ANALISIS DAN DESAIN PEKERJAAN

1

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-1

ANALISIS DAN DESAIN PEKERJAAN

Presented byDr. Heru Kurnianto Tjahjono

2

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-2

Analisis dan Desain Kerja

• Elemen. – Unit kerja yang paling kecil tanpa menganalisis proses

mental.

• Task. – Kumpulan elemen yang dikerjakan dan menghasilkan

outcome yang bisa diidentifikasi.

• Duty. – Kumpulan tugas yang memiliki tujuan yang sama.

• Position. – Kumpulan task atau duty yang ditugaskan untuk

dilakukan.

3

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-3

• Job. – Kumpulan position yang sama dalam

menjalankan task dan duty.

• Job family. – Kumpulan job yang sama dalam task dan duty

yang dikelompokkan untuk tujuan personel.

• Occupation. – Job atau koleksi job yang ditemukan antar

sejumlah organisasi yang berbeda.

4

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-4

Contoh-Ilustrasi Pekerjaan Dosen

• Elemen. – Membuat soal untuk dikerjakan oleh mahasiswa.

• Task. – Menyiapkan bahan pengajaran

• Duty. – Mengajar.

• Position. – Kepala jurusan atau sekretaris.

5

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-5

• Job. – Assisten profesor atau kepala penelitian dan

pengembangan.

• Job family. – Associate professor.

• Occupation. – Profesi akademik.

6

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-6

• DISKUSIKAN ANALISIS PEKERJAAN TRAINEE BERDASARKAN ASPEK-ASPEK ANALISIS KERJA!

7

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-7

Raw InputMateri, data dan informasi apa yang dibutuhkan?

EquipmentPeralatan, fasilitas, dan sistem apa yang dibutuhkan?

Human ResourcesPengetahuan, keahlian, dan kemampuan ?

AktivitasTask apa yang dibutuhkan dalam produksi output?

OutputProduk, informasi atau jasa apa yang dibutuhkan? Bagaimana output diukur?

WORK UNIT WORK UNIT ANALYSISANALYSIS

8

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-8

• Analisis kerja merupakan proses sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis, serta menafsirkan informasi berkaitan dengan pekerjaan.

• Analisis kerja juga berkaitan dengan studi yang menentukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan dan keahlian.

Analisis kerja

berguna untuk . .

9

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-9

Pembahasan Analisis Kerja

• Idenfitikasi aktivitas pekerjaan. – Identifikasi dilakukan dari umum ke khusus.

• Job content. – Faktor-faktor seperti tujuan, tingkat tanggung

jawab pekerja, tersedianya petunjuk, tuntutan fisik dan kondisi kerja dari tugas tertentu.

10

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-10

Pembahasan Analisis Kerja Lanjutan

• Job requirement/specification. – Ini merupakan dokumen tertulis mengenai

dimensi manusia meliputi pendidikan, pengalaman, keahlian, pelatihan, pengetahuan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk melakukan tugas tertentu.

– Skill merupakan kemampuan dasar. – Knowledge bersifat dinamis. – Ability merupakan kesanggupan fisik & psikis

untuk jangka panjang.

11

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-11

Fungsi Analisis Kerja

StaffingStaffing

PromotionPromotion

TrainingTraining

StaffingStaffing

RecruitingRecruiting

Klasifikasi Klasifikasi KerjaKerja

Desain KerjaDesain Kerja

12

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-12

Fungsi Informasi Analisis Kerja

• Job description• Job specification.• Job evaluation.• Job design• Performance

appraisal

Fungsi Fungsi informasi informasi

analisis kerja analisis kerja adalah…adalah…

13

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-13

Uraian Job Description

– Nama Jabatan- Departemen/Divisi/

bagian- Nomor/kode jabatan- Jumlah karyawan

yang memegang jabatan itu

- Tugas-tugas utama yang harus dijalankan

- Pengawas yang diberikan kepada jabatan di bawahnya (vertikal).

- Pengawasan yang diterima dari jabatan

di atasnya (vertikal)

- Hubungan jabatan itu dengan jabatan yang lain horizontal/fungsional)

14

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-14

Lanjutan Job Description

• Peralatan yang digunakan dalam jabatan ini:

- Rangkaian dan urutan pekerjaan

- Bahan-bahan yang dibutuhkan atau dipakai dalam

jabatan ini

- Latihan yang dibutuhkan

Besarnya upah

- Lamanya jam kerja

- Kondisi dan lingkungan kerja

seperti udara, penerangan,

berdebu, panas, penuh resiko atau

tanpa resiko dan lain- lain.

15

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-15

• Job specification. – Mengidentifikasi karakteristik yang dibutuhkan

untuk melakukan pekerjaan yang tertulis pada job description yang meliputi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman dan persyaratan teknis.

– Catatan yang menjelaskan yang diperlukan oleh seorang karyawan untuk memangku dan mengerjakan suatu pekerjaan dari jabatan tertentu

16

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-16

Elemen Job Specification

• Jenis kelamin

- Usia karyawan

- Pendidikan formal

(kalau perlu pengalaman)

- syarat-syarat kesehatan atau

kondisi tubuh

• Kemampuan-kemampuan khusus dengan pekerjaan: daya ingat, kecepatan reaksi, pandangan, penglihatan, penciuman, perasa/taste.

• Kualifikasi emosi seperti introvert, extrovert,

17

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-17

• Job classification. – Mengelompokkan posisi

yang sama ke dalam kelas kerja dan mengelompokkan kelas kerja ke dalam keluarga kerja.

• Performance appraisal. – Evaluasi kinerja karyawan.

18

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-18

Fungsi Informasi Analisis KerjaLanjutan

• Job evaluation. – Menilai identifikasi kerja.

– Ada dua pendekatan yaitu market pricing method (membandingkan praktik upah) dan factor comparison (menilai pekerjaan pada faktor-faktor yang menunjukkan pentingnya pekerjaan yang berbeda dalam organisasi).

• Job design. – Pandangan perusahaan adalah pekerjaan harus

menghasilkan operasi yang efisien, produk berkualitas sedangkan pandangan pekerja adalah pekerjaan harus berarti dan menantang.

19

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-19

Mengumpulkan Data Analisis Pekerjaan

• Job analysts. – Individu yang mempunyai tugas-tugas

untuk mengumpulkan dan mengolah informasi kerja tetapi kurang kenal dengan pekerjaan khusus.

– Mereka hanya menggunakan informasi pada job content.

• Job agent. – Individu yang menyediakan informasi

pekerjaan yang dibutuhkan.

20

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-20

Sumber Data

• Job incumbent. – Seseorang yang bisa

memberikan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan.

– Mereka memiliki kemampuan verbal karena mereka harus menyampaikan informasi baik lisan maupun tertulis.

– Namun sayangnya, mereka kadang-kadang tidak memberikan gambaran aktivitas kerja yang sebenarnya.

21

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-21

• Job supervisor. – Individu yang mengawasi incumbent dalam

menjalankan tugasnya.

• Technical expert.– Subject matter expert. Biasanya ditujukan kepada

job agent yang sangat mengetahui target job atau memiliki keahlian khusus yang berhubungan dengan aktivitas.

22

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-22

Teknik Mengumpulkan Data

– Background research. • Review dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan

misalnya deskripsi kerja, technical manual, bahan latihan, bagan organisasi dan analisis kerja yang terdahulu.

– Job performance on-site. • Data bisa diperoleh ketika melakukan pengamatan pada

saat pekerjaan itu dilakukan.

– Site observation. • Mengunjungi lokasi kerja sehingga job analyst dapat

mengobservasi kinerja.

23

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-23

Teknik Mengumpulkan Data 2

– Group inteview. • Biasanya job incumbent dan supervisor

memimpin diskusi dengan format terstruktur.

– Kuesioner. • Butir-butir kuesioner dapat dikembangkan

berdasarkan pada informasi yang diambil dari background research, job performance, site observation, individual interview atau group interview.

– Individual interview.

24

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-24

Informasi lain yang harus diperoleh

• Identifikasi dimensi job utama (misalnya seorang profesor memiliki dimensi job teaching, advising, research, service, consulting).

• Identifikasi task dalam dimensi teaching (misalnya menyiapkan kuliah, menyampaikan kuliah, melaksanakan ujian, memberikan nilai ujian dan mengetik nilai ujian).

25

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-25

• Identifikasi knowledge, skill dan ability yang dimiliki profesor.

• Identifikasi faktor potensial untuk mengubah pekerjaan.

• Memprediksi sifat pekerjaan yang berubah.

26

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-26

Metode Analisis Kerja

• Metode analisis kerja menawarkan cara sistematis dalam menerapkan teknik koleksi data. – Metode formal meliputi prosedur koleksi data

secara standar. – Data interview biasanya disusun ke dalam job

statement yang cepat dan dapat dimengerti. – Metode sistematis meliputi teknik koleksi data

yang dilakukan dalam bentuk yang sudah ada atau disusun.

27

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-27

• Dua pendekatan job analysis yaitu– Work oriented. Deskripsi

aktivitas kerja (menekankan apa yang akan dilakukan)

– Worker oriented. Karakteristik yang harus dimiliki oleh para pekerja (KSA).

28

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-28

Pendekatan Orientasi Kerja

– Functional Job Analysis

– Critical Incident Technique

– Comprehensive Occupational Data Analysis Program (CODAP)-Task Analysis Inventory

– Position Analysis Questionnaires (PAQ).

29

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-29

Functional Job Analysis.

• Pendekatan yang mempertimbangkan organisasi, orang dan kerja.

• FJA menerapkan koleksi data yang meliputi yaitu review oleh analisis mengenai background & reference materials, interview dgn pegawai dan supervisor, dan on-site observation dari pekerja atau pegawai.

30

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-30

Lanjutan FJA

• Untuk mencapai validitas dan reliabilitas, maka analis melakukan editing task statement dengan petunjuk incumbent, supervisor.

• FJA juga berusaha untuk menempatkan pekerjaan seseorang pada konteks organisasi secara keseluruhan dengan cara memfokuskan pada hasil yang nantinya memberikan kontribusi pada tujuan perusahaan.

31

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-31

Critical Incident Technique

• Mengandalkan informasi dari supervisor dan yang mempunyai wewenang untuk mengawasi perilaku kerja.

• Supervisor diminta untuk mengamati peristiwa penting yang dapat mempengaruhi keefektifan kerja.

• Biasanya digunakan pada performance appraisal.

• Critical incident technique memberikan tingkat rinci perilaku, memfokuskan kegiatan pekerja, menekankan pada konteks di mana perilaku tersebut terjadi dan konsekuensinya.

32

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-32

CODAP

• Comprehensive Occupational Data Analysis Program (CODAP). – Ini terdiri dari dua komponen utama yaitu task

inventory dan computer analysis package. – Task inventory merupakan kuesioner yang

meminta subject matter expense untuk menentukan tugas-tugas dalam pekerjaan.

– Task: unit kerja yang sudah diidentifikasi oleh pekerja.

33

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-33

• Task inventory merupakan suatu bentuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman, pendidikan, ras, seks dan penggunaan peralatan yang digunakan.

• Informasi ini kemudian dianalisis dalam program komputer.

34

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-34

a. CODAP berfungsi untuk menjelaskan pekerjaan yang dilakukan oleh individu dan kelompok, membandingkan pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok khusus dan mengidentifikasi pekerjaan pada occupational area dan menganalisis karakteristik tugas.

35

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-35

Position Analysis Questionnaires (PAQ).

• Pendekatan kuantitatif mengenai analisis kerja yang menjelaskan pekerjaan dalam bentuk aktivitas kerja. PAQ adalah kuesioner yang terdiri atas 6 kategori kerja yaitu

– input informasi, – proses mental, – output kerja, – konteks kerja, – aktivitas interpersonal dan – karakteristik lain.

36

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-36

Lanjutan PAQ

• Contoh dimensi kerja yang terkandung dalam masing-masing kategori yaitu – penggunaan materi tertulis dan gambar, – penggunaan informasi, – kondisi kerja fisik, – komunikasi dan kontak personal, – jadual kerja dan – tuntutan kerja.

37

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-37

Pendekatan Berorientasi Pekerja

• Job Element Method. – Pendekatan yang memfokuskan pada

karakteristik pekerja meliputi KSA, kemauan, minat dan karakteristik personal.

• Threshold Trait Analysis. – Hal ini dibagi dua kelompok besar yaitu

ability (can do factors) dan attitude (willing to do).

• Fleishman Job Analysis System – Pendekatan ini menentukan ability sebagai

atribut yang bertahan yang dimiliki oleh individu untuk menunjukkan kinerja.

38

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-38

Job Design

• Job design adalah proses mendefinisikan cara kerja yang digunakan dan task yang dibutuhkan dalam sebuah pekerjaan tertentu.

• Job redesign menunjuk pada perubahan task atau cara kerja yang dibutuhkan dalam pekerjaan tertentu.

• Ada beberapa karakteristik kerja pada beberapa dimensi yang berbeda dalam job design.

39

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-39

The Motivational Job Design Approach

The Mechanistic Job Design Approach

The Biological Job Design Approach

The Perceptual Motor Job Design Approach

1 Autonomy Job specialization

Strength Lighting

2 Intrinsic job feedback

Specialization of tools & procedures

Lifting Displays

3 Extrinsic job feedback

Task simplification

Endurance Programs

4 Social interaction

Single activities

Seating Other equipment

5 Task/goal clarity

Job simplification

Size difference Printed job materials

6 Task variety Repetition Wrist movement

Workplace layout

7 Task identity Spare time Noise Information input requirement

Karakteristik Job Design

40

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-40

The Motivational Job Design Approach

The Mechanistic Job Design Approach

The Biological Job Design Approach

The Perceptual Motor Job Design Approach

8 Ability/skill-level requirement

Automation

Climate Information output requirement

9 Ability/skill variety

Work breaks

Information processing requirement

10

Task significance

Shift work Memory requirements

11

Growth Learning

Stress

Karakteristik Job Design 2

41

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-41

Core Job Dimensions

Critical Psychological States

Personal & Work Outcome

Skill variety Task identityTask significance

Experienced meaningful of the work

High internal motivation

Autonomy Experienced responsibility for outcomes of of the work

High qualitywork performanceHigh satisfaction with the work

Feedback Knowledge of actual result of work activities

and turnover

Karakteristik Kerja yang Memotivasi

42

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-42

Job Design Approach

Positive Outcome Negative Outcome

Mechanistic Decreased training timeHigher utilization levelLower likelihood of errorLess change of mental overload and stress

Lower job satisfactionLower motivationHigher absenteeism

Motivational Higher job satisfactionHigher motivationGreater job involvementHigher job performanceLower absenteeism

Increased training timeLower utilization levelsGreater likelihood of errorGreater chance of mental overload and stress

Outcome Job Characteristic

43

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-43

Job Design Approach

Positive Outcome Negative Outcome

Biological Less physical effortLess physical fatigueFewer health complaintsFewer medical incidentsLower absenteeismHigher job satisfaction

Higher financial costs because of changes in equipment or job environment

Perceptual/Motor Lower likelihood of errrorLower likelihood of accidentsLess change of mental overloadAnd stressLower training timeHigher utilization level

Lower job satisfaction Lower motivation

Outcome Job Characteristic 2