Unitatea de Invatare 3

Unitatea de invatare 3 Lucru cu baze de date şi funcŃii pentru baze de date _________________________________________________________________________________________________________________

Tehnologia aplicaŃiilor Office 1

Unitatea de invatare 3 LUCRU CU BAZE DE DATE ŞI FUNCłII PENTRU BAZE DE DATE __________________________________________________________________________________

Cuprins

Obiective

3.1 Proiectarea unei baze de date Excel Întrebări şi teste 3.2 Crearea, editarea şi actualizarea bazei de date Întrebări şi teste 3.3 Sortarea bazei de date Întrebări şi teste 3.4 Validarea datelor Întrebări şi teste

3.5 FuncŃii pentru baze de date Întrebări şi teste 3.6 Interogarea şi filtrarea bazei de date Consultarea prin metoda FORM Filtrarea standard/automată a bazei de date Filtrarea avansată a bazei da date Întrebări şi teste Răspunsuri şi indicaŃii la întrebări şi teste

Bibliografie



��

OBIECTIVE • Însuşirea cunoştintelor necesare pentru efectuarea operaŃiilor fundamentale asupra

datelor dintr-un tabel EXCEL analizat ca o bază de date. • Exemplificarea modalităŃilor prin care se realizează în Excel crearea, utilizarea şi

actualizarea unei baze de date. • PosibilităŃi Excel pentru filtrarea înregistrărilor dintr-o bază de date • Utilizarea funcŃiilor specifice bazelor de date

3.1 Proiectarea unei baze de date Excel O bază de date poate fi definită ca o colecŃie de date elementare, structurate care răspunde unui ansamblu coerent de subiecte, fiind organizată într-o modalitate utilă care oferă un fundament facil pentru procedurile de regăsire a informaŃiilor, de apreciere şi de luare a deciziilor. Un tabel reprezintă un ansamblu coerent de date organizate bidimensional pe linii - numite înregistrări - şi coloane - numite rubrici sau câmpuri. Elemente de terminologie pentru o definirea unei baze de date sunt: � linia antetului situată în partea superioară care conŃine numele câmpurilor (rubricilor) din tabel. Specificarea liniei de antet este obligatorie deoarece prelucrările ulterioare aplicate înregistrărilor din tabele (de exemplu interogările, funcŃiile agregate, etc.) nu vor funcŃiona corect dacă tabelul nu conŃine numele câmpurilor sau rubricilor; � numele câmpurilor (rubricilor) descriu distinct categoriile de date din tabel. Numele rubricilor sunt plasate ca anteturi de coloană, dar pot lua şi forma anteturilor de linie în tabelele în care datele sunt orientate pe orizontală şi nu pe verticală; � fiecare celulă ce conŃine date este denumită generic valoare; � totalitatea valorilor câmpurilor ce compun o singură linie de date poartă numele de înregistrare; � ansamblul valorilor ce compun o singură coloană de date poartă numele de domeniu. Introducerea datelor se poate face direct în foaia de calcul curentă sau datele pot fi importate din surse externe. Bazele de date Excel sunt de tip mono-tabelă. Acest fapt face ca sub Excel să nu existe posibilitatea exploatării datelor prin punerea în relaŃie a acestora unele cu altele, neputându-se aborda astfel dependenŃele dintre date, fiind numite baze de date de tip listă.

�� Întrebări 1. Cum se delimitează o bază de date în foaia de calcul Excel? 2. Ce reprezintă domeniu? 3. DefiniŃi baza de date? 4. Ce reprezintă rubrica?

�� Teste



Test A CreaŃi o bază de date care să conŃină două grupuri informaŃionale (vezi Figura 3. 1 Structuri informaŃionale): ● datele referitoare la clienŃi; ● datele referitoare la facturi şi între care se poate stabili o relaŃie de dependenŃă funcŃională, în sensul în care unui client i se emit mai multe facturi.

Figura 3. 1 Structuri informaŃionale

3.2 Crearea, editarea şi actualizarea bazei de date Baza de date este supusă unor comenzi de actualizare (constau în operaŃiuni de adăugare, modificare sau ştergere) de înregistrări din structura bazei: � adăugarea unei înregistrări presupune tastarea conŃinutului acesteia după ultima înregistrare a bazei de date sau în orice locaŃie din structura bazei de date, utilizând facilitatea de inserare a unei noi linii, operaŃională prin opŃiunea Insert Sheet Rows aferentă meniului derulant al butonului de comandă Insert (tab-ul Home); � modificarea unei înregistrări presupune, în primul rând, regăsirea informaŃiei respective în structura bazei de date. Această operaŃiune de căutare se poate executa prin butonul de comandă Find&Select din grupul logic de comenzi Editing al tabului Home; � ştergerea se realizează fie prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea, apelarea meniului contextual şi alegerea comenzii Delete, fie prin selectarea opŃiunii Delete Sheet Rows aferentă butonului de comandă Delete al grupului de comenzi Cells (tab-ul Home de pe tab-ul). În ceea ce priveşte consultarea bazelor de date Excel prezintă următoarele facilităŃi generale în ceea ce priveşte exploatarea bazelor de date: � posibilităŃi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaŃii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operaŃiuni se pot realiza prin două metode:

� metoda filtrului standard (tab-ul Data - grupul de comenzi Sort&Filter - butonul de comandă Filter);

� metoda filtrului avansat sau elaborat (tab-ul Data - grupul de comenzi Sort&Filter - butonul de comandă Advanced). � posibilităŃi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricŃiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacŃioneze (criterii simple, criterii multiple); � posibilităŃi de sortare a bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare); � posibilităŃi de validare a datelor conŃinute de baza de date în scopul verificării şi parametrării informaŃiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză.



�� Întrebări 1. Ce se înŃelege prin actualizare? 2. Care sunt facilităŃile de consultare a bazei de date în Excel? 3. Ce metode de interogare a bazei de date cunoaşteŃi?

�� Teste Test 3.2.A După ce a fost creată baza de date (vezi Figura 3. 2 Stuctura bazei de date CENTRALIZATORUL FACTURILOR):

Figura 3. 2 Stuctura bazei de date CENTRALIZATORUL FACTURILOR

Să se realizeze adăugarea următoarelor înregistrări (vezi Figura 3. 3 Înregistrările adăugate bazei de date):

Figura 3. 3 Înregistrările adăugate bazei de date

Test 3.2.B RealizaŃi sortarea bazei de date creată anterior pe: localitate (alfabetic), data scadenŃei (crescător) şi pe sumă datorată (descrescător).

3.3 Sortarea bazei de date Sortarea unei baze de date presupune ordonarea înregistrărilor potrivit unui sau mai multor criterii stabilite în funcŃie de precizarea unor rubrici de sortare. În mod efectiv, ordonarea înregistrărilor se va face după valorile acestor rubrici numite chei de sortare. Realizarea operaŃiunii de sortare a înregistrărilor unei baze de date se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data. Folosind butoanele de extensie din dreptul fiecărei casete de text (Sort by, ... Then by) utilizatorul va putea preciza câmpurile după care să se facă sortarea, cât şi ordinea sortării (Ascending – de la A la Z şi de la 0 la 9 sau Descending – de la Z la A şi de la 9 la 0) pentru fiecare câmp. Cheile de sortare se precizează în ordinea nivelului de consistenŃă imbricată a datelor: primul nivel de sortare trebuie să conŃină elementele celui de-al doilea nivel, iar al doilea nivel trebuie să conŃină elementele celui de-al treilea nivel, ş.a.m.d., ordinea sortării trebuie să fie de la domeniul cel mai cuprinzător, la domeniul cel mai puŃin cuprinzător.


�� Întrebări 1. Cum se precizează cheia/cheile de sortare? 2. Cum trebuie să fie domeniile în cazul cheilor de sortare multiple?

�� Teste Test 3.3.A Să se realizeze sortarea tabelului Centralizatorul facturilor emise după trei cîmpuri simultan (Localitate Client, Data facturii, Nume Client). (vezi Figura 3. 4 CENTRALIZATORUL FACTURILOR EMISE)

Figura 3. 4 CENTRALIZATORUL FACTURILOR EMISE

3.4 Validarea datelor Validarea reprezintă un procedeu de verificare a corectitudinii introducerii datelor în celule foii de calcul prin care se restricŃionează intrările în celule, potrivit unor criterii declarate la care trebuie să răspundă valorile de introduse de utilizator. Aplicarea atributelor de validare pentru datele (constantele numerice, alfabetice, tip dată calendaristică) introduse în celule presupune parcurgerea următoarelor etape: � selectarea celulei sau a plajei de celule asupra cărora se doreşte aplicarea atributelor de validare; � activarea butonului de comandă Data Validation din grupul logic Data Tools al tabului Data (vezi Figura 3. 5 Activarea comenzii Data Validation din tabul Data).

Figura 3. 5 Activarea comenzii Data Validation din tabul Data

� realizarea setărilor necesare operaŃiunii de validare, potrivit cerinŃelor informaŃionale ale utilizatorului, în caseta de dialog Data Validation. Această casetă conŃine trei fişe:

• fişa Settings (implicit activată) se declară toate atributele şi restricŃiile opŃiunii de validare;



• fişa Input Message se setează o etichetă de comentariu pentru câmpul validat, precum şi un mesaj de invitaŃie care asistă utilizatorul la introducerea datelor;

• fişa Error Alert se declară un mesaj de atenŃionare în cazul în care intrarea în celulă nu a respectat restricŃiile de validare declarate în fişa Settings;

� confirmarea setărilor realizate la nivelul casetei de dialog Data Validation are loc prin acŃionarea butonului OK sau a tastei ENTER. Stabilirea parametrilor validării presupune operaŃiunea de alegere din fişa Settings a casetei de dialog Data Validation a tipului de date valide ce vor constitui intrări în celula selectată sau în domeniul câmpului selectat. Astfel, rubrica Allow permite alegerea dintr-o listă derulantă a următoarelor tipuri de date pentru care este permisă editarea în celule: � Any value � (opŃiunea implicită) permite introducerea oricărui tip de dată, validarea

fiind inhibată pentru un tip particular de dată; � Whole number � permite introducerea în celule doar a valorilor numerice întregi; � Decimal � permite valori numerice într-un format cu zecimale; � List � permite validarea datelor sub forma unei liste derulante (care poate avea elemente

editate direct în caseta Source sub forma unor enumerări separate prin virgulă sau punct şi virgulă sau prin adrese absolute unde vor fi regăsite elementele listei în foaia de calcul;

� Date � permite editarea valorilor numerice într-un format tip dată calendaristică; � Time � permite editarea unor valori numerice într-un format orar (de timp); � Text length � permite editarea şirurilor de caractere în celule foii de calcul,

restricŃionând dimensiunea acestora; � Custom � permite validarea personalizată a datelor prin construirea de formule

complexe ce utilizează funcŃiile predefinite. Ştergerea atributelor de validare se face selectând câmpurile pentru care s-au aplicat respectivele atribute şi acŃionând butonul de comandă Clear All din caseta Data Validation. Declararea etichetelor câmpurilor validate, precum şi a mesajului de invitaŃie pentru introducerea datelor reprezintă facilităŃile oferite de fişa Input Message, aferentă casetei de dialog Data Validation (structura informaŃională a fişei este ilustrată în Figura 3. 6 Stabilirea unui mesaj de introducere). Eticheta câmpului validat reprezintă în general identificatorul sau numele acestuia. Eticheta unui câmp (sau celule) se editează în rubrica Title (asupra şirului de caractere introdus în Title se aplică automat caractere aldine (Bold), iar mesajul de introducere sau comentariul se declară în caseta de text Input Message. Cele două atribute devin vizibile la poziŃionarea cursorului pe una dintre celulele câmpului validat, atunci când este selectată opŃiunea Show input message when cell is selected.

Figura 3. 6 Stabilirea unui mesaj de introducere

Mesajele de eroare pot fi declarate prin intermediul fişei Error Alert, aferente casetei de dialog Data Validation prin completarea rubricilor Title (definirea numelui casetei de atenŃionare în cazul unei intrări non-valide) şi Error message pentru definirea unui mesaj personalizat care va fi afişat doar în momentul în care a fost încălcată regula. Indiferent de tipul mesajului, caseta de eroare va avea o structură informaŃională care va depinde de pictograma selectată din lista derulantă a câmpului Style (Stop, Warning sau Information). Tipului de validare personalizat Custom este permisă utilizarea referinŃei circulare la editarea formulelor. Acest fapt se explică prin faptul că formula testează şi referă adresa celulei din care este editată pentru a specifica o regulă de validare ce se aplică asupra celulei



curente. În general, toate tipurile de validare prin formule acceptă utilizarea referinŃei circulare în editarea expresiei de calcul, cu specificaŃia că tipul de validare personalizată Custom solicită acest lucru în mod obligatoriu. Pentru a scoate în evidenŃă erorile care s-au produs în legătură cu introducerea datelor prin încălcarea regulilor de validare se poate apela la facilitatea Circle Invalid Data aferentă meniului derulant al butonului Data Validation, iar pentru a reveni la modul iniŃial de afişare se alege opŃiunea Clear Validation Circles a aceluiaşi meniu derulant.

�� Întrebări 1. Care este structura informaŃională a casetei de eroare? 2. ConsideraŃi că este permisă utilizarea referinŃei circulare în formula tipul de validare personalizat (Custom)?

�� Teste Test 3.4.A Să se realizeze pe baza tabelului din Figura 3. 7 Tabele pentru STAT DE PLATĂ următoarele validări: a) Codul numeric personal va fi acceptat numai dacă informaŃiile conŃinute de acesta legate de anul, luna şi ziua naşterii salariatului, se regăsesc în câmpul Data naşterii. b) FuncŃia de încadrare a salariatului va fi selectată dintr-o listă derulantă, în raport de compartimentul funcŃional în care acesta a fost angajat (domeniul D15:G18); lista derulantă va fi operaŃională numai dacă se completează câmpul „Compartiment funcŃional”, în caz contrar, lista devenind nefuncŃională. c) Salariul de încadrare se va stabili pe funcŃii de încadrare, Ńinând cont de tranşa de vechime în care se încadrează salariatul (tabelul de salarii este plasat în coordonatele celulare C23:H31). Pentru o funcŃie de încadrare dată, plafonul minim este de 1.500 lei; borna minimă este egală cu salariul maxim pentru tranşa de vechime precedentă; borna maximă este egală cu salariul maxim pentru tranşa de vechime curentă.

Figura 3. 7 Tabele pentru STAT DE PLATĂ



3.5 FuncŃii pentru baze de date FuncŃiile DataBase returnează diferite valori calculate (sumă, medie, maxim, minim, caută, numără) într-o bază de date, potrivit unei rubrici sau câmp, conform unui criteriu de selecŃie. DSUM, DPRODUCT, DMAX, DMIN, DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DSTDEV, DSTDEVP, DVAR, DVARP, DGET Sintaxa generală a funcŃiilor DataBase este următoarea: ==DD__nnuummee__ffuunnccŃŃiiee__ddee ggrruupp((bbaazzaa__ddee__ddaattee ;; nnuummăărr__ddee__oorrddiinnee__rruubbrriiccăă ;; ccââmmpp__ddee__ccrriitteerriiii)) UUnnddee:: bbaazzaa__ddee__ddaattee: reprezintă un câmp ce conŃine sursa de date de unde informaŃia va fi consultată sau extrasă. Câmpul poate fi adresat prin referinŃe celulare sau prin nume; nnuummăărr__ddee__oorrddiinnee__rruubbrriiccăă // „„nnuummee__rruubbrriiccăă”” // rreeffeerriinnŃŃăă__cceelluullaarrăă__rruubbrriiccăă: semnifică fie: numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căreia operează calculul funcŃiei agregate; numărul de ordine al rubricii (începe cu 1) asupra căreia operează calculul funcŃiei; adresa celulei ce conŃine numele rubricii asupra căreia operează calculul funcŃiei agregate; ccââmmpp__ddee__ccrriitteerriiii: reprezintă o coordonată celulară de câmp sau un nume ce desemnează un câmp (cu celule adiacente) prin care se pot preciza restricŃiile (criteriile de selecŃie) impuse bazei de date, pentru care trebuie să se activeze calculul funcŃiei agregate. Rezultatul returnat reprezintă o valoare numerică agregată la nivelul unei rubrici, prin acŃiunea unei funcŃii de grupare asupra înregistrărilor dintr-o bază de date, corespunzător unui criteriu specificat. Principalele funcŃii operaŃionale pe bazele de date Excel de tip listă, sunt următoarele: NNuummee ffuunnccŃŃiiee AAccŃŃiiuunnee rreettuurrnnaattăă,, îînn bbaazzaa pprreecciizzăărriiii uunnuuii ccrriitteerriiuu ddee sseelleeccŃŃiiee ddeeffiinniitt

ppee oo bbaazzăă ddee ddaattee ((ddee ttiipp lliissttăă))..

DSSUUMMEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Suma valorilor unei rubrici.

DPPRROODDUUCCTTEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Rezultatul multiplicării valorilor corespunzătoare unei rubrici.

DMMAAXXEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Cea mai mare valoare corespunzătoare unei rubrici.

DMMIINNEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Cea mai mică valoare corespunzătoare unei rubrici.

DAAVVEERRAAGGEEEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Media aritmetică corespunzătoare unei rubrici.

DCCOOUUNNTTEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Numărul de elemente numerice corespunzător unei rubrici fără considerarea celulelor vide.

DCCOOUUNNTTAA Numărul de elemente alfanumerice corespunzător unei rubrici, fără considerarea celulelor vide.

DSSTTDDEEVVEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

Abaterea standard a unei populaŃii statistice pe baza unui eşantion, corespunzătoare unei rubrici.

DSSTTDDEEVVPP Abaterea standard a unei populaŃii statistice, corespunzătoare unei rubrici.



DVVAARREErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

VarianŃa pe baza unui eşantion statistic, corespunzătoare unei rubrici.

DVVAARRPPEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

VarianŃa pe baza întregii populaŃii statistice, corespunzătoare unei rubrici.

DGGEETTEErrrroorr!! BBooookkmmaarrkk nnoott ddeeffiinneedd..

ConŃinutul unei rubrici (a cărei valoare este unică pe domeniul rubricii respective).

Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A1:J21, ilustrat grafic în Figura 3. 8 Baza de

date Facturi emise şi considerat a fi o bază de date care repertoriază facturile emise de o societate comercială de distribuŃie, către clienŃii săi, se pot pune în evidenŃă cu ajutorul funcŃiilor de grup (de tip bază de date), informaŃii agregate potrivit unor criterii specifice de selecŃie.

Figura 3. 8 Baza de date Facturi emise

Prima cerinŃă ilustrată în Figura 3. 9 Exemplu de utilizare a funcŃiei DSUMcalculează în celula A27 suma facturilor încasate de la clienŃii din ConstanŃa. FuncŃia DSUM adiŃionează valoarea sumelor facturate (rubrica numărul 9, textul „Valoare” sau celula G4), corespunzător câmpului de criterii (definit pe coordonatele D27:E28) ce selectează localitatea ConstanŃa şi rubrica „Plătit”=Da.

Figura 3. 9 Exemplu de utilizare a funcŃiei DSUM A doua cerinŃă (Figura 3. 10) de agregare a informaŃiei calculează în celula fuzionată A31 valorile extreme (maxim şi minim), pentru facturile emise către Client1 şi Client2. În acest exemplu, se concatenează funcŃiile DMAX şi DMIN, între care se intercalează un slash („/”).



Figura 3. 10 Concatenarea funcŃiilor DMAX şi DMIN

A treia cerinŃă (Figura 3. 11) returnează în celula fuzionată A34, prin funcŃiile DGET: valoarea facturii numărul 456869, luna (MONTH(DGET(….)) şi anul (YEAR (DGET(….)) în care această factură a fost emisă. În acest caz, este de semnalat faptul că nu poate fi returnată prin DGET o dată calendaristică, deoarece acesta este de sorginte numerică (şi se returnează numărul dată şi nu data calendaristică). Pentru rezolvarea acestei speŃe, se recomandă concatenarea funcŃiilor care extrag ziua, luna şi anul, fiecare dintre acestea având ca argument rezultatul returnat de funcŃia DGET.

Figura 3. 11 Exemplu de utilizare a funcŃiei DGET

A patra cerinŃă (Figura 3. 12) de agregare a informaŃiei calculează în celula fuzionată C45 numărul de facturi emise în anul trecut (la data scrierii acestui material, anul anterior a fost 2008) către un clienŃii dintr-o localitate parametru şi care este media acestor facturi. Parametrul ce reprezintă localitatea de domiciliu a unui client se simulează în câmpul de criterii cu o listă derulantă de validare (Data � Data Validation� Data Validation � Settings� List� Source: o plajă de celule ce constituie intrările în listă sau o înşiruire de constante, despărŃite prin separatorul de argumente). Anul 2008 se editează în câmpul de criterii printr-o formulă (=YEAR(F2)=YEAR(TODAY())-1). CerinŃa informaŃională agregată concatenează funcŃia DCOUNT ce calculează numărul de facturi, cu funcŃia DAVERAGE ce calculează media valorii acestora. FuncŃia DAVERAGE a fost completată cu un test de eroare, deoarece în cazul în care se selectează o localitate pentru care nu s-au emis facturi, are loc o împărŃire la zero şi deci funcŃia returnează valoarea de eroare #DIV/0!.

Figura 3. 12 Exemplu de utilizare a funcŃiilor cu baze de date(DCOUNT şi DAVERAGE)

�� Întrebări 1. Care este structura generală a unei funcții cu baze de date? 2. Cum trebuie speificat numele rubricii în funcțiile cu baze de date?



�� Teste Test 3.5. A Fiind definit tabelul pe coordonatele A1:J21, ilustrat în Figura 3. 13 considerat a fi o bază de date pentru facturile emise de o societate comercială de distribuŃie, către clienŃii săi, să se afle: a) Numărul facturilor emise şi neîncasate de la clienŃii din Bucureşti şi Buzău în anul 2004? b) Câte facturi s-au emis în zilele de weekend? c) Câte facturi devin scadente în trimestrul al doilea al anului2008?

Figura 3. 13 Baza de date Facturi emise

Test 3.5. B Fiind definit tabelul pe coordonatele A1:F22, ilustrat în Figura 3. 14 considerat a fi o bază de date, să se afle: a) Numărul angajaŃilor de la compartimentul Creditare? b) CâŃi angajaŃi au salariu de încadrare peste media salariului? c) CâŃi angajaŃi sunt de genul feminin şi la sucursala Ştefan cel Mare?

Figura 3. 14 Lista personalului



3.6 Interogarea şi filtrarea bazei de date Consultarea prin metoda FORM Filtrarea standard/automată a bazei de date Filtrarea avansată a bazei da date Întrebări şi teste

Filtrare a unei baze de date presupune „ascunderea” tuturor înregistrărilor din baza de date care nu corespund criteriilor de selecŃie. În raport de complexitatea criteriilor de filtrare a bazei de date, dar şi de modul în care acestea sunt precizate în foaia de calcul, Excel asigură două metode de interogare a unei baze de date: metoda filtrului standard în care criteriile sunt selectate din listele derulante ataşate câmpurilor bazei de date şi metoda filtrului avansat care permite stabilirea unor criterii calculate, precum şi plasarea rezultatelor filtrării în orice locaŃie a foii de calcul ce conŃine baza de date.

Consultarea prin metoda FORM

Metoda Form presupune prezența butonului FORM în bara de acces rapid.

Pentru acest lucru se alege din butonul general EXCEL � butonul Excel Options �

apoi Customize � All comands şi se selectează Form... şi apoi butounul şi se validează cu butonul OK. Efectul este că în bara de acces rapid situată superior va apare butonul FORM. Pentru consultare prin metoda FORM se plasează prompterul în interiorul bazei de date (de exemplu în baza de date Centralizatorul facturilor emise care are adresa A3:N23 Figura 3. 16) se alege din bara de acces rapid butonul Form şi pe ecran va apare caseta FORM Figura 3. 15)

Figura 3. 15 Caseta FORM



Figura 3. 16 Baza de date Centralizatorul facturilor emise

Filtrarea standard/automată a bazei de date

Filtrarea standard reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricŃie sau un sistem de restricŃii aplicate bazei de date de tip listă. Practic, prin operaŃiunea de filtrare baza de date sursă va fi înlocuită temporar la afişare cu o tabelă (cu aceeaşi structură informaŃională) care va conŃine numai înregistrările ce satisfac cumulativ condiŃiile de selecŃie. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard asupra unei baze de date este necesar să se activeze listele derulante aferente câmpurilor din capul de tabel pentru a se permite setarea criteriilor de filtrare a bazei. Pentru aceasta se poziŃionează cursorul în orice celulă a bazei de date şi se activează butonul de comandă Filter din grupul de comenzi Sort&Filter al tab-ului Data. Acesta funcŃionează ca un buton-comutator, iar activarea acestuia are ca efect afişarea unor butoane de selecŃie (tip listă derulantă) pentru fiecare rubrică a bazei de date situată în capul de tabel. AcŃionarea acestor butoane de interogare activează meniuri derulante ce conŃin o serie de opŃiuni prin care Excel asistă utilizatorul în formularea criteriilor de extragere a înregistrărilor.

Lista derulantă ataşată unui câmp (Figura 3. 17) conŃine următoarele ooppŃŃiiuunnii ddee ssoorrttaarree şşii ffiillttrraarree a înregistrărilor:

� posibilităŃi de sortare crescătoare (Sort Smallest to Largest) sau descrescătoare (Sort Largest to Smallest) a domeniilor bazei de date; în plus, Excel oferă la acest nivel capabilităŃi de sortare – Sort by Color şi de filtrare – Filter by Color a înregistrărilor după culoarea caracterelor; � valorile întregului domeniu aferent rubricii restricŃionate; opŃiunea Select All permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date



� casete de validare de tip check box pentru toate valorile unice ale câmpului a cărui listă a fost activată; aceste casete check box sunt implicit activate pentru toate valorile câmpului respectiv, însă potrivit cerinŃelor informaŃionale ale utilizatorului, acesta are posibilitatea de a interveni punctual asupra unor casete de validare, procedând practic la deselectarea valorilor ce se doresc a fi eliminate în cadrul operaŃiunii de filtrare. În exemplul din Figura 3. 17 s-a executat operaŃia de filtrare a bazei de date, afişând numai facturile emise către clienŃii din provincie.

Figura 3. 17 Filtru automat şi cu listă de opŃiuni

Pentru a elimina un filtru ataşat unei singure coloane a bazei de date, se activează lista derulantă a câmpului corespunzător din baza de date şi se alege opŃiunea Clear Filter From Nume_Câmp. Însă, în cazul în care s-au construit criterii de filtrare pe mai multe câmpuri ale bazei de date, eliminarea acestora presupune acŃionarea butonului de comandă Clear plasat în grupul Sort&Filter al tab-ului Data.

Excel oferă capabilităŃi sporite de filtrare, în funcŃie de tipul datei existente într-o anumită rubrică a bazei de date. Astfel, comenzile de filtrare aplicate câmpurilor ce conŃin date numerice sunt operaŃionale prin opŃiunea Number filters din lista derulantă ataşată butonului de filtrare.

Figura 3. 18 Aplicarea facilităŃii de filtrare asupra rubricilor numerice ale bazei de date



Prin comanda Number Filters a meniului derulant al rubricii „Valoare” se activează un submeniu care conŃine o serie de operatori de comparaŃie (equals, greater than, less than, etc.) care permit extragerea înregistrărilor ce îndeplinesc criteriul construit cu ajutorul acestora: se vor extrage facturile a căror valoare este cuprinsă între 50.000 şi 75.000 lei.

Figura 3. 19 Caseta Custom

Autofilter

În plus, submeniul derulant conŃine şi opŃiuni (Above Average şi Below Average) care permit filtrarea tuturor valorilor unui câmp numeric care se plasează peste sau sub media întregii coloane. În cazul în care se doreşte construirea unor criterii compuse se va apela la facilitatea Custom Filter din acelaşi submeniu derulant.

Caseta de dialog Custom AutoFilter oferă posibilitatea utilizatorului de a folosi caracterele generice care permit înlocuirea unui singur caracter (simbolul ?) sau a unui grup de caractere (simbolul *) în formularea criteriilor de filtrare a bazei de date. Această casetă are în structura sa: operatorii de comparaŃie, valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru formularea criteriilor de filtrare compuse. În exemplul din Figura 3. 20 s-a dorit afişarea tuturor facturilor emise către clienŃii care provin dintr-o localitate care începe

cu litera B.

Figura 3. 20 Utilizarea caracterelor generice în formularea criteriilor de filtrare

Atunci când filtrarea se execută pe un câmp al bazei de date ce conŃine informaŃii tip şir de caractere, în meniul derulant al butonului de interogare apare comanda Text Filter care conŃine opŃiuni specifice manipulării datelor non-numerice. În cazul informaŃiilor tip dată calendaristică comanda care oferă criterii complexe de filtrare este Date Filters, aceasta făcând apel la o serie de opŃiuni temporale: ziua curentă, ziua precedentă, ziua următoare, săptămâna precedentă, curentă sau următoare, etc.(Figura 3. 21)

Figura 3. 21 Aplicarea facilităŃii de filtrare asupra rubricilor de tip text şi de tip dată calendaristică

O altă facilitate de filtrare prezentă la nivelul listei derulante a câmpurilor numerice este cea care permite identificarea primelor/ultimelor n înregistrări într-o rubrică a bazei de


date sau a primelor/ultimelor n% din total valoric al coloanei respective. OpŃiunea Top 10 este deci o variantă de filtrare operaŃională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conŃin date calendaristice.

În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opŃiunea Top) sau ultimele (opŃiunea Bottom) ˝n˝ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1, iar numărul maxim este de 500 înregistrări, de exemplu în Figura 3. 22 se doresc primle 3 în ordine descrescătoare). Dacă se doreşte să se afişeze primele sau ultimele ˝n˝ % din numărul de înregistrări, se procedează la modificarea parametrului din ultima casetă combo din Items în Percent.

Figura 3. 22 Afişarea primelor 3 înregistrări ce corespund unui criteriu specificat Dacă o coloană a bazei de date conŃine una sau mai multe celule vide, Excel plasează în lista derulantă a butonului de interogare, caseta de validare Blanks în partea inferioară a listei care prezintă toate intrările în câmpul respectiv. În ceea ce priveşte formularea criteriilor de filtrare există următoarele posibilităŃi: 1. DDeeffiinniirreeaa uunnuuii ccrriitteerriiuu ssiimmpplluu ppeennttrruu uunn ssiinngguurr ccââmmpp aall bbaazzeeii ddee ddaattee. În acest caz, se acŃionează butonul de interogare al câmpului dorit, iar din lista derulantă se selectează valoarea criterială pentru care se va restricŃiona domeniul respectivului câmp.

Figura 3. 23 Formularea unui criteriu simplu pe o singură rubrică a bazei de date

De exemplu, dacă se doreşte afişarea listei tuturor facturilor care au devenit scadente în

trimestrul curent, se va acŃiona butonul de selecŃie ataşat câmpului ˝Data ScadenŃei˝ şi se va alege din meniul derulant opŃiunea Data Filters, iar din submeniul ataşat acesteia, opŃiunea This Quarter Figura 3. 23 ilustrează demersul formulării cererii de interogare, precum şi rezultatele returnate de Excel în urma filtrării înregistrărilor bazei de date. 2. EEddiittaarreeaa uunnoorr ccrriitteerriiii ssiimmppllee ddee ffiillttrraarree ppee ccââmmppuurrii mmuullttiippllee. Dacă sunt precizate în mod cumulativ mai multe criterii de selecŃie, aplicate diferitelor domenii ale bazei de date este de remarcat faptul că acestea vor acŃiona concurent. De exemplu, dacă se doreşte filtrarea bazei de date pentru afişarea listei facturilor neplătite care au fost emise în anul 2009 către

clienŃii din Buzău şi pentru care se percep penalităŃi datorită nerespectării condiŃiilor

contractuale. Aşa cum ilustrează Figura 3. 24, operaŃiunea de filtrare implică formularea cererilor de interogare pe patru câmpuri ale bazei de date, astfel: din lista derulantă a câmpului Plătit



se alege opŃiunea NU, în câmpul Data facturii se marchează opŃiunea 2009, din lista derulantă a câmpului Localitate Client se selectează opŃiunea Buzău, iar în câmpul Majorări se activează comanda Number Filters, subcomanda Does Not Equal pentru a solicita extragerea valorilor non-nule ale câmpului. În ultima etapă a filtrării bazei de date, în caseta de dialog Custom AutoFilter se setează criteriul potrivit căruia se vor extrage toate facturile la care cuantumul majorărilor datorate pentru neplată este diferit de zero.

Figura 3. 24 Cerere de interogare a bazei de date cu criterii multiple de filtrare 33.. DDeeffiinniirreeaa uunnuuii ccrriitteerriiuu ccoommppuuss ppee uunn ssiinngguurr ccââmmpp aall bbaazzeeii ddee ddaattee presupune combinarea a două criterii de filtrare simple (construite pe acelaşi domeniu) şi legarea acestor condiŃii prin operatorii logici AND sau OR. De exemplu, dacă s-ar dori afişarea listei clienŃilor din Bucureşti şi Braşov, trebuie construit un criteriu de selecŃie compus, selectând opŃiunea Text Filters din lista derulantă a butonului de interogare ataşat câmpului „Localitate Client”. Se activează un submeniu derulant din care se alege opŃiunea de filtrare personalizată Custom Filter. În caseta de dialog Custom AutoFilter (ilustrată în Figura 3. 25) se vor edita restricŃiile de filtrare aferente domeniului „Localitate Client”. Este de remarcat faptul că singurul operator logic aplicabil restricŃiilor bazate pe şiruri de caractere este cel de reuniune (OR).



Criteriu compus pe câmpul „Localitate

Client” ce conŃine date tip şir de caractere.

În acest caz, operatorul multiplu de comparaŃie

este operatorul de reuniune.

Figura 3. 25 Criterii de filtrare compuse, legate prin operatorul logic OR

Figura 3. 26 Rezultatele filtrării din baza de date a clienŃilor din Bucureşti şi Braşov

Un alt exemplu derivat din primul filtrează baza de date în sensul afişării listei clienŃilor

care au primit facturi cu valori cuprinse între 80 şi 100 mii lei. Procedura de filtrare a bazei de date după un criteriu compus este similară cu cea din exemplul precedent şi a fost ilustrată grafic în Figura 3. 26. Deosebirea faŃă de exemplul precedent constă în faptul că a fost utilizat operatorul logic AND pentru a lega restricŃiilor impuse domeniului „Valoare”.

Figura 3. 27 Rezultatele selectării facturilor cu valoarea cuprinsă între 80 – 100 mii lei

CCoonnssttrruuiirreeaa ddee ccrriitteerriiii ccoommppuussee ppee mmaaii mmuullttee ccââmmppuurrii aallee bbaazzeeii ddee ddaattee presupune operaŃia de definire succesivă a criteriilor compuse. Se doreşte afişarea înregistrărilor din baza de date

referitoare la clienŃii care provin dintr-o localitate care începe cu litera A, B, C sau D şi

pentru care valoarea facturii este mai mică de 20 mii şi mai mare de 70 mii lei. Pentru rezolvarea acestei cereri de interogare se vor utiliza succesiv două criterii de filtrare compuse, şi anume: un criteriu care filtrează valorile facturate şi celălalt criteriu care filtrează localităŃile clienŃilor din baza de date, prin intermediul filtrului personalizat Custom Filter (vezi Figura 3. 28).



Figura 3. 28 Criterii de filtrare compuse ce restricŃionează câmpuri multiple După consultarea bazei de date prin interogare, utilizatorul poate reveni la structura informaŃională iniŃială a acesteia, prin acŃionarea butonului de comandă Clear existent în grupul logic Sort&Filter al tabului Data. Dacă se doreşte însă inhibarea afişării butoanelor de interogare ataşate titlurilor câmpurilor din baza de date, se acŃionează din nou butonul de comandă Filter al tabului Data, acesta având practic funcŃiile unui buton comutator.

DDeezzaavvaannttaajjeellee utilizării metodei de interogare standard sunt în principiu cele care derivă din modul în care se pot gestiona şi manipula, atât criteriile, cât şi rezultatele filtrării:

�� imposibilitatea precizării a mai mult de două criterii compuse pentru acelaşi câmp al bazei de date, criterii legate prin operatorii logici OR şi/sau AND;

�� nu se admit restricŃii de filtrare calculate, bazate pe formule sau funcŃii Excel;

�� rezultatele filtrării sunt afişate în mod invariabil în zona sursei de date, înlocuind-o temporar pe aceasta, neasigurând deci posibilitatea de plasare a câmpului rezultat în urma interogării în altă locaŃie a foii de calcul, locaŃie care să fie desemnată de utilizator.

Aceste inconveniente funcŃionale care apar în contextul consultării unei baze de date utilizând filtrul standard se pot elimina prin apelarea la capabilităŃile Excel de interogare a bazei de date prin metoda filtrului elaborat sau avansat (facilitatea de filtrare Advanced).

Filtrarea avansată a bazei de date

Metoda de interogare prin filtru avansat/elaborat permite formularea unor criterii complexe de interogare ce pot conŃine formule de calcul şi funcŃii predefinite şi oferă opŃiuni de amplasare a înregistrărilor generate în urma acŃiunii de interogare a unei surse tabelare de date. În ceea ce priveşte exploatarea bazelor de date în foaia de calcul Excel, metoda consultării prin intermediul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor eettaappee:

� existenŃa unei surse de date care să poată fi conceptual asimilată unei baze de date Excel, fapt relevat prin prezenŃa titlurilor câmpurilor în capul de tabel al bazei de date;

� definirea unui câmp de criterii într-o locaŃie separată de sursa de date, câmp ce va conŃine restricŃiile de filtrare la care trebuie să răspundă înregistrările sursei de date;



� definirea opŃională a unui câmp de rezultate în care vor fi localizate acele înregistrări ale bazei de date care îndeplinesc condiŃiile de filtrare specificate în câmpul de criterii;

� lansarea procedurii de localizare şi extragerea propriu-zisă a înregistrărilor din structura bazei de date, potrivit restricŃiilor de interogare definite în câmpul de criterii. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (facilitatea Advanced) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date reprezentând centralizatorul facturilor emise către clienŃi şi urmărirea încasării acestora. Câmpul de criterii poate fi definit în aceeaşi foaie de calcul cu baza de date sau într-o altă foaie precizată de utilizator. Adesea, este necesar ca aceste câmpuri de criterii, odată definite, să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat, într-o altă foaie de calcul, pentru a nu încărca inutil foaia de calcul ce conŃine baza de date, cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află şi sursa. În general, câmpul de criterii este compus din minimum 2 linii şi din maximum „n” linii. � Prima linie conŃine numele câmpurilor asupra cărora acŃionează restricŃiile cererii de interogare. Dar în cazul în care restricŃiile formulate de interogare se construiesc pe bază de formule şi funcŃii predefinite, celula din prima linie este o celulă vidă sau o celulă care conŃine un şir de caractere – orice şir, exceptând un nume de câmp al bazei de date. Un caz particular de utilizare a primei linii îl constituie rezolvarea unei cereri de interogare pentru care există valori de comparaŃie situate între două intervale. În acest caz, se va duplica un titlu al rubricii pe care se construieşte criteriul de selecŃie. Astfel, prima instanŃă a titlului rubricii este operaŃională pentru precizarea condiŃiei de limită inferioară, în timp ce a doua instanŃă se utilizează pentru precizarea bornei valorice superioare. Dacă interogarea ce selectează datele situate între două intervale valorice conŃine restricŃii precizate prin formule, atunci linia de titluri aferentă limitei maxime va rămâne vidă sau va fi completată cu un text, altul decât numele unei rubrici din baza de date. � A doua linie a unui câmp de criterii conŃine restricŃiile impuse bazei de date. Aceste restricŃii grupate pe o singură linie operează concurent asupra ansamblului câmpurilor definite în prima linie. Datorită faptului că a doua linie a unui câmp de criterii reuneşte toate restricŃiile impuse câmpurilor, aceasta mai este cunoscută şi sub numele de „linia de ŞI” (AND). Linia de „ŞI” exprimă legarea restricŃiilor de interogare pe orizontală. � Următoarele linii (una sau mai multe) definesc restricŃiile operatorului de reuniune „SAU”, aplicat (pe verticală) domeniilor câmpurilor precizate în câmpul de criterii. Altfel spus, liniile de „SAU” exprimă reuniunea (legarea pe orizontală) a restricŃiilor „ŞI”, în condiŃiile existenŃei unor valori diferite pentru aceeaşi coloană aferentă unui câmp restricŃionat. Precizarea acestor criterii diferite pentru acelaşi câmp reuneşte restricŃiile impuse pentru fiecare valoare distinctă a restricŃiei. Numărul maxim de linii de „SAU” este egal cu numărul de valori distincte ale domeniului restricŃionat. TTiippuurrii ddee ccrriitteerriiii ddee ffiillttrraarree. Interogarea bazelor de date în Excel presupune definirea unor criterii simple de comparaŃie, criterii multiple sau criterii calculate la care să răspundă înregistrările din baza de date pentru ca acestea să fie extrase într-un câmp de rezultate. În raport de complexitatea restricŃiilor de interogare, există trei tipuri de criterii: Criteriile simple de comparaŃie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaŃie şi anume: >, <, >=, <=, =, <>, urmaŃi de o valoare de comparaŃie. În precizarea valorilor de comparaŃie se pot utiliza cele două caractere generice de tip wildcard „simbolul *” sau „simbolul ?” care permit înlocuirea poziŃională a unei succesiuni de caractere, respectiv a unui singur caracter. Criteriile multiple de comparaŃie se obŃin prin combinarea liniilor de criterii ce utilizează operatorii logici ŞI (AND), SAU (OR). În esenŃă, criteriile multiple evidenŃiază faptul că restricŃiile pe care se construieşte interogarea pot fi definite pe mai multe rubrici ale bazei de



date. În raport de modul în care restricŃiile de interogare sunt plasate în structura câmpului de criterii există două reguli funcŃionale, şi anume:

� dacă valorile diferitelor restricŃii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie, ele trebuiesc îndeplinite cumulativ, fiind legate prin operatorul logic AND, constituind astfel un criteriu multiplu orientat pe orizontală;

� dacă valorile diferitelor restricŃii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite se consideră că acestea sunt legate între ele prin operatorul logic OR pentru fiecare valoare distinctă a domeniului câmpului restricŃionat. Figura 3. 29 ilustrează un câmp ce conŃine criterii multiple de filtrare a bazei de date, câmp definit pe coordonatele celulare A30:F33. Acest câmp de criterii conŃine o linie de „ŞI” şi două linii de „SAU”, corespunzător următoarei cereri de interogare a bazei de date Centralizatorul facturilor: se vor extrage din baza de date facturile emise în anul curent şi

plătite de către clienŃii din Braşov şi Timişoara, precum şi facturile neplătite de către clienŃii

din Cluj.

Figura 3. 29 Câmp de criterii multiple ce utilizează operatorii logici AND şi OR

OObbsseerrvvaaŃŃiiee: atât criteriile simple, cât şi cele multiple pot răspunde unor interogări care se bazează pe definirea unor restricŃii situate între două intervale valorice. În această situaŃie, se aplică regula (menŃionată şi anterior) potrivit căreia se duplică titlul rubricii pentru care operează o restricŃie de limită superioară, iar pe linia (sau liniile) în care se precizează efectiv restricŃiile se editează limitele superioare ale valorilor de comparaŃie. Criteriile calculate sunt acele restricŃii de filtrare care se bazează pe formule de calcul ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE), după cum prima înregistrare din baza de date îndeplineşte sau nu condiŃia respectivă. În cazul specificării criteriilor de selecŃie prin utilizarea formulelor (simple sau cu funcŃii predefinite) este de enunŃat regula potrivit căreia „celulele din prima linie a câmpului de criterii ce corespund rubricilor restricŃionate prin formule, trebuie să rămână vide şi neprotejate (sau să conŃină un şir de caractere diferit de numele unei rubrici ale bazei de date”. Sintaxa generică a unei restricŃii de filtrare ce compune un criteriu calculat este următoarea: �� semnul egal pentru a specifica faptul că este vorba despre o formulă de clacul; �� adresa primei celule din domeniul aferent rubricii bazei de date; �� o funcŃie sau un operator logic de comparaŃie (=, >, <, >=, <=, AND, OR, NOT); �� un argument de comparaŃie care poate fi: adresa unei celule sau un nume de câmp, o expresie de calcul sau o funcŃie Excel predefinită. Figura 3. 30 ilustrează un exemplu ce utilizează criterii calculate pentru următoarea cerere de interogare a bazei de date: să se afişeze lista facturilor neplătite de către clienŃii

Client1 şi Client2 pentru care s-a depăşit scadenŃa cu mai mult de un an de zile, iar

majorările percepute pentru nerespectarea termenului de plată depăşesc media întregii

selecŃii.



Figura 3. 30 Criterii de filtrare calculate ce utilizează expresii de calcul şi funcŃii Excel

Utilizarea într-o formulă a primei celule aferente domeniului restricŃionat (în exemplul precedent, celulele H7 şi K7) este justificată tocmai de procedeul iterativ de executare a unei interogări a bazei de date. Câmpul de extragere reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor copia înregistrările ce corespund restricŃiilor impuse în câmpul de criterii. Câmpul de extragere, cunoscut şi sub accepŃiunea de câmp de rezultate, trebuie în mod obligatoriu definit în foaia de calcul ce conŃine baza de date ce se constituie ca sursă a operaŃiunii de filtrare. Câmpul de extragere este compus din mai multe linii. Prima linie a acestuia conŃine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date, iar următoarele linii conŃin înregistrările extrase, înregistrări care îndeplinesc cumulativ restricŃiile de filtrare impuse bazei. În prima linie a câmpului de extragere pot fi plasate toate câmpurile bazei de date (aceasta este practic setarea implicită), sau pot fi editate numai anumite câmpuri, în potrivi cerinŃelor informaŃionale ale interogării. Altfel spus, proiecŃia bazei de date poate fi făcută după cel mult toate câmpurile sale sau cel puŃin după un singur câmp. Este de recomandat ca preluarea numelor câmpurilor în prima linie a câmpului de extragere să fie realizată prin copierea numelor respective din antetul bazei de date şi nu prin editare directă. MotivaŃia acestei recomandări este justificată de faptul că pentru a fi recunoscut un nume al câmpului de extragere, acesta trebuie în mod obligatoriu să corespundă până la identificare cu rubrica corespondentă din baza de date. Executarea unei interogări a unei baze de date Excel se realizează prin activarea tab-ului Data şi acŃionarea butonului de comandă Advanced din grupul logic Sort&Filter. Excel va activa pe ecran caseta de dialog Advanced Filter prin care solicită utilizatorului următoarele informaŃii necesare executării comenzii de consultare a bazei de date prin filtru elaborat:

� câmpul pe amplasamentul căruia a fost definită sursa de date (rubrica List Range). Dacă utilizatorul a plasat anterior cursorul în orice celulă a bazei de date sursă, aceasta s-a



autoselectat în caseta List Range (selectarea automată este operaŃională până unde se întâlneşte prima coloană şi linie libere);

� plaja de celule care reprezintă câmpul de criterii (rubrica Criteria Range). Caseta de Criteria range va fi completată explicit de utilizator, fie prin editarea adreselor câmpului de criterii, fie prin selecŃia acestuia din foaia de calcul în care a fost declarat;

� în ceea ce priveşte rezultatele filtrării, Excel propune două variante, operaŃionale în rubrica Action a casetei de dialog Advanced Filter. Astfel, potrivit opŃiunii implicite Filter the list in place, dacă se doreşte vizualizarea rezultatului filtrării direct pe sursa de date (liniile ce conŃin înregistrările care nu satisfac criteriile din zona de criterii vor rămâne inhibate la vizualizare, rămânând vizibile doar înregistrările care satisfac cumulativ restricŃiile de interogare), atunci se va acŃiona butonul OK. În acest caz, câmpul ce conŃine rezultatele filtrării va înlocui temporar baza de date (vezi Figura 3. 31).

Exemplul precedent ilustrează modul cum a fost executată cererea de interogare prin care se doreşte afişarea listei facturilor care au devenit scadente la aceeaşi dată cu factura numărul

456.857. Pentru a rezolva această interogare este necesar ca, în prealabil, să se aplice o funcŃie Excel care să permită recuperarea din baza de date a informaŃiei ce va reprezenta criteriul de filtrare, şi anume, data la care a devenit scadentă factura cu numărul 456.857. Această cerinŃă informaŃională poate fi abordată prin două demersuri: fie prin utilizarea funcŃiei tip bază de date DGET având ca şi restricŃie în câmpul de criterii, numărul facturii (B55:B56), fie cu ajutorul funcŃiei de consultare verticală VLOOKUP (cheia de consultare o reprezintă numărul facturii (C56), tabelul de consultare verticală începe din coloana E a centralizatorului facturilor deoarece aceasta este coloana care conŃine valorile cheii de consultare, iar informaŃia dorită va fi recuperată din coloana a 4-a a tabelului de consultare, coloana ce conŃine data scadenŃei.

Figura 3. 31 Rezultatul interogării înlocuieşte temporar sursa de date



În caseta de dialog Advanced Filter (activată prin comanda Advanced din tab-ul Data) rubrica LLiisstt RRaannggee va conŃine adresa sursei de date (centralizatorul facturilor), însă pentru rubrica CCrriitteerriiaa RRaannggee există două alternative: rezultatul returnat de funcŃia DGET (câmpul de criterii B55:B56) sau rezultatul returnat de funcŃia VLOOKUP (câmpul de criterii D55:D56). Datorită opŃiunii Filter the list in-place (implicit activată) câmpul generat în urma filtrării va înlocui temporar baza de date iniŃială. Revenirea la structura informaŃională iniŃială a centralizatorului facturilor este posibilă prin executarea comenzii Clear din grupul logic Sort&Filter al tabului Data. În cazul în care a fost definit un câmp de extragere, atunci utilizatorul va completa în caseta text Copy to aferentă casetei de dialog Advanced Filter, coordonatele celulare ale acestui câmp. Întrucât caseta text Copy to nu este implicit activă, este necesar ca în prealabil să se selecteze celălalt mod de execuŃie a interogării şi anume Copy to another location. Câmpul de rezultate poate fi generat cu toate rubricile bazei de date sau cu anumite rubrici considerate relevante din punct de vedere informaŃional pentru afişarea rezultatelor interogării. Dacă se doreşte afişarea tuturor rubricilor în câmpul de rezultate, atunci în caseta de text Copy to: (aferentă casetei de dialog Advanced Filter) se poziŃionează cursorul pe prima celulă începând cu care se doreşte generarea câmpului de rezultate. Dacă se doreşte personalizarea câmpului de rezultate la nivelul anumitor rubrici, atunci, respectivele rubrici se vor edita pe prima linie a câmpului de rezultate, iar selecŃia câmpului de rezultate va include aceste coordonate definite de titlul rubricilor. În cele două cazuri de definire a câmpului de rezultate nu este necesar a se selecta şi zona rezervată înregistrărilor extrase, deoarece procesul de extragere auto-extinde câmpul de rezultate la nivelul numărului de linii de extras. Dacă sub antetul câmpului de rezultate există celule sau câmpuri nevide, acestea îşi vor pierde conŃinutul, fiind înlocuite cu elemente proprii aferente înregistrărilor extrase. Câmpul de rezultate va conŃine înregistrări constituite numai din valori numerice şi şiruri de caractere, nu şi din formule (acestea vor avea rezultatele convertite în valori). Înregistrările extrase nu sunt legate dinamic de sursa de date, eventualele modificări operate în baza de date nu se vor reflecta în câmpul înregistrărilor deja extrase. Figura 3. 32 ilustrează modul în care se construieşte şi în care se execută în foaia de calcul Excel o interogare prin filtru elaborat (avansat) în care există declarat un câmp de rezultate. În cazul prezentat ca exemplu, cererea de interogare solicită extragerea din baza de date a listei facturilor emise în

zilele de week-end ale lunii precedente (câmpul de rezultate va conŃine numai rubricile Nr. factură, Data facturii şi Valoarea facturii – plaja B72:D72).

Figura 3. 32 Rezultatul interogării se plasează într-o altă locaŃie a foii de calcul


OperaŃiunea de extragere a valorilor unicat aferente unui domeniu ce aparŃine unui câmp al bazei de date presupune selectarea în câmpul de rezultate a înregistrărilor care au valori identice în domeniul restricŃionat prin câmpul de criterii. În acest sens, prin selectarea casetei de validare Unique Records Only (aferentă casetei de dialog Advanced Filter) se va inhiba preluarea în zona de rezultate a valorilor duplicat ale înregistrările extrase. Exemplul ilustrat în Figura 3. 33Error! Reference source not found. relevă construirea unui câmp de criterii şi de rezultate pentru o interogare care extrage din baza de date toate localităŃile de

domiciliu (cu valoare unică) ale clienŃilor cărora societatea comercială le-a emis facturi.

Figura 3. 33 Extragerea valorilor unicat aferente unui domeniu al bazei de date OpŃiunea Unique records only oferă şi posibilitatea extragerii valorilor unicat aferente mai multor domenii ale unor câmpuri între care există relaŃii de dependenŃă funcŃională (de exemplu, codului client 101 îi corespunde numai un singur nume de client, o singură adresă, o singură localitate, facturii cu numărul 456.871 îi corespunde o singură dată de emitere, o singură scadenŃă, o singură valoare, etc.). Figura 3. 34 prezintă un exemplu de interogare a bazei de date prin care în câmpul de rezultate vor fi extrase valorile unice ale unor câmpuri între care există o dependenŃă funcŃională. Cererea de interogare este următoarea: să se afişeze lista clienŃilor (informaŃii de

identificare - Cod, Nume, Localitate, Adresa) cu care societatea a încheiat contracte în anul

precedent.

Figura 3. 34 Extragerea unor valori unice aferente câmpurilor între care există dependenŃă funcŃională directă

Dacă între valorile unor câmpuri nu există relaŃii de dependenŃă funcŃională (de exemplu, clientului cu codul 101 îi corespund mai multe facturi emise, mai multe date de facturare, mai multe valori facturate, etc.), atunci va rezulta un câmp de rezultate ce va conŃine produsul cartezian al valorilor câmpurilor implicate în extragere. Acest exemplu justifică abordarea relaŃională a bazelor de date (inexistentă în Excel), prin care tabela sursă



ar trebui scindată în două entităŃi distincte: una care să conŃină date referitoare la clienŃi, iar cealaltă care să conŃină date referitoare la facturi. Între cele două entităŃi (noi tabele) ar trebui să existe un câmp de legătură ce identifică clienŃii în noua tabelă a facturilor.

Figura 3. 35 Extragerea unor valori unice aferente unor câmpuri între care nu există o

dependenŃă funcŃională directă Extragerea valorilor unicat aferente unui domeniu poate fi făcută numai în condiŃiile în care câmpul de rezultate este orientat vertical. Figura 3. 35 prezintă un exemplu prin care în câmpul de rezultate E98:H118 sunt extrase valorile unice ale unor câmpuri între care nu există dependenŃă funcŃională directă. Astfel, potrivit unui astfel de demers, fiecare valoare unică a codului client şi a localităŃii se împerechează cu o valoare distinctă a numărului de factură şi a valorii acesteia. Dar cum unui client, cu o adresă şi localitate de domiciliu fixată, îi corespund mai multe facturi emise, este generat un câmp de rezultate compus din produsul cartezian dintre elementele ce identifică un client cu elementele ce identifică o factură. În urma execuŃiei operaŃiunii de extragere a înregistrărilor, se observă în câmpul de rezultate redundanŃa elementelor care descriu coordonatele clientului (domeniile „Cod Client” şi „Localitate

Client” ale Centralizatorului facturilor). În versiunile anterioare ale procesorului de tabele Excel, unul dintre motivele pentru care se utiliza caseta de validare Unique Records Only era acela de a elimina valorile duplicat existente în structura unei baze de date. În versiunea 2007, această facilitate a devenit operaŃională şi prin capabilitatea de eliminare a valorilor duplicat prin simpla utilizare a butonului de comandă Remove Duplicates din grupul Data Tools al tab-ului Data. Din acest punct de vedere există două modalităŃi de abordare a operaŃiunii de ştergere: fie se plasează cursorul în orice locaŃie a bazei de date şi se procedează la ştergerea tuturor valorilor duplicat existente în domeniile acesteia, fie se selectează punctual unul sau mai multe domenii ale bazei de date, după care se execută comanda de ştergere.


Indiferent de modul de abordare a acestei facilităŃi de exploatare a bazelor de date, la executarea comenzii de ştergere Excel va activa caseta de dialog Remove Duplicates (structura casetei este ilustrată în figura alăturată) care permite stabilirea acelor domenii ale bazei de date ale căror valori duplicat se doresc a fi eliminate.

În mod implicit, toate casetele de validare corespunzătoare domeniilor bazei de date sunt selectate în rubrica Columns (tab-ul Select All al casetei de dialog este implicit activat). În cazul în care se doreşte eliminarea tuturor valorilor duplicat din structura bazei de date este suficientă simpla acŃionare a butonului OK. Dacă se doreşte însă ştergerea valorilor duplicat numai din anumite domenii ale bazei de date se va proceda, într-o primă instanŃă, la acŃionarea tab-ului Unselect All, după care se vor selecta punctual acele casete de validare ataşate câmpurilor asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină în vederea eliminării eventualelor valori duplicat conŃinute de acestea.

După ce utilizatorul a realizat toate setările necesare la nivelul casetei de dialog Remove Duplicates, Excel va afişa o casetă de informare prin care utilizatorul poate vizualiza rezultatele demersului său de eliminare a valorilor duplicat din structura bazei de date. Extragerea valorilor unicat (fie prin opŃiunea Unique Records Only a casetei de dialog Advanced Filter, fie prin eliminarea valorilor duplicat cu ajutorul comenzii remove Duplicates), aferente domeniilor bazei de date prezintă următoarele avantaje în ceea ce priveşte exploatarea ulterioară a facilităŃilor oferite de procesorul de tabele Excel, şi anume: � constituie o listă de date (un subset de înregistrări) ale cărei elemente pot fi ulterior prelucrate în mod distinct (operaŃiuni de sortare a bazei de date, de imprimare, etc.). � prezintă o grupare de elemente plecând de la care se pot construi agregări de date prin tabelele de ipoteze cu una sau cu două variabile; � prezintă o resursă informaŃională de la care pot fi generate reprezentări grafice; � reprezintă surse de date pentru validări de date de tip listă derulantă; � constituie resurse informaŃionale reprezentând sursă a fuzionării documentelor Word.

�� Întrebări 1. Cum se realizează extragerea valorilor unicat dintr-un tabel EXCEL? 2. Care sunt locaŃiile pentru rezultatul filtrărilor avansate?

�� Teste



Test A Fiind dat tabelul Centralizatorul facturilor emise prezentat în Figura 3. 36:

Figura 3. 36 Tabel Centralizator Facturi Emise

Să se realizeze următoarele: a) Cod Client să fie un număr cuprins între 100 şi 999. b) Localitate Client se alege dintr-o listă care cuprinde următoarele oraşe: Bucureşti, Braşov, Cluj, Arad, Buzău, Timişoara, ConstanŃa. c) Să se afle maximul valoric al facturilor neîncasate din Braşov. d) Să se afle câte zile de graŃie s-au acordat pentru factura numărul 456.855? e) Care este Suma datorată (col. M), aferentă facturilor încasate pe ultimele 10 zile ale lunii precedente? f) Care este total Valoare aferentă facturilor încasate în ultimile 4 luni? g) Să se afişeze începând din linia 100 lista facturilor emise în ultimele 6 luni, pentru care clientul a beneficiat de un termen de graŃie? h) Să se afişeze lista facturilor neplătite la care Nr. de zile întârziere depăşeşte media acestora (câmpul de rezultate: Nume Client, Nr factură, Localitate Client, Majorări, Nr zile întârziere). i) Să se afişeze lista clienŃilor (informaŃii fiind: - Cod Client, Nume Client, Localitate Client, Adresa, Valoare) cu care societatea a încheiat contracte în luna curentă.

�� Răspunsuri şi indicaŃii la întrebări şi teste

IndicaŃii rezolvare TEST A

a) Se selectează plaja A7:A26 se alege ribonul DATA ->Data Validation ->Data Validation în caseta se alege la fişa Settings la rubrica Allow se selectează Whole number iar la rubrica Minimum se scrie 100 iar la Maximum se scrie 999. Pentru mesajele de eroare de introducere se alege ribonul DATA->Data Validation ->Data Validation în caseta se alege la fişa Input Message la Title se scrie IntroduceŃi Cod Client, iar la Input message se scrie textul: Cod Client un număr întreg cuprins 100 şi 999 iar pentru mesajul de eroare se



alege fişa Error Alert şi la Title se poate edita Eroare la introducerea Codului Clientului iar la Error Alert se poate scrie AtenŃie este resticŃionat la intervalul 100-999. b) Se selectează plaja B7:B26 se alege ribonul DATA ->Data Validation->Data Validation în caseta se alege la fişa Settings la rubrica Allow se selectează List la rubrica Source se se precizează: Bucureşti, Braşov, Cluj, Arad, Buzău, Timişoara, ConstanŃa. c) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 37.

Figura 3. 37 Formula şi câmp de criterii

d) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3. 38Figura 3. 37

Figura 3. 38 Formula şi câmp de criteriu pentru factura 456855

e) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3. 39

Figura 3. 39 Formula şi câmp de criteriu pentru exprimarea ultimei decade a lunii precedente

f) Se construieşte câmpul de criterii şi formula va fi ca în Figura 3. 40.

Figura 3. 40 Formula şi câmp de criteriu pentru exprimarea sumei valorii încasate în ultimei 4 lunii

g) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 41.

Figura 3. 41 Câmp de criteriu pentru filtru avansat



Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n Figura 3. 42.

Figura 3. 42 Caseta Advanced Filter

h) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 46.

Figura 3. 43 Câmp de criteriu pentru filtru avansat de la punctul h

Se construieşte zona de rezultat ca în Figura 3. 44.

Figura 3. 44 Zona de rezultat cu câmpuri cerute aleator

Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n Figura 3. 45.

Figura 3. 45 Caseta Advanced Filter pentru cerinŃa h

i) Se construieşte câmpul de criterii ca în Figura 3. 46.



Figura 3. 46 Câmp de criteriu pentru filtru avansat de la punctul i

Se construieşte zona de rezultat ca în .

Figura 3. 47 Zona de rezultat cu câmpuri cerute aleator pentru cerinŃa i Se alege apoi Data-> Sort&Filter -> Advanced şi se completează ca-n.

Figura 3. 48 Caseta Advanced Filter pentru cerinŃa i



� Bibliografie Nr. Crt.

Nume Prenume Titlu Editura

1.

Cox Joyce,

Preppernau Joan

Microsoft Certified Application Specialist Study Guide 2007

Microsoft Office System

Ed. Microsoft Press, 2008

2. Curtis Frye Microsoft® Office Excel® 2007 Step by Step

Ed. Prentice Hall India, 2007

3.

Dodge Mark,

Stinson Craig

Microsoft Office Excel 2007 Inside Out

Ed. Microsoft Press, 2007

4. Ionescu Bogdan şi al. Informatica utilizatorului Ed. Infomega, Bucureşti, 2004 pag. 485-518

5. Ionescu Iuliana şi. al. Office 2003 AplicaŃii şi teste rezolvate de WORD şi EXCEL

Ed. Infomega, Bucureşti, 2005, pag. 12-13, 18, 26-27, 29, 33, 64, 67-68, 88, 107, 116,-120, 124-125146-147, 165-169, 172, 182, 186, 206, 215, 220-221, 226-230, 236-239, 241, 246, 254, 264-265, 277, 281-282, 295-296

6. Walkenbach John Microsoft Office Excel 2007 Bible

Ed. Wiley Publishing Inc., 2007

Documents

Unitatea de Invatare 3