Setting Outlook 2003

7/25/2019 Setting Outlook 2003

1/23

---- Outlook 2003 settings ----

Microsoft Office Outlook 2003adalah client messaging yang dipergunakan di lingkungan

Sisindokom. Setiap user memiliki MAILBOXdi server sebagai media penerima e-mail yang

ditujukan kepada user tersebut

I. Microsoft Office Outlook 2003 Profile

Sebelum kita bisa menggunakan e-mail, maka kita harus melakukan seting Profilepada Microsoft

Office Outlook 200 kita !dengan asumsi PC/Notebooksudah terinstall Microsoft Office Outlook

200".

#ara setting profile Microsoft Office Outlook 2003adalah sebagai berikut $

%. Masuk ke t!rt-& Control P!nel

2. 'ouble click icon M!il, akan muncul dialog-bo( M!ilseperti di ba)ah$

*pabila sebelumnya pernah membuat +rofile Mailbo(, dialog-bo( M!ildiatas akan digantikan

dengan dialog-bo( M!il etu"seperti pada gambar diba)ah. 'an untuk masuk ke dialog-bo(

M!ilpada gambar di atas, tekan tombol #o$ Profiles


2/23

. ntuk membuat sebuah profile baru, dari dialog-bo( Mail tekan tombol A%%. *kan muncul subdialog-

bo( Ne$ Profileseperti gambar di ba)ah ini $

+ada field Profile N!&e' masukkan nama profile yang diinginkan. ama ini bebas anda masukkan, tapi

sebaiknya berisi nama anda. /ekan O(.

. Setelah itu, akan muncul dialog-bo( )-M!il Accounts'biarkan pilihan default di options A%% ! ne$ e-&!il !ccount'lalu tekan tombol Ne*t.


3/23

1. +ada pilihan er+er ,"e'pilihlah options Microsoft )*c#!nge er+er.emudian tekan e(t.


4/23

3. +ada )*c#!nge er+er ettings' masukkan %orn!pada field Microsoft )*c#!nge er+er'dan

)NAM)anda pada field ser N!&e' emudian tekan tombol C#eck N!&e'

etik nama *nda pada user name lalu klik tombol #heck ame, Maka nama anda akan diberi tanda

n%erline.

+ada dialog-bo( diatas, terdapat pula pilihan se C!c#e% )*c#!nge Mo%e. +ilihan ini untuk

mengaktifkan &o%e c!c#e' berguna apabila kualitas net)ork kita kurang bagus. /etapi anda akan

mendapatkan u"%!te !ng lebi# l!&b!t %!ri ser+er.

Silahkan anda tentukan pilihan yang cocok untuk setingan c!c#e &o%eini.

/ekan tombol Ne*t.

7. Setelah itu akan muncul dialog-box yang memberitahukan bahwa seting

untuk Mailbox Profle telah Selesai. Tekan tombol Finish. Dialog-box akankembali ke dialog-box Mail dimana kita lihat Profle yang sudah kita buat akantercantum !ada list. Pada !ilihan When Starting Microsoft OceOutlook,use this prole, pilihlah Always Use this prole, lalu select namaprole yang sudah kita buat sebelumnya. "!abila telah selesai tekan #$untuk menutu! dialog-box tersebut dan Microso%t #&ce #utlook '(() andasia! digunakan untuk berkirim mau!un menerima e-mail.


5/23

44. Membuat +ersonal 5older

Sebuah Mailbo( memiliki batasan maksimal dalam menampung kapasitas e-mail.*pabila

sebuah mailbo( telah penuh, maka e-mail yang dikirimkan akan bouncing sehingga penerima tidak

akan menerima e-mail tersebut. ntuk mengosongkan mailbo(, biasanya user akan menghapusmail-mail yang tidak diperlukan lagi, tetapi bagaimana apabila e-mail tersebut cukup penting6

Microsoft Office Outlook 2003menyediakan fasilitas untuk memindahkan e-mail tersebut ke

dalam tempat penyimpanan file di +#7 otebook. 5asilitas tersebut dinamakan Person!l ol%er.

#ara membuat +ersonal 5older tersebut adalah sebagai berikut$

%. 8alankan aplikasi Microsoft Office Outlook 200 untuk membuka Mailbo( kita.

2. 'ari Outlook, masuk ke menu ile ->Ne$ -1Outlook !t! ile. *kan muncul dialog-bo(Ne$ Outlook !t! ile.


6/23

/erdapat 2 pilihan, untuk pilihan Office Outlook Person!l ol%er ile ."st4, khusus untuk

kompatibilitas dengan Office Outlook 200 saja. Sedang pilihan Outlook 56- 2002 Person!l

ol%er ile ."st4, cukup kompatibel dengan semua jenis versi Outlook, hanya saja formatnya

tidak lebih baik dari pilihan pertama. Setelah memilih jenis personal folder yang akan kita buat,

tekan O(.

. *kan muncul dialog-bo( Cre!te or O"en Outlook !t! ile.

9nter nama file untuk +ersonal 5older pada field ile N!&e, sebagai contoh

M!On7!n%i."st. Sebuah +ersonal 5older sebenarnya adalah sebuah file database biasa, dan

disimpan dengan akhiran ."st. Selain dialog ini untuk &e&bu!t "erson!l folder, kita juga bisa

&e&buk! O"en4personal folder yang mungkin pernah kita buat sebelumnya. 'alam kasus ini,

kita anggap kita hendak membuat sebuah +ersonal 5older baru.

:iasakan menyimpan file +ersonal 5older dalam 5older tertentu dalam harddisk kita, dalam

contoh ini, kita mencoba menyimpannya dalam M ocu&ents. Ing!tl!# sel!lu let!k fol%er

te&"!t kit! "eni&"!n Person!l ol%er.Setelah selesai tekan O(.


7/23

. arena kita hendak membuat file personal folder baru, maka akan muncul dialog-bo( Cre!te

Microsoft Person!l ol%er untuk konfirmasi lanjutan.

+ada field N!&e, sebaiknya masukkan deskripsi singkat tentang +ersonal 5older yang hendak

kita buat. +ada bagian P!ss$or%, masukkan pass)ord yang digunakan untuk membuka +ersonal

5older bila anda menginginkan +ersonal 5older kita memiliki pass)ord. /etapi harap diingat,

bah)a pass)ord tersebut adalah berbeda dengan pass)ord net)ork'8!%i 8!ng!n sek!li-k!li !n%!

lu"! &engen!i "!ss$or% !ng !n%! &!sukk!n'bila anda lupa, pass)ord tidak bisa di reset oleh

M4S dan +ersonal 5older anda tidak akan bisa anda buka. :ila sudah selesai, tekan O(.

1. Selanjutnya, Outlook akan membuat +ersonal 5older sesuai deskripsi kita sebelumnya. :ila

*nda memberikan pass)ord, Outlook akan menanyakan pass)ord untuk membuka +ersonal

5older yang baru dibuat. Masukkan +ass)ord, tekan O(.

3. +ersonal 5older kita akan muncul dalam ol%er List Microsoft Office Outlook 200. Sebagai

contoh, +ersonal 5older yang baru saja kita buat, terlihat ditunjuk oleh P!n!# Biru. Sedang

P!n!# Mer!# menunjukkan Mailbo( yang anda miliki di Server.


8/23

ita bisa saja membuat lebih dari satu +ersonal 5older. 'isarankan, apabila +ersonal 5older

kita sudah mencapai ukuran &900MB'kita bisa membuat +ersonal 5older baru. *tau bisa saja,

sebuah +ersonal 5older kita pakai selama bulan, dan bulan berikutnya kita menggunakan

+ersonal 5older baru.

III. Person!l ol%er ,!sk

Setelah kita memiliki +ersonal 5older, ada beberapa hal yang perlu diketahui.dalam hal

memelihara +ersonal 5older anda. +ersonal 5older merupakan tempat penyimpanan e-mail yang

bersifat lokal dan seperti sebuah database biasa. +ada +ersonal 5older kita biasa melakukan proses

penyimpanan e-mail, juga mungkin menghapus e-mail, dan hal itu dilakukan secara terus menerus.

*pabila kita menghapus sebuah e-mail, maka e-mail tersebut akan terhapus, tetapi space yang

digunakan oleh e-mail masih tetap ada. ntuk itu, perlu dilakukan proses yang dinamakan

COMPAC,IN: +ersonal 5older untuk membuang space yang tidak digunakan.

#ara melakukan proses compacting adalah sebagai berikut$

%. +astikan avigation +ane sudah aktif, bila belum aktifkan dari menu ;ie$ ->N!+ig!tion P!ne.

2. +ada N!+ig!tion P!ne, pastikan pane ol%er List sudah aktif. :ila belum, pada N!+ig!tion

P!nebagian ba)ah, pilih icon 5older ;ist.

. +ada N!+ig!tion P!ne < ol%er List, click icon !t! ile M!n!ge&ent.


9/23

. *kan muncul dialog-bo( Outlook !t! iles. Select +ersonal 5older yang akan di compact

!dalam list bisa saja terdapat lebih dari satu +ersonal 5older", lalu click tombol ettings.


10/23

1. Setelah itu, akan muncul.dialog-bo( Person!l ol%ers.

/ekan tombol Co&"!ct No$ untuk melakukan proses compact. /unggu sampai selesai, tutup

semua dialog-bo(.


11/23

Sebaiknya, kita melakukan proses compacting secara berkala, misalnya setiap % bulan atau 2

bulan sekali. Selain proses COMPAC,IN:, hal yang harus diperhatikan adalah selalu

memonitoring ukuran +ersonal 5older yang kita miliki. Secara teori, ukuran file bisa mencapai

=2:B, akan tetapi hal ini tidak dianjurkan. MImenganjurkan batasan maksimum ukuran file

+ersonal 5older sekitar =900MB.

#ara termudah untuk melihat ukuran I>) file +ersonal 5older adalah dengan menggunakan

=indo)s 9(plorer. *kan tetapi, Microsoft Office Outlook juga menyediakan alternatif caramelihat si>e dari ukuran total si>e seluruh e-mail yang ada dalam +ersonal 5older. +endekatan ini

hampir mendekati perhitungan ukuran file aslinya.

#aranya adalah sebagai berikut$

%. 'ari N!+ig!tion P!ne, select +ersonal 5older yang akan dicheck ukurannya. ;alu tekan icon

ol%er i?e.

2. *kan terlihat dialog-bo( ol%er i?e yang menunjukkan ukuran atau si>e masing-masing

folder dalam +ersonal 5older kita, termasuk total si>e untuk keseluruhan 5older.


12/23

arena seperti kita ketahui, Mailbo( di server memiliki limitasi yang berlaku untuk semua

user, yaitu 30'000 : per user.

I;. )-&!il Account ettings

9-mail *ccount adalah sesuatu yang berhubungan dengan setting Mailbo( +rofile kita.

beberapa hal yang bisa kita setting adalah 'efault 'elivery Mail dan 9ncryption. ntukmasuk ke 9-mail *ccounts, ,ools -1 )-&!il Accounts.


13/23

+ada section )-&!il, biarkan pilihan pada ;ie$ or C#!nge e*isting e-&!il !ccounts.

;alu tekan tombol Ne*t. *kan muncul dialog-bo( 9-mail *ccounts berikutnya.

Secara default, setiap e-mail yang datang ke user akan masuk ke Mailbo(. :ila tidak di

maintain, maka mailbo( akan mencapai batas limitnya sehingga user tidak bisa lagi menerima e-mail.

ntuk mencegahnya, kita bisa mengalihkan aliran e-mail ke +ersonal 5older secara otomatis, artinya

setiap ada e-mail baru yang masuk ke Mailbo(, maka secara otomatis akan IPINA7(AN ke

+ersonal 5older !?ardisk ;okal".

#aranya, pada field eli+er ne$ e-&!il to t#e follo$ing loc!tion, pilihlah +ersonal 5older

yang akan menjadi tujuan otomatisasi e-mail yang datang, misalnya +ersonal 5older yang pernah kita

buat sebelumnya, yaitu @Person!l ol%er M! 2006A

elebihan cara ini adalah, bah)a anda jarang mendapatkan mailbo( yang penuh sampai

mencapai batas limitasi. /etapi setiap e-mail yang masuk tidak bisa lagi dilihat secara online, kecuali

di PC/ Notebookdimana +ersonal 5older tersebut disimpan.

ntuk melakukan perubahan lainnya, tekanlah tombol C#!nge. *kan muncul sebuah dialog-

bo( seperti ketika kita pertama kali membuat M!ilbo* Profile. ;alu tekanlah tombol More ettings.


14/23

*kan muncul sub dialog-bo( Microsoft )*c#!nge er+er. Masuklah ke bagian ecurit tab.

'isana terdapat option untuk mengaktifkan ekripsi, yaitu )ncr"t %!t! bet$een Microsoft Office

Outlook !n% Microsoft )*c#!nge er+er.

'engan mengaktifkan proses enkripsi, aliran data dari client ke server akan aman. /etapi

konsekueksi yang harus diambil, dibutuhkan )aktu lebih lama dibandingkan dengan aliran data tanpa

enkripsi. /utup semua dialog-bo( dengan menekan tombol O(, Ne*t atau inis#.


15/23

;. Person!l A%%ress Book @ Outlook A%%ress Book.

Selain *ddress :ook yang terdapat di server, Microsoft Office Outlook juga memiliki

kemampuan untuk membuat custom address book untuk mencatat semua contact yang mungkin

dimiliki oleh user tersebut, seperti alamat client, alamat partner dll.

/erdapat 2 macam custom address book, yaitu Person!l A%%ress Book dan Outlook A%%ress

Book. +ersonal *ddress :ook menyimpan address atau catatan dalam sebuah file terpisah yang

dinamakan pab file !berakhiran .pab", sedangkan Outlook *ddress :ook disimpan dalam Mailbo( atau

+ersonal 5older dalam folder Cont!cts.

ntuk membuat +ersonal *ddress :ook atau Outlook *ddress :ook$

%. Masuklah ke menu ,ools ->)-&!il Accounts.

+ada section 'irectory, pilihlah pilihan ;ie$ or c#!nge e*isting %irectories or !%%ress book.

/ekan tombol Ne*t.

2. ita akan masuk ke dialog-bo( yang memperlihatkan list address book yang kita pernah buat.

+ada kasus ini, belum pernah ada address book yang dibuat. /ekan tombol A%% untuk

membuat address book.


16/23

. +ada dialog-bo( berikut, pilihlah A%%ition!l A%%ress Book. /ekan tombol Ne*t.

. Muncul pilihan jenis *ddress :ook yang hendak kita buat. Setelah dipilih salah satunya, tekan

tombol Ne*t.


17/23

ntuk Outlook A%%ress Book

Setelah dipilih Outlook *ddress :ook, tekan Ne*t. Outlook akan memberikan jendelakonfirmasi seperti diba)ah, yang menyatakan Outlook *ddress :ook sudah dibuat. 'an akan aktif

hanya bila Outlook sudah di-restart.

Setelah anda tekan tombol O(, Outlook akan kembali ke dialog-bo( sebelumnya, tekan

tombol inis#. Bestart Outlook anda.


18/23

ntuk Person!l A%%ress Book

Setelah dipilih +ersonal *ddress :ook, tekan Ne*t. Outlook akan menampilkan dialogbo(

Person!l A%%ress Book seperti diba)ah$

/ekan tombol Bro$se untuk menentukan letak penyimpanan file +ersonal *ddress :ook.

Sebaiknya anda letakkan di My 'ocuments. !ng!n "ern!# !n%! lu"!k!n fol%er te&"!t !n%!

&eni&"!n file ini. Setelah itu, tekan tombol O(, Outlook akan menampilkan jendela konfirmasi

ba)ah dibutuhkan restart Outlook untuk mengaktifkan +ersonal *ddress :ook.

Setelah anda tekan tombol O(, Outlook akan kembali ke dialog-bo( sebelumnya, tekan

tombol inis#. Bestart Outlook anda. Sebaiknya, "ili#l!# #!n! s!tu 8enis Custo& A%%ress Book

!ng sesu!i &enurut kebutu#!n !n%! sen%iri.


19/23

;I. Offline ol%er

Microsoft Office Outlook 2003juga memiliki kemampuan offline yang disebut dengan offline

folder. Offline fol%eradalah suatu cara membuat seolah-olah Outlook kita terkoneksi ke net)ork.

Semua e-mail yang dikirim akan diletakkan di Outbo(, dan apabila suatu saat kita terkoneksi kembali

ke jaringan, Outlook akan melakukan IN(ONIAIdengan data anda yang terletak di server,

termasuk mengirimkan e-mail dalam Outbo( yang telah kita buat pada saat kita OLIN).

#ara mengaktifkan mode Offline adalah sebagai berikut$

%. 'ari Outlook 200, masuklah ke menu ,ools ->en%/ ecei+e ->en%/ ecei+e -1 ettings->efine en%/ecei+e :rou"s. *kan muncul dialog-bo( sebagai berikut$

+ada dialog-bo( en%/ecei+e :rou"s diatas, Selectlah pilihan Perfor& !n !uto&!tic

sen%/recei+e $#en e*iting. +ilihan ini untuk memastikan Outlook anda melakukan

IN(ONIAI saat anda keluar dari Outlook.


20/23

2. +ada dialog-bo( en%/ecei+e :rou"s, tekanlah tombol )%it. *kan keluar dialogbo(

en%/ecei+e ettings < All Accounts sebagai berikut$

+ada dialog-bo( diatas, tekanlah pilihan o$nlo!% offline !%%ress book, akan muncul

pemberitahuan bah)a offline fol%er filebelum dikonfigurasi. arena kita ingin menggunakan

offline folder, maka tekan tombol es.


21/23

2. *kan muncul dialog-bo( Offline ol%er ettings.

. *kan muncul subdialog-bo( Offline 5older 5ile Settings.

/ekan tombol Co&"!ct No$ untuk melakukan compact offline folder file. +ada dialog-bo( ini juga

terdapat tombol is!ble Offline se untuk mendisable offline folder yang telah kita setting

sebelumnya.


22/23

;III. Out of Office Assist!nt

*pabila anda sedang dalam keadaan cuti atau keluar kota, dan anda kemungkinan besar

tidak bisa mereply e-mail yang datang ke Mailbo( anda, aktifkan option Out of Office Assist!nt.

#aranya$

%. Masuk ke menu ,ools -> Out of Office Assist!nt. *kan muncul dialog-bo( Out of OfficeAssist!nt sebagai berikut$

*pabila anda hendak menyatakan diri sedang tidak ada di kantor, pilihlah pilihan I !&

currentl Out of t#e Office. ;alu masukkan pesan anda yang akan diterima pengirim e-mail pada

te(t field diba)ahnya. /ekan tombol O(. *pabila anda telah kembali dari cuti, masuklah kembali

ke dialog-bo( diatas, dan aktifkan pilihan I !& currentl In t#e Office.


23/23

;III. eli+er ecei"t

eli+er ecei"tadalah suatu fasilitas dimana kita bisa mengetahui apakah e-mail yang kita

kirimkan sudah terkirim atau belum. +ada pengiriman lokal, delivery receipt dianjurkan untuk

tidak diaktifkan, tetapi pada proses pengiriman e-mail ke 4nternet sebaiknya anda aktifkan option

'elivery Beceipt. ?al ini supaya kita bisa mengetahui apakah e-mail kita masih ter-queuedi server

atau sudah dideliver ke 4nternet.

#ara mengaktifkan options %eli+er recei"tadalah sebagai berikut$

%. +ada saat anda telah membuka form untuk membuat e-mail baru, masuklah ke menu ;ie$ ->O"tions. *kan muncul dialog-bo( sebagai berikut$

*ktifkan pilihan eDuest ! %eli+er recei"t for t#is &ess!ge. ;alu tekan tombol Close untuk

menutup dialog-bo( diatas. emudian kirimlah e-mail seperti biasa. *pabila anda sudah menerima

sebuah e-mail dari isin%oko& Post&!ster yang menyatakan bah)a e-mail anda sudah sukses di

relay, artinya e-mail sudah dikirim ke luar Sisindokom.

*kan tetapi untuk sampai di tujuan, butuh beberapa )aktu lagi dan itu sudah menjadi tanggung

ja)ab server 4S+ dan mail server penerima email.

---- ,eri&! (!si# @ e&og! Ber&!nf!!t ----

Documents

Setting Outlook 2003