 23 din ianuarie 20057 6!f!

23 bis din ianuarie 2005

( Norme de utili'are a reistrelor de contabilitate &E,)S-&. 9.&N$ Cod 1411 sicod 1411/b8 04/137 6!! 303/13

4$-$ Legislatia secndara (4$2$ Alte docmente+ inclsiv reglementari interne ale entitatii pblice"( rocedura operationala privind circuitul documentelor

*$ De,ini!ii 7i prescrt5ri ale termenilor tili'ati in procedra operationala

*$#$ De,initii ale termenilor

(


7/17






Cod" P$O$ #)

Pagina * din #*

E%emplar nr$" #

Nr$Crt$

8ermenl De,initia si/sa daca este ca'l+ actl care de,inestetermenl

#$ roceduraoperationala

re'entarea formali'ata7 in scris7 a tututor pasilor ce

trebuie urmati7 a metodelor de lucru stabilite si a reulilor

de aplicat in vederea reali'arii activitatii7 cu privire la

aspectul procesual

&$ Editie a unei proceduri

operationale

Forma initiala sau actuali'ata7 dupa ca'7 a unei proceduri

operationale7 aprobata si difu'ata

-$ &evi'ia in cadrulunei editii

$ctiunile de modificare7 adauare7 suprimare sau altele

asemenea7 dupa ca'7 a uneia sau a mai multor

componente ale unei editii a procedurii operationale7

actiuni care au fost aprobate si difu'ate

*$&$ Abrevieri ale termenilor

Nr$Crt$

Abrevierea 8ermenl abreviat

#$ P$O$ Procedra operationala&$ E Elaborare-$ 9 9eri,icare2$ A Aprobare3$ Ap$ Aplicare4$ A:$ Ar:ivare*$

;$ Descrierea procedrii operationale


8/17






Cod" P$O$ #)

Pagina ; din #*

E%emplar nr$" #

;$#$


9/17






Cod" P$O$ #)

Pagina ) din #*

E%emplar nr$" #

;$-$#$ C:itanta = serveste ca document ;ustificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii si document ;ustificativ de inreistrare in reistrul de casa si in

contabilitate! Se intocmeste in 2 e%emplare de catre casierul unitatii si se semnea'a

pentru primirea sumei! Destinatia c*itantei este urmatoarea:

+ e%emplarul 1 oriinalul8 ramane la depunator

+ e%emplarul 2 ramane in carnet fiind folosit ca document de verificare a

operatiilor efectuate in reistrul de casa! copie a acestuia care va purta

mentiunea >$m primit oriinalul? si semnatura depunatorului se va atasa filei

reistrului de casa!

;$-$&$1actra ,iscala = serveste ca document ;ustificativ pentru cumpararea unor produse7sau prestarea unor servicii si ca document ;ustificativ de inreistrare in contabilitate!

Se intocmeste de van'ator sau prestator! Factura fiscala trebuie insotita de c*itanta

simpla sau de bon de casa de marcat dupa ca'8!

;$-$-$ Dispo'itia de plata(incasare catre casierie = serveste ca :+ dispo'itie pentru casierie7 in vederea ac*itarii in numerar a unor sume7 potrivit

dispo'itiilor leale7 inclusiv a avansurilor aprobate pentru c*eltuieli de deplasare7 precum si a

diferentei de incasat de catre titularul de avans in ca'ul ;ustificarii unor sume mai mari decat

avansul primit7 pentru procurare de materiale etc!<

+ dispo'itie pentru casierie7 in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu repre'intavenituri din activitatea de e%ploatare7 potrivit dispo'itiilor leale<

+ document ;ustificativ de inreistrare in reistrul de casa si in contabilitate7 in ca'ul

platilor in numerar efectuate fara alt document ;ustificativ!

Se intocmeste intr+un e%emplar de compartimentul financiar+contabil:

+ in ca'ul utili'arii ca dispo'itie de plata7 cand nu e%ista alte documente prin care se

dispune plata e%emplu: stat de salarii sau lista de avans c*en'inal etc!8<

+ in ca'ul utili'arii ca dispo'itie de plata a avansurilor pentru c*eltuielile de deplasare7

procurare de materiale etc!<

+ in ca'ul utili'arii ca dispo'itie de incasare7 cand nu e%ista alte documente prin care se

dispune incasarea avi'e de plata7 somatii de plata etc!8!

Se semnea'a de intocmire la compartimentul financiar+contabil!Dupa efectuarea platii sau incasarii 7casierul va completa rubricile de pe verso!

Circula:

+ la persoana autori'ata sa e%ercite controlul financiar preventiv7 pentru vi'a in

ca'urile preva'ute de lee<

+ la persoanele autori'ate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective<

+ la casierie7 pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata7 dupa ca'7 si se

semnea'a de casier< in ca'ul platilor se semnea'a si de persoana care a primit suma<

+ la compartimentul financiar+contabil7 ane%a la reistrul de casa7 pentru efectuarea

inreistrarilor in contabilitate!

Se ar*ivea'a la compartimentul financiar+contabil7 ane%a la reistrul de casa!

Continutul minimal obliatoriu de informatii al formularului este urmatorul:+ denumirea unitatii<

+ denumirea7 numarul si data 'iua7 luna7 anul8 intocmirii formularului<


10/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #= din #*

E%emplar nr$" #

+ numele si prenumele7 precum si functia calitatea8 persoanei care incasea'a/restituie

suma<

+ suma incasata/restituita in cifre si in litere8< scopul incasarii/platii<

+ semnaturi: conducatorul unitatii7 vi'a de control financiar preventiv7 compartimentul

financiar+contabil<

+ date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate7 suma primita7 data

si semnatura<

+ casier< suma platita/incasata< data si semnatura!

Dupa efectuarea platii sau incasarii 7casierul va completa rubricile de pe verso!

;$-$2$ Impternicire >procra? = serveste ca document de imputernicire in vederea incasariiunor drepturi banesti de la casierul unitatii atunci cand titularul nu se poate pre'enta!

;$-$3$ Decont de c:eltieli/deplasare = serveste ca document ;ustificativ pentru decontareade catre titularul de avans a c*eltuielilor efectuate7 pentru stabilirea diferentelor de

primit/restituit de catre titularul de avans si pentru inreistrarea in contabilitate!

Se intocmeste intr+un sinur e%emplar de catre titularul de avans! Circula de la

titularul de avans la persoanele autori'ate sa verifice lealitatea actelor ;ustificative si

e%actitatea calculelor7 la persoanele autori'ate sa aprobe plata diferentei daca se ;ustifica8

si apoi la casierie pentru plata sau restituirea diferentei dupa ca'8!

;$2$ Organi'area dosarli de casa

1! Se asea'a filele reistrului de casa in copie8 in ordine cronoloica<

2! )n spatele fiecarei file de reistru de casa se atasea'a documentele ;ustificative !

3! entru un aspect mai bun al dosarului7 documentele ;ustificative de forme mai mici se

capsea'a pe coli $47 iar acestea se atasea'a in spatele filei de reistru de casa

respective!

4! Se predau contabilului sef sub semnatura!

)n conformitate cu prevederile Ordonantei nr$ #3/#))4 privind intarirea disciplineifinanciar+valutare7 cu modificarile si completarile ulterioare7 se vor respecta urmatoarele:1! peratiunile de incasari si plati intre persoanele ;uridice se vor efectua numai prin

instrumente de plata fara numerar! rin e%ceptie de la aceste prevederi7 persoanele

;uridice pot efectua plati in numerar in urmatoarele ca'uri:

a8 plata salariilor si a altor drepturi de personal<

b8 alte operatiuni de plati ale persoanelor ;uridice cu persoane fi'ice<

2! .mele in nmerar a,late in casieriile proprii ale persoanelor @ridice n potdepasi la s,arsitl ,iecarei 'ile pla,onl de 3$=== lei! Se admite depasirea acestui

plafon numai cu sumele aferente platii salariilor si a altor drepturi de personal7 precum

si a altor operatiuni cu persoane fi'ice7 pentru o perioada de 3 'ile lucratoare de la data

preva'uta pentru plata acestora! Sumele in numerar care depasesc nivelul de 2!000 lei7vor fi depuse in conturile de -re'orerie ale persoanelor ;uridice respective7 astfel:

10


11/17






Cod" P$O$ #)

Pagina ## din #*

E%emplar nr$" #

+ in urmatoarea 'i lucratoare7 daca sediul persoanei ;uridice se afla in aceeasi localitate

cu cel al unitatii -re'oreriei la care are desc*is contul<

;$2$ 9eri,icarea registrli de casa se efectuea'a de cate ori este ca'ul7 de catre contabilsef!

$ceasta va urmari7 in ordinea mentionata mai ;os7 daca:

a! e%ista si sunt corect si complet intocmite toate documentele pe ba'a carora s+a

intocmit reistrul de casa!

b! daca toate documentele atasate7 in special c*itantele si facturile fiscale emise de catre

furni'ori contin toate datele de identificare !

c! daca dispo'itiile de plata catre casierie sunt semnate de catre: casier7 persoana care a

ridicat suma7 precum si daca sunt aprobate de director si administrator financiar!

d! daca reistrul de casa este semnat de catre casier pentru intocmire!

e! daca relementarile leale privind plafonul soldului de casa si cel de plati in numerar

au fost respectate!

;$3$ Conditiile in care se pot intocmi+ edita si ar:iva electronic registrele+ @rnalele si altedocmente ,inanciar(contabile

Din punct de vedere al ba'ei de date sa e%iste posibilitatea reconstituirii in oricemoment a continutului reistrelor7 ;urnalelor si altor documente financiar+contabile!

&eistrele7 ;urnalele si alte documente financiar+contabile7 care se ar*ivea'a pe suport

@&6 @rite nce &ead 6anA87 sa fie semnate de persoana care le Bntocmete7 Bn

conformitate cu prevederile eii nr! 455/2001 privind semntura electronic!

Sa e%iste un plan de securitate al sistemului informatic7 cuprin'and masurile te*nice si

orani'atorice care sa asiure urmatoarele cerinte minimale:

a? confidentialitatea si interitatea comunicatiilor<b? confidentialitatea si nonrepudierea tran'actiilor<c? confidentialitatea si interitatea datelor<d? impiedicarea7 detectarea si monitori'area accesului neautori'at in sistem<

e? restaurarea informatiilor estionate de sistem in ca'ul unor calamitati naturale7evenimente imprevi'ibile7 prin:+ ar*ivarea datelor utili'and te*noloia @&6 @rite nce &ead 6anA87 care sa

permita inscriptionarea o sinura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor

stocate<

+ inreistrarea datelor din documentele financiar+contabile in timp real7 in alt sistem

de calcul7 cu aceleasi caracteristici7 care sa fie amplasat intr+o alta locatie!

Sa se asiure listarea tuturor reistrelor7 ;urnalelor si formularelor la cererea oranelor

de control!

)$ Responsabilit5!i

11


12/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #& din #*

E%emplar nr$" #

)$#$ Casierl"

+ )ntocmeste reistrul de casa7 in doua e%emplare cu destinatiile mentionate mai sus!

+ Eliberea'a numerar din casierie numai pe ba'a de dispo'itie de plata intocmita de

contabil sef<

+ &idica/depune numerar din/in banca7 avand in vedere relementarile leale privind

plafonul ma%im de numerar in casierie!

+ a sfarsitul fiecarei 'ile casierul trebuie sa predea la serviciul contabilitate fila de

reistru de casa in oriinal7 insotita de documente ;ustificative!

)$&$ Contabill se, Controlul e%istentei numerarului in casierie se e%ecuta de catre contabil sef!

+ se stabileste soldul scriptic pe ba'a reistrului de casa<

+ se inventaria'a numerarul aflat in casierie<

+ se confrunta soldul real cu soldul scriptic si se investi*ea'a diferenta

#=$ Ane%e+ inregistrari+ ar:ivari

12


13/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #- din #*

E%emplar nr$" #

Nr$ane%a

Denmireaane%ei

Elaborator Aprobat Nr$dee%emplare

Di,'are Ar:ivare Alteloc perioada

0 1 2 3 4 5 ( "

1 Formular

&eistrul

de casa

2

2

3

##$ Cprins

13


14/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #2 din #*

E%emplar nr$" #

Nmarlcomponentei

in cadrlprocedrii

operationale

Denmirea componentei din cadrl procedrii operationale Pagina

Coperta1! ista responsabililor cu elaborarea7 verificarea si aprobarea

editiei sau7 dupa7ca'7 a revi'iei in cadrul editiei procedurii

operationale

2! Situatia editiilor si a revi'iilor in cadrul editiilor proceduriioperationale

3! ista cupri'and persoanele la care se difu'ea'a editia sau7 dupa7

ca'7 revi'ia din cadrul editiei procedurii operationale

4! Scopul procedurii operationale

5! Domeniul de aplicare a procedurii operationale

(! Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale

! Definitii si abrevieri ale termenilor utili'ati in procedura

operationala

"! Descrierea procedurii operationale

! &esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

10! $ne%e7 inreistrari7 ar*ivari11! Cuprins

14


15/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #3 din #*

E%emplar nr$" #

ANEA # Registrl de casa

UNITATEA : CASA CORPULUI DIDACTIC BRASOV DataNr.

Poz.OP. PAD.

BRASOV REGISTRU DE

CASA

Zi Luna An 1

Nr. Crt.Nr. act. casa

Explicatia Incasari Plati

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Sold ziua precedenta 0,00

!AL 0,00 0,00

S!LD "INAL 0,00

CASIE# C!$PA#I$EN "INANCIA# % C!NA&IL

15


16/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #4 din #*

E%emplar nr$" #

ANEA & Dispo'itie de plata/incasare

Unitatea .........................┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│DISPOZITIE DE*) ................................................. CATRE CASIERIE ││ nr. ............................... din ..........................................││ ││Numele i !renumele .........................................................................││"un#tia $#alitatea) .........................................................................││Suma ......................... lei ..........................................................││ $in #i%re) $in litere) ││S#&!ul in#aarii'!latii .....................................................................││.............................................................................................│

(──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│ │ C&ndu#at&rul unitatii │ +i,a de #&ntr&l │ C&m!artiment %inan#iar-#&ntail ││Semnatura│ │ %inan#iar-!re/enti/ │ ││ (─────────────────────────0───────────────────────0─────────────────────────────────1─────────2─────────────────────────2───────────────────────2─────────────────────────────────3*) Se /a in#rie 4INCASARE4 au 4P5ATA46 du!a #a,. 78-8-8 t9

$/er&)┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ │ DATE SUP5I:ENTARE PRI+IND ;ENE"ICIARU5 SU:EI< ││ Se │ ││#&m!letea,a │A#tul de identitate ...................... Seria ................ nr. ..........││numai !entru│Am !rimit uma de .......................................................... lei││ !lati │ $in #i%re) ││ │ Data .................................... ││ │ Semnatura ............................... │(────────────2────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│ CASIER ││Platit'in#aat uma de .................................................. lei ││ $in #i%re) ││ Data .................................... ││ Semnatura ............................... │1─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────3

Unitatea ....................┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│DISPOZITIE DE*) ........................... CATRE CASIERIE nr. ........... din ..............││S#&!ul in#aarii'!latii .....................................................................│(─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────│ │ │ A#tul de │ SU:A │ ││ Numele i │ "un#tia │ identitate (─────────────────────────── Semnatura de ││ !renumele │ $#alitatea) │$eria6 nr.)**)│ Re!re,entand │ T&tala │ !rimire ││ │ │ (──────────────── │ │(────────────────0────────────────0───────────────0────0────0────0────0────────0──────────────(────────────────0────────────────0───────────────0────0────0────0────0────────0──────────────

(────────────────0────────────────0───────────────0────0────0────0────0────────0──────────────(───────────────0───────────────2──────────────0────0────0────0────0────────0──────────────│ S│C&ndu#at&rul│ +i,a de │C&m!artiment│ TOTA5 │ │ │ │ │ │ ││ e│ unitatii │ #&ntr&l │ %inan#iar- │ │ │ │ │ │ │ ││ m│ │%inan#iar-│ #&ntail │ │ │ │ │ │ │ ││ n│ │!re/enti/ │ │ │ │ │ │ │ │ ││ a(────────────0──────────0────────────0────────2────2────2────2────2────────3 ││ t│ │ │ │CASIER Platit'in#aat uma t&tala de ........... lei││ u│ │ │ │ ││ r│ │ │ │ Data ....... Semnatura .......... ││ a│ │ │ │ │1───2────────────2──────────2────────────2────────────────────────────────────────────────────3*) Se /a #rie 4INCASARE4 au 4P5ATA46 du!a #a,. 78-8-8'a**) Se /a #&m!leta numai !entru !lati.

1(


17/17






Cod" P$O$ #)

Pagina #* din #*

E%emplar nr$" #

ANEA - C:itanta

┌───────────────────────────────────────────────────────────┐│Unitatea .............................. ││C&dul %i#al .......................... ││Nr. de inmatri#ulare in Re=itrul ││#&mertului'anul ....................... │

│Sediul $lalitatea6 tr.6 nr.) ....... ││>udetul ............................... ││ ││ C?ITANTA Nr. ││ Data ............. 7@@ .... ││ ││Am !rimit de la ...........................................││Adrea ....................................................││Suma de ................ adi#a ............................││...........................................................││Re!re,entand ..............................................│

│ ││ Caier6 │1───────────────────────────────────────────────────────────3 78-8-7

Documents

Procedura Operationala Registrul de Casa