Projekty na czas

Marek Kowalczyk

Jak zrealizować projekt na czas?

Witam Państwa, nazywam się Marek Kowalczyk, jestem prezesem firmy MANDARINE Project Partners i od kilkunastu lat zajmuję się zarządzaniem projektami.

[ADVANCE]

Jak zrealizować projekt na czas?

Idea tego wystąpienia narodziła się, gdy tylko poznałem TED i hasło…

Ideas worth spreading

… "pomysły warte upowszechniania".

Od razu pomyślałem, że skoro jakiś pomysł warto **upowszechniać**…

Ideas worth implementing

… to warto go również **zrealizować**.

Stąd pojawiło się w moje głowie równanie: "Ideas worth spreading = Ideas worth implementing".

Ale przecież z samego faktu, że mamy nawet **bardzo dobry pomysł** jeszcze nic nie wynika.

Jak powiedział dr Goldratt, twórca teorii ograniczeń…

Ideas are not solutions

— dr Goldratt(twórca teorii ograniczeń)

… "Ideas are not solutions".

W Polsce mamy wiele dobrych pomysłów, z których nic nie wynika -- przykłady można mnożyć. I stąd właśnie **wdrażaniu pomysłów w życie** chcę poświęcić moje wystąpienie.

Zacznijmy może od tego, co to znaczy wdrożyć pomysł w życie...

Zakres

Czas Koszty

Podstawową zasadą zarządzania projektami jest tak zwany żelazny trójkąt zarządzania projektem: dany zakres prac wykonać w danym czasie po danych kosztach.

Tyle teoria.

A jak jest z praktyką? Niedawno odwiedziłem praktykę i pozwolę sobie przestawić, jak ona wygląda.

Czy poznajecie, co to jest? Zgadza się, to Terminal 2 lotniska na Okęciu.

Budowa tego obiektu to naprawdę bardzo zacna idea. Ale jak z jej wdrożeniem w życie?

Sądząc po chichotach, które przebiegły po sali, Państwo wiecie co nieco na ten temat.

Otóż otwarcie Terminala 2 było pierwotnie planowane na…

Listopad 2005

… listopad 2005. Niestety, mimo niedawnego otwarcia Terminal nie jest jeszcze skończony.

Ale nie jest tak źle! Słyszałem niedawno, że właśnie zakończył się przetarg na wybór dostawcy, który ma Terminal dokończyć!

Jest on oczywiście użytkowany, ale nie jest ukończony.

Na dzień dzisiejszy opóźnienie wynosi jakieś…

1640 dni

… 1640 dni. Gdyby piramidy egipskie budowano w tym tempie, to dziś jeździlibyśmy do Egiptu do pracy na budowie, a nie na wypoczynek.

Ale Państwo oczywiście powiecie, że to przypadek jednostkowy i że się czepiam. Przygotowałem więc trochę danych statystycznych.

Otóż…

projektów przekracza terminy, budżet lub jedno i drugie

Standish Group, Chaos Report

88%

Dziewięć z dziesięciu projektów nie kończy się na czas i/lub w pierwotnie zadanym budżecie. Czyli CBA należy wzywać **nie** gdy projekt się nie udał -- bo to normalne -- ale wtedy gdy się **udał**. Z pewnością doszło do istotnych nieprawidłowości.

Jeśli więc w Waszej firmie nie udaje się tylko 50 procent projektów, to jesteście w światowej czołówce!

Niektórzy zastanawiają się teraz, jak istotne są to przekroczenia -- przecież przekroczenie o złotówkę to też przekroczenie.

Sprawdźmy więc, ile wynosi przeciętne przekroczenie **pierwotnie zakładanych** kosztów? Otóż wynosi ono…

przeciętne przekroczenie pierwotnych kosztów

Standish Group, Chaos Report

189%

… prawie 200 procent -- czyli jest niemal trzykrotne w stosunku do planów.

A co z czasem? Lepiej czy gorzej?

Otóż przeciętne, powtarzam, przeciętne przekroczenie pierwotnie zakładanego czasu to…

przeciętne przekroczenie pierwotnego czasu realizacji

Standish Group, Chaos Report

222%… **ponad** 200 procent, ponad trzykrotne. Oczywiście są przypadki i lepsze i gorsze. Wszyscy pracujemy na średnią.

Myślę, że wielu z Was zastanawia się, skąd wziąłem te dane i czy nie są one tendencyjne.

Oto ostatnia na dziś liczba…

wartość projektów IT objętych badaniem Standish Group

Standish Group, Chaos Report

$250 mld

Zbadana próbka dotyczyła realizowanych w USA projektów IT wartych w sumie dwieście pięćdziesiąt miliardów dolarów.

To oczywiście wszystko wyjaśnia: projekty IT nigdy się nie kończą, a w Ameryce wszystko jest inaczej.

Czyżby?

Zakres

Czas Koszty

Tak więc nasza piękna teoria żelaznego trójkąta w praktyce zamienia się w teorię "wybierz dwa": to znaczy z góry zakładamy, że projekt się nie uda i musimy zdecydować nie czy, ale gdzie wystąpi katastrofa. I to mnie martwi jako obywatela tego kraju.

Weźmy na przykład Euro 2012. Czy termin jest ustalony? Z pewnością. A zakres? W miarę. Co to oznacza dla budżetu? Będzie wynikowy. Zaryzykuję, że nikt nie wie, ile to będzie kosztować, ale dokładnie wiem, kto za to zapłaci: Pan zapłaci, Pani zapłaci, społeczeństwo zapłaci…

Ale…

.. czy tak musi być? Czy to wszystko na co nas stać? Czy jesteśmy skazani na niepowodzenia? Przecież ludzie polecieli na Księżyc, a nie da się zrobić projektu na czas? Come on!

Aby na to odpowiedzieć, trzeba zastanowić się nad następującym pytaniem…

Dlaczego projekty są opóźnione?

Dlaczego projekty są opóźnione?

Jedna odpowiedź brzmi następująco…

Prawo natury:

projekty zawsze są

opóźnione… E=mc2, a projekty są opóźnione. Takie jest prawo natury, tak musi być, "niedasię" inaczej.

Kto się zgadza z tą odpowiedzą, proszę podnieść rękę i opuścić salę. Nie mamy sobie nic do powiedzenia.

A może są to…

Trudności obiektywne?

… tak zwane "trudności obiektywne"? Przecież w każdym projekcie zdarza się mnóstwo problemów, prawda? Ale czy ludzie o tym nie wiedzą?

Czy to możliwe, żeby w dziewięciu na dziesięć przypadków zdarzały się nieprzewidywalne katastrofy?

Takie jak na przykład…

…ta. Oczywiście problemy obiektywne się zdarzają, ale nie są one w stanie wyjaśnić skali zjawiska -- natomiast służą jako dobra wymówka. "Pies mi zjadł zeszyt".

A może…

Ludzie robią to

specjalnie?

… ludzie robią to specjalnie? Przychodzą do pracy i kombinują, który by tu projekt dziś opóźnić? Piach w tryby, koło w szprychy. Ha!

W teorii ograniczeń zakładamy…

Ludzie są dobrzy

… że ludzie są dobrzy. I on też jest dobry, tylko mu nie wyszło.

Spójrzcie Państwo na te oczy spaniela!

Czy ludzie wiedzą…

Czy ludzie wiedzą, że projekt może się

opóźnić?

… że projekt może się opóźnić? Oczywiście, że tak.

A czy zwykle jest…

Czy jest kara za opóźnienie projektu?

… jakaś kara, nieprzyjemna konsekwencja, formalna lub nieformalna, za opóźnienie projektu? Oczywiście, że tak.

Co więc robią ludzie, gdy wiedzą…

Co robią ludzie, gdy wiedzą, że mogą się

spóźnić i będzie kara?

… że mogą się spóźnić, a z spóźnienie grozi poważna kara?

Oczywiście ludzie…

Ludzie dodają rezerwy

… dodają zapas, rezerwę -- to oczywiste.

Wielu z Was wyszło dzisiaj wcześniej, żeby się nie spóźnić na to wydarzenie -- przecież mogą być korki itd.

To może…

Może rezerwy są za małe?

… rezerwy są za małe?

"Gdybyśmy tylko dali sobie dwa razy więcej czasu, wtedy na pewno byśmy zdążyli!". Czy ktoś z Państwa w to wierzy?

Chciałbym zaproponować następujące wyjaśnienie: projekty się opóźniają nie dlatego, że rezerwy są niewystarczające. Wręcz przeciwnie -- rezerwy są nawet za duże.

Lecz istnieje pięć potężnych mechanizmów, które powodują, że...

Rezerwy są marnowane

... rezerwy są marnowane.

Czym większe rezerwy, tym silniej działają te mechanizmy.

Przedstawię dzisiaj jeden z nich, nazywa się on...

... syndromem studenta. Na osi X… Palcem w powietrzu… Nie wierzycie w człowieka…

[ADVANCE]

Moim zdaniem jest dużo lepiej… A gdyby na dwa dni przed?… A jeśli w trakcie problem?…

Tylko jednym z pięciu mechanizmów… Powstaje więc pytanie…

?"Czy coś można z tym zrobić, a jeśli tak, to co?".

Na szczęście rozwiązanie znane jest na świecie od ponad dwudziestu lat, a i w Polsce coraz więcej firm i instytucji zaczyna je stosować.

Na przykład w ten sposób zarządzany był największy projekt IPO w Europie -- niedawna prywatyzacja PGE S.A. oraz (od niedawna) budowa obiektów na Euro 2012 we Wrocławiu.

Jest to metoda…

Łańcuch krytyczny(Critical Chain)

… łańcucha krytycznego. Nie ścieżki krytycznej, a łańcucha krytycznego -- critical chain. Opracował ją dr Goldratt, twórca teorii ograniczeń.

W najbliższym numerze Think Tank Magazine będzie obszerny artykuł na ten temat, a wczoraj było już trzecie seminarium u profesora Bliklego w Warszawie na ten właśnie temat.

W bardzo dużym uproszczeniu wyjaśnię teraz, na czym polega łańcuch krytyczny.

Oszczędność

Tradycyjna metoda… podzielenie… kara… zakładki… wiem, że wiesz… gra harmonogramowa / budżetowa… nie oddam przed czasem… [ADVANCE] syndrom studenta… jak z budżetowaniem…

„Karty na stół”… Zabrać powód dodawania zakładek… [ADVANCE] Projekt na czas = zadania na czas?… Wyścig…

Oszczędność jak na artykułach biurowych… Magazynek czasu… Plądrowanie…

Rozliczanie tak, wypaczenia nie… Za co i jak?

ObserwujPlanuj

Działaj

Otóż mamy tu nasz ambitnie zaplanowany projekt. To jest koniec ambitnie zaplanowanego łańcucha zadań -- nie ma szansy skończyć w tym terminie.

Na końcu projektu jest centralny bufor podzielony na trzy strefy: zieloną, żółtą i czerwoną.

Bufor jest po to…

ObserwujPlanuj

Działaj

… żeby go zużywać.

To normalne, że niektóre zadania potrwają dużo dłużej, niż ambitne cele. Ale mając ambitne cele, nie mamy już czasu na zwlekanie i jeśli zdarzą się opóźnienia, to będą one raczej z "przyczyn obiektywnych" -- z powodu niemożliwych do przewidzenia z góry problemów, które są istotą codziennej pracy w projekcie.

Jeśli skumulowane opóźnienie…

ObserwujPlanuj

Działaj

ObserwujPlanuj

Działaj

ObserwujPlanuj

Działaj

ObserwujPlanuj

Działaj

ObserwujPlanuj

Działaj

ObserwujPlanuj

Działaj

Ukończenie najdłuższego łańcucha

Zużycie bufora projektu

Przebieg projektu w czasie…

System wczesnego ostrzegania…

Pełna jawność z intencją pomocy…

Ukończenie najdłuższego łańcucha

Zużycie bufora projektu

Dla wielu projektów…

Skupienie uwagi TYLKO na problematycznych projektach i zadaniach…

Żeby system działał niewiele informacji…

Ile dni pozostało do zakończenia tego

zadania?

vs. tradycyjne nasiadówki… ciężko pracujemy (a co mają powiedzieć)

Earned Value dla archeologów… UWAGA! Bardzo duże zagrożenie z tej metody dla projektów…

Co daje zastosowanie…

95%+Terminowość

Odwrócenie proporcji…

−50%

Czas realizacji

Przy regularnym stosowaniu…

Yuji Kishira… Wszystkie projekty publiczne… Ministerstwo Gospodarki Przestrzennej, Infrastruktury i Transportu…

Doskonałe wyniki… Win-win-win-win…

Moje marzenie: tak samo w Polsce.

Jeśli Ty też, to poprzyj ten pomysł na…

ProjektyNaCzas.pl

Zwróćmy razem uwagę naszego rządu, że można…

Michał Boni raport Polska 2030… byłem na prezentacji… „Ideas are NOT solutions”…

Dziękuję za uwagę…

Dziękuję

marek.kowalczyk@mandarine.pl

http://marek-kowalczyk.pl